HƯỚNG DẪN SỬ DỤNGKoha 3.0

GVHD: Nguyễn Thị Thanh ThuỷSV: Phạm Tuấn Anh

Võ Thị Mỹ DungTrương Thị MaiTrần Trọng Thoàng

Nội dung Giới thiệu Koha Các khái niệm

◊ Intranet

◊ Opac

◊ Acquisitions

◊ Catalogue, Marc

◊ Circulation

◊ Patrons

◊ Reports

◊ Authorised values

◊ Lists

Nội dung Demo

◊ Đăng nhập

◊ Cấu hình hệ thống Koha

◊ Nhận và đưa tài liệu vào danh mục

◊ Biên mục tài liệu

◊ Người dùng

◊ Lưu thông tài liệu

◊ Quản lý ấn phẩm định kỳ.

◊ Thống kê, báo cáo

◊ Tìm kiếm

◊ Một số chức năng khác

A.Giới thiệu KOHA

◊ Là một hệ thống thư viện tích hợp (ILS) mã nguồn mở, một thư viện tự động hoá việc cho mượn trả sách. Nó có tất cả các tính năng cơ bản cần thiết của một thư viện.

◊ Được phát triển đầu tiên tại New Zealand bởi Katipo communication Ltd và triển khai lần đầu tại Horowhenua Library Trust

◊ Koha hỗ trợ định dạng bản ghi thư mục MARC 21 và UNIMARC

◊ Bạn sẽ phải dành nhiều thời gian để thiết lập nên thư viện của bạn với dữ liệu và danh mục thực tế mà bạn có.

A.Giới thiệu KOHA Các tính năng cơ bản:

◊ Danh mục truy cập công cộng trực tuyến(Opac).

◊ Lưu trữ các đặt mua tài liệu và nhà cung cấp.

◊ Quản lý ấn phẩm định kỳ.

◊ Tìm kiếm tài liệu.

◊ Mượn, trả, đặt trước tài liệu.

◊ Sự lưu chuyển tài liệu giữa các nhánh trong thư viện.

◊ Thống kê báo cáo hoạt động và tài liệu của thư viện

◊ Quản lý ngân sách cho tài liệu và đơn đặt hàng với nhà cung cấp.

◊ Và các chức năng khác liên quan đến điều hành một thư viện cho mượn trả sách.

B.CÁC KHÁI NIỆM

Intranet:◊ Địa chỉ : http://127.0.1.1:8080

◊ Là danh mục truy cập dùng trong nội bộ thư viện, là giao diện làm việc chính của nhân viên thư viện.

◊ Nhân viên thư viện đăng nhập cấu hình hệ thống thư viện, biên mục tài liệu, tìm kiếm tài liệu, thêm người dùng, tiến hành cho thành viên mượn và trả tài liệu, xuất báo cáo,…

Opac:◊ Địa chỉ : http://127.0.1.1/

◊ Là danh mục truy cập công cộng trực tuyến.

◊ Người dùng tìm kiếm tài liệu, yêu cầu nhập tài liệu mới với thư viện, sửa thông tin cá nhân, tạo và quản lý kệ sách ảo,…

B.CÁC KHÁI NIỆM

Acquisitions Nhận và đưa tài liệu vào danh mục. Quản lý ngân sách, các đơn đặt hàng với nhà cung cấp.

Catalogue Biên mục tài liệu.

Circulation Mượn, trả, đặt trước tài liệu.

Patrons Người dùng : người mượn, nhân viên thư viện,…

Authorised values

Dùng để chuẩn hóa dữ liệu trong biên mục bản ghi danh mục thư viện.

Reports Báo cáo thống kê.

Marc Ngôn ngữ đánh dấu dùng để xử lý dữ liệu và siêu dữ liệu mô tả tài liệu thư viện, là chuẩn được sử dụng rộng rãi nhất cho việc tổ chức thông tin thư mục

Parameters Tham số hệ thống.

