T.C.

BAŞBAKANLIK

İDAREYİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI

HEVT, KVE ve DTVT UYGULAMALARI

KULLANIM KLAVUZU VE

KAYIT ESASLARI

(V.1.0)

Ankara-2011

1

İÇİNDEKİLER İÇİNDEKİLER .................................................................................................................................................... 1

KISALTMALAR ................................................................................................................................................. 3

ŞEKİLLER ......................................................................................................................................................... 4

SİSTEME GİRİŞ ................................................................................................................................................ 6

UYGULAMA ANA SAYFASI .......................................................................................................................... 7

HİZMET ENVANTERİ VERİ TABANI .................................................................................................................. 8

VERİ GİRİŞ GÖREVLİLERİNİN YETKİLENDİRİLMESİ................................................................................... 9

HEVT KAYIT İŞLEMLERİ ............................................................................................................................. 11

YENİ HİZMET EKLE ................................................................................................................................ 11

GENEL HİZMET BİLGİLERİ ...................................................................................................................... 11

HİZMETİN DAYANDIĞI MEVZUATLAR ................................................................................................... 16

HİZMETTEN YARARLANANLAR ............................................................................................................. 19

HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ KURUMLAR .......................................................................................... 20

BASVURUDA ISTENEN BELGELER .......................................................................................................... 21

İLK BAŞVURU MAKAMI ......................................................................................................................... 24

PARAF LİSTESİ ....................................................................................................................................... 28

İÇ YAZIŞMALAR ..................................................................................................................................... 29

DIŞ YAZIŞMALAR ................................................................................................................................... 34

HİZMET SÜRESİ ..................................................................................................................................... 38

KAYDEDİLEN HİZMETLERİN GÖRÜNTÜLENMESİ VE ................................................................................. 41

TEKRAR DÜZENLENMESİ........................................................................................................................... 41

Durum bilgisi ifadeleri ve anlamları:..................................................................................................... 41

Hizmet İşlem Geçmişi: .......................................................................................................................... 41

Hizmet Kaydının Görüntülenmesi: ....................................................................................................... 42

Girilen Kayıtların Tekrar Düzenlenmesi: ............................................................................................... 43

RAPORLAR ................................................................................................................................................ 44

Hizmet Envanteri Tablosu: ................................................................................................................... 44

Hizmet Standartları Tablosu: ................................................................................................................ 44

İstatistikler: ........................................................................................................................................... 45

VERİ TABANLARINDA TESPİT EDİLECEK EKSİKLİKLERİN VE ....................................................................... 46

HATALARIN İGB’YE BİLDİRİLMESİ ............................................................................................................. 46

DUYURULAR ............................................................................................................................................. 47

GİRİLEN KAYITLARIN ONAYLANMASI ........................................................................................................ 47

VERİ ONAY GÖREVLİLERİNİN YAPMIŞ OLDUKLARI ................................................................................... 49

İŞLEMLERİ İZLEYEBİLMELERİ ..................................................................................................................... 49

2

KAMU VERİ ENVANTERİ VE KAYIT İŞLEMLERİ ............................................................................................... 50

DEVLET TEŞKİLATI VERİ TABANI VE KAYIT İŞLEMLERİ ................................................................................... 54

DTVT’DE YAPILABİLECEK İŞLEM TÜRLERİ.................................................................................................. 54

Güncelleme: ......................................................................................................................................... 55

Alt Birim Ekleme: .................................................................................................................................. 56

Kurum/Birim Silme: .............................................................................................................................. 57

DTVT’DE OLUŞTURULACAK KURUM KODLARININ BELİRLENMESİ ........................................................... 58

3

KISALTMALAR

DTVT : Devlet Teşkilatı Veri Tabanı

HEVT : Hizmet Envanteri Veri Tabanı

İGB : İdareyi Geliştirme Başkanlığı

KVE : Kamu Veri Envanteri

SDP : Standart Dosya Planı

VGG : Veri Giriş Görevlisi

VOG : Veri Onay Görevlisi

4

ŞEKİLLER

Şekil 1-Kimlik Doğrulama Sistemi Ekranı ........................................................................................................ 6

Şekil 2-Şifre İle Sisteme Giriş Ekranı ............................................................................................................... 6

Şekil 3-Uygulama Ana Sayfası Ekranı .............................................................................................................. 7

Şekil 4- VOG İçin HEVT Giriş Ekranı ................................................................................................................. 8

Şekil 5-VGG İçin HEVT Giriş Ekranı .................................................................................................................. 8

Şekil 6-Yetki Yönetimi Giriş Ekranı .................................................................................................................. 9

Şekil 7-Yetki Yönetimi Ekranı .......................................................................................................................... 9

Şekil 8- Yetki Tablosu .................................................................................................................................... 10

Şekil 9-DTVT Kurumlar Listesi ....................................................................................................................... 10

Şekil 10-Genel Hizmet Bilgileri Ekranı .......................................................................................................... 11

Şekil 11-Hizmet Sunumun Başlatılma Yöntemi ............................................................................................ 14

Şekil 12-Hizmete Başvuranlar Listesi ............................................................................................................ 15

Şekil 13-Hizmetin Dayandığı Mevzuatlar Ekranı ........................................................................................... 16

Şekil 14-Mevzuat Arama Ekranı ................................................................................................................... 16

Şekil 15-Mevzuat Arama Sonuç Listesi ......................................................................................................... 17

Şekil 16-Mevzuat Elle Yazma Alanı ............................................................................................................... 17

Şekil 17-Mevzuat Dayanakları Tablosu ......................................................................................................... 18

Şekil 18-Hizmetten Yararlananlar Ekranı ...................................................................................................... 19

Şekil 19-Hizmeti Sunmakla Görevli Kurumlar ............................................................................................... 20

Şekil 20-Resen Sunulan Hizmetler İçin Başvuru İstenen Belgeler ................................................................ 21

Şekil 21-Başvurulu Hizmetler İçin Başvuruda İstenen Belgeler Ekranı ......................................................... 21

Şekil 22-Alternatif Belgelerin seçileceği Liste ............................................................................................... 22

Şekil 23- Talep Edilen Belgeler Seçileceği Ekran ........................................................................................... 22

Şekil 24- Mevzuat Tablosu ............................................................................................................................ 23

Şekil 25-Talep Edilen Belgeler Tablosu ......................................................................................................... 23

Şekil 26- Resen Sunulan Hizmetlerde İlk Başvuru Makamı Ekranı ............................................................... 24

Şekil 27- İlk Başvuru Makamı Ekranı ............................................................................................................. 24

Şekil 28-İlk Başvurunun Yapılacağı Yerler Listesi .......................................................................................... 24

Şekil 29- Başvurunun Yapılacağı Merkez Teşkilatı Birimi ............................................................................. 25

Şekil 30-Taşra ve Yurtdışı Birimler Listesi ..................................................................................................... 25

Şekil 31-İlk Başvurunun Yapılacağı Birim/Kişi Listesi .................................................................................... 25

Şekil 32-Mevzuat Arama Ekranı ................................................................................................................... 26

Şekil 33-Başvuru Makamı Mevzuat Dayanağı Tablosu ................................................................................. 27

Şekil 34-Başvuru Makamı Tablosu ................................................................................................................ 27

Şekil 35-Paraf Listesi Ekranı .......................................................................................................................... 28

Şekil 36-İç Yazışmalar Giriş Ekranı ................................................................................................................ 29

Şekil 37- İç Yazışmalar Kayıt Ekranı ............................................................................................................... 29

Şekil 38-DTVT'de Yer Alan Birimler Listesi .................................................................................................... 30

Şekil 39-Toplu Yapılan Yazışmalarda Birim Seçimi ....................................................................................... 30

Şekil 40- Yazışma Amaçları Listesi ................................................................................................................ 31

Şekil 41- Mevzuat Arama Ekranı ................................................................................................................... 31

Şekil 42-Mevzuat Dayanakları Tablosu ......................................................................................................... 32

Şekil 43-İç Yazışmalar Tablosu ...................................................................................................................... 32

Şekil 44-Dış Yazışmalar Giriş Ekranı .............................................................................................................. 34

5

Şekil 45- Dış Yazışmalar Kayıt Ekranı ............................................................................................................ 34

Şekil 46-DTVT'de Yer Alan Kurumlar Listesi ................................................................................................. 35

Şekil 47-Toplu Yapılan Yazışmalarda Kurum Seçimi ..................................................................................... 35

Şekil 48- Yazışma Amaçları Listesi ................................................................................................................ 36

Şekil 49- Mevzuat Arama Ekranı ................................................................................................................... 36

Şekil 50-Mevzuat Dayanakları Tablosu ......................................................................................................... 37

Şekil 51-Dış Yazışmalar Tablosu .................................................................................................................... 37

Şekil 52- Hizmet Süresi Ekranı ...................................................................................................................... 38

Şekil 53- Mevzuatta Belirtilen Süre Alanı ..................................................................................................... 38

Şekil 54- Düzenlenen Belge Seçim Alanı ....................................................................................................... 39

Şekil 55-Belge Türleri Listesi ......................................................................................................................... 39

Şekil 56-Kamuda Düzenlenen Belge Adları Listesi ........................................................................................ 39

Şekil 57-HEVT Kayıt Tablosu ......................................................................................................................... 41

Şekil 58-Hizmet İşlem Geçmişi Ekranı........................................................................................................... 42

Şekil 59-Hizmet Kaydının Tek Ekranda Görüntülenmesi .............................................................................. 42

Şekil 60-Raporlar Sayfası Ekran Görüntüsü .................................................................................................. 44

Şekil 61-Hizmet Envanteri Tablosu (HTML) .................................................................................................. 44

Şekil 62- HST Müracaat Yerleri Bilgilerinin Girileceği Ekran ......................................................................... 45

Şekil 63- İstatistikler Ekranı .......................................................................................................................... 45

Şekil 64- Eksiklik ve Hata Bildirim Ekranı ...................................................................................................... 46

Şekil 65- İGB'ye e-Posta Gönderimi .............................................................................................................. 46

Şekil 66-Duyurular Alanı ............................................................................................................................... 47

Şekil 67-Kayıt Onayı Giriş Ekranı ................................................................................................................... 47

Şekil 68- Hizmet Onay Ekranı ....................................................................................................................... 48

Şekil 69- Veri Onay İşlemleri İzleme ekranı .................................................................................................. 49

Şekil 70- Uygulama Ana Sayfasından KVE’ye Erişim ..................................................................................... 50

Şekil 71-HEVT Kayıt Tablosundan KVE'ye Erişim .......................................................................................... 50

Şekil 72-KVE Giriş Ekranı ............................................................................................................................... 51

Şekil 73- Veri Giriş Ekranı .............................................................................................................................. 51

Şekil 74-Veri Adları Listesi ............................................................................................................................ 52

Şekil 75-Verinin Bulunduğu Yer Listesi ......................................................................................................... 52

Şekil 76-Veri Kayıt Tablosu ........................................................................................................................... 52

Şekil 77- Uygulama Ana Sayfası Ekranı ......................................................................................................... 54

Şekil 78-DTVT Giriş Ekranı ............................................................................................................................ 54

Şekil 79-DTVT Listesi ..................................................................................................................................... 55

Şekil 80-DTVT Güncelleme Ekranı ................................................................................................................ 56

Şekil 81- DTVT Alt Birim Ekleme Ekranı ........................................................................................................ 57

Şekil 82-DTVT Kurum/Birim Silme Ekranı ..................................................................................................... 58

6

SİSTEME GİRİŞ

Hizmet Envanteri, Devlet Teşkilatı Veri Tabanı ve Kamu Veri Envanteri Web Uygulamalarına erişim

“kamu.basbakanlik.gov.tr” internet adresinden sağlanacaktır. Adres yazılırken özellikle “www” kısaltması

kullanılmayacaktır. Bu kısaltma kullanıldığı takdirde sayfa açılmayacaktır. Sayfa açıldığında şekil 1’de

gösterilen Kimlik Doğrulama Sistemi ekrana gelecektir.

Şekil 1-Kimlik Doğrulama Sistemi Ekranı

Kimlik Doğrulama Sistemi Ekranı görüntülendiğinde öncelikle ekranın sağ tarafında kırmızı çizgiler ile

gösterilen Başbakanlık Logosu ve bu logonun içerisinde yer alan “Kamu Hizmet Envanteri ve DTVT

Uygulaması” ifadesinin bulunup bulunmadığına bakılmalıdır. Eğer bu Logo ve uygulama adları

bulunmuyor veya farklı bir logo yer alıyor ise uygulamaya tekrar giriş yapılması gerekmektedir.

Logonun var olduğu görüldükten sonra ekranın sol tarafında yer alan e-Devlet Şifresi, Mobil İmza,

Elektronik İmza veya T.C. Kimlik Kartı ifadelerinden kullanıcının sahip olduğu uygun bir araç seçilir.

Uygulamalara erişimde kimlik doğrulama amacıyla kullanılan bu sayfa TÜRKSAT tarafından

hazırlanmaktadır. Bu ekranda karşılaşılacak sorunlar için sayfanın altında yer alan 160 numaralı müşteri

hizmetleri aranabilir.

e-Devlet şifrelerinin unutulması durumunda Başbakanlık tarafından tekrar şifre verilmesi mümkün

değildir. e-Devlet şifrelerinin tekrar verilmesi PTT’ler tarafından gerçekleştirilmektedir.

Örnek olarak e-Devlet Şifresi ile sisteme giriş aşağıda gösterilmiştir. Şekil 1’de yer alan ekrandaki e-Devlet

Şifresi seçildiğinde şekil 2’de gösterilen “Şifre İle Sisteme Giriş” ekranı görüntülenecektir. Öncelikle

sayfanın sağ üst köşesinde yer alan Başbakanlık Logosunun var olduğu kontrol edildikten sonra

kullanıcının T.C. Kimlik numarası ve e-Devlet şifresi sayfada bulunan ilgili alanlara girilerek “Gönder”

butonu tıklanarak sisteme giriş sağlanacaktır.

Şekil 2-Şifre İle Sisteme Giriş Ekranı

7

UYGULAMA ANA SAYFASI

Sisteme girildiğinde aşağıda yer alan şekil-3’te görüldüğü gibi Uygulama Ana Sayfası ekrana gelecektir.

