HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Phần mềm văn phòng điện tử

PVN

Tóm lược Hướng dẫn các thao tác cơ bản sử dụng phần mềm văn phòng điện tử

1

MỤC LỤC

I. Người dùng hệ thống ........................................................................................................................... 3

1.1. Đăng nhập hệ thống.......................................................................................................................... 3

1.2. Thay đổi thông tin người dùng ......................................................................................................... 3

1.3. Phân quyền người dùng.................................................................................................................... 4

II. Mô đun công việc ................................................................................................................................. 5

2.1. Tự tạo công việc cho mình ................................................................................................................ 5

2.1.1. Mục đích...................................................................................................................................... 5

2.1.2. Tạo mới ....................................................................................................................................... 5

2.1.3. Thực hiện công việc .................................................................................................................... 6

2.1.4. Chuyển việc ................................................................................................................................. 8

2.2. Giao việc ............................................................................................................................................ 9

2.2.1. Mục đích...................................................................................................................................... 9

2.2.2. Thực hiện .................................................................................................................................... 9

2.3. Công việc đã hoàn thành ................................................................................................................ 12

2.4. Hòm thư ........................................................................................................................................... 13

2.5. Đã gửi .............................................................................................................................................. 13

2.6. Báo cáo ....................................................................................................................................... 13

2.7. Báo cáo chung ............................................................................................................................ 15

III. Mô đun Văn bản ............................................................................................................................. 17

3.1. Văn bản đi ....................................................................................................................................... 17

3.2. Văn bản đến .................................................................................................................................... 18

3.3. Báo cáo ............................................................................................................................................ 19

IV. Mô đun Hợp đồng .......................................................................................................................... 20

4.1. Hợp đồng đầu thu ........................................................................................................................... 20

4.2. Theo dõi bảo lãnh ............................................................................................................................ 27

4.3. Hợp đồng đầu chi ............................................................................................................................ 28

V. Mô đun Danh mục .............................................................................................................................. 34

5.1. Cơ quan đơn vị ................................................................................................................................ 34

5.2. Danh mục Khách hàng .................................................................................................................... 35

5.3. Danh mục Nhà cung cấp ................................................................................................................. 36

2

5.4. Danh mục Cấp bậc ........................................................................................................................... 37

5.5. Phòng ban ........................................................................................................................................ 38

5.6. Thang đánh giá ............................................................................................................................... 38

5.7. Trạng thái công việc ........................................................................................................................ 39

5.8. Loại văn bản đi ................................................................................................................................ 39

5.9. Loại văn bản đến ............................................................................................................................. 40

5.10. Cấp độ bảo mật ............................................................................................................................. 40

5.11. Phân loại khách hàng .................................................................................................................... 40

5.12. Phân loại nhà cung cấp ................................................................................................................. 41

VI. Mô đun Hệ thống ........................................................................................................................... 41

VII. Hướng dẫn ...................................................................................................................................... 43

3

I. Người dùng hệ thống

1.1. Đăng nhập hệ thống - Vào đường dẫn ứng dụng dẫn đến chương trình để đăng nhập theo màn hình sau:

Tên đăng nhập: email đã được cấp

Mật khẩu: mật khẩu được cấp, có thể thay đổi mật khẩu

1.2. Thay đổi thông tin người dùng - Click vào biểu tượng người dùng trên cùng bên tay phải và bấm

- Màn hình tài khoản của tôi hiện ra, để chỉnh sửa thông tin, bấm nút chỉnh sửa ở góc trên bên phải,

như hình bên dưới:

4

- Điền các thông tin người dùng như hình bên dưới:

- Lưu ý: bạn cần nhập lại hoặc thay đổi mật khẩu trước khi bấm lưu; nếu bạn thay đổi địa chỉ email,

bạn nên đăng nhập lại.

1.3. Phân quyền người dùng - Vào Hệ thống -> Người dùng, tại màn hình người dùng, click vào biểu tượng phân quyền của người dùng

như hình bên dưới:

- Phần mềm mở trang phân quyền như hình bên dưới:

5

- Màn hình phân quyền bao gồm 3 tab: Văn bản, Hợp đồng và Chức danh, để phân quyền cho người

dùng, bạn chỉ cần bấm vào ô chọn tương ứng, để bỏ quyền, bạn chỉ cần bỏ ô chọn tương ứng.

II. Mô đun công việc

2.1. Tự tạo công việc cho mình

2.1.1. Mục đích - Thay cho sổ tay ghi nhớ những công việc phải làm, có thể xem ở trên máy tính, máy tính bảng hoặc

điện thoại di động

- Có thể xem thống kê các công việc theo trạng thái: chưa làm, đang làm hay hoàn thành

- Có thể xem hạn chót công việc để định lượng thời gian thực hiện

- Lên được báo cáo tổng các công việc mình cần làm và báo cáo cấp trên

2.1.2. Tạo mới - Vào Menu “Công việc” -> Chọn “Công việc của tôi”

- Chọn nút tạo mới ở góc trên bên tay phải để tạo công việc, màn hình công việc hiện ra

6

- Công việc sẽ được hiển thị ở danh mục công việc của tôi

- Tại màn hình công việc các dòng công việc màu đỏ thể hiện công việc đã quá hạn, các công việc màu

vàng có hạn chót sẽ kết thúc trong vòng 24 giờ, các công việc màu xanh vẫn còn hạn dài.

