1

IMPLEMENTASI METODE GAP ANALISIS PADA SISTEM

PENDUKUNG KEPUTUSAN UNTUK PENILAIAN KINERJA STAFF

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK STMIK PALCOMTECH

PALEMBANG

Nirwanda

Rahmad Maulana

Untung Saputra

Jurusan Sistem Informasi

STMIK PalComTech Palembang

Abstrak

STMIK PalComTech Palembang melakuakan penilaian kinerja staf BAAK untuk

meningkatkan kualitas kinerja para pegawai serta untuk menberikan layanan yang memuaskan,

Penilaian kinerja pegawai pada staff divisi Biro Administrasi Akademik (BAAK) STMIK

PalComTech palembang dilakukan oleh kepala BAAK . Media penilaian yang di gunakan

adalah Sasaran Kinerja Individu (SKI). SKI memiliki komponen penilaian berupa layanan

mahasiswa, Administrasi dan dokumentasi surat, proses administrasi akademik, data akademik

dan kemahasiswaan, serta kinerja individu setiap komponen memiliki bobot yang sudah

ditentukan, saat ini pengolahan nilai kinerja untuk pengambilan keputusan yang di lakukan

oleh kepala BAAK membutuhkan waktu yang relatif lama, laporan penilaian kinerja tidak di

lakukan secara otomatis serta munculnya kesejangan nilai antara ekspektasi kepala BAAK

dengan staf BAAK, Sistem pendukung keputusan dapat membantu dalam menentukan

penilaian atas hasil kerja pegawai untuk tujuan peningkatan kualitas kerja dan pelayanan

pegawai, Metode yang digunakan dalam sistem pendukung keputusan ini yaitu Groups

Algorithm Programming ( GAP ) Analisis. Metode GAP Analisis merupakan sebuah metode

untuk membandingkan kriteria-kriteria terhadap kriteria yang menjadi acuan agar ditemukan

nilai dari masing-masing profil yang telah ada. Sistem pendukung keputusan yang di buat dapat

menghasilkan laporan penilaian secara otomatis serta proses perangkingan karyawan yang di

lakukan dapat lebih cepat.

Kata Kunci : Groups Algorithm Programming, Penilaian Kinerja.

PENDAHULUAN

Pegawai adalah orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja, baik sebagai pegawai

tetap atau pegawai tidak tetap/tenaga kerja lepas berdasarkan perjanjian atau kesepakatan

kerja baik secara tertulis maupun tidak tertulis. Para pegawai bertugas untuk melaksanakan

suatu pekerjaan dalam jabatan atau kegiatan tertentu dengan memperoleh imbalan yang

dibayarkan berdasarkan periode tertentu, penyelesaian pekerjaan, atau ketentuan lain yang

ditetapkan pemberi kerja (Prastowo, 2011;132).

Penilaian kinerja merupakan suatu faktor yang sangat penting bagi perencanaan karir

pegawai dan juga untuk meremajakan suatu posisi jabatan agar diduduki oleh seseorang yang

mempunyai kriteria-kriteria yang cocok untuk menempati suatu jabatan yang diusulkan,

seringkali proses kenaikan jabatan dan perencanaan karir pada perusahaan hanya didasarkan

pada faktor tertentu saja, yaitu tingkat pendidikan, lamanya waktu bekerja dan golongan. Penilaian kinerja pegawai pada staff divisi Biro Administrasi Akademik (BAAK)

STMIK PalComTech dilakukan oleh kepala BAAK dan atas persetujuan Pembantu Ketua 2

pada STMIK PalComTech palembang. Tahapan Penilaian kinerja yang pertama dilakukan

oleh Kepala BAAK, setelah itu hasil dari penilaian diserahkan kepada Pembantu Ketua 2

untuk di sahkan. Penilaian dilakukan setiap bulan dan akan di akumulasikan total penilaian

per tiga bulan.

2

Media penilaian yang digunakan adalah Sasaran Kinerja Individu (SKI). SKI

memiliki komponen penilaian berupa layanan mahasiswa, Administrasi dan dokomentasi

surat, proses administrasi akademik, data akademik dan kemahasiswaan, serta kinerja

individu setiap komponen memiliki bobot yang sudah ditentukan. Proses Penilaian yang

berlaku saat ini laporan penilaian kinerja tidak terjadi secara otomatis. Kepala BAAK

memiliki ekspektasi terhadap para staff BAAK pada setiap indikator yang tertuang didalam

SKI, namun pada kenyataannya tidak semua staff mampu mencapai ekspektasi yang

diharapkan. gap (kesenjangan) terjadi apabila terdapat nilai beda antara ekspektasi Kepala

BAAK terhadap staff BAAK dengan Nilai yang diperoleh staff pada saat pengisian SKI.

