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INDICACIONES PARA PROCESO DE FIN DE CICLO ESCOLAR
2017-2018 PRIMARIA
ACTUALIZACIÓN PARA OFICINAS REGIONALES Y DEPARTAMENTO
1.- Como principal recomendación POR FAVOR realicen su copia de su carpeta C:\PRIMARIAS 2.-Una vez realizada la copia descargar la actualización de la página: controlescolar.educacion.durango.gob.mx 3.-Correr la actualización ACTUALIZA_PRIMARIAS_OFICINAS_20180611.EXE para que se actualicen los formatos de reportes de evaluación, Certificados, IAE, CREL y ajustes de información 4.-La versión del Sistema deberá cambiar a 2018-01-11 actualizado al 11 de junio del 2018
DESPUÉS DE REALIZAR LA ACTUALIZACIÓN
Una vez realizada la actualización deberá ingresar a la pestaña ADMINISTRACIÓN opción DATOS DEL CICLO ESCOLAR
donde deberá de revisar:
1.- CICLO ESCOLAR 2017-2018 2.- EL NOMBRE DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO o JEFE DE OFICINA REGIONAL 3.- Deberá registrar el RANGO DE FOLIOS DE CERTIFICADOS ASIGNADOS PARA CERTIFICADO
4.- Seleccionar el tipo de calendario con el que se va a trabajar 185 o 195, en la primera etapa será el calendario de 185 días, después será el de 195.
PARA ESCUELAS 185 DÍAS
La información del quinto bimestre lo podrán entregar las escuelas a la zona o sector escolar sin necesidad de nueva versión
del sistema.
Este archivo deberá ser cargado en la zona o sector, por ejemplo si la zona o sector tienen 5 escuelas con calendario de 185
días deberá recibir los 5 archivos de las escuelas.
La zona o sector deberán actualizar el sistema en el cual podrán seleccionar cual calendario desea enviar (185 o 195), el
sistema generará el archivo de las escuelas correspondientes validando solamente la información de dichas escuelas
(captura completa).
Las zonas que envían información al sector deberán entregar el archivo(escuelas 185 o 195) para que el sector lo cargue y
genere su archivo del quinto bimestre para su entrega al área de acreditación que le corresponda
Las zonas que envían información directamente al área de acreditación, deberán realizar la entrega del archivo.
El Departamento de Acreditación y Certificación, la Subsecretaria de Educación Región
Laguna y las Oficinas Regionales de Administración Educativa (ORAE) recibirá los archivos
por escuela, zona o sector.
PARA ESCUELAS DE 195 DÍAS
La zona y sector recibirán la información del 5TO. BIMESTRE de las escuelas con calendario de 195 días, una vez que esta toda la
información esta recibida y corregida la zona o el sector deberán de generar su archivo del 5to. Bimestre seleccionando calendario
de 195 y entregarlo al área que corresponda.
ANTES DE REALIZAR LA IMPRESIÓN DE REPORTES DE PRIMARIA SE
DEBERÁ DE REVISAR LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:
A) ALUMNOS INCONGRUENTES (Revisar documentación). Este reporte lo podrá obtener desde el menú de REPORTES
Y ESTADISTICAS opción ALUMNOS INCONGRUENTES POR SECTOR, ZONA ESCOLAR Y ESCUELA (SIN CORTES)
B) NOMBRE DE DIRECTORES(AS). Este reporte lo deberá de entregar la escuela, zona o sector según corresponda
firmado y sellado. En caso de que se requiera realizar alguna modificación lo podrá realizar en el sistema desde la
pestaña de ESCUELAS, opción ESCUELAS DE EDUCACIÓN PRIMARIA, posicionarse en el nombre del(de la)
Director(a)
OBSERVACIÓN: Una vez revisada esta información e impreso el reporte de evaluación o certificado no se
reimprimirá por error en nombre de director(a)
C) NOMBRE DE MAESTROS. Este reporte lo deberá de entregar la escuela, zona o sector según corresponda firmado y
sellado. En caso de que se requiera realizar alguna modificación lo podrá realizar en el sistema desde la pestaña de
ESCUELAS, opción REGISTRAR NOMBRE DE MAESTROS DE GRUPO, seleccionar el nombre a corregir o revisar.
