I014-2006-2-5342 A Licitaciones

GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD Oficina de Control Institucional

INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 1 de 25

“Examen Especial a los Procesos de Licitaciones Públicas del GRLL- periodo 2005”

EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS DE LICITACIONES DEL GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD

PERIODO 2005.

INDICE SINTESIS GERENCIAL Página I. INTRODUCCION

1. Origen del Examen

03

2. Naturaleza y Objetivos del Examen 03 3. Alcance del Examen 03 4. Antecedentes y Base Legal de la

Entidad 04

5. Comunicación de Hallazgos 04 6. Memorando de Control 05 7. Otros Aspectos de Importancia 05

II. OBSERVACIONES 06 III. CONCLUSIONES 16 IV. RECOMENDACIONES 16 V. ANEXOS 19

1. Relación de Funcionarios y Servidores 20 2. Memorando de Control Interno 21


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 2 de 25


SINTESIS GERENCIAL

EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS DE LICITACION PUBLICA DEL GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD

PERIODO 2005. 1. ORIGEN DEL EXAMEN El Examen Especial a los Procesos de Licitación Pública del Gobierno Regional La Libertad se llevó a cabo en cumplimiento al Plan Anual de Control 2006 aprobado por la R.C. 036-2006-CG del 06.02.06; con oficio 723-2006 GRLL/ORCI del 18.08.06; dispuesto por la Dirección Regional de Control Interno del Gobierno Regional La Libertad, se acreditó a la Comisión Auditora. 2. NATURALEZA Y OBJETIVOS Naturaleza: La presente Acción de Control por su naturaleza constituye un Examen Especial. Objetivo General: Emitir las recomendaciones pertinentes a las observaciones encontradas en el Examen Especial a los Procesos de Licitación Pública del Gobierno Regional la Libertad. Objetivos Específicos: • Determinar selectivamente y evaluar el cumplimiento de la normativa en los procesos de

licitación pública nacional para la contratación de obras del Gobierno Regional La Libertad. • Evaluar y formarse una opinión sobre la efectividad de los controles internos implementados

por la Gerencia General Regional, identificando las áreas criticas a fin de determinar el riesgo del control existente.

3. ALCANCE DEL EXAMEN El Examen Especial, se realizó en concordancia con las Normas de Auditoria Gubernamental (NAGU) aprobadas por R.C. 162-1995-CG del 22.09.95, modificada por R.C. 141-1999-CG del 22.11.99 y R.C. 259-2000 del 07.12.00, abarcando la documentación emitida durante el desarrollo de los Procesos de Selección de Licitaciones Publicas por el Comité Especial, la Gerencia Regional de Infraestructura y la Dirección de Abastecimiento, así como la información del Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE, por el período de 02.01.05 al 31.12.05. Dicha acción de control se efectúo en la Sede del Gobierno Regional La Libertad sito en los Brillantes 650 Urb. Santa Inés Trujillo, Provincia Trujillo, departamento de La Libertad. 4. OBSERVACIONES • Procesos de Selección sin registro e información reportada en forma incompleta y fuera de

plazo al CONSUCODE y Contraloría General de la República durante el periodo 2005. • Las Bases Integradas de los Procesos de Licitación Pública Nacional 001 y 002-2005-LPN -

GRLL, publicadas en el SEACE no contienen las modificaciones derivadas de las absoluciones a las observaciones, contraviniendo la normativa vigente.

• Información incompleta en el Libro de Actas del Comité Especial – Obras 2005, de los Procesos de Licitación Pública 001 y 002-2005-LPN/GRLL.


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 3 de 25


EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS DE LICITACIONES PUBLICAS DEL GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD

PERIODO 2005

I.- INTRODUCCION

1. ORIGEN DEL EXAMEN El Examen Especial a los Procesos de Licitación Pública del Gobierno Regional La Libertad se llevó a cabo en cumplimiento al Plan Anual de Control 2006 aprobado por la R.C. 036-2006-CG del 06.02.06; con oficio 723-2006 GRLL/ORCI del 18.08.06; dispuesto por la Dirección Regional de Control Interno del Gobierno Regional La Libertad, se acreditó a la Comisión Auditora. 2. NATURALEZA Y OBJETIVOS Naturaleza: La presente Acción de Control por su naturaleza constituye un Examen Especial. Objetivo General: Emitir las recomendaciones pertinentes a las observaciones encontradas en el Examen Especial a los Procesos de Licitación Pública del Gobierno Regional la Libertad. Objetivos Específicos: • Determinar selectivamente y evaluar el cumplimiento de la normativa en los procesos de

licitación pública nacional para la contratación de obras del Gobierno Regional La Libertad. • Evaluar y formarse una opinión sobre la efectividad de los controles internos implementados

por la Gerencia General Regional, identificando las áreas criticas a fin de determinar el riesgo del control existente.

3. ALCANCE DEL EXAMEN El Examen Especial, se realizó en concordancia con las Normas de Auditoria Gubernamental (NAGU) aprobadas por R.C. 162-1995-CG del 26.09.95, modificada por R.C. 141-1999-CG del 22.11.1999 y R.C. 259-2000 del 07.12.2000, abarcando la documentación emitida durante el desarrollo de los Procesos de Selección de Licitaciones Publicas, por el Comité Especial, la Gerencia Regional de Infraestructura, y la Dirección de Abastecimiento, así como la información del Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE, por el período de 01.01.05 al 31.12.05. Dicha acción de control se efectúo en la Sede del Gobierno Regional La Libertad sito en los Brillantes 650 Urb. Santa Inés Trujillo, Provincia Trujillo, departamento de La Libertad. 4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD

Antecedentes: Mediante Ley 27867 “Ley Orgánica de Gobiernos Regionales” del 16.11.02, modificada por Ley 27902, se crean los gobiernos regionales con la finalidad de fomentar el desarrollo regional integral sostenible, promoviendo la inversión pública y privado y el empleo, de acuerdo con los planes y programas nacionales, regionales y locales de desarrollo. Mediante Ordenanza 010-2005 CR/RLL del 30.05.05 que modifica la Estructura Orgánica y el Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional La Libertad, aprueba la Actualización de la Estructura Orgánica del Gobierno Regional La Libertad, en la que se ubica a la Gerencia Regional de Administración como un Órgano de Apoyo, la misma que desempeña sus funciones administrativas a través de cinco direcciones una de las cuales es la Dirección de Abastecimiento, quien tiene la función de Asistir técnicamente al Comité de Adjudicaciones en las licitaciones y concursos públicos a celebrarse y la Gerencia Regional de Infraestructura como órganos de línea, cuya función es la de formular, aprobar, ejecutar,


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 4 de 25


evaluar, dirigir, controlar y administrar los planes y políticas en materia de transporte, comunicación, vivienda y obras de la Región. Se examinaron muestral y selectivamente los procesos de Licitaciones Públicas ejecutadas en el ejercicio 2005. Base Legal: Para el desarrollo de las actividades del Gobierno Regional La Libertad, es aplicable la siguiente normativa: • Ley 26922: “Ley Marco de Descentralización” • Ley 27867: “Ley Orgánica de Gobiernos Regionales”. Modificada por Ley 27902 • Ley 27785: “Ley del Sistema Nacional de Control”. Modificado por Ley 28396 • Ley 28411: “Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto” del 08.12.04 • Ley 28427: “Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2005” del 21.12.04 • Ley 26850 “ Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado” • Ley 28267 modifica la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y crea el Sistema

Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado - SEACE del 03.07.04 • Decreto Legislativo 276: “Ley de Bases de la Carrera Administrativa” • D. S. 083-2004-PCM: “T.U.O. Ley Contrataciones y Adquisiciones del Estado” del 29.11.04 • D. S. 084-2004-PCM: Reglamento de la Ley Contrataciones y Adquisiciones del Estado” del

29.11.04 • D. S. 005-1990-PCM: “Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa” • D. S. 347-1990 EF, Regula la Administración de Fondos • Resolución Directoral 007-2005-EF/76.01: “Aprueba la Directiva 004-2005 EF/76.01,

Directiva para la Ejecución del Presupuestario de los Gobiernos Regionales para el año Fiscal 2005”

• Resolución Directoral 003-2005-EF/77.15 que Aprueba “Directiva de Tesorería para el año Fiscal 2005.

• Resolución Directoral 010-2005-EF/76.01 que Aprueba los Clasificadores de Gasto Público y Maestro de Ingresos y Financ. para el año Fiscal 2005

• R.C 072-1998-CG: “Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público”. Modificado por R.C 155-2005-CG del 02.04.05

• R.C 042-2001 – CG, Directiva sobre la información que las Entidades deben remitir a la Contraloría General de la Republica con relación a Contrataciones y Adquisiciones del estado, del 30.03.01 y su modificatoria la R.C 092-2001 CG.

