Huong Dan Su Dung Phan Mem (Logistic - Manufacturing)

Hướng dẫn sử dụng phần mềm (Logistic & Manufacturing) VPIC

HHướướng dng dẫẫn sn sửử d dụụngng phphầần mn mềềmm(LOGISTIC & MANUFACTURING)(LOGISTIC & MANUFACTURING)

EXACT SOFTWARE VERSION CONTROL: 360.00

Author: Ngo Minh Tuan – Exact software Business ConsultantDate: 13-Apr-23 2:13:33 AM

1


Lưu ý: Tài liệu này dùng để hướng dẫn sử dụng phần mềm. Bạn có thể không có quyền xem, sử dụng một trong các phần ở đây trong phần mềm.

Đặc biệt, tất cả các tác động của bạn đến phần mềm đểu được ghi lại rõ ràng vì vậy bạn không được phép áp dụng tài liệu này để cập nhật, chỉnh sửa thử các thông tin có liên quan trong company 320. Tất cả các hành động làm thử bạn phải sử dụng company 307.


2


TABLE OF CONTENTS1 QUY TRÌNH SỬ DỤNG CĂN BẢN..........................................................5

1.1 Quy trình.....................................................................................................................5

1.2 Sales order.................................................................................................................6

1.2.1 Nhập mới sales order.....................................................................................61.2.1.1 Thông tin khách hàng...............................................................................................................6

1.2.1.2 Thông tin header của sales order.............................................................................................6

1.2.1.3 Điều kiện của sales order.........................................................................................................7

1.2.1.4 Thông tin hàng hóa của sales order.........................................................................................8

1.2.1.5 Thông tin cả đơn hàng (Footer)................................................................................................9

1.2.2 Cách thay đổi thông tin đã nhập...................................................................9

1.2.3 Cách xóa sales order......................................................................................9

1.3 Purchase order.........................................................................................................11

1.3.1 Nhập purchase order....................................................................................111.3.1.1 Thông tin nhà cung cấp..........................................................................................................11

1.3.1.2 Thông tin header của purchase order....................................................................................11

1.3.1.3 Điều kiện đơn hàng................................................................................................................12

1.3.1.4 Thông tin hàng hóa.................................................................................................................12

1.3.2 Cách thay đổi thông tin đã nhập.................................................................14

1.3.3 Cách xóa purchase order.............................................................................15

1.4 Process purchase order..........................................................................................16

1.5 Production order......................................................................................................18

1.5.1 Cách nhập lệnh sản xuất..............................................................................181.5.1.1 Thông tin chung......................................................................................................................18

1.5.1.2 Thành phẩm cần sản xuất......................................................................................................18

1.5.1.3 Nguyên vật lieu cần sử dụng..................................................................................................19

1.5.2 Cách thay đổi thông tin đã nhập của lệnh sản xuất..................................191.5.2.1 Thay đổi số lượng thành phẩm cần sản xuất.........................................................................20

1.5.2.2 Thay đổi ngày bắt đầu hoặc kết thúc sản xuất.......................................................................20

1.5.3 Cách xóa lệnh sản xuất................................................................................21

1.6 Nhận nguyên vật liệu mua từ nhà cung cấp....................................................22

1.7 Nhập hóa đơn mua hàng........................................................................................23

1.8 Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất.......................................................................24

1.9 Nhận thành phẩm, bán thành phẩm từ sản xuất...............................................26

1.10 FInish production order..........................................................................................27

1.11 Xuất hàng bán cho khách hàng.............................................................................28

1.12 Cập nhật hóa đơn bán hàng..................................................................................30

1.13 Process sales invoice..............................................................................................31

2 CÁC TRƯỜNG HỢP ĐẶC BIỆT............................................................32


3


2.1 Trả lại hàng cho nhà cung cấp..............................................................................32

2.2 Đổi hàng cho nhà cung cấp...................................................................................35

2.3 Xuất nguyên vật liệu thêm cho sản xuất.............................................................36

2.4 Nguyên vật liệu trả về kho từ sản xuất...............................................................39

2.5 Trả lại thành phẩm, bán thành phẩm cho sản xuất...........................................41

2.6 Nhận lại hàng trả lại từ khách hàng.....................................................................44

2.7 Đổi hàng cho khách hàng.......................................................................................47

2.8 Hóa đơn bán hàng trực tiếp..................................................................................48

2.8.1 Nhập hóa đơn................................................................................................482.8.1.1 Thông tin khách hàng.............................................................................................................48