Veri Onay Görevlilerinin ekranında şekil üzerinde olduğu gibi Devlet Teşkilatı Veri Tabanı, Kamu Hizmet

Envanteri ve Kamu Veri Envanteri uygulamalarından üçü birden, Veri Giriş Görevlilerinin ekranında ise

sadece Kamu Hizmet Envanteri ve Kamu Veri Envanteri uygulamaları yer alacaktır.

Şekil 3-Uygulama Ana Sayfası Ekranı

Ana sayfa üzerinde sağ üst köşede kullanıcıların isimleri, soyadları ve görev yapmakta oldukları birim

adının bulunması gerekir. Bu bilgilerin bulunmaması durumunda hiçbir kayıt işlemi yapılmadan en kısa

süre içerisinde İdareyi Geliştirme Başkanlığı bilgilendirilerek gerekli düzeltmelerin yapılması istenecektir.

Aşağıda ana sayfada yer alan üç uygulama ayrıntılı olarak açıklanacaktır.

8

HİZMET ENVANTERİ VERİ TABANI

Ana sayfada yer alan Kamu Hizmet Envanteri logosu seçildiğinde Veri Onay Görevlileri için şekil 4’de, Veri

Giriş Görevlileri için şekil-5’te yer alan ekranlar görüntülenecektir.

Şekil 4- VOG İçin HEVT Giriş Ekranı

Şekil 5-VGG İçin HEVT Giriş Ekranı

HEVT Giriş Ekranın Veri Onay Görevlileri ile Veri Giriş Görevlileri için farklılığı ekranın sol tarafında yer alan

menüdedir. Bu menüde veri onay görevlilerinde veri giriş görevlilerinden farklı olarak Yetki Yönetimi,

Onay Bekleyenler ve İşlemlerim butonları bulunmaktadır. Bu butonların işlevleri açıklanmadan önce

ekranın sol tarafında yer alan “Duyurular” alanı, ekranın orta bölümünde yer alan Yeni Hizmet Ekle

butonu ve sol menüde yer alan ortak butonların işlevleri açıklanacaktır.

9

VERİ GİRİŞ GÖREVLİLERİNİN YETKİLENDİRİLMESİ

Kurumların tüm alt biriminde belirlenecek Veri Giriş Görevlilerinin sisteme giriş yetkileri Sorumlu

Koordinasyon Birimlerinde görev yapacak Veri Onay Görevlileri tarafından verilecektir.

Veri Onay Görevlileri yetki verme işlemlerini şekil 4’de gösterilen ekran görüntüsündeki sol menüde

bulunan “Yetki Yönetimi” ifadesi tıklandığında açılacak şekil 6’da gösterilen ekrandan yapacaklardır.

Şekil 6-Yetki Yönetimi Giriş Ekranı

Veri Giriş Görevlisinin T.C. Kimlik Numarası bu ekranda bulunan sorgulama alanına girilerek “Sorgula”

butonuna tıklanacaktır. Sorgulama işlemi yapıldığında şekil 7’de görüldüğü gibi Yetki Yönetimi Ekranı

açılacaktır.

Şekil 7-Yetki Yönetimi Ekranı

Bu ekranda öncelikle yetki verilmek istenen kişinin adı ve soyadı kontrol edilecektir. Her hangi bir yanlışlık

bulunmuyor ise “Yetki” alanındaki “KHE Veri Giriş Görevlisi” ifadesi seçilerek “Yetki Ekle” butonu

tıklanacaktır. Yetki eklendiğinde öncelikle şekil 8’de gösterildiği gibi Yetki Tablosunun oluşması

gerekmektedir.

10

Şekil 8- Yetki Tablosu

Yetki tablosu oluştuktan sonra Veri Giriş Görevlisinin tanımlanacağı Kurum ve alt birim tam olarak aşağıda

yer alan DTVT Listesinden seçilecektir. Listede kurumlar ve alt birimleri ağaç yapısında sıralanmaktadır. Alt

birimler sol taraftaki (+) işaretine tıklandığında veya kurum/birim adına iki kez tıklandığında aşağı doğru

açılmaktadır. Veri Giriş Görevlisinin tanımlanacağı birim adı listeden bulunarak şekil 9’da gösterildiği gibi

birim adı mavi olacak şekilde üzerine bir kez tıklanacaktır.

Şekil 9-DTVT Kurumlar Listesi

Veri Giriş Görevlisinin tanımlanacağı birim adı seçildikten sonra e-posta adresi ve telefon numarası alt

tarafta bulunan alanlara girilecektir.

Yukarıda açıklanan işlemlerin yapılmasından sonra ekranın sağ alt köşesinde bulunan “Kaydet” butonu

tıklandığında Veri Giriş Görevlisine yetki verilmiş olacaktır

11

HEVT KAYIT İŞLEMLERİ Hizmet Envanteri Veri Tabanına hizmetlerin nasıl kaydedileceği ve kayıtlar yapılırken dikkat edilecek

hususlar aşağıda ayrıntılı olarak açıklanacaktır.

YENİ HİZMET EKLE

Sunulan hizmetlere ilişkin kayıt işlemleri HEVT Giriş Ekranının ortasında yer alan “Yeni Hizmet Ekle”

butonuna tıklanarak başlatılacaktır. Hizmetler aşağıda ayrıntılı olarak açıklanacak 10 farklı ekranda yer

alan sorular cevaplandırılarak doldurulacaktır. Her bir hizmete ilişkin kayıt işlemi 10 uncu ekranda yer alan

soruların da cevaplandırılması ile tamamlandığında sistem otomatik olarak yeniden HEVT Başlangıç

Ekranına dönecektir.

GENEL HİZMET BİLGİLERİ

Birinci ekranda kaydedilecek hizmete ilişkin genel bilgiler sorulmaktadır. Bu bilgiler Standart Dosya Planı

Kodu, Hizmetin Adı, Hizmetin Tanımı ve Hizmet Sunumunun Başlatılma Yönteminin belirlenmesine

yönelik diğer sorulardır. Genel Hizmet Bilgileri ekranı şekil 10’da gösterilmiştir.

Şekil 10-Genel Hizmet Bilgileri Ekranı

Ekranda görüleceği üzere öncelikle Hizmeti Sağlayan Kurum ve Kurum Kodu alanları yer almaktadır.

Bunlar kullanıcılara yetki verilirken tanımlanan birim adı ve bu birime ait haberleşme kodudur.

Kurum Kodu:

1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi gereğince oluşturulan Kurum/Kuruluş kodudur. Bu alan sistem

tarafından otomatik olarak doldurulmaktadır. Bu nedenle kullanıcılar tarafından her hangi bir şekilde bu

alana kayıt girilmesi mümkün değildir.

Kurum kodları hizmetlerin sunulduğu kurum veya birimin tespit edilmesinde kullanılacağı için, Veri Giriş

Görevlilerinin tanımlanmış oldukları birimlerin hizmetleri dışında farklı bir birimin hizmetlerini sisteme

girmemeleri gerekir. Örneğin Strateji Geliştirme Başkanlığı yetkisi bulunan Veri Giriş Görevlisinin aynı

12

kurumun Teftiş Kuruluna ait hizmetlerini de girmesi durumunda Teftiş Kurulu hizmetlerinin sanki Strateji

Geliştirme Başkanlığı tarafından sunulduğu ya da Teftiş Kurulu tarafından herhangi bir hizmet sunulmadığı

anlamı ortaya çıkacaktır.

Kodun otomatik olarak gelmemesi durumunda İdareyi Geliştirme Başkanlığına, üstte yer alan “Hizmeti sağlayan kurum” alanındaki birim adı ile örtüşmemesi durumunda da Veri Onay Görevlisine bildirilmesi gerekir.

Standart Dosya Planı Kodu:

Veri Giriş Görevlileri tarafından veri girişinin başlayacağı alandır.

Standart Dosya Planı (SDP) Kodu, kaydı yapılacak hizmetin 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi gereğince

belirlenmiş olması gereken dosya kodudur.

SDP kodları, konu adlarının belirlenmesi ve her hizmete bir kod verilmesi amacıyla istenmektedir.

Kodun ilk 3 hanesi ana dosya kodu, sonraki ikişer haneler kendinden bir önceki kodun alt detay kodlarıdır.

Kod toplam 9 haneden oluşmaktadır.

Hizmet SDP’de sadece ana dosya kodu düzeyinde tanımlanmış ise ilk üç hane, alt düzey kodlarda

kullanılmış ise tamamı bu alanda ayrılmış kutulara uygun şekilde yazılacaktır.

Kullanılmayan alt detay kodlar sistem tarafından otomatik olarak '0' ile tamamlanacaktır.

Kurumların Standart Dosya Planlarında bir kod verilmemiş hizmetler için kullanılan '09' veya '99' alt düzey

kodları bu alanda kesinlikle kullanılmayacaktır. Bu tür hizmetler için uygun Ana Dosya kodları tanımlanmış

ise bu kodların altında bulunan boş alt düzey kodlar kullanılacaktır. Ancak kaydedilecek hizmet, belirlenen

Ana Dosya kodlarından hiçbirine uymuyor ise birimin sahip olduğu Standart Dosya Planı Ana Dosya Kodu

aralığında bulunan boş bir ana dosya kodu kullanılacaktır. Ancak bu şekilde belirlenen yeni kodlar

yazışmalarda kullanılamaz. Bu kodlar sadece hizmet envanteri için geçerli olacaktır.

Kurumların Standart Dosya Planlarında tanımlanan Hizmet Adlarının çok genel belirlendiği durumlarda

hizmet alt detaylara bölünerek HEVT’e ayrı ayrı kaydedilecektir. Bu durumda bölünerek detaylandırılan

hizmetler yukarıda açıklandığı gibi genel olarak belirlenen hizmete ait SDP kodunun alt düzey kodları

kullanılacaktır.

Önemli Not: Ana Hizmet Birimleri için Standart Dosya Planı Kodlarının hiç belirlenmediği kurumların tüm

ana hizmetleri için bu alanda '999' kodu kullanılacaktır.

Hizmetin Adı:

Bu alanda sunulan hizmetlere kısa, net ve anlaşılır birer ad verilecektir.

Belirlenecek adlar normal bir vatandaşın okuduğunda anlayabileceği şekilde açık olmalıdır.

Belirlenecek hizmet adları kesinlikle bir hüküm bildirecektir. Örneğin sadece “Kitap” şeklinde bir hizmet

adı olmayacaktır. Bunun yerine “Kitap Basımı” şeklinde açıkça yazılacaktır.

Bu alanda kullanılacak kelimelerin hiçbirinde kısaltma yapılamaz. Kelimeler tam ve açık olarak yazılır, eğer

genel kabul görmüş bir kısaltma kullanılacaksa bu ancak öncelikle kelimenin açık yazımından sonra

parantez içinde yazılabilir.

13

Hizmet adında yabancı dilde ifadeler kullanılacaksa bunlar öncelikle Türkçe anlamları yazıldıktan sonra

parantez içine yazılabilir.

Hizmetin adı çok genel bir ifade olmayacaktır. Örneğin 'Yapı Ruhsatı İşlemleri' gibi bir hizmet adı belirlenip

bunun içine Ruhsatın düzenlenmesi, ruhsat süresi içerisinde adres değişikliği talebi, ruhsatın gerektiğinde

iptal edilmesi gibi Yapı Ruhsatına İlişkin tüm hususlar genelleştirilerek tek bir hizmet olarak

yazılmayacaktır. Bunların hepsi ayrı ayrı hizmetler olarak girilecektir.

Hizmetlerin detaylandırılması veya genelleştirilmesinde yani kısaca bir hizmetin ne olduğu belirlenirken

öncelikle sunulma süreçleri göz önünde bulundurulacaktır. Süreçlerinde farklılık olan hizmetler

genelleştirilerek tek bir hizmet adı altında yazılamaz. Örneğin bir hizmet vatandaşlara sunulurken farklı,

özel sektör kuruluşlarına sunulurken farklı kurum içi veya kurum dışı yazışmalar yapılıyor ise veya paraf

listelerinde bir değişiklik oluyor ise veya mevzuat açısından farklı en geç tamamlanma süreleri

öngörülmüş ise bunlar ayrı hizmetler olarak yazılacaktır. Aynı şekilde mevzuat dayanaklarında açıkça

farklılık olan hizmetlerde genelleştirilemez. Örneğin Limited Şirketlerin kuruluş işlemleri ile Anonim

Şirketlerin kuruluş işlemleri tek bir hizmet adı altında birleştirilemez.

Hizmetler her idare biriminin kendi içinde yürüttüğü süreçleri kapsayacak şekilde adlandırılacaktır. Yani

bir hizmetin sunumu tamamlanana kadar aynı kurum içinde birden fazla farklı birim veya farklı kurum

sürece dahil oluyor ise diğer birimler veya kurumlardaki süreçleri de içerecek şekilde genel bir ad

verilmeyecektir. Bu tür hizmetlerde sürece dahil olan her bir birim/kurum sürecin sadece kendisine ait

kısmını kaydedecektir. Bu nedenle de sadece sürecin ilgili kısmı değerlendirilerek adlandırılacaktır.

Örneğin müşterek kararname ile yapılan atamalarda sürece birden fazla kurum dahil olmaktadır. Bu

nedenle atamanın resmi gazetede yayımlanmasına ilişkin hizmet kaydedilirken Başbakanlık Mevzuatı

Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğünde “Kurumlara Müşterek Kararname İle Atama Yapılması” şeklinde

bir hizmet girilemez. Genel Müdürlüğün sadece kararnameyi resmi gazetede yayımlıyor olması nedeniyle

HEVT’e girilecek hizmet adı “Müşterek Kararname İle Yapılan Atamaların Resmi Gazetede Yayımlanması”

şeklinde olacaktır.

Hizmet adlarının belirlenmesinde kurumlarda kullanılan Standart Dosya Planlarında tanımlanan hizmet

adlarından yararlanılabilir. Ancak bir hizmet adı olarak kabul edilemeyecek SDP konu adları envantere

yazılmayacaktır. Örneğin toplantı yapılması tek başına bir hizmet değildir bu yüzden SDP’de bu şekilde bir

konu adı belirlenmiş olsa bile HEVT’e Toplantı Yapılması şeklinde bir hizmet girilemez.

Hizmet adlarının tam ve anlaşılır olması için SDP'de belirlenen teknik, hukuki vb. ifadeleri içeren konu

adları aynen yazılmayacaktır. Örneğin Standart Dosya Planında “XXXX Sayılı Kanun Kapsamında Yapılan

İşlemler” şeklinde bir konu adı tanımlanmış ise bu bir hizmet adı olarak aynen HEVT’e girilemez. Bu

hizmet normal bir vatandaşın okuduğunda anlayabileceği şekilde açıkça adlandırılacaktır.

