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•SEMPLIFICAZIONE PER LE IMPRESE AGRICOLE:•disponibilità e fruibilità dei dati anagrafici aziendali detenuti dalla Regione Emilia-Romagna – Bologna, 14 maggio 2012

IL REGISTRO UNICO DEI CONTROLLI

CARATTERISTICHE E OPERATIVITÀ

6 febbraio 2017

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1. Cos’è il ruc e come funziona (L.R. 19/2011)

2. Disposizioni attuative (Deliberazione n. 788/2013)

3. L’archivio informatico

4. Le fasi di attuazione

5. I controlli in loco presenti nel RUC

6. Conclusioni

Indice

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Legge regionale n. 19 del 12 dicembre 2011

Istituzione del Registro Unico dei Controlli (RUC)

effettuati dalle amministrazioni territoriali e dalle agenzie e aziende pubbliche sulle imprese agricole e agroalimentari

al fine di

semplificare e razionalizzare le attività amministrative in agricoltura, comprese le attività di ispezione, vigilanza e verifica in loco

sulle imprese del settore agricolo e agroalimentare

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Le finalità della LR 19/2011 su Registro Unico Controllie semplificazione in agricoltura (art. 1)

OBIETTIVO:Semplificare e razionalizzarele attività amministrative

in agricoltura

SILENZIO – ASSENSO

Modalità di snellimentoprocedimentale connesse all’applicazione

dell’istituto del silenzio assenso con delega di attività istruttorie documentali ai Centri autorizzati di assistenza agricola (CAA)

REGISTRO UNICO DEI CONTROLLI(RUC)

Lo sviluppo e l’attuazione di unsistema informativo unitario ed integrato dei

controlli sulle imprese agricole eagro-alimentari effettuati dalle amministrazioni territoriali e dalle agenzie ed aziende pubbliche

che operano in ambito regionale

attraverso

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Che cos’è il RUC?

è un archivio informatizzato

integrato nel Sistema informativo agricolo regionale (SIAR)

interconnesso con l’Anagrafe Regionale delle aziende agricole

raccoglie, per ciascuna impresa, le informazioni dei controlli in loco ai quali sono sottoposte le imprese del settore agricolo e agroalimentare, in particolare:

� i dati identificativi tratti dall’Anagrafe, � l’elenco dei controlli effettuati, � l’indicazione dell’Amministrazione competente e esecutrice,� i dati dell’agente preposto al controllo, � data e tipologia di controllo effettuato, � procedimento amministrativo a cui il controllo è connesso, � scheda o verbale di controllo ed i relativi esiti, � eventuale programmazione di visite in loco.

(art. 2 e 3 della L.R. 19/2011)

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Il RUC: quali dati e informazioni contiene

Per ogni impresa sottoposta adun controllo in loco sonodisponibili:

PER IMPRESA

• i dati identificativi trattidall’anagrafe delle aziendeagricole

• dati e informazioni sui controlliricevuti

• nei tempi e nei modi consentitidalle normative di settore,informazioni relative ai controlliprevisti

Per ogni controllo ricevutodall’impresa sono disponibili:

PER CONTROLLO

• l’indicazione dell’amministrazioneche ha operato

• i dati dell’agente preposto alcontrollo

• la data e la tipologia del controlloeffettuato

• il procedimento amministrativo alquale il controllo è connesso

• copia di check - list e/o verbale dicontrollo e relativi esiti

(art. 3 della L.R. 19/2011)

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Amministrazioni coinvolte nel RUC

Il RUC è implementato con informazioni sui controlli in possesso di:

� Regione� AGREA� Province (oggi Servizi territoriali Agricoltura, Caccia e Pesca)� Comunità Montane� Unioni di Comuni

Dopo l’adozione di appositi protocolli operativi:

� ARPA(E)� AUSL

Ciascuna Amministrazione è responsabile della correttezza delleoperazioni di controllo eseguite e della corrispondenza tra i dati e idocumenti posseduti e quelli inseriti nel RUC.

(art. 4 della L.R. 19/2011)

8Figura 1: Lo schema operativo del Registro Unico dei Controlli

Fornitura dati

Gestione banca dati

Prelievo informazioni

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Quali sono i vantaggi del RUC?

Le amministrazioni si avvalgono, nei procedimenti di rispettiva competenza, delle risultanze dei controlli riportate nel RUC (�utilizzo degli esiti dei controlli

effettuati da un’altra amministrazione).