2.8.1.2 Thông tin header....................................................................................................................48

2.8.1.3 Điều kiện.................................................................................................................................49

2.8.1.4 Thông tin hàng hóa.................................................................................................................50

2.8.1.5 Thông tin cả đơn hàng (Footer)..............................................................................................51

2.8.2 Process invoice.............................................................................................51

2.9 Xuất hàng cho các mục đích.................................................................................53

2.9.1 Làm phiếu xuất..............................................................................................53

2.9.2 Xuất hàng........................................................................................................54


4


1 QUY TRÌNH SỬ DỤNG CĂN BẢN

1.1 Quy trình


5


1.2 Sales order

1.2.1 Nhập mới sales order

Đường dẫn: [Order, Entries, Sales order]

Bấm New để tạo mới:

1.2.1.1 Thông tin khách hàng

Ordered by Chọn khách hàng đặt hàngDelivery to Chọn khách hàng nhận hàng, thông thường hệ thống tự động ghi nhận

giống như khách hàng đặt hàng, tuy nhiên bạn có thể thay đổi nếu cần thiết.

Invoice to Chọn khách hàng nhận hóa đơn (chịu công nợ), thông thường hệ thống tự động ghi nhận giống như khách hàng đặt hàng, tuy nhiên bạn có thể thay đổi nếu cần thiết.

1.2.1.2 Thông tin header của sales order

Từ vị trí Invoice to, bấm phím Tab để nhập tiếp:

Sales order number Đây là số thứ tự của sales order do hệ thống tự động cung cấp, bạn không thay đổi con số này. Bấm phím Tab để nhập tiếp.

Sales order date Chọn ngày nhập sales order (Đây là ngày nhập chứ không phải ngày xuất hàng)


6


Your reference Nhập số đơn đặt hàng của khách hàng (nếu có). Nếu không có, vui lòng nhập chính số thứ tự của Sales order.

Resource Không thay đổiDescription Nhậo số hợp đồng của công ty với khách hàng. Nếu khô có, vui lòng

nhập một diễn giải ngắn gọn cho đơn hàng.Warehouse Chọn kho muốn xuất hàng cho đơn hàngShipping via Không thay đổi. Bấm phím Tab để tiếp tục. Nếu màn hình sau xuất hiện:

Bấm Yes để tiếp tục

1.2.1.3 Điều kiện của sales order

Bấm vào Condition như đánh dấu trên:

Currency Chọn đơn vị tiền tệ cho đơn hàng.


7


Payment condition Không chọn.Cost center Chọn mã số phòng banInvoice code Chọn đúng Invoice code. Bạn có thể bầm F5 để hiển thị danh sách

invoice code

1.2.1.4 Thông tin hàng hóa của sales order

Item Chọn mặt hàng cần bán (Bạn có thể bấm F5 để hiển thị danh sách hàng hóa).

Description Tên của hàng hóa, hệ thống tự động hiển thị, bạn không thay đổi thông tin này.

Wrh. Đây là kho xuất hàng của mặt hàng đang chọn. Tự động hệ thống lấy từ thông tin header nhưng bạn có thể thay đổi nếu cần thiết.

Price list Bấm F5 để chọn bảng giá bán:

Chọn bảng giá cần bán, sau đó bấm Select.

Ordered Nhập số lượng hàng hóa cần bánUnit Không thay đổi thông tin nàym hệ thống tự đổng hiển thị (thông tin này

lấy từ bảng giá đã chọn).Fulfillment date Nhập ngày dự định xuất hàngSales price Giá bán này được lấy từ bảng giá, bạn không thay đổiNet price Đây là giá chính thức áp dụng cho đơn hàng đối với mặt hàng đang chọn.

Giá này cũng được lấy từ bảng giá, bạn chỉ thay đổi nếu cần thiết. Giá này chưa bao gồm thuế GTGT.

VAT Thuế suất thuế GTGTAmount Trị giá hàng hóa xuất bán và được hệ thống tự động tính bắng:

Số lượng đặt hàng * Giá bán (Net price). Số tiền này chưa bao gồm thuế GTGT.

Cost center Không thay đổiCost unit Không thay đổi


8


1.2.1.5 Thông tin cả đơn hàng (Footer)

Net Tổng số tiền trước thuế GTGT của đơn hàngTaxes Tổng số thuế GTGTSpecific Không sử dụngTotal Tổng số tiền sau thuế GTGT của đơn hàng

Bấm Close để lưu thông tin.

