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ÍNDICE

Página

1 Base Normativa 3

2 Objetivo 3

3 Ámbito de aplicación 3

4 Políticas 3

5 Definiciones 5

6 Descripción de actividades 7

7 Diagrama de flujo 13

8 Relación de documentos que intervienen en el

procedimiento

18

Anexos

Anexo 1 “Memorándum de solicitud de gasto”

Anexo 2 “Solicitud de reembolso al fondo fijo”

Procedimiento para la utilización de los recursos financieros del Fondo de Fomento a la Educación para gastos de administración


1. Base Normativa • Artículo 164 del Reglamento de Prestaciones Médicas del Instituto Mexicano del Seguro

Social, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de noviembre de 2006 y sus reformas.

• Acuerdo ACDO.SA2.HCT.101214/286.P.DPM del H. Consejo Técnico del Instituto Mexicano del Seguro Social, del 10 de diciembre de 2014.

2. Objetivo Establecer las políticas y las actividades que regulan la aplicación y ejercicio de los recursos financieros destinados a los gastos de administración del FOFOE y los Subprogramas de Trabajo sobre educación en salud, formación de personal, proyectos educativos y de investigación educativa de cada una de las divisiones normativas de la CES. 3. Ámbito de aplicación El presente documento es de observancia obligatoria para el personal del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación, de la División de Innovación Educativa (DIE), de la División de Programas Educativos (DPE) y de la División de Educación Continua (DEC) adscritas a la Coordinación de Educación en Salud (CES). 4. Políticas

4.1 La Coordinación de Educación en Salud será responsable de vigilar el manejo de los

recursos del FOFOE, así como de determinar y aplicar las cuotas de recuperación, previa autorización de la Dirección de Prestaciones Médicas.

4.2 Los recursos financieros del FOFOE deberán depositarse exclusivamente en cuentas bancarias y de inversión autorizadas por la Coordinación de Tesorería adscrita a la Dirección de Finanzas.

4.3 La contratación y operación de las cuentas bancarias del FOFOE, se realizará con apego a la normatividad vigente de la Coordinación de Tesorería.


4.4 El 95% de los recursos financieros del FOFOE deberán utilizarse para apoyar las actividades y los proyectos de educación en salud e investigación educativa del personal institucional.

4.5 Únicamente el 5 % de los recursos financieros del FOFOE podrán utilizarse para cubrir los gastos de administración, quedando bajo la responsabilidad de la Administración del FOFOE y podrán ser empleados en recursos como:

• Papelería. • Útiles de oficina. • Impresos y libros. • Consumibles de equipo de computo • Servicios postales. • Material fotográfico • Servicios de café para eventos diversos • Servicios de audio para eventos diversos • Conservación de equipo. • Conservación y/o remodelación y de inmuebles. • Mobiliario y equipo administrativo. • Pasajes y viáticos. • Cursos de capacitación al personal de la CES • Gastos menores

4.6 Los recursos financieros del FOFOE podrán utilizarse para efectuar compras directas

siempre y cuando sean autorizadas por el Presidente del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación y en estricto apego a las políticas de pago de la División de Trámite de Erogaciones adscrita a la Dirección de Finanzas y la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

4.7 El Fondo Fijo Revolvente deberá utilizarse para cubrir los requerimientos de los programas de educación en salud, gastos de administración, de servicios y en su caso, gastos derivados de autorizaciones del Presidente del EAFOFOE.

4.8 El Presidente del EAFOFOE, el Secretario del EAFOFOE o el Administrador del

FOFOE serán los únicos funcionarios autorizados para firmar de forma mancomunada el cheque para llevar a cabo el reembolso de Fondo Fijo Revolvente.

4.9 El Administrador del FOFOE será responsable de autorizar la reposición del Fondo Fijo

Revolvente que elabora el Contador del FOFOE semanalmente o cuando se haya utilizado hasta el 50% del monto asignado, y deberá autorizar el formato denominado “Solicitud de reembolso al Fondo Fijo”, el cual debe llevar la firma del Presidente del EAFOFOE y del Contador del FOFOE, quien funge como encargado del fondo fijo.

4.10 El Administrador del FOFOE autorizará mensualmente las conciliaciones bancarias que elabora el Contador del FOFOE, así como toda la información financiera y contable que sea sujeta a revisiones por los integrantes del EAFOFOE.


4.11 Toda la documentación original que se presente para efectos de comprobar las erogaciones efectuadas a través del FOFOE por servicios inherentes a los programas autorizados y otros comprobantes, deberán cubrir los requisitos fiscales y los que señale el Código Fiscal de la Federación y su Reglamento. Así mismo, se deberá observar, en su caso, las obligaciones de retención de impuestos, que concretamente lo disponen las leyes del Impuesto sobre la Renta y del Valor Agregado.

