Implementación del plan DE DESARROLLO estratégico 2007 – 2009 utilizando TRIZ+BPM

Implementación del plan DE DESARROLLO estratégico

2007 – 2009 utilizando TRIZ+BPM

Junio 2008Versión 1.0

2

Seis Ejes de Visión Estratégica USM 2012

Liderazgo en Ingeniería,

Ciencia & Tecnología

1

Universidad para toda la vida

2

Compromiso Solidario

5

Generar valor a las empresas

3

Relación de largo plazo con los ex -

alumnos

4

Gestión Competitiva

6

3

Seremos una Universidad que forma profesionales de excelencia en ingeniería, ciencia y tecnología, con los más altos estándares internacionales de calidad docente, investigación y de aplicación

pionera del conocimiento emergente en la creación de valor para los mercados mundiales.

Nuestros profesionales serán parte de las nuevas generaciones que liderarán empresas de desarrollo

de alta tecnología para el Chile que viene. Este énfasis no excluye el desarrollo de otras áreas

con el mismo nivel de excelencia.

Liderazgo en Ingeniería,

Ciencia & Tecnología

1


4

Seremos una Universidad que articula sus diferentes programas de estudio, con el fin de

ofrecer a nuestros alumnos, titulados y a la sociedad en general, oportunidades de formación continua, diversa e integral, para alcanzar los más

altos grados del saber humano.

Universidad para toda la vida

2


5

Seremos una Universidad con estrechos y poderosos vínculos con las empresas, agregando

valor y contribuyendo a la innovación, al emprendimiento y al progreso científico,

tecnológico, productivo y exportador de nuestro país.

Generar valor a las empresas

3


6

Seremos una Universidad que desarrolla permanentemente relaciones de largo plazo con los ex-alumnos, las que permitirán

a la USM conocerlos y comprometerlos, generando oportunidades para la co – creación valor

Relación de largo plazo con los ex - alumnos

4


7

Contaremos con políticas e instrumentos de bienestar estables, modernos y sustentables que le permitan al desvalido meritorio

alcanzar el más alto grado del saber.

La Universidad y su comunidad de ex-alumnos contarán con mecanismos de becas y créditos para dar acceso a educación superior a los estudiantes que teniendo un rendimiento de

excelencia académica no cuenten con los recursos económicos para estudiar.

La Universidad inculcará en sus alumnos y ex-alumnos el espíritu solidario que requiere Chile para su desarrollo integral, a través de

su formación y testimonio.

Los ex-alumnos que fueron beneficiados mientras fueron estudiantes, son solidarios con la Universidad y con los actuales

estudiantes desvalidos meritorios.


5


8


6

Seremos una Universidad con modelos de gestión académico - económica competitivos, innovadores y transparentes

(accountability) para la creación de valor expresado en excedentes corporativos. Atraeremos y mantendremos a los mejores talentos

académicos y desarrollaremos los más altos estándares internacionales de gestión universitaria, logrando un aumento

progresivo de rentabilidad, reinvirtiendo los excedentes para el continuo mejoramiento de nuestro proyecto universitario.


9

Estado ActualLa

Unidad de

Exalumnos se

encuentra

nombrada

directa e

indirectamente

en MUCHOS de los

ejes estratégicos de la USM

12

34

5

6

10

Visión USM: SER UNA UNIVERSIDAD LIDER EN INGENIERÍA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA PARA CHILE Y RECONOCIDA INTERNACIONALMENTE

Sólo es posible si cada unidad

académica, docente y de

apoyo a la academia y

campus de la USM cuenta con planes de desarrollo

alineados con éste

Liderazgo en Ingeniería, Ciencia &

Tecnología

1Universidad

para toda la vida

2


5Generar valor a

las empresas

3

Relación de largo plazo con los ex -

alumnos

4


6

11

Diagnóstico :Oficina de Enlaces USM-AEXA

CLIC para VER

Diagnóstico ya desarrollado y aprobado.

Definición de la Estrategia a continuación(propuesta a ser presentada)

TAREAS Siguientes: 1. Implementar la Estrategia.2. Evaluar3. Ajustar.

No recomendado ver por tiempo

12

Ex alumno

s

Delegados

Oficina Enlace USM-AEXA

Dimensiones del Entorno dela Oficina de Enlaces USM-AEXA

Relaciones Claves

FC Trabajo conjunto, Formación continua.

D&S Presencia tangible de la Oficina de Ex alumnos, dentro de la USM, Acercar el mundo laboral al quehacer estudiantil, Apoyo mutuo, actividades y becas.

ExAlumnos Tangibilización del beneficio de ser parte de la Oficina de Enlace USM-AEXA.

Delegados Canal formal de comunicación y mística con las bases.

Ejes Estrategicos

Financiamiento Rediseño de un esquema de financiamiento sustentable.

Actividades Consolidar y profesionalizar lo que tradicionalmente hemos hecho.

Beneficios Implementación de un set de beneficios que apunten a los temas mas gremiales de nuestros egresados.

Redes Sansanas: Potenciar el valor de la red de ex-alumnos, en contacto con la USM, la Formación Continua y el mundo laboral.

13

Financiamiento: Rediseño esquema sustentable

Etapa I

• Reducir los costos administrativos.• Análisis del momento en que PAC se vuelve

rentable.• Foco Actividades Rentables.• FOCO PRIORITARIO en pago de socios a través de

Descuento por planilla en empresas con 5 o más sansanos socios.

• Creación de la PRIMERA gran CAUSA para fortalecer el pago de socios que ahora estarán comprometidos con la USM a través de su aporte a esta u otras causas.

Etapa II

• Iniciar el Programa de Afiliación de Socios Empresas.• Meta 19 empresas nuevas a fines de 2009.• Cuota Anual mínima1.500.000 para nuevas empresas. • Extensión de beneficios en los seminarios a los empleados.• Presencia de marca: Becas, Portal Web y Actividades.• Presencia de alumnos becados en prácticas, memorias y

futuros trabajos en las mismas empresas que les becaron.

Etapa III(Draft)

• Servicios asociados al uso de la base de datos de la Oficina de Enlace USM-AEXA.

• Alinearnos con la nueva unidad que se debería formar para l contacto con las Empresas para las actividades de Fundraising

• Configuración de las bases del Fondo de Gratitud. (Forma de Utilización, montos, etc).

Financiamiento

14

Actividades y Eventos: Consolidación y profesionalización.

Consolidación

• Evitar que cada año se invente la rueda para cada evento que hacemos.

• Foco Eventos Marco que posee la AEXA (Reuniones formales e informales de Socios, Ceremonia de Becas, Comida Anual, Otros eventos que serán exclusivos para Egresados),

• Estructuraremos este año información asociada a como organizar, planificar e implementar cada Evento, así mantenemos el Know How en el tiempo, evitando riesgos innecesarios.

Sello

• Evento de alto impacto y convocatoria.• Austeros. • Creativos.• Bien organizados.• Ordenados.• Con buena difusión posterior.

NuevasÁreas

• Estamos evaluando hacer nuevo Seminario, el tema tentativo es Responsabilidad Social Empresarial. La USM un parter estratégico. (Fecha principios del 2009)

Actividades y Eventos

15

Beneficios: Tangibles y con orientación gremial.

Definiciones

• No vamos a competir con Clubes de Beneficios de Diarios y Multitiendas pero vamos a estar al servicio de los sansanos, con los acuerdos o convenios que él necesite.

• Para los beneficios potenciaremos el concepto de: “BE CONNECTED”, con la educación, con la empresa, con los contactos, con las actividades, con tu comunidad.

Beneficios

• Educación Continua.• Convenios con empresas de interés del Sansano.• USMEmpleo• Redes directas con Head Hunters para fortalecer la

colocación laboral.• Redes Sansanas (Un intangible que será el máximo valor

futuro de esta Unidad).• Redes Sansanas (Directorio digital y papel).• Eventos de la Oficina de Enlaces USM-AEXA.

Beneficios Socios

16

Estrategia de Redes Sansanas

• Actualmente poseemos una base de datos que no se actualiza desde hace muchos años!!, este es un problema grave que esta siendo corregido. Se inició un plan de actualización urgente . Se trabaja también en una plataforma para la administración de los mismos.

• Máxima I: Debemos tener nuestra base de datos actualizada y bien administrada.

• Máxima II: Debemos ser el ente que garantice el acceso fluido y eficiente a los Ex Alumnos.

• Portal Web eje de la comunicación y relacionamiento con los socios.

• USMPeriodico Cada dos meses vía online e impreso a socios Premium.

• Potenciar el Directorio Digital de ex-alumnos.• Publicar anualmente el Directorio en Papel de ex-alumnos

(rentabilización del proyecto, evitar publicar el email)• Controlar el exceso de mailing a la base de datos, priorizar

llamados telefónicos y mailing personalizados.• Potenciar nuestra fuerza de venta como enlazadores en

nuestra red. (Necesito ubicar a? Necesito un contacto en la empresa X, etc.)

Potencial

• Tangibilizar el valor de la red de “Sansanos en el mundo”.• Apoyo en toma de decisiones• Apoyo para la colocación laboral• Oportunidades de negocios• Oportunidades de inversionistas• Mantención actualizada de las BD.• Enlace automatizado de Sistemas para egresados.• Apoyo para la atracción de invitados a eventos de la USM

Implementación

Base de Datos

Redes Sansanas

17

Relación con la USM

Conceptos

• El origen de la Oficina de Exalumnos fue apoyar a la USM y AEXA.

• Máxima I: Debemos velar porque exista un vinculo permanente de los Ex-Alumnos con la USM.

• Máxima II: Debemos potenciar el poder que tiene la educación continua y la actualización permanente de nuestros Ex-Alumnos.

• Apoyo en el contacto con nuestros egresados para todos los programas que lo deseen en la USM. Unidad facilitadora.

• Establecer un vinculo con cada departamento permanentemente.

• META: Posicionar el concepto que somos y seremos siempre un ente de comunicación y difusión eficiente y efectivo a los Ex-Alumnos, con capacidades de convocatoria y participación.

Oportunidad

Actividades

• Ahorro de costos en todos los procesos de comunicación y convocatoria de Ex-Alumnos.

• Lo anterior puede traducirse como un servicio permanente a cada departamento a cambio de una cuota anual por los servicios de la Oficina de Exalumnos.

FormaciónContinu

a

18

Relación con los Departamentos y Unidades de toda la USM

Conceptos

• Es fundamental la presencia de la Oficina de Exalumnos al interior de la USM.

• Debemos mejorar la fidelidad hacia la Oficina de Enlace USM-AEXA de los beneficiados con Becas.

• Máxima I: Debemos velar por un trabajo en conjunto con Departamentos y Unidades de la USM, en especial las que tienen que ver con la atención de las necesidades de los estudiantes.

• Máxima II: Debemos velar por mantener nuestra independencia y posicionamiento con los alumnos y complementario a todos los departamentos y unidades de la USM.

• Máxima III: No somos competencia, somos facilitadores.

• Mejorar el proceso de entrega de becas.• Implementar el proceso de canje de becas de mantención

(alimentación, dinero y residencia).• Establecer un plan de mentoring provisto por la Oficina

de Enlace en conjunto con algunos departamentos para alumnos de últimos años. (programa piloto partiría en 2009).

• Programa conjunto para las prácticas I y II. (proceso piloto en 2009)

Oportunidad

Actividades

• Mejorar el trabajo colaborativo.• Mejorar la comunicación con el

Egresado.• Mantención actualizada de

información de egresados (contacto, trabajo, estado actual).

D & S

NOTA: D&S, Departamentos, Sedes y Campus USM

19

Relación con los Ex-alumnos

Conceptos

• Establecer un vinculo permanente con los Ex-Alumnos es el objetivo supremo de la Oficina de Enlace USM-AEXA. (BE CONNECTED)

• Maxima I: Debemos conocer a nuestros Ex-Alumnos y adelantarnos a sus necesidades.

• Maxima II: Debemos ser capaces de entregar beneficios tangibles y diferenciables.

• Máxima III: Debemos cuidar con todas nuestras actitudes y actividades, los valores sansanos.

• Desarrollar una buena capacidad de convocatoria a nuestras actividades.

• Desarrollar un buen canal de comunicación entre la Oficina de Enlace USM-AEXA y los Ex-Alumnos.

• Compromiso de los Ex-Alumnos hacia la USM a través de la Oficina de Enlace y reciproco.

Oportunidad

Actividades

• Oportunidad esta en ofrecerles el espacio de enlace entre todos sus colegas, la USM y la empresa.

Ex alumnos

20

Relación con los Delegados

Conceptos

• Si el contacto es dificil, se deben crear “Delegados”, los que nos permitirán un acceso eficiente a los contactos de socios y ex-alumnos. Éstos son electos porque manejan información relevante, que nos permite apoyar , contactar o congregar a los Ex-Alumnos.

• Maxima I: Un Delegado estará asignado a un segmento de nuestros ex-alumnos socios. (Por Generación o Especialidad.

• Maxima II: Un Delegado posee herramientas que le permite en forma eficiencia contactarse con sus contactos, establecer vínculos de confianza, difundir las actividades y beneficios de pertenecer a la Oficina de Enlace USM-AEXA y dar los apoyos necesarios o canalizarlos con las personas u organizaciones que corresponde..

• Definir, Estructurar y Documentar el proceso eficiente de gestión de un Delegado.

• Disponer herramientas para la gestión de Delegados y contactos desde un delegado a sus contactos.

• Estructurar un plan de capacitación a Delegados que les permita ser capaces de ejecutar el proceso en forma simple y armónica.

Oportunidad

Actividades

• Estructuraremos una red activa, que tiene puntos de contactos eficientes que levantan información relevante y son capaces de comunicar las actividades y beneficios de participar en esta red.

• Estableceremos un vinculo formal con Ex-Presidentes de Federaciones y Centros de Alumnos de toda la USM

Delegados

Utilización de BPM Business Process

Managementen procesos de la

Oficina de Enlace USM-AEXAJulio 2007Versión 1.0

22

¿Qué es BPM?

• Se llama Business Process Management a la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio (BPR), que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorear y optimizar de forma contínua.

• Beneficios:– La automatización de los procesos reduce errores.– Ofrece elementos que permiten visualizar el estado de los

Procesos.– La obtención de información que luego puede ser usada para

mejorarlos.– Permite identificar posibles ineficiencias en los mismos, y actuar

sobre las mismas para optimizarlos.– Permite crear y mantener las cadenas de valor.

• Tipos de procesos que pueden verse incluídos:– Estratégicos: Los que da orientación al Negocio.– Centrales: Son la parte principal del Negocio. Ej.: Repartir

mercaderías– De Soporte: Dan soporte a los centrales. Ej.: Contabilidad.

http://es.wikipedia.org/wiki/Procesos_de_negocio

23

¿Dónde lo aplicaremos dentro de esta Unidad?

• Proceso Informativo y contacto con socios de la Oficina de Enlace USM-AEXA.

• Proceso de cobranzas a socios “morosos”.• Proceso de captación de nuevos socios.• Proceso de Compra e Inversiones.• Proceso de Asignación de Beneficios a Sansanos.

– Becas de Arancel y/o Matriculas anuales.– Becas de mantención en Dinero.– Becas de Alimentación y,– Becas de Residencia.

24

Business process management life-cycle

• Diseño: Diseñar lo que “debe ser” del proceso que se esta modelando

• Modelado: Construye el diseño teóricoteniendo en cuenta las variables del proceso.

• Ejecución: A veces es posible o necesario automatizar ciertos pasos del proceso, pero de debe tener en cuenta el nivel de flexibilidad de las automatizaciones a desarrollar.

• Monitoreo: El que depende del tipo de información que se desea evaluar y controlar.

• Optimización: Incluye retroalimentación de rendimiento y posibles modificaciones del modelo.

25

Modelado Preliminar del proceso de Cobranzas para Socios Morosos.v 0.1

Encuesta

Información de oficina

MotivaciónArgumentos de Vta.

OtrosBecas Proyectos (causas)

Proyectos Estudiantes

Resp. Social

Motivo de la llamada

Nunca pago

Compromiso acordado y no

cumplido

Tarjeta retrasada

Atraso

Informar monto

Forma de pago

Trasf. o depósitoWeb pay

Efectivo o cajaTrasbank

Posible Descto

PrePAY

PrePAY

FUTURO

Actualización Datos

Despedida

Saludo

GRACIAS

¿PREGUNTAS?

Junio 2008Versión 1.0

Documents

Implementación del plan DE DESARROLLO estratégico 2007 – 2009 utilizando TRIZ+BPM