Implementasi SIFO

Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Alumni MI

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada saat ini dunia memasuki era informasi, dimana informasi dan teknologi

telah berkembang dan mempengaruhi kehidupan manusia. Perkembangan teknologi

sistem informasi dapat mendukung kegiatan suatu lembaga pendidikan seperti

Universitas Politeknik Negeri Medan. Perencanaan strategis sistem informasi mampu

memenuhi kebutuhan sistem informasi universitas di masa yang akan datang. Di

dalam hal ini, saya akan membahas sistem informasi untuk alumni manajemen

informatika.

Pembuatan sistem informasi ini dilakukan untuk pengolahan data alumni yang

akurat dan tepat, penyajian informasi secara lebih jelas karena data akan disimpan di

satu server. Tetapi proses pengolahan data alumni masih dilakukan dengan

menggunakan program yang sudah terintegrasi dengan Excel, namun hanya bisa

diakses dalam kampus saja atau belum dapat diakses secara online. Keadaan demikian

mengakibatkan perubahan informasi mengenai alumni sangat lama karena

keterbatasan aplikasi dalam komputer yaitu menggunakan Microsoft Excel. Dengan

adanya sistem informasi yang baru dengan program database, data akan bisa di akses

secara lebih cepat dan biaya pemeliharaan berbagai perangkat lunak dan perangkat

keras akan lebih sedikit.

Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan di atas, penulis membuat sistem

yang baru yaitu Sistem Informasi Alumni Online dapat memberikan solusi terbaik.

1.2 Permasalahan

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat diidentifikasi

permasalahanya,yaitu :

1. Sistem yang sedang berjalan hanya bisa diakses di dalam lingkungan kampus saja

atau belum ada secara online.

2. Pengisian biodata alumni masih secara manual dengan mengisi form alumni secara

tertulis kemudian mengetik di Microsoft Excel.

3. Sering terjadi kekeliruan pada proses input data alumni, yaitu ketidakcocokan

antara data nama orang tua, alamat alumni dan pekerjaan alumni.

Manajemen Informatika_Martha Page 1


4. Adanya sarana dan prasarana komputer yang belum termanfaatkan secara efektif

dan efisien karena belum adanya arahan yang jelas.

5. Ada lembaga untuk menampung keinginan pihak Pimpinan dalam

mengembangkan komputerisasi kampus namun belum efisien dalam mengejar

ketertinggalan Politeknik Negeri Medan dalam implementasi Sistem Informasi.

1.3 Rumusan Masalah

Politeknik Negeri Medan yang memiliki jurusan Manajemen Informatika yang

mana pengolahan sistem informasi kini masih menggunakan bantuan aplikasi

perkantoran seperti Microsoft Excel yaitu menngetik dan menyimpan data pada

komputer. Dalam Sistem Informasi Alumni ini hanya dibatasi pada pengolahan data

alumni dimulai dari proses pengisian biodata pribadi alumni, data orang tua alumni

dan pekerjaan alumni yang akan menghasilkan keluaran berupa daftar alumni sesuai

dengan angkatan di Politeknik Negeri Medan.

1.4 Tujuan

Tujuan dari penulisan ini adalah :

1. Sistem yang baru akan lebih baik dari sistem yang lama, sehingga mampu

menyediakan informasi yang akurat dan cepat kepada Mahasiswa, Dosen dan

Alumni MI.

2. Melalui sistem online, alumni dapat menginputkan sendiri data yang ingin

diubahnya seperti pekerjaan dan membrikan berita terbaru untuk lowongan

pekerjaan.

3. Proses pengolahan data alumni menjadi lebih mudah.

1.5 Manfaat

Adapun manfaat dari penulisan ini adalah :

1. Mahasiswa MI mendapatkan informasi tentang alumni MI yang dapat di akses

secara online.

2. Alumni akan lebih mudah mengubah data pribadi mereka dan pekerjaan mereka

yang dapat di edit secara online.

3. Dapat menjalin kekerabatan antara mahasiswa,dosen terhadap alumni yang berada

di luar lingkungan kampus.



BAB 2 TINJAUAN UMUM

2.1 Ruang Lingkup Manajemen Informatika

Secara umum, Manajemen Informatika belum diketahui banyak orang.

Program studi ini baru didirikan beberapa tahun yang lalu. Program studi ini baru

terakreditasi B pada tahun 2011. Dengan perkembangan jaman, manajemen

informatika mulai mengalami kemajuan dalam pendidikan dan fasilitas yang

memadai. Manajemen informatika telah meluluskan mahasiswa yang berprestasi dan

mampu membuat peluang usaha mandiri dibidang Manajemen Informatika.

