Hướng dẫn sử dụng HỆ THỐNG KHAI BÁO THỦ TỤC TÀU BIỂN … · tay phải như: tên đăng nhập, tên đầy đủ, chức danh đơn vị để người quản

1

Hướng dẫn sử dụng

“HỆ THỐNG KHAI BÁO THỦ TỤC TÀU

BIỂN ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG TẠI

KHU VỰC CẢNG BIỂN”

Tài liệu nhằm hướng dẫn người sử dụng khi tham gia vào Hệ thống Thông tin

dùng chung tại khu vực cảng biển trong quá trình khai báo và phê duyệt tàu đến cảng,

rời cảng, di chuyển trong vùng nước cảng có sự tham gia của các Cơ quan quản lý nhà

nước về Hải quan, Biên phòng, Kiểm dịch Y tế, Kiểm dịch động thực vật, Cảng vụ.

Hà Nội, tháng 8 năm 2012

Tên tài liệu: Hướng dẫn sử dụng” Hệ thống khai báo thủ tục tàu

biển điện tử dùng chung tại khu vực cảng biển”

Revision: 1.2

Cập nhật ngày: Aug 09 2012

Đơn vị xây dựng: ANZ Solution

Link:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng

Hệ thống khai báo thủ tục tàu biển điện tử dùng chung tại khu vực cảng biển

Trang 2

MỤC LỤC

Trang

PHẦN I: GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH ........................................................................ 3

PHẦN II: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG “CỔNG THÔNG TIN DÙNG CHUNG TẠI CẢNG

BIỂN” ..................................................................................................................................... 4

1. Hướng dẫn sử dụng chức năng quản trị ............................................................................................. 4 1.1. Quản lý người sử dụng và gán quyền ..................................................................................................... 4 1.2. Tạo nhóm và gán quyền cho nhóm ......................................................................................................... 7 1.3. Phân quyền ............................................................................................................................................. 8

PHẦN III: LÀM VIỆC VỚI HỆ THỐNG “CỔNG THÔNG TIN DÙNG CHUNG TẠI

CẢNG BIỂN” ....................................................................................................................... 12

1. Làm thủ tục ......................................................................................................................................... 12 1.1. Làm thủ tục tàu vào cảng ...................................................................................................................... 14

1.1.1. Thông báo tàu vào cảng ............................................................................... 14

1.1.2. Xác báo tàu vào cảng ................................................................................... 18

1.1.3. Khai báo làm thủ tục tàu đến ....................................................................... 19

1.2. Làm thủ tục tàu rời cảng ....................................................................................................................... 22 1.2.1. Tàu di chuyển trong cảng ............................................................................. 22

1.2.2. Thông báo rời cảng ...................................................................................... 23

1.2.3. Tàu đóng mới rời cảng ................................................................................. 25

1.2.4. Xác báo tàu rời ............................................................................................. 25

1.2.5. Khai báo làm thủ tục tàu rời ........................................................................ 26

2. Phê duyệt ............................................................................................................................................. 33 2.1. Quá trình phê duyệt .............................................................................................................................. 34 2.2. Gửi thông báo/tin nhắn ......................................................................................................................... 38

3. Thông báo bắt giữ, tạm giữ ................................................................................................................ 40 3.1. Bắt giữ và thả tàu biển .......................................................................................................................... 41

3.1.1. Bắt giữ tàu biển ............................................................................................ 41

3.1.2. Chức năng thả tàu ........................................................................................ 44

3.2. Tạm giữ và chấm dứt tàu biển .............................................................................................................. 45 1.1.1. Tạm giữ tàu biển .......................................................................................... 46

1.1.2. Chấm dứt tạm giữ tàu biển ........................................................................... 47

3.3. Xem thông tin “Tạm giữ tàu/Chấm dứt tạm giữ” ................................................................................. 47

4. Hướng dẫn xem và in báo cáo ........................................................................................................... 48 4.1. Hướng dẫn xem báo cáo ....................................................................................................................... 48 4.2. Hướng dẫn in báo cáo ........................................................................................................................... 51



Trang 3

PHẦN I: GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH

“Hệ thống khai báo thủ tục tàu biển điện tử dùng chung tại khu vực cảng biển” là hệ

thống chạy trên internet cung cấp một địa chỉ website duy nhất cho các đối tượng cùng truy

cập bao gồm: Đại lý tàu, Hải quan, Biên phòng, Kiểm dịch y tế, Kiểm dịch động thực vật. Các

đơn vị này sử dụng phần mềm trình duyệt web (IE, FireFox…) truy cập vào website bằng tài

khoản được cấp và thực hiện các nghiệp vụ của mình ngay trên website.

Một số đặc điểm nổi bật của hệ thống “Hệ thống khai báo thủ tục tàu biển điện tử

dùng chung tại khu vực cảng biển”.

- Công tác nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu trên hệ thống khai báo đơn giản thuận tiện và hiệu quả

- Hệ thống tiếp nhận thông tin khai báo điện tử và phản hồi thông tin ngay trên giao diện phần

mềm thời gian 24 giờ/ 7 ngày

- Dữ liệu khai báo và phê duyệt được xử lý ngay trên hệ thống khai báo điện tử hoặc xử lý

ngay trên phần mềm của từng cơ quan - kết quả xử lý cũng được phản ánh trên hệ thống khai báo.



Trang 4

PHẦN II: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG “CỔNG THÔNG TIN DÙNG

CHUNG TẠI CẢNG BIỂN”

1. Hướng dẫn sử dụng chức năng quản trị

Quản trị người sử dụng và tạo ra các nhóm chức năng, bao gồm:

- Người sử dụng: Là chức năng thêm mới, sửa, xóa để cập nhật thông tin về người sử

dụng như đơn vị, tên tuổi, chức danh, tên đăng nhập… và mật khẩu đã bị mã hóa. Chức

năng này cũng kèm việc xác định nhóm chức năng, quyền hạn của người sử dụng đối với

hệ thống, cũng như phạm vi đơn vị sử dụng.

