6/7/2011 1

HR. EMPLYOYEE

AUDIT

LILIS SOLEHATI Y, SE.M.Si

6/7/2011 2

AUDIT

SUMBER DAYA MANUSIA

I. PENDAHULUAN

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA MERUPAKAN KEGIATANPENILAIAN ATAU PEMELIHARAAN INTERN PERUSAHAANYANG BERKAITAN DENGAN SDM, DI MANA TUJUANNYADIFOKUSKAN UNTUK MEMPERBAIKI KUALITASPEGAWAI/KARYAWAN.

SECARA TERINCI AUDIT SDM, YAITU :

1) SUATU PROSES INTENSIF, PENYELIDIKAN,PENGANALISISAN, DAN PERBANDINGAN INFORMASI YANGADA DENGAN NORMA STANDAR YANG BERLAKU.

2) PENELUSURAN SECARA NORMAL DAN SISTEMATISMENGENAI EFEKTIVITAS PROGRAM KEPEGAWAIAN,PROGRAM ANALISIS JABATAN, PENARIKAN PEGAWAI,TESTING, PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN MANAJEMEN,PROMOSI JABATAN, TRANSFER, TAKSIRAN PEGAWAI,MORAL DAN SIKAP KERJA, PENYULUHAN PEGAWAI, UPAH,DAN ADMINISTRASI UPAH, DAN PENELITIAN PEGAWAI.

6/7/2011 3

AUDIT SDM MERUPAKAN SALAH SATU RANGKAIAN

DARI PROSES PERENCANAAN SDM PADA SUATU

PERUSAHAAN YANG BERSIFAT INTERNAL DAN FOKUS

PADA KONDISI SAAT INI/MASA SEKARANG.

HUMAN

RESOURCES

ACTION

PROGRAM

HUMAN

RESOURCES

FORECASTING

HUMAN

RESOURCES

AUDITING

ORGANIZATION

PLANNING

HUMAN

RESOURCES

OBJECTIVE

Feedback loop

6/7/2011 4

Global Challenge

• Expand into foreign markets.

• Prepare employees to work in

foreign locations.

Quality Challenge

• Meet customers’ service and

product needs.

U.S. BUSINESS

COMPETITIVENESS

High-Performance

Work System Challenge

• Change employees’ and

managers’ work role.

• Integrate technology and social

systems.

Social Challenge

• Improve reading, writing, and

match skills of labor force.

• Manage culture diversity.

GAMBAR. COMPETITIVE CHALLENGE INFLUENCING U.S. COMPANIES

6/7/2011 5

Global Challenge Quality Challenge

High-Performance Work

System ChallengeSocial Challenge

* HR strategy is matched to *Continuous learning environment

business strategy is created

* Work is performance by team * Discipline system is progressive

* Pay system reward skill and * Customer satisfaction and quality

accomplishments are evaluated in the performance

management system

* Selection system is job related * Skills and values of a diverse work

and legal force are valued and used

* Work attitudes of employees are

monitored

Human Resources Practices

GAMBAR . HOW HUMAN RESOURCES PRACTICES HELP COMPANIES MEET THE

COMPETITIVE CHALLENGE

6/7/2011 6

Input Data

(Types)

Output Data

(Types)

Application Information

(Post-Employment

Data)

Performance Reports

Personnel Change

Notice

Payroll Data

Resignation Data

Termination Data

Medical Records

Accident Records

Individual References

Potential Assessment

Disciplinary Action

Training

Accomplishment

HUMAN

RESOUCES

INFORMATION

SYSTEM

Skills Inventories

Management Inventories

EEO Reports

Human Resources

Development Reports

OSHA Reports

Compensation Reports

Employee Benefits

Records

Turnover and

Absenteeism

Reports

Human Resource

Planning

Reports

Human Resources

Planning

Operational

Planning

------------

Production

Marketing

Finance

Personnel

GAMBAR. A HUMAN RESOURCES INFORMATION

SYSTEM

6/7/2011 7

ASPEK-ASPEK AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA :

1) PEMERIKSAAN DAN PENGUJIAN KUALITAS KEKUATANSUMBER DAYA MANUSIA (QUALITY OF WORK FORCE).

