Huong dan-su-dung-phan-mem-ban-hang

Phần mềm quản lý bán hàng DMS 2010

Trang 1

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG DMS 2010

*** Tài liệu này được trình bày ngắn gọn và chỉ tập trung vào các chủ điểm chính để

người dùng có cái nhìn tổng quan về quy trình xử lý nghiệp vụ của phần mềm.

Những phần còn lại áp dụng tương tự hoặc đơn giản, người sử dụng có thể tự tìm

hiểu khi thao tác trực tiếp trên phần mềm.

Có thể hình dung các bước công việc như sau:

I. THAO TÁC BAN ĐẦU

1. Khai báo thông tin doanh nghiệp và các tuỳ chọn xử lý ngầm định

2. Thống nhất cách đặt mã. Khai báo các danh mục hệ thống, danh mục có số

dư, tồn kho ban đầu.

3. Vào số dư đầu kỳ cho các đối tượng công nợ (khách hàng, nhà cung cấp).

Vào số tồn kho đầu kỳ của các mặt hàng.

II. NHẬP SỐ LIỆU PHÁT SINH

Vào số liệu cho tất cả các nghiệp vụ phát sinh, in ra các chứng từ để lưu trữ.

Đây là công việc cần thực hiện hằng ngày.

III. IN BÁO CÁO


Trang 2

Đăng nhập vào hệ thống

Gõ vào tên và mật khẩu, sau đó chọn “Đăng nhập”.

Mặc định,

Tên người dùng: admin

Mật khẩu: để trống

Cấp tài khoản sử dụng cho các nhân viên tham gia nhập liệu bằng giao diện dưới đây:


Trang 3

1) THAO TÁC BAN ĐẦU

1. Khai báo thông tin doanh nghiệp và các tham số tuỳ chọn

Thông tin doanh nghiệp : Tên công ty, địa chỉ, điện thoại, …

Khai báo khác …

2. Thống nhất qui tắc đặt mã. Khai báo các danh mục hệ thống, danh mục

có số dư, tồn kho ban đầu.

Danh mục đơn vị tính : Khai báo các đơn vị tính của các mặt hàng được sử dụng

trong chương trình, danh mục này bắt buộc phải khai báo.


Trang 4

Danh mục nhóm hàng: Khai báo các nhóm hàng của các mặt hàng, tiêu chí phân

nhóm là dựa vào đơn vị tính giống nhau của các mặt hàng và tính chất của nó, phải

khai báo rõ nhóm hàng có 1 đơn vị tính hay 2 đơn vị tính, và thiết lập các đơn vị

tính sử dụng lúc nhập, xuất hàng.

Danh mục kho hàng: Khai báo các kho chứa mặt hàng, bắt buộc phải khai báo ít

nhất một kho hàng.


Trang 5

Danh mục khách hàng: Khai báo thông tin các khách hàng thường xuyên giao

dịch mua hàng.

Danh mục nhà cung ứng: Khai bao thông tin các nhà cung cấp cung ứng hàng.


Trang 6

Danh mục nhân viên: Khai báo thông tin các nhân viên tham gia bán hàng của

cho công ty, làm cơ sở cho việc thống kê doanh số bán sau này.

Danh mục mặt hàng: Khai báo thông tin các mặt hàng. Đối với các mặt hàng

thuộc nhóm hàng có 2 đơn vị tính, có thể khai báo tỷ lệ quy đổi số lượng giữa 2

đơn vị tính. Tỷ lệ quy đổi này sẽ được áp dụng lúc thực hiện nhập, xuất hàng.


Trang 7

3. Vào số đầu kỳ

Vào số dư đầu kỳ của khách hàng, nhà cung cấp.

Nợ phải thu đầu kỳ đối với khách hàng:

Chọn năm bắt đầu vào số dư

Bấm nút “Thêm”, chọn mã khách hàng và nhập số nợ còn phải thu

hoặc số tiền khách hàng ứng trước.


Trang 8

Nợ phải trả đầu kỳ đối nhà cung cấp:

Chọn năm bắt đầu nhập số dư

Bấm nút “Thêm”, chọn mã nhà cung cấp và nhập số nợ còn phải trả

hoặc số tiền đã trả trước cho nhà cung cấp.


