Historia de Salud. Manual de Usuario. Módulo de citación

Sevilla,

Octubre de 2005

HISTORIA DE SALUD

Manual de Usuario de Módulo de

Citación

ÍNDICE

1 Introducción ..........................................................................................................1

1.1 Acceso al Módulo ..........................................................................................3 1.1.1 Primaria .................................................................................................4 1.1.2 Especializada ........................................................................................5

2 Atención al Usuario ...............................................................................................6 2.1 Citación .........................................................................................................7

2.1.1 Identificación y modificación de usuarios ...............................................7 2.1.2 Citación de usuarios ..............................................................................9 2.1.3 Solicitudes de un usuario..................................................................... 13

2.1.3.1 Histórico de solicitudes .................................................................... 13 2.1.3.2 Filtrado del listado de solicitudes ..................................................... 15

2.1.3.2.1 Tipos de filtrado ......................................................................... 15 2.1.3.2.2 Filtrado avanzado ...................................................................... 15

2.1.3.3 Asignación de citas preferentes ....................................................... 17 2.1.4 Impresión del ticket de cita (primaria) o carta cita (especializada). ...... 18 2.1.5 Consulta de citas de un usuario........................................................... 18 2.1.6 Consulta de los datos (propiedades) de una cita ................................. 19

2.2 Seguimiento de citas de una agenda........................................................... 21 3 Consultas............................................................................................................ 24

3.1 Citas previstas............................................................................................. 25 3.2 Citas disponibles ......................................................................................... 26

4 Gestión de citas .................................................................................................. 28 4.1 Solicitudes................................................................................................... 29 4.2 Agendas...................................................................................................... 34 4.3 Contenedor ................................................................................................. 38 4.4 Reubicación masiva .................................................................................... 40 4.5 Impresión .................................................................................................... 42 4.6 Consulta de tramos con asistencia no cumplimentada ................................ 43 4.7 Revisiones: Asignación de citas de Revisiones, migración de dietarios....... 46

5 Configuración del centro / unidad........................................................................ 48 5.1 Unidad: actividades, tareas, calendario y parámetros.................................. 50

5.1.1 Actividades que desarrolla el centro .................................................... 50 5.1.2 Tareas que desarrolla el centro ........................................................... 51 5.1.3 Configuración del Calendario............................................................... 51 5.1.4 Gestión de parámetros de citación ...................................................... 52

5.2 Profesionales............................................................................................... 54 5.2.1 Consulta de profesionales. .................................................................. 54

5.2.1.1 Asociación de Actividades a profesionales ...................................... 55 5.2.2 Definición y Gestión de equipos de profesionales................................ 56 5.2.3 Cambio de profesional para una agenda ............................................. 57

5.3 Autorización, accesibilidad y defecto ........................................................... 59 5.3.1 Gestión de Centros autorizados a citar ................................................ 59 5.3.2 Accesibilidad por procedencia: Definición de Grupos de accesibilidad 60

5.4 Modelos: configuración de modelos de agendas......................................... 62 5.4.1 Definición y Gestión de un Modelo de Agenda .................................... 62

5.4.1.1 ¿Cómo crear una Agenda General? ................................................ 66 5.4.1.1.1 Crear Nuevo tramo con subtramos ............................................ 67 5.4.1.1.2 Crear nuevo tramo con tareas ................................................... 69 5.4.1.1.3 Crear tramo... a partir del cargado ............................................. 71 5.4.1.1.4 Copiar tramo.............................................................................. 71 5.4.1.1.5 Cerrar tramo .............................................................................. 72

5.4.1.2 ¿Cómo crear una Agenda Excepcional?.......................................... 73 5.4.1.2.1 Tipo modalidad Excepcional por sustitución .............................. 73

5.4.2 Gestión de Modelos de Agenda........................................................... 74 5.4.3 Imprimir modelo de agenda (detalle de un modelo de agenda)............ 75

6 Apéndice............................................................................................................. 77 6.1 Configuración de Internet Explorer .............................................................. 78 6.2 Configuración de la impresión del ticket de cita o la carta de cita ................ 78

Manual de usuario Módulo de Citación

Historia de Salud Digital del Ciudadano Página 1 de 81

1 Introducción



El módulo de citación es una parte dentro de un conjunto integrado por más módulos que se comunican entre sí, como son el módulo SIREGA que se encarga del control de los plazos para el cumplimiento del Decreto 96/2004 de 9 de marzo (BOJA nº 62 del 30 de marzo del 2004), los módulos que se encargan de la gestión de las solicitudes de derivación, ... Para el correcto funcionamiento del conjunto, todos los módulos se comunican entre sí para abordar el proceso de citación asegurando un correcto control de los plazos de garantía, de la llegada de las distintas solicitudes a los centros de destino, ... En este manual no se especifica cómo ni cuándo se comunican estos módulos para abstraer al usuario de esta tarea y centrarle en la forma de realizarla y no en cómo ni qué módulo realiza tal o cual tarea, pero con esta introducción se pretende hacer saber que dicha comunicación se realiza siempre que sea necesario.

También es cierto que los módulos pueden funcionar de manera independiente, de modo que perderán algunas de sus funcionalidades, dependiendo de qué módulos se quiten del conjunto.



1.1 Acceso al Módulo El acceso de todo operador al módulo se produce a través de una ventana de Control de Acceso donde, por motivos de seguridad, es necesario introducir su código y contraseña personales para su identificación y autentificación.

Para conferir mayor seguridad al acceso, la contraseña es modificable en cualquier momento por el mismo operador y tiene una duración caduca en el tiempo. Si a un operador le ha caducado la contraseña aparecerá un mensaje de aviso en el momento de entrada al sistema que le fuerza al cambio de la misma.

Por ello cada profesional que trabaje con este módulo debe ser previamente dado de alta como operador a través del módulo MACO, por parte del administrador competente del módulo en cuestión, donde se gestionan sus permisos así como el perfil de operador al que pertenece, definiéndose con ello las distintas opciones del módulo a las que tendrá acceso.

Cada perfil de operadores se identifica con un nombre y tendrá acceso de una manera global a las funciones habilitadas para dicho perfil. Estos perfiles de operadores son:

• Operador Externo: Perfil por defecto con el que se accede a las agendas de otros centros cuando se accede a un centro autorizado a citar o como Grupo de accesibilidad.

• Operador Básico que tendrá acceso a Citación, Citas previstas y Citas Disponibles.

• Operador Centro que tendrá acceso a Citación, Citas previstas y Citas Disponibles. La diferencia respecto al perfil anterior es que puede modificar o insertar datos en BDU.

• Operador Centro con Gestión que tendrá acceso a todas las opciones del menú a excepción del de Configuración.

• Operador Consulta Básico: Accede a Seguimiento, Citas Previstas y Citas Disponibles.

• Operador Consulta Avanzado: Accede a Seguimiento, Citas Previstas y Citas Disponibles. La diferencia con el anterior es que puede modificar o insertar datos en BDU.



• Operador Administrador que tendrá acceso a todas las opciones del menú menos a Seguimiento.

Respecto a la funcionalidad a la que pueden acceder los distintos perfiles serían las siguientes:

Una vez se accede al módulo el acceso a Citación puede ser de la siguiente manera:

1.1.1 Primaria



Existirá un solo centro Físico al que poder conectarse para cada operador. Pero es posible que aparezcan más de uno; ya que se permite dar de alta a un operador para varios centros (gestores).

En este caso todas las operaciones que se realicen van a estar referidas a ese centro salvo que se le haya dado acceso a algunas acciones desde otros centros, como por ejemplo, citar a una determinada Agenda perteneciente a otro centro.

1.1.2 Especializada

Cuando se accede a un centro de especialidades se realiza la selección del Centro Físico desde el que se conecta (aparecerán aquellos centros a los que puede tener acceso) y la Unidad Funcional (aquellas Unidades Funcionales del Centro Físico seleccionado a las que tenga el acceso autorizado).

Cuando entra un operador perteneciente a Gestoría de Usuarios ha de realizar las siguientes selecciones:

• Selección del Centro Físico desde el que se conecta (aparecerán todos los Centros a los que está asociado el operador).

• Selección de Gestoría de Usuarios (sólo aparece esta opción) • Selección de la Unidad Funcional (aparecerán todas las Unidades Funcionales

del centro seleccionado, y la opción Unidades Funcionales).



2 Atención al Usuario



2.1 Citación ¿Cómo llegar? Atención al Usuario – Citación

En este apartado se incluyen los procesos que facilitan la localización de citas no comprometidas para atender las solicitudes realizadas por los usuarios y el registro de las aceptadas por estos.

El proceso de citación se realiza previa búsqueda del usuario mediante la correspondiente función de conexión con BDU (Base de Datos de Usuario).

En primaria una vez identificado el usuario se presenta, por defecto, el facultativo asociado a su clave médica y la agenda del mismo, o la del médico asociado a éste, si no tuviera ninguna agenda activa. Ello se realiza mediante la función Presentación de la agenda y cita propuesta. Desde esta ventana se puede optar por seleccionar otra agenda de otro profesional o actividad o por realizar alguna asignación de cita en cualquiera de las modalidades posibles.

En especializada desde esta ventana una vez seleccionado el usuario, es posible ver las solicitudes de ese usuario y cargar una y a continuación seleccionar una agenda concreta ó seleccionar la lupa para que busque la primera cita libre. Para el caso de querer citar una revisión, si el usuario no tiene ninguna solicitud “futura” es posible citarla directamente, de forma que levantará una solicitud con todos los datos rellenos.

2.1.1 Identificación y modificación de usuarios

La búsqueda se realiza tras la introducción por teclado de cualquiera de los datos identificativos del usuario: parte o totalidad de apellidos y nombre (omitiendo las partículas de enlace y evitando las abreviaturas), provincia donde el usuario tiene adscrita la clave médica y año de nacimiento (estos dos últimos sólo se validan si aparecen junto con los apellidos y nombre del usuario).

Existe la posibilidad de realizar una búsqueda de los usuarios por NUSS (Número de Usuario de la Seguridad Social), tipo y número de documento de identificación (DNI, pasaporte, etc.) o NUHSA (Número Único de Historia de Salud en Andalucía), pulsando sobre el botón que habilitará los campos citados.



También se puede efectuar la búsqueda del usuario introduciendo su tarjeta sanitaria en el lector del equipo y pulsando el botón de 'Leer tarjeta', de la cuál se tomarán todos los datos mencionados.

Si de la búsqueda anterior se obtiene uno o varios usuarios se mostrarán todos ellos presentando sus datos en el siguiente orden: apellidos y nombre, número de documento identificativo, NUHSA, NUSS, fecha de nacimiento y estado en la Base de Datos de Usuario (BDU).

A partir de la lista mostrada podemos seleccionar un usuario de los que aparecen en ella, presentándose a la derecha el centro en el cuál tiene asignada la clave médica. Si se trata de un usuario que está en pasivo en la BDU, se muestra además la causa de pasivo, por ejemplo; Domicilio fuera de la comunidad, Datos Incompletos, Fallecimiento, ...

Además es posible desde esta ventana y una vez accedido a BDU en caso de tener el perfil adecuado (avanzado) realizar las siguientes operaciones si fuera necesario:

Alta de usuario ocasional si no existiese el que se busca, pulsando en el botón ‘Nuevo’ y rellenando todos los campos en color amarillo de las diferentes pestañas.

Completar los datos básicos no rellenos, pulsando sobre el botón ‘Ver datos’.



Modificación de los datos referidos al domicilio habitual o de desplazamiento, en las pestañas de ‘Domicilio’ y ‘Desplazamiento’, tras pulsar el botón ‘Ver datos’.