Standart Dosya Planlarında aynı ana dosya kodu altında belirlenen konu adları HEVT’e ayrı ayrı

kaydedileceği için her bir konu adı diğerlerinden ve ana dosya kodunda tanımlanan konu adından

bağımsız olarak tam bir şekilde adlandırılmalıdır. Örneğin 320 ana dosya kodunda “Danışmanlık

Yapılması” tanımlanmış ve alt düzey kodlarda “01” Vatandaşlar, “02” Şirketler yer alıyor ise HEVT’e iki

farklı hizmet kaydı yapılacaktır. Birincisi 320010000 koduyla Vatandaşlara Danışmanlık Yapılması, diğeri

320020000 Şirketlere Danışmanlık Yapılmasıdır. Yani 320000000 Danışmanlık Yapılması, 32001000000

Vatandaşlara, 320020000 Şirketlere şeklindi üç ayrı hizmet kaydı yapılarak bunların envanter tablosunda

alt alta geleceği için ne olduklarının tam olarak anlaşılacağı düşünülmemelidir. Çünkü hizmetler tablolarda

alt alta listelenecek olsa bile ayrı ayrı görüntülenecek şekilde de sorgulanacaktır. Bu nedenle “320010000

Vatandaşlara” şeklinde bir hizmet kaydı kendi başına bir hüküm ifade etmeyecektir.

14

Hizmet adı olarak 'Diğer İşler', 'Diğer Faaliyetler' gibi ifadeler kesinlikle girilemez. Bu şekilde kastedilmek

istenen hizmetler ayrı ayrı birer hizmet olarak girilecektir.

Hizmetin Tanımı:

Bu alanda üstte ad verilen hizmetin mahiyetini tam olarak ortaya koyacak bir tanım yapılacaktır.

Tanım yapılırken kelimeler tam ve açık yazılacak olup, her hangi bir kısaltma yapılamaz. Kısaltma ancak

öncelikle kelimenin tam ve açık yazımından sonra parantez içerisinde yapılabilir.

Tanım yapılırken yabancı dilde kelimeler kullanılacaksa bunlar ancak öncelikle Türkçe anlamı yazıldıktan

sonra parantez içerisinde yazılabilir.

Bu alanda hizmete başvurularda aranan şartlar gibi tanım dışı herhangi bir şey yazılmayacaktır.

Mevzuatta söz konusu hizmetin bir tanımı var ise bu aynen veya geliştirilerek yazılabilir.

Özellikle teknik ve uzmanlık gerektiren hizmetlerde tanım tam ve anlaşılır yazılmalıdır.

Hizmet Sunumu Nasıl Başlıyor:

Hizmet sunumunun nasıl başlatıldığı bu alanda yer alan aşağıda şekil 11’de gösterilen listeden seçilecektir.

Şekil 11-Hizmet Sunumun Başlatılma Yöntemi

Sunulan hizmetler ya bir başvuru ile ya da resen kurumların inisiyatifiyle başlatılmaktadır. Bazı

hizmetlerde ise bu seçeneklerden her ikisi birden hizmet sunumunun başlatılmasında geçerli

olabilmektedir.

Kaydı yapılan hizmetin sunumu sadece bir başvuru neticesinde başlıyor ise listede yer alan “Sadece

Başvuruyla” ifadesi seçilecektir. Örneğin Lisans alımlarında Vatandaş veya Özel Sektör tarafından mutlaka

bir başvuru yapılması gerekir.

Doğrudan ilgili kurumun/birimin inisiyatifiyle başlatılan, ayrıca bir başvuru gerektirmeyen hizmetler için

“Sadece Resen” ifadesi seçilecektir. Örneğin mevzuat değişikliklerinin hazırlanması resen yapılan bir

hizmettir. Mevzuatta değişiklik yapılmasına yönelik bir ihtiyacın doğmasıyla, kurumlar kendiliğinden

gerekli çalışmayı yapmaktadır. Ancak Kurumlar tarafından resen hazırlanan değişiklikler, kanunlar için

Kanunlar Kararlar Genel Müdürlüğüne, Yönetmelikler için Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel

Müdürlüğüne gönderilir. Bu durum söz konusu Genel Müdürlüklerin hizmetlerini bir başvuru ile

yaptıklarını göstermektedir. Çünkü Kanunlar Kararlar Genel Müdürlüğünün bir tasarıyı işleme koyabilmesi

için tasarının hazırlandığı kurum tarafından teklif edilmesi gerekmektedir. Ancak kurumlar için mevzuat

tekliflerinin hazırlanması tamamen Resen yapılan bir hizmettir.

Piyasa Denetimi gibi bazı hizmetler ise 'Hem Resen Hem de Başvuruyla' sunulan hizmetler kapsamına

girmektedir. Çünkü denetim hizmetleri ilgili kurum tarafından mevzuat gereğince kendiliğinden

yapılabilen bir hizmet olduğu gibi şikâyet dilekçelerinin verilmesi ile vatandaşlar tarafından da talep

edilebilmektedir. Bu nedenle Teftiş, Denetim veya niteliği gereği bu türdeki diğer hizmetler için listeden

'Hem Resen hem de Başvuruyla' ifadesi seçilecektir.

15

Sadece Resen Sunulan hizmetler için “Hizmet Sunumu Nasıl Başlıyor” sorusunun cevaplandırılması ile

Genel Hizmet Bilgilerinin bulunduğu birinci ekranda yer alan soru alanları tamamlanmaktadır. İlerle

Butonuna tıklanarak ikinci ekrana geçilecektir. Ancak “Hizmet Sunumu Nasıl Başlıyor” sorusunda “Sadece

Başvuruyla” veya “Hem Resen Hem Başvuruyla” ifadesi seçilen hizmetler için alt tarafta “Hizmete Kimler

Başvurabiliyor” sorusu açılacaktır.

Hizmete Kimler Başvurabiliyor:

Hizmet sunumunun bir başvuru neticesinde başlatılıyor olması nedeniyle bu başvuruyu kimlerin

yapabildiği bu alanda yer alan aşağıda şekil 12’de gösterilen listeden seçilecektir.

Şekil 12-Hizmete Başvuranlar Listesi

Bu alanda birden fazla şık aynı anda seçilebilmektedir.

Bu soru cevaplandırılırken her kurum kendisine yapılan başvuruyu kimin yaptığını belirtecektir. Örneğin

Şeker Kurumu tarafından sunulmakta olan 'İmalatçı İhracatçıların C şekeri Taleplerinin Karşılanması'

hizmetinde imalatçılar başvurularını İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliğine yapmaktadır. İhracatçı

Birlikleri Genel Sekreterliği yapılan başvuruları Şeker Kurumuna göndermektedir. Bu durumda Şeker

Kurumu bu hizmetin doldurulmasında başvuruyu özel sektörün yaptığı şeklinde değil, İhracatçılar Birliği

Genel Sekreterliğinin bir başvurusu şeklinde değerlendirerek 'Sivil Toplum Kuruluşları' ifadesini seçecektir.

Raporlar bölümünde oluşacak olan Hizmet Standartları Tablosunda yer alacak hizmetler bu sorunun

cevabına göre tespit edilmektedir. Bu nedenle sorunun tam ve doğru olarak cevaplanması gerekmektedir.

Eğer bu soruda Vatandaş ve/veya Özel Sektör ve/veya Sivil Toplum Kuruluşları ibarelerinden en az biri

seçilirse söz konusu hizmet, kurumun Hizmet Standartları Tablosuna otomatik olarak eklenmektedir.

“Sadece Başvuruyla” veya “Hem Resen Hem Başvuruyla” sunulan hizmetler içinde bu sorunun

cevaplandırılmasıyla Genel Hizmet Bilgilerinin bulunduğu birinci ekranda yer alan soru alanları

tamamlanmaktadır. “İlerle” butonuna tıklanarak ikinci ekrana geçilecektir.

16

HİZMETİN DAYANDIĞI MEVZUATLAR

İkinci ekranda kaydedilmekte olan hizmetin sunumunda ilgili idareye doğrudan yetki, görev veya

sorumluluğun verildiği mevzuat girilecektir. Mevzuat bilgilerinin girileceği ekran aşağıda şekil 13’de

gösterilmiştir.

Şekil 13-Hizmetin Dayandığı Mevzuatlar Ekranı

Mevzuat Adı:

Hizmetin sunumunda ilgili idareye doğrudan yetki, görev veya sorumluluğun verildiği Kanun, Kanun

Hükmünde Kararname, Tüzük, Bakanlar Kurulu Yönetmelikleri, Resmi Gazetede Yayımlanan ve

yayımlanmayan diğer mevzuatların adı bu alanda girilecektir.

Resmi Gazetede yayımlanan (Başbakanlık Mevzuat Bilgi Sisteminde yer alan) mevzuatların tamamı kırmızı

çizgiyle gösterilen 'Mevzuat Ara' ifadesi tıklanarak açılacak, şekil 14’de gösterilen ekrandan aratılacaktır.

Şekil 14-Mevzuat Arama Ekranı

Mevzuat Arama ekranında, ilgili mevzuatın adı, numarası gibi kriterler girilerek mevzuat araması

yapılacaktır. Yapılacak arama sonuçları aşağıda şekil 15’de gösterildiği gibi listelenmektedir. Listelenen

sonuçlar içerisinden aranan mevzuat sağ tarafta yer alan “Seç” ifadesi tıklanarak seçilecektir.

17

Şekil 15-Mevzuat Arama Sonuç Listesi

Mevzuat Bilgi Sisteminde yer almayan yönetmelik veya diğer ikincil mevzuat ile Yönetim Kurulu kararları

'Mevzuat Ara' ifadesine tıklandığında açılacak Mevzuat Arama Ekranı kapatılarak 'Mevzuat Ara' ifadesinin

altında açılmış olan, şekil 16’da gösterilen yazma alanına elle yazılacaktır.

Şekil 16-Mevzuat Elle Yazma Alanı

Elle yazılacak mevzuatlar için bu alanda ilgili mevzuatın tarihi, sayısı ve türünün özellikle yazılması

gerekmektedir.

Sunulan Hizmete ilişkin her hangi bir yasal dayanağın bulunmaması durumunda 'Mevzuat Ara' ifadesine

tıklandığında açılacak ekran kapatılarak 'Mevzuat Ara' ifadesinin altında açılmış olan yazma alanına elle

'Teamülen' yazılacaktır.

Kanun No:

Bu bölüm “Mevzuat Ara Ekranından” aratılarak seçilen mevzuatlar için sistem tarafından otomatik olarak

doldurulmaktadır.

Resmi Gazetede yayımlanmayan mevzuatların yazılmasında “Mevzuat Ara bölümü” kullanılmayacağı için

bu alan da boş bırakılacaktır.

Bu alan hiçbir şekilde elle doldurulmayacaktır.

Madde No:

Mevzuat Adı alanında belirtilen mevzuattaki idareye yetki, görev veya sorumluluğun verildiği madde

numarası yazılacaktır.

Mevzuatın tamamının hizmetin yasal dayanağı olduğu şeklinde bir iddia ile bu alana 'Tümü' ifadesi

yazılamaz. Örneğin Teftiş Kurullarının 'Ön İnceleme' hizmetlerinde mevzuat adı bölümünde “Türk Ceza

Kanunu” yazılması durumunda madde numarası bölümüne 'Tümü' ifadesi yazılamaz. Sadece ön inceleme

hususunda yetki, görev veya sorumluluğun verildiği ilgili madde numarası yazılacaktır.

Birden fazla madde numarası yazılmak istenirse her bir madde numarasının arasına virgül (,) konulduktan

sonra bir boşluk bırakılarak diğer madde numaraları yazılabilir.

Fıkra/Bent/Alt Bent:

Yukarıda girilen mevzuatta, idareye yetki, görev veya sorumluluğun verildiği fıkra numarası, bent ve alt

bentler bu alanda yazılacaktır.

18

Tek paragraflık maddelerde fıkra “1” olarak girilecektir. Birden fazla paragrafı olan maddeler için her

paragraf ayrı bir fıkrayı oluşturmaktadır, bu durumda ilgili maddenin paragrafı kaçıncı sıradaysa bu tespit

edilerek yazılacaktır.

Paragraflar arasına giren alfabetik veya sıra numaralı ifadeler Bent olarak, bunların da altlarında yer

alabilecek alfabetik veya sıra numaralı ifadeler Alt Bent olarak yazılacaktır.

Önemli: Bent ve Alt Bentlerin fıkra hesaplamasını bozmamasına dikkat edilmelidir.

GİRİLEN MEVZUAT BİLGİLERİNİN KAYDEDİLMESİ:

Bu ekranda yer alan soruların tamamı cevaplandırıldığında ekranın sağ alt tarafında yer alan “Mevzuat

Ekle” butonu tıklanarak altta içinde girilen cevapların yer alacağı bir tablonun oluşması sağlanmalıdır.

Oluşması gereken tablo aşağıda şekil 17’de gösterilmiştir.

Şekil 17-Mevzuat Dayanakları Tablosu

İdareye verilen yetki, görev ve sorumluluğun birden fazla mevzuatta düzenlenmesi halinde bu mevzuatın

tümü ayrı ayrı yazılacaktır. Bu durumda girilen ilk mevzuat bilgilerinin Mevzuat Dayanakları Tablosuna

kaydedilmesinden sonra diğer mevzuat bilgileri de baştan itibaren bu ekranda yer alan soruların tamamı

aynı şekilde cevaplandırılarak “Mevzuat Ekle” butonu aracılığıyla alttaki tabloya işlenecektir.

Tüm mevzuat dayanakları girildikten sonra “ilerle” butonuna tıklanarak üçüncü ekrana geçilecektir.

Önemli Not: Bu ekranda tek bir yasal dayanak girilecek olsa bile Mevzuat Ekle butonuna tıklanarak

“Mevzuat Dayanakları Tablosu” oluşturulacaktır. Aksi halde girilen mevzuat bilgileri sisteme

işlenmeyecektir.

19

HİZMETTEN YARARLANANLAR

Hizmetten doğrudan yararlananların girileceği şekil 18’de gösterilen ekrandır.