C.DEMO

I. Đăng nhập Địa chỉ : http:/127.0.1.1:8080/ hoặc ”intranet” .

Đăng nhập với quyền quản trị hệ thống. Tài khoản mặc định: koha/koha

Chọn nhánh thư viện

I. Đăng nhập Trang chủ Intranet

Các module chính

II. Cấu hình hệ thống Thiết lập các tham số hệ thống cơ bản

◊ Tạo các nhánh thư viện

◊ Qui định các loại tài liệu

◊ Danh mục người dùng

◊ Quy định cho mượn tài liệu và các khoản phí

◊ Quy định loại tiền tệ sử dụng

◊ Stop words

◊ Z39.50 server

1. Tạo nhánh thư viện Nhom và nhanh thư vi n:ê

Nhóm: Hệ thống thư viện của bạn được chia thành nhiều nhóm thư viện. Ví dụ bạn có nhóm “Main” gồm thư viện A, B và nhóm “Branch” gồm thư viện D, C.

Nhánh thư vi n: Bạn cần mô tả thông tin liên quan tới thư viện của bạn êvà xác định nó thuộc về nhóm thư viện nào.

Trang chu> Quan trị Koha > Tham sô căn ban> Nhom và nhanh thư vi nê

◊ Chọn “Thư vi n mới” ê Tạo nhánh thư viện mới

◊ Chọn “Nhóm mới” Tạo nhóm thư viện mới

1. Tạo nhóm và nhánh thư viện

Thêm nhóm thư viện mới

Thêm nhánh thư viện mới

2. Qui định các loại tài liệu Loại tài liệu

◊ Ví dụ: Sách giáo khoa, DVD, VCD, Tiểu thuyết,……

Định nghĩa một loại tài liệu mới◊ Trang chủ> Quản trị Koha > Tham số căn bản > Loại tài li uê

◊ Chọn “Loại tài li u mới”ê

◊ Nh p thông tin loại tài liệu mớiâ

2. Qui định các loại tài liệuTên loại tài liệu

Chọn icon cho loại tài liệu

Tài liệu không cho mượn

Số lần gia hạn cho phép

3. Danh mục người dung Danh mục người dung

◊ Sinh viên, trẻ em, người lớn, giáo viên,…..

◊ Qui định tuổi đăng ký, số năm đăng ký, phí đặt trước, phí đăng ký, có thông báo nếu mượn quá hạn hay không, …

Trang chủ> Quản trị Koha > Người dung và lưu thông> Danh mục người dung

◊ Nhấp chọn “Danh mục mới” để tạo danh mục người dùng mới◊ Điền thông tin qui định cho người dùng này

3. Danh mục người dung

Mã người dung

Thời hạn đăng ký tuổi

Giới hạn tuổi

Thông báo hay không khi mượn quá hạn

Loại danh mục

4. Quy định mượn trả tài liệu và các khoản phí

Lập ra các quy định mượn và trả sách:◊ Áp dụng với danh mục người dùng nào, loại tài liệu nào◊ Số tiền phạt, số ngày quy định sẽ bị phạt, tần số ngày sẽ bị phạt lại◊ Số lượng tài liệu cho phép mượn◊ Số ngày cho mượn◊ Chọn chính sách đặt trước tài liệu: không cho đặt trước, đặt trước từ

thư viện chính hay từ bất kì nhánh thư viện nào Các chưc năng khác > Quản trị > Người dung và lưu thông > Quy

định phạt và mượn trả tài li uê◊ Chọn danh mục người dùng, loại tài liệu, các khoản phí phạt,…◊ Chọn áp dụng chính sách phạt này với nhánh thư viện nào

4. Quy định mượn trả tài liệu và các khoản phí

Chọn nhánh thư viện

Tổng số tài liệu cho phép mượn hiện thời đối với từng danh mục

người dung

5. Quy định loại tiền tệ sử dụng Định ra tỷ giá cho các nhà cung cấp ở nước khác. Các chưc năng khác > Quản trị > Người dung và lưu thông > Tiền

tê

6. Stop word Liệt kê tất cả các từ bạn muốn Koha bỏ qua khi thực hiện tìm

kiếm danh mục hoặc xây dựng các chỉ số từ khóa. Các chưc năng khác > Quản trị > Tham số khác > Stop words

◊ Nhấp chọn “Stop word mới” để thêm stop word mới

7. z39.50 server Khái niệm

◊ Là tiêu chuẩn quốc tế để tìm kiếm và lấy thông tin từ cơ sở dữ liệu từ xa. Trong thực tế, nó cung cấp cách thức để thư viện tìm kiếm và lấy bản ghi từ các thư viện khác.