Prima di effettuare un controllo in loco le amministrazioni consultano il RUC per verificare se già sono stati effettuati controlli comparabili

o per concordare, se già programmato da altre amministrazioni, l’effettuazione di un controllo integrato. (V. disposizioni applicative)

(art. 6 della L.R. 19/2011)

• Dalla parte delle imprese agricole ed agroalimentari:- Riduzione degli oneri burocratici (minor numero di visite) e maggiori informazionireperite in un unico luogo su tutti i controlli ricevuti;- Disponibilità di uno strumento per osservare le attività dell’Amministrazione.• Dalla parte della Pubblica Amministrazione:Riduzione del costo dei controlli, attraverso l’integrazione di attività tra amministrazionipubbliche e la razionalizzazione degli strumenti di controllo, in particolare le check-list

Quali sono gli obiettivi del RUC?

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REGIONE

� Coordina i rapporti con le diverse amministrazioni pubbliche coinvolte

� Individua, con il supporto di Agrea, i procedimenti interessati al processo di registrazione nell’archivio

� Promuove, in relazione agli esiti sul monitoraggio dei controlli e ai fini dello sviluppo del sistema, azioni di semplificazione e miglioramento

AGREA

� Gestisce l’archivio informatico

� Definisce le modalità di implementazione e aggiornamento di carattere tecnico – organizzativo del Ruc

� Monitora i dati e cura gli aspetti di carattere organizzativo-gestionale

� Adotta, in accordo con la Regione e in integrazione con il SIAR, le specifiche tecniche, i manuali operativi e ogni provvedimento necessario al funzionamento del Ruc

� Definisce, in accordo con la Regione, le modalità di accesso all’archivio informatico da parte degli utenti (sia pubblici che privati)

Il RUC: come è gestito

(art. 8 della L.R. 19/2011)

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Entrata in vigore del RUC

Periodo transitorio non superiore a 18 mesi (giugno 2013)implementazione dell’archivio con le informazioni in possesso di

Regione, Agrea, Province, Comunità Montane e Unioni di Comuni

Entro i successivi 12 mesi (giugno 2014)inserimento dei controlli effettuati da ARPA e USL (previa

adozione di appositi protocolli operativi)

Un atto della Giunta regionale stabilisce:- effettiva attivazione del RUC- efficacia delle norme per l’utilizzazione delle informazioni contenute nelRUC ed eventuali disposizioni applicative(adempiuto con Deliberazione n. 788 del 17 giugno 2013)

(art. 14 della L.R. 19/2011)

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Deliberazione n. 788 del 17 giugno 2013Oggetto: L.R. N. 19/2011 ART. 14. Attivazione del Registro unico dei controlli sulle imprese agricole ed

agroalimentari (RUC) e disposizioni attuative1. OBBLIGO DI REGISTRAZIONE

È obbligatorio registrare nel RUC i dati e i documenti riferiti alle tipologie di controllo gestite dal sistema informativo e contenute nella lista pubblicata sul sito di AGREA: http://agrea.regione.emilia romagna.it/servizi/accessoagli-applicativi-1/registro-unico-dei-controlli-ruc

I dati oggetto di registrazione sono definiti espressamente dalla legge regionale n. 19/2011 ed in particolare dall’articolo 3 comma 2.

I dati sensibili o giudiziari devono essere resi, in ogni modo, inintelligibili.

Rientrano nel novero dei documenti da registrare, i verbali e le check – list previsti da manuali e procedure di settore dei procedimenti individuati che consentono di comprendere i dettagli del controllo eseguito, contribuendo così alla trasparenza ed allo scambio delle informazioni.

Se le amministrazioni coinvolte utilizzano sistemi informativi gestionali di settore che contengono dati e documenti relativi ai controlli richiesti dalla legge regionale n. 19/2011, la registrazione nel RUC avviene prioritariamente attraverso interscambio di dati e documenti con modalità definite tra i gestori dei sistemi ed AGREA.

Il caricamento dei dati e dei documenti non disponibili in sistemi informativi avviene, da parte degli operatori abilitati degli enti coinvolti, attraverso maschera di input guidata dal sistema informativo RUC. Le istruzioni di compilazione e di richiesta di abilitazione degli operatori sono pubblicate sul sito di AGREA.

È in carico agli enti coinvolti ed agli operatori abilitati la responsabilità della corrispondenza fra dati e documenti posseduti e quelli caricati nel RUC.

La pubblicazione sul RUC sostituisce, se previsto, l’invio di documentazione dall’ente controllore alle strutture regionali.

