Embed Size (px)
Citation preview
i
ii
iii
iv
v
PERANCANGAN DATABASE SIKLUS
PENDAPATAN DAN PENGELUARAN
(studi kasus: CV ANUGERAH, Ungaran, Semarang)
Oleh:
HARDIKA KRISTIA WILLIANTO
232008075
SKRIPSI
Diajukan Kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI :AKUNTANSI
Disetujui oleh:
M.I.Mitha Dwi Restuti, SE,M.Si,CMA
Pembimbing
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2017
vi
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
Jalan Diponegoro 52-60
Telp (0298) 21212, 311881
Telex 22364 ukswsa la
Salatiga 50711 – Indonesia
Fax. (0298) – 21433
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan dibawah ini,
Nama : Hardika Kristia Willianto
NIM : 232008075
Program Studi : Akuntansi
Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga
menyatakan dengan sesungguhnya bahwa kertas kerja,
Judul : Perancangan Database Siklus
Pendapatan dan Pengeluaran (Studi Kasus Pada
CV Anugerah, Ungaran)
Pembimbing : MI Mitha Dwi Restuti SE,M.Si,CMA
Tanggal diuji : 24 Maret 2017
adalah benar-benar hasil karya saya.
Didalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan atau gagasan orang lain yang
saya ambil dengan cara menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang
saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri tanpa memberikan pengakuan pada penulis
aslinya.
Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru
tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai
peraturan yang berlaku di Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga,
termasuk pencabutan gelar kesarjanaan yang telah saya peroleh.
Salatiga, 20 September 2017
Yang memberi pernyataan,
Hardika Kristia Willianto
vii
ABSTRACT
The role of information systems is very important in a company. The information system can be
done in two ways: manual and computerized. Design CV Anugerah database will facilitate the
employees and owners was to record and check transactions that occurred during the period.
This research aims to design database applications that can facilitate the recording of
transactions related to revenue and expenditure cycle in CV Anugerah. The method used in this
research was interview to owner and employees, observation business activity in CV Anugerah.
In the database contained 5 tables, 5 masters form, 5 transactions form and 7 report. Microsoft
Access 2010 used to create database. Main course created to access existing form and report
interactively. The benefit for CV Anugerah, they do recording process in a computerized way
and can reduce errors in recording .
Keywords: database design, revenue cycle, cycle expenses
viii
ABSTRAK
Peran sistem informasi sangat penting dalam sebuah perusahaan. Sistem informasi dapat
dilakukan dengan dua cara yaitu manual dan komputerisasi. Di CV Anugerah perancangan
database bisa memfasilitasi karyawan dan pemilik dalam proses pencatatan dan pengecekan
selama satu periode. Penelitian ini bertujuan untuk merancang aplikasi database yang dapat
memudahkan pencatatan transaksi yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan pengeluaran
pada CV Anugerah yang bergerak di bidang konveksi. Metode yang digunakan dalam penelitian
ini adalah wawancara pemilik dan pegawai, observasi dan melakukan pengamatan jalannya
aktivitas bisnis pada CV Anugerah. Dalam perancangan database ini terdapat 5 tabel, 5 form
master, 5 form transaksi dan 7 report. Untuk memudahkan pengguna menggunakan Microsoft
Access 2010 maka dibuatlah menu utama untuk mengakses form dan report yang ada secara
interaktif. Dengan menggunakan aplikasi ini CV Anugerah terbantu karena pencatatan dapat
dilakukan dengan komputerisasi dan dapat mengurangi kesalahan dalam pencatatan.
Kata kunci : perancangan database, siklus pendapatan, siklus pengeluaran
ix
KATA PENGANTAR
Dalam perusahaan dagang, siklus pendapatan dan pengeluaran adalah aktivitas utama
dalam perusahaan. Dalam kedua siklus ini sistem pencatatan transaksi sangatlah penting karena
transaksi yang terjadi dalam perusahaan menunjukkan kinerja perusahaan. Oleh karena itu sistem
informasi akuntansi yang memudahkan perusahaan untuk mengelola setiap transaksi sangat
dibutuhkan perusahaan agar meminimalisir kekeliruan, kesalahan, maupun kecurangan. Dalam
penggunaannya, ada dua cara sistem pencatatan yaitu sistem manual dan sistem terkomputerisasi.
Biasanya jenis perusahaan yang memiliki banyak kegiatan transaksi akan menggunakan sistem
terkomputerisasi karena dengan sistem manual sudah tidak memadai dan memakan banyak
waktu. Penelitian ini dilakukan untuk merancang sistem terkomputerisasi terkait siklus
pendapatan dan pengeluaran suatu perusahaan yang memiliki banyak jenis transaksi. Sedangkan
media yang digunakan dalam merancang sistem tersebut peneliti menggunakan Microsoft Access.
x
UCAPAN TERIMA KASIH
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmatNya
sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Perancangan Database Siklus
Pendapatan dan Pengeluaran (Studi Kasus Pada CV Anugerah, Ungaran, Semarang). Skripsi ini
disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan program Sarjana (S1)
pada Program Sarjana Fakultas Ekonomika dan Bisnis, Program Studi Akuntansi, Universitas
Kristen Satya Wacana, Salatiga.
Selama proses penyusunan skripsi ini penulis mendapat bimbingan, arahan, bantuan, dan
motivasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima
kasih kepada:
1. Bp. Prof. Christantius selaku Dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas
Kristen Satya Wacana.
2. Ibu M.I. Mitha Dwi Restuti, SE, M.Si, CMA selaku dosen pembimbing yang telah
meluangkan waktu dan tenaga dengan penuh kesabaran memberi bimbingan, arahan
dan dorongan yang berharga bagi penulis dalam penyelesaian skripsi ini.
3. Bp. Paskah Ika Nugroho, SE, M.Si, CMA selaku wali studi yang selalu memberi
pengarahan dalam menjalani proses kuliah. Seluruh dosen Fakultas Ekonomika dan
Bisnis yang telah mendidik dengan ilmu pengetahuan, baik langsung maupun tidak
langsung sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah dan penulisan skripsi ini.
4. Staf Tata Usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang membantu dalam hal
administrasi sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi.
5. Orang tua tercinta Bp. Sutarwi dan Ibu Helly Indria Sakti yang telah mendidik,
memberi dukungan baik berupa moril maupun materiil selama penulis menimba ilmu
di FEB UKSW.
6. Keluarga besar tercinta dan kakak yang selalu memberi dukungan dan nasihat, serta
telah memberikan doa restunya kepada penulis sehingga dapat selesai skripsi ini.
7. Sahabat-sahabatku di Ungaran dan diluar kampus yang bersama-sama dalam suka dan
duka.
8. Sahabat-sahabatku FEB UKSW angkatan 2008 yang telah menjadi teman
seperjuangan.
xi
9. Siska Rinno Octaviani yang selalu memberi dukungan dan doa.
10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah berkontribusi
membantu menyelesaikan skripsi ini.
Penulis panjatkan doa semoga Tuhan YME memberikan imbalan yang setimpal dan
berlipat ganda atas segala bantuan semua pihak yang telah membantu penulis dalam
menyusun dan menyelesaikan skripsi ini. Amin.
