IMPLEMENTACIJSKI PAKET UPUTE HRVATSKIM KORISNICIMASmjernice za prijavitelje projekata u okviru drugog poziva za dostavu projektnih prijedloga za IPA prekogranični program Hrvatska

IPA prekogranični program Hrvatska – Crna Gora 2007.-2013.

Page 1 of 33

Upute hrvatskim korisnicima

Drugi poziv za dostavu projektnih prijedloga, IPA 2009, 2010 & 2011

u okviru

IPA prekograničnog programa Hrvatska – Crna Gora 2007.-2013.

IMPLEMENTACIJSKI PAKET

- UPUTE HRVATSKIM KORISNICIMA –

- Odobrila Agencija za Regionalni razvoj RH -


Page 2 of 33


SADRŽAJ

DIO I: UVOD

1.1.Svrha implementacijskog paketa…………………………………………………………….…...…2

1.2 Pravna osnova………………………………………………………………………………………...2

1.3. Uloge i odgovornosti upravljačkih tijela i grant korisnika………………………………..............3

1.4. Grant Ugovor…………………………………………………………………………………………5

DIO II IZVJEŠTAVANJE

2.1. Zahtjevi za plaćanjem………………………………………………………………………………..9

2.2. Izmjena Ugovora……………………………………………………………………………...........10

2.3. Međuizvješće………………………………………………………………………………………..12

2.4. Završno izvješće………………………………………………………………………………........15

2.5. Verifikacija troškova……………………………………………………………………………......17

DIO III PRAĆENJE I NADZOR (interni/eksterni)

3.3. IXUS………………………………………………………………………………………………….18

DIO IV SEKUNDARNA NABAVA

4.1. Opća pravila…………………………………………………………………………………………19

4.2 Tipovi Ugovora………………………………………………………………………………………21

4.3. Natječajna dokumentacija i postupak nabave…………………………………………………..22

4.4 Pravila o nacionalnosti i porijeklu………………………………………………………………….27

DIO V: DOKAZI TROŠKOVA I VLASNIŠTVA………………………………………………………..29

DIO VI VIDLJIVOST EU FINANCIRANJA…………………………………………………………….32


Page 3 of 33


DIO I

1. UVOD

1.1. SVRHA IMPLEMENTACIJSKOG PAKETA Upute za hrvatske korisnike i njihove partnere u sklopu IPA prekograničnog programa Hrvatska – Crna Gora 2007. – 2013. izradila je Agencija za regionalni razvoj Republike Hrvatske (kao Ugovorno tijelo u RH). Upute su namijenjene isključivo hrvatskim korisnicima i njihovim partnerima koji ostvaruju pravo na financiranje iz IPA fonda Europske unije kao dodatak općim uputama za provedbu (General Implementation Guide), važećim za oba grant korisnika (hrvatskog i crnogorskog). Informacije iz ovog dokumenta nipošto ne zamjenjuju Ugovorne obveze te u slučaju diskrepancije između ovih Uputa i Posebnih kao i Općih uvjeta te svih ostalih aneksa grant ugovora, uvijek prevladavaju ugovorne obveze. Svrha ovog dokumenta jest dati upute hrvatskim korisnicima te savjete na relevantna pitanja u provedbi projekata u okviru prekograničnog programa Hrvatska-Crna Gora. Između ostalog, navedene su informacije o prihvatljivosti i vrsti troškova, obveze o izvještavanju kao i pravila sekundarne nabave te smjernice za vidljivost EU financiranja. 1.2. PRAVNA OSNOVA a) Uredbe Europske unije:

Uredba Vijeća (EZ) br. 1085/2006 od 17. srpnja 2006. godine kojom se uspostavlja Instrument pretpristupne pomoći (IPA);

Uredba Komisije (EZ) br. 718/2007 od 12. lipnja 2007. godine o provedbi Uredbe Vijeća (EZ) br. 1085/2006 kojom se uspostavlja Instrument pretpristupne pomoći (IPA);

Uredba Komisije (EU) br. 80/2010 od 28. siječnja 2010. Godinu koja dopunjuje Uredbu Komisije (EZ) br. 718/2007 od 12. lipnja 2007. godine o provedbi Uredbe Vijeća (EZ) br. 1085/2006 kojom se uspostavlja Instrument pretpristupne pomoći (IPA).

Praktični vodič kroz procedure ugovaranja u sklopu vanjskih aktivnosti Europske unije:Practical Guide to contract procedures for EU external actions

1

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

Communication and Visibility Manual for EU external Actions, version 2010 http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication_and_visibility_manual_en.pdf

b) Hrvatsko zakonodavstvo:

Zakon o potvrđivanju Okvirnog sporazuma između Vlade Republike Hrvatske i Komisije europskih zajednica o pravilima za suradnju u svezi financijske pomoći Europske zajednice Republici Hrvatskoj u provedbi pomoći u okviru Instrumenta pretpristupne pomoći (IPA) (NN 10/2007);

Uredba o opsegu i sadržaju odgovornosti te ovlastima tijela nadležnih za upravljanje Instrumentom pretpristupne pomoći (IPA) (NN 34/2008);

1 U grant Ugovoru su upotrebljavani obrasci iz PRAG 2010 (Update March 2011)

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication_and_visibility_manual_en.pdf

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication_and_visibility_manual_en.pdf


Page 4 of 33


Zakon o potvrđivanju Sporazuma ofinanciranju između Vlade Republike Hrvatske i Europske komisije o Programu prekogranične suradnje Hrvatska – Crna Gora u okviru komponente Prekogranična suradnja programa IPA, za 2009. godinu (NN-MU 4/2011)

Sporazum o financiranju između Vlade Republike Hrvatske i Europske komisije o Programu prekogranične suradnje Hrvatska – Crna Gora u okviru komponente Prekogranična suradnja programa IPA, za 2010. Godinu (NN-MU 5/2012)

Sporazum o financiranju između Vlade Republike Hrvatske i Europske komisije o Programu prekogranične suradnje Hrvatska – Crna Gora u okviru komponente Prekogranična suradnja programa IPA, za 2011. godinu (NN-MU 9/2012)

Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost (NN 149/2009);

Naputak o ostvarivanju carinskih i poreznih oslobođenja temeljem članka 13. Dodatka A Okvirnog sporazuma izmedu Europske komisije i Vlade Republike Hrvatske u svezi sudjelovanja Republike Hrvatske u programima pomoći Europske zajednice te članka 25. stavak (1) točke e) i članka 26. stavak (2) točke b) i d) Okvirnog sporazuma između Republike Hrvatske i Komisije europskih zajednica o pravilima suradnje u svezi financijske pomoći Europske zajednice Republici Hrvatskoj u provedbi pomoći u okviru Instrumenta pretpristupne pomoći (IPA) (NN 41/2008).

c) Osnovni programski dokumenti:

IPA prekogranični program Hrvatska – Crna Gora programski dokument za programsko razdoblje 2007.- 2013.;

Smjernice za prijavitelje projekata u okviru drugog poziva za dostavu projektnih prijedloga za IPA prekogranični program Hrvatska - Crna Gora 2007.-2013.

Priručnik za komunikaciju i vidljivosti za vanjske aktivnosti EU

Više informacija o IPA prekograničnom programu Hrvatska-Crna Gora možete dobiti i na programskim stranicama: www.cbccro-mne.org

1.3. ULOGE I ODGOVORNOSTI UPRAVLJAČKIH TIJELA I GRANT KORISNIKA

a) Uloge Ugovornog tijela i Zajedničkog tehničkog tajništva u provedbi

U skladu s internim sporazumima odgovornost za praćenje provedbe projekata podjeljena je između dva tijela: Agencije za regionalni razvoj Republike Hrvatske (ARR) i Zajedničkog tehničkog tajništva (ZTT). Agencija za regionalni razvoj RH kao potpisnik ugovora odgovorna je za sve promjene koje se odnose na Ugovor, izvršavanje plaćanja grant korisnicima, odobravanje projektnih izvješća te prije svega praćenje «financijske strane» provedbe projekata. Zajedničko tehničko tajništvo programa odgovorno je za tehnički nadzor projekata i podršku korisnicima.

U oba tijela korisnici će imati projektog managera zaduženog za njihov projekt. Preporuča se da se svi podnesci adresiraju na obje institucije i to prema slijedećoj shemi:

Vrsta podneska ZA: KOPIJA

Pitanje i obavijesti o manjim izmjenama ugovora

2

Projektni manager u ARR-u Projektni manager u ZTT-u

Izvješće o napretku projekta Projektni manager u ZTT-u Projektni manager u ARR-u

2 Za pravila o tome kada je za izmjenu ugovora dovoljna obavijest, a kada dodatak (adendum) ugovoru (pogl. poglavlje 1.4 te Članak 9. Općih uvjeta, Aneks II Ugovora)

http://www.cbccro-mne.org/


Page 5 of 33


(Progress report)

Međuizvješće (interim report) i završno izvješće (final report)


Obavjesno pismo (+ realokacijska tablica, po potrebi)

3


Zahtjev za uporabu rezerve (contingency)


Zahtjev za dodatak (adendum) ugovoru (produženje, značajna promjena proračuna)


Zahtjev za oslobođenje od PDV-a Task manager u MRREUF Projektni manager u ARR-u

Dokumentacija vezana uz sekundarnu nabavu za vrijeme provedbe

Projektni manager u ZTT-u

Materijali za vidljivost Projektni manager u ARR-u Projektni manager u ZTT-u

Korisnici će biti obaviješteni o imenovanim projektnim managerima u oba tijela na provedbenoj radionici.

Ovaj Implementacijski paket sadrži obrasce/primjere koji će Vam koristiti tijekom provedbe projekta sa ciljem pružanja podrške grant korisnicima tijekom provedbe projekta. Predloženi dokumenti nisu obvezujući. Sljedeće upute sastoje se od 4 dijela koji korespondiraju sa četiri mape (foldera) s obrascima:

1. Izvještavanje (u vezi s dokumentima koji se trebaju predati u ARR ili ZTT tijekom ili nakon provedbe)

Vidjeti obrasce u Mapi 1 Reporting

2. Sekundarna nabava (pravila nabave usluga, roba ili radova te predloženi obrasci)

Vidjeti obrasce u Mapi 2 Secondary Procurement

3. Pravdanje/dokazi troškova i vlasništva (pravila financijskog upravljanja uključujući oslobođenje od PDV-a te predloženi obrasci)

Vidjeti obrasce u Mapi 3 Expenditures

4. Vidljivost EU financiranja (obveze koje se tiču osiguranja vidljivosti EU) Vidjeti obrasce u Mapi General Annexes, 4 Visibility

Primjeri ispunjenih obrazaca Mapa Additional examples folder

Napomena:

Obrasci iz ovog implementacijskog paketa oslanjaju se na Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći EU trećim zemljama (Practical Guide to Contract Procedures for EU External Actions (PRAG). PRAG objašnjava procedure za ugovaranje koje se odnose na ugovore EU za vanjsku pomoć.

3 Transfer između proračunskih stavaka unutar istog proračunskog poglavlja uključujući brisanje ili uvođenje novih

stavaka ili transfer između glavnih proračunskih poglavlja u varijaciji +/- 15% od originalnog iznosa za ta

proračunska poglavlja


Page 6 of 33


b) Uloge grant korisnika

Svaki projekt ima dva prekogranična korisnika (korisnik 1 i korisnik 2-u prijavnom obrascu to su bili prijavitelj 1 i prijavitelj 2) koji su u partnerskom odnosu. Oba grant korisnika sa svake strane granice odgovorni su za provedbu projekta sa svoje strane granice uključujući i aktivnosti koje provode njihovi partneri. Oba grant korisnika na projektu dužni su poštivati ugovorne obveze vezane uz financijsko upravljanje i reviziju, nabavu, aktivnosti vezane za informiranje i vidljivost te su odgovorni za sve partnere sa svoje strane granice koji također trebaju poštivati ista pravila. Nadalje, grant korisnici pojedinačno su odgovorni za pravovremeno izvještavanje. Funkcionalni vodeći partner (Functional Lead Partner (korisnik 1)) odgovoran je za provedbu projekta u cjelini što obuhvaća:

cjelokupnu kordinaciju projektnih aktivnosti s obje strane granice organizaciju zajedničkih sastanaka projektnih partnera, redovni protok informacija i

korespodenciju dostavu izvješća o napretku dostavu završnog izvješća

Na početku provedbe projekte trebao bi se održati sastanak svih prekograničnih partnera kako bi se dogovorili o raspodjeli zadataka, odgovornosti te modalitetu upravljanja u skladu s Aneksom I Ugovora. Korisnici su obvezni provesti projekt u skladu s grant Ugovorom. Budući da tijekom provedbe projekta promjene u skladu s Ugovorom (Aneks II- Opći Uvjeti) su korisnici obvezni zatražiti odobrenje od Ugovornog tijela (ARR-a) ukoliko se promjene odnose na partnerstvo, aktivnosti, trajanje provedbe ili promjenu proračuna. Korisnik bi nadalje trebao obavijestiti o istome i ZTT. 1.4. GRANT UGOVOR Grant ugovor izrađen je u skladu s obrascima PRAG-a te u skladu s objavljenim obrascima iz natječajne dokumentacije. Grant Ugovor sastoji se od: Posebnih Uvjeta (Special Conditions)

- svrha projekta, razdoblje provedbe, obveze izvještavanja, plaćanje, kontakt adrese i lista aneksa koji su inegralni dio grant ugovora. Posebni uvjeti moraju biti potpisani i pečatirani od obiju Ugovornih strana. Početak provedbe je naznačen u članku 2.2 Posebnih uvjeta na određeni datum.

