I sistemi informatici a supportodel Project Management:il caso KPPC Aromatics - Kuwait

Dario PrinaProject Manager

I GRANDI PROGETTI: METODI DI MANAGEMENT E STRUMENTI INFORMATICI A SUPPORTO

13 maggio 2010, Milano Marittima

mag. ’10 2

1.Il progetto in sintesi

2.I requirement: interni ed esterni (lato Partner,Cliente, etc)

3. La struttura IT di progetto: il Project Automation Plan

4.Come in un mercato turbolento e congestionato i sistemi IT hanno

supportato con successo le decisioni del Project Management:

Material Tracking e Schedule Risk analysys.

5.Hand-over al Cliente della Final Documentation:

la criticita’ della customizzazione, quale il futuro?

AGENDA

mag. ’10 3

1. IL PROGETTO IN SINTESI

• OWNER:

Kuwait Paraxylene Production Company

(K.P.P.C. – a PIC company)

• CONTRACT: EPC Lump Sum Turn Key

• VALUE OF CONTRACT: over USD 1,3 billion

• CONTRACTOR:

The Consortium of Tecnimont & SKEC (TSK)

• LICENSOR: UOP ltd. - USA

• PMC: Bechtel UK

• LOCATION: Shuabia Industrial Area

(Kuwait)

mag. ’10 4

1. IL PROGETTO IN SINTESI

• Contesto Internazionale e Multiculturale:

3 centri operativi principali e coinvolgimento

di una decina di etnie

• Elevato Numero di Interfacce:

Cliente, Consulente, Licenziatario, Partner,

circa 400 Fornitori e 20 Appaltatori, Banche,

Autorita’, etc.

• Programma: sfidante

• Mercato: congestionato

HOCSOC

POC

mag. ’10 5

2. I REQUIREMENT: INTERNI ED ESTERNI

Gli strumenti informatici a disposizione del team di Project Management devono essere in

grado di supportare e garantire tempestività e correttezza di informazione durante tutte

le fasi di progetto: pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura.

• Requisiti INTERNI: sistemi coerenti con i processi di business e il workflow tipico della

organizzazione Tecnimont

• Requisiti ESTERNI:

• Lato PARTNER: flessibilità e compatibilità per garantire integrazione con i sistemi

terzi per offrire approccio uniforme verso il Cliente

• Lato CLIENTE:

• Hardware – fornitura di infrastrutture sia in Home Office sia al Site Office

• Software – accesso (condizionato) ai sistemi (EDMS, reportistica, etc)

mag. ’10 6

Vista la molteplicità delle interfacce e

complessità dei requisiti e’ essenziale nelle

prime fasi di progetto impostare e

condividere tra le parti il Project Automation

Plan integrato con il castello di procedure e

piani esecutivi di progetto.

Nel caso specifico del Progetto Aromatici il

Project Automation Plan e’ stato condiviso ed

implementato fin dalla fase di offerta durante

la quale i Partner hanno dovuto condividere

informazioni e produrre deliverable comuni.

A lato e’ riportata una struttura tipica del

documento.

3.La struttura IT: il Project Automation Plan

5 IT STRUCTURE 4

5.1 DOCUMENTATION IT STRUCTURE 6 5.2 NETWORKING 6

6 PROJECT MANAGEMENT 10

6.1 PRIMAVERA 11 6.2 PROGRESS MEASUREMENT 11 6.3 TIMESHEET MANAGEMENT SYSTEM 11 6.4 MAN-HOURS MANAGEMENT SYSTEM 11 6.5 PROJECT AND COST CONTROL 11

7 DOCUMENTATION MANAGEMENT 12

8 MATERIAL MANAGEMENT 14

8.1 TECNIMONT MATERIAL MANAGEMENT 14 8.2 SKEC MATERIAL MANAGEMENT 17

9 ENGINEERING MANAGEMENT 19

9.1 P&ID DEVELOPMENT AND BASIC PIPING DATA 19 9.2 PDS 3DTM 19 9.3 INTOOLS 21

10 SITE MANAGEMENT 21

10.1 PLANNING, SCHEDULING AND MONITORING OF SITE PROGRESS 21 10.2 ADMINISTRATION OF SUBCONTRACTS, ACCOUNTING AND COST CONTROL 22 10.3 PLANT HANDOVER STATUS MONITORING 22 10.4 CONSTRUCTION PLANNING AT HOME OFFICE 22

11 REPORTING 23

12 SECURITY & ACCESSIBILITY 23

12.1 SECURITY METHODS AND PROCEDURES 23 12.2 PHYSICAL SECURITY ON EQUIPMENT AND WIRING 24 12.3 USER AUTHORISATION (LOGGING AND INTRUSION DETECTION) 24 12.4 NETWORK SECURITY 24 12.5 DISASTER RECOVERY PLAN 24 12.6 VIRUS PROTECTION 25

13 INTERACTION WITH THIRD PARTIES SOFTWARE 25

14 List of Hardware and Software 25

mag. ’10 7

Tramite collegamenti dedicati tra i vari centri

operativi e’ stata realizzata la Wide Area

Network (WAN) del Progetto. La gran parte dei

link e’ di tipo VPNs (Virtual Private Networks) su

Internet. Questa soluzione garantisce buona

affidabilità e sicurezza unitamente a costi

ragionevoli. Per alcune applicazioni specifiche

(Primavera, Documentum, etc.) che richiedono

tempi di risposta più rapidi sono stati invece

implementati collegamenti con tecnologia MPLS.

La sede di Milano e’ il centro topologico di rete

di tipo stella. In cantiere gli uffici dei Partner,

del Cliente ed il magazzino (collegato via radio)

appartengono alla stessa LAN. Tutti i centri

operativi sono dotati di Videconference station

(sia via IP sia ISDN).

3.1 La struttura IT : il Network

mag. ’10 8

3.2 La struttura IT : il software

PROJECT IT ARCHITECTURE PROJECT

E

D

M

S

(DOCUMENTUM)

Corporate

Resource

Planning

COMPANY

Human

Resources

(RAPPER)

ERP

Finance

Module

Process

simulator

Material Definition

(web stream)Process Mechanical

(ZYQAD

Intelligent P&ID’s

Smart Plant P&ID

3D Modeling

(PDS)

DESIGN REVIEW

INTOOLS

(Instrumentation)

Smart

Plant Electrical

(Electrical)

BULK

MATERIAL

SPECIFICATION

MATERIAL

REQUISITIONING

SITE MATERIAL

CONTROL

MATERIAL MANAGEMENT SYSTEM

MARIAN

ERP

Procurement

Module

Planning

and

Scheduling

Primavera

Cost Control

ERP Module

mag. ’10 9

I principali software utilizzati dal gruppo di Project Control per pianificare, controllare e

consuntivare gli avanzamenti del Progetto e dunque fornire le informazioni al Project

Management Team sono:

• Project Planning System - Primavera for Enterprise™ (strumento consortile e

accessibile anche al Cliente)

• Progress Measurement System – TPMS (in house)

• Timesheet management System – RAPPER (in house)

• Man-hours Management System : PLANENG (in house su DB Oracle) per

• analisi dei trend, calcolo indici di performance e previsioni a finire;

• Analisi dei carichi di lavoro di progetto e di azienda.

• Cost Control - SAP ECC 6.0 (la transizione a SAP e’ avvenuta durante il progetto)

• Electronic Document Management System- DocumentumTM

3.3 La struttura IT : i tools di Project Management

mag. ’10 10

PROJECT OVERVIEWIl progetto affidato al Consorzio TSK costituito da Tecnimont (leader) e SK Engineering and

Contracting (SKEC) e’ stato realizzato nel triennio 2006-2009.

Oltre alla usuale complessità e difficoltà caratteristiche dei progetti di queste dimensioni,

il team di Project Management del Consorzio ha dovuto fronteggiare situazioni straordinarie

legate al momento storico quali:

• la corsa all’approvvigionamento di materie prime,

• la saturazione delle capacità produttive dei fornitori,

• la congestione del traffico marittimo,

• la scarsità di manodopera qualificata

• e infine le ben note turbolenze dei mercati finanziari internazionali

Conseguentemente fattori di successo essenziali sono stati:

• la conoscenza dello stato dei materiali,

• la gestione del rischio ritardi.

4. IL CONTESTO

mag. ’10 11

PROJECT OVERVIEW

Il sistema di Procurement e’ basato sulla

integrazione tra Marian e SAP. Ad ogni

funzione aziendale e’ consentito accedere a

report dedicati sullo stato dei materiali in

ogni fase (e.g. materiale richiesto, ordinato,

in produzione, ispezionato, in viaggio,

arrivato in cantiere, consegnato ad

appaltatore per montaggio).

4. 1 Material Management and Tracking

MR

MR

Purchase

RequisitionRequest For

Quotation

Purchase

Order

Goods

ReceiptCost

ChargeInvoice

posting

Purchase

OrderExpediting

InspectionShipping

Site

receiving

Winning bid

selection

1 2 3 4

SAP MARIAN

Vendors

Material

groups

Materials

Project

= manual

= automatic

MARIAN

SAP

ECC

1. MR in Marian converted in SAP PR

2. PO from SAP to Marian

3. Inspection and Release Note on Marian:

after approving, registered in SAP as

Good Receipt

4. Means of Conveyence on Marian:

shipping information sent to SAP for

accounting purpose

Technical Materials : Marian-SAP model

Inoltre sono stati customizzati dei report specifici per il Progetto Aromatici a disposizione del

Cliente:

• PSR – Procurement Status Report fino ad emissione ordine

• MSR – Material Status report fino a consegna in cantiere

Tali report sono stati utilizzati anche per la certificazione del progress e relativa fatturazione.

mag. ’10 12

PROJECT OVERVIEW

4. 1 Material Management and Tracking

Oltre alla possibilità offerte dai sistemi di

accedere in ogni istante alle informazioni

aggiornate sulle delivery dei materiali. I

report venivano fatti circolare a tutte le parti

interessate con frequenza settimanale

(Ingegneria, Project Control, Acquisti,

Expediting, Collaudi, Trasporti, Cantiere).