1.2.2 Cách thay đổi thông tin đã nhập


Chọn sales order cần thay đổi sau đó bấm Open. Toàn bộ các thông tin có liên quan đều có thể thay đổi nếu sales order chưa được xuất hàng

1.2.3 Cách xóa sales order



9


Chọn sales order cần thay đổi sau đó bấm Delete:

Bấm Yes nếu bạn thực sự muốn xóa.- Nếu không có thông báo gì thêm thì sales order của bạn đã được xóa.- Nếu màn hình sau xuất hiện:

Nghĩa là sales order không thể bị xoá do nó đã được sử dụng (đã xuât hàng).


10


1.3 Purchase order

1.3.1 Nhập purchase order

Đường dẫn: [Purchase, Entries, Purchase orders]

Bấm New để tạo mới đơn hàng:

1.3.1.1 Thông tin nhà cung cấp

Ordered at Chọn nhà cung cấp công ty đặt hàng muaDelivery to (Warehouse) Chọn kho sẽ nhập hàng vềInvoice to (Warehouse) Không thay đổi

1.3.1.2 Thông tin header của purchase order

Purchase order number Đây là số thứ tự của đơn hàng do hệ thống tự động cung cấp, bạn không thay đổi. Bấm Tab đề tiếp tục.

PO date Ngày nhập đơn hàng (Đây không phải là ngày dự định nhập hàng)Description Nhập số hợp đồng hoặc diễn giải ngắn gọn của đơn hàng.


11


Resource Không thay đổiPo method Không thay đổiShipping via Không thay đổi

1.3.1.3 Điều kiện đơn hàng

Bấm vào Conditions:

Currency Cập nhật đơn vị tiền tệ dùng trong đơn hàngPayment condition Không thay đổiCost center Cập nhật mã số phòng ban (nếu có)

Các phần khác không được hướng dẫn, vui lòng không thay đổi!Bấm Close.

1.3.1.4 Thông tin hàng hóa


12


Bấm F5 ở cột Item để chọn hàng hóa cần bán:

Màn hình này liệt kê các mặt hàng có thể mua được từ nhà cung cấp này. Chọn mặt hàng cần mua, bấm Select (trường hợp bạn không thấy mặt hàng cần chọn thì bấm vào All items để tìm):

Item Mã số hàng hóa đã chọn ở trênDescription Tên hàng hóa đã chọn, tự động hiển thị, bạn không được thay đổiTotal quantity Nhập số lượng hàng hóa cần muaPur. unit Đơn vị tính của hàng hóa đã chọn, bạn không thể thay đổi thông tin nàyFulfillment date Nhập ngày nhận hàng dự kiến.Purchaes price Giá mua mặc định của hàng hóa đã chọn theo đơn vị tiền tệ bạn chọn

trong Condition, bạn không thể thay đổiNet price Hãy cập nhật giá mua chính thức của hàng hóa này theo đơn vị tiền tệ

bạn chọn trong Condition. Thông thường system sẽ lấy bằng giá mặc định nhưng bạn có quyền thay đổi để thành giá chính thức của đơn hàng.

Amount Giá trị hàng hóa theo đơn vị tiền tệ bạn chọn trong Condition.

Làm tương tự cho dòng thứ 2 nếu như đơn hàng có nhiều hơn một mặt hàng hoặc có một mặt hàng nhưng khác ngày xuất hàng dự kiến. Sau khi nhập xong, bấm Close để đóng và lưu thông tin đã nhập.


13


1.3.2 Cách thay đổi thông tin đã nhập


Chọn Purchase order cần thay đổi và bấm Open:


14


Tất cả các thông tin đã nhập bạn đều có thể thay đổi nếu như Purchase order bạn đã tạo chưa được xuất hàng.

1.3.3 Cách xóa purchase order


Chọn Purchase order xóa và bấm Delete:

Bấm Yes nếu bạn quyết định xóa. Nếu không có thông báo khác, bạn đã xóa thành công. Ngược lại, nếu bạn nhận được thông báo sau:

Bạn không thể xóa Purchase order này do nó đã được sử dụng (đã nhận hàng).