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Deliberazione n. 788 del 17 giugno 2013 / 2 Attivazione del RUC e disposizioni attuative

2. TERMINI DI REGISTRAZIONE

La tempestività della registrazione dei dati e dei documenti nel RUC è essenziale per un corretto utilizzo del sistema.

La previsione di un controllo deve essere registrata entro 15 giorni (di calendario) dal momento nel quale è stata individuata l’azienda da controllare. L’esito del controllo in tale fase sarà nello stato “in programma”.

Entro 15 giorni (di calendario) dal sopralluogo devono essere registrati nel sistema i dati e i documenti relativi al controllo ed un esito diverso da “in programma”.

Dopo la registrazione di un esito diverso da “in programma” o “in corso”, non è consentito modificare dati o eliminare documenti. L’unica operazione consentita è l’aggiunta di ulteriori dati e documenti utili a fornire informazioni sul controllo.

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Deliberazione n. 788 del 17 giugno 2013 / 3 Attivazione del RUC e disposizioni attuative

3. OBBLIGO DI CONSULTAZIONE

Tutti gli operatori abilitati hanno accesso ai dati e documenti dei controlli per i quali è registrato un esito (stato diverso da “in programma”).

Se l’informazione circa l’effettuazione di un controllo non è soggetta a limitazioni in base a norme di legge o regolamento, anche i dati e i documenti nello stato “in programma” sono accessibili a tutti gli operatori abilitati.

Solo gli operatori in possesso di specifica abilitazione hanno invece accesso a dati e documenti relativi a controlli “in programma” da svolgere senza preavviso o con preavviso limitato nel tempo in base a norme di legge o regolamento (definiti controlli riservati).

Gli addetti al controllo hanno l’obbligo di consultare il RUC prima di avviare un controllo in loco su un’azienda agricola regionale.

L’avvenuta consultazione deve essere attestata nei documenti del controllo (verbale, check – list o provvedimenti che conseguono al controllo).

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Deliberazione n. 788 del 17 giugno 2013 / 4Attivazione del RUC e disposizioni attuative

4. RIUTILIZZO DEGLI ESITI DI UN CONTROLLOGli esiti di un controllo, anche per singoli requisiti verificati nel corso di un sopralluogo, sono validi

per un altro controllo sulla stessa azienda effettuato entro un determinato periodo di tempo.Fermo restando quanto previsto da specifica normativa, l’efficacia del controllo di un requisito

permane per i 180 giorni successivi al momento in cui è stato verificato. La validità può cessare prima dei 180 giorni in caso di evidenziata necessità o di mutate condizioni aziendali.

Non si applica il limite di validità di 180 giorni se il requisito controllato ha caratteristiche non modificabili (es.: superficie di una determinata particella catastale, numero di piante o di animali ad una certa data, aggiornamento di schede colturali ad una stessa data).

5. SVILUPPO DELL’INTEGRAZIONEGli enti che eseguono o coordinano controlli in loco di tipologie che hanno requisiti in comune

collaborano per effettuare controlli integrati, unificare procedimenti di estrazione di campioni, utilizzare check – list condivise valide per più di un procedimento, uniformare i comportamenti dei controllori.

Ciascun controllore deve avere facile accesso alle informazioni sulle tipologie di controllo in loco sulle aziende agricole trattate nel RUC. L’elenco delle tipologie di controllo è tenuto costantemente aggiornato. Gli enti competenti informano tempestivamente AGREA di tutti i cambiamenti, riferiti sia a controlli già censiti nell’elenco sia a tipologie introdotte da nuove norme.

Le informazioni aggiornate sono pubblicate sul sito di AGREA.

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Deliberazione n. 788 del 17 giugno 2013 / 5Attivazione del RUC e disposizioni attuative

6. MONITORAGGIO DELL’UTILIZZOI dati analitici registrati nel RUC sono a disposizione di tutti gli operatori abilitati, attraverso funzioni di

reportistica, in coerenza con i livelli di autorizzazione a ciascuno conferiti.I report sono ad uso interno degli operatori abilitati. È vietata la diffusione dei dati estratti a chi non è

autorizzato ad accedere al RUC.Annualmente AGREA provvede alla pubblicazione di dati in forma anonima ed aggregata delle

registrazioni nel RUC a fini di monitoraggio.