Consulta de los datos de adscripción y aseguramiento, situados dentro de las pestañas de ‘Adscripción’ y ‘Datos de Aseguramiento’.

2.1.2 Citación de usuarios

A través del proceso de citación se realiza la asignación de citas a los usuarios. Para ello previamente hay que seleccionar a dicho usuario a partir de sus datos identificativos.

En cuanto a las citas, siempre aparecerá por defecto como modalidad de cita a realizar la Simple, pudiendo ésta ser modificada. Se presentará automáticamente el profesional adscrito a la clave médica (o clave médica de desplazamiento) del paciente del centro en el que estamos trabajando; aunque es posible seleccionar manualmente otro profesional o actividad del centro o de otro centro para el que el usuario demanda la cita. Después hay que pulsar sobre el botón ‘Refrescar’ para que se muestren las citas de la agenda seleccionada desde la fecha actual hasta el nº de días que esté



determinado. En dicha agenda aparece seleccionada por el sistema la primera cita libre como propuesta en color azul. El resto de citas libres aparecen en color verde, las ocupadas en negro, las citas asociadas al usuario, es decir, ocupadas por él, con el fondo naranja, las citas bloqueadas en color gris y las reservadas en rojo. También aparecen marcadas con un asterisco las citas que hayan sido insertadas, y tachadas aquellas citas reservadas por decreto (citas asignadas fuera del plazo de garantía).

Las citas que aparecen con fondo gris no podrán ofertarse al usuario; ya que se encuentran bloqueadas por alguno de los siguientes motivos:

• Se ha sobrepasado la fecha / hora de la misma. • Se ha bloqueado desde Gestión de agenda. Seguirán así hasta que se

desbloqueen. • Se está modificando el modelo de agenda. Continuarán así hasta que finalice

la modificación. • El operador no tiene autorización. En el caso de ser Operador Externo las citas

que aparecen en color gris están en directa relación con los días mínimo y máximo que permite cada tramo del modelo de agenda en cuestión.

• No se ha activado el tramo de la agenda en el apartado ‘Configuración’.

Si la agenda seleccionada tuviera un modelo de sustitución en esas fechas las cabeceras de la agenda aparecerían en color amarillo. Además, si situamos el ratón sobre la cabecera aparece un mensaje informando sobre el nombre del profesional sustituto y la consulta en la que se encuentra.



Sobre la agenda de citas visualizadas se pueden realizar las siguientes operaciones:

Seleccionar el Centro y/o la Unidad para el que se va a citar al usuario de entre la lista que se muestra. Los Centros y Unidades mostrados serán aquellos definidos en las agendas de esos Centros/ Unidades como Unidades autorizadas a citar.

Seleccionar la agenda:

• Según profesional y actividad pulsando el botón 'Prof/Act'. • Según las agendas dispensarizadas pulsando el botón ‘Agda/Act’. • Según la actividad y tarea con el botón ‘Act/Tarea’.

Intercambiar el orden en que se selecciona la agenda, alternando en cada una de las opciones anteriores con ‘Act/Prof’, ‘Act/Agda’ y ‘Tarea/’Act’ respectivamente pulsando sobre el botón .

Buscar la primera cita libre de una agenda en concreto, o bien para una actividad y tarea seleccionada, pulsando el botón .

Cambiar la fecha desde la que queremos visualizar la agenda y el nº de días.

Ver y modificar la dirección referente al usuario seleccionado haciendo clic con el ratón sobre el botón ‘+’.

Seleccionar uno de los días presentados en la agenda pulsando en la cabecera de la columna, apareciendo siempre señalada como propuesta la primera cita disponible para ese día.

Incluir o no los días festivos a través del icono .

Incluir o no las citas reservadas .



Asignar una cita, que puede ser la cita propuesta automáticamente por el sistema (siendo siempre la primera cita libre) o cualquier otra disponible seleccionándola manualmente con un clic de ratón y pulsando sobre el botón ‘Asignar cita’ o haciendo doble clic sobre la celda.

Anotar información del usuario particular para esa cita pulsando sobre el botón ‘+’. Se trata del teléfono, dirección y observaciones que se registran con los datos de la cita. Esta información se asocia a la cita que se inserta o asigna y no se mantendrá para otras citas futuras del usuario. Hay que recalcar que esta dirección, no es la de envío de carta (para citas de especializada) sino que es meramente informativo, la carta será enviada a la dirección que corresponda de BDU.

Elegir entre imprimir o no el ticket de la cita de primaria ó la carta de especializada

con el botón .

Optar entre la modalidad de: petición de cita telefónica o petición presencial . Para las citas telefónicas no se realizará la impresión del ticket.

Incluir una alerta de sustitución a una agenda que nos avise al asignar una cita de que el profesional que pasa consulta no es el titular. Para ello hay que tener activo el botón

alerta de sustitución .

Eliminar una cita. Para poder eliminar una cita asignada a un usuario, primero hay que seleccionarlo y después situarse sobre la cita que se desea eliminar, apareciendo con fondo naranja, y pulsar sobre el botón ‘Eliminar’, quedando nuevamente libre, tras anotar la causa de la anulación. La cita anulada se almacena en el contenedor de citas desde el que se pueden tomar para su impresión, reubicación, ... a través de la función Gestión del contenedor de citas.



Insertar una nueva cita en la agenda que queda asignada al usuario. Para ello hay que seleccionar una cita ocupada y pulsar el botón ‘Insertar’. La inserción de la nueva cita implica su coincidencia en el tiempo con la seleccionada.

Seleccionar otras modalidades de citación: Simple o Simple preferente.

Notas Si se intenta citar en una tarea que requiere solicitud, como por ejemplo Primera Consulta Procedente de CAP, y no existiera una solicitud previa del usuario, se tendrá que crear inicialmente la solicitud y a continuación cargarla mediante el botón ‘Cargar’, para poder asignarle cita en la ventana de citación.

Si intentamos eliminar una cita no comunicable, es necesario que la causa de eliminación sea por petición del centro, ya que de otro modo el sistema nos devolverá un mensaje de error, puesto que una cita no comunicada al usuario no puede ser anulada a petición del mismo.

Otras acciones que podemos realizar desde Citación son:

• Pedir ayuda sobre Citación pulsando el botón . • Ver noticias en tiempo real de la aplicación Diraya desde el botón ‘Diraya

informa’ .

2.1.3 Solicitudes de un usuario 2.1.3.1 Histórico de solicitudes

Para acceder a las solicitudes de un usuario desde la ventana de Citación se puede hacer, teniendo al usuario seleccionado, de dos formas:

Hacer clic en el botón ‘Solicitudes’, y se accederá a una ventana con las solicitudes del usuario (si se pulsa uno de los iconos se accede directamente a la designada).

Pulsar uno de los iconos , que cuando aparecen en color amarillo nos advierten de que el usuario seleccionado tiene pendientes solicitudes de derivación. El icono CE hace referencia a las derivaciones a Consultas de Especialista, PF a Procedimientos Diagnósticos y PI a Procedimientos diagnósticos por Imagen.



Los campos visualizados en la lista son: o Fecha de la solicitud.

o Unidad y profesional origen de la petición. o Especialidad. o Fecha de la cita.

o Estado de la cita . o Unidad destino de la petición : sin icono cuando no se haya

seleccionado aún una unidad destino. o Número del episodio administrativo (E. A.).

En este listado se mostrarán en rojo aquellas solicitudes que estén pasivas y en azul las que estuvieran como enviadas al concierto.

Las diversas acciones que se pueden hacer sobre las solicitudes son:

• Ver en detalle la solicitud, pulsando sobre el icono . • Borrado de la solicitud, . Esto nos permite eliminar una solicitud

creada anteriormente con la particularidad de que únicamente estará activo en caso de que se cumplan dos condiciones:

La solicitud haya sido creada por el mismo operador que la va a borrar.

La solicitud haya sido creada el mismo día que se desea eliminar.

• Resolver la cita de una solicitud. Se selecciona la solicitud que se desea resolver haciendo clic con el ratón sobre ella y a continuación se pulsa el botón ‘Cargar’. Sólo deben seleccionarse las del icono azul, que son las que no tienen cita asociada ó las que tengan cita. Si se sitúa el cursor en los distintos iconos de estado de cita, aparece una explicación de cada icono. Una vez hecho lo anterior, se podrá proceder a asignar la cita de la forma habitual, teniendo en cuenta que la tarea para la que se asigne la cita ha de ser la misma



que la de la solicitud. El icono nos informa de que se ha cargado la solicitud de derivación cuando se encuentra resaltado. Además pulsando este icono se levanta la solicitud es posible editarla, actualizándose a continuación, si corresponde, los datos en los combos de la ventana de Citación

Notas

Para ver el significado de los distintos iconos hay que situar el cursor sobre los mismos y esperar sobre él al mensaje informativo.

Si se quiere asignar cita desde el destino se cargará la cita tal y como se ha explicado, pero si se desea hacer desde la procedencia, se citará desde la propia solicitud

pulsando el botón del apartado Citas. Esto último viene detallado en los distintos manuales de solicitudes de derivación.

Si fuera necesario añadir una nueva solicitud para el usuario se debe pulsar el icono

y proceder a rellenar la solicitud que aparece como viene especificado en los manuales de solicitudes de derivación.

2.1.3.2 Filtrado del listado de solicitudes 2.1.3.2.1 Tipos de filtrado

Inicialmente se muestran todas las solicitudes existentes asociadas al usuario, sin embargo es posible realizar un filtrado de los elementos mostrados según los siguientes criterios:

• Solicitudes sin cita asociada: Sin Cita (se corresponde con los estado “no tramitada” ó.diferida de la solicitud)

• Solicitudes con cita asociada, pero de la que aún no se ha indicado en la cita si el usuario ha asistido a la cita o no: Con cita no pasada (son solicitudes en estado “Solicitud con cita” con fecha de cita futura ó fecha de cita pasada y que estén sin cumplimentar la asistencia) .

• Solicitudes con cita pasada, es decir, citas en las que ya se ha marcado la asistencia o no asistencia del usuario: Con cita pasada (son solicitudes en estado “Solicitud con cita” con fecha de cita pasada y que se les haya registrado que el usuario acudió a la cita).

• Solicitudes según unos parámetros configurados de forma personal: Avanzado (Este tipo de búsqueda se explica en el siguiente apartado).

2.1.3.2.2 Filtrado avanzado

A partir de la consulta inicial será posible filtrar las solicitudes por los criterios descritos a continuación para facilitar esta gestión de solicitudes:



Estado de cita:

o Pasada. o No Pasada. o Sin cita.

• Especialidad: o Muestra un listado con todas las unidades funcionales pertenecientes al

hospital, mediante las cuales se filtrará según unidad de destino asignada a cada solicitud.

• Virtual (si / no) o Con esta opción, se elige que filtre por el tipo de consulta que va a

recibir el usuario, en este caso, si será o no una consulta de tipo virtual.



• Por Fecha solicitud

o Esta opción mostrará las solicitudes que tengan como fecha la comprendida entre el rango indicado o las que pertenezcan al día que se indique (en el caso de marcar la opción del rango o no). Esta fecha habitualmente será la fecha de creación de la solicitud, ya que por defecto, la fecha que se indica cuando se crea una solicitud nueva es la del día actual. En el caso de que la solicitud ya estuviese creada mediante el P-111, y simplemente quisiésemos introducirla en la aplicación, ésta nos permitirá indicar la fecha en la que se rellenó ese documento.

• Número de Episodio administrativo. • Carácter:

o Preferente. o Normal.

• Libre elección de especialista: o Sí. o No.