15


1.4 Process purchase orderĐường dẫn: [Purchase, Entries, Print / Process]

Bước này chỉ được tiến hành khi đơn hàng đã được chính thức chấp nhận và công việc còn lại là chỉ chờ đến ngày giao hàng. Khi đó để bộ phận kho có thể nhận được hàng cũng như lập kế hoạch nhận hàng, quá trình đặt hàng cần được kết thúc.

Chọn đơn hàng và click vào Print. Bước này không phải để in đơn hàng mà sẽ có tác dụng kết thúc:


16


Chọn option Final như hình vẽ trên và click Print để kết thúc.


17


1.5 Production order

1.5.1 Cách nhập lệnh sản xuất

Đường dẫn: [Manufacturing, Entries, Prodution orders]

Bấm New:

1.5.1.1 Thông tin chung

Warehouse Chọn kho chứa thành phẩm sau khi hoàn thànhDescription Diễn giải của lệnh sản xuất

1.5.1.2 Thành phẩm cần sản xuất

Item Chọn thành phẩm cần sản xuất, bạn có thể bấm F5 để chọn. Bạn có thể làm 1 lệnh sản xuất cho nhiều thành phẩm.

Version Nếu thành phẩm bạn cần sản xuất chỉ có 1 phiên bản của BOM thì system sẽ hiển thị số1, nếu có nhiều hơn 1 phiên bản BOM, bạn nên bấm F5 chọn đúng phiên bản bạn cần dùng.

Description Tên của thành phẩm, bạn không thể thay đổiPlanned Nhập số lượng cần sản xuấtRealized Phần này sẽ thể hiện số lượng thành phẩm đã được sản xuất ra


18


(Nếu sau này bạn mở lệnh sản xuất này lên). Hiện tại nó có giá trị bằng 0 vì bạn chưa sản xuất.

To be realized Phần này sẽ thể hiện số lượng thành phẩm còn phải sản xuất. Hiện tại nó có giá trị bằng đúng số lượng cần sản xuất (Cột Planned).

Unit Đơn vị tính của thành phẩm cần sản xuấtStart date Ngày dự kiến bắt đầu sản xuấtEnd date Ngày dự kiến kết thúc sản xuấtCost center Không thay đổi

Các phần khác không thay đổi

1.5.1.3 Nguyên vật lieu cần sử dụng

Hệ thống sẽ tự động hiển thị tất cả các nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất ra thành phẩm đã chọn theo định mức đã thiết lập ở BOM.

Item Cột này thể hiện mã số nguyen vật liệu. Bạn cũng có thể thêm nguyên vật liệu khác hoặc thay đổi.

Version Thể hiện phiên bản BOM đã chọnDescription Tên nguyen vật liệuWarehouse Thể hiện kho sẽ xuất nguên vật liệu cho sản xuấtPlanned Số lượng nguyen vật liệu dự định tiêu thụ, được tính tương ứng với

số thành phẩm cần sản xuất theo định mức đã nhập ở BOM.Realize Thể hiện số nguyên vật liệu đã xuất cho lệnh sản xuất nàyTo be realized Thể hiện số nguyên vật liệu còn phải xuất cho lệnh sản xuất nàyUnit Đơn vị tính của từng nguyên vật liệuStart date Ngày bắt đầu dùng nguyên vật liệuEnd date Ngày kết thúc dùng nguyên vật liệuCost center Không thay đổi

Các phần khác không thay đổi

Bấm Close để lưu thông tin

1.5.2 Cách thay đổi thông tin đã nhập của lệnh sản xuất



19


Chọn lệnh sản xuất cần thay đổi và bấm Open. Bạn có thể thay đổi các thông tin của lệnh sản xuất, nhưng lưu ý:

1.5.2.1 Thay đổi số lượng thành phẩm cần sản xuất

Bạn có thể sửa cột Planned của phần thành phầm, nhưng sau khi thay đổi, bấm Tab, bạn sẽ nhận được thông báo sau:

Do bạn thay đổi số lượng thành phẩm cần sản xuất nên nhu cầu nguyên vật liệu có thể phải thay đổi theo. Bấm Yes nếu bạn muốn system tính lại số lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất ra số thành phẩm mới theo BOM. Bấm No nếu muốn giữ nguyên số lượng nguyên vật liệu cần thiết.