Semarang, 28 Februari 2017
Penulis,
Hardika Kristia Willianto
232008075
xii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN………………………………………………………………………..i
LEMBAR PERNYATAAN TIDAK PLAGIAT………………………………………………….ii
LEMBAR KEASLIAN KARYA…………………………………………………………………iii
LEMBAR PERSETUJUAN AKSES……………………………………………………………..iv
HALAMAN JUDUL ..................................................................................................................................... v
ABSTRACT ................................................................................................................................................. vi
ABSTRAK ................................................................................................................................................. viii
KATA PENGANTAR .................................................................................................................................. ix
UCAPAN TERIMA KASIH ......................................................................................................................... x
DAFTAR ISI ............................................................................................................................................... xii
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................................................................xiii
DAFTAR TABEL ....................................................................................................................................... xiv
PENDAHULUAN ......................................................................................................................................... 1
TELAAH LITERATUR ................................................................................................................................ 2
Sistem Informasi Akuntansi ...................................................................................................................... 2
Sistem Penjualan ....................................................................................................................................... 3
Sistem Penerimaan Kas ............................................................................................................................. 8
Sistem Pembelian ...................................................................................................................................... 8
Sistem Pengeluaran Kas .......................................................................................................................... 11
Database .................................................................................................................................................. 12
Entity Relationship Diagram (ERD) ....................................................................................................... 12
METODE PENELITIAN ............................................................................................................................ 13
Jenis dan Sumber Data ............................................................................................................................ 13
PROFIL CV ANUGERAH ......................................................................................................................... 15
Struktur Organisasi .................................................................................................................................. 15
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran di CV Anugerah ................................ 16
Perancangan Aplikasi Database Sistem Informasi Pendapatan dan Pengeluaran CV Anugerah ............ 32
PENUTUP ................................................................................................................................................... 52
Kesimpulan .............................................................................................................................................. 52
xiii
Saran ........................................................................................................................................................ 52
DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................................................. 54
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Lembar Pengesahan
Gambar 2 Lembar Pernyataan Tidak plagiat
Gambar 3 Lembar
Gambar 1 Struktur Organisasi CV Anugerah ................................................................. 14
Gambar 2 Flowchart Siklus Pendapatan CV Anugerah .................................................. 19
Gambar 3 Flowchart Rancangan Siklus Pendapatan CV Anugerah ............................... 20
Gambar 4 Flowchart Siklus Pengeluaran CV Anugerah ................................................. 21
Gambar 5 Flowchart Rancangan Siklus Pengeluaran CV Anugerah .............................. 22
Gambar 6 Diagram Konteks Siklus Pendapatan CV Anugerah ...................................... 23
Gambar 7 DFD Level 0 Siklus Pendapatan CV Anugerah ............................................. 24
Gambar 8 Diagram Konteks Siklus Pengeluaran CV Anugerah ..................................... 25
Gambar 9 DFD Level 0 Siklus Pengeluaran CV Anugerah ............................................ 26
Gambar 10 ERD Siklus Pendapatan CV Anugerah ........................................................ 27
Gambar 11 ERD Siklus Pengeluaran CV Anugerah ....................................................... 28
Gambar 12 Context Diagram CV Anugerah ................................................................... 29
Gambar 13 Fully Atribute Diagram CV Anugerah ......................................................... 30
Gambar 14 Daftar Tabel Karyawan CV Anugerah ......................................................... 32
Gambar 15 Daftar Tabel Persediaan CV Anugerah ........................................................ 33
Gambar 16 Daftar Tabel Pemasok CV Anugerah ........................................................... 33
Gambar 17 Daftar Tabel Pelanggan CV Anugerah ......................................................... 34
Gambar 18 Daftar Tabel Kas CV Anugerah ................................................................... 34
Gambar 19 Form Persediaan CV Anugerah .................................................................... 35
Gambar 20 Form Pemasok CV Anugerah ....................................................................... 36
Gambar 21 Form Pembelian CV Anugerah .................................................................... 37
xiv
Gambar 22 Form Retur Pembelian CV Anugerah .......................................................... 38
Gambar 23 Form Pelanggan CV Anugerah .................................................................... 39
Gambar 24 Form Penjualan CV Anugerah ..................................................................... 40
Gambar 25 Form Retur Penjualan CV Anugerah ........................................................... 41
Gambar 26 Form User CV Anugerah ............................................................................. 42
Gambar 27 Form Kas CV Anugerah ............................................................................... 43
Gambar 28 Report Persediaan CV Anugerah ................................................................. 44
Gambar 29 Report Penjualan CV Anugerah ................................................................... 45
Gambar 30 Report Pembelian CV Anugerah .................................................................. 46
Gambar 31 Report Kas CV Anugerah............................................................................. 47
Gambar 32 Report Retur Pembelian CV Anugerah ........................................................ 48
Gambar 33 Report Retur Penjualan CV Anugerah ......................................................... 49
Gambar 34 Report Rekapitulasi CV Anugerah ............................................................... 50
Gambar 35 Gambar Menu Utama CV Anugerah ............................................................ 51
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Tabel Permasalahan CV Anugerah .................................................................... 18
Tabel 1 Tabel Entitas dan Atribut CV Anugerah ............................................................ 30
1
PENDAHULUAN
Sistem informasi pendapatan dan pengeluaran kas memiliki arti penting bagi perusahaan.
Pengolahan informasi membutuhkan kecepatan dan ketelitian proses, maka perusahaan akan
memerlukan sistem informasi pendapatan dan pengeluaran yang sesuai dengan kebutuhan bidang
usahanya. Selain itu sering kesulitan ketika terjadi penjualan kredit dan menimbulkan piutang
karena terdapat rentang waktu yang cukup lama antara terjadinya penjualan, penerimaan kas dan
pembelian. Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi yang efektif sesuai dengan kondisi
perusahaan untuk dapat melindungi penjualan dan pembelian dari tindakan manipulasi yang
mungkin terjadi. Sistem informasi ini dirancang agar informasi yang dihasilkan dapat membantu
manajer dalam pengambilan keputusan. Pada saat ini CV Anugerah masih melakukan pencatatan
mengenai penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas secara manual dengan
hanya menggunakan buku kas yang diisi oleh pemilik. Sehingga masih banyak permasalahan
yang timbul, seperti halnya dari segi penjualan terjadinya duplikasi pada penomoran dokumen
karena penomoran dokumen masih ditulis secara manual dan masih terjadinya kesalahan
pencatatan maupun dokumen yang hilang. Selain itu pemilik tidak dapat mengetahui informasi
secara cepat dan sistem manual memungkinkan adanya salah input dan salah hitung, ini menjadi
permasalahan yang timbul pada CV Anugerah. Dari segi pembelian pengawasan persediaan yang
lemah sehingga terjadi pencurian persediaan. Dari penjelasan tersebut, maka masalah
penelitiannya adalah bagaimana merencanakan dan membuat perancangan aplikasi database
pada sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas. Perancangan database
akan memudahkan karyawan dan pemilik CV Anugerah dalam mencatat dan mengecek transaksi
yang terjadi dalam satu periode. Dalam perancangan aplikasi database ini menggunakan
Microsoft Access 2010 . Hal itu dikarenakan obyek penelitian adalah usaha bisnis rumah tangga.
Microsoft Access sering digunakan pada usaha bisnis kecil dan menengah. Persoalan penelitian
yang akan dibahas yaitu bagaimana rancangan aplikasi Microsoft Access 2010 pada sistem
penjualan, penerimaan kas, pembelian, pengeluaran kas dan apa saja entitas pembelian pada CV
Anugerah.
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat membantu CV Anugerah agar efisien dan
efektif dalam proses pencatatan. Sistem informasi akuntansi yang dibuat dapat menghasilkan
suatu informasi keuangan yang cepat, akurat dan tepat sehingga informasi tersebut dapat
membantu dalam proses pengambilan keputusan. Diharapkan aplikasi database yang dibuat
2
dapat meminimalkan kesalahan pencatatan dibagian penjualan, penerimaan kas, pembelian
maupun di bagian pengeluaran kas, menghindari terjadinya dokumen yang hilang dan bisa lebih
cepat untuk memberi informasi kepada pemilik sehingga pemilik bisa melakukan kontrol dari
segi pembelian dan penjualan dengan lebih mudah.