• R.C 123-2000 CG Modifican diversas Normas de Control Interno para el sector público • R.C 531-2005 CG del 12.01.06 que Aprueba la guía de auditoria de las adquisiciones y

contrataciones del estado. • Resolución 119-2001 CONSUCODE/PRE del 03.07.01 que Aprueba la Directiva 014-2001-

CONSUCODE/PRE – Registro de Selección y sus contratos. • Ordenanza Regional 010-2005-CR/RLL del 30.05.05: “Aprueba la Estructura Orgánica

Reglamento de Organización y Funciones”

5. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS En cumplimiento a la Norma de Auditoría Gubernamental NAGU 3.60 “Comunicación de Hallazgos”, aprobada por R.C.162-95-CG de 26.09.95, y su modificatoria R.C.259-00-CG del 07.12.00, la Comisión de Auditoría comunicó los hallazgos, determinando a los funcionarios y servidores de las áreas involucradas en el hecho observado, a fin de que presenten sus comentarios y/o aclaraciones los cuales han sido evaluadas y consideradas, para la emisión del presente Informe.

La relación de personal comprendido en las observaciones del presente examen especial se detalla en el anexo 01 del presente informe.


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 5 de 25


6. MEMORANDO DE CONTROL INTERNO Durante el proceso de la acción de control se emitió el Memorando de Control Interno, el cual fue elevado al Presidente Ejecutivo Regional del Gobierno Regional La Libertad mediante Oficio 1059-2006-GR-LL-ORCI del 04.12.06, donde se le informa sobre las debilidades de Control Interno detectadas en la ejecución del Examen Especial a los Procesos de Licitación Publica, producto de la aplicación de los procedimientos de auditoria durante el trabajo de campo en la Dirección de Abastecimiento y Gerencia Regional de Infraestructura, y actuados del Comité Especial por el periodo del 02.01.05 al 31.12.05. (anexo 02) A la fecha del presente informe no se ha recepcionado respuesta sobre implementación de medidas correctivas. 7. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA a). El reconocimiento de las dificultades o limitaciones, de carácter excepcional. Ninguno b). El logro de reconocimiento de hechos significativos alcanzados durante el examen. Ninguno. c). La adopción de correctivos por la propia administración, durante la ejecución de la acción de control que hayan permitido superar hechos observables. Ninguno d). Informar de aquellos asuntos importantes que requieran de un trabajo adicional, siempre que no se encuentren directamente comprendido en los objetivos de la acción de control. Ninguno e). Eventos posteriores a la ejecución del trabajo de campo que hayan sido de conocimiento de la comisión auditora y que afecten o modifiquen el funcionamiento de la entidad o de las áreas examinadas. Ninguno. La Licitación Pública Nacional 003-2005 LPN-GRLL correspondiente a la Obra “Implementación de la Sede Macro Regional Norte del Instituto Nacional de Enfermedades Neoplásicas – INEN- Norte-Trujillo”, fue derivada a la Comisión Auditora de la Contraloría General de la República con Oficio 1112-2006 GRLL/ORCI del 13.12.06.


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 6 de 25


II. OBSERVACIONES 1. PROCESOS DE SELECCIÓN SIN REGISTRO E INFORMACION REPORTADA EN

FORMA INCOMPLETA AL CONSUCODE Y CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DURANTE EL 2005

De la evaluación de la documentación correspondiente a los Procesos de Selección llevados a cabo durante el periodo 2005, se ha determinado lo siguiente:

a) Información Incompleta remitida a Contraloría General de la República y al CONSUCODE

Se ha constatado que la Gerencia General de la Sede del Gobierno Regional La Libertad, mediante Oficios 871-2005-GR-LL/GGR del 26.04.05, 1600-2005-GR-LL del 25.07.05, 2407-2005-GR-LL/GGR del 08.11.05 y Oficio 197-2006-GR-LL/GGR del 06.02.06, remitió a la Contraloría General de la República información incompleta del I, II, III y IV Trimestre 2005 respectivamente, por cuanto en el Formato PCT Anexo 01 de la Directiva 05-2001-CG/OATJ- Listado de Procesos Culminados en el Semestre, sólo registró la Sección C: “Consolidado de Adjudicación Directa Selectiva y Menor Cuantía”, el importe de los procesos de selección para la adquisición de bienes y servicios, no incluyéndose la información correspondiente a las adjudicaciones de obras. Asimismo no se reportó en la Sección A, “Sólo aplicable a Licitación Pública, Concurso Público y Adjudicación Directa Pública”, del mismo formato, los importes correspondientes a los procesos de selección de Adjudicación Directa Pública y Licitación Pública Nacional, según detalle:

Resumen de los Procesos de Selección para la Adjudicación de Obras no reportadas a CGR PROCESOS DE SELECCIÓN Trimestres 2005 TOTAL

I II III IV S/.

Adjudicación de Menor Cuantía 0.00 0.00 79,500.00 65,005.74 144,505.74Adjudicación Directa Selectiva 0.00 1,250,535.18 2,464,602.60 1,042,008.61 4,757,146.39Adjudicación Directa Pública 0.00 2,807,950.07 1,411,604.12 4,219,554.19Licitación Pública Nacional 0.00 2,148,485.17 2,842,500.01 4,990,985.18TOTAL NO REPORTADO S/. 0.00 1,250,535.18 7,500,537.84 5,361,118.48 14,112,191.50

Fuente: Procesos de Selección Elaboración: Comisión Auditora De igual forma, se ha verificado que la información remitida por la Gerencia General a CONSUCODE, mediante Oficios 827-2005-GR-LL/GGR del 18.04.05 y 1597-2005-GR-LL-PRE/GGR del 22.07.05, correspondiente al I y II Trimestre 2005 respectivamente, es incompleta, toda vez que sólo se ha reportado el “Consolidado de Adjudicaciones de Menor Cuantía-Anexo Nº 2-CMC” de la Directiva 014-2001- CONSUCODE/PRE, y no se reportó la información requerida en el Formato RPS - “Reporte de Procesos de Selección”, en el cual se consignan la información de los diferentes procesos de selección llevados a cabo por la Entidad en cada trimestre 2005, con excepción de los de menor cuantía, según detalle:


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 7 de 25


RESUMEN DE PROCESOS SELECCIÓN DE ADJUDICACION DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS AÑO 2005- SEDE GR-LL NO REPORTADAS AL CONSUCODE

PROCESOS DE SELECCIÓN Trimestre 2005 TOTAL I II III(*) IV(*) S/. Adjudicación de Menor Cuantía 0.00 0.00 0.00Adjudicación Directa Selectiva-Obras 0.00 1,250,535.18 1,250,535.18Adjudicación Directa Selectiva Bienes y Servicios 288,871.75 288,871.75

Adjudicación Directa Pública 0.00 0.00 0.00Licitación Pública Nacional 0.00 0.00 0.00TOTAL NO REPORTADO S/. 0.00 1,539,406.93 1,539,406.93

(*) Resolución de CONSUCODE establece que no es necesario cuando se ingrese en el sistema SEACE Fuente: Procesos de Selección Elaboración: Comisión Auditora b) Información Remitida fuera de plazo Se ha evidenciado que la información remitida a Contraloría General de la República, y al CONSUCODE, no están dentro de los plazos establecidos por la normativa antes referida, conforme se muestra a continuación:

INFORMACION REMITIDA A CGR

Trimestre Documento de Remisión Plazo

Establecido Fecha

Recepción Días de Retraso

I Oficio 0871-05-GRLL/GGR 21.04.05 28.04.05 5 II Oficio 1600-05-GRLL/GGR 21.07.05 25.07.05 2 III Oficio 2407-05-GRLL/GGR 20.10.05 09.11.05 13 IV Oficio 0197-06-GRLL/GGR 20.01.06 07.02.06 14

Fuente: Procesos de Selección Elaboración: Comisión Auditora

INFORMACION REMITIDA A CONSUCODE

Trimestre Documento de Remisión Plazo

Establecido Fecha

Recepción Días de Retraso

I Oficio 0827-05-GRLL/GGR 21.04.05 22.04.05 1 II Oficio 1597-05-GRLL/GGR 21.07.05 03.08.05 5