Şekil 18-Hizmetten Yararlananlar Ekranı

Hizmetten yararlananlar, başvurulu hizmetlerde genel olarak (istisnai durumlar bulunabilir) doğrudan

başvuruyu yapanlardır.

Başvurulu olmayan hizmetlerde sadece sunulan hizmetten doğrudan faydalanan kesim belirtilecektir.

Birden fazla kesim, sunulan hizmetten aynı anda yararlanıyorsa bunların hepsi listede yer alan ifadeler

arasından seçilecektir.

Hizmete Kimler Başvurabiliyor sorusu yanıtlanırken 'Vatandaş' ifadesi seçilmişse bu bölümde de

'vatandaş' ifadesinin, 'özel sektör' ifadesi seçilmişse bu bölümde de 'özel sektör' ifadesinin seçilmesi

zorunludur.

Hizmetten yararlananlar listede yer alan ifadelere göre daha sınırlı bir kesimi kapsıyorsa öncelikle listede

yer alan genel ifade seçildikten sonra sınırlı alt kesim “Diğer” bölümüne elle yazılarak ayrıca belirtilebilir.

Örneğin hizmetten yararlananlar öğrenciler gibi sınırlı bir kesimi oluşturuyorsa üstte 'Vatandaş' ifadesi

seçildikten sonra 'Diğer' bölümüne öğrenciler ifadesi elle yazılabilir.

Eğer hizmet 'Resen' sunulan bir hizmet ise yine bu alanda hizmetten yararlananlar belirtilecektir. Örneğin

belediyelerin “Çöp Toplama Hizmeti” için bu ekranda “Vatandaş” ifadesi seçilecektir.

Hizmetten yararlananlar tam olarak belirtildikten sonra “İlerle” butonuna tıklanarak dördüncü ekrana

geçilecektir.

20

HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ KURUMLAR

Bu ekranda hizmeti sunmakla görevli kurum/birim adı yer almaktadır. Ekran görüntüsü şekil 19’da

gösterilmiştir.

Şekil 19-Hizmeti Sunmakla Görevli Kurumlar

Hizmeti sunmakla görevli kurum/birim adı sistem tarafından otomatik olarak doldurulmaktadır.

Bu alanda belirtilen kurum/birim adında bir yanlışlık olması veya bu alanın boş gelmesi halinde durum

İdareyi Geliştirme Başkanlığına bildirilecektir. Herhangi bir yanlışlık bulunmuyor ise doğrudan “ilerle”

butonuna tıklanarak beşinci ekrana geçilecektir.

21

BASVURUDA ISTENEN BELGELER

Başvuru neticesinde sunulan hizmetler için başvuru sahiplerinden talep edilen belgeler bu ekrandan

girilecektir. Ancak resen sunulan hizmetlerde bu tür bir belge talep edilmeyeceği için bu ekran şekil 20’de

gösterildiği gibi boş gelecektir. Bu durumda sadece ekranın alt sağ köşesinde bulunan “İlerle” butonuna

tıklanarak altıncı ekrana geçilecektir.

Şekil 20-Resen Sunulan Hizmetler İçin Başvuru İstenen Belgeler

Başvuru neticesinde sunulan hizmetler için ise açılacak ekran görüntüsü şekil 21’de görüldüğü gibi

olacaktır.

Şekil 21-Başvurulu Hizmetler İçin Başvuruda İstenen Belgeler Ekranı

Belge Adı:

Hizmetlere başvuru esnasında başvuru sahibinden (vatandaş, özel sektör, kamu kurumları) talep edilen

belgeler bu alandan seçilecektir.

Başvuruda istenen belgeler arasında birbirine alternatif olan belgeler bulunuyor ise (yani biri diğerinin

yerine kabul edilebilen belgeler) bunlardan ilki listeden seçildikten sonra altta yer alan “veya” ifadesine

tıklayarak şekil 19’da gösterildiği gibi açılacak listeden ikinci belge adı seçilir. İkiden fazla olması

durumunda bu işlem alternatif belgeler tamamlanana kadar sürdürülür. Örneğin kimlik bilgilerinin

ispatlanması için Nüfus Cüzdanı, Sürücü Belgesi veya Pasaportun gösterilmesi gerekiyorsa bunlar tek tek

aynı kayıtta “veya” ifadeleri tıklanarak açılacak listelerden seçilir ve tek seferde kayıt yapılır.

22

Şekil 22-Alternatif Belgelerin seçileceği Liste

Listede aynı belgenin farklı isimler ile birden fazla yazılmış olduğu tespit edilirse bu durumun mutlaka

İdareyi Geliştirme Başkanlığına bildirilmesi gerekmektedir.

Tablolarda Görünmesini İstediğiniz İfade:

Üstte seçilen belge adının tablolarda aynen görünmesi yeterli olmuyorsa Örneğin Adli Sicil Beyanı

ifadesinin tabloda görünmesi yerine 'kurucu ortakların adli sicil beyanı' ifadesinin görünmesi istenirse

Belge Adı bölümünden Adli Sicil Beyanı seçildikten sonra “Tablolarda Görünmesini İstediğiniz İfade”

alanına “Kurucu Ortakların Adli Sicil Beyanı” yazılacaktır. Bir başka örnekle üstte Fotoğraf ifadesi seçtikten

sonra altta yer “Alan Tablolarda Görünmesini İstediğiniz İfade” alanına “4 Adet Fotoğraf” yazılabilir.

Üstte seçilen belge adının yeterli olması durumunda bu alan tamamen boş bırakılacaktır.

Eğer sadece 'belge adı' listeden seçilip, 'Tablolarda görünecek ifade' alanı boş bırakılırsa Envanter

Tablosunda seçmiş olduğunuz belge adları; 'Tablolarda Görünmesini İstediğiniz İfade' alanı doldurulursa

bu alana yazdığınız ifade görüntülenecektir.

Mevzuat Ara:

Belgelerin hangi mevzuata göre talep edildiğinin belirtileceği alandır.

Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren mevzuat isimleri 'Mevzuat Ara' ifadesine tıklandığında

açılacak şekil 23’de gösterilen ekrandan aratılarak seçilecektir.

Şekil 23- Talep Edilen Belgeler Seçileceği Ekran

Talep edilen belge adı Resmi Gazetede yayımlanmış bir mevzuatta açıkça geçiyorsa (bu mevzuatta bu

belgenin istenmesi gerektiğine dair açık bir ifade varsa) “Mevzuat Arama” ekranından bu mevzuat

aratılarak seçilecektir.

Talep edilen belgelerin yer aldığı mevzuat dayanağı Resmi Gazetede yayınlanmamış (Başbakanlık Mevzuat

Bilgi Sisteminde yer almıyor) ise “Mevzuat Arama Ekranı” kapatılarak “Mevzuat Ara” ifadesinin altında

açılmış olan yazma alanına elle yazılacaktır.

Talep edilen belgeler doğrudan her hangi bir mevzuatta yer almıyor ise “Mevzuat Arama Ekranı”

kapatılarak “Mevzuat Ara” ifadesinin altında açılmış olan yazma alanına elle “Teamülen” yazılacaktır.

Bu alana belge adlarının açıkça yer almadığı mevzuatlar kesinlikle yazılmayacaktır.

Kanun No:

Bu alan Mevzuat Arama Ekranından aratılarak seçilen mevzuatlar için otomatik olarak sistem tarafından

doldurulmaktadır.

23

Önemli: Bu alan kesinlikle elle doldurulmayacaktır.

Mevzuat Madde No:

Bu alanda talep edilen belgenin mevzuat yasal dayanağındaki doğrudan ilgili madde numarası yazılacaktır.

Mevzuat dayanağı bulunmayan belgeler için “Mevzuat Adı” alanında teamülen yazılacağı için bu alanda

da “Yok” ifadesi yazılacaktır.

Mevzuat Kaydetme/Ekleme:

Girilen mevzuat bilgileri 'Mevzuat Ekle' butonuna tıklanarak şekil 24’de gösterildiği gibi alt tarafta bu

mevzuat bilgilerinin yer alacağı tablonun oluşturulması sağlanacaktır.

Şekil 24- Mevzuat Tablosu

Tablo oluştuktan sonra aynı belgeye ilişkin birden fazla mevzuat düzenlemesi varsa bu mevzuat bilgilerini

de aynı yöntemle girerek mevzuat ekle butonu ile hepsinin oluşan tabloda yer alması sağlanacaktır. Ancak

tek bir mevzuat yazılacak olsa bile “Mevzuat Ekle” butonuna tıklanarak söz konusu tablo oluşturulacaktır.

BELGE KAYDETME/EKLEME:

Başvuruda istenen bir belgeye ilişkin ekranda yer alan alanlar doldurulduktan sonra ekranın sağ alt

köşesinde yer alan “Belge Ekle” butonuna tıklanarak şekil 25’de görüldüğü gibi Talep Edilen Belgeler

Tablosu oluşturulacaktır.

Şekil 25-Talep Edilen Belgeler Tablosu

İlk belgeye ilişkin bilgilerin “Talep Edilen Belgeler Tablosunda” oluşması sağlandıktan sonra başvuruda

istenen diğer belgeler de aynı yöntemle girilecektir.

Önemli: Mevzuat alanında oluşturulan tablo başvuruda istenen diğer belgeler için de aynen geçerli

olabileceği düşüncesi ile muhafaza edilmiştir. Tabloda yer alan mevzuat bilgileri diğer belgeler için de

aynen geçerli ise bu alanın tekrar doldurulması gerekmemektedir. Eğer aynı hizmete ilişkin girilmekte

olan diğer belgelerde mevzuat bilgileri değişiyor ise bu alanda ilk belgede oluşturulmuş bulunan tablodaki

mevzuat bilgileri tekrar düzenlenecektir.

Başvuruda istenen tüm belgelerin sayfanın en altında oluşan “Talep Edilen Belgeler Tablosunda” yer

alması sağlandıktan sonra “İlerle” butonuna tıklanarak altıncı ekrana geçilecektir.

24

İLK BAŞVURU MAKAMI

Başvuru neticesinde sunulan hizmetlerde ilk başvurunun yapılacağı yer/makam/kişi gibi bilgilerin

girileceği ekrandır. Resen sunulan hizmetlerde bir başvuru olmayacağı için bu ekran şekil 26’da görüldüğü

gibi boş gelecektir. Bu durumda sağ alt köşede yer alan ilerle tuşuna basılarak yedinci ekrana geçilecektir.

Şekil 26- Resen Sunulan Hizmetlerde İlk Başvuru Makamı Ekranı

Başvuru neticesinde sunulan hizmetler için ekran görüntüsü ise aşağıda şekil 27’de görüldüğü gibi

olacaktır.

Şekil 27- İlk Başvuru Makamı Ekranı

Başvurunun Yapılacağı Yer:

Kaydedilmekte olan hizmete ilişkin başvuruların kabul edildiği yerler bu alanda şekil 28’de gösterilen

listeden seçilecektir.

Şekil 28-İlk Başvurunun Yapılacağı Yerler Listesi

Başvurular sadece merkez birimleri tarafından kabul ediliyorsa listedeki “Sadece Merkez Teşkilatı” ifadesi

seçilecektir. Bu durumda söz konusu listenin altında şekil 29’da gösterildiği gibi Veri Giriş Görevlisinin

tanımlı olduğu birim adı otomatik olarak sistem tarafından gösterilecektir.

25

Şekil 29- Başvurunun Yapılacağı Merkez Teşkilatı Birimi

Başvurular sadece taşra veya yurt dışı birimleri tarafından kabul ediliyor ise listedeki “Sadece Taşra

Teşkilatı” ifadesi seçilecektir. Bu durumda da listenin altında taşra birimlerinin yer alacağı şekil 30’da

gösterilen Taşra ve Yurtdışı Birimleri Listesi açılacaktır.

Şekil 30-Taşra ve Yurtdışı Birimler Listesi

Açılan taşra ve yurtdışı birimler listesi kurumların Bakanlıkları düzeyinde ayrı ayrı belirlenmiştir. Bu

nedenle Bağlı/ilgili/ilişkili kuruluşların taşra ve yurtdışı birimleri kendi birim adlarını bu alandan

seçeceklerdir.

Taşra ve Yurtdışı birimler Listesinde yer almayan birim adları bulunuyor ise bu durum İdareyi Geliştirme

Başkanlığına bildirilecektir.

İlk başvurular hem merkez teşkilatı birimlerine hem de taşra/yurtdışı birimlerine yapılabiliyor ise

“Başvurunun Yapılacağı Yer” listesinden “Hem Merkez Hem Taşra Teşkilatı” ifadesi seçilecektir. Bu

durumda merkez teşkilatı birim adı sistem tarafından yine otomatik olarak doldurulmaktadır. Ancak altta

yine Taşra ve Yurtdışı Birimler Listesi açılacak olup bu listeden başvuruyu kabul eden birim adının yine

seçilmesi gerekmektedir.

İlk Başvurunun Yapılacağı Yer/Kişi:

Başvuruların hangi yer veya kişiye yapılacağı şekil 31’de gösterilen listeden seçilecektir.

Şekil 31-İlk Başvurunun Yapılacağı Birim/Kişi Listesi

Bu alanda özellikle dikkat edilmesi gereken husus Hizmeti Sunmakla Görevli Personel ifadesidir. Bu ifade

doğrudan (Adli Sicil Belgesinin verilmesi veya Tapu işlemlerinde olduğu gibi) ilgili personelin başvuruyu

alıp sunumunu sonuçlandırdığı hizmetler için seçilecektir.

Telefonla verilen hizmetler içinde bu alanda “Hizmeti Sunmakla Görevli Personel” ifadesi seçilecektir.

26

İnternet üzerinden kabul edilen başvurular için “İnternet Üzerinden” ifadesi seçilecektir. Ancak hizmet

için diğer başvuru imkanları da bulunuyor ise bunlar da ayrıca seçilecektir.

Bu alanda birden fazla seçenek aynı anda seçilebilmektedir.

Mevzuat Adı:

Bu alanda hizmete ilk başvurunun kabul edilmesinde idareye görev verilen ve Resmi Gazetede

Yayımlanan (Başbakanlık Mevzuat Bilgi Sisteminde yer alan) mevzuat adı “Mevzuat Ara” ifadesi tıklanarak

açılacak şekil 32’de gösterilen ekrandan aratılarak gelecek sonuç listesinden seçilecektir.

