«Hjelp – vi skal anskaffe noe vi ikke har nok kunnskap om»

Marthe Alnes Aarøe, rådgiver Konserninnkjøp

- Hvordan få oversikt over hva som finnes i markedet, og hvordan formidle våre behov til markedet?

Deltakelse i læringsnettverk

• Store utfordringer i helse- og omsorgstjenestene fremover. Mange kommuner ser behovet for velferdsteknologi, og vil satse på VFT som mulige løsninger.

• Deltakelse i nettverk om innovative anskaffelser i regi av ALV Møre og Romsdal (Arena for læring om velferdsteknologi) og Nasjonalt program for leverandørutvikling.

12 kommuner med i nettverket

4 samlinger med ulike tema

• Innovativ metodikk • Fallgruver for innovative anskaffelser • Viktigheten av forankring • Behovskartlegging • Samveis – veikart for tjenesteinnovasjon • Nasjonale standarder og retningslinjer • Hvordan planlegge og organisere en innovativ

anskaffelse • Verdien av samspill mellom flere aktører • Erfaringsutveksling fra andre kommuner

Felles behov og utfordringer

• Gjennom samlingene ble det avdekket felles utfordringer og behov for «helhetlige velferdsteknologiske løsninger». I dette ligger behovsrettede løsninger med brukervennlige grensesnitt som kommuniserer med hverandre gjennom hele tjenesteforløpet (backstage og frontstage).

• Det var behov for å formidle kunnskap om behov og forventninger til teknologi til eksisterende og nye leverandører, og samtidig få kunnskap om mulighetsrommet.

• Det ble raskt hensiktsmessig å tenke felles prosess.

Mange ubesvarte spørsmål….

- Hva finnes i nåtidens- og fremtidens marked?

- Hva er behovet vårt ? Hva skal vi løse?

- En kommune vil kunne være lite attraktivt. Vil man kunne få stordriftsfordeler ved å stå sammen?

- På hvilken måte vil man kunne få stordriftsfordeler?

- Blir våre behov tilfredsstilt av dagens løsninger?

- Hvilke løsninger er under utvikling på kort og lang sikt, som blir tilgjengelig og bidrar til ytterligere gevinster?

- Er det utviklingsbehov som ikke er tatt tak i hos leverandører, og hva skal eventuelt til for at løsninger videreutvikles?

Felles markedsdialog

• Samarbeidskommunene bestemte å gjennomføre felles markedsdialog i form av dialogkonferanse med påfølgende en-til-en-møter.

• Mål for markedsdialog og anskaffelse/-er,

gjennomføring og fremdrift ble diskutert. • Konserninnkjøp ble bedt om å lede prosessen for å

sikre god gjennomføring og informasjon. Skille –> går inn i en innkjøpsprosess.

Veiledende kunngjøring

• Publisert på Doffin 05.07.2016

• Visste ikke på dette tidspunkt om det ville bli gjennomført anskaffelse/-er.

• I august ble det jobbet intensivt med dialognotat – notat med behovsbeskrivelse og utfordringer som grunnlag for dialogprosess.

• Notatet ble sendt ut på 2. høringsrunder til samarbeidskommunene og publisert på Doffin.

• I tiden frem mot dialogkonferansen jobbet 4 ulike grupper med brukercase som skulle presenteres på dialogkonferansen.

• Korte tidsfrister preget denne fasen, samt behov for involvering og «tilstedeværelse» fra alle samarbeidskommunene.

Dialogkonferanse 13. september 2016

• 160 påmeldte deltakere

• 60 leverandører

• Brukerperspektiv og utfordringer ble presentert gjennom behovscase

• Workshops og leverandørtorg for å stimulere nettverksbygging og samarbeid

• Konferansen ble streamet via web-TV

Snurr film

Innspillsnotat

• På bakgrunn av den åpne dialogkonferansen ble interesserte leverandører invitert til å sende skriftlig innspillsnotat.

• Innspillsnotatet skulle beskrive hvordan deres løsninger møter behovene beskrevet i dialognotatet, samt behovene som ble formidlet på dialogkonferansen.

• Mottok 26 innspillsnotat.

• Det var ønskelig at innspill ble beskrevet på et overordnet og mest mulig funksjonelt nivå.

• Benyttet maloppsett.

En-til-en-møter

• Gjennomførte 24 en-til-en-møter over 3 dager. • Stor respons fra markedet • Hadde intern gjennomgang av alle innspillsnotat i

forkant av en-til-en-møte • Utfordrende (men nødvendig) med korte

tidsfrister • Noen av en-til-en-møtene gjennomført via Skype. • 45 minutter pr. møte • Tverrfaglig møtepanel • Møtereferat

Formålet med en-til-en-møter:

• Informasjon fra leverandørene

• Forslag til hvordan behovene kan dekkes

• Innsikt i hvilke fortrinn ulike løsninger har

• Avdekke hva som eventuelt enda ikke fungerer godt

nok (som ikke tilfredsstiller behovet godt nok)

Har dialogprosessen gitt svar?

Prosessen har gitt svar på at det ikke er mulig å få dekket behovet i dagens marked, spesielt på grunn av manglende integrasjon mellom fagsystemer og at retningslinjer for felles protokoll/språk ikke er på plass. Ingen av leverandørene eier hele kjeden. Vi som oppdragsgivere må derfor stille krav og tilkjennegi våre forventninger. Når integrasjon mellom ulike fagsystem blir mulig, samt tydelige retningslinjer for felles protokoll, skal flere av leverandørene kunne levere.

Veien videre

4. oktober 2016 hadde samarbeidskommunene oppsummeringsmøte, og bestemte å gå til felles anskaffelse av:

1. a) Pasientvarslingsanlegg (institusjon og i heltidsbemannet bolig)

b)Trygghetspakke (varsling ute, privat bolig)

2. Plattform

• Anskaffelse av Pasientvarslingsanlegg til institusjon og heltidsbemannet bolig er gjennomført.

• Anskaffelsen ble gjennomført som konkurranse med forhandling, del III.

• Oppdragsgiver valgte å inngå kontrakt med Atea AS.

Kommende anskaffelser

• Plattform

• Trygghetspakke

Takk for oppmerksomheten!