Fuente: Procesos de Selección Elaboración: Comisión Auditora

c) No existen registros sobre los procesos de selección De la revisión efectuada a la documentación se ha podido evidenciar que la entidad no lleva un registro de los procesos de selección ni de los contratos suscritos, que contenga la información básica para remitirla a las entidades rectoras correspondientes. Con estos hechos descritos se inobservó la siguiente normativa: El D.S. 083-2004-PCM, TUO DE LA LEY DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

DEL ESTADO, en su art. 46º Registro de Contratos, establece:”La Entidad bajo responsabilidad llevará un Registro Público de los procesos de selección que convoque, de los contratos suscritos y su información básica, debiendo remitir trimestralmente una estadística de dicha información al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado…”. La R.C. 092-2001-CG del 26.06.01, que aprueba la Directiva 05-2001-CG/OATJ,

INFORMACION QUE LAS ENTIDADES DEBEN REMITIR A LA CGR CON RELACION A CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO, que en la Sección VI Disposiciones Específicas, Numeral 01. Información Sobre Licitación Pública, Concurso Público, Adjudicación


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 8 de 25


Directa y Adjudicación de Menor Cuantía, que establece “...Las entidades remitirán a la Contraloría General de la República, dentro de los quince (15) días hábiles, siguientes al cierre de cada trimestre, la información sobre los procesos de selección que hayan culminado durante el trimestre.”. La Resolución 119-2001-CONSUCODE PRE, que aprueba la Directiva 014-2001-

CONSUCODE/PRE, REGISTROS DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN Y SUS CONTRATOS, en la Sección VI. Disposiciones Específicas, Numeral 2.- De la Remisión de Información, que establece “La información contenida en el Registro de los Procesos de Selección y Contratos…, deberá remitirse trimestralmente al CONSUCODE de acuerdo a los formatos especialmente diseñados para el efecto y que forman parte de la presente Directiva como Anexos Nº 1…”, cada uno de los cuales cuenta con su correspondiente Detalle Descriptivo de Reporte” y Numeral 6 : “Los formatos mencionados con la información correspondiente al Registro de los Procesos de Selección y Contratos serán remitidos al CONSUCODE dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al término de cada Trimestre”. La situación expuesta se originó por el incumplimiento de los deberes de los funcionarios encargados de generar la información necesaria y reportarla en forma oportuna y completa de acuerdo a la normativa vigente Estos hechos conllevan a que la Entidad y por ende el Estado no cuenten con una base de datos real, sobre las Adquisiciones y Contrataciones del Estado, que contribuyan para que los Órganos del Sistema Nacional de Control realicen actividades selectivas de control posterior de las mismas, generando un riesgo potencial de ser pasible a sanciones por los Órganos Rectores: CONSUCODE y Contraloría General de la Republica. En cumplimiento a la Norma de Auditoría Gubernamental NAGU 3.60 “Comunicación de Hallazgos”, aprobada por R.C. 162-1995-CG del 26.09.95, y su modificatoria R.C. 259-2000-CG del 07.12.00, se comunicó la presente observación a las personas comprendidas en los hechos observados para que presenten sus comentarios y/o aclaraciones los que se resumen a continuación: Ing. Carlos Chávez Pereda (Gerente General Regional del GRLL – periodo del 06.01.03 a la fecha), en su oficio 1983-2006-GR-LL-PRE/GGR del 28.11.06 comenta: “si bien la Gerencia General a mi cargo se encarga de remitir la información recepcionada en el término del día, correspondiente a los Procesos de selección llevados a cabo por la Entidad, a Contraloría General de la República y CONSUCODE, los Órganos responsables de preparar dicha información, así como en el plazo para su elaboración y presentación, lo constituyen de una parte la Dirección de Abastecimiento, para caso de los Procesos de Selección de Bienes y Servicios y de otra la Gerencia Regional de Infraestructura, para el caso de adjudicaciones de obras, en armonía con lo dispuesto por el Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional La Libertad, aprobado mediante Ordenanza Regional 010-2005-CR-RLL, que en sus artículos 125 y 126 precisan las funciones de la Gerencia Regional de Infraestructura y Dirección de Ingeniería y Obras en materia de su competencia; en ese sentido, mi despacho ha requerido mediante Memorandos 309 y 310-2006-GR-LL-PRE/GGR a las dependencias en mención para que informen sobre los hechos presentados y adjunta copia de dichos documentos”, con la finalidad de adoptar medidas correctivas, para evitar en lo sucesivo este deficiencia se presente” Evaluación: La observación se mantiene por cuanto el funcionario no validó la información recibida por la Dirección de Abastecimientos, reportando la información incompleta y fuera de plazo a la Contraloría General de la Republica y al CONSUCODE; adicionalmente pretende distorsionar su responsabilidad, indicando que ”la Gerencia Regional de Infraestructura es la responsable de preparar la Información sobre los procesos de selección de Obras”, sin embargo es necesario indicar que a dicha dependencia no se delegó esta función ni se establece en los documentos de gestión institucional. Econ. Helder Lincoll Olivares Peña (Director de Abastecimiento y Operador responsable del SEACE – periodo del 06.01.03 a la fecha), con Oficio 477-2006-GRA/DAB, comenta sobre


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 9 de 25


la información incompleta remitida a CONSUCODE que “no se ha remitido la información que hace referencia debido a que CONSUCODE aprueba la directiva 001-2004 CONSUCODE que regula el reporte de información sobre los procesos de selección donde señala que una vez efectuada la remisión sobre el sistema de información sobre contrataciones y adquisiciones del estado, no será necesaria la remisión de información por medio escrito”. Así mismo comenta que “en el SEACE existe una Base de Datos Reales sobre adquisiciones y Contrataciones que ha realizado el Gobierno Regional La Libertad. Motivo por el cual no se remitió la información de la Directiva 014-2001 CONSUCODE/PRE, en lo que refiere el Formato RPS Reporte de Procesos de Selección correspondiente a los trimestres del año 2005.” Evaluación: La observación no se levanta debido a que el funcionario no ha cumplido con reportar la información a CONSUCODE, correspondiente al I y II trimestre del año 2005, tampoco ha deslindado la responsabilidad en cuanto se refiere a la información incompleta y fuera de plazo remitida a la Contraloría General de la República la cual no incluye la información para el caso de Licitación Pública, Concurso Público y Adjudicación Directa Pública que debiera remitirse en la sección A del formato PCT. Por todo lo manifestado, se identifica Responsabilidad Administrativa Funcional a los siguientes funcionarios y servidores: Ing. Carlos Chávez Pereda (Gerente General Regional del GRLL – periodo del 06.01.03 a la fecha), por no validar que la información preparada por la Dirección de Abastecimientos incluya todos los procesos de selección llevados a cabo por la Sede del Gobierno Regional La Libertad, remitiendo información incompleta y fuera del plazo establecida por la normativa, incumpliendo sus funciones establecidas en el Art. 61º, inc.b) del Reglamento de Organización y Funciones – ROF del Gobierno Regional La Libertad, aprobado mediante Ordenanza Regional 010-2005-CR/RLL que precisa “Dirigir y supervisar la marcha del Gobierno Regional y de sus órganos ejecutivos, administrativos y técnicos”, y en el Art. 2º Funcionarios y dependencias responsables de la entidad numeral 2) del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que precisa “la máxima autoridad administrativa tiene a su cargo la gestión técnica, administrativa y ejerce las funciones previstas en la Ley y el presente Reglamento para la aprobación, autorización y supervisión de los procesos de adquisiciones y contrataciones”. Eco. Helder Olivares Peña (Director de Abastecimiento y Operador responsable del SEACE – periodo del 06.01.03 a la fecha), por brindar información incompleta y fuera del plazo establecido, a pesar de contar con toda la información sobre los procesos de selección de adjudicación de Obras, incluyendo los Concursos Públicos y Licitaciones Públicas Nacionales, pues es el único funcionario autorizado que registra en el SEACE cada una de las etapas de los procesos de selección, asimismo por no llevar el registro de los procesos de selección ni contratos suscritos, incumpliendo el Art. 79º, Inc. m) del Reglamento de Organización y Funciones – ROF del Gobierno Regional La Libertad, aprobado mediante Ordenanza Regional 010-2005-CR/RLL que precisa “Ejecutar las acciones administrativas que sean de su competencia” e inc. n) “Brindar asesoramiento Técnico especializado en los aspectos de su competencia”, así como en aplicación del Art. 2º Funcionarios y dependencias responsables de la entidad numeral 4) del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que precisa que las adquisiciones y contrataciones están a cargo de…. “La dependencia responsable de planificar y efectuar las adquisiciones y contrataciones” Así mismo los funcionarios han incurrido en las infracciones establecidas en el Art. 21º inc. a) y d) y Artº 25 del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público: que precisan “cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio publico”,” conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño” y “ los servidores públicos son responsables civil, penal y administrativamente por el cumplimiento de las normas legales y administrativas en el ejercicio del servicio publico, sin perjuicio de las sanciones de carácter disciplinario por las faltas que se cometan” respectivamente y en aplicación del Art. 47º del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado según el periodo de gestión, que precisa “ … La


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 10 de 25


Entidad estará obligada a remitir dentro de los quince días siguientes al cierre de cada trimestre a la Contraloría General de la Republica una relación de todas las convocatorias de licitación publica y concursos públicos realizadas en dicho periodo con la documentación que permita apreciar su resultado”. 2. LAS BASES INTEGRADAS DE LOS PROCESOS DE LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL

001 Y 002-2005-LPN-GR-LL, PUBLICADAS EN EL SEACE NO CONTIENEN LAS MODIFICACIONES DERIVADAS DE LAS ABSOLUCIONES A LAS OBSERVACIONES, CONTRAVINIENDO LA NORMATIVA VIGENTE.