• C. F. Destino: Centro físico de destino de la derivación. • Estado de la solicitud:

o No tramitada o Diferida. o Solicitud con cita. o Pasiva. o Enviada al concierto.

• Tarea: o En función de si es una Prueba funcional o una Derivación aparecerán

las tareas de derivaciones o las pruebas funcionales de la especialidad en la que nos encontremos. Desde primaria el filtro está vacío ya que el número de pruebas es excesivo, más de mil.

• Días pasados: Son el número de días de demora, y muestra todas las solicitud con fecha de solicitud anterior a la fecha del día menos el número de días equivalente al valor informado

2.1.3.3 Asignación de citas preferentes

Si hay que asignar una cita cuya solicitud tiene carácter preferente, ésta se intentará asignar sobre un hueco preferente. Cuando se crea la agenda se puede indicar por



cada subtramo cuántas citas preferentes se reservarán. De manera que para una agenda cuyo subtramo se ha definido que tiene, por ejemplo, dos citas reservadas para preferentes, se deben quedar siempre dos citas libres al ir asignando citas con carácter normal, para que esos huecos sólo se asignen a las solicitudes preferentes. Si, por ejemplo, un subtramo contiene diez huecos (diez posibles citas), cuando haya asignado ocho citas e intente asignar una cita con carácter normal en ese subtramo, el sistema no lo va a permitir, mientras que si fuese preferente sí.

El hecho de que haya citas reservadas para preferentes no limita el número de preferentes que se pueden citar en ese subtramo.

El carácter de la solicitud viene descrito en la cabecera de la misma cuando se consulta el detalle de la solicitud.

2.1.4 Impresión del ticket de cita (primaria) o carta cita (especializada).

Es posible imprimir la información resultante de la asignación de una cita: nombre del usuario, fecha y hora de la cita, número aproximado de la cita, profesional y/o actividad, centro y ubicación.

Esta impresión se activa automáticamente en cualquier asignación de cita si está

activo el check ‘Imprimir ticket cita tras la asignación’ .

También se activa en la presentación de cualquier agenda si se selecciona una cita

ocupada y se pulsa ‘Imprimir ticket de cita’ .

2.1.5 Consulta de citas de un usuario.

Esta opción presenta las citas pasadas y futuras que tiene asignado el usuario seleccionado para cualquier profesional, actividad y centro, es decir que no se muestran sólo las citas del Centro y / o Unidad Funcional desde el que se conectó, sino todas. El orden de presentación de las citas es descendente por la fecha de las mismas. Además de las citas actuales que ocupan huecos, muestra aquellas citas que han sido eliminadas ó están pendientes de reubicar para ese usuario

Para obtener esta información hay que pulsar desde la ventana de Citación el botón

‘Ver citas del usuario' . Y por defecto muestra las citas a partir de la fecha de consulta, para ver citas anteriores será necesario cambiar la fecha desde, y pulsar en

.



La información mostrada en esta consulta para cada cita es la siguiente:

Fecha de la cita.

Hora de la misma.

Actividad a la que se le ha dado la cita.

Agenda del profesional o actividad a la que se ha citado.

Tarea.

Unidad / Centro de Salud.

Ubicación donde se pasará consulta al usuario.

Las operaciones posibles son:

• Pasar a la Consulta de datos o detalle de cada una de las citas pulsando

sobre el icono . • Filtrar el listado de citas delimitándolo por Fecha desde y Fecha hasta y

pulsando el botón . Es decir si se quiere cambiar de fecha desde, se selecciona la fecha, y a continuación se pulsa este botón para que realice de nuevo la búsqueda.

2.1.6 Consulta de los datos (propiedades) de una cita

Esta consulta aparece al seleccionar una cita ocupada y pulsar sobre el icono desde la ventana de citación. Tras ello se abrirá una nueva ventana donde se presentan los datos de la cita, de la agenda, los datos del usuario, situación de la cita y datos de asignación.





2.2 Seguimiento de citas de una agenda ¿Cómo llegar? Atención al Usuario - Seguimiento

Existe un seguimiento de citas administrativo en el módulo de Citación. De manera que es posible consultar las citas del día para un profesional o una agenda determinada, ver el estado de asistencia y marcarlo, en caso de que proceda.

En la parte superior de la ventana aparece el operador actual, que es quien se marcará como que ha pasado las citas del seguimiento, independientemente de la agenda a la que se le esté realizando dicho seguimiento.

Desde esta ventana es posible realizar las siguientes operaciones:

• Seleccionar la agenda para la cuál estamos pasando la cita. Inicialmente será la agenda propia la que aparezca, pero si se selecciona otra se entiende que es el profesional actual el que está pasando las citas de la agenda seleccionada.

• Elegir la fecha para la que vamos a pasar consulta. Aparece por defecto el día actual, pero se puede modificar por uno pasado. No es posible realizar el seguimiento de días futuros.

• Añadir un usuario a la lista. Se pulsa sobre el icono , y a continuación aparece la ventana de búsqueda en BDU donde hay que introducir los datos del usuario deseado. Al seleccionar al usuario y pulsar sobre el botón ‘Aceptar’, el usuario se añadirá a la lista de seguimiento quedando asignada una cita para ese usuario en esa agenda y tramo.



Asignar una nueva cita para el usuario seleccionado de la lista, pulsando el botón . Se abrirá la ventana de citación para que le fijemos otra cita, ya sea de revisión, para procedimientos diagnósticos, ... Al emplear esta opción no es necesario realizar la búsqueda del usuario.

Consultar e introducir datos de la cita al seleccionar un usuario de la lista y pulsar

. Estos datos sólo podrán ser modificados el mismo día de la cita. Para cada una de las citas se pueden introducir las siguientes notas:

• Observaciones. • Hora real de inicio y fin de consulta. • Asistencia y Causa (en los casos apropiados): • Sin cumplimentar, aún no se ha registrado el estado. • Acude, el usuario ha asistido a la cita. • No acude, la cita ya ha pasado pero el usuario no ha asistido. • No acude a cita no demorable. • Rechazo por causas clínicas: • Contraindicaciones. • No ha cumplido las recomendaciones. • Rechazo por parte del usuario: • Causas no especificadas. • Rechazo por causas administrativas: • No firmó consentimiento informado.

Tareas complementarias: Permite introducir otras tareas, como son tarea de Acto Único y las Pruebas Diagnósticas que realice la unidad. La forma de introducirlas es seleccionándolas en el menú desplegable, y la de eliminarlas es seleccionarlas en el listado de tareas adicionales.

Nueva solicitud de revisión: Permite realizar una nueva solicitud de revisión. (Sólo para especializada).

Cerrar episodio: Cierra el episodio administrativo. Esto sólo es posible si el episodio no tiene asignadas otras solicitudes ni procesos asistenciales abiertos, además, de que tiene que ser en el mismo momento que se realiza el seguimiento de la cita. (Sólo para citas con solicitud asociada).

Cerrar proceso asistencial asociado. (Sólo para citas con solicitud y proceso asociado).



Pasar consulta pulsando el icono . Esto implica que la cita seleccionada automáticamente pasa a estado de asistida.

Imprimir etiquetas con los datos del usuario seleccionado.

Nota La opción de seguimiento de citas administrativo sólo se usará en el caso de que el centro no disponga del módulo de Atención Clínica, ya que mediante las funciones correspondientes a este módulo se realiza el seguimiento de las citas de un profesional al pasar consulta.



3 Consultas



3.1 Citas previstas ¿Cómo llegar? Consultas - Citas previstas

Esta opción de menú presenta el listado de todos los pacientes citados a cada una de las agendas de un centro para un día determinado.

Lo primero que hay que hacer para poder consultar las citas previstas es seleccionar el día que se desea consultar en el icono y pulsar el botón ‘Cargar’. Realizado esto en la sección izquierda se mostrarán las agendas activas para ese día.

Las operaciones que se pueden realizar a partir de ahí son las siguientes:

Ver las citas de una agenda: Seleccionar una agenda y pulsar ‘Ver agenda’.

Imprimir citas de una o varias agendas: Se marcan las agendas deseadas y se pulsa sobre el botón ‘Imprimir selección’.

Imprimir las citas de todas las agendas que se pasan en el centro, pero no las de visita domiciliaria, pulsando el botón ‘Imprimir centro’.

Imprimir las citas de visita domiciliaria (sólo para primaria): Estas citas se imprimen pulsando sobre el botón ‘Imprimir domicilio’. Se imprimirán las citas domiciliarias de las agendas marcadas poniendo el domicilio informado al asignar la cita, que será el especificado por el usuario en el momento de la cita ó si no ha especificado ninguna, el habitual en caso de que el usuario esté adscrito al centro, o el domicilio de desplazamiento, si el usuario es un desplazado.

Imprimir la agenda seleccionada: Se realiza con el botón ‘Imprimir actual’ teniendo seleccionada la agenda deseada.

Guardar un fichero en XML con las citas previstas, pulsando sobre el botón ‘Guardar’ de la parte superior de la ventana.



Notas

Se sabe que agenda está seleccionada porque el marco que rodea la agenda aparece en negrita.

El hecho de seleccionar una agenda supone una marca en la casilla de verificación que hay a su izquierda.

Cuando se pulsa cualquiera de los botones de impresión aparece la vista previa de las citas que se imprimirán. Esa pantalla se imprime de la forma habitual del explorador de Internet, mediante la opción de impresión de la opción de menú Archivo.

Si se marca la opción ‘Imprimir citas libres’ se visualizan también las citas libres.

3.2 Citas disponibles ¿Cómo llegar? Consultas - Citas disponibles

En este apartado se pueden visualizar los datos relativos al número de citas libres para cada agenda por día y totales, para cada actividad y tarea de la agenda

Para realizar una consulta se deben seguir los pasos siguientes:

Seleccionar el centro para el cual se realiza la consulta a través de un desplegable situado en la parte superior izquierda. Esta opción sólo es válida para los operadores que accedan desde la Gestoría de Usuarios.



Escoger el tipo de agenda que se desea consultar; ya sea por profesional (PROFESIONAL) o por actividad (Agenda).

Seleccionar la agenda concreta que se desea consultar, en el desplegable inferior.

Elegir la Fecha desde y Fecha hasta cuyo periodo no ha de superar los siete días.

Pulsar el botón ‘Consultar’, lo que nos mostrará la consulta deseada.

Pulsar sobre el botón ‘Imprimir’, en caso de que se desee tener una copia impresa de los resultados de la consulta.

La forma en la que se muestran los resultados es indicando para cada día, el número de citas libres por actividad y tarea sobre el total de citas de esa actividad y tarea y el porcentaje de citas libres correspondiente.

Además, también se muestra en la última columna el porcentaje medio de citas libres para el periodo consultado. Esto último, se muestra, además, en forma de barra de porcentaje, siendo la parte verde el porcentaje libre del total sobre el ancho de la columna.

Nota En el caso de tramos con tarea, el número total de citas corresponde a la fórmula siguiente: Citas totales = (Citas ocupadas) + ((Tiempo no citado del tramo) / (Tiempo medio asignado a cada una de las tareas del tramo))



4 Gestión de citas



4.1 Solicitudes ¿Cómo llegar? Gestión de citas- Solicitudes

Las solicitudes de citas pueden ser a consultas externas, procedimientos diagnósticos o procedimientos diagnósticos por imagen.

Por la ventana de Solicitudes, la cual nos mostrará por defecto, las solicitudes de consultas externas con el siguiente criterio:

• En primaria, No tramitadas, cuyo origen sea el centro de salud. Cualquier opción de filtro avanzada siempre es referido a solicitudes con origen en el centro de salud. No permite citar directamente, para citarlas es necesario editar cada solicitud y desde dentro citarla.