- Nhóm (vai trò): Là chức năng thêm mới, sửa ,xóa để cập nhật thông tin về nhóm chức

năng sẽ phân cho NSD, như vậy qua các nhóm chức năng này hệ thống có thể quán lý và

phân quyền cho NSD một cách dễ dàng hơn. Chức năng này bao gồm thông tin chung về

nhóm và việc bổ sung hoặc loại bỏ những nghiệp vụ của nhóm.

- Nghiệp vụ: Là tập hợp những nghiệp vụ chi tiết đến từng chức năng, từng form của hệ

thống. Từ những nghiệp vụ này có thể tập hợp để tạo thành các nhóm chức năng phân cho

người sử dụng. Ví dụ như những nghiệp vụ về thủ tục khai báo… thêm, sửa, xóa, in hóa

các bản khai sẽ được tạo ra để tập hợp thành nhóm chức năng và sẽ gán cho những người

có quyền khai báo thủ tục hoặc các đại lý.

- Muốn sử dụng hệ thống, NSD phải có tên sử dụng trong hệ thống và được gán các

quyền cho phép. Đây chính là chức năng tạo ra tên sử dụng bao gồm các thông tin về tên

tuổi, chức danh, đơn vị, tên sử dụng trong hệ thống, mật khẩu … và gán NSD vào các

nhóm chức năng trong hệ thống cùng phạm vi đơn vị sử dụng.

1.1. Quản lý người sử dụng và gán quyền

Để vào chức năng Người sử dụng, NSD chọn Quản trị -> Người dùng trong cột bên

tay trái màn hình, chương trình sẽ tải dữ liệu tất cả người sử dụng trong hệ thống sang lưới bên

tay phải như: tên đăng nhập, tên đầy đủ, chức danh đơn vị để người quản trị dễ dàng quản lý

NSD.



Trang 5

Thêm mới NSD

- Để thêm mới NSD, người sử dụng chọn vào nút trên thanh công cụ. Bên tay phải sẽ

hiển thị màn hình như sau sẽ hiện ra để người sử dụng điền thông tin cần thiết:

Dấu (*): chỉ những trường bắt buộc NSD phải nhập dữ liệu

a. Màn hình gồm những thông tin sau:

Tên người dùng : Nhập tên người sử dụng

Họ tên: Nhập họ tên đầy đủ của người sử dụng

Mật khẩu (*): Nhập một chuỗi ký tự hoặc số làm mật khẩu từ bàn phím.

Mật khẩu nhắc lại (*): Nhập lại chuỗi ký tự hoặc số giống như mật khẩu đã nhập tại trường

Mật khẩu. Không cho phép sử dụng thao tác “Copy”.

Cuối cùng nhấn Lưu trên thanh công cụ góc trái ngoài cùng của màn hình để lưu NSD

mới tạo vào hệ thống.

Chọn nút Làm mới hệ thống hiển thị thông để xác nhận lại thông tin có thực sự muốn

làm mới dữ liệu không:

- Nhấn Lưu để ghi lại các thao tác vừa thực hiện

- Nhấn chọn nút “Loại bỏ” để không ghi thông tin vừa cập nhật

- Nhấn nút “Hủy bỏ” để quay trở lại trạng thái trước đó

Chú ý: Chức năng “Lưu” và “Làm mới” này được áp dụng cho tất cả các thao tác trên các

màn hình chức năng khác của hệ thống

Gán quyền cho NSD

Từ danh sách NSD trên hệ thống, chọn NSD trong danh sách để gán quyền.

- Tìm kiếm và chọn NSD trên danh sách

- Phần “Vai trò” (phía dưới thông tin về tài khoản NSD) cho phép người quản trị gán quyền

cho NSD

- Tìm và chọn các chức năng muốn gán cho NSD có thể thao tác trên hệ thống dựa trên danh

sách các nhóm quyền



Trang 6

- Nhấn nút Lưu ở vị trí trên cùng phía trái màn hình để ghi lại thao tác vừa thực hiện

Muốn xóa bỏ quyền thao tác với hệ thống của một người dùng:

- Người quản trị chọn người dùng đó trên danh sách người sử dụng

- Chọn quyền muốn hủy bỏ gán cho NSD đó trên danh sách các quyền đã được gán

- Nhấn nút “Xóa” để xóa bỏ một số quyền thao tác với hệ thống của NSD.

- Vào danh mục Administration/Người sử dụng

- Chọn tên người sử dụng tương ứng với cơ quan, cảng vụ để gán quyền

- Chọn danh sách quyền tại mục Vai trò để gán quyền cho NSD

- Nhấn Lưu để ghi lại thao tác gán quyền cho NSD vừa thực hiện ở trên



Trang 7

1.2. Tạo nhóm và gán quyền cho nhóm

Tạo nhóm và gán các chức năng, công việc được giao cho nhóm.

Module “Vai trò” có chức năng tạo nhóm quyền gán cho NSD - đây là một trong những công

cụ đắc lực cho quản lý hệ thống, từ việc tạo nhóm quyền ta có thể quản lý được NSD theo đúng

chức năng và quyền hạn mà người đó có một cách dễ dàng và có khoa học.

Trong phần “Vai trò” cho phép người quản trị tạo nhóm các quyền để có thể gán cho NSD

trong hệ thống với chức năng thêm, sửa, xóa linh động.

Chức năng này thực hiện thao tác tạo nhóm quyền để gán cho NSD có quyền được truy

cập vào từng chức năng khác nhau trên hệ thống.