TELAAH LITERATUR
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem adalah kumpulan dari dua komponen atau lebih yang saling berinteraksi untuk
mencapai tujuan. Informasi adalah data yang sudah diproses sehingga mempunyai nilai lebih.
Sedangkan akuntansi sendiri adalah proses identifikasi, pengukuran, dan proses komunikasi
informasi ekonomi. Dengan demikian sistem informasi akuntansi dapat diartikan sebagai
kumpulan dari dua komponen atau lebih yang saling terintegrasi atau bekerjasama untuk
menghasilkan suatu sistem informasi akuntansi atau keuangan (Romney & Steinbart, 2006:2).
Sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen (Romney & Steinbart, 2006:3):
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai
fungsi.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam
mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas
organisasi.
3. Data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
4. Software yang digunakan untuk memproses data organisasi.
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung dan
peralatan untuk komunikasi jaringan.
Siklus Akuntansi
Definisi siklus akuntansi (Michell, 2006:49) urutan transaksi, peristiwa, aktivitas, dan
proses dari awal sampai akhir dimulai dari awal seperti lingkaran yang tidak akan pernah
putus. Terdapat tiga tahap dalam siklus akuntansi, yaitu :
A. Tahap pencatatan
a) Jurnal
b) Buku besar
c) Neraca saldo
3
B. Tahap pengikhtisaran
a) Jurnal penyesuaian
b) Jurnal pembalik
c) Neraca lajur
C. Tahap pelaporan
a) Laporan keuangan
b) Jurnal penutup
c) Neraca saldo setelah penutupan.
Sistem Penjualan
Pengertian dari sistem akuntansi itu sendiri menurut Mulyadi, (2001:3) adalah organisasi,
formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan. Kegiatan penjualan terdiri dari penjualan barang atau jasa, baik secara kredit
maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh
perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan tunai menurut Mulyadi (2001:462).
a. Fungsi Penjualan
Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari
pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli
untuk pembayaran harga barang ke fungsi kas.
b. Fungsi kas
Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari
pembeli.
c. Fungsi Gudang
Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang
dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus dan menyerahkan barang yang telah
dibayar kepada pembeli.
e. Fungsi Akuntansi
4
Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi
penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai menurut Mulyadi (2001:463) adalah
sebagai berikut:
a. Faktur Penjualan Tunai dan Tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan untuk kepentingan pembayaran harga
barang ke bagian kassa.
b. Pita Register Kas
Pita register kas ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register
kas. Pita register ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan
merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
c. Credit Card Sales Slip
Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan
diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit, dokumen ini diisi oleh
fungsi kas dan juga berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang
mengeluarkan kartu kredit.
d. Bill of Lading
Bill of Lading merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan
angkutan umum.
e. Faktur Penjualan COD (Cash on Delivery)
Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD dan untuk menagih kas yang harus
dibayar oleh pelanggan.
f. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti setor ke bank.
g. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang
dijual selama satu periode.
Prosedur sistem informasi akuntansi penjualan dijabarkan oleh Krismiaji (2005:227)
sebagai berikut :
5
1. Prosedur pemesanan penjualan (sales order entry)
2. Prosedur pengiriman barang (shipping)
3. Prosedur penagihan (billing)
4. Prosedur penerimaan kas (cash collections)
Masing-masing aktivitas tersebut di atas akan diuraikan secara rinci pada bagian-bagian berikut:
1. Prosedur Pemesanan Penjualan (Sales Order Entry)
a. Petugas penjualan menerima pesanan dari pembeli, kemudian menuliskan order dalam
formulir order dan diteruskan ke departemen penjualan.
b. Departemen ini menerima permintaan pembelian dari penjualan dan mengumpulkannya
dalam satu kelompok sebelum melakukan entry data, sebelumnya ditulis terlebih dahulu
dalam kertas secara manual. Lalu memasukan data tersebut ke dalam sistem informasi
akuntansi. Mencakup elemen: nomor rekening, nomor petugas penjualan, kode produk,
kuantitas produk, tanggal pengiriman dan tanggal transaksi penjualan.
c. Setelah menerima input data pesanan pembeli, bagian ini menjalankan program edit
kedalam sistem informasi akuntansi, dengan menggunakan file induk pelanggan dan file
induk persediaan. Kode pelanggan digunakan untuk mengakses record dalam file
pelanggan. Setelah data ini dimasukan sistem akan meminta data pelanggan untuk
dilengkapi dengan data order penjualan. Kode produk digunakan untuk mengakses file
persediaan serta menanyakan nama produk dan harga. Dalam tahap ini, dilakukan edit
check untuk menjamin akurasi input dari seluruh data. Keluaran dari proses ini adalah file
order penjualan.
d. Departemen ini menjalankan order penjualan dengan menggunakan file order penjualan
dan selanjutnya diserahkan kepada departemen penjualan.
e. Setelah mendapatkan cetakan order penjualan, manajer departemen pembelian mengkaji
dan menandatanganinya untuk diteruskan ke bagian gudang. Selanjutnya order penjualan
didistribusikan sebagai berikut :
1. Diteruskan ke departemen penagihan
2. Dikirim ke pembeli
3. Diteruskan ke departemen penagihan
4. Diarsipkan ke abjad nama pelanggan
6
2. Prosedur Pengiriman Barang (Shipping)
Tahap kedua setelah memenuhi order dan setelahnya mengirimkan barang kepada
pelanggan sesuai dengan yang tertera pada tiket pengumpulan barang.
a. Departemen ini mula-mula dapat tembusan order penjualan, kemudian diarsipkan
selanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan barang bersama-sama dengan
barangnya dari gudang.
b. Selanjutnya departemen ini akan menghitung barang dan membandingkan hasil
perhitungan fisik dengan kualitas yang tertulis pada tiket pengambilan barang
c. Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari bagian gudang, data
tentang order penjualan dimasukan dalam sistem informasi akuntansi dengan
menggunakan terminal on-line.
d. Selanjutnya program sistem informasi akuntansi menerima input data pengiriman,
departemen ini menjalankan program edit dan pencetakan dokumen pengiriman dengan
mengunakan file induk persedianan dan file pengiriman. Keluaran dari proses ini adalah
surat muat dan diserahkan ke departemen pengiriman.
e. Setelah menerima laporan pengiriman barang, selanjutnya departemen ini
mendistribusikannya sebagai berikut:
1. Diserahkan ke departemen penagihan
2. Selanjutnya diserahkan ke bagian pengiriman
3. Dikirim kepada pembeli
4. Memantau pengiriman barang
3. Prosedur Penagihan (Billing)
Aktivitas yang dilakukan pada tahap ini adalah membuat faktur penjualan dan
memelihara catatan piutang kepada setiap pelanggan, proses ini dilakukan kepada
departemen penagihan, yang bertanggung jawab kepada manajer akuntansi atau kepala
bagian akuntansi. Informasi yang diperlukan tentang jenis dan jumlah barang yang
dikirimkan serta harga dan syarat penjualan yang disepakati.
a. Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, lalu mengarsipkanya,
selanjutnya departemen ini juga menerima surat muat dari departemen pengiriman.