◊ Z39.50 servers trên thế giới có trong trang http://targettest.indexdata.com , xem thông tin chi tiết các server và điền vào mẫu thêm server

◊ Khi biên mục ta thường tìm các bản ghi có sẵn cho tài liệu đó ở các thư viện khác thông qua Z39.50 server và import bản ghi từ kết quả tìm kiếm được.

7. Thêm z39.50 server Các chưc năng khác > Quản trị > Tham số khác > z39.50 server

◊ Nhấp chọn “New z39.50 Server” để thêm server z39.50 mới

7. Thêm z39.50 server

8. Authorised values◊ Authorised values là các giá trị được định nghĩa trước, thuận tiện cho

công việc biên mục, thống nhất dữ liệu.

◊ Ví dụ: Tạo giá trị cho trường “Thành phố” bao gồm: HN,HCM,LD,DN,...

◊ Khi biên mục thì trong trường này sẽ xổ ra danh sách các thành phố mà ta đã định nghĩa.

Tạo giá trị authorised mới◊ Cac chưc năng khac > Quan tri > Biên mục > Authorised values

◊ Nhấp vào “Danh mục mới” để tạo danh mục giá trị mới

◊ Nhấp chọn “Thêm giá trị authorised cho ABC” để thêm giá trị cho danh mục ABC vừa tạo

8. Authorised values

8. Authorised values Các trường đã định nghĩa được xổ ra để bạn chọn khi biên mục

Các bước làm xuất hiện giá trị authorised trong các trường khi biên mục:

◊ Vào: Trang chủ Quản trị Marc Framework

◊ Nhấp chọn “Cấu truc Marc” của framwork bạn muốn chỉnh sửa

◊ Tìm tag bạn muốn chỉnh sửa nhấp chọn “Chỉnh sửa”

◊ Ở trường “Giá trị Authorised” bạn chọn danh mục giá trị authorised thích hợp “Lưu”

8. Authorised values

2

III. Thu nhận tài liệu Tạo Quy và thiết lập Ngân quy Tạo nhà cung cấp Tạo hóa đơn Nhận hóa đơn

1. Tạo Bookfund và thiết lập Budget

Khái niệm◊ Nếu tham số 'Acquisitions' là ‘simple’ thì bạn không cần quan tâm đến

phần này.◊ Quy: Tài khoản mà bạn thiết lập để theo dõi chi tiêu của bạn cho tài liệu

thư viện. ◊ Ngân quy: Ngân sách dùng để chi tiêu.

Tạo Quy:◊ Cac chưc năng khac > Quan tri > Tham số căn bản > Quy và Ngân quy◊ Nhấp chọn “Quy mới” điền thông tin “Chấp nh n”â

Thiết lập Ngân quy cho Quy:◊ Nhấp “Thêm ngân quy” cạnh Quy bạn muốn thiết lập cho◊ Thiết lập ngày bắt đầu, ngày kết thuc và số tiền cho Quy đó◊ Chọn nhánh thư viện “Chấp nh n”â

1. Tạo Bookfund và thiết lập Budget

Tạo quy

1. Tạo Bookfund và thiết lập Budget

Thiết lập Ngân quy

Lượng ngân quy

2. Tạo nhà cung cấp mới Tìm kiếm nhà cung cấp, nếu không có thì tạo mới, nhấp vào nút

“Tạo nhà cung cấp mới”

