Upload
others
View
8
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Kristina Jonsson, utvecklingschef Statens servicecenter
Hur ska vi göra våra tjänster mer
digitala?
Ändamålet
Med stöd av den digitala tekniken öka tillgänglighet och
användning av våra tjänster och möjliggöra ett effektivt och
kvalitativt nyttjande.
Medlen
• Standardisera
– Arbetssätt
– Processer
– Information
– etc….
• Teknik med potential
Foto: Statens servicecenter
Vägen
• Möjliggöra elektroniskt stöd
t.ex. identifiera, signera och distribuera digitalt
• Digitalisera kommunikation och administration
t.ex. hantera frågor och svar digitalt, ersätta manuella
blanketter och rapportera direkt i ”källan”
• Automatisera flöden
nyttja teknik optimalt, t.ex. genom att ta bort eller ersätta
manuella arbetssteg
• Mobila applikationer och robotteknik
digital teknik för flexibilitet, högre tillgänglighet och bättre
resursutnyttjande
Foto: Statens servicecenter
Hållpunkter
• Kundwebben ersätts med ett modernare verktyg
• Digitala bokslut – ett utvecklingsarbete i flera steg
• Statens servicecenter ansluter till Mina meddelanden
• Kunddriven tjänsteutveckling ger
ökad digitalisering
• Robot assisterar våra konsulter
Fredrika Henriksson, chef för Avdelningen support
Hur ska vi göra våra tjänster mer digitala?
Kundwebben ersätts med ett
modernare verktyg
Grundligt förarbete ger resultat!
Fokus på att hitta ett modernt verktyg som ger oss möjligheter att
utveckla vår kundservice
Förenkla och effektivisera för både våra kunder och för våra egna
medarbetare
Nu byter vi ut vårt verktyg till ett nytt! Tre pilotkontor i november.
Exempel på förbättringar
• En levande portal med aktuell information som är riktad till den
som är besökare, och som föreslår svar direkt utifrån den
information som framkommer vid frågor.
• Effektiva och snabba ärendeflöden där det är enkelt att följa
sina ärenden direkt i portalen
• Stora möjligheter att digitalisera formulär
• Automatiserade ärendeflöden där ärendet snabbt slussas
vidare till rätt avdelning
• Aktuell statistik för kunden direkt i portalen
• Informationsguider direkt i portalen, det ska vara
lätt att göra rätt
Foto: Mostphotos/Wavebreakmedia
Gunilla Bruun, chef för Avdelningen ekonomirelaterade tjänster
Hur ska vi göra våra tjänster mer digitala?
Digitala bokslut
– ett utvecklingsarbete i flera steg
Används sedan
2014
Unit4 Business
World
Arbete som kommer
inledas
EkonomisystemetStöd för
kontoavstämning
Stöd för
specificering av
saldon
Kvalitets-
säkring
Stöd för finansiella
dokument
Kvalitets-
säkringElektroniskt
bokslut
Pågående arbete Målet
Effektmål
• Ökad kvalitet och minskad risk för misstag
• Mer effektiv hantering genom minskat antal manuella moment
och större enhetlighet
• Minskad arbetsbelastning och övertid
• Tydlig, enhetlig och mer lättläst layout utan extra tidsinsatser
Pilotprojekt och effektiviseringspotential
• Pilotmyndigheter Försäkringskassan och Statens
servicecenter
• Avstämningskonton
− Reskontror
− Anläggningar
− Bankkonto
− Anslag
− Övriga fordringar och skulder
• Användarvänlighet
• Tidseffektivitet
64 % mindre
Dagens bokslutshantering
Med digitala bokslut
Tid
såtg
ång
per
år
Fortsatt arbete
• Positivt resultat i pilotprojektet
• Fortsatt utvecklingsarbete för att uppnå full potential
• Anpassa arbetssätt
• Upphandla systemstöd
• Avtalet för nuvarande systemstöd löper ut 2018
• Kravställning baserat på erfarenheter i pilotprojektet
Foto: Statens servicecenter
Johan Göthberg, chef för Avdelningen IT
Hur ska vi göra våra tjänster mer digitala?
Statens servicecenter ansluter till
Mina meddelanden
Mina meddelanden
• Statens servicecenter ska ansluta sig till Mina meddelanden
med minst en tjänst under 2017
• Mina meddelanden är en del av de nationella digitala
tjänsterna.
• Samverkan med Arbetsförmedlingen för att tekniskt realisera
anslutningen till Mina meddelanden.
Foto: Maskot
Lönespecifikationer Årsbesked
Nyttor för er som kundmyndighet
• Ta emot lönespecifikationen och kontrolluppgifterna direkt i den
egna digitala brevlådan.
• Besparingar genom minskat antal pappersunderlag.
Film Mina meddelanden
Hans Tynelius, chef för Avdelningen lönerelaterade tjänster
Hur ska vi göra våra tjänster mer digitala?