De la verificación efectuada a los archivos publicados en la página web del Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado - SEACE, de los Procesos de Selección de Licitación Pública Nacional 001 y 002-2005-LPN-GR-LL, realizados por la Sede del Gobierno Regional La Libertad durante el año 2005, se ha determinado que las Bases Integradas en su texto no contemplan las modificaciones derivadas de la absolución de Observaciones a las bases, tampoco se han anexado a las mismas las absoluciones de consultas planteadas, evidenciándose que el archivo publicado en la columna “Bases Integradas” es el mismo que se encuentra en la columna “Bases”. Tal es el caso que en el rubro Evaluación de la Propuesta Técnica, literal I. Factores de Evaluación y Calificación, numeral 2, de las Bases y Bases Integradas en el Factor: “Concepción y Metodología” publicadas en el SEACE se establece:

ARCHIVO BASES Y ARCHIVO BASES INTEGRADAS DOCUMENTACION QUE DEBERA ADJUNTAR EL POSTOR PUNTAJE

Metodología y Plan de Trabajo 02 puntos Propuesta de logística a emplear en la obra 01 punto

Propuesta de reducción de impactos ambientales durante la ejecución de la obra 01 punto

Propuesta de organización en obra 01 punto TOTAL 05 puntos

Fuente: Publicación en el SEACE Elaborado por: Comisión Auditora

Sin embargo en la etapa de Absolución de Observaciones a las Bases, la calificación de este factor se modificó, por lo tanto las Bases Integradas publicadas en el SEACE debieron contener esta modificación, como sigue:

MODIFICACIONES DERIVADAS DE LAS ABSOLUCIONES DE OBSERVACIONES A LAS BASES DOCUMENTACION QUE DEBERA ADJUNTAR EL POSTOR PUNTAJE

Subtotal Total Metodología y Plan de Trabajo 02 puntos - Métodos Constructivos a utilizarse 0.5 Puntos - Canteras de la Zona a utilizar en la Obra 0.5 Puntos - Cronograma de Trabajo 0.5 Puntos - Cronograma de Utilización de Equipo 0.5 Puntos Propuesta de Logística a emplear en la obra - Relación de Equipos y Maquinaria a emplear

01 punto

Propuesta de reducción de Impactos Ambientales - Relación de actividades para evitar impactos ambientales a utilizar en la obra

01 punto

Propuesta de Organización en Obra - Organigrama funcional con indicación de los responsables

01 punto

TOTAL 05 puntos Fuente: Publicación en el SEACE Elaborado por: Comisión Auditora


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 11 de 25


Lo expuesto contraviene lo dispuesto en el D.S. 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado: Art. 117º Integración de Bases “…En los casos que no se hubiese elevado al CONSUCODE el expediente respectivo, corresponde al Comité Especial, bajo responsabilidad, integrar las Bases conforme a lo dispuesto en los pliegos de absolución de consultas y de observaciones; de lo contrario, el proceso de selección resultará inválido”. Art. 118º Publicación de Bases Integradas, que dice “El Comité Especial no puede continuar con la tramitación del proceso de selección si no ha cumplido con publicar las Bases Integradas a través del SEACE, bajo sanción de nulidad y sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiere lugar”. Y las DISPOSICIONES FINALES, Anexo I ANEXO DE DEFINICIONES, numeral 4. Bases Integradas: “Las Bases definitivas del proceso de selección cuyo texto contempla todas las aclaraciones y/o precisiones producto de la absolución de consultas, así como todas las modificaciones y/o correcciones derivadas de la absolución de observaciones y/o del pronunciamiento de CONSUCODE; o luego de transcurridos los plazos para dichas etapas, sin que los participantes las hayan formulado”. Esta situación se debió al incumplimiento de la normativa vigente sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado por parte del Comité Especial al no publicar las modificaciones derivadas de las absoluciones de las observaciones en las Bases Integradas. Con este hecho el Comité Especial puso en riesgo potencial la continuación o la invalidación de los procesos de Licitación Pública Nacional 001 y 002-05-LPN-GR-LL para la ejecución de las obras previstas, y que la entidad incumpla con sus metas programadas. En cumplimiento a la Norma de Auditoría Gubernamental NAGU 3.60 “Comunicación de Hallazgos”, aprobada por R.C 162-95-CG de 26.09.95, y su modificatoria R.C 259-00-CG del 07.12.00, se comunicó la presente observación a las personas comprendidas en los hechos observados para que presenten sus comentarios y/o aclaraciones los que se resumen a continuación: Econ. Helder Lincoll Olivares Peña (Director de Abastecimiento y Operador Responsable del SEACE – periodo del 06.01.03 a la fecha), en su oficio 477-06-GRA/DAB del 04.12.06, comenta: “las aclaraciones de las Bases de los procesos antes mencionados deben absolverlo la Comisión Especial de Obras, por corresponderle”. Evaluación: El funcionario sostiene que la absolución de esta observación es competencia del Comité Especial, sin embargo como Director de Abastecimiento debió asesorar al comité, que en relación a las bases integradas éstas debieran contener las modificaciones a las observaciones, a fin de que pueda publicarlas en el SEACE; por lo que se determina que la observación no fue superada. Ing. Segundo David Gallardo Tello (Presidente del Comité Especial de los Procesos de Selección de Licitación Pública Nacional Nº 001 y 002-2005-GRLL, según RER 720-2005 GRLL/PRE del 12.07.05) en su oficio 1074-06-GGR/GRI del 29.11.06, comenta: ”que el puntaje total para el factor “Concepción y metodología” no se modificó, que se mantuvo igual después de la absolución de las observaciones y que a todos los postores se les notificó publicándose dichas absoluciones en el SEACE”.Así mismo comenta “que la publicación de todos los actuados esta a cargo de la Dirección de Abastecimiento y que el comité especial cumplió con alcanzar a dicha Dirección las bases integradas conteniendo las modificaciones derivadas de las absoluciones a las observaciones, para su publicación en el SEACE. Opinó que no se puso en riesgo la continuación de los procesos, ya que todos los postores participantes tenían conocimiento de la absolución de consultas y observaciones a las bases, las mismas que tomaron en cuenta para la preparación de sus propuestas” Evaluación: La observación no ha sido levantada toda vez que como Presidente del Comité Especial no ha desvirtuado que las Bases Integradas, enviadas al operador responsable del SEACE, sean las correctas y contengan las modificaciones derivadas de la absolución de observaciones.