4.12 El registro contable de los derechos y obligaciones del FOFOE deberá hacerse con base en las “Normas de Información Financiera”, según su naturaleza, origen y con apego a la normatividad institucional vigente.

4.13 El EAFOFOE será responsable de actuar de conformidad al numeral 4.2 del “Procedimiento para la operación del Fondo de Fomento a la Educación”, clave 2500-003-002, para el control del presente procedimiento.

4.14 El presente procedimiento actualiza y deja sin efecto al “Procedimiento para la

utilización de los recursos financieros del Fondo de Fomento a la Educación para gastos de administración”, clave 2500-003-004, con fecha de registro 06 de julio de 2010.

5. Definiciones Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: 5.1 actividad educativa: Conjunto de acciones que realizan de manera intencional,

planeada y sistematizada con la finalidad de promover el aprendizaje en diferentes situaciones y circunstancias.

5.2 Administración del Fondo de Fomento a la Educación: Personal responsable de administrar los recursos del FOFOE para cumplir con el Programa de Trabajo del FOFOE.

5.3 CES: Coordinación de Educación en Salud.

5.4 cuota de recuperación: Aportación que recibe la Administración del Fondo de Fomento a la Educación por el concepto de inscripción o de reinscripción a estudios de especialización de médicos extranjeros, escuelas de enfermería del IMSS, por actividades de educación continua para personal de salud extra institucional, nacionales o extranjeros y por el uso de campos clínicos en instalaciones del IMSS.

5.5 DEC: División de Educación Continua.

5.6 DEIM: División de Educación e Investigación Médica, del tercer nivel de atención.

5.7 DEIS: Director de Educación e Investigación en Salud, de las UMAEs.


5.8 DIE: División de Innovación Educativa.

5.9 DPE: División de Programas Educativos.

5.10 EAFOFOE: Equipo Administrador del Manejo del Fondo de Fomento a la Educación, (también conocido como Comisión para el Manejo del Fondo de Fomento a la Educación)

5.11 Fondo de Fomento a la Educación (FOFOE): Proceso que gestiona y controla la

Coordinación de Educación en Salud a través de la Administración del Fondo de Fomento a la Educación, que consiste en administrar los recursos que por cuotas de recuperación depositan los particulares, nacionales y extranjeros por el desarrollo de actividades académicas en programas educativos dentro de las instalaciones del Instituto Mexicano del Seguro Social, recursos con los cuales financia en forma complementaria al Instituto la dotación de recursos didácticos y educativos destinados a las unidades de atención médica sedes de los cursos de formación y educación continua.

5.12 fondo fijo revolvente: Recurso económico del cual se puede disponer para cubrir

necesidades urgentes e inaplazables.

5.13 investigación educativa: Labor inquisitiva acerca de los procesos educativos que aportan nuevo conocimiento.

5.14 proyectos educativos: Propuestas cuya finalidad es fortalecer las actividades educativas.

5.15 servicios: Organización de eventos, compra de artículos (carpetas, distintivos, materiales, papelería, etc.), pago de facturas de hoteles y restaurantes relacionados con la asistencia a eventos educativos y científicos.

6. Descripción de actividades del Procedimiento para la utilización de los recursos financieros del Fondo de Fomento a la Educación para gastos de administración

Responsable Actividad Documentos involucrados


Etapa I Solicitud de Gasto

Administración del FOFOE y/o DPE DEC DIE

1. Elabora y envía “Memorándum de solicitud de gasto”, clave 2500-012-003 (anexo 1) al Presidente del EAFOFOE para su autorización.

NOTA: El “Memorándum de solicitud de gasto”, clave 2500-012-003 (anexo 1) deberá especificar la descripción, el monto y la justificación de los recursos financieros solicitados, en apego a las políticas 4.4 y 4.5.

2500-012-003 (anexo 1)

Presidente del EAFOFOE

2. Recibe “Memorándum de solicitud de gasto”, clave 2500-012-003 (anexo 1) y determina si la solicitud está destinada a cubrir los gastos de administración del FOFOE y/o de los los Subprogramas de Trabajo sobre educación en salud, formación de personal, proyectos educativos y de investigación educativa, de acuerdo a las políticas 4.4 y 4.5

2500-012-003 (anexo 1)

Solicitud de Gasto no destinada a gastos de la administración del FOFOE

y/o Subprogramas de Trabajo

3. Notifica por “Memorándum” las razones del rechazo de la “Solicitud de Gasto” a la Administración del FOFOE y/o DPE, DEC y DIE. Da por terminado el proceso para esta opción.

Memorándum Solicitud de Gasto



Solicitud de Gasto destinada a gastos de la administración del FOFOE y/o

Subprogramas de Trabajo

Etapa II Autorización de Solicitud de Gasto


4. Autoriza mediante firma el “Memorándum de solicitud de gasto”, clave 2500-012-003 (anexo 1) y lo envía al Secretario del EAFOFOE, cuando la solicitud proviene de la Administración del FOFOE.

2500-012-003 (anexo 1)

Solicitud de Gasto emitida por la Administración del FOFOE

Secretario del EAFOFOE

5. Recibe “Memorándum de solicitud de gasto”, clave 2500-012-003 (anexo 1) con “Solicitudes de gasto”, para su conocimiento y lo deriva al Presidente del EAFOFOE.

2500-012-003 (anexo 1) Solicitudes de gasto

Solicitud de Gasto emitida por la DPE, la DEC y/o la DIE


6. Recibe “Memorándum de solicitud de gasto”, clave 2500-012-003 (anexo 1) con “Solicitudes de gasto”, firma de Vo.Bo. y remite a la Administración del FOFOE para asignar los recursos financieros solicitados.

2500-012-003 (anexo 1) Solicitudes de gasto

Etapa III Asignación de recursos financieros

Administración del FOFOE

7. Recibe “Solicitudes de gasto” y entrega el recurso financiero por medio de un “Vale Sujeto a Comprobación” al área solicitante: Administración del FOFOE y/o DPE, DEC y DIE.

Solicitudes de gasto Vale Sujeto a Comprobación

Administración del FOFOE y/o DPE DEC

8. Recibe recurso financiero mediante “Vale Sujeto a Comprobación”, realiza la compra y envía “facturas” del gasto a la Administración del FOFOE.

Vale Sujeto a Comprobación Facturas



DIE

Etapa IV Asignación y seguimiento a la

utilización de recursos financieros


9. Recibe “facturas” de gasto y verifica si coinciden los requisitos fiscales e importe.

Facturas

No coinciden requisitos fiscales y/o importe

10. Rechaza “facturas” y notifica el motivo, mediante correo electrónico, a la Administración del FOFOE y/o DPE, DEC y DIE para su corrección.

Facturas Correo electrónico

Administración del FOFOE y/o DPE DEC DIE

11. Recibe correo electrónico, realiza correcciones y envía “facturas” del gasto a la Administración del FOFOE. Continúa en la actividad 9.

Facturas

Sí coinciden requisitos fiscales y/o importe

Fase I Solicitud de Reembolso al Fondo Fijo


12. Consolida facturas y elabora “Solicitud de reembolso al Fondo Fijo”, clave 2500-009-001 (anexo 2) y lo turna a firma del Presidente del EAFOFOE. NOTA: La consolidación se realiza semanalmente o cuando se haya erogado hasta el 50% del Fondo Fijo Revolvente.

Facturas 2500-009-001 (anexo 2)


13. Recibe la “Solicitud de reembolso al Fondo Fijo”, clave 2500-009-001 (anexo 2), autoriza mediante firma y devuelve a la Administración del FOFOE, el mismo día.

2500-009-001 (anexo 2)




14. Recibe la “Solicitud de reembolso al Fondo Fijo”, clave 2500-009-001 (anexo 2) y envía junto con las facturas a la División de Trámite de Erogaciones, en original y copia y resguarda la copia.

2500-009-001 (anexo 2) Facturas

15. Recibe de la División de Trámite de Erogaciones el contra-recibo de pago de la “Solicitud de reembolso al fondo fijo”, clave 2500-009-001 (anexo 2) y de acuerdo a la fecha de pago, verifica que la cantidad sea la correspondiente al reembolso del fondo fijo en la cuenta bancaria 4710347, por medio del Scotia en Línea y archiva permanentemente las “Solicitudes” con sus anexos en forma cronológica.

NOTA: La División de Trámite de Erogaciones realiza el depósito durante los tres días hábiles de haber enviado la “Solicitud de reembolso al fondo fijo”, clave 2500-009-001 (anexo 2).

Contra-recibo 2500-009-001 (anexo 2) Scotia en Línea

La cantidad depositada no corresponde al reembolso del fondo

fijo


16. Notifica, vía correo electrónico, las desviaciones encontradas a la División de Trámite de Erogaciones.

Correo electrónico


17. Recibe de la División de Trámite de Erogaciones “Memorándum de devolución”, clave 2500-012-002 y notifica, misma vía, al área solicitante: Administración del FOFOE y/o DPE, DEC y DIE, la devolución de la “factura” para realizar el reintegro del recurso financiero otorgado por fondo fijo.

Memorándum de devolución 2500-012-002 Factura

Fase II Autorización del reembolso del fondo fijo



18. Elabora el “cheque” para reembolso y lo turna al Presidente del EAFOFOE para su autorización.

NOTA: Al tener en efectivo sólo el 10% del Fondo Fijo Revolvente se procede a su reposición.

Cheque


19. Recibe “cheque”, autoriza mediante firma y devuelve a la Administración del FOFOE, en el mismo día en apego a la política 4.8

Cheque


20. Recibe y cambia el “cheque” en la institución bancaria, y reintegra el recurso financiero al fondo fijo, para su disposición.

Cheque

La cantidad depositada sí corresponde al reembolso del fondo fijo

Etapa V Registro de gastos del Fondo de Fomento

a la Educación

21. Elabora el “Informe mensual de gastos del Fondo de Fomento a la Educación” y resguarda junto con la copia de “Solicitud de reembolso al fondo fijo”, clave 2500-009-001 (anexo 2). NOTA: El “Informe mensual de gastos del Fondo de Fomento a la Educación” se debe resguardar cronológicamente ya que es un documento sujeto a revisión por dependencias interna como el Órgano Interno de Control del IMSS, y/o externas como Despacho Auditor Externo que envía la Secretaría de Función Pública.

Informe mensual de gastos del Fondo de Fomento a la Educación 2500-009-001 (anexo 2)

Fin del Procedimiento

7. Diagrama de flujo del Procedimiento para la utilización de los recursos financieros del Fondo de Fomento a la Educación para gastos de administración







8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para la utilización de los recursos financieros del Fondo de Fomento a la Educación para gastos de administración


Clave Título del documento Observaciones

2500-012-003 Memorándum de solicitud de gasto Anexo 1

2500-009-001 Solicitud de reembolso al fondo fijo Anexo 2

2500-012-002 Memorándum de devolución

Es el Anexo 2 del “Procedimiento para la recepción y trámite de comprobantes de depósito bancario en el Fondo de Fomento a la Educación” 2500-003-001

Página 1 de 3 Clave: 2500-003-004

ANEXO 1 “Memorándum de solicitud de gasto”

Página 2 de 3 Clave: 2500-003-004

INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL MEMORANDUM INTERNO

AL:

Presidente del EAFOFOE Ref:

DEL: Administrador del FOFOE Fecha:

Asunto: Solicitud de gasto.

A t e n t a m e n t e

2500-012-003

1

2

4

5

3

Página 3 de 3 Clave: 2500-003-004

ANEXO 1

“Memorándum de solicitud de gasto” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 AL: El nombre completo del Presidente del Equipo Administrador del Fondo de Fomento a la Educación.

2 Referencia: Clave de registro de la División.

3 Fecha: El día, mes y año en que se elabora el memorándum.

4 Espacio en blanco. Texto libre que debe contener la descripción de gasto de administración y su justificación.

5 Atentamente Nombre completo y firma del Administrador del FOFOE.

Clave: 2500-012-003

Página 1 de 3 Clave: 2500-003-004

ANEXO 2 “Solicitud de reembolso al fondo fijo”

Página 2 de 3 Clave: 2500-003-004

INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS

COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD

FECHA D M A

SOLICITUD DE REEMBOLSO AL FONDO FIJO

Periodo de gastos Comprobantes Acum. Rembolso anterior Solicitud Núm. Del al

Mov. Afectación contable Importe

Sumas

Autoriza Elabora Encargado

1

2 3 4 5

6 7

9

8

12 13

10

11

14

Clave: 2500-009-001

Página 3 de 3 Clave: 2500-003-004

ANEXO 2

“Solicitud de reembolso al fondo fijo” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 Fecha El día, mes y año en que se elabora el documento.

3 Periodo de gastos Periodo semanal, debe anotarse el primero y último día de cada semana.

3 Comprobantes El número de documentos que contiene esta solicitud.

4 Acum. Reembolso anterior El importe total de la acumulación de los reembolsos anteriores a la fecha.

5 Solicitud Número El número progresivo de solicitudes de reembolso.

6 Movimiento El tipo de movimiento contable; 1 para cargos y 2 para abonos.

7 Afectación contable El número de cuenta contable.

8 Importes Importes de la cantidad tanto de cargo como de abono.

9 Total Cargos El importe total de los cargos.

10 Total Créditos El importe total de los créditos.

11 Suma de Movimientos Importe total de cargos y créditos.

12 Autoriza El nombre completo y firma del Titular de la Coordinación de Educación en Salud.

13 Elabora El nombre completo y firma del Contador del FOFOE

14 Encargado del Fondo El nombre completo y firma del Administrador del FOFOE.

Clave: 2500-009-001

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