GAP analisis dapat didefinisikan sebagai suatu metode atau alat yang digunakan untuk

mengetahui tingkat kinerja suatu lembaga atau institusi. Dengan kata lain, GAP

analisis merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengetahui kinerja dari suatu sistem

yang sedang berjalan dengan sistem standar. Dalam kondisi umum, kinerja suatu institusi

dapat tercermin dalam sistem operational maupun strategi yang digunakan oleh institusi

tersebut (Muchsam, 2011;96).

Sistem pendukung keputusan yang terkomputerisasi akan sangat membantu dalam proses

pengambilan keputusan untuk menentukan penilaian kinerja staff BAAK yang tertuang di

dalam SKI.

LANDASAN TEORI

Sistem Pendukung Keputusan

Menurut Kusrini (2007:15), Sistem Pendukung Keputusan merupakan sistem

informasi interaktif yang menyediakan informasi pemodelan, dan permanipulasian data.

Sistem itu digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi yang

semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorangpun tahu secara pasti

bagaimana keputusan seharusnya di buat.

Penilaian Kinerja

Menurut Sulistiyani (2009), Pada Prinsipnya penilaian kinerja merupakan cara

pengukuran kontribusi-kontribusi dari individu dalam instansi yang dulakukan terhadap

organisasi Nilai penting dari penilaian kinerja adalah menyangkut penentuan tingkat

kontribusi individu atau kinerja yang di ekspresikan dalam menyelesaikan tugas-tugas yang

menjadi tanggung jawabnya.

Pegawai

Menurut Prastowo (2011:132), Pegawai adalah orang pribadi yang bekerja pada

pemberi kerja, baik sebagai pegawai tetap atau pegawai tidak tetap/tenaga kerja lepas

berdasarkan perjanjjian atau kesepakatan kerja baik secara tertulis maupun tidak tertulis. Para

pegawai bertugas untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan atau kegiatan tertentu

dengan memperoleh imbalan yang dibayarkan berdasarkan periode tertentu, penyelesaian

pekerjaan, atau ketentuan lain yang ditetapkan pemberi kerja.

GAP Analisis

Menurut Muchsam (2011:96), GAP analisis dapat didefinisikan sebagai suatu metode

atau alat yang digunakan untuk mengetahui tingkat kinerja suatu lembaga atau institusi.

Dengan kata lain, GAP analisis merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengetahui

kinerja dari suatu sistem yang sedang berjalan dengan sistem standar. Dalam kondisi umum,

kinerja suatu institusi dapat tercermin dalam sistem operational maupun strategi yang

digunakan oleh institusi tersebut

3

Data Primer

Menurut Hasan (2008:33), Data Primer adalah data yang di peroleh atau di

kumpulkan oleh orang yang melakukan penelitian atau yang bersangkutan yang

memerlukannya, Data primer tersebut juga data asli atau data baru.

Data Sekunder

Menurut Hasan (2008:33), Data sekunder adalah data yang di peroleh atau di

kumpulkan dari sumber-sumber yang telah ada.

Wawancara

Menurut Sugiyono (2014:201) Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan

data apabila ingin melakukan studi pendahuluan untuk menentukan permasalahan yang harus

diteliti.

Observasi

Menurut Sugiyono (2014:203) Observasi merupakan suatu proses yang kompleks,

suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan psikihologi.

Dokumentasi

Menurut Martono (2014:87), Dokumentasi merupakan sebuah metode pengumpulan

data yang dilakukan dengan mengumpulkan berbagai dokumen yang berkaitan dengan

masalah penelitian. Dokumen ini dapat berupa dokumen pemerintah, hasil penelitian, foto-

foto atau gambar, buku harian, laporan keuangan, undang-undang, hasil karya seseorang, dan

sebagainya.

Studi Kepustakaan

Menurut Sarwono (2010:34), studi pustaka ialah suatu teknik pengumpulan data yang

dilakukan oleh peneliti dengan menelaah teori-teori, pendapat-pendapat, serta pokok-pokok

pikiran yang terdapat dalam media cetak, khususnya buku-buku yang menunjang dan relevan

dengan masalah yang dibahas dalam penelitian.

Pengujian Black-Box

Menurut Simarmata (2010:316) pengujian Black Box testing di lakukan untuk

menemukan berbagai kesalahan (eror).

HASIL DAN PEMBAHASAN

Identifikasi Masalah

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka penulis mengidentifikasi masalah

yang ada di Divisi BAAK STMIK PalComTech Palembang, dapat dilihat pada tabel 1

dibawah ini :

Tabel 1. Identifikasi Masalah

Masalah Penyebab Masalah

Laporan Penilaian Kinerja tidak

dilakukan secara otomatis

Tools yang digunakan belum

terkoneksi dengan Database

Munculnya kesenjangan (GAP)

nilai

Terdapat nilai beda antara

expektasi Kepala BAAK dengan

nilai yang diperoleh karyawan

4

Identifikasi dan Usulan Pemecahan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah yang telah ada pada Divisi BAAK STMIK

PalComTech Palembang, maka penulis memberikan usulan pemecahan masalah yang dapat

dilihat pada tabel 2 sebagai berikut :

Tabel 2. Identifikasi dan Usulan Pemecahan Masalah

Titik Keputusan Lokasi

Untuk menghasilkan laporan

penilaian secara otomatis

dibutuhkan database

Kepala BAAK

Untuk mengatasi kesenjangan

nilai, dapat digunakan Metode

GAP.

Kepala BAAK

Permodelan Proses

a. Diagram Konteks Alur proses sistem merupakan tahap awal untuk merancang semua proses dan aliran data

yang terjadi pada sistem. Alur prosesnya dapat dilihat pada gambar 1 sebagai berikut :

Gambar 1. Diagram Konteks

b. Diagram Level 0 Diagram level nol adalah diagram yang menunjukan semua proses utama yang menyusun

keseluruhan sistem. Diagram ini dapat dilihat pada gambar 2 di bawah ini :

5

Gambar 2. Diagram Level 0

Permodelan Data

Model data adalah cara formal untuk menggambarkan data yang digunakan dan

diciptakan dalam satu sistem yang dikembangkan. Berikut class diagram SPK Penilaian

Kinerja Karyawan Divisi staf BAAK STMIK PalComTech Palembang pada gambar 3

dibawah ini :

6

Gambar 3. ERD (Entity Relationship Diagram)

HASIL PERANCANGAN

1. Tampilan Form Login

Form Input Login berfungsi untuk masuk menu utama. Terlebih dahulu user harus

mengisi username dan password untuk dapat masuk kemenu utama. Adapun tampilan form

input login dapat dilihat pada gambar 4 dibawah ini :

Gambar 4. Tampilan Form Login

7

2. Form Input Data Versi

Form Input Data Versi berfungsi untuk mengolah data versi form ski yang akan di

gunakan. Adapun tampilan Form Input Data versi dapat dilihat pada gambar 5 dibawah ini:

Gambar 5. Tampilan Form Login

3. Tampilan Form Input Aspek Operasional dan Individu

Form Input Data Aspek Operasional dan Individu berfungsi untuk mengolah data Aspek

Operasional dan Individu. Adapun tampilan Form Input Data Aspek Operasional dan

Individu dapat dilihat pada gambar 6 di bawah ini :

Gambar 6. Tampilan Form Input Aspek Operasional dan Individu

8

4. Tampilan Form Input Penentuan CF Dan SF

Form Input Data Penentuan CF Dan SF berfungsi untuk mengolah data Penentuan CF

Dan SF Adapun tampilan Form Input Penentuan CF Dan SF dapat dilihat pada gambar 7 di

bawah ini :

Gambar 7. Tampilan Form Input Penentuan CF dan SF

5. Tampilan Form Input Data Penentuan Nilai Minimum Profil Jabatan Data Penentuan Nilai Minimum Profil Jabatan berfungsi untuk mengolah data Penentuan

Nilai Minimum Profil Jabatan. Adapun tampilan Form Input Data Penentuan Nilai Minimum

Profil Jabatan dapat dilihat Pada gambar 8 dibawah ini :

Gambar 8. Tampilan Form Input Data Penentuan Nilai Minimum Profil Jabatan

9

6. Tampilan Form Input Data Bobot Nilai GAP Form Input Data Bobot Nilai GAP berfungsi untuk mengolah data Bobot Nilai GAP.

Adapun tampilan Form Input Data Bobot Nilai GAP dapat dilihat pada gambar 9 di bawah

ini :

Gambar 9. Tampilan Form Input Data Bobot Nilai GAP

7. Tampilan Form Input Data Seting Periode Penilaian Form Input Data Seting periode penilaian berfungsi untuk mengolah data Seting periode

penilaian. Adapun tampilan Form Input Data Seting periode penilaian dapat dilihat pada

gambar 10 di bawah ini :

Gambar 10. Tampilan Form Input Data Setting Periode Penilaian

10

8. Tampilan Form Input Data Penilaian Karyawan Form Input Penilaian Karyawan berfungsi untuk mengolah data Penilaian Karyawan.

Adapun tampilan Form Input Penilaian Karyawan dapat dilihat pada gambar 11 di bawah ini

:

Gambar 11. Tampilan Form Input Penilaian Karyawan

9. Tampilan Ouput Hasil Akhir Penilaian Per Karyawan Ouput Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan berfungsi untuk menampilkan

Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan. Adapun tampilan Laporan Hasil Penilaian

Kinerja Karyawan dapat dilihat pada gambar 12 di bawah ini :

Gambar 12. Tampilan Output Hasil Akhir Penilaian Per Karywa

11

10. Tampilan Ouput Hasil Perankingan Seluruh Karyawan

Ouput Laporan Hasil perankingan seluruh karyawan berfungsi untuk menampilkan

Laporan Hasil perankingan seluruh karyawan. Adapun tampilan Laporan Hasil Perankingan

seluruh karyawan dapat dilihat pada gambar 13 di bawah ini :

Gambar 13. Tampilan Output Hasil Perankingan Seluruh Karyawan

PENUTUP

Berdasarkan hasil penelitian yang berjudul “Implementasi Metode Gap Analisis Pada

Sistem Pendukung Keputusan Untuk Penilaian Kinerja Staff Biro Administrasi Akademik

STMIK PalComTech Palembang” dapat disimpulkan bahwa telah dihasilkan sebuah aplikasi

sistem pendukung keputusan penilaian kinerja karyawan pada divisi BAAK STMIK

PalComTech Palembang menggunakan metode GAP Analisis. Aplikasi ini akan lebih

mempermudah proses penilaian kinerja yang dilakukan oleh kepala BAAK STMIK

Palcomteh Palembang. Dengan adanya aplikasi ini akan mempermudah penyimpanan

penilaian kinerja staff BAAK, sehingga mempermudah Kepala BAAK dalam mendapatkan

informasi penilaian kinerja staff maupun dalam Pencetakan SKI Masing-masing karyawan.

DAFTAR PUSTAKA

Artika,Rini.2013.Penerapan Analitycal Hierarchy Procces(AHP) Dalam Pendukung

Keputusan Penilaian Kinerja Guru Pada SD Negeri09522.Vol.IV

No.3Agustus.ISSN:2301-9425,Jurnal Pelita Informatika Budi Darma.

Bens, I. 2005. Facilitating With Ease! : core skills for facilitators, team leaders, and

members, managers, consultans, and trainers, John Wiley & Sons,San Fransisco.

Hasan, Iqbal. 2008. Pokok-pokok Materi Statistik 1. Edisi 2. Jakarta : Bumi Aksara.

Hoffman, K D.,& Bateson, J. E. 2006. Service Marketing : Concepts, Strategy & Cases.

New York :Thomson-South Western.

Kusrini. 2007. Konsep Dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta : Andi.

12

Martono, Nanang. 2014. Metode Penelitian Kuantitatif Analisis Isi dan Data Sekunder.

Depok : Raja Grafindo Persada.

Muchsam, Yuki Falaha, Dan Saputro, Galih Irianto. 2011. Penerapan GAP Analisis Pada

Pengembangan Sistem Pendukung Keputusan Penilaian kinerja Karyawan (Studi

Kasus PT.XYZ),Yogyakarta.

Mustika. 2013. Implementasi GAP Analisis Pada Pengembangan Sistem Pendukung

keputusan Penilaian Untuk Evaluasi Kinerja Dosen, Vol. 3 No. 1 Januari, Jurnal

Teknomatika

Ndruru, Toroziduhu. 2013. Sistem Pendukung Keputusan Evaluasi Jabatan Terhadap

Kinerja Karyawan Menggunakan Metode Groups Algorithm Programming Analysis,

Vol. IV No. 2 Agustus.ISSN:2301-9425, Jurnal Pelita Informatika Budi Darma.

Prastowo,Priyatna,Nugraha, Buku Pintar Menghitung Pajak, From

https://books.google.co.id/books?id=l_O1BgAAQBAJ&pg=PA132&dq=pengertian+pe

gawai&hl=en&sa=X&ei=XQBCVb_uJYO3uQTR6IC4Aw&redir_esc=y#v=onepage&

q=pengertian%20pegawai&f=false, 2 April 2015, 2011

Sarwono. 2010. Pintar Menulis Karangan Ilmiah. Jakarta:Andi.

Simarmata, Janner. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Andi Offset.

Sugiyono. 2014.Metode Penelitian Pendidikan. Bandung :CV Alfabeta.

Sulistiyani,Ambar Teguh,Rosidah.2009. Manajemen Sumber Daya

Manusia.Yogyakarta:Graha. Ilmu

Turban, Efraim, et al. 2005. Decision Suport System and Intelligent System 7th ed. New

Jersey: Pearson Education.