7. AZIONI DI AGGIORNAMENTO E FORMAZIONELe Linee Guida nazionali in materia di controlli, approvate in applicazione dell’art. 14 del Decreto

Legge n. 5/2012, convertito nella Legge n. 35/2012, sottolineano come la formazione rappresenta un momento strategico per il cambiamento culturale del personale addetto ai controlli, in modo che questo sia portato ad instaurare un clima positivo e di collaborazione con l'impresa oggetto di controllo. Per realizzare gli obiettivi di diffusione e condivisione del RUC, in coerenza con le linee nazionali, la Regione promuove un progetto formativo volto a:

- sensibilizzare i dirigenti degli enti coinvolti sulle modifiche che l’uso quotidiano del RUC può portare all’organizzazione dei controlli in loco, in termini di programmazione delle visite, modalità di registrazione e notifica degli esiti, aspetti logistici, ridefinizione dei compiti interni alle strutture amministrative;

- istruire gli operatori all’utilizzo del RUC, rinforzando in loro la consapevolezza dei vantaggi che possono derivare da un buon utilizzo dello strumento;

- sviluppare negli operatori la conoscenza degli aspetti normativi dei controlli e delle condizioni delle imprese che ne sono oggetto e l’attenzione ad individuare forme di collaborazione tra amministrazioni, al fine di ridurre o eliminare inutili, sproporzionate o non necessarie duplicazioni.

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Deliberazione n. 788 del 17 giugno 2013 / 6Attivazione del RUC e disposizioni attuative

8. INFORMAZIONE E PUBBLICITA’Tutti gli enti coinvolti nel RUC contribuiscono a diffondere le informazioni inerenti allo strumento

ed alle sue finalità, anche attraverso internet. Qualora le informazioni diffuse attraverso il sito internet di un ente siano contenute nella home page del RUC o in altre pagine del sito internet di AGREA, queste devono essere rese disponibili esclusivamente attraverso link a quest’ultimo, per fornire informazioni certe e univoche sulla regolazione.

Per incentivare l’accesso delle aziende agricole e dei loro delegati ai dati sui controlli ricevuti e registrati nel RUC, la Regione predispone opportuni strumenti di divulgazione, da diffondere anche attraverso internet.

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Il gruppo di lavoro interdirezionale

• Istituzione: 19 marzo 2012 con Determinazione del DG Agricoltura, Economia ittica e Attività faunistico – venatorie

• Partecipanti: rappresentanti dei Servizi e Direzioni regionali competenti in Agricoltura, Sanità, Ambiente, Organizzazione, di AGREA, delle Province e di ARPA

• Obiettivo: definire una lista di controlli in loco oggetto di registrazione nel RUC e individuare aree di sovrapposizione da fare oggetto di protocolli operativi tra enti

• Tipologie di controllo in loco censite descrivendone le principali caratteristiche (elementi del controllo, numerosità, esecutori, informatizzazione, ecc.): 266

• Tipologie di controllo in loco registrate a Ruc: 190

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L’archivio informatico del RUC: schema logico generale

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Chi accede a RUC e come?

Le imprese : - smart card oppure Federa oppure- delega scritta al proprio CAA di riferimentoFunzioni: visualizzazione sui controlli eseguiti presso di esse

I Centri di Assistenza Agricola (CAA):- Sistema Informativo Agricolo Regionale (Mandato) Modello di richiesta d'accesso da parte dei CAAModello di "delega per la consultazione“scaricabili dal sito: http://agrea.regione.emilia-romagna.it/servizi/accesso-agli-applicativi-1/registro-unico-dei-controlli-ruc

Funzioni: visualizzazione sui controlli eseguiti presso le aziende che hanno dato loro apposita delega scritta (da art. 6 della L.R. 19/2011)

I funzionari di enti competenti o esecutori di controlli:- Sistema Informativo Agricolo Regionale (Mandato) http://agrea.regione.emilia-romagna.it/servizi/allegati-servizi/mod_accesso_ruc_enti.doc

Funzioni: visualizzazione sui controlli eseguiti a livello regionalee scrittura sui controlli assegnati al proprio ente (con diversi livelli di autorizzazioni)

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Chi può fare che cosa?Schema degli accessi all’archivio informatico del RUC

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Azienda ● ● ● sui dati dei propri controlli

CAA ● ● ● sui dati di controlli di "proprie" aziende

Funzionario Ente ● ● ● ● ● con alcuni limitazioni sui

dati Responsabile Ente ● ● ● ● ●

Amministratore ● ● ● ● ● ● ●

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Livelli di autorizzazione dei funzionari dei Servizi territoriali

I Controlli si distinguono in:- Riservati (senza preavviso all’azienda)- Non riservati