2. Tạo nhà cung cấp mới

Chọn Hoạt động nếu muốn thực hiện với nhà cung cấp này

3. Tạo đơn đặt mua tài liệu Tạo đơn đặt mua hàng

Chọn một trong ba cách để tạo đơn đặt hàng mới

3. Tạo đơn đặt mua tài liệu Nhập thông tin hóa đơn

3. Tạo đơn đặt mua tài liệu Đơn hàng tổng quát

4. Nhận hóa đơn đặt mua Nhận hóa đơn : Chọn “Nh n đơn hàngâ “

Tìm số hóa đơn nhận về

4. Nhận hóa đơn đặt mua Chọn số hóa đơn muốn nhận về

4. Nhận hóa đơn đặt mua Nhập vào số lượng tài liệu lấy về và các thông tin liên quan

4. Nhận hóa đơn đặt mua Tài liệu nhận về

IV. Biên mục tài liệu Các chưc năng khác > Biên mục

Tìm kiếm danh mục nếu tài liệu của bạn đã có trong hệ thống

Nếu không có kết quả tìm thấy chọn “Bản ghi mới” và chọn “framework” trong menu sổ xuống

1. Tạo bản ghi mới

Chuyển tab để nhập thông tin tài liệu

1. Tạo bản ghi mới

◊ Một số trường sẽ tự động tạo dữ liệu nếu ta nhấp vào nó

◊ Nhấp vào dấu + bên phải để thêm trường dữ liệu, nhấp dấu trừ thì nó sẽ bị xóa.

◊ Các trường bên dưới xuất hiện theo thứ tự alpha, nhấp ^ để sắp xếp lại theo đung thứ tự

◊ Một số trường có plugin Authority, nhấp vào “…” bạn có thể tìm kiếm giá trị Authorised và nhấp chọn “Chọn” để nó tự động điền giá trị vào bản ghi Marc

1. Tạo bản ghi mới

Tai liêu vưa đươc thêm

2. Tạo bản ghi dung z39.50

Chọn sever tim kiêm

Lấy thông tin bản ghi có sẵn tự

động nhâp vao các trường biên

mục

3. Chỉnh sửa cấu trúc Marc Trang chủ Quản trị MARC Framework

3. Chỉnh sửa cấu trúc Marc Chỉnh sửa cấu trúc MARC

Trường này có bắt buộc hay không

Trường này có lặp lại hay không

Giá trị mặc định

Giá trị authorised là gì

4. Chỉnh sửa bản ghi Chỉnh sửa Chỉnh sửa bản ghi

◊ Khi chỉnh sửa nó chỉ hiển thị các trường bạn nhập dữ liệu vào trước đó

Chỉnh sửa Xóa bản ghi◊ Chỉ được xóa các bản ghi khi không có ai đang giữ tài liệu đó

Chỉnh sửa Sao chép bản ghi◊ Sao chép thành bản ghi mới

5. Thêm, xóa tài liệu

Để xóa bạn tới Chỉnh sửa Chỉnh sửa tài li u ê chọn “Xóa” gần

bản copy bạn muốn xóa

V. Người dung Thêm người dung mới Quyền người dung Xem thông tin người dung Chỉnh sửa thông tin người dung

1. Thêm người dung mới

2. Quyền người dung

3. Xem thông tin người dung

4. Chỉnh sửa thông tin người dung

Upload ảnh người dùng

4. Chỉnh sửa thông tin người dung

Gia hạn lại ngay trả tai liêu

VI. Lưu thông tài liệu Mượn tài liệu Trả tài liệu Đặt trước tài liệu Chuyển nhánh tài liệu Xem báo cáo

1. Mượn tài liệu Lưu thông > Cho mượn Nhập mã hay tên người dung mượn tài liệu Nhập mã tài liệu

2. Trả tài liệu Lưu thông > Trả tài li uê

Nhấp chọn người dung Nhấp “Trả” cạnh tài liệu muốn trả hoặc nhập mã tài liệu vào

phần “Trả tài li u”ê

3. Đặt trước tài liệu Chọn tài liệu muốn đặt trước “Đ t trước”ă

3. Đặt trước tài liệu

Nhập mã người dung

4. Chuyển nhánh tài liệu

Nhâp mã tai liêu

Thông tin gốc

Thông tin hiên tại

5. Xem báo cáo

VII. Quản lý ấn phẩm định kì Đăng ký đặt mua định kì Nhận hóa đơn đặt mua tài liệu Quản lý các phản hồi về đặt mua tài liệu Kiểm tra các hạn đăng ký mua tài liệu Hiển thị các đặt mua bên Opac