Thao tác tạo nhóm quyền:

- Tạo mới một nhóm quyền người quản trị nhấn chọn ở phần “Vai trò”:

Nhập vào tên nhóm quyền

Nhấn “OK” để đồng ý việc nhập

Nhấn “Hủy bỏ” để xóa bỏ thông tin vừa nhập

- Gán các quyền thuộc nhóm quyền:

Chọn nhóm quyền muốn gán trên danh sách nhóm quyền bên trái màn hình

Nhấn chọn thêm quyền cho nhóm ở phần “Quyền”, hệ thống mở ra danh sách các

quyền tương ứng với các chức năng muốn gán cho nhóm như hình dưới:



Trang 8

- Chọn quyền muốn gán trên danh sách

- Nhấn nút “Lưu” ở góc trái trên cùng của màn hình để lưu các thao tác vừa thực hiện

1.3. Phân quyền

Chức năng “Phân quyền” cho phép người quản trị gán quyền phê duyệt hoặc quyền

khai báo đại lý cho NSD.

Phân quyền cho cán bộ phê duyệt

Bước 1: Phân quyền phê duyệt cho cán bộ phê duyệt tại chức năng “Phân quyền”

Tìm NSD dựa vào chức năng lọc hoặc tìm trên danh sách:

- Tìm trên danh sách:



Trang 9

Tìm NSD dựa vào chức năng lọc: Nhập tên NSD vào sau đó nhấn biểu tượng tìm kiếm,

hệ thống sẽ hiển thị ra kết quả cần tìm kiếm:

Hệ thống hiển thị:



Trang 10

NSD thêm thông tin

- Tổ chức: Tên tổ chức, cơ quan

- Khu vực quản lý: Chọn khu vực cảng NSD quản lý

- Nhấn OK để lấy dữ liệu ra lưới

- Nhấn Hủy bỏ để hủy bỏ việc lấy dữ liệu

- Nhấn “Lưu” để ghi lại thao tác vừa thực hiện

Bước 2: Phân quyền phê duyệt cho cán bộ phê duyệt tại chức năng “Người dùng” (Thao tác

như phần gán quyền cho NSD ở phần 1.1 ở trên)

NSD vào “Quản trị Người dùng” để mở chức năng “Người dùng”

- Tìm kiếm và chọn NSD muốn gán quyền như hình dưới:



Trang 11

- Nhấn chọn nút để thêm quyền cho NSD

- Chọn quyền “Quyền Phê duyệt” trên danh sách các nhóm quyền để gán cho NSD



Trang 12

Sau khi chọn và gán quyền Phê duyệt cho NSD, nhấn “Lưu” ở nút trên cùng bên trái màn hình

để ghi lại thao tác vừa thực hiện.

Sau khi thực hiện xong bước 1 và bước 2 thành công thì NSD đó sẽ có chức năng phê duyệt.

Chú ý: Chức năng “Phân quyền cho đại lý” tương tự như chức năng phân quyền phê duyệt ở

trên (Chỉ cần thực hiện giống bước 1)

PHẦN III: LÀM VIỆC VỚI HỆ THỐNG “CỔNG THÔNG TIN

DÙNG CHUNG TẠI CẢNG BIỂN”

1. Làm thủ tục

NSD truy cập vào trang web theo địa chỉ: http://remote.anzsolution.com/

Màn hình trang chủ hiện lên như hình dưới:

http://remote.anzsolution.com/



Trang 13

Đăng nhập chương trình theo tài khoản và mật khẩu được cung cấp.

Sau khi đăng nhập hệ thống được hiển thị như hình dưới:

Tiếp tục nhấn chọn “Thực hiện khai báo” như hướng dẫn hình trên, hệ thống mở ra màn hình

sau:



Trang 14

Chức năng lọc tàu theo trạng thái của tàu:

- Tàu vào cảng: Hiển thị danh sách các tàu đã làm thủ tục thông báo đến cảng

- Tàu trong cảng: Hiển thị danh sách các tàu đã được phê duyệt vào cảng và hiện đang

trong cảng

- Tàu rời cảng: Hiển thị danh sách các tàu đã làm thủ tục thông báo rời cảng

1.1. Làm thủ tục tàu vào cảng

1.1.1. Thông báo tàu vào cảng Chức năng “Thông báo tàu vào cảng” cho phép đại lý hoặc chủ tàu khai báo thông tin

tàu vào cảng để gửi cho các cơ quan phê duyệt trước khi tàu dự kiến đến cảng với thời gian quy

định trước khi tàu cập cảng là 8h, 12h hay 24h tùy theo từng loại tàu. Các bước thực hiện khai

báo thông báo tàu vào cảng như sau:

- Nhấn chọn nút “TB tàu vào cảng”

Hệ thống mở ra màn hình như hình dưới yêu cầu Đại lý chọn tàu làm thủ tục trên danh sách

các tàu trong hệ thống hoặc có thể khai báo một tàu mới bằng cách chọn “Thêm tàu”



Trang 15

- Chọn tàu để làm khai báo sau đó nhấn vào nhãn “Chọn tàu” ở trên thanh công cụ hoặc

link “Chọn tàu” tương ứng để lấy thông tin về tàu đó để làm thủ tục thông báo tàu đến.

- Trong trường hợp tàu đó chưa có trên danh sách, NSD có thể nhấn chọn “Thêm tàu” để

thêm thông tin tàu mới vào danh sách tàu.

Trường hợp nhấn “Chọn tàu” thì thông tin về tàu đó sẽ được hiển thị trên “Thông báo

tàu vào cảng” bao gồm các thông tin liên quan đến tàu và các thông tin khai báo khi làm thông

báo tàu vào cảng như: Tên tàu, số IMO, HÔ HIÊU…xem hình dưới:



Trang 16

Trường hợp nhấn chọn “Thêm mới”, hệ thống sẽ hiển thị màn hình cho phép NSD khai

báo thông tin của tàu mới như hình dưới đây:

- NSD nhập các thông tin cơ bản về tàu như:

Hô hiệu, tên tàu, IMO, chiều rộng, dài, thể tích, dụng lượng của tàu….

Thêm các thông tin về đại lý, chủ tàu, danh sách thuyền viên thường trực, CN đính

kèm

- Nhấn Lưu để ghi lại các thông tin dữ liệu vừa nhập

- Sau khi NSD nhấn “Lưu” để lưu lại các thông tin cơ bản cần thiết về tàu

- Tiếp tục nhấn chọn nút “Thông báo tàu vào cảng” cho phép đại lý làm thông báo vào

cảng cho tàu vừa thêm.



