Upload
dangcong
View
214
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 20
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 1 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 • Adopción del procedimiento
2
• Cambio de la responsabilidad de aplicación “Oficina Asesora de Planeación” por “Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional”.
• Modificación del objetivo y el alcance. • Eliminación de la base legal (Numeral 3) de: los circulares No 07 de 2002 y No 04 de 2003 del
Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación sobre la organización de las Historias Laborales.
• Inclusión en la base legal (Numeral 3) de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.
• Eliminación en el numeral 4. Definiciones de: Aprobar, Documento controlado, Solicitud de creación o modificación de los documentos, Distribución de documentos, Difusión de documentos y Soporte del documento.
• Inclusión de las definiciones de copia controlada y copia no controlada. • Modificación de las políticas de operación, el desarrollo del procedimiento y los puntos de control.
3 • Modificación del documento para ajuste al desarrollo de las actividades en cumplimiento del
objetivo del mismo.
4
• Actualización de los registros, eliminación de GD-FO-01 y GD-FO-13. • Inclusión de la definición de Documento confidencial. • Ajuste de las políticas de operación de acuerdo a la ejecución del procedimiento con el software
de Gestión documental. • Ajuste del Desarrollo del procedimiento conforme la implementación del software de gestión
documental.
5 • Actualización de las Políticas de Operación. • Modificación del Desarrollo del procedimiento, se modificó la observación de la actividad 15.
6
• Eliminación del formato GD-FO-04 solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos.
• Actualización de las políticas de operación. • Actualización de las observaciones del flujograma.
7 • Inclusión política de operación sobre plazos de tiempo para la realización de los trámites de
solicitudes y aprobaciones por parte de los procesos en el Sistema Maestro.
8
• Actualización de las Definiciones: Se incluyó la definición de “Administrador maestro de documentos”.
• Desarrollo del procedimiento, se adecuaron las actividades con el desarrollo actual. • Puntos de control, se modificó el punto de control relacionado con la actividad 1 del flujograma.
Fecha de Vigencia: 13/12/2017
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 20
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 2 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
9 • Actualización de la Base Legal: Inclusión del Decreto 4485 de 2009.
10
• Actualización de la Base Legal: Eliminación de la Ley 87 de 1993 y del Decreto 4110 de 2004; e inclusión de la Directiva presidencial 04 de 2012 Política cero papel.
• Actualizaciones políticas de operación: Se actualizaron las políticas relacionadas con el manejo de copias controladas.
• Actualización Desarrollo de Procedimiento: Se incluyó la observación para la actividad No. 14. • Actualización Puntos de control: Se incluyó un punto de control en la actividad No. 14 del
flujograma.
11
• Actualizaciones políticas de operación: Se actualizaron las políticas relacionadas a la socialización/difusión de documentos, a la entrega de documentos a la Oficina de Control Disciplinario Interno.
• Creación de nueva política de operación indicando la obligatoriedad de solicitar, en caso de requerirse, ajustes a los procedimientos que sean afectados por resoluciones, circulares y/o memorandos.
12
• Base legal: Se incluye el Decreto 943 de 21 de mayo de 2014 y se elimina el Decreto 1599 de 2005
• Políticas de Operación: Se incluye la política de operación referente a la revisión de documentos publicados por parte del Gestor de Cambio; Se incluye la política en al cual se solicita al Gestor la revisión de la TRD de acuerdo con el documento publicado; Se actualiza la política referente a la distribución de copias controladas a la Oficina de Control Disciplinario interno.