Principali Funzioni: - visualizzazione controlli - creazione/scrittura controlli

Tipologiautente

Visualizzazione

Controlli chiusi

Controlli in programma

non riservati

riservati

regionali intermedi

assegnati al funzionario o inseriti dal funzionario

Utente base X X X+ scrive

Utenteintermedio X X X

+ scrive X

Utente master X X X X+ scrive X

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190

ca. 800

Numero tipologie di controllo presenti

nel RUC

ControlliCaricati

ca. 79.000

Numero utenze

tipologie più rappresentate:OCM settore vitivinicolo

PSR investimentiPSR misure di superficie

CondizionalitàControlli fitosanitari

Assicurazioni (DU e OCM vino)Danni da fauna – OCM ortofrutta

I numeri del RUC

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Attività già in corso

� Caricamento massivo su RUC dei controlli registrati a SOPattraverso caricamento automatico

� Caricamento massivo su RUC dei controlli registrati a SIAR (apartire dai settori vitivinicolo e fitosanitario)

� Apertura del sistema RUC agli operatori dei Servizi territoriali,Comunità Montane, Unioni dei Comuni

� Caricamento su RUC dei documenti scansionati relativi ai controlliattraverso maschera di inserimento a partire dai settori:Condizionalità, Asvit, Assicurazioni art. 68

�Caricamento dei controlli di Arpa e Asl attraverso invio di tracciaticsv

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Esempio: Condizionalità

� Agrea carica su RUC il campione condizionalità� I funzionari dei Servizi territoriali eseguono i controlli in loco� Non viene più inviata la copia cartacea del verbale ad Agrea, ma i documentivengono scansionati e inseriti su RUC

MODALITA’ OPERATIVE:- Dopo l’esecuzione del controlli scansionare i documenti (check list e relazionedi controllo)

- Con la funzione “Controlli – Ricerca” cercare l’azienda su cui si è eseguito ilcontrollo

- Il sistema troverà l’azienda con il controllo “in programma” (perché caricatoda campione Agrea)

- Associare la visita eseguita inserendo la data del controllo e i funzionari- Associare i documenti scansionati alla visita

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Esempio: Misure a superficie del PSR

� Agrea carica su RUC il campione�I funzionari dei Servizi territoriali eseguono i controlli in loco

La parte del controllo caricata a Sop (data visita, funzionari) verràautomaticamente caricata a Ruc

MODALITA’ OPERATIVE:- Dopo l’esecuzione del controlli scansionare la relazione di accertamentofirmata

- Con la funzione “Controlli – Ricerca” cercare l’azienda su cui si è eseguito ilcontrollo

- Il sistema troverà l’azienda con il controllo chiuso perché da SOP vengonocaricati gli aggiornamenti (data visita, funzionari controllori e verbali sop)

- Associare il documento scansionato alla visita

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Possibili vantaggi:

- eliminazione dell’invio di documenti in formato cartaceo,

- possibilità di utilizzare gli esiti di controlli effettuati da altre organizzazioni,

- possibilità di prevedere controlli congiunti,

- possibilità di integrazione fra check list di enti diversi,

- possibilità di estendere il Ruc a qualsiasi contesto che preveda l’effettuazione di controlli (altri contesti, altre amministrazioni)

Possibili risparmi:

• riduzione dei costi relativi all’invio cartaceo di documenti (per oltre 700 controlli di competenza di Agrea relativi alle annualità 2012 e 2013 verbali e relazioni di controllo sono stati trasferiti attraverso il RUC invece che per invio cartaceo)

• riduzione del tempo che le imprese agricole ed agro – alimentari devono dedicare alle visite di controllo

• riduzione dei costi dei controlli, attraverso l’integrazione di attività tra amministrazioni pubbliche e la razionalizzazione degli strumenti di controllo, in particolare le schede di rilevazione (check-list)

Conclusioni

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Informazioni utili

Dal sito di Agrea: http://agrea.regione.emilia-romagna.it/

Cliccare “Accesso agli applicativi” e scegliere

Registro Unico dei Controlli – RUC

La pagina che si apre contiene: • Modulistica per l’accesso al Ruc

• Link di accesso al Ruc (https://agreagestione.regione.emilia-romagna.it/ruc/)• Manuale per la consultazione e il caricamento dei controlli

• FAQ• Indirizzo mail per assistenza tecnica: agreaassistenzaruc@regione.emilia-romagna.it

• Indirizzo mail per osservazioni: agreasportelloruc@regione.emilia-romagna.it