HƯỚNG DẪN KHAI THÁC CHỨC NĂNG MỚI

TRONG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN – CÔNG VIỆC

Chức năng: Quản lý hồ sơ công việc cá nhân

Công ty Truyền tải điện 1 đã nâng cấp phần mềm Quản lý công văn – Công

việc lên phiên bản mới từ tháng 10/2010. Trong phiên bản mới này có thêm một

tính năng mới đó là: Quản lý hồ sơ công việc cá nhân. Hồ sơ công việc cá nhân là

một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối

tượng cụ thể hoặc có một số đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổchức ban hành văn bản; thời gian …, hình thành trong quá trình theo dõi, giải

quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của người dùng (hồ sơ có thểdày hoặc mỏng, nếu quá dày có thể chia thành từng tập). Ví dụ: ta có rất nhiều

công văn, văn bản, hồ sơ về việc nâng cấp mở rộng Trạm biến áp 220kV Mai

Động, người sử dụng có thể truy cập vào trong chương trình và tạo một hồ sơ côngviệc có tên là: Mở rộng trạm 220kV Mai Động, sau đó bổ sung các văn bản có trên

mạng vào hồ sơ trên. Mặt khác, người sử dụng cũng có thể chia sẻ hồ sơ này chomột nhóm người để cùng khai thác, bổ sung và cập nhật tài liệu. Để khai thác và

sử dụng chức năng mới này, ta thực hành theo các bước sau:

1. Xem danh sách các hồ sơ công việc

Các bước thực hiện:

- Bước 1: Lựa chọn Công việc Hồ sơ công việc Hồ sơ cá nhân

- Bước 2: Xem thông tin hồ sơ bao gồm

o Hồ sơ cá nhân: là những hồ sơ do người dùng tạo ra

o Hồ sơ chia sẻ: là những công việc người dùng chia sẻ

2. Tạo mới hồ sơ công việc

Ví dụ : tạo mới hồ sơ Quy chế : lưu giữ các quy chế, quy định,… của Công tycũng như của các cơ quan ngoài Công ty ban hành đã được bộ phận Văn thư quétvà đưa lên mạng.

- Bước 1: Lựa chọn Công việc Hồ sơ công việc Hồ sơ cá nhân

- Bước 2: Chọn Thêm mới

- Bước 3: Nhập thông tin hồ sơ bao gồm:

o Mã hồ sơ : HS03 (nhập tuỳ ý, nhưng nên viết tắt)

o Tên hồ sơ : Quy chế

o Mô tả : Các quy chế, quy định.

o Ghi chú

- Bước 4: Ấn nút Lưu và Đóng để kết thúc thêm mới hồ sơ cá nhân.

3. Bổ sung văn bản đến vào hồ sơ

Bổ sung văn bản đến vào hồ sơ là quá trình chuyển những văn bản đến có

liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một

(hay một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành vănbản; thời gian …, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc

phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.

Ví dụ : Bổ sung văn bản đến: QĐ v/v phân phối tiền lương Công ty Truyền tải

điện 1 vào hồ sơ Qui chế, Các bước thực hiện:

- Bước 1: Lựa chọn Công việc Hồ sơ công việc Hồ sơ cá nhân

- Bước 2: Chọn Hồ sơ cần bổ sung : Qui chế . Ấn nút Bổ sung văn bản đến

- Bước 3: Người dùng tìm kiếm văn bản đến liên quan đến lĩnh vực tiền

lương bằng cách gõ vào ô Trích yếu : tiền lương rồi bấm nút : Tìm kiếm.

- Xuất hiền một danh sách các văn bản liên quan đến lĩnh vực tiền lương.

Lựa chọn văn bản: QĐ v/v phân phối tiền lương Công ty Truyền tải

điện 1 và ấn nút Lưu hồ sơ.

4. Chia sẻ hồ sơ

Ví dụ : Chia sẻ hồ sơ công việc : HS_P9_CNTT cho người dùng :Đỗ Đức Cườngquyền chỉ đọc, người dùng Đặng Vũ Linh quyền đọc ghi, thao tác như sau :

- Bước 1: Lựa chọn Công việc Hồ sơ công việc Hồ sơ cá nhân

- Bước 2: Chọn hồ sơ cần chia sẻ : HS_P9_CNTT , Chọn nút Chia sẻ

- Bước 3: Lựa chọn người dùng : Đỗ Đức Cường trên danh sách bên trái và

ấn nút Thêm. ( Muốn loại bỏ đối tượng chia sẻ thì chọn đối tượng và ấn

Chọn văn bản cầnbổ sung vào hồ sơ.

Loại bỏ). Sau đó chọn quyền cho đối tượng: quyền (chỉ đọc), và ấn nút

Lưu.

- Lựa chọn người dùng : Đặng Vũ Linh trên danh sách bên trái và ấn nút Thêm.

( Muốn loại bỏ đối tượng chia sẻ thì chọn đối tượng và ấn Loại bỏ). Sau đóchọn quyền cho đối tượng: quyền (Đọc - Ghi), và ấn nút Lưu.

- Bước 4: Ấn Lưu và Đóng để kết thúc quá trình chia sẻ hồ sơ công việc.

5. Thay đổi thông tin hồ sơ công việc

- Ví dụ : thay đổi tên, mã, mô tả của hồ sơ CNTT. Thực hiện các bước sau :

- Bước 1: Lựa chọn Công việc Hồ sơ công việc Hồ sơ cá nhân

- Bước 2: Chọn Hồ sơ CNTT, Ấn nút Sửa

- Bước 3: Nhập lại các thông tin cần sửa đổi như sau :

o Mã hồ sơ : HS_P9_CNTT

o Tên hồ sơ : Công nghệ Thông tin

o Mô tả : Các công văn, tờ trình, phương án, dự toán, quyết toán

về CNTT.

o Ghi chú

Chọn HSCV cầnsửa : CNTT

Bấm nút Sửa

- Bước 4: Ấn nút Lưu và Đóng để kết thúc quá trình Thay đổi thông tin hồsơ.

6. Xóa hồ sơ công việc

- Ví dụ : Xoá hồ sơ công việc : Qui chế- Bước 1: Lựa chọn Công việc Hồ sơ công việc Hồ sơ cá nhân

- Bước 2: Chọn Hồ sơ Qui chế, Ấn nút Xóa

- Bước 3: Chọn Xoá và Đóng để kết thúc Xoá hồ sơ công việc : Qui chế

Chọn HSCV cầnxoá : Qui chế

Bấm nút : Xoá

7. Bổ sung văn bản đi vào hồ sơ

Bổ sung văn bản đi vào hồ sơ là quá trình chuyển những văn bản đi có liên

quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hay

một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

thời gian …, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm

vi chức năng, nhiệm vụ của người dùng.

Ví dụ : Bổ sung văn bản đi : QĐ v/v ban hành qui chế đào tạo nâng bậc lươngCông ty Truyền tải điện 1 vào hồ sơ Qui chế. Các bước thực hiện:

- Bước 1: Lựa chọn Công việc Hồ sơ công việc Hồ sơ cá nhân

- Bước 2: Chọn Hồ sơ cần bổ sung: Qui chế . Ấn nút Bổ sung văn bản đi

- Bước 3: Người dùng tìm kiếm văn bản đi liên quan đến lĩnh vực nâng

lương bằng cách gõ vào ô Trích yếu : nâng lương, rồi bấm nút : Tìm

kiếm

- Xuất hiện một danh sách các văn bản liên quan đến lĩnh vực nâng lương.

Sau đó lựa chọn văn bản: QĐ v/v ban hành qui chế đào tạo nâng bậc

lương Công ty Truyền tải điện 1 và ấn nút Lưu hồ sơ.

8. Bổ sung công việc vào hồ sơ

Bổ sung công việc vào hồ sơ là quá trình chuyển nhưng công việc của

người dùng có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ

thể hoặc có một (hay một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổchức ban hành văn bản; thời gian …, hình thành trong quá trình theo dõi, giải

quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của người dùng.

Ví dụ : bổ sung công việc: Tổng hợp các thiếy bị tải ba, vi ba, tổng đài, VTĐthuộc công ty quản lý vào hồ sơ : HS_P9_CNTT. Các bước thực hiện:

- Bước 1: Lựa chọn Công việc Hồ sơ công việc Hồ sơ cá nhân

- Bước 2: Chọn Hồ sơ cần bổ sung : HS_P9_CNTT. Ấn nút Bổ sung công

việc

- Bước 3: Người dùng tìm kiếm công việc cần bổ sung vào hồ sơ công việc.

Gõ vào ô Nội dung : tổng hợp và bấm nút Tìm kiếm.

gõ nội dung tìm kiếm

- Xuất hiện một danh sách các công việc có cụm từ tổng hợp. Sau đó lựa

chọn công việc cần tìm: Tổng hợp các thiếy bị tải ba, vi ba, tổng đài,VTĐ thuộc công ty quản lý và ấn nút Lưu hồ sơ.

9. Bổ sung tài liệu khác

Bổ sung tài liệu khác vào hồ sơ là quá trình chuyển nhưng tài liệu của

người dùng có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụthể hoặc có một (hay một số) đặc điểm chung như tên loại tài liệu; cơ quan, tổchức ban hành tài liệu; thời gian …, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết

công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của người dùng.

Ví dụ : Người dùng có 2 tài liệu:+ Phuong an nang cap duong truyen Internet cua Cong ty.doc+ Qui_trinh_cai_dat_may_tinh_chu.docCác tài liệu này lưu giữ trong thư mục : D:\Thuy\Ho so he thong

Bây giờ cần bổ sung các tài liệu này vào hồ sơ công việc : HS_P9_CNTT đểchia sẻ cho các người dùng khác cùng tham khảo sử dụng. Các bước thực hiện :

- Bước 1: Lựa chọn Công việc Hồ sơ công việc Hồ sơ cá nhân

- Bước 2: Chọn Hồ sơ cần bổ sung : HS_P9_CNTT. Ấn nút Bổ sung tài

liệu khác.

- Bước 3 : Xuất hiện cửa sổ Thông tin tạo mới tài liệu

Nhập các thông tin :

o Số ký hiệu : TL_P9_CNTT (Kỹ mã hiệu gợi mở liên quan đến tài

liệu, dễ nhớ)

o Ngày ban hành: 10/05/2011 (Ngày ban hành tài liệu)

o Nơi ban hành : Điều độ VTCNTT

o Trích yếu nội dung : Tài liệu về Công nghệ thông tin

o Đính kèm nội dung : Bấm chuột vào nút Browse...

- Chọn tài liệu D:\Thuy\Ho so he thong\Phuong an nang cap duong truyen

Internet cua Cong ty.doc và kích chuột vào nút Attach.

- Chọn tài liệu D:\Thuy\Ho so he thong\Qui_trinh_cai_dat_may_tinh_chu.doc

và kích chuột vào nút Attach.

- Bước 4 : Bấm nút Lưu và Đóng kết thúc quá trình bổ sung tài liệu.

Các tài liệuđược bổ sung