• Desarrollo del procedimiento: Se incluye la actividad 15 “Revisar en el Software la publicación del documento” con el fin de establecer la responsabilidad que tiene el Gestor de Cambio en el proceso de actualización documental
• Puntos de control: Se incluye la actividad critica o vulnerable “Que se publiquen documentos con información incorrecta”
13
• Políticas de operación: Se incluye la política referente a la revisión metodológica previa a la revisión técnica
• Desarrollo del procedimiento: Inclusión del paso de revisión metodológica por parte de un asesor de la Oficina de Planeación, previo a la revisión técnica
• Puntos de Control: Actualización de la numeración de acuerdo con las actividades del diagrama
14
• Actualización Políticas de Operación: Se incluye la política de operación correspondiente a la revisión transversal que debe realizarse a los documentos del Sistema Integral de Gestión, cuando se modifique, elimine y/o cree un documento del Sistema; y se actualiza la política correspondiente a la suficiencia documental. Adicionalmente se actualiza la política de operación relacionada con la revisión de documentos, la cual se establece que sea mínimo una vez al año
• Actualización Desarrollo del Procedimiento: Se incluye en el flujo grama la columna correspondiente a “REGISTROS” de acuerdo a la Guía de Elaboración de Documentos del Sistema Integral de Gestión (GD-GS-01)
• Se incluye el numeral 10 “ANEXOS”.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 20
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 3 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
15
• Se actualiza en general el documento, eliminando la palabra “MECI-Calidad”, toda vez que redunda en el nombre del Sistema Integral de Gestión.
• Actualización del Alcance: Se cambia la palabra “Funcionarios” por “Servidores” y se incluye en la finalización del documento la socialización.
• Actualización Documentos asociados: Se incluye la Norma ISO 9001 • Actualización de los Registros: Se elimina el registro GD-PT-40 “Registro Control de Errores de
Software”. • Actualización Políticas de Operación: Se organizan las políticas y se realizan los siguientes
ajustes: *En la política correspondiente a los documentos vigentes para uso, se incluyen los registros del Listado Maestro. *En la política correspondiente a la actualización de las Tablas de Retención Documental, se especifica que esta actualización deberá realizarse siempre que se cree o elimine un formato. *En la política de operación correspondiente a la emisión de resoluciones, circulares o memorandos que afecten procedimientos documentados en el Sistema Integral de Gestión, se especifica que es el área responsable quien debe actualizar la documentación a la que haya lugar.
• Actualización Desarrollo del Procedimiento: Se cambia la palabra “funcionario” por “Gestor de Cambio”, donde aplica.
• Actualización Puntos de Control: Se elimina el control “Validar que los documentos publicados correspondan a la información que registrada el módulo de documentos del software”, toda vez que esta ya este ya está contemplado en una política de operación.
16
• Actualización Encabezado: Se cambió el responsable de aplicación a Todos los Procesos. • Se ajusta el alcance del documento, especificando que la responsabilidad por aplicación es de
Todos los Procesos. • En general en el contenido del documento se ajusta el nombre a Sistema Integrado de Gestión. • En general en el contenido del documento se cambia el nombre “Sistema Maestro” por “Software”. • Actualización Base Legal: Se incluye el Decreto 103 de 2015 por el cual se reglamente
parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones” • Actualización de Definiciones: Se ajusta la definición de Copia Controla. • Actualización de Registros: Se elimina el Formato GD-FO-36 Lista de Distribución de Documentos
del SIG. • Actualización Políticas de Operación: Se actualizan de manera general las políticas de operación,
aclarando como debe realizarse la socialización y difusión de documentos transversales, el manejo de las copias no controladas, entre otras.
• Actualización Puntos de Control: Se elimina el control “Que no se sustituya la copia controlada de los documentos del SIG cuando se publique su actualización” correspondiente al registro Formato GD-FO-36 Lista de Distribución de Documentos del SIG.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 20
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 4 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
17
• Actualización Objetivo: Se realiza ajuste de redacción • Actualización Alcance: Se incluye la aplicación por parte de todos los procesos del Ministerio de
Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. • Actualización Base Legal: Se incluyen el Decreto vigente por medio del cual se modifica la
estructura de Ministerio de Relaciones Exteriores y la Resolución vigente por la cual se crean los grupos internos de trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores
• Actualización Definiciones: Se eliminan las definiciones de conservación y documento confidencial, toda vez que no se desarrollan en el procedimiento y se incluyen las definiciones SIG Y SOFTWARE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
• Actualización Registros: Se incluyen los registros Software del Sistema de Gestión de Calidad y Correos electrónicos.