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 12 de 25


Ing. Rolando Ramiro Solís Bustamante (Miembro del Comité Especial de los Procesos de Selección de Licitación Pública Nacional Nº 001 y 002-2005-GRLL, según RER 720-2005 GRLL/PRE del 12.07.05) en su oficio 02-2006-GRLL/RSB del 29.11.06, comenta: “Que el puntaje total para el factor “Concepción y metodología” no se modificó, que se mantuvo igual después de la absolución de las observaciones y que a todos los postores se les notificó publicándose dichas absoluciones en el SEACE. Así mismo comenta que la publicación de todos los actuados esta a cargo de la Dirección de Abastecimiento y que el comité especial cumplió con alcanzar a dicha Dirección las bases integradas conteniendo las modificaciones derivadas de las absoluciones a las observaciones, para su publicación en el SEACE. Opinó que no se puso en riesgo la continuación de los procesos, ya que todos los postores participantes tenían conocimiento de la absolución de consultas y observaciones a las bases, las mismas que tomaron en cuenta para la preparación de sus propuestas” Evaluación: Como Integrante del Comité Especial, responsable solidario de sus actuaciones, no ha acreditado con documentos, que el comité preparó y remitió al operador responsable del SEACE las Bases Integradas, conteniendo las modificaciones resultantes de la absolución a las observaciones, a fin de que sean publicadas en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, por lo que la observación se mantiene. Econ. Carmela Calderón Laureano (Miembro del Comité Especial de los Procesos de Selección de Licitación Pública Nacional Nº 001 y 002-2005-GRLL, según RER 720-2005 GRLL/PRE del 12.07.05) en su oficio 015-2006-GGR-GRI-DIO-ccl del 28.11.06, comenta: “Que los Procesos se han llevado a cabo en forma regular en merito a normas establecidas; en cuanto a la tramitación, seguimiento y monitoreo de los documentos del Comité Especial, indica que es el Ing Iván Gutiérrez Seijas quien coordina con el Eco. Helder Olivares Peña, responsable oficial del SEACE, por lo tanto indica que El es el responsable del ingreso oportuno y eficaz de los datos que ingrese al SEACE”. Evaluación: La observación no ha sido superada por cuanto la servidora como Miembro del Comité Especial de Licitación Pública Nacional 001 y 002 – 2005-GR-LL, pretende eludir su responsabilidad mencionando al Ing Iván Gutiérrez Seijas como responsable de todas las actividades que realiza el Comité Especial, sin embargo los informes de las actividades del citado Ingeniero en ninguna parte identifica actividades que se relacionen con las actuaciones del Comité Especial. Ing. Iván Gutiérrez Seijas (Contratado por Locación de Servicios en la Gerencia Regional de Infraestructura del GRLL) en su oficio 0012-2006-IGUS del 14.12.06, comenta: “tengo que manifestar que mi persona no ha sido miembro integrante del Comité Especial de adjudicación de obras”. Evaluación: La Observación se mantiene por cuanto, si bien es cierto el Ing. Gutiérrez no forma parte del Comité Especial, durante el período observado, ha tenido participación directa en las etapas de elaboración del proyecto de bases, absolución de consultas y observaciones a las bases de las licitaciones publicas nacional 001 y 002-2005 LPN-GRLL; tal como se acredita en su Informe S/N -2005-S/IGUS del 23.08.05, Informe de Actividades del mes de agosto 2005, dirigido al Gerente Regional de Infraestructura del Gobierno Regional La Libertad, a su vez Presidente del Comité Especial que tuvo a su cargo los procesos de licitaciones publicas antes referidas. Por todo lo manifestado, se identifica Responsabilidad Administrativa Funcional a los siguientes funcionarios y servidores: Econ. Helder Lincoll Olivares Peña (Director de Abastecimiento y operador responsable del SEACE – periodo del 06.01.03 a la fecha), por no asesorar técnicamente al Comité Especial permitiendo se publique en la columna Bases Integradas del SEACE el archivo de las bases que no contenían las modificaciones derivadas de las Absoluciones de Observaciones, incumpliendo el Art. 79º inc.n) del Reglamento de Organización y Funciones – ROF del Gobierno Regional La Libertad, aprobado mediante Ordenanza Regional 010-2005-CR/RLL.


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 13 de 25


que precisa “Brindar asesoramiento técnico especializado en los aspectos de su competencia”.y f) Asistir técnicamente al comité de adjudicaciones en las licitaciones y concursos públicos a celebrarse” Ing. Segundo David Gallardo Tello; Ing. Rolando Ramiro Solís Bustamante; Econ. Carmela Calderón Laureano (Integrantes del Comité Especial de los Procesos de Selección de Licitación Pública Nacional Nº 001 y 002-2005-GRLL, según RER 720-2005 GRLL/PRE del 12.07.05), Por haber remitido para su publicación en el SEACE Bases Integradas sin las modificaciones derivadas de las absoluciones a las observaciones de las bases de la Licitación Publica Nacional 001 y 002-2005 GRLL; los miembros del Comité Especial han incumplido el Artº 118 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, “El Comité Especial no puede continuar con la tramitación del proceso de selección si no ha cumplido con publicar las Bases Integradas a través del SEACE, bajo sanción de nulidad y sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiere lugar”. Por lo cual en aplicación al Artº 52 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado: “El comité Especial actúa en forma colegiada… Sus integrantes son solidariamente responsables de su actuación” Así mismo los funcionarios han incurrido en las infracciones establecidas en el Art. 21º, inc. a) y d) y Art. 25º del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público: que precisan “cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio publico”, ”conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño” y “ los servidores públicos son responsables civil, penal y administrativamente por el cumplimiento de las normas legales y administrativas en el ejercicio del servicio publico, sin perjuicio de las sanciones de carácter disciplinario por las faltas que se cometan” y en aplicación del Art. 47º del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado según el periodo de gestión, que precisa “Los Funcionarios y servidores, así como los miembros del comité especial que participan en los procesos de adquisición o contratación de bienes, servicios y obras son responsables del cumplimiento de las normas de la presente ley y su reglamento”. Ing. Iván Gutiérrez Seijas (Contratado por Locación de Servicios en la Gerencia Regional de Infraestructura del GRLL, periodo del 01.02.05 a la fecha) Por no haber efectuado el proyecto de Integración de Bases, teniendo en cuenta que en el mes de agosto 2005 prestó, exclusivamente, servicios de apoyo al Comité Especial de adjudicación de obras, transgrediendo el Artº 118 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, “El Comité Especial no puede continuar con la tramitación del proceso de selección si no ha cumplido con publicar las Bases Integradas a través del SEACE, bajo sanción de nulidad y sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiere lugar”. 3. INFORMACIÓN INCOMPLETA EN EL LIBRO DE ACTAS DEL COMITÉ ESPECIAL –

OBRAS 2005, DE LOS PROCESOS DE LICITACIÓN PÚBLICA 01 Y 02-2005-GR-LL De la revisión al Libro de Actas del Comité Especial Permanente Obras 2005 – Nº 1, en cuyos folios del uno (01) al sesenta y siete (67), se han registrado los actos del Comité Especial en los procesos de Licitación Pública de Obras durante el año 2005, no se evidencia el Acta de reunión del Comité Especial para absolver las observaciones a las bases formuladas por los postores participantes, sin embargo al revisar la página web del Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE, se puede ver que en el archivo “Absoluciones Observaciones”, de las Licitaciones Públicas Nacionales 001 y 002-2005-GRLL, para la ejecución de las Obras “Mejoramiento Carretera Trujillo – Huanchaco (Ruta 107)” y “Mejoramiento y Rehabilitación del Ingreso Norte a la Ciudad de Trujillo”, respectivamente, se establece que las absoluciones de Observaciones a las Bases, se publicaron el 12.08.05, según el cronograma establecido en las Bases, hecho que evidencia que el Libro de Actas del Comité Especial, contiene información incompleta de los actuados, de dicho comité, en los procesos de selección antes referidos.