1. Đăng ký đặt mua định kì Tạo mới chọn : “Đăng ký mới“

1. Đăng ký đặt mua định kìThông tin chung đăng ký

đăt mua

2. Nhận hóa đơn đặt mua tài liệu Tìm serial bạn muốn đánh dấu là nhận Nhấn “Nh n Serial” cạnh serial bạn muốn nhận vềâ Thay đổi trạng thái là “Đã đến” và thêm các chú thích bất kì Nhập thông tin tài liệu nhận về như lúc biên mục tài liệu

Thay đổi trạng thái

VIII. Thống kê, báo cáo Các chưc năng khác > Báo cáo Tự tạo báo cáo: Chỉnh sửa, thêm, bớt các trường thống kê Từ điển: Tạo ra các ràng buộc cho các trường thống kê

1. Các loại thống kê, báo cáo Các loại thống kê:

◊ Thống kê thu nhận tài liệu

◊ Thống kê người dùng

◊ Thống kê danh mục

◊ Thống kê lưu thông tài liệu

◊ Thống kê ấn phẩm định kì

◊ Người dùng mượn nhiều tài liệu nhất

◊ Tài liệu được mượn nhiều nhất

◊ Người dùng không mượn tài liệu

◊ Tài liệu không được mượn

◊ Thống kê theo loại tài liệu

◊ Tài liệu bị mất

2. Tạo báo cáo Các chưc năng khác > Báo cáo > Hướng dân tạo báo cáo

2. Tự tạo báo cáo

2. Tự tạo báo cáo

IX. Chỉnh sửa bên Opac Các phần bên Opac có thể chỉnh sửa thông qua các tham số hệ

thống:◊ Header (opacheader)

◊ Logo (opacsmallimage)

◊ Side bar (OpacNav)

◊ Main

◊ Footer (opaccredits)

X. Tìm kiếm Tìm kiếm đơn giản

Tìm kiếm theo Z39.50 server

X. Tìm kiếm Tìm kiếm nâng cao

XI. Một số chưc năng khác Back up Koha

◊ Thường xuyên chạy lệnh: mysqldump --add-drop-table -u<dbusername> -p<dbpassword> koha > koha.sql

◊ Sau đó, bạn nên sử dụng một cron chạy ở trên, tạo một tập tin nén và sao chép nó vào một vị trí ở xa và được sao lưu hàng ngày.

◊ Bạn cũng có thể sử dụng AutoMySQLBackup, xem chi tiết tại http://sourceforge.net/projects/automysqlbackup

Phím nóng dung trong Koha◊ Alt+Q : Hiển thị form tìm kiếm danh mục

◊ Alt+U : Hiển thị form Check out

◊ Alt+R : Hiển thị form Check in

XI. Một số chưc năng khác

XI. Một số chưc năng khác Tạo the người dung và nhãn tài li uê

◊ Tạo ra các nhãn mã vạch có thể in từ dữ liệu danh mục và tạo thẻ người dùng từ dữ liệu người dùng

Bình lu n: Xử lý những bình luận của người dungâ◊ Chấp nhận hay từ chối đăng bình luận của người dùng

Tin tưc◊ Viết tin tức cho giao diện Opac và intranet

Lịch◊ Xác định các ngày thư viện không làm việc

The◊ Xử lý các thẻ của người dùng

XI. Một số chưc năng khác Import và export các bản ghi Import người dung Xóa lịch sử bạn đọc và những người dung là anonymous Upload ảnh người dung Lên lịch các công việc để chạy Định nghĩa, in các ghi chú thông báo khi người dung có tài liệu

mượn quá hạn,…

1. Tạo mã vạch Để tạo mã vạch cần:

◊ Chọn một layout

◊ Chọn một template

◊ Chọn đối tượng để in mã vạch

1. Tạo mã vạch Định nghĩa layout

1. Tạo mã vạch Định nghĩa template

1. Tạo mã vạch Thêm đối tượng để tạo mã vạch

1. Tạo mã vạch

2. Xử lý các bình luận về tài liệu

Đồng ý đăng binh luân lên hay xóa bỏ

END