1.5.2.2 Thay đổi ngày bắt đầu hoặc kết thúc sản xuất

Bạn có thể sửa cột Start date hoặc End date của phần thành phầm

1.5.2.2.1 Thay đổi Start date

Nếu bạn thay đổi Start date, sau đó bấm Tab, bạn sẽ nhận được thông báo sau:


20


System hỏi bạn có muốn tính lại:- Ngày kết thúc của lệnh sản xuất- Ngày bắt đầu sử dụng NVL- Ngày kết thúc dùng NVL

Bạn có thể không chọn hết bằng cách bấm vào Deselect all hoặc chọn từng phần, sau đó bấm OK,

1.5.2.2.2 Thay đổi End date

Nếu bạn thay đổi End date, sau đó bấm Tab, bạn sẽ nhận được thông báo sau:

System hỏi bạn có muốn tính lại:- Ngày bắt đầu của lệnh sản xuất- Ngày bắt đầu sử dụng NVL- Ngày kết thúc dùng NVL

Bạn có thể không chọn hết bằng cách bấm vào Deselect all hoặc chọn từng phần, sau đó bấm OK,

1.5.3 Cách xóa lệnh sản xuất


Chọn lệnh sản xuất cần xóa và bấm Delete. Bạn chỉ có thể xóa các lệnh sản xuất chưa được xuất nguyên vật liệu hay nhận thành phẩm.


21


1.6 Nhận nguyên vật liệu mua từ nhà cung cấp

Đường dẫn: [Purchase, Entries, Receipts]Khi nhận hàng nhà cung cấp giao, bạn phải mở kế hoạch nhận hàng để nhận hàng:

Bạn phải nhập ngày nhận hàng vào phần Transaction date như hình vẽ trên. Ngày này chính là ngày bạn chính thức nhận được hàng từ nhà cung cấp tại kho của công ty.

Chọn đơn hàng hoặc mặt hàng cần nhận, sau đó click vào Receipts:

Your ref. Bạn nhập số phiếu nhận hàng vào phần này.Ordered Cột này chỉ số lượng hàng đã đặt. Bạn không thay đổi được vì nó đã được

cập nhận ở đơn hàng.Actual Cột này dành cho ban để nhập số lượng hàng đã nhập thực tế tại kho.

Bạn click Process để kết thúc nhận hàng.


22


1.7 Nhập hóa đơn mua hàngĐây là phần việc của bộ phận kế toán, vui lòng xem tài liệu: Huong dan su dung phan mem (Ke toan).doc


23


1.8 Xuất nguyên vật liệu cho sản xuấtĐường dẫn: [Manufacturing, Entries, Release]

Warehouse Chọn kho cần xuất nguyên vật liệu cho sản xuấtSelection Chọn option production order nhu được đánh dấuTransaction date Nhập ngày xuất nguyên vật liệu cho sản xuấtFulfillment date Chọn All

Bấm Refresh để tìm lệnh sản xuất (Production order) cần xuất nguyên vật liệu. Sau đó chọn lệnh sản xuất đó để bấm Fulfillment:


24


Planned Cột này thể hiện số lượng NVL dự tính dùng cho sản xuất của lệnh sản xuất đang chọn. Phần này được lấy từ BOM dựa vào số lượng thành phẩm cần sản xuất.

Realized Cột này thể hiện số lượng nguyên vật liệu đã xuất các lần trước cho lệnh sản xuất này (nếu có).

To be realized Cột này thể hiện số lượng nguyên vật liệu còn phải xuất cho lệnh sản xuất này.

Actuals Cột này được dùng để nhập số lượng NVL được xuất cho sản xuất của lệnh sản xuất đang chọn. Bạn chỉ thay đổi nếu số lượng muốn xuất khác số lượng còn phải xuất, nếu không hệ thống tự đông hiến thị số lượng còn phải xuất.

Bấm Fulfillment khi lựa chọn xong:

Chọn Skip để kết thúc.


25


1.9 Nhận thành phẩm, bán thành phẩm từ sản xuấtĐường dẫn: [Manufacturing, Entries, Complete]

Khi nhận thành phẩm, bán thành phẩm từ sản xuất, bộ phận quản lý thành phẩm cần tiến hàng nhập liệu vào hệ thống theo từng lệnh sản xuất:

Phần đánh dấu giúp bạn tìm lệnh sản xuất cần nhận thành phẩm, bán thành phẩm. Nhập ngày nhận vào phần Transaction date. Chọn lệnh sản xuất và bấm vào Receipts:

Nhập số lượng nhận vào cột Actual, sau đó bấm Process:



26


1.10 FInish production orderĐường dẫn: [Manufacturing, To be processed, Finish

Khi lệnh sản xuất kết thúc, nghĩa là không còn tiếp tục sản xuất lệnh đó nữa thì bạn cần thao tác kết thúc lệnh sản xuất:

Phần đánh dấu cho phép bạn giới hạn và chọn lệnh sản xuất cần kết thúc. Màn hình này chỉ thể hiện các lệnh sản xuất chưa kết thúc.