Kunddriven tjänsteutveckling ger
ökad digitalisering
Utvecklad lönetjänst
i samarbete med utbildningssektorn
Samarbete med Göteborgs universitet inför anslutning till Statens
servicecenters lönetjänst
Digitalisera ärendeflöden fullt ut
• Borttag av blanketter och pappersflöden
• Styrning av elektroniska flöden inklusive rolldefinitioner och
webformulär
• Stor påverkan på befintlig kundorganisation kräver gemensamt
arbete mellan Statens servicecenter och kundmyndighet
• Utbildning och information i nytt arbetssätt en förutsättning för
ett lyckat resultat
Kräver standardisering av processer samt helt digitala flöden för
att ta hem effektiviseringsvinster
Foto: Mostphotos
Vad har ändrats/utvecklats
• Registrera dokument direkt i systemet istället för via
Kundwebben
• Alla anställningar registreras av kundmyndighetens
källrapportör direkt i Primula.
– Nyanställningar
– Förlängning av anställning
– Förändring av anställning t ex grundkontering
– Avslut av anställning på egen begäran eller av arbetsgivaren
Vad har ändrats − fortsättning
• Ersättningar/arvoden såsom beredskap, ob-tillägg,
kvällsundervisning, timersättning, förmåner, övertid/mertid,
registreras direkt i formulär
• Fasta löne- och uppdragstillägg registreras av källrapportören
direkt i systemet och går sedan till attest
• Bisyssla, registreras av anställde eller källrapportör och går
direkt till prefekt för attestering
• Löneväxling − anställd eller källrapportör fyller i vilken
löneväxling som önskas, skickas till närmst chef för attest
Foto: Maskot
Vad har ändrats − fortsättning
• Reseförskott och reseorder – anställd/källrapportör
registrerar resa som vanligtvis granskas av en
resegranskare hos kundmyndigheten och därefter attest.
Reglering av reseförskott sker vid registrering av
reseräkning av anställd/källrapportör.
• Olika anställningsformer kan hanteras direkt i systemet.
Resultat
• Anpassat SLA för universitet och högskolor
• Anpassat processdokument
• Anpassat arbetssätt i handläggningen och i supporten
Vinster
• Effektivare arbetssätt − ärenden startar vid källan via
egenrapportering eller av källrapportör.
• Fler ärenden kommer med till lönekörning
– Tidigare attesterat korrekt underlag inskickat till Statens
servicecenter senast den 7:e i månaden för hantering av
lönekonsult.
– Om Statens servicecenter är sist i kedjan t.ex. vid anställningar för
kontrollfunktion − attesterat senast den 12:e
– Där Statens servicecenter inte är med i flödet räcker attest innan
lönekörning går
Lena Darås, chef för Avdelningen konsultrelaterade tjänster
Hur ska vi göra våra tjänster mer digitala?
Robot assisterar våra konsulter
Bakgrund
63 fullservicekunder bland de mindre myndigheterna från och
med 2018.
Redovisningsmoment av olika slag, såsom rekvisition av
ingående moms, görs för alla berörda kunder varje månad
Ekonomisystemet kan hantera vissa moment samtidigt för alla,
såsom avskrivningar
Andra moment, såsom kontoavstämningar, sker en och en.
Pilotprojekt undersöker om robotisering är en bra väg att gå.
Foto: Maskot
Roboten − inte som på film
• Roboten är en mjukvara som installeras på en dator och
programmeras för att utföra specifika uppgifter
• Härmar tangenttryckningar och musrörelser
• Snabbare än en människa och kan arbeta
dygnet runt, året runt
• Följer alltid sina instruktioner
• Kan troligen programmeras för att arbeta i vilket som helst av
våra system
Bild ur filmen Metropolis (1927)
Processkandidater i fas 1
• Rekvisition av ingående moms
• Registrera underlag till skattedeklaration
• Avstämning efter sändning till Hermes
• Avstämning sociala avgifter mellan systemen
Projektet ska vara klart till årsskiftet, och då ska vi ha underlag
för att kunna upphandla en ”fast anställd” robot
Potential för stora tidsbesparingar
I piloten testas processen för rekvisition av ingående moms.
En kort process som vi utför 63 gånger varje månad.
Manuellt arbete
10 min / myndighet
Roboten
1 min / myndighet
126 timmar / år 12½ timmar / år
Hur har det gått hittills?
Vi har framgångsrikt robotiserat en första process i testmiljö.
Iakttagelser hittills i projektet
• Skapar trygghet och minskar personberoende
• Minimerar väntetider
• Processerna blir tydligt beskrivna ner på tangenttryckningsnivå
• Standardisering av mappstrukturer och filnamn
• Enhetliga processer, roboten kräver exakthet
• Skapar funderingar kring hur vi hanterar olika moment i
processen