HPE_U3_A2_DAGP

Habilidades del PensamientoUnidad 3. Solución de problemasActividad 5. Taller: Avance 3 de la evidencia final de aprendizaje.

ANÁLISIS DE OPCIONES

Opciones de solución

documentadas en el Avance 2

del Taller.

Delimitación de consecuenciasCorto plazo Mediano plazo Largo plazo

Hacer una junta donde se revisen cada uno de los procesos.

Evitará seguir teniendo la disparidad de los datos entre áreas.

Permitirá verificar nuevas opciones para la obtención de los datos.

Aumentará la credibilidad de los datos ante la dirección.

Revisar la efectividad de cada proceso.

Nos permitirá evaluar por área sus necesidades.

Permitirá implementar mejoras en el proceso.

Permitirá hacer más eficientes los procesos de las áreas para la obtención de estos indicadores.

Retomar la mejor práctica para replicarla en todos los departamentos.

Ayudará a que todos se tarden el mismo tiempo en el proceso.

Unificación de criterios, así todos utilizarán la misma plantilla pero mejorada.

Aunque todos sigan haciendo el mismo trabajo será ecuánime y más rápido.

Unificar datos para llenar una base de datos más robusta que nos permita manipularlos más rápido.

Ayudará a obtener más rápido los datos.

Ahorrara tiempo de inversión en el proceso.

Se podrán obtener históricos de datos de una forma más rápida.

Asignar a una sola persona para que lleve a cabo el proceso y así ahorrar recursos y evitar errores múltiples.

Evitará duplicidad de información, en la actividad y será un solo dato el correcto para todos.

Mientras una sola persona procesa los datos, los demás podrán adelantar sus actividades,

La empresa se habrá ahorrado bastantes horas que actualmente se dedican al proceso.

Diseñar una página WEB para la consulta de los reportes y la generación de históricos.

Ahorrara a todos el tiempo que invierten en el proceso, además de que todas las personas que necesitan estos

Hará más eficiente la consulta de los datos, con tan sólo entrar a la página y los históricos se podrán ver en línea, invirtiendo el

Las cuatro áreas se verán beneficiadas tanto en inversión de tiempo, como en efectividad y veracidad de los

Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Exactas y Tecnología

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datos los podrán consultar en línea.

mismo proceso en la generación de los mismos.

datos.



del Taller.

Precisión de las opcionesPuede

hacerse de inmediato

Debe esperar Argumentos

Hacer una junta donde se revisen cada uno de los

procesos.

Si Unificación de criterios para la obtención de los datos.


Si Si cada persona que hace el proceso lo explica a los

demás ellos verán que están haciendo bien o

donde están fallando, lo cual les permitirá mejorar

sus procesos.Retomar la mejor

práctica para replicarla en

todos los departamentos.

Si Si todos exponen sus procesos, quizá alguna

persona ya tenga una forma adecuada que únicamente se tenga que transferir para

que todos la puedan replicar.

Unificar datos para llenar una base de datos

más robusta que nos permita

manipularlos más rápido.

Si Si todos los datos se concentran en una sola

base, se pueden manipular de forma más rápida y

efectiva.

Asignar a una sola persona

para que lleve a cabo el proceso y

así ahorrar recursos y evitar errores múltiples.

Si Si una sola persona hace el trabajo, se evitará la

duplicidad de actividades y las áreas restantes

avanzarían en sus demás pendientes.

Diseñar una página WEB para la consulta de los

Si Porque primero debemos unificar los criterios que se

utilizan para la obtención de


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reportes y la generación de históricos.

los indicadores y luego que ya se haya empezado a

llenar los datos en una base de SQL, se podrá empezar

a generar los reportes mediante la página.



del Taller.

Precisión de las opcionesVentajas Desventajas Limitaciones en términos

de dinero, tiempo y poder

Hacer una junta donde se revisen cada uno de los

procesos.

Exponer diferentes formas de

pensar para después llegar a

un consenso.

Que las personas

encargadas de cada uno de los

procesos determine que el suyo es el

mejor.

Actualmente el tiempo extremo que se lleva en el proceso permite que se tome algo de tiempo

en cada área para la revisión, no amerita

ningún costo adicional y si se necesita que las personas involucradas

sean flexibles en cuanto a su poder.


Evaluar los procesos para

calificar los tiempos y la efectividad.

Perdida de tiempo, a

sabiendas que los procesos actuales se

llevan a acabo en Excel y las

bases son muy grandes

necesitando más capacidad de almacenaje.