• Se incluye el numeral correspondiente a SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS.
• Actualización Políticas de Operación: Se incluyen las políticas: - Para la modificación, eliminación y/o creación de un documento del Sistema Integrado de
Gestión, el funcionario (s) responsable (s) deberá seguir los lineamientos establecidos en la Guía de Elaboración de Documentos (GD-GS-01), la cual se encentra publicada en el software de calidad de la Entidad.
- La actualización de los documentos del Sistema de Integrado de Gestión es responsabilidad de cada área y los Planes de Mejoramiento que se deriven de la desactualización de la información registrada en la hoja de información del documento en el Software y la registrada en el contenido del documento publicado, deberán ser suscritos y ejecutados por el área responsable del documento.
- Siempre que se realicen solicitudes de creación, modificación o eliminación de formatos del Sistema Integrado de Gestión, el funcionario que realice el tramite a través del Sistema Maestro, deberá indicar en la justificación de la actualización del mismo, el documento (Manual, Guía, Procedimiento, Programa) a los cuales se encuentra o se encontrará asociado el formato.
- La revisión de documentos debe realizarse por parte de las áreas responsables de los mismos, mínimo una vez al año, así como las actualizaciones que se requiera producto de esta revisión anual o que se den por cambios en los procesos. Esta revisión debe quedar documentada para efectos de revisión por parte de entes de control.
- Siempre que se cree un formato para el Sistema Integrado de Gestión, deberá realizarse la solicitud en el Sistema Maestro, simultáneamente con la solicitud de actualización del documento (Manual, Guía, Procedimiento, Programa) a los cuales se encuentra o se encontrará asociado el formato.
- Únicamente se cambiarán fechas de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad en el software de calidad, cuando se compruebe que es por un error en el Sistema, y estos cambios deberán ser realizados directamente por el proveedor del software a solicitud de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional. Esta política se incluye en cumplimiento de acción preventiva del Mapa de Riesgos Integrado, correspondiente a
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 20
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 5 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
documentar este control del riesgo “Manejo inadecuado de la vigencia de la documentación del Sistema Integral de Gestión con el fin de desvirtuar posibles hechos de corrupción, cometidos por servidores del Ministerio”
Se actualizan las políticas: - En caso de identificar que no coincide alguno de los campos indicados, el funcionario que
adelantó el trámite, deberá presentar el caso a la Dirección de Gestión de Información y Tecnología e informar por correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación dicha novedad.
- Una vez creado o eliminado un formato del Sistema Integrado de Gestión, el Gestor de Cambio deberá actualizar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad (Manual, Código, Guía, Proceso, Plan, Procedimiento, Programa, Formato, Instructivo o Caracterización de Producto) a los cuales se encuentre asociado el formato y la Tabla de Retención Documental.
• Actualización Desarrollo del Documento: Se incluyen los registros de Software de calidad y Correos electrónicos en las actividades que corresponde.
• Actualización Puntos de Control: Se incluye como registro del punto de control correspondiente
a la actividad 6 la “Notificación de aprobación de la solicitud en el Software de calidad”
18
• Se incluyen dos políticas de operación correspondientes a la distribución de documentos por parte de la Oficina de Planeación y Desarrollo Organizacional.
• Se ajusta el desarrollo del documento al nuevo esquema, de acuerdo a la Guía de Elaboración de Documentos.
• Se incluyen los siguientes documentos en su base legal: Ley 1753 de 2015 y Ley 1450 de 2011.