Trang 9

Vào số tồn kho đầu kỳ của các mặt hàng: Tồn kho đầu kỳ của các mặt hàng thể

hiện riêng biệt theo từng kho.

Cách thực hiện : Chọn kho cần vào số tồn. Bấm nút “Thêm” để chèn dòng mới. Nhập

mã hàng, số lượng, số lượng quy đổi và số tiền.

Đơn vị tính mặc nhiên theo đơn vị thứ nhất khai báo trong danh mục nhóm hàng

tương ứng và không được sửa. Đơn vị quy đổi lấy theo đơn vị còn lại.


Trang 10

II. NHẬP SỐ LIỆU PHÁT SINH

1. Phiếu nhập hàng: Nhập mua hàng của nhà cung cấp vào kho.

Thông tin gồm:

Số chứng từ: Chương trình xử lý tự động, phát sinh số chứng từ tăng dần trong

từng tháng, người dùng không cần nhập vào và không được sửa số chứng từ.

Ngày chứng từ: Ngày phát sinh phiếu nhập kho

Người giao: Tên người giao hàng.

Đơn vị: Là nhà cung cấp, có thể gõ trực tiếp mã (nếu nhớ) hoặc chọn từ danh

sách sổ xuống. Nếu phát sinh nhà cung cấp mới, bấm dấu + bên phải để đăng

ký bổ sung.

Nội dung: Nội dung của phiếu nhập kho.

Kèm theo: Thông tin chứng từ kèm theo (nếu có)

Chi tiết nhập kho:

Nhập vào đúng mã hàng, các thông tin tên hàng, quy cách, đơn vị tính,

đơn giá nhập kho sẽ được lấy lên theo mã hàng đó lúc khai báo bên


Trang 11

danh mục mặt hàng. Nếu nhập sai mã hàng, chương trình sẽ hiện lên

danh sách mặt hàng để chọn.

Nhập mã kho, nếu nhập sai mã sẽ hiện danh sách kho để chọn. Mặc định

chương trình sẽ gán vào kho đầu tiên cho mỗi dòng được thêm.

Chương trình tự động lấy đơn vị tính nhập hàng được khai báo từ danh

mục mặt hàng. Nếu mặt hàng có 2 đơn vị tính, người dùng có thể chọn

lại đơn vị tính nhập kho mình muốn. Số lượng của đơn vị tính nhập kho

sẽ tự động được quy đổi ra số lượng của đơn vị tính còn lại. Tuy nhiên,

người dùng cũng có thể điều chỉnh số lượng quy đổi. Chương trình hiển

thị số lượng tồn kho tại thời điểm lập phiếu sau khi người dùng nhập số

lượng.

2. Phiếu xuất hàng: Xuất bán hàng cho khách hàng.

Thông tin gồm:



Ngày chứng từ: Ngày phát sinh phiếu xuất kho


Trang 12

Thu tiền ngay: Đánh dấu vào mục” thu tiền ngay” nếu xuất bán thu tiền

ngay.

NV bán hàng: Nhập mã nhân viên bán hàng, hoặc chọn từ danh sách sổ xuống

hoặc bỏ trống. Nên chọn nhân viên bán hàng để sau này thống kê doanh số bán

theo nhân viên.

Người nhận: Tên người nhận hàng.

Đơn vị: Là khách hàng, có thể gõ trực tiếp mã (nếu nhớ) hoặc chọn từ danh

sách sổ xuống. Nếu phát sinh khách hàng mới, bấm dấu + bên phải để đăng ký

bổ sung. Nếu là khách hàng vãng lai, không cần theo dõi trong danh mục

khách hàng thì người dùng có thể nhập vào mục họ tên, địa chỉ ngay bên cạnh.

Nội dung: Nội dung của phiếu xuất kho.


Chi tiết xuất kho:

Nhập vào đúng mã hàng, các thông tin tên hàng, quy cách, đơn vị tính,

đơn giá xuất kho sẽ được lấy lên theo mã hàng đó lúc khai báo bên danh

mục mặt hàng. Nếu nhập sai mã hàng, chương trình sẽ hiện lên danh

sách mặt hàng để chọn.