OBSERVACIÓN: Una vez revisada esta información e impreso el reporte de evaluación no se reimprimirá por
error en nombre del maestro(a).
D) ALUMNOS INSCRITOS EN MAS DE UNA ESCUELA (DOBLES) para la revisión de esta información se realizó
modificación a este reporte donde se agregan tres columnas TIPO, FECHA DE ALTA y FECHA DE BAJA, esto para
que la revisión sea más rápida y donde este la fecha de alta más reciente será el alumno que se quede y el otro se dará
de baja.
Si la columna de FECHA DE ALTA está vacía es
porque el alumno se promovió es decir que viene del
ciclo pasado. Si en tipo aparece una N quiere decir
que esta doble por nombre, si tiene C es por
duplicidad en CURP y M por duplicidad en matrícula.
Este reporte lo obtendrá del menú REPORTES Y
ESTADISTICAS opción REPORTE DE ALUMNOS
INSCRITOS EN MAS DE UNA ESCUELA (POR
ZONA).
En caso de que no se aclare en cual escuela está
el alumno, se deberá de dejar activo el que tenga
fecha de alta más reciente.
E) ESCUELAS CLAUSURADAS CON ALUMNOS, para su revisión podrá generar el listado desde la pestaña de
REPORTES Y ESTADISTICAS, opción REPORTE DE ESCUELAS NO REGISTRADAS O CANCELADAS (CON
ALUMNOS). Revisar las escuelas y en su caso borrar la escuela antes de la impresión de reportes de evaluación y
certificados. “ESCUELAS”, “ ESCUELAS DE EDUCACIÓN PRIMARIA” , SELECCIONAR ESCUELA, botón “BORRAR
ESCUELA CON ALUMNOS”.
F) ALUMNOS SIN CURP , este reporte lo puede obtener de la pestaña REPORTES Y ESTADISTICAS, opción de
REPORTE DE ALUMNOS SIN CURP POR ZONA, las escuelas, zonas o sectores deberán de realizar la captura en su
sistema de control escolar y anexar CURP a este reporte para su revisión. Para agregar o modificar la CURP deberá
seleccionar la pestaña ALUMNOS, opción ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR, elegir el
nombre del menor, presionar botón de MODIFICAR con las teclas SHIFT+TAB subir hasta el cuadro de CURP y
capturarlo o modificarlo, después presionar ENTER hasta seleccionar el botón de GRABAR.
OBSERVACIÓN: Los alumnos con nacionalidad extranjera NO CUENTAN CON CLAVE CURP o alumnos que no
cuentan con su Registro.
G) REVISAR QUE SE HAYAN REALIZADO LAS MODIFICACIONES POR DICTAMEN JURIDICO, durante el ciclo escolar
deberá de revisar del archivo (carpeta de dictamen jurídico) los nombres de los alumnos que tienen dictamen.
H) REVISAR CAPTURA COMPLETA DE CALIFICACIONES. Es indispensable que una vez que se ha revisado la
información, se revise que también la captura de las calificaciones este completa. Para obtener este reporte deberá de ir
a la pestaña de FIN DE CICLO, seleccionar opción de VERIFICAR QUE CAPTURA DE CALIFICACIONES ESTE
COMPLETA, SELECCIONAR 185 , 195 O TODAS, IMPRIMIR LISTADO GENERAL como se muestra:
LIMPIAR FOLIOS PARA ASIGNACIÓN
Este proceso se realiza por una sola vez por cada grado antes de la
asignación de folios de Reportes de Evaluación o Certificado.
Deberá de ingresar con la clave de usuario JVG para el password por favor comunicarse al Departamento de Acreditación
para que se lo proporcionen.
CARGA DE INFORMACIÓN 5TO. BIMESTRE
PARA ESCUELAS 185 DÍAS LA CARGA DE INFORMACIÓN SE PODRÁ REALIZAR
POR ESCUELA, POR ZONA O POR SECTOR
PARA ESCUELAS 195 DÍAS LA CARGA DE INFORMACIÓN SE REALIZARÁ POR
ESCUELA, ZONA O SECTOR SEGÚN MANEJE LA INFORMACIÓN CADA OFICINA.
Observación: Recuerde ajustar el calendario desde la pestaña de
Administración, Datos del ciclo escolar. Al momento de realizar la carga
de escuelas de 195 días únicamente se cargarán las que tenemos
registradas con 195 días.
ASIGNACIÓN DE FOLIOS PARA REPORTES DE EVALUACIÓN
La indicación por parte del Ing. Valdez para la asignación de los folios de REPORTE DE EVALUACIÓN ES QUE SERA
CONTINUA. Es decir que se asignara el rango de 1er. grado, cuando termine el siguiente folio será para los de 2do. grado
y así sucesivamente.
La programación del sistema de control escolar, está diseñada para que no se pierda el folio a asignar.
Se recomienda que lleven un control de folios ya que esta asignación se realizará 2
veces (185 y 195 días) para que sepan que folio asignar.
Recuerda que los folios están conformados de la siguiente manera:
RE = REPORTE DE EVALUACION
10= ENTIDAD
18= CICLO ESCOLAR
0000000(7DIGITOS) = NUMERO DE FOLIO
OBSERVACIÓN: AL MOMENTO DE ASIGNAR LOS FOLIOS DEBES DE TENER CARGADA LA INFORMACIÓN DE TODAS LAS
ESCUELAS DE ACUERDO AL CALENDARIO DE 185 o 195 DÍAS.
Para realizar la asignación deberá de ir a la pestaña de PRODUCTOS, seleccionar el grado A ASIGNAR, presionar el botón ASIGNAR
FOLIO REPORTE, posteriormente aparecerá una pantalla que solicitar le indiques que información desea asignar.
PARA ASIGNAR SECTOR deberá
de indicar el sector con 2 dígitos y
tipo de clave (5 dígitos) quedando el
recuadro de la zona vació como se
muestra
ASIGNACION FOLIOS REPORTES DE EVALUACIÓN CICLO ESCOLAR 2017-2018
ORAE LITERAL
PREESCOLAR PRIMARIA SECUNDARIA
DEL AL TOTAL DEL AL TOTAL DEL AL TOTAL
TELESECUNDARIA RE1018 0000001 18000 18000
DURANGO RE1018 18001 62500 44500 62501 172500 110000 172501 205500 33000
GOMEZ RE1018 205501 229000 23500 229001 300500 71500 300501 325500 25000
GUADALUPE VICTORIA RE1018 325501 335500 10000 335501 338700 3200
MEZQUITAL RE1018 338701 338950 250 338951 340150 1200
RODEO RE1018 340151 341650 1500 341651 342450 800
SANTA MARIA RE1018 342451 345650 3200 345651 346750 1100
SALTO RE1018 346751 353750 7000 353751 355550 1800
SANTIAGO RE1018 355551 362550 7000 362551 366550 4000
VICENTE GUERRERO RE1018 366551 372550 6000 372551 376050 3500
PARA ASIGNAR ZONA El recuadro
para el sector quedará vació y se deberá
de indicar la zona con 3 dígitos y tipo de
clave (5 dígitos) como se muestra
PARA ASIGNAR UNA ESCUELA El recuadro
para el sector y zona quedará vació y se deberá
de indicar la clave de la escuela con (10 dígitos)
como se muestra
Posteriormente aparecerá otra pantalla donde
nos solicitará que proporciones el folio con el que
iniciarás la asignación para los Reportes de
Evaluación, una vez que se haya puesto el folio
deberá de presionar el botón de PROCESAR y
dar un tiempo para que el sistema realice la
asignación. En la parte superior aparecerá un
mensaje que indica hasta que folio se realizó la
asignación que de deberá de registrar para llevar
un control de estos folios.
REPORTE DE ESTADISTICAS PARA IMPRESIÓN DE REPORTES
Una vez asignados los folios se recomienda imprimir la ESTADISTICA desde la pestaña de PRODUCTOS, seleccionar el grado a
imprimir, opción ESTADISTICA PARA IMPRIMIR REPORTES por cada grado para que tengas los rangos asignados y así realices la
impresión en orden.
IMPRESIÓN DE REPORTES DE EVALUACIÓN
Una vez asignados los folios para la impresión deberá accesar a la
pestaña de PRODUCTOS, seleccionar el grado que desee imprimir,
después de elegir el grado, seleccionar la opción de IMPRESIÓN DE
REPORTES IMPRESORA LASER, posteriormente proporcionar el rango
de folios que se desea imprimir, presionar el botón de PROCESAR,
aparecerá una pantalla donde podemos dar una VISTA PRELIMINAR O
MANDAR A IMPRIMIR DE MANERA DIRECTA.
Por favor verifica que en tus reportes aparezca la siguiente fecha de
expedición
PARA ESCUELAS 185 DÍAS 25 DE JUNIO DE 2018
PARA ESCUELAS 195 DÍAS 09 JULIO 2018
IMPRESIÓN DE FORMATOS IAE
Una vez concluida la impresión de reportes de evaluación se deberá imprimir los formatos IAE desde la pestaña de PRODUCTOS,
seleccionar el grado a imprimir y después presionar el botón IMPRESIÓN DE FORMA IAE
Se deberá indicar el SECTOR, ZONA O ESCUELA que se desea imprimir como se muestra
ASIGNACIÓN DE FOLIOS
OBSERVACION: Recuerden que el rango de folios es INTERNO para manejo únicamente del
ESTADO DE DURANGO
Al igual que los Reportes de Evaluación los folios para CERTIFICADOS están conformados de la siguiente manera:
CE = CERTIFICADO
10= ENTIDAD
18= CICLO ESCOLAR
00000(5DIGITOS) = NUMERO DE FOLIO
Recuerda que antes de esta asignación debiste haber
asignado el rango desde la pestaña Administración, Datos
del ciclo escolar, en la parte inferior localizar el cuadro donde
se pondrá el folio de certificado inicial y final. Por el momento
aún no se cuenta con la asignación por lo que esta será
enviada a su correo de manera posterior.
Para la asignación de los certificados deberá ir a la pestaña de PRODUCTOS, seleccionar SEXTO GRADO, ubicarnos en
los botones para impresión de CERTIFICADOS, presionar el botón de ASIGNAR FOLIOS DE CERTIFICADOS, después
indicar el tipo de asignación SECTOR, ZONA O ESCUELA. Recuerde verificar el tipo de calendario 185 ó 195 días.
Después deberá de proporcionar el rango de folios
de certificado a ASIGNAR y presionar el botón de
PROCESAR.
Al finalizar el proceso de asignación aparecerá
este recuadro en la parte superior derecha
indicando el folio de certificado final asignado.
Este rango deberá de registrarlo para llevar un
control en su próxima asignación. Para este
control de Anexan formatos auxiliares como se
muestra en la siguiente imagen:
GENERAR ARCHIVO PARA FIRMA ELECTRONICA
LOS CERTIFICADOS SERÁN ENVIADOS PARA FIRMA ELECTRONICA POR LO QUE SE GENERARA UN ARCHIVO PARA SU
PROCESO
Para proceder a la generación del archivo deberá ir a la pestaña de PRODUCTOS, seleccionar SEXTO GRADO, presionar el BOTÓN
DE GENERAR CERTIFICADOS XML
EN LA CARPETA C:\CONSULTA SE GENERA EL ARCHIVO XML PARA ENVIAR A FIRMA ELECTRONICA
NOTA: ES IMPORTANTE ACLARAR QUE UNA VEZ QUE
NOS ENVIAR SU ARCHIVO ESTE SE ENVIARÁ A LA
CIUDAD DE MÉXICO PARA SU FIRMA AQUÍ EL TIEMPO
DE RESPUESTA DEPENDERÁ DE QUE TANTA
INFORMACIÓN SE ESTE PROCESANDO EN MÉXICO
DEBIDO A QUE TODOS LOS ESTADOS ESTARÁN
SOLICITANDO ESTA INFORMACIÓN.
INDICAR RANGO DE FOLIOS A
GENERAR Y PRESIONAR BOTON
PROCESAR
UNA VEZ QUE SE TENGAN LOS CERTIFICADOS
FIRMADO SE LES HARA LLEGAR A TRAVES DE
CORREO ELECTRONICO UN ARCHIVO CON EXTENSIÓN
PDF PARA LA IMPRESIÓN.
EN CASO DE QUE ALGÚN PROCESO NO TE HAYA
QUEDADO CLARO POR FAVOR COMUNICATE AL
DEPARTAMENTO PARA ACLARAR TUS DUDAS.
