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IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATEGIAS Y POLITICAS DE RACIONALIZACIÓN
DE COSTOS Y GASTOS, QUE PERMITAN UNA MAYOR RENTABILIDAD DE
LOS PROCESOS DE UNA PYME DEL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN.
MARLENE DIAZ OSORIO
CAROLINA GUERRERO CASTILLO
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
ESPECIALIZACION GERENCIA ESTRATÉGICA DE COSTOS Y GESTIÓN
EMPRESARIAL
SANTIAGO DE CALI
2.010
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IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATEGIAS Y POLITICAS DE RACIONALIZACIÓN
DE COSTOS Y GASTOS, QUE PERMITAN UNA MAYOR RENTABILIDAD DE
LOS PROCESOS DE UNA PYME DEL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN.
MARLENE DIAZ OSORIO
CAROLINA GUERRERO CASTILLO
Trabajo de grado para optar el titulo de
Especialización Gerencia Estratégica de Costos y Gestión Empresarial
TUTOR
LUIS ALEXANDER GOMEZ
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
ESPECIALIZACION GERENCIA ESTRATÉGICA DE COSTOS Y GESTIÓN
EMPRESARIAL
SANTIAGO DE CALI
2.010
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Nota de Aceptación
Proyecto de intervención presentado ante el
comité de grado como requisito exigido de la
Universidad de san Buenaventura para optar
el titulo de Especialización Gerencia
Estratégica de Costos y Gestión
Empresarial.
_______________________________
Jurado Carlos Augusto Rincón
_______________________________
Jurado César Augusto Patiño
Tutor Luis Alexander Gómez Bonilla
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AGRADECIMIENTOS
El presente trabajo se ha nutrido del pensamiento, la reflexión, los escritos y los comentarios realizados por un considerable número de personas que tuvimos en cuenta durante su realización. Debemos expresar los más sinceros agradecimientos, en primer lugar a la empresa impermeabilizadora, quienes con su disposición, paciencia y colaboración, nos brindaron la información y el apoyo necesario para hacer posible este proyecto. A Dios, nuestro familiares y a nuestro tutor Luis Alexander Gómez, a quienes debemos dirigir nuestra gratitud por la confianza, el apoyo y por sus valiosas orientaciones durante el transcurso del proyecto.
5
Tabla de contenido
Pág.
Glosario ................................................................................................................ 10
1. Generalidades de la población ..................................................................... 17
1.1. DESCRIPCIÓN DE LA POBLACIÓN ................................................................... 17
1.2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ...................................................................... 17
1.3. ANÁLISIS DEL CONTEXTO .............................................................................. 21
1.3.1. Sector de la construcción ................................................................... 21
1.3.2. Perspectivas para el año 2.010 del sector de la construcción en
colombia .......................................................................................................... 24
1.4. ESTRUCTURA ACTUAL .................................................................................. 25
1.4.1. Mercado ............................................................................................. 25
a) Principales proveedores ........................................................................ 25
b) Principales clientes ................................................................................ 25
c) Principal competencia ........................................................................... 26
1.4.2. Portafolio ............................................................................................ 26
1.4.3. Técnica ............................................................................................... 27
1.4.4. Financiero .......................................................................................... 45
1.4.5. Administrativo ..................................................................................... 49
1.4.6. Seguridad industrial y salud ocupacional .......................................... 50
1.4.7. Gestión ambiental .............................................................................. 51
1.5. MATRIZ DOFA .............................................................................................. 51
2. Problema ........................................................................................................ 53
2.1. DESCRIPCIÓN ................................................................................................. 53
2.2. FORMULACIÓN PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ................................................... 54
2.3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................... 54
2.4. OBJETIVOS .................................................................................................... 55
2.4.1. General .................................................................................................. 55
2.4.2. Específicos ............................................................................................ 55
2.5. MARCO REFERENCIAL ..................................................................................... 56
2.6. MARCO CONCEPTUAL ..................................................................................... 57
2.6.1. AIU ........................................................................................................ 57
2.6.2. Contratos de construcción ..................................................................... 58
2.7. MARCO LEGAL ................................................................................................ 68
6
a) Decreto no. 0532 del 03 de mayo de 2.010 .............................................. 68
b) Decreto 357 del 21 de mayo de 1.997 ...................................................... 69
c) Salud ocupacional y seguridad industrial .................................................. 70
2.8. TÉCNICAS METODOLÓGICAS UTILIZADAS ........................................................... 71
3. Propuesta de intervención .............................................................................. 71
3.1. DIAGNÓSTICO ................................................................................................ 71
3.2. CRONOGRAMA ............................................................................................... 76
3.3. RECURSOS .................................................................................................... 77
3.3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE INTERVENCIÓN ........................................... 78
3.3.1. Descripción ............................................................................................ 78
3.3.2. Desarrollo .............................................................................................. 79
3.4. ANÁLISIS COSTO – BENEFICIO DE LA PROPUESTA ............................................... 90
3.4.1. Resultados ............................................................................................ 90
3.4.2. Beneficios .............................................................................................. 93
4. Presupuesto ................................................................................................... 94
5. Factores que entorpecen la ejecución del proyecto .................................. 96
6. Vencer resistencias ....................................................................................... 96
7. Conclusiones ................................................................................................. 97
8. Recomendaciones ......................................................................................... 98
Bibliografía ......................................................................................................... 100
Anexos ................................................................................................................ 102
7
Tabla de contenido de anexos
Pág.
Anexo 1: Ejemplo metrado y presupuesto priorizado por el subtotal (Pareto) ..... 103
Anexo 2: Obras Ejecutadas ................................................................................. 105
Anexo 3: Listado de Precios ................................................................................ 107
8
Tabla de contenido de Gráficas
Pág.
Gráfica 1: Área total aprobada, según licencias de construcción 77 municipios
(Abril 1.996 – 2.009) .............................................................................................. 22
Gráfica 2: Acumulado año corrido del área aprobada para vivienda y otros destinos
77 municipios (Enero a Abril 1.996 – 2.009) .......................................................... 22
Gráfica 3: Área total censada por tipos de vivienda, según estado de obra I
semestre de 2.009 ................................................................................................. 23
Gráfica 4: Imprimar ................................................................................................ 28
Gráfica 5: Adherencia ............................................................................................ 28
Gráfica 6: Impermeabilización de Drenaje ............................................................. 29
Gráfica 7: Emboquillar Desagüe ............................................................................ 30
Gráfica 8: Juntas de Dilatación .............................................................................. 31
Gráfica 9: Junta de Dilatación Fachada Opción 1 .................................................. 32
Gráfica 10: Junta de Dilatación Fachada Opción 2 ................................................ 32
Gráfica 11: Juntas de Dilatación ............................................................................ 33
Gráfica 12: Modulación del Manto ......................................................................... 33
Gráfica 13: Empiece a trabajar .............................................................................. 35
Gráfica 14: Análisis Causa y Efecto ....................................................................... 49
Gráfica 15: Organigrama General .......................................................................... 49
Gráfica 16: Diagnóstico DOFA ............................................................................... 52
Gráfica 17: Esquema para desarrollar el modelo establecer ................................. 80
9
Tabla de contenido de tablas
Pág.
Tabla 1: Crecimiento esperado para el año 2.010 ................................................. 24
Tabla 2: Cuadro comparativo de facturación mensual Empresa Impermeabilizadora
(Años 2.005 – Octubre 2.010) ................................................................................ 46
Tabla 3: Estado de Resultado Empresa Impermeabilizadora ................................ 47
Tabla 4: Balance General Empresa Impermeabilizadora ....................................... 48
Tabla 5: Riesgo cantidades – Riesgo precios por tipo de contrato de construcción
............................................................................................................................... 60
Tabla 6: Porcentajes estimados, según tipo de contrato de construcción ............. 60
Tabla 7: Cuadro Comparativo cotizaciones vs facturación final, proyectos
ejecutados entre Junio y Agosto del año 2.010 ..................................................... 72
Tabla 8: Gastos Administrativos Promedio mensual Empresa impermeabilizadora
año 2.010 ............................................................................................................... 73
Tabla 9: Detalle de Gastos Administrativos promedio mensual Empresa
impermeabilizadora Año 2.010 .............................................................................. 74
Tabla 10: Esquema de cotización actual empresa impermeabilizadora ................ 75
Tabla 11: Cronograma de Actividades ................................................................... 76
Tabla 12: Recursos necesarios para implementación del proyecto ....................... 77
Tabla 13: Identificación de costos y gastos ........................................................... 82
Tabla 14: Costos por actividad de la obra/ Esquema de Cotización ...................... 83
Tabla 15: Formato de consumos de materiales e insumos .................................... 86
Tabla 16: Formato de seguimiento mano de obra operativa .................................. 88
Tabla 17: Cuadro de seguimiento .......................................................................... 89
Tabla 18: Comparativo facturación y valor real ...................................................... 91
Tabla 19: Presupuesto mensual ............................................................................ 95
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Glosario Acción correctiva: acción emprendida para eliminar la causa real de una no conformidad, defecto u otra situación no deseable existente. Es decir que la acción correctiva actúa sobre las causas reales de no conformidades ya presentadas, con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir. Acción preventiva: acción emprendida para eliminar la causa potencial de una no conformidad, defecto u otra situación no deseable potencial, para evitar que ocurra. Actividad: Se compone de acciones, movimientos o secuencias de trabajo; es el trabajo que se realiza dentro de una organización. Almacenamiento (de producto): áreas físicas, procedimientos y documentos que permiten al producto en proceso y al producto terminado conservar sus características de calidad y la trazabilidad. Análisis de Pareto: Herramienta administrativa que muestra que 20% de un conjunto de generadores del costo importantes es responsable de 80% del costo total invertido. Calidad: Se define como la satisfacción del cliente con la experiencia total de un producto o servicio, esto es, la diferencia entre los deseos del cliente y los resultados reales del producto o servicio. Certificación: Constancia que se entrega al final de un proceso, que acredita que un determinado elemento cumple con las exigencias de calidad de la norma que lo regula, o que una persona posee los conocimientos y habilidades necesarias para desempeñar ciertas actividades determinadas por el tipo de capacitación. Control: Conjunto de procedimientos, herramientas y sistemas que las organizaciones emplean para alcanzar las metas. Costo de mano de obra directa: La mano de obra utilizada para manufacturar el producto o proporcionar el servicio. Costo de mano de obra indirecta: Supervisión, control de la calidad, inspecciones, compras y recibo. Así también otros costos de apoyo a la producción relacionados con la mano de obra. Costo de materiales directos: El costo de los materiales que constituyen al producto y una provisión razonable para desechos de materiales y unidades defectuosas.
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Costo de materiales indirectos: El costo de los materiales utilizados en la fabricación que no son rastreables fácil o económicamente en el producto terminado. Costo de ventas: El costo dl producto transferido al estado de resultado cuando se vende el producto o servicio. Costo directo: Costo conveniente y económicamente rastreado de manera directa a un grupo de costo o a un objeto de costo. Costo fijo: La parte del costo total que no se modifica con un cambio en la cantidad del generador del costo, dentro del rango relevante y en un período determinado. Costo indirecto: Costo que no es rastreable conveniente o económicamente con un grupo de costo o un objeto de costo específico. Costo variable: El cambio en el costo total relacionado con cada cambio en la cantidad del generador del costo. Costo de no conformidad: Costo de fallas internas y costos de fallas externas. Desperdicio: Unidad rechazada que se desecha o vende a valor de eliminación. Eficacia: medida del cumplimiento de una meta o propósito. Eficiencia: relación del trabajo útil desarrollado a los recursos totales gastados. Escombros: Todo residuo sólido sobrante de la actividad de la construcción, de la realización de obras civiles o de otras actividades conexas complementarias o análogas. Estandarización: Instrumento de gestión, cuyo objetivo es contribuir con la obtención de procesos estables. Estimación del costo: El establecimiento de una relación bien definida entre un objeto de costo y sus generadores del costo para efectos de pronosticación del costo. Estrategia: Conjunto de políticas, procedimientos y métodos de negocios que producen el éxito a largo plazo. Generador del costo: Cualquier factor que ocasione un cambio en el costo de una actividad.
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Inspección: una actividad tal como medir, examinar, ensayar o comparar con un patrón una o más características de una entidad, y confrontar los resultados con requisitos especificados para así establecer si se logra la conformidad para cada característica. Inventario: Las existencias de una pieza o recursos que una organización utiliza. Inventario de seguridad: Cantidad de inventario que se maneja además de la demanda esperada. Lista de materiales: Listado en forma detallada de los componentes del producto manufacturado o necesarios para prestar el servicio. Materia prima: materiales empleados por la industria para su transformación en un producto. Materia prima crítica: materia prima que afecta la calidad del producto. Materiales de construcción: Arenas, gravas, piedra, recebo, asfalto, concretos y agregados sueltos, de construcción o demolición. Capa orgánica, suelo y subsuelo de excavación. Ladrillo, cemento, acero, hierro, mallas, madera, formaleta y similares. Medición: conjunto de operaciones cuyo objeto es determinar un valor de una magnitud. Mejora continua: Técnica administrativa en la que los administradores y trabajadores se comprometen a seguir un programa de mejoramiento continúo de la calidad y otros factores críticos de éxito. Método de costo total: El precio de transferencia establecido para que sea igual al costo variable más el costo fijo asignado a la unidad de venta. Objeto de costo: Todo producto, servicio, cliente, actividad o unidad organizativa en la cual, los costos se acumulan con algún propósito administrativo. Operación eficaz: El logro de la meta establecida para la operación. Operación eficiente: Operación que no desperdicia recursos. Persona calificada: Persona que tiene un grado de reconocimiento o certificado profesional y amplia experiencia y conocimientos en el tema, que sea capaz de diseñar, analizar, evaluar y elaborar especificaciones en el trabajo, proyecto o producto del tema.
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Planeación de requerimiento de materiales: Lógica de determinar el número de piezas, componentes o materiales necesarios para fabricar un producto. Plano: Planos, que forman parte de los documentos del contrato, donde se muestran con precisión el diseño, la ubicación, las dimensiones y sus relaciones con otros elementos del proyecto. También llamados planos de proyecto, planos de trabajo Prestaciones: Beneficios especiales para los empleados, como viajes, membrecía a un club deportivo, boletos para asistir a espectáculos y otras extras pagadas por la empresa. Presupuestarían: El proceso de preparar un presupuesto. Presupuesto: Plan cualitativo de las operaciones de una organización; identifica los recursos y compromisos requeridos para alcanzar las metas de la organización para un próximo período. Presupuesto de compras de mercancías: Plan que indica la cantidad de mercancía que la empresa necesita comprar durante el período presupuestario. Problema: resultado no deseado de una tarea o actividad. Proceso: Todo conjunto de actividades que desempeña una organización que toma insumos y los transforma en productos, los cuales, en un plano ideal, representan mayor valor para ellos que los insumos originales. Productividad: Una medida de qué tan bien se utilizan los recursos. Prorrateo: El proceso de distribuir costos indirectos sobre y subaplicados en las cuentas de trabajo en proceso. Almacén de artículos determinados y del costo de ventas. Proyecto: Una serie de trabajos relacionados que lo habitual se dirigen hacía un producto mayor y cuyo desempeño requiere de un período considerable de tiempo. Proyecto estructural: Procedimiento consistente en interconectar, proporcionar y dimensionar los elementos de un sistema estructural, de modo que puedan soportar un conjunto de cargas sin sobrepasar las fatigas admisibles de los materiales empleados Reproceso: Unidad producida que tiene que reprocesarse para convertirla en una unidad utilizable que pueda venderse.
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Restricciones: Aquellas actividades que prolongan la duración del ciclo total del producto o la prestación del servicio. Seguridad: el estado en el cual el riesgo de lesión o de daño a los materiales, está limitado a un nivel aceptable. Valor: Razón de la calidad al precio pagado. La “felicidad” competitiva es poder incrementar la calidad y reducir el precio, al mismo tiempo que se conservan o aumentan los márgenes de utilidad. (De esta manera, las operaciones pueden incrementarse directamente la retención de los clientes y ganar participación en el mercado) Verificación: confirmación mediante examen y aporte de evidencia objetiva de que se han cumplido requisitos especificados
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Introducción El incesante desarrollo del conocimiento en el mundo actual, hace necesario que los problemas se analicen y resuelvan con un criterio totalizador que consulte los diversos aspectos de las especialidades involucradas. Tal es el caso del sector de la construcción, conglomerado de actividades diferentes y un tanto dispersas, que hoy exige una visión conjunta para el logro de soluciones integrales tanto el planeamiento con en la ejecución de las obras. La identificación de los problemas y soluciones acertadas, se logra mediante un trabajo en equipo, el cual debe actuar con armonía en aras de alcanzar unas metas conjuntas; es importante, tener como base el compromiso y una comunicación clara entre los miembros que lo componen, para evitar el desvío de los resultados esperados. Dentro de éste orden de ideas, el presente trabajo se ha concebido como una herramienta que se ocupa del control de los costos de las obras, evaluando los requerimientos y expectativas del cliente, para brindar una cotización acertada, y verificando los puntos en las diferentes etapas de la obra, con el objeto de optimizar los recursos presupuestados y evitar cobrar adicionales en la facturación, o en algunos casos, la empresa cubrir con sus utilidades errores por omisión en la cotización. El trabajo está dirigido en primer término a la empresa Impermeabilizadora, que permitió realizar las pruebas de este proyecto en sus procesos. Pretende ser también de interés a las demás empresas del sector, que planifican y ejecutan obras civiles o de impermeabilización, que presentan dificultades para controlar los costos de sus obras, y por ende no logran tomar decisiones acertadas cuando se presentan excesos de costos / gastos durante la ejecución de las obras. Busca ofrecer además, soluciones para las empresas que no cuentan con un software contable que cubra con las necesidades del negocio, y que impide realizar un correcto seguimiento de costos de sus procesos. El proyecto de intervención presenta inicialmente un diagnóstico del la situación actual, con el objeto de identificar la causa de los problemas detectados se realizó un análisis causa y efecto, para luego plantear un plan de acción que permita el fortalecimiento de los procesos de administración de costos, de una Pyme del sector de la construcción, para optimizar su rentabilidad.
Debido a que es un proyecto de intervención, presenta un alcance basado principalmente en la descripción con todo detalle en qué consiste la intervención y
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a quién va dirigida, justificación, antecedentes, fundamentos y se expone el modo de ejecutarla y los beneficios esperados. A diferencia de una tesis, los aspectos técnicos, operacionales y metodológicos de la evaluación aparecen en el presente proyecto, más no constituyen su aspecto esencial.
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1. Generalidades de la Población
1.1. Descripción de la Población
La empresa Impermeabilizadora, empezó a operar desde el año 1.993, desde entonces inició realizando trabajos de impermeabilización. Actualmente la empresa impermeabilizadora, está ubicada en el ciudad de Cali, ofreciendo servicios de impermeabilización, arquitectura y construcción, buscando siempre suplir las necesidades de los clientes, propendiendo por prestar un mejor servicio día a día. La empresa labora 48 horas semanales; cuenta con 7 personas laborando de forma permanente en el área administrativa, y dependiendo de la oferta, entre 10 a 30 personas que ejecutan los proyectos en las instalaciones de los clientes, las cuales se encuentran contratadas por obra.
1.2. Descripción de la Empresa
En el año 1.990 se crea la empresa como sucursal en la ciudad de Cali bajo el nombre Impermeabilizadora ATA, con sede principal en Bogotá, donde se ofrece servicios de impermeabilización, con el respaldo tecnológico de TEXSA DE COLOMBIA y SIKA, dos empresas multinacionales, líderes en el manejo de los sistemas avanzados de impermeabilización y productos químicos para la construcción En el año 1.999 debido al fallecimiento de uno de los socios, la empresa cambia a ser sociedad limitada, continuando bajo el mismo portafolio de servicios. A partir del segundo semestre del año 2.009 la compañía cambio a ser Sociedad por Acciones Simplificadas SAS1 contando con los siguientes beneficios:
1. Es posible fijar las reglas que van a regir el funcionamiento de la Sociedad. 2. El proceso de constitución y reforma es más fácil y eficiente. 3. La responsabilidad de los socios se limita a sus aportes, sin requerir la
estructura de una sociedad anónima. 4. Es posible crear diversas clases y series de acciones. 5. No se requiere establecer una duración determinada para la SAS. 6. El objeto social puede ser indeterminado. 7. El pago del capital puede diferirse hasta por dos años.
1 Ley 1258 del 2.008
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8. Se permiten los acuerdos de accionistas sobre cualquier asunto lícito. 9. Por regla general no se exige Revisor Fiscal. 10. Se establecen disposiciones que facilitan la operación y administración de
la SAS. 11. Mayor Flexibilidad en la regulación de los Derechos Patrimoniales y
Políticos de los accionistas. 12. Se establece un mayor tiempo para enervar la causal de disolución por
pérdidas. 13. El trámite de liquidación de la SAS es más ágil. 14. Mayor agilidad para la resolución de conflictos en la SAS. 15. Se consagra un reproche expreso a conductas abusivas por parte de los
socios de la SAS. El objeto social de sociedad es la explotación de las industrias de la impermeabilización en la construcción y el comercio, la prestación de servicios de construcción, acondicionamiento, terminación y acabado de edificaciones y obras civiles, siendo entendido que de estos objetivos pueden formar parte otras actividades complementarias tales como la representación de casas comerciales e industriales, ya sean nacionales o extranjeras, importación de materiales, compra y venta de los mismos. La empresa presenta unos ingresos promedio de $80 millones mensuales, en lo cual dimensiona su capacidad operativa, representados entre 3 a 5 obras de gran magnitud o 20 obras de pequeña escala. Como parte integral de la atención al cliente y el mejoramiento continuo de sus procesos, actualmente la empresa cuenta con la certificación RUC2 otorgada por el Consejo Colombiano de Seguridad, está orientando sus actividades en aras de certificar la calidad de sus servicios y de su Sistema de Seguridad Total, que no solo garantice la satisfacción de sus clientes, sino que brinde procesos seguros a sus colaboradores y cumplimiento de la normatividad vigente. La empresa atiende el sector inmobiliario, Bancario, institucional, industrial, y de la construcción, entre otros. La empresa le da mucha importancia en conocer y dar a conocer a sus colaboradores la orientación y metas que se desea obtener como empresa, es por ello que ha formulado lo siguiente: Misión
2 RUC Registro Único de Contratistas, certificado que se confiere a las empresas que han implementado un
sistema de seguridad, salud ocupacional y ambiente, acorde con las exigencias a nivel legal.
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Es una empresa dedicada básicamente a ejecutar trabajos de impermeabilización con altos estándares de calidad en sus productos, insumos y procesos., de tal forma que garantice la efectividad de las obras desarrolladas en términos de confort, calidad de vida, protección, confiabilidad y economía para el cliente. Igualmente desarrolla trabajos de arquitectura comprendidos que van desde el diseño hasta la ejecución de obras civiles y complementarias. La empresa está capacitada para el desarrollo de obras de alto nivel de complejidad y exigencia. Es una empresa que busca el beneficio integral de socios, empleados, clientes, proveedores y estado con operaciones comerciales e industriales transparentes, seguras y rentables. Visión La empresa se consolidara en los próximos 3 años como la compañía líder en el valle del cauca en suministro de soluciones y aplicación de sistemas de impermeabilización para los sectores inmobiliario, industrial y comercial. El liderazgo estará representado en la calidad de las obras; funcionalidad, garantía y en el profesionalismo y conocimiento de sus empleados. Negocio Protección de obras civiles, de agentes externos, atmosféricos, garantizando confort, seguridad y calidad de vida a sus usuarios. Factores claves de éxito
Los productos e insumos que emplea la empresa son de altos niveles de calidad
La empresa cuenta con personal técnico de amplios conocimientos y experiencia en la instalación de soluciones impermeabilizantes.
La empresa competirá ofreciendo calidad en sus insumos y procesos al mejor costo beneficio para las partes involucradas.
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La empresa acepta obras de relativa complejidad y dificultad civil por su experiencia demostrada en esta clase de trabajos.
La empresa será administrada con responsabilidad financiera de tal forma que su desarrollo técnico - operativo no se vea comprometido sino consolidado
Políticas
La empresa siempre tendrá actividades de capacitación del recurso humano en las técnicas de impermeabilización
La empresa contará con profesionales de la arquitectura en la dirección y supervisión de obras
La empresa reconocerá y pagará todos los impuestos, tasas y contribuciones que establezca la legislación Colombiana para este tipo de negocio.
La empresa nunca sacrificará la calidad de sus obras, por precio poniendo en riesgo su imagen y el patrimonio del cliente.
La empresa cumplirá en las fechas y plazos estipulados sus obligaciones con todos los colaboradores de manera efectiva.
Los productos e insumos que emplee la empresa en sus procesos técnicos necesariamente serán de reconocida calidad y debidamente certificado por los proveedores.
La empresa patrocina la libre y sana competencia del sector.
La empresa promocionará su actividad de impermeabilización entre los diferentes estamentos de los sectores que utilizan este tipo de procesos.
La empresa en cada proceso de aplicación procurará como prioridad capacitar, informar y concientizar al usuario de las técnicas y soluciones más apropiadas para su necesidad.
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1.3. Análisis del Contexto
1.3.1. Sector de la Construcción
El 2007 fue el último gran año de la economía colombiana y del sector de la construcción. En aquel momento, el Producto Interno Bruto (PIB) llegó a 7,3%, el más alto de la década y como parte de ese consolidado, la construcción, con 12,2%, registró los mayores índices de progresión. A partir del 2008, el panorama dejó de ser tan favorable y la economía colombiana padeció los efectos de la desaceleración mundial, la recesión en Estados Unidos y la crisis comercial con Venezuela. Adicionalmente, al interior del país se incrementó la inflación, las necesidades de financiamiento del gobierno central (que provocó menor liquidez y tasas de interés más altas para los préstamos de vivienda) y el financiamiento del déficit en cuenta corriente. La inversión de 55 billones de pesos para financiar proyectos de infraestructura en los sectores de minas y energía, transporte, telecomunicaciones y saneamiento básico, que anunció el Gobierno Nacional a principios del 2009 como “amortiguador” frente a la recesión de la economía, tuvo un impacto positivo en la dinámica del sector durante la primera mitad del año. Según estadísticas de la Cámara Colombiana de la Construcción (CAMACOL), entre enero y junio de 2009, la construcción creció 4,1%, 0,4% más que el primer semestre del año anterior. “Esta tendencia al alza se explica, fundamentalmente, porque las obras civiles crecieron 21,2%. De hecho, el repunte se presentó por el buen comportamiento de algunos componentes de este segmento, entre ellos, la ejecución de obras para la minería, los trabajos en los puertos y el desarrollo de los planes departamentales de agua”, explica Martha Pinto de De Hart, presidenta de la agremiación. En contraste, la vivienda mantuvo el ritmo decreciente de los últimos años. Según el último informe del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), entre enero y abril de 2009 fueron aprobados 4.079.829 m2 para construcción, lo que significó un descenso de 27,5% respecto al mismo período de 2008. Además, en los primeros cuatro meses del 2009, el área aprobada para vivienda acumuló una reducción del 26,7%, con relación al año anterior, y el número de VIS disminuyó en 20,8%.
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Gráfica 1: Área total aprobada, según licencias de construcción 77 municipios (Abril 1.996 – 2.009)
Gráfica 2: Acumulado año corrido del área aprobada para vivienda y otros destinos 77 municipios (Enero a Abril 1.996 –
2.009)
Otro estudio del DANE, referente al cambio de los precios de los insumos para la construcción de vivienda, evidenció que en el primer semestre de 2009 se presentó una variación de 0,18%, tasa inferior en 5,40 puntos porcentuales con respecto a la registrada en el mismo período del año anterior (5,58%). Por su parte, la medición de los precios de los insumos para la construcción de carreteras y puentes, también realizada por el DANE, acumuló entre enero y junio de 2009 una variación de -0,49%, tasa inferior en 8,92 puntos porcentuales con respecto al mismo período del 2008 (8,43%).
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Después de Minas y Energía, el sector de Vivienda ocupó la lista de prioridades del Gobierno Nacional para el 2009, con una inversión de $11,6 billones. Sin embargo, transcurrida la primera mitad del año surge el interrogante: ¿es suficiente este monto para atender los retos trazados para el 2009, en especial, la demanda de VIS que persiste en varios sectores del país? Según estadísticas del DANE, al comparar los resultados del primer trimestre de 2009 con respecto al mismo período de 2008, el área total censada para vivienda presentó una disminución del 8,3%. “Entre enero y marzo se censaron 14.814.796 m2 para vivienda. De ese total, el 78,5% se encontraba en proceso de construcción; el 12,1% culminada o terminada; y el 9,5% tenía paralizada su actividad al momento del operativo”, precisa el informe del DANE.
Gráfica 3: Área total censada por tipos de vivienda, según estado de obra I semestre de 2.009
Las unidades nuevas para vivienda disminuyeron en 38,1%. Este resultado obedeció a los decrecimientos de la vivienda diferente de VIS de 43,6% y de la Vivienda de Interés Social en 29,9%. Las unidades en proceso registraron una disminución del 13,2%, este comportamiento se explica básicamente por el decrecimiento de la VIS del 22,6%. El número de unidades culminadas con destino a vivienda disminuyó en 15,1%, por los decrecimientos presentados en la VIS del 19,1% y de la vivienda diferente de VIS del 11,6%. Por su parte las unidades paralizadas presentaron un incremento del 16,0%.
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1.3.2. Perspectivas para el año 2.010 del sector de la Construcción en Colombia
Para el año 2.010 se espera que la economía colombiana crezca alrededor del 2,4%, y el Banco de la República confirmó una meta de inflación del 3,9%. Para el sector de la construcción se estima un crecimiento del 1,9%.
Tabla 1: Crecimiento esperado para el año 2.010
. Los recursos para la ejecución de obras de infraestructura provendrían principalmente de la venta del 15% de las acciones de Ecopetrol y reducción de la participación de la Nación al 65%. Pendiente aprobación del Congreso. Se prevé recuperación del PIB del subsector de edificaciones, iniciación de los nuevos proyectos licenciados en el II-09, bajas tasas de interés y estabilidad de la inflación mantendrán apetito por créditos hipotecarios, además de una baja inflación que permite esperar similar comportamiento en los costos de la actividad edificadora.
Factores de riesgo para el sector Agotamiento de recursos para el subsidio a la demanda de crédito para
vivienda nueva. Lenta disminución del desempleo. Restricciones en la oferta de suelo urbanizable. Persistencia de obstáculos en trámites y licencias para nuevos proyectos. Reducción del PIB del subsector de obras civiles Aplazamiento o no ejecución de nuevos proyectos por incertidumbre sobre
nuevo gobierno y posible aplicación de Ley de Garantías.
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Oferta disponible en Cali
Durante el primer semestre de 2010 la oferta disponible de vivienda en la ciudad de Cali fue en promedio 5.379 unidades, siendo Mayo el mes con el mayor nivel de oferta del semestre, alcanzando las 5.594 soluciones habitacionales. Es claro como a partir de la entrada en vigencia de la política nacional de cobertura a la tasa de interés para créditos hipotecarios la oferta disponible en la ciudad sigue con la tendencia creciente, que ya venía de años anteriores en épocas de auge económico, y que jalonó de manera importante tanto la oferta como la demanda de vivienda en la ciudad, cerrando el 2009 con 5.898 unidades en oferta, un 13.8% más que en junio de 2009, cuando la oferta alcanzo las 5.182 unidades.
1.4. Estructura Actual
1.4.1. Mercado
a) Principales Proveedores
Los materiales utilizados en las obras, se adquieren principalmente en:
Sika Colombia S.A.
Texsa de Colombia S.A.
Pequeñas ferreterías de la región b) Principales Clientes Entre los principales clientes podemos nombrar:
Apiros S.A.
Banco de Bogotá
Banco de la República Cali
Banco de Occidente
Carvajal S.A.
Centro Empresa
Club Campestre de Cali
Colegio Berchmans
Colombina del Cauca
Constructora Meléndez S.A.
Cusezar S.A.
Ecopetrol Yumbo
Gobernación del Valle
Laboratorio Baxter
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Propal S.A.
Soluciones Urbanas S.A.
Tecnoquímicas S.A. c) Principal Competencia
Entre las principales competencias de la empresa, podemos nombrar:
Diltec Ltda.
Edil Andina Ltda
Impermeabilizaciones Héctor Ochoa C.
Oscar Gómez y Cía. Ltda
Tecnoglas Impermeabilizaciones
1.4.2. Portafolio
La empresa impermeabilizadora, ofrece los siguientes servicios:
Impermeabilizaciones
Con base en un estudio detallado, la empresa impermeabilizadora ofrece: Diagnóstico, asesoría y presupuesto de las soluciones a todas las
necesidades que se requieren alrededor de las impermeabilizaciones, recubrimientos, químicos resistentes a la humedad, químicos y tráfico.
Construcción, reconstrucción y mantenimiento de todo tipo de techos y cubiertas (barro, shingle, mantos asfálticos, tejas onduladas en asbesto y trapezoidales en aluminio)
Aplicación de recubrimientos impermeables para techos, cubiertas, terrazas, jardineras, tanques, piscinas y parqueaderos. (Mantos impermeabilizantes, emulsiones asfálticas, epóxidos y membranas)
Limpieza mantenimiento y protección impermeable para todo tipo de acabados de fachadas (ladrillo, concreto, piedra, estucos plásticos, pinturas Vinil-acrílicas, pinturas acrílicas texturizadas tipo graniplas y en general todo tipo de enchapes.
En el anexo 2: Obras Ejecutadas, se puede detallar fotográficamente algunas de las obras de impermeabilización realizadas por la empresa.
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Pisos industriales Limpieza con hidrolavado o equipo granillador, de pisos, estructuras y
tanques de almacenamiento. Recubrimientos epóxidos pisos, muros y cielos. Reparación áreas de concreto roto, gastado, rayado ó agrietado. Bases para pisos. Recubrimiento y reparación tanques de almacenamiento
Obras civiles complementarias Reparación y reconstrucción de cielos, pisos, enchapes de fachadas y
muros de Contención. Instalaciones eléctricas. Instalaciones hidráulicas. Sistemas de bombeo. Instalaciones sanitarias y drenajes Reformas y ampliaciones.
1.4.3. Técnica
A continuación se presenta los pasos a seguir para realizar el proceso de impermeabilización:
1) Imprimar Antes de instalar los mantos asfálticos, en placa de concreto, y una vez verificados los requisitos de instalación, se aplica emulsión asfáltica en proporción 3:1, para lograr una imprimación adecuada. La cual se debe dejar secar por 12 horas. La mezcla es una lechada, cuya función principal es la de sellar los poros del concreto, para permitir una mayor adherencia del manto asfáltico a la superficie.
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Gráfica 4: Imprimar
2) Adherencia
La impermeabilización debe quedar completamente adherida al soporte.
Gráfica 5: Adherencia
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Gráfica 6: Impermeabilización de Drenaje
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Gráfica 7: Emboquillar Desagüe
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Gráfica 8: Juntas de Dilatación
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Gráfica 9: Junta de Dilatación Fachada Opción 1
Gráfica 10: Junta de Dilatación Fachada Opción 2
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Gráfica 11: Juntas de Dilatación
Gráfica 12: Modulación del Manto
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Gráfica 13: Empiece a trabajar
Impermeabilización de cubiertas planas
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3) Tareas Previas
Antes de comenzar con los trabajos de impermeabilización deberá estar ejecutada la superficie de soporte. La misma debe ser uniforme y estar perfectamente limpia. Cuando se aplica la impermeabilización sobre soporte de hormigón o de mortero, se deberá esperar un lapso de 21 días a partir de la fecha del vertido del hormigón o mortero, para garantizar que la base esté seca y con un tenor de humedad que no supere el 10%. Cuando el soporte es de placas aislantes, comprobar que se hayan colocado a traba y sin huecos entre las mismas. Dependiendo del tipo de cubierta, el tipo de impermeabilización empleado y el acabado final, antes de la colocación de la membrana es necesario realizar los siguientes trabajos:
Ejecución de rozas en los paramentos verticales a la altura prevista.
Procurar que los encuentros con elementos verticales estén acabados con una escocia o chaflán de 135º, en + - 10.
Instalar las cazoletas de desagüe y dejar preparadas las juntas de dilatación.
Para todo elemento saliente prever un rompeaguas (goterón) por su cara inferior.
4) Replanteo
Luego de comprobar la situación de limatesas, limahoyas y juntas que delimitan las vertientes de desagüe, se efectúan las tareas de replanteo, iniciando la colocación desde las cotas más bajas de la cubierta. 5) Proceso de Impermeabilización
a) Sistemas de Colocación
Existen distintos sistemas de colocación, a saber: Adherido
La membrana impermeabilizante se pega al soporte base en toda la extensión de su superficie.
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Semiadherido
La impermeabilización se adhiere al soporte base en una extensión aproximada entre el 15 y el 50% de la superficie total de la cubierta. No adherido
La impermeabilización se coloca sobre el soporte base si adherirlo, excepto en ciertos puntos singulares, por ejemplo: desagües, juntas, petos, bordes perimetrales, y en todo el perímetro de elementos sobresalidos de la cubierta, tales como chimeneas, mástiles, claraboyas, etc. Clavado
La impermeabilización queda sujeta al soporte base por medio de puntas. b) Protección
Luego de colocar la impermeabilización, ésta se protege en toda su superficie con un elemento resistente a la intemperie, a la humedad y al hielo. Dicha protección podrá ser.
Autoprotección mineral. Autoprotección metálica. Protección pesada transitable o no transitable.
c) Tipo
Se define por el número de capas que forman la membrana, por consiguiente serán:
Monocapa. Multicapa por calentamiento. Multicapa con asfalto fundido.
Las soluciones constructivas están indicadas en la tabla 2 de la NBE/QB-90 donde se especifica el sistema, protección, tipo, pendientes y composición de la membrana.
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d) Aplicación de la Membrana Impermeable
El orden de ejecución de las diferentes capas de impermeabilización desde el soporte base, será el mismo indicado en la composición de cada tipo de membrana, siguiendo las indicaciones del fabricante. En aquellos lugares donde la membrana se coloque adherida o semiadherida, deberá imprimarse el soporte, incluidas las zonas de remate. Si la impermeabilización está constituida por asfalto o alquitrán, deberá imprimarse con materiales de base asfalto o alquitrán. Las membranas se colocan comenzando por la cota más baja del faldón, por lo general en forma perpendicular a la línea de máxima pendiente, ejecutando los solapes entre láminas con un mínimo de 8 mm. Las diferentes capas que componen la membrana deben aplicarse a rompejuntas para que los solapes no coincidan entre capas. e) Métodos de Unión de Láminas
Las impermeabilizaciones deben garantizar que las capas queden firmemente adheridas entre sí. Existen distintos métodos de unión entre láminas, a saber: Fusión y Vertido
Para efectuar la unión entre láminas se vierte delante de la lámina enrollada una cantidad de mástico o de oxiasfalto fundido, para que al desenrollarla quede una porción por delante y sobresalga los bordes. Mientras se va abriendo y extendiendo el rollo, se irá presionando la superficie de la lámina. Soldadura
Para realizar la unión entre láminas, primero se funde con soplete la capa de mástico que forma parte de la misma, luego se va desenrollando y al mismo tiempo se ejerce presión sobre la misma para queel mástico fundido se vaya extendiendo hacia adelante y sobresalga por los bordes.
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Clavado
Se fijan los bordes para que el borde que queda cubierto, las puntas contigüas queden con una separación aproximada de 25 cm, y en el borde cubierto, 10 cm. Se procurará que las cabezas de las puntas clavadas no queden expuestas.
f) Aspectos a Tener en Cuenta
Cuidado en el Acopio
Antes de su empleo, las membranas de impermeabilización deben cuidarse y acopiarse debidamente lejos de fuentes de calor y en lugares protegidos.
Factores Climáticos
Los factores climáticos tales como lluvias, nieve o heladas, tienen una gran influencia en éstos trabajos, por ello no deben realizarse trabajos en presencia de los mismos. En cuanto a la temperatura ambiente, no realizar tareas con temperaturas menores a:
Para láminas de oxiasfalto, la temperatura mínima será de 5º C.
Para láminas de oxiasfalto modificado, la temperatura mínima será de 0º C. Para láminas de betún modificado, la temperatura mínima será de - 5º C.
Burbujas En membranas adheridas, se tendrá especial cuidado en eliminar todas las burbujas de aire que queden durante la colocación.
Puntos Singulares
Se prestará especial atención en el tratamiento de los puntos singulares, a saber:
Encuentro del faldón con elemento vertical
Es importante que la impermeabilización tenga una entrega al elemento vertical lo suficiente como para proteger ese encuentro frente a posible embalsamiento. Esta entrega no debe ser menor de 15 cm; en su parte superior se puede proteger con un remate metálico.
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En estos encuentros debe evitarse que el agua de escorrentía penetre por detrás de la impermeabilización. La capa impermeable se debe adherir al elemento vertical en la entrega empleando una banda de refuerzo de 50 cm de ancho doblada en ángulo sobre el faldón y sobre la entrega. La banda debe ser del mismo material que la impermeabilización. En el caso en que la lámina sufra retracciones en el encuentro, pudiendo originar grietas o arranques, a efectos de romper la continuidad entre impermeabilización del faldón y la entrega, se hace un corte en la lámina impermeable próximo al encuentro. En el caso en que el elemento vertical de encuentro sea una chimenea o un conducto de ventilación, se protegerá la entrega de la impermeabilización con un manguito rígido fijado al soporte. La impermeabilización cubrirá al manguito como mínimo con una altura de 15 cm, por encima de la protección de la cubierta. Sobre el manguito se coloca un sombrerete para impedir que el agua penetre.
Encuentros entre dos faldones
En encuentros entre dos faldones con pendientes mayores a 5%, se debe reforzar la impermeabilización con una capa de igual material y tipo que la impermeabilización usada en la cubierta, con un ancho mínimo de 50 cm.
Encuentro de faldón con desagüe
Para evitar atascos u obturaciones en las tuberías, todos los desagües deben contar con dispositivos que retengan residuos tales como rejillas o alcachofas. Para hacer más sencilla la entrega de la impermeabilización al desagüe, es conveniente separar los desagües 1 metro de encuentros entre paramentos y a 50 cm de los paramentos; además esto evita acumulación de residuos. Las uniones de faldón con sumidero y de sumidero con la bajante deben ser estancas. El sumidero se coloca por debajo del nivel inferior del faldón de la cubierta. Si el desagüe se efectúa mediante sumidero de plomo, la capa inferior de la impermeabilización se hará hasta la bajante; la capa superior se solapa en 10 cm sobre la parte superior del sumidero.
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Si el desagüe se efectúa mediante canalones, se coloca la impermeabilización por debajo de los mismos con una entrega mínima de 15 cm por encima de la protección de la cubierta. En el borde del faldón la impermeabilización tendrá un solape mínimo de 15 cm a la parte del canalón apoyada sobre ese faldón.
Bordes extremos del faldón
Si el borde extremo de un faldón se ejecuta con perfiles metálicos, los mismos irán embutidos en la impermeabilización y fijados a 10 cm de distancia. Se empleará una banda de refuerzo de 25 cm de ancho, como mínimo, realizada con una lámina de igual material y mismo tipo de armadura que la usada en la impermeabilización de la cubierta. En el caso en que no se usen perfiles metálicos, la impermeabilización deberá prolongarse, como mínimo, 5 cm sobre el paramento o el frente del alero.
Rebosaderos
Se colocan rebosaderos en los siguientes casos:
1. Cuando la cubierta solo tiene una sola bajante. 2. Cuando la bajante obturada puede provocar problemas de estabilidad del
soporte resistente por sobrecargas de agua. 3. Cuando se prevea que el agua acumulada por obturación de una bajante no
permita la evacuación por otras debido a la disposición de cada bajante o de la cubierta.
El rebosadero debe sobresalir como mínimo 5 cm de la pared exterior y tener una inclinación hacia abajo en su parte exterior. El nivel del rebosadero se sitúa a una altura intermedia entre la cota más baja y la más alta de la impermeabilización. Es conveniente que los rebosaderos tengan secciones rectangulares.
Juntas de dilatación
La impermeabilización y todos los otros elementos de la cubierta respetarán las juntas de dilatación, tanto del edificio como del soporte resistente de la cubierta. Las juntas de dilatación se sitúan sobre las limatesas.
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Juntas de la cubierta
En los casos en que la distancia entre juntas del edificio supera los 15 metros, se harán en la cubierta juntas auxiliares. Las juntas de la cubierta se sitúan sobre las limatesas.
Juntas de la capa de protección
La capa de protección de la cubierta tendrá una junta perimetral. La distancia máxima entre juntas debe ser de 5 metros. Para los anchos de las juntas y distancia entre las mismas, se calculan en función del movimiento previsto y de la capacidad de deformación del sellador. Antes de colocar el sellado, deben limpiarse las juntas; el mismo se debe aplicar de modo que no sobresalga a la superficie de la cubierta.
Anclajes de elementos en la cubierta
En casos de anclajes, barandillas, mástiles u otro elemento de la cubierta, debe evitarse que atraviesen la impermeabilización; para que ello no ocurra, éstos elementos se fijan sobre bancadas o paramentos apoyados en el pavimento, sobre la capa impermeabilizante.
Puertas de acceso a la cubierta
El umbral de la puerta debe situarse, como mínimo, a 15 cm sobre el nivel más alto de la protección de la cubierta. En caso en que no es posible colocar escalón, la puerta se retranquea por lo menos 1 metro; en el sector el suelo debe tener hacia el exterior una pendiente del 10%. a) Criterios de Medición
Se mide por m2 de superficie impermeabilizada.
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g) Control de Calidad
Control de los Trabajos
Durante el proceso de impermeabilización de la cubierta, se realizan los controles siguientes: Comprobar el soporte
Se verifica que se hayan realizado las limatesas, limahoyas, faldones con pendientes, pendientes, desagües, juntas y elementos singulares. Comprobar la impermeabilización
Para efectuar los trabajos de impermeabilización, deben respetarse las indicaciones del fabricante, comprobando tipo, protección y composición de la membrana (según NBE/QB-90; UNE 104 402). Comprobar la superficie impermeabilizada terminada
Verificar que no haya irregularidades (tolerancia: menor o igual a 5 mm) en la superficie ni que se hayan formado burbujas. Comprobar los puntos singulares.
a) Encuentros entre faldones. b) Encuentros de faldón con elemento vertical. c) Encuentros de faldón con desagüe. d) Bordes extremos de faldón. e) Rebosaderos. f) Juntas. g) Puertas de acceso. h) Anclajes y barandillas.
Efectuar prueba de servicio
La prueba de servicio se realiza inundando la cubierta hasta un nivel de 5 cm, aproximadamente, por debajo del punto más alto de la entrega más baja de la impermeabilización en los paramentos, considerando que la carga de agua sobre la cubierta no supere los límites de resistencia.
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El agua se mantiene sobre la cubierta durante 24 horas, como mínimo. En las cubiertas donde no es posible inundar, se procede al riego continuo de la superficie durante 48 horas. Los desagües se obturan por medio de un sistema que permite la rápida evacuación de agua si se rebasa el nivel requerido. h) Control de los Materiales
Verificar en la recepción a obra, que los materiales de impermeabilización posean su certificado de homologación oficial. A continuación se presentan los requisitos para los diferentes materiales: Emulsiones Asfáticas
Comprobar que en el envase figuren sus incompatibilidades, temperaturas e intervalos en que se debe aplicar el producto. Verificar que la partida recibida sea toda del mismo tipo. Si durante el almacenamiento la emulsión sedimenta, al agitarla debe recuperar su condición primitiva, sino, debe desecharse. Armaduras Asfálticas
Comprobar que los rollos lleguen a obra bien protegidos para almacenarlos en perfectas condiciones antes de su empleo. Cada rollo debe llevar una etiqueta donde estén indicadas las especificaciones según norma NBE QB-90. Láminas Impermeabilizantes
Comprobar que los rollos lleguen a obra protegidos para evitar deterioros durante transporte y almacenamiento. Cada rollo debe llevar una etiqueta donde estén indicadas las especificaciones según norma NBE QB-90.
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Ancho nominal mínimo: 1 metro. No se admiten diferencias entre ancho efectivo y nominal, mayores al 1%, excepto para láminas de armadura de película de poliestileno o poliéster, en estos casos se admite una diferencia máxima de 1,5%. Longitud nominal mínima: 5 metros. La longitud efectiva no será menor que la nominal. Placas Asfálticas
Las placas vienen en paquetes protegidos para impedir deterioros durante su transporte y almacenamiento. Comprobar que cada rollo tenga su etiqueta donde se indican las especificaciones según la norma NBE QB-90.
1.4.4. Financiero
En los últimos años la empresa impermeabilizadora ha concentrado sus esfuerzos en comercializar sus servicios y ganar reconocimiento en el mercado por la calidad de sus obras. Logrando cada vez un mejor posicionamiento en el sector, que a su vez le abre las puertas para prestar sus servicios a reconocidas organizaciones de la ciudad, con proyectos de impermeabilización y obras civiles de mayor valor; ello se ve reflejado en un incremento de la facturación. Sin embargo la crisis del sector de la construcción afecto a la empresa, conllevando a una recesión en las obras contratadas durante el año 2.008 y parte del 2.009. Para el año en curso, el valor total de las obras pendientes por facturar entre octubre a diciembre del 2.010, es de $ 329.833.832, algunas se encuentran actualmente en ejecución y otras en proceso de trámite de pólizas y programación de iniciación, generando un valor aproximado de facturación para el año 2.010 de $ 760. 242.315; valor que evidencia una recuperación en el segundo semestre del año.
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Tabla 2: Cuadro comparativo de facturación mensual Empresa Impermeabilizadora (Años 2.005 – Octubre 2.010)
Mes 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Enero - 48.579.468 32.691.446 57.704.377 27.306.757 1.073.641
Febrero 33.948.373 45.805.182 54.892.600 18.689.996 35.371.192 48.400.084
Marzo 28.794.863 41.691.972 39.549.717 90.576.717 95.487.805 57.116.880
Abril 9.268.252 86.782.046 81.501.483 49.843.906 32.909.982 40.135.130
Mayo 3.443.640 38.509.529 5.716.660 52.386.824 57.364.349 2.506.420
Junio 43.132.100 45.898.916 73.867.805 86.691.551 28.597.900 11.234.559
Julio 13.641.671 11.953.107 155.806.286 102.528.124 4.400.635 98.432.444
Agosto 19.306.377 32.203.205 148.780.673 82.843.957 43.873.778 72.077.656
Septiembre 31.764.546 29.437.196 30.261.895 44.423.752 24.118.033 21.196.041
Octubre - 20.455.332 53.262.422 34.006.618 77.377.939 78.235.628
Noviembre 80.117.852 329.967.025 154.157.648 88.334.210 48.929.263
Diciembre 125.869.301 165.358.764 190.732.873 96.174.640 93.038.553
Totales 389.286.975 896.641.742 1.021.221.508 804.204.672 568.776.186 430.408.483
Con el fin de lograr superar la crisis, la empresa se vio en la necesidad de realizar recorte de personal durante el año 2.009, determinación que solo le dio un respiro temporal, por lo tanto se toma la determinación de adquirir préstamos financieros con entidades bancarias; a ello se suma, la detección de robo por parte de un colaborador, quien no realizaba los pagos a proveedores y disponía del dinero. Lo anterior incrementó los gastos administrativos actuales, que ascienden a $35.480.000 mensuales, incluyendo el pago de una sanción de multa por almacenamiento de escombros en lugar público, debido a desconocimiento de la normatividad ambiental3. Estos acontecimientos hicieron que la empresa no obtuviera utilidades en el año 2.009, y en cambio, la operación del ejercicio diera como resultado un valor negativo de $ 47.763.389.
3 Decreto 357 de 1997 Por el cual se regula el manejo, transporte y disposición final de escombros
y materiales de construcción, dado en Santa Fe de Bogotá, D.C., a los 21 días del mes de mayo
de 1997
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Durante el año 2.009 y 2.010, la empresa realizó reducciones de gastos principalmente en área administrativa, para el área técnica, redujo los 2 arquitectos finalizando el año 2.009, esta labor actualmente paso a desempeñarla el Gerente y dueño de la organización. Sin embargo la reducción que se logro realizar en esta área, fue en parte asumido por la contratación de 2 vigías de Salud ocupacional, que son exigidas por la ley4.
Tabla 3: Estado de Resultado Empresa Impermeabilizadora (Años 2.008 – 2.009)
$ %
Ingresos
Ingresos Operacionales
Servicios 571.614.113 817.527.089 (245.912.976) -30%
Total Ingresos 571.614.113 100% 817.527.089 100% (245.912.976) -30%
Costo de ventas (451.131.551) (636.754.583) 185.623.032 -29%
Total Costo de Ventas (451.131.551) 79% (636.754.583) 78% 185.623.032 -29%
Resultado Bruto 120.482.562 21% 180.772.506 22% (60.289.944) -33%
Menos: Gastos Operacionales
De Administración y Ventas (127.623.401) (135.276.649) 7.653.248 -6%
Total Gastos Operacionales (127.623.401) 22% (135.276.649) 17% 7.653.248 -6%
Resultado Operacional (7.140.839) -1% 45.495.857 6% (52.636.696) -116%
Menos: Egresos No Operacionales (40.622.550) 7% (10.419.001) 1% (30.203.549) 290%
Resultado Antes de Impuestos (47.763.389) -8% 35.076.856 4% (82.840.245) -236%
Menos: Provisión Impuestos a la Renta - 0% (14.637.000) -2% 14.637.000 -100%
Resultado Después de Impuestos (47.763.389) -8% 20.439.856 3% (68.203.245) -334%
Al 31 Dic 2.009 Al 31 Dic 2.008Variaciones 2009/2008
Variación Variación
La empresa no cuenta con control en detalle de los costos de las obras, por ello, no se incurrió en reducciones en ítems diferentes al de personal, ya que no es claro si hay desperdicio de material o en alguna actividad en particular. A continuación se presenta el Balance General, donde se evidencia los incrementos en las obligaciones financieras, cuentas por pagar y deudas con socios, debido a la falta de liquidez de la empresa.
4 Resolución número 02013 de 1986, por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de
los comités de medicina, higiene y seguridad industrial en los lugares de trabajo, dada en Bogotá
D.E., a 6 de Junio de 1986
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Tabla 4: Balance General Empresa Impermeabilizadora (Años 2.008 – 2.009)
$ %
Activo Corriente
Disponible 5.482.471 2% 11.838.692 4% (6.356.221) -54%
Deudores 221.255.801 65% 206.948.196 63% 14.307.605 7%
Inventarios 108.314.789 32% 97.186.215 29% 11.128.574 11%
Total Activo Corriente 335.053.061 99% 315.973.103 95% 19.079.958 6%
Activo No Corriente
Propiedad, Planta y Equipo 4.636.584 1% 14.943.522 5% (10.306.938) -69%
Total Activo No Corriente 4.636.584 1% 14.943.522 5% (10.306.938) -69%
Total del Activo 339.689.645 100% 330.916.625 100% 8.773.020 3%
Pasivo Corriente
Obligaciones Financieras C.Plazo 116.267.521 40% 62.609.147 26% 53.658.374 86%
Proveedores 16.307.573 6% 31.310.573 13% (15.003.000) -48%
Cuentas por Pagar 55.417.689 19% 27.788.832 12% 27.628.857 99%
Anticipos con Clientes 40.008.932 14% 92.436.538 39% (52.427.606) -57%
Impuestos por Pagar 2.995.503 1% 6.602.583 3% (3.607.080) -55%
Total Pasivo Corriente 230.997.218 79% 220.747.673 93% 10.249.545 5%
Pasivo No Corriente
Deudas con Socios 61.256.849 21% 16.905.798 7% 44.351.051 262%
Total Pasivo No Corriente 61.256.849 21% 16.905.798 7% 44.351.051 262%
Total del Pasivo 292.254.067 100% 237.653.471 100% 54.600.596 23%
Capital 20.000.000 42% 20.000.000 21% - 0%
Reservas 7.040.723 15% 3.060.913 3% 3.979.810 130%
Revalorización del Patrimonio 15.188.274 32% 15.188.274 16% - 0%
Resultados Acumulados 52.969.970 112% 34.574.111 37% 18.395.859 53%
Resultados del Ejercicio (47.763.388) -101% 20.439.856 22% (68.203.244) -334%
Total del Patrimonio 47.435.578 100% 93.263.154 100% (45.827.576) -49%
Total Pasivo y Patrimonio 339.689.645 330.916.625 8.773.020 3%
Variaciones 2009/2008
Al 31 Dic 2.008Al 31 Dic 2.009
Variación
del total
(vertical)
Variación
del total
(vertical)
En el Balance General, podemos observar en el año 2.009 el incremento de $53.658.374 correspondiente al 86% en obligaciones financieras, en comparación al año 2.008, a ello se suma el aumento de $27.628.857 en cuentas por pagar.
A continuación se presenta análisis de causa y efecto del problema identificado.
49
Gráfica 14: Análisis Causa y Efecto
Estructura deficiente
para cotizar y
controlar los costos
Altos gastos
Administrativos
Incremento en el
Costo de los
Imprevistos
Iliquidez
Endeudamiento
financiero
Pago de Sanciones
ambientales
Desconocimiento
De la norma
Endeudamiento
Financiero a
Corto plazo
Disminución de
los ingresos por
Menores obras Crisis del sector
De la construcción
Disminución de
los ingresos por
Menores obras
Crisis del sector
De la construcciónDiferencia en los ciclos
De recuperación de cartera
Vs pago a proveedores
Por condiciones
Comerciales en el
Mercado a 60
días
Por la limitación en el alcance
De las visitas de cotización de
Los trabajos
No fueron detectados
En la cotización
1.4.5. Administrativo
La dirección y administración de la empresa está a cargo del Gerente y propietario. A la fecha, la empresa impermeabilizadora, cuenta con personal administrativo y operativo, obedeciendo a una estructura organizacional, de la cual se presentan los cargos que tienen responsabilidad en la planeación y ejecución en los trabajos de impermeabilización.
Gráfica 15: Organigrama General
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1.4.6. Seguridad Industrial y Salud Ocupacional
La empresa está consciente del riesgo de accidentalidad que asumen las personas al trabajar en alturas mayores a 1.5 metros, es por ello que ha certificado a sus colaboradores en trabajo seguro en alturas, además de brindarles equipos de protección personal y elementos de seguridad como son el casco, botas industriales, guantes, gafas especiales, arnés certificados, mascarillas, protección auditiva, extintores, herramientas certificadas, etc. La empresa cuenta con personal SISO5 o vigías por cada 15 personas que realizan la obra, además capacita y entrena a sus colaboradores en trabajo en alturas, trabajo en caliente, trabajo en espacios confinados, análisis y evaluación
5 Seguridad Industrial y Salud Ocupacional
51
de riesgos, prevención de accidentes, entre otros, garantizando el cumplimiento de la normatividad del Sistema de Riesgos Profesionales y Seguridad Industrial. Actualmente la empresa presenta certificación RUC – Registro Único de Contratistas, otorgada por el Consejo Colombiano de Seguridad, el cual se confiere a las empresas que han implementado un sistema de seguridad, salud ocupacional y ambiente, acorde con las exigencias a nivel legal. Con lo anterior, la organización da inicio a la adopción de un sistema de Seguridad Total, el cual se está trabajando para su fortalecimiento. Cabe resaltar que el personal administrativo también recibe capacitación y entrenamiento en prevención de accidentes, ergonomía, correctas posturas, entre otros. 1.4.7. Gestión Ambiental
Para dar cumplimiento a la Resolución 541 de Diciembre 14 de 1.994, la empresa realiza la correcta disposición final de los escombros, materiales, elementos, concretos y agregados sueltos de construcción y demolición de suelos, que son generados en las obras que ejecuta en las instalaciones de sus clientes. Lo anterior dando alcance no solo a los requerimientos legales, sino a las exigencias del RUC, el cual contempla bases de un programa ambiental, el cual actualmente está en proceso de implementación.
1.5. Matriz DOFA
En la gráfica 1: Diagnóstico DOFA, se hace un análisis detallado de la situación descrita.
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Gráfica 16: Diagnóstico DOFA
Factores internos Fortalezas internas Debilidades internas
Factores externos
+ Fuerza de trabajo calificado, orgullo en destreza y calidad
+ Experiencia de más de 20 años impermeabilizando y
ejecutando obras civiles
+ Posicionamiento de la empresa por su calidad a nivel
regional.
+ Amplio portafolio de servicios, que van desde la
impermeabilización, arquitectura hasta obras civiles
+ Bajo índice de reclamación de clientes
+ Respaldo de proveedores de insumos con alta calidad y
reconocimiento en el mercado nacional
+ Carencia de controles administrativos y de la operación.
+ Procesos no estandarizados
+ Falta de planificación y estrategias
+ No existe lista de precios para relizar cotizaciones, se hace en
forma empírica.
+ No hay seguimiento de costos / gastos durante la ejecución de
las obras.
+ Software actual no cumple con las necesidades de la
empresa.
+ Bajas utilidades y alto endeudamiento financiero
Oportunidades externas SO: maxi - maxi WO: mini - maxi
+ Crecimiento del sector de la construcción
+ Inicio de nuevos proyectos de contrucción en la ciudad
(megaobras, viviendas, hoteles, centros comerciales)
+ Fidelización de los clientes
+ Temporada de lluvías, hace latente la necesidad del
mantenimiento de las obras y de la impermeabilización
+ Entrada en vigencia de la política nacional de cobertura a la
tasa de interés para créditos hipotecarios
+ Disminución de las tasas de interés y facilidades de
préstamos
+ Implementar estrategia de mercadeo, para captar nuevos
clientes que se vislumbran en la creciente auge de la
construcción.
+ Fortalecer relaciones con los clientes actuales, para conservar
vinculos laborales y asegurar continuidad en proyectos futuros.
+ Reestructurar pasivos, con el objeto de obtener mayor líquidez
aprovechando las facilidades que ofrece el sector bancario
+ Consolidar estrategias con controles de costos, aprovechando
el auge del sector para incrementar las utilidades de la compañía
y disminuir el endeudamiento financiero, y obtener mayor
líquidez.
Amenazas externas ST: maxi - mini WT: mini - mini
+ Persistencia de obstáculos en trámites y licencias para
nuevos proyectos
+ Desconocimiento de los clientes de la calidad de los mantos
+ Alta exigencia de cumplimiento de normas de seguridad y
ambiental
+ Incursión de nuevas competencias en el mercado
+ Bajos precios por parte del competidor
+ Establecer junto con los proveedores, programas de
capacitación a los clientes, para dar a conocer la calidad de los
mantos que utiliza Impermeabilizadora AFE S.A.S, y así
concientizar de la diferencia de precios en comparación al
mercado.
+ Promocionar la empresa, dando a conocer la calidad y
experiencia, para fortalecer su posicionamiento en el mercado y
evitar opacarse con la incursión de nuevos competidores.
+ Realizar alianzas con los proveedores actuales para evitar
escases o altos precios de los insumos.
+ Adoptar un sistema de gestión Ambiental, que no solo
disminuya la posibilidades de contraer sanciones, sino que dé
un valor agregado en el momento de cotizar.
+ Fortalecer el sistema de gestión de Seguridad, obteniendo
mayor puntuación en el RUC, con el objeto de mantener los
clientes actuales y poder incursionar en nuevos mercados.
+ Establecer controles administrativos y de la operación, para
evitar robos y/o desperdicios, que no solo encarecen a la
empresa, sino que dañan la imagen ante los clientes.
+ Implementar estandares de cotización y seguimiento de
costos, con el fin de evitar desperdicios, sobrecostos en
facturación final y lograr ajustar precios acorde al mercado.
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2. Problema
2.1. Descripción
La empresa Impermeabilizadora, es una organización dedicada a ejecutar trabajos de Impermeabilización y arquitectura que van desde el diseño hasta la ejecución de obras civiles y complementarias. Para el desarrollo de la operación, la empresa cuenta con colaboradores con contrato directo por la empresa, además de contratistas, los cuales varían de acuerdo a las necesidades de las obras que se encuentren en ejecución. Para la realización de las obras se realiza con anterioridad un análisis de los requerimientos del cliente, de acuerdo a ello se hace una cotización y si es aprobada, se establece un plan de trabajo. Sin embargo no hay un esquema definido a seguir para realizar estos procesos y la ejecución de las obras, lo que dificulta la medición y control de la operación; por ello se presentan problemas de diferente índole, los cuales se tratan de forma independiente y no se replican a otros proyectos para evitar su ocurrencia. Las cotizaciones son realizadas tomando como criterio los conocimientos del Gerente y no bajo estándares establecidos de costos por unidad; por ende al finalizar la obra, es usual encontrar incrementos en el valor facturado, ya sea por faltantes de material o adiciones de actividades que se omitieron o se sumaron en el transcurso del proyecto. Lo anterior hace que exista insatisfacción tanto en el cliente como en la Gerencia, ya que lo presupuestado tanto en los costos directos como en los imprevistos aumenta, y en cuanto a la empresa, lo presupuestado en la Administración de la obra, no alcanza para cubrir los gastos administrativos de la organización, por lo tanto las utilidades reales terminan siendo menor a lo esperado y en algunos casos nulo. De igual forma, no se evidencia seguimiento en detalle al presupuesto de la obra, se entregan avances de la ejecución de las actividades al cliente, y solo hasta el final se conoce la diferencia en la facturación, ya que en ese momento se compara el total de insumos y gastos que se incurrieron en la obra versus lo cotizado. La ausencia de estándares y controles, no permite realizar una medición acorde al trabajo que se está realizando, lo que trae como consecuencia no poder tomar decisiones y estrategias oportunas, ya que se desconoce la causa raíz que ocasiona la crisis que actualmente atraviesa la empresa, viéndose reflejado en los estados financieros de la empresa, con menores utilidades a lo esperado/cotizado,
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y en altos egresos tanto de operación como de gastos administrativos, que van desde préstamos bancarios hasta multas por desconocer la normatividad ambiental. Estos problemas, son fácilmente identificables en las personas naturales y algunas pymes que se dedican a la construcción; donde la administración del negocio es gestionada por el dueño, quien trabaja en forma empírica o es profesional en ingeniería o Arquitectura y enfoca sus esfuerzos en la ejecución de las obras, y descuida la administración y control de las operaciones, ya sea por desconocimiento en estos temas o porque delega esta responsabilidad en terceros.
2.2. Formulación Pregunta de Investigación
¿Cómo afecta a las empresas del sector de la construcción del Valle del Cauca, la carencia de una estructura sistemática para cotizar y controlar los costos de sus obras y poder determinar un AIU más competitivo?
2.3. Justificación
En la actualidad las pymes centralizan sus esfuerzos en comercializar sus productos y servicios, además de prestar atención en la calidad del producto final, sin embargo omiten la importancia de controlar las actividades del proceso, haciendo referencia a tiempos, costos y aprovechamiento de los recursos e insumos. Más la Gerencia se preocupa, al ver que estos esfuerzos no se reflejan en los estados financieros, y como solución inmediata realizan recorte de personal y vuelven al mercado a conseguir más clientes esperando que ello cumpla con los resultados esperados. El propósito de este proyecto de intervención es destacar la importancia de conocer los procesos de producción y servicios que se prestan, de manera de lograr estandarizar actividades y hacer un adecuado seguimiento y control, que permita tanto la optimización de los recursos como una mayor rentabilidad de la organización, que a su vez hará más competitiva la empresa y brindará información oportuna para tomar decisiones a tiempo, traduciéndose a mayor satisfacción del cliente. Al estandarizar y controlar los procesos, podemos detectar irregularidades y corregirlas a tiempo, evitando incurrir en gastos inoficiosos; además de identificar actividades sin valor que podemos omitir o mejorar para disminuir los tiempos de operación y/o incrementar la calidad de nuestros productos y/o servicios.
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Es usual encontrar en las pymes, la carencia de un software contable que cubra las necesidades de la organización, debido a la limitada capacidad económica; es por ello, que se deben desarrollar herramientas alternativas que a la par con el sistema logre ofrecer la información necesaria para la toma de decisiones. Por lo anterior, el proyecto de intervención propone soluciones prácticas, sin grandes inversiones; metodología que puede ser aplicable a cualquier tipo de empresa del sector de la construcción, sin importar el sistema aplicativo con el cual disponga. Cabe aclarar, que los formatos deben ser adaptados y/o crearlos de acuerdo a la actividad y/o proceso al cual se esté aplicando, además de tener en cuenta las necesidades y situación de la organización.
2.4. Objetivos
2.4.1. General
Desarrollar políticas de racionalización de costos y gastos en las obras, que permitan estandarizar los procesos, realizar seguimiento y control, para mejorar la rentabilidad.
2.4.2. Específicos
Identificar las actividades comunes en las diferentes obras, que permita estandarizar el proceso.
Identificar los costos directos e indirectos que se incurre para realización de una obra.
Identificar los procesos de apoyo que participan en la realización de una obra
Determinar los costos fijos reales de la operación
Identificar la causa que genera sobrecostos en las obras
Proponer políticas de reducción de gastos fijos
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2.5. Marco Referencial
Analizando la problemática del sistema de costos de las empresas del sector de la construcción, se encuentran trabajos de grado que han ondeado en el tema desde hace varios años. Entre ellos podemos citar los siguientes: Universidad Javeriana Cali, Especialización Gerencia de Construcción,
título del trabajo de grado: Control de recursos de construcción y su incidencia en el reporte final de costos, autor: Viteri, José Fernando, año de 1.996
Universidad de San Buenaventura, Facultad de Contaduría, título del
trabajo de grado: Costos en la construcción, autor: Corrales Martínez, Humberto, año de 1.983
Universidad de San Buenaventura, Facultad de Contaduría, título del
trabajo de grado: Critica y evaluación del sistema de costos de la industria de la construcción autor: Giraldo Martínez, Orlando, año de 1.982.
Universidad de San Buenaventura, Facultad de Contaduría, título del
trabajo de grado: Aplicación del costo en la industria de la Construcción, autor: Montoya Montoya Amparo, año de 1.980
En ellos se tratan temas como la carencia de un sistema de costos apropiado para
la empresa, donde se encuentran software que no cumplen con las necesidades
de la organización, e inclusive costeo inadecuado para una correcta toma de
decisiones; donde normalmente las cotizaciones se hacen de manera empírica
guiándose por los precios promedio del mercado o los listados de precios que
emiten los entes estatales.
A ello se suma la falta de control de los recursos, debido a la carencia de estándares que permitan un control y disposición adecuada de los materiales e insumos que se utilizan, conllevando a un sobrecosto en la entrega de la obra. Dichos estudios confirman que la situación identificada en este trabajo, son problemas latentes en las empresas del sector de la construcción, y es importante retomar el tema y dar soluciones que puedan ser replicadas a diferentes organizaciones, con el objeto de evitar el cierre de las empresas por falta de competitividad.
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2.6. Marco Conceptual
2.6.1. AIU
El concepto del AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad), es utilizado en contratos de construcción y es indispensable definirlo para conocer el riesgo y la seguridad que se tiene al ejecutar e iniciar un presupuesto de obra. Es importante porque determina la seguridad y confiabilidad que se tiene al desarrollar el control de costos del presupuesto ya que es el resultado del estudio donde se proyectan los gastos en que incurrirá el contratista (en relación a la construcción), por la cual es el contratante el responsable de la información suministrada y debe ser acorde a lo establecido con las normas legales vigentes y en los términos de referencia de cada licitación y/o contrato acordado El AIU es una estipulación que puede pactarse en los contratos en desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad de las partes, es de aclarar que no se conoce ordenamiento legal que lo regule. 6 El AIU se refiere a los costos requeridos para la ejecución del contrato, donde: A, significa Administración, La Administración son los costos indirectos necesarios para el desarrollo de un proyecto, como honorarios, impuestos, entre otros. I, significa Imprevistos, dependen de la naturaleza de cada contrato y constituyen el alea del negocio, es decir los riesgos normales en que incurre el contratista. En este término cabe hacer referencia a:
Imprevisión, “falta de acción de disponer lo conveniente para atender a contingencias o necesidades previsibles” lo cual no es lo mismo que imprevisto, puesto que en la ejecución de los presupuestos de obra los imprevistos están determinados y se tiene plena seguridad de su presencia ya que es un riesgo normal en todo el desarrollo del proyecto.
Sobrecosto: valor adicional a todos los costos presupuestados que son necesarios para dar término a la obra, del cual se espera un retorno.
U, significa Utilidad, La Utilidad es la ganancia que el contratista espera recibir por la realización del contrato, la cual debe ser garantizada por las entidades.
6 Gómez GÓMEZ LEE, Iván Darío. Director. Consideraciones Jurídicas del AIU. Bogotá 9 de septiembre de
2004. Proceso de
responsabilidadfiscal.www.contraloriagen.gov.co/html/normatividad/normatividad_control_fiscal/contenido/
EE3249304.pdf. Citado Mayo 20 de 2008.
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Cada contrato comporta un negocio jurídico en particular, por ende connota unas características especiales, en tal virtud la administración de acuerdo a las condiciones de cada contrato y a la conveniencia para las partes, puede determinar la viabilidad para pactar esta figura, sin que ello se torne ilegal. En este orden, la procedencia del mismo depende de la complejidad del negocio y de las obligaciones que se deriven del contrato mismo y no de otros factores. El contrato como negocio jurídico, tiene por objeto el cumplimiento de los fines estatales y la debida prestación del servicio público, además, la percepción de utilidad económica para el contratista debe ser garantizada por el Estado. El AIU es un rubro variable según la complejidad del proyecto. El porcentaje de la Administración que generalmente es del 15%, incluye los costos de personal que participa indirectamente en la ejecución de las obras (cargos ejecutivos y administrativos en oficinas). El porcentaje destinado a Imprevistos es asignado según la posibilidad que tenga cada proyecto de tener sobrecostos adicionales no contemplados en el presupuesto inicial de las obras de construcción. La Utilidad es un porcentaje establecido por política de la empresa y varía de acuerdo a cada situación. Por lo tanto, los porcentajes asignados a cada uno de los términos en el AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad) son subjetividad de cada una de las empresas constructoras y no existe un planteamiento técnico de su cálculo.
2.6.2. Contratos de construcción
a) Administración delegada Según Camacol, es todo acto jurídico en virtud del cual una persona se obliga con otra a realizar una obra material determinada, bajo una remuneración sin subordinación. En esta clase de contratos existe la obligación de realizar una labor por parte del contratista y una obligación de pagar honorarios por la ejecución de la obra por parte del contratante. En este tipo de negocio jurídico el contratista, por cuenta y riesgo del contratante, se encarga de la ejecución del objeto del convenio, siendo el contratista el único responsable de los subcontratos que celebre. En consecuencia, el contratista tiene la obligación de poner toda su capacidad técnica y administrativa para realizar la obra y recibe un reembolso para atender todos los costos directos, incrementados en una suma fija o porcentual, por concepto de gastos de administración y utilidades. En este caso el contratante
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puede mantener un control completo sobre la obra y evitar la tendencia del contratista a elevar los costos para beneficio propio (cuando sus honorarios están pactados porcentualmente con respecto al valor total del proyecto).
Precios Unitarios Según MIRANDA7, el precio estipulado para este tipo de contratación puede ser fijo o escalonado de acuerdo a fórmulas acordadas, según el comportamiento de ciertas variables en el tiempo. Esta modalidad de contrato se suele utilizar en las construcciones civiles, para las cuales no se tienen plenamente calculadas las cantidades de obra, pero dado que el contratista cotiza por ítems específicos y determina con claridad las ponderaciones por razón de administración, imprevistos y utilidades, se descarta cualquier posible conflicto entre las partes, al aparecer mayores cantidades de obra. Para proteger al contratista se suele incluir en el contrato alguna cláusula que permita un mínimo de tolerancia en las estimaciones de las cantidades de obra, con el fin de planear adecuadamente la utilización de sus recursos. Esta clase de contratos suponen el conocimiento de un nivel de detalle en cada una de las obras contratadas, el cual precisa un proceso de interventoría riguroso y eficiente, que suele generar precarias relaciones entre las partes; y desde luego, por tratarse de una suma acordada en la cual están incluidos los honorarios del contratista, cualquier ahorro que se haga irá en su beneficio, castigando la calidad de la obra.
Precio Global Alzado
El sistema de fijación del precio por ajuste o precio alzado, consiste en señalar un precio global determinado para la totalidad de la ejecución de la obra prevista en el proyecto técnico, con independencia de la obra que al final sea efectivamente realizada y sin que el contratista pueda pedir la revisión del precio aunque hayan aumentado los salarios de los trabajadores o el valor de los materiales empleados. En la modalidad de ajuste alzado del precio de la obra, se suelen utilizar en la práctica dos variantes: el ajuste alzado absoluto y el relativo. En el absoluto, las partes acuerdan que no puede ser objeto de modificación ni el proyecto técnico ni el precio; mientras que en el relativo, las partes convienen en que el precio fijado en relación al proyecto, puede rectificarse teniendo en cuenta la obra efectivamente ejecutada.
7 MIRANDA MIRANDA, Juan José. Gestión de proyectos. Capítulo 7: Marco Legal e institucional del
proyecto. Bogotá. http://www.dnp.gov.co/archivos/documentos/DIFP_Bpin/CAP%207.pdf ,Citado Agosto 18
de 2008.
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Este sistema resulta atractivo para el dueño de la obra, al conocer desde la celebración del contrato lo que le va a costar la obra. Por el contrario es un sistema poco interesante para el contratista, al asumir enteramente el riesgo económico de la actividad, salvo que lo evite pactando e incluyendo en el contrato una cláusula de revisión de precios. De acuerdo a los tres tipos de contratos, en la tabla 5 se muestra el riesgo cantidades y el riesgo precio que deben ser asumidos en la ejecución de una obra y quien, según el tipo de contrato, es el que asume dicho riesgo. La elección del tipo de contrato adecuado para iniciar la ejecución de obra estriba en el tipo de construcción, oferta y demanda del mercado, experiencia de construcción, los intereses particulares y colectivos de los empresarios del sector y la calidad de los constructores para ejecutar sus contratos.
Tabla 5: Riesgo cantidades – Riesgo precios por tipo de contrato de construcción
Tipo Riesgo Cantidades Riesgo Precios
Administración Delegada
Contratante Contratante
Precios Unitarios Contratante Contratista
Precio Global Contratista Contratista
En la tabla 6 se sugieren rangos donde, según el tipo de contratación, cuáles serían los porcentajes para cada uno de los términos del AIU, tomando como base lo expuesto anteriormente en los tipos de contratos. Estos porcentajes fueron estimados después de consultar a grandes inversionistas del sector de la construcción. Tabla 6: Porcentajes estimados, según tipo de contrato de construcción
Tipo Administración Imprevisto Utilidad
Administración Delegada
10% - 15%
2% - 4%
5% - 6% (acordado entre
partes)
Precio Unitario 10% - 14% 8% - 30% 5% - 10%
Precio Global 12% - 18% 4% - 6% 5% - 8%
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Aplicación de los costos de calidad a la construcción
Bases teóricas: Documentos principales del expediente técnico Todo proyecto de ingeniería culmina en la elaboración del expediente técnico, considerándose como los documentos más importantes los siguientes:
a. Especificaciones técnicas b. Cronograma valorizado de obra c. Metrado y presupuesto d. Análisis de precios unitarios e. Red Pert/Cpm
Cada uno de estos documentos contiene información y datos que inciden directa e indirectamente en la calidad del producto de los diferentes procesos constructivos. Aplicación de la gráfica de Pareto
En toda obra el gerente responsable dispone del metrado y presupuesto, la información contenido en tal documento es: los precios unitarios, el metrado de la obra, el subtotal (producto de precio unitario de cada partida por su metrado correspondiente), el total del costo directo, el precio de la obra, incluyendo éste último los rubros de gastos generales y utilidad. Esta herramienta de calidad sustenta la aplicación de la regla del 20 – 80, la cual puede aplicarse a diversos temas, como ejemplos se tendrían:
El 20% de las partidas representa el 80% del monto total del costo directo, el 20% de los problemas representa el 80% de las pérdidas de la empresa. Los casos en que se aplica esta herramienta de calidad son:
Identificar los procesos más importantes o críticos para mejorar la calidad. Identificar oportunidades de mejora. Cuando es necesario llamar la atención referente a determinados procesos.
Definiciones básicas en calidad a. Calidad.- La totalidad de las características de una entidad que le confieren la
aptitud para satisfacer las necesidades explícitas e implícitas. b. Requisitos para la calidad.- Expresión de las necesidades o su traducción en
un conjunto de requisitos, establecidos en términos cuantitativos o cualitativos, para las características de una entidad, con el fin de permitir su realización y su examen.
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c. Control de calidad.- Técnicas y actividades de carácter operativo, utilizadas para satisfacer los requisitos para la calidad.
d. Registros.- Documentos que proveen evidencias objetivas de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos.
Para los fines prácticos del presente tema se piensa que es más importante analizar, verificar e implementar, el cómo se deberían implementar tales conceptos al negocio de la construcción, y comprobar los beneficios de tales acciones. La definiciones a y b, deben aplicarse en la etapa de la concepción del proyecto, en especial la definición de calidad. La finalidad es determinar aquellas características de calidad del producto de la construcción, que le darán la aptitud para satisfacer las necesidades explícitas (expresadas y definidas por escrito) e implícitas (expectativas) del cliente. Una vez que se agotan las conversaciones, y se inicia la ingeniería del proyecto, en esta etapa el profesional responsable deberá definir los requisitos cuantitativos o cualitativos de calidad a cumplirse durante el proceso de construcción. Esto debe hacerse para ejecutar el proceso de construcción bajo condiciones planificadas y controladas sistemáticamente. El profesional responsable tiene esta obligación ya que es "el padre de la criatura" (el producto de la construcción). Aquí es donde cabe la pregunta: ¿Cómo el profesional responsable se asegurará que su "hijo" (producto de la construcción) llevará en sus genes sus rasgos característicos, la única forma segura será planificando lo siguiente: 1. La ejecución obligatoria de ensayos, controles, pruebas, verificaciones, etc.,
que deberán aplicarse durante el proceso de construcción.
2. Definiendo o citando los criterios de aceptación en base a determinados códigos, normas de productos, y normas de métodos de ensayo.
3. Planificando el uso de registros que demuestren que lo planificado se cumplió y
que los resultados cumplen con los criterios de aceptación previstos.
Los puntos señalados (1, 2 y 3) son parte de las actividades de carácter operativo que deben realizarse para comprobar la satisfacción de los requisitos de calidad, recordar ésta es la definición de control de calidad. Entonces según lo expresado, es aquí donde surge "La aplicación de los costos de calidad a la construcción", ya que tales actividades son factores de los costos de calidad. Es prioritario establecer que se deberán aplicar los costos de calidad como medio seguro para el cumplimiento de los requisitos de calidad establecidos en el
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expediente técnico. No hacer esto, es generar de forma voluntaria o involuntaria costos de no calidad; y por lo tanto, generar pérdidas a la empresa.
Costos relativos a la calidad (CRC)
Para aplicar la definición de CRC. se tendrá: CRC = CDC + CNC
Donde:
CRC = Costos relativos a la calidad, CRC CDC = Costos de calidad, CDC CNC = Costos de no calidad, CNC Es decir, la empresa responsable de la construcción debe planificar, y cumplir con controles, ensayos, pruebas, análisis, planificados previamente, sólo así se logrará la calidad satisfactoria. Es necesario cumplir con tales premisas, ya que en caso contrario no se logrará cumplir con la calidad satisfactoria, lo cual significa lo siguiente: a. Efectuar reprocesos, rehacer los trabajos correspondientes a una partida
completa, en algunos casos, ya que no se habrían cumplido los requisitos de calidad.
b. Reemplazar materiales e insumos adquiridos, ya que los análisis realizados demuestran que no se cumplen los requisitos de calidad.
c. Completar procesos en etapas no oportunas (después de haber terminado los procesos), es decir, generando mayores costos directos e indirectos mayores, hacer los trabajos en más de una oportunidad.
d. El tiempo empleado para completar trabajos retrasados, debido al no
cumplimiento de los requisitos de calidad en el momento de ejecución de la partida analizada.
Todas estas actividades: a, b, c, d, y otras afines son las que forman parte de los CNC, generándose así el inicio de las pérdidas en la obra.
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Identificación de puntos de control Habiendo demostrado conceptualmente la necesidad de efectuar actividades de carácter operativo (control de calidad), surge la pregunta ¿En qué momento deben efectuarse?, ¿Cómo y en qué consiste?, ¿Qué se debe controlar?, ¿Qué debe registrarse y quién debe hacerlo?.
Para responder a todas éstas preguntas es necesario prever:
a. La elaboración de instrucciones escritas para la ejecución de las actividades de
control de calidad.
b. La identificación de los puntos de control, sobre todo es necesario definir el momento oportuno para su ejecución, siendo la premisa: "cumplir con un punto de control, para evitar un CNC, el cual retrasa y aumenta los costos de la construcción".
Un ejemplo muy simple sería: la prueba de asentamiento (slump) se hace una vez que el mixer llega a obra (antes del vaciado del concreto, y no después), permite controlar una característica de calidad del concreto solicitado. De no cumplirse con el criterio de aceptación, el concreto debe ser rechazado. Hacer la prueba después del vaciado no tiene ningún objetivo práctico. Otro ejemplo sería: El ensayo para comprobar el grado de compactación de la preparación y compactación del suelo, debe hacerse antes del vaciado de losa, ya que de no hacerlo podrían ocurrir dos situaciones: a. Al no conocer el valor se estaría asumiendo que se ha cumplido, por lo que, se
haría el vaciado de la losa. Pero al no existir el registro que deja constancia que se ha cumplido con el criterio de aceptación hay un riesgo potencial de falla.
b. Transcurrido un determinado tiempo y si ocurre la falla de la losa, es fácil
comprobar que la causa podría ser no haber cumplido con el grado de compactación especificado, y al no haber hecho el ensayo, el contratista debe asumir toda la responsabilidad. Esto significa asumir los trabajos de corrección: "Hacer nuevamente la losa, además de cubrir las pérdidas de producción del cliente, debido a las molestias y paralizaciones de la producción del Cliente", este es un claro ejemplo de CNC.
En cualquier caso la pregunta sería: "¿Qué es mejor?", "¿No es más económico cumplir con los ensayos previstos?", "¿No será mejor prever la plena aplicación de los costos de calidad, para evitarse CNC?", "¿Cuál es la relación beneficio/costo de los costos de calidad respecto a los costos de no calidad?".
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Ejemplo de aplicación
Para efectos prácticos de la aplicación se ha elegido una parte de una obra, ésta es referida a la especialidad de "Estructura de concreto", para mayor detalle ver el anexo 1: Ejemplo metrado y presupuesto priorizado por el subtotal (Pareto).
Los datos de base son:
Especialidad : Estructuras de concreto Nº de partidas : 24 partidas Costo directo total: S/. 265.349,51 Gastos Generales (6.43 %) : S/. 17.061,97 Utilidad (7.50 %) : S/. 19.901.21 Total presupuesto: S/. 302.312.69
Los pasos recomendados para la aplicación de los costos de calidad son los siguientes:
Paso 1: Priorizar la aplicación de los CDC en base al sub total. Esto significa que todo el equipo (organización de obra) debe conocer cuáles son las prioridades para la planificación de la construcción, sobre todo prever los CDC según la importancia de los diferentes procesos constructivos. De la revisión del metrado y presupuesto (Anexo 2: Ejemplo metrado y presupuesto priorizado por el subtotal) se observa que no todas las partidas tienen el mismo impacto en el resultado final de la obra. Para ayudar a este análisis se aplicará la Gráfica de Pareto esto permitirá verificar el impacto del subtotal de cada partida del metrado en la planificación de la obra, y en la aplicación de los CRC. Como resultado se obtiene el metrado y presupuesto ordenado según lo muestra el Anexo 2: Ejemplo metrado y presupuesto priorizado por el subtotal, de este se aprecia que siete (07) partidas representan el 80.98 % del total del costo directo. Es decir, el trabajo del equipo, de la organización de obra, debería orientarse en mayor forma hacia las siete (07) partidas priorizadas. El gráfico (ver Anexo 2: Ejemplo metrado y presupuesto priorizado por el subtotal) muestra la curva ABC, con la cual se identifica las regiones A, B, y C, las cuales representan las prioridades involucradas.
Como resumen final del Paso 1, se identificará las partidas que requieren mayor atención y/o que tienen mayor impacto en la planificación y control de ejecución de la obra.
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Paso 2: Identificar los factores de costo de los CDC.
Por definición los CDC son:
CDC = CDP + CDE Donde:
CDC = Costos de calidad CDP = Costos de calidad de prevención CDE = Costos de calidad de evaluación
Para fines prácticos se debe definir el punto de aplicación de los CDP y los CDE. Los CDP se aplicarán hasta el punto de inicio del proceso de construcción. Los CDE se aplicarán a partir del punto o fecha del inicio del proceso de construcción, y representa el cumplimiento del control de calidad durante la construcción. Otro criterio para conceptuar el monto de los CDP, es que éstos deberían ser definidos más propiamente durante en el desarrollo de la ingeniería del proyecto, y en menor parte durante la ejecución de la construcción.
Los factores de los CDP que quedarían como parte de la obra serían:
Visitar a proveedores y subcontratistas para comprobar su aptitud para la ejecución de trabajos para la obra.
Calibración de equipos, por ejemplo de topografía, manómetros de la prensa de rotura de probetas, etc.
Calificaciones del personal que participará en la ejecución de la obra.
Contratación de cursos o charlas necesarias para mejorar los resultados de obra, etc.
Los CDE evidentemente son los factores de costo del control de calidad (ver numeral 4.3.), para mayor aclaración se tendrá:
Análisis granulométricos de agregados. Pruebas de CBR, capacidad portante. Pruebas de asentamiento Ensayos de rotura de probetas de concreto, etc.
Los cuales evidentemente son los factores de costos de los CDE. En consecuencia, sí se pregunta cuáles serian los resultados del Paso 2, se tendría que responder: "Es identificar todos los factores de costo de los CDP y CDE con la finalidad de determinar la magnitud de los CDC", está claro que la empresa debe
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incurrir en los CDC bajo el objetivo de evitar los CNC, esto demuestra la excelente relación beneficio/costo.
Paso 3: Identificación de puntos de control y registros En el paso 2 se tendría que haber detallado los puntos de control para los procesos de concreto armado, los mismos que serán ampliados:
Análisis granulométricos de agregados, inicial y periódicos. Pruebas para comprobar el diseño de mezcla. Verificación de agregados, etc. Pruebas de asentamiento Control de tiempo de vida del concreto. Control de vibraciones del concreto. Control de obtención de probetas de concreto. Control de curado del concreto. Control de pruebas de rotura. Verificación de superficies de acabado del concreto, etc.
Según los requisitos de calidad del proyecto se deberán identificar los puntos de control aplicables, también es necesario definir los registros de calidad para disponer de los datos del control, y la debida comprobación de cumplimiento de los criterios de aceptación establecidos. Es necesario señalar que el contratista tendría que ser el principal interesado en cumplir con los CDC para evitarse la ejecución y/o cubrir los CNC. Esto es independiente al hecho mismo de la existencia y exigencia de la supervisión, debe efectuarse como forma normal de trabajo de la empresa, y por la aplicación de una política de calidad clara de la empresa contratista. El resultado del paso 3, es determinar las actividades que formaran parte del control de calidad que debe ser cumplido durante la ejecución de los procesos constructivos.
Paso 4: Afianzamiento del margen de la obra
Es conveniente analizar que cada análisis de precios unitarios prevé la ejecución de un proceso constructivo bajo determinadas condiciones pero sólo en una única oportunidad; es decir, deben hacerse los trabajos bien a la primera. Sí por los trabajos se deben hacer reprocesos totales o parciales, los costos inherentes deberán ser deducidos de la utilidad; por tanto, no se cumplirá con la expectativa del margen previsto en la obra. Este es el reto que toca a cada responsable de la ejecución de obra.
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En resumen, el hecho de cumplir con los CDC es un asunto de extrema importancia ya que tiene que ver con la necesidad de ser competitivos.
Resultados esperados
1. Mediante el afianzamiento de la aplicación de la filosofía de la calidad al negocio de la construcción, se podrá lograr que las empresas del negocio de la construcción puedan ser más competitivas, entendiéndose por esto que sus ineficiencias no son cargadas a sus precios, al contrario podrán mejorar sus precios sin afectar mayormente a sus utilidades.
2. Los costos de calidad representan un sistema de gestión por resultados, cuya filosofía evidentemente dará excelentes resultados en el incremento de productividad de las empresas.
3. Es claro que la implementación de este modelo también afianzara el incremento de la productividad de la empresa.
2.7. Marco Legal
De acuerdo al problema a intervenir, a continuación se presentan las normatividades que se tuvieron en cuenta en la ejecución del proyecto:
a) Decreto No. 0532 del 03 de Mayo de 2.010
Por medio del cual se establece el Listado de Precios Unitarios Oficiales de referencia para la contratación de obras de infraestructura en la modalidad de menor cuantía del Departamento del Valle del Cauca. Considerando que la administración departamental del Valle del Cauca considera conveniente establecer el Listado de Precios para el presente año, en aras de contar permanentemente con información que le sirva de referencia respecto a los precios del mercado para la contratación de obras civiles bajo la modalidad de selección abreviada de menor cuantía. . Que de conformidad con el numeral 4 del artículo 3 del Decreto Reglamentario No. 2474 de 2008, es importante contar con el listado de precios en comento como herramienta de referencia sin perjuicio de consultar los precios o condiciones del
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mercado en el RUPR-SICE, para efectuar el análisis que soporta el valor estimado del contrato al elaborar los estudios previos correspondientes En este decreto, cabe resaltar el artículo 3: “En los precios que fija este decreto no está incluido el AIU, se establece para este ente territorial un valor máximo hasta del 31,5 % distribuido de la siguiente manera Administración 18,5 %; Imprevisto 5%; Utilidad 8%) el cual hace parte integral y complementaria del presupuesto”, valor que sirve de referencia para ser competitivo en el mercado.
b) Decreto 357 del 21 de Mayo de 1.997 Decreto por el cual se regula el manejo, transporte y disposición final de escombros y materiales de construcción. Como empresa dedicada a obras de construcción, es importante tener en cuenta los siguientes puntos del capítulo I, consignados en éste decreto: Artículo 2º.- Está prohibido arrojar, ocupar, descargar o almacenar
escombros y materiales de construcción en áreas de espacio público. Los generadores y transportadores de escombros y materiales de construcción serán responsables de su manejo, transporte y disposición final de acuerdo con lo establecido en el presente Decreto.
Parágrafo 1º.- Cuando se requiera la utilización temporal del espacio público para el almacenamiento de escombros o materiales de construcción o para la adecuación, transformación o mantenimiento de obras, se deberá delimitar, señalizar y acordonar el área en forma que se facilite el paso peatonal o el tránsito vehicular. Los escombros y materiales de construcción deberán estar apilados y totalmente cubiertos.
El tiempo máximo permitido para el almacenamiento de escombros y materiales de construcción en el espacio público es de veinticuatro (24) horas.
Artículo 5º.- La disposición final de los materiales a los que se refiere el presente Decreto deberá realizarse en las escombreras distritales, en las estaciones de transferencia debidamente autorizadas por el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente, DAMA o en los rellenos de obra autorizados por las autoridades de planeación distrital.
Artículo 6º.- Está prohibido arrojar escombros en rellenos sanitarios.
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El desconocimiento de esta norma, hizo que se dispusieran escombros en espacio público alrededor de una (1) semana, ocasionando sanciones legales que actualmente se están pagando y que encarecen los gastos administrativos de la organización. c) Salud Ocupacional y Seguridad Industrial
Debido al servicio que se presta, la empresa impermeabilizadora, se ha comprometido con la seguridad de sus colaboradores y ha venido realizando inversiones en materia de seguridad, para dar cumplimiento a la normatividad Legal Colombiana Vigente, que aunque encarece los costos de los servicios, es uno de los requisitos para poder ser aprobados las cotizaciones que se presentan en reconocidas de las empresas de la ciudad. A continuación se relacionan la normatividad más relevante al respecto:
Certificación RUC “Registro Único de Contratistas”, otorgado por el Consejo Colombiano de seguridad. Es un sistema que recopila los resultados del CUMPLIMIENTO de los requisitos establecidos para los contratistas a través de un proceso de evaluación con estándares predeterminados, en cuanto a Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Desde el año 2.008, la empresa impermeabilizadora, presenta certificación del RUC, para lo cual continúa realizando inversiones para su mantenimiento.
Resolución 3673 del 26 de Septiembre del 2.008, por el cual se establece el Reglamento Técnico de Trabajo Seguro en Alturas8, ya está tarea es considerada como de alto riesgo y conforme a las estadísticas nacionales, siendo la primera causa de accidentalidad y de muerte en el trabajo. Actualmente la empresa viene realizando inversiones en capacitaciones para lograr la certificación de sus colaboradores por el SENA9 y así dar cumplimiento a esta resolución.
Decreto 614 de 1984: es obligación de los empleadores organizar y garantizar el funcionamiento de un programa de salud ocupacional.
Conforme a lo previsto en los artículos 348 del Código Sustantivo del
trabajo; 80, 81 y 84 de la Ley 9° de 1979; 21 del Decreto Ley 1295 de 1994; 2 de la Resolución 2400 de 1979 y numeral 6 de la Circular unificada de
8 Se considera trabajo en alturas, a toda actividad realiza a más de 1.5 metros de altura.
9 De acuerdo a la Resolución 736 de 2.009 del Ministerio de la Protección Social, establece que la certificación de
competencias laborales para trabajar en alturas será expedida únicamente por el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
71
2004, los empleadores son responsables de la salud ocupacional de sus trabajadores y de proveerles condiciones seguras de trabajo.
2.8. Técnicas Metodológicas Utilizadas
Con el objeto de eliminar las barreras encontradas y citadas anteriormente, se hizo uso de las siguientes técnicas metodológicas para lograr continuar con el proyecto: Se explora los diferentes programas y herramientas que ofrece el software
contable de la empresa, con el fin de determinar si existen reportes que faciliten la labor, sin embargo se debe alternar los controles con ayudas de informes creados en Excel y diligenciados de manera manual.
Se realiza contacto directo con la persona encargada de llevar la contabilidad de la empresa, con el objeto de aclarar dudas en los estados financieros y de costos.
Se realiza reunión con el asesor para conocer los procesos, controles y plan de trabajo de la empresa y se acuerda, implementar controles y seguimientos en los inventarios y presupuestos de las obras.
Se capacitación al personal administrativo en la forma adecuada de archivar la
documentación y se estipula un plazo prudencial para realizar la labor de organización y actualización de documentos.
3. Propuesta de Intervención
3.1. Diagnóstico
Con el objeto de conocer más a fondo la situación actual de la empresa donde se realizará el proyecto de intervención, a continuación se presenta cuadro comparativo de 3 proyectos ejecutados en el primer semestre del año 2.010, en los cuales se evidencia incrementos en los imprevistos presupuestados, lo cual afecta la utilidad esperada.
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Tabla 7: Cuadro Comparativo cotizaciones vs facturación final, proyectos ejecutados entre Junio y Agosto del año 2.010
$ % $ % $ %
VALOR TOTAL COSTO DIRECTO 33.805.310 33.805.306 (4) 0%
ADMINISTRACION 3.380.531 10% 3.380.531 10% - 0%
IMPREVISTOS 3.380.531 10% 3.380.531 10% - 0%
UTILIDAD PREVISTA 1.690.266 5% 1.690.265 5% (0) 0%
SUBTOTAL ANTES DE IVA 42.256.638 42.256.633 (4) 0%
IVA DEL 16% SOBRE UTILIDAD 270.442 16% 270.442 16% (0) 0%
VALOR TOTAL INCLUIDO IVA 42.527.080 42.527.076 (4) 0%
VALOR TOTAL COSTO DIRECTO 46.082.360 46.082.360 - 0%
ADMINISTRACION 4.608.236 10% 4.288.351 9% (319.885) -7%
IMPREVISTOS 4.608.236 10% 7.232.239 16% 2.624.003 57%
UTILIDAD PREVISTA 2.304.118 5% 0% (2.304.118) -100%
SUBTOTAL ANTES DE IVA 57.602.950 57.602.950 (0) 0%
IVA DEL 16% SOBRE UTILIDAD 368.659 16% - 0% (368.659) -100%
VALOR TOTAL INCLUIDO IVA 57.971.609 57.602.950 (368.659) -1%
VALOR TOTAL COSTO DIRECTO 62.548.440 65.705.632 3.157.192 5%
ADMINISTRACION 6.254.844 10% 6.254.844 10% - 0%
IMPREVISTOS 6.254.844 10% 7.682.946 12% 1.428.102 23%
UTILIDAD PREVISTA 3.127.422 5% 1.699.320 3% (1.428.102) -46%
SUBTOTAL ANTES DE IVA 78.185.550 81.342.742 3.157.192 4%
IVA DEL 16% SOBRE UTILIDAD 500.388 16% 271.891 16% (228.496) -46%
VALOR TOTAL INCLUIDO IVA 78.685.938 81.614.633 2.928.696 4%
Cotización Valor Facturación Variación
Pro
yecto
1P
royecto
2P
royecto
3
Estos proyectos fueron ejecutados bajo las siguientes condiciones: Forma de pago: 60% Anticipo 30% Según actas de avance de obra (3 actas) 10% contra entrega a satisfacción Garantía (manto n-4): Diez (10) años certificado de calidad del fabricante Cinco (05) años en servicio empresa impermeabilizadora Garantía (manto al-80): Diez (10) años certificado de calidad del fabricante. Cinco (05) años en servicio empresa impermeabilizadora Durante estos meses solo se ejecutaron estas 3 obras
73
Los gastos administrativos de la empresa ascienden a $ 35.480.000 mensuales (ver detalle de gastos en tablas 8 y 9), y los aportes de estas obras en Administración solo cubren el 39% de estos gastos en un mes, aportando $13.923.726 en total Actualmente, la empresa adquiere los mantos para las obras con 2 empresas de reconocimiento nacional, con una de ellas tiene convenios, donde por promocionar sus productos ante los clientes, obtiene el manto a un menor precio; lo que permite obtener un margen de ganancia del 8%, vendiéndolo en las obras al precio promedio del mercado. Para este rubro, los 3 proyectos aportaron un total de $ 5.600.000, valor que aún no alcanza a cubrir la totalidad de los gastos administrativos.
Tabla 8: Gastos Administrativos Promedio mensual Empresa impermeabilizadora año 2.010
Gasto Valor
Créditos 9.530.000$
Personal Administrativo y Operativo 13.980.000$
Gastos Oficina 2.930.000$
Arrendamiento, muebles e inmuebles 1.290.000$
Impuestos 1.600.000$
Abonos a proveedores 4.550.000$
Otros 2.000.000$
Total Gastos 35.880.000$
74
Tabla 9: Detalle de Gastos Administrativos promedio mensual Empresa impermeabilizadora Año 2.010
Créditos
Bancolombia $ 4.800.000
Banco Bogotá $ 2.000.000
Banco BBVA $ 1.000.000
Otros créditos $ 1.000.000
Leasing Bancolombia $ 580.000
Gases de occidente $ 150.000
Personal (administración
y operativo)
Nomina (personal Administrativo) $ 3.500.000
Planillas (personal operativo) $ 5.200.000
Bien hecho consultoría (contador) $ 550.000
Asesor administrativo $ 330.000
Asesora SISOMA $ 400.000
Seguridad social $ 4.000.000
Oficina
Servicios públicos $ 1.000.000
Movistar (celular / internet móvil) $ 700.000
Vigilancia (alarmar) $ 130.000
Aseo $ 150.000
Papelería y cafetería $ 100.000
Sanción escombros $ 450.000
Combustible / gas vehicular $ 400.000
Arrendamiento muebles e inmuebles
Arrendamiento apto $ 1.100.000
Arrendamiento software Millenium $ 190.000
Impuestos Hacienda municipal (ICA) $ 100.000
DIAN (Retefuente / IVA) $ 1.500.000
Abonos proveedores
Pago STANLEY $ 550.000
Abonos TEXSA $ 4.000.000
Otros $ 2.000.000
TOTAL GASTOS $ 35.480.000
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En cuanto al proceso de cotización, la empresa presenta valores globales por actividad, lo que dificulta el seguimiento de los costos de la obra, es por ello que los sobrecostos solo se identifican al finalizar la obra.
Tabla 10: Esquema de cotización actual empresa impermeabilizadora
1.0 PLACA SOTANO PARQUEADEROS CLUB HOUSE UND CANT Vr. UNIT. Vr. TOTAL
(1ra ETAPA)
1.1 Suministro e instalación Manto Texsa y elemento antiadherente 22.004.850$
2.0 TERRAZA Y CUBIERTAS TORRES No. 1 Y 2
2.1 Suministro e instalación de manto Texsa 11.800.460$
VALOR TOTAL COSTO DIRECTO 67.610.620$
ADMINISTRACION E IMPREVISTOS 20% 13.522.124$
UTILIDAD PREVISTA DEL 5% 3.380.531$
SUBTOTAL ANTES DE IVA 84.513.275$
IVA DEL 16% SOBRE UTILIDAD 540.885$
VALOR TOTAL INCLUIDO IVA 85.054.160$
TIEMPO DE EJECUCION : DE ACUERDO A PROGRAMACION DE OBRA
FORMA DE PAGO : 50% ANTICIPO
40% SEGÚN ACTAS PARCIALES DE AVANCE
DE OBRA
10% ENTREGA A SATISFACCION
IMPERMEABILIZACION CUBIERTAS Y TERRAZAS
76
3.2. Cronograma
Tabla 11: Cronograma de Actividades
Etapa Item Actividad Responsable Cuándo Cómo Dónde
1Identificar el flujo de la
operación de la obraYury Milena Ceron
20 de Agosto de
2.010
Conociendo paso a paso la operación y
construyendo el diagrama de flujo
Obra Colegio
Jefersson
2Identificar los costos directos e
indirectos de la obra
Carolina Guerrero
Castillo
30 de Agosto de
2.010
Revisando costos y gastos y
determinando si afectan o no a la obra
Obra Colegio
Jefersson
3Identificar los procesos de
apoyo que participan en la obraMarlene Díaz Osorio
30 de Agosto de
2.010
identificando los gastos que son
necesarios para realizar la obra más
no afecta su resultado
Obra Colegio
Jefersson
4Identificar los costos fijos de la
operación
Carolina Guerrero
Castillo
30 de Agosto de
2.010
Identificando cuáles costos no se
afectan si disminuimos o aumentamos
las cantidades
Obra Colegio
Jefersson
5
Recolectar información de
otras empresas similares, de
cómo hacen la cotización y
seguimiento
Marlene Díaz Osorio30 de Agosto de
2.010
Contactando otras empresas similares
y solicitando información
Otras
empresas
del sector
6
Determinar estructura de
cotización y de costos a
aplicar
Carolina Guerrero
Castillo / Marlene
Díaz Osorio
31 de Agosto de
2.010
Analizando la estructura de cotización
y de costos para las obras utilizada por
otras empresas y definiendo la más
apropiada para el negocio
Obra Colegio
Jefersson
7Estandarizar formatos de
seguimiento de costosYury Milena Ceron
31 de Agosto de
2.010
Implementando los formatos creados
en las actividades de seguimiento de
costos
Obra Colegio
Jefersson
8Comparar costos identificados
con la cotización presentadaMarlene Díaz Osorio
1 de Septiembre
de 2.010
Revisando los valores de cada
documento
Obra Colegio
Jefersson
9
Realizar seguimiento del
presupuesto realizado Vs.
Consumo real de la estructura
actual y la propuesta
Carolina Guerrero
Castillo / Marlene
Díaz Osorio
30 de Octubre
de 2.010
Realizando seguimiento periodico de
los consumos
Obra Colegio
Jefersson
11
Determinar causa de los
percanses o restrasos de la
obra si se presentan
Gerardo Rivera
Perez
3 de Noviembre
de 2.010
Identificando los problemas
presentados y analizando sus causas
Obra Colegio
Jefersson
Verificación de
resultados12 Analizar resultados obtenidos
Carolina Guerrero
Castillo / Marlene
Díaz Osorio
5 de Noviembre
de 2.010
Analizando los resultados obtenidos en
ambas estructuras y revisando si se
obtuvieron los resultados y objetivos
esperados.
Obra Colegio
Jefersson
Identificación de
procesos y
costos
Estandarización
Implementación
de estándares y
Seguimiento de
costos
77
3.3. Recursos A continuación se detallan los recursos necesarios para la implementación del proyecto:
Tabla 12: Recursos necesarios para implementación del proyecto
Humanos
Involucramiento de las personas responsables de los procesos
que intervienen durante la realización de la obras, para que
realicen control y seguimiento de los gastos y costos en que se
incurran en las obras.
MaterialesEs necesario contar con formatos impresos para poder realizar
seguimiento de los costos en campo
EquiposComputador y software contable, para registrar la información y
generar informes
Financieros
1. Salario de la Asistente Administrativ,a quien además de
consolidar la información, debe generar informes, realizar control
y seguimiento de los costos y gastos de las obras.
2.Pago de arrendamiento de los módulos del software para
registrar consumo por obra y generar reportes por cada uno de
ellos.
Debido a que el software actual no permite llevar un seguimiento en detalle de los costos incurridos en cada una de las obras; es necesario acompañar la labor por medio de formatos en Excel, hasta que el proveedor del software logre adaptar el sistema de forma que brinde un control por obra y no de forma global. Para facilitar este seguimiento, La empresa impermeabilizadora, debe involucrar a los siguientes cargos:
Asistente de Gerencia Responsabilidad: Realizar seguimiento y control de los gastos administrativos incurridos en la obra, como son:
78
Mano de obra Transporte Servicios Públicos Servicio de celular Gastos de papelería Además de la correcta distribución de los gastos de arrendamiento, impuestos y
créditos a cada una de las obras
Vigía de salud Ocupacional Responsabilidad: Realizar seguimiento y control de gastos de salud ocupacional incurridos en la obra, como son:
Elementos de protección personal Elementos de aseo Insumos de seguridad (extintores, botiquín, entre otros)
Supervisor Responsabilidad: Optimizar los recursos, realizar seguimiento y control de costos a:
Mantenimiento de equipos Insumos utilizados en las obras Mano de obra que labora en las obras Inventario de materiales Además de asegurar una correcta disposición final a los residuos para evitar
sobrecostos por multas ambientales.
Oficial de impermeabilización Responsabilidad: Optimizar y realizar seguimiento de los materiales de impermeabilización.
3.3. Desarrollo de la Propuesta de Intervención
3.3.1. Descripción
La empresa impermeabilizadora, es una organización reconocida en la ciudad de Cali, por la calidad de sus servicios de impermeabilización, arquitectura y obras civiles, sin embargo actualmente presenta problemas de liquidez, tanto por endeudamiento financiero como por la baja utilidad en sus obras, a pesar que en las cotizaciones se presupuesta un margen de utilidad del 5%, al finalizar los
79
proyectos se logra menos de lo esperado, ya sea por sobrecostos en las obras, o porque el porcentaje destinado para Administración, no cubre los gastos administrativos totales de la empresa. El proyecto de intervención tiene como objeto, estandarizar los procesos de cotización y de control de los costos de las obras, con el fin de que permita realizar una cotización más cercana a lo real, de tal forma que al finalizar las obras, se obtenga lo más aproximado a la utilidad esperada, logrando cubrir los imprevistos, los gastos administrativos de la empresa y los recursos utilizados en la ejecución de la obra. Lo anterior con el fin de poder realizar una planificación y/o presupuesto, que pueda ser cubierto con los ingresos esperados en las cotizaciones de acuerdo a las obras que se están ejecutando, y no tener que adquirir alternativas de financiación con terceros que dificultan el sostenimiento de la organización.
3.3.2. Desarrollo
Para dar solución a los problemas identificados y comprobar nuestras hipótesis, se decidió tomar un proyecto que iba iniciar a finales en el mes de septiembre, con duración de 2 meses; se implementaron una serie de actividades y políticas que a continuación se van a citar, y a la par la empresa realizo su proceso normal de cotización y ejecución que venía realizando; con el objeto de que al finalizar el proyecto comparar los resultados y demostrar los beneficios que se han planteado.
80
Gráfica 17: Esquema para desarrollar el modelo establecer
81
Flujo de la operación. Para poder realizar seguimiento y control de los costos, es necesario conocer el flujo de operación de la obra. A continuación se presenta el flujograma de la obra que se escogió para aplicar el proyecto: IMPERMEABILIZACIÓN TRERRAZA PISCINA, MUROS Y VIGAS CANAL
1.0 PRELIMINARES
1.1 Demolición de Pisos en tableta Egipcia 10x10cm.
1.2 Demolición de Guardaescobas Tableta Egipcia 10x10.
1.3 Demolición Rompeolas de Granito Lavado.
1.4 Demolición de Enchape Ceramico de Piscina.
1.5 Demolición de Piso en Concreto Esmaltado.
1.6 Construcción Morteros de Pendientado. 30% del area
1.7 Construcción de Medias Cañas.
1.8 Estrias de Empotramiento.
1.9 Abosinado de Sifones.
1.10 Trasiego de escombros
1.11 Evacuacion de escombros.
2.0 IMPERMEABILIZACIÓN TERRAZA PISCINA
2.1 Suministro e instalación Manto Morter Plas N-4,
de 4 mm de espesor con alma central en polietileno,
no autoprotegido.
2.2 Tela Asfaltica como antiadherente Ref: Texsa N° 15
2.3 Instalación malla estructural de temperatura
Icomallas Ref: troquelada y expandida.
2.4 Mortero 1:3 de Protección espesor 4 cm.
2.5 Juntas de dilatación en asfalto 190 en terrazas.
2.6 Juntas de dilatación a base de poliuretano Ref: NP-1
para terraza piscina.
2.7 Suministro e instalación de Piso en Tableta Egipcia
10x10cm de Alfa.
2.8 Suministro e instalación de enchape ceramico piscina
25x2510cm según muestra.
2.9 Guardaescobas en Tableta Egipcia 10x10 de Alfa.
2.10 Construcción de Rompeolas en Granito.
2.11 Maestras de fundición en Madera para Rompeolas.
2.12 Juntas de dilatacion a base de poliuretano Ref: NP-1
para Rompeolas.
2.13 Suministro e Instalación regillas de sifones.
3.0 IMPERMEABILIZACIÓN MURO Y VIGA CANAL
3.1 Suministro e instalación Manto Morter Plas AL-80,
de 3.5 mm de espesor con alma central en polietileno,
Autoprotegido con foil de aluminio. Sobre viga canal.
3.2 Suministro e instalación Manto Morter Plas AL-300,
de 3.0 mm de espesor con alma central en polietileno,
Autoprotegido con foil de aluminio, sobre cara interna
muro perimetro en ladrillo limpio.
3.3 Aplicación de desengrasante y emulsion Hidrofuga
de base acrilica para protección muro perimetro en
ladrillo limpio Ref: Siliconite; incluye limpieza y
descontaminación de superficie con acidos.
6 7 8
Semana
1 2 3 4 5
82
Identificación de los costos Una vez determinado las actividades de la obra, se continúa con la identificación de los costos.
Tabla 13: Identificación de costos y gastos
Las personas que laboran en las obras, son contratadas para realizar las actividades específicas de un proyecto, es
decir por contrato civil de obra, incluyendo las vigías de salud ocupacional, las cuales se emplean en las obras que
se requieran.
Por ende, son costos fijos los gastos administrativos y honorarios del asesor administrativo y SISOMA10
10
SISOMA: Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
83
Esquema Actual de Costeo (Cotizaciones) Para poder realizar seguimiento de los costos de la obra, es necesario detallar las cantidades y valores unitarios que cuesta hacer cada actividad programada, el precio de venta de los materiales se estipularon con base en el listado de precios del Decreto No. 0532 del 03 de Mayo de 2.010 (ver anexo 3: Listado de Precios); para realizar un adecuado seguimiento y control. Además es importante tener claro la garantía de los materiales y la forma de pago, con el fin que la Gerencia pueda tomar decisiones a tiempo de inversión o abstenerse de realizar gastos no prioritarios; ya que contará con una programación de recaudos.
Tabla 14: Costos por actividad de la obra/ Esquema de Cotización
IMPERMEABILIZACIÓN TRERRAZA PISCINA, MUROS Y VIGAS CANAL
1.0 PRELIMINARES CANT Vr. UNIT. Vr. TOTAL
1.1 Demolición de Pisos en tableta Egipcia 10x10cm. 220,00 8.200$ 1.804.000$
1.2 Demolición de Guardaescobas Tableta Egipcia 10x10. 100,00 7.600$ 760.000$
1.3 Demolición Rompeolas de Granito Lavado. 40,00 8.200$ 328.000$
1.4 Demolición de Enchape Ceramico de Piscina. 40,00 7.600$ 304.000$
1.5 Demolición de Piso en Concreto Esmaltado. 15,00 8.200$ 123.000$
1.6 Construcción Morteros de Pendientado. 30% del area 70,00 21.100$ 1.477.000$
1.7 Construcción de Medias Cañas. 100,00 7.600$ 760.000$
1.8 Estrias de Empotramiento. 100,00 7.600$ 760.000$
1.9 Abosinado de Sifones. 10,00 10.800$ 108.000$
1.10 Trasiego de escombros 1,00 216.000$ 216.000$
1.11 Evacuacion de escombros. 1,00 302.400$ 302.400$
2.0 IMPERMEABILIZACIÓN TERRAZA PISCINA
2.1 Suministro e instalación Manto Morter Plas N-4,
de 4 mm de espesor con alma central en polietileno,
no autoprotegido. 275,00 16.200$ 4.455.000$
2.2 Tela Asfaltica como antiadherente Ref: Texsa N° 15 275,00 3.000$ 825.000$
2.3 Instalación malla estructural de temperatura
Icomallas Ref: troquelada y expandida. 226,00 4.900$ 1.107.400$
2.4 Mortero 1:3 de Protección espesor 4 cm. 226,00 25.400$ 5.740.400$
2.5 Juntas de dilatación en asfalto 190 en terrazas. 165,00 12.500$ 2.062.500$
2.6 Juntas de dilatación a base de poliuretano Ref: NP-1
para terraza piscina. 165,00 11.400$ 1.881.000$
2.7 Suministro e instalación de Piso en Tableta Egipcia
10x10cm de Alfa. 226,00 32.400$ 7.322.400$
2.8 Suministro e instalación de enchape ceramico piscina
25x2510cm según muestra. 40,00 16.200$ 648.000$
2.9 Guardaescobas en Tableta Egipcia 10x10 de Alfa. 100,00 13.000$ 1.300.000$
2.10 Construcción de Rompeolas en Granito. 40,00 70.200$ 2.808.000$
2.11 Maestras de fundición en Madera para Rompeolas. 44,00 3.250$ 143.000$
2.12 Juntas de dilatacion a base de poliuretano Ref: NP-1
para Rompeolas. 44,00 11.300$ 497.200$
2.13 Suministro e Instalación regillas de sifones. 10,00 10.800$ 108.000$
84
3.0 IMPERMEABILIZACIÓN MURO Y VIGA CANAL CANT Vr. UNIT. Vr. TOTAL
3.1 Suministro e instalación Manto Morter Plas AL-80,
de 3.5 mm de espesor con alma central en polietileno,
Autoprotegido con foil de aluminio. Sobre viga canal. 30,00 18.400$ 552.000$
3.2 Suministro e instalación Manto Morter Plas AL-300,
de 3.0 mm de espesor con alma central en polietileno,
Autoprotegido con foil de aluminio, sobre cara interna
muro perimetro en ladrillo limpio. 29,00 15.700$ 455.300$
3.3 Aplicación de desengrasante y emulsion Hidrofuga
de base acrilica para protección muro perimetro en
ladrillo limpio Ref: Siliconite; incluye limpieza y
descontaminación de superficie con acidos. 25,00 10.800$ 270.000$
VALOR TOTAL COSTO DIRECTO PISOS 37.117.600$
ADMINSTRACION IMPREVISTOS 15% 5.567.640$
UTILIDAD PREVISTA DEL 5% 1.855.880$
SUBTOTAL ANTES DE IVA 44.541.120$
IVA DEL 16% SOBRE UTILIDAD 296.941$
VALOR TOTAL INCLUIDO IVA 44.838.061$
NOTA: En el Item 1.6 la construcción de morteros de pendientado, se cuantifica el 30% del area para está
actividad, pero una vez se efectúe la demolición de piso se establecerá el estado real del pendientado
existente en el area para trabajar.
TIEMPO DE EJECUCION 65 DÍAS EN OPTIMAS CONDICIONES
ATMOSFERICAS
FORMA DE PAGO 60% ANTICIPO
30% SEGÚN ACTAS DE AVANCE DE OBRA
10% CONTRA ENTREGA A SATISFACION
GARANTIA (MANTO N-4) DIEZ (10) AÑOS CERTIFICADO DE
CALIDAD DEL FABRICANTE.
CINCO (05) AÑOS EN SERVICIO
EMPRESA IMPERMEABILIZADORA
GARANTIA (MANTO AL-80) DIEZ (10) AÑOS CERTIFICADO DE
CALIDAD DEL FABRICANTE.
CINCO (05) AÑOS EN SERVICIO
EMPRESA IMPERMEABILIZADORA
AUI y análisis de ganancias/perdidas
85
Para contar con un AIU más competitivo y que cumplir con las regulaciones nacionales existente, se definió la siguiente distribución:
A - Administración 10% I - Imprevistos 5% U – Utilidad 5% ____________________ Total AIU 20%
El valor fue determinado de acuerdo al mercado, principalmente en la competencia, quienes manejan un AIU entre el 19% y 21%
Identificar políticas de costos/gastos actuales y su incidencia en el costeo de la obra.
Debido a que con estos porcentajes, difícilmente se pueden cubrir los costos fijos, a pesar del 8% de ganancia que se genera en los mantos asfálticos con uno de los proveedores, se logró ampliar el convenio con el proveedor, incluyendo materiales como tela asfáltica y emulsiones asfálticas, obteniendo así una ganancia del 15% en estos materiales, los cuales estarán incluidos en los costos directos, por lo tanto no se verá reflejado en la utilidad del AIU. Cabe aclarar, que los precios de estos productos que se encuentran en la cotización, son acordes al promedio del mercado, y esta ganancia del 15% se obtiene a menor precio de compra al proveedor debido al convenio realizado. Igualmente se logró obtener un 8% de ganancia en la mano de obra empleada en el proyecto, debido a que el contrato se realizará directamente por la empresa a partir del 1 de Octubre del 2.010y no se continuará con la Empresa Asociativa de Trabajo. La decisión anterior se tomo, no solo por disminuir los costos de la empresa, sino porque se han venido presentado inconvenientes con el servicio que está empresa presta a los colaboradores, como son incumplimientos en los pagos de las prestaciones sociales. A la vez se observó, que entre los gastos administrativos existen pagos mensuales por $580.000 mensual, por tener un aviso llamativo en el directorio; sin embargo analizando los clientes y contratos obtenidos en el último año, se encuentra que fueron por recomendación o son clientes que llevan más de 3 años contratando los servicios de la empresa; por lo anterior se recomendó suprimir éste gasto ya que no ha traído los resultados esperados y solo encarece los costos fijos.
86
Respecto a las obligaciones financieras, se hace reestructuración del crédito con cuota de mayor valor, para dar algo de liquidez a la empresa, pasando de pagos mensuales de $9.530.000 a $6.730.000 a partir del mes de noviembre de 2.010 La anterior medida se toma principalmente porque los meses de diciembre y enero, es de poca contratación, debido a vacaciones colectivas de muchas empresas con las que se labora; y continuando con este nivel de gastos podría cerrar la empresa, decisión que se contemplo al finalizar el segundo semestre del año 2.010; sin embargo se continúan tomando medidas para evitar el cierre definitivo.
Estandarización de formatos y seguimiento de costos
Con el fin de lograr un mayor control de los costos de la obra, se diseñaron los siguientes formatos para su implementación:
Tabla 15: Formato de consumos de materiales e insumos
No.__010___
Fecha: ____8 de septiembre de 2.010________
Proyecto: ___Proyecto piloto (Actividad 1,1)_______________________________________________________
ItemCódigo del
artículoDescripción
Unidad de
medidaCantidad Precio unitario Valor total
1 2345 Acido nitrico Garrafa 1 40.000,00 40.000,00
2 4822 Alfacolor 5-15 terracota Kg 50 3.879,80 193.990,00
3 1572 Sikadur 32 primer Kg 2 140.000,00 280.000,00
-
-
-
-
-
-
-
-
Total 513.990,00
Observaciones: _____________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
Entregado por: __Gerardo Rivera______ Recibido por:____Héctor Fabio Pechené_________
FORMATO SALIDA DE ALMACEN
87
88
Debido a que los trabajadores pueden ser rotados en diferentes obras de acuerdo a la actividad que se esté
realizando o al nivel de exigencia de la misma; es necesario llevar el control por persona para poder cargar
correctamente el valor de la mano de obra en cada proyecto. Por lo anterior se diseñó el formato que se presenta a
continuación:
Tabla 16: Formato de seguimiento mano de obra operativa
6 7 8 9 10 11
LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO
Horario: 7am
a 12pm
ANDRES
GUACANProyecto 1 Proyecto 1 Proyecto 1 Proyecto 1 Proyecto 1 Proyecto 1 $ 149.000
149.000$
LUIS JESUS
LAVERDE
Proyecto piloto
(1,1)
Proyecto piloto
TRABAJO EN
ALTURA
Proyecto piloto
(1,1)
Proyecto
piloto (1,1)
Proyecto
piloto (1,1)
Proyecto
piloto (1,1) $ 230.000
230.000$
HUMBERTO
GOMEZ*** NO TRAB *** *** NO TRAB ***
CURSO
INDUCCION
Proyecto piloto
(1,1)
Proyecto
piloto (1,1)
Proyecto
piloto (1,1)
Proyecto
piloto (1,1) $ 166.667
166.667$
HECTOR FABIO
PECHENE
Proyecto piloto
(1,1)
Proyecto piloto
(1,1)TRABAJO EN
ALTURA
Proyecto piloto
(1,1)
Proyecto
piloto (1,1)
Proyecto
piloto (1,1)Proyecto 1 $ 15.684 $ 133.316
149.000$
MAURICIO
MENSA*** NO TRAB ***
*** NO TRAB ***
TRABAJO EN
ALTURA
Proyecto 2 Proyecto 2 Proyecto 2 Proyecto 2 $ 111.750 111.750$
FERNEY
SOTELOProyecto 2 Proyecto 2 Proyecto 2 Proyecto 2 Proyecto 2
*** NO TRAB
*** $ 124.167
124.167$
RUBEN DARIO
MESA
Proyecto piloto
(1,1)
Proyecto piloto
(1,1)
CURSO
INDUCCION
Proyecto piloto
(1,1)
Proyecto
piloto (1,1)
Proyecto
piloto (1,1)
Proyecto
piloto (1,1) $ 149.000
149.000$
164.684$ 235.917$ 678.983$ 1.079.584$
Período: Semana del 6 al 11 de Septiembre de 2.010
Horario: 7am a 12pm - 2pm a 5:30pm
TRABAJADOR
Valor Acumulado
Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto piloto Total
Total
Nota: Para conocer a qué actividad se debe sumar la mano de obra, se indica el número de actividad que realizo, este seguimiento por ahora solo se hace para el proyecto piloto, en el ejemplo de la tabla anterior se ejecuto la actividad 1,1 Demolición de pisos en tableta egipcio 10x10 cm.
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Para el seguimiento, se utilizo el mismo flujo grama y de acuerdo a los consumos y el seguimiento de la mano de obra anterior, se va alimentando la siguiente tabla diariamente, este mismo esquema se utilizará para presentar el avance de las obras y poder facturar el valor acordado en la cotización; a continuación se presenta cuadro con periodicidad quincenal que es igual período de entrega de actas de avance para esta obra.
Tabla 17: Cuadro de seguimiento
CANT. CANT. CANT. CANT. CANT. VALOR VALOR VALOR
CONT. ACTA1 ACTA2 ACTA3 ACTA4 UNITARIO CONTRATO EJECUTADO
1.0 PRELIMINARES
1.1 Demolición de Pisos en tableta Egipcia 10x10cm. M2 220,00 220,00 0,00 0,00 0,00 8.200$ 1.804.000$ 1.804.000$
1.2 Demolición de Guardaescobas Tableta Egipcia 10x10. ML 100,00 100,00 0,00 0,00 0,00 7.600$ 760.000$ 760.000$
1.3 Demolición Rompeolas de Granito Lavado. ML 40,00 40,00 0,00 0,00 0,00 8.200$ 328.000$ 328.000$
1.4 Demolición de Enchape Ceramico de Piscina. ML 40,00 50,00 0,00 0,00 0,00 7.600$ 304.000$ 380.000$
1.5 Demolición de Piso en Concreto Esmaltado. M2 15,00 15,00 0,00 0,00 0,00 8.200$ 123.000$ 123.000$
1.6 Construcción Morteros de Pendientado. 30% del area M2 70,00 70,00 0,00 0,00 0,00 21.100$ 1.477.000$ 1.477.000$
1.7 Construcción de Medias Cañas. ML 100,00 100,00 0,00 0,00 0,00 7.600$ 760.000$ 760.000$
1.8 Estrias de Empotramiento. ML 100,00 100,00 0,00 0,00 0,00 7.600$ 760.000$ 760.000$
1.9 Abosinado de Sifones. UND 10,00 10,00 0,00 0,00 1,00 10.800$ 108.000$ 118.800$
1.10 Trasiego de escombros GL 1,00 1,00 0,00 0,00 0,00 216.000$ 216.000$ 216.000$
1.11 Evacuacion de escombros. GL 1,00 1,00 0,00 0,00 0,00 302.400$ 302.400$ 302.400$
2.0 IMPERMEABILIZACIÓN TERRAZA PISCINA
2.1 Suministro e instalación Manto Morter Plas N-4,
de 4 mm de espesor con alma central en polietileno,
no autoprotegido. M2 275,00 0,00 230,00 45,00 0,00 16.200$ 4.455.000$ 4.455.000$
2.2 Tela Asfaltica como antiadherente Ref: Texsa N° 15 M2 275,00 0,00 140,00 135,00 0,00 3.000$ 825.000$ 825.000$
2.3 Instalación malla estructural de temperatura
Icomallas Ref: troquelada y expandida. M2 226,00 0,00 113,00 115,00 0,00 4.900$ 1.107.400$ 1.117.200$
2.4 Mortero 1:3 de Protección espesor 4 cm. M2 226,00 0,00 0,00 226,00 0,00 25.400$ 5.740.400$ 5.740.400$
2.5 Juntas de dilatación en asfalto 190 en terrazas. ML 165,00 0,00 0,00 165,00 0,00 12.500$ 2.062.500$ 2.062.500$
2.6 Juntas de dilatación a base de poliuretano Ref: NP-1
para terraza piscina. ML 165,00 0,00 0,00 0,00 165,00 11.400$ 1.881.000$ 1.881.000$
2.7 Suministro e instalación de Piso en Tableta Egipcia
10x10cm de Alfa. M2 226,00 113,00 0,00 110,00 0,00 32.400$ 7.322.400$ 7.225.200$
2.8 Suministro e instalación de enchape ceramico piscina
25x2510cm según muestra. ML 40,00 0,00 0,00 30,00 12,00 16.200$ 648.000$ 680.400$
2.9 Guardaescobas en Tableta Egipcia 10x10 de Alfa. ML 100,00 50,00 0,00 0,00 50,00 13.000$ 1.300.000$ 1.300.000$
2.10 Construcción de Rompeolas en Granito. ML 40,00 0,00 25,00 0,00 15,00 70.200$ 2.808.000$ 2.808.000$
2.11 Maestras de fundición en Madera para Rompeolas. ML 44,00 0,00 0,00 0,00 44,00 3.250$ 143.000$ 143.000$
2.12 Juntas de dilatacion a base de poliuretano Ref: NP-1
para Rompeolas. ML 44,00 0,00 0,00 0,00 44,00 11.300$ 497.200$ 497.200$
2.13 Suministro e Instalación regillas de sifones. UND 10,00 0,00 0,00 0,00 11,00 10.800$ 108.000$ 118.800$
ITEM DESCRIPCION UND
90
CANT. CANT. CANT. CANT. CANT. VALOR VALOR VALOR
CONT. ACTA1 ACTA2 ACTA3 ACTA4 UNITARIO CONTRATO EJECUTADO
3.0 IMPERMEABILIZACIÓN MURO Y VIGA CANAL
3.1 Suministro e instalación Manto Morter Plas AL-80, de
3.5mm de espesor con alma central en polietileno,
Autoprotegido con foil de aluminio. Sobre viga canal. M2 30,00 0,00 0,00 0,00 30,00 18.400$ 552.000$ 552.000$
3.2 Suministro e instalación Manto Morter Plas AL-300,
3.0 mm de espesor con alma central en polietileno,
Autoprotegido con foil de aluminio, sobre cara
interna muro perimetro en ladrillo limpio. M2 29,00 0,00 0,00 0,00 29,00 15.700$ 455.300$ 455.300$
3.3 Aplicación de desengrasante y emulsion Hidrofuga
de base acrilica para protección muro perimetro en
ladrillo limpio Ref: Siliconite; incluye limpieza y
descontaminación de superficie con acidos. M2 25,00 0,00 0,00 0,00 25,00 10.800$ 270.000$ 270.000$
37.117.600$ 37.160.200$
ADMINISTRACION E IMPREVISTOS 15% 5.567.640$ 5.574.030$
UTILIDAD PREVISTA DEL 5% 1.855.880$ 1.858.010$
SUBTOTAL ANTES DE IVA 44.541.120$ 44.592.240$
IVA DEL 16% SOBRE UTILIDAD 296.941$ 297.282$
44.838.061$ 44.889.522$
VALOR TOTAL COSTO DIRECTO ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL DE OBRA
VALOR TOTAL INCLUIDO IVA ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL DE OBRA
ITEM DESCRIPCION UND
El anterior formato, facilita no solo el control de los costos que se van generando en la obra, sino que sirve como un esquema más apropiado para presentar informe al cliente de los avances, ya que sin entrar a detalle de los consumos, informa las actividades realizadas, lo que brinda más confiabilidad en la empresa, ya que da a conocer la labor que está ejecutando y los principales materiales que se utilizan; lo que a su vez hace el cliente se sienta más seguro de la calidad del servicio que está adquiriendo.
3.4. Análisis Costo – Beneficio de la Propuesta
3.4.1. Resultados
Al finalizar el proyecto se evidenciaron los siguientes resultados:
91
Tabla 18: Comparativo facturación y valor real
CANT. CANT. CANT. CANT. CANT. VALOR VALOR VALOR
CONT. ACTA1 ACTA2 ACTA3 ACTA4 UNITARIO CONTRATO EJECUTADO
1.0 PRELIMINARES
1.1 Demolición de Pisos en tableta Egipcia 10x10cm. M2 220,00 220,00 0,00 0,00 0,00 8.200$ 1.804.000$ 1.804.000$
1.2 Demolición de Guardaescobas Tableta Egipcia 10x10. ML 100,00 100,00 0,00 0,00 0,00 7.600$ 760.000$ 760.000$
1.3 Demolición Rompeolas de Granito Lavado. ML 40,00 40,00 0,00 0,00 0,00 8.200$ 328.000$ 328.000$
1.4 Demolición de Enchape Ceramico de Piscina. ML 40,00 50,00 0,00 0,00 0,00 7.600$ 304.000$ 380.000$
1.5 Demolición de Piso en Concreto Esmaltado. M2 15,00 15,00 0,00 0,00 0,00 8.200$ 123.000$ 123.000$
1.6 Construcción Morteros de Pendientado. 30% del area M2 70,00 70,00 0,00 0,00 0,00 21.100$ 1.477.000$ 1.477.000$
1.7 Construcción de Medias Cañas. ML 100,00 100,00 0,00 0,00 0,00 7.600$ 760.000$ 760.000$
1.8 Estrias de Empotramiento. ML 100,00 100,00 0,00 0,00 0,00 7.600$ 760.000$ 760.000$
1.9 Abosinado de Sifones. UND 10,00 10,00 0,00 0,00 1,00 10.800$ 108.000$ 118.800$
1.10 Trasiego de escombros GL 1,00 1,00 0,00 0,00 0,00 216.000$ 216.000$ 216.000$
1.11 Evacuacion de escombros. GL 1,00 1,00 0,00 0,00 0,00 302.400$ 302.400$ 302.400$
2.0 IMPERMEABILIZACIÓN TERRAZA PISCINA
2.1 Suministro e instalación Manto Morter Plas N-4,
de 4 mm de espesor con alma central en polietileno,
no autoprotegido. M2 275,00 0,00 230,00 45,00 0,00 16.200$ 4.455.000$ 4.455.000$
2.2 Tela Asfaltica como antiadherente Ref: Texsa N° 15 M2 275,00 0,00 140,00 135,00 0,00 3.000$ 825.000$ 825.000$
2.3 Instalación malla estructural de temperatura
Icomallas Ref: troquelada y expandida. M2 226,00 0,00 113,00 115,00 0,00 4.900$ 1.107.400$ 1.117.200$
2.4 Mortero 1:3 de Protección espesor 4 cm. M2 226,00 0,00 0,00 226,00 0,00 25.400$ 5.740.400$ 5.740.400$
2.5 Juntas de dilatación en asfalto 190 en terrazas. ML 165,00 0,00 0,00 165,00 0,00 12.500$ 2.062.500$ 2.062.500$
2.6 Juntas de dilatación a base de poliuretano Ref: NP-1
para terraza piscina. ML 165,00 0,00 0,00 0,00 165,00 11.400$ 1.881.000$ 1.881.000$
2.7 Suministro e instalación de Piso en Tableta Egipcia
10x10cm de Alfa. M2 226,00 113,00 0,00 110,00 0,00 32.400$ 7.322.400$ 7.225.200$
2.8 Suministro e instalación de enchape ceramico piscina
25x2510cm según muestra. ML 40,00 0,00 0,00 30,00 12,00 16.200$ 648.000$ 680.400$
2.9 Guardaescobas en Tableta Egipcia 10x10 de Alfa. ML 100,00 50,00 0,00 0,00 50,00 13.000$ 1.300.000$ 1.300.000$
2.10 Construcción de Rompeolas en Granito. ML 40,00 0,00 25,00 0,00 15,00 70.200$ 2.808.000$ 2.808.000$
2.11 Maestras de fundición en Madera para Rompeolas. ML 44,00 0,00 0,00 0,00 44,00 3.250$ 143.000$ 143.000$
2.12 Juntas de dilatacion a base de poliuretano Ref: NP-1
para Rompeolas. ML 44,00 0,00 0,00 0,00 44,00 11.300$ 497.200$ 497.200$
2.13 Suministro e Instalación regillas de sifones. UND 10,00 0,00 0,00 0,00 11,00 10.800$ 108.000$ 118.800$
ITEM DESCRIPCION UND
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CANT. CANT. CANT. CANT. CANT. VALOR VALOR VALOR
CONT. ACTA1 ACTA2 ACTA3 ACTA4 UNITARIO CONTRATO EJECUTADO
3.0 IMPERMEABILIZACIÓN MURO Y VIGA CANAL
3.1 Suministro e instalación Manto Morter Plas AL-80, de
3.5mm de espesor con alma central en polietileno,
Autoprotegido con foil de aluminio. Sobre viga canal. M2 30,00 0,00 0,00 0,00 30,00 18.400$ 552.000$ 552.000$
3.2 Suministro e instalación Manto Morter Plas AL-300,
3.0 mm de espesor con alma central en polietileno,
Autoprotegido con foil de aluminio, sobre cara
interna muro perimetro en ladrillo limpio. M2 29,00 0,00 0,00 0,00 29,00 15.700$ 455.300$ 455.300$
3.3 Aplicación de desengrasante y emulsion Hidrofuga
de base acrilica para protección muro perimetro en
ladrillo limpio Ref: Siliconite; incluye limpieza y
descontaminación de superficie con acidos. M2 25,00 0,00 0,00 0,00 25,00 10.800$ 270.000$ 270.000$
37.117.600$ 37.160.200$
ADMINISTRACION E IMPREVISTOS 15% 5.567.640$ 5.574.030$
UTILIDAD PREVISTA DEL 5% 1.855.880$ 1.858.010$
SUBTOTAL ANTES DE IVA 44.541.120$ 44.592.240$
IVA DEL 16% SOBRE UTILIDAD 296.941$ 297.282$
44.838.061$ 44.889.522$
VALOR TOTAL COSTO DIRECTO ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL DE OBRA
VALOR TOTAL INCLUIDO IVA ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL DE OBRA
ITEM DESCRIPCION UND
Al finalizar el proyecto de intervención, podemos observar: Diferencia mínima de costos directos por valor de $42.600, los cuales no se
catalogan como imprevistos, ya que durante la ejecución de la obra el cliente solicito adicionar 10 Ml de la demolición de enchape cerámico de la piscina.
Con las políticas adoptadas las ganancias totales del proyectos fueron:
$ 1.858.010 Utilidad $ 1.858.010 Imprevistos, los cuales no se presentaron $ 1.200.000 Ganancia por mano de obra $ 2.200.000 Ganancia por materiales e insumos ________________ $ 7.116.020 Total
A ello se suman la disminución de gastos administrativos por reestructuración de crédito financiero por valor de $ 2.800.000 mensuales y $580.0000 mensual por eliminar publicidad ampliada en el Directorio telefónico.
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Si no se hubieran adoptado las políticas de costos y suponiendo que no se hubieran presentado diferencias en los costos directos en comparación a lo cotizado, las ganancias hubieran sido:
$ 1.858.010 Utilidad $ 1.858.010 Imprevistos, los cuales no se presentaron $ 1.173.333 Ganancia por materiales e insumos ________________ $ 4.889.353 Total
Y sin contar con la disminución de gastos administraos mensuales de $3.380.000 Lo que nos da una diferencia de:
$ 2.226.667 En obra $ 2.800.000 Obligación financiera $ 580.000 Directorio telefónico ________________ $ 5.606. 667 Total
Valor que podría ser mayor si se aplica en todas las obras que se ejecutan.
3.4.2. Beneficios
Algunos de los beneficios que conlleva la implementación de los pasos anteriores en la empresa con los siguientes: Reducción de los costos, evitando pérdidas, desperdicios, productos no
conformes, retrabajos y optimización de los recursos; aportando una mayor
rentabilidad
Aumento del desempeño de la empresa, por medio de la eliminación de
procesos que no agregan valor, optimizando el flujo de trabajo y
removiendo barreras en las interfaces funcionales criticas.
Estandarización de los procesos, incremento de la productividad y
reducción de costos, garantizando la calidad final de los producto / servicio
a través del control del proceso
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Toma de decisiones acertadas que eliminan o mitigan los efectos de las dificultades que puedan presentarse, basadas en la identificación de las causas raíces de los problemas, sin tratar solo los síntomas
Autocontrol a través de estándares e ítems de ajustes
Implementación de un sistema de medición, que no solo permite definición
de indicadores y metas, además de la verificación de los procesos y el logro
de los resultados
Prevención de fallas potenciales e identificación de oportunidades de
mejora
Incremento de las utilidades en los proyectos, valor que ayudará a cubrir los
gastos administrativos de la organización, además de los créditos
financieros, y así poder lograr mayor liquidez.
Mayor compromiso por parte de los colaboradores, mediante un
direccionamiento estratégico, además que al estar en contrato directo con
la empresa, podemos garantizar a los colaboradores pagos oportunos tanto
en salarios como en prestaciones sociales.
Adopción de políticas que disminuyen los costos y gastos, sin afectar la
calidad del servicio, ni la facturación de las obras, más al disminuir el
porcentaje del AIU, hará más competitiva la empresa; aspecto que es
relevante al momento de tomar decisiones de aprobación de la cotización.
4. Presupuesto
Para la ejecución del proyecto en la empresa impermeabilizadora, fue necesario incurrir en los siguientes gastos:
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Tabla 19: Presupuesto mensual (Cifras dadas en pesos Colombianos)
Arrendamiento
software Millenium $ 40.000
Comprende el valor de los módulos que
se utilizaran en el proyecto
Papeleria $ 50.000
Valor de gasto en fotocopias de formatos
necesaria para hacer seguimiento en
campo durante las obras
Salario Asistente
Administrativa445.000$
Correspondiente a 4 horas diarias para
consolidar información de las obras,
realizar análisis y generar informes, y así
poder tomar desiciones a tiempo para
evitar sobrecostos
Total 535.000
ConceptoGastos del
proyectoObservación
Cabe aclarar, que el salario de la Asistente Administrativa no es un valor adicional, el valor comprende el costo de 4 horas diarias para consolidar la información y hacer control y seguimiento de los costos de las obras, tiempo que fue asignado mediante una reorganización de las actividades que venía realizando. Inicialmente no se contaba con la información de consumo por obra, para se debía consolidar la información con las facturas físicas y confirmando con los colaboradores la distribución diaria de los consumido en cada una de las obras; actividades que demandan mucho tiempo, y por ende, es difícil lograr un seguimiento de todas las obras diariamente; en especial, porque debe cumplir otras funciones administrativas inherentes al cargo, como son secretaria, digitación contable, realizar cotizaciones y pagos, entre otras. Durante el tiempo asignado, la Asistente Administrativa debe consolidar la información y registrarla en el sistema, emitir los informes por obra, analizar y controlar los consumos vs lo presupuestado, informar a la Gerencia y personal de obra, en caso de evidenciar un sobrecosto, con el objeto de tomar medidas a tiempo y lograr cumplir con el presupuesto, sin afectar la calidad del servicio, ni del resultado de la obra.
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5. Factores que entorpecen la ejecución del proyecto
Los recursos limitados con los que cuentan las pymes, no permite asumir en gastos de aplicativos contables y de costos, y un soporte administrativo propio que brinden los controles adecuados y acordes al negocio
La crisis financiera que se ve reflejada en un alto índice de endeudamiento, en flujo de caja deficiente
Carencia de un departamento de contabilidad y costos, es por ello que el servicio es contratado con un tercero, que frecuenta la empresa para recolectar la información y entregar informes contables al finalizar cada período; sin embargo no brinda análisis financieros y de costos que ayuden a la Gerencia a la toma de decisiones; a ello se suma que la empresa no cuenta con personal idóneo para realizar este tipo de informes.
Debido a la falta de recursos económicos para contar con una estructura organizativa acorde a las necesidades de la empresa; las pymes optan por la figura de contratar un consultor externo que ayude a suplir las necesidades latentes de falta de controles internos que minimicen los riesgos y los desperdicios; sin embargo la falta de recursos económicos y humanos, hace que algunos objetivos se cumplan a largo plazo.
Falta de organización y control en los archivos de la organización, encontrándose documentación desactualizada, o el mismo tipo de documento en diferentes carpetas.
6. Vencer resistencias
Durante la ejecución del proyecto, se presentaron las siguientes resistencias o dificultades:
Información contable desactualizada Dificultad: Debido a problemas económicos de la empresa, la información contable fue retenida. Solución: La empresa logró ponerse al día con la facturación del contador externo, para que la información fuera entregada.
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Problemas con el computador de la Asistente de Gerencia Dificultad: Durante la ejecución del proyecto se presentó en 2 ocasiones daños en el computador, que hizo que alrededor de 20 días en total no se pudiera utilizar, en ambos casos hubo demora en la recuperación de la información que allí se encontraba. Solución: Se habló con el técnico para reparar el computador y recuperar la información, y se decidió crear una copia de la información más relevante.
El software contable no genera reportes en detalle de las obras Dificultad: Los reportes que genera el sistema son globales y no permite consolidar información por obra. Solución: Se solicito los soportes de costos y gastos al contador, y se revisó documento por documento para conocer los consumos de cada obra.
Restructuración de personal Dificultad: Debido a la situación económica de la empresa, se prescindió de los servicios de los arquitectos y se presentaron cambio de Vigías de Salud Ocupacional, lo que hizo que se perdiera el seguimiento de las obras.
Solución: Se capacitó al nuevo personal encargado, para dar continuidad con el seguimiento de las obras.
7. Conclusiones
La deficiencia en el control administrativo y el desconocimiento de algunas normas que aplican al negocio, ocasionan el deterioro de la credibilidad y buena imagen que la empresa ha construido durante su funcionamiento.
La falta de una política clara de control y racionalización de costos / gastos, impide mejorar el margen de utilidad de la empresa, ya que se desconoce las causas de los sobrecostos y no se pueden tomar decisiones acertadas a tiempo.
El seguimiento y control deficiente de costos / gastos, genera reprocesos y desperdicios difíciles de identificar, afectando la rentabilidad de la organización; además que facilita el fraude o hurto a la organización.
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El cambio a tecnologías nuevas en los procesos de impermeabilización genera reclamos por garantías y costos adicionales que no pueden ser asumidos por el cliente sino por la empresa, es por ello que se debe implementar un programa de capacitación permanente que garantice no solo la uniformidad de los procesos, sino que se haga de la forma más correcta y segura.
La rentabilidad de un negocio de la construcción no solo está en el AIU, además se pueden obtener márgenes de utilidad en los costos directos, si se adoptan herramientas apropiadas.
Es importante conocer los procesos de la empresa, para determinar las necesidades de control y seguimiento de sus actividades criticas, en especial en las pymes, las cuales cuentan con poco recurso humano y tecnológico, que permita un adecuado acompañamiento en todos los procesos.
Las pymes, deben tener claridad en su organigrama, y a su vez en las funciones y responsabilidades de cada cargo, para así, lograr distribuir adecuadamente las actividades, de manera que se logre tener gestión y control de todos los procesos.
Es posible optimizar la mano de obra, si se realiza una adecuada planeación de las obras, para así distribuir al personal de acuerdo a la actividad que se vaya a realizar y no generar gastos en tiempos inoficiosos.
El esquema planteado en el presente trabajo, puede ser aplicado a cualquier obra; solo se debe conocer el flujo de proceso de la obra para identificar las actividades que lo componen, y a su vez los requerimientos de insumos y materiales
8. Recomendaciones
Se recomienda analizar la viabilidad de inversión de capital vía sociedad o reestructuración de pasivos, para mejorar la liquidez de la empresa.
Evitar la financiación de capital de trabajo a través de obligaciones bancarias a corto plazo, que generan índices de iliquidez.
Se recomienda la implementación de los formatos de control de materiales y mano de obra, los cuales contribuyen a mejorar los procesos y la rentabilidad de las obras.
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Adoptar un formato estándar para cotizar, que contribuya a facilitar el proceso de seguimiento y liquidación de las obras.
Reemplazar o complementar los asesores externos (administración y SISOMA) con una persona que gestione administrativa y contablemente la empresa para tener información oportuna para la toma de decisiones.
Fortalecer las alianzas estratégicas con proveedores de suministros claves, los cuales permiten mejorar los márgenes de contribución del negocio (o las obras).
Desarrollar programas de mercadeo (fidealización de clientes) para los clientes actuales, permitiendo asegurar la continuidad en los proyectos futuros.
Adoptar un sistema de Gestion Ambiental que contribuya a disminuir las posibilidades de sanciones y brinde un valor agregado a los clientes.
Durante la ejecución del proyecto de intervención se identificó la necesidad de dar continuidad a la problemática de las empresas del sector de la construcción, y tratar temas como son controles administrativos, el manejo y rotación de inventarios, flujo de caja y, aspectos que presentan falencias dentro de estas organizaciones y que afectan la sostenibilidad del negocio a mediano plazo. Mediante el desarrollo de un modelo que facilite a las pymes del sector la optimización de sus recursos (costos) y generen información relevante para la toma de decisiones, permitiéndoles sostenibilidad en el tiempo. (Ventaja competitiva)
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102
Anexos
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Anexo 1: Ejemplo metrado y presupuesto priorizado por el subtotal (Pareto)
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105
Anexo 2: Obras Ejecutadas
Propal Planta 2
Antes Después
Edifico Spirale Complex
Antes Después
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Propal Máquina 3
Antes Después
107
Anexo 3: Listado de Precios
GOBERNACIÓN DEL VALLE DEL CAUCA Decreto No. 0532 de 03 de Mayo de 2.010
Artículo primero: Establecer el siguiente listado de precios unitarios e incrementos por transporte (distancio – medio de transporte – grado de dificultad), como referencia para la contratación que efectué el Departamento respecto a obras civiles bajo la modalidad de selección abreviada de menos cuantía.
108
Para ver la totalidad del listado de precios, remitirse al Decreto.