Chọn lệnh sản xuất và bấm Complete:

Bạn chỉ chọn option Suggest: Return như trên và bấm OK để kết thúc.


27


1.11 Xuất hàng bán cho khách hàngĐường dẫn: [Order, Entries, Fulfillment]

Sau khi hiển thị kế hoạch xuất hàng, bạn cần cập nhật ngày xuất hàng thực tế:Transaction date: Nhập ngày xuất hàng

Chọn đơn hàng và click Fulfillment :


28


Nhập số lượng hàng hóa cần xuất vào cột Actual. Đồng thời hệ thống cũng cho bạn thông tin số lượng hàng hóa dự định xuất ở cột Ordered.

Bấm Fulfillment khi nhập xong để tiếp tục.

Chọn các option như hình vẽ và bấm Start để kết thúc.


29


1.12 Cập nhật hóa đơn bán hàngĐường dẫn: [Invoice, Entries, Invoices]

Sau khi xuất hàng, hệ thống sẽ tạo ra hóa đơn bán hàng. Nhiệm vụ của bạn là phải cập nhật thông tin của hóa đơn để in ra các chứng từ xuất hàng:

Phần đánh dấu cho phép bạn chọn hóa đơn bán hàng cần cập nhật sau đó bấm Open:

Your reference Nhập số hóa đơn bán hàng (hóa đơn thuế GTGT) theo cách nhập sau: Ký hiệu hóa đơn * Sô 1 hóa đơnVí dụ hóa đơn có ký hiệu: AA/N-04Số hóa đơn: 43567Vậy phần này nhập là: AA/N-04 * 43567

Transaction date Nhập ngày xuất hóa đơn thuế GTGT

Các phần khác không thay đổi.


30


1.13 Process sales invoiceĐường dẫn: [Invoice, Entries, Print / Process]

Final Chọn chức năng nàySelectivity Chọn option này

Bấm Search để tìm hóa đơn cần process. Sau đó bấm Process:

Khi bạn nhận được màn hình trên nghĩa là bạn đã process hóa đơn thành công.


31


2 CÁC TRƯỜNG HỢP ĐẶC BIỆT

2.1 Trả lại hàng cho nhà cung cấpNếu công ty trả lại hàng cho nhà cung cấp mà không yêu cầu đổi hàng thì làm như sau:

Đường dẫn: [Purchase, Entries, Returns]

Cập nhật ngày trả hàng vào Transaction date, sau đó bấm New:

Supplier Chọn nhà cung cấp cần trả hàng

Bấm phím Tab, màn hình sau sẽ hiển thị:


32


Chọn option Receipts sau đó bấm Search. Hệ thống sẽ liệt kê các phiếu nhận hàng trước đò đối với nhà cung cấp đang được chọn. Chọn phiếu nhận hàng cần trả lại hàng và bấm OK

Description Nhập số phiếu trả hàngReceived Hệ thống thể hiện số lượng hàng đã nhận của phiếu nhận hàng

được chọn.Return Nhập số lượng hàng cần trả lạiTo be received Không chọn

Bấm Process:


33


Chọn Start

Đóng màn hình này để kết thúc.


34


2.2 Đổi hàng cho nhà cung cấpKhông làm gì trong hệ thống phần mềm.


35


2.3 Xuất nguyên vật liệu thêm cho sản xuấtTrong trường hợp bạn đã xuất cho sản xuất toàn bộ số nguyên vật liệu theo dự tính trên lệnh sản xuất (production order) mà vẫn cần xuất thêm thì làm như sau. Lưu ý bạn chỉ xuất thêm NVL cho những lệnh sản xuất chưa được Finish.

Đường dẫn: [Manufacturing, Entries, Release]

Transaction date Nhập ngày xuất thêm nguyên vật liệu cho sản xuất Fulfillment date Chọn All

Bấm New:


36


Project Bấm F5 để chọn lệnh sản xuất cần xuất thêm.Resource Không thay đổiDescription Không thay đổi

Item Chọn nguyên vật liệu cần xuất thêm. Bạn có thể bấm F5 để hiển thị danh sách hàng hóa.

Warehouse Chọn kho cần xuất NVLActual Nhập số lượng NVL cần xuất thêm.


37


Bấm Fulfillment khi lựa chọn xong:



38


2.4 Nguyên vật liệu trả về kho từ sản xuấtBạn chỉ trả nguyên vật liệu về kho từ sản xuất cho những lệnh sản xuất chưa được Finish.

Đường dẫn: [Manufacturing, Entries, Complete]

Phần đánh dấu giúp bạn tìm lệnh sản xuất cần nhận lại NVL. Nhập ngày nhận vào phần Transaction date. Chọn lệnh sản xuất và bấm vào Receipts:

Màn hình đầu tiên thể hiện số lượng thành phẩm cần nhận về của lệnh sản xuất. Bạn cần phải xóa số lượng này vì ban đang làm trả NVL chứ không phải nhận thành phẩm.


39


Từ dòng tiếp theo trở đi, bạn làm như sau:

Item Chọn nguyên vật liệu cần trả về. Bạn có thể bấm F5 để hiển thị danh sách hàng hóa.

Warehouse Chọn kho cần nhận NVL vềActuals Nhập số lượng NVL cần trả về.Resource Chọn tên người nhập.

Sau đó bấm Process:



40


2.5 Trả lại thành phẩm, bán thành phẩm cho sản xuấtHàng trả về được hạch toán thẳng vào chi phí. Vì vậy cách làm sẽ như sau:

Đường dẫn: [Inventory, Warehouse management, Count]

Bấm New:


41


Warehouse Chọn kho trả hàng vềItem code Chọn mặt hàng cần trảReference date Chọn ngày trả hàng về sản xuất. Đây sẽ là ngày bút toán trả hàng

Sau đó bấm New:


42


Project Nhập 200Description Tra hang cho san xuatDifference Nhập số lượng hàng cần trả bằng số âm

Bấm Process:

Đóng màn hình này lại để kết thúc.


43


2.6 Nhận lại hàng trả lại từ khách hàngNếu khách hàng trả lại hàng mà không yêu cầu đổi hàng thi bạn sẽ làm như sau:

Đường dẫn: [Order, Entries, Fulfillment]

Chọn kho đã xuất hàng, chọn option sales order, cập nhật ngày transaction date là ngày nhận lại hàng và bấm New retun:

Chọn khách hàng trả lại hàng và bấm phím Tab, màn hình sau sẽ xuất hiện:


44


Chọn Fulfillment và bấm Search để tìm phiếu xuất hàng đã xuất cho khách hàng đang chọn.

Sau đó chọn phiếu xuất hàng cần trả lại và bầm OK:

Your reference Nhập số phiều trả hàngDescription Nhập: ‘Nhận lại hàng từ khách hàng’Delivered Cột này thể hiện số lượng hàng đã xuất cho khách hàngReturn Nhập số lượng hàng cần trả lại.To be delivered Không chọnCredit note Không chọn

Bấm Process:


45


Chọn Start:

Đóng màn hình này lại để kết thúc.


46


2.7 Đổi hàng cho khách hàngKhông làm gì trong hệ thống phần mềm.


47


2.8 Hóa đơn bán hàng trực tiếp

2.8.1 Nhập hóa đơn

Đường dẫn: [Invoice, Entries, Direct invoices]

Bấm New để tạo mới:

2.8.1.1 Thông tin khách hàng

Invoice code Chọn đúng Invoice code. Bạn có thể bầm F5 để hiển thị danh sách invoice code

Ordered by Chọn khách hàng đặt hàngDelivery to Chọn khách hàng nhận hàng, thông thường hệ thống tự động ghi nhận

giống như khách hàng đặt hàng, tuy nhiên bạn có thể thay đổi nếu cần thiết.

Invoice to Chọn khách hàng nhận hóa đơn (chịu công nợ), thông thường hệ thống tự động ghi nhận giống như khách hàng đặt hàng, tuy nhiên bạn có thể thay đổi nếu cần thiết.

2.8.1.2 Thông tin header

Từ vị trí Invoice to, bấm phím Tab để nhập tiếp:

Sales order number Đây là số thứ tự của sales order do hệ thống tự động cung cấp, bạn


48


không thay đổi con số này. Bấm phím Tab để nhập tiếp.