Le situazioni critiche venivano discusse in

riunioni (o video conferenze) nel corso delle

quali con approccio “war room” si

individuavano le azioni di rimedio od i piani

alternativi da mettere in atto.

Informazione e Comunicazione sono fattori chiave.

mag. ’10 13

PROJECT OVERVIEW

4. 2 Schedule Risk Analysys

La gestione dei Rischi e’ stata affrontata in

maniera sistematica mediante una struttura

Integrata tra i partner del Consorzio ed il

Cliente. Elencando e classificando i rischi (per

magnitudo e probabilità), il Risk Management

Team ha identificato una Risk Matrix utilizzata

successivamente per alimentare il modello

probabilistico.

La costante disponibilità (tramite i sistemi IT) di

informazioni e report aggiornati ha permesso il

continuo monitoraggio ed aggiornamento

dei potenziali rischi, permettendo

l’identificazione tempestiva di nuovi scenari e

consentendo al Project Team di implementare

per tempo le necessarie azioni di mitigazione

e/o recupero.

mag. ’10 14

PROJECT OVERVIEW

4. 2 Schedule Risk Analysys

• Nell’ambito di un mercato caratterizzato da condizioni eccezionali, la

tradizionale gestione dei Rischi di progetto che adotta l’approccio

empirico (mediante la classica implementazione di misure preventive)

non e’ stata giudicata sufficiente per servire le necessità del Progetto

Aromatici.

• La condivisione delle informazioni, dell’esperienza e della conoscenza tra

i Partner ed il Cliente e’ stata invece considerata il mezzo più appropriato

per individuare e attuare le misure migliori a protezione dell’investimento

gestendone il rischio associato.

• La analisi del rischio e le relative azioni di mitigazione sono state attuate

grazie al continuo monitoraggio del mercato mondiale (quanto mai

dinamico e turbolento nel periodo di progetto). Tale monitoraggio ha

fornito gli elementi necessari per alimentare adeguatamente le

simulazioni statistiche.

mag. ’10 15

Nel corso del Progetto sono stati generati più di

120,000 deliverable tecnici gestiti con circa

12,000 transmittal.

I requisiti contrattuali in merito alla

documentazione finale, prevedevano la

produzione e consegna di un Overall Plant

Dossier (sia in forma cartacea sia elettronica)

inclusivo di:

• ultime versione dei documenti di ingegneria

(as-built)

• OMMs (Operation and Maintenance Manuals)

• MRBs (Manufacturer Record Books)

• Mechanical Completion Dossier

• …

5. Hand-over al Cliente della Final Documentation

mag. ’10 16

5. Hand-over al Cliente della Final Documentation

• Le specifiche contrattuali erano chiare (e gravose) sulla parte cartacea (fino a specificare

tipo di raccoglitore e richiedere fornitura scaffali mobili tipo Kardex). Il Consorzio si e’

attrezzato per tempo con un team di Document Controller per la produzione dei propri

Volumi e la gestione di quelli dei Vendor e Subcontractor fino alla consegna fisica sugli

scaffali in Kuwait (circa 10’000 volumi).

• Al contrario le richieste in merito ai formati elettronici erano meno definite, lasciando

ampio spazio ad interpretazioni e discussioni. Il Consorzio era pronto a consegnare i

documenti in contenitori “standard” o per lo meno allineati con gli strumenti di gestione

documentale già utilizzati durante il progetto.

• Solo nella parte finale del Progetto gli Operatori di impianto sono entrati nel merito,

portando nuove richieste e precisando le proprie necessità. Il Consorzio e’ stato costretto

ad apportare modifiche e onerose customizzazioni “last-minute”.

• Lesson Learnt: e’ essenziale definire i requisiti tecnici e le aspettative nelle fasi iniziali

del Progetto, eventualmente guidando i Clienti nelle scelte sulla base delle proprie

passate esperienze di successo.

• Proposta: definire dei protocolli comuni condivisi tra Clienti ed EPC contractor (come già

avviene in forma semplificata per i ricambi - SPIR form).

Rome Via di Vannina, 88/94

00156 RomePh. +39 06 4122 351

Fax +39 06 4122 35610

MilanViale Monte Grappa, 3

20124 MilanPh. +39 02 6313.1

Fax. +39 02 6313.9052

TurinCorso Ferrucci, 112/a

10138 TurinPh. +39 011 00.56.1

Fax +39 011 00.56.444

FlorenceViale L. Ariosto 24/b

50124 FlorencePh. +39 055 2280 609Fax +39 055 2335 517

info@mairetecnimont.it – www.mairetecnimont.it