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 14 de 25


Con lo cual se habría transgredido el D.S. 084-2004-PCM- Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Art. 40º LIBRO DE ACTAS DE PROCESOS DE SELECCIÓN, indica “En las actas deberán consignarse todos los acuerdos que adopte el Comité Especial, copia de los cuales deberán agregarse obligatoriamente al expediente de contratación” y el Art. 51º QUÓRUM Y ACUERDOS, numeral 2, segundo párrafo que establece “Los actos del Comité Especial constan en Actas que debidamente suscritas, quedan en poder de la Entidad...” La situación expuesta se ha generado por que el Comité Especial no cauteló que los acuerdos adoptados estén registrados en el Libro de Actas, generando un riesgo potencial en el normal desarrollo de la administración y de los sistemas administrativos. En cumplimiento a la Norma de Auditoría Gubernamental NAGU 3.60 “Comunicación de Hallazgos”, aprobada por R.C.162-1995-CG de 26.09.95, y su modificatoria R.C. 259-2000-CG del 07.12.00, se comunicó la presente observación a las personas comprendidas en los hechos observados para que presenten sus comentarios y/o aclaraciones los que se resumen a continuación: Ing. Segundo David Gallardo Tello (Presidente del Comité Especial de los Procesos de Selección de Licitación Pública Nacional 001 y 002-2005-GRLL, según RER 720-2005 GRLL/PRE del 12.07.05), en su oficio 1074-2006-GGR/GRI del 29.11.06, comenta: Que en el Acta de reunión del comité para llevar a cabo los Procesos de Licitación Pública Nacional de las Obras “Mejoramiento de la Carretera Trujillo – Huanchaco (Ruta 107) Y Mejoramiento y Rehabilitación del Ingreso Norte a la Ciudad de Trujillo” de fecha 02.08.05, están consignadas la absolución de las observaciones a las bases formuladas por los postores cumpliendo lo establecido en el Art 40 del DS 084-2004-PCM. Evaluación: La Observación no ha sido superada, por cuanto el funcionario como Presidente del Comité Especial de las Licitaciones Públicas 001 y 002-2005-GR-LL, ha tratado de desvirtuar su responsabilidad al afirmar que en el Acta de reunión del Comité Especial del 02.08.05, registrada en el Libro de Actas del folio 07 al 24, corresponde a la Absolución de Observaciones; afirmación que no es valida por cuanto el Acta de Reunión a la que hace mención corresponde a la Absolución de consultas . Ing. Rolando Ramiro Solís Bustamante(Miembro del Comité Especial de los Procesos de Selección de Licitación Pública Nacional 001 y 002-2005-GRLL, según RER 720-2005 GRLL/PRE del 12.07.05), en su oficio 02-2006-GRLL/RSB del 29.11.06, comenta que la absolución a las observaciones de las licitaciones 001 y 002-2005 GRLL se encuentra consignada en el Acta del 02.08.05 cumpliendo lo establecido del D.S 084-2004 PCM. Evaluación: No se levanta la Observación por que el servidor como Miembro del Comité Especial de Licitaciones Públicas Nacionales 001 y 002-2005-GR-LL, no aclara que el acuerdo del Comité Especial, referente a la absolución de observaciones, estén contenidas en el Libro de Actas; mas bien ha tratado de eludir su responsabilidad al afirmar que dicha reunión se encuentra registrada en el Acta del 02.08.05, afirmación no correcta por cuanto el Acta en referencia corresponde a la absolución de consultas. Econ. Carmela Calderón Laureano(Miembro del Comité Especial de los Procesos de Selección de Licitación Pública Nacional 001 y 002-2005-GRLL, según RER 720-2005 GRLL/PRE del 12.07.05), en su oficio 015-2006-GGR-GRI-DIO-ccl del 28.11.06, comenta que “en el Acta de reunión del comité para llevar a cabo los Procesos de Licitación Pública Nacional de las Obras “Mejoramiento de la Carretera Trujillo – Huanchaco (Ruta 107) y Mejoramiento y Rehabilitación del Ingreso Norte a la Ciudad de Trujillo” de fecha 02.08.05, y que dicha acta se encuentra archivada ” Evaluación: La servidora, integrante del Comité Especial de Licitación Publica Nacional 001 y 002-2005 GRLL no desvirtúa la observación, toda vez que el Acta de Reunión del Comité


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 15 de 25


especial de fecha 02.08.05 no corresponde al Acta de Reunión de absolución de observaciones a las bases de la LPN 001 y 002-2005 GRLL por lo que la observación no ha sido superada. Por todo lo manifestado, se identifica Responsabilidad Administrativa Funcional a los siguientes funcionarios y servidores: Ing. Segundo David Gallardo Tello; Ing. Rolando Ramiro Solís Bustamante; Econ. Carmela Calderón Laureano (Integrantes del Comité Especial adjudicación de obras según RER 720-2005 GRLL/PRE del 12.07.05), Los miembros del comité han incumplido con el Artº 40 del Reglamento de la ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, “Toda entidad contará con un libro de actas de licitaciones publicas, concursos públicos… En las actas deberán consignarse todos los acuerdos que adopte el Comité Especial”, y Artº 52 del Reglamento de la ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado: “El comité Especial actúa en forma colegiada… Sus integrantes son solidariamente responsables de su actuación” Así mismo los funcionarios han incurrido en las infracciones establecidas en el Art. 21º, inc. a) y d) que precisan “cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio publico”,” conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño” y Art. 25º del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público: “ los servidores públicos son responsables civil, penal y administrativamente por el cumplimiento de las normas legales y administrativas en el ejercicio del servicio publico, sin perjuicio de las sanciones de carácter disciplinario por las faltas que se cometan” y en aplicación del Art. 47º del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado según el periodo de gestión, que precisa “ Los Funcionarios y servidores, así como los miembros del comité especial que participan en los procesos de adquisición o contratación de bienes, servicios y obras son responsables del cumplimiento de las normas de la presente ley y su reglamento”.


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 16 de 25


I. CONCLUSIONES 1. Se ha presentado información incompleta y fuera de plazo a la Contraloría General de la

Republica y a CONSUCOSE referente a la información sobre adjudicación de obras y reportes de procesos de selección. (OBSERVACION 01)

2. No se modificó el texto en las Bases Integradas de las LPN 001 y 002-2005 GRLL, publicadas en el SEACE; por cuanto en el archivo del servidor se aprecia que las bases publicadas, no contemplan las modificaciones hechas como consecuencia de la absolución a las observaciones. (OBSERVACION 02)

3. En el libro de actas del Comité Especial para obras periodo 2005, no se ha registrado el

Acta que corresponde al acuerdo a la absolución de las observaciones a las bases, de las LPN 001 y 002-2005 GRLL. (OBSERVACION 03)

II. RECOMENDACIONES

En mérito al contenido del presente informe, del Examen Especial, y en uso de las atribuciones contenidas en el Artículo 15 de la Ley 27785 Ley del Sistema Nacional de Control de la Contraloría General de la República, con el propósito de contribuir a la adecuada gestión administrativa y a fin de evitar situaciones repetidas y resarcir a la entidad de los efectos ocasionados por la falta de diligencia de servidores y funcionarios, se estima pertinente formular las recomendaciones para la subsanación de cada una de las observaciones que se detallan a continuación: AL PRESIDENTE EJECUTIVO REGIONAL 1. Proceda a efectuar la evaluación y el deslinde de la responsabilidad administrativa del

Gerente General Regional respecto a su actuación en la observación 01. Así como adopte las medidas correctivas y/o derive a la Comisión Especial de Procesos Administrativos y Disciplinarios y a la Comisión Permanente de Procesos Administrativos y Disciplinarios a fin de que procedan de acuerdo a sus atribuciones que le confiere el reglamento de la carrera administrativa aprobada por D.S 005-90 PCM. (Observaciones y Conclusiones del 01 al 03)

2. Que a través del Gerente Regional de Administración disponga que la Dirección de

Abastecimientos cumpla con preparar la información correcta y dentro de los plazos señalados a fin de que la Gerencia General Regional envíe dicha información a la Contraloría General de la Republica dentro de lo señalado por la normativa vigente.

(Observación 01 y Conclusión 01) 3. Que por intermedio del Gerente Regional de Administración disponga al Director de

Abastecimientos que como operador responsable del SEACE verifique la información recibida del comité especial, antes de ser publicada en el sistema.

(Observación 02 y Conclusión 02) 4. Que recomiende al Comité Especial tenga mayor diligencia en las diferentes actuaciones

de los procesos de licitación pública nacional a fin de cumplir la normativa vigente en cuanto se refiere a la publicación de las bases integradas.

(Observación 02 y Conclusión 02)

5. Que recomiende al Comité Especial cumpla con registrar todos los acuerdos de los procesos de selección, en el libro de actas, en cumplimiento de la normativa vigente



INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 17 de 25

6. Que referente a la responsabilidad identificada al Ing. Ivan Gutiérrez Seijas, quien tiene relación contractual por servicios no personales con el Gobierno Regional La Libertad; la Gerencia Regional de Administración en coordinación con la Dirección de Abastecimientos, en mérito a sus funciones y atribuciones, determinen las acciones necesarias en resguardo en los intereses del Estado y del Gobierno Regional la Libertad.


Trujillo, 19 de Diciembre del 2006

CPC Delia Teresa Izquierdo De La Cruz Lic. Christian Ampuero González

Jefe de Comisión Supervisor



INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 18 de 25


OFICINA REGIONAL DE CONTROL INSTITUCIONAL El que suscribe, Director de la Oficina Regional de Control Institucional del Gobierno Regional La Libertad, ha revisado el presente Informe; encontrándolo conforme, aprueba su contenido y el de sus anexos, a fin de que la instancia competente dicte las disposiciones necesarias para la implementación de las Recomendaciones formuladas.