2) ANALISIS JABATAN, INTERELASI JABATAN DAN ANALISISKONDISI KERJA ATAU SEBAGAI ASPEK PENENTUANKUALITAS/KUALIFIKASI (DETERMINING QUALITY)

3) ANALISIS DAFTAR KEMAMPUAN (SKILL INVENTORY)

4) ANALISIS TURNOVER (LTO) ATAU EXPECTED LOSSES

5) ANALISIS MUTASI KERJA (INTERNAL MOVES)

6/7/2011 8

II. PEMERIKSAAN DAN PENGUJIAN

KUALITAS KEKUATAN SUMBER

DAYA MANUSIA

DALAM ASPEK INI MELIPUTI PENELITIAN DAN

PENYELIDIKAN YANG BERKAITAN DENGAN KUALITAS/

KUALIFIKASI SDM SAAT SEKARANG TERUTAMA

BERKAITAN DENGAN KETERAMPILAN/KEAHLIAN

(SKILL) SDM, DILAKUKAN MELALUI PENGALAMAN,

PENDIDIKAN, PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN.

DATA KUALITAS/KUALIFIKASI SDM PERUSAHAAN

DAPAT DIPEROLEH DENGAN MENGGUNAKAN SUATU

SISTEM INFORMASI SDM (HRIS) YANG BERKAITAN

DENGAN SPESIFIKASI JABATAN MASING-MASING

PEKERJAAN MAUPUN HASIL DARI PENILAIAN

PRESTASI KERJA

6/7/2011 9

UNSUR-UNSUR SPESIFIKASI

JABATAN

1) IDENTITAS JABATAN

2) PENDIDIKAN

3) PENGALAMAN

4) LATIHAN

5) USIA

6) JENIS KELAMIN

7) KECAKAPAN KHUSUS

8) SYARAT-SYARAT FISIK

9) SYARAT-SYARAT MENTAL

10) KONDISI KERJA

6/7/2011 10

UNSUR-UNSUR KINERJA

1) FAKTOR KEMAMPUAN (ABILITY): KNOWLEDGE +

SKILL

2) FAKTOR MOTIVASI (MOTIVATION): ATTITUDE +

STITUATION

HUMAN PERFORMANCE = ABILITITY + MOTIVATION

P (KINERJA) = A (ABILITIY) X E (EFFORT) X S (SUPPORT)

PRODUKTIVITAS

KEMAMPUAN BAWAAN

-BAKAT

- KETERTARIKAN

- FAKTOR KEPRIBADIAN

- FAKTOR KEJIAWAAN

USAHA YG DILAKUKAN

-MOTIVASI

- ETIKA KERJA

-KEHADIRAN WKT KERJA

- RANCANGAN

-PEKERJAAN

DUKUNGAN

-PELATIHAN

- PERALATAN

-MENGETAHUI HARAPAN

- REKAN KERJA YANG PRODUKTIF

6/7/2011 11

III. ANALISIS JABATAN, INTERELASI

JABATAN DAN ANALISIS KONDISI

KERJAANALISIS JABATAN MERUPAKAN METODE PENILAIAN SECARA

ANALITIK, KRITIS, DAN KONSEPTUAL TERHADAP TUGAS-TUGAS,

TANGGUNG JAWAB, KONDISI KERJA, SERTA HUBUNGAN-

HUBUNGAN ANTARA SUATU JABATAN DENGAN JABATAN

LAINNYA.

MENGUMPULKAN INFORMASI JABATAN SECARA KANGSUNG DAN

INTENSIF YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGELOLAAN SDM

ANALISIS JABATAN AKAN MENENTUKAN PERSYARATAN

JABATAN, TINGKAT KEMAMPUAN YANG DIPERLUKAN PADA MASA

SELANJUTNYA ATAU MASA YANG AKAN DATANG SEPERTI

PENDIDIKAN, PENGALAMAN KERJA, KETERAMPILAN MAUPUN

KEAHLIAN YANG DIMILIKI TENAGA KERJA.