19
• Actualización Base Legal: Se elimina la Ley 1450 de 2011,'Por la cual se expide el Plan
Nacional de Desarrollo, 2010-2014, teniendo en cuenta que el documento ya tiene asociada la
Ley 1753 de 2015, 'por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por
un nuevo país”', publicada en el Diario Oficial No. 49.538 de 9 de junio de 2015.
• Actualización Documentos Asociados: Se incluye el documento IT-GS-03 Guía Registro Activos
de Información.
• Actualización Políticas de Operación: Se especifica las fuentes de información a tener en cuenta por el responsable de cada área, para la actualización de documentos del Sistema Integrado de Gestión.
20
• Se actualizada política de operación a fin de aclarar el alcance de los 10 días
calendario, en cuanto a:
Se realiza claridad de la fecha (10) Calendario contados de lunes a viernes teniendo en
cuenta que si hay días festivos el sistema lo tomara como un día calendario.
• Se documentan los controles preventivos definidos en el Mapa de Riesgos, a través de
las políticas de operación:
“En caso que un área del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio
requiera conocer la trazabilidad del trámite de un documento podrá solicitar formalmente
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 20
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 6 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
este requerimiento con su respectiva justificación a la Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Organizacional, esta información se deberá extraer de los reporte de auditoria del
Sistema que administra los documentos del Sistema Integrado de Gestión (reporte de logs) el
cual centraliza las fechas de los cambios efectuados a los documentos”.
“La Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional en cada vigencia realizará una
campaña cuatrimestral a fin de incentivar la actualización oportuna de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión en cada proceso”.
CONTROL DE REVISIONES
ELABORÓ CARGO FECHA
LAURA LILIANA OLAYA SUAREZ Secretaria Ejecutiva 12/12/2017
REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
ELIANA PRADA BELTRÁN Asesora 13/12/2017
REVISÓ CARGO FECHA
LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación
y Desarrollo Organizacional 13/12/2017
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación
y Desarrollo Organizacional 13/12/2017
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 20
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 7 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
1. OBJETIVO
Establecer las actividades para la creación, modificación, eliminación, revisión, aprobación y distribución de todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la solicitud realizada por parte de cualquier servidor de la Entidad para la elaboración, modificación o eliminación de un documento del Sistema Integrado de Gestión y finaliza con la publicación y socialización del nuevo documento y/o el archivo de las versiones anteriores. Este procedimiento es de responsabilidad de aplicación de todos los procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
3. BASE LEGAL • Ley 1753 de 2015, 'por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un
nuevo país”', publicada en el Diario Oficial No. 49.538 de 9 de junio de 2015. • Ley 872 de 2003 por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del
Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. • Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones. • Ley 57 de 1985 por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales • Decreto 103 de 2015 por el cual se reglamente parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras
disposiciones” • Decreto 943 de 21 de mayo de 2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno
(MECI). • Decreto 4485 de 2009. Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública. • Decreto vigente por medio del cual se modifica la estructura de Ministerio de Relaciones Exteriores • Acuerdo No 038 de 2002 por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594
de 2000. • Acuerdo No. 060 de 2001 por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. • Directiva presidencial 04 de 2012 Política cero papel • Resolución vigente por la cual se crean los grupos internos de trabajo del Ministerio de Relaciones
Exteriores
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 20
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 8 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
4. DEFINICIONES
ADMINISTRADOR MAESTRO DE DOCUMENTOS: Funcionario encargado de revisar que la justificación de las diferentes solicitudes de creación, modificación o eliminación, sea la adecuada para el tipo de solicitud.