Slijedeći dokumenti predstavljaju anekse Posebnim Uvjetima te su dio grant Ugovora:

Aneks I- Opis projekta (Description of the Action): jednak prijavnom obrascu te sadrži: opis projekta, detaljni opis aktivnosti s uključenim troškovima te informaciju o partnerima, logičku matricu, listu indikatora i druge relevantne dokumente.

Aneks II- Opći Uvjeti (General Condition- GC): primjenjuju se na grant Ugovore financirani od strane Europske Unije za treće zemlje – određuju i definiraju općenite procedure i obveze koje se moraju poštivati pri provedbi grant Ugovora

Aneks III- Proračun (Budget of the Action): prikazuje sve troškove predviđene za provedbu projekta. Proračuni su revidirani po načelu ukljanjanja aritmetičkih pogrešaka i neprihvatljivih troškova tijekom procesa čišćenja proračuna te prije potpisivanja grant Ugovora

Aneks IV- Procedure dodjele Ugovora (Contract award procedures): definiraju procedure nabave grant korisnika


Page 7 of 33


Aneks V- standarndni obrazac za plaćanje (Standard request for payment form): upotrebljava se kada tražite daljnje pretfinanciranje (među-plaćanje:interim payment) ili završno plaćanje: payment of the balance. Zahtjev treba biti popraćen novim FIF-om ukoliko se račun promijenio ili ukoliko je različit od onoga koji je stavljen u Ugovor

Aneks VI- Obrasci za narativna i financijska izvješća: izvješće o napretku projekta, međuizvješće, završno izvješće (Model narrative financial reports: progress, interim and final): narativni i finanijski dio međuizvješća/završnog izvješča maju sličnu strukturu. Obrasci iz aneksa VI su obvezatni te se izvješća izrađuju jedino i samo u obrascima iz Aneksa VI. Uz narativna i financijska izvješća istovremeno se priprema i Zahtjev za plaćanje, u skladu s člancima 2 i 15.1 Aneksa II.

Aneks VII- obrasci za verifikaciju troškova od strane obvezne revizije (Model report of factual findings and terms of reference for an expenditure verification of and EU financed contract for external actions): koristi se po potrebi (pogledati pogl. 2.6)

Aneks IX – prijenos vlasništva i dobara (Transfer of ownership of assets): u skladu sa člankom 7 Općih Uvjeta-Aneks II.

a) Ugovor potpisan od strane korisnika

Čim korisnik zaprimi 3 originalna primjerka ugovora od strane ARR (već potpisanih i s datumom), treba ih provjeriti, potpisati i unijeti datum. Troškovi koji nastanu prije početka implementacije ne priznaju se i neće biti plaćeni sredstvima EU.

2 originalna primjerka ugovora trebaju se nakon toga poslati natrag u ARR što je prije moguće (unutar 30 dana od zaprimanja ugovora). Bez originalnih ugovora, ARR neće uplatiti prvu ratu pretfinanciranja (pogl. Ugovor, Aneks II, Opći uvjeti, čl.15.1)

U skladu sa člankom 4.3 Posebnih uvjeta, prvo pretfinanciranje bit će plaćeno unutar 45 dana od dana zaprimanja potpisanog Ugovora od strane Ugovornog tijela (ARR). Potpisani Ugovor predstavlja zahtjev za plaćanjem. Molim vas obratite pažnju kako troškovi nastali PRIJE i POSLIJE razdoblja provedbe projekta NISU prihvatljivi.

Uz dva primjerka potpisanih i pečatiranih ugovora, korisnici trebaju dostaviti i izjave o su-financiranju (obrazac se nalazi u mapi 3: Troškovi: Expenditures), u kojima korisnici potvrđuju sufinanciranje projekta u iznosu koji je naznačen u Aneksu III: Proračun: očekivani izvori financiranja (Expected Sources of Finance & Summary of estimated costs). Izjave se primjenjuju na sve hrvatske partnere koji sufinanciraju u projektu u skladu s Aneksom III. Korisnici trebaju dostaviti Izjave o sufinanciranju, potpisane i pečatirane od potpisnika Ugovora ali i posebne Izjave o sufinanciranju od svakog hrvatskog partnera (ako sufinancira), također potpisane i pečatirane od čelnika partnerske institucije.


Page 8 of 33


DIO II

2. IZVJEŠTAVANJE

Mapa General Annexes 1. Reporting i mapa Country Specific Instructions HR 1. Reporting Tijekom i nakon provedbe projekata korisnici su dužni pripremiti i predati niz dokumenata. Detaljan opis pripreme tih dokumenata i prateće procedure opisane su u tekstu niže za svaki pojedini dokument, dok se u tablici niže daje opći pregled podnesaka s rokovima:

Što? Kuda? Vrsta zahtjeva/izvješća

Referenca na obrazac Rok za dostavu

Orig. Kop.

Manje promjene (ukoliko je potrebno)

ARR ZTT Obavijesti o malim promjenama

Obavijesno pismo (Notification letter.doc) Realokacijska tablica.xls

Bez odgode, čim je izvjesno kako će se dogoditi promjene

Velike promjenje (ukoliko je potrebno)

ARR ZTT Zahtjev za mijenanjem/dodatkom Ugovora (Addendum)

Zahtjev za dodatkom Ugovora + dodatak proračunu (Request for contract amendment.doc Addenda Budget.xls)

Minimum 30 dana prije datuma stupanja na snagu dodatka ugovora.

Izvješće o napretku projekta (svakih 6-7 mjeseci)

ARR

ZTT Izvješće o napretku

projekta (Progress report)

Progress Report (narrative and financial).xls

Do 30 dana od završetka dotičnog razdoblja izvještavanja

Međuizvješće (Interim report)

ARR ZTT Međuizvješće (narativni I financijski dio))

Interim narrative.doc Interim financial.xls (+ Tablica pojedinačnih troškova: individual payment sheet)

Do 30 dana od završetka dotičnog razdoblja izvještavanja

ARR

Zahtjev za daljnjim pretfinanciranjem/ Request for further pre-financing payment

Request for Payment.doc FIF (ukoliko se mijenjao)

Zajendo s dostavom međuizvješća

ARR Izjava o kamatama

(Statement of interest) Statement of bank interests.doc

Zajedno s dostavom međuizvješća

Završno izvješće (Final report)

ARR ZTT Završno izvješće (narativni I financijski dio)

Final narrative.doc Final financial.xls Individual payments.xls Table of Indicators.xls

Do 3 mjeseca od završetka projekta

ARR

Zahtjev za završnim plaćanjem (Request for payment of the balance)

Request for Payment.doc FIF (ukoliko se mijenjao)

Zajedno s dostavom završnog izvješća

ARR Revizorsko izvješće

(Verification of expenditure)

Expenditure verification report.doc


ARR Transfer vlasništva

(Transfer of ownership) Transfer of ownership of assets.doc


ARR Izjava o kamatama

(Statement of interest) Statement of bank interests.doc


ARR Izjava o profitu

(Statement of Profit)

Statement of profit.doc



Page 9 of 33


ARR Pisma odobrenja od

svih hrvatskih partnera (Endorsement letters)

Endorsement letter.doc Zajedno s dostavom završnog izvješća

Napomena:

Izvješće o napretku projekta (narativni i financijski dio) predaje se najmanje mjesec dana nakon 6/7 mjeseci provedbe, ovisno o razdoblju provedbe projekta i u skladu sa čl. 4.1 Posebnih uvjeta Ugovora. Funkcionalni vodeći partner odgovoran je za kompiliranje izvješća o napretku projekta koje uključuje aktivnosti svih partnera uključenih u provedbu projekta. Izvješće o napretku projekta se predaje kao zajedničko izvješće, potpisano od oba grant korisnika. Korisnik 2 (prethodni prijavitelj 2) treba dostaviti funkcionalnom vodećem partneru sve podatke o provedbi koji ulaze u izvješće o napretku projekta. Isto se odnosi na izradu završnog narativnog i financijskog izvješća. Svaki korisnik ima obvezu predati izvješće o napretku projekta u elektronskoj verziji Zajedničkom tehničkom tajništvu te u kopiji ARR-u. Završnu verziju izvješća o napretku projekta hrvatski korisnik treba predati i u papirnatom obliku projektnom manageru u ARR-u.

Dokumenti vezani uz međuizvješće predaju se samo ako projekt traje duže od 12 mjeseci i financiranje EU je veće od 100.000,00 EUR. Zajedno s međuizvješćem predaje se Zahtjev za međuplaćanjem, u skladu sa čl. 4.2 Posebnih uvjeta ugovora te ukoliko su ispunjeni preduvjeti članka 15 Općih uvjeta ugovora.

Dokumenti vezani uz završno izvješće predaju se najkasnije 3 mjeseca po završetku projekta zajedno sa zahtjevom za završnim plaćanjem.

Dokument vezan uz verfikaciju troškova od strane neovisnog revizora obvezatni su samo ukoliko je EU financiranje projekta veće od 100.000,00 EUR. Prijenos vlasništva, Izjava banke o ostvarenim kamatam, Izjava o ostvarenom profitu predaje se zajedno sa završnim izvješćem, dok se Izjava banke o ostvarenmim kamatama predaje i kod dostave međuizvješća

Detaljne upute o obvezama izvještavanja navode se u nastavku teksta s naputcima za korištenje obrazaca.

Grafikon 1 – Proces slanja izvješća/zahtjeva

FUNKCIONALNI VODEĆI

PARTNER (Korisnik 1)

KORISNIK 2

PARTNER 1

PARTNER 2

UGOVORNO TIJELO 1

UGOVORNO

TIJELO 2

ZTT

FINALNO IZVJEŠĆE

INTERIM IZVJEŠĆE

Zahtjev za plaćanjem

INTERIM IZVJEŠĆE

FINALNO IZVJEŠĆE

Provjera natječajne

dokumentacije

UPITI

Izvješća o napretku projekta

Provjera natječajne

dokumentacijee UPITI

Zahtjev za plaćanjem


Page 10 of 33


2.1 Zahtjevi za plaćanjem

Mapa Country Specifc instructions_HR 1. Reporting

Ref. dok: Request for Payment.doc

Općenito

Zahtjev za plaćanjem treba biti ispunjen na engleskom jeziku i na obrascu koji je poslan korisnicima putem elektroničke pošte – također pogledati Ugovor, Aneks V. Obrazac je jedinstven bez obzira radi li se o zahtjevu za prvu ratu ili slijedeće rate i treba se predati u ARR u tiskanoj verziji.

Slijedeće rate pred-financiranja

Zahtjev za slijedećim ratama pretfinanciranja- primjenjuje se ukoliko projekt traje dulje od 12 mjeseci i ima financiranje EU veće od 100,000,00 EUR (oba uvjeta trebaju biti ispunjena). Je li u projektu predviđeno pretfinanciranje u više rata specificirano je u Posebnim uvjetima Ugovora, članak 4.2.

Zahtjev se predaje najkasnije unutar 1 godine od početka provedbe projekta zajedno s međuizvješćem (narativni i financijski dio). Ukoliko ovo nije moguće, Ugovorno tijelo (ARR) treba biti obavješteno o razlozima nedostavljanja izvješća zajedno sa sažetkom napretka projekta (pogl. Ugovor, Aneks II Opći uvjeti, čl. 2.5., odlomak 2). Zahtjev za plaćanjem slijedećih rata pretfinanciranja se predaje ukoliko je potrošeno minimalno 70% od prve rate pret-financiranja (pogl. Ugovor, Aneks II 15.1, opcija 2, zadnji odlomak). Ukoliko je iznos potrošenih prihvatljivih troškova ispod 70% od prve rate pred-financiranja, iznos nove rate bit će umanjen za nepotrošeni iznos prethodne rate pret-financiranja.

Završno plaćanje (Final payment/Balance payment)

Zahtjev za završnim plaćanjem – predaje se Ugovornom tijelu (ARR) u tiskanoj verziji po odobrenju završnog izvješća (pogl. Ugovor, Aneks II Opći uvjeti čl. 2.3/ 2.4.). Isplata se vrši u jednoj rati, u roku od 45 dana od odobrenja završnog izvještaja.

Iznos koji se zahtjeva gotovo je uvijek manji od finalne rate naznačene u članku 4. Posebnih uvjeta Ugovora. Izračunava se primjenjujući EU stopu financiranja (Posebni uvjeti ugovora, čl. 3.2) na ukupne stvarne prihvatljive troškove

4 nastale tijekom cijelog razdoblja projekta i oduzimajući

bilo kakva prethodno uplaćena pret-financiranja (pogl. Ugovor, Aneks II Opći uvjeti, čl. 17.2). Primjerice, ako je iznos prihvatljivih troškova 100.000,00 EUR, stopa financiranja EU je 85% i pred-financiranje je 80.000,00 EUR, zahtjev za završnim plaćanjem iznosi 5.000,00 EUR. Iznos završnog plaćanja, dakako, nikada ne može premašiti iznos naveden u članku 4.2 Posebnih uvjeta Ugovora, a čest je slučaj vraćanja novaca u ARR ukoliko su nastali troškovi manji od dobivenog pretfinanciranja. U ovim slučajevima ARR će korisnicima poslati zahtjev za povratom sredstava s navedenim iznosom i brojem bankovnog računa. Korisnik je dužan vratiti preplaćeni iznos u roku od 45 dana od primitka zahtjeva.