7
b. Atas dasar kedua dokumen tersebut, departemen ini memasukan data penagihan ke
program sistem informasi akuntansi, setelah komputer menerima data penagihan,
departemen ini melakukan program pembuatan faktur penjualan, dengan menggunakan
file sales order, file induk persediaan dan pelanggan. Keluaran dari proses ini adalah
sebagai berikut:
1. Hasil perhitungan jumlah kelompok dan diserahkan ke departemen penagihan.
2. Faktur penjualan diserahkan ke departemen penagihan
3. File faktur penjualan, file sejarah, file buku besar
c. Selanjutnya departemen ini menerima faktur penjualan dari departemen pengolahan data,
kemudian didistribusikannya sebagai berikut:
1. Lembar kesatu dan kedua dikirim ke pembeli
2. Lembar ketiga bersama-sama dengan tembusan order penjualan dan surat muat
diarsipkan
Dari beberapa langkah di atas dalam tahapan ini dapat memperlambat proses
pengerjaan untuk mempermudah dalam tahapan ini dapat menggunakan sistem informasi
dengan metode pemrosesan faktur dengan cara on-line. Untuk menagih pelanggan dengan
lebih cepat dan memangkas biaya dan pengurangan penanganan serta pemrosesan dokumen
kertas dengan elektronik data interchange (EDI) untuk menagih pelanggan. Sistem informasi
akuntansi yang berbasis komputer dapat meniadakan aktivitas pembuatan dan penyimpanan
faktur penjualan, minimum untuk pelanggan yang juga memiliki sistem informasi akuntansi
yang canggih.
4. Prosedur Penerimaan Kas (Cash Collections)
a. Kasir menerima daftar penerimaan kas dan cek dari petugas penanganan surat masuk.
Selanjutnya bagian ini menerima 2 lembar bukti setor bank dan membandingkan bukti
setor bank dengan cek serta daftar penerimaan kas.
b. Setelah menerima input data penerimaan kas kemudian memasukan data ke komputer dan
mengarsipkan kedua dokumen tersebut urut tanggal. Bagian ini menggunakan terminal
on-line, untuk memasukan jumlah daftar penerimaan kas.
c. Setelah komputer menerima data penerimaan kas, departemen ini akan menjalankan
program edit untuk keakuratan data yang dimasukkan
8
d. Selanjutnya departemen ini melakukan program pembaharuan pencatatan piutang untuk
mengkredit file induk pelanggan sebesar nilai pelunasan, mencap lunas faktur dan
mencatat seluruh kas yang diterima.
e. Selanjutnya komputer mencetak bukti setor bank sebanyak dua lembar, seterusnya kasir
menyetorkan kas dan bukti setor bank ke bank dan mengarsipkan daftar penerimaan kas
urut tanggal.
Sistem Penerimaan Kas
Sistem penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan
penerimaan uang dan penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk
kegiatan umum perusahaan (Mulyadi, 2001:500).
Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama: penerimaan kas dari
penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Penerimaan kas dari penjualan tunai yang
terdiri dari penerimaan kas dari over-the-counter sale, dari cash-on-delivery sale, dan dari credit
card sale. Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan, kantor pos, dan lock-box-
collection plan (Mulyadi, 2001:455).
Sistem Pembelian
Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan
oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan
impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah
pembelian dari pemasok luar negeri. (Mulyadi, 2001, 299)
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder-point).
b. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.
c. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
e. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian. (Mulyadi, 2001, 303)
Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:300) adalah
sebagai berikut :
1. Fungsi Gudang
9
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan
permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk
menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang,
menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order
pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna
menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga
bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur
penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan
persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian
ke dalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas
keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai
catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok
persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
pembelian adalah :
1. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi
pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang
tersebut dalam surat permintaan pembelian.
2. Surat permintaan penawaran harga
10
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya
tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah
pembelian yang besar.
3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang
diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang
tercantum dalam surat order pembelian.
5. Surat perubahan order pembelian
Terkadang diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah
diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan
barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis.
Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan
menggunakan surat perubahan order pembelian.
6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.
Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang
kepada pemasok.
Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-
bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan
gudang, menurut Mulyadi (2001:300) transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
1. Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan
permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan
pemilihan pemasok
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
11
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok
tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
Sistem Pengeluaran Kas
Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang
dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai
untuk mempermudah dalam setiap pembiayaan pengelolaan perusahaan.
Aktivitas bisnis siklus pengeluaran kas:
1. Pemesanan barang
Aktivitas utama dan yang pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan barang atau
persediaan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal ini adalah mengidentifikasi
apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, seperti juga mengidentifikasi dari pemasok mana
akan dibeli. Permintaan untuk membeli barang atau persediaan dipicu oleh fungsi
pengendalian atau oleh pegawai yang memberitahukan kekurangan bahan baku atau
persediaan.
2. Menerima dan menyimpan barang
Bagian penerimaaan bertanggung jawab untuk menerima kiriman dari para pemasok.
Informasi mengenai penerimaan barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke
fungsi pengendalian persediaan agar dapat memperbaharui catatan persediaan.
3. Membayar barang
Aktivitas terakhir dalam siklus pengeluaran adalah pembayaran faktur penjualan dari
pemasok yang telah disetujui. Kasir melakukan aktivitas ini, sehingga seringkali disebut
sebagai fungsi pengeluaran kas.
Dokumen yang terkait dengan siklus pengeluaran adalah sebagai berikut:
1. Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal
meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga
yang telah ditentukan.
12
2. Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem
penerimaan dalam siklus pengeluaran.
3. Voucher pengeluaran mengidentifikasi pemasok, daftar faktur yang harus dibayar dan
menunjukkan jumlah bersih yang harus dibayar setelah mengurangi dengan diskon dan
potongan yang didapat.
Database
Menurut Romney dan Steinbart (2006 : 95) database adalah suatu gabungan file yang
saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat.
Di dalam membuat suatu desain sistem database dibutuhkan beberapa langkah yang harus
dikerjakan (David, 2004:18), antara lain :
1. Membuat tabel dan kolom dari entitas serta atribut
Tabel adalah pengelompokan secara logika dari informasi yang berhubungan, tabel dibentuk
oleh baris dan kolom, baris sering disebut sebagai record dan kolom disebut sebagai field.
2. Memilih primary key
Kunci utama (primary key) adalah atribut atau kombinasi dari beberapa atribut, yang secara
unik mengidentifikasi baris tertentu dalam sebuah tabel (Romney; 2006:104).
3. Membuat Queries, Form dan Report
Query adalah permintaan yang diberikan oleh user untuk mengambil informasi yang
tersimpan dalam database. Fungsi dari Query adalah untuk menyaring dan menampilkan
data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki. Form digunakan untuk
merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query
dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. Form dalam access bisa
dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam
transaksi master-detail. Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan
hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.
Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema database (Romney,
2006:134). Disebut sebagai diagram E-R karena diagram tersebut menunjukkan berbagai entitas
yang dimodelkan, serta hubungan (relationship) antar entitas tersebut. Entitas adalah segala
sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi.
13
Membangun suatu diagram ERD untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari empat langkah
berikut :
1. Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi mewakili hubungan dualitas dasar
memberi-untuk-menerima dalam siklus tersebut.
2. Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para
pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
3. Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut
harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan
pertukaran ekonomi.
4. Tetapkan kardinalitas setiap hubungan, Terdapat tiga jenis yaitu:
a) Hubungan satu-ke-satu (One-to-one relationship)
b) Hubungan satu-ke-banyak (One-to-many relationship)
c) Hubungan banyak-ke-banyak (Many-to-many relationship)
METODE PENELITIAN
Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder.
Data primer diperoleh dari hasil wawancara dan observasi mengenai siklus penjualan,
penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran pada CV Anugerah. Data sekunder diperoleh dari
dokumen-dokumen terkait seperti nota penjualan, faktur penjualan, buku kas, laporan persediaan
barang, nota pembelian dan data lain yang berkaitan dengan siklus penjualan, penerimaan kas
pembelian dan pengeluaran CV Anugerah.
a. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
a. Wawancara
Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara langsung pada pemilik. Dengan
wawancara akan diperoleh informasi dan data-data tentang siklus penjualan, penerimaan
kas, pembelian, dan pengeluaran kas pada CV Anugerah.
b. Observasi
14
Metode ini dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung di lapangan mengenai
pengolahan data-data CV Anugerah yang berkaitan dengan siklus penjualan, penerimaan
kas, pembelian dan pengeluaran kas.
b. Teknik dan Langkah Analisis Data
Dalam penelitian ini teknik analisis yang digunakan adalah yang bersifat kualitatif. Langkah-
langkah dalam analisis yang dilakukan adalah:
1. Analisis sistem yang sudah berjalan pada CV Anugerah. Membuat data flow diagram dan
flowchart untuk menggambarkan sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian dan
pengeluaran kas pada CV Anugerah.
2. Membuat data flow diagram dan flowchart untuk menggambarkan sistem penjualan,
penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas pada CV Anugerah.
3. Membuat rekomendasi perbaikan sistem untuk CV Anugerah.
4. Menentukan entitas apa saja yang ada dalam sistem penjualan, penerimaan kas,
pembelian dan pengeluaran.
5. Menggambarkan relasi dan kardinalitas antar entitas-entitas tersebut menggunakan ERD.
6. Merancang database sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran
menggunakan Microsoft Access 2010. Langkah-langkah dalam pembuatan database
sistem terdiri dari:
a. Membuat tabel dan menentukan Primary Key, Foreign Key dan Atribut.
b. Membuat Queries.
c. Membuat Form.
d. Membuat Report.
e. Membuat Switchboard menu.
7. Memasukkan transaksi ke dalam aplikasi database yang telah dibuat.
15
PROFIL CV ANUGERAH
CV Anugerah merupakan usaha yang bergerak di bidang konveksi memproduksi dan
memasok barang berbahan dasar kain seperti pakaian, sprei dan perlengkapan kebutuhan hidup
lainnya. CV Anugerah juga merupakan pemasok di beberapa Rumah Sakit besar di kota
Semarang. CV Anugerah berada di daerah Ungaran tepatnya di perumahan Sebantengan 10/12,
memiliki karyawan berjumlah 13 orang dan memiliki 1 komputer di bagian pemilik tapi belum
digunakan secara maksimal untuk sarana operasional dan pengolahan informasi akuntansi.
Kegiatan operasional CV Anugerah dilakukan setiap hari senin sampai sabtu, dimana jam
kerja dimulai pukul 08.00 sampai dengan 20.00. Tetapi pada hari sabtu jam kerja dimulai pukul
08.00 sampai dengan pukul 14.00.
Struktur Organisasi
Sumber: CV Anugerah
Job Description
1. Pemilik
a) Membuat keputusan tentang kegiatan yang akan dilakukan perusahaan.
b) Mengkoordinir perusahaan secara keseluruhan baik internal maupun eksternal.
c) Mengadakan hubungan dengan pihak luar dan mengesahkan surat-surat yang berhubungan
dengan perusahaan
d) Memantau kegiatan perusahaan secara keseluruhan.
e) Membuat laporan kegiatan perusahaan secara keseluruhan.
PEMILIK
BAG.KEU DAN ADMIN BAG.GUDANG BAG.PENJUALAN
SUPERVISOR
Gb.1. Struktur Organisasi CV Anugerah
16
f) Memesan barang yang diperlukan.
g) Bertanggung jawab atas barang yang dibuat.
2. Bagian Keuangan dan Administrasi
a) Bertanggung jawab atas keuangan perusahaan.
b) Membuat laporan keuangan yang ada dalam perusahaan.
c) Mengkoordinir keuangan yang diperlukan untuk pembelian bahan baku
d) Mengurus masalah gaji pegawai
3. Gudang
a) Menerima barang dari supplier
b) Menyimpan barang.
c) Mencatat barang yang keluar dan barang yang masuk.
4. Bagian Penjualan
a) Bertanggung jawab atas adanya piutang dari pelanggan.
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran di CV Anugerah
Siklus Pendapatan
1. Siklus pendapatan dimulai saat pelanggan datang sendiri ke perusahaan yang kemudian
dicatat oleh bagian pemesanan penjualan yang sekaligus merangkap sebagai administrasi
keuangan.
2. Bagian administrasi penjualan kemudian melakukan pencatatan barang yang akan dibeli
pelanggan. Selanjutnya bagian adminstrasi penjualan memberikan konfirmasi kepada
pelanggan apakah pelanggan akan melakukan pembayaran secara tunai atau kredit.
3. Selanjutnya bagian administrasi penjualan membuat form pengambilan barang rangkap dua,
nota penjualan rangkap tiga. Form pengambilan barang rangkap pertama dan nota penjualan
rangkap kedua disimpan oleh bagian administrasi penjualan, form pengambilan barang dan
nota penjualan rangkap ketiga diserahkan bagian gudang untuk dicocokkan apakah barang
yang dibeli telah sesuai, dan nota-nota tersebut disimpan bagian gudang sebagai arsip.
4. Setelah bagian gudang menerima form pengambilan barang rangkap kedua dan nota penjualan
rangkap ketiga dan barang pelanggan telah sesuai, selanjutnya bagian gudang menyerahkan
barang ke pemilik untuk dicatat.
17
5. Setelah bagian gudang menyerahkan barang ke pemilik untuk dicatat, bagian administrasi
memberikan nota penjualan rangkap ketiga ke pemilik untuk bukti atas penjualan dan sebagai
bukti bahwa barang sudah dibeli.
6. Setelah pemilik memeriksa barang untuk diserahkan ke pelanggan, pemilik mengisi form
pengambilan barang rangkap dua. Nota penjualan rangkap pertama diserahkan ke pelanggan,
sedangkan nota penjualan rangkap kedua diserahkan kembali ke bagian administrasi penjualan
sebagai bukti bahwa barang telah dibeli oleh pelanggan. Prosedur ini terjadi saat pelanggan
melakukan transaksi secara tunai.
7. Apabila pelanggan melakukan transaksi pembelian secara kredit, bagian administrasi
penjualan menyerahkan nota penjualan rangkap pertama dan kedua kepada pemilik, bagian
administrasi penjualan juga memberikan nota pengambilan barang rangkap dua.
8. Setelah pemilik memeriksa barang untuk diserahkan ke pelanggan, pemilik mengisi nota
barang rangkap dua dan mengisi nota penjualan rangkap pertama dan kedua pada saat
pelanggan telah melakukan pelunasan atas pembelian barang. Pelunasan dan retur dilakukan
dalam waktu satu bulan.
9. Kemudian nota penjualan rangkap pertama dan nota pengambilan barang rangkap
pertama diserahkan ke pelanggan, sedangkan nota penjualan rangkap kedua dan nota
pengambilan barang rangkap kedua diserahkan kembali ke bagian administrasi penjualan
sebagai barang bukti pelanggan telah melakukan pelunasan atas pembelian dan barang telah
diterima pelanggan.
Siklus pengeluaran
1. Siklus pengeluaran dimulai saat pelanggan memilih jenis kain dan bagian pemesanan
mengecek persediaan kain di gudang. Jika jenis kain yang dipesan tersedia di gudang maka
bagian pemesanan tidak perlu melaporkan ke pemilik. Namun, jika jenis kain yang dipesan
tidak tersedia maka bagian pemesanan harus melapor kepada pemilik untuk segera melakukan
pembelian persediaan dan jenis kain yang akan dipesan pelanggan.
2. Di saat persediaan habis, maka bagian pemesanan akan membuat form order rangkap satu
yang akan dikirimkan ke pemilik untuk meminta persetujuan atas jumlah order yang akan
18
dilakukan. Setelah form order disetujui oleh pemilik, maka form tersebut dikembalikan lagi ke
bagian pemesanan yang merangkap bagian gudang. Setelah itu form order diserahkan ke
bagian administrasi untuk minta persetujuan pembayaran atas order yang akan dilakukan.
3. Setelah form order dikirim ke supplier maka bagian administrasi menunggu konfirmasi dari
supplier mengenai informasi barang yang dipesan.
4. Setelah supplier memberikan konfirmasi atas barang yang dipesan, maka bagian administrasi
melakukan pembayaran atas barang yang dipesan, dimana pembayaran tersebut dilakukan
secara tunai atau secara kredit. Kemudian bagian administrasi memberikan informasi atas
pembayaran kepada supplier via transfer. Jika pembayaran dilakukan secara tunai, maka
setelah barang dikirim, bagian administrasi menerima nota penjualan rangkap dua dan form
pengiriman barang rangkap pertama yang akan disimpan sebagai arsip. Jika pembayaran
dilakukan secara kredit, maka setelah barang dikirim, bagian adminstrasi menerima nota
penjualan rangkap dua dan form pengiriman barang rangkap pertama dari supplier.
Selanjutnya bagian administrasi melakukan pelunasan atas pembayaran kredit yang dilakukan.
5. Setelah barang dikirim, barang dan nota penjualan rangkap diserahkan kepada bagian gudang.
Barang diserahkan kepada bagian produksi dan nota penjualan disimpan sebagai arsip.
Tabel 1. Permasalahan pada CV Anugerah
Kondisi saat ini Akibat Masalah yang muncul
dengan sistem manual
Perusahaan menyajikan
informasi secara manual.
Perusahaan melakukan
pencatatan secara manual pada
setiap transaksi.
Perusahaan belum bisa
menyajikan informasi dengan
lengkap dan baik
Memasukkan data penjualan dan
pembelian secara manual.
Sering terjadi kesalahan
pencatatan dalam siklus
penerimaan dan pengeluaran
kas.
Penyajian informasi menjadi
tidak efektif dan tidak efisien.
19
Flowchart siklus pendapatan existing
Bagian produksi PemilikBagian penjualan
pelanggan
Memesa
n barang
b
Barang mentah
Proses
produksi
Barang jadi
c
c
Barang jadi
pengece
kan
Barang sesuai pesanan
pelanggan
Membuat
nota
penjualan
Nota penjualan
2
Nota penjualan
1
2
b
A
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 2. Flowchart siklus pendapatan CV Anugerah
20
Rancangan siklus pendapatan
Bagian produksi Supervisor pemilikBagian penjualan
pelanggan
Barang mentah
pelanggan
b
Nota
penjualan
Proses
produksi
Barang jadi
c
c
Barang jadi
pengece
kkan
Barang sesuai pesanan
d
d
Barang sesuai
pesanan
pelangganNota penjualan
1
2
Nota
penjualan
Nota
penjualan
Memesa
n barang
2
2
2
D
Membuat nota
penjualan
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 3. Flowchart Rancangan Siklus Pendapatan CV Anugerah
21
Flowchart siklus pengeluaran existing
PEMILIK PEMASOKKARYAWAN
Mulai
Mengecek
persediaan
barang
Laporan
persediaan
Membuat
pesanan
pembelian
Pesanan
pembelian (PO)
Pesanan
pembelian
Mencocokkan
dengan
gudang
Pesanan
pembelian
terperiksaUang muka
B
B
Uang muka
Pesanan
pembelian
terperiksa
TagihanBarang
Pesanan
pembelian
terperiksa
Barang
Tagihan
D
Membuat
tagihan dan
mengirim
barang
A
A
selesai
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 4. Flowchart Siklus pengeluaran CV Anugerah
22
SIKLUS PENGELUARAN ANUGERAH (rancangan)
PEMILIK PEMASOKKARYAWAN
Mulai
Mengecek
Persediaan
Barang
Laporan
Persediaan
Pesanan
Pembelian
1
2
Pesanan
pembelian
2
Membuat tagihan
dan mengirim barang
BarangTagihan
Persediaan
Membuat pesanan
pembelian
Cocok/
tidak
Pesanan
pembelianPesanan
Pembelian
TIDAK
Karyawan
Pesanan
Pembelian
Pesanan
Pembelian
terperiksa
Selesai
Barang Tagihan
YA
Mencocokkan
dengan
persediaan di
gudang
D
D
b c
c
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 5. Flowchart Rancangan Siklus Pengeluaran CV Anugerah
23
Dari flowchart diatas peneliti akan membuat diagram konteks yang akan digunakan untuk
merancang sistem yang baru. Berikut ini adalah diagram konteks terkait siklus pendapatan CV
Anugerah :
SIKLUS PENDAPATAN
ANUGERAH
PELANGGAN
PEMILIK
Pembayaran tunai
Nota Penjualan
Rangkap 1
Barang
Bukti Penjualan, Laporan Piutang,
Persediaan, Kas
DIAGRAM KONTEKS SIKLUS
PENDAPATAN CV ANUGERAH
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 6. Diagram Konteks Siklus Pendapatan CV Anugerah
24
Diagram konteks akan dijadikan acuan untuk membuat DFD level 0. Berikut ini adalah DFD
level 0 terkait siklus pendapatan CV Anugerah:
1.0
MeLakukan order
2.0
Memproses
Pesanan dan
Membuat Nota
3.0
Membuat Bukti
Penjualan
4.0
Memeriksa Bukti
Penjualan
PELANGGAN
PEMILIK
pambayaran
pembayaran
Nota Penjualan
Rangkap 1
Barang
Nota Penjualan
Rangkap 2
pembayaran
Bukti Penjualan
Bukti Penjualan
Bukti Penjualan
Terperiksa
Persediaan
Pelanggan
Penerimaan
Kas
Kas
DFD LEVEL 0 SIKLUS PENDAPATAN
CV ANUGERAH
Sumber: Olahan Penulis
Gb.7. DFD Level 0 Siklus Pendapatan CV Anugerah
25
Dibawah ini adalah diagram konteks terkait siklus pengeluaran CV Anugerah:
SIKLUS
PENGELUARAN
ANUGERAH
PEMASOK
PEMILIK
Tagihan
Bukti Pembelian
Laporan Persediaan, Kas
PO
Barang
Pembayaran tunai
DIAGRAM KONTEKS
SIKLUS PENGELUARAN
CV ANUGERAH
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 8. Diagram Konteks Siklus Pengeluaran CV Anugerah
26
Sama seperti pernyataan sebelumnya, diagram konteks ini dijadikan acuan untuk pembuatan
DFD level 0 terkait siklus pengeluaran CV Anugerah. Berikut ini adalah gambar DFD level nol
siklus pengeluaran CV Anugerah:
1.0
Mengecek
Persediaan Barang
2.0
Membuat
Pesanan
Pembelian
3.0
Membuat Bukti
Pembelian
PEMASOK
Laporan
Persediaan
Pesanan Pembelian
Tagihan
Barang
Pembayaran tunai
Tagihan
PEMILIK
Bukti Pembelian
Bukti Pembelian
Terperiksa
Persediaan
Kas
DFD LEVEL 0 SIKLUS PENGELUARAN
CV ANUGERAH
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 9. DFD Level 0 Siklus Pengeluaran CV Anugerah
27
Sebelum dari perancangan database kita perlu mengetahui Resource, Event, dan Agent
pada setiap siklus sebagai dasar rancangan sistem yang akan dibuat. Pada bagian ini akan
dijelaskan hubungan tiap entitas pada setiap siklus dalam bentuk ERD.
Siklus Pendapatan
Dibawah ini adalah hubungan setiap entitas pada siklus pendapatan yang akan
ditampilkan dengan tabel ERD berikut ini:
PERSEDIAAN
PENJUALAN
KAS
PELANGGAN
KARYAWANPENERIMAAN
KAS
Sumber: Olahan Penulis
Pada diagram diatas siklus pendapatan di atas terdapat peran dari masing – masing entitas:
a. Resource dari siklus pendapatan adalah entitas persediaan dan kas.
b. Event dari siklus pendapatan adalah entitas pesanan penjualan sebagai commitment event dan
entitas penjualan.
c. Agent dari siklus pendapatan adalah entitas pelanggan dan karyawan.
Gb. 10. ERD Siklus Pendapatan CV Anugerah
28
Siklus Pengeluaran
Berikut ini adalah hubungan setiap entitas pada siklus pengeluaran yang akan ditampilkan
dengan tabel ERD berikut ini:
PERSEDIAANPESANAN
PEMBELIAN
KAS
PEMBELIAN PEMASOK
KARYAWAN
PENGELUARAN
KAS
Sumber: Olahan Penulis
Pada diagram tersebut siklus pengeluaran di atas terdapat peran dari masing – masing entitas:
a. Resource dari siklus pengeluaran adalah entitas persediaan dan kas.
b. Event dari siklus pengeluaran adalah entitas pesanan pembelian sebagai commitment event dan
entitas pembelian.
c. Agent dari siklus pengeluaran adalah entitas pemasok dan karyawan.
Setelah kita tahu ERD siklus pendapatan dan pengeluaran, maka untuk merancang
database sistem pendapatan dan pengeluaran CV Anugerah, kita harus menggabungkan kedua
siklus tersebut menjadi satu bagian dan memecah hubungan entitas dengan kardinalitas many-to-
many mejadi one-to-many dengan membentuk entitas baru. Di bawah ini adalah gambar Context
diagram dan Fully Atributte Relationship setelah menggabungkan siklus pendapatan dan
pengeluaran:
Gb. 11. ERD Siklus Pengeluaran CV Anugerah
29
Context Diagram
Context Diagram dibawah ini menampilkan hubungan antar entitas yang belum
membentuk tabel asosiasi.
PERSEDIAANPESANAN
PEMBELIAN
KAS
PEMBELIAN PEMASOK
PENGELUARAN
KAS
PERSEDIAAN
PENJUALAN
KAS
PELANGGAN
KARYAWANPENERIMAAN
KAS
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 12. Context Diagram CV Anugerah
30
Fully Atributte Diagram
Fully Atributte Diagram menampilkan hubungan antar entitas yang lengkap beserta tabel
asosiasi dan atribut pada setiap entitas yaitu Primary key, Foreign key, dan Non key.
Sumber: Olahan Penulis
Tabel 2 Entitas dan Atribut CV Anugerah
Entitas Atribut
Grup Item Grup ID, Grup, Keterangan
Item Item ID, Kode Item, Item, Satuan, Harga Beli, Harga Jual,
Pemasok ID, Grup ID, Keterangan
Transaksi Detail Transaksi Detail ID, Transaksi Detail, Nomor Transaksi,
Tanggal, Item ID, Masuk, Keluar, Harga Beli Satuan,
Harga Jual Satuan, Total, Satuan
Pemasok Pemasok ID, Kode Pemasok, Pemasok, Alamat, Contact
Person, Nomor Telepon
Pelanggan Pelanggan ID, Kode Pelanggan, Pelanggan, Alamat,
Contact Person, Nomor telepon
Transaksi Transaksi ID, Nomor Transaksi, Nomor Transaksi_1,
Nomor Transaksi_2, Tanggal, Pemasok ID, Pelanggan ID,
Grand Total, Keterangan, Logtrans
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 13. Fully Atributte Diagram Relationship
31
Setiap entitas berhubungan dengan entitas lain yang disebut kardinalitas. Berikut ini adalah
penjelasan kardinalitas hubungan antar entitas siklus pendapatan dan pengeluaran CV Anugerah:
1. Entitas Grup Item dengan Item
Setiap item hanya berhubungan satu dengan grup item sedangkan grup item bisa
berhubungan banyak dengan item.
2. Entitas Item dengan Transaksi Detail
Setiap item bisa berhubungan dengan banyak transaksi detail, sedangkan setiap transaksi
detail hanya berhubungan dengan satu item.
3. Entitas penjualan dengan karyawan
Setiap penjualan hanya bisa dilakukan oleh satu karyawan, sedangkan setiap karyawan bisa
melakukan banyak penjualan.
4. Entitas Item dengan Pemasok
Setiap item hanya terhubung dengan satu pemasok, sedangkan setiap pemasok bisa
berhubungan banyak dengan item.
5. Entitas Transaksi Detail dengan Transaksi
Setiap transaksi detail hanya terhubung dengan satu transaksi, sedangkan transaksi bisa
berhubungan dengan banyak transaksi detail.
6. Entitas Pemasok dengan Transaksi
Setiap transaksi hanya bisa terhubung dengan satu pemasok, sedangkan setiap pemasok bisa
terhubung dengan banyak transaksi.
7. Entitas Pelanggan dengan Transaksi
Setiap pelanggan bisa berhubungan dengan banyak transaksi sedangkan satu transaksi hanya
bisa berhubungan dengan satu pelanggan.
32
Perancangan Aplikasi Database Sistem Informasi Pendapatan dan Pengeluaran CV
Anugerah
Dalam perancangan database sistem informasi pendapatan dan pengeluaran CV
Anugerah dilakukan dalam beberapa tahap yaitu:
a. Membuat tabel dan menentukan Primary Key, Foreign Key dan Atribut.
b. Membuat Queries.
c. Membuat Form.
d. Membuat Report.
e. Membuat Switchboard menu.
Tabel merupakan kumpulan data dari suatu entitas. Ada dua bagian pada tabel yaitu
kolom (bagian yang menurun) yang biasa disebut field dan baris (bagian yang mendatar) yang
biasa disebut record. Berikut ini adalah tabel dari masing – masing entitas yang ada pada sistem
informasi pendapatan dan pengeluaran CV Anugerah:
1. Tabel User
Tabel ini berisi data – data karyawan yang ada di CV Anugerah, yang terdiri dari kode
karyawan, nama karyawan, alamat, kota, nomor telepon dan status. Berikut ini adalah tabel
karyawan:
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 14. Daftar Tabel Karyawan
33
2. Tabel persediaan
Tabel ini berisi data – data persediaan yang tersedia di CV Anugerah untuk dijual, yang
terdiri dari kode barang, nama barang, satuan. Berikut ini adalah tabel persediaan:
Sumber: Olahan Penulis
3. Tabel Pemasok
Tabel ini berisi data – data pemasok yang terdapat di CV Anugerah, yang terdiri dari
kode pemasok, nama pemasok, alamat pemasok, nomor telepon pemasok dan kota.
Berikut ini adalah tabel pemasok:
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 15. Daftar Tabel Persediaan
Gb. 16. Daftar Tabel Pemasok
34
4. Tabel Pelanggan
Tabel ini berisi data – data pelanggan yang terdapat di CV Anugerah, yang terdiri dari
kode pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, nomor telepon pelanggan dan kota.
Berikut ini adalah tabel pelanggan:
Sumber: Olahan Penulis
5. Tabel Kas
Tabel ini berisi data-data kas CV Anugerah, yang terdiri dari nomor kas, nama akun, dan
grup ID Berikut ini adalah tabel kas:
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 17. Daftar Tabel Pelanggan
Gb. 18. Daftar Tabel Kas
35
6. Form Persediaan
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan menginput data tentang persediaan.
Data persediaan ini terdiri dari kode barang, nama barang, satuan, harga beli, harga jual
dan pemasok. Berikut ini adalah form persediaan:
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 19. Form Persediaan
36
7. Form Pemasok
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan menginput data pemasok. Data
pemasok terdiri dari kode pemasok, nama pemasok, alamat pemasok, nomor telepon
pemasok, dan contact person. Berikut ini adalah form pemasok:
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 20. Form Pemasok
37
8. Form Pembelian
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan menginput data tentang pembelian.