COPIA CONTROLADA: Documento del SIG que se encuentran en medio magnético en el Software del SIG, y/o copia física y/o magnética de un documento. COPIA NO CONTROLADA: Toda copia de un documento del Sistema Integrado de Gestión que no cumpla con lo establecido para una copia controlada DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Listado que indica todos los documentos existentes del Sistema Integrado de Gestión. REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas. SIG: Sistema Integrado de Gestión SOFTWARE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: Aplicativo contratado por la Entidad para la gestión documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS
• GD-GS-01 Guía de Elaboración de documentos del Sistema Integrado de Gestión • IT-GS-03 Guía Registro Activos de Información • Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 • Norma ISO 9001
6. REGISTROS
• GD-FO-06 Registro difusión de documentos
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 20
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 9 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
• Tablas de Retención Documental • Correos electrónicos
7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS
Módulo de Documentos - Software del Sistema de Gestión de Calidad
8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
• Se consideran vigentes para su uso, los documentos que se encuentren incluidos en el Listado
Maestro de Documentos y Registros, disponibles para consulta de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en el Software del Sistema de Gestión de Calidad.
• La actualización de los documentos del Sistema Integrado de Gestión es responsabilidad de cada área y los Planes de Mejoramiento que se deriven de la desactualización de la información registrada en la hoja de información del documento en el Software y la registrada en el contenido del documento publicado, deberán ser suscritos y ejecutados por el área responsable del documento.
• Para la actualización de los documentos del Sistema Integrado de Gestión el responsable de cada área deberá como mínimo tener en cuenta las siguientes fuentes información y realizar las actualizaciones correspondientes:
➢ Requisitos legales. ➢ Gestión institucional. ➢ Indicadores de gestión. ➢ Auditorías internas y externas. ➢ Protección de datos personales. ➢ Registro de activos de información. ➢ Análisis costo-beneficio de los procesos. ➢ Mapa de Riesgos Integrado (Riesgos de Gestión y de Corrupción). ➢ Resultados de los espacios de participación y/o rendición de cuentas. ➢ Sugerencias, queja, peticiones, reclamos o denuncias de la ciudadanía. ➢ Resultados de los espacios de concertación y consulta de los grupos étnicos.
• Siempre que se cree un formato para el Sistema Integrado de Gestión, deberá realizarse la solicitud
en el Sistema Maestro, simultáneamente con la solicitud de actualización del documento (Manual, Guía, Procedimiento, Programa) a los cuales se encuentra o se encontrará asociado el formato.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 20
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 10 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
• La revisión de documentos debe realizarse por parte de las áreas responsables de los mismos, mínimo una vez al año, así como las actualizaciones que se requiera producto de esta revisión anual o que se den por cambios en los procesos. Esta revisión debe quedar documentada para efectos de revisión por parte de entes de control.
• Para la modificación, eliminación y/o creación de un documento del Sistema Integrado de Gestión, el funcionario (s) responsable (s) deberá seguir los lineamientos establecidos en la Guía de Elaboración de Documentos, la cual se encentra publicada en el software de calidad de la Entidad.
• Cuando se requiera modificar, eliminar y/o crear un documento del Sistema Integrado de Gestión, la
dependencia responsable de la modificación del documento deberá revisar de manera transversal las implicaciones que se puedan generar en otros documentos del Sistema, y proceder de la siguiente manera:
➢ Si la actualización del documento afecta únicamente otros documentos del mismo proceso, la
dependencia responsable deberá actualizar los respectivos documentos simultáneamente. ➢ En caso de que las modificaciones afecten la gestión y por ende los documentos de otros
procesos de la Entidad, se deberá informar por medio escrito a la(s) dependencia(s) respectiva(s), con el objetivo de que inicien la revisión y actualización de las actividades y documentos que se afecten.
• Siempre que se realicen solicitudes de creación, modificación o eliminación de formatos del Sistema
Integrado de Gestión, el funcionario que realice el tramite a través del Sistema Maestro, deberá indicar en la justificación de la actualización del mismo, el documento (Manual, Guía, Procedimiento, Programa) a los cuales se encuentra o se encontrará asociado el formato.
• Cualquier documento del Sistema Integrado de Gestión (Manual, Código, Guía, Proceso, Plan, Procedimiento, Programa, Formato, Instructivo o Caracterización de Producto) que sea tramitado por el software de calidad, debe ser revisado metodológicamente por uno de los Asesores de Calidad de la Oficina Asesora de planeación y Desarrollo Organizacional, previo a la revisión técnica por parte del responsable del proceso al cual corresponda dicho documento.
• Posterior a la aprobación metodológica de un documento por parte del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, este será publicado en formato PDF con restricción de impresión, excepto los formatos que serán publicados en Word o en Excel según estén elaborados.
• Una vez, el funcionario que tramite la modificación, eliminación y/o creación del documento reciba la notificación por correo donde se informa que el documento ha sido publicado en el Software, antes de efectuar la socialización del mismo, deberá revisar que la información registrada en la hoja de información del documento en el Software y la registrada en el contenido del documento publicado coincida, específicamente en cuanto a:
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 20
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 11 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
➢ Nombre del documento ➢ Código ➢ Fecha de Vigencia ➢ Versión ➢ Nombres y fechas de “Elaborado por”, “Revisado metodológicamente por”, “Revisado por” y
“Aprobado por” En caso de identificar que no coincide alguno de los campos indicados, el funcionario que adelantó el trámite, deberá presentar el caso a la Dirección de Gestión de Información y Tecnología e informar por correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación dicha novedad.
• La difusión/socialización del documento modificado, creado y/o eliminado deberá ser realizada por parte de la dependencia que realizó la actualización documental, de la siguiente manera:
➢ Cuando sea un documento que afecte a varios procesos, quien realiza la modificación
socializará los cambios surtidos a través de medios masivos, según la necesidad y recursos disponibles.
➢ Cuando se trate de documentos transversales del Sistema Integrado de Gestión en adición a la socialización masiva, se informará al equipo de gestores de cambio con el propósito de que se efectué la multiplicación de la información al interior de las dependencias.
➢ Cuando se trate de un documento especifico que afecte un proceso o dependencia el gestor de cambio realizará la socialización y dejará registro en el formato GD-FO-06 Registro difusión de documentos.
➢ El responsable de realizar la socialización/difusión del documento modificado y/o creado, tendrá un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de publicación del documento, para llevar a cabo esta acción.
➢ En cualquier caso, la dependencia que realice la actualización documental conservará la evidencia de la socialización y difusión de los documentos modificados y/o creados.
• Una vez creado o eliminado un formato del Sistema Integrado de Gestión, el Gestor de Cambio
deberá actualizar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad (Manual, Guía, Procedimiento, Programa) a los cuales se encuentre asociado el formato y la Tabla de Retención Documental.
• Cuando se emitan resoluciones, circulares o memorandos que afecten procedimientos documentados en el Sistema Integrado de Gestión, el área o áreas responsables deberán realizar los ajustes que se requieran para el cumplimiento de las nuevas exigencias o requisitos en la documentación existente.
• Los documentos del Software de calidad que se impriman o se copien en un medio magnético (CD,
USB, celulares, computador de uso personal, entre otros) se consideran copias no controladas. El uso
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 20
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 12 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
de estas copias no controladas será responsabilidad de quien las use y por lo tanto asumirá las consecuencias que de esta tenencia y uso se deriven.
• Los documentos (códigos, Manuales, caracterización de proceso, planes, programas, procedimientos, instructivos, guías, caracterización de producto) controlados del Sistema Integrado de Gestión, corresponden a los documentos vigentes publicados en el Sistema Maestro y/o a la copia física y/o magnética que la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional distribuirá, bajo requerimiento, a la Oficina de Control Disciplinario Interno.
• En caso que un área del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio requiera conocer la trazabilidad del trámite de un documento podrá solicitar formalmente este requerimiento con su respectiva justificación a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, esta información se deberá extraer de los reporte de auditoria del Sistema que administra los documentos del Sistema Integrado de Gestión (reporte de logs) el cual centraliza las fechas de los cambios efectuados a los documentos.
• La Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional solo enviara documentos editables (códigos, Manuales, caracterización de proceso, planes, programas, procedimientos, instructivos, guías, caracterización de producto) a las diferentes áreas del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, cuando estos sean solicitados para actualización por parte de los gestores de cambio y/o responsables de las áreas. Estos se consideran documentos no controlados, por lo tanto, las áreas serán responsables del uso y disposición de estos documentos.
• Cuando se requiera usar documentos del Sistema Integrado de Gestión publicados en el Software pero que, por diversas circunstancias, tales como corte en el fluido eléctrico, caída del Software, fallas de interconectividad, entre otros, no se pueda consultar la documentación, la Oficina Asesora de Planeación solicitará por correo a la Dirección de Gestión de la Información y Tecnología los documentos que se requieran, vigentes al momento que se presente la indisponibilidad o falla.
• En cualquiera de las etapas de trámite de un documento (solicitud y/o aprobación por parte de los
responsables) el encargado de surtir dicho trámite tendrá un plazo de diez (10) Calendario contados de lunes a viernes teniendo en cuenta que si hay días festivos el sistema lo tomara como un día calendario, para hacer los ajustes y/o aprobaciones necesarias en el Software, si transcurrido este tiempo no se ha adelantado ninguna acción el trámite será revertido, por lo que en caso de necesitarse la modificación de algún documento deberá iniciar nuevamente el ciclo.
• Los Gestores de Cambio deberán asegurar la suficiencia documental de sus procesos, efectuando revisiones permanentes por lo menos una vez al año a los documentos publicados en el Software. Dicha labor deberá incluir la revisión de la normatividad aplicable y la información registrada en el
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 20
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 13 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
módulo de documentos del Software de calidad, adicionalmente deberá informar a la Oficina de Planeación el resultado de la misma.
• La Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional en cada vigencia realizará una campaña cuatrimestral a fin de incentivar la actualización oportuna de los documentos del Sistema Integrado de Gestión en cada proceso.
• Únicamente se cambiarán fechas de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad en el software de calidad, cuando se compruebe que es por un error en el Sistema, y estos cambios deberán ser realizados directamente por el proveedor del software a solicitud de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 18
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 14 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar Proceso
2 Solicitar la elaboración, modificación o
eliminación de un documento del Sistema Integrado de Gestión
Gestor de Cambio – Funcionario Encargado
3 Revisar la solicitud
Funcionario encargado – Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo Organizacional
3.1
¿Se aprueba la solicitud?
Si
Remítase a la actividad número 5
No Remítase a la actividad
número 4
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 18
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 15 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
CONTROL DE DOCUMENTOS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
4 Informar al Gestor de Cambio
Funcionario encargado - Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo Organizacional
Software de Calidad
Correo Electrónico
El funcionario recibe una notificación automática
del Sistema Maestro, vía correo electrónico, donde se le indican las causas
por las cuales se rechazó la solicitud
Remítase a la actividad
número 20
5 Remitir aprobación de la solicitud al
Gestor de Cambio del proceso según corresponda
Funcionario encargado - Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo Organizacional
Software de Calidad
Correo electrónico
El funcionario recibe una notificación automática
del Sistema Maestro, vía correo electrónico
5.1
¿La solicitud es de eliminación de un
documento?
Si
Remítase a la actividad número 6
No Remítase a la actividad
número 7
6 Enviar solicitud de eliminación para
aprobación técnica Gestor de Cambio –
Funcionario Encargado
Software de Calidad
Remítase a la actividad número 10
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 18
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 16 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
CONTROL DE DOCUMENTOS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
7 Elaborar o modificar el documento y remitir por la plataforma a revisión
metodológica
Gestor de cambio – Funcionario Encargado
Software de Calidad
El documento debe realizarse de acuerdo a lo
establecido en la Guía Elaboración de
Documentos del Sistema Integrado de Gestión GD-GS-01. En la elaboración
o modificación del documento deben participar todos los procesos y/o áreas
involucradas
8 Revisar metodológicamente el documento
Funcionario encargado - Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo Organizacional
8.1 ¿El documento cumple con
la metodología?
Si
Remítase a la actividad número 10
No Remítase a la actividad
número 9
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 18
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 17 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
CONTROL DE DOCUMENTOS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
9
Devolver documento al Gestor de Cambio o funcionario encargado con las observaciones para su revisión y
corrección
Funcionario encargado - Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo Organizacional
Software de Calidad
Correo electrónico
10 Revisar técnicamente el documento Director / Jefe de
oficina / Coordinador
10.1
¿El documento es
correcto?
Si
Remítase a la actividad número 12
No Remítase a la actividad
número 11
11 Devolver documento Gestor de Cambio
para corrección Director / Jefe de
oficina / Coordinador
Software de Calidad
Correo electrónico
12 Remitir por la plataforma el documento
para aprobación metodológica Director / Jefe de
oficina / Coordinador
Software de Calidad
Correo electrónico
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 18
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 18 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
CONTROL DE DOCUMENTOS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
13 Revisar el documento
Jefe – Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Organizacional
13.1 ¿El documento cumple con
la metodología
Si
Remítase a la actividad número 15
No Remítase a la actividad
número 14
14 Devolver a aprobación técnica con
observaciones para su revisión
Jefe – Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Organizacional
Software de Calidad
Correo electrónico
Remítase a la actividad número 11
15 Aprobar metodológicamente el documento
y remitir documento para publicación
Jefe – Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Organizacional
Para el caso de las anulaciones, una vez
aprobada su eliminación, el documento quedará en archivo magnético PDF en el Sistema Maestro, en la carpeta Versiones
Documentos. Excepto los formatos que quedan en Word o Excel según su
diseño
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 18
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 19 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
CONTROL DE DOCUMENTOS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
16 Revisar, codificar y convertir documento a
PDF si corresponde
Funcionario encargado – Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo Organizacional
Los formatos no serán convertidos a PDF para facilitar su uso por parte
de los usuarios
17 Publicar documento
Funcionario encargado – Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo Organizacional
Software de calidad
18 Revisar en el Software la publicación del
documento Gestor de Cambio –
Todas las áreas
La información a revisar es:
- Nombre del documento - Código - Fecha de Vigencia - Versión - Nombres y fechas de ¨Elaborado por¨, ¨Revisado metodológicamente por¨, ¨Revisado por¨ y ¨Aprobado por¨
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 18
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 20 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
CONTROL DE DOCUMENTOS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
19 Socializar el Documento Gestor de Cambio –
Todas las áreas
GD-FO-06 Registro difusión de
documentos
La socialización se realizará de acuerdo con
lo indicado en las políticas de operación, numeral 8 del presente
documento
20 Finalizar Proceso
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02
NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 18
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 21 de 21
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
10. PUNTOS DE CONTROL
PUNTOS DE CONTROL
No. ACTIVI
DAD
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL CONTROL
FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2
Aprobar la creación, modificación o eliminación de documentos, innecesarios o sin justa causa.
Revisar la pertinencia en el software de crear, modificar o eliminar documentos que no sean claves o necesarios para el desarrollo de las actividades de las áreas solicitantes.
Por cada solicitud
tramitada a través del software
Administrador maestro de documentos
Asesor Oficina
Asesora de Planeación y
Desarrollo Organizacional
Notificaciones de elaboración,
modificación o eliminación de
documentos en el software de
calidad
6
El documento no cumple con la metodología establecida por la Oficina Asesora de Planeación.
Aplicar la guía de elaboración de documentos.
Cada vez que se genere un documento
Gestor de Cambio / Funcionario
Notificación de aprobación de la
solicitud en el Software de
calidad
11. ANEXOS
No Aplica