Transaction date Ngày xuất hóa đơnYour reference Nhập số hóa đơn bán hàng (hóa đơn thuế GTGT) theo cách nhập sau:

Ký hiệu hóa đơn * Sô 1 hóa đơnVí dụ hóa đơn có ký hiệu: AA/N-04Số hóa đơn: 43567Vậy phần này nhập là: AA/N-04 * 43567

Resource Không thay đổiDescription Nhậo số hợp đồng của công ty với khách hàng. Nếu khô có, vui lòng

nhập một diễn giải ngắn gọn cho đơn hàng.Warehouse Chọn kho muốn xuất hàng cho đơn hàngShipping via Không thay đổi. Bấm phím Tab để tiếp tục. Nếu màn hình sau xuất hiện:

Bấm Yes để tiếp tục

2.8.1.3 Điều kiện

Bấm vào Condition như đánh dấu trên:


49


Currency Chọn đơn vị tiền tệ cho đơn hàng.Payment condition Không chọn.Cost center Chọn mã số phòng banInvoice code Chọn đúng Invoice code. Bạn có thể bầm F5 để hiển thị danh sách

invoice code

2.8.1.4 Thông tin hàng hóa

Item Chọn mặt hàng cần bán (Bạn có thể bấm F5 để hiển thị danh sách hàng hóa).

Description Tên của hàng hóa, hệ thống tự động hiển thị, bạn không thay đổi thông tin này.

Wrh. Đây là kho xuất hàng của mặt hàng đang chọn. Tự động hệ thống lấy từ thông tin header nhưng bạn có thể thay đổi nếu cần thiết.

Price list Bấm F5 để chọn bảng giá bán:


50


Chọn bảng giá cần bán, sau đó bấm Select.

Ordered Nhập số lượng hàng hóa cần bánUnit Không thay đổi thông tin nàym hệ thống tự đổng hiển thị (thông tin này

lấy từ bảng giá đã chọn).Fulfillment date Nhập ngày dự định xuất hàngSales price Giá bán này được lấy từ bảng giá, bạn không thay đổiNet price Đây là giá chính thức áp dụng cho đơn hàng đối với mặt hàng đang chọn.

Giá này cũng được lấy từ bảng giá, bạn chỉ thay đổi nếu cần thiết. Giá này chưa bao gồm thuế GTGT.

VAT Thuế suất thuế GTGTAmount Trị giá hàng hóa xuất bán và được hệ thống tự động tính bắng:

Số lượng đặt hàng * Giá bán (Net price). Số tiền này chưa bao gồm thuế GTGT.

Cost center Không thay đổiCost unit Không thay đổi

2.8.1.5 Thông tin cả đơn hàng (Footer)

Net Tổng số tiền trước thuế GTGT của đơn hàngTaxes Tổng số thuế GTGTSpecific Không sử dụngTotal Tổng số tiền sau thuế GTGT của đơn hàng

Đóng hóa đơn lại khi nhập xong.

2.8.2 Process invoice

Đường dẫn: [Invoice, Entries, Print / Process]


51


Final Chọn chức năng nàySelectivity Chọn option này

Bấm Search để tìm hóa đơn cần process. Sau đó bấm Process:

Khi bạn nhận được màn hình trên nghĩa là bạn đã process hóa đơn thành công.


52


2.9 Xuất hàng cho các mục đích

2.9.1 Làm phiếu xuất

Đường dẫn: [Inventory, Entries, Internal use]

Bấm Multiple:

Không chọn Resource sau đó bấm OK:


53


Date Ngày xuất hàngReason Diễn giải việc xuất hàngProject Chọn mục đích xuất hàng. Bạn có thể bấm F5 để hiển thị danh sách

mục đích xuất hàng.Item Chọn hàng hóa cần xuấtQuantity Nhập số lượng hàng cần xuất.

Bấm Save khi kết thúc.

2.9.2 Xuất hàng

Đường dẫn: [Inventory, Entries, Fulfillment]


54


Warehouse Chọn kho cần xuất hảngShow : No purchase order linked

Chọn

Transaction date Cập nhật ngày xuất hảng

Bấm Refresh để tìm phiếu xuất hàng. Hệ thống tự động tách ra mỗi mặt hàng một phiếu xuất, bạn phải chọn từng phiếu để xuất rồi bấm Fulfillment:


55


Bấm Fulfillment:



56

Documents

Huong Dan Su Dung Phan Mem (Logistic - Manufacturing)