Data pembelian terdiri dari nomor transaksi, tanggal transaksi, kode pemasok, nama
pemasok, kode barang, nama barang, jumlah barang, harga barang, total harga. Berikut ini
adalah form pembelian:
Sumber: Olahan Penulis
Gb.21. Form Pembelian
38
9. Form Retur Pembelian
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data tentang retur
pembelian. Data retur pembelian terdiri dari nomor transaksi, tanggal, pemasok, kode
barang, nama barang, jumlah barang, harga, total dan keterangan. Berikut ini adalah form
retur pembelian:
Gb. 22. Form Retur Pembelian
39
10. Form Pelanggan
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan menginput data pelanggan. Data
pelanggan terdiri dari kode pelanggan, nama pelanggan, alamat, contact person dan
nomor telepon pelanggan. Berikut ini adalah form pelanggan:
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 23. Form Pelanggan
40
11. Form Penjualan
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan menginput data tentang penjualan.
Data penjualan terdiri dari nomor transaksi, tanggal transaksi, kode pelanggan, nama
pelanggan, kode barang, nama barang, harga barang, total penjualan. Berikut ini adalah
form penjualan:
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 24. Form Penjualan
41
12. Form Retur Penjualan
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data tentang retur
penjualan. Data retur penjualan terdiri dari nomor transaksi, tanggal, pelanggan, kode
barang, nama barang, jumlah barang, harga, total dan keterangan. Berikut ini adalah form
retur penjualan:
Gb. 25. Form Retur Penjualan
42
13. Form User
Form ini dirancang untuk keamanan penggunaan aplikasi. Karyawan yang bisa
menggunakan hanya karyawan yang memiliki password agar bisa login ke dalam
aplikasi. Data user terdiri dari nama user, password, alamat dan nomor telepon. Berikut
ini adalah form user:
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 26. Form User
43
14. Form Kas
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan menginput data tentang penerimaan
dan pengeluaran kas selain dari transaksi penjualan dan pembelian. Data form kas terdiri
dari nomor transaksi, tanggal transaksi, kode, nama akun, dan total. Berikut ini adalah
form kas:
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 27. Form Kas
44
15. Report Persediaan
Report ini berguna untuk mengetahui persediaan yang tersedia untuk diproduksi dan
dijual. Berikut ini adalah report persediaan:
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 28. Report Persediaan
45
16. Report Penjualan
Report ini berguna untuk mengetahui transaksi penjualan dan total penjualan dalam satu
periode. Berikut ini adalah report penjualan:
Sumber : Olahan Penulis Gb. 29. Report Penjualan
46
17. Report Pembelian
Report ini berguna untuk mengetahui transaksi dan total pembelian yang telah terjadi
dalam satu periode. Berikut ini adalah report pembelian:
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 30. Report Pembelian
47
18. Report Kas
Report ini berguna untuk mengetahui rincian penerimaan dan pengeluaran kas selain dari
transaksi penjualan dan pembelian serta saldo kas yang ada di CV Anugerah dalam satu
periode. Berikut ini adalah report kas:
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 31. Report Kas
48
19. Report Retur Pembelian
Report ini berguna untuk mengetahui rincian transaksi retur pembelian yang terjadi dalam
satu periode. Berikut ini adalah report retur pembelian:
Sumber: Olahan Penulis
Gb. 32 Retur Pembelian
49
20. Report Retur Penjualan
Report ini berguna untuk mengetahui rincian transaksi retur penjualan yang terjadi dalam
satu periode. Berikut ini adalah report retur penjualan:
Sumber : Olahan Penulis
Gb. 33. Report Retur Penjualan
50
21. Report Rekapitulasi
Report ini berguna untuk megetahui rincian saldo akhir yang terjadi dalam satu periode.
Berikut adalah report rekapitulasi:
Sumber : Olahan Penulis
Gb. 34. Report Rekapitulasi
51
22. Menu Utama
Menu Utama ini berguna untuk user yang akan melakukan login dan memasukkan
transaksi baru dan melihat laporan-laporan yang ada di CV Anugerah. Berikut ini adalah
menu utama CV Anugerah:
Pada penelitian ini sudah dilakukan penerapan aplikasi database menggunakan Microsoft
Access 2010 selama satu bulan. Penerapan dilakukan pada bulan Juli 2016. Aplikasi yang
dirancang sudah disesuaikan dengan kebutuhan CV Anugerah. Pada penerapan aplikasi
ini dilakukan oleh admin CV Anugerah. Design aplikasi ini dirancang tidak rumit agar
user bisa dengan mudah memahami dan menggunakan aplikasi ini. Admin bisa
memasukkan transaksi yang terjadi setiap hari dengan mudah dan pemilik juga bisa
dengan mudah mengontrol pencatatan transaksi yang terjadi pada waktu itu.
Gb. 35. Menu Utama
52
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan di CV Anugerah bahwa pencatatan
secara manual dan transaksi CV Anugerah yang semakin banyak akan dapat menyebabkan
adanya masalah dalam pencatatan operasional CV Anugerah. Dengan adanya aplikasi Microsoft
Access 2010 ini admin dari CV Anugerah sangat terbantu karena design yang ditampilkan mudah
digunakan untuk operasional setiap hari. Terdapat 5 tabel yang terdiri dari tabel user, tabel
persediaan, tabel pemasok, tabel pelanggan dan tabel kas. Terdapat 7 form untuk memudahkan
kinerja karyawan dalam menginput informasi yang berhubungan dengan data master yaitu form
persediaan, form user, form pelanggan, form penjualan, form pembelian, form pemasok, form
retur pembelian, form retur penjualan, dan form kas. Dalam melaporkan aktivitas dari CV
Anugerah terdapat 4 report yang digunakan yaitu report persediaan, report pembelian, report
penjualan, report kas, report retur pembelian, report retur penjualan, report rekapitulasi. Untuk
lebih memudahkan pengguna dalam mengoperasikan Microsoft Access 2010 maka dibuatlah
menu utama. Dengan menggunakan menu utama, pengguna dapat memperoleh informasi dan
menggunakan seluruh aplikasi dengan lebih mudah.
Saran
Dengan memperhatikan hasil penelitian yang dilakukan di CV Anugerah, maka ada beberapa
saran yang bisa diterapkan di CV Anugerah yaitu:
1. CV Anugerah mengubah sistem manual yang digunakan selama ini dengan sistem
komputerisasi. Dengan mengubah sistem tersebut maka kegiatan siklus pendapatan dan
pengeluaran bisa lebih mudah dilakukan dan bisa mengurangi kesalahan pencatatan yang
disengaja maupun tidak disengaja dalam siklus penerimaan dan pengeluaran kas.
Menggunakan komputerisasi juga dapat meningkatkan sumber daya yang ada di CV
Anugerah.
2. Melakukan backup data ke dalam CD untuk menghindari kehilangan dan kerusakan data.
53
3. Memberikan pelatihan khususnya bagian administrasi tentang Microsoft Access 2010. Hal ini
dilakukan bertujuan agar karyawan dapat lebih menguasai aplikasi yang telah dirancang,
sehingga karyawan bisa mengoperasikan aplikasi dengan baik dan lancar.
4. Menggunakan UPS sebagai antisipasi saat terjadi listrik mati. UPS adalah alat yang
memungkinkan komputer tetap bisa aktif dalam beberapa saat walaupun listrik mati.
54
DAFTAR PUSTAKA
David, M Kroenke, 2004. Database Processing Dasar-dasar, Desain dan Implementasi.
Jakarta: Erlangga.
Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan
AMP YKPN.
Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.
Romney, B dan Steinbart, 2006. J. Accounting Information System. Pearson Prentice Hall.
Suharli, Michell, 2006. Akuntansi untuk Bisnis Jasa dan Dagang, Edisi Pertama,
Graha Ilmu, Yogyakarta.