Nhập mã kho, nếu nhập sai mã sẽ hiện danh sách kho để chọn. Mặc định

lấy kho đầu tiên trong danh mục để xuất.

Chương trình tự động lấy đơn vị tính xuất hàng được khai báo từ danh

mục mặt hàng .Nếu mặt hàng có 2 đơn vị tính, người dùng có thể chọn

lại đơn vị tính xuất kho mình muốn. Số lượng của đơn vị tính xuất kho

sẽ tự động được quy đổi ra số lượng của đơn vị tính còn lại. Tuy nhiên,

người dùng cũng có thể điều chỉnh số lượng quy đổi. Chương trình hiển

thị số lượng tồn kho tại thời điểm lập phiếu sau khi người dùng nhập số

lượng.

Ghi chú: Có thể chi tiết quy cách cắt hàng, thí dụ 5T x 2.2M


Trang 13

3. Phiếu thu: Phản ánh các trường hợp thu tiền của khách hàng có giao dịch thường

xuyên.

Thông tin gồm:



Ngày: Ngày của phiếu thu tiền

Họ tên: Nhập mã khách hàng, hoặc chọn từ danh sách sổ xuống.

Địa chỉ: Mặc định load theo khai báo trong danh mục khách hàng và không

được phép sửa.

Lý do nộp: Diễn giải cho nội dung nộp tiền.


Số tiền: Gõ vào số tiền khách thanh toán.


Trang 14

4. Phiếu chi: Phản ánh các trường hợp chi trả tiền hàng cho nhà cung cấp

Thông tin gồm:



Ngày: Ngày của phiếu chi tiền

Họ tên: Nhập mã nhà cung cấp, hoặc chọn từ danh sách sổ xuống.

Địa chỉ: Mặc định load theo khai báo trong danh mục nhà cung cấp và không

được phép sửa.

Lý do chi: Diễn giải cho nội dung chi tiền.


Số tiền: Gõ vào số tiền chi trả cho nhà cung cấp.


Trang 15

IV. IN BÁO CÁO

Thời gian báo cáo là tuỳ ý (từ ngày … đến ngày …)

Có thể chọn tất cả hoặc một số đối tượng cần xem

Chọn kiểu kết xuất dữ liệu và chọn “In” để xem kết quả.

V. TIỆN ÍCH

1) Chuyển số dư, tồn kho sang năm sau.

Tự động chuyển số dư, tồn kho đến cuối tháng 12 của năm hiện hành sang năm

tới.

2) Xuất dữ liệu ra file

Xuất dữ liệu ra file để lưu trữ hoặc chép dữ liệu từ máy này sang máy khác hoặc

để cộng dồn dữ liệu của nhiều tháng lại.

3) Nạp dữ liệu từ file

Nạp dữ liệu từ file đã xuất ra cho các mục đích nói trên.

4) Dọn rác

Xoá hẳn các chứng từ đã bị đánh dấu xoá. Đây là công việc nên thực hiện định kỳ.

5) Thay đổi mật khẩu

Mỗi người dùng sau khi được cấp tài khoản sử dụng có thể tự thay đổi mật khẩu

của chính mình.


Trang 16

Yêu cầu hệ thống:

Để phần mềm có thể vận hành ổn định, hệ thống cần phải có những yêu cầu tối

thiểu như sau:

1. Phần cứng (Hardware)

- CPU Intel PIII 1.GHz hoặc CPU Ceron 1.GHz

- 20 GB HDD

- 512 MB RAM

- Độ phân giải màn hình tối thiểu 1024x768

2. Về phần mềm (Software)

- Operating system: Windows XP or higher.

- Microsoft Word, Microsoft Excel

Mọi ý kiến đóng góp liên hệ theo địa chỉ:

Công ty TNHH Đất Mũi 5/12B Quang Trung, Phường 14, Quận Gò vấp , TP.HCM

Tel : (08) 62776862 Fax : (08) 73005641 Hotline : 0919 08 60 80 – 0973011660

Email : [email protected]

Website : http://www.datmui.vn

mailto:[email protected]

http://www.datmui.vn/

Documents

Huong dan-su-dung-phan-mem-ban-hang