6/7/2011 12

HUBUNGAN ANALISIS JABATAN DILIHAT

DARI JOB/POSITION DENGAN FUNGSI

OPERASIONAL MSDMJOB/POSITON

STUDY

JOB DESCRIPTION

JOB SUMARY JOB CONTENT JOB REQUIREMENT

ANALYSIS

JOB

SPECIFICATIONJOB METHOD

JOB REQUIRED

PERFORMANCE

& QUALIFICATION

LEVEL

JOB

VALUE

Selection

Placement

Staffing

Pengenalan Job

(Orientation)

Perbaikan

Cara Kerja

Peningkatan

Produktivitas

PenghargaanLatihan

Pembinaan

Penilaian

Prestasi Kerja

Pengadaan

Karyawan/Pegawai PengembanganBalas Jasa

(Kompensasi)Pemeliharaan

6/7/2011 13

HASIL ANALISIS JABATAN

DIPERLUKAN UNTUK :1) KELEMBAGAAN (UNIT-UNIT PENGELOLA)

- PENYUSUNAN ORGANISASI DAN UNIT-UNITNYA

- PENYEMPURNAAN ORGANISASI

- PENGEMBANGAN ORGANISASI

- PENCIUTAN/PERAMPINGAN ORGANISASI

- PENGGABUNGAN UNIT-UNIT ORGANISASI

2) KEPEGAWAIAN

- PENGADAAN CALON PEGAWAI

- PENGEMBANGAN PEGAWAI

- PEMELIHARAAN PEGAWAI

6/7/2011 14

PRINSIP-PRINSIP ANALISIS

JABATAN :

1) HENDAKNYA MEMBERIKAN SEMUA FAKTAPENTING YANG BERHUBUNGAN DENGANJABATAN.

2) HENDAKNYA MEMBERIKAN FAKTA YANGDIPERLUKAN UNTUK BERMACAM-MACAMTUJUAN.

3) HASIL-HASILNYA HENDAKNYA DITINJAUKEMBALI DAN BILA PERLU DIPERBAIKI/DISEMPURNAKAN.

4) HENDAKNYA MENUNJUKKAN TUGAS-TUGASTERPENTING DIANTARA TUGAS PENTINGLAINNYA.

5) HENDAKNYA MEMBERIKAN INFORMASI YANGTEPAT, LENGKAP, AKURAT, DAN DAPATDIPERCAYA.

6/7/2011 15

LANGKAH-LANGKAH ANALISIS

JABATAN

1) TENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI YANG AKAN DIGUNAKAN.

2) LAKUKAN INVENTARISASI JABATAN (JOB INVENTORY)

3) SERAGAMKAN NAMA-NAMA JABATAN (JOB TITLE/CODE)

4) SUSUN/TETAPKAN FAKTA-FAKTA JABATAN YANG INGIN DIDAPATKAN SEBAGAI INFORMASI (KUESIONER)

5) DAPATKAN INFORMASI TERSEBUT, MELALUI ;

- ANGKET

- WAWANCARA

- OBSERVASI

6) CATATLAH SECARA SISTEMATIS KUMPULAN KESIMPULAN YANG DIPEROLEH DARI CATATAN (DARI HASIL ANGKET, WAWANCARA, OBSERVASI JOB DESCRIPTION)

7) ANALISIS LEBIH LANJUT JOB DESCRIPTION TERSEBUT SESUAI DENGAN TUJUAN YANG INGIN DICAPAI SEPERTI UNTUK MENYUSUN JOB METHOD, JOB SPECIFICATION, JOB REQUIRED PERFORMANCE, JOB VALUE.

6/7/2011 16

ASPEK JABATAN DALAM ANALISIS

JABATANA. NAMA JABATAN

B. METODE DAN PROSEDUR KERJA MASA

KINI

1) KEWAJIBAN-KEWAJIBAN DAN TUGAS-TUGAS

YANG HARUS DIKERJAKAN OLEH PEGAWAI.

2) BAHAN-BAHAN PERLENGKAPAN DAN LAIN-

LAINNYA YANG DIPAKAI OLEH PEGAWAI.

3) ALAT-ALAT, MESIN DAN PERALATAN YANG

DIGUNAKAN PEGAWAI.

4) METODE, PROSEDUR YANG DIGUNAKAN DALAM

MELAKSANAKAN PEKERJAAN.

5) TANGGUNG JAWAB

6) BESARNYA PENGAWASAN YANG DITERIMA

7) UKURAN STANDAR HASIL KERJA

6/7/2011 17

C. KONDISI FISIK DALAM LINGKUNGAN KERJA

1) TEMPAT KERJA DI DALAM MAUPUN DI LUAR.