Şekil 32-Mevzuat Arama Ekranı

Başvurunun Kabul edilmesine ilişkin Resmi Gazetede Yayımlanmayan mevzuat dayanakları “Mevzuat

Arama Ekranı” kapatılarak “Mevzuat Ara” ifadesinin altında açılmış bulunan yazma alanına elle

yazılacaktır.

Başvurunun kabul edilmesine yönelik hiçbir yasal dayanağın bulunmaması durumunda 'Mevzuat Ara'

ifadesine tıklandığında açılacak ekran kapatılarak “Mevzuat Ara” ifadesinin altında açılmış olan yazma

alanına elle 'Teamülen' ifadesi yazılacaktır.

Kanun No:

'Mevzuat Arama' ekranından aratılarak seçilen mevzuatlar için bu alan otomatik olarak sistem tarafından

doldurulmaktadır.

Önemli: Bu alan kesinlikle el ile doldurulmayacaktır.

Mevzuat Madde No:

Başvurunun kabul edilmesinde idareye görev verilen mevzuatın ilgili madde numarası/numaraları bu

alana yazılacaktır. Mevzuatta birden fazla dayanak maddesi bulunuyorsa bunların hepsi aralara virgül (,)

konulup bir boşluk bırakıldıktan sonra yazılacaktır.

Başvurunun kabul edilmesine ilişkin bir yasal dayanak bulunmuyorsa Mevzuat Adı alanına “Teamülen”

yazılacağı için bu alana da “Yok” ifadesi yazılacaktır.

27

MEVZUAT KAYDETME/EKLEME:

Girilen mevzuat bilgileri 'Mevzuat Ekle' butonuna tıklanarak alt tarafta şekil 33’de gösterilen tablonun

oluşturularak içerisinde yer alması sağlanacaktır.

Şekil 33-Başvuru Makamı Mevzuat Dayanağı Tablosu

Başvurunun kabul edilmesinde idareye görev verilen birden fazla mevzuat dayanağı bulunuyor ise

“Mevzuat Dayanakları Tablosunda” ilk mevzuat bilgilerinin yer alması sağlandıktan sonra diğer mevzuatlar

da bu alanda teker teker girilerek 'Mevzuat Ekle' butonu aracılığıyla hepsinin tabloda yer alması

sağlanacaktır.

BAŞVURU MAKAMI KAYDETME/EKLEME:

Mevzuat bilgileri tamamlandıktan sonra 'Başvuru Makamı Ekle' butonuna tıklanarak girilen bilgilerin

sayfanın en altında oluşacak şekil 34’de gösterilen “Başvuru Makamı Tablosunda” yer alması

sağlanacaktır.

Şekil 34-Başvuru Makamı Tablosu

Aynı hizmet için merkez teşkilatı veya taşra birimlerine birlikte başvurulabiliyor olması ve dolayısıyla bu

ekranda yer alan sorulara verilecek cevapların ortak olmaması durumunda öncelikle birisi için soruların

tamamı cevaplandırılarak Başvuru Makamı Tablosunun oluşturulması sağlanacaktır. Bundan sonrada

diğeri için ekranda yer alan sorular baştan sona ayrıca cevaplandırılarak Başvuru Makamı tablosuna

“Başvuru Makamı Ekle” butonu aracılığıyla eklenecektir.

Tek bir başvuru makamı kaydı yapılacak olsa bile sayfanın sağ alt köşesinde yer alan “Başvuru Makamı

Ekle” butonu kullanılarak “Başvuru Makamı Tablosu” oluşturulması zorunludur. Aksi halde girilen bilgiler

kaydedilmeyecektir.

Tüm bilgiler girildikten sonra “İlerle” butonuna tıklanarak yedinci ekrana geçilecektir.

28

PARAF LİSTESİ

Hizmetin sunumunda yer alan paraf listesi bu ekranda girilecektir. Ekran görüntüsü şekil 35’de

gösterilmiştir.

Şekil 35-Paraf Listesi Ekranı

Liste oluşturulurken paraflar unvan olarak alttan üste doğru sıralanacaktır.

Unvan 1:

Hizmetin sunumunda yer alan birinci parafı atan unvan bilgisi bu alanda girilecektir.

Kaydedilmekte olan hizmetin sunumu farklı zamanlarda farklı unvanlar ile başlatılabiliyor ise bu

unvanların hepsi “Unvan 1” alanına yazılacaktır. Bu alanda bulunan unvanlar arasında hiyerarşi

bulunmamaktadır. Örneğin İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından sunulmakta olan 'Bürokrasinin

Azaltılması İçin Projeler Hazırlanması' hizmeti için yürütülen yazışmalar bazen Uzman Yardımcısı bazen de

Uzman tarafından ilk paraf atılabilmektedir. Bu nedenle bu hizmetin kaydında uzman ve uzman yardımcısı

unvanlarının ikisi de 'Unvan 1' alanında seçilecektir.

Unvan 2 alanında unvan 1’e göre hiyerarşik bir üst seçilerek paraf listesi doldurulmaya devam edilecektir.

Hizmette ilk paraf sürekli aynı unvandaki personeller tarafından atılıyorsa bu unvan “Unvan 1” alanında

birinci sıraya yazılacak bu alanda yer alan ikinci ve üçüncü bölümler boş bırakılacaktır.

Bu ekranda birinci parafin ilk bölümü ve en alttaki imza /onay bölümünün doldurulması zorunludur.

Ancak paraf bulunmayan sadece imza/onay ile tamamlanan hizmetlerde Unvan 1 alanının ilk bölümü

listeden 'Yok' ifadesi seçilerek doldurulacaktır.

İmza/Onay makamı:

İmza/Onay Makamı en alttaki bölümden seçilecektir. Bu nedenle paraf listesi az olan hizmetlerde sadece

gereken paraflar seçilecek, imza/onay makamına kadar olan Paraf alanları boş bırakılarak doğrudan

İmza/Onay bölümüne geçilecektir.

Bu ekranda tüm parafların ve imza/onay makamının girilmesinden sonra sayfanın sağ alt köşesinde yer

alan “ilerle” butonu tıklanarak sekizinci ekrana geçilecektir.

29

İÇ YAZIŞMALAR

Kaydedilmekte olan hizmetin sunumunda varsa yapılması gereken kurum içi yazışmalar şekil 36’da

gösterilen ekrandan girilecektir.

Şekil 36-İç Yazışmalar Giriş Ekranı

Şekil üzerinde de görüldüğü gibi iç yazışma yapılmayan hizmetlerin sayısının daha fazla olacağı

düşüncesiyle standart olarak “İç Yazışma Yok” alanı seçili olarak sayfa açılmaktadır. Eğer kaydedilmekte

olan hizmetin sunumunda iç yazışma yapılmıyor ise doğrudan sayfanın sağ alt köşesinde yer alan “İlerle”

butonuna tıklanarak dokuzuncu ekrana geçilecektir. Ancak hizmetin sunumunda kurum içi diğer birimler

ile bir yazışma yapılıyor ise “İç Yazışma Yok” alanında bulunan “tik” işareti kaldırılarak sayfanın altında yer

alan soruların görüntülenmesi sağlanacaktır. Bu işaret kaldırıldığında ekran görüntüsü şekil 37’deki gibi

olacaktır.

Şekil 37- İç Yazışmalar Kayıt Ekranı

Hangi Birimle:

Aynı kurum içerisinde yer alan birimlerin kendi aralarında, merkez teşkilatının taşra veya yurtdışı

teşkilatlarıyla yaptıkları yazışmalar iç yazışma kabul edilir. Örneğin Çalışma ve Sosyal Güvenlik

30

Bakanlığında yer alan birimlerin kendi aralarında ve Bakanlık merkez teşkilatında yer alan bir birimin

Çalışma Bölge Müdürlükleri ile yaptığı yazışmalar iç yazışma kabul edilir.

Bakanlıkların Bağlı/İlgili/ilişkili kuruluşları ile yaptıkları yazışmalar dış yazışma kabul edilecektir. Örneğin,

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının Sosyal Güvenlik Kurumu veya Türkiye İş Kurumu ile yaptığı

yazışmalar dış yazışmadır. Sosyal Güvenlik Kurumunun kendi birimleri arasında veya sosyal güvenlik il

müdürlükleriyle yaptığı yazışmalar iç yazışma, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ile yaptığı yazışmalar

dış yazışmadır.

İç yazışma yapılan birim “Hangi Birimle” alanının en sağında yer alan “Birim Ara” ifadesi tıklanarak

aşağıdaki şekil 38’de görüldüğü gibi listelenecek olan birimler arasından seçilecektir.

Şekil 38-DTVT'de Yer Alan Birimler Listesi

Her bir birimle yapılan yazışma ayrı ayrı kaydedileceği için bu listeden aynı anda sadece bir birim adı

seçilebilecektir.

Yazışma, kaydedilmekte olan hizmetin sunumunda tek bir seferde tüm birimlerle veya aynı hizmet

kapsamında farklı zamanlarda da olsa aynı türdeki tüm birimlerle yapılıyor ise şekil 39’da gösterilen

listedeki ifadelerden biri kullanılarak bu alan doldurulabilir. Ancak bu durumda “Birim Ara” ifadesi

tıklanarak açılan liste kullanılamaz.

Şekil 39-Toplu Yapılan Yazışmalarda Birim Seçimi

31

Yazışma, kurumun Merkezinde yer alan Tüm Birimler ile yapılıyor ise yukarıdaki şekil üzerinde gösterilen

listeden 'Merkezdeki Tüm Birimler' ifadesi, Taşra veya Yurtdışı Teşkilatlarıyla yapılan yazışmalarda ise

kapsayıcı olacak şekilde gerekli diğer ifadeler seçilecektir.

Yazışma Amacı:

Yapılan yazışmanın amacı aşağıda şekil 40’da gösterilen listeden seçilecektir.

Şekil 40- Yazışma Amaçları Listesi

Listede uygun bir amacın bulunmaması durumunda seçilmek istenen yazışma amacı İdareyi Geliştirme

Başkanlığına bildirilecektir.

Mevzuat Adı:

Yazışmanın yapılmasını gerektiren Resmi Gazetede yayımlanan (Başbakanlık Mevzuat Bilgi Sisteminde yer

alan) mevzuat dayanağı “Mevzuat Ara” ibaresine tıklanarak açılacak şekil 41’de gösterilen ekrandan

aratılarak, listelenen sonuçlar arasından seçilecektir.

Şekil 41- Mevzuat Arama Ekranı

32

Yazışmanın yapılmasını gerektiren ancak Resmi Gazetede yayımlanmayan mevzuat dayanakları “Mevzuat

Arama Ekranı” kapatılarak “Mevzuat Ara” ifadesinin altında açılmış bulunan yazma alanına elle

yazılacaktır.

İç yazışmanın yapılmasını gerektiren hiçbir yasal dayanağın bulunmaması durumunda 'Mevzuat Ara'

ifadesine tıklandığında açılacak ekran kapatılarak 'Mevzuat Ara' ifadesinin altında açılmış olan yazma

alanına elle “Teamülen” ifadesi yazılacaktır.

Kanun No:

Mevzuat Arama ekranından aratılarak seçilen mevzuatlar için bu alan otomatik olarak sistem tarafından

doldurulmaktadır.

Önemli: Bu alan kesinlikle el ile doldurulmayacaktır.

Mevzuat Madde No:

İç yazışmanın yapılmasını gerektiren mevzuatın ilgili madde numarası/numaraları bu alana yazılacaktır.

Mevzuatta birden fazla dayanak maddesi bulunuyorsa bunların hepsi aralara virgül (,) konulup bir boşluk

bırakıldıktan sonra yazılacaktır.

İç yazışmanın yapılmasına ilişkin bir yasal dayanak bulunmuyorsa Mevzuat Adı alanında “Teamülen”

yazılacağı için bu alana “Yok” ifadesi yazılacaktır.

MEVZUAT KAYDETME/EKLEME:

Girilen mevzuat bilgileri 'Mevzuat Ekle' butonuna tıklanarak alt tarafta şekil 42’de gösterilen tablonun

oluşturularak içerisinde yer alması sağlanacaktır.

Şekil 42-Mevzuat Dayanakları Tablosu

İç yazışma yapılmasını gerektiren birden fazla mevzuat dayanağı bulunuyor ise “Mevzuat Dayanakları

Tablosunda” ilk mevzuat bilgilerinin yer alması sağlandıktan sonra diğer mevzuatlar da bu alana teker

teker girilerek 'Mevzuat Ekle' butonu aracılığıyla hepsinin tabloda yer alması sağlanacaktır.

İÇ YAZIŞMA KAYDETME/EKLEME:

Mevzuat bilgileri tamamlandıktan sonra 'İç Yazışma Ekle' butonuna tıklanarak girilen bilgilerin sayfanın en

altında oluşacak şekil 43’de gösterilen “İç Yazışmalar Tablosunda” yer alması sağlanacaktır.

Şekil 43-İç Yazışmalar Tablosu

33

Yapılan iç yazışmaların tamamı aynı şekilde ekranda yer alan sorular cevaplandırılarak ayrı ayrı “İç Yazışma

Tablosuna” eklenecektir.

İç yazışmalara ilişkin tüm kayıtlar tamamlandıktan sonra sayfanın sağ alt köşesinde yer alan “İlerle”

butonuna tıklanarak dokuzuncu ekrana geçilecektir.

34

DIŞ YAZIŞMALAR

Kaydedilmekte olan hizmetin sunumunda varsa yapılması gereken kurum dışı yazışmalar bu ekrandan

girilecektir. Ekran ilk olarak şekil 44’de olduğu gibi görüntülenecektir.

Şekil 44-Dış Yazışmalar Giriş Ekranı

Şekilde de görüldüğü gibi dış yazışma yapılmayan hizmetlerin sayısının daha fazla olacağı düşüncesiyle

sayfa standart olarak “Dış Yazışma Yok” alanı seçili olarak açılmaktadır. Eğer kaydedilmekte olan hizmetin

sunumunda dış yazışma yapılmıyor ise doğrudan sayfanın sağ alt köşesinde yer alan “İlerle” butonuna

tıklanarak onuncu ekrana geçilecektir. Ancak hizmetin sunumunda diğer kurumlar ile bir yazışma yapılıyor

ise “Dış Yazışma Yok” alanında bulunan “tik” işareti kaldırılarak sayfanın altında yer alan soruların

görüntülenmesi sağlanacaktır. Bu işaret kaldırıldığında sayfa görüntüsü şekil 45’de olduğu gibi gelecektir.