Inversión de tiempo que las áreas pueden ocupar

en sus actividades cotidianas. Las áreas generalmente no se

involucran para enseñar a los demás sus

métodos de trabajo, quizás por temor a no se

indispensables en su puesto.

Retomar la mejor práctica para replicarla en

todos los departamentos.

Nos ahorraríamos mucho tiempo, ya que el proceso está actualmente probado a pesar de las fallas que pueda presentar.

Detener el cambio,

actualmente las empresas necesitan

evolucionar y automatizar

procesos mecánicos

Ahorraríamos tiempo, a corto plazo a largo plazo

no porque tendríamos los mismos problemas

que hasta ahora se presentan en la obtención de los

históricos.


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como el que se realiza con este

reporte.Unificar datos para llenar una base de datos

más robusta que nos permita manipularlos más rápido.

Se tendría más controlada la información,

evitando duplicidad en los

procesos.

Se tendría que capacitar a todo el personal para la manipulación de la base de

datos.

Se tendría que invertir tiempo en la

capacitación, dinero para pagar al

capacitador, y se tendría que aprobar el proyecto por la dirección, además de comprar las licencias de SQL para los cuatro

usuarios.Asignar a una sola persona

para que lleve a cabo el proceso

y así ahorrar recursos y evitar

errores múltiples.

Si se asigna una sola persona, se

evitaría la duplicidad de la actividad, sólo

se tendrían que corroborar datos o informar a una sola persona de los cambios que pudieran surgir

en la base.

Esta persona tendría que

hacer la distribución

mediante correo o algo por el estilo de los

resultados, se cargaría de un poco más de

trabajo para el envío de los

datos.

Unos 20 minutos más del habitual, se ahorraría dinero por las horas que

los demás ya no ocuparían en este

proceso. La información se concentraría en una sola persona, y para los históricos se tendría que recurrir a su disposición

para generarlos.

Diseñar una página WEB para

la consulta de los reportes y la generación de

históricos.

Cualquiera de las cuatro

personas estaría capacitada para carga la base en

la aplicación, cuando los

demás consulten la página ya

podrán obtener sus datos en

línea tanto por mes como en un

histórico.

Todos serían dueños de los

datos, haciendo vulnerables a

todos no siendo necesarios para

la actividad.

Aquí no se tendría que comprar software de

base de datos ya éste está en un servidor, la

aplicación haría la integración a la base y la

presentación de los datos en la página WEB.

Ya que la empresa cuenta con el personal

para desarrollo de software no se haría

ningún gasto extra por que solo el proceso se haría una sola vez y

serviría para siempre.


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MÉTODO COSTO- BENEFICIO

Opciones de solución documentadas en el Avance 2 del Taller

Sombrero amarilloBeneficios

Sombrero negroAspectos negativos

Hacer una junta donde se revisen cada uno de

los procesos.

Unificación de criterios. Verificación de errores.

Exponer el trabajo de todos.


Ver la eficiencia de los procesos.

Exponer el trabajo de todos.

Retomar la mejor práctica para replicarla

en todos los departamentos.

Hacer más eficientes a las áreas que se tardan más en este proceso. Unificación de criterios. Verificación de errores.

Todas las áreas seguirían haciendo la misma actividad, haciendo menos efectivo el proceso.

Unificar datos para llenar una base de

datos más robusta que nos permita

manipularlos más rápido.

Llevar un mejor control de los datos para su explotación y la generación de informes más rápido.

La compra de las licencias del software para las áreas y la duplicidad de la actividad.

Asignar a una sola persona para que lleve a cabo el proceso y así

ahorrar recursos y evitar errores múltiples.

Los errores se harían menores, la actividad la realizaría una sola persona permitiendo que los demás hagan otras actividades.

La compra de la licencia y el incremento de una actividad que sería el envío de los resultados vía Mail, y si la persona no esta disponible para cuando los demás necesiten la información haría de esto un caos.

Diseñar una página WEB para la consulta

de los reportes y la generación de

históricos.

Tener la información disponible las 24 horas del día, en resúmenes, reportes e históricos para las cuatro áreas. La elaboración de la página se haría una sola vez, ahorrando a todos hacer el reporte cada 15 días. Actualmente se cuenta con todas las herramientas para

Sabemos que hasta la tecnología a veces falla pero podemos prevenir haciendo respaldos de la información y la aplicación en otro servidor para cualquier contingencia.


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realizar de forma efectiva la aplicación.

MÉTODO DE EVALUACIÓN DE PARES

Opciones de solución documentadas en el Avance 2 del Taller Evaluación (Colocar las

X)Hacer una junta donde se revisen cada uno de los procesos. XXX

Revisar la efectividad de cada proceso. XRetomar la mejor práctica para replicarla en todos los

departamentos.Unificar datos para llenar una base de datos más robusta que

nos permita manipularlos más rápido.XXXX

Asignar a una sola persona para que lleve a cabo el proceso y así ahorrar recursos y evitar errores múltiples.

XX

Diseñar una página WEB para la consulta de los reportes y la generación de históricos.

XXXXX

SELECCIÓN DE IDEAS. OPCIONES DE SOLUCIÓN A IMPLEMENTAR

1. Hacer una junta donde se revisen cada uno de los procesos.

2. Unificar datos para llenar una base de datos más robusta que nos

permita manipularlos más rápido.

3. Diseñar una página WEB para la consulta de los reportes y la

generación de históricos.

IMPLEMENTACION

Primero realizamos la junta para la revisión de procesos determinando que

se necesita para llevar a cabo la automatización de la página:

1. Base de layout de Recursos Humanos. La cual es proporcionada por

esta área cada quincena. Y la persona encargada del montaje sería


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uno de los analistas involucrados en proceso, pero los cuatro

tomarían el curso para que en caso de no estar la persona indicada

lo pueda hacer cualquiera de las otras tres, la capacitación sería

breve y únicamente tomaría 30 min. explicarle la nueva carga en la

página.

2. Servidor para aplicaciones WEB (con la cual ya cuenta la empresa).

3. Base de datos SQL Server (con la cual ya cuenta la empresa).

4. Diseñador WEB (ya disponible para el trabajo).

5. Diseño de reportes proporcionados por las distintas áreas, para

cubrir las necesidades que actualmente tienen y el diseño de los

históricos.

Una vez teniendo los insumos para la elaboración de la página se haría la base de

datos en SQL Server para que ahí se vayan agregando y posteriormente la página

los consulte.

Se evaluaron todas las ideas que se tuvieron para resolver el problema, pode

observar que apesar de que había buenas ideas para la solución, como replicar la

mejor práctica, pero a pesar de eso seguía duplicando la actividad en todas las

áreas. Definitivamente el estar revisando los pros y los contras de cada solución

nos ayuda a ver que siempre hay algo mejor que realizar para resolver los

problemas.

Lista de cotejo para evaluación1. ¿Qué está evaluando? ¿Por qué?

(sea preciso).Procesamiento del layout (reporte de la nómina), por distintos departamentos, los cuales generan montos diferentes que se deben cuadrar posteriormente, llegando a hacer de esto un gran conflicto.Considero que realmente el problema


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de este reporte es el tiempo que cada uno de los departamentos se tarda en realizarlo, además de los resultados distintos que genera cada uno de los mismos.

2. Formule preguntas meticulosas, incisivas (que reflejen su propósito).

¿Porqué se requiere reducir el tiempo de actividad para la obtención de los datos por parte de los departamentos?, ¿Porqué los resultados de los indicadores no son obtenidos de forma efectiva, veraz y oportuna? ¿Porqué distintas áreas realizan la misma actividad para obtener los mismo indicadores?

3. Especifique la información que necesita recopilar (para contestar la pregunta).

Ver de forma detallada la obtención de los datos, unificar criterios.

4. Decida los criterios o estándares. (¿Son éstos prácticos y razonables? ¿Están alineados a su propósito?).

Implementación de una página web, que permita a los cuatro departamentos obtener los datos en línea cuando los necesiten de una forma sencilla.

5. Sea claro en lo que está tratando de indagar.

La página es la mejor solución, así una sola persona sube los datos una vez y todos podrán consultarlos procesados y terminados en un reporte automáticamente.

6. ¿Habrá alguna consecuencia negativa involuntaria de su forma de evaluar?

No

7. Revise la evaluación. ¿Es coherente, lógica, realista y práctica?

Si, actualmente todas las empresas cuentan con la tecnología suficiente para la implementación de esta herramienta.

En resumen: Si se solucionó el problema, ya que con la automatización del reporte los departamentos ya no tienen que ocupar mucho tiempo

para sacar sus indicadores, evitan que se cometan errores y si hay cambios en los conceptos con una persona que realice el cambio todos


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tienen los datos correctos. Además de que ya no tienen que hacer nuevamente la recopilación para realizar un histórico, porque este ya

esta contenido en la reporteria.


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