2.1.3. Thực hiện công việc - Chọn công việc mình muốn thực hiện và bấm vào đường link tên công việc đó để mở chi tiết công việc:

+ Để bắt đầu: click vào nút “Bắt đầu”

7

Công việc khi đã bắt đầu thì không cho phép xóa.

+ Để cập nhật tiến độ chọn mũi tên bên cạnh nút khác -> Cập nhật tiến độ như hình bên dưới

+ Để phân công công việc -> click vào nút phân công -> Màn hình phân công hiện ra, nhập nội dung tương

tự như màn hình tạo mới công việc. Công việc phân công là công việc con của công việc chính.

Lưu ý: hạn chót công việc phân công cần <= hạn chót công việc chính

+ Khi công việc phân công, người được phân công đã hoàn thành, người phân công có thể vào mục công

việc đã giao chọn đường link công việc của người đó để đánh giá:

8

+ Tại màn hình đánh giá, nếu công việc chưa đạt, người phân công có thể chọn nút chưa hoàn thành để

chuyển lại công việc của người được phân công về trạng thái đang làm.

+ Để kết thúc công việc, click vào nút kết thúc công việc, như hình bên dưới

2.1.4. Chuyển việc - Chỉ những công việc do tôi phụ trách mới có thể chuyển cho người khác phụ trách.

+ Tại màn hình công việc của tôi click vào link tên công việc do mình phụ trách muốn chuyển việc cho

người khác

9

Khi đó màn hình chi tiết công việc hiện ra, click vào mũi tên bên cạnh nút khác và chọn chuyển việc như

hình bên dưới:

+ Màn hình chuyển việc hiện ra, nhập tên người phụ trách mới -> Chọn hạn chót -> Click Lưu như hình

sau đây:

Công việc đã chuyển sẽ tự động nhảy vào mục “Công việc đã giao” của người chuyển và nhảy vào mục

“Công việc của tôi” của người phụ trách mới.

Người phụ trách mới cũng có thể “Phân công”, “Cập nhật tiến độ” công việc do người khác chuyển cho

tương tự như phần công việc tự mình tạo ra. Sau khi hoàn thành công việc thì click nút “Kết thúc” ->

Click OK để tiếp tục và tải tập tin kết quả lên -> Lưu.

2.2. Giao việc

2.2.1. Mục đích - Giao việc là những công việc không do mình phụ trách mà giao cho một người khác thực hiện

- Có thể giao việc cho một người phụ trách có người phối hợp cùng thực hiện công việc đó

- Giao việc cho người khác mà không thực hiện được có thể hủy việc

2.2.2. Thực hiện 2.2.2.1. Giao việc cho 1 người phụ trách

+ Vào Menu “Công việc” -> Chọn “Công việc đã giao”

10

+ Chọn nút tạo mới ở góc trên bên tay phải để tạo công việc muốn giao, màn hình giao việc hiện ra, điền

đầy đủ thông tin theo hình dưới đây:

- Công việc đã giao vừa tạo ở trên sẽ được hiển thị ở danh mục “Công việc đã giao” như hình sau:

+ Khi công việc đã giao, người được giao việc đã hoàn thành, người giao việc có thể vào mục công việc đã

giao chọn đường link công việc của người đó để đánh giá:

+ Tại màn hình đánh giá, nếu công việc chưa đạt, người giao việc có thể chọn nút chưa hoàn thành để

chuyển lại công việc của người được giao việc về trạng thái đang làm.

2.2.2.2. Giao việc có phối hợp

+ Vào Menu “Công việc” -> Chọn “Công việc đã giao”

11

+ Chọn nút tạo mới ở góc trên bên tay phải để tạo công việc muốn giao, màn hình giao việc hiện ra, điền

đầy đủ thông tin theo hình dưới đây, tại dòng phối hợp gõ chữ cái đầu tên của người phối hợp và click

Thêm, nếu có nhiều người phối hợp thì tiếp tục gõ tên người khác vào khung người phối hợp rồi click nút

Thêm (nghĩa là cần bao nhiêu người phối hợp thì nhấn nút Thêm bấy nhiêu lần):

- Công việc đã giao vừa tạo ở trên sẽ được hiển thị ở danh mục “Công việc đã giao” như hình sau:

+ Tại màn hình này cũng có chức năng để người giao việc chuyển việc cho người khác và chức năng

nhắn tin nhắc việc .

+ Khi công việc đã giao, người được giao việc đã hoàn thành, người giao việc có thể vào mục công việc đã

giao chọn đường link công việc của người đó để đánh giá về toàn bộ công việc đã giao, đồng thời cũng có

thể đánh giá riêng cho phần công việc đã giao cho người phối hợp bằng cách click vào biểu tượng theo

hướng mũi tên ở hình dưới đây:

12

+ Tại màn hình đánh giá, nếu công việc chưa đạt, người giao việc có thể chọn nút chưa hoàn thành để

chuyển lại công việc của người được giao việc về trạng thái đang làm.