Mahasiswa yang telat tamat dari Politeknik membentuk suatu organisasi alumni

Politeknik baik organisasi local maupun nasional. Prodi Manajemen Informatika

memiliki visi dan misi yang dapat mengembangkan aktivitas mahasiswa manajement

informatika di Politeknik Negeri Medan.

Berikut visi dan misi Manajement Informatika

Visi

a. Memajukan Pendidikan Dan Pelatihan Yang Menghasilkan Tenaga Profesional

Dengan Standar Mutu Nasional Dan Internasional.

b. Melaksanakan Penelitian Terapan Untuk Pengembangan Iptek.

c. Mengembangkan Dan Menerapkan Iptek Untuk Memajukan Kewirausahaan

Dan Bermitra Nasional, Kesejahteraan Masyarakat, Bangsa Dan Negara.

Misi

a. Menjadi Lembaga Pendidikan Terkemuka Dalam Pendidikan Dan Pelatihan

b. Vokasi Serta Pengembangan Ilmu Pengetahuan Dan Teknologi Untuk

Menghasilkan Tenaga Profesional Yang Beriman Dan Bertaqwa Kepada

Tuhan Yang Maha Esa

Di laporan ini,saya akan mengidentifikasi masalah tentang pengolahan data alumni MI

karena data alumni tidak diperlihatkan secara umum kepada setiap orang dan tidak

menunjukkan prestasi alumni kepada mahasiswa yang masih berada di Politeknik. Di

laporan saya akan merancang sistem baru untuk pengolahan data alumni MI.



2.2 Tinjauan Khusus Alumni Manajemen Informatika

Pengolahan data alumni diproses dalam satu komputer saja yaitu dengan

menggunakan Microsoft Excel, sehingga menimbulkan penulisan kesalahan data

alumni tersebut. Dalam memperbaiki kesalahan tersebut,bagian yang mengurus data

alumni akan bekerja sangat lambat karena harus teliti melihat data alumni secara satu

per satu. Kegiatan pengolahan data alumni dapat memakan waktu yang sangat lama

sehingga data alumni tidak dapat diakses secara langsung. Oleh karena itu, penulis

membuat program aplikasi yang telah dibuat yaitu sebuah sistem informasi alumni

yang berbasis komputerisasi dan berjalan dengan menggunakan Visual Basic. Program

ini di dukung dengan memberikan database alumni yang dapat di link ke internet yang

di dalamnya terdapat kemudahan dalam pengoperasian dan pemeliharaan data alumni

yang pada akhirnya dapat menyelesaikan berbagai macam permasalahan yang

berkaitan dengan data alumni seperti memberikan informasi mengenai pekerjaan

alumni dan berita terbaru untuk meningkatkan mutu pendidikan di manajemen

informatika.

Di dalam hal ini, penulis menelusuri alur dari data yang ditulis melalui sistem.

Dengan ini, penulis menggunakan flowchart dokumen untuk menggambarkan sistem

informasi alumni Manajemen Informatika. Kegunaan utamanya adalah untuk

menelusuri alur form dan laporan sistem dari satu bagian ke bagian lain dan alur form

dan laporan diproses, dicatat dan disimpan.

Berdasarkan hal di atas, penulis menggambarkan sistem informasi alumni

Manajemen Informatika. Dengan adanya flowchart dokumen ini, dapat mempermudah

pembaca memahami sistem tersebut karena alur yang diberikan secara jelas dan

terarah dengan baik.

Penulis menggambarkan flowchart dokumen Sistem Pengolahan Data Alumni

Manajemen Informatika dibawah ini.


Form Permintaan Data

Form Biodata ALumni

Data


2.4 Flowchart Dokumen Proses Pengolahan Data Alumni

Alumni Mahasiswa Bagian Administrasi


Surat Keterangan

Jurusan

Isi Form

Pengesahan

JurusanN

DataN

N

Form Biodata Alumni MI Form Biodata Alumni

N


2.3 Identifikasi Masalah

1. Data alumni tidak terdokumentasi dengan baik sehingga bila data diminta oleh

mahasiswa harus memerlukan waktu yang lama untuk melihat data tersebut.

2. Data alumni masih tersimpan secara hardcopy sehingga pencarian data

seseorang memerlukan waktu yang lama dan bagian administrasi akan

mengalami kesusahan dalam hal tersebut. Bila di dalam sistem komputer, data

diproses menggunakan Microsoft Excel. Jadi data sangat sulit ditemukan

dalam waktu yang singkat.