• En especializada, las diferidas cuyo destino sea la Unidad Funcional de conexión. Dentro de este estado se incluyen aquellas solicitudes que tuvieron una cita, el usuario no acudió a consulta y se han reactivado porque el usuario desea otra cita.

• Desde Gestoría de usuario / Todas las unidades: solicitudes diferidas cuyo destino de la solicitud sea cualquier Unidad del área al que pertenece la gestoría, independientemente del centro de conexión.

A través de la consulta de solicitudes podemos ver los datos que se muestran en el listado referentes a la solicitud, como son:

• Fecha de la solicitud. • Especialidad a la que se deriva. • Origen de la solicitud. • Centro físico destino. • Tarea. • Fecha de la cita. • Usuario asociado a la solicitud.

• NUHSA del usuario.

Desde aquí es posible seleccionar las solicitudes de pruebas funcionales y las de pruebas por imagen. Siendo para pruebas funcionales el defecto el mismo que para



consultas externas, y en pruebas por imagen es igual pero en especializada muestra todas aquellas cuyo destino sea el área al que pertenece la Unidad de conexión ó la gestoría, ya que en estas solicitudes no existe una Unidad destino.

Las operaciones que se pueden realizar sobre las solicitudes son:

Edición de la solicitud. Esta acción se realiza con el botón ,que lleva el mismo nombre. Una vez editada la solicitud es posible cambiar la unidad de destino, o dependiendo de las autorizaciones que nos permita el centro al que realizamos la solicitud, incluso de asignar la cita.

Selección de la solicitud para citación en destino. En especializada desde esta opción, sería posible ir seleccionado las solicitudes para asignarles cita ó anular las citas, si son solicitudes con cita, ya que despliega en la parte superior el listado de solicitudes y abajo la ventana de citación. Para cargar la solicitud, basta con seleccionarla en la parte superior, y como se observa en el ejemplo, vemos que se queda cargada porque aparece el nombre del usuario y el icono está iluminado. En el ejemplo siguiente se observa que la solicitud está cargada pero sin embargo no ha cargado la actividad y la tarea de la solicitud. Esto es debido a que en esta unidad de ejemplo no había agendas con esa actividad y tarea. Si se intenta citar en alguna otra actividad ó tarea, nos devolverá un error.

Por otro lado indicar que si se quiere modificar el centro físico de destino, o algún otro dato de la solicitud cargada, la mejor opción es editar la solicitud pulsando en el icono

, y darle a la opción revisar solicitud. Desde aquí se abre la solicitud es posible modificar algunos datos como el centro destino, y tras darle al botón aceptar se recargan los combos de Citación convenientemente.



Imprimir listado. Permite imprimir el listado que se está mostrando en pantalla, es decir tiene en cuenta los mismos filtros que se hayan seleccionado en avanzado.

Consulta de las solicitudes Citas reservadas por decreto, es decir, las citas fuera del plazo de garantía reservadas en previsión de que se les pueda asignar una cita dentro del plazo de garantía, que ya han de ser comunicadas al usuario porque han pasado más de 20 o 45 días desde el inicio del plazo de garantía. Si se consideran 20 o 45 días depende de que el plazo de garantía sea de 30 o de 45 días, respectivamente. Esto se realiza al pulsar el botón ‘Citas reservadas por decreto’, que aparece sólo desde centros de primaria y desde Gestorías de usuarios.

Desde esta opción se accede a una ventana en la que se puede:

• ‘Obtener citas’, listado de las citas reservadas a comunicar. • Informar de que se han comunicado las citas reservadas, a través de

‘Comunicar citas’. • Generar un XML con las citas a comunicar, con la opción ‘Guardar XML’. • Imprimir las cartas para los usuarios, a través del botón ‘Imprimir cartas’.



Filtros avanzados. A partir de la consulta inicial será posible filtrar las solicitudes por los criterios descritos a continuación para facilitar esta gestión de solicitudes:

• Estado cita:

o Pasada. o No Pasada. o Sin cita (pendiente de citar).

• Estado de la solicitud: Los posibles estados son:



o No tramitadas (nunca se han diferido) o Diferidas o Con cita o Pasiva (aparecen marcadas en rojo) o Enviada al concierto (por el momento no aplicable a pruebas por

imagen, y aparecerán en azul). • Especialidad (sólo habilitado desde Gestoría/ Todas las Unidades, ya que

desde una Unidad muestra no es posible ver las de otra Unidad). • Fecha de la solicitud. Esta opción mostrará las solicitudes que tengan como

fecha la comprendida entre el rango de fechas indicado, o las que pertenezcan al día que indiquemos (en el caso de marcar la opción del rango o no). Esta fecha normalmente será la fecha de creación de la solicitud, ya que por defecto, la fecha que se indica cuando se crea una solicitud nueva, es la del día actual. En el caso de que la solicitud ya estuviese creada y simplemente se desee introducir en la aplicación, ésta nos permitirá indicar la fecha en la que se cumplimentó ese documento.

• Fecha de creación.

• Mostrar todo el área, incluyendo la opción de todas las Unidades funcionales.

Esta opción sólo estará disponible para Gestoría de usuarios.

• Filtrar por Procedencia: Este filtro lo que hace es mostrar aquellas solicitudes cuyo origen sea la Unidad de conexión ó si estoy en Todas las Unidades, muestra las solicitudes cuyo origen sea alguna de las Unidades del área de la gestoría de conexión.

• Nuhsa: Filtra por el nuhsa de un usuario.

• Episodio administrativo. Es necesario incluir el número de episodio, que es posible ver en el histórico de solicitudes del usuario

• Centro destino. • Carácter de la solicitud. • Libre elección. Sólo aplicable a Consultas Externas. • Tarea: Permite seleccionar entre las tareas de consultas externas ó las

pruebas funcionales del centro, si estamos en pruebas funcionales. No aplica para Pruebas por imagen.

• Días pasados. Muestra todas las solicitudes con demora mayor al número de días informado, teniendo en cuenta la fecha de solicitud.

• Zona básica. Aplicable sólo en primaria, y permite ver todas las solicitudes cuya precedencia sea algún centro de salud perteneciente a la zona básica del centro de salud de conexión.

Estas consultas además permiten la combinación de cualquiera de los filtros comentados anteriormente siendo posibles múltiples combinaciones, así por ejemplo, se puede consultar todas las solicitudes del área hospitalaria cuyo estado sea sin cita.

En cualquier caso, para todas las consultas si no se marca el área hospitalaria o el centro de procedencia se van a mostrar sólo las solicitudes cuyo destino sea la Unidad funcional elegida, y también aquellas cuya Unidad funcional solicitada sea la seleccionada y no tengan Centro destino asignado, siempre que su origen sea de un centro de su área de referencia.



4.2 Agendas ¿Cómo llegar? Gestión de citas – Agendas

Desde esta opción de menú se gestionan todas las agendas de un centro/ unidad funcional.

Dicha función se realiza siguiendo los pasos descritos a continuación:

• Seleccionar en el primer combo la unidad a la que pertenece la agenda. • Elegir el tipo de agenda que se desea gestionar: • Por profesional. Hay que seleccionar en el mismo orden que aparecen: • Profesional. • Actividad. • (Opcional) Tarea.

Por agenda dispensarizada. Seleccionando en el orden que aparecen:

• Agenda. • Actividad. • (Opcional) Tarea. • (Opcional) Ubicación.



Las siguientes casillas de verificación condicionan el modo de presentación de la agenda:

Excluir festivos, se presenta marcado por defecto, por lo que no aparecerán los días festivos para la gestión.

Todas, aparece desmarcado por defecto. Al marcarlo se mostrarán las citas excluidas y reservadas.

Finalmente se pulsa el botón ‘Refrescar’ y se obtendrá una tabla en cuyas filas se representan por días las distintas citas para un profesional / actividad, ocupadas o no. La agenda del día se obtiene del modelo Excepcional (por días, por período o de sustitución) si lo hubiera, y si no, del modelo General vigente ese día. De él se toma el tramo activo correspondiente a la actividad seleccionada y al día de la semana que corresponda y las citas existentes para ese día / tramo y actividad.

Nota Las agendas que se podrán seleccionar dependerán del centro y unidad funcional desde el que hayamos accedido a la aplicación.

Además se pueden realizar otras operaciones:

Expandir columnas, desmarcado por defecto, . Si se selecciona una columna lo que hace es que se muestran junto a las citas el nombre del usuario citado.

Bloquear la agenda, impidiendo que se asignen citas desde la ventana de citación o desde la misma de gestión de agenda abierta desde otro puesto del centro en el periodo comprendido entre las fechas que se indica para el profesional o la actividad seleccionada.



Desbloquear. La agenda se desbloquea automáticamente cuando se sale de la ventana de Gestión de agendas, o pulsando Desbloquear que aparece en lugar de Bloquear cuando una agenda está bloqueada.

Refrescar, que actualiza los datos con las modificaciones que pueda haber realizado otro operador.

Modificar la fecha inicial y el número de días mostrados que, por defecto, es la del día actual y el parámetro correspondiente asociado al centro, especificado en ‘Configuración – Unidad – Parámetros - Unidad base de tiempo para la gestión de agendas y citas’. Si se marca la casilla de verificación Última cita se toma como último día mostrado el último para el cual existe una cita asignada de la agenda que se está tratando.

Sobre la agenda que se presenta se pueden realizar las siguientes operaciones después de seleccionar una o varias citas del día de la fecha o de días posteriores (se indica el número de citas seleccionadas en cada momento):

• Insertar, incorpora nuevas citas no comprometidas en la agenda con la misma hora de inicio que la seleccionada. Se añaden tantas citas libres como número se indique, teniendo las nuevas citas la misma duración y tarea, si procede, que la señalada.

• Excluir una o varias citas, que se han señalado previamente, con lo que no se ofertarán para citar. Las citas cambiarán de estado y se presentarán en gris, aunque no serán visibles si no está activa la casilla para mostrar todas las citas: ‘Todas’.

• Anular una o varias citas ocupadas. Las citas anuladas se almacenan en el ‘Contenedor de citas’.

• Reubicar una o varias citas de forma manual, para lo que hay que seleccionar

las citas deseadas, pulsar para cortarlas, seleccionar una cita de destino y

pulsar . Para realizar una reubicación será necesario bloquear la agenda previamente.

• Reubicar (Diferido), con lo que las citas pasan al contenedor de citas como pendientes de reubicar y las citas que ocupaban pasarán a estar libres.

• Reservar las citas seleccionadas, que cambian de estado y se muestran en rojo, si tenemos activa la opción de que nos muestre todas las citas, ‘Todas’.

• Liberar una o varias citas reservadas o excluidas que hayan sido seleccionadas, con lo que cambiarán de estado y se muestran en verde como citas libres.

• Ver las propiedades de una cita pulsando sobre el botón .



Notas

Siempre que se reubique o anule una cita se entenderá que las causas son debidas al centro a la hora de la comunicación con Registro de Garantías. Para imprimir el cambio no se podrá hacer desde gestión de agendas, tendremos que ir al contenedor de citas y buscar en ‘Pendientes de informar’.

Las citas insertadas no se podrán excluir aunque estén libres, pero sí reservarlas. Si no se desea ofertarlas habrá que eliminarlas seleccionándolas y pulsando ‘Anular’.



4.3 Contenedor ¿Cómo llegar? Gestión de citas – Contenedor

En el contenedor se recoge el conjunto de las citas que en cada momento están en alguno de los siguientes estados:

• Reubicadas: Aquellas citas a las que ya se les ha asignado una nueva cita para otra hora, día o agenda diferente. Pueden provenir de la opción de Citación o de Gestión de Agendas.

• Anuladas: Citas que han sido anuladas desde la Gestión de Agenda. • Pendientes de reubicar: Citas marcadas desde Gestión de Agendas para ser

reubicadas. • Eliminadas: Aquellas citas eliminadas desde Citación o anuladas desde la

Gestión de Agendas. • Como además estos estados pueden estar o no informados al usuario, la

información puede ser mostrada de la siguiente manera: • Pendientes de informar al usuario: Citas que han sufrido algún cambio de

estado (incluye citas reubicadas y anuladas), el cual no ha sido comunicado al usuario.

• Pendientes de reubicar: Citas marcadas desde Gestión de Agendas para reubicarlas.

• Pendientes de Reubicar y Anuladas: Se muestran tanto las pendientes de reubicar como aquellas que han sido anuladas.

• Informadas al usuario: Citas que han sido reubicadas o anuladas y el usuario ya ha sido informado de dicho cambio y, citas eliminadas que, por haber sido eliminadas desde Citación, el usuario ya ha sido informado.

Estas selecciones se realizan en la parte superior de la ventana y son las que determinan las diferentes citas que se van a mostrar. Los estados de estas citas que se visualizan aparecen en un color más claro que el resto con el texto del mismo color que tendrán las citas que se muestren.



En la gestión del Contenedor de Citas se pueden realizar otras operaciones:

Modificar la fecha inicial y el número de días mostrados que, por defecto, es la del día y el número de días es el parámetro correspondiente asociado al centro, ‘Configuración – Unidad – Parámetros - Unidad base de tiempo para la gestión de agendas y citas’. Se puede indicar que se muestren Todas, en cuyo caso se toma como último día mostrado el último para el cual existe una cita asignada de la agenda que se está tratando.

Imprimir el informe de citas anuladas, con la información referida al paciente al que se le anuló la cita.

Imprimir cartas a los usuarios para informarles de la modificación de su cita.

Refrescar, que actualiza los datos con las últimas modificaciones realizadas.

Además, mediante la Gestión del Contenedor, se permite realizar distintas operaciones según el estado de las citas que figuran en el contenedor:

Ver detalle, muestra la información completa de cualquier cita incluyendo su estado.

Eliminar una o varias citas pendientes de reubicar, que quedan en el contenedor como eliminadas.

Reubicar, tras señalar las citas que se pretenden reubicar. Al pulsar el botón aparece una nueva ventana de Gestión de Agenda donde se pueden reubicar las citas. Se realiza la reubicación manual que se vio en la gestión de agendas, con la salvedad de que ya se tienen las citas a reubicar, por lo que no hace falta cortarlas.

Informar al usuario que consiste en registrar el hecho de que el usuario ha sido informado, ya sea vía telefónica o por cualquier otro medio.

Todas estas operaciones pueden ser realizadas sobre las citas existentes en el Contenedor para el Centro Físico y / o la Unidad Funcional seleccionadas en el inicio, mientras que en el caso de Gestoría de usuarios es posible filtrar también por Unidad Funcional.



4.4 Reubicación masiva ¿Cómo llegar? Gestión de citas – Reubicación

Esta opción permite reubicar automáticamente una serie de citas asignadas un día y hora al mismo día y hora (siempre que sea posible), de manera que, por ejemplo, permite que si un especialista no va a acudir un día por algún motivo, se puedan reubicar todas sus citas de ese día masivamente (en una sola operación) hacia otro especialista de la misma Unidad Funcional en el mismo día o, por ejemplo, para modificar un tramo de la agenda de un profesional que ya tiene citas asignadas y se quieren mantener esas citas. En ambos casos, se envían al contenedor las citas asignadas a esa agenda, a continuación se cambia la agenda de destino y, por último, se vuelven a reubicar mediante el reubicador automático todas las citas pendientes de trasladar de la agenda origen.

Se intenta reubicar siempre en el mismo día y hora, pero si no se encuentran huecos a la hora concreta buscará en la siguiente media hora un hueco disponible. En caso de no encontrar hueco en ese espacio horario, si se activa el recuadro de ‘Insertar’, se insertarán las citas dentro de ese horario, nunca después.

Se podrá realizar la selección de citas a reubicar con los siguientes criterios, siempre dentro de un mismo Centro (si es primaria) o Unidad Funcional (si es especializada):

Seleccionando una agenda en el árbol de la izquierda, se cogen todas las citas de la agenda, independientemente del día, actividad y de cualquier otro criterio.

Eligiendo, además, un día determinado, se toman todas las citas de esa agenda independientemente de la actividad para ese día.

Si se selecciona la actividad, estarán todas las citas pendientes de reubicar de esa agenda, ese día y esa actividad.

Además, se permite forzar la inserción de citas, en caso de que no haya huecos disponibles, marcando la casilla de verificación Insertar cita o, incluso, usar las citas reservadas para la reubicación de las citas, marcando la opción Incluir reservadas.



Una vez seleccionada la opción que se quiera dentro del árbol se permite:

• Seleccionar o deseleccionar todas las citas de una vez con los botones

destinados a ello . • Cambiar de agenda y seleccionar una agenda diferente donde reubicar las

citas.

• Gestión de agenda para ver la agenda en la cuál vamos a reubicar las citas y gestionarla para una correcta reubicación, adaptándose mejor a nuestras necesidades.

• Actualizar los datos modificados por otros operadores mediante el botón . • Reubicar las citas de forma automática para la misma hora y día o un máximo

de media hora después en la agenda seleccionada de destino pulsando el

botón .



4.5 Impresión ¿Cómo llegar? Gestión de citas – Impresión (Actualmente no operativa)

Esta funcionalidad consiste en la posibilidad de impresión o generación de un fichero XML de un conjunto de elementos seleccionados, permitiendo realizar impresiones masivas de:

• Solicitudes tramitadas pendientes de informar. • Citas pendientes de informar. • Anulaciones pendientes de informar. • Reubicaciones pendientes de informar.

De este modo será posible consultar aquello que se quiera imprimir para una agenda y una actividad determinada, con la posibilidad además de filtrarlo por Tarea.

Una vez realizada esta impresión, se actualizará el parámetro que marca que se ha informado al usuario y se le enviará esta información a Decreto.

Además será posible imprimir o generar un fichero tantas veces como sea necesario.



4.6 Consulta de tramos con asistencia no cumplimentada

¿Cómo llegar? Gestión de citas – Tramos

Desde esta opción se muestran los tramos / agendas para los que no se haya registrado la asistencia. Si se ha conectado desde Atención Primaria aparecerán las agendas del Centro de Salud, si es Atención Especializada, se mostrarán los tramos de agendas de la Unidad Funcional de Conexión y, por último, si es de Especializada y el operador se conecta desde Gestoría de usuarios se visualizarán todos los tramos de todas las agendas pertenecientes a todas las Unidades Funcionales de los Centros a los que está asociada esa Gestoría.

De esta manera una vez obtenida la consulta podrán cumplimentarse todas las citas como asistidas e ir marcando a cuáles no asistieron los usuarios.

Para registrar la asistencia o no asistencia de un usuario se ha de seleccionar la fecha para la cual queremos ver las citas, el operador que ha pasado la cita, la agenda para la que se va a marcar el seguimiento y, después, seleccionar en el árbol de la izquierda la asistencia o no del usuario a la cita y el profesional.

En el caso de los procedimientos diagnósticos por Imagen, aparecerán cuántas están sin cumplimentar cuando se conecte desde Gestoría de Usuarios. Una vez obtenida esta información será posible acceder al módulo de Pruebas por Imagen para poder verificar la asistencia de éstas últimas.

Desde esta opción es posible realizar las siguientes operaciones:

Seleccionar la agenda para la que se están pasando las citas. Inicialmente será la agenda propia la que aparezca, pero si elegimos otra se entiende que es el profesional actual el que está pasando las citas de la agenda seleccionada.



Escoger la fecha para la que se va a pasar consulta, apareciendo por defecto el día actual (no se puede realizar el seguimiento de días futuros, aunque sí de días pasados).

Añadir a un usuario a la lista. Para ello hay que pulsar sobre el icono , y a continuación aparece la pantalla de búsqueda en BDU donde habrá que introducir los datos del usuario a añadir. Al pulsar ‘Aceptar’ sobre el usuario seleccionado se rellenará la pantalla de seguimiento de la cita quedando asignada una cita para ese usuario en esa agenda y tramo.

Asignar una nueva cita para el usuario seleccionado de la lista, pulsando sobre el

icono . Aparece la ventana de citación para que le asignemos a la cita, ya sea de revisión, para procedimientos diagnósticos, ... en la cual se asigna la cita por el procedimiento normal de citación, con la salvedad de que ya está seleccionado el usuario.

Consultar e introducir datos de la cita al escoger a un usuario de la lista y pulsar sobre

, estos datos sólo podrán ser modificados el mismo día de la cita. Para cada una de las citas se pueden introducir los siguientes datos:

• Observaciones. • Hora real de inicio y fin de consulta. • Asistencia y Causa (en los casos apropiados): • Sin cumplimentar, aún no se ha registrado el estado. • Acude, el usuario ha asistido a la cita. • No acude, la cita ya ha pasado, pero el usuario no ha asistido. • No acude a cita no demorable. • Rechazo por causas clínicas: • Contraindicaciones. • No ha cumplido las recomendaciones. • Rechazo por parte del usuario: • Causas no especificadas. • Rechazo por causas administrativas: • No firmó consentimiento informado.

Tareas complementarias: Permite introducir otras tareas como son tarea de Acto Único y las Pruebas Diagnósticas que realice la unidad. La forma de introducirlas es seleccionándolas en el menú desplegable, y la de eliminarlas es seleccionándolas en el listado de tareas adicionales.



Nueva solicitud de revisión: Permite realizar una nueva solicitud de revisión. (Sólo para especializada).

Cerrar episodio: Cierra el episodio administrativo. Esto sólo es posible si el episodio no tiene asignadas otras solicitudes ni procesos asistenciales abiertos, además, de que tiene que ser en el mismo momento que se realiza el seguimiento de la cita. (Sólo para especializada).

Cerrar proceso asistencial asociado. (Sólo para especializada).

Pasar consulta pulsando sobre el icono . Esto implica que la cita seleccionada automáticamente pasa a estado de asistida.

Imprimir etiquetas con los datos del usuario seleccionado.



4.7 Revisiones: Asignación de citas de Revisiones, migración de dietarios ¿Cómo llegar? Gestión de citas – Revisiones

Esta opción es igual a la de Atención al usuario/ Citación pero tiene algunas diferencias, cuya finalidad es mejorar la rapidez de cara a poder migrar los dietarios.

Las peculiaridades de esta opción son dos:

• Por un lado no modifica la agenda seleccionada previamente al cambiar de usuario sino que lo mantiene fijo. Así si observamos la ventana nos aparece un check debajo de los combos de agenda que dice, mantener agenda. Si se deshabilita el check, entonces refrescaría los valores cada vez que se cambia de usuario al igual que ocurre desde Atención al usuario / Citación.

• Por otro lado si el usuario seleccionado no tuviera ninguna solicitud en el sistema para la Unidad seleccionada, al citar una revisión, permite hacerlo sin levantar una solicitud. Si tuviera alguna pero que no sea “futura” levantará una con los datos rellenos y si ya tuviera alguna sin cita o con cita futura, aparecerá un mensaje como el que aparece a continuación, obligando a revisar las solicitudes que ya tenga el usuario, para evitar duplicidades.



Así es posible ir migrando agenda por agenda, todas las citas de revisión que estén en dietarios.



5 Configuración del centro / unidad



Una Actividad es aquello que puede realizar un profesional en relación con los usuarios, que se ordena en la agenda del profesional que la realiza y se registra mediante los procesos de citación. Las actividades pueden ser de distintos tipos, que también llamaremos tareas. Cada tarea tiene asociada una duración determinada, configurable por cada profesional.

Ejemplos de actividad serían Consulta de Medicina General o Consulta de Especialista, y de tareas serían Consulta administrativa o Primera consulta procedente de Atención Primaria.

Existen actividades que pueden ser ofertadas al usuario sin necesidad de la identificación del profesional que las va a realizar, las agendas que tienen esta particularidad las llamaremos dispensarizadas. Para otras, sin embargo, es preciso identificar al profesional que las va a realizar (por ejemplo, las consultas de medicina general o pediatría, consultas externas, etc) en este caso serán agendas de Profesionales. Por último existen agendas asociadas a un equipo de profesionales, pudiendo indicar en cada tramo qué profesional/es van a pasar consulta. La asignación de citas se realiza dependiendo de modelos de agenda dispensarizada (para las primeras), de modelos de agenda de un profesional (para las segundas) y modelos de agenda para equipos de profesionales (para las terceras). Un mismo profesional no podrá realizar dos actividades diferentes (aplicadas en tramos horarios) a la misma hora.

Un modelo de agenda de un profesional es la forma en que se organizan las actividades que desarrolla un profesional a lo largo de la semana: cuáles desarrolla cada día y entre qué tramos horarios las realiza. El tiempo reservado a cada actividad puede estar, a su vez, estructurado en subtramos para la realización de una o varias tareas asociadas a la actividad.

Un modelo de agenda dispensarizada (para aquéllas realizadas indistintamente por varios profesionales) es la forma en que se realiza la actividad: en qué tramos horarios se realiza por cualquiera de los profesionales que la hace. Cada tramo horario puede estar, a su vez, estructurado en subtramos para la realización de una o varias tareas asociadas a la actividad.

Un modelo de agenda de un equipo de profesionales es la forma en que se organizan las actividades que desarrolla el equipo profesional a lo largo de la semana: cuáles desarrolla cada día y entre qué tramos horarios las realiza.

En todos los casos, se contempla un modelo de agenda general, cuya aplicación es desde la fecha de creación hasta que éste se inhabilita pasándolo a un histórico, y varios modelos excepcionales cuya aplicación se realiza en un periodo de fechas determinado, y prevalece sobre el modelo general únicamente durante este periodo. Los modelos excepcionales no se pueden solapar y pueden ser de tres tipos: Excepcionales por periodo, por días o por sustitución.



5.1 Unidad: actividades, tareas, calendario y parámetros

5.1.1 Actividades que desarrolla el centro

¿Cómo llegar? Configuración – Unidad – Actividades

Las actividades están clasificadas en:

• Actividades de Primaria. • Actividades de Consultas Externas (Especializada).

Si se trata de un Centro de Primaria o una Unidad Funcional se mostrará la lista de actividades correspondiente, mostrando el tipo de profesional asociado a cada actividad, de la que será posible:

• Asociar cualquier actividad al Centro de Primaria que está operando, o a la Unidad Funcional del área hospitalaria de conexión. Estas actividades marcadas son las que aparecerán más adelante para poder asociarlas a un profesional o actividad dispensarizada.

• Eliminar cualquier asociación existente. Si una actividad está asociada a modelos de agendas activos no se podrá desactivar.

• Consultar las actividades, ya estén en uso o no. • Imprimir la consulta. Pulsando sobre el botón Imprimir.



5.1.2 Tareas que desarrolla el centro

¿Cómo llegar? Configuración – Unidad – Tareas.

Las tareas estarán definidas en función del tipo de asistencia que puede ser:

• De Atención Primaria. • De Consultas Externas.

En este apartado se permite:

• Asociar cualquier tarea al centro que está operando, marcando el check. • Eliminar cualquier asociación existente, siempre que no esté asociada a

alguna de las agendas activas del centro. • Consultar: Aparece en el momento que se selecciona la opción de Actividades

en la pestaña y se corresponde con la pantalla mostrada arriba. • Imprimir la consulta.

5.1.3 Configuración del Calendario

¿Cómo llegar? Configuración – Unidad – Calendario

Permite configurar, para el año actual o posteriores, cuáles son los festivos locales (ya que los nacionales están establecidos desde Servicios Centrales) por Centro Físico.



Para agregar un festivo, pulsamos en Nuevo e introducimos la fecha y el nombre del festivo en el calendario que nos aparece. A continuación pulsamos Guardar.

Para borrar una fecha introducida solo debemos marcar la casilla y pulsar en el botón Guardar.

Esta opción permite imprimir el calendario de un determinado Centro.

5.1.4 Gestión de parámetros de citación

¿Cómo llegar? Configuración – Unidad – Parámetros.



Se presentan los valores de los siguientes parámetros y se permite su modificación:

Días a partir del día de hoy en los que no se reservan citas para preferentes: Son los días en los que se pueden ocupar los huecos preferentes en caso de que no haya huecos normales disponibles. Es decir si son 3 se pueden insertar citas simples en huecos preferentes en los próximos 3 días; de esta manera no se dejan huecos sin cita.

Días máximos a partir de los cuales los operadores externos pueden citar.

Días mínimos a partir de los cuales los operadores externos pueden citar.

Diferencia máxima de tiempo permitida para citas coincidentes.

Mensaje del centro para el ticket de cita previa: Este parámetro aplica sólo para el Ticket de citas en Atención Primaria.

Minutos de duración de la cita: Se toma este valor por defecto en los modelos de agenda. Éste aparecerá como valor predeterminado en la configuración de tramos de los modelos de agenda, pero podrá ser modificado para cada tramo.

Número máximo de días a buscar en cada ciclo para la búsqueda automática de la primera cita libre, . El total de días es el producto de este parámetro y el siguiente.

Número máximo de veces a buscar en la búsqueda automática de la primera cita libre, junto al parámetro anterior determina el plazo de tiempo que se buscará en las agendas una cita libre de forma automática.

Permite mover una cita a un tramo que no tenga la misma tarea original asociada (para AP): Sí o No.

Unidad base de tiempo para la gestión de agendas y citas. Este es el valor por defecto que aparece en la ventana de Citación y Gestión de Agendas, aunque es posible modificarlo en ambos casos. Corresponde a los días mostrados de la agenda desde el día seleccionado. Es decir si fuera 7 y se desea ver la agenda a partir del día 1 de diciembre, se mostrará la agenda del 1 al 7 de diciembre, ambos inclusive.

Teléfonos del centro para cita previa (para AP): Teléfonos, de uno a tres, que aparecerán en el ticket del usuario para la petición de citas.

Estos parámetros se aplican al Centro de Salud si se conecta desde Primaria o a la Unidad Funcional si conectamos desde Especializada.

Para realizar modificaciones en los parámetros se hará mediante la introducción de los valores nuevos por teclado o bien mediante las flechas que aparecen al lado de los mismos . A continuación habrá que pulsar el botón Guardar.

Nota: Se podrán Imprimir todos los parámetros del Centro o Unidad Funcional.



5.2 Profesionales Como ya se comentó anteriormente, las actividades cometidas por la Unidad Funcional pueden ser realizadas de tres modos diferentes:

• No se sabe qué profesionales van a pasar la consulta. • Siempre la realiza el mismo profesional. • La pasa un equipo de profesionales.

De esta manera las agendas generadas a partir de esta información se resuelven de la siguiente forma:

• Agendas dispensarizadas: Sin profesional específico. • Agenda de un profesional: Con un profesional determinado. • Agenda de un equipo de profesionales: Con varios profesionales.

Para poder definir las agendas de profesional y de equipos de profesionales, será necesario definir previamente algunos parámetros como asociar las actividades a los profesionales y definir los miembros de un equipo de profesionales, funciones que serán realizadas en este apartado.

5.2.1 Consulta de profesionales.

¿Cómo llegar? Configuración – Profesionales – Profesionales

Existen 3 tipos de consultas:

• Consulta de todos los profesionales asociados al Centro de Salud o Unidad Funcional.

• Consulta de profesionales asociados al Centro o a la Unidad Funcional con agendas activas.

• Consulta de profesionales asociados al Centro o a la Unidad Funcional con actividades asociadas.



La información mostrada en cualquiera de los 3 casos anteriores es: el Nombre del profesional, indicador de si posee agendas activas o no, indicador de si tiene actividades asociadas y el tipo de profesional. Para que el profesional aparezca deberá estar dado de alta en el módulo de MACO para ese Centro / Unidad.

Nota: Se podrán Imprimir dichas consultas.

5.2.1.1 Asociación de Actividades a profesionales

Este apartado define las actividades que realiza un profesional, y cual de ellas es la más frecuente, para que en la ventana de citación aparezca en primer lugar en el listado de actividades.

Para el profesional seleccionado se muestra la lista de las actividades desarrolladas en el centro, estando señaladas aquéllas que se encuentran asociadas al profesional.

Aquí se pueden realizar las siguientes operaciones:

Asociar al profesional actividades no marcadas en la lista, especificando la modalidad de la agenda( agenda por profesional o por actividad dispensarizada) e indicar si será su actividad más frecuente.

Eliminar la asociación del profesional a alguna actividad marcada, siempre y cuando se cumpla que el profesional no tenga agendas activas con citas comprometidas para esa actividad en su agenda.

La Consulta de actividades asociadas al profesional. Por defecto muestra todas las actividades del centro que pueden asociarse al profesional, indicando en ambos casos: la actividad, si está asociada al profesional, si está en uso y si es la actividad más frecuente, pero también permite consultar sólo las asociadas al profesional:



Notas:

Se podrán Imprimir las consultas.

Desde la ventana de asociación de actividades al profesional, hay que pulsar Volver, para regresar a la consulta de profesionales.

5.2.2 Definición y Gestión de equipos de profesionales

¿Cómo llegar? Configuración – Profesionales – Equipos de Profesionales.

Permite la generación de equipos de profesionales y asociarles profesionales. En este apartado las funciones que se pueden realizar son las siguientes:

Consultar los equipos de un Centro o Unidad Funcional. Permite consultar todos o sólo los que tengan agendas con citas. Los datos mostrados son: Nombre, descripción y si tiene agenda generada. Aparece automáticamente al entrar en Profesionales- Equipos de profesionales. Es posible visualizar sólo los equipos activos, cambiando la opción del menú desplegable situado en la parte superior.

Creación de un nuevo equipo: Pulsando el botón Nuevo se puede crear un equipo nuevo. Los pasos a seguir son:

• Asignar un nombre y una descripción al mismo. • Asociar los profesionales al equipo.

Una vez asociados todos los profesionales que conforman el equipo pulsar sobre el botón Guardar.

Consulta y modificación de los profesionales que componen un equipo pulsando sobre el nombre del equipo deseado. La modificación de un equipo de profesionales es similar al método de creación.

Imprimir la consulta.



Nota: Desde la ventana de profesionales de un equipo, al pulsar Volver se regresa a la consulta de equipos del Centro / Unidad.

5.2.3 Cambio de profesional para una agenda

¿Cómo llegar? Configuración – Profesionales – Agendas de un profesional (gestión)

Permite pasar los modelos de agenda de un profesional a otro a partir de una fecha dada. Además posibilita la impresión de cambio de profesional donde viene indicado la fecha en la que se cambia de profesional y cuál es el nuevo profesional de la agenda.

Los pasos a seguir son los siguientes:

• En primer lugar hay que poner en estado pasivo al profesional, seleccionando una fecha fin.

• A continuación pulsar en ‘Nuevo’ y aparecerá una nueva ventana donde habrá que seleccionar el profesional al que se va a traspasar la agenda. Se puede seleccionar un profesional con agendas en otra Unidad, siempre que no haya solapamientos entre las agendas.



• Guardar el cambio de profesionales a través del botón ‘Guardar’.

Notas:

Nunca pasar a pasivo la agenda original

Desde la pantalla de profesionales de un equipo, al pulsar Volver, se regresa a la consulta de profesionales del Centro / Unidad.



5.3 Autorización, accesibilidad y defecto En este apartado se reúnen las funciones que permiten definir los grupos de accesibilidad de Primaria para citar en Especializada, los Centros o Unidades Funcionales autorizados a citar para Primaria y Especializada respectivamente y las agendas por defecto.

5.3.1 Gestión de Centros autorizados a citar

¿Cómo llegar? Configuración – Autorización, accesibilidad y defecto – Gestión de unidades autorizadas a citar.

Permite configurar los Centros y/o Unidades Funcionales a los que daremos acceso a citar en nuestras agendas. Para ello sólo habrá que pulsar en ‘Nuevo’ y elegir una Unidad Funcional o un Centro. Una vez seleccionado el Centro o Unidad Funcional final habrá que decidir si se quiere dar acceso a todas las agendas o si se va a dar acceso por tramos, implicando respectivamente que, a priori, estos podrán citar en todas las agendas de esa Unidad Funcional o Centro de Salud o que habrá que darles autorización en cada modelo (por tramo).

Si incluimos un centro en un grupo autorizado a citar, se le está dando acceso a citar desde Atención al Usuario – Citación, previa carga de la solicitud, y también desde la

opción de asignar cita, , del informe de derivación, una vez creada la solicitud o, al crearla, tras pulsar el botón ‘Aplicar’.

Las operaciones que permite este apartado son:

• Añadir un nuevo Centro o Unidad Funcional autorizándolo a citar, a través del botón ‘Nuevo’ .

• Eliminar a un Centro o Unidad Funcional dicha autorización. Será necesario marcar la casilla ‘borrar’ y Guardar los cambios realizados.

• Consultar los Centros / Unidades autorizados a citar. La información mostrada es el Centro o Unidad Funcional, área Hospitalaria de la Unidad Funcional si aplica y el tipo de acceso.

• Imprimir la consulta.



5.3.2 Accesibilidad por procedencia: Definición de Grupos de accesibilidad

¿Cómo llegar? Configuración – Autorización, accesibilidad y defecto – Grupos de accesibilidad.

Los grupos de accesibilidad pueden ser Distritos, Zonas Básicas, Centros de Salud, o cualquier combinación de estos. Son grupos definidos en una Unidad Funcional final a los cuales se les puede dar acceso a las agendas de la Unidad Funcional de conexión para poder citar desde los Centros de Salud a Primeras Citas Procedentes de Primaria (PPC) o Acto único procedente de primaria y evitar así que la citación tenga que ser realizada en todos los casos desde el Centro de Especializada.

Si se marca el “acceso a todas las unidades” desde esta opción, dará acceso a todas las agendas de esta Unidad Funcional pudiéndose después restringir éste para una o más agendas concretas.

Para poder citar desde un centro con accesibilidad será necesario hacerlo desde el detalle de la solicitud; al pulsar la lupa de Cita se abrirá la ventana de citación donde se podrá citar entre los tramos de agendas a los que se le haya autorizado a citar a ese Centro de Salud. Siempre se valida que la tarea sea Primera Consulta Procedente de Primaria (PPC) o Acto único procedente de Primaria.

Para crear un grupo de accesibilidad habrá que:

Pulsar sobre la opción ‘Nuevo’ y en la nueva pantalla que aparece asignarle un nombre de grupo y una descripción.

Seguidamente le asignaremos al grupo aquellos Centros de Salud, Distritos o Zonas Básicas que deseemos que pertenezcan al grupo de accesibilidad; para ello hay que seleccionar el Centro, Zona Básica o Distrito y pulsar sobre el botón ‘Aceptar’. Si se quiere añadir otro Centro, se vuelve pulsar ‘Nuevo’ y se incluye otro centro, distrito, etc.



Cuando se haya terminado de definir el grupo hay que pulsar sobre ‘Guardar’.

Por último se puede activar el check de acceso a la Unidad.

Las operaciones posibles, una vez definidos los grupos son:

• Consulta de los grupos de accesibilidad por Centro o Unidad Funcional. Haciendo clic en él se mostrará una nueva ventana con sus datos: Nombre del grupo, descripción y tipo de acceso.

• Alta de un nuevo grupo. • Modificación del tipo de acceso: Por Unidad o por tramo.

Imprimir consulta.

Y para un grupo concreto:

• Consulta de Centro de Salud, Zonas Básicas o Distritos asociados al grupo. • Asociar un nuevo Centro, Zona Básica o Distrito al grupo. • Eliminar un Centro, Zona Básica o Distrito al grupo. • Imprimir la consulta.



5.4 Modelos: configuración de modelos de agendas

5.4.1 Definición y Gestión de un Modelo de Agenda

¿Cómo llegar? Configuración – Modelos.

El modelo de agenda es el patrón que define las agendas sobre las que trabajarán los profesionales sanitarios de un Centro o Unidad Funcional. Desde este apartado se permite crear o actualizar un Modelo de Agenda:

• Por Profesional. • Por Actividad Dispensarizada. • De un Equipo de profesionales (Definidos previamente en el apartado

Profesionales)

Estos modelos quedarán definidos para el centro (en Atención Primaria) o para la Unidad Funcional (para especializada) de conexión. El caso de una gestoría de usuarios, con un perfil adecuado (Administrador), podrá configurar los modelos de agendas de todas las Unidades Funcionales que existan en sus centros asociados; ya que en el combo de acceso le aparecerán todas las unidades funcionales de cada Centro de conexión.

Para crear el modelo de agenda los pasos a seguir son los siguientes:

Para la agenda dispensarizada

Pulsar en la pestaña correspondiente y seleccionar Nueva.



Se debe incluir el nombre y la descripción de la agenda y pulsar ‘Guardar’.

Una vez guardado aparecerá el nombre de la agenda en el lado izquierdo de la pantalla. Si se pulsa sobre él se muestran los grupos de accesibilidad por unidad que serán por defecto todos los Grupos de accesibilidad definidos previamente en el Centro o Unidad como que accede a toda la Unidad.

Si se marca “Mostrar todos los grupos” aparecen todos los grupos definidos en la unidad incluyendo los que no se asignaron para toda la unidad, y se pueden marcar aquellos que se desee que accedan a la agenda (con un clic), o que no accedan (dos clic), siendo este valor predominante sobre el definido en la unidad, es decir, si tenía acceso a toda la unidad pero se quita el acceso a esta agenda, no tendrá acceso a la misma. Tras definir los grupos que acceden y no acceden hay que pulsar ‘Guardar’.



Para una agenda de profesional:

Se selecciona el profesional sobre el que definir la agenda de la lista de profesionales del Centro / Unidad que tienen actividades asociadas. El sistema preguntará si está seguro de querer crear una agenda para el profesional. Una vez pulsado ‘Aceptar’ aparece la ventana con la agenda en la izquierda

Se pulsa sobre ella y se muestran lo grupos de accesibilidad por unidad, es decir de entre la lista que aparece, que serán por defecto todos los Grupos de accesibilidad definidos previamente en el Centro o Unidad, y se procede como en el caso de la agenda dispensarizada

Para equipos de profesionales

Se selecciona el equipo de profesionales sobre el que definir la agenda de la lista de equipos de profesionales del Centro / Unidad.



Hay que pulsar sobre ‘Agendas’, y a continuación sobre ‘Crear agenda’, y a se introduce el nombre y la descripción de la agenda. Pulsar Guardar.

Si se vuelve a pulsar sobre ‘Agendas’, se crea una nueva agenda para el equipo. Será necesario pulsar ‘Guardar’ por cada nueva agenda creada.

A continuación pulsar ‘Recargar’ para ver las agendas en el esquema de la izquierda.

Aquí se definen los grupos de accesibilidad procediendo igual que en los casos anteriores.

El procedimiento a seguir a partir de este momento es común para los 3 tipos de modelos.

A partir de aquí habrá que definir los distintos modelos que requiera la agenda:

• General. Será el modelo de agenda habitual. • Excepcional. Prevalece este modelo sobre el anterior para las fechas en las

que aplique. Este puede ser: • Excepcional por periodo. Para un periodo determinado. • Excepcional por días. Para los días especificados. • Excepcional de Sustitución. Se aplica cuando un profesional va a estar ausente

por un periodo, siendo posible la sustitución de dicha agenda por otra u otras agendas.



Para los equipos de profesionales es posible definir más de un modelo general de agenda, de manera que no haya solapamientos entre profesionales ni entre ubicaciones.

5.4.1.1 ¿Cómo crear una Agenda General?

Proceso de creación de modelo general es el siguiente:

Seleccionar ‘Crear general’.

Indicar la fecha a partir de la cual se desea que esté activa la agenda, en caso de que sea diferente a la del día de creación, que es la fecha de activación que el sistema establece por defecto.

Poner la fecha de pasivo de la agenda. Este valor es opcional.

Elegir el número de citas preferentes y la duración de una cita por defecto.

Activar las tareas mediante las casillas de verificación y ajustar la duración en minutos por defecto. Será necesario seleccionar al menos 1 tarea para poder definir los tramos.

Determinar el número de citas preferentes por defecto del modelo si difiere del predeterminado.

Tras seleccionar todas las tareas pulsar sobre ‘Guardar’.

Desplegar a la izquierda el árbol y seleccionar General.

En ‘Crear tramo’ seleccionar una de las opciones:



5.4.1.1.1 Crear Nuevo tramo con subtramos

En este tipo de tramo se identifica cada subtramo horario con una tarea.

Proceso de creación de un tramo con subtramos:

Seleccionar el día para el que se va a crear el tramo.

Seleccionar la actividad que se va a realizar (definidas previamente en Configuración-Unidad-actividades).

Seleccionar la ubicación donde se va a pasar la consulta (que tiene que estar asociada a la Unidad o Centro de Salud de conexión).



Indicar la fecha a partir de la cual estará activo el tramo.

Indicar el número de días al que se va a tener acceso externo a este tramo. Por defecto aparecerá el valor que se ha determinado en Parámetros, pero es posible personalizarlo para este tramo. Se define el mínimo número de días y el máximo.

Seleccionar Nuevo para crear los subtramos. Para cada subtramo habrá que:

Indicar la hora de inicio y fin del subtramo.

Seleccionar la tarea. Hay que escoger entre las definidas para la agenda. Se podrá repetir la misma tarea, siempre en otro tramo horario.

Número de citas reservadas: Utilizadas en Primaria, son citas que no se muestran en la agenda a menos que se indique lo contrario y siempre se sitúan al final del tramo.

Número de citas preferentes: Utilizadas en Atención Especializada, y son aquellas citas que sólo van a poder asignarse a Solicitudes de Carácter Preferente. Los huecos para este tipo de cita se bloquean, únicamente, una vez quede libre el número de citas indicado como preferentes. Estas citas sólo se desbloquean si seleccionamos en el tipo de cita la modalidad de Cita Preferente.

Conceder permiso a citar a grupos de procedencia (Indicador de acceso externo). A continuación de la lista de accesibilidad por procedencia se puede conceder o denegar el acceso a los distintos grupos de accesibilidad definidos por cada subtramo. Sólo tiene efecto aquellos subtramos con tarea, o bien Primera Consulta Procedente de CAP o Acto Único procedente de primaria.