4 Ukupni stvarni prihvatljivi troškovi čine zbroj ukupnih direktnih prihvatljivih troškova i administrativnih troškova (pogl. Ugovor, Aneks

III, Budžet)


Page 11 of 33


2.2. Izmjene ugovora

Mapa General Annexes 1. Reporting Notifications-reallocations ili Addendum to the Contract

Notification letter.doc

Re-allocation.xls

Addenda budget.xls

Request for Addendum.doc

Manje izmjene ugovora – obavijest ARR-u i ZTT-u – u ovom slučaju izmjene se mogu napraviti bez potpisivanja dodatka Ugovoru, ali je svejedno nužno obavijestiti ARR/ZTT na vrijeme i prije nego promjene stupe na snagu u pismenom obliku. Korisnici se trebaju konzultirati s projektnim managerom u ZTT-u koji će ih uputiti u proceduru pripreme obavijesti. U pravilu se manje izmjene odnose na realokaciju sredstava unutar glavnih proračunskih poglavlja (realokacije do 100%) ili između glavnih proračunskih poglavlja, ali ukoliko je varijacija manja od 15% od originalnog iznosa, zatim na promjene unutar članova projektnog tima (npr. zamjena projektnog koordinatora), uvođenje novih stavaka, izmjena plana aktivnosti, formalne izmjene bankovnog računa, adrese i slično. (pogl. Ugovor, Aneks II Opći uvjeti, članak 9.2).- pogledati i Opće upute (General Implementation Guide)

Specifično – naputci za korištenje obrasca obavijesnog pisma (Notification letter.doc)

O izmjenama ugovora, bilo da se radi o manjim ili većim izmjenama koje zahtjevaju potpisivanje dodatka ugovoru, ARR i ZTT treba obavijestiti dopisom koji će opisati željene izmjene. U tu svrhu korisnici mogu koristiti obrazac dopisa (notification letter) koji je pripremljen tako da sugerira podatke koje je nužno uključiti u dopis. Obrazac treba prilagoditi potrebi i vrsti obavijesti/izmjene te po potrebi popratiti dodatnom dokumentacijom (npr. ako se radi o izmjeni aktivnosti prilaže se revidirani plan aktivnosti, ako se radi o izmjeni proračuna prilaže se obrazac za realokaciju itd). O pravilnoj pripremi obrasca i popratne dokumentacije korisnici se putem elektroničke pošte trebaju konzultirati s projektnim managerom u ZTT-u.

Specifično – naputci za korištenje obrasca za realokaciju (Re-allocation.xls)

U slučaju potrebe za realokacijom sredstava iz jednog dijela proračuna u drugi i/ili manje promjene namjene sredstava (npr. promjena odredišta putovanja ili prenamjena stručne pomoći i sl.) o izmjenama je potrebno obavijestiti ARR i ZTT pismenim putem (elektroničkom poštom). To je potrebno učiniti unaprijed, dakle prije nego što nastanu troškovi predloženi promjenama (primjerice ukoliko ste ostvarili određene uštede na stavci/stavkama i ta ušteđena sredstva želite realocirati na neku drugu stavku/stavke, gdje je to potrebno, to treba učiniti prije nego što nastanu troškovi na stavkama u koja se sredstva realociraju). Proračunske izmjene trebaju biti dobro opravdane, u suprotnom se može dogoditi da pri dostavi međuizvješća/završnog izvješća izmjene neće biti priznate – npr. ako se predlažu samo da bi se iskoristio višak sredstava, za kupnju opreme koja nije povezana ili nije potrebna za projekt, ili da bi se povećali honorari na račun projektnih aktivnosti. Osim toga, tražene promjene trebaju biti rezultat strateškog usmjerenja projekta, a ne ad hoc reakcija na okruženje pa u tom smislu realokacije trebaju biti svedene na razumnu razinu tijekom projektnog životnog ciklusa.

Obrazac za realokaciju prilaže se obavijesnom pismu i koristi za prikazivanje manjih izmjena proračuna, a to su: izmjene namjene proračunske stavke, što se obrazlaže u obavijesnom pismu; prebacivanje sredstava iz jedne stavke na drugu pod uvjetom da se radi ili o prebacivanju unutar jednog proračunskog poglavlja (budget headinga) ili o prebacivanju između proračunskih poglavlja koje rezultira s manje od 15% promjene originalnog iznosa. Realokacijska tablica se uz


Page 12 of 33


obavijesno pismo (Notification letter) šalje elektroničkim putem i u ARR i u ZTT. Troškovi unutar proračunskih poglavlja 8. Rezerva (Contingency reserve) i 10. Administrativni troškovi (Administrative costs) se ne mogu realocirati. U skladu sa člankom 9 Općih Uvjeta ugovora (aneks II) korisnicima se savjetuje da ne mijenjaju iznose originalno predviđenih plaća te se ujedno realokacije ne mogu raditi na plaće.

Tablica Reallocation: u redak 1 upisati broj i naziv ugovora te datum realokacije; u kolone A do E unijeti sve stavke i iznose iz originalnog proračuna, a u kolone F do I upisati prijedloge za realokaciju. Izmijenjene stavke označiti drugom bojom fonta. Promjena (EUR i postotak) ukupnih prihvatljivih troškova (ćelije J59 i K59) trebaju uvijek biti nula ili manje. Budući da su realokacije kumulativne prirode, tablica realokacije sadrži nekoliko predložaka za realokaciju. Ukoliko je potrebno, po potrebi nadodajte nove kolone za realokacije. Budući da obrazac sadrži formule i primjer realokacije, molimo provjerite sve formule ukoliko ćete uvoditi nove redke/kolone. Svi iznosi moraju biti izraženi u eurima do najpreciznijeg EUR centa te zaokruženi na dva decimalna mjesta. Molimo provjerite dva puta ispravnost iznosa i formula.

Obavijesno pismo: Notification Letter: objasniti predložene promjene navodeći konkretne razloge prenamjene; ne zaboravite da je potrebno opravdati ne samo zašto jedna stavka treba biti povećana, nego i kako druga može biti smanjena!

Veće izmjene – dodatak (Addendum) Ugovoru - u ovom slučaju, korisnici trebaju poslati pismo Ugovornom tijelu (ARR) objašnjavajući potrebu za dopunom zajedno sa svom potrebnom popratnom dokumentacijom (npr. revidirani proračun). U slučaju da se ARR složi s objašnjenjem, sastavit će dodatak/Addendum Ugovoru, potpisati ga i poslati korisniku na potpis. Korisnik potom potpisuje Addendum i vraća ga u ARR. U slučaju da ga ne potpiše korisnik, Addendum neće stupiti na snagu. Zahtjevi za takvim izmjenama trebaju se predati ARR najmanje 1 mjesec prije nego što zatražena promjena stupi na snagu.Važno je napomenuti kako u navedenom roku ARR treba zaprimiti potpuni i ispravni zahtjev u pisanoj verziji, stoga je vrlo važno da se korisnici prethodno konzultiraju s projektnim managerima u ARR i ZTT-u koji će im putem elektroničke pošte pomoći u pripremi pravilnog zahtjeva. Budući da je postupak za odobrenje službenih dodataka Ugovoru izuzetno kompliciran i vremenski zahtjevan, izričito se preporuča da korisnici poduzmu sve potrebne korake kako bi se izbjegli nesporazumi - pogledati i Opće upute (General Implementation Guide).

Specifično – naputci za korištenje obrasca za dodatak ugovoru (Addendum): (Addendum Budget.xls)

U slučaju većih izmjena proračuna (financijski transfer između glavnih proračunskih poglavlja veći od 15%, itd.) potrebno je zatražiti dodatak ugovoru od ARR-a i ZTT-a, putem obavijesnog pisma popraćenog obrascem za Addendum proračuna. Ovo se također primjenjuje ako promjene značajnije utječu na aktivnosti (pogl. Ugovor, Aneks II Opći uvjeti, čl. 9.2.). Obrazac novog proračuna se uz dopis (Obavijesno pismo: Request for Addendum) usuglašava elektroničkim putem s ARR i ZTT, nakon čega se šalje u tiskanoj verziji ARR i to najmanje 1 mjesec prije roka za stupanje izmjene na snagu (pogl. Ugovor, Aneks II Opći uvjeti, čl. 9.1).

Worksheet 1 - Budget addendum: u redak 1 upisati broj i naziv ugovora; u kolone A do E unijeti sve stavke i iznose iz originalnog proračuna, a u kolone F do I upisati prijedloge za novi proračun; u slučaju više od jedne dopune dopisuju se kolone nadesno. Izmijenjene stavke označiti drugom bojom fonta. Promjena (EUR i postotak) ukupnih prihvatljivih troškova trebaju uvijek biti nula ili manje.

Svi radni listovi: datoteka sadržava formule u sivim ćelijama pa u slučaju umetanja novih redova provjerite jesu li formule ispravno kopirane; svi iznosi moraju biti izraženi u EUR do najpreciznijeg EUR centa; provjerite dva puta ispravnost iznosa i formula.


Page 13 of 33


Uporaba rezerve (Contingency reserve) – u slučaju da korisnik želi koristiti rezervu (proračunsko poglavlje 8.) treba dostaviti službeni pisani zahtjev ARR-u s jasnim i opravdanim obrazloženjem. Rezerva se može koristiti samo ako ARR odobri zahtjev i to pisanim putem (pog. Ugovor, Aneks II Opći uvjeti, članak 14.3). Ovo vrijedi samo za korisnike koji imaju predviđen trošak rezerve u svojim proračunima!

Izvješće o napretku projekta (Progress report) – molimo pogledati Opće upute za

implementaciju (General Implementation Guide) te mapu General Annexes – Progress report

2.3. Međuizvješće (Interim report)

Mapa Country Specific Instructions_HR 1. Reporting Interim report_HR

Ref. Dok:

Interim narrative.doc

Interim financial.xls

Request for Payment.doc

Općenito

Obveza predaje interim ili međuizvješća definirana je Posebnim uvjetima Ugovora, članak 4; u pravilu su međuizvješća obvezna u slučajevima kada projekt traje dulje od 12 mjeseci i financiran je od strane EU u iznosu većem od 100.000,00 EUR - pogledati Opće upute za implementaciju (General Implementation Guide).

Međuizvješće sastoji se od narativnog i financijskog djela i treba se pripremiti na engleskom jeziku, na obrascima koji su dio ovog paketa a ujedno su i aneksi ugovoru.

Međuizvješće (narativni i financijski dio) se odnosi na prvu godinu provedbe projekta, a predaje se elektronički i u tiskanoj verziji ARR-u, a ZTT-u elektroničkim putem u kopiji., Ukoliko to nije moguće, ARR mora biti obavještena o razlozima zajedno sa sažetkom napretka projekta (pogl. Ugovor, Aneks II Opći uvjeti, čl. 2.5, odlomak 2). O zahtjevu za plaćanje slijedeće rate pretfinanciranja pogl. poglavlje 2.1.

Dokumenti koji se predaju uz međuizvješće:

• Službeno pismo predaje međuizvješća potpisano od potpisnika grant Ugovora

• Narativni dio izvješća (potpisan od kontakt osobe)

• Financijski dio izvješća uključujući i tablicu pregleda troškova po pojedinačnom plaćanju (Individual Payments), potpisanu od kontakt osobe (obje tablice potpisati)

• Zahtjev za plaćanjem slijedeće rate pretfinanciranja (potpisan od potpisnika ugovora)

• Potvrde plaćanja troškova ( npr. platne liste troškova koji su nastali u razdoblju međuizvješća u za projektni tim i dokaz o plaćanju, primjerice, izvatci iz banke), ugovore o radu za cijeli projektni tim

• Evidencija o radu (Timesheet) za projektni tim koji nije zaposlen 100% na projektu

• Evidencija putnih troškova (Travel sheet), prihvat per diema, dokazi o noćenju, car log, karte za vlak, avion, autobus

• Sve račune te dokaze da su svi računi plaćeni u razdoblju međuizvješća (npr. potvrda od banke)


Page 14 of 33


• Dokaz o dostavi dobara

• Dokumente koji pokazuju kako se pravilo porijekla za svu robu i opremu poštivalo (npr. Certifikat o porijeklu...) za svu robu i opremu gdje je jedinična cijena 5.000,00 EUR ili manje te ne postoji jasan dokaz da je zemlje porijekla proizvoda prihvatljiva

• Certifikat o porijeklu za svu robu i opremu gdje jedinična cijena prelazi 5.000,00 EUR (pogl. PRAG čl. 2.3.1 te Aneks IV, čl. 2.2)

• Dokumentaciju vezanu uz publikacije i vidljivost EU financiranja (min. 1 primjerak za svaku publikaciju)

• Svu dokumentaciju vezanu uz sekundarnu nabavu

• Izjavu o ostvarenim kamatama i potvrdu banke o ostvarenim kamatama

• Ostale dokumente po nalogu ARR-a.

Narativni dio međuizvješća – molimo pogledati opće upute za implementaciju (General Implementation Guide).

Specifično – naputci za korištenje obrasca financijskog dijela međuizvješća (Interim financial.xls)

Financijski dio međuizvješća sastoji se od:

a) Informacija - radni list 1

b) Daljnje prognoze proračuna (Forecast budget & Follow up) - radni list 2

c) Pregleda troškova po stavci (Per item) – radni list 3

d) Pregleda troškova po pojedinačnom plaćanju (Individual Payments) – radni list 4

Predaje se na engleskom jeziku, na danom obrascu koji je ujedno i aneks Ugovoru. Financijski dio izvješća predaje se relevantnom Ugovornom tijelu u tiskanoj verziji te u elektroničkom obliku s ZTT-om u elektroničkoj kopiji.

• Radni list 1: Informacije - općenite instrukcije o ispunjavanju financijskog izvješća - ovaj se radni list može izbrisati

• Radni list 2: prognoza proračuna: u skladu sa člankom 15.1 Općih uvjeta uz međuizvješće treba dostaviti prognozu proračuna za daljnje 12-mjesečno razdoblje ili razdbolje koje je još ostalo za implementaciju (ukoliko je manje od 12 mjeseci). Treba dati informacije o originalnom proračunu (kolone B-E), stvarne troškove u prethodnom izvještajnom razdoblju te planirane troškove za ostatak implementacije (kolone G-J).

• U kolone H do J upisati pojedinosti troškova koji su zapravo nastali u HRK – ukupni trošak i broj jedinica trebaju se poklapati s podacima u radnom listu pojedinačna plaćanja - Individual Payments (u nekim slučajevima bit će nužno prilagoditi cijenu po jedinici!). Zahvaljujući formulama u Excellu, ovi troškovi će se automatski preračunati u EUR-e u koloni K;

• U ćeliju K6 upisati ime valute, a u ćeliju K7 prosječni tečaj. S obzirom da se u koloni K izračunava trošak u EUR operacijom množenja, tečaj se treba izraziti u obliku 1 HRK = xx EUR, a ne obrnuto 1 EUR = xx HRK. Tečaj se izračunava kao prosjek mjesečnih tečajeva koje obuhvaća cijelo razdoblje izvješća, koristeći podatke sa stranice Inforeuro (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm), na 6 decimala;

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm


Page 15 of 33


• Kolona N se primjenjuje samo ako projekt predviđa više od jednog međuizvješća, kada se ovdje navode troškovi iz prethodnog izvješća. U koloni O se tada zbraja trošak tekućeg i prethodnog izvještaja;

• Na dnu tablice treba navesti bankovne kamate ostvarene tijekom razdoblja. Kalkulacije su iste u kolonama K do O kao u glavnoj tablici. U slučaju da su se kamate zaradile i na drugim valutama, ubacite redove po potrebi.

• Ukoliko je plaćanje troškova projekta izvršeno u nekoj drugoj valuti, molimo umetnite daljnje kolone (kopirati kolone G-J i to nakon kolone J) za svaku valutu. Osim toga, pazite da su iznosi svih valuta prikazani u kolonama koje se odnose na eure (kolone K i L).

• Per diem vs. dnevnice po hrvatskom zakonodavstvu: europski per diemi mogu biti primjenjivani, ali njihova uporaba treba biti u skladu s hrvatskim zakonom i vašim računovodstvom. Ukoliko vaša institucija ne može isplaćivati europske per dieme, postoji mogućnost razdvajanja tog troška na trošak denvnice i noćenja (s računima posebno za noćenje) u skladu s hrvatskim zakonom. U tom slučaju, ukupni troškovi dnevnice i noćenja ne mogu prelaziti iznos originalnog EU per diema. Primjenjujući hrvatsko zakonodavstvo, umjesto jedne proračunske stavke za EU per dieme imat ćete dvije proračunske stavke u tablici pojedinačnih plaćanja (Individual payments), jednu za troškove dnenvice a jednu za troškove noćenja (realni troškovi dokazivi putem hotelskog računa).

• Troškovi putovanja: mogu se isplaćivati kako je ugovoreno (0,25 EUR/km) ili po hrvatskom zakonodavstvu. Ukoliko troškove putovanja isplaćujete po hrvatskom zakonu postoji razlika u uporabi privatnog automobila i službenog automobila. Ukoliko vaša institucija koristi službeno vozilo za projekt, prosječna potrošnja treba biti navedena (izračun: broj km/100 x prosječna potrošnja po km x cijena litre goriva). U slučaju uporabe privatnog automobila isplaćuju se 2 HRK/km. U oba slučaja se popratni troškovi (troškovi cestarina/tunelarina…) prikazuju posebno.

• Radni list 3: Pregled troškova po stavci:u gornje retke iznad tablice upisati opće podatke – broj ugovora, razdoblje provedbe projekta i razdoblje koje pokriva izvješće; u kolone A do E proračun kako stoji u ugovoru te u kolone F i G eventualne odobene realokacije i/ili korištene rezerve;

• Svako pojedino plaćanje treba biti u posebnom retku i opisuje se kroz slijedeće kolone: redni broj (kolona A), naziv stavke proračuna (kolona B), jedinica količine (kolona C), broj jedinica (kolona D), cijena po jedinici u HRK (kolona E), ukupna cijena u HRK (kolona F, umnožak D i E), valutni tečaj (kolona G), ukupna cijena u EUR (kolona H, cijena podijeljena s tečajem), datum kada je trošak nastao (kolona I), referenca na popratnu dokumentaciju (konkretan broj računa, ugovora, naloga za plaćanje, narudžbenice i sl.) (kolona J) i opis troška ili drugi komentar (kolona K). U obrascu izvješća korisnici će naći već upisane neke stavke, označene zelenim fontom – te su stavke navedene samo kao primjer i treba ih zamijeniti pravim podacima!

• Valutni tečaj koji se treba navesti kraj svakog plaćanja u koloni G treba biti jednak onome u ćeliji K7 radnog lista 1. Izračunava se na gore navedeni način, kao prosjek svih mjesečnih tečajeva sa stranice Inforeuro. Primjer: ako je projekt počeo 15.02.2012, razdoblje međuizvješća obuhvaća razdoblje od 12 mjeseci, do 15.02.2013, onda se prosječni tečaj računa na način da se na infor euro stranicama zbroje prosječni mjesečni tečajevi za sve ove mjeseci (02/2012-02/2013)- dakle 13 mjeseci te se izračuna prosječni tečaj od tih 13 mjeseci.

• Svi radni listovi: Svi iznosi moraju se izraziti precizno u HRK lipama/EUR centima (na dvije decimale, osim iznosa prosječnog tečaja koji je na 6 decimala)

• Provjerite dva puta ispravnost iznosa i formula. Obratite pažnju na najčešće greške pri pisanju financijskog izvještaja kao što su:

- Tečaj: korištenje mjesečnih umjesto prosječnog tečaja / pogrešan izračun prosjeka / tečaj upisan s nedovoljnim brojem decimala;


Page 16 of 33


- Radni listovi: izostavljanje radnog lista: pojedinačna plaćanja / neusklađenost podataka između radnog tablice Individual Payments i tablice Per Item.

- Nedostaju potpisi na radnim listovima

- Uvođenje novih stavki koje nisu odobrene adendumom i/ili pogrešan unos realokacija i adenduma.

2.4 Završno izvješće

Mapa Country Specific Instructions_HR 1. Reporting Final report_HR

Ref. Dok:

Final narrative Report.doc

Final financial.xls

Individual payments.xls

Endorsement letter.doc

Request for Payment.doc

Općenito

Svi korisnici projekata dužni su predati završno izvješće, kako je definirano Posebnim uvjetima ugovora, članak 4;

Završno izvješće sastoji se od narativnog i financijskog djela i treba se pripremiti na engleskom jeziku, na obrascima koji su dio ovog paketa, a ujedno su i aneksi ugovoru. U prekograničnim projektima narativno završno izvješće obuhvaća sve projektne aktivnosti s obje strane granice, dok je financijski dio izvješća vezan uz svaki grant ugovor pojedinačno i zajedničkom Per item tablicom (Common table) u koju su uneseni troškovi oba korisnika.

Završno izvješće (narativni i financijski dio) predaje se elektronički i u tiskanoj verzii i Ugovornom tijelu (ARR) te istovremeno u elektroničkoj kopiji ZTT-u najkasnije do 3 mjeseca nakon završetka provedbe, zajedno sa zahtjevom za plaćanjem završne rate (final payment/balance payment). Ukoliko nema iznosa koji se potražuje (npr. kada je pretfinanciranje veće ili jednako nastalim troškovima), završno izvješće svejedno se predaje.

Tek po odobrenju završnog izvješća (grant) postaje konačnim. Obratite pažnju na činjenicu da djelatnici ZTT-a i ARR mogu kontaktirati korisnike za internu svrhu čak i nakon što se odobri završno izvješće i izvrši završno plaćanje kako bi ustanovili uspješnost projekta. Korisnici su dužni čuvati i pohraniti svu projektnu dokumentaciju 7 godina nakon izvršenog završnog plaćanja te su unutar tog razdoblja projekti podložni i reviziji EU institucija.

Uz završno izvješće (narativni i financijski dio), korisnici su dužni priložiti slijedeće dokumente:

- Narativni dio (potpisan od oba korisnika – hrvatskog i crnogorskog): zajednički dokument

- Financijsko izvješće (sastoji se od 5 radnih listova: zajedničko financijsko izvješće, završna tablica (per item) za svakog korisnika posebno, izvori sufinanciranja za svakog korisnika posebno + tablica pojedinačnih plaćanja (Individual payments) za hrvatskog korisnika

- Tablicu indikatora

- Službeno pismo korisnika kojim predaje završno izvješće, potpisano od potpisnika ugovora

- Zahtjev za završnim plaćanjem


Page 17 of 33


- Izvješće revizora (Anneks VII Ugovora), ukoliko je definirano člankom 15.6 Općih uvjeta (pogl. dio 1.7)

- Suglasnost svih nacionalnih partnera s izvješćem, obrazac Endorsement letter

- Izjavu o ostvarenom profitu (čl. 17.3 Općih uvjeta, obrazac Statement profit)

- Izjavu o ostvarenim kamatama i potvrdu banke o ostvarenim kamatama (vidi čl. 15.9 Općih uvjeta, obrazac 1.8b)

- Potvrde troškova i vlasništva

- Potvrde plaćanja troškova (npr. platne liste troškova koji su nastali u izvještajnom razdoblju završnog izvješća i dokaz o plaćanju, primjerice, izvadci iz banke), ugovore o radu u slučaju novozaposlenih osoba u dotičnom izvještajnom razdoblju kao i ukoliko je došlo do izmjena ugovora o radu osoblja u projektnom timu. cijeli projektni tim

- Evidencija o radu (Timesheet) za projektni tim koji nije zaposlen 100% na projektu

- Evidencija putnih troškova (Travel sheet), prihvat per diema, dokazi o noćenju, car log, karte za vlak, avion, autobus

- Sve račune te dokaze da su svi računi plaćeni u razdoblju završnog izvješća (npr. potvrda od banke)

- Dokaz o dostavi dobara

- Dokumente koji pokazuju kako se pravilo porijekla za svu robu i opremu poštivalo (npr. Certifikat o porijeklu...) za svu robu i opremu gdje je jedinična cijena 5.000 EUR ili manje te ne postoji jasan dokaz da je zemlje porijekla proizvoda prihvatljiva

- Certifikat o porijeklu za svu robu i opremu gdje jedinična cijena prelazi 5.000 EUR (pogl. PRAG čl. 2.3.1 te Aneks IV, čl. 2.2)

- Dokumentaciju vezanu uz publikacije i vidljivost EU financiranja (pogl. obrazac narativnog finalnog izvješća, točka 2.4)

- Dokumentaciju vezanu za svu sekundarnu nabavu.

- Ostale dokumente po nalogu ARR-a.

Završno izvješće pokriva sve troškove nastale u cjelokupnom razdoblju provedbe. U slučaju prethodnog međuizvješća, završno izvješće sadrži samo troškove koje su nastali nakon međuizvješća. Ukoliko međuizvješće nije bilo predviđeno člankom 4.2. Posebnih uvjeta ugovora, financijski dio izvješća sadrži sve troškove koji su nastali tijekom razdoblja provedbe. Troškovi koji su već bili navedeni u međuizvješću, u završnom izvješću se upisuju u kolonu M (Cummulated costs before currrent report in EUR) - u zajedničku tablicu i odvojenu (Per item).

Specifično – naputci za korištenje obrasca narativnog dijela završnog izvješća - molimo pogledati opće upute za implementaciju (General Implementation Guide).

Specifično – naputci za korištenje obrasca financijskog dijela završnog izvješća- molimo pogledati opće upute za implementaciju (General Implementation Guide) i dio za međuizvješće ovih uputa.


Page 18 of 33


2.5. Verifikacija troškova

Mapa Country Specific Instructions_HR 1. Reporting Final report_HR

Ref. Dok:

Expenditure verification report.doc

Općenito

Verifikacija troškova, odnosno izvješće revizora potrebno je samo ako je financiranje EU u projektu veće od 100.000,00 EUR (vidjeti Ugovor, Aneks II Opći uvjeti, čl. 15.6).

Provjera troškova treba biti popunjena na engleskom jeziku od strane projektnog revizora u skladu s obrascem 1.7 koji je ujedno anneks VII Ugovora. Reviziju vrši tvrtka navedena u Posebnim uvjetima ugovora, a u slučaju da se ista mora zamjeniti drugom, korisnik je dužan o izmjeni zatražiti dozvolu Ugovornog tijela (ARR).

Izvješće revizora treba se predati u ARR zajedno sa završnim izvješćem i prema istim pravilima – elektronički i u tiskanoj verziji ARR , a u elektroničkoj verzji ZTT-u, najkasnije do 3 mjeseca nakon završetka provedbe (pogl. Ugovor, Aneks II Opći uvjeti, čl. 2.3).

U slučaju da ne postoji iznos za potraživanje (npr. gdje je pretfinanciranje veće ili jednako nastalim troškovima), verifikacija troškova svejedno se predaje.

Specifično – naputci za korištenje obrasca verifikacije torškova (Expenditure verification report.doc)

Obrazac revizorskog izvješća se sastoji od dva dijela – prvi dio je opis zadatka kojeg korisnik treba pripremiti i usaglasiti s revizorom, a drugi dio je format izvještaja kojeg priprema revizor. Obrasci se ispunjavaju u skladu s instrukcijama danima u dokumentu.

Prijenos vlasništva - molimo pogledati opće upute za implementaciju (General Implementation Guide).

DIO III

3. PRAĆENJE I NADZOR (Monitoring)

Mapa Country Specific Instructions_HR 4. Project Management

Molimo pogledati opće upute za implementaciju (General Implementation Guide).

3.1. Interni (unutarnji) nadzor - molimo pogledati opće upute za implementaciju (General

Implementation Guide). Unutarnji nadzor (monitoring) jedan je od ključnih čimbenika dobrog upravljanja projektima i treba biti planiran i integriran tijekom cijele provedbe projekta. Voditelji projekta su odgovorni za praćenje provedbe projekta na razini općih i specifičnih ciljeva - oni redovito provjeravaju plan aktivnosti kako bi bili sigurni da provedba ide prema planu i da nema nekih bitnijih odstupanja. Neka od pitanja koja zahtijevaju redovito praćenje:

• Koje aktivnosti su izvršene? • Koji pokazatelji uspješnosti su već postignuti? • Jesu li se izmjenile osnovne pretpostavke i zašto?


Page 19 of 33


• Jesu li neke promjene utjecale na plan provedbe? • Koje aktivnosti nisu izvršene i zašto? • Koji problemi su ostali neriješeni?

Zbog svega navedenoga, projektni manager bi trebao:

• Provoditi redovito interno praćenje, po mogućnosti jednom mjesečno; • Prikupiti informacije o svim provedenim aktivnostima; • Prikupiti detaljne informacije o provedenim ključnim aktivnostima;

• Na temelju logičke matrice (Logical Framework Matrix) provjeriti koji pokazatelji su ostvareni te jesu li osnovne pretpostavke još uvijek primjenjive.

Korisni obrasci za upravljanje projektom i interni nadzor dani su u mapi Project Management. Obrasci: Plan nabave (Secondary Procurement Plan.xls): pripremiti ga u skladu s troškovima predviđenim za nabavu u ankesu III vašeg ugovora. Svrha ove tablice je pregled kako korisnici namjeravaju grupirati pojedine proračunske stavke u jednu nabavu, izbjegavanje umjetnog cjepkanja nabave (što je zabranjeno) kao i definiranje relevantnih procedure koje se trebaju poštivati. Nadzor aktivnosti (Monitoring of Activities.doc): daje pregled aktivnosti koje se trebaju provesti Nadzor financija (Monitoring Project finances. xls): uskladiti kolonu A s proračunom/ realokacijama /Addendumima.

3.2. Eksterni (vanjski) nadzor- molimo pogledati opće upute za implementaciju (General

Implementation Guide). ARR će provoditi redovite terenske posjete (on the spot checks) barem jednom godišnje, a obavezno prije svakog plaćanja. Prije same posjete ARR će minimalno 5 dana prije obavijestiti korisnika o planiranoj

posjeti. U slučaju izvanrednih okolnosti ARR zadržava diskrecijsko pravo odlaska na terenske posjete bilo

kada za vrijeme provedbe. Tijekom terenske posjete ARR će provjeravati i računovodstveni sustav korisnika. Dokumenti koji će se pregledavati su i glavna knjiga, analitičke kartice te drugi računovodstveni i financijski dokumenti.

3.3. IXUS (Information exchange system)

IXUS je instrument za nadzor prekograničnog programa i upravljanja programa koji omogućava svim dionicima u procesu razmjenu informacija . Oba korisnika (hrvatski i crnogorski korisnik) dobit će korisničko ime i lozinku kako bi imali pristup bazi podataka te kako bi mogli spremati podatke o svom projektu u bazu. Svaki projektni file ima 3 osnovne mape: zajednički dokumenti (Joint documents), hrvatski dokumenti (HR documents) i crnogorski dokumenti (MNE documents). Dokumenti koji trebaju biti spremljeni u mapu Joint documents od strane vas i crnogorskog korisnika su slijedeći:

- Izvješće o napretku projekta – u skladu s Posebnim uvjetima Ugovora, ovisno o trajanju provedbe projekta

- Završno izvješće (narativni i financijski dio)


Page 20 of 33


Dokumenti koji trebaju biti spremljeni u mapu HR ili MNE documents odnose se na pojedine Ugovore. To se dakle odnosi na međuizvješća (buduća da nisu zajednička) i/ili bilo kakve manje promjene (realokacija) ili velike izmjene (dodatak ugovoru), npr.:

- Međuizvješće: hrvatski korisnik sprema izvješće u hrvatsku mapu, crnogorski u crnogorsku - Zahtjevi za dodatkom ugovora: hrvatski korisnik u hrvatsku mapu, crnogorski u crnogorsku - Obavijesna pisma - Realokacije u proračunu zajedno s obavijesnim pismom

DIO IV SEKUNDARNA NABAVA

Mapa Country Specific Instructions_HR 2. Secondary Procurement

4.1. Opća pravila

Ref. Dok:

Annex IV_Award procedures.doc

Eligible countries.doc

RH Certificate.pdfEU Certificate.pdf

Ako provedba projekta uključuje podugovaranje (tj. ako je potrebno potpisati ugovor s trećom stranom - podugovarateljem - za pružanje usluge, nabavu robe ili izvođenje radova), postupak ugovaranja treba slijediti pravila navedena u Aneksu IV Ugovora, koji je ujedno dokument implementacijskog paketa – Award procedures.doc. Bilo kakvo odstupanje od ovih pravila može voditi prema neprihvaćanju predmetnih troškova pa čak i otkazivanju ugovora. Aneks IV određuje opća načela nabave, kriterije prihvatljivosti ponuđača i vrstu procedure koja je primjenjiva s obzirom na vrijednost i predmet nabave.

Važna napomena: Prema Okvirnom sporazumu potpisanom između Europske komisije i Vlade Republike Hrvatske, pomoć u okviru svih komponenti programa IPA vodit će se u skladu s pravilima za vanjsku pomoć sadržanim u Financijskom sporazumu. Sve nabave usluga, roba i radova provodit će se u skladu s postupcima i standardnom dokumentacijom koju navodi i objavljuje Komisija za provedbu vanjskih operacija, a na snazi je za vrijeme pokretanja postupka.

Kada se provodi postupak nabave, dužni ste pobrinuti se da:

• se primjenjuje odgovarajući postupak; • su obrasci koje koristite u skladu s međunarodnim standardima i odredbama u Aneksu IV vašeg ugovora. Savjetuje se korištenje pojednostavljenih obrazaca priloženih u privitku (prilozi u mapi Secondary procurement) • se primjenjuje pravilo o porijeklu robe; • se kontrolira pravilo prihvatljivosti.

Ukoliko se korisnik (ili jedan od partnera na projektu) ne pridržava bilo kojeg od ovih pravila vezanih uz način raspolaganja sredstvima, smatrat će se da se ne ispunjavaju uvjeti za financiranje Europske unije.


Page 21 of 33


Ovaj implementacijski paket sadrži set dvojezičnih obrazaca za proceduru nabave putem jedne ponude i nabavu putem natjecateljsko pregovaračke procedure za usluge, robe i radove. Obrasci se nalaze u

mapi u dijelu koji se odnosi na sekundarnu nabavu (Services, Supplies i Works) Osnovno načelo koje uređuje dodjelu ugovora je nadmetanje. Nadmetanje ima za cilj osigurati

transparentnost poslovanja te osigurati željenu kvalitetu usluga, robe ili radova po najboljoj mogućoj cijeni. Načela za dodjelu ugovora koje uvijek treba slijediti u postupku podugovaranja su:

Pravilo nacionalnosti i pravilo porijekla: jasno je definirana lista prihvatljivih zemalja iz kojih mogu potjecati podugovorene tvrtke kao i porijeklo robe koja se može koristiti za realizaciju projekta. Pravila su detaljno opisana u poglavlju 2.4 ovog dokumenta.

Pravilo prihvatljivosti: pravne osobe isključene iz natjecanja: u bankrotu, osuđene, umiješane u korupciju, itd

5. Natjecatelji trebaju tijekom nadmetanja dati izjavu da ne spadaju pod navedene

kategorije, a odabrani izvođač to isto dokazuje službenom ispravom.

Sukob interesa: uključeni u pripremu natječajne dokumentacije ne smiju se nadmetati; članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju se povući iz procesa evaluacije ukoliko su u sukobu interesa (rodbinske veze, hijerarhijska povezanost između članova evaluacijskog odbora).

Načela dodjele ugovora: transparentnost, jednaki tretman i ne-diskriminacija (nepristrano ocjenjivanje ponuda prema unaprijed objavljenim kriterijima jednakim za sve ponude).

Ne-retroaktivnost: ugovori stupaju na snagu datumom potpisa zadnje strane, ugovor ili dodatak ugovoru ne mogu se dodijeliti retroaktivno ni pod kojim uvjetima.

Natječajna dokumentacija: treba biti pripremljena u skladu s najvišim kriterijima međunarodne prakse te se mora čuvati 7 godina nakon završne isplate.

Napomena: Umjetno cjepkanje nabave izričito je zabranjeno. Sva oprema navedena u proračunu vašeg ugovora, a koja može biti nabavljena od istog podugovaratelja mora biti kupljena u jednoj nabavi (primjerice laptop, fotoapara, projektor i ostala slična oprema). Isto se odnosi i na usluge (primjerice printanje raznih publikacija: usluge dizajna i printanja može se nabaviti od istog pružatelja usluga; ili ukoliko stručnjak može dati ekspertizu za različita područja itd.) kao i na radove. Sve ponude koje zadovoljavaju postavljene uvjete trebaju se ocijeniti od Odbora za ocjenjivanja i rangirati na temelju unaprijed definiranih kriterija odabira. Ukoliko natječajna dokumentacija ne odgovara gore navedenim kriterijima the se utvrdi da je podugovaratelj odabran putem drugih kriterija, trošak neće biti prihvatljiv za EU financiranje. Odbor za ocjenjivanje mora sadržavati određeni broj članova, min. troje, koji posjeduju tehnički i administrativni kapacitet za ocjenjivanje ponuda. Rok za dostavu ponuda mora biti dovoljno dug da omogući zainteresiranim strankama razumno razdoblje kako bi pripremili i poslali svoje ponude. Svi članci iz Aneksa IV primjenjuju se mutatis mutandis na sve ugovore koje zaključuju korisnici. Niti Europska Komisija niti ARR objavljuje natječajnu dokumentaciju od korisnika.

5 Detaljan popis pogledati u aneksu IV ugovora “Procurement by grant Beneficiaries in the context of European Union external

actions” poglavlje 2.4, str.2.


Page 22 of 33


4.2 Tipovi ugovora

Odabir postupka nabave ovisi o vrsti nabave koja se provodi (usluge, robe ili radovi) te o veličini ugovora. U svim slučajevima, ugovor treba biti dodijeljen ponuđaču čija ponuda nudi najbolji omjer kvalitete i cijene.

Prvi korak koji prethodi bilo kojem postupku nabave je utvrđivanje predmeta nabave – usluga, roba ili radova te procjena približne vrijednosti nabave (u skladu s odobrenim proračunom projekta).

Projekti koji će se financirati u okviru programa IPA Prekogranična suradnja mogu sadržavati tri tipa ugovora:

• Ugovor o pružanju usluga (Service contract): koristi se za angažman pružatelja usluga -

tvrtke i/ili pojedinca (stručnjaka). Ugovori o pružanju usluga koriste se za izradu studija, izvješća o procjeni, angažman stručnjaka ili trenera, tisak, izdavačke usluge, prevođenje i dr.

• Ugovor o nabavi robe (Suplly contract): Ovaj tip ugovora koristi se za kupnju ili najam robe ili

opreme. Isporuka proizvoda može osim samog proizvoda uključivati i ugradnju i održavanje opreme.

• Ugovor o izvođenju radova (Works contract): koristi se za provedbu radova. "Radovi"

podrazumijevaju rezultat gradnje ili građevinskih radova koji su sami po sebi dostatni za ispunjavanje ekonomske i tehničke funkcije.

Uzmite u obzir da ugovor o pružanju usluga može uključivati isključivo usluge (bez nabave opreme, bez provedbe radova).

Ugovor o nabavi robe može sadržavati dodatne usluge i radove neophodne za ugradnju opreme.

Ugovor za izvođenje radova može sadržavati nabavu materijala i usluge do određene mjere. U skladu s raspoloživim informacijama, grant korisnik odlučuje koju vrstu ugovora će primjeniti.

U skladu s potpisanim grant ugovorom i veličinom odobrene nabave od korisnika se očekuje primjena sljedeća dva postupka:

• Procedura jedne ponude (Single tender procedure)

• Natjecateljsko pregovaračka procedura (Competitive negotiated procedure) Vrijednosti dane u tablici osnova su za izbor odgovarajućeg postupka nabave:

USLUGE >=200.000 Međunarodni

ograničeni

200.000>&>10.000 Natjecateljsko pregovaračka procedura

<= 10.000 Jedna ponuda

ROBA >=150.000 Međunarodni otvoreni

150.000>&>=60.000 Lokalni otvoreni

60.000>&>10.000 Natjecateljsko pregovaračka

procedura

<=10.000 Jedna ponuda

RADOVI >= 5.000.000 Međunarodni otvoreni

5 mil>&>=300.000 Lokalni otvoreni

300.000>&>10.000 Natjecateljsko pregovaračka

procedura

<= 10.000 Jedna ponuda


Page 23 of 33


Ukoliko postoji sumnja kako izvršiti procjenu vrijednosti nabave ili koju proceduru treba koristiti, preporuka je konzultirati Ugovorno tijelo (ARR) ili ZTT prije samog pokretanja postupka. Svi korisnici dužni su Ugovornom Tijelu (ARR) i ZTT-u poslati listu planiranih nabava preko 10.000 € u roku od dva tjedna od početka provedbe projekta. Pomoć u ispunjavanju tablice može pružiti ZTT. Imajte na umu da se tablica planiranih nabava ne odobrava od ARR-a/ZTT-a.

4.3. Natječajna dokumentacija i postupak nabave

Natječajna dokumentacija treba biti pripremljena u skladu s najboljom međunarodnom praksom, ne samo zbog pravilne provedbe ugovora već i zbog ispravnosti natječajne procedure. Natječajni dokumenti trebaju sadržavati sve uvjete i informacije koje kandidati trebaju znati da bi na odgovarajući način mogli pripremiti svoje ponude: procedura koja se primjenjuje kod prijave, dokumenti koje treba predati, gdje i kada, koji su uvjeti prihvatljivosti, kriterij ocjenjivanja, pravila u svezi podugovaranja te navođenje ugovornih obveza. Treba imati na umu da će Ugovarateljno tijelo tražiti kompletnu natječajnu dokumentaciju kao prilog međuizvješću i/ili završnom izvješću te na uvid tijekom terenske posjete.

Općenito može se reći da se natječajna dokumentacija (ili «tender dossier») sastoji od «općeg dijela» koji je isti ili sličan bez obzira na predmet nabave te od «posebnog ili tehničkog» dijela koji opisuje predmet nabave.

«Općeniti dio» «Tehnički dio» Predmet nabave

Poziv na dostavu ponuda (Invitation to tender), prijavni formular (Tender submission form), nacrt ugovora (Draft Contract), kriteriji za ocjenjivanje (Evaluation criteria), deklaracija natjecatelja (Tenderer’s declaration), itd.

Opis posla (Terms of reference) USLUGE /SERVICES

Tehničke specifikacije (Technical specifications)

ROBA/SUPPLIES

Tehničke specifikacije (Technical specifications)

RADOVI/WORKS

Troškovnik i crteži (Bill of quantities and drawings)

U mapama Services, Supplies i Works naći ćete obrasce za upotrebu kod nabave usluga, robe i radova korištenjem procedure jedne ponude i natjecateljsko pregovaračke procedure. Imajte na umu da su dokumenti Mape 2 prijedlozi obrazaca koje korisnici trebaju prilagoditi svojim potrebama ili zamijeniti drugim obrascima u skladu sa svojim standardnim procedurama.

Što se tiče pojedinačnih koraka koji se trebaju slijediti u proceduri pregovaranja kao i obrazaca koji se koriste u pojedinoj fazi, molimo da pogledate dokument “audit trail” (također na hrvatskom jeziku) u odgovarajućem dijelu (npr. kod natječaja za robu, pogledajte “audit trail”).

Što se tiče otvorenih natječaja (lokalnih imeđunarodnih), korisnicima će se pružiti individualna asistencija u pripremi tender dossiea i procesa ocjenjivanja ponuda od strane ZTT-a.

Ono što je zajedničko svim postupcima podugovaranja su sljedeći koraci:

• Planiranje nabave - postupak odlučivanja koji tip procedure se koristi i odabir odgovarajućeg trenutka za pokretanje postupka i analiza tržišta;


Page 24 of 33


• Pokretanje i provedba plana nabave - preporučuje se započeti postupak nabava na početku provedbe projekta, osobito prilikom primjene lokalnih/međunarodnih otvorenih natječaja ili natjecateljsko pregovaračke procedure pregovaranja (u slučaju da je potrebno ponoviti postupak zbog nedovoljnog broja ponuda, pravila o porijeklu, itd.);

• Pokretanje postupka nabave - proces kontaktiranja odabranih potencijalnih dobavljača i slanja natječajne dokumentacije s tehničkim specifikacijama/opisom posla;

Sazivanje Odbora za ocjenjivanje

Odabir ponuda – vrši se na način odabira ponude koja pruža najbolji odnos cijene i kvalitete;

Priprema ugovora;

Provedba ugovora - za sve ugovore za nabavu robe i provedbu radova, dobavljaču/izvođaču radova izdaje se potvrda o prethodnom (konačnom) prijemu radova i/ili roba.

4.3.1. Procedura jedne ponude Procedura jedne ponude slična je proceduri pregovaranja, s razlikom da ju je moguće provesti uz prikupljanje samo jedne ponude. To u praksi znači da možete dodijeliti ugovor/izvršiti kupnju na temelju samo jedne ponude za pružanje usluga ili nabavu robe ako je vrijednost ugovora 10.000 € ili manje. Iako je jedna ponuda formalno dovoljna, grant korisnicima izrazito se savjetuje da u postupak nabave uključe više od jedne tvrtke/stručnjaka (po mogućnosti 3) kako bi se usporedile postojeće tržišne cijene. Uključenje većeg broja potencijalnih dobavljača omogućit će grant korisnicima odabir financijski i tehnički najbolje ponude na transparentan način.

Važno je naglasiti da unatoč obvezi za pribavljanje samo jedne ponude grant korisnik treba dokazati da su se primjenjivala opća načela opisana u aneksu IV grant ugovora:

• Ekonomski najpovoljnija ponuda - "najbolji omjer cijene i kvalitete";

• Transparentnost i pošteno tržišno natjecanje za sve potencijalne dobavljače;

• Izbjegnut je bilo koji oblik sukoba interesa.

Ova načela je lakše dokazati ukoliko su barem 3 potencijalna dobavaljača pozvana na dostavu ponude (iako objavljivanje poziva nije potrebno) te ako je zaprimljeno više od jedne ponude.

Bez obzira na broj primljenih ponuda, važno je opisati način odabira ponude i izvršiti procjenu kvalitete ponude u odnosu na nalog. To znači da treba pripremiti tehničke specifikacije u slučaju ugovora o opremi ili pojednostavljeni opis poslova u slučaju ugovora o uslugama i izraditi zapisnik o procesu odabira koji jasno opisuje da je izvršen odabir ponude koja predstavlja najbolji odnos cijene i kvalitete (obrazac Negotiation Report for single tenders).

Koraci u proceduri jedne ponude:

• Istraživanje tržišta: raspitati se o ponudi na tržištu i cijenama te odlučiti koji je najprimjereniji proizvod/usluga/obuhvat radova s obzirom na načelo najboljeg odnosa cijene i kvalitete;

6 Isto se

može napraviti putem maila ili na druge načine (objavljeni cijenik na stranicama, dostavljanjem pro-forma ponuda itd.)

6 Ukoliko analiza tržišta pokaže da se cijena proizvoda povećala u odnosu na iznos iz originalnog proračuna, analiza

može poslužiti kao osnova za manje/veće promjene u proračunu (realokacija/dodatak ugovoru/korištenje rezerve)


Page 25 of 33


• Priprema naloga za uslugama/robom/radovima: Poziv na dostavu ponuda;

• Slanje naloga (minimalno) jednoj tvrtki/stručnjaku (preporuka je 3) zajedno s opisom poslova putem maila, pošte, dostave;

• Procjena kvalitete ponude od strane Odbora za ocjenjivanje;

• Priprema zapisnika o procesu odabira (Negotiation report for single tenders)

• Potpisivanje ugovora/zaprimanje fakture za isporučene usluge, robu ili radove.

Napomena:

Zapisnik o procesu odabira mora sadržavati opis svih koraka koji su poduzeti (koje su tvrtke pozvane, datum slanja poziva za dostavu ponuda, datum zaprimanja ponuda, ponuđene cijene, najbolja ponuda itd.)

4.3.2. Natjecateljsko pregovaračka procedura

Kada prateći provedbena pravila ove procedure pripremite listu potencijalnih ponuditelja koji zadovoljavaju minimalne kriterije koje smatrate potrebnim za provedbu ugovora, pristupate pozivanju najmanje 3 potencijalna ponuditelja prema vlastitom izboru na dostavu ponude. Potencijalnim ponuditeljima se šalje poziv na natječaj s natječajnom dokumentacijom u privitku. Na kraju procedure Odbor za ocjenjivanje odabire tehnički prihvatljivu ponudu koja nudi najbolji omjer cijene i kvalitete u slučaju ugovora o uslugama te najjeftiniju tehnički prihvatljivu ponudu u slučaju ugovora o robama i radovima.

Najvažniji dio natječajne dokumentacije koji je potrebno dostaviti potencijalnim ponuditeljima je Opis posla (Terms of Reference/TOR)/tehničke specifikacije, koje daju upute o tome što se od njih traži. Ovaj dokument postaje aneks ugovora ukoliko se ugovor potpiše i kao takav vodič za izvođača u provedbi dogovorenih zadataka. Zbog svega navedenog ovaj dokument mora biti temeljit i detaljan. Preporuka je da se tijekom pripreme ovog dokumenta savjetujete sa svim uključenima u projektu (npr. s kolegama koji rade u specijaliziranim odjelima: IT odjel, odjel nabave i sl.). Na kraju postupka nabave vaša je dužnost odabrati tehnički zadovoljavajuće ponude na način:

• U slučaju usluga, predlažemo korištenja pravila 80/20 po EuropeAid proceduri (odnosno 80% važnosti/bodova za kvalitetu i 20% važnosti/bodova za ponuđenu cijenu). Tehnička ponuda pokriva životopise/reference tvrtki, predloženu metodologiju rada i sve kriterije definirane kao kriterije odabira za kvalitetu ponuda/kandidata. Ocjenjivanje financijske ponude se radi tako da ponuda s najnižom cijenom dobiva 100 bodova, dok se drugima dodjeljuju bodovi prema formuli: najniža ponuda/ponuda koja se razmatra x 100. Tehnička evaluacija podrazumijeva ocjenu životopisa/referenci tvrtke, predložene metodologije rada i svega onoga što je korisnik definirao kao kriterije usporedbe kvalitete ponude/ponuditelja. Na kraju procesa ocjenjivanja tehnički bodovi se množe s 0.8 a financijski s 0.2, za svaku od ponuda. Zbrajanjem bodova dobiva se ukupan broj bodova za svaku ponudu,a ponudi s najvišim ukupnim brojem bodova se dodjeljuje ugovor

7.

• U slučaju nabave robe ili radova, nužno je odabrati financijski najpovoljniju tehnički prihvatljivu ponudu.

7 Pogledati PRAG članke 3.3.10.3, 3.3.10.4. i 3.3.10.5.

Važna napomena: Postupak nabave natjecateljsko pregovaračkom procedurom može trajati do 3 mjeseca. Ovu informaciju treba imati na umu pri planiranju provedbe drugih aktivnosti predviđenih projektom.


Page 26 of 33


Napomena:

Kod ugovora o uslugama, ponude trebaju biti dostavljene u skladu sa sustavom dvostruke omotnice (double envelope system): u glavnoj omotnici natjecatelj treba odvojiti financijsku od tehničke ponude u dvije omotnice na kojima će pisati Omotnica A/Envelope A: Tehnička ponuda/Technical offer te Omotnica B/Envelope B: Financijska ponuda/Financial offer. Svi dijelovi ponude, osim financijske, moraju biti stavljeni u omotnicu A.

Cijeli postupak se provodi na slijedeći način: Faza 1:

Priprema natječajne dokumentacije koja sadržava:

• Opis posla - Terms of reference (ugovori o pružanju usluga) ili tehničke specifikacije (roba i radovi); • Maksimalni iznos proračuna (samo za usluge); • Obrazac za podnošenje ponuda; • Deklaraciju natjecatelja • Obrazac za proračun (financijska ponuda) • Nacrt ugovora • Kriteriji ocjenjivanja koji će se koristiti za dodjelu ugovora itd.

Faza 2:

• Vi kao grant korisnik vršite ocjenjivanje primljenih ponuda tako da formirate Odbor za ocjenjivanje. Odbor se sastoji od predsjednika i tajnika koji nemaju pravo glasa i najmanje 3 člana s pravom glasa. Članovi s pravom glasa trebaju posjedovati tehničke i administrativne kapacitete potrebne za davanje stručnog mišljenja o ponudama. Ugovorno tijelo (ARR) i/ili ZTT mogu imenovati promatrača koji će pratiti cijeli ili dio procesa ocjenjivanja. Svi članovi Odbora za ocjenjivanje kao i promatrači potpisuju izjavu o nepristranosti i povjerljivosti podataka.

• Slanje pozivnih pisama s natječajnom dokumentacijom odabranim potencijalnim ponuditeljima. Faza 3:

• Zaprimanje ponuda - svaka ponuda treba se registrirati bilježenjem datuma i vremena primitka, a omotnice s ponudama se numeriraju prema redoslijedu (bilo da su stigli u roku ili nakon njega). Omotnice s ponudama čuvaju se zatvorene i sigurne sve do sastanka na kojem se otvaraju. Cjelokupna dokumentacija ostaje u sigurnoj prostoriji sve do završetka ocjenjivanja.

• Odbor za ocjenjivanje dužan je rangirati prijedloge koristeći unaprijed definirane kriterije, identificirati koja ponuda nudi najbolji odnos kvalitete i cijene (u slučaju usluga) ili najnižu cijenu, a da su zadovoljeni svi tehnički aspekti (u slučaju roba i radova). U slučaju usluga tehnička evaluacija podrazumijeva ocjenu životopisa/referenci tvrtke, predložene metodologije i sl. U slučaju roba tehnička evaluacija podrazumijeva ocjenu značajki ponuđene robe u odnosu na tražene značajke, a u slučaju radova ocjenu kapaciteta i sposobnosti tvrtke da obavi tražene radove. U ovoj procjeni, svaki evaluator ocjenjuje svaku ponudu, bilo dodjeljivanjem broja bodova za svaki kriterij (usluge), bilo ocjenom da/ne (kod roba i radova). Ocjene evaluatora bilježe se u evaluacijske tablice (gridove) koje potpisuju evaluatori te se prilažu evaluacijskom izvješću. Kriteriji ocjene iz evaluacijskih tablica trebaju biti prilagođeni predmetu nabave, ne-diskriminatorni, unaprijed dogovoreni i objavljeni kao dio natječajne dokumentacije i ni pod kojim uvjetima se ne smiju naknadno mijenjati.


Page 27 of 33


• Rad Odbora za ocjenjivanje bilježi se u evaluacijskom izvješću koje treba zabilježiti sve faze ocjenjivanja, rasprave i odluke Odbora. Izvješću se prilažu obrasci ocjenjivanja (selekcijski i evaluacijski gridovi), ponude i druga relevantna dokumentacija prema potrebi. Evaluacijsko izvješće, kao i cijeli proces evaluacije, povjerljive je prirode i služi samo za službenu upotrebu (može se dati na uvid samo ugovornom tijelu (ARR), ZTT-u i drugim nadzornim tijelima).

Važno:

Ukoliko grant korisnik zaprimi samo jednu ponudu koja je tehnički i administrativno ispravna, ugovor se može potpisati. Ako nakon procjene ponuda, grant korisnik ima samo jednu ponudu koja je administrativno i tehnički ispravna, ugovor se može dodijeliti tom ponuđaču. Faza 4:

• Obavještavanje uspješnog ponuditelja o prihvaćanju ponude; • Obavještavanje svih neuspješnih ponuditelja o neprihvaćanju njihovih ponuda; • Potpis ugovora i provedba aktivnosti.

Savjetujemo da se pridržavate opisanih postupaka kao i bilo koje druge dodatne upute od strane Ugovornog tijela (ARR) i/ili ZTT-a. Dodatno, provjerite s Ugovornim tijelom (ARR) i/ili ZTT-om žele li i oni biti uključeni u proces nabave u fazi evaluacije kao promatrači.

4.3.3. Otvoreni natječaj (međunarodni i lokalni)

Za ovaj tip natječaja u privitku nisu priloženi obrasci, ali se set standardnih obrazaca za otvorene natječaje može pronaći na web stranici: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_en.htm

Koraci u otvorenom natječaju (međunarodni i lokalni)

• Pripremiti natječaj (tender dossier);

• Odrediti rok predaje;

• Objaviti natječaj u odgovarajućim medijima (paziti na jezik) - međunarodna/ lokalna objava;

• Uspostaviti Odbor za ocjenjivanje (min. 3 člana s pravom glasa);

• Prikupiti ponude, procijeniti ih (min. 3) prema kriterijima unaprijed dogovorenim i odabrati onu ekonomski najpovoljniju;

• Pripremiti evaluacijsko izvješće i nacrt ugovora;

• Dogovoriti i potpisati ugovor.

4.4. Pravila o nacionalnosti i porijeklu Opća načela i pravila o nacionalnosti i porijeklu primjenjuju se u svim postupcima nabave. 4.4.1 Pravilo nacionalnosti Sudjelovanje u postupcima nadmetanja treba biti otvoreno pod jednakim uvjetima za sve pravne osobe koje su osnovane u bilo kojoj državi članici Europske unije, zemlji korisnici Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA programa), zemljama korisnicama ENPI programa (European Neighbourhood and Partnership Instrument) i državama članicama Europskog gospodarskog prostora.

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_en.htm


Page 28 of 33


Popis navedenih država: Države članice: Austrija, Belgija, Bugarska, Cipar, Češka Republika, Danska, Estonija, Finska,

Francuska, Njemačka, Grčka, Mađarska, Irska, Italija, Latvija, Litva, Luksemburg, Malta, Nizozemska, Poljska, Portugal, Rumunjska, Slovačka, Slovenija, Španjolska, Švedska i Ujedinjeno Kraljevstvo Članovi Europskog gospodarskog prostora: Island, Lihtenštajn, Norveška

Zemlje korisnice IPA programa: Albanija, Bosna i Hercegovina, Hrvatska, Bivša Jugoslavenska

Republika Makedonija, Kosovo pod Rezolucijom Vijeća sigurnosti n ° 1244, Crna Gora, Srbija i Turska. ENPI države: Alžir, Armenija, Azerbajdžan, Bjelorusija, Egipat, Gruzija, Izrael, Jordan, Libanon, Libija,

Moldavija, Maroko, Palestinska samouprava Zapadne obale i pojasa Gaze, Ruska Federacija, Sirija, Tunis i Ukrajina. Popis prihvatljivih zemalja se također nalazi u privitku (pogl. dokument Eligible countries.doc)

Za potrebe provjere sukladnosti s Pravilom nacionalnosti, od ponuditelja treba tražiti odgovarajući dokument (kroz natječajnu dokumentaciju/poziv za prikupljanje ponuda) koji predstavlja uobičajeni dokaz o državljanstvu prema njihovom nacionalnom zakonodavstvu. Ovo pravilo se ne odnosi na fizičke osobe (stručnjake) predložene od strane ponuditelja usluga koji sudjeluju u postupcima nadmetanja za pružanje usluga ili su dio ugovora o uslugama koje se financiraju iz granta. Ovi stručnjaci mogu imati državljanstvo bilo koje države. 4.4.2 Pravilo porijekla

Prema osnovnom pravnom aktu koji se primjenjuje za program IPA CBC pod kojim se financiraju aktivnosti, sve robe i materijali koji se nabavljaju moraju potjecati iz Europske unije ili iz prihvatljivih zemalja (vidi popis gore pod "nacionalnost"). Pojam "porijeklo" definiran je u Europskom Carinskom kodeksu Zajednice (i drugim propisima) te se primjenjuju sljedeća načela:

• proizvod ne može imati porijeklo iz zemlje u kojoj nije proizveden (u iznimnim slučajevima kada su ispunjene neke specifične odredbe, zemlja proizvodnje može biti različita od zemlje porijekla).

• zemlja porijekla ne mora nužno biti zemlja iz koje je roba dopremljena. Ako postoji samo jedna zemlja proizvodnje, porijeklo gotovog proizvoda se jednostavno utvrđuje. U situaciji kada je više od jedne zemlje uključeno u proizvodnju robe, kao zemlja porijekla se uzima zemlja u kojoj je roba prošla posljednju, značajnu i ekonomski opravdanu transformaciju. Ukoliko se posljednja stvarna pretvorba nije dogodila u jednoj od prihvatljivih zemalja, roba ne može biti korištena za realizaciju projekta.

• pravilo o porijeklu robe se odnosi na sve stavke za koje se vrši postupak nabave i sam postupak isporuke dobara. Dakle, nije dovoljno da je samo određeni postotak ponuđene robe ili isporučene robe ili određeni postotak od ukupne vrijednost ponude ili ugovora u skladu s ovim zahtjevom. Ponuditelj mora navesti da je sva roba u skladu s pravilom porijekla navodeći zemlju ili zemlje porijekla i kada se vrši raspisivanje natječaja za nabave s više od jedne stavke, porijeklo svake stavke mora biti navedeno.

Važna napomena: Sva oprema kupljena sredstvima granta mora biti proizvedena u jednoj od država članica Europske unije, članica Europskog gospodarskog prostora, zemalja korisnica IPA-e, ENPI zemlje ili bilo koje druge zemlje s kojima EU ima potpisane uzajamne sporazume (pogledati EuropeAid web stranicu za aktualan popis država).


Page 29 of 33


• kada je pojedinačna vrijednost robe (kod ugovora o nabavi robe) veća od 5.000,00 EUR, porijeklo robe treba biti dokazano dostavom ovjerenog certifikata o porijeklu, izdanog od strane nadležnog tijela zemlje porijekla robe (Gospodarska komora dotične zemlje) i u skladu s pravilima utvrđenim u odnosnom zakonodavstvu Zajednice.

Ukoliko je pojedinačna vrijednost robe (ugovor o nabavi robe) jednaka ili ispod 5.000,00 EUR ovjereni certifikat o porijeklu robe potrebno je priložiti u slučaju:

a) Kada deklaracija na proizvodu/opremi navodi neprihvatljivu zemlju (npr. MADE IN CHINA)

b) Ukoliko se ne može utvrditi zemlja porijekla (npr. niti na deklaraciji, niti na naljepnici na proizvodu nije navedena zemlja porijekla) - pogledati PRAG članak 2.3.1. i Anneks IV članak 2.2.

• gdje postoje ozbiljne sumnje o autentičnosti certifikata o porijeklu (npr. zbog nedosljednosti u dokumentu, pravopisne pogreške i sl.), potrebno je kontaktirati nadležnu gospodarsku komoru i zatražiti potvrdu o vjerodostojnosti dostavljenih dokumenata. Primjere potvrda možete pronaći u privitku – dokumenti RH certificate.pdf i EU certificate.pdf

• bitno je naglasiti da se kopije potvrda o porijeklu prilažu međuizvješću/završnom izvješću. U svrhu osiguranja poštivanja pravila porijekla, od grant korisnika se očekuje da od ponuditelja zatraži, putem natječajne dokumentacije ili u pozivu na natječaj, navođenje porijekla robe iz svoje ponude. U iznimnim slučajevima, pravnim osobama iz zemalja koje nisu navedene u odjeljku 2.1 Dodatka IV (pogl. popis gore, pod "nacionalnost") može biti dozvoljeno da se nadmeću (ili isporuke robe porijeklom iz tih zemalja), ali samo uz prethodno odobrenje Ugovornog tijela. U posebnim slučajevima kada se ne može kupiti roba porijeklom iz ranije navedenih zemalja dužni ste pravovremeno kontaktirati Ugovorno tijelo i započeti postupak za odobrenje odstupanja od pravila navedenih u Dodatku IV (derogacija). Imajte na umu da i za svu opremu i vozila cijene jediničnog troška koji je jednak ili manji od 5.000 EUR, ponuđač mora navesti zemlju porijekla, što se dokazuje deklaracijom na proizvodu i/ili izjavom ponuđača. U slučaju da proizvod ima više zemalja porijekla, ponuđač treba priložiti Izjavu u kojoj isti potvrđuje kako je zadnja, ekonomski opravdana transformacija robe nastala u prihvatljivoj državi (navesti državu). Ukoliko se nabavlja istovjetna roba ukupnog troška preko 5.000 EUR, a jedinične cijene ispod 5.000 EUR, potrebno je također zatražiti od ponuditelja ovjereni certifikat o porijeklu robe (npr. u slučaju nabave više istih kompjutera ili fotoaparata čija je ukupna cijena preko 5.000 EUR).

DIO V DOKAZI TROŠKOVA I VLASNIŠTVA

Mapa Country Specific Instructions_HR 3. Expenditures

5.1. Dokaz troškova - molimo pogledati opće upute za implementaciju (General Implementation Guide).

Prema članku 14. Općih uvjeta Ugovora prihvatljivi su samo stvarno nastali troškovi koji zadovoljavaju slijedeće kriterije:

Nastali su tijekom implementacije projekta (počevši od datuma navedenog u Članku 2. Posebnih uvjeta do zadnjeg dana provedbe) uz izuzeće troškova vezanih za završna izvješća, verifikaciju troškova i evaluaciju projekta, koji su prihvatljivi i nakon razdoblja implementacije projekta;

Predviđeni su proračunom;

Nužni su za provedbu aktivnosti;

Stvarni su i provjerljivi, mogu se vidjeti iz poslovnih knjiga korisnika i određeni u skladu s važećim računovodstvenim standardima zemlje korisnika te u skladu s uobičajenom računovodstvenom praksom;


Page 30 of 33


Opravdani su i u skladu sa zahtjevima dobrog financijskog upravljanja, osobito u pogledu ekonomičnosti i učinkovitosti;

Dodatno:

Potrebni su za provođenje projekta, odnosno predloženi i odobreni u Aneksu III – Proračun projekta, odobreni putem realokacije, adenduma ili kao nepredviđeni troškovi (contingencies);

Potkrijepljeni su izvornim dokumentima;

Registrirani su u trenutku nastanka (datum isporuke ili datum izdavanja računa), a ne kada su zaista plaćeni (datum isplate gotovine);

Pri ocjeni prihvatljivosti troškova, Ugovorno tijelo će uzeti u obzir jesu li projektne aktivnosti provedene za dobrobit stanovništva koje živi u programskom području. Imajte na umu da provedene aktivnosti za krajnjeg korisnika trebaju imati stanovništvo iz programskog područja te se provedba aktivnosti mora odvijati u ovom području.

U iznimnim slučajevima, troškovi nastali izvan programskog područja mogu biti prihvatljivi, ako se projektni ciljevi mogu ostvariti samo uz korištenje tih sredstava/troškova.

Da bi zadovoljili gore navedene kriterije, korisnici su dužni voditi knjigovodstvo projekta, u skladu s najboljom praksom i uobičajenim procedurama, kao dio postojećeg ili kao odvojeni sistem računovodstvenih zapisa. Sustav vođenja knjiga treba omogućiti jasno i jednostavno povezivanje između:

aktivnosti originalnog pratećeg dokumenta (račun, ugovor, narudžbenica, priznanica, dostavnica,

itd) stavke u knjigovodstvu stavke proračuna / financijskog izvješća

Knjigovodstvenu, ali i sadržajnu projektnu dokumentaciju (planovi aktivnosti, materijali s radionica, izvješća, rezultati istraživanja, studije i druge publikacije/outpute projekta, itd) korisnici su dužni čuvati do 7 godina po završnoj isplati. Treba napomenuti da su u tom roku moguće ad hoc financijske provjere od strane Ugovornog tijela, DEU, Antikorupcijskog ureda, Europskog revizorskog suda i bilo kojeg vanjskog revizora kojima korisnici moraju omogućiti pristup lokacijama provedbe projekta, info sustavima, svim dokumentima i bazama podataka. Važno je imati na umu da korisnik mora garantirati primjenjivost ovih, ali i svih drugih pravila ugovora na sve partnere i izvođače, kao i da se financijska dokumentacija prilaže završnom i međuizvješću, o čemu će korisnike obavijestiti Ugovorno tijelo. Neprihvatljivi troškovi - molimo pogledati opće upute za implementaciju (General Implementation Guide).

5.2 Reconciliation form (opis procesa usklade) Ref. dok: Reconciliation form.doc

Svake godine (do 15. siječnja), a za prethodnu godinu, Ugovorno tijelo (ARR) poslati će korisniku ispunjeni obrazac za uskladu, zajedno sa popratnim dopisom, tražeći potvrdu iznosa/stanja navedenih u obrascu. Svrha ovog procesa je usklađivanje računovodstvenih evidencija Ugovornog tijela i računovodstvenih evidencija korisnika.

Korisnik će imati na raspolaganju 10 dana za odgovor. U navedenom periodu potrebno je ispuniti zaprimljeni obrazac (original) na za to predviđenim mjestima, potpisati ga i pečatirati te ga vratiti Ugovornom tijelu. Kao potvrdu stanja obrascu je potrebno priložiti izliste iz računovodstvenog sustava. Ukoliko postoje razlike, iste je potrebno navesti i objasniti.


Page 31 of 33


5.3. Dokaz vlasništva

Ref Dok:

Transfer of Ownership.doc

U određenim slučajevima oprema koja se kupuje za potrebu realizacije projekta može biti prenesena od korisnika drugoj organizaciji (npr. partneru u projektu). U ovom slučaju, obrazac za prijenos vlasništva moraju pravilno popuniti obje strane (vidjeti dokument Transfer of ownership.doc). Svi takvi prijenosi vlasništva trebaju biti u prilogu završnog izvješća (pogl. Ugovor, Aneks II Opći uvjeti, č. 2.1 i 7.3). Transfer vlasništva obavezan je kada korisnik granta nema sjedište u zemlji u kojoj se projekt provodi (pogl. Čl. 7.3 Općih uvjeta).

5.4 Oslobođenje od PDV-a

Ref. Dok:

VAT monthly report.doc Sukladno članku 14.6 Općih uvjeta Ugovora, porez na dodanu vrijednost nije prihvatljiv trošak osim u slučajevima kad korisnik nema pravo na povrat poreza. Prema hrvatskom zakonu grant ugovori oslobođeni su plaćanja PDV-a podugovarateljima temeljem izmjene Pravilnika o PDV-u

8 iz ožujka 2008.godine. Prema proceduri za oslobađanje od PDV-a opisanoj u

članku 102, stavku 6 Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost (NN 149/09) Korisnici nisu dužni za svako pojedino plaćanje ishoditi oslobođenje. Procedura i obveze uključenih tijela su opisane u nastavku: Obveze Ministarstva regionalnoga razvoja i fondova EU (MRRFEU):

Ministarstvo je dužno svakom korisniku iz Republike Hrvatske koji sudjeluje u provedbi projekta unutar programa dostaviti ovjerene preslike dijela grant ugovora (prvih 5 str. Ugovora, Posebni uvjeti, eng. Special Conditions) kojeg korisnik potpisuje s Ugovornim tijelom (ARR). Temeljem tako ovjerenih Posebnih uvjeta Ugovora Ministarstvo oslobađa cijelu sekundarnu nabavu korisnika od plaćanja PDV-a.

Ministarstvo kao Nacionalno tijelo nadležno za program, obvezno je Poreznoj upravi, područnom uredu Zagreb, do kraja veljače tekuće godine za prethodnu godinu, dostaviti izvješće o ostvarenim oslobođenjima od PDV-a pri nabavi robe i usluga u tuzemstvu na obrascu Izvješće o ostvarenim oslobođenjima od plaćanja PDV-a koji je sastavni dio Pravilnika o PDV-u (NN 149/09), za svakog korisnika koji sudjeluje u provedbi projekata unutar programa. Izvješće priprema i Ministarstvu dostavlja korisnik projekta.

Obveze grant korisnika

Korisnici za svako oslobođenje od plaćanja PDV-a i carine trebaju kopirati ovjerene Posebne uvjete i tu kopiju ovjeriti svojim pečatom te dostaviti svom dobavljaču (primjerak s originalnim pečatom Ministarstva (MRRFEU) treba čuvati).

Korisnik je dužan svakom dobavljaču za potrebe projekta u okviru programa dostaviti ovjerenu dokumentaciju (koja nosi kopiju pečata Ministarstva i original pečat korisnika za postupak oslobođenja od PDV-a prema članku 102, stavku 6 Pravilnika o PDV-u (NN 149/09). Na temelju ovjerenih dokumenata isporučitelj dobara ili usluga neće zaračunati PDV.

8 Pravna osnova za oslobođenje od PDV-a su: Pravilnik o izmjenama i dopunama pravilnika o porezu na dodanu vrijednost (NN 34/2008) i Naputak o ostvarivanju carinskih i poreznih oslobođenja temeljem članka 13. Dodatka A Okvirnog sporazuma između Europske komisije i Vlade Republike Hrvatske u svezi sudjelovanja Republike Hrvatske u programima pomoći Europske zajednice, Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost (NN 149/09),


Page 32 of 33


Korisnici su dužni jedanput mjesečno izvještavati Ministarstvo, a u kopiji Ugovorno tijelo (ARR) o ostvarenim oslobođenjima od plaćanja od PDV-a i carine. Izvješće treba slati putem e-maila, najkasnije do 5. dana u tekućem mjesecu za prethodni mjesec, i to na obrascu koji se nalazi u privitku (obrazac VAT monthly report.doc).

Uz mjesečno izvješće o ostvarenim oslobođenjima nije potrebno dostavljati predračune niti račune, ali korisnici kao potpisnici ugovora snose pravnu odgovornost te moraju voditi računa o opravdanosti oslobođenja.

Dužnost isporučitelja usluga i dobara:

Isporučitelj dobara i usluga na računu kojeg ispostavlja korisniku projekta treba navesti naziv projekta i broj ugovora temeljem čega je ostvareno pravo na oslobođenje od PDV-a, a ovjerenu presliku ugovora priložiti uz primjerak računa koji mu služi kao isprava za knjiženje. Ako korisnik ima stalnog isporučitelja usluga i dobara za cijelo vrijeme trajanja projekta, dokumentaciju o oslobađanju od PDV-a dovoljno je dostaviti samo jednom na početku poslovne suradnje.

Na računu koji isporučitelj ispostavlja korisniku treba stajati i sljedeća rečenica:

»U skladu s člankom 13. točka 4. Dodatka A Okvirnog sporazuma između Europske komisije i Vlade Republike Hrvatske i člankom 26. stavak (2) točke b) i d) Okvirnog sporazuma između Vlade Republike Hrvatske i Komisije europskih zajednica o pravilima za suradnju u svezi financijske pomoci Europske Zajednice Republici Hrvatskoj u provedbi pomoci u okviru Instrumenta pretpristupne pomoci (IPA) (NN 41/2008), na sljedeće isporuke koje se financiraju iz potpore EU-a porez na dodanu vrijednost nije obračunat: … «

Ovjerena preslika stranica Ugovora (Posebni uvjeti) iz stavka 6. članka 102. Pravilnika o porezu

na dodatu vrijednost (NN 149/09), podnosi se i nadležnoj carinarnici, zbog oslobađanja od plaćanja carine i poreza na dodanu vrijednost, kada se radi provedbe programa pomoći – financijske potpore obavlja uvoz dobara iz inozemstva.

DIO VI VIDLJIVOST EU FINANCIRANJA

Tijekom provedbe ugovora, svi korisnici i njihovi partneri dužni su slijediti pravila vezana uz vidljivost te moraju osigurati jasno prepoznavanje da su projektne aktivnosti i rezultati financirani od strane EU kao što je naznačeno i u samom grant ugovoru (Opći uvjeti Ugovora, čl. 6 Visibility) . Kako bi korisnici EU sredstava imali jasne smjernice, Europska komisija razvila je Priručnik za komunikaciju i vidljivosti za vanjske aktivnosti EU (Communication and Visibility Manual for EU external actions) koji sadrži upute o uporabi pravilnih komunikacijskih alata te kako isti trebaju izgledati i vizualno. Priručnik i obrasci u elektronskom obliku mogu se preuzeti na sljedećoj webstranici: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm Oprema kupljena pod grant ugovorom i sav promidžbeni materijal koji se dizajnira u sklopu projekta (npr. projektni logo, memorandum dokumenata, naljepnice za opremu, i sl) treba uključivati zastavu EU kao što je naznačeno u priručniku. Međutim, svim korisnicima se preporuča i korištenje programskog loga na svim materijalima. Programski logo možete preuzeti na službenoj webstranici Programa: IPA prekogranični program Hrvatska-crna Gora: www.cbccro-mne.org Pažljivo proučite i slijedite priručnik, a po potrebi korisnici mogu kontaktirati projekt managere za savjet.

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

http://www.cbccro-mne.org/


Page 33 of 33


Svi promotivni materijali izrađeni troškovima projekta moraju se poslati ARR-u/ u kopiju ZTT-u min. 10 dana prije tiskanja na odobrenje. Svaka publikacija korisnika koja se odnosi na projekt, uključujući i one na konferencijama i seminarima, treba sadržavati referencu na EU financiranje. Bilo koja publikacija korisnika, u bilo kojem obliku i mediju, mora sadržavati sljedeću izjavu: “This publication was produced with the financial assistance of the European Union. The contents of the document are the (sole – this can be used, but is not obligatory) responsibility of the XY and do not necessarily reflect the positions of the European Union.” Napomena: Europska Komisija redovito ažurira Priručnik za komunikaciju i vidljivost za vanjske aktivnosti EU te se preporuča redovno praćenje webstranice kako biste tijekom provedbe koristili aktualnu verziju tog dokumenta.

Documents

IMPLEMENTACIJSKI PAKET UPUTE HRVATSKIM KORISNICIMASmjernice za prijavitelje projekata u okviru drugog poziva za dostavu projektnih prijedloga za IPA prekogranični program Hrvatska