2) KONDISI PENERANGAN DAN CAHAYA.

3) KONDISI VENTILASI

4) KONDISI KEGADUHAN SUARA.

5) KONDISI YANG TIDAK SEHAT

D. HUBUNGAN ANTARA PEKERJAAN YANG SATU DENGAN PEKERJAAN LAINNYA;

1) PEKERJA DAN ASISTEN

2) KOORDINASI TUGAS-TUGAS DAN JABATAN

E. KONDISI-KONDISI PENERIMAAN PEGAWAI1) METODE SELEKSI PEGAWAI

2) LAMANYA JAM KERJA

3) METODE PENGGAJIAN

4) PEKERJA TETAP DAN TEMPORER

5) KESEMPATAN PROMOSI JABATAN

6/7/2011 18

IV. ANALISIS DAFTAR

KEMAMPUAN

PENDATAAN JUMLAH DAN KUALIFIKASI/KUALITAS

SDM YANG ADA DALAM PERUSAHAAN SAAT

SEKARANG SERTA YANG SEHARUSNYA ADA

(DIBUTUHKAN) DALAM SUATU PERIODE TERTENTU

PADA MASA YANG AKAN DATANG.

DAFTAR KEMAMPUAN (SKILL INVENTORY)

MERUPAKAN DATA MENGENAI KEAHLIAN,

KETERAMPILAN, PRESTASI KERJA, DAN INFORMASI

LAINNYA YANG MENUNJUKKAN NILAI SECARA

KESELURUHAN DARI MASING-MASING SDM

PERUSAHAAN SAAT SEKARANG, DAN YANG

DIBUTUHKAN PADA MASA YANG AKAN DATANG.

SANGAT BERGUNA BAGI PERUSAHAAN DALAM

MENGOPTIMALKAN POTENSI PEGAWAI

(PENDAYAGUNAAN SDM).

6/7/2011 19

MODEL KARAKTERISTIK PEKERJAAN

Ragam Keahlian

Identitas tugas-

tugas yg penting

Pengalaman yg

memiliki banyak

arti

Otonomi

Umpan Balik

Pengalaman yg

bertanggungjawab

Hasil Pengalaman

Kepuasan

Motivasi Kerja

Hubungan dipengaruhi oleh kekuatan

pertumbuhan kebutuhan tenaga kerja

Karakteristik Pekerjaan Keadaan Psikologis Hasil yg diinginkan

6/7/2011 20

MODEL KINERJA INDIVIDU/ORGANISASI

INDIVIDU

Kemampuan

Motivasi

Dukungan

TUGAS

Rancangan

Individu vs Tim

Elemen Kerja

Kepuasan/

Ketidakpuasan Kerja

Tanggung Jawab

Organisasi

Produktivitas

Kualitas

Pelayanan

EFEKTIVITAS

SDM

6/7/2011 21

KOMPONEN INVENTARISASI KEMAMPUAN :

1) DEMOGRAFI PEGAWAI/KARYAWAN SECARA INDIVIDU

(UMUR, MASA KERJA DI PERUSAHAAN, MASA KERJA PADA

JENIS TUGAS/ PEKERJAANNYA SEKARANG).

2) KEMAJUAN KARIR SECARA INDIVIDU (PENANGANAN

TUGAS, WAKTU YANG DIPERLUKAN UNTUK SETIAP

TUGAS, PROMOSI ATAU PERUBAHAN KE TUGAS YANG

LAIN, TINGKAT UPAH).

3) DATA KINERJA SECARA INDIVIDU (PENYELESAIAN

PEKERJAAN, PERKEMBANGAN PADA KEAHLIANNYA).

INFORMASI DAPAT DIPERLUAS :

1) PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

2) MOBILITAS DAN LETAK GEOGRAFIS YANG DIINGINKAN

3) BAKAT, KEMAMPUAN, DAN KEINGINAN YANG SPESIFIK

4) BIDANG YG DIMINATI DAN TINGKAT PROMOSI DI DALAM

PERUSAHAAN

5) TINGKAT KEMAMPUAN UNTUK PROMOSI

6) PENSIUN YANG DIHARAPKAN

6/7/2011 22

V. ANALISIS TURNOVER

ADANYA KEKOSONGAN-KEKOSONGAN YANG TERJADI APABILATENAGA KERJA/SDM KELUAR DARI PERUSAHAAN (EXPECTEDLOSSES).

HARUS ADANYA ESTIMASI SECARA STATISTIK MENGENAI JUMLAHSDM YANG AKAN KELUAR DARI PERUSAHAAN.

PERHITUNGAN ANALISIS TURNOVER INI MEMUNGKINKAN UNTUKMEMPELAJARI JUMLAH KEKOSONGAN JABATAN, YAITU DENGANMENGUJI CATATAN-CATATAN SDM SEBELUMNYA, SERTAKEBUTUHAN SDM MASA YANG AKAN DATANG DAPATDIPROYEKSIKAN DENGAN CARA MELAKUKAN PENYESUAIAN-PENYESUAIAN UNTUK MENGANTISIPASI KECENDERUNGAN YANGAKAN TERJADI.

PROSES PENGAUDITAN SDM HARUS MELIBATKAN PERSEDIAANUNTUK MENAKSIR TURNOVER KERJA. HAL INI DISEBABKANTERJADINYA KEKOSONGAN PEGAWAI KARENA PEGAWAI PENSIUN,BERHENTI, CUTI, IZIN ABSEN, DAN MENINGGAL. PERLU DILAKUKANUNTUK MENGHINDARI TURNOVER TINGGI DAN PENGISIANKEKOSONGAN JABATAN SEGERA.

6/7/2011 23

RUMUS-RUMUS

MENGUKUR KETIDAKHADIRAN

JUMLAH ORANG – HARI YG HILANG KARENA TDK HADIR SELAMA PERIODE

X100%

(RATA-RATA JUMLAH TENAGA KERJA) X (JUMLAH HARI KERJA)

MENGUKUR LABOR TURNOVER

DERAJAT PERPUTARAN (DP) :

JUMLAH KARYAWAN KELUAR SELAMA 1 PERIODE

JUMLAH KARYAWAN RATA-RATA SELAMA 1 PERIODE

JUMLAH KARYAWAN RATA-RATA SELAMA 1 PERIODE :

JUMLAH KARYAWAN AWAL PERIODE + JUMLAH KARYAWAN AKHIR PERIODE

JUMLAH KARYAWAN KESELURUHAN 1 PERIODE

JUMLAH YG KELUAR SELAMA PERIODE TERTENTU

DP = X 100%

JUMLAH TOTAL KARYAWAN PERTENGAHAN PERIODE

6/7/2011 24

VI. ANALISIS MUTASI

(INTERNAL MOVES)

Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan dirotasikan atau dipromosikan, didemosi dan ditransfer pada jabatan-jabatan yang kosong.

Prediksi perlu dilakukan,karena kemungkinan adanya jabatan yang ditinggalkan menjadi kosong, baik dari sumber SDM internal maupun eksternal.

Adanya prediksi jumlah pengurangansegera dan dedikasi jumlah penambahan segera.

6/7/2011 25

CONTOH BAGAN PERGANTIAN

DIREKTUR UTAMA

Suhadi

A* Darmanto

B* Suhaili

Direktur Keuangan

Soegiono

A* Subardi

B** Edi Sanjaya

Direktur Pemasaran

Budiono

A** Hesti

C* Dwipayana

Keterangan :

A = Siap menggantikan

B = Perlu Rotasi lebih dulu

C = Perlu Pendidikan lebih lanjut

* = Prestasi sangat baik

** = Prestasi Cukup

6/7/2011 26

THE SOURCES OF MANPOWWER

(HUMAN RESOURCES)

- INTERNAL

- EXTERNAL

MARKET ANALYSIS

WORK FORCES ANALYSIS

(WORK LOAD ANALYSIS)

JUMLAH T.K. YG

DIBUTUHKAN

JOB ANALYSIS

JOB DESCRIPTION

JOB SPECIFICATION

DIKURANGI : - PROMOSI KE ATAS- DEMOSI KE BAWAH- MUTASI KE JABATAN LAIN- KELUAR DAN MENINGGAL- PENSIUN- LTO- ABSENSI

DITAMBAH : - MUTASI; - PROMOSI KE BAWAH- DEMOSI DARI ATAS- TRANSFER

JUMLAH AKHIR TENAGA KERJA YANG DIBUTUHKAN

SELEKSI