Module Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian - full

LOGO

Hanoi, 3/2011

LOGO

www.themegallery.com

LOGO


LOGO


Cấu trúc

1. Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian

2. Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả

3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả

4. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả

1. Kỹ năng quản lý thời gian

Khái niệm về thời gianKhái niệm về quản lý thời gianLợi ích của việc quản lý thời gian

Khái niệm về thời gian

Thời gian là hữu hạnThời gian là tài sản hao mòn dầnThời gian là tương đối

Câu chuyện về hai chiếc đồng hồ và hai

đứa trẻ sinh đôi Tàu vũ trụ bay với vận tốc ánh sáng

Thời gian với mỗi người mỗi khácThời gian có giá trị cả về mặt tiền bạc và cơ hộiThời gian là sở hữu riêng của từng người nên phải

biết quý trọng nó!


“Nếu bạn yêu cuộc sống, thì đừng lãng phí thời gian, vì đó là chất liệu làm nên cuộc sống”

Benjamin Franklin


TEST

Khái niệm về quản lý thời gian

“ Ba đồng một mớ trầu cau

Sao anh không hỏi những ngày còn không

Bây giờ em đã có chồng

Như chim vào lồng như cá cắn câu”


“Cả ngày thi lo đi chơi,

đến khi tối trời đổ lúa ra phơi”


“Đời người chỉ một gang tay

Ai hay ngủ ngày còn lại nửa gang”



Quản lý thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, cộng cụ, hệ thống kết hợp với nhau nhằm sử dụng thời gian hiệu quả hơn


Nguyên nhân lãng phí thời gian

1) Làm việc không có kế hoạch

2) Các mục đích không rõ ràng

“Tôi không quan tâm nơi tôi sẽ đến”

“Thế thì cô đi đường nào cũng vậy thôi”

Alice in Wonderland


3) Đặt quá nhiều mục tiêu

4) Giám sát chặt chẽ

5) Lo lắng thái quá



6) Có quá nhiều công việc giấy tờ

7) Theo chủ nghĩa hoàn hảo


8) Vòng vo

9) Trì hoãn công việc

Không làm cũng được

Không làm

Không làm không được

Làm ngay tức thì


10)Mất thời gian chờ đợi

11)Dự các cuộc họp vô bổ


Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém

Luôn thúc giục bản thân mình và người khác làm việc một cách không ngừng nghỉ

Sống một cách ích kỷ và vô tìnhĐeo đuổi hiệu suất công việc một cách điên cuồngRập khuôn mà không có tính sáng tạo


Ý tưởng rất hay nhưng chưa có thời gianNgày mai nhé, mai…. mai, và …. mãi mãiTôi không có thời gian để làm hết mọi việcGiá một ngày có 25 tiếngGiá có thêm một ngày để làm việc này thì tốt biết

mấy


Bị nhấn chìm trong công việcDường như lúc nào cũng bận bịu với cái gì đóVội vã đến và vội vã rời khỏi cuộc họpNgỏ cửa tiếp khách, nhưng không bao giờ có mặtHẹn gặp khách, nhưng khi họ đến lại không nhớ


BUSY DOING

NOTHING

Lợi ích của việc quản lý thời gian

Làm cuộc sống trở nên dễ dàng hơnGiảm căng thẳng Tăng hiệu quả học tậpTăng niềm vui trong cuộc sốngTăng năng suất của cá nhân và tập thểTăng “thời gian riêng tư” cho bạn dùng





Trắc nghiệm

Bạn có biết sắp xếp thời gian

Cấu trúc

1. Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian

2. Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả

3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả


2. Các phương pháp để quản lý thời gian

Sơ đồ quản lý thời gianNguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian

Sơ đồ quản lý thời gian

Aware – Nhận biết

Thiết lập mục tiêu: là quy trình xác định nghiêm túc việc đạt được kết quả một cách có giá trị


Khi thiết lập mục tiêu, bạn nên: Cụ thể hóa mục tiêu Diễn đạt rõ ràng, tránh sự mơ hồ Đảm bảo chúng có thể thực hiện được Để chúng công khai

Analyze – Phân tích

Attack – Kẻ cắp thòi gian

Nguyên nhân vật lý Tiếng ồn Thiết bị liên lạc Tiện nghi làm việc Lưu trữ tài liệu

Nguyên nhân tâm lý Sự lo sợ Sự thất vọng Không thích thú Mâu thuẩn cá nhân

Attack – Kẻ cắp thòi gian

1. Thiếu tổ chức kế hoạch

2. Trì hoãn, thiếu quyết đoán

3. Sự xao lãng, chểnh mảng, không tập trung

4. Sự vội vàng, hấp tấp

5. Công việc giấy tờ

6. Không biết nói “KHÔNG”

Assign - Lập trật tự ưu tiên

Mức độ ưu tiên A: Chính B: Hỗ trợ C: Nên có

Phân loại Kiểm soát được/ Chủ động Quan trọng Khẩn trương Giao cho ai khác

Arrange – Lập kế hoạch

2. Các phương pháp để quản lý thời gian

Sơ đồ quản lý thời gianNguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian

Mô hình Ma trận quản lý thời gian46

I II

III IV

Khẩn cấp Không khẩn cấp

Khôngquantrọng

Quantrọng

Mô hình Ma trận quản lý thời gian47

I II

III IV


Khôngquantrọng

Quantrọng

•Khủng hoảng•Các vấn đề cấp bách•Các dự án đến hạn•Công việc tồn đọng

•Làm việc trong C/ lược•Xây dựng quan hệ•Tìm kiếm cơ hội•Lập kế hoạch

•Các việc đột xuất•Thư từ, e-mail•Họp hành•Các vấn đề cấp bách

•Các công việc vô bổ•Điện thoại•Tán gẫu•Hoạt động “giải trí”