Trang 17

Chức năng khai báo thông tin tàu vào cảng yêu cầu đại lý phải nhập đầy đủ các thông tin như

trên màn hình đưa ra như:

- Thông tin về tàu: Số IMO, HÔ HIỆU, kích thước tàu, Tên thuyền trưởng, người khai

thác, số chuyến đi…

- Đến từ khu vực cảng, cảng

- Khu vực cảng biển, cảng làm thủ tục, cầu cảng neo đậu

- Khu vực cảng, cảng sẽ đến

- Thông tin về hành khách, thuyền viên, hàng hóa trên tàu

- Thông tin về thời gian đến, thời gian cập cảng, thời gian rời tàu

- Thông tin về mũi nước

Phía dưới cùng của thông báo bao gồm danh sách các bản khai cho tàu chọn để khai báo.

Tùy thuộc vào khai báo về tàu mà hệ thống sẽ tự tích chọn vào danh sách các bản khai mà tàu

cần khai báo.

Ví dụ khi trên tàu có hành khách hoặc có người khác trên tàu thì hệ thống sẽ tự tích

chọn “Khai báo danh sách hành khách và bản khai người trốn trên tàu”. Hệ thống cũng

cho đại lý có thể tùy chọn các bản khai để khai báo theo quy định riêng của từng tàu.

Sau khi đại lý hoặc chủ tàu nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc cho thông báo tàu vào cảng

nhấn nút “Lưu” ở góc trái phía trên cùng để ghi lại thông tin vừa khai báo.



Trang 18

1.1.2. Xác báo tàu vào cảng Trước khi tàu dự kiến đến vùng đón trả hoa tiêu thì cần làm “Xác báo tàu đến” để cập nhật các

thông tin mới nhất trên tàu để thông báo lại cho cảng vụ. Các bước làm xác báo tàu:

- Tích chọn để lọc theo chiều “Tàu vào cảng” để xem danh sách tàu đã làm thông báo tàu vào

cảng

- Tìm kiếm tàu muốn khai báo trên danh sách: Nhập tên tàu muốn tìm sau đó nhấn tìm kiếm

- Chọn tàu muốn khai báo bằng cách nhấp chuột lên tàu đó

- Sau khi chọn tàu, nhấn “Xác báo tàu vào cảng” hệ thống mở ra màn hình như hình dưới:

- Đại lý cập nhật các thông tin mới nhất của tàu và các thông tin thay đổi nếu có

- Sau khi đại lý hoặc chủ tàu nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc cho thông báo tàu đến cảng




Trang 19

Phía dưới cùng của thông báo bao gồm danh sách các bản khai cho tàu chọn để khai báo.

Tùy thuộc vào khai báo về tàu mà hệ thống sẽ tự tích chọn vào danh sách các bản khai mà tàu

cần khai báo.

Ví dụ khi trên tàu có hành khách hoặc có người khác trên tàu thì hệ thống sẽ tự tích

chọn “Khai báo danh sách hành khách và bản khai người trốn trên tàu”. Hệ thống cũng

cho đại lý có thể tùy chọn các bản khai để khai báo theo quy định riêng của từng tàu.

Sau khi đại lý hoặc chủ tàu nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc cho thông báo tàu vào cảng


1.1.3. Khai báo làm thủ tục tàu đến - Lọc theo chiều “Tàu vào cảng” để xem danh sách tàu đã làm thông báo, xác báo tàu đến

cảng

- Tìm và chọn kiếm tàu muốn khai báo trên danh sách

- Nhấn chọn “KB làm thủ tục – Tàu đến”

Các bản ghi được tích chọn là danh sách các bản ghi mà đại lý sẽ làm thông báo gửi cho các cơ

quan phê duyệt.



Trang 20

Hệ thống hiển thị màn hình thông tin khai báo của đại lý và danh sách các bản khai cho đại lý

có thể tích chọn các bản khai cần khai báo. Khi đại lý tích chọn vào bản khai cần khai thì thông

tin về bản khai được hiển thị link tương ứng ở bên dưới. Danh sách các bản khai:

Danh sách thuyền viên

Bản khai an ninh- Đặc điểm các chuyến đi

Bản khai hàng hóa

Bản khai kiểm dịch động vật

Bản khai kiểm dịch thực vật

Bản khai dự trữ tàu

Bản khai vũ khí và vật liệu nổ

Bản khai hành lý thuyền viên

Khai báo danh sách hành khách

Bản khai người trốn trên tàu

Bản khai y tế hàng hải

Bản khai hàng hóa nguy hiểm

Ví dụ: Bản khai “Danh sách hành khách”

Thêm danh sách hành khách:



Trang 21

- Hệ thống sẽ hiển thị ra màn hình cho phép NSD khai báo thông tin về danh sách hành

khách trên tàu:

- Nhấn Thêm để thêm hành khách vào danh sách. Thông tin thêm mới hành khách như

hình dưới:

- Đại lý khai báo thông tin về hành khách và các cảng lên tàu, rời tàu…

- Thời gian gửi bản khai lấy mặc định là thời gian đại lý làm bản khai và không được phép

sửa.

- Nhấn “Đồng ý” để lấy thông tin nhập

- Nhấn “Hủy” để hủy bỏ thông tin vừa nhập



Trang 22

Chức năng sửa, xóa: Nhấn vào biểu tượng sửa, xóa để cập nhật hoặc xóa bản ghi.

Chú ý: NSD thao tác tương tự với các bản khai còn lại.

Sau khi khai báo đầy đủ các bản khai, nhấn nút “Lưu” ở góc trái phía trên cùng của màn

hình để lưu thông tin bản khai gửi cho các cơ quan.

Trong trường hợp còn thiếu bản khai nào thì hệ thống sẽ lần lượt đưa ra các thông báo cho đại

lý biết:

Nhấn chọn Ok đóng thông báo.

