Embed Size (px)
Citation preview
31V02-V3
CRITERIOS DE DESEMPEÑO
ANALIZAR LA INFORMACIÓN GENERADA DEL
DESEMPEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
DEL SECTOR PUBLICO PARA ESTABLECER LAS
ACCIONES NECESARIAS PARA CONSOLIDAR LA
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN Y CONTROL.
UNIDADES DE APRENDIZAJE
IDENTIFICAR LOS INSTRUMENTOS QUE CONSOLIDAN EL
CONJUNTO DE ACCIONES REQUERIDAS PARA CORREGIR
LAS DESVIACIONES ENCONTRADAS EN EL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRADO: EN EL DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO, EN LA GESTIÓN Y EN LOS RESULTADOS DE
LA ENTIDAD PÚBLICA.
CONTENIDO DEL CURSO
• MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
• COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
• INDICADORES DE GESTIÓN
• MODULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
• COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
• QUÉ ES UN INDICADOR..
• EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD..
• ANÁLISIS DE INDICADORES A TRAVÉS DEL CUADRO DE
MANDO.
• PLANES DE MEJORAMIENTO.
OBJETIVO DEL CURSO
• DOTAR A LOS PARTICIPANTES, DE ELEMENTOS
TANTO TEÓRICOS COMO PRÁCTICOS, QUE LES
PERMITAN IDENTIFICAR LA IMPORTANCIA E
INTERACCIÓN DEL DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO CON LA GESTIÓN INTEGRADA DE
CALIDAD
• ESTABLECER LAS PAUTAS Y PARÁMETROS, A
TRAVÉS DE LOS CUALES, SE DISEÑAN
INDICADORES PARA LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE
CALIDAD CON BASE EN LA EFICACIA, EFICIENCIA Y
EFECTIVIDAD COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN.
DURACIÓN
16 HORAS
MATERIAL ENTREGADO
MEMORIAS Y CUADERNO DE
APUNTES
INDICADORES DE GESTIÓN EN EL SECTOR PÚBLICO.
31V02-V3
31V02-V3
INDICADORES DE GESTIÓN EN EL SECTOR
PÚBLICO
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y
GESTION
31V02-V3
Velar porque la Entidad disponga de:
a) Objetivos, metas y planes de acción de acuerdo con la normatividad
vigente.
b) Procesos y procedimientos necesarios para el cumplimiento de los
objetivos institucionales, de acuerdo con su naturaleza, características y
propósitos, procurando su simplificación y actualización de manera
permanente.
c) Políticas operacionales y delimitación precisa de la autoridad y niveles
de responsabilidad.
OBJETIVOS DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y
GESTION
31V02-V3
d) Mecanismos que protejan los recursos de la organización, buscando
su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten.
e) Estrategias que busquen crear conciencia en todos los servidores
públicos sobre la importancia del control, mediante la generación,
mantenimiento y mejora continua de un entorno favorable que permita
la aplicación de los principios del modelo estándar de control interno.
OBJETIVOS DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y
GESTION
31V02-V3
El Direccionamiento Estratégico define la ruta organizacional que
debe seguir la entidad para lograr los objetivos institucionales;
requiere de revisiones periódicas para ajustarla a los cambios del
entorno y al desarrollo de las funciones de la entidad.
1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y
GESTION
Deberá encauzar su operación bajo los parámetros de calidad,
eficiencia y eficacia requeridos por la ciudadanía y las partes
interesadas de la Entidad, así como los parámetros de control y
evaluación a regir.
31V02-V3
1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y
GESTION
Su composición se establecería a través de cinco elementos a saber:
Planes programas y proyectos.
Modelo de operación por procesos.
Estructura organizacional.
Indicadores de Gestión.
Políticas de operación
31V02-V3
La medición establece un vínculo con la planeación
estratégica o institucional
IMPORTANCIA DE LA MEDICIÓN
Propósito: comparar una magnitud con un patrón preestablecido, lo que
permite observar el grado en que se alcanzan las actividades propuestas
dentro de un proceso específico. Fuente: DANE
Los resultados obtenidos a través de la medición permiten mejorar la
planificación, dado que es posible observar hechos en tiempo real,
logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.
31V02-V3
La decisión sobre cuáles proyectos, procesos o
atividades específicas van a ser medidos o evaluados,
dependerá del análisis de variables clave, adecuadas y
suficientes para que suministren información relevante
sobre el objeto de evaluación
¿ES NECESARIO MEDIRLO TODO ?
31V02-V3
CUALIDADES DE LA MEDICIÓN
•Pertinente.
•Económica.
•Precisa
•Oportuna
31V02-V3
¿QUÉ MEDIR EN UN SISTEMA DE GESTIÓN?
• Estrategia
• Operación
31V02-V3
Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse,
establecen el marco de referencia que orienta la entidad
pública hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su
visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos
globales.
COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
CONTROL ESTRATÉGICO
31V02-V3
1.2 COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
31V02-V3
ESTRATÉGIA
MECI DESARROLLO
ADMINISTRATIVO
POLÍTICA DE CALIDAD
OBJETIVOS DE
CALIDAD
1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
31V02-V3
Conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de
toda entidad publica.
Se definen como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas,
sujetas a la medición, que permite observar la situación y las tendencias de
cambios generadas en la entidad.
1.2.4 INDICADORES DE GESTIÓN
A partir del Direccionamiento Estratégico y de los objetivos y resultados
(producto/servicio) de los procesos y con la ayuda de la caracterización de
los mismos, se diseñan los INDICADORES, cuya medición periódica permite
establecer el grado de avance o logro de los objetivos trazados y de los
resultados esperados por proceso.
31V02-V3
Son una forma clave de realimentar un proceso, de monitorear el avance o
la ejecución de un proyecto y de los planes estratégicos, entre otros. Y son
mas importantes todavía si su tiempo de respuesta es inmediato.
1.2.4 INDICADORES DE GESTIÓN
Los INDICADORES que engloben fácilmente el desempeño total de la
entidad deben recibir la máxima prioridad. El numero de indicadores
depende del tipo de entidad, de sus necesidades y características
especificas de control, de tal manera que no es necesario establecer un gran
numero de indicadores, lo importante es construirlos de tal manera que
generen información suficiente para la toma de decisiones.
31V02-V3
1.2.4 INDICADORES DE GESTIÓN
31V02-V3
31V02-V3
INDICADORES DE GESTIÓN EN EL SECTOR
PÚBLICO
2. MODULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO
31V02-V3
Permite al interior de la entidad, valorar en forma permanente la
efectividad del control interno de la entidad publica, la eficiencia,
eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de
los planes, programas y proyectos, los resultados de la gestión,
con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias
y generar recomendaciones para orientar las acciones de
MEJORAMIENTO de la organización publica.
2. MODULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO
31V02-V3
Permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y
sus funcionarios medir la EFECTIVIDAD de sus controles y los
resultados de la gestión en tiempo real.
2. 1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN
INSTITUCIONAL
La autoevaluación se convierte en un proceso periódico, en el cual
participan los servidores que dirigen y ejecutan los procesos,
programas y/o proyectos según el grado de responsabilidad.
Lo que se busca una vez efectuado el diseño e implementación de
los elementos orientados a controlar los procesos de la entidad es
los mecanismos de VERIFICACIÓN que permitan determinar la
eficiencia y eficacia de los controles, el logro de los resultados de
cada procesos y el buen desempeño de los servidores.
31V02-V3
31V02-V3
INDICADORES DE GESTIÓN EN EL SECTOR
PÚBLICO
INDICADORES DE GESTIÓN
31V02-V3
DEFINICIONES DE LO QUE ES UN
INDICADOR
El término «Indicador» en el lenguaje común, se refiere a datos
esencialmente cuantitativos, que permiten saber cómo se encuentran
las cosas en relación con algún aspecto de la realidad que interesa
conocer. Los indicadores pueden ser : medidas, números, hechos,
opiniones o percepciones que señalen condiciones o situaciones
específicas.
Guía diseño para implementar GP 1000
31V02-V3
Relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que
permite observar la situación y las tendencias de cambio
generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto a
objetivos y metas previstos e influencias esperadas.
DEFINICIONES DE LO QUE ES UN
INDICADOR
31V02-V3
Después de la caracterización de los procesos de la entidad, cada
uno de sus responsables y su equipo de trabajo deben identificar los
datos resultantes de la medición en las diferentes actividades del
proceso y deben analizarlos de tal forma que les permita establecer
información para evaluar la gestión y el impacto del proceso en la
entidad o fuera de ella como es el caso de los procesos misionales.
INDICADORES
31V02-V3
PREMISAS PARA DEFINIR INDICADORES DE
GESTIÓN
• Los indicadores tienen como objetivo la evaluación del producto o
servicio con base en los requisitos establecidos
• Definen con claridad el comportamiento del producto o servicio con
relación a la misión de la entidad.
• Son un elemento fundamental en el proceso de toma de decisiones.
• Sirven como parámetro para mejorar las expectativas del cliente
(generan valor agregado)
31V02-V3
Así mismo, existen ciertos elementos determinantes que configuran un
indicador de gestión, los cuales deben estar expresamente
incorporados al acuerdo de servicios y mantenerse vigentes durante su
ejecución:
Denominación: debe contemplar únicamente la
característica, el evento o el hecho que se quiere controlar,
y se expresará en cantidad, tasa, proporción, porcentaje u
otros.
Patrón de Comparación: Se establecen los criterios de
análisis y de medida junto con los patrones contra los
cuales se comparará la medición. Ejemplo: Parámetro:
Costo Parámetro de Comparación: Costo promedio en el
mercado local.
PREMISAS PARA DEFINIR INDICADORES DE
GESTIÓN
31V02-V3
Interpretación: consiste en precisar cómo se leerá el
resultado de lo que ha sido medido o expresado
cuantitativamente. Así mismo, establecer de que
manera podría ser graficado para su seguimiento.
Periodicidad: se convienen cuántas evaluaciones se
harán dentro del período de prestación del servicio y en
que momento. Por ejemplo, al ser entregado o durante
la ejecución del acuerdo.
Datos Requeridos: para poder efectuar el cálculo, es
necesario definir la fuente de información, quién genera
y quién procesa la información (efectúa los cálculos
requeridos).
PREMISAS PARA DEFINIR INDICADORES DE
GESTIÓN
31V02-V3
Definición Operacional: se debe dejar explícito el
algoritmo o el procedimiento requerido para llegar a la
expresión matemática con la cual se presentará el
indicador.
PREMISAS PARA DEFINIR INDICADORES DE
GESTIÓN
31V02-V3
• Esta herramienta enfatiza en el mejoramiento
permanente de la entidad.
• El control de gestión es un proceso mediante el cual,
la entidad debe asegurar la obtención de recursos, y
del empleo eficaz, y eficiente de tales recursos en el
cumplimiento de los objetivos y metas.
CONTROL DE GESTIÓN MARCO DE LOS INDICADORES
DE GESTIÓN
31V02-V3
SEGUIMIENTO AL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE
OBJETIVOS
INDICADORES DE GESTIÓN
Son los signos vitales del sistema de gestión, su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar diversos síntomas que se derivan de la implementación del sistema.
SON UN MEDIO Y NO UN FIN
31V02-V3
PAUTAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE
INDICADORES
• Conocimiento de la entidad.
• Información de soporte.
• Identificación de las necesidades de la
organización.
• Claridad en conceptos como ….
31V02-V3
• El valor de actualidad es
el resultado obtenido al
analizar la situación real
de la empresa en este
momento.
• Se asocia al concepto de
eficacia.
VALOR DE ACTUALIDAD (CAPACIDAD)
31V02-V3
• Se asocia con el concepto de eficiencia y por lo
tanto, con el de productividad.
• Se orienta a la mejor situación posible, con los
recursos disponibles.
VALOR DE POTENCIALIDAD
31V02-V3
Los Indicadores deben ser
sencillos, objetivos y de fácil
manejo.
PRINCIPIOS PARA EL DISEÑO DE
INDICADORES
31V02-V3
ELEMENTOS PARA EL DISEÑO DE
INDICADORES
1. Nombre.
2. Procedimiento de cálculo.
3. Unidad.
4. Sentido.
5. Fuente de información.
6. Frecuencia de la toma de datos.
7. Valor de actualidad (capacidad).
8. Valor de potencialidad.
9. Meta.
10. Frecuencia de análisis.
11. Responsable del análisis.
12. …
31V02-V3
TIPOS DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICIENCIA:
Estos indicadores deben permitir a los responsables de
los procesos su gestión frente a la optimización de los
recursos.
Estos indicadores debe relacionar un recurso vs el
número de unidades o actividades realizadas con el
fin de poder evaluar los consumos de dicho recurso.
31V02-V3
TIPOS DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICACIA:
Estos indicadores deben permitir a los responsables de los
procesos, evaluar la calidad de su gestión en términos de
los atributos propios de sus resultados.
Cada vez que se estructure un indicador de eficacia se
pretenderá evaluar un atributo de los resultados del
proceso
31V02-V3
TIPOS DE INDICADORES
INDICADORES DE EFECTIVIDAD:
Estos indicadores permiten a los responsables evaluar el cumplimiento
del propósito del sistema en estudio; es decir, el impacto que se ha
logrado acorde con los objetivos propuestos.
Estos indicadores se estructuran con base en términos del logro
de objetivos, productividad, cobertura etc....
31V02-V3
INSUMOS PARA ESTABLECER ESTOS
CRITERIOS
Que la operación esté acorde a los lineamientos
establecidos en el PLANEAR del sistema de gestión
Que los controles permitan monitorear los signos vitales de
la operación.
31V02-V3
MODELO DE EFECTIVIDAD TOTAL
INSUMOS PROCESO RESULTADOS
EFICACIA EFECTIVIDAD
EFICIENCIA
31V02-V3
Los indicadores no se definen con una lluvia de
ideas si no bajo el pensamiento estratégico de la
entidad, el cual debe orientar el quehacer de cada
uno de sus procesos y responsables de la gestión.
DISEÑO DE INDICADORES
31V02-V3
DISEÑO DE INDICADORES
Para la definición de indicadores los procesos deben
ser vistos con el enfoque de efectividad total, de tal
forma que sean identificados sus insumos, resultados y
clientes de tal forma que se pueda determinar las
mediciones de la gestión de los mismos procesos.
Guía diseño para implementar GP 1000
31V02-V3
DISEÑO DE INDICADORES
Se recomienda que una vez finalice la divulgación
de este elemento se tome como hora cero para
iniciar la recopilación de datos, el levantamiento de
la información que servirá de insumo para su
cálculo. En este sentido el SGC no es retroactivo,
pero si se hace necesario que de inmediato se inicie
su aplicación.
Fuente : GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
BAJO LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN PÚBLICA
31V02-V3
DISEÑO DE INDICADORES
Para la definición de indicadores los procesos deben
ser vistos con el enfoque de efectividad total, de tal
forma que sean identificados sus insumos, resultados
y clientes de tal forma que se pueda determinar las
mediciones de la gestión de los mismos procesos.
Guía diseño para implementar GP 1000
31V02-V3
Para monitorear y evaluar las organizaciones , es
necesario diseñar instrumentos de medición que
faciliten determinar de manera objetiva el grado de
cumplimiento de los fines propuestos.
MONITOREO Y EVALUACIÓN
31V02-V3
MONITOREO Y EVALUACIÓN
CUADRO DE MANDO
OBJETIVO INDICADOR META 1 2 3 4 EFICACIA OBSERVACIONES
31V02-V3
• Estructura organizacional bien definida
con responsabilidades predeterminadas.
• Flujo permanente, sistemático y objetivo
de la información.
• Convergencia de objetivos, coherencia
de políticas, y unidad de criterio respecto
a los factores claves de desarrollo.
PRINCIPIOS PARA EL USO DE LOS CUADROS DE
MANDO
31V02-V3
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
PERSPECTIVA
DEL PROCESO
INTERNO
DESARROLLO
ADMINISTRATIVO
PERSPECTIVA DEL
CLIENTE /USUARIO
PERSPECTIVA
FINANCIERA /
COSTOS INDICADORES
INDICADORES
INDICADORES
INDICADORES
31V02-V3
CUADRO DE MANDO
Objetivo Indicador Meta I II III IV Eficacia Gráfico Observaciones
31V02-V3
• ¿Es útil el indicador?
• ¿El indicador sirve para tomar decisiones?
• ¿Simboliza y representa claramente el
concepto que se desea conocer?
• ¿Es compatible con el resto de indicadores?
• ¿Compensa los costos de recogida de
información y desarrollo del indicador?
VALIDACIÓN DE INDICADORES Y CUADROS DE
MANDO
31V02-V3
• ¿El resultado es comparable en el tiempo,
sin dudas sobre la fiabilidad de los datos?
• ¿Es clara la representación gráfica
utilizada?
• ¿Es redundante con otros indicadores ya
existentes?
• ¿Es adecuada la periodicidad establecida?
• ¿Se ha definido el nivel de divulgación?
VALIDACIÓN DE INDICADORES Y CUADROS DE
MANDO
31V02-V3
El mejoramiento continuo se centra en elevar los
niveles de Eficacia, Eficiencia y Efectividad y
generar una cultura de Autocontrol, que permita a
los servidores públicos planear las mejoras en los
procesos a su cargo.
SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACIÓN
PLANES DE MEJORAMIENTO
31V02-V3
PLANES DE MEJORAMIENTO
INDICADORES
DE GESTIÓN
PLANES DE
MEJORAMIENTO
QUEJAS Y
RECLAMOS
AUDITORÍAS
INTERNAS
MEJORAMIENTO
CONTINUO
31V02-V3
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
31V02-V3
1. Aspecto a mejorar.
2. Determinación de los resultados a
esperar en el indicador.
3. Fecha límite para obtener resultados.
4. Actividades a desarrollar.
5. Recursos necesarios.
6. Costo de los recursos.
7. Plazo para reunir todos los recursos
necesarios.
8. …
ELEMENTOS DEL PLAN DE MEJORA (PLAN
DE ACCIÓN)
31V02-V3
• Motivación para alcanzar metas.
• Estimulación y promoción del trabajo en equipo.
• Desarrollo y crecimiento del personal y los equipos
de trabajo.
• Innovación y enriquecimiento del trabajo diario.
• Impulsan eficacia, eficiencia y productividad.
• Permite la implementación de planes de mejora
VENTAJAS DEL ESQUEMA DEL CONTROL DE
GESTIÓN
31V02-V3
GRACIAS!!
Quieres darnos tu opinión?, presentar una queja o
reclamo?... sugerencia o reconocimiento?...
Te invitamos a escribirnos al correo electrónico
31V02-V3