48

I II

III

IV

Kết quả:

- Căng thẳng (stress)

- Kiệt sức

- Luôn trong tình trạng khủng hoảng

- Làm việc ngoài phạm vi chức năng

I II

III IVKết quả:

- Tập trung vào ngắn hạn

- Công việc vụn vặt

- Không coi trọng mục tiêu, kế hoạch

- Cảm giác là nạn nhân, thụ động

- Quan hệ hời hợt

52

I II

III IVKết quả:

- Vô trách nhiệm

- Tách rời công việc

- Phụ thuộc vào người khác

54

I II Kết quả:

- Tầm nhìn, triển vọng

- Cân bằng

- Sống có kỷ luật

- Chủ động

- Ít khủng hoảng

III IV

56

I II

III IV


Khôngquantrọng

Quantrọng

Làm ngay

Giao cho người khác

Chỉ làm nếu có thời gian

Làm sau, nhưng kiên quyết

Mô hình Ma trận quản lý thời gian

Việc quan trọng nhất

ở vị trí số một (tổ chức vùng II)

Mô hình Ma trận quản lý thời gian

Lập ưu tiên cho

các việc trong lịch

Lập lịch cho

các việc ưu tiên

Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian

Nguyên tắc SMARTNguyên tắc Pareto 80/20Nguyên tắc Parkinson

Nguyên tắc SMART

Nguyên tắc SMART

S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu M-Measurable: Đo đếm được A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng

của mình R-Realistic: Thực tế, không viển vôngT-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã

vạch ra.

Nguyên tắc Pareto

Nguyên tắc Pareto

Nguyên tắc Parkinson

Rút gọn các nhiệm vụ quan trọng để giảm bớt thời gian làm việc (Quy luật Pareto)

Giảm bớt thời gian làm việc nhằm rút gọn các nhiệm vụ thành quan trọng (Quy luật Parkinson)

Bản câu hỏi số 2

3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian

Khái niệm về lập kế hoạchVai trò của việc lập kế hoạchCông cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả

Khái niệm về lập kế hoạch

Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương pháp thực hiện





Nếu không có kế hoạch Chọn những gì trước mắt Làm những việc cấp bách Chịu sự hối thúc của thời gian Chọn theo cảm tính Bị cuốn theo sự cấp bách của người khác


Muốn phòng nhanh

thì phải

Nhìn xa



74

Mục tiêu Mộng mơ+ =

Hành động Qua ngày+ =


Mục tiêu Hành động Kết quả+ =

Mục tiêu

Hành động

Sống đẹp

+ =

Vai trò của lập kế hoạch

Tư duy có hệ thống trong quản lý thời gian

Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản

để phối hợp với các thành viên nhóm

Sẵn sàng ứng phó đối với những thay đổi môi trường bên ngoài

Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế hoạch tiết kiệm 15-20p

Lập kế hoạch

Bước 1: Phân chia mục tiêu thành các nhiệm vụ có thể quản lý được

Lập kế hoạch

Lập kế hoạch

Bước 2: Xác định mức độ ưu tiên theo thứ tự A, B, C

Lập kế hoạch

Lập kế hoạch

Xếp các nhiệm vụ theo thứ tự phù hợp

Lập kế hoạch

Bước 4: Ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ có mức độ ưu tiên

Phương pháp tổ chức và quản lý công việc

Kế hoạch gồm (5 W 2 H): Việc gì cần làm (What)? Tại sao phải làm (Why)? Ai sẽ làm việc gì (Who)? Khi nào làm (When)? Làm ở nơi đâu (Where)? Cách làm như thế nào (How)? Cần bao nhiêu tiền để làm (How much money?)


Viết tạo ra suy nghĩ

Suy nghĩ tạo ra hình ảnh

Hình ảnh tạo nên cảm nhận

Cảm nhận dẫn đến hành động

Hành động tạo ra kết quả

3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian

Khái niệm về lập kế hoạchVai trò của việc lập kế hoạchCông cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả

Các công cụ lập kế hoạch

Giấy và bút Công cụ hiện đại

86

Các công cụ

Mẩu bút chìHơn

Trí nhớ tốt

Trí nhớ đậmKhông bằng

Nét mực mờ

Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml

Điện thoại di động

Máy vi tính: để bàn, xách tay, bỏ túi...

Phần mềm: Microsoft Outlook

Các phần mềm quản lý thời gian khác: Google Calendar

90

Các công cụ lập kế hoạch


Khái niệm tổ chức công việc hiệu quảCác phương pháp tổ chức và quản lý công việc hiệu

quả

Khái niệm tổ chức công việc hiệu quả

Nghĩa hẹp: Tổ chức là sắp xếp các công việc được giao

Nghĩa rộng: Tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các cá nhân, đơn vị liên quan tạo ra mối liên hệ ngang dọc trong nội bộ công việc, tổ chức


Kế hoạch gồm (5 W 2 H): Việc gì cần làm (What)? Tại sao phải làm (Why)? Ai sẽ làm việc gì (Who)? Khi nào làm (When)? Làm ở nơi đâu (Where)? Cách làm như thế nào (How)? Cần bao nhiêu tiền để làm (How much money?)


Làm gì (What)

Làm để làm gì (Why)

Ai làm? (Who)

Làm khi nào (Where)

Làm ở đâu (When)

Làm như thế nào (How)

Cần bao nhiêu tiền để làm

LOGO

Hanoi, 3/2011

Bản hoàn thiện bản thân

Documents

Module Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian - full