Ghidul de nfiinare a unui incubator de afaceri n Romnia Mai 2010 DRAFT cu sprijinul2 CUVNT NAINTE Acest ghid reunete i sintetizeaz idei, concepte i concluzii ale unor studii din ar i strintate, privind nfiinarea de incubatoare tehnologice i de afaceri, i ale experienei naionale n domeniu. Ghidul de fa se adreseaz celor care urmresc s combat omajul i s sprijine apariia i dezvoltarea IMM-urilor viabile prin nfiinarea de incubatoare tehnologice i de afaceri. Structura pe capitole a ghidului urmrete, de la simplu la complex, nfiinarea Incubatorului de afaceri, adugnd pe parcurs amnunte i detalii la noiunile expuse n primul capitol, precum i un exemplu concret, studiul de caz din Romnia. ntr-adevar, incubatoarele de afaceri din experiena mondial s-au dovedit a fi mijloace eficiente de sprijin a iniiativei private i au generat ncredere att la nivelul administraiei de stat ct i n sectorul privat, realizndu-se parteneriate public private care au ntrit conceptul i l-au consacrat n lupta pentru eliminarea srciei. n acest sens, Agenia pentru Implementarea Proiectelor i Programelor pentru IMM-uri (AIPPIMM) i Programul Naiunilor Unite pentru Dezvoltare (PNUD) au demarat un program naional i multianual de nfiinare i dezvoltare de incubatoare tehnologice i de afaceri n Romnia, care reprezint studiul de caz al acestui ghid. Dincolo de experiena cptat cu aceast ocazie, echipa de proiect a urmrit i sintetizarea unor lecii nvate n timpul procesului de implementare a proiectului, acestea fiind prezentate n ghidul de fa, pe lng experina i leciile nvate n lume i n special n Europa. La elaborare i-au dat concursul o palet larg de specialiti din cadrul AIPPIMM, PNUD, Autoriti Locale i Administratori de Incubatoare de Afaceri. Prin multitudinea de informaii adunate i prelucrate, ghidul se adreseaz tuturor acelora care doresc sa aibe un rol activ n combaterea omajului n comunitatea lor, dar i la nivel regional i naional. 3 CURPINS Termeni de specialitate 1. Introducere n domeniul incubatoarelor de afaceri 1.1. Concepte, istoric i definiii 1.2. Tipuri de incubatoare de afaceri 1.3 Funcii i servicii oferite 1.4 Evaluare i indicatori de performan

2. Procesul de nfiinare a unui incubator de afaceri 2.1. Ipoteze de nfiinare 2.2. Strategia incubatorului de afaceri 2.3. Principii i stadii de nfiinare 2.4. Fazele incubrii i etapele de nfiinare ale incubatorului de afaceri 2.5. Sursele, resursele necesare i implicaiile aferente 2.6. Structura organizaional, organigrama i statutul 3. Procedura de implementare a incubatorului 3.1. Seleciile i achiziiile 3.2. Evaluare i monitorizare 3.3. Planul de lucru i bugetul aferent 3.4. Raportri 3.5. Aspecte administrative (gestionarea de spaii, resurse i contracte) 3.6. Consultana n incubatoarele de afaceri 3.7. Managementul riscurilor i al oportunitilor 4. Incubatoarele de afaceri n Europa i pe plan internaional4 5. Studiu de caz din Romnia pentru un ciclu de incubare, rezultate i comentarii 6. Concluzii i recomandri ANEXE: 1. Costuri de operare ale incubatoarelor din Romnia: Programul AIPPIMM-PNUD 2. Lista incubatoarelor din Romania: caracteristici i date de contact5 TERMENI DE SPECIALITATE ADMINISTRATOR persoana juridic asociat contractului-cadru i care se ocup de managementul incubatorului de afaceri pe plan local AFTER-CARE sprijinul acordat de incubator companiilor care au prsit incubatorul i sunt implantate n teritoru, n urma incubrii BENCHMARKING proces de comparare a calitii, performanei i eficienei unei metode sau ale unui proces cu altul/alta considerat/ standard sau caz de cea mai bun practic BIO-INCUBATOR cldire destinat desfurrii activitilor de cercetare i dezvoltare ale companiilor din domeniul tiinelor naturale; n general i desfoar activitatea n strns legtur cu o universitate din vecintate. BUSINESS ACCELERATOR termenul a aprut n anii 90, n perioada dot-com-ului, cnd entiti bazate pe acelai concept de incubator tradiional s-au difereniat prin orientarea ctre tehnologia de comunicaii i prezena web FIRM INCUBAT beneficiar al programului de incubare; poteniali ntreprinztori care intenioneaz s nfiineze o ntreprindere n conformitate cu legislaia naional sau ntreprinderi deja nfiinate, cu cel mult 2 ani de activitate la data nregistrrii cererii pentru nscrierea n incubator FUND-RAISING atragerea de resurse financiare suplimentare INDICATORI DE PERFORMAN msuri cuantificabile care reflect obiectivele unei organizaii, facilitnd evaluarea factorilor eseniali succesului acesteia

INDICATORI DE PROCES indicatori care msoar eficiena performanei generale INPUT date de intrare, resurse KITCHEN INCUBATOR incubator de afaceri dedicat cateringului, retailului si industriei alimentare; este cel mai des ntlnit n rile cu reglementri semnificatie n domeniul alimentar i n care investiiile de capital n echipament sunt prohibitive pentru stat-upuri. MENTOR expert independent sau reprezentant al unei entiti publice implicate n implementarea Incubatorului de Afaceri i care va acorda consultan i asisten n dezvoltarea afacerii MONITORIZARE observarea i nregistrarea regulat a activitilor i a rezultatelor obinute NETWORKING stabilirea unor relaii ntre incubatoarele de afaceri i alte instituii relevante, utile pentru transferarea de experiene i cele mai bune practici OUTPUT date de ieire, rezultat, produs (n funcie de context)6 PARC TIINTIFIC I TEHNOLOGIC o zon n care se afl o universitate, o unitate de cercetaredezvoltare i mai muli ageni economici i n care se desfoar activiti de nvmnt, de cercetare i de producie. n parc, agenii economici nchiriaz un spaiu, o cldire, un teren amenajat, pe care i desfoar activitatea. Parcurile ofer celor ce funcioneaz aici condiii avantajoase de locaie i folosire a infrastructurii i a comunicaiilor, reduceri de tarife sau gratuiti pentru unele servicii, consultan n afaceri, consultan tehnologic, sprijin pentru realizarea de parteneriate interne i internaionale, promovarea activitilor din parc, acces la baze de date, asigur legtura cu administraia. PERFORMANCE AND EFFICIENCY CHECK-UP raportarea n mod regulat la incubatoare cu profil asemntor care au gsit metode eficiente de a oferi servicii antreprenorilor i IMMurilor; aceste practici pot fi implementate i de alte IA pentru mbuntirea performanelor RAPORTARE comunicare periodic a activitii ctre acionari, autoriti i alte entiti implicate (stakeholder-i), n scopul evalurii i analizei performanelor i al formulrii strategiei ulterioare. RATA DE ABSOLVIRE procent al firmelor incubate care prsesc anual incubatorul RATA DE OCUPARE procentul din spaiul incubatorului destinat companiilor incubate RATA DE RETENTENIE procent al companiilor care, dup ce au terminat ciclul de incubare, i-au continuat activitatea n aceeai regiune geografic RATA DE SUPRAVIEUIRE procent de firme nou nfiinate care continu s funcioneze dup trei ani (sau dup absolvirea din programul de incubare) SEED CAPITAL capital de risc n faza de iniiere a afacerii

SPIN-OFF ntreprinderi mici i mijlocii aprute n urma desprinderii acestora din ntreprinderile mari STAFF personal angajat, cu contract de munc pe perioad nedeterminat START-UP ntreprindere nou nfiinat sau cu o istorie de operare scurt7 1. INTRODUCERE N DOMENIUL INCUBATOARELOR DE AFACERI 1.1. Concepte, istoric i definiii Un Incubator de Afaceri (IA) este o instituie care urmrete crearea unui mediu favorabil, sustenabil, pentru firmele nou nfiinate i cele inovative cu potenial de dezvoltare. Din punct de vedere al dezvoltrii n timp, o afacere urmeaz n general urmtoarea traiectorie: o perioad de iniiere (incubare in house), o perioad de maturizare (incubare external house), o perioad de dezvoltare, o perioad de stagnare i o perioad de scdere. Pe tot parcursul acestor perioade afacerea este vulnerabil i supus unor riscuri. Apelarea la serviciile unui Incubator Tehnologic i de Afaceri este o form de protejare a creterii afacerii si de maturizare a acesteia. Statisticile arat c la nivel mondial afacerile care i ncep activitatea n Incubatoarele Tehnologice i de Afaceri au anse mai mari de supravieuire n primii 5 ani dect cele care pornesc n afara acestora. Administraia ntreprinderilor Mici din SUA arat nc de la nceputul anilor 2000 ca 50% pana la 80%dintre firmele nou nfiinate dau faliment n primii 5 ani, n timp ce 87% dintre firmele incubate au supravieuit anului 5. Primul incubator a aprut n 1952 n Batavia, New York, iar procesul de incubare a devenit o industrie n anii 80. n Europa primele incubatoare de afaceri au aparut n Marea Britanie. n 1972, s-au creat spaii de lucru pentru firme noi prin renovarea unor cldiri i utilizarea acestora pentru ateliere de artizanat i meserii sau prin subdivizarea unor cldiri vechi i abandonate. n Romnia, primul Incubator Tehnologic si de Afaceri, CITAf, a fost creat n martie 1992 cu sprijinul Ministerului Cercetrii i al Institutului de Cercetare i Proiectare pentru Tehnologia Construciilor de Maini, ICTCM SA. Ulterior s-au creat, la Sibiu, Timioara, Brila i Miercurea Ciuc, patru incubatoare de afaceri cu sprijin venit din partea programului PHARE i administrat de Centrul Romn pentru IMM-uri. Odat cu dispariia fondurilor, majoritatea din cele 16 incubatoare nfiinate in anii 90 au fost desfiinate.

n 1998, n cadrul workshopu-ului Helsinki, incubatorul de afaceri a fost definit ca: Un loc unde sunt concentrate pe un spaiu limitat firmele nou create. Obiectivul su este sporirea anselor de cretere i a ratei de supravieuire a acestor firme prin asigurarea unei cldiri modulare ce are n dotare utilitile necesare (telefax, computer etc.) i unde se ofer sprijin managerial i servicii de asisten. Accentul se pune pe dezvoltarea local i crearea de locuri de munc. Aceast definiie dateaz din 1990 i se dovedete, pe fondul evoluiei ntregistrate ntre timp, a fi mult prea axat pe aspectele fizice ale operaiunilor dintr-un incubator. O alternativ la aceast definiie, care subliniaz i celelalte servicii oferite ntr-un incubator, este cea dat de Asociaia Naional SUA a Incubatoarelor de Afaceri (US National Business Incubation Association - NBIA): Incubarea n afaceri este un proces dinamic de dezvoltare a ntreprinderilor. Incubatoarele alimenteaz firmele mici, ajutndu-le s supravieuiasc i s creasc n perioada de nceput, atunci cnd sunt cel mai vulnerabile. Incubatorul asigur asigur asisten n management, acces la servicii de finanare i servicii de sprijin tehnic i n managementul afacerilor. n plus, ofer 8 servicii comune frimelor de antreprenoriat, acces la echipament, contracte flexibile de leasing i spaiu expandabil toate sub acelai acoperi. Definiiile adoptate de UK Business Incubation (UKBI) i Asociaia Centrelor Tehnologice i de Incubare n Afaceri (ADT) din Germania sunt asemntoare. Cu toate c aspectul definitoriu al unui incubator de afaceri este considerat a fi asigurarea unui spaiu fizic pentru firmele nounfiinate, accentul este pus n mod egal i pe alte aspecte, incluznd, n cazul UKBI, training antreprenorial, mentorat i vizibilitate, care nu se regsesc n definiia dat de NBIA: Incubarea n afaceri este un proces dinamic de dezvoltare a afacerii. Este o noiune care acoper o gam larg de procese care contribuie la reducerea ratei de eec a companiilor aflate n faz incipient i la accelerarea dezvoltrii companiilor care au potenial de a deveni generatoare de locuri de munc i bunstare. Un incubator de afaceri este, de obicei, o proprietate cu mici uniti de munc, asigurnd un mediu instructiv i de susinere pentru antreprenorii aflai la nceput i pe perioada primelor etape ale business-ului. Incubatoarele asigur trei ingrediente principale pentru companiile n cretere, de succes un mediu antreprenorial i de nvare, acces rapid la menori i investitori, vizibilitate pe pia.

Spre deosebire de celelalte cazuri, definiia oferit de ELAN n Frana nu face nicio referire la atributele fizice ale unui incubator, punnd in centrul acesteia obiectivele de promovare a noilor start-up-uri i de ajutorare a firmelor existente pentru a se dezvolta. O abordare oarecum asemantoare, care pune accentul mai curnd pe output-urile procesului de incubare dect pe input-uri, este adoptat de EBN. Aceasta subliniaz misiunea mai larg a incubatoarelor de afaceri, orientat teritorial: Comunitatea European de Afaceri i Centre de Inovare (The European Community Business and Innovation Centres - EC BICs) aa cum sunt n mod oficial cunoscui reprezint organizaii de sprijin pentru IMM-uri innovative i pentru antreprenori care acioneaz n interes public i care sunt stabilite de ctre principalii operatori economici din zon sau regiune, cu scopul de a oferi o gam integrat de servicii de orientare i sprijin pentru proiectele realizate de IMM-uri innovative, astfel contribuind la dezvoltarea regional i local. Aceast scurt descriere a diferitelor moduri de a defini incubatoarele de afacerii relev dou concluzii principale: n primul rnd, majoritatea definiiilor pun accent pe promovarea IMMurilor i pe combinaia dintre unitile din incubator i serviciile de sprijin n afaceri ca elemente de unicitate ale unui incubator de afaceri; n al doilea rand, se pot observa diferene n ceea ce privete accentul pus pe importana aspectelor fizice, care contrasteaz cu alte servicii clasice de sprijin n afacere, i n ceea ce privete procesul de incubare n sine. Accepiunea general a noiunii de incubator de afaceri const n definirea unei astfel de instituii ca fiind o structur partenerial local sau regional, care urmrete crearea unui mediu favorabil i sustenabil pentru firmele nou nfiinate, stimulndu-le potenialul de dezvoltare i de viabilitate.9 1.2. Tipuri de incubatoare de afaceri Exis mai multe moduri de clasificare a tipurilor de incubatoare de afaceri existente: a) dup sursa de finanare: de stat (ministere, centre de cercetare, universitati de stat) private (camere de comer, universiti private, asociaii etc.) mixte b) dup modelul operaional: incubatoare Briks and Mortar (BAM). Acesta este cel mai des ntlnit tip de incubatoare, axat pe oferirea de faciliti legate de infrastructura fizic. Procesul de incubare i serviciile aferente au loc ntr-o cldire special amenajat. Datorit concentrrii afacerilor start-up ntr-un singur loc, acest model are avantajul de a

impulsiona interaciunea, realizarea de parteneriate i rezolvarea problemelor comune. Incubatoare virtuale (Portal sau incubator fr perei without walls) . Acest tip nu acord un spaiu special amenajat (cldiri) pentru incubarea afacerilor, serviciile fiind oferite prin internet, un avantaj constituindu-l posibilitatea de a incuba afaceri asemntoare, dar localizate n regiuni diferite. Incubatoare mixte. Acest tip pune la dispoziie spaii pentru nchiriere anumitor firme, iar pe altele le incubeaza prin intermediul internetului, find denumit n literatura de specialitate HUB/Venture Incubator. c)dup structura de servicii: incubatoare tradiionale incubatoare tehnologice incubatoare mixte incubatoare culturale incubatoare sociale incubatoare pentru afaceri n domeniul agriculturii incubatoare sectoriale d) dup locul de amplasare a incubatoarelor: incubatoare n zone urbane incubatoare n zone suburbane incubatoare n zone rurale Dup intensitatea suportului managerial i gradul de implicare a tehnologiilor :10 Incubatoarele de afaceri se poziioneaz n colul din stnga-jos al matricei ca urmare a faptului c asigur un grad ridicat al sprijinului managerial pentru firmele incubate i, de obicei, se axeaz pe firme obinuite. Exist, desigur, tipologii alternative ale incubatorului de afaceri, dar abordarea subliniat n figur ofer o imagine de ansamblu. O caracteristic esenial a incubrii este diversitatea organizaiilor sprijinite. Diversitatea reflect att gama modelelor de afaceri din sfera incubrii afacerilor, ct i necesitatea unei abordri personalizate pentru medii distincte i complexe. Privire de ansamblu asurpa tipurilor de incubare Tipul Programului Context & Caracteristici Puncte tari Provocri Incubator de afaceri cu portofoliu mixt Vizeaz firmele cu potenial de cretere dintr-o gam de sectoare Poate selecta sectoare care se

aliniaz strategiei generale regionale sau de competitivitate naional Poate exista n medii unde activitatea antreprenorial este limitat Se poate alinia cu strategiile regionale i naionale, poate germina noi domenii de capacitate competitiv i poate furniza un mediu pentru inovare n medii unde exist o mic activitate antreprenorial, pot include activiti extinse "de pre-incubare" i de educaie pentru antreprenori surs i ntreprinderi Pot deveni uor incubatoare cu scop general care s fac preincubare i incubare n cazul n care noile sectoare concureniale sunt n curs de dezvoltare, impactul poate s se obin dup un timp ndelungat n cazul n care spiritul de antreprenoriat este limitat, atragerea de clieni cu potenial de cretere ridicat poate fi dificil i este posibil s nu sprijine dezvoltarea acestui model de incubator de afaceri. Slab Mediu Ridicat Slab Mediu Ridicat

Proprietate Industrial Parc Industrial Parc tiinific Ateliere Incubator Centru ntreprindere Centru Inovare Incubator clasic Centru de inovare i afaceri Centru Tehnologic Complexitatea Tehnologic Suport management11 Incubator de afaceri tehnologic Vizeaz firmele cu potenial de cretere tehnologic Necesit un nalt fundament tehnologic i infrastructur a capitalului uman Dac infrastructura i capitalul uman sunt slabe, poate necesita activiti extensive de pre-incubare Poate exista n economii n tranziie Poate reprezenta o resurs economic prin atragerea i dezvoltarea cercetrii, competenelor i ntreprinderilor

Poate dezvolta tehnologia ca o nou surs de competitivitate Poate ntmpina dificulti privind dezvoltarea firmelor dincolo de stadiul iniial din cauza lipsei de finanare i a dificultilor de intrare pe pieele internaionale Incubator de afaceri n cooperare cu medii universitare Universitile sau instituiile academice au adeseori un rol de fondator i reprezint o resurs pentru cercetare, expertiz, spaiul i/sau fonduri de sprijin. Vizeaz, de obicei, firmele tehnologice, dar pot lucra i cu alte sectoare Poate duce la reducerea decalajului dintre cercetare i comercializare sau transfer tehnologic Accesul la proprietate intelectual i la potenialul de dezvoltare a unor afaceri competitive Adeseori asigur stabilitate financiar Diferenele comportamentale, n cazul n care cadrele universitare sunt vzute ca fiind buni

cercettorii, dar slabi oameni de afacere. Universitatea este considerat ca fiind prea birocratic i cu aversiune pentru risc crescut Agro-incubator de afaceri Vizeaz firmele agricole Are drept scop comercializarea practicilor inovative sau transformarea firmelor de la un nivel de dezvoltare lent la unul rapid Poate avea un impact social i economic semnificativ prin mbuntirea nivelului de trai al comunitii Se poate concentra pe agro tehnologie i/sau comercializare Necesit competene de dezvoltare comunitar Poate fi o provocare s ptrund pe pieele regionale sau naionale, dincolo de comunitile locale Incubator de afaceri social Folosete spiritul antreprenorial i inovaia pentru a crea impact social Se poate concentra pe anumite produse i servicii cu valoare social Poate fi un mijloc pentru impact economic

i modificare social pentru indivizi, familii i comuniti defavorizate Model eficient i metod cu o evoluie rapid Poate necesita investiii semnificative n capitalul uman i activiti de "preincubare" fr a avea sigurana c stadiul incipient de incubare poate ncepe12 Poate fi dificil msurarea propagrii efectelor impactului social Parc tehnologic Proiectat pentru accelerarea dezvoltrii ntreprinderilor relativ mature Se concentreaz pe firme tehnologice, dar poate viza anumite industrii Poate folosi incubarea ca o modalitate de surs a viitorilor clieni Recunoscut de sectorul public i cel privat ca o surs de impact economic Poate fi un punct focal pentru inovaie i spirit antreprenorial, atragerea de talente, idei i resurse financiare n cazul n care ntreprinderile se maturizeaz, poate fi dificil s se demonstreze valoarea incubrii dincolo de furnizarea spaiului la un cost eficient i a

infrastructurii Pre/anteincubatoarele Ofer servicii specifice perioadei de preincubare Ofer expertiz, (coaching i sfaturi directe) i faciliti (minimum spaiu de lucru) pebtru a-i susine pe antreprenori n dezvoltarea ideii de afaceri i la elaborarea planului de afaceri Nu prezint sigurana c toate firmele preincubate pot fi incubate n final Incubatoare specifice unui sector Ofer toat gama de servicii necesare celor care au o idee fezabil, aplicabil ntr-un anumit sector, expresie a potenialului endogen existent n acel teritoriu Pot deveni uor clustere. Antreprenorii primesc asisten din perioada de pre-incubare pn n cea de post-incubare n funcie de specificitile sectorului acestea pot necesita infrastructura specific Asociaii i reele Pot viza organizaiile incubate pentru alturare i activiti colective Pot pleda pentru

inovaie i spirit antreprenorial, mai ales n cazul economiilor unde nu sunt rspndite Pot fi influenatori n includerea sectorului IMM-urilor n strategiile naionale i regionale competitive Pot fi importante pentru dezvoltarea capacitilor, att pentru incubatoarele de afaceri i clienii lor ct i pentru n anumite cazuri, ntmpin dificulti n atragerea de resurse13 Au adeseori un rol semnificativ n procesal de nvare i formare i n crearea unor reele de contact ntre membri alte pri interesate, cum ar fi factorii de decizie politic Diversitatea beneficiarilor programelor de incubare este o dovad a provocrilor existente n mediul de afaceri n care opereaz incubatoarele. Nu exist un singur model de incubare care s rspund tuturor nevoilor, ci doar moduri diferite de a aborda problemele din infrastructur, finanare, legislaie i politici, cunotine, competene i cultura organizaional necesar pentru promovarea inovarii i a antreprenoriatului. Incubatoarele de afaceri din Romnia sunt cu portofoliu mixt, finanate din surse proprii i/sau din fonduri publice. n prezent, incubatoarele finanate din fonduri publice fac parte din Programul naional multianual pe perioada 2002 - 2012 de nfiinare i dezvoltare de incubatoare tehnologice i de afaceri, coordonat de Agenia pentru Implementarea Proiectelor i Programe pentru IMM-uri i implementat de Programul Naiunilor Unite pentru Dezvoltare, n parteneriat cu autoritile locale. De asemenea, conform Hotrrii Guvernamentale 406/2003

au fost nfiinate incubatoare tehnologice i de afaceri finanate de Ministerul Educaiei, Cercetrii i Inovarii - Autoritatea Naional pentru Cercetare tiinific (ANCS) - n cadrul Programului naional "Dezvoltarea infrastructurii de inovare si transfer tehnologic INFRATECH". Primele incubatoare din Romnia au fost nfiinate n anii 90 cu sprijin venit din partea programului PHARE i administrat de Centrul Romn pentru IMM-uri. 1.3. Funcii i servicii oferite Un incubator de afaceri are la baz un parteneriat ntre diferiii actori locali, implicai att n sectorul privat al IMM, ct i din cel public, respectiv autoriti publice locale i instituii interesate, ale cror obiective i opiuni strategice sunt acelea de a oferi, n cadrul unei zone teritoriale cu un suficient potenial anteprenorial, o gam complex de servicii profesionale destinate IMM, cu scopul crerii i dezvoltrii unor activiti independente i noi ale sectorului privat de IMM. Principiile de funcionare a unui incubator de afaceri: Selectivitate: incubatorul selecteaz proiectele capabile s contribuie la dezvoltarea local, prin dezvoltarea de afaceri i locuri de munc Monitorizare: odat selectate, proiectele sunt n mod sistemic monitorizate, n scopul determinrii modului adecvat de intervenie a coordonatorilor i experilor Sinergie: reflectat aici n planurile de afaceri ale companiilor, prin reunirea unei largi palete de servicii necesare derulrii afacerilor oferite firmelor incubate Complementaritate: incubatorul de afaceri ofer servicii specializate unei anumite categorii de ntreprinztori, acionnd ca factor complementar fa de organizaiile existente de sprijinire a dezvoltrii IMM-urilor private14 Cele mai uzuale servicii oferite de incubatoarele de afaceri sunt: Oferirea de spaiu de nchiriat pentru birouri, pentru producie, cu chirii mai sczute dect cele ale pieei; Servicii administrative i tehnice (telefon, fax, copiator, spaii pentru conferine, instruiri, secretariat etc); Consultan Suplimentar se poate oferi o gam larg de alte servicii (sesiuni de informare, activiti de transfer tehnologic, seminarii, formare profesional). Avantajele nfiinrii oferite de incubatoare tehnologice i de afaceri difer n funcie de caracterul nevoilor socioeconomice care se regsesc n obiectivul nfiinrii incubatorului: Crearea de locuri de munc i creterea nivelului de trai Crearea unui mediu antreprenoial n cadrul comunitii Comercializarea tehnologiei Diversificarea economiilor locale Construirea sau accelerarea creterii clusterelor industriale locale Crearea i retenia de afaceri ncurajarea femeilor sau a minoritii antreprenoriale Identificarea de oportuniti de afaceri Revitalizarea comunitilor Un incubator de afaceri poate juca mai multe roluri:

De printe: susine managerii firmelor incubate din punct de vedere tehnic i uneori material De mediu: ofer posibilitatea dezvoltrii rapide a strategiilor de afaceri ale firmelor incubate De investitor: n anumite cazuri aduce capital n schimbul unor actiuni ale firmelor incubate De club de afaceri : incubatorul cauta si ofera oportunitati de afaceri firmei incubate Obiectivele generale ale nfiinrii incubatoarelor de afaceri n Romnia: Crearea unui mediu de afaceri favorabil dezvoltrii i creterii IMM-urilor; Promovarea culturii antreprenoriale i mbuntirea performanelor manageriale; Consolidarea unui sector privat dinamic, capabil sa fac fa forelor concureniale i competiiei internaionale; Facilitarea accesului IMM-urilor la surse de finanare, creterea numrului de activiti economice competitive, ntrirea climatului investiional, precum i reducerea ratei somajului n zonele-int.15 Tipuri de servicii i exemple aferente Mai jos sunt cteva tipuri de servicii oferite n general de un incubator de afaceri i explicarea lor. Aceste servicii sunt eseniale deoarece le permit companiilor incubate s se concentreze asupra dezvoltrii de produse, servicii i procese. Servicii de recepie: asigurate n general de un recepionist angajat de incubator n cadrul departamentului administrativ. Aceasta situaie este posibil n cazul n care companiile incubate se afl in aceeai cldire. Servicii secretariale: pentru majoritatea incubatoarelor partea de secretariat presupune trimiterea de faxuri, completarea de facturi, asigurarea corespondenei etc. Servicii de asigurare a securitii: aceste servicii se refer la mentenana echipamentelor firmelor incubate Servicii de comunicare: asigurarea infrastructurii necesare comunicaiei: Internet, telefonie, intranet etc. Servicii de curenie: curarea i ntreinerea sediului folosit de firmele incubate; la fel ca n cazul altor servicii, acestea pot fi asigurate de ctre angajaii incubatorului Servicii de buctrie (kitchen services): aceste servicii au de-a face cu ntreinerea spaiului destinat ntalnirilor i interaciunii ocazionale dintre antreprenori Exemple de servicii tipice: Tipuri de servicii oferite afacerilor Furnizare Intern (%) Furnizare Extern (%) (1) Servicii de pre-incubare 11.7 3.3 (2) Planificarea afacerii i formarea unei companii 11.0 5.5 (3) Training pentru dezvoltarea competenelor n afaceri 6.4 10.3 (4) Servicii contabile, legale etc. 2.8 12.5

(5) Studiu de pia, vnzri i marketing 5.5 11.4 (6) Consultan export: piee i cutare de parteneri 5.0 9.2 (7) Asisten IT i e-business 6.9 7.7 (8) Consultan dezvoltare de noi produse i servicii 7.7 7.7 (9) Consultan obinere de finanare, granturi si capital 12.1 6.1 (10) Fonduri Venture i reele de business angels 5.5 7.0 (11) Consultan recrutare de personal 5.7 7.7 (12) Networking (de ex: cu ali antreprenori i clieni) 11.4 5.3 (13) Mentori, membrii din bord i ali consultani 6.8 5.9 (14) Alte servicii 1.4 0.7 Total/procent 100.0 100.0 Sursa: Centre for Strategy & Evaluation Services, Comisia European16 1.4. Evaluare i indicatori de performan n selecia indicatorilor de evaluare trebuie s se in seama de beneficiul adus comunicatii locale i de eficiena cu care au fost utilizate resursele financiare sau umane pentru realizarea obiectivelor propuse. Discrepanele dintre mediile socio-economice n care se nfiineaz incubatoare de afaceri fac dificil stabilirea unei reguli cantitative general valabile privind evaluarea succesului unui incubator. De exemplu, o zon cu activitate antreprenorial intens va fi mai favorabil dezvoltrii unei afaceri dect o zon cu activitate economic restrns, cu resurse financiare i umane restrnse. Evaluarea activitii unui incubator de afaceri, din perspectiva implementrii unor msuri active de combatere a omajului, se poate face printr-un numar de indicatori calitativi i cantitativi. Pentru a face o evaluare real a activitii unui incubator trebuie avute n vedere urmtoarele criterii: a) criterii bazate pe rezultate (monitorizare): gradul de utilizare a suprafeei incubatorului (n m2) numrul mediu de locuri de munc nou-create de fiecare IMM incubat numrul de IMM-uri incubate obiectele de activitate ale firmelor incubate numrul de IMM-uri nou-create, incubate subveniile obinute de fiecare IMM incubat numrul de IMM-uri excluse din incubatorul de afaceri numrul de angajai ai administratorului incubatorului raportul dintre numrul de angajai ai incubatorului de afaceri/IMM-urilor incubate serviciile livrate i calitatea lor numrul de spin-off create numrul altor companii create sau atrase valorea adugat local (ex: crearea de noi locuri de munca i creterea nivelului de

trai pe plan local) b) criterii economice (evaluarea impactului): costuri medii de operare costuri medii n investiii de capital costuri per loc de munc (brut) rata de faliment a IMM-urilor incubate dup terminarea perioadei de incubare ratele de supravieuire a IMM-urilor dup terminarea perioadei de incubare17 valoarea investiiilor n mijloacele fixe / suma total a investiiilor realizate de firmele incubate valoarea investiiilor strine atrase creterea medie a cifreide afaceri, alte rezultate financiare i economice schimburi comerciale cu parteneri economici i din afara ariei geografice de amplasare Comisia European folosete urmtoarele criterii pentru evaluarea performanei programelor i schemelor de cheltuieli: Criteriul Inputuri i procese Rezultate Eficien Durata de start-up: timpul necesar pentru a pune bazele unui incubator Cost de investiie al incubatorului: investiia total/ m2 Cost de operare: costurile de operare / numrul de angajai Rata de finanare public raportat la cea privat Generare de venit: venitul obinut de la clieni Cost pe unitate de incubare: investiia total / m2 Cost pe start-up: investiia total / numrul de start-uri Cost pe firm absovent a programului de incubare: investiia total raportata la numarul de firme care au ncheiat procesul de incubare Costul generrii de locuri de munc (net/brut): investiia total / numrul de locuri de munc create Utilitate Rata de ocupare: procent al spaiului incubatorului ocupat de firme Rata de utilizare a serviciilor:

procent al companiilor care folosesc serviciile oferite de incubator Rata de rspuns la chestionarele de satisfacie a clienilor: procent al firmelor incubate care au rspuns la chestionarul de satisfacie Numrul de firme care intr/ prsesc incubatorul; timpul petrecut n incubator Satisfacia clienilor: procent al firmelor care indic faptul c incubatorul contribuie la dezvoltarea lor Eficacitate Rata de creare de firme noi: procentul firmelor create din numrul de firme admise Durata de start-up: timpul necesar iniierii de noi afaceri Crearea de bunstare: cifra medie de afaceri a chiriailor i ratele anuale de cretere, valoarea adugat a activitilor ntreprinderilor.18 Rata de supravieuire: numrul/procentul de afaceri care nc mai funcioneaz dup 3 ani Numrul de locuri de munc nou create pe firm, evoluia anual precum i numrul de locuri de munc ocupat de ctre localnici, calitatea locurilor de munc Sustainabilitate Prag de rentabilitate finaciar Rata pieei: nivelul reducerilor de care beneficiaz chiriaii comparat cu costurile pieei Rata de absolvire: procentul de firme incubate care prasesc incubatorul anual Sectoare de cretere: procentul de firme care au ncheiat procesul de incubare i activeaz n sectoarele

aflate n cretere Rata de retenie: procent al firmelor care au ncheiat perioada de incubare i au rmas n zon Not: Investiia total este definit ca investiie n capital plus costuri de operare minus venitul din serviciile oferite de incubator i alte venituri care nu provin din granturi. Sursa: European Commission Enterprise Directorate General, 200219 2. PROCESUL DE NFIINARE A UNUI INCUBATOR DE AFACERI 2.1. Ipoteze de nfiinare De ce s pui bazele unui incubator? Incubatoarele ofer un mediu unde resursele private i cele publice rspund mpreun nevoilor pe care le au firmele mici n etapele critice ale dezvoltrii. Dezvoltarea comunitii depinde de afacerile mici, acestea genernd mai multe locuri de munc dect afacerile mai mari, precum i mai mult de jumtate dintre inovaiile importante. In plus, ntreprinderile mici sunt mai eficiente in ceea ce privete costurile de cercetare i dezvoltare. La nfiinare trebuie s se in cont de: Susinerea parilor interesate i calitatea echipei de management: incubatoarele de afaceri au anse mai mari de reuit n cazul n care sunt susinute printr-un parteneriat ntre sectorul public i cel privat. Locaia i sediul: incubatoarele de afaceri pot avea diverse tipuri de locaii i sedii in funcie de scopul lor; pot fi nfiinate att cldiri construite special n acest scop, ct i cldiri convertite ulterior. Rolul i obiectivele incubatorului: n general, principalele obiective sunt crearea de locuri de munc precum i creterea competitivitii economiilor locale Clienii incubatorului: succesul incubatorului depinde att de performana acestuia ct i de numrul de clieni atrai Tipul firmelor atrase: start-up, ramur a unei firme existente, spin-off din cadrul unei universiti sau centru de cercetare i dezvoltare etc. Finanarea start-urilor i consturile de operare Adaptarea la oportunitile zonei privind materiile prime i de alte resurse specifice: punerea n valoare a potenialului local, dar i adaptarea la noutile tehnologice care pot fi implementate n activitile tradiionale. Precepia local n ceea ce privete activitatea de consultan i utilitatea acesteia, precum i adpatabilitatea la un sistem nou de lucru prin acceptarea opiniilor unor specialiti din afara firmelor. Colaborarea cu factorii locali de decizie: sprijinul unor instiutii precum primria, prefectura, consiliile municipale i judeene, camera de comer, bnci, instituii de invmnt superior sau chiar cadre didcatice specializate n domenii conexe activitilor ce se vor desfura n incubator.20 2.2. Strategia incubatorului de afaceri

Strategia incubatorului de afaceri trebuie definit nc de la nceput. Astfel, deosebim: Incubatorul de afaceri structur independent non-profit Incubatorul de afaceri, ca o structur unic ce conine entiti publice, private, de educaie profesional, va trebui s acioneze ca o organizaie autorizat independent. Incubatorul are misiunea public de a participa la dezvoltarea regional. Datorit acestei misiuni publice incubatorul de afaceri trebuie s fie o organizaie non-profit. Problema independenei acestei organizaii non-profit este un factor cheie pentru a fi ncununat de succes, lund n considerare aciunea concertat a diferiilor actori i diferitelor structuri. Incubatorul de afaceri centru profesional de expertiz de calitate Incubatorul de afaceri trebuie s ofere servicii la cel mai nalt nivel i pentru aceasta este necesar recrutarea unui personal de nalt profesionalism. Incubatorul de afaceri centru internaional de resurse Funcionarea incubatoarelor de afaceri n cadrul unei reele va oferi posibilitatea schimbului de informaii ntre toi membrii acesteia. 2.3. Principii i stadii de nfiinare Pentru crearea unui incubator trebuie s se in seama de cel puin patru pai eseniali: formarea unei echipe de dezvoltare: un grup al stakeholder-ilor sau un comitet director cunoaterea procesului de incubare asigurarea resurselor necesare planificrii planificarea studiul de fezabilitate Principalele stadii pentru proiectarea i nfiinarea unui incubator de afaceri sunt: demararea studiului de fezabilitate dezvoltarea proiectului i evaluarea potenialul pieei elaborarea studiului de fezabilitate cutarea spaiului sau a terenului necesar incubatorului evaluarea necesitilor financiare i de personal cutarea surselor de finanare pentru demararea activitilor implementarea proiectului Explicarea pincipalelor stadii: Planificarea studiul de fezabilitate Faza iniial de planificare a incubatorului de afaceri const n strngerea de informaii i efectuarea unui studiu preliminar al condiiilor sociale, economice, politice, culturale i de 21 afaceri din regiunea selectat, pecum i analiza posibilelor influene pe care acestea le pot avea asupra evoluiei incubatorului. Un aspect esenial al studiului de fezabilitate l reprezint analiza condiiilor locale i piaa incubatorului. Studiul de fezabilitate trebuie s conin: analiza potenialilor clieni, legturi cu universitile, existena unui spaiu adecvat, estimrile fluxului de lichiditi, angajamentul ageniilor guvernamentale

Sugestii privind principalele capitole ale studiilor de fezabilitate Studiile de fezabilitate trebuie s aib n vedere urmtoarele probleme eseniale: Piaa: structura antreprenorial, nevoile actuale i viitoare ale potenialilor clieni Susinerea de ctre prile implicate: sprijin din partea comunitii i a stekeholder-ilor Utiliti i servicii Infrastructura (fizic i IT) disponibil Fezabilitate financiar: pe termen scurt i lung, inclusiv costurile de nfiinare. Piaa incubatorului - analiza nevoilor existente Analiza structurii pieei creia i se adreseaz incubatorul este foarte important. Este crucial pentru alegerea serviciilor oferite de ctre incubator, pentru satisfacerea nevoilor pe care le au clienii, ct i pentru acurateea previziunilor financiare. Evaluarea pieei necesit date obinute din diverse surse prin intermediul unor tehnici variate. 1. Analiza datelor statistice secundare Analiza unor date precum numrul de firme nou create i firme care au terminat perioada de incubare permite identificarea de trenduri relevante, de strategii economice i industriale de dezvoltare, precum i evidenierea potenialului existent. 2. Studii de pia O analiz a cererii are ca scop identificarea mrimii potenialei piee, caracteristicile i nevoile existente i viitoare. 3. Construirea chestionarului Aceast etap presupune identificarea respondenilor, a modului de obinere i de analizare a datelor. Exist dou grupuri principale de respondeni crora li se adreseaz chestionarul: Aspiranii: cei care doresc s i deschid o afacere acum sau n viitor (de exemplu studenii), ei reprezentnd piaa viitorului incubator. Printre problemele ntalnite la aceast categorie se numr faptul c nu sunt contieni de ceea ce nu tiu, pot avea ateptri nerealiste i doar o parte vor avea determinarea necesar pentru a pune bazele unei afaceri n viitor. Cu alte cuvinte, acest grup reprezint o surs care nu prezint ncredere, dar poate s genereze idei deosebite. Fondatorii de firme: cei care au nceput deja o afacere. Unele dintre afacerile acestui grup s-ar putea s fie in proces de incubare, n timp ce altele nu mai au nevoie de susinere. Fondatorii reprezint o surs credibil intruct au trecut prin acest proces.22 Totui, companiile individuale ar putea s nu devin cliente, iar n cazul n care condiiile se vor schimba substanial acestea nu vor mai fi reprezentative pentru viitoarea pia. 4. Consultri Discuii cu prile implicate, cu leaderi din domeniul afacerilor, cu organizaii care ofer sprijin companiilor, organizaii intermediare care strng date calitative i cantitative de pe pia, alturi de alte informii necesare pentru studiul de fezabilitate. 5. Grupuri de focus cu clieni poteniali

O metod bun de a analiza mai atent situaia i de a strnge date calitative o reprezint focus grupurile formate din pn la 12 poteniali clieni. Adesea sunt folosite ca urmare a unor chestionare pentru testarea ideilor de creare a unui incubator. Servicii Studiul de fezabilitate va facilita crearea planului iniial al serviciior ce pot fi oferite, n funcie de nevoile antreprenorilor vizai. Printre posibilele servicii oferite se numr: Servicii de pre-incubare: au menirea de a pregti piaa pentru incubarea intensiv, axndu-se pe dezvoltarea de idei i de planuri de afaceri, adesea coopernd cu universiti Incubare clasic: servicii oferite firmelor din spaiul incubatorului Incubare la distan: sprijin oferit companiilor care nu fac parte din incubator, dar care viziteaz ocazional incubatorul. Incubare virtual: suport on-line precum plan de afaceri, mentoring, consultan Servicii de post-incubare: susinerea companiilor care au terminat perioada de incubare Infrastructura Procesul de incubare n afaceri se bazeaz n general pe existena unor infrastructuri fizice i IT, al cror design va depinde de tipul incubatorului, de nevoile clienilor, sau de msura n care incubatorul va oferi servicii i firmelor din afara spaiului fizic al incubatorului. n general, cldirile trebuie s fie potrivite pentru o compartimentare flexibil, s se afle ntr-o locaie favorabil dezvoltrii afacerilor, s atrag costuri mici. Fezabilitatea financiar - att pe termen lung, ct i pe termen scurt, incluznd i costurile cldirii Dezvoltarea unui model fiabil care s permit independena financiar este o parte esenial a studiului de fezabilitate, aceast etap necesitnd ntre 2 i 10 ani. Este totui posibil ca un incubator s nu fie niciodat 100% autonom financiar, multe incubatoare de scucces depinznd de subvenii. Adesea ignorat sau amnat, autonomia financiar este o parte esenial a studiului de fezabilitate pentru realizarea previziunilor financiare. Costurile cu capitalul i cele operaionale trebuie sa fie estimate n studiul de fezabilitate i avute n vederea strngerii de fonduri. 23 Luarea deciziilor Odat terminat studiul de fezabilitate, prile implicate trebuie s analizeze rezultatele nainte de a lua decizia final. Dei acest lucru poate fi dificil, exist opiunea renunrii la propunerea iniial sau modificarea acesteia astfel nct incubatorul s fie fezabil i relevant. 2.4. Fazele incubrii i etapele de nfiinare ale incubatoarelor de afaceri

Tipuri de intervenii pentru IMM-uri Stadiile procesului de incubare i interveniile pe care le implic acestea asupra ntreprinderilor incubate pot fi privite n paralel cu ciclurile de afaceri ale IMM-urilor, astfel: Etap Caracteristici Cuvinte cheie Germinare preincubare Aceasta este prima etap de intervenie i const n acordarea de asisten n dezvoltarea ideii de afaceri. Aceasta este o etap pe care nu i-o pot permite dect unele incubatoarele, dac beneficiaz de sprijin public sau au acces la capital de risc. Acest tip de intervenie este deseori necesar n industriile high-tech i n incubatoarele ataate unei universiti. Generare de idei Costisitor Riscant Sprijin public Incubare Aceast etap apare din momentul n care a fost formulat un plan iar firma i-a nceput activitatea. Incubatoarele pot asista la rafinarea planului, la construirea echipei, pot asigura resurse i pot investi n ntreprinderea format. Acest tip de intervenie are loc relativ timpuriu, nainte ca ntreprinderea s devin profitabil. Start-up Costisitor Subvenionare parial Postincubare In aceast etap compania este deja profitabil si nu mai are nevoie de servicii din partea incubatorului. Dei intervenia incubatorului nu mai este necesar, multe incubatoare continu s gazduiasc o parte din firmele aflate n aceast etap de dezvoltare pentru o perioad de timp, relaia cu companiile mature fiind important pentru asisten i pentru subvenionarea altor programe. Maturitate Siguran Fazele etapelor de nfiinare IDEEA Analiza pieei, ntalniri cu prile implicate i interviuri Studiul iniial de fezabilitate ntlniri cu poteniali parteneri i investitori Identificarea susintorilor, a investitorilor, managerilor, mbuntirea ideii, nelegerea pieei24

PLANUL Finalizarea planului de afaceri i stabilirea fondurilor necesare ntlnirea prilor implicate - decizia de acionare Obinerea de mprumuturi, nceperea operaiunilor Construirea propunerii de afacere PREGTIREA Angajarea managerului i a echipei de proiect nregistrarea companiei Deschiderea biroului Finalizarea proiectului arhitectural Finalizarea contractelor de construcie Asigurarea finanrii Finalizarea conceputului, garantarea finanrii, identificarea echipei iniiale CONSTRUCIA Pregtirea terenului, curarea nceperea construirii Angajarea personalului esenial Angajarea echipei de administrie Finalizarea lucrrilor Mobilarea i doatarea cu utiliti nceperea campaniei de promovare Asigurarea strategiei de incubare i a alianelor Instalarea echipamentelor electrice i electronice Coordonarea procesulu,consrtuirea notorietii i a parteneriatelor LANSAREA Mobilarea birourilor Conectarea la internet i la sever Ceremonia oficial de deschidere Prezentarea incubatorului, realizarea unui trg de joburi, oferiea de premii Adminstratorul IA i echipa sa ar trebui angajai ct mai repede posibil, avnd ca sarcin supravegherea construciei, a proiectului, a alianelor strategice i angajarea personalului. Dei iniial este angajat provizoiru, echipa poate deveni una permanant n cazul n care se dovedete a fi performant. Aceast echip va monitoriza logistica i construciile, va trebui s fac dovada unor caliti manageriale deosebite i se va asigura c este respectat planul. 2.5. Sursele, resursele necesare si implicaiile aferente Majoritatea incubatoarelor primesc finanare din fonduri publice sau prin parteneriate dintre sectorul public i cel privat. Unele incubatoare au fost finanate de ctre universiti sau corporaii, altele fiind dependente de granturi sau consorii public-private. Incubatoarele de afaceri i serviciile oferite de acestea n exemplele anterioare presupun existena unei relaii simbiotice ntre instituiile de educaie superioar i comunitatea tiinific pentru a facilita transferul de capital intelectual ctre cel economic. Suportul dat de ctre 25

incubator este direcinat ctre companiile nou fondate, tehnologice, orientate spre economia de cunoatere. Aproape o treime dintre programele de incubare sunt sponsorizate de organizaii din domeniul privat al dezvoltrii economice, in timp ce entiile guvernamentale reprezint aproape 21%, iar 20% instituiile academice, universitile, colegiile tehnice. n multe ri programele de incubare sunt finanate de ctre guverne naionale ca parte a strategiei de dezvoltare. n SUA programele de incubare sunt finanate n cea mai mare parte de ctre comunitate. O surs frecvent o reprezint Adminstraia Economic pentru Dezvoltare a SUA, dar n momentul n care programul devine operaional nu mai primete fonduri federale. Chiriile i/sau taxele pltite de clieni reprezint 59% din veniturile incubatorului, contractele pentru servicii i granturi reprezint 18%, in timp ce subventiile reprezint 15%. Numeroase incubatoare non-profit sau private au fost lansate in anii 90 de ctre investitori i organizaii care urmreau obinerea de profit pentru a lansa rapid afaceri i pentru a obine cstiguri mari. n acea perioad, NBIA a estimat c 30% dintre programele de incubare aveau ca scop obinerea de profit. Cu toate astea, n perioada crizei dot-comului multe dintre aceste programe au fost nchise. Conform chestionarului realizat de NBIA n 2002, Situaia incubatoarelor de afaceri, 16% dintre incubatoarele respondente aveau ca scop obinerea de profit. Prin comparaie, n 2006, cifra s-a redus la 6%. Printre priorittile asumate de UE n 2006 se numr i promovarea antreprenoriatului i creterea potenialului IMM-urilor. n acest context, Fondul European pentru Dezvoltare Regional (ERDF) susine infiinarea de uniti de incubare i servicii conexe n ntreaga Uniune. Necesar de Resurse Sediul incubatorului trebuie sa fie situat ntr-o cldire corespunztoare, nou sau existent,dup o eventual reconversie, care s cuprind spaii pentru o zon de recepie, cantin, manifestri expoziionale, birouri pentru ntlniri protocolare, sli de instruire i conferine, birouri pentru personalul incubatorului. Este de dorit ca unitatea de incubare sa fie amplasat n zona industrial a oraului, din raiuni ce in de eventuale colaborri, de atragerea firmelor interesate i de publicitare. De asemenea,

va trebui racordat la toate utilitile i s aiba spatiu propriu pentru parcare. Exemple internaionale de fonduri care reprezint surse de finanare a investiiilor n Incubatoare de Afaceri a) Fondul European de Investiii b) Banca European de Investiii c) Fonduri private: Banca Barclays, UK: ofer finanare n principal pentru proiectele Parcurilor tiinifice i incubatoarelor active n economia cunoaterii Genova High Tech S.p.A, Italia: ofer mprumuturi pentru finanarea i susinerea de parcuri tehnologice i tiinifice, 26 Phenicia Seed Fund - Fond privat care sprijin companiile tunisiene mai tinere de 5 ani i care sunt implicate n domeniul inovaiei, inclusiv incubatoare de afaceri d) Cooperarea dintre programul de cercetare i Iniiativa pentru inovare 2000 dintre Comunitatea European reprezentat de Comisia pentru Comuniti Europene i Banca European de Investiii stimularea cercetrii i dezvoltrii de tehnologii, de infrastructur a cercetrii precum i promovarea companiilor high-tech si a incubatoarelor 2.6. Structura organizaional, organigrama i statutul Avnd n vedere modalitile prin care incubatorul atrage resursele folosite pentru satisfacerea necesitilor locale de dezvoltare a unui sector complex i diversificat, cea mai portivit form legal de nfiinare este de asociaie non profit. Aceast form juridic permite colaborarea n cadrul asociaiei a tuturor factorilor locali care pot sprijini eficient incubatorul, fr a crea probleme de ordin legal att instituiei ct i membrilor fondatori. Incubatorul se poate nfiiina i sub alte forme jurdice (S.A., S.R.L etc.), n acest caz unele instituii locale (adminstraie public, instituii de nvmnt, programe guvernamentale etc.) avnd dificulti n a se integra ca sprijinitori ai activitii acestuia. Obiectul de activitate va cuprinde n principal: acordarea de asisten ctre potenialii ntreprinztori i ctre ntreprinderi privind nfiinarea acestora, pentru administrarea lor n faza de demarare a activitii, pentru soluionarea unor probleme financiare, organizatorice, manageriale, tehnice etc. culegerea, prelucrarea i disemninarea de date i de informaii, sub rezerva protejrii celor cu caracter confidenial, crearea de baze i bnci de date pentru ntreprinderi mici i mijlocii organizarea, realizarea i participarea la activiti specifice de instruire, facilitarea accesului la resursele necesare apariiei i dezvoltrii ntreprinderilor din sectorul privat i, dup caz, acordarea de sprijin direct n acest sens identificarea, selectarea i promovarea de idei i proiecte inovative desfurarea de aciuni n vederea dezvoltrii instituionale pe plan local desfurarea de actiuni de sprijinire a parteneriatului n afaceri, schimb de experien n

domeniu, de transfer de tehnologie i de participare la trguri i expoziii desfurarea de aciuni specifice menite s identifice i s sprijine parteneriatul ntre conducerea marilor ntreprinderi cu capital majoritar de stat i angajaii acestora n vederea identificrii de ctre acetia a unor activiti din respectivele nterprinderi private, precum i acordarea de asisten de specialitate pentru desprinderea lor de ntreprinderea mam, cu sprijinul acesteia din urma (spin-off) consultan, training, servicii de marketing, management, contabilitate-financiar, leasing de utilaje i de echipamente organizarea i asigurarea selectrii de ntreprinderi mici i mijlocii n vederea acordrii de sprijin participarea la reelele de incubatoare de afaceri27 colaborarea cu instituiile de nvmnt i de cercetare, cu camere de munc, n vederea unui schimb reciproc de informaii utile dezvoltrii activitii privind nteprinderile mici i mjlocii private elaborarea de studii i cercetri pentru extinderea sectorului privat pe plan local i pentru realizarea celorlalte scopuri ale asociaiei; editarea, tiprirea i difuzarea de publicaii specifice, organizarea de colocvii, simpozioane, conferine, cursuri, potrivit scopurilor sale, inclusiv prin intermediul unor programe externe organizarea de aciuni de parteneriat internaional privind ntreprinderile mici i mijlocii; atragerea i utilizarea, in condiiile legii, de surse de finanare i resurse sub form de subvenii, subscripii, donaii, contribuii, cotizaii, sponsorizri, contravaloarea unor prestri de servicii i altele asemenea. Activitatea unui incubator de afaceri presupune o serie de servicii care trebuie coordonate, astfel nct rezultatul s conduc la un mediu favorabil dezvoltrii de relaii ntre compartimente bine structurate i organizate. Aceasta se poate realiza prin delegarea de atribuii clare personalului de conducere a incubatorului pe baza unei ierarhizri a procesului decizional i a unor proceduri informaionale prestabilite. Echipa de adminsitrare se recomand a avea un administrator, un jurist, un consultant pentru training, un asistent training, un contabil (media staffului in Europa este de circa 5 persoane). Aceast structur este ns foarte flexibil, depinznd in special de mrimea i scopul incubatorului de afaceri.28 3. PROCEDURA DE IMPLEMENTARE A INCUBATORULUI 3.1. Seleciile i achiziiile Cele mai importante selecii n cadrul unui incubator de afaceri sunt cele legate de administratori, personal i firmele incubate. Administrarea incubatorului - selecia administratorului, obligaii, drepturi, competene n funcie de modalitatea de constituire a incubatoarelor tehnologice i de afaceri, desemnarea administratorului se poate face diferit. n cazul parteneriatelor public-private de exemplu, incubatorul poate fi constituit printr-un act de asociere n participatiune, ncheiat ntre autoriti

publice, societi comerciale, ONG-uri, Agenii de Dezvoltare Regional sau alte instituii cu caracter reprezentativ pentru domeniul de activitate al incubatorului, care au capacitatea de a gzdui i administra incubatorul, precum i aceea de a acorda asistent tehnic i de a instrui potenialii ntreprinztori n perioada premergtoare incubrii. Incubatorul creat n acest fel poate fi reprezentat de o companie desemnat n urm unui proces de selecie pe baza unei proceduri de licitaie public deschis, n vederea asigurrii managementului strategic al incubatorului, a unor reguli coerente i unitare pentru toi clienii incubatorului. Administratorul Incubatorului este, n general, o societate comercial sau un ONG subcontractant. Administratorul incubatorului este responsabil de aspectele operaionale, care trebuie s fie clar definite, i de conducerea incubatorului tehnologic i de afaceri. n cazul n care administratorul este selectat dup demararea procesului de realizare a infrastructurii de afaceri el poate face obiectul procesului de selecie n baza unor criterii identificate de autoritatea public, nefcnd obiectul unei achiziii/cesiuni atta timp ct nu sunt angajate ntre autoritatea public i administrator sume de la bugetul de stat/local, activitatea administratorul fiind neremunerat de la buget ci prin autofinanare, din servicii prestate n favoarea firmelor incubate. Principalele atribuii ale administratorului incubatorului sunt urmtoarele: rspunde de administrarea incubatorului tehnologic sau de afaceri; ncheie contracte de prestare a serviciilor cu rezidenii incubatorului; asigur personalul pentru prestarea serviciilor incubatilor; asigur integritatea patrimoniului incubatorului tehnologic i de afaceri; desfoar activiti de atragere a investiiilor pentru dezvoltarea incubatorului; stabilete i menine relaii cu reelele internaionale de incubatoare tehnologice i de afaceri; creeaz i ntreine baza de date pe profilul activitii incubatorului valorific toate facilitile legale n beneficiul incubailor. Administratorul reprezint incubatorul n relaiile cu autoritile administraiei publice centrale i locale. Aptitudinile echipei care administreaz incubatorul i adoptarea unei abordri de afaceri coerente n ceea ce privete relaiile incubator-incubat sunt importante pentru atingerea unor standarde de performan i de practici. Administratorii incubatorului trebuie s prezinte calificarea i experiena adecvat pentru a asigura marketing-ul i suportul pentru planificarea

afacerilor. Aceasta trebuie s fie n concordan cu nevoile specifice ale micilor ntreprinderi incubate.29 ntre trasaturile pe care trebuie s le aib cei care asigur administrarea incubatoarelor amintim: capacitate antreprenorial i caracter inovativ; capacitate de asumare a riscurilor i responsabilitate; perseveren n atingerea obiectivelor; caliti de lider: influenarea comportamentelor angajailor pentru atingerea obiectivelor incubatorului cu ajutorul instrumentelor de natur psiho-social (motivare, implicare n realizarea obiectivelor, generarea satisfaciei etc.), abilitatea de a anticipa evoluiile mediului economic, politic i social i de a face fa schimbrilor care pot interveni; abilitatea de gestionare a conflictelor; abilitatea de a lucra n echip, dar i de a relaiona cu toate categoriile de stakeholderi (clieni ai incubatorului, finanatori, autoriti, mass media etc.). Personalul angajat trebuie s aib competene conform posturilor pe care le ocup, dar i abiliti de lucru n echip, de adaptare la nevoile i cerinele fiecruia dintre clienii incubatorului, responsabilitate i perseveren n ndeplinirea sarcinilor care le-au fost atribuite etc. Pe lng calificrile managerilor i a personalului, important pentru performan incubatorului este raportul dintre numrul personalului incubatorului i numrul afacerilor incubate la un moment dat. Angajarea unui personal corespunztor pentru incubator depinde de dimensiunea i resursele avute la dispoziie Experien arat c un incubator de afaceri standard are 2-3 persoane de conducere (manageri), la un raport ntre staff-ul incubatorului i personalul clienilor de 1:9 (bazat pe un calcul de 18 firme pe incubator). n general managerilor li se adaug 1-2 persoane pentru activitile de secretariat i 2-3 persoane pentru alte categorii de activiti de baz ale incubatorului. Un total de 6- 7 persoane ale incubatorului pentru o capacitate de 18 firme incubate este un raport mediu, eficient, european. n cazul Romniei, la 20 de firme incubate sunt circa 2-3 persoane, care se adaug la manageri pentru echipa de administrare. Avand n vedere c, pe lang activitatea manageriala, incubatoarele asigura i alte servicii (contabilitate i servicii financiar-bancare, servicii imobiliare, management de personal, educaie/training, calificare legal, vnzri, comer, marketing, servicii ce in de tehnologia informaiei i comunicaiilor), acoperirea tuturor acestor servicii cu personal direct angajat de ctre incubator poate conduce ctre o redimensionare a personalului acestuia , dup caz. Un alt indicator referitor la personal este proporia de timp dedicat oferirii serviciilor directe ctre clieni, n raport cu activitatea administrativ de rutin. n general, ntr-un incubator eficient, personalul su acord maximum 40% din timp pentru activitatea administrativ de

rutin i restul de timp pentru servicii directe cu clienii. Selectarea incubailor - criterii de selecie Prin procesul de selectare a incubailor trebuie s se urmreasc selectarea ideilor de afaceri care corespund cel mai bine scopului incubatorului. Este una dintre cele mai importante sarcini ale echipei de administrare a incubatorului, de alegerile fcute depinznd, n mare msur, rentabilitatea i succesul general ale incubatorului. Politica de selectare poate fi diferit de la un incubator tehnologic i de afaceri la altul, n funcie de obiectivele acestora. Unele incubatoare definesc foarte clar grupurile int crora li se adreseaz, n timp ce altele adopt clienii pe baza principiului primul venit, primul servit. Experiena arat, ns, c performanele sunt mai ridicate, atunci cnd afacerile incubate ntr-un singur loc se ncadreaz n acelai domeniu economic sau domenii complementare, care se influeneaz, i cnd incubatoarele se focalizeaz pe afacerile cu potenial de cretere i de dezvoltare rapid. 30 Un alt aspect important n procesul de selectare este reprezentat de posibilitatea de a face selecia dintr-un numr ridicat de companii start-up, crescnd astfel ansele de a le alege pe cele care au anse mai mari de dezvoltare. Procesul de selectare a incubailor presupune sabilirea criteriilor de selecie i a modalitii de desfurare a procesului de selecie (paii care vor fi urmai n evaluarea firmelor) Criteriile de selecie a afacerilor incubate: stadiul de dezvoltare al firmei n momentul acceptrii n incubator (dac a fost constituit legal sau se afl nc n stadiul de idee, dac exist deja pe pia i de ct timp, ori dac firma poate fi o divizie a unei companii existente pe pia de mai mult vreme); compatibilitatea afacerii cu tipul i obiectivele incubatorului (de exemplu, dac vorbim de un incubator axat pe biotehnologii, nu ar putea raspunde favorabil solicitrii unei firme care produce textile); viabilitatea tehnic/comercial a proiectului; potenialul antreprenorial i managerial al viitorului client (incubat); gradul de inovare al afacerii i impactul tehnologic; potenialul de dezvoltare i impactul asupra economiei zonei n care activeaz firma; numrul de locuri de munc create i impactul afacerii incubate asupra societii n ansamblul ei; acceptarea serviciilor de consultan oferite i capacitatea proprie de a plti facilitile i serviciile asigurate de incubator; impactul asupra mediului msur n care activitatea incubata, prin atingerea

potenialului maxim de dezvoltare (tehnologii, resurse utilizate, generarea de deeuri) afecteaz calitatea mediului nconjurtor. Unele incubatoare (mai ales incubatoarele europene) solicit potenialilor clieni s pregteasc un plan de afaceri complet nainte de admiterea n incubator. Alte incubatoare se concentreaz pe momentul lansrii afacerilor, n timp ce altele fac o combinaie ntre cele dou variante. Potenialii clieni trebuie s fie evaluai nu numai din punctul de vedere al propriei afaceri, dar i din punctul de vedere al abilitilor acestora de a se adapta mediului de incubare i de a coopera cu ali beneficiari ai incubatorului de afaceri i cu echipa managerial. Modalitatea de desfurare a procesului de selecie n desfurarea procesului de selecie, este indicat s se respecte anumii pi, care s asigure o evaluare ct mai bun a afacerilor ce vor fi incubate. n stabilirea acestor pi, trebuie s se in cont de: necesitatea unei evaluri preliminare a firmelor; necesitatea unor cursuri de instruire iniiale pentru antreprenori (care s abordeze, de exemplu, tematic elaborrii unui plan de afaceri) nevoia unor ntlniri directe ntre managerii incubatorului (sau a personalului responsabil de procesul de selectare) i antreprenori; 31 comitetul de evaluare desemnarea experilor care s participe n procesul de selectare a incubailor (este de preferat ca evaluarea firmelor/ antreprenorilor s fie realizat de experi din afara incubatorului) Deoarece procesul de selectare a incubatilor este unul complex, implicnd o evaluare a firmelor din mai multe perspective, este indicat c membrii comitetului de evaluare s provin din medii diferite: personal din cercetare-dezvoltare, axat, n special, pe domeniul tehnologiilor i inovaii i aplicabilitatea lor n sectoarele economiei; oameni de afaceri i profesioniti n marketing, care pot evalua firmele din punct de vedere al potenialul de dezvoltare; autoriti locale/regionale i instituii din domeniul dezvoltrii, care s evalueze impactul afacerilor asupra societii n ansamblul ei; reprezentani ai echipei de administrare a incubatorului, care s evalueze gradul de integrare al firmei n incubator, raportat la obiectivele incubatorului i la celelalti incubati. Pentru buna funcionare a incubatoarelor i realizarea obiectivelor stabilite este, de asemenea, important stabilirea unei strategii de ieire a firmelor din incubator i stabilirea unor msuri de monitorizare a activitii i rezultatelor acestora ulterior prsirii incubatorului, chiar de la nceputul incubrii afacerilor.

Astfel, ntreprinztorii sunt ncurajai s prseasc incubatorul n momentul n care au atins un potenial semnificativ i dezvoltarea lor nu se mai poate face n cadrul incubatorului. Strategia de ieire din incubatorul de afaceri trebuie sa includ: definirea limitei maxime de timp privind perioada de incubare; stabilirea ratei chiriei - unele incubatoare cresc progresiv cheltuielile locatarilor n dezvoltare, tocmai pentru a-i stimula s prseasc incubatorul i s creeze spaiu disponibil pentru alte afaceri de incubat; stimularea clienilor pentru a prsi incubatorul de afaceri i a nchiria spaii mai mari sau de a-i construi propriile sedii administrative i spaii de producie n momentul atingerii obiectivelor iniiale de dezvoltare ; eliminarea subveniilor dac este cazul; stabilirea unor obiective de cretere economic ce trebuie atinse, n caz contrar firmele fiind nevoite sa prseasc incubatorul. Exist ns i incubatoare care nu au stabilit reguli precise de ieire. Aceste incubatoare au costuri reduse de nchirere a spaiului i pentru serviciile oferite analizeaz cu mare atenie gradul de ocupare a spaiului. In urma procesului de selecie, este ncheiat contractul cu firma incubat. Acesta va cuprinde: definirea proiectului care urmeaz a fi dezvoltat; obligaiile i drepturile firmei incubate; obligaiile i drepturile incubatorului; costuri, termene limit i penalizri; perioada de validitate a contractului i posibilitile de rennoire a acestuia; situaiile de reziliere a contractului. 32 3.2. Evaluare i Monitorizare Proceduri de monitorizare i evaluare a incubrii n funcie de obiectivele stabilite n planul de afaceri, aceste proceduri trebuie s stabileasc de fapt indicatorii de performan care determin att monitorizarea pe parcursul diverselor stadii de incubare, ct i evaluarea. Aceti indicatori s-ar putea structura dup cum urmeaz: Indicatori de eficien operaional: - numrul de solicitri i rata de transformare n ntreprinderi incubate; - tipurile de activiti atrase; - rata firmelor ieite din incubator i localizate n teritoriu; - rata nereuitelor; - eficiena cu care sunt furnizate serviciile; Indicatori de perfoman financiar: - nivelul veniturilor i cheltuielilor; - capacitatea de a asigura fluxul de numerar; - costurile per incubat Indicatori de impact local: - numrul de omeri care s-au transformat n ntreprinztori;

- numrul de locuri de munc rezultate prin crearea de noi ntreprinderi; - gradul de comercializare i transpunere n practic a cercetrii tiinifice Detaliind aceti factori, pot fi sugerai urmtorii indicatorii de performan pentru monitorizarea i evaluarea performanelor incubatorului: Criterii de performan Indicatori 1. Identificarea potenialilor ntreprinztori Numrul de solicitri 2. Crearea de ntreprinderi Numrul de afaceri reuite i implantate ca ntreprinderi n teritoriu 3. Crearea de locuri de munc Numrul de locuri de munc create n firmele incubate i n cele ieite din incubator 4. Crearea de valoare Valoarea adugat aportat de firmele incubate 5. Calitatea proiectelor Gradul de ndeplinire a criteriilor de admitere n incubator 6. Gradul de rotaie a incubailor Rata ieirilor33 7. Calitatea serviciilor incubatorului Opiniile incubailor 8. Capacitatea de autofinanare Capacitatea de a realiza fluxul de numerar Modul n care clienii sunt monitorizai pe parcursul incubrii este un indicator important pentru maximizarea anselor de supravieuire a afacerii i pentru a stabili ratele de cretere. O caracteristic a incubatoarelor este aceea c incurajeaz comunicarea n reea, ntre clienii incubatorului, pentru a asigura schimbul permanent de informaii i experien n dezvoltarea afacerilor. Aceasta presupune, ns, un anumit grad de omogenitate a afacerilor incubate, care depinde de tipul incubatorului i de criteriile de selecie a incubailor. Majoritatea incubatoarelor ofer, n prezent, asisten afacerilor incubate i dup ncheierea perioadei de incubare, dar i unor afaceri locale/regionale care nu sunt incluse n incubator, de obicei prin intermediul internetului (incubare virtuala). Acest concept de servicii suport, de cele mai multe ori integrate, este unul dintre elementele eseniale ale unui incubator. Dar nu toate incubatoarele dispun de aceste servicii i faciliti n interiorul lor. De aceea, incubatoarele incurajeaz clienii s nvee unii de la alii, s lucreze n reea, s apleze i la furnizori externi incubatorului. O problem managerial important o reprezint stabilirea tarifelor pentru serviciile prestate de incubator clienilor (locatari sau externi), existnd, deopotriv, argumente

pentru i contra subveniilor publice. n general, incubatoarele cauta s obin un echilibru n cadrul politicilor de tarifare a serviciilor. Unele incubatoare ofer chiar servicii gratuite, incorporand serviciile oferite n pachetul general de nchiriere a locaiei, dar cea mai mare parte a incubatoarelor europene (doua treimi n UE) solicit clienilor s plateasc separat serviciile oferite. Ciclul de incubare dezvoltarea IMM-urilor Perioada de incubare dureaz, in medie, ntre 3 i 5 ani, deci ieirea din incubator se poate produce numai dup aceast perioad. O analiz a incubatoarelor europene a stabilit o medie de 43 de luni pentru incubarea de succes a unei afaceri, existnd diferene semnificative la nivelul statelor membre. n Finlada, de exemplu, durata medie de incubare este de 35 de luni (foarte aproape de media europeana), n Frana i Spania aceast durat este de numai 6 luni n medie, iar n Italia, de 53 de luni. Aceste diferene sunt date de stabilitatea pieelor, de legislaiile privind facilitile acordate firmelor nou nfiinate etc. Sunt, ns, domenii precum biotehnologiile, nanotehnoiogiile, dezvoltarea aparaturii medicale care, prin natura lor, necesit o perioad mai mare de incubare dect media. Evaluare i monotrizare periodic a performanelor Incubatoarele de Afaceri trebuie s ntreprind, periodic, o revizuire cuprinztoare a operaiunilor lor. Aceasta reprezint o parte din actualizarea proceselor normale de planificare de afaceri sau o faz preliminar a unei schimbri radicale: restructurare, dezvoltarea sau reducerea activitii, adugarea de noi servicii. Aceasta este o condiie prealabil pentru obinerea unei finanri suplimentare n cadrul unor programe de finanare. Scopul este de a a evalua performana la modul cel mai realist i posibil. Beneficiile efecturii unei evaluri includ: ofer o baz solid pentru dezvoltarea viitoare / deciziile de planificare mbuntete operaiile i programele din incubator34 compar performana cu alte Incubatoare (naionale & internaionale) ofer o platform pentru atragerea de sponsorizri ndeplinete cerinele organismelor de finanare Criterii pentru evaluare Incubatoarele sunt entiti complexe care implic un numr de interese i de obiective. Grupurile de interese (fiecare putnd avea un anumit punct de acoperit) includ: prile interesate (skeholders) sponsori, inclusiv organizaii de finanare firme de consultan n afaceri angajai consiliul de conducere

Criterii comune tuturor Incubatoarelor: reducerea eecului n afaceri crearea de locuri de munc dezvoltare economic local dezvoltare regional i diversificare nlocuirea importurilor comerul cu cercetare tranferul tehnologic Metodologie Pentru evalurile interne i externe: Fixarea misiunii i a obiectivelor pentru evaluare (termenii de referin). Reunirea unui grup de lucru pentru evaluare care s ia n considerare punerea n aplicare a termenilor de referin i, n special, s identifice datele din urmtoarele documente: - Studii de fezabilitate i planuri de afaceri - nregistrri financiare - Raportul managerului - Rapoarte anuale i de alt tip - Rapoarte privind utilizarea serviciilor - nregistrrile de leasing Pentru auto-evaluri este mai uor s se urmeze un chestionar existent, pentru a asigura utilizarea unor definiii standardizate i pentru a putea compara rezultatele. Chestionare Gardener i Bearse sunt utile pentru acest scop.35 Pentru o evaluare extern, consultantul ar trebui s fie selectat pe baza cunotinelor sale despre industria incubatorului. Att evalurile interne ct i cele externe pot lua n considerare urmtoarele domenii: Ptrunderea pe pia - definirea pieei - identificarea numrului i tipului de ntreprinderi nou nfiinate care pot beneficia de un incubator - ncadrarea n perspectiva economic a regiunii Relaiile cu serviciile de sprijin pentru ntreprinderile existente (Incubatoarele lucreaz cel mai bine atunci cnd se integreaz ntr-o serie de strategii de sprijin n afaceri). Analiza n vederea stabilirii dac Incubatorul este modelul cel mai adecvat avnd n vedere circumstanele economice actuale Sunt ndeplinite interesele prilor cheie? (Modelul standard independent funcioneaz cel mai bine atunci cnd este sprijinit de comunitate.) Revizuirea managementului i structurii personalului Evaluarea valorii sponsorizrii Oportunitatea i calitatea cldirilor Evaluarea calitii i a gamei de servicii livrate prin intermediul incubatorului Evaluarea sustenabilitii financiare. O abordare a evalurilor din incubator vine din perspectiva clientului. Un manager de incubator trebuie s adune n mod regulat feedback de la clienii si privitor la utilitatea i eficiena programelor i serviciilor din incubator. Pe baza feedback-ului i cu meninerea misiunii

incubatorului n minte, managerul poate astfel s elimine sau s ajusteze serviciile ineficiente sau s aduge noi programe care reflect cererile clienilor i nevoile n permanent schimbare. Anchetele n rndul clienilor reprezint o modalitate util de a aduna date despre rezultatele incubatorului ct i cu privire la satisfacia clientului. ntrebri care ar viza satisfacia clientului pot acoperi: Programe de instruire i mentorat Spaiu i faciliti Crearea de reele i evenimente sociale Acordarea de asisten firmelor pentru obinerea finanrii Programul de furnizare de servicii Performana personalului din Incubator Clienii vor aprecia oportunitatea de a nota programele i serviciile din incubator. Un alt mod eficient de a aduna date de intrare este de a organiza focus grupuri. Folosite n combinaie cu sondajele, acestea ofer o imagine mai ampl i poate s determine reacii mai spontane din partea participanilor. Unii manageri cer companiilor care au terminat perioada de 36 incubare s participe la sesiuni de focus grup pentru c, de multe ori, acestea manifest o mai mare recunoatere pentru experiena pe care au dobndit n perioada cnd erau firme incubate. Exemplu: Sistemul Web Management pentru Msurarea Performanei Incubatorului (Web-ADI), al reelei de incubatoare din Minas Gerais, Brazilia Web-ADI este un sistem de management al informaiei care elaboreaz diferii indicatori n legtur cu un incubator i cu afacerile incubate, oferind astfel informaii utile pentru deciziile strategice. Principalul obiectiv al instrumentului este s ajute reeaua incubatoarelor i organizaiile sale de sprijin n acordarea de asisten sistematic incubatoarelor de afaceri din reea i clienilor lor, prin informaiile relevante furnizate de ctre managerii acestora. WEB-ADI este un instrument pentru colectarea i analizarea datelor din sistemul de incubare n Minas Gerais i a fost folosit ca un monitor de informare real a noilor activiti de asisten. De asemenea, aceasta a furnizat incubatoarelor un instrument care colecteaz datele obiective i informaiile de referin pentru a mbunti gestionarea i dezvoltarea celor mai multe incubatoare n Statul Minas Gerais. Instrumentul ncearc s evalueze performana incubatoarelor prin colectarea periodic a informaiilor. Acest instrument are nevoie de o atitudine de cooperare din partea managerului incubatorului. Datele sunt utilizate pentru a elabora indicatori legai de performan i de rezultate. 3.3. Planul de lucru i bugetul aferent incubatorului de afaceri Planul de afaceri al incubrii (proiectare, evaluare) Scopul realizrii planului de afaceri Elemenete cheie n proiectarea planului

(n funcie de scop) Atragerea de fonduri necesare Concentrare pe demonstrarea riguroas a sustenabilitii i eventual a profitului Planificarea modului de evoluie Evitarea crizei de fonduri sau reducerii activitii Evaluarea dinamicii Analizarea proiectul iniial, condiiilor obiective i modului de aciune pentru viitor Nevoi de Finanare Conform, National Business Incubation Association (NBIA), media de finanare a constituirii unui incubator de afaceri este cuprins n intervalul 72,320 - 207,500 USD. Tabelul de ma jos face o 37 comparaie a acestor estimri cu costurile de nfiinare i operare ale incubatoarelor de afaceri din cadrul Programului de nfiinare i dezvoltare de incubatoare de afaceri n Romnia, coordonat de AIPPIMM i implementat de PNUD. Costuri de operare (RON) IA Alba Iulia, Braov, Covasna Estimare NBIA, SUA TOTAL 2005-2008 Minim estimat Maxim estimat Grant-uri pentru echipament 79.538 96.750 288.750 Grant-uri pentru costuri de startup, utiliti & servicii specializate 553.463 87.000 202.500 Organizare de seminarii, vizite de studiu 8.519 12.000 18.000 Promovarea activitilor incubatoarelor de afaceri 5.235 21.300 38.250 TOTAL 1.083.289 217.050 622.500 3.4. Raportri Raportrile referitoare la stadiul de realizare a programului de incubare, precum i cele privind monitorizarea IMM-urilor incubate, ntocmite de managerul / administratorul incubatorului, au loc periodic (semestrial, anual) i sunt prezentate finanatorilor i altor pri interesate. Acestea trebuie s se refere, printre altele, la urmtorii indicatori principali: gradul de utilizare a suprafeei incubatorului (n m2);

numrul mediu de locuri de munc nou-create de fiecare IMM incubat; numrul de IMM-uri incubate; numrul de IMM-uri nou-create, incubate; subveniile obinute de fiecare IMM incubat, conform procedurii; numrul de IMM-uri excluse din incubatorul de afaceri; costuri per loc de munc (brut); rata de supravieuire a IMM-urilor incubate dup terminarea perioadei de incubare; valoarea investiiilor n mijloacele fixe; rezultate financiare i economice, creterea medie a cifrei de afaceri i a profitului. n cadrul programului AIPPIMM, implementat de PNUD, alturi de rapoartele realizate de administratorul incubatorului, echipa de proiect a PNUD elaborez rapoarte narative, semestrial, raporate financiare semestrial i anual i rapoarte periodice de informare asupra stadiului proiectului.38 3.5. Aspecte administrative (gestionarea de spaii, resurse i contracte) Aspecte administrative generale, n funcie de tipul i scopul incubatorului Amplasamentul, structura si dimensiunile incubatorului reflect scopurile pentru care a fost creat, tipul i numrul de firme crora li se adreseaz. Mark P. Rice i Jana B. Matthews, n cartea Growing New Ventures, Creating New Jobs (1995) (Dezvoltarea noilor afaceri, Crearea de noi locuri de munca), subliniau: cldirea potrivit asigur baza pentru sustenabilitatea financiar din sursele proprii i un mediu propice, n care antreprenorii i admistratorii incubatorului pot lucra mpreun pentru dezvoltarea de noi afaceri, inovative. Alegerea nepotrivit a spaiului/a cldirii va duce la eec i acesta este unul din motivele principale pentru care incubatoarele nu i ating obiectivele. Dac a fost creat n scopul promovrii intreprinderilor bazate pe tehnologii, incubatorul poate fi amplasat ntr-o zon de tip greenfield, de exemplu un parc tiinific i tehnologic adiacent unei universiti, n timp ce alte incubatoare pot fi amplasate n mijlocul unor platforme industriale sau ntr-o zon central a unui ora. Incubatoarele axate pe sectoare economice noi, de vrf, tind s fie concentrate n zone metropolitane, n orae sau regiuni care combin tehnologiile, talentul creator, antreprenoriatul i serviciile profesionale i financiare, fiind alese locuri unde investitorii pot lucra, pot fi n contact unii cu altii i se pot promova pe ei nii. Cele mai multe incubatoare se afl n cldiri acoperite, construite uneori special pentru acest scop, dar care duc la costuri de nfiinare mai ridicate. Totui, majoritatea incubatoarelor europene infiinate sunt legate foarte strns de costurile de lansare, astfel nct n multe orae

europene, cei care administreaz incubatoarele prefer s le amplaseze n cldiri cu costuri de nchiriere mai mici, foste depozite sau birouri dezafectate. Incubatoarele virtuale (denumite Portal sau incubator fr perei (without walls) nu asigur un spaiu special amenajat (cldiri) pentru incubarea afacerilor, serviciile fiind oferite prin Internet. Un avantaj al acestui tip de incubare l constituie posibilitatea de a incuba afaceri asemntoare, dar localizate n regiuni diferite. Studiile realizate la nivel european au aratat c, pentru a avea succes, este indicat ca incubatorul s dispun de suficient spaiu pentru a putea incuba simultan 20 de afaceri. Nu trebuie exagerat, ns, deoarece o rat sczut de ocupare a spaiului poate fi vzut ca un semn de eec al incubatorului. Astfel, spaiul pus la dispoziie de un incubator variaz, avnd n medie 5.800 m2. O capacitate mai mic dect cea menionat mai nainte, genereaz dificulti pentru construcia afacerilor. O alt practic este aceea de a menine funcionarea simultan a cel putin 85% din locaii (unitile din spaiul locativ). Exist ns i incubatoare care gzduiesc un numr mic de afaceri (4-5) i care nu sunt att de atente la costurile de nfiinare (infuzia masiv de capital asigurat prin fonduri de investiii cu capital de risc private equity funds). n alegerea locaiei unde va funciona incubatorul sunt de asemenea importante facilitile oferite de zona respectiv, precum : infrastructura de transport i facilitile de transport n comun, spaiu de parcare, servicii bancare i de curierat i chiar servicii medicale. Dup gsirea spaiului adecvat pentru desfurarea activitilor incubatorului, trebuie realizat, dac este cazul, racordarea la utiliti (apa, energie electric, telefon, spaii pentru parcri etc.) i reabilitarea spaiilor n mod corespunztor, pentru a permite flexibilitatea ntreprinderilor i securizarea produselor 39 acestora. Spaiul trebuie s poat asigura amplasarea unui punct de informare i consultan, spaii pentru ntlniri. n mod ideal ar trebui s existe suficient spaiu pentru extinderea zonei destinate produciei i pentru dimensionarea corespunztoare a acestora. Pe lng incubatoarele care functioneaz dup modelul tradiional, exist i incubatoare care au aprut pe modelul noii economii, care nu necesit un spaiu fizic dedicat i care pot funciona i pe baze virtuale pentru diseminarea informaiilor i a know-how-ului necesar dezvoltrii unei anumite afaceri. Spaiul de desfurare a activitilor de incubare Zona de retail

Amplasarea unor firme de retail la parter, asemeni unui mall, poate atrage interes i crete fluxul clienilor. Drumul urmat de clieni este important, acest trafic putnd genera viitoare posibiliti de angajare pentru incubator. Poate diversifica modelul de afaceri i ajuta la creterea veniturilor. Imaginea i brandul Aspectul, senzaia precum i fluxul urmat de clieni reprezint elemente eseniale pentru modul n care sunt percepute serviciile oferite. Cldirea trebuie s fie de sine stttoare i uor de recunoscut. Construcia trebuie s fie modern i curat, logo-ul aspiraional i evocator. Parcarea Spaiul pentru parcri este un element esenial, dar adesea desconsiderat. Parcarea este important att pentru firmele incubate, ct i pentru clienii lor i pentru vizitatori. Intrri separate n unele cazuri este de preferat ca birourile s aib propriile lor intrri Interaciune Toate incubatoarele ar trebui s incurajeze interaciunile sociale: ar trebui s existe spaii comune i servicii sociale precum restaurante, baruri, cafenele, etc. o curte interioar poate avea influen pozitiv asupra interaciunii n cadrul comunitii i poate spori vizibilitatea. Zona de lucru Este de recomandat ca ntreprinderile nou formate s fie aezate printre cele mature i nu separate. Se prefer cldirile cu coridoare lungi i puine, acestea facilitnd accesul. Depozitarea Adesea uitat, spaiul pentru depozitare ar trebui s fie plasat strategic, mai ales n cazul companiilor care dein stocuri. Slile de ntlnire Existena spaiilor destinate slilor de conferin i ntlniri este foarte important. Companiile vor avea nevoie de spaii pentru ntlnirile cu clienii i pentru traininguri. Aceste sli ar trebui s existe la fiecare etaj. Faciliti publice Se poate lua n considerare posibilitatea de a oferi publicului i restului comunitii spaii de nchiriat i acces la facilitile din cldire (de exemplu, slile de conferin) 40 Realizarea de spaii n corelare cu tipul firmelor incubate n funcie de tipul companiei care urmeaz a fi incubat, caracteristicile cldirii pot varia n mrime, spaiu i servicii oferite. Pentru a faciltia determinarea mrimii incubatorului, trebuie identificat profilul companiilor care vor fi incubate i infrastructura necesar. Odat identificate niele, urmtorul pas esenial este vizitarea altor incubatoare similare. Aceste vizite pot fi informative privind: identificarea mrimii incubatorului; designul spaiilor de lucru; numrul spaiilor de lucru; mrimea fiecrui birou;

infrastructura necesar (conexiunea de internet, telefon, ap, electricitate) Urmtorul pas l reprezint planificarea operaiunilor i a serviciilor oferite. Trebuie avute n vedere att facilitile dorite, ct i fezabilitatea acestora. 3.6 Consultana n incubatoarele de afaceri Obiectivul consultanei profesionale este oferirea de feed-back i propunerea de soluii pentru nevoile specifice ale companiilor din cadrul incubatoarelor de afaceri. Tipuri de servicii de consultan: n grup individual avocatul diavolului coaching Domenii care in de competena consultanilor: crearea unui plan de afacei pornirea afacerii oferirea de sprijin pentru afaceri resursele umane marketing legislaie taxe contabilitate finae patente relaii bancare41 Un exemplu privind tipurile de servicii de consultan se poate gsi n studiul de caz din Romnia, detaliat n capitolul 5. 3.7. Mangementul riscurilor si al oportunitatilor Principii n managementul calitii incubatoarelor de afaceri Conform NBIA, incubatoarele trebuie s in cont de 10 principii din domeniul calitii managementului: 1. Dezvoltarea de servicii care le ofer susinere companiilor 2. Valorificarea potenialului companiilor dincolo de abilitatea lor de a plti chiria 3. Abilitatea de a crea noi afaceri i de a le ajuta s se dezvolte este mai important dect numrul de locuri de munc nou create 4. Esena incubatoarelor o reprezint oferierea de sprijin companiilor 5. Poziionarea ntr-un plan integrat de dezvoltare economic i adoptarea unei structuri care s reflecte punctele forte i slbiciunile regiunii 6. Asigurarea unei structuri care s permit obinerea rezultatelor solicitate de sponsori, att pe termen lung ct i pe termen scurt 7. Formularea unei misiuni clare, setarea de obiective cuantificabile i crearea unui proces de evaluare care s aib n vedere recompansarea performanei 8. Gsirea unor manageri capabili s se adapteze unor situaii variate i s vin cu soluii 9. Recunoaterea poziiei, dup caz, duale a managerului, n dubla sa calitate de proprietar i de administrator al edificiului 10. Iniierea i coordonarea de msuri adecvate dezvoltrii afacerilor

Sursa: NBIA, Forging the incubator How to Design and Implement a Feasibility Study for a Business Incubation Program, 1993. (Crearea unui incubator- cum s concepi i s implementezi un studiu de fezabilitate pentru un program de incubare) Riscurile i eecurile incubatoarelor de afaceri Cele mai tipice piedici n calea succesului unui incubator sunt enumerate mai jos : 1. Ateptri prea mari i prea repede: dinamica incubatoarelor este diferit de cea a operaiunilor imobiliare, rezultatele obinndu-se n timp ndelungat n cazul incubatoarelor. Unii oameni nu neleg acest lucru, creznd c dup deschiderea incubatorului, companiile i locurile de munc vor veni de la sine. Aceast ateptare genereaz frustrri i dezamgire, ducnd la eec. Dezvoltatorii de incubatoare trebuie s aib n vedere i ateptrile publicului. De exemplu, atunci cnd se implic primriile i organizaiile care au ca scop dezvoltarea economic acestea se ateapt la obinerea imediat a rezultatelor. Ceea ce trebuie s nteleag este faptul c nainte de a deveni viabil, o companie are nevoie de o perioad de 2 pn la 5 ani. 2. Alegerea unui manager nepotrivit: avnd n vedere faptul c managerul are misiunea esenial de a conduce incubatorul, este important ca acesta s fie o persoan organizat, s 42 aib caliti specifice unui om de afaceri, s fie un bun comunicator, s aib abilitatea de a obine resurse i de a coopera cu instituii. 3. Supraestimarea rolului incubatorului: incubatorul poate fi vzut drept o metod de asigurare a creterii economice. Poate avea o contribuie semnificativ, dar nu poate fi o soluie pentru ntreaga regiune. Cel mai probabil, existena unui incubator nu va duce la relocalizarea unei industrii mari. Incubatoarele pot avea o contribuie n ceea ce privete expansiunea i retenia industriilor existente deja ntr-o regiune, prin intermediul trainingurilor, prin oferirea de noi resurse companiilor. Cel mai important obiectiv al incubatorului este de a coopera cu antreprenori n vederea accelerrii procesului de dezvoltare a companiilor. 4. Cheltuielile prea mari: unele incubatoare nu i neleg dinamica propriilor afaceri. Abilitatea de a gestiona fluxul numerarului i de ncadrare n limitele bugetului reprezint elemente critice, la fel ca n cazul oricrei afaceri. 5. Eecul de gestionare a sursele financiare: Incubatorul are nevoie de civa ani nainte de a deveni stabil din punct de vedere financiar, iar dezvoltatorii trebuie s conceap un plan realist de finaare. De altfel, multe incubaotare au nceput s caute finanare i de la companii cliente. Idei pentru gestionarea efeicient a unui incubator 1. Obinerea de rezultate care au impact asupra ntregii regiuni. Este important ca incubatoare