3. Pengetikan data masih secara manual dan tidak efisien karena hanya satu orang

yang mengolah data tersebut.

4. Data Alumni yang sudah lama tamat dari Politeknik Negeri Medan jurusan

Elektro prodi manajement informatika tidak diperlihatkan kepada mahasiswa

yang masih di MI sehingga alumni MI tidak begitu dekat dengan junior MI.

5. Data alumni MI tidak dioperasikan dengan baik dan belum mengalami

perbaikan dalam sistem informasi berbasis komputer.

2.4 Penyebab Masalah

Adapun faktor penyebab masalah di antaranya adalah :

1. Tidak ada orang yang ingin membuat aplikasi program untuk penyimpanan

data alumni Manajemen Informatika secara online.

2. Tidak ada perhatian khusus terhadap alumni yang sudah berada di luar

lingkungan kampus.

3. Ada sistem informasi yang dimanfaatkan oleh manajemen dalam pengambilan

keputusan namun belum terperinci dalam perencanaan strategisnya.

4. Informasi untuk mahasiswa melihat data alumni tidak diketahui karena data

alumni tersimpan di komputer dan tidak dipublikasikan.

5. Dosen tidak mengetahui perkembangan alumni MI mengenai prospek kerja

alumni tersebut.



BAB 3 SYARAT DAN ANALISIS SISTEM

INFORMASI

3.1 Analisis Kelemahan Sistem

Pada analisis ini, penulis akan membandingkan kelemahan sistem yang

lama dengan sistem baru yang akan dirancang sehingga dapat di

implementasikan di masa yang akan datang.

Sistem Lama Sistem baru yang diharapkan

1. Dari segi DokumenData yang telah di olah masih disimpan di komputer dengan Microsoft Excel. Jadi data tidak dapat diproses dalam waktu yang singkat karena bila data ingin diperlukan, harus mencari secara detail tentang identitas mahasiswa.

1. Dari segi DokumenData tersimpan dengan baik di dalam satu komputer dengan satu server. Data di olah di database sehingga pencarian dokumen dapat berjalan dengan baik dan tepat.

2. Dari segi Layanan InternetSumber-sumber informasi yang nyata belum diimplementasikan ke sumber- sumber informasi digital, Saat ini data alumni tidak dapat diakses secara umum karena tidak diupload ke internet sehingga pencarian data alumni tidak dapat dilihat melalui online.

2. Dari Segi Layanan InternetSumber informasi dapat di akses secara online oleh alumni sendiri, jadi data secara langsung diberikan sehingga kecil kemungkinan terjadi kesalahan data alumni tersebut.

3.2 Analisis Kinerja

Pada tahap analisis kinerja, penulis akan membandingkan sistem kinerja

yang lama dengan sistem baru yang diharapkan sehingga dapat meningkatkan

kualitas Manajemen Informatika.


Kinerja hanya bekerja di satu komputer oleh tata usaha, sehingga waktu untuk mengolah data alumni sangat lama.

Data dapat di olah dengan waktu yang cepat dan di perhatikan oleh satu server.



3.3 Analisis Informasi

Pada tahap analisis informasi, penulis akan memberikan perbandingan

sistem yang lama dengan sistem baru yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan

teknologi yang berkembang saat ini.


Informasi mengenai data alumni tidak dipublikasikan sehingga mahasiswa dengan alumni tidak salingmengenal.

Informasi data alumni dapat di akses oleh umum dan dipublikasikan melalui internet.

3.4 Analisis Ekonomi

Pada tahap analisis ekonomi, penulis ingin memperlihatkan pengaruh

ekonomi terhadap pengolahan data alumni dengan membandingkan sistem yang

lama dengan sistem baru yang diharapakan.

Sistem Lama Sistem Baru yang diharapkanPenyimpanan arsip data alumni membutuhkan beberapa lemari.

Penyimpanan arsip data alumni berada di database sehingga tidak memakan biaya untuk keperluan data alumni.

3.5 Analisis Pengendalian

Pada tahap analisis ini, penulis membandingkan sistem pengendalian

yang lama dengan sistem baru.

Sistem Lama Sistem Baru yang diharapkan

Tidak ada yang mengendalikan pengolahan data alumni sehingga data ini hanya sebagai arsip saja.

Ada alumni yang dapat mengakses secara online untuk mengubah, mengedit, menghapus data mereka sendiri.


INPUT PROSES OUTPUT

PENERIMAKeputusanHasil TindakanDATA


BAB 4 DESAIN SISTEM

4.1 SPESIFIKASI PROSES

4.2 SISTEM INFORMASI ALUMNI MI

4.2.1 Diagram Konteks



4.2.2 DFD level 0


dt.aturan

dt.Alumni

dt.dosen

Absen dosenrecord absen dosen

record absen alumniAbsen alumni

dt.mata kuliah

dt.aturan

dt.alumni

dt.nilai

dt.dosen

Nilai

dt.nilai

dt.alumni

dt.absen alumni

dt.aturan

kompensasi

record.kompensasi


4.2.3 DFD level 1


2.2

Perhitungan Kompensasi

2.3

Perhitungan Nilai

2.1

Perhitungan Kehadiran


4.3 RANCANGAN OUTPUT

Daftar Nilai

POLITEKNIK NEGERI MEDAN

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

LAPORAN DAFTAR NILAI ALUMNI

2009 - 2012

Hal : 1/5

No Nama Nim Mata_Kuliah IPK Peringkat Ket

Medan, 02 Mei 2012

Dibuat oleh oleh : Disetujui oleh oleh :

Kajur Teknik Elektro Ka. Prodi MI

(Ir. Rina Anugrahwaty,M.T) (Roslina, M.I.T)



Daftar Biodata Alumni



LAPORAN DAFTAR ALUMNI

2009 - 2012

Hal : 2/3

Nim Nama JenisKelamin

Alamat Tempat/TglLahir

No.Telepon

Agama

Medan, 2 Mei 2012






Daftar Biodata Orangtua Alumni



LAPORAN DAFTAR ORANGTUA ALUMNI

2009 - 2012

Hal : 3/3

Nama Alumni

Nama Ayah

Nama Ibu

Alamat Pekerjaan Ayah

Pekerjaan Ibu

No Telepon

Medan, 2 Mei 2012





save Input Edit Clear exit


4.4 RANCANGAN INPUT

INPUT DATA ALUMNI



INPUT DATA ORANG TUA


Data ORANG TUA

Nama Ayah : :

Nama Ibu :

Alamat Ayah : :

Alamat Ibu :

Pendidikan ayah :

Pendidikan Ibu : :

No telp Ayah :

No Telp Ibu :

save

Input

Edit

Clear

exit


INPUT DAFTAR NILAI

4.5 RANCANGAN STRUKTUR

4.5.1 Use Case Diagram


Data input Nilai

NIM :

Nama :

Analisa.SIFO :

Lab. SIFO :

Statistic :

E-commerce :

IPK :

Peringkat :

Keterangan : LB/TL (*Coret salah

satu)

save

Input

Edit

Clear

exit


Viewer

Aktor (Alumni MI)

4.5.2 Rancangan Database

4.5.3 Class Diagram


LOGIN

Mengelola Profil Alumni

Mengakses_

lowongan_kerja

LOGOUT

Data Alumni MI


BAB 5 PENUTUP

5.1 KESIMPULAN

Perancangan Sistem Informasi Alumni berbasis web di Manajemen

Informatika merupakan pengembangan dari sistem yang sedang berjalan.



Berbagai permasalahan yang muncul telah diupayakan untuk dapat ditangani

dengan sistem baru yang diusulkan.

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari perancangan sistem informasi

alumni ini antara lain :

1. Sistem informasi alumni berbasis web ini dapat melakukan pencarian data

alumni secara cepat dan akurat.

2. Sistem informasi alumni ini dapat menyajikan laporan data alumni di

Manajemen Informatika lebih cepat untuk diketahui dosen dan mahasiswa.

3. Biaya perancangan sistem alumni tidak membutuhkan biaya.

4. Sistem informasi ini akan tetap terjaga dengan baik dengan cara mencari

seorang admin sebagai pengelola database alumni Manajemen Informatika.

5. Sistem informasi alumni berbasis web sebagai media promosi di

Manajemen Informatika mengenai informasi pengolahan data alumni MI.

5.2 SARAN

Dari tahapan analisis sampai perancangan sistem informasi alumni ini terdapat

beberapa saran yang ditujukan kedalam laporan ini, yaitu antara lain :

1. Pendataan tersebut dilakukan langsung setelah mahasiswa tamat sehingga

dapat meminimalisi data yang hilang atau lupa.

2. Merekrut seseorang (administrator) yang secara khusus menangani data

alumni secara online.

3. Alumni disarankan untuk mengupdate data setelah mendapat pekerjaan.

4. Perancangan layanan pengelolaan data alumni

5. Penambahan layanan sistem informasi alumni MI menggunakan multi

bahasa (Indonesia dan Inggris)


Documents

Implementasi SIFO