Trujillo, 19 de Diciembre del 2006

Lic. Adm. CHRISTIAN OMAR AMPUERO GONZÁLEZ DIRECTOR OFICINA REGIONAL DE CONTROL INTERNO

GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 19 de 25


II. ANEXOS


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 20 de 25


ANEXO 01

FUNCIONARIOS Y SERVIDORES COMPRENDIDOS EN LAS OBSERVACIONES APELLIDOS Y NOMBRES CARGO PERIODO CONDICION DNI DOMICILIO OBSERVACIONES

Calderón Laureano Carmela Miembro del Comité Especial de procesos de selección de LPN

12.07.05 Nombrado 18036831 Gonzáles Prada 345 Buenos aires Norte 2 y 3

Chávez Pereda Carlos Gerente General Regional 06.01.03 –continúa

Designado 17908963 Jr. Bolívar 251 Trujillo 1

Gallardo Tello Segundo David Presidente del Comité Especial de procesos de selección de LPN

12.07.05 Designado 27152060 Balboa 828 Trujillo 2 y 3

Olivares Peña Helder Lincoll Director de Abastecimiento GRLL y Responsable del SEACE

06.01.03 –continúa

Designado 32979709 Pablo Casal 655 Trujillo 1 y 2

Solis Bustamante Ramiro Rolando

Miembro del Comité Especial de procesos de selección de LPN

12.07.05 Contratado 18019429

Calle los Pétalos Mz O Lote 6 Urb. Los Rosales de San Andrés 2 y 3

Fuente: Área de Recursos Humanos de la Sede Central Elaborado por: Comisión ORCI


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 21 de 25


ANEXO 02

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS DE LICTACION PÚBLICA NACIONAL DEL GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD

PERIODO 2005

I. INTRODUCCIÓN

1. ANTECEDENTES La presente acción de control, corresponde al Examen Especial a los Procesos de Licitación Publica Nacional del Gobierno Regional La Libertad periodo 2005, previsto en el Plan Anual de Control 2006 aprobado con R.C 036-2006-CG. El Desarrollo del presente examen se ha realizado en cumplimiento de las Normas de Auditoria Gubernamental NAGU 3.10 Estudio y Evaluación del Control Interno, aprobada por R.C 165-1995-CG y demás modificatorias, Manual de Auditoria Gubernamental MAGU, aprobado por R.C 152-1998-CG, a efectos de formarnos una opinión sobre la efectividad de los controles internos implementados, la eficacia y la economía en su aplicación, habiendo identificado previamente las áreas críticas y determinado el riesgo de control existente. El establecimiento y mantenimiento de la estructura de control interno es de responsabilidad de la Gerencia General Regional del Gobierno Regional de La Libertad. 2. ALCANCE El Examen Especial corresponde al ejercicio 2005, practicado al Gobierno Regional de La Libertad, se ha efectuado de conformidad con las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas de aplicación convencional en nuestro país, y Normas de Auditoria Gubernamental dictadas por la Contraloría General de la República. Teniendo en consideración el Examen Especial comprenderá las operaciones efectuadas en el período de 01 de Enero 2005 al 31 de diciembre del 2005. 3. RESULTADOS DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Nuestra evaluación del Sistema de Control Interno, no revela necesariamente todas las debilidades existentes en las Áreas Críticas señaladas en el párrafo anterior, en virtud al carácter selectivo de las pruebas aplicadas sobre los registros y la información examinada; sin embargo como resultado de nuestra evaluación se han determinado algunas debilidades de Control Interno, sobre la base de los principios de eficiencia, eficacia y economía, las que han sido incluidas en el presente documento, dictando en el mismo las sugerencias pertinentes que estimamos necesario deben implementarse a través de los órganos administrativos y operativos correspondientes.


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 22 de 25


II.-EVALUACION AL CONTROL INTERNO 1. OBRA MEJORAMIENTO CARRETERA TRUJILLO-HUANCHACO CON CARTA FIANZA

DE FIEL CUMPLIMIENTO VENCIDA. De la revisión efectuada a los documentos, previo a la suscripción del contrato entre el Gobierno Regional La Libertad y la Empresa Ganadora de la buena pro, ARESA CONTRATISTAS GENERALES SAC, para la Ejecución de Obra “Mejoramiento de la carretera Trujillo – Huanchaco – Ruta 107, se evidencia que la Carta Fianza de Fiel Cumplimiento D570-149375 del Banco de Crédito por un monto de S/. 104,618.25, emitida por el contratista a favor del Gobierno Regional La Libertad vencía el 28-01-06. La Dirección de Tesorería, mediante Oficio 011-2006-GRA/SGT del 16.01.06,comunica a la Gerencia Regional de Infraestructura el vencimiento de la carta fianza para que efectúe las coordinaciones con el contratista y se proceda a la renovación y/o devolución; la Gerencia Regional de Infraestructura con Oficio 054-2006-GGR-GRI del 24-01-06, comunica al Contratista, que de acuerdo al Artículo 215º del D.S. 084-2004-PCM y la Cláusula 8.1 del Contrato de Ejecución de Obra, deberá renovar la carta fianza manteniéndola vigente hasta el consentimiento de la liquidación final; el Contratista no cumple con renovar la carta fianza y la Gerencia Regional de Infraestructura no hace el seguimiento correspondiente para su cumplimiento, por lo cual la Entidad estuvo desprotegida durante 57 días, toda vez que el consentimiento de la liquidación de obra se dio el 20.04.06, según Informe 243-2006 GRI/DIO/JVM. Lo expuesto ha transgredido La Norma de Control Interno 230.06 – Control y Custodia de Cartas Fianzas, comentario 02 “…Control de vencimientos de carta fianza”, numeral 03 “La tesorería debe informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las cartas- fianza, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación o ejecución, según sea el caso”. Recomendación: Que la Gerencia Regional de Infraestructura disponga realizar el seguimiento correspondiente de sus comunicaciones para mantener vigente las cartas fianzas de fiel cumplimiento hasta el consentimiento de la liquidación final de la obra, en armonía con lo establecido en el Art. 215 Garantía de Fiel Cumplimiento del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. 2. DEFICIENCIAS EN LA REDACCIÓN DEL CONTRATO DE EJECUCIÓN DE OBRA EN

LOS PROCESOS DE LICITACIÓN GENERAN UN RIESGO POTENCIAL DE SU INCUMPLIMIENTO POR PARTE DEL POSTOR GANADOR DE LA BUENA PRO

De la verificación del Contrato de Ejecución de Obra 012-2005-GRLL y Contrato actualizado de Ejecución de Obra 006-2006-GR-LL de la LPN 001-2005-LPN-GR-LL, celebrado con el postor ganador de la Buena Pro, ARESA CONTRATISTAS GENERALES S.A.C, se ha detectado que los contratos adolecen de errores en su redacción, como por ejemplo: Cláusula Primera: Antecedentes en el punto 1.4, dice: El Comité Especial otorgó la Buena Pro de la LPN Nº 002-2005-LPN-GR-LL, al Contratista ARESA CONTRATISTAS GENERALES S.A.C por el monto de 1’002,302.70; debe decir: “El Comité Especial otorgó la Buena Pro de la Licitación Pública 001-2005-LPN-GR-LL, por el monto de S/.1’046,182.47”. Cláusula Octava: Garantía de Fiel cumplimiento, dice: Vigencia hasta el 28-01-2005, debe decir: “Vigencia hasta el 28-01-2006” Así mismo en el Contrato de ejecución de obra 11-2005-GRLL, celebrado con el postor ganador de la Buena Pro, de la LPN 002-2005-GRLL, EDICAS S.A.C, para la ejecución de la Obra “Mejoramiento de y rehabilitación del ingreso norte a la ciudad de Trujillo”, en la cláusula Octava, Numeral 8.1 dice; Carta Fianza, debe decir: Póliza de Caución. Lo expuesto ha transgredido lo siguiente: Las Normas de Control Interno 280.06 – Documentación Sustentatoria, Numeral 02.- La documentación sobre operaciones, contratos y


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 23 de 25


otros actos de gestión importante debe ser íntegra y exacta, así como permitir su seguimiento y verificación antes, durante o después de su realización por los auditores internos o externos. Recomendación: El Gerente Regional de Infraestructura disponga mayor diligencia y esmero en la redacción de contratos de ejecución de obras, cautelado la integridad y exactitud de estos documentos, en salvaguarda de los intereses de la Entidad y del Estado. 3. DEFICIENCIAS EN LA REDACCIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LOS ACTOS

ADMINISTRATIVOS DE LOS PROCESOS DE LICITACIONES PÚBLICAS Nº 001,002 Y 003-2005-LPN-GRLL ASÍ COMO ACREDITACIÓN INCORRECTA EN EL SELLO DEL COMITÉ OCASIONAN CONFUSIÓN EN SU EJECUCIÓN.