Dar autorización a citar a las unidades autorizadas a citar a los subtramos marcados con acceso externo. Deberían ser Centros de Salud si se trata de una agenda de Primaria o Unidades funcionales si estamos en Especializada. Pueden activarse para cualquier tarea.

Validar el tramo para que compruebe que en ese horario no se esté utilizando la ubicación solicitada.

Periodo Mínimo

Periodo Máximo

Periodo visible para el operador Externo



Activar la casilla de verificación (“Activar”) para que a partir de ese momento se pueda citar en dicho tramo. Hasta que no se active el tramo no estará disponible dicha agenda en la ventana de Citación.

Completada la agenda pulsar sobre ‘Guardar’ para mantener los cambios.

Nota Nunca se pueden definir dos tramos a la misma hora con el mismo profesional y/o en la misma ubicación.

5.4.1.1.2 Crear nuevo tramo con tareas

Los tramos con tareas se caracterizan porque se asocian al tramo de la agenda varias tareas, aunque no se diferencian espacios horarios para cada una de las tareas.

El proceso de creación de un tramo con tareas sería el siguiente:

Seleccionar el día y la hora de inicio y de fin del tramo que se va a crear.

Escoger la actividad que se va a realizar.

Seleccionar la ubicación donde se va a pasar la consulta.



Establecer una duración de las citas por defecto.

Indicar la fecha a partir de la cuál estará activo el tramo.

Señalar un número de citas reservadas. Se considerará el número de reservadas para que pueda haber al menos ese número respecto a la tarea de máxima duración del tramo.

Pulsar sobre ‘Nuevo’ para añadir las tareas.

Seleccionar el número de citas preferentes. Utilizadas en Atención Especializada, y son aquellas citas que sólo van a poder asignarse a Solicitudes de Carácter Preferente.

Indicar el número de días al que se va a tener acceso externo a ese tramo. Aparecerá por defecto el valor que se ha determinado en Parámetros, pero es posible personalizarlo para este tramo. Se define un mínimo número de días y un máximo.

Conceder permiso a citar a grupos de procedencia (Indicador de acceso externo). A continuación de la lista de accesibilidad por procedencia se puede dar acceso o denegar el acceso a los distintos grupos de accesibilidad definidos por cada tarea. Sólo tiene efecto para tareas, o bien Primera Consulta Procedente de CAP o Acto Único procedente de primaria.

Periodo Mínimo

Periodo Máximo

Periodo visible para el operador Externo



Dar permiso a citar a las unidades autorizadas a citar a cada tarea marcadas con acceso externo. Deberían ser Centros de Salud si se trata de una agenda de Primaria o Unidades funcionales si se trata de Especializada. Pueden activarse para cualquier tarea.

Validar el tramo para que compruebe que en ese horario no se esté pasando otra consulta en la misma ubicación.

Activar la casilla de verificación, “Activar”, para que a partir de este momento se pueda citar en dicho tramo.

Seleccionar ‘Guardar’ tras confeccionar la agenda.

Notas

Se podrán crear tantos tramos como sean necesarios y de los distintos tipos, así, por ejemplo, se crea un tramo para el lunes, otro para el martes, otro para el miércoles etc.

Además si el modelo de agenda es dispensarizada (sin profesional asociado) o de un equipo de profesionales, también se pueden crear tramos para el mismo día y el mismo periodo, pero con ubicaciones distintas. En el caso de modelo de agenda de un profesional no será posible, se validará que no exista esa posibilidad.

5.4.1.1.3 Crear tramo... a partir del cargado

Esta opción permite crear un tramo a partir de otro ya existente.

El proceso de creación de un tramo a partir de otro es el siguiente:

Seleccionar en el árbol de la izquierda el tramo a partir del cual se desea crear el nuevo tramo.

Seleccionar ‘Crear tramo... a partir del cargado’.

Hacer los cambios pertinentes a partir del tramo cargado, como el día, la ubicación, cambios de hora o actividad, ...

Validar el tramo para que el sistema compruebe que en ese horario la ubicación no está siendo ocupada por otra consulta.

Activar la casilla de verificación para que a partir de este momento se pueda citar en dicho tramo.

Pulsar ‘Guardar’ para mantener los cambios realizados.

5.4.1.1.4 Copiar tramo

Esta opción permite copiar un tramo a partir de otra agenda.



El proceso para copiar un tramo a partir de otro sería:

• Desde la agenda a crear se pulsa sobre el botón ’Copiar’. • En la nueva ventana que surge ir desplegando el árbol hasta seleccionar el

tramo de la agenda que se desea copiar y pulsar sobre el botón ‘Aceptar’. • Hacer los cambios pertinentes a partir del tramo cargado. • Validar el tramo para que compruebe que en ese horario no se esté pasando

otra consulta en dicha ubicación. • Activar la casilla de verificación para que a partir de ese momento se pueda

citar en dicho tramo. • Seleccionar Guardar para almacenar lo creado.

5.4.1.1.5 Cerrar tramo

Esta opción se emplea para pasar a pasivo tramos de una agenda que estén siendo utilizados.

El proceso para cerrar un tramo sería el siguiente:

• Seleccionar el tramo que se desea poner en pasivo.



• Pulsar ‘Cerrar tramo’. Ello mostrará una nueva ventana con las citas pendientes que tenía el tramo por fechas.

• Pulsar ‘Enviar citas al contenedor’ para reubicar las citas posteriormente si tiene citas futuras o el botón ‘Volver’ si no las tiene.

• A partir de este momento, ya es posible pasar el tramo a pasivo, indicando una fecha desde, traspasando las citas que había en esa agenda al contenedor de citas.

5.4.1.2 ¿Cómo crear una Agenda Excepcional?

Los modelos Excepcionales para un rango de fechas o por días se crean de la misma manera que se crea el modelo general. Lo único particular es la necesidad de definir siempre la fecha de fin del modelo Excepcional, en el caso de una agenda Excepcional por un periodo o seleccionar los días excepcionales en el caso de una agenda Excepcional por días. Se seleccionan las opciones correspondientes desde la agenda, igual que en la general, pero ahora pulsando sobre ‘Crear Excepcional por un periodo’ o ‘por días’ y se definen los tramos de ese modelo.

5.4.1.2.1 Tipo modalidad Excepcional por sustitución

Esta opción consiste en la selección de las agendas que durante el periodo de sustitución se va a aplicar en ausencia del Modelo General. Se deberá especificar para cada actividad del modelo de agenda a sustituir cuáles van a ser los modelos sustitutos.

Para crear una agenda de sustitución habrá que situarse en el árbol “Agenda propia” (si es de profesional) o sobre el Nombre de agenda (si es dispensarizada) y pulsar sobre el botón ‘Crear Sustitución’.

Se determinará el periodo en el que va a aplicar el modelo de sustitución. Y habrá que especificar además a nivel de modelo de agenda, el tipo de Sustitución cuando se seleccionen más de una agenda. Los valores pueden ser:

Sustitución por reparto: Se propone la agenda con menor número de citas de sustitución y menor número de orden, el cual será especificado cuando se definan los modelos sustitutos. Es decir, aparecerá primero la primera agenda, luego la segunda, etc., de manera que se reparten las citas de sustitución equitativamente entre las distintas agendas.



Sustitución según grado de ocupación: Se propone para citación la agenda con más citas libres y en caso de que haya dos con las mismas citas libres se aplica la de menor número de orden.

Sustitución por número de orden de asignación: de las Agendas con citas libres se presenta la de menor orden y no se presenta la siguiente hasta que ésta esté sin citas libres.

El proceso de creación de un modelo de agenda excepcional de sustitución sería:

Desplegar a la izquierda el árbol y seleccionar sobre el nombre de la agenda.

Pulsar sobre la opción ‘Crear sustitución’.

Poner la fecha a partir de la cual se desea activar y la fecha cuando pasará a pasivo el modelo de sustitución y se restablecerá la agenda original.

Si se van a proponer varias agendas en sustitución de la habitual habrá que seleccionar uno de los tres tipos de sustitución, dependiendo del método de asignación de las citas que se desee utilizar.

Seleccionar una a una las actividades para la que se va a aplicar la sustitución

Seleccionar Nueva para añadir cada agenda de sustitución de cada actividad.

Seleccionar Guardar. Por cada grupo de agendas sustitutas por actividad.

5.4.2 Gestión de Modelos de Agenda

Una vez definida una agenda será posible modificar una serie de datos. Los datos que se pueden actualizar son tanto los datos generales del modelo como los relativos a los tramos que contiene el modelo.

Las operaciones permitidas son las siguientes:

• Consulta de los modelos de agenda asociados. • Modificación de cualquiera de los datos generales. • Añadir nuevo tramo: sin datos o con los datos de un día ya existente (Pegar),

que se ha señalado (Copiar). Se puede añadir un tramo cuyo periodo se solape con otro, siempre y cuando no se solapen los subtramos correspondientes.



• Modificación de los datos de un tramo: si el tramo no ha sido utilizado. • Eliminar un tramo: si el tramo no ha sido utilizado. • Pasar a pasivo un tramo: se introduce la fecha de fin que tiene que ser

posterior a la última cita comprometida del tramo, dato que se indica en la agenda.

• Paso del modelo general vigente a pasivo (conlleva la entrada de la fecha de fin de aplicación, que por defecto será la del día en que se realice el proceso) en cuyo caso se realizan las validaciones necesarias que aseguren que no hay citas futuras comprometidas.

• Creación de un nuevo tipo de modelo del mismo profesional, agenda dispensarizada o equipo de profesionales como copia de uno ya existente o totalmente vacío, que se define o modifica.

5.4.3 Imprimir modelo de agenda (detalle de un modelo de agenda)

Este informe presenta todos los datos de la agenda de forma detallada. Para la obtención del mismo hay que seleccionar la agenda de la que se desea obtener el informe y pulsar el botón ‘Imprimir’. Al hacerlo aparece una nueva ventana con una vista previa del informe que genera, la cual se debe imprimir mediante el menú Archivo->Imprimir.





6 Apéndice



6.1 Configuración de Internet Explorer Para el correcto funcionamiento del módulo de Citación han de configurarse dos opciones del Internet Explorer, que son las siguientes:

Modificar la actualización de las páginas de la caché de páginas temporales de Internet para que las actualice cada vez que se visita la página (Internet Explorer Herramientas Opciones de Internet General Archivos temporales de Internet

Configuración Comprobar si hay nuevas versiones de las páginas guardadas Cada vez que se visita la página).

Modificar la configuración de seguridad de la intranet para que permita la ejecución de controles ActiveX no marcados como seguros (Internet Explorer Herramientas Opciones de Internet Seguridad Nivel personalizado Controles y complementos de Actives Inicializar y activar la secuencia de comandos de los controles de ActiveX no marcados como seguros Activar).

También se ha de permitir la activación de elementos emergentes cuando se quiera acceder al módulo de Citación. Algunos programas que bloquean las ventanas emergentes son:

• La barra Google. • La barra Yahoo. • La barra MSN. • Popup’s Killer.

6.2 Configuración de la impresión del ticket de cita o la carta de cita

Si se desea una correcta impresión de las cartas de cita se han de modificar dos parámetros de configuración del Internet Explorer:

Activar la impresión del color e imágenes del fondo de la pantalla (Internet Explorer Herramientas Opciones de Internet Opciones avanzadas Impresión (Activar) Imprimir colores e imágenes de fondo).

Configurar el encabezado y pie de página (Internet Explorer Archivo Configurar página, poner en Encabezado “&bPágina &p de &P” y en el pie de página “&b&d”).

Documents

Historia de Salud. Manual de Usuario. Módulo de citación