Şekil 45- Dış Yazışmalar Kayıt Ekranı

Hangi Kurumla:

Dış yazışmanın yapıldığı kurum adı “Hangi Kurumla” alanının en sağında yer alan “Kurum Ara” ifadesi

tıklanarak aşağıdaki şekil 46’da görüldüğü gibi listelenecek olan kurumlar arasından seçilecektir.

35

Şekil 46-DTVT'de Yer Alan Kurumlar Listesi

Her bir farklı kurumla yapılan yazışma ayrı ayrı kaydedileceği için bu listeden aynı anda sadece bir kurum

adı seçilebilecektir.

Bakanlıkların Bağlı/İlgili/ilişkili kuruluşları ile yaptıkları yazışmalar dış yazışma kabul edilecektir. Örneğin,

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının Sosyal Güvenlik Kurumu veya Türkiye İş Kurumu ile yaptığı

yazışmalar dış yazışmadır. Sosyal Güvenlik Kurumunun kendi birimleri arasında veya sosyal güvenlik il

müdürlükleriyle yaptığı yazışmalar iç yazışma, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ile yaptığı yazışmalar

dış yazışmadır.

Yazışma, kaydedilmekte olan hizmetin sunumunda tek bir seferde tüm kurumlarla veya aynı hizmet

kapsamında farklı zamanlarda da olsa aynı türdeki kurumlarla yapılıyor ise şekil 47’de gösterilen listedeki

ifadelerden biri kullanılarak bu alan doldurulabilir. Ancak bu durumda “Kurum Ara” ifadesi tıklandığında

açılan liste kullanılamaz.

Şekil 47-Toplu Yapılan Yazışmalarda Kurum Seçimi

Yazışma Amacı:

Yapılan yazışmanın amacı aşağıda şekil 48’de gösterilen listeden seçilecektir.

36

Şekil 48- Yazışma Amaçları Listesi

Listede uygun bir amacın bulunmaması durumunda seçilmek istenen yazışma amacı İdareyi Geliştirme

Başkanlığına bildirilecektir.

Mevzuat Adı:

Yazışmanın yapılmasını gerektiren Resmi Gazetede yayımlanan (Başbakanlık Mevzuat Bilgi Sisteminde yer

alan) mevzuat dayanağı “Mevzuat Ara” ibaresine tıklanarak açılacak şekil 49’da gösterilen ekrandan

aratılarak, listelenen sonuçlar arasından seçilecektir.

Şekil 49- Mevzuat Arama Ekranı

Dış yazışma yapılmasını gerektiren ancak Resmi Gazetede Yayımlanmayan mevzuat dayanakları “Mevzuat

Arama Ekranı” kapatılarak “Mevzuat Ara” ifadesinin altında açılmış bulunan yazma alanına elle

yazılacaktır.

Dış yazışmanın yapılmasını gerektiren hiçbir yasal dayanağın bulunmaması durumunda 'Mevzuat Ara'

ifadesine tıklandığında açılacak ekran kapatılarak 'Mevzuat Ara' ifadesinin altında açılmış olan yazma

alanına elle 'Teamülen' ifadesi yazılacaktır.

37

Kanun No:

'Mevzuat Arama' ekranından aratılarak seçilen mevzuatlar için bu alan otomatik olarak sistem tarafından

doldurulmaktadır.

Önemli: Bu alan kesinlikle el ile doldurulmayacaktır.

Mevzuat Madde No:

Dış yazışmanın yapılmasını gerektiren mevzuatın ilgili madde numarası/numaraları bu alana yazılacaktır.

Mevzuatta birden fazla dayanak maddesi bulunuyorsa bunların hepsi aralara virgül (,) konulup bir boşluk

bırakıldıktan sonra yazılacaktır.

Dış yazışmanın yapılmasına ilişkin bir yasal dayanak bulunmuyorsa Mevzuat Adı alanına “Teamülen”

yazılacağı için bu alana da “Yok” ifadesi yazılacaktır.

MEVZUAT KAYDETME/EKLEME:

Girilen mevzuat bilgileri 'Mevzuat Ekle' butonuna tıklanarak alt tarafta şekil 50’de gösterilen tablonun

oluşturularak içerisinde yer alması sağlanacaktır.

Şekil 50-Mevzuat Dayanakları Tablosu

Dış yazışmanın yapılmasını gerektiren birden fazla mevzuat dayanağı bulunuyor ise “Mevzuat Dayanakları

Tablosunda” ilk mevzuat bilgilerinin yer alması sağlandıktan sonra diğer mevzuatlar da bu alana teker

teker girilerek 'Mevzuat Ekle' butonu aracılığıyla hepsinin tabloda yer alması sağlanacaktır.

DIŞ YAZIŞMA KAYDETME/EKLEME:

Mevzuat bilgileri tamamlandıktan sonra 'Dış Yazışma Ekle' butonuna tıklanarak girilen bilgilerin sayfanın

en altında oluşacak şekil 51’de gösterilen “Dış Yazışma Tablosunda” yer alması sağlanacaktır.

Şekil 51-Dış Yazışmalar Tablosu

Yapılan dış yazışmaların tamamı aynı şekilde ekranda yer alan sorular cevaplandırılarak ayrı ayrı “Dış

Yazışma Tablosuna” eklenecektir.

Dış yazışmalara ilişkin tüm kayıtlar tamamlandıktan sonra sayfanın sağ alt köşesinde yer alan “İlerle”

butonuna tıklanarak onuncu ekrana geçilecektir.

38

HİZMET SÜRESİ

Kaydedilmekte olan hizmete ilişkin hizmet süreleri ve diğer bazı soruların yer aldığı son kayıt ekranıdır.

Ekran görüntüsü şekil 52’de gösterilmiştir.

Şekil 52- Hizmet Süresi Ekranı

Hizmetin Sunumunda Mevzuatta Belirtilen Tamamlanma Süresi Var Mı:

Mevzuatta, hizmetin tamamlanmasına ilişkin bir süre öngörülmemişse 'Hizmetin Mevzuatta Belirtildiği

Tamamlanma Süresi Var Mı?' ifadesinin karşısında yer alan kutu boş bırakılacaktır.

Kaydedilen hizmetin tamamlanmasına yönelik her hangi bir mevzuatta süre öngörülmüş ise bu alanda yer

alan kutu işaretlenecektir.

Kutu işaretlendiğinde şekil 53’de görüldüğü gibi bu sürenin girileceği yeni bir alan açılacaktır.

Şekil 53- Mevzuatta Belirtilen Süre Alanı

Açılacak alanda söz konusu süre, ayrılan uygun ifade aralıklarına göre girilecektir.

Mevzuatta belirtilen süre iş günü olarak ifade edilmiş ise gün alanında bu süre girildikten sonra en sağdaki

“İş Günü” ifadesi ayrıca seçilecektir.

Hizmetin Ortalama Tamamlanma Süresi:

Mevzuatta hizmetin tamamlanmasına yönelik her hangi bir süre öngörülsün veya öngörülmesin

kaydedilmekte olan hizmetin fiili olarak ortalama tamamlanma süresi bu alanda ayrılan uygun ifade

alanlarına girilecektir.

Yıllık İşlem Sayısı:

Hizmetin bir önceki yıl kaç kez sunulduğu bu alanda yer alan “İşlem Sayısı” bölümüne yazılacaktır.

“Kesintisiz” ifadesi sadece niteliği gereği bölünemeyen ve bu nedenle sayılamayan hizmetler için

kullanılacaktır. Örneğin Emniyet Genel Müdürlüğünün “Asayişin Sağlanması” hizmeti bu kapsamda

değerlendirilebilir. Bu hizmet bölünemediği için yılda 100 asayiş hizmeti verilmiştir gibi ifadede

39

kullanılamayacağından kesintisiz ifadesinin seçilmesi uygun olacaktır. Bu ifade seçildiğinde yıllık işlem

sayısı ayrıca girilmeyecektir.

Elektronik Olarak Sunuluyor Mu:

Kaydı yapılan hizmet için başvurular internet üzerinden kabul edilebiliyorsa veya hizmetin sonucu internet

üzerinden alınabiliyorsa bu alan 'Evet' olarak seçilecektir.

Bu alanın evet olarak seçilmesi durumunda “Hizmetin İnternet Adresi” alanına hizmetin hangi adresten

sunulduğu tam olarak yazılacaktır.

Bu alanın “Hayır” olarak seçilmesi durumunda “Hizmetin İnternet Adresi” alanı otomatik olarak

kapanacaktır.

Hizmetin Sonucunda Belge Düzenleniyor Mu:

Kaydedilmekte olan hizmetin sunumu sonucunda bir belge düzenleniyor ise bu alan “Evet” olarak

seçilecektir. Ancak belge düzenlenmiyor ise doğrudan sayfanın sağ alt köşesinde bulunan “Kaydet”

butonuna tıklanacaktır.

Eğer bir belge düzenleniyor ise şekil 54’de yer alan yeni iki alan açılacaktır.

Şekil 54- Düzenlenen Belge Seçim Alanı

Bu alanlardan ilkinde düzenlenen belgenin türü sorulmaktadır. Belgenin türü şekil 55’de gösterilen

listeden seçilecektir.

Şekil 55-Belge Türleri Listesi

Düzenlenen belge türünün ilk alandan seçilmesinden sonra ikinci alanda şekil 56’da gösterilen listeden bu

belgenin adı seçilecektir.

Şekil 56-Kamuda Düzenlenen Belge Adları Listesi

40

Düzenlenen belge adları listesinde bulunmayan belgeler İdareyi Geliştirme Başkanlığına bildirilecektir.

Düzenlenen belge adının da sisteme girilmesiyle hizmete ilişkin tüm sorular cevaplandırılmış olmaktadır.

Ekranın sağ alt tarafında bulunan “Kaydet” butonu tıklanarak, hizmet kaydedilecektir.

41

KAYDEDİLEN HİZMETLERİN GÖRÜNTÜLENMESİ VE

TEKRAR DÜZENLENMESİ

Tamamlanan hizmet kayıtları sırası ile HEVT Başlangıç Ekranında şekil 57’de görüldüğü gibi bir tablo

içerisinde listelenecektir.

Şekil 57-HEVT Kayıt Tablosu

Kayıt Tablosunda Sıra Numarası, Hizmet Adı, kaydın son durumunu gösterir “Durum Bilgisi”, kaydın

girildiği tarihi gösteren “İşlem Tarihi” ve girilen kayıtları “Görüntüleme, Düzenleme ve Silme” butonları

bulunmaktadır. Ayrıca kayıt tablosu üzerinde yer alan hizmet adının altında girilen kaydın detaylı işlem

geçmişinin görülebileceği “Hizmet işlem Geçmişi” bölümü bulunmaktadır.

Durum bilgisi ifadeleri ve anlamları:

Onay Bekliyor: Girilen kaydın sorumlu koordinasyon birimince veya İdareyi Geliştirme Başkanlığınca

henüz incelenmediği anlamına gelmektedir. Bunlardan hangisi tarafından inceleneceği “Onaylayacak

Kurum/Birim” ifadesi tıklanarak öğrenilebilir.

Onaylandı: Hizmet İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından onaylanmıştır. Ancak onaylanan hizmetler

Yayımlanma aşamasında bir kez daha incelenmektedir. Bu nedenle durum alanında hizmetin onaylandı

olarak görülmesi artık reddedilmeyeceği anlamına gelmez.

Reddedildi: Girilen kayıt üzerinde sorumlu koordinasyon birimi veya İdareyi Geliştirme Başkanlığı

tarafından bir veya birden çok hata tespit edildiği, bu nedenle de hataların düzeltilmesi gerektiğini ifade

etmektedir. Reddedildi ifadesinin altında yer alacak “Ret Gerekçesine” tıklanarak belirlenen hataların

neler olduğu görüntülenecektir.

Yayınlandı: Girilen hizmet kaydının tüm inceleme süreçlerini tamamlayarak e-Devlet Kapısında

(www.turkiye.gov.tr) yayınlandığı anlamına gelmektedir.

KVE'de Hizmete Ait Veri Girmediniz: HEVT üzerinden girilen her bir hizmetin kaydı yapıldığında Ana

Menüde yer alan “Kamu Veri Envanteri” logosundan veya Kayıt Tablosu üzerinde yer alan bu ifadenin

altındaki “Veri Gir” ifadesi tıklanarak söz konusu hizmetin sunulması için gereken veriler ile varsa hizmetin

sonucunda üretilen veriler mutlaka girilmelidir. Aksi halde söz konusu hizmet kaydı onaylanmayacaktır.

Hizmet İşlem Geçmişi:

Bu ekran, şekil 58’de görüleceği gibi ilk hizmet kaydını hangi Veri Giriş Görevlisinin girdiği, kayıt üzerinde

onay veya ret işlemlerini gerçekleştiren Veri Onay Görevlisi/İGB Personeli bilgileri, kayıt üzerinde yapılan

değişiklikler gibi hususlarda ayrıntılı işlem geçmişi bulunmaktadır.

42

Şekil 58-Hizmet İşlem Geçmişi Ekranı

Hizmet Kaydının Görüntülenmesi:

Girilen hizmet kaydı, HEVT Kayıt Tablosu üzerinde bulunan “Görüntüle” sütunundaki büyüteç işaretine

tıklandığında şekil 59’da görüldüğü gibi tek bir ekranda listelenecektir.

Şekil 59-Hizmet Kaydının Tek Ekranda Görüntülenmesi

Bu ekranda özellikle hizmete ilişkin girilen bilgilerin toplu olarak görüntülenmesi nedeniyle kayıt

esnasında atlanmış veya yanlış girilmiş bilgilerin tespit edilmesi kolaylaştırılmaktadır. Bu nedenle girilen

hizmetlerin her biri için kayıt işlemi tamamlandıktan sonra girilen bilgilerin bu ekrandan kontrol edilmesi

gerekmektedir. Bazı alanlarda ekleme veya değişiklik yapılması gerektiği tespit edilirse kayıt üzerinde

gerekli düzeltmeler yapılmalıdır.

43

Girilen Kayıtların Tekrar Düzenlenmesi:

Veri Giriş Görevlileri tarafından resen bir değişiklik yapılmak istenmesi veya Veri Onay Görevlileri/İGB

Personeli tarafından hizmetin reddedilmesi durumlarında HEVT Kayıt Tablosu üzerinde yer alan “Düzenle”

sütunundaki kalem işareti tıklanarak kaydın gerçekleştirildiği ekranlar açılacaktır.

Hizmet düzenleme ekranları daha önce girilen bilgileri içerecek şekilde dolu olarak gelecektir. Bu nedenle

düzenleme yapılacak ekran doğrudan üstte yazılı sıra numaraları tıklanarak açılacak ve sadece bu ekranda

gerekli değişiklikler yapılarak sayfanın en altında yer alan “Düzenle” butonuna tıklanarak kaydedilecektir.

Düzenleme yapılırken ilk kayıtların girilmesi esnasında sayfa altlarında oluşan Mevzuat Tablosu,

Başvuruda İstenen Belgeler Tablosu, Başvuru Makamı Tablosu, İç veya Dış Yazışmalar Tablolarında yeni

eklenecek bilgilerin yer alması sağlanacaktır. Bu tablolarda yer alan önceki yanlış bilgiler ise silinecektir.

44

RAPORLAR

Raporlar bölümü girilen hizmet kayıtlarının yer aldığı tabloların, hizmet kayıtlarına yönelik istatistiki

bilgilerin ve kayıtlar üzerinde çeşitli sorgulamaların yapılabildiği ekrandır. Ekran görüntüsü şekil 60’da

gösterilmiştir.

Şekil 60-Raporlar Sayfası Ekran Görüntüsü

Sayfanın ekran görüntüsünden görüleceği üzere Hizmet Envanteri Veri Tabanına girilen hizmet bilgileri

kullanılarak Hizmet Envanteri Tablosu ve Hizmet Standartları Tablosu oluşturulmaktadır. Ayrıca girilen

kayıtlardan etkili bir şekilde yararlanılabilmesi için bir çok sorgulama yapılmasına olanak sağlayacak

detaylı hizmet arama imkanı sağlanmıştır (ancak bu bölümde yapılan geliştirme işlemleri nedeniyle ekran

görüntüsünde bu bulunmamaktadır).

Hizmet Envanteri Tablosu:

Hizmet Envanteri Tablosu iki farklı şekilde raporlanmaktadır. Birincisi şekil 61’de gösterildiği gibi html

formatında internet sunucusu üzerinde açılmaktadır (Tablo çok geniş olduğu için ekran görüntüsü

okunamamaktadır). İkincisi ise Excel Formatında kullanıcıların bilgisayarlarına indirilebilmektedir.

Şekil 61-Hizmet Envanteri Tablosu (HTML)

Hizmet Standartları Tablosu:

Tüm idare birimlerinin hazırlamaları gereken Hizmet Standartları Tablosu, veri tabanına girilen kayıtlardan

çekilerek oluşturulmaktadır.

45

Tablonun alt tarafında yer alan müracaat yerlerine ilişkin bilgiler Raporlar sayfasında yer alan “Hizmet

Standartları Tablosu” logosunun altında bulunan “Müracaat Yerleri” ifadesi tıklandığında açılacak şekil

62’de gösterilen ekrandan girilecektir.

Şekil 62- HST Müracaat Yerleri Bilgilerinin Girileceği Ekran

Müracaat yerlerine ilişkin bilgiler, birimlerde görev yapacak Veri Giriş Görevlilerinden sadece biri

tarafından girilecektir.

İstatistikler:

Veri Giriş Görevlilerinin kendi birimlerine, Veri Onay Görevlilerinin ise kurumun tüm birimlerine ait girilen

kayıt sayılarına ilişkin istatistiki verileri görebilecekleri şekil 63’de gösterilen ekrandır.

Şekil 63- İstatistikler Ekranı

46

Bu ekranda ilk ve ikinci onayı bekleyen, reddedilen, onaylanan, yayınlanan ve toplam hizmet sayılarına

ilişkin bilgiler yer almaktadır.

VERİ TABANLARINDA TESPİT EDİLECEK EKSİKLİKLERİN VE

HATALARIN İGB’YE BİLDİRİLMESİ

Kayıt işlemleri sırasında karşılaşılacak hatalar veya tespit edilecek eksiklikler sol menüde yer alan “Bize

Ulaşın” ifadesi tıklandığında açılacak ekranda yer alan seçeneklerden biri kullanılarak İdareyi Geliştirme

Başkanlığına iletilecektir. Bu ekran görüntüsü şekil 64’de gösterilmiştir.

Şekil 64- Eksiklik ve Hata Bildirim Ekranı

Şekilde görüleceği üzere İdareyi Geliştirme Başkanlığına bildirim iki farklı şekilde yapılabilecektir.

Bunlardan ilki ekranda yer alan “İletişime Geçilecek Personeller” ifadesine tıklandığında açılacak listeden

ilgili personele doğrudan telefonla bildirim yapılmasıdır. İkincisi ise ekranda yer alan “Dilek İstek ve

Şikâyetlerinizi Bize Bildirin” ifadesi tıklandığında şekil 65’de gösterilen ekran üzerinde yer alan yazma

alanına talep edilen hususlar yazılarak e-posta gönderilmesidir.

Şekil 65- İGB'ye e-Posta Gönderimi

Bu alanlar sadece eksiklilerin veya hataların bildirimi için değil ayrıca veri girişlerinde tereddüt edilen

hususların sorulması amacıyla da kullanılacaktır.

e-posta gönderileri İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından en kısa süre içerisinde cevaplandırılacaktır.

47

DUYURULAR

Özellikle genel amaçlı bildirimler ve gerekli konularda hatırlatmaların ilan edileceği alandır. Bu alan veri

tabanında bulunan tüm ekranlarda yer alacak şekilde sol menünün altında şekil 66’da gösterilmiştir.

Şekil 66-Duyurular Alanı

Kullanıcıların sisteme her giriş yaptıklarında öncelikle bu alanı incelemeleri, varsa yeni duyuruları

okumaları ve burada ilan edilen hususların gereğini yapmaları gerekmektedir.

GİRİLEN KAYITLARIN ONAYLANMASI

Kurumlarda bulunan tüm idare birimlerinde görev yapacak Veri Giriş Görevlileri tarafından girilen hizmet

kayıtları öncelikle kurumların sorumlu koordinasyon birimlerinde görev yapan Veri Onay Görevlileri

tarafından onaylanacaktır.

Hizmet onaylamak için öncelikle sol menüde yer alan “Onay Bekleyenler” ifadesi tıklanarak şekil 67’de

gösterilen “Kayıt Onayı Giriş Ekranı” açılacaktır.

Şekil 67-Kayıt Onayı Giriş Ekranı

Şekilde görüleceği gibi bu ekranda kuruma ait tüm birimler tarafından girilen hizmetlerin adları ve her bir

hizmet için hangi birimler tarafından girildiğini gösteren haberleşme kodları ve kayıt tarihi yer almaktadır.

Bir hizmeti onaylamak için tablonun sağ tarafında yer alan büyüteç işaretine tıklanarak şekil 68’de

gösterilen Hizmet Onay Ekranı açılacaktır.

48

Şekil 68- Hizmet Onay Ekranı

Bu ekranda, HEVT ve KVE’de Veri Giriş Görevlisi tarafından girilen bilgilerin tamamı yer almaktadır (Ekran

görüntüsü aşağı doğru çok uzun olması nedeniyle şekil 68’de sadece ekranın üst ve alt görüntüleri

verilebilmiştir).

Hizmetler onaylanmadan önce yapılacak incelerde dikkat edilecek hususlar aşağıda sıralanmıştır:

1. Hizmet adı tam olarak anlaşılır olacaktır.

2. Hizmetin tanımı, hizmet adı ile tam uyumlu olacaktır.

3. Ekranda yer alan başlıkların altında boşluk bulunmayacaktır (boşluk bulunması halinde İGB

durumdan haberdar edilecektir).

4. Hizmetin daha önce reddedilip reddedilmediği, reddedildiyse hangi gerekçelerle reddedildiğine

bakılacaktır. Bunun için ekranın sol üst tarafında yer alan “Hizmet İşlem Geçmişi” ifadesine tıklanarak

açılacak pencere incelenecektir.

5. Girilen bilgiler bir bütün olarak incelenecek olup aralarında bir çelişki olmamasına dikkat

edilecektir. Örneğin iç veya dış yazışma yapıldığına ilişkin bilgiler girilmiş olmasına rağmen paraf

listesinde “Yok” ifadesi yazıyor ise bu kayıt reddedilecektir.

6. İnceleme işlemi yapılırken Genel Hayat Tecrübesi, Kurumsal Mesleki Tecrübe ve hizmetin

kaydında yer alan çeşitli bilgilerden yararlanılarak;

a. Hizmetin başvurulu bir hizmet olup olmadığı,

b. Başvurulu hizmetlerde başvuru yapabilenlere ilişkin bilgiler,

c. Hizmetten yararlananlar,

49

d. Hizmetin yasal dayanakları,

e. İlk başvuru makamı bilgileri,

f. Paraf listesinde yer alan unvanlar ve bunların sıralaması,

g. Hizmetin sunumunda yapılan yazışmalar ve bunların amaçları ile yasal dayanakları,

h. Başvuruda istenen belgeler ve bunların yasal dayanakları,

i. Yıllık işlem sayıları,

j. Hizmetin mevzuatta yer alan veya fiili ortalama tamamlanma süreleri,

k. Hizmetin elektronik ortamdan sunulup sunulmadığı,

l. Hizmetin sonucunda bir belge düzenlenip düzenlenmediği, düzenleniyorsa ne olduğu

7. Hizmetin sunumunda girdi olarak veya sonucunda çıktı olarak üretilen verilerin girilip girilmediği

ve girildiyse bunların tutarlılığı gibi hususlara özenle dikkat edilecektir.

Yapılan incelemede her hangi bir yanlışlık veya eksiklik tespit edilirse ekranın en altında yer alan “Ret

Gerekçesi” alanına tespit edilen hususlar MADDELER HALİNDE yazılarak bu alanın altında bulunan

“Reddet” butonuna tıklanacaktır (Ret gerekçesi yazılmadan hizmetler reddedilememektedir).

İncelenen hizmet kaydında hiçbir problem bulunmuyor ise ekranın sağ alt köşesinde yer alan “Onayla”

butonuna tıklanarak kayıt İdareyi Geliştirme Başkanlığının Onayına gönderilecektir.

İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından Veri Onay Görevlilerinin onaylamış oldukları hizmetler ayrıca

incelenecektir. Bu nedenle HEVT Kayıt Tablosunun ‘Durum” sütununda “Yayınlandı” ifadesi yazana kadar

hizmetlerin reddedilebileceği unutulmamalıdır (Bu alanda “Onaylandı” ifadesinin yazıyor olması hizmetin

artık reddedilmeyeceği anlamına gelmez).

VERİ ONAY GÖREVLİLERİNİN YAPMIŞ OLDUKLARI

İŞLEMLERİ İZLEYEBİLMELERİ Veri Onay Görevlileri, reddettikleri ve onayladıkları hizmetlere ilişkin kayıtları görebilecekleri şekil 69’da

gösterilen ekrandır.

Şekil 69- Veri Onay İşlemleri İzleme ekranı

Bu ekranda reddedilen veya onaylanan hizmetlerin adı, hizmetin ait olduğu birimi gösteren kurum kodu,

işlem yapılma tarihi gibi bilgiler yer almaktadır.

50

KAMU VERİ ENVANTERİ VE KAYIT İŞLEMLERİ

Kamu Veri Envanteri, Hizmet Envanteri Veri Tabanında kaydedilen hizmetlerin sunumunda girdi olarak

kullanılan veya sonucunda çıktı olarak üretilen verilerin kaydedileceği veri tabanı arayüzüdür.

Hizmet Envanteri Veri Tabanında girilen her bir hizmetin kayıt işlemi tamamlandığında, diğer bir hizmetin

kaydına başlamadan önce hizmete ilişkin verilerin neler olduğu Kamu Veri Envanterine girilecektir.

Kamu Veri Envanterine iki şekilde geçiş yapılabilmektedir. Birincisi hizmetin kayıt işlemi tamamlandığında

HEVT Kayıt Tablosu açıldığı anda ekranın sol tarafında bulunan menünün en üstünde yer alan “Ana Sayfa”

ifadesi tıklanarak “Uygulama Ana Sayfasının” açılması ve şekil 70’de kırmızı çizgilerle gösterilen Kamu Veri

Envanteri butonunun tıklanmasıdır.

Şekil 70- Uygulama Ana Sayfasından KVE’ye Erişim

İkinci yöntem ise hizmetin kaydedilmesinden sonra HEVT Kayıt Tablosundan söz konusu hizmetin

bulunarak “Durum Bilgisi” alanındaki “Veri Gir” ifadesinin tıklanmasıdır.

Şekil 71-HEVT Kayıt Tablosundan KVE'ye Erişim

İkinci yöntem kullanıldığında doğrudan ilgili hizmetin verilerinin girileceği alan açılmaktadır. Ancak ilk

yöntem tercih edilirse şekil 72’de gösterilen KVE Giriş Ekranı açılacaktır.

51

Şekil 72-KVE Giriş Ekranı

KVE Giriş Ekranında, HEVT’te kaydedilen hizmetlerin bulunduğu bir tablo yer almaktadır.

Tabloda bulunan “Durum Bilgisi” sütununda “Veri” kaydı yapılmayan hizmetler için “KVE’de Hizmete Ait

Verileri Girmediniz” ifadesi yazacaktır.

Hizmetlere ilişkin verileri kaydetmek için tablonun sağında yer alan “Veri Gir” sütunundaki “kalem” işareti

tıklanarak şekil 73’te gösterilen “Veri Giriş Ekranı” açılacaktır.

Şekil 73- Veri Giriş Ekranı

Veri Giriş Ekranında şekilde görüldüğü gibi kayıt işlemlerinin yapılacağı iki adet liste bulunmaktadır.

Bunlardan birincisi “Veri Adları”nın yer aldığı listedir. İkinci liste ise birinci listeden seçilecek verilerin

bulunduğu belge adlarının belirtileceği “Verinin Bulunduğu Yer” listesidir.

Verinin Bulunduğu Yer listesi hizmetin HEVT’te girilen bilgileri dikkate alınarak oluşturulduğu için hizmet

bazında değişkenlik gösterebilmektedir.

Verinin bulunduğu yer listesinde hizmet HEVT’e kaydedilirken Başvuruda İstenen Belgeler ekranında

“Dilekçe, Başvuru Formu, Resmi Yazı” belge adlarından seçilen belgeler ile son ekranda hizmetin

sonucunda bir belge düzenleniyor ise burada belirtilen belge adı yer alacaktır. Ayrıca Başvurulu

Hizmetlerde başvuruda istenen belgelerin dışında her hangi bir şekilde hizmetin sunumunda girdi olarak

kullanılan veri bulunuyor ise bunların hepsi için “Hizmetin Sunumu İçin Gerekli Diğer Veriler” ifadesi,

52

sunulan hizmetin sonucunda bir belge düzenlenmiyor olsa bile her hangi bir şekilde veri üretiliyorsa

bunun içinde “Hizmetin Sonucunda Üretilen Diğer Veriler” ifadesi bulunmaktadır.

Başvuru neticesinde sunulan hizmetlerde başvuru dilekçe ile yapılıyor ise “Verinin Bulunduğu Yer”

listesinde “Dilekçe” ifadesi, başvuru formu ile yapılıyor ise “Başvuru Formu” ifadesi, resmi yazı (üst yazı)

ile yapılıyor ise “Resmi Yazı (Üst Yazı)” ifadesi yer alacaktır. Bu durumda örneğin dilekçe için, şekil 74’te

gösterilen veri adı listesinden dilekçede standart olarak bulunması gereken veri adları tek tek seçilecektir.

Örneğin Başvuru Sahibinin Adı, Başvuru Sahibinin Soyadı, Doğum Tarihi, İkametgâh Adresi, Doğum Tarihi

gibi…

Şekil 74-Veri Adları Listesi

İlk Veri Adı seçildiğinde Verinin Bulunduğu Yer listesindeki ilgili ifade de şekil 75’te gösterildiği gibi

seçilerek sağ tarafta bulunan “Veri Ekle” butonuna tıklanacaktır.

Şekil 75-Verinin Bulunduğu Yer Listesi

Verinin bulunduğu yer listesinde yer alan belge adlarının her biri için bunlarda bulunan veriler ayrı ayrı

seçilecektir. Seçilen veriler her seferinde “Veri Ekle” butonuna tıklanarak şekil 76’da gösterildiği gibi altta

oluşacak “Veri Kayıt Tablosunda” yer alacaktır.

Hizmetlerin başvuru formlarında yer alan tüm alanlar veri adlarından bulunarak eklenecektir.

Şekil 76-Veri Kayıt Tablosu

Hizmetin sonucunda bir belge düzenleniyor ise bu belgenin adı da Verinin Bulunduğu Yer listesinde yer

alacaktır. Bu belgede bulunan verilerin hepsi de yukarıda açıklandığı şekilde tek tek seçilerek Veri Kayıt

53

Tablosuna eklenecektir. Ayrıca hizmetin sonucunda üretilen ancak bunun için bir belge düzenlenmeyen

verilerde Verinin Bulunduğu Yer Listesinde yer alan “Hizmetin Sonucunda Üretilen Diğer Veriler” ifadesi

seçilerek tabloya eklenecektir.

Yanlışlıkla eklenen veriler sağ tarafta bulunan “Silme” butonuna tıklanarak silinecektir.

Hizmetin sunumunda girdi olarak kullanılan veya sonucunda çıktı olarak üretilen verilerin tamamı veri

kayıt tablosuna eklendiğinde tablonun sağ tarafında bulunan “Kaydet” butonuna tıklanarak

kaydedilecektir.

Önemli Not 1: Veri Adları listesinde yer alan veri adları veri tabanlarının kullanıma açıldığı tarih itibariyle

çok sınırlıdır. Bu nedenle bu listede yer almayan veri adlarının İdareyi Geliştirme Başkanlığına mutlaka

bildirilmesi gerekmektedir.

Önemli Not 2: Bir hizmete ilişkin veriler girilmeden hizmet Veri Onay Görevlileri veya İdareyi Geliştirme

Başkanlığı tarafından onaylanmayacaktır. Bu nedenle Hizmet Envanteri Veri Tabanına girilen her hizmetin

kayıt işlemlerinin tamamlanması ile Kamu Veri Envanterinde söz konusu hizmete ilişkin veriler hemen

girilecektir.

54

DEVLET TEŞKİLATI VERİ TABANI VE KAYIT İŞLEMLERİ

Devlet Teşkilatı Veri Tabanı arayüzüne şekil 77’de gösterilen “Uygulama Ana Sayfası” üzerindeki Devlet

Teşkilatı Veri Tabanı logosuna tıklanarak giriş yapılacaktır.

Şekil 77- Uygulama Ana Sayfası Ekranı

DTVT’ye giriş yapıldığında şekil 78’de gösterildiği gibi Giriş Ekranının sağ üst köşesinde Veri Onay

Görevlisinin tanımlı olduğu sorumlu koordinasyon biriminin adı ve ekranın ortasında sorumlu

koordinasyon biriminin üst kurum adı ve kurum kodunun bulunması gerekmektedir. (Kurum adında veya

kodunda bir yanlışlık olması durumunda İdareyi Geliştirme Başkanlığına bilgi verilecektir.)

Şekil 78-DTVT Giriş Ekranı

DTVT’DE YAPILABİLECEK İŞLEM TÜRLERİ

Güncelleme: Üst Kurumun veya alt birimlerinin DTVT’de ki mevcut adlarında veya kodlarında değişiklik

yapılmasıdır.

Alt Birim Ekleme: Üst Kurumun bir altına veya alt birimlerin daha altlarına yeni birimler

tanımlanmasıdır.

Kurum/Birim Silme: DTVT’de tanımlı üst kurumun veya kurumun altındaki birimlerin sistemden

silinmesidir.

Yukarıda açıklanan işlemler yapılmadan önce bütün Veri Onay Görevlileri kendi kurumlarına ait DTVT’de

yer alan kendi kurumlarına ait tüm kodları sistemden indirerek inceleyeceklerdir.

55

Kodlarda yapılacak inceleme işlemleri ekranın sol alt köşesinde yer alan “Çıktı Al” ifadesi tıklanarak

sistemden indirilecek Excel dosyası üzerinden veya bu ifadenin üstünde yer alan “Alt Birimlerde Değişiklik

Yapılacak” ifadesinin karşısında bulunan kutu tıklandığında şekil 79’da gösterildiği gibi açılacak DTVT

Listesi üzerinden gerçekleştirilecektir.

Şekil 79-DTVT Listesi

Özellikle teşkilat yapısı büyük olan kurumların Excel Dosyasını indirerek incelemelerini bunun üzerinden

yapmaları gerekmektedir.

Güncelleme:

DTVT’de var olan ancak adında veya kodunda sonradan değişiklik yapılmış tüm kurum/birim adları

ve/veya kodları güncellenecektir.

DTVT’de var olup fiilen kullanılıyor olsa bile yeni belirlenen Kodlama Standartlarına uygun olmayan tüm

kodlar belirlenen standartlara uyumlaştırılacaktır. Örneğin kodların sondan bir önceki kırılımında “00”

kodu bulunmasına rağmen en son kırılım da “01” gibi “00”dan farklı herhangi bir kod kullanılmış ise son

kırılımdaki kodlar bir önceki kırılıma aktarılacak son kırılım bu durumda “00” olacaktır.

DTVT’de var olan kodlar güncellenirken üst kurum adında veya kodunda yapılacak değişikliklerde “Alt

Birimlerde Değişiklik Yapılacak” ifadesinin karşısında bulunan kutu tıklanmadan veya tıklansa bile açılacak

DTVT Listesi üzerinde her hangi bir birim adı seçilmeden doğrudan ekranın altında yer alan “Güncelle”

butonu tıklanacaktır.

Güncelleme işlemi eğer alt birimlerde yapılacak ise bu birimin adı “Alt Birimlerde Değişiklik Yapılacak”

ifadesinin karşısında bulunan kutu tıklanarak açılacak DTVT Listesinden şekil 79’da gösterildiği gibi üstü

mavi olacak şekilde seçilecektir. DTVT Listesinde bulunan alt birimler açılmak istendiğinde üst birim adı iki

kez tıklanabilir veya üst birim adının sol tarafında yer alan (+) işareti tıklanabilir. Güncelleme yapılacak

birim adı listeden seçildikten sonra ekranın altında yer alan “Güncelle” butonu tıklanacaktır.

Güncelle butonu tıklandığında şekil 80’de gösterilen “DTVT Güncelleme Ekranı” açılacaktır.

56

Şekil 80-DTVT Güncelleme Ekranı

DTVT Güncelleme Ekranı üzerinde şekilde görüldüğü gibi güncellenecek kurum/birim adı ve kodu yer

almaktadır.

Güncelleme işlemi kurum/birim adında yapılacak ise bu alanda yazılı olan ifade silinerek yeni kurum/birim

adı yazılacaktır.

Kurum/birim adı mutlaka BÜYÜK HARFLERLE yazılacaktır.

Güncelleme kurum koduna ilişkin ise kurum kodu alanında sadece güncelleme yapılacak haneler

değiştirilecektir.

Kurum kodu alanında değişiklik yapılamayacak kırılımlar kutu içerisine alınmayarak Şekil 80’de görüldüğü

gibi dışarıda tutulmuş (son iki kırılım) ve koyu renkle yazılmıştır. Bu kırılımlarda değişiklik yapılmasının

engellenmesi buralarda yapılacak değişikliklerin genel kodlama standartlarına uymamasından

kaynaklanmaktadır. Eğer bu kırılımlarda değişiklik yapılmak isteniyorsa yapılacak değişiklikler tekrar

gözden geçirilmelidir.

Kurum/Birim adında ve/veya kodunda değişiklik yapıldıktan sonra değişiklik yapılmasının nedeni

“Açıklama” alanına yazılacaktır.

Güncelleme işlemleri tamamlandıktan ve gerekli açıklama yazıldıktan sonra ayrıca söz konusu

kurumun/birimin iletişim bilgilerinin yer aldığı alanların hepsi doldurulacaktır.

Tüm alanlar doldurulduktan sonra sayfanın sağ alt köşesinde bulunan “Onaya Gönder” butonu tıklanarak

güncelleme işlemi tamamlanacaktır.

Alt Birim Ekleme:

Kurumun DTVT’de bulunan tüm kodları incelenerek listede yer almayan birimler tespit edilecektir.

Alt birim eklemeden önce eklenecek birime nasıl kod verileceğine ilişkin detaylı açıklamaların yer aldığı

DTVT ekranlarının sol tarafında bulunan menüdeki “Kodlama Standartları” mutlaka incelenecektir.

Veri Onay Görevlisinin tanımlı olduğu üst kurumun altına birinci düzey alt birim eklenecek ise doğrudan

DTVT Giriş Ekranının sağ alt köşesinde yer alan “Alt Birim Ekle” butonu tıklanacaktır.

Kurumun var olan alt birimlerinden birine daha alt düzey bir birim eklenecek ise DTVT Giriş Ekranında yer

alan “Alt Birimlerde Değişiklik Yapılacak” ifadesinin karşısında yer alan kutu işaretlendikten sonra altta

57

açılan DTVT Listesinden alt birimin ekleneceği bir üst birimin adı üst mavi olacak şekilde seçildikten sonra

ekranın sağ alt köşesinde bulunan “Alt Birim Ekle” butonu tıklanacaktır.

Alt Birim Ekle butonu tıklandıktan sonra şekil 81’de gösterilen “Alt Birim Ekleme Ekranı” açılacaktır.

Şekil 81- DTVT Alt Birim Ekleme Ekranı

Eklenecek alt birimin adı, ekranda yer alan “Kurum Adı” alanına BÜYÜK HARFLERLE yazılacaktır.

Eklenen alt birime verilecek kurum kodu, kurum kodu alanında bulunan kutuların içerisine yazılacaktır.

Şekil 81’de görüldüğü gibi bazı kırılımlar (ilk dört kırılım), bu alanlarda yapılacak değişikliğin Kodlama

Standartlarına uygun olmaması nedeniyle değiştirilmeye karşı engellenmiş ve kutu dışında koyu renkle

yazılmıştır.

Eklenen birime ait iletişim bilgilerinin yazılacağı alanların tamamının mutlaka doldurulması

gerekmektedir.

Ekleme işlemine ilişkin gerekli açıklamalar “Açıklama” alanına yazılacaktır.

Ekranda yer alan tüm alanlar doldurulduktan sonra sağ alt köşede yer alan “Ekle-Onaya Gönder” butonu

tıklanacaktır.

Kurum/Birim Silme:

Üst kurum adı silinecek ise “Alt Birimlerde Değişiklik Yapılacak” ifadesinin karşısında bulunan kutu

işaretlenmeden doğrudan DTVT Giriş Ekranının sağ alt köşesinde bulunan “Kurum/Birim Sil” butonu

tıklanacaktır.

Alt birimlerden biri silinecek ise DTVT Giriş Ekranındaki “Alt Birimlerde Değişiklik Yapılacak” ifadesinin

karşısında bulunan kutu işaretlendiğinde altta açılacak DTVT Listesinden silinecek alt birim üstü mavi

olacak şekilde seçildikten sonra ekranın sağ alt köşesinde bulunan “Kurum/Birim Sil” butonu tıklanacaktır.

Kurum/Birim Sil butonu tıklandığında şekil 82’de gösterilen “DTVT Kurum/Birim Silme Ekranı” açılacaktır.

58

Şekil 82-DTVT Kurum/Birim Silme Ekranı

Açılan ekranda kurumun/birimin niçin silindiği “Açıklama” alanına yazıldıktan sonra ekranın sağ alt

köşesinde bulunan “Sil-Onaya Gönder” butonu tıklanacaktır.

DTVT’DE OLUŞTURULACAK KURUM KODLARININ BELİRLENMESİ

Kurum Kodlarının nasıl oluşturulacağına ilişkin bilgiler DTVT ekranlarının sol tarafında yer alan menüde

bulunan “Kodlama Standartları” bölümünde açıklanmaktadır.

Bu bölümde Kod kırılımlarının tanımları, kurumlarda bulunan aynı türdeki birimler için belirlenen ortak

kodlar, taşra birimlerinin tanımlanmasında kullanılacak il/ilçe kodları, yurtdışı teşkilatlarının

kodlanmasında kullanılacak Ülke Kodları ve kamu kurumlarının üst kurum kodlarının gösterildiği kurum

kodları listesi bulunmaktadır. Ayrıca her türden birimin kodlanmasına ilişkin örneklerde bulunmaktadır.