De la verificación a los diversos documentos emitidos por el Comité Especial, de las diferentes Licitaciones Públicas Nacionales, se advierte que tiene deficiencias en su redacción como por ejemplo: - Oficio 073 y 074-2005-CEP-GR-LL dirigido al Presidente del Gobierno Regional La Libertad

en Asunto y Referencia dice: Aprobación de Bases, Licitaciones Pública Nacional 001 y 002 -2005-LPN-GR-LL y en el contenido dice: que el Comité Especial Permanente para Procesos de Selección Adjudicación Directa Selectiva y de Menor Cuantía de La Libertad está próximo a convocar el Proceso de Selección Pública 001-2005 y 002-2005-LPN-GR-LL respectivamente. Asimismo se aprecia que el sello dice: Presidente Comité Especial Permanente Adjudicación de Obras, debe decir Presidente Comité Especial, acorde con la RER 720-2005 GRLL/PRE del 12.07.05, de igual forma el oficio 065-2005-CEP-GR-LL dirigido al Director de Abastecimiento observa las mismas deficiencias referidas anteriormente.

- Oficio 086-2005-CEP-GR-LL dirigido al Director de Abastecimiento, en el Contenido como el sello dice: Presidente Comité Especial Permanente Adjudicación de Obras, debiendo decir: Presidente del Comité Especial.

Los hechos contravienen, entre otros, las Normas Técnicas de Control Interno siguientes: 280.06 Documentación Sustentatoria, Numeral 02 – La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes debe ser íntegra y exacta; así como permitir su seguimiento y verificación antes, durante y después de su realización por los auditores internos o externos. Recomendación: Que el Gerente Regional de Administración disponga a la Dirección de Abastecimiento, como responsable de las Contrataciones y Adquisiciones del Estado, asista técnicamente a los Comités Especiales a fin de que cumplan con eficiencia en la redacción y ejecución de los actos propios de los Procesos de Licitación. Así como recomendar a los Comités Especiales mayor diligencia y cuidado en la redacción de los documentos de los procesos de licitación.

4. LAS BASES ADMINISTRATIVAS DE LAS LICITACIONES PÚBLICAS CONTIENEN

DEFICIENCIAS DE REDACCIÓN QUE OCASIONAN ERRORES DE INTERPRETACIÓN A LOS POSTULANTES.

De la verificación a las Bases Administrativas de las LPN 001 y 002 -2005 LPN-GR-LL se ha detectado errores de redacción en los numerales 5.2 dice: La Región entregará al participante los documentos indicados en el numeral 1.5 de estas Bases, debe decir : 1.6 Documentos del Proceso; numeral 5.3 dice: Participantes tal como indica el numeral 1.8, debe decir 1.9 Participación; Numeral 5.4 en su literal c) dice: Queda claramente entendido que la terminación de la ejecución de la obra, no extingue la responsabilidad civil colectiva solidaria de todos los integrantes, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 del Reglamento, debiendo decir de la Ley. Asimismo; en el Calendario del Proceso de la LPN 001 y 002-2005-GR-LL se evidencia 2 literales h) Presentación de Propuestas, i) Apertura de Propuesta Técnica con dos fechas


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 24 de 25


diferentes que generan confusión en la presentación de propuestas por cuanto de acuerdo al Reglamento art. 123º Acto Público de Presentación de Propuesta se determina que la presentación de propuestas se realiza públicamente conjuntamente con la apertura de sobres de propuesta técnica. Lo expuesto ha transgredido las Normas Técnicas de Control Interno 280.06 Documentación Sustentatoria; en su numeral 02.- La Documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes, debe ser íntegra y exacta; así como permitir su seguimiento y verificación antes, durante y después de su realización por los auditores internos y externos. Recomendación: Que el Gerente Regional de Administración disponga a la Dirección de Abastecimiento asista técnicamente a los Comités Especiales a fin de que estos cumplan con eficiencia en la redacción de las Bases Administrativas.

5. LA FUENTE DE FINANCIAMIENTO CONSIGNADO AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DIFIERE DEL CONSIGNADO EN EL PRESUPUESTO INICIAL MODIFICADO.

De acuerdo a la Resoluciones Ejecutivas Regionales 391, 730, 773, 788, 1154 y 1227 – 2005-GR-LL/PRE de modificaciones tanto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) como del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), se ha evidenciado que la fuente de financiamiento asignada en el Presupuesto Institucional Modificado-PIM para las Obras: “Mejoramiento Carretera Trujillo-Huanchaco, Ruta 107”, “Mejoramiento y Rehabilitación de Ingreso Norte a la Ciudad de Trujillo” e Implementación de la Sede Macroregional Norte del Instituto Regional de Enfermedades Neoplásicas-INEN”, no coincide con la aprobada en el PAAC, como se detalla a continuación: Obra: Mejoramiento Carretera Trujillo- Huanchaco ( Ruta 107) El importe presupuestado según PIM es S/.1’200,000, y está conformado por la fuente de financiamiento: Canon S/.115,000, Crédito Interno S/.1,050,000 y FONCOR S/.35,000 según PAAC, el Valor Referencial es S/. 1,162,425, de la Fuente FONCOR. Obra: Mejoramiento y Rehabilitación del Ingreso Norte a la Ciudad de Trujillo El importe de la fuente de financiamiento según PIM es S/.1,200,000, el cual esta conformado por la fuente de financiamiento: Canon S/.115,000, Crédito Interno S/.1,050,000 y FONCOR S/.35,000 Según PAAC, el Valor Referencial es S/. 1,224,781, fuente de financiamiento FONCOR Obra: Implementación de la Sede Macro regional Norte del Instituto de Enfermedades Neoplásicas El importe presupuestado según PIM es S/.3,000,000, el cual esta conformado por la fuente de financiamiento: Crédito Interno 2,000,000 y FONCOR S/.1,000,000 Según PAAC, solo considera la Fuente Foncor por S/. 3,000,000. Lo expuesto está transgrediendo el D.S. 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado en su art. 22º Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones en su último párrafo: Una vez aprobado el presupuesto institucional el Plan Anual se sujetará a los montos presupuestales establecidos en aquel. Igualmente se está transgrediendo la Directiva 005-2003-CONSUCODE/PRE, literal VI) Numeral 7) De las modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones modificado mediante R-019-2004 del 21.01.04.


INFORME Nº 014-2006-2-5342

Página 25 de 25


Recomendación: Que la Gerencia Administrativa disponga que la Dirección de Abastecimiento al momento de elaborar el Plan Anual de Adquisiciones Contrataciones, tenga en cuenta la información asignada en el Presupuesto Inicial Modificado a fin de que el PAAC cumpla su objetivo como instrumento de gestión.

6. FALTA DE EXPEDIENTE DE TODOS LOS ACTUADOS EN LAS LICITACIONES PÚBLICAS 001, 002 Y 003-2005-LPN-GRLL, OCASIONAN UN RIESGO DE INCUMPLIMIENTO COMO INSTRUMENTO DE GESTIÓN.

Como resultado de la revisión de la documentación solicitada y evaluada se ha evidenciado que no existen expedientes de contratación de las diferentes licitaciones, que contenga los documentos de todas las actuaciones desde la decisión de contratar, hasta la culminación del contrato, incluyendo características técnicas, valor referencial, fuente de financiamiento, disponibilidad presupuestal, expediente técnico, y la declaratoria de viabilidad conforme al Sistema de Inversión Pública, encontrándose sólo documentos sueltos con respecto a las comunicaciones cursadas por el Comité Especial a la Dirección de Abastecimiento solicitando el registro y publicación en el SEACE de los diferentes actos del proceso, tales como: Convocatoria y Registro de las bases, Registro de participantes, registro de las consultas, observaciones y publicación de las absoluciones a las mismas, evaluación y calificación de propuestas así como documentos dirigidos a Gerencia General Regional y Presidencia Regional solicitando la aprobación de las bases y a Gerencia Regional de Administración referente a la venta de bases. Lo expuesto ha transgredido las Normas Técnicas de Control Interno 280.06 Documentación Sustentatoria; en su numeral 02.- La Documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes, debe ser íntegra y exacta; así como permitir su seguimiento y verificación antes, durante y después de su realización por los auditores internos y externos. Recomendación: Que la Gerencia General Regional designe la dependencia responsable que deberá llevar los expedientes de contratación, en armonía con lo establecido en el Art. 6 del TUO de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado y el Art. 38 de su Reglamento.

Documents

I014-2006-2-5342 A Licitaciones