Nếu đại lý nhập đầy đủ thông tin của các bản khai hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo như hình

dưới để chắc chắn rằng thông tin khai báo được nhập là đầy đủ và chính xác:

Nhấn chọn Có để đồng ý lưu thông tin vừa khai báo

Nhấn “Không” để hủy bỏ nội dung của các bản khai vừa nhập

1.2. Làm thủ tục tàu rời cảng

1.2.1. Tàu di chuyển trong cảng Tàu di chuyển trong cảng: Tàu khi đang ở một khu vực cảng thì có thể di làm xác báo di

chuyển trong vùng cảng thuộc khu vực cảng biển đó. Các thao tác khai báo “Xác báo tàu di

chuyển” như sau:

- Lọc theo chiều “Tàu trong cảng” sẽ hiển thị lên danh sách các tàu hiện đang trong khu vực

cảng biển

- Chọn tàu trên danh sách tàu hiện đang trong cảng



Trang 23

- Nhấn chọn “Xác báo tàu di chuyển” hệ thống hiển thị màn hình xác báo di chuyển cho đại

lý khai báo

- Đại lý chọn thông tin cảng di chuyển đến, lý do neo, vị trí neo và điền các thông tin thay

đổi trên tàu (nếu có)

- Nhấn nút “Lưu” ở góc trái trên cùng của màn hình để ghi lại nội dung xác báo di chuyển

1.2.2. Thông báo rời cảng

Để làm thông báo tàu rời cảng đại lý thực hiện các thao tác sau:

- Lọc theo chiều trong cảng: Hiển thị danh sách các tàu hiện đang có trong cảng

- Tìm kiếm và chọn tàu để làm thông báo rời trên danh sách

- Nhấn chọn nút “TB rời cảng”



Trang 24

- Hệ thống hiển thị như sau:



Trang 25

- NSD nhập thông tin khai báo trước khi tàu rời cảng

- Chọn các bản khai cần khai báo gửi các cơ quan

- Nhấn “Lưu” để ghi lại thông tin vừa thêm mới

1.2.3. Tàu đóng mới rời cảng - Lọc các tàu ở trạng thái “Tàu trong cảng”

- Nhấn nút “Tàu đóng mới rời cảng” màn hình hiển thị:

- Yêu cầu đại lý phải nhập đầy đủ thông tin cơ bản của tàu và thông tin về thủ tục khai báo

khi đến cảng

- Các bước thực hiện thông báo rời cảng của tàu tương tự như khi khai báo “Thông báo tàu

rời” ở phần trên

1.2.4. Xác báo tàu rời Trước khi tàu dự kiến đến vùng đón trả hoa tiêu thì cần làm “Xác báo tàu rời” để cập nhật các

thông tin mới nhất trên tàu để thông báo lại cho cảng vụ. Các bước làm xác báo tàu:

- Lọc theo chiều “Tàu rời cảng” để xem danh sách tàu đã làm thông báo rời

- Tìm kiếm tàu muốn làm xác báo trên danh sách:



Trang 26

- Chọn tàu muốn khai báo bằng cách nhấp chuột lên tàu đó

- Sau khi đã chọn tàu, nhấn “Xác báo tàu rời” hệ thống mở ra màn hình như hình dưới:

NSD cập nhật các thông tin thay đổi về tàu nếu có. Nhấn “Lưu” để ghi lại thông tin

vừa cập nhật

1.2.5. Khai báo làm thủ tục tàu rời Sau khi làm thủ tục khai báo tàu rời cảng và xác báo tàu rời, đại lý tiếp tục làm khai báo tàu rời

để cập nhật thông tin chi tiết của các bản khai để gửi cho các cơ quan phê duyệt. Các bước thực

hiện:



Trang 27

- Lọc tàu theo chiều “Tàu rời cảng”: Sẽ hiển thị tất cả các tàu đã làm thủ tục khai báo tàu

rời

- Tìm kiềm và chọn tàu muốn làm khai báo thủ tục tàu rời

- Nhấn nút “KB làm thủ tục – Tàu rời” như hình dưới

Hệ thống hiển thị cửa sổ màn hình “Khai báo làm thủ tục tàu rời”:



Trang 28

- Phần nội dung trên là thông tin khai báo chung về tàu

Phần dưới là danh sách các bản khai cụ thể cần khai báo để gửi các cơ quan. Hệ thống hiển thị

màn hình thông tin khai báo của đại lý và danh sách các bản khai cho đại lý khai:


Bản khai an ninh- Đặc điểm các chuyến đi

Bản khai hàng hóa

Bản khai kiểm dịch động vật

Bản khai kiểm dịch thực vật

Bản khai dự trữ tàu

Bản khai vũ khí và vật liệu nổ

Bản khai hành lý thuyền viên

Khai báo danh sách hành khách

Bản khai người trốn trên tàu

Bản khai y tế hàng hải

Bản khai hàng hóa nguy hiểm

- Đại lý vào chi tiết từng bản khai để khai báo thông tin mới nhất của tàu để gửi các cơ

quan phê duyệt trước khi tàu rời.

Ví dụ: Bản khai “Danh sách thuyền viên”



Trang 29

Hệ thống mở ra cửa sổ như màn hình sau:

“Danh sách Thuyên viên” được lấy ra từ danh sách thuyền viên thường trực trên tàu. Thao tác

với danh sách thuyền viên thường trực như sau:

Nhấn chọn “Thêm thuyền viên thường trực” trên thanh công cụ, hệ thống mở ra màn hình như

sau:

Thêm thuyền viên thường trực:

- Nhấn nút Thêm để thêm mới một thuyền viên thường trực, màn hình thêm mới

như sau:



Trang 30

- Nhấn Ok để đồng ý thêm mới

- Nhấn Hủy bỏ để không lưu thông tin vừa nhập

Sau khi nhấn Ok thì tên thuyền viên được lấy ra trên danh sách:

Nhấn “Đồng ý” để đóng danh sách.