2.2.2.3. Giao việc xong hủy việc

+ Vào Menu “Công việc” -> Chọn “Công việc đã giao”

+ Tại màn hình danh sách công việc đã giao click chuột vào biểu tượng trên dòng công việc muốn

hủy.

Lúc này máy sẽ hỏi “Bạn có chắc chắn muốn hủy không?” thì click OK nếu chắc chắn Hủy, còn không click

Cancel. Công việc bị hủy sẽ không hiện lên trong danh sách công việc đã giao nữa mà chỉ xuất hiện trong

Báo cáo chung.

2.3. Công việc đã hoàn thành Màn hình công việc hoàn thành hiển thị tất cả các công việc đã hoàn thành được sắp xếp theo trình tự

thời gian hoàn thành gần nhất. Những thông tin chính bao gồm tên công việc, hạn chót, ngày hoàn thành,

người tạo việc, và đánh giá của người giao việc. Màn hình cũng cho phép xem các chi tiết của công việc đã

hoàn thành.

+ Vào Menu “Công việc” -> Chọn “Công việc đã hoàn thành”

13

+ Màn hình danh sách Công việc đã hoàn thành hiện ra

+ Để xem chi tiết Công việc đã hoàn thành click vào link tên của dòng công việc muốn xem theo hướng

mũi tên ở hình trên.

2.4. Hòm thư Vào Menu “Công việc” -> Chọn “Hòm thư”.

Hòm thư sẽ Lưu lại tất cả các tin nhắn nhận được sắp xếp theo trình tự nhận từ mới đến cũ.

2.5. Đã gửi Vào Menu “Công việc” -> Chọn “Đã gửi”.

Ở mục Đã gửi sẽ lưu lại tất cả các tin nhắn đã gửi sắp xếp theo trình tự gửi từ mới đến cũ.

2.6. Báo cáo

14

Báo cáo bao gồm 3 loại: Báo cáo đánh giá, Báo cáo chi tiết và Báo cáo tháng

a) Báo cáo đánh giá

Vào Menu “Công việc” -> Click Báo cáo -> Click Báo cáo đánh giá theo hình bên dưới:

+ Màn hình hiện ra bảng báo cáo đánh giá công việc do người tạo việc đánh giá về mức độ hoàn thành

Công việc của người thực hiện ở nhiều mức độ: Rất tốt, Tốt, Khá, Đạt, Chưa đạt và Chưa đánh giá như

sau:

Tại đây có thể in báo cáo hoặc xuất báo cáo ra excel bằng cách nhấn vào các nút sau:

b) Báo cáo chi tiết

+ Vào Menu “Công việc” -> Chọn “Báo cáo” -> Chọn “Báo cáo chi tiết”:

+ Màn hình báo cáo chi tiết công việc hiện ra, Click vào ô Từ ngày, Đến ngày chọn khoảng thời gian cần lọc

để lên báo cáo rồi click Lọc theo hướng mũi tên như hình dưới đây:

15

Báo cáo sẽ được lọc theo ngày công việc được tạo mà không lọc theo hạn chót.

Sau khi lọc xong tại màn hình này cho phép in báo cáo và xuất báo cáo ra excel lần lượt qua các nút

c) Báo cáo tháng

+ Vào Menu “Công việc” -> Chọn “Báo cáo” -> Chọn “Báo cáo tháng”:

Báo cáo tháng tập hợp số lượng công việc được giao, số công việc tự tạo, công việc chưa làm, công việc

đang làm, công việc hoàn thành đúng hạn, công việc hoàn thành quá hạn, số công việc bị hủy trong tháng.

Để in báo cáo click nút

Để xuất báo cáo ra excel click nút:

2.7. Báo cáo chung

a) Công việc toàn công ty

+ Vào Menu “Công việc” -> Chọn Báo cáo chung -> Chọn Công việc toàn công ty

Chọn thời gian Từ ngày … Đến ngày -> Chọn Công ty hoặc bộ phận (Nhân sự, Kế hoạch, Tài chính, Kế

toán) -> Lọc.

16

Chức năng này cho phép tập hợp các công việc của toàn công ty hoặc của từng bộ phận để lên báo

cáo trong khoảng thời gian xác định.

Để in và xuất báo cáo này ra excel cũng thực hiện tương tự các báo cáo trong mục 4 là click vào các

nút sau đây

b) Chi tiết theo thành viên

+ Vào Menu “Công việc” -> Chọn Báo cáo chung -> Chọn Chi tiết theo thành viên

Chọn thời gian Từ ngày … Đến ngày \ Chọn Phòng ban, Thành viên \ Lọc.

17

Báo cáo chung theo thành viên cũng có thể được in và xuất ra excel qua các nút:

III. Mô đun Văn bản

3.1. Văn bản đi + Vào Menu “Văn bản” -> Chọn “Văn bản đi”:

+ Màn hình danh sách văn bản đi hiện ra:

+Tại màn hình danh sách văn bản đi có thể xem chi tiết văn bản bằng cách click vào đường link tên màu

xanh cột số hiệu văn bản theo hướng mũi tên số (1) như hình trên, ngoài ra còn có các nút chức năng sửa,

xóa lần lượt tương ứng với các biểu tượng

+ Để thêm mới văn bản đi Click nút “Tạo mới” theo mũi tên số (2) ở hình bên trên, màn hình Tạo mới văn

bản đi hiện ra như hình dưới đây, nhập thông tin các trường theo chỉ dẫn, tại dòng gửi tới nếu có nhiều

nơi nhận thì sau mỗi lần gõ tên nơi nhận click nút “Thêm” và cuối cùng Click Lưu để tạo văn bản đi:

18

3.2. Văn bản đến + Vào Menu “Văn bản” -> Chọn “Văn bản đến”:

+ Màn hình danh sách văn bản đến hiện ra:

+Tại màn hình danh sách văn bản đến có thể xem chi tiết văn bản bằng cách click vào đường link tên màu

xanh cột số hiệu văn bản theo hướng mũi tên số (1) như hình trên, ngoài ra còn có các nút chức năng sửa,

xóa lần lượt tương ứng với các biểu tượng

+ Để thêm mới văn bản đến Click nút “Tạo mới” theo hướng mũi tên số (2) ở hình bên trên, màn hình Tạo

mới văn bản đến hiện ra như hình dưới đây, nhập thông tin các trường theo chỉ dẫn và cuối cùng Click

Lưu để tạo văn bản đến:

19

3.3. Báo cáo + Vào Menu “Văn bản” -> Chọn “Báo cáo”:

a) Báo cáo Văn bản đi

+ Vào Báo cáo -> Chọn Văn bản đi:

+ Màn hình Báo cáo Văn bản đi hiện ra như sau:

20

+ Chọn thời gian muốn tạo báo cáo vào khung Từ ngày …Đến ngày như hình trên và click Lọc theo

mũi tên số (1) khi đó sẽ hiện ra danh sách các văn bản đi hiện có trong khoảng thời gian đó. Nếu

muốn xem chi tiết nội dung từng văn bản đi thì click vào đường liên kết màu xanh cột số văn bản

theo mũi tên số (2).

+ Để in và xuất báo cáo ra Excel lần lượt click vào các nút

b) Báo cáo Văn bản đến

+ Vào Báo cáo -> Chọn Văn bản đến:

+ Màn hình Báo cáo Văn bản đến hiện ra như sau:

+ Chọn thời gian muốn tạo báo cáo vào khung Từ ngày …Đến ngày như hình trên và click Lọc theo

mũi tên số (1) khi đó sẽ hiện ra danh sách các văn bản đến hiện có trong khoảng thời gian đó. Nếu

muốn xem chi tiết nội dung từng văn bản đến thì click vào đường liên kết màu xanh cột số văn bản

theo mũi tên số (2).

+ Để in và xuất báo cáo ra Excel lần lượt click vào các nút

IV. Mô đun Hợp đồng

4.1. Hợp đồng đầu thu + Vào Menu “Hợp đồng” -> Chọn “Hợp đồng đầu thu”

a) Màn hình Danh sách Hợp đồng đầu thu hiện ra như sau:

21

b) Để xem thông tin chi tiết từng hợp đồng đầu thu click vào đường link liên kết màu xanh cột Mã

hợp đồng muốn xem, ngoài thông tin về hợp đồng đầu thu đó màn hình chi tiết còn cho phép

xem các thông tin về các hợp đồng đầu chi phục vụ cho hợp đồng đầu thu này. Phần mềm còn

cho phép chỉnh sửa thông tin hợp đồng ngay tại màn hình chi tiết hợp đồng đầu thu bằng cách

click nút “Chỉnh sửa” theo mũi tên như hình dưới đây:

c) Để xem các hợp đồng đầu thu của một khách hàng, tại màn hình Danh sách Hợp đồng đầu thu

click vào đường liên kết màu xanh tên khách hàng muốn xem, Màn hình tập hợp các HĐ đầu thu

của khách hàng hiện ra, Tại đây phần mềm cho phép chỉnh sửa thông tin khách hàng qua việc

click nút “Chỉnh sửa” theo mũi tên như hình sau:

22

d) Để thêm mới Hợp đồng đầu thu, tại Màn hình Danh sách Hợp đồng đầu thu click nút “Tạo mới”.

Khi đó màn hình tạo mới hiện ra, nhập thông tin các trường theo chỉ dẫn và click “Lưu” như hình

dưới đây:

Lưu ý: Ngày ký hợp đồng đầu thu phải nhỏ hơn hoặc bằng ngày hiện tại, không để ngày ở tương lai.

e) Các nút chức năng cho phép thêm các nội dung liên quan tới

hợp đồng như tạm ứng, bảo lãnh tạm ứng, bảo lãnh thực hiện, thanh toán theo tiến độ, phụ lục

hợp đồng, các khoản giảm trừ; sửa và xóa hợp đồng.

Chức năng Tạm ứng Hợp đồng đầu thu:

- Xem danh sách tạm ứng hợp đồng đầu thu click nút trên dòng hợp đồng muốn xem tạm

ứng, màn hình hiện ra như sau:

23

- Để xem chi tiết từng lần tạm ứng click vào đường liên kết màu xanh cột Nội dung tạm ứng như

mũi tên ở hình trên, để sửa, xóa nội dung những lần tạm ứng trước click lần lượt các nút

như khung đỏ ở hình trên.

- Để xem số tiền trừ từ các lần thanh toán click biểu tượng

- Để thêm lần tạm ứng mới click nút “Tạo mới”. Màn hình tạo mới tạm ứng hiện ra, điền đầy đủ

thông tin các trường và click Lưu theo hình sau:

Chức năng Bảo lãnh tạm ứng:

- Xem danh sách Bảo lãnh tạm ứng hợp đồng đầu thu click nút trên dòng hợp đồng muốn

xem và màn hình danh sách như sau:

- Để xem chi tiết từng lần bảo lãnh tạm ứng click vào đường liên kết màu xanh cột Nội dung bảo

lãnh theo hướng mũi tên số (1) ở hình trên, để sửa, xóa nội dung những lần bảo lãnh tạm ứng

trước click lần lượt các nút như khung đỏ ở hình trên.

- Để thêm lần bảo lãnh tạm ứng mới click nút “Tạo mới” theo hướng mũi tên số (2). Màn hình tạo

mới bảo lãnh tạm ứng hiện ra, điền đầy đủ thông tin các trường và click Lưu theo hình sau:

24

Lưu ý: Ngày bảo lãnh phải <= ngày hiện tại, không được để ngày ở tương lai.

Chức năng Bảo lãnh thực hiện:

- Xem danh sách Bảo lãnh thực hiện hợp đồng đầu thu click nút trên dòng hợp đồng muốn

xem và màn hình danh sách như sau:

- Để xem chi tiết từng lần Bảo lãnh thực hiện hợp đồng click vào đường liên kết màu xanh cột Nội

dung bảo lãnh theo hướng mũi tên như hình trên, để sửa, xóa nội dung những lần bảo lãnh thực

hiện trước click lần lượt các nút như khung đỏ ở hình trên.

- Để thêm lần bảo lãnh thực hiện mới click nút “Tạo mới”. Màn hình tạo mới bảo lãnh thực hiện

hiện ra, điền đầy đủ thông tin các trường và click Lưu theo hình sau:

Lưu ý: Ngày bảo lãnh phải <= ngày hiện tại, không được để ngày ở tương lai.

Chức năng Thanh toán tiến độ:

25

- Xem danh sách Thanh toán tiến độ hợp đồng đầu thu click nút trên dòng hợp đồng muốn

xem và màn hình danh sách như sau:

- Để xem chi tiết từng lần thanh toán theo tiến độ click vào đường liên kết màu xanh ở Cột Mô tả,

để sửa, xóa nội dung những lần thanh toán tiến độ đã tạo click lần lượt các nút như

khung đỏ ở hình trên.

- Để thêm lần thanh toán tiến độ mới click nút “Tạo mới”. Màn hình tạo mới hiện ra, điền đầy đủ

thông tin các trường và click Lưu theo hình sau:

Chức năng Phụ lục hợp đồng:

- Xem danh sách Phụ lục hợp đồng đầu thu click nút trên dòng hợp đồng muốn xem và màn

hình danh sách như sau:

26

- Để xem chi tiết từng phụ lục hợp đồng click vào đường liên kết màu xanh cột Tên phụ lục theo

hướng mũi tên số (1), để sửa, xóa nội dung những Phụ lục đã tạo click lần lượt các nút

như khung đỏ ở hình trên.

- Để thêm Phụ lục mới click nút “Tạo mới” theo hướng mũi tên số (2). Màn hình tạo mới hiện ra,

điền đầy đủ thông tin các trường và click Lưu theo hình sau:

Chức năng Khoản giảm trừ:

- Xem danh sách Khoản giảm trừ click nút trên dòng hợp đồng muốn xem và màn hình danh

sách như sau:

- Để xem chi tiết, sửa, xóa từng khoản giảm trừ click lần lượt các nút như khung đỏ ở

hình trên.

- Để thêm Khoản giảm trừ mới click nút “Tạo mới” theo hướng mũi tên ở hình trên. Màn hình tạo

mới hiện ra, điền đầy đủ thông tin các trường và click Lưu theo hình sau:

Chức năng sửa, xóa Hợp đồng đầu thu:

27

Để sửa, xóa hợp đồng đầu thu click lần lượt các nút sau trên dòng hợp đồng muốn sửa,

xóa.

- Khi sửa xong click nút Lưu để lưu lại những thông tin đã thay đổi

- Khi click xóa máy sẽ hỏi “Bạn có chắc chắn xóa không?”: nếu chắc chắn click OK, không click

Cancel.

4.2. Theo dõi bảo lãnh + Vào Menu “Hợp đồng” -> Chọn “Theo dõi bảo lãnh”

a) Bảo lãnh tạm ứng

+ Vào “Theo dõi bảo lãnh” -> Chọn “Bảo lãnh tạm ứng”. Màn hình danh sách hợp đồng bảo lãnh tạm

ứng hiện ra như sau:

+ Để xem chi tiết hợp đồng bảo lãnh tạm ứng click vào đường liên kết màu xanh của mã hợp đồng

muốn xem theo mũi tên số (1) hình trên, nếu muốn sửa, xóa thì click lần lượt các nút

+ Để tạo mới hợp đồng bảo lãnh tạm ứng click nút “Tạo mới” theo mũi tên số (2). Màn hình tạo mới

hiện ra, nhập các trường thông tin theo chỉ dẫn và click Lưu.

28

b) Bảo lãnh thực hiện

+ Vào “Theo dõi bảo lãnh” -> Chọn “Bảo lãnh thực hiện”. Màn hình danh sách hợp đồng bảo lãnh

thực hiện hiện ra như sau:

+ Để xem chi tiết hợp đồng bảo lãnh thực hiện click vào đường liên kết màu xanh của mã hợp đồng

muốn xem theo mũi tên số (1) hình trên, nếu muốn sửa, xóa thì click lần lượt các nút

+ Để tạo mới hợp đồng bảo lãnh thực hiện click nút “Tạo mới” theo mũi tên số (2). Màn hình tạo

mới hiện ra như sau, nhập các trường thông tin theo chỉ dẫn và click Lưu.

4.3. Hợp đồng đầu chi + Vào Menu “Hợp đồng” -> Chọn “Hợp đồng đầu chi”

a) Màn hình danh sách hợp đồng đầu chi hiện ra như sau:

29

b) Để xem thông tin chi tiết từng hợp đồng đầu chi click vào đường link liên kết màu xanh cột Mã

hợp đồng muốn xem, ngoài thông tin về hợp đồng đầu chi đó màn hình chi tiết còn cho phép

xem các thông tin về hợp đồng đầu thu mà hợp đồng đầu chi này phục vụ. Phần mềm còn cho

phép chỉnh sửa thông tin hợp đồng ngay tại màn hình chi tiết hợp đồng đầu chi bằng cách click

nút “Chỉnh sửa” theo mũi tên như hình dưới đây:

c) Để xem các hợp đồng đầu chi của một nhà cung cấp, tại màn hình Danh sách Hợp đồng đầu chi

click vào đường liên kết màu xanh tên nhà cung cấp muốn xem, Màn hình tập hợp các HĐ đầu

chi của nhà cung cấp đó hiện ra, Tại đây phần mềm cho phép chỉnh sửa thông tin nhà cung cấp

qua việc click nút “Chỉnh sửa” theo mũi tên như hình sau:

30

d) Để tạo mới hợp đồng đầu chi click nút “Tạo mới”. Màn hình tạo mới hiện ra, nhập các trường

thông tin theo hình chỉ dẫn dưới đây và click Lưu:

Lưu ý: Ngày ký hợp đồng đầu chi phải nhỏ hơn hoặc bằng ngày hiện tại, không để ngày ở tương lai.

e) Các nút chức năng cho phép thêm các nội dung liên quan tới

hợp đồng như tạm ứng, bảo lãnh tạm ứng, bảo lãnh thực hiện.

Chức năng Tạm ứng hợp đồng đầu chi:

- Xem danh sách tạm ứng hợp đồng đầu chi click nút trên dòng hợp đồng muốn xem tạm

ứng, màn hình hiện ra như sau:

31

- Để xem chi tiết, sửa, xóa nội dung những lần tạm ứng trước click lần lượt các nút

như khung đỏ ở hình trên.

- Để xem số tiền trừ từ các lần thanh toán click biểu tượng

- Để thêm lần tạm ứng mới click nút “Tạo mới”. Màn hình tạo mới tạm ứng hiện ra, điền đầy đủ

thông tin các trường và click Lưu theo hình sau:

Chức năng Bảo lãnh tạm ứng:

- Xem danh sách Bảo lãnh tạm ứng hợp đồng đầu chi click nút trên dòng hợp đồng muốn

xem và màn hình danh sách như sau:

- Để xem chi tiết từng lần bảo lãnh tạm ứng click vào đường liên kết màu xanh cột nội dung bảo

lãnh theo mũi tên số (1), để sửa, xóa nội dung những lần bảo lãnh tạm ứng trước click lần lượt

các nút như khung đỏ ở hình trên.

- Để thêm lần bảo lãnh tạm ứng mới click nút “Tạo mới” theo hướng mũi tên số (2). Màn hình tạo

mới bảo lãnh tạm ứng hiện ra, điền đầy đủ thông tin các trường và click Lưu theo hình sau:

32

Lưu ý: Ngày bảo lãnh phải <= ngày hiện tại, không được để ngày ở tương lai.

Chức năng Thanh toán tiến độ:

- Xem danh sách Thanh toán tiến độ hợp đồng đầu chi click nút trên dòng hợp đồng muốn

xem và màn hình danh sách như sau:

- Để xem chi tiết từng lần thanh toán theo tiến độ click vào đường liên kết màu xanh ở Cột Mô tả,

để sửa, xóa nội dung những lần thanh toán tiến độ đã tạo click lần lượt các nút như

khung đỏ ở hình trên.

- Để thêm lần thanh toán tiến độ mới click nút “Tạo mới”. Màn hình tạo mới hiện ra, điền đầy đủ

thông tin các trường và click Lưu theo hình sau:

Chức năng Phụ lục hợp đồng:

33

- Xem danh sách Phụ lục hợp đồng đầu chi click nút trên dòng hợp đồng muốn xem và màn

hình danh sách như sau:

- Để xem chi tiết từng phụ lục hợp đồng click vào đường liên kết màu xanh cột Tên phụ lục theo

hướng mũi tên số (1), để sửa, xóa nội dung những Phụ lục đã tạo click lần lượt các nút

như khung đỏ ở hình trên.

- Để thêm Phụ lục mới click nút “Tạo mới” theo hướng mũi tên số (2). Màn hình tạo mới hiện ra,

điền đầy đủ thông tin các trường và click Lưu theo hình sau:

Chức năng Khoản giảm trừ:

- Xem danh sách Khoản giảm trừ click nút trên dòng hợp đồng muốn xem và màn hình danh

sách như sau:

- Để xem chi tiết, sửa, xóa từng khoản giảm trừ click lần lượt các nút như khung đỏ ở

hình trên.

- Để thêm Khoản giảm trừ mới click nút “Tạo mới” theo hướng mũi tên ở hình trên. Màn hình tạo

mới hiện ra, điền đầy đủ thông tin các trường và click Lưu theo hình sau:

34

Chức năng sửa, xóa Hợp đồng đầu chi:

Để sửa, xóa hợp đồng đầu chi click lần lượt các nút sau trên dòng hợp đồng muốn sửa,

xóa.

- Khi sửa xong click nút Lưu để lưu lại những thông tin đã thay đổi

- Khi click xóa máy sẽ hỏi “Bạn có chắc chắn xóa không?”: nếu chắc chắn click OK, không click

Cancel.

V. Mô đun Danh mục

5.1. Cơ quan đơn vị + Vào Menu “Văn bản” -> Chọn “Cơ quan đơn vị”:

Khi đó danh sách Cơ quan đơn vị đã tạo hiện ra như sau:

+Tại màn hình danh sách cơ quan đơn vị có các nút chức năng xem, sửa, xóa lần lượt tương ứng với các

biểu tượng

+ Để thêm cơ quan đơn vị mới Click nút “Tạo mới” theo mũi tên ở hình bên trên, màn hình Tạo mới cơ

quan đơn vị hiện ra như hình dưới đây, nhập thông tin các trường theo chỉ dẫn và Click Lưu:

35

5.2. Danh mục Khách hàng + Vào Menu “Hợp đồng” -> Chọn “Khách hàng”

+ Danh mục Khách hàng hiện ra như sau:

+ Để xem thông tin chi tiết khách hàng click vào đường link liên kết màu xanh theo mũi tên số (2),

ngoài thông tin khách hàng màn hình chi tiết còn cho phép xem các thông tin về các hợp đồng đã ký

với khách hàng đó, để sửa, xóa khách hàng trong danh mục click lần lượt các nút

+ Để thêm khách hàng mới click nút Tạo mới theo mũi tên số (1). Khi đó màn hình tạo mới hiện ra,

nhập thông tin các trường theo chỉ dẫn và click “Lưu” như hình dưới đây:

36

5.3. Danh mục Nhà cung cấp + Vào Menu “Hợp đồng” -> Chọn “Nhà cung cấp”

+ Màn hình danh mục Nhà cung cấp hiện ra như sau:

+ Để tạo mới Nhà cung cấp click nút “Tạo mới” theo hình mũi tên như trên, Màn hình tạo mới hiện ra,

nhập các trường thông tin theo hình chỉ dẫn dưới đây và click Lưu:

37

+ Để xem chi tiết, sửa, xóa Nhà cung cấp click lần lượt vào các nút sau:

5.4. Danh mục Cấp bậc + Vào Menu “Danh mục” -> Chọn “Cấp bậc”:

+ Màn hình danh mục Cấp bậc hiện ra như sau:

+ Để tạo mới Cấp bậc click nút “Tạo mới” theo mũi tên như hình trên. Màn hình tạo mới cấp bậc hiện ra,

nhập thông tin các trường theo hình chỉ dẫn dưới đây và click Lưu:

38

Lưu ý: Giá trị cấp bậc tỉ lệ nghịch với cấp bậc (nghĩa là Cấp cao nhất có giá trị là 1, cấp bậc nhỏ dần sẽ có

giá trị tăng dần là 2,3,4…)

+ Để xem chi tiết, sửa, xóa Cấp bậc click lần lượt các nút:

5.5. Phòng ban + Vào Menu “Danh mục” -> Chọn “Phòng ban”:

+ Màn hình danh mục Phòng ban hiện ra như sau:

+ Để xem chi tiết Phòng ban click vào đường link liên kết màu xanh của tên phòng ban như mũi tên số (1),

để sửa, xóa phòng ban click lần lượt vào các nút

+ Để tạo mới Phòng ban click nút “Tạo mới” theo mũi tên số (2) như hình trên. Màn hình tạo mới Phòng

ban hiện ra, nhập thông tin các trường theo hình chỉ dẫn dưới đây và click Lưu:

5.6. Thang đánh giá + Vào Menu “Danh mục” -> Chọn “Thang đánh giá”:

+ Màn hình danh mục Thang đánh giá hiện ra như sau:

+ Để tạo mới Thang đánh giá click nút “Tạo mới” theo mũi tên như hình trên. Màn hình tạo mới Thang

đánh giá hiện ra, nhập thông tin các trường theo hình chỉ dẫn dưới đây và click Lưu:

39

+ Để xem chi tiết, sửa, xóa Thang đánh giá click lần lượt các nút:

5.7. Trạng thái công việc + Vào Menu “Danh mục” -> Chọn “Trạng thái công việc”:

+ Màn hình danh mục Trạng thái công việc hiện ra như sau:

+ Để tạo mới Trạng thái công việc click nút “Tạo mới” theo mũi tên như hình trên. Màn hình tạo mới

Trạng thái công việc hiện ra, nhập thông tin các trường theo hình chỉ dẫn dưới đây và click Lưu:

+ Để xem chi tiết, sửa, xóa Trạng thái công việc click lần lượt các nút:

5.8. Loại văn bản đi + Vào Menu “Danh mục” -> Chọn “Loại văn bản đi”:

+ Màn hình danh mục Loại văn bản đi hiện ra như sau:

+ Để tạo mới Loại văn bản đi click nút “Tạo mới” theo mũi tên như hình trên. Màn hình tạo mới Loại văn

bản đi hiện ra, nhập thông tin các trường theo hình chỉ dẫn dưới đây và click Lưu:

+ Để xem chi tiết, sửa, xóa Loại văn bản đi click lần lượt các nút:

40

5.9. Loại văn bản đến + Vào Menu “Danh mục” -> Chọn “Loại văn bản đến”:

+ Màn hình danh mục Loại văn bản đến hiện ra như sau:

+ Để tạo mới Loại văn bản đến click nút “Tạo mới” theo mũi tên như hình trên. Màn hình tạo mới Loại

văn bản đến hiện ra, nhập thông tin các trường theo hình chỉ dẫn dưới đây và click Lưu:

+ Để xem chi tiết, sửa, xóa Loại văn bản đến click lần lượt các nút:

5.10. Cấp độ bảo mật + Vào Menu “Danh mục” -> Chọn “Cấp độ bảo mật”:

+ Màn hình danh mục Cấp độ bảo mật hiện ra như sau:

+ Để tạo mới Cấp độ bảo mật click nút “Tạo mới” theo mũi tên như hình trên. Màn hình tạo mới Cấp độ

bảo mật hiện ra, nhập thông tin các trường theo hình chỉ dẫn dưới đây và click Lưu:

+ Để xem chi tiết, sửa, xóa Cấp độ bảo mật click lần lượt các nút:

5.11. Phân loại khách hàng + Vào Menu “Danh mục” -> Chọn “Phân loại khách hàng”:

+ Màn hình danh mục Phân loại khách hàng hiện ra như sau:

41

+ Để tạo mới Phân loại khách hàng click nút “Tạo mới” theo mũi tên như hình trên. Màn hình tạo mới

Phân loại khách hàng hiện ra, nhập thông tin các trường theo hình chỉ dẫn dưới đây và click Lưu:

+ Để xem chi tiết, sửa, xóa Phân loại khách hàng click lần lượt các nút:

5.12. Phân loại nhà cung cấp + Vào Menu “Danh mục” -> Chọn “Phân loại nhà cung cấp”:

+ Màn hình danh mục Phân loại nhà cung cấp hiện ra như sau:

+ Để tạo mới Phân loại nhà cung cấp click nút “Tạo mới” theo mũi tên như hình trên. Màn hình tạo mới

Phân loại nhà cung cấp hiện ra, nhập thông tin các trường theo hình chỉ dẫn dưới đây và click Lưu:

+ Để xem chi tiết, sửa, xóa Phân loại nhà cung cấp click lần lượt các nút:

VI. Mô đun Hệ thống

+ Vào Menu “Hệ thống” -> Chọn “Người dùng”:

42

+ Màn hình danh mục Người dùng hiện ra như sau:

+ Để tìm kiếm nhanh người dùng nhập tên hoặc ký tự bất kỳ trong tên của họ vào ô tìm kiếm ở hình trên

+ Để xem chi tiết Người dùng click vào Ảnh đại diện của người đó hoặc click đường link liên kết màu

xanh ở cột Họ tên; để sửa, xóa Người dùng click lần lượt các nút:

Lưu ý: khi sửa thông tin người dùng cần nhập lại mật khẩu hoặc gõ mật khẩu mới trước khi ấn Lưu, nếu

thay đổi email thì nên đăng nhập lại.

+ Để tạo mới Người dùng click nút “Tạo mới” theo mũi tên như hình trên. Màn hình tạo mới Người dùng

hiện ra, nhập thông tin các trường theo hình chỉ dẫn dưới đây và click Lưu:

43

+ Để phân quyền cho người dùng click biểu tượng trên dòng người dùng muốn phân quyền cho họ.

- Phần mềm mở trang phân quyền như hình bên dưới:

- Màn hình phân quyền bao gồm 3 tab: Văn bản, Hợp đồng và Chức danh, để phân quyền cho người

dùng, bạn vào từng tab và chỉ cần bấm vào ô chọn tương ứng; để bỏ quyền, bạn chỉ cần bỏ ô chọn

tương ứng.

VII. Hướng dẫn

+ Click vào Menu “Hướng dẫn” theo mũi tên như hình bên dưới:

Màn hình hiện ra link Hướng dẫn cho phép người dùng tải về như sau: