Implementazione della CCE - FPA

Implementazione della CCEnell’ Ospedale di Orvieto

Dr. Ermete Gallo

Agenda

• E-health e ICT in Sanità

• USL Umbria 2 e informatizzazione

• Introduzione della CCE

• Metodo di lavoro adottato

• Piano di formazione

• Effetti dell’introduzione della CCE

• Possibili scenari futuri

Milano, 10 novembre 2016 2

Agenda









E-health e ICT in Sanità

• Anno 2000 un termine nuovo entra nelle policy sanitarie: e-health «the use of information and communication technologies for health» (WHO)

• I benefici prospettati: – erogazione di cure individualizzate e scelte assistenziali più informate– miglioramento di trasparenza e accountability del processo di cura– supporto alle pratiche evidence-based– Superamento delle barriere create da distanze fisiche o da disabilità– facilitazione dell’empowerment del paziente– miglioramento del rapporto costo-efficienza delle attività sanitarie

(riduzione di tempi di attesa e potenziali sprechi)


E-health e ICT in Sanità/2

• Sistemi che consentono di registrare, archiviare e condividere informazioni cliniche di ciascun singolo paziente:

– Electronic Medical Record (EMR) o Cartella clinica elettronica

– Electronic Health Record (EHR)

– Personal Health Record (PHR)


Agenda









USL Umbria 2 e informatizzazione

• 1°gennaio 2013 nasce l’USL UMBRIA 2 da confluenza di

due ASL (Terni e Foligno)




"When there's an elephant in the room, introduce him”R. Pausch

….informatizzazione


• Necessità di

– creare un unico Sistema Informativo Ospedaliero

– disporre di un archivio storico unificato dei presidi

ospedalieri

– semplificare e razionalizzare la gestione dei flussi

informativi e del conseguente debito informativo

– aumentare la qualità dei servizi erogati ai pazienti

attraverso l’informatizzazione del percorso clinico in tutti i

presidi aziendali

Interventi per l’informatizzazione


“Paradox of success” – investire in un nuovo futuro è necessario proprio quando le cose sembrano andare bene e non c’è motivo per cambiare

Charles Handy

Interventi per l’informatizzazione

• Delibera DG n. 272/2015 estensione ed aggiornamento del sistema informatico già in uso presso l’ex-ASL3 a tutta la nuova Azienda


Ospedale di Orvieto: alcuni dati

• Uno dei 5 ospedali con DEA di I° livello della Regione Umbria

• 160 p.l. (di cui 140 ordinari)

• 7.357 ricoveri nel 2015 (6.503 in D.O. e 1304 in DH/DS)

• 24.018 accessi in Pronto Soccorso nel 2015

• 456 dipendenti (più circa 50 unità di ditte esterne)

– 122 unità di personale medico

– 239 unità di personale del “comparto”


Barriere all’introduzione di ICT

1. Economiche: costi di implementazione e gestione ICT (start-up, mantenimento e ROI)

2. Tecniche: competenze informatiche, training e supporto, hardware adeguati (rete internet e pc)

3. Tempistica per: software selection, acquisizione, apprendimento del sistema, inserimento dati, etc.

4. Psicologiche e sociali: scetticismo verso i sistemi informatici, timore di controllo, necessità di integrazione e lavoro in team

5. Normative e legali: privacy e sicurezza dei dati

6. Organizzative: riprogettazione dei flussi di lavoro


Agenda









Introduzione di una CCE

• Progetto complesso:

– 50 -80% dei progetti di CCE falliscono per motivi non necessariamente legati allo strumento informatico

(Greenhalg et al. 2009)

– Fondamentale “gestire” il cambiamento


Come affrontare il cambiamento?


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Il cambiamento avviene“They Keep Moving The Cheese”

Anticipa il cambiamento“Get Ready For The Cheese To Move”

Monitora il cambiamento“Smell The Cheese Often So You Know When It Is Getting Old”

Adattati a cambiare rapidamente“The Quicker You Let Go Of Old Cheese, The Sooner You Can Enjoy

New Cheese”



• Necessità di adeguata «governance»:

– Visione condivisa Direzione strategica -operatori

– Analisi organizzativa al fine di supportare i cambiamenti delle modalità di lavoro

– Formazione mirata (aspetti tecnici della CCE e organizzativi)

– Forte azione di project management (fasi di progetto, obiettivi, ruoli e responsabilità)


Agenda









Metodo di lavoro adottato

• Gruppo di steering misto (USL- SINCOS)

– «Gruppo di Lavoro Centrale» (GLC)

– «Gruppi operativi» multidisciplinari

• Suddivisione in moduli

– Pronto Soccorso (jHIS-DEA)

– ADT – Cart. clinica (jHIS-Reparto)

– Registro OperatorioMilano, 10 novembre 2016 22

Resp.le “Ufficio di Piano” Resp.le Direzione medica Resp.le del Sistema inform.

Direttore U.O. 1 o 2 medici 1 o 2 infermieri 1 operatore della Direzione Sanitaria

(facilitazione e coordinamento) 1 operatore del Servizio Informatico

Agenda









Il piano di formazione

• Finalità

– fornire supporto e motivazione al cambiamento

– fornire conoscenze e competenze per l’utilizzo del sistema

• Strutturato in

– didattica frontale e formazione sul campo (accreditata ECM)


Modalità didattiche


• esercitazioni individuali

• esercitazioni di gruppo

• discussione

• case study

• simulazione

• affiancamento “on the job”

• Guida digitale jHIS

Fasi di implementazione

• Attività propedeutiche (infrastrutture informatiche)

– Novembre 2014 –Gennaio 2015

• Fase I – Pronto soccorso (jHIS – DEA)

– formazione; test; switch 5- 18 febbraio 2015

• Fase II – jHIS – Reparto

– formazione; test; switch 26 marzo-27 aprile 2015

• Fase III – Registro operatorio

– Solo formazione sul campo: 5-16 novembre 2015


Agenda









Effetti dell’introduzione della CCE

• Migliore gestione amministrativa degli accessi (riduzione di oltre il 60% di errori di anagrafica degli utenti)

• Condivisione informatizzata dei dati (clinici, laboratoristici, e di diagnostica per immagini)

• Semplificazione e tempestività nella raccolta dati per i flussi informativi (chiusura e validazione SDO a reparto)

• Qualità, completezza ed accettabilità della documentazione sanitaria (sistemi di supporto a codifica ricovero e interventi/procedure, uso di template ): riduzione dei potenziali errori di codifica (“edit” da 586 nel 2014 a 468 nel 2015) individuati dal software 3M PARM


Agenda









Scenari futuri

• Codice Identificativo unico del Paziente

– DM 2/11/2015 “Disposizioni relative ai requisiti di qualità e sicurezza del sangue e degli emocomponenti”

• Utilizzo della CCE attraverso tablet e dispositivi mobili

• Procedure di CCE dedicate alla programmazione e registrazione delle attività infermieristiche

• Apposizione della firma digitale alla documentazione clinica

Milano, 10 novembre 201630

In sintesi..

• Attività di Project management– Gestione dei tempi e della corretta schedulazione di progetto

– Pianificazione e gestione delle risorse umane

– gestione comunicazioni e rapporti con tutti stakeholders di progetto

• Capacità manageriali – Conduzione dei Gruppi di Lavoro

– Motivazione ed Empowerment

– Organizzazione e conduzione dei gruppi di lavoro

– Problem Solving & Decision Making


• Competenze relazionali– capacità di creare motivazione nel team di progetto

– capacità di gestire i conflitti (con particolare riferimento al team) e di «negoziare»

– ruolo di responsabilizzazione, guida e leadership nel team di progetto

– capacità di utilizzare in modo efficace gli strumenti di comunicazione disponibili


In sintesi/2

Grazie!


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