Sửa danh sách Thuyền viên thường trực:

Chọn Thuyền viên muốn chỉnh sửa thông tin trên danh sách và nhấn để cập nhật thuyền

viên thường trực đó. Hoặc NSD có thể sửa trực tiếp trên lưới dữ liệu.

Các thao tác tương tự như thêm mới ở trên.

Nhấn “Lưu” để ghi lại thông tin cập nhật.

Xóa danh sách Thuyền viên thường trực:

Chọn một thuyền viên trên danh sách và xóa Nhấn để xóa thuyền viên đó khỏi danh sách

“Thuyền viên thường trực”. Nhấn “Lưu” để ghi lại thông tin cập nhật.

Nhấn nút Đồng ý để đóng cửa sổ “Danh sách thuyền viên thường trực”


Từ danh sách thuyền viên thường trực này NSD mới lấy ra được danh sách Thuyền viên hiện

có trên tàu:



Trang 31

Thao tác Thêm danh sách thuyền viên như sau:

- Nhấp đúp chuột vào cột họ tên để lấy ra danh sách thuyền viên thường trực trên tàu.

- Danh sách thuyền viên thường trực sẽ hiển thị để NSD chọn để lấy ra trên lưới:

- Chọn trên danh sách này tên thuyền viên tương ứng, thông tin về thuyền viên sẽ được

hiển thị trên lưới. Ví dụ:

Hệ thống cho phép xóa thuyền viên trên danh sách thuyền viên.

Khai báo hành lý thuyền viên

- Từ danh sách thuyền viên vừa tạo ở trên NSD tiếp tục nhập thông tin khai báo hành lý

cho thuyền viên đó. Các thao tác khao báo hành lý như sau:

Bước 1:

Nhấn chọn Thuyền viên muốn khai báo hành lý trên danh sách

Nhấn chọn nút Thêm ở cửa sổ “Khai báo hành lý thuyền viên“ để bắt đầu khai

báo, hệ thống hiển thị màn hình như sau:



Trang 32

- Các trường nhập thông tin:

Loại hành lý Chọn trên danh sách các hành lý đã được liệt kê

Mô tả Mô tả chi tiết thông tin về hành lý đó

Số lượng Nhập thông tin số lượng của hành lý

- Nhấn Ok để đồng ý lấy thông tin vừa khai báo

- Nhấn Hủy bỏ để hủy thông tin vừa khai báo

Sau khi khai báo hành lý cho thuyền viên dữ liệu sẽ được hiện thị như hình dưới. Danh sách

hành lý sẽ được hiển thị tương ứng với từng thuyền viên. Nhấn nút để hoàn thành bản

khai.

Chú ý: Các bản khai khác khai báo tương tự như trên

Sau khi đại lý hoặc chủ tàu đã hoàn tất việc khai báo thì tiếp tục nhấn nút “Lưu” góc trên cùng

bên trái của màn hình để lưu lại tất cả các thông tin vừa khai báo.



Trang 33

Hệ thống sẽ hiển thị các thông báo trong trường hợp các bản khai chưa khai báo:

Trong trường hợp còn thiếu bản khai nào thì hệ thống sẽ lần lượt đưa ra các thông báo cho đại

lý biết:

Nếu đại lý nhập đầy đủ thông tin của các bản khai hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo như hình

dưới để chắc chắn rằng thông tin khai báo được nhập là đầy đủ và chính xác:

- Nhấn chọn Có để đồng ý lưu dữ liệu

- Nhấn chọn Không để hủy bỏ lưu dữ liệu vừa cập nhật

Chú ý: Các thao tác Thêm, Sửa, Xóa của các bản khai còn lại tương tự như trên.

2. Phê duyệt

Chức năng cho phép các cơ quan quản lý và phê duyệt các khai báo của tàu thuyền khi tàu đến

cảng và rời cảng.



Trang 34

2.1. Quá trình phê duyệt

Từ cửa sổ màn hình mặc định của hệ thống, nhấn chọn “Phê duyệt”

- NSD nhập Tên và mật khẩu để truy cập vào hệ thống. Tại màn hình chính của chương

trình nhấn “Phê duyệt” một lần nữa để mở ra chức năng phê duyệt:



Trang 35

Thực hiện phê duyệt

- Chọn tàu cần phê duyệt trên danh sách. NSD sử dụng chức năng lọc tàu theo chiều đến, đi,

trong cảng hoặc tất cả để tìm tàu muốn phê duyệt trên danh sách.

- Nhấn chọn tàu để thực hiển phê duyệt. Hệ thống hiển thị danh sách các bản khai của tàu để

cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Các cơ quan khác nhau có nhiệm vụ phê duyệt tất cả các bản

của tàu được gửi đến.

- NSD chọn và xem xét thông tin bản khai trên danh sách các bản khai gửi đến

Phê duyệt các thông báo tàu đến – rời , xác báo tàu đến – rời , bản khai thông báo tào

vào cảng – rời cảng

- Chọn tàu trên danh sách

- Nhấn chọn nút phê duyệt trên “Trạng thái khai báo” như hình dưới:

Hệ thống tiếp tục mở ra cửa sổ cho cơ quan chức năng xem xét và phê duyệt các thông báo:



Trang 36

Bao gồm các trường:

Loại thông tin: Chọn trên danh sách các khai báo cần phê duyệt

Nội dung phê duyệt: Mô tả chi tiết cụ thể nội dung phê duyệt cho bản khai

Thời gian cập cầu (ETB) Cơ quan chức năng có nhiệm vụ xác định và thêm thời gian cập

cầu cho tàu biển

Trạng thái: Danh sách các trạng thái phê duyệt cho tàu

Sau khi phê duyệt hệ thống sẽ hiển thị trạng thái như hình dưới:

Phê duyệt các bản khai chi tiết trong bản khai chung của tàu:

- Chọn từng bản khai để phê duyệt

- Nhấn nút tương ứng từng bản khai để thực hiện phê duyệt. Hệ thống hiển thị ra màn

hình sau:



Trang 37

- Chọn trạng thái phê duyệt:

Loại thông tin: Hiển thị các bản khi mà tàu đã thực hiện khai báo để phê duyệt

- NSD nhập các thông tin phê duyệt

- Nhấn chọn “Đồng ý” để đồng ý phê duyệt

- Nhấn chọn “Hủy” để hủy bỏ thông tin phê duyệt

- Kết quả phê duyệt của từng bản khai được hiển thị ở thông tin “Trạng thái phê duyệt” phía

trên:

- Sau khi đã hoàn tất thủ tục phê duyệt cho các bản khai, NSD nhấn chọn nút “Lưu” ở

phía trên cùng bên trái màn hình để lưu lại tất cả các thao tác vừa thực hiện.



Trang 38

2.2. Gửi thông báo/tin nhắn

Chức năng này cung cấp cho cơ quan quản lý có kênh giao tiếp riêng với nhau như sau:

- Nhấn chọn “Gửi thông báo/tin nhắn”

Thêm mới:

Thông tin tàu liên quan: Chọn trên danh sách tàu bằng cách mở thanh drop down “Tàu

liên quan”

Thông tin: Ghi lại nội dung tin nhắn

Hiệu lực đến: Ngày thông báo còn hiệu lực

Thông tin cho: NSD tích chọn cơ quan nào cho phép nhận tin nhắn này.

Nhấn “Đồng ý” để xác nhận lấy thông tin vừa nhập

Nhấn “Hủy” để xóa bỏ thông tin vừa nhập

Trường hợp NSD nhấn “Đồng ý”, dữ liệu được lấy ra trên lưới như hình dưới:



Trang 39

Nhấn “Lưu” để ghi lại nội dung tin nhắn

Thông tin tin nhắn sẽ được hiển thị khi cơ quan được nhận tin nhắn khi cơ quan đó sử

dụng hệ thống:

Ví dụ: Cơ quan biên phòng là người tạo tin nhắn có thể gửi tin nhắn cho chính nó:

Hoặc cho cơ quan khác:



Trang 40

3. Thông báo bắt giữ, tạm giữ

Khi Đại lý (NSD) được phần quyền cho phép làm bắt giữ hoặc tạm giữ sẽ thực hiện thao tác bắt

giữ, tạm giữ như sau:

- Nhấn mở Task công việc

- Chọn chức năng bắt giữ tàu biển

Hệ thống sẽ hiển thị màn hình cho phép các cơ quan khai báo các thông tin liên quan đến việc

bắt giữ tàu biển: Cơ quan khai báo thông tin nhập đầy đủ các thông tin liên quan yêu cầu khi



Trang 41

đưa ra thông báo bắt giữ tàu biển. Khi cơ quan làm và gửi thông báo bắt giữ hoặc tạm giữ đối

với một tàu nào đó thì tàu đó không được phép khai báo thông tin vào bất kì cảng nào.

3.1. Bắt giữ và thả tàu biển

3.1.1. Bắt giữ tàu biển

Tạo một thông báo bắt giữ tàu biển:

- Nhấn thêm mới một thông báo bắt giữ tàu biển

- Hệ thống hiển thị ra màn hình như hình dưới:

- Chọn Tàu bị bắt giữ trên danh sách tàu quản lý trên hệ thống

- NSD nhậpv ào số quyết định bắt giữ và Tòa án nhân dân ra quyết định bắt giữ



Trang 42

- Nhập vào thông tin các trường dữ liệu khác

Sau khi nhập xong dữ liệu chọn Đồng ý để dữ liệu lấy ra như màn hình dưới hoặc nhấn Hủy để

xóa bỏ các thông tin vừa nhập:

- Nhấn “Lưu” để ghi lại thông tin báo cáo vừa thêm mới

Chức năng Sửa bắt giữ:

- Nhấn nút Sửa để cập nhật thông tin của thông báo hoặc NSD có thể cập nhật thông tin

trực tiếp trên màn hình chính:

- Cập nhật những thay đổi nếu có trong thông báo bắt giữ



Trang 43

- Nhấn “Lưu” để ghi lại nội dung cập nhật

Chức năng Xóa:

- Nhấn nút Xóa để xóa bỏ một thông báo bắt giữ tàu

- Nhấn “Lưu” để thực hiện thao tác xóa bản ghi

Chức năng In thông báo bắt giữ:

- Sau khi nhấn biểu tượng In, hệ thống hiển thị cửa sổ mới chứa quyết định bắt giữ tàu

như hình dưới:

Nhấn In để thực hiện thao tác in quyết định



Trang 44

- Chọn máy in để in

- Nhấn Print để hoàn thành thao tác In

3.1.2. Chức năng thả tàu Khi có thông tin thả một tàu đã bị bắt giữ, cơ quan quản lý làm thủ tục thả bắt giữ như sau:

- Nhấn chọn nút “Thả tàu biển” ở phía dưới cùng bên phải màn hình

- NSD nhập vào thông tin ngày thả, số quyết định, toàn án nhân dân ra quyết định thả



Trang 45

- Sau khi thông tin khai báo thả tàu ở trên được điền sẽ cập nhật xuống quyết định thả bắt giữ

tàu ở ngay phía dưới. NSD nhấn In để in thông báo thả tàu tương tự như thông báo bắt giữ

tàu.

- Nhấn Đồng ý để lấy dữ liệu

- Nhấn Hủy để hủy bỏ thông tin nhập

- Nhấn “Lưu” để ghi lại nội dung thông báo thả

- Sau khi lưu thành công quyết định thả tàu biển thì tàu đó sẽ không hiển thị trên danh sách

tàu bị bắt giữ nữa.

3.2. Tạm giữ và chấm dứt tàu biển

Khi NSD đã được phần quyền cho phép làm tạm giữ tàu biển, thao tác bắt giữ, tạm giữ như sau:

- Nghiệp vụ Nhấn mở Task công việc Chọn chức năng tạm giữ tàu biển:



Trang 46

1.1.1. Tạm giữ tàu biển

Khi một tàu đang vi phạm quy định của cảng biển thì sẽ bị cơ quan quản lý ra thông báo tạm

giữ tàu biển. Tàu bị tạm giữ sẽ không được khai báo làm thủ tục ở bất kỳ cảng nào.

Thêm Thông báo tạm giữ tàu biển:

Nhấn chọn nút Thêm hệ thống hiển thị cửa sổ thông tin tạm giữ tàu cho NSD điền:

Sau khi điền đầy đủ thông tin yêu cầu của một thông báo tạm giữ tàu biển thì dữ liệu sẽ được

cập nhật trên thông báo tạm giữ tàu biển phía bên phải màn hình.

Nhấn In để thực hiện thao tác In quyết định tạm giữ. Thao tác tương tự như In quyết định bắt

giữ ở trên.



Trang 47

- Nhấn “Đồng ý” để hiển thị thông tin quyết định tạm giữ trên

- Nhấn “Lưu” ở góc trên bên trái màn hình để ghi lại thông báo vừa thêm mới.

1.1.2. Chấm dứt tạm giữ tàu biển Thao tác tương tự như chức năng Thả tàu biển ở trên (phụ lục 3.1.2)

3.3. Xem thông tin “Tạm giữ tàu/Chấm dứt tạm giữ”

Chức năng xem thông tin tạm giữ và chấm dứt tạm giữ tàu cung cấp cho cơ quan quản lý nắm

được cụ thể, chi tiết thông tin các tàu đang bị bắt giữ, tàu đã từng bị bắt giữ và tàu đã được

thả…để các cơ quan quản lý dễ dàng trong việc xử lý các thủ tục.

Hệ thống hiển thị màn hình thông tin về các tàu đang bị tạm giữ, tàu biển đã từng bị tạm giữ và

các tàu đã được chấm dứt tạm giữ



Trang 48

4. Hướng dẫn xem và in báo cáo 4.1. Hướng dẫn xem báo cáo

- Đại lý xem các thông tin đã khai báo: Từ màn hình chính chọn lọc theo chức năng “Tàu vào

cảng” để lọc ra tất cả các tàu đã làm thông báo đến cảng và xác báo đến cảng. Sau đó chọn

tàu muốn xem báo cáo tiếp tục nhấn chọn “KB làm thủ tục – đến cảng”:

- Tại màn hình bản khai chung cho tàu: NSD nhấn chọn “Xem bản khai” để xem

thông tin chi tiết bản khai

Hệ thống hiển thị danh sách các bản khi cho NSD chọn theo chiều đến, đi của tàu. Nhấn

chọn từng báo cáo để xem thông tin chi tiết:

- Chọn theo trạng thái của tàu

- Từ trạng thái tàu đã chọn, danh sách các bản khai hiển thị tương ứng với các trạng thái tàu:



Trang 49

Ví dụ thông tin báo cáo về bản khai chung:




Trang 50

Danh sách hành khách:

Các báo cáo khác xem tương tự như trên:

NSD có thể xuất báo cáo ra các định dạng khác:

Các cơ quan phê duyệt xem danh sách các bản khai:



Trang 51

Từ màn hình mặc định của hệ thống nhấn chọn “Phê duyệt”, hệ thống mở ra màn hình phê

duyệt cho cảng vụ xem thông tin:

- Dựa vào chức năng lọc tàu để tìm tàu theo trạng thái của tàu:

- Chọn tàu muốn xem bản khai

- Nhấn chọn nút “Xem bản khai’

Sau khi click chọn Xem thông tin bản khai sẽ mở ra cửa sổ chứa danh sách các bản khai cho

phép cơ quan quản lý xem thông tin chi tiết từng bản khai để đưa ra quyết định phê duyệt:

Cảng vụ xem chi tiết báo cáo như hướng dẫn ở trên.

4.2. Hướng dẫn in báo cáo

Phần mềm cho phép người sử dụng xem trước các báo cáo trên màn hình trước khi thực hiện

lệnh in.

Chú ý: chức năng In các bản khi chỉ hỗ trợ khi NSD sử dụng trình duyệt Internet Explore (IE)

để xem bản khai.

Các thao tác chính của màn hình Main Report:

- Màn hình MainReport xuất hiện như sau:



Trang 52

Màn hình Main Report: có các nút chính sau:

Nút thứ 1 : Dùng để chuyển về trang đầu tiên của báo cáo.

Nút thứ 2 : Dùng đề chuyển về trang trước trang hiện hành.

Nút thứ 3 : Dùng để chuyển đến trang kế tiếp trang hiện hành.

Nút thứ 4 : Dùng để chuyển đến trang cuối cùng của báo cáo.

- Nhấn biểu tượng “In” trên thanh công cụ

- Hệ thống tự động cài đặt chức năng in bản khai cho NSD



Trang 53

Khi chọn in, bạn vào phần Properties máy in, ở phần Orientation chọn kiểu in ngang

(Landscape) hoặc in dọc (Portrait)

o OK: Nhấp chuột trên nút này để in.

o Cancel: Nhấp chuột trên nút này để đóng màn hình Print.

Ngoài ra, bạn có thể lưu báo cáo dưới các định dạng khác nhau để có thể gửi báo cáo qua hòm

thư điện tử hoặc copy vào ổ đĩa cứng. Hai định dạng file bạn có thể lưu là Excel nếu như muốn

chỉnh sửa các thông tin trên báo cáo hoặc lưu dưới dạng báo cáo điện tử (pdf) nếu như bạn

không muốn cho ai chỉnh sửa chỉ có thể xem.

Cách làm: kích vào biểu tượng “đĩa mềm” rồi chọn định dạng file muốn lưu (xem hình minh

họa)

Documents

Hướng dẫn sử dụng HỆ THỐNG KHAI BÁO THỦ TỤC TÀU BIỂN … · tay phải như: tên đăng nhập, tên đầy đủ, chức danh đơn vị để người quản