Embed Size (px)
Citation preview
xxx Dato 26. januar 2017
INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 2. februar 2017 kl. 17.15 på administrationskontoret, Brendstrupgårds-vej 7 med følgende dagsorden: 1. Økonomi kl. 17:15 – 19:00
a. Økonomisk orientering 4. kvartal 2016 (O) *
2. Organisation kl. 17:15 – 19:00 a. Status Nemt at flytte (B) * b. Justering af strategiske mål 2017 (B) * c. Opfølgning på bestyrelsesseminar den 13.-14. januar (O) * d. Justering forretningsgang renoveringer (B) * e. Uddannelsesplan organisationsbestyrelsen (O) * f. Evaluering af udviklingsprojekt Varmehal Reginehøj med Teknologisk Institut (O) * g. Orientering fra udvalgene (O)
3. Afdelinger kl. 19:00 – 19:15 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) *
4. Administration kl. 19:15 – 19:40
a. Orientering fra administrationen (O) * b. Status på nybyggeriprojekter (O) FORTROLIGT *
5. Mødeevaluering kl. 19:40 – 19:45 a. Skriv på BKÅ Portalen (B)
6. Kommende møder kl. 19:45 – 19:50
a. Emner til næste møde, der holdes den 2. marts 2017 (B) b. Mødeplan 2017 (O) * c. Uddannelse (O)
7. Eventuelt (O)
Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.
NOTAT TIL PKT 1.a
Økonomisk orientering 4. kvartal 2016
UDGIFTER 2016 Budget 2016
501 Bestyrelsesvederlag 267.000 267.000
502 Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde 88.042 85.000
Bestyrelsesmøder 85.648 80.000 Kurser og møder best.+udvalg 217.382 450.000 Repræsentation, gaver m.v. 298.840 75.000
Diæter og arbejdstab 17.480 1 20.000 Kørsel bestyrelse 39.923 45.000
Mødeudgifter i alt 747.315 755.000
511 Personaleudgifter 18.546.394 18.300.000
513 Kontorholdsudgifter Juridisk assistance 206.254 121.000
Forsikringer 19.346 20.000 Telefon+internet 281.696 390.000 Kontorholdsudgifter 275.631 275.000
Tryksager 162.061 180.000 Mindre nyanskaffelser 107.506 85.000 Kopiservice og kopipapir 51.652 75.000
1 Hans Jørgen Krickhahn og Heidi Bindløv.
DATO 26. januar 2017
AFSENDER/FORFATTER JBL/CD
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/5
UDGIFTER 2016 Budget 2016
Porto 161.927 190.000 Edb udgifter 1.658.655 1.350.000 Bankgebyrer 389.072 460.000
Annoncer 56.336 50.000 Kontorhusholdning 247.141 300.000 Beboerblad 127.645 140.000
Andre udgifter 13.800 10.606
Kontorholdsudgifter i alt 3.758.722 3.646.606
514 Lokaleudgifter
Lokaleleje 1.379.298 1.380.000 Ejendomsskat 46.333 46.000
El 86.168 105.000 Varme 123.837 150.000 Alarm 32.710 35.000
Rengøring 320.279 280.000 Vedligeholdelse 190.451 150.000 Mindre nyanskaffelser 59.299 0
Fællesudgifter 234.258 320.000 Øvrige driftsudgifter 2.946 0
Lokaleudgifter i alt 2.475.579 2.466.000
515 Afskrivning inventar og edb 142.261 135.000
521 Revision 494.125 540.000
Bruttoadministrationsudgifter 26.431.396 26.109.606
532 Renteudgifter
Afdelinger 9.062.149 2.310.000
Pengeinstitutter 57.119 50.000
Kreditorer 984 5.000
Kurstab obligationer 1.774.516 3.000.000
Porteføljegebyr 374.062 350.000
Renter trækningsret 0 0
3/5
UDGIFTER 2016 Budget 2016
Renteudgifter i alt 11.268.830 5.715.000
533 Udamortiseret ydelse disp. fond 7.717.657 8.090.755
Udamortiseret ydelse - LBF 16.341.803 16.314.454
Pligtmæssige bidrag 12.039.224 12.000.000
I alt 36.098.684 36.405.209
541 Ekstraordinære udgifter 236.626 0
551 Overskud henlagt arbejdskapital 0 0
Udgifter i alt 74.035.536 68.229.815 INDTÆGTER 2016 Budget 2016
601 Administrationsbidrag 23.629.878 23.839.606
602 Gebyrer
Påkrav leje 215.101 240.000 Ventelistegebyr 800.000 725.000 Antenneregnskab 242.296 235.000
Øvrige 15.431 35.000
Gebyrer i alt 1.272.828 1.235.000
603 Renteindtægter Udlån afdelinger 763.837 200.000
Pengeinstitutter 27 15.000 Obligationer 5.601.328 5.500.000 Kursgevinster obligationer 5.553.140 0
Udbytte m.v. 1.826 0 Trækningsret 0 0
Renter i alt 11.920.158 5.715.000
4/5
INDTÆGTER 2016 Budget 2016
604 Udamortiseret ydelse disp.fond 7.717.657 8.090.755 Udamortiseret ydelse LBF 16.341.803 16.314.454 Pligtmæssige bidrag 12.039.224 12.000.000
I alt 36.098.684 36.405.209
605 Byggesagshonorar nybyggeri 0 100.000 606 Byggesagshonorar forb. arb. 2.695.616 860.000
607 Rabatter, bonus m.v. 68.847 75.000
611 Ekstraordinære indtægter 0 0
Indtægter i alt 75.686.011 68.229.815 Kurstab og kursgevinster ved udtrækning pr. 2/1 2017 er medtaget. Renter obligationer er periodi-seret. Overskud ca. 1.650.000 kr. Renter Renteindtægter: Udlån afdelinger 763.836,76
Renter bank og udbytte 1.852,78 Obligationsrenter og kursgevinster 11.154.467,97 Renter trækningsret 0,00
11.920.157,51 Renteudgifter:
Renter afdelinger 9.062.149,30 Renter bank 57.119,31 Kreditorer 984,27
Kurstab obligationer 1.774.515,49 PM gebyr 374.062,27 Trækningsret 0,00
11.268.830,64 Renteoverskud boligorganisationens andel: 651.326,87 Afdelingernes mellemregning forrentes med 3,165 %.
5/5
Afkast obligationer
2014 2015 2016
Nordea 2,60 -1,01 2,77
Sydbank 2,08 0,01 2,19
Danske Bank 3,02 -0,13 3,60
SEB (fra april 15) - -1,23 3,31
Oversigten er til bestyrelsens orientering. Vi ser normalt afkastet fra kapitalforvalterne over en 3 årig periode med mindre der er en med et markant lavere afkast end de andre. Det er ikke tilfældet. Det indstilles derfor, at vi fortsætter med de 4 vi har nu og med uændrede beløb.
INDSTILLING
NOTAT TIL PKT 2.a
Status Nemt at flytte
Det er et strategisk fokusområde, at det skal være nemt at flytte ind og ud hos Boligkontoret Århus. Som tidligere beskrevet har vi derfor arbejdet på at gøre processerne så smidige som muligt, så ”rejsen” ind og ud af vores boliger foregår i et naturligt og simpelt flow. Herudover har vi særlig ved indflytningen bestræbt os på at efterlade et ekstra positivt aftryk - en god oplevelse, som man husker og måske fortæller om i sit netværk (branding). Herunder en opsummerende status på de to kunderejser. Velkomsten
• Udveksling af dokumenter og korrespondance med den nye beboer er optimeret, og mest muligt informationsudveksling sker digitalt – fx links til husorden mv. der således altid er op-dateret, fuldmagt hvis en anden skal hente nøglen og en formular, hvor beboeren kan skifte tv-abonnement. Det gør samtidig, at beboeren på en række område kan betjene sig selv døgnet rundt.
• Vi har samlet alle selvbetjeningsmuligheder under ét punkt på hjemmesiden og gjort dem lettere tilgængelige. Vi er i færd med at udskifte alle papirformularer, der i dag kun kan ud-fyldes med almindelig underskrift med digitale løsninger, så man kan underskrive dokumen-ter med NemId - herunder lejekontrakten i forhold til netop indflytningssituationen.
• Miniguide til ejendomsfunktionærer med anbefalinger (fra bl.a. medarbejderdagen) til, hvor-dan man tager godt i mod en ny beboer inkl. en tjekliste, som ejendomsfunktionæren kan bruge til at sikre, at boligen mere ”teknisk” er helt klar til den nye beboere.
• Indflytningssynet udføres digitalt, og indflytteren får rapporten fra synet på mail sammen med et link til en digitale mangelliste, hvor hun kan gå ind og skrive bemærkninger på og vedhæfte fotos mv.
• Ejendomsfunktionæren opsætter en ny toiletrulle med et BKÅ-klistermærke – et såkaldt ”servicebevis”, der fortæller den nye beboer, at her har været ”nogen” og gøre boligen klar til mig (som det foldede toiletpapir på et hotelværelse).
DATO 26. januar 2017
AFSENDER/FORFATTER Morten Homann
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/3
• Samtidig placerer ejendomsfunktionæren en velkomstgave i boligen: En ”IKEA-pose” med
BKÅ-logo mv., nøglering med BKÅ-polet til indkøbsvogn samt et postkort med en velkomst-hilsen ved rejsemålet.
Afsked
• Vi har lavet en digital formular, hvor beboere kan opsige deres bolig på vores hjemmeside og underskrive med NemId. Som nævnt kommer der snarest flere muligheder for at under-skrive forskellige dokumenter digitalt.
• Opstramning af kommunikationen i forbindelse med opsigelsen, så det hele vejen igennem er tydeligt, hvad fraflytter skal gøre, og hvad der sker i næste skridt. Det gælder:
- Opsigelsesbekræftelsen, der i punktform fortæller præcist, hvad fraflytter skal hu-ske, herunder en miniguide til rengøring og essensens i den gældende vedligehol-delsesordning.
- Synsindkaldelsen, som på tilsvarende vis minder beboeren om, hvad hun skal hu-ske op til synet.
- Forenkling af overslaget, så det er nemt og hurtigt at aflæse beløbet og beregnin-gen bag.
- Det samme gælder den endelig flytteopgørelser, som er skærpet med sproglige for-simplinger og genkendelighed i forhold til overslaget.
3/3
• Vi har implementeret elektronisk fraflyttersyn, der bl.a. betyder, at fraflytter får sit overslag på e-mail med det samme.
• Når beboere i ungdomsboliger nærmer sig afslutningen på deres uddannelse – og derfor skal flytte ud – så kontakter vi dem med et spørgeskema. Det har dels til formål at afdække, hvilke tendenser, der er i folks boligvalg. Dels rådgiver vi her vores ungdomsbolig-beboere om, at de med beboerfortrinsretten har muligheder for at ”blive boende” hos Boligkontoret Århus, ligesom fortrinsretten ved fleksibel udlejning kan åbne døre til andre almene boliger i det aarhusianske.
Rejse-kommentarer Vi spørger fortsat ind- og fraflyttere om deres respektive ”rejseoplevelser” og følger månedligt op på svarene. Nogle af kommentarer lyder:
Super service fra både ejendomsfunktionærene og administration. God kommunikation og oplys-ning om det hele!!
Det har ikke været noget besværligt men nok det at bære alle kasserne og møblerne helt op til 2.sal :-) men god kondition :-) Det har været top det hele :-)
Jeg synes godt velkomstbrevet kunne have en trin-for-trin introduktion til hvad der skal gøres, især med studieboligerne, da indflytterne her måske er lidt uerfarne. Det har dog ikke været et problem, da I har været lette at kontakte og gode til at besvare spørgsmål.
God stil at have vedlagt en rulle toiletpapir.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
INDSTILLING
NOTAT TIL PKT 2c
Opsamling på bestyrelsesseminar
”Forretningsplan” for BKÅs bestyrelse Jf. vedtægternes §3: Boligorganisationens kerneaktivitet er at opføre, udleje, administrere, vedlige-holde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boli-ger m.v.
Identitet: Hvad vil vi være kendt for?
• Vi er forskellige. • Vi er beboere. • Vi har et godt omdømme. • Vi har gode relationer (indadtil og udadtil). • Vi er dristige. • Vi er seriøse. • Vi er nyskabende. • Vi er den øverste ledelse. • Vi er strategiske. • Vi er en enhed der er kendetegnet ved gensidig loyalitet og respekt.
Formål (værdiskabelse)1:
• Drive organisationen, sætte retning og mål • Sikre lovgivning overholdes • Sikre strategisk fokus • Have stærk og god kommunikation ift. beboere, afdelingsbestyrelser og repræsentantskab • Skabe gode til relationer udadtil fx til byrådet, andre boligorganisationer, BL etc.
Aktuelle mål (strategiske sigte)
• Fælles • Attraktivt
1 Jf. bestyrelsens dagsorden 16.08.18: NOTAT TIL PKT 2.b. Justering af grundlag for bestyrelsens værdiskabelse samt arbejdsgrundlag
DATO 26. januar 2017
AFSENDER/FORFATTER MH/SH
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/3
• Nemt
Arbejdsprincipper og (interne) løfter:
• Respektere mødetid, være nærværende og være forberedt • Udvise loyalitet ift. beslutninger, møder, bestyrelsens medlemmer samt direktionen • Afvikle møderne i en god tone • [Respektere hinandens kompetencer og holdninger] •
Arbejdsgrundlag:
• Gøre bestyrelsen til et stærkere team • Øge viden om lovgivning og økonomi • Fokusere på strategisk nyskabelse • Udvikle kompetent handlekraft
For at opnå dette vil bestyrelsen konkret:
• Fastlægge gensidige forventninger til samarbejde og ansvar • Respektere hinandens kompetencer • Afholde interne kurser • Sikre tydelige diskussioner (ansvarlig: formanden) • Gennemføre konkrete øvelser i strategisk nytænkning (ansvarlig: forretningsudvalget)
Arbejdsmetoder (praktik – antal møder, strategidage, implementering af nye osv.)
• Jf. forretningsorden vedr. møder, strategidage etc. • Modtagelse af nye bestyrelsesmedlemmer: dokumenter (vedtægter, forretningsorden m.m.)
introduktionsarrangement, fokus på bestyrelsesseminaret i juni, mentor
• Strukturere dagsorden efter strategisk diskussion, beslutning og orientering (eller let juste-rede kategorier)
• Fokus på strategiske diskussioner på dagsordenen
• Intro til arbejdsprincipper m.m. på første bestyrelsesmøde efter repræsentantskabsmødet, gensidig bekræftelse, evt. også suppleanter
• Orientering til bestyrelsen om punkter, forretningsudvalget er orienteret om • Evaluering af de enkelte punkter (skema) - fælles? ikke hver gang? mere langsigtet evalue-
ring over 2-3 møder? Forretningsudvalget arbejder videre • Fælles blik på uddannelsesplanerne - viden om hinandens kompetencer
Principper for Formidling og kommunikation indadtil i organisationen
• Bevidst afgrænsning af information • Eventuel bruge Kvarteret
3/3
• Klare formål med kommunikationen – information, debat etc. Der arbejdes videre med dette punkt.
INDSTILLING
Bestyrelsesseminar
Boligkontoret ÅrhusAarslev Kro 13.-14.01.2017
Carsten Stenrøjl
Carsten Stenrøjl
Rådgiver i ledelse og strategi
Netværksdirektør i Netværk Danmark A/S
Bestyrelsesformand og –medlem
Advisory Board formand
Forfatter
Foredragsholder
Sparringspartner
Baggrund
EBP og EMP fra INSEAD, Frankrig
HD (A) School of Business, Aarhus Universitet
19 år i forskellige lederfunktioner
Senest 6 år i Grundfos Management A/S
med forretningsudvikling og strategisk ledelse
Tidl. håndboldspiller
Baggrund og formål
På det tidligere seminar i juni 2014 fik det enkelte bestyrelsesmedlem
enkle og brugbare redskaber til arbejdet i bestyrelsen samt kendskab til
de virkemidler og samarbejdsrammer, der giver viden om
forventningerne til og rollen som bestyrelsesmedlem.
Siden juni 2014 har bestyrelsen arbejdet aktivt med arbejdsgrundlaget
for bestyrelsens værdiskabelse for Boligkontoret Århus.
Nu er der grundlag for at komme skridtet videre, hvor ovenstående
bruges til at arbejde fokuseret og strategisk med (bestyrelsens)
selvforståelse og forretningsplan (for bestyrelsesarbejdet).
Fredagens program
16:00 Velkomst og introduktion
Indledning
Opsummering fra juni 2014
Debat om arbejdet i bestyrelsen siden juni 2014
Walk ’n’ Talk: Hvilken organisation/virksomhed er Boligkontoret Århus
– og hvor er bestyrelsen strategisk?
Gruppernes refleksioner debatteres
19:30 Dagens arbejde slutter
20:00 Middag
Hyggeligt afslappet samvær
Lørdagens program
09:00 Opsamling på fredagens findings og konklusioner
Behov for justeringer?
- Eksempelvis i bestyrelsens kompetencer og rolle i forhold til direktionen?
Bestyrelsen som et samlet og stærkt hold
Bevidst værdiskabelse med ”Vil-Kan-Skal” modellen
Gruppearbejde: Hvordan bliver bestyrelsen bedre til at arbejde som et hold?
Konkluderende opsamling
12:00 Frokost
13:00 Forretningsplan for bestyrelsens arbejde
14:30 Afrunding og slutning
Juni 2014 og siden da..
Bestyrelsens fokus på baggrund af selskabets situation:
BASIS VÆKST FORR.UDV.
Hvordan kan og skal bestyrelsen skabe værdi for selskabet?
Bestyrelsens arbejdsgrundlag
Arbejdsmetoder
Arbejdsopgaver
(bl.a. i forh. til direktionen) Ressourcer og kompetencer
Evaluering?
Bestyrelsens aktuelle værdiskabelse
• Sætte klare mål for direktion og følge op
• Samle input fra beboerne og fra verden uden for BKÅ
• Sikre at lovgivning og budgetter følges
• Sikre et strategisk og nyskabende fokus
Bestyrelsens aktuelle arbejdsgrundlag
• Gøre bestyrelsen til et stærkere team
• Øge viden om lovgivning og økonomi
• Fokusere på strategisk nyskabelse
• Udvikle kompetent handlekraft
Bestyrelsens aktuelle arbejdsprincipper
• Respektere mødetid, være nærværende og være forberedt
• Udvise loyalitet ift. beslutninger, møder, bestyrelsens medlemmer
samt direktionen
• Afvikle møderne i god tone
Bestyrelsens aktuelle (interne) løfter
• Fastlægge gensidige forventninger til samarbejde og ansvar
• Respektere hinandens kompetencer
• Afholde interne kurser
• Sikre tydelige diskussioner (ansvarlig: Formanden)
• Gennemføre konkrete øvelser i strategisk nytænkning (ansvarlig:
Forretningsudvalget)
Hvordan arbejder bestyrelsen så i praksis?
Walk ’n’ Talk
Hvilken type virksomhed er BKÅ? Og hvordan påvirker det
bestyrelsens arbejde?
• Arbejder bestyrelsen strategisk nok?
• Hvordan fungerer bestyrelsesarbejdet i forhold til Direktionen?
• Hvordan fungerer bestyrelsesarbejdet i forhold til arbejdsprincipper
og værdiskabelsen?
• Overholdes løfterne?
Middag og hyggeligt afslappet samvær..
Lørdagens program
09:00 Opsamling på fredagens findings og konklusioner
Behov for justeringer? Hvilken selvforståelse har bestyrelsen?
- Eksempelvis ift. bestyrelsens kompetencer og rolle i forhold til direktionen?
- Eller ift. strategien?
Bestyrelsen som et samlet og stærkt hold
Bevidst værdiskabelse med ”Vil-Kan-Skal” modellen
Gruppearbejde: Hvordan bliver bestyrelsen bedre til at arbejde som et hold?
Konkluderende opsamling
12:00 Frokost
13:00 Forretningsplan for bestyrelsens arbejde
14:30 Afrunding og slutning
Selvforståelsen
Hvordan ser I jer selv?
Som en enhed?
Som repræsentanter/vagthunde for beboerne?
Som talerør for beboerne?
Som talerør for bestyrelsen?
Som ledere?
Som strateger?
Har I udsyn eller bakspejl?
Det stærke hold
Hvad er målet?
Hvad er vores opgave? Hvad skal vi bidrage med?
Hvilke kompetencer har vi behov for?
Hvilke kompetencer har vi – og hvilke mangler vi?
Er vi homogene?
Kender, forstår, respekterer og bruger vi vores styrker og
svagheder?
Fra gruppe til højtydende team
Lav Høj
Fælles mål
Rollefordeling
Forståelse og respekt for rollerne
Sammenhæng i værdiskabelsen
Følelse af mening med egen rolle og medejerskab for målet
Gruppe Team Etableret
team
Velfungerende
team
Højtydende
team
Frit efter French & Bell 1999
Holdets selvforståelse
Hvem er vi?
Hvad vil være kendt for?
Hvad er holdets spilleregler?
Hvad er holdets mål?
Hvilke kompetencer har vi? Hvilke mangler?
Hvilken rollefordeling vil vi have?
Hvilket arbejdsgrundlag har vi?
Bevidst værdiskabelse
gennem ”Kan-Vil-Skal” modellen
Kan
SkalVil
Hvad mangler BKÅs bestyrelse?
Gruppearbejde:
Hvordan bliver BKÅs bestyrelse et stærkere, bedre og mere
værdiskabende hold?
Hvad skal tilføres?
Hvordan?
(Oplæg til) Forretningsplan for BKÅs bestyrelse
Identitet
Formål (værdiskabelse)
Aktuelle mål (strategiske sigte)
Formidling og kommunikation
Arbejdsprincipper og (interne) løfter
Arbejdsgrundlag
Arbejdsmetoder (praktik – antal møder, strategidag, implementering af nye osv)
Vi vil:
Vi kan:
Vi skal:
Opsamling
Opsummering fra juni 2014 med debat om arbejdet i bestyrelsen siden juni
2014
Hvilken organisation/virksomhed er Boligkontoret Århus
– og hvor er bestyrelsen strategisk og arbejdsmæssige?
Bestyrelsen som et samlet og stærkt hold
Bevidst selvforståelse med ”Vil-Kan-Skal” modellen
Hvor kan bestyrelsen blive bedre til at arbejde som et hold?
Forretningsplan for bestyrelsens arbejde
God fornøjelse fremover med
det værdiskabende bestyrelsesarbejde
NOTAT TIL PKT. 2.D
Forretningsgang renoveringer
Denne forretningsgang er udarbejdet, så der er klare forventninger og afstemninger, når et renove-ringsprojekt skal opstartes og gennemføres. Forretningsgangen kan også anvendes i forbindelse med overdragelse af projekt fra inspektør til projektmedarbejder. I hele processen iagttages kra-vene specificeret fra Aarhus Kommune i publikationen Miljørigtigt byggeri i Aarhus Kommune. I forbindelse med større renoveringer kan afdelingsbestyrelsen nedsætte et byggeudvalg, der skal følge det enkelte renoveringsprojekt. Udvalget – hvorfra der kan deltage en repræsentant som ob-servatør til projekterings- og byggemøder – inddrages og orienteres som anført i oversigten. Afde-lingsbestyrelsen/byggeudvalget beslutter omfanget af den ønskede inddragelse inden for tre kate-gorier A, B og C, hvor:
• A er projekter, som inspektøren/projektlederen kører selv (byggesagshonorar efter forven-tet medgået tid)
• B er projekter, hvor afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget er involveret i nogen udstrækning, og hvor der er en vis mødeaktivitet som sikrer, at afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget invol-veres i de overordnede beslutninger i planlægningen af projektet
• C er projekter, hvor afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget er tæt involveret, holder hyppige møder op til byggemøderne osv., evt. i særlige tilfælde uden for normal arbejdstid (højeste byggesagshonorar)
Referater fra byggemøder skal være tilgængelige for udvalget. Byggeudvalget indkaldes ved speci-elle forhold eller høres pr. mail ved alle væsentlige ændringer af projektet samt informeres om alle væsentlige nye oplysninger som f.eks. økonomisk eller tidsplanmæssig karakter. Projektlederen er ansvarlig herfor.
Efter afdelingsmødet
Arbejder der udløser huslejeforhøjelse, skal fremlægges på afdelingsmødet på baggrund af et ud-arbejdet forslag, som er afstemt mellem inspektør og økonomimedarbejder. Efter afdelingsmødets godkendelse af projekter, afholder driftschef ultimo november et møde med inspektører, hvor de oplyser, hvilke projekter som de ønsker hjælp til i det efterfølgende år. Derefter afholder driftschef og bygge- og innovationschef et møde med projektlederne, hvor res-sourcerne for det efterfølgende år gennemgås, og efterfølgende melder disse tilbage til inspektø-rer, hvilke projekter der kan varetages af projektmedarbejderne.
ANSVARLIG Michael Andersen
GODKENDER Bestyrelsen
SENESTE GODKENDELSE 8. december 2016
Der afholdes hvert år ultimo oktober fælles møde mellem økonomi, driftschef og bygge- og innova-tionschef, hvor det sikres at alle har et fælles billede af det kommende års projekter, evt. tilskud og ansøgninger, ansvar, tidsplaner, registrering i byggesagsstyringen m.m. Derefter skal projektledere sætte tid på hvornår deres projekter tænkes gennemført. Afdelingsbe-styrelserne orienteres om planen. Bygge- og innovationschef/driftschef giver den relevante økonomimedarbejder besked om, hvem der bliver projektleder. Den relevante projektleder opretter umiddelbart herefter sagen i byggesagsstyringen. Projektleder tilpasser udlejningsteksten i byggesagsstyringen ved nye sager samt ved ændringer i budget eller tidsplan. Økonomimedarbejderen informeres i god tid inden sagen starter af hensyn til godkendelse hos kommunen, lån og evt. tilskud. Økonomimedarbejder sender ansøgning til kommune og evt. Landsbyggefonden. Energitilskud søges eller udbydes fx på energiauktion.dk af projektleder eller rådgiver. Projektleder har ansvaret for igangsætning.
Intern organisering
Projektleder har det overordnede ansvar for projektet og kan benytte de nødvendige interne res-sourcer til en forsvarlig gennemførsel. Afdelingsbestyrelsen nedsætter evt. et byggeudvalg, der følger sagen. Har organisationen ydet til-skud til renoveringssagen, har organisationsbestyrelsen ligeledes mulighed for at udpege et med-lem af dette byggeudvalg. Ved større renoveringsprojekter opretter administrationen et internt byggeudvalg bestående af pro-jektleder, kommunikationsmedarbejder og en repræsentant fra Udlejningen hvis der skal foretages indgriben i lejemål, der medfører genhusninger. Bygge- og innovationschefen vurderer, hvornår det er relevant at nedsætte sådan et udvalg. Udvalget mødes mindst en gang om måneden for at sikre gensidig information og opfølgning på planen. Projektleder sikrer koordination og er ansvarlig for indkaldelser m.m. Der skal udarbejdes et stikordsreferat fra møderne der gemmes under sagen. Kommunikation til beboere i sagen kan med fordel koordineres gennem én person. Ved fysiske helhedsplaner og lignende meget store renoveringer overvejes i hvert tilfælde, om der skal arbejdes efter DGNB-standarden. Projektleder afholder det nødvendige antal møder med rådgiveren (byggeleder/tilsyn), for at være opdateret omkring byggeriets stade, kvalitet og økonomi, og i forhold til at klæde denne bedre på i forhold til at træffe eventuelle beslutninger på bygherrens vegne f.eks. af økonomisk karakter i for-bindelse med eventuelle ekstraarbejder. Økonomimedarbejder skal inddrages i de enkelte projekter af hensyn til økonomien herunder til-skud fra dispositionsfonden og trækningsretsmidler samt skema A, B, C, kontering m.m.. Hvis ikke afdelingens henlæggelser slår til, skal der optages lån, og i den forbindelse søges der om godken-delse hos kommune og eventuelt trækningsret hos Landsbyggefond.
Der tages i budgettet højde for alle forudsigelige omkostninger – herunder håndværkerudgifter, rådgiverudgifter, finansieringsomkostninger, IT-omkostninger i byggesagen, udgifter til information, tilslutningsafgifter, gebyrer, ekstra ejendomsfunktionærdækning i projektperioden, genhusnings- og flytteomkostninger, låse/byggecylindre, huslejetab, miljøomkostninger samt byggesagshonorar – såvel som en forsvarlig buffer til uforudsete udgifter. Der er udarbejdet et regneark til at varetage denne budgettering.
Registrering, arkivering og rekvisition
Hvis en sag startes og afsluttes inkl. evt. tilskud samme regnskabsår, og udgiften dækkes af hen-læggelserne konteres byggesagen på konto 116, f. eks 116550 hvis det vedrører varme. Hvis der skal optages lån, eller hvis sagen varer længere end et regnskabsår, opretter økonomi-medarbejderen nyt selskab og afdeling. Økonomimedarbejderen opsætter ligeledes godkendere af fakturaer, så inspektør/projektmedar-bejder bliver første godkender og økonomimedarbejder anden godkender. Projektleder foranlediger, evt. med bistand fra økonomi, og i god tid inden igangsætning, aftale-rekvisitioner til alle samarbejdspartnere i sagen med en påskrift, at dette rekvisitionsnummer skal påføres alle fakturaer til dette projekt. Dette gøres som udgangspunkt fra værktøjet til byggessags-styring. Hvis det er rådgiver, der skal styre byggesagens økonomi, skal entreprenører sende fakturaen til rådgiveren. Når rådgiver har godkendt fakturaen sendes en mail til inspektør/projektmedarbejder, hvorefter denne godkender pågældende faktura i EG. Hvis det kun er en del af fakturaen, som rådgiver/projektleder kan godkende, skal fakturaen afvi-ses, og der skal anføres en begrundelse i ”Note feltet” i Webfaktura, og det relevante beløb som kan anvises, skal oplyses til bogholderiet. Når der er enighed om, at sidste del af rest fakturabeløbet kan godkendes, fremsender rådgiver en mail til projektleder, med denne godkendelse af restbeløb og igen med pågældende fakturanum-mer. Denne mail skal sendes videre til økonomimedarbejder om, at restbeløbet nu kan anvises, hvorefter dette sker. Af hensyn til orientering til ”2. godkender”, skal projektleder notere i ”Note feltet”, at restbeløbet kan udbetales. Der skal for hver aftaleseddel fremsendes en særskilt faktura, som sker efter samme ovennævnte procedure. I emnefeltet skal skrives ”Aftaleseddel nr. x og med fakturanummer. Alle ekstraarbejder udføres på grundlag af aftaleseddel. Ikke aftalte arbejder kan afvises. Der skal – på nær i helt eks-traordinære situationer – foreligge et tilbud på arbejdet, før at der kan ske godkendelse af en afta-leseddel. Projektleder og driftschef/bygge- og innovationschef vurderer sammen hvilke rådgivere, der skal varetage projekterne. Der kan kun anvendes rådgivere som har vundet rammeaftaleudbud for peri-oden 2015-2018, medmindre der holdes særskilt udbud. Dette gælder principielt større arbejder samt eventuelle arbejder der ikke er oplistet i rammeaftalen.
Til hver renoveringssag oprettes digitale sagsmapper , som opdeles i følgende afsnit, der fremgår af nedenstående, og kan f.eks. døbes under afdelingens navn f.eks. R:\Teknisk afdeling\Afdelin-ger\Afdeling 13 Hammershusvej 34-56\02 Bygning, klimaskærm, Tag2013, hvori nedenstående oprettes:
01 Byggemødereferat 02 Tidsplan 03 Tegninger over projekt 04 Beskrivelser over projekt 05 Bygge- og andre tilladelser 06 Garantistillelse, accepter og forsikringer 07 Sikkerhed, PSS, APV 08 Tilbud 09 Økonomi og aftalesedler 10 Rådgiver og andre aftalekontrakter 11 Projektbeskrivelse, sagsforløb, noter, planlægning 12 Opstartsmøde med afdelinger, rådgiver og samarbejdspartnere 13 Indkaldelse, gennemgang og mangeludbedring 14 1 års gennemgang 15 5 års gennemgang
Sager der skal oprettes digitalt hos Byggeskade- eller Landsbyggefonden oprettes som udgangs-punkt af driftschef/bygge- og innovationschef.
Udbud
Når idéen om projektet er projekteret, og skal igangsættes, indkalder projektleder til et opstarts-møde, hvor inspektør, økonomimedarbejder, varmemester, rådgiver og eventuelt afdelingsbesty-relse eller byggeudvalg deltager. Her aftales de fremadrettede relationer og ønske om nødvendig information om projektet indtil færdiggørelse og aflevering. Det primære valg af rådgiver skal ske ud fra rammeaftale 2015-2018, og der afholdes et opstarts-møde med valgte rådgiver, hvor projektleder, varmemester og afdelingsbestyrelsen eller en bygge-udvalg deltager. I denne fase fastlægges projektet endeligt i forhold til ønske om tekniske løsnin-ger, materialevalg, æstetik m.m. samt entreprise- og udbudsform. Følg eventuelt vejledningen ”Bliv klogere på Licitation 2013, som kan findes her: R:\Teknisk afde-ling\Teknisk biblotek\Procedurer & skabeloner\Licitationer\20130329 Bliv klogere paa Licitation 2013.pdf. Konkurrencestyrelsen har i deres oversigter fra 2014 også ”Vejledning til tilbudsloven 2005”, som findes her: R:\Teknisk afdeling\Teknisk biblotek\Procedurer & skabeloner\Licitationer\Vejledning til tilbudsloven 2005 23082005 vejledning.pdf Rådgiver udarbejder projektet gennem faserne sammen med projektmedarbejder/inspektør, og kommer med forslag til udbudsmaterialet.
Udbudsmaterialet tilrettes endeligt eventuelt sammen med projektleder, varmemester, rådgiver og afdelingsbestyrelsen/byggeudvalg. Rådgiver tilretter herefter udbudsmaterialet, og hvis det er be-grænset licitation vælges de entreprenører, der skal afgive tilbud. Inden endelig udsendelse af udbudsmateriale fremsender rådgiver materialet til projektleder til gennemsyn og der nedsættes en lille arbejdsgruppe bestående af projektleder, som skal kvalitets-sikre udbudsmaterialet. Et eksternt firma kan evt. varetage projektgranskning. Udbudsmaterialet udsendes til de udvalgte entreprenører (eller offentlig licitation afhængig af ud-budsform), og der afholdes licitation. Sagsbehandler i økonomi skal informeres om dato/tidspunkt for licitationen. Efter licitationen sammenstiller rådgiver licitationsresultater, og indstiller til valg af entreprenører. Projektleder udpeger entreprenører i tæt samarbejde med rådgiver. Der afholdes opstartsmøde på hver byggesag mellem projektleder og økonomimedarbejder umid-delbart efter licitationen. Økonomimedarbejder vurderer, om der skal oprettes et byggelån til betaling af regningerne. De indhenter tilbud på byggekredit og kreditforeningslån på samme tidspunkt. Som udgangspunkt be-taler vi udgiften, og beder banken om at overføre vores udlæg mindst 1 gang om måneden. I me-get dyre sager vurderes det, om det kan være nødvendigt, at banken betaler de store fakturaer.
Opstart af projekt
Projektlederen sørger for at tegne entrepriseforsikring via forsikringsmægler. I den forbindelse ta-ges stilling til dækning af huslejetab, lejers indbo, byggelånsrenter og forceringsomkostninger. Der udvikles et modul hertil i byggesagsstyringen. Der tages ligeledes stilling til, om der skal tegnes projektansvarsforsikring i det omfang, det – fx via en rammeaftale – kan sikres en tilsvarende reduktion af rådgivers honorar. Projektlederen tager kontakt til Mette, der lægger relevant materiale som f.eks. tidsplan, informati-onsfolder m.m. ind på den pågældende afdelings hjemmeside. I den forbindelse skal materialet på afdelingens hjemmeside opdateres f.eks. hvis en tidsplan æn-drer sig. Der afholdes et møde, hvor projektleder, varmemester, rådgiver og afdelingsbestyrelse/byggeud-valg deltager, hvor formålet er en samlet intern forventningsafstemning ift. gennemgang af tids-plan, koordinering af arbejderne i forbindelse med opstarten af projektet i afdelingen samt eventu-elle til- og frakøb i projektet – dvs. at økonomien gennemgås. Hvis projektet bliver dyrere end antaget, og det viser sig nødvendigt at indkalde beboerne til et eks-traordinært beboermøde, sørger projektlederen for dette i samarbejde med økonomimedarbejder. Projektleder har ansvaret for at få udarbejdet lovpligtigt varslingsmateriale indeholdende en orien-tering om projektet samt oplysninger om omfang/tidsplan samt navne på entreprenørfirmaer/hånd-værkere til beboerne i samarbejde med teknisk sekretariat i henhold til forretningsgang nr. 3.1.2 ”Varsling af lejer”. Materialet skal runddeles til alle berørte beboere i deres postkasser.
Udførelsesfase
Projektet opstartes, og der afholdes de nødvendige antal byggemøder - i opstartsfasen kan der med fordel afholdes et om ugen, som over tid eventuelt kan ændres til 14. dags intervaller. En re-præsentant fra afdelingsbestyrelsen/byggeudvalg er velkommen til at deltage på byggemøderne som observatør. Her har vi udarbejdet en pjece, der fortæller lidt om at være en del af byggeud-valg. Hvis der er spørgsmål til projektet fra afdelingsbestyrelser, byggeudvalg eller beboere, skal disse rettes til projektmedarbejder/inspektør, da denne er ansvarlig for byggesagens gennemførelse samt økonomien i projektet. Projektleder er ansvarlig for i henhold til aftale at sikre en ajourført information, som videregives til, varmemester, afdelingsbestyrelse, byggeudvalg, økonomimedarbejder m.m. Hvis der opstår en forsinkelse af betydning, som involverer forskydning af tidsplaner, har projektleder ansvaret for at underrette nærmeste leder, varmemester, økonomimedarbejder, afdelingsbestyrelsen, byggeud-valg m.m. Har det betydning for udlejningsforhold, skal projektleder underrette udlejningen. Byggemødereferater udsendes til afdelingsbestyrelse, byggeudvalg, inspektør, varmemester, øko-nomimedarbejder. I forbindelse med forventningsafstemning kan det aftales, hvilket materiale mv., som de relevante parter ønsker tilsendt. Projektleder holder løbende kontrol med det udførte arbejde, og evt. aftalesedler skal skriftligt god-kendes af projektleder og byggeledelse. Projektleder udarbejder i samarbejde med teknisk sekretariat alt lovpligtig varslings materiale i henhold til forretningsgang nr. 3.1.2 ”Varsling af lejer”. Materialet skal runddeles til alle berørte be-boere i deres postkasser. Derudover holdes hver 14. dag opfølgningsmøde mellem bygge- og innovationschef, projektledere, inspektører og økonomimedarbejdere for at sikre koordination og erfaringsudveksling. Aftalesedler lægges løbende i byggesagsstyringen. Alternativt skal rådgiveren mindst hver måned udarbejde et fremskrevet byggeregnskab (prognose) over det anslåede samlede forbrug på hver enkelt konto. Det er vigtigt, at både projektleder og økonomimedarbejder tager ansvar for løbende at opdatere tidsfrister i byggesagsstyringen.
Udfordringer med økonomi og/eller tidsplan
Såfremt projektleder, økonomimedarbejder eller andre under projektet nærer begrundet bekymring for, at der vil ske overskridelser af økonomi, tidsplaner eller opstå samarbejdsmæssige udfordrin-ger, skal projektleder og økonomimedarbejder i samarbejde med bygge- og innovationschef eller driftschef udarbejde et forslag til løsning, herunder inddrage al relevant viden om fremtidige økono-miske forhold. Medfører disse scenarier en overskridelse af den økonomiske ramme, forelægges chefgruppen og evt. bestyrelsen et løsningsforslag indeholdende én eller flere af følgende muligheder:
• Besparelser i projektet
• Forøget belåning gennem huslejestigning, godkendt på nyt afdelingsmøde • Tilskud fra boligorganisationen
Afslutning af projekt
Projektet afsluttes i henhold til AB92, og projektleder indkalder til mangelgennemgang, hvor afleve-ringsdokument (afleveringsprotokol) udarbejdes. Herunder afholdes en økonomisk gennemgang med økonomiafdelingen. Undervejs i projektet har projektleder ansvar for, at den fremskrevne øko-nomi holdes inden for den udstukne ramme. Når sagen er afsluttet og alle fakturaer/regninger er modtaget og betalt giver projektleder besked til økonomimedarbejder om at sagen kan afsluttes. Udgiften der dækkes via henlæggelser overføres til konto 116 og den udgift der finansieres via lån til konto 303120 og lånet på konto 413 (realkredit-lån) eller 416 (banklån). Projektet afleveres herefter til inspektøren og varmemesteren, hvor der foretages en gennemgang af alt materiale, tegninger, kvalitetssikringsmateriale, drifts- og vedligeholdelsesmanualer m.fl. Projektleder afleveringsforretningens dato i byggesagsstyringen, således at teknisk sekretariat er informeret om indkaldelse til 1- og 5 års eftersyn, og adviserer projektleder inden rimelig frist i hen-hold til AB92. Projektleder er ansvarlig for gennemførelse- og afholdelse af 1- og 5 årige eftersyn herunder ned-skrivning af garantistillelse.
Bilag 1 Et renoveringsprojekt fra ide til ibrugtagning - faseopdeling
Tid
spla
n
Byg
geud
valg
Dire
ktø
r
Øko
nom
imed
arbe
jder
Byg
ge-
og in
nova
tions
-ch
ef/d
rifts
chef
U
dlej
ning
Pro
jekt
lede
r
Insp
ektø
r
Eje
ndom
sfun
ktio
nær
Kom
mun
ikat
ions
med
arbe
jder
Virk
som
heds
nævn
Råd
give
r
Byg
gepl
adsl
eder
Fag
tilsy
n
Ent
repr
enø
rer
Kom
mun
e
Land
sbyg
gefo
nden
Byg
gesk
adef
onde
n
Rev
isio
n
Kom
men
de b
eboe
re
Beb
oere
Afd
elin
gsbe
styr
else
Idéen opstår
X X
Drøftelse af ide X X X
Forslag til renoveringsprojekt X X X
Valg af inddragelsesmodel X
Godkendelse af forslag til byggeri
X X (X)
X
Forslag til teknikere i projekteringsfasen X X
Udbud af "Aftale om teknisk rådgivning og bi-stand" ABR89
X X X
Valg af teknikere/projektering jf. rammeudbud O X X X
Aftale med teknikere X X X
Hvis - udarbejdelse af dispositionsforslag
X
Godkendelse af dispositionsforslag X
X X
Udarbejdelse af projektforslag
X
Godkendelse af projektforslag X
X X X
Kvalitetssikring af projektforslag
X X X
Udarbejdelse af forprojekt
X
Godkendelse af forprojekt X
X X X
Kvalitetssikring af forprojekt
X X X
Udarbejdelse af hovedprojekt
X
Kvalitetssikring af hovedprojekt
X X X
Godkendelse af hovedprojekt (myndigheds-sæt)
X
X X X X
Udarbejdelse af kommunikationsplan X X X
Udarbejdelse af skema A
X X
Godkendelse af skema A
X X X
Bank/byggekredit
X
Realkreditinstitutter
X
Egen finansiering inden for lovens rammer
X
Orientering om finansiering O X
Valg af udbudsform X X X
Udarbejdelse af udbudsmateriale X
X X X X
Udarbejde totaløkonomisk vurdering X X
Udarbejdelse af udbudstidsplan
X X X X
Licitation
X X X X
Sammenstilling af licitationsresultat
X
Udarbejdelse af løbende information om byg-geriets gennemførelse O
X X X
Orientering om licitationsresultat
X X
Godkendelse af licitationsresultat X X
Forhandling med licitationsvindere
X X X X
Et renoveringsprojekt fra ide til ibrugtagning - faseopdeling
Tid
spla
n
Byg
geud
valg
Dire
ktø
r
Øko
nom
imed
arbe
jder
Byg
ge-
og in
nova
tions
-ch
ef/d
rifts
chef
U
dlej
ning
Pro
jekt
lede
r
Insp
ektø
r
Eje
ndom
sfun
ktio
nær
Kom
mun
ikat
ions
med
arbe
jder
Virk
som
heds
nævn
Råd
give
r
Byg
gepl
adsl
eder
Fag
tilsy
n
Ent
repr
enø
rer
Kom
mun
e
Land
sbyg
gefo
nden
Byg
gesk
adef
onde
n
Rev
isio
n
Kom
men
de b
eboe
re
Beb
oere
Afd
elin
gsbe
styr
else
Udarbejdelse af skema B
X X
Godkendelse af skema B
X X X
Orientering om skema B X X
Udarbejdelse af entreprisekontrakter X X X X X
Godkendelse af entreprisekontrakter
X X X X
Udarbejdelse af accepter
X X X X
Udarbejdelse af tids- og rateplan
X X X X X X
Praktisk gennemførelse af byggeriet
X X X X X X
Beslutning om til- og frakøb X X X X X X
Udarbejdelse af aftalesedler
X X
Godkendelse/attestation af aftalesedler
X X X
Hjemtagelse af finansiering til de rigtige tids-punker
X X
Likviditetsstyring
X
Betaling af forfaldne faktura
X
Godkendelse af a conto betalinger
X X
Drifts- og vedligeholdelsesinstruktioner -3m
X X X X X X
Kvalitetssikringsmateriale kontrol af udarbej-delse
X X X X
Udarbejdelse af slutopgørelser
X X
Godkendelse af slutopgørelser
X X X
Indkaldelse til mangelgennemgang
X X X X
Afleveringsforretning -14d
X X X X
Udbedring af fejl- og mangler
X
Kontrol af at fejl- og mangler er udført
X X X X
Godkendelse af kvalitetssikringsmateriale
X X X X
Revidering af driftsplaner
X X
Udarbejdelse af skema C
X X
Revision af skema C
X X
Udarbejdelse af revisionsprotokollat
X
Godkendelse af revisionsprotokollat + skema C
X X
Indkaldelse til 1 års eftersyn +5m
X X X X X X
1 års eftersyn gennemgang
X X X X X X Udbedring af fejl- og mangler i forbindelse med 1 års eftersynet
X
Godkendelse af 1 års eftersyn O
X X X X X
Nedskrivning af garanti efter 1 års eftersynet
X X X
Udarbejdelse af orientering om 1 års eftersy-net
X X X
Godkendelse af orientering om 1 års eftersy-net
X X X X
Indkaldelse til 5 års eftersyn +48m
X X X X X X
Et renoveringsprojekt fra ide til ibrugtagning - faseopdeling
Tid
spla
n
Byg
geud
valg
Dire
ktø
r
Øko
nom
imed
arbe
jder
Byg
ge-
og in
nova
tions
-ch
ef/d
rifts
chef
U
dlej
ning
Pro
jekt
lede
r
Insp
ektø
r
Eje
ndom
sfun
ktio
nær
Kom
mun
ikat
ions
med
arbe
jder
Virk
som
heds
nævn
Råd
give
r
Byg
gepl
adsl
eder
Fag
tilsy
n
Ent
repr
enø
rer
Kom
mun
e
Land
sbyg
gefo
nden
Byg
gesk
adef
onde
n
Rev
isio
n
Kom
men
de b
eboe
re
Beb
oere
Afd
elin
gsbe
styr
else
5 års eftersyn gennemgang
X X X X X Udbedring af fejl- og mangler i forbindelse med 5 års eftersynet
X
Godkendelse af 5 års eftersyn O X X X X X
Nedskrivning af garanti efter 5 års eftersynet X X X X
Udarbejdelse af orientering om 5 års eftersy-net
X X X
Godkendelse af orientering om 5 års eftersy-net
X X X X
Hovedansvarlig/initiativtager X
Inddrages/høres X
Orienteres O
NOTAT TIL PKT 2.e
Uddannelsesplan organisationsbestyrelsen
I alles uddannelsesplan indgår følgende fælles uddannelsesaktiviteter:
• Bestyrelsens strategiske rolle og ansvar – hvordan en bestyrelse arbejder strategisk og fun-gerer som et arbejdsfællesskab (gennemføres næste gang januar 2017)
• Bestyrelsens juridiske rolle og ansvar – bestyrelsens ansvar og samspil med den daglige ledelse (gennemføres næste gang 1. halvår 2017)
• Bestyrelsens økonomiske rolle og ansvar – bestyrelsens rolle ift. regnskabsaflæggelse, budgetlægning og økonomiopfølgning samt byggesager og samspil med revisor (gennem-føres næste gang 2. halvår 2017)
Disse suppleres med endnu et fælles kursus (enten afholdt med intern underviser eller vha. BL) om det lovgivningsmæssige grundlag (hovedprincipper i almenboligloven, almenlejeloven, driftsbe-kendtgørelsen, udlejningsbekendtgørelsen, vedligeholdelsesbekendtgørelsen og sideaktivitetsbe-kendtgørelsen) – finansiering, udlejning, byggesager, lejefastsættelse osv. Det afvikles efter alle har været på Ny i ledelsen og afstemmes med indholdet i dette, med fokus på mulighed for debat.
Aske Fokus for uddannelsesplan:
• BL Ny i ledelsen • Innovation – udenfor BL, fx http://www.cok.dk/borgerdeltagelse-stor-stil eller
http://www.cok.dk/samskabelsestræf • Strategi og lederskab (BL Bestyrelsens strategiske ledelsesopgaver)
Henrik Fokus for uddannelsesplan:
• Lovgivning (BL Organisationsbestyrelsens ansvar og retlige rammer) • Strategi og lederskab (BL Bestyrelsens strategiske ledelsesopgaver)
Johnny Fokus for uddannelsesplan:
DATO 26. januar 2017
AFSENDER/FORFATTER Morten Homann
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/3
• Økonomi (BL Økonomi og nøgletal) • Kommunikation (fx BL Beboerkommunikation – ellers bør nærmere fokus afdækkes, fx so-
ciale medier, tværkulturel kommunikation, kommunikation i renoveringssager e.l.) • Lovgivning (BL Organisationsbestyrelsens ansvar og retlige rammer)
Kristine Fokus for uddannelsesplan:
• Kommunikation (fx BL Beboerkommunikation – ellers bør nærmere fokus afdækkes, fx so-ciale medier, tværkulturel kommunikation, kommunikation i renoveringssager e.l.)
• Strategi og lederskab (BL Bestyrelsens strategiske ledelsesopgaver) • Lovgivning (BL Organisationsbestyrelsens ansvar og retlige rammer)
Olav Fokus for uddannelsesplan:
• Strategi og lederskab (BL Bestyrelsens strategiske ledelsesopgaver)
Peter Fokus for uddannelsesplan:
• Basis (BL Ny i ledelsen) • Nybyggeri/renovering (BL-kursus, evt. mere skræddersyet fælles i kredsen)
Rasmus Fokus for uddannelsesplan:
• Kommunikation • Nybyggeri/renovering • Innovation • BL Ny i ledelsen
Søren Fokus for uddannelsesplan:
• Strategi og lederskab (BL Bestyrelsens strategiske ledelsesopgaver)
På i april og hvert kvartal til opfølgning Ansvaret er som udgangspunkt det enkelte bestyrelsesmedlems, men administrationen bistår gerne Uddannelsesplanen lægges fremover ved et bestyrelsesmedlems nyvalg til organisationsbestyrel-sen samt revideres hvert år, fx på det konstituerende bestyrelsesmøde.
INDSTILLING
3/3
For nyvalgte bestyrelsesmedlemmer bør planen under alle omstændigheder inden for det første år indeholde to relevante kurser i BL-regi med organisationsbestyrelsen som målgruppe, herunder kurset Ny i ledelsen. Suppleanter opfordres under alle omstændigheder til at deltage i Ny i ledelsen.
NOTAT TIL PKT 2.f
Erfaringer med inddragelse af Teknologisk Institut i processen med at øge beboerengagementet og aktivitetsniveauet i Varmehallen på Reginehøj
1.0. Baggrund
I afdelingsbestyrelsen og blandt beboerne på Reginehøj har der været et ønske om at øge aktivitetsniveauet og beboerengagementet i Varmehallen efter den Realdania-støttede re-novering. Teknologisk Institut blev med mellemkomst og finansiering af boligorganisationen engageret til opgaven. Da processen nu er afsluttet, har Janne Grøntved Larsen lavet en lille evaluering (på baggrund af interviews med involverede beboere og boligsociale medar-bejdere) med henblik på at vurdere effekten af denne proces, og hvad vi fremadrettet vil kunne bruge en lignende proces til.
2.0. Teknologisk Instituts leverancer og en vurderi ng af disse Antropologisk feltstudie. Det vurderes, at feltstudiet ikke har levet op til det ønskede formål: …”at komme bredt ud til beboerne, så det ikke kun er beboerrepræsentanter og de sæd-vanlige ildsjæle, der influerer processen.” Feltstudiet bragte ikke ny viden eller mennesker ind i processen omkring varmehallen. Beboerworkshop. Workshoppen forløb godt og professionelt. Det fungerede godt at have en udefrakommende part med, der styrede aftenens forløb og dialogen, så der kom en kon-struktiv dialog på mødet. Workshoppen satte gang i et nyt håb om mere liv i Varmehallen, men effekten af workshoppen vil kunne være varig, hvis der bliver fulgt op på processen, hvilket der ikke er blevet fra Teknologisk Instituts side. Kort skriftlig sammenfatning af behov og ressourcer i området. Denne er leveret med Tek-nologisk Instituts anbefalinger til den videre proces. Sparring om opstart og drift af varmehallen. Der har ikke været nogen sparring eller overle-vering, bort set fra at Teknologisk Institut har afleveret anbefalinger til drift og organisering af varmehallen.
3.0. Varmehallen efter processen med Teknologisk In stitut
DATO 26. januar 2017
AFSENDER/FORFATTER JGL/AVN
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/2
Efter workshoppen har afdelingsbestyrelsen bedt Henrik Gaarde (boligsocial medarbejder) om at være administrator af varmehallen. De boligsociale medarbejdere har som følge af dette taget initiativ til, at der er lavet et reglement og et notat med henblik på at undgå mis-forståelser imellem den boligsociale helhedsplan, afdelingsbestyrelsen og afdelingens be-boere i relation til, hvilke aktiviteter Varmehallen kan rumme, og på hvilken måde aktivite-terne igangsættes. De første beboerdrevne aktiviteter er henover nytåret under opstart, og der forventes en løbende stigning i aktivitetsniveauet i løbet af 2017. Dette er i tråd med Teknologisk Instituts anbefalinger, men har fundet sted uafhængigt af disse.
4.0. Anbefalinger til lignende processer i andre af delinger Hvis en ekstern part inddrages i lignende processer, anbefales det, at denne følger proces-sen over en længere periode. Det kræver et vedholdende stykke arbejde over en længere periode at skabe engagement og en god kultur om en opgave som fx at få flere aktiviteter i Varmehallen. Den svære del af processen ligger ikke alene i idéfasen, men måske i endnu højere grad i implementerings- og stabiliseringsfasen. Det bør således være aftalt, inden en lignende proces igangsættes, hvordan der følges op på processen og sikres et varigt lokalt engagement omkring opgaven. Vi mener på den baggrund ikke, at vi bør anvende Teknologisk Institut/ den anvendte mo-del andre steder i Boligkontoret Århus’ afdelinger. Boligkontoret Århus kan evt. overveje at oprette en medarbejderfunktion med proceskonsu-lentkompetencer, der kan varetage lignende opgaver og bidrage til at sikre opfølgningen på relevante procesforløb i regi af boligforeningen.
Notatet er til bestyrelsens orientering.
INDSTILLING
NOTAT TIL PKT 3.a
Orientering vedr. afdelinger
Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger:
Afdeling 04 Chr. Molbechs Vej
Renovering af afløbssystem går i gang først i det nye år. Arbejdet forventes at tage ca. 3 måneder.
Afdeling 9-14-18 Trøjborg
Afdelingsbestyrelsen og administrationen har i fællesskab udarbejdet og ind-sendt indsigelser mod nybyggeri på nabogrunden.
Afdeling 17 Kongsvang
I forlænges af vinduesudskiftningen etableres nye kælderyderdøre. Afdelingen har været plaget at indbrud i kældre – derfor sættes nyt låsesy-stem i kælderdøre og samtidig opsættes overvågning af kælder.
Afdeling 20 Norgesparken
Kældrene får her i første kvartal en større omgang med nye LED lamper samt udbedring af skader i væggene inden de males.
Afdeling 22 Illerupvej
Der fortages 1 årsgennemgang af projekt vinduer, stigstrenge mm. her i ja-nuar måned som forventes afsluttet i starten af februar. D. 30/1 afholdes der dialogmøde vedr. udearealerne om at sammensætte et haveudvalg, til at bestemme hvad der skal ske med udearealerne.
Afdeling 23 Nydamsparken
Renovering pågår og vi har nu ca. 1 år tilbage. Finn (pension) og Henrik (ny projektleder) har sagsoverdragelse frem til d. 7. februar. Fortsat udfordringer vedr. økonomi men der arbejdes på sagen.
Afdeling 27 Frydenlund
Etablering af solceller på taget af afdelingens 3 etableres til foråret Fornyelse af vores anlæg foran blok 15 og 16 Fuglebakkevej er afleveret.
DATO 26. januar 2017
AFSENDER/FORFATTER Administrationen
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/3
Afdeling 28 Lindholmparken
Rotteplage i afdelingen – skadedyrsbekæmper er på sagen – der bliver udar-bejdet en bekæmpelsesplan for hele afdelingens kloaknet. Etableres i januar Udendørs belysning skiftes til LED belysning i januar. Tilbud på udskiftning af altandøre er indhentet – dørene er bestilt – arbejdet går i gang til januar.
Afdeling 29 Kalmargade
Der er dialog med bestyrelsen vedr. afgørelse om nedgravet affaldsbehold- der og om hvilken løsning de ønsker ifht. de nye fraktioner affaldvarme har sat op iht. affaldsbekendtgørelsen. Det hænger sammen med, at astfalten skal skiftes som forventes at opstarte primo april/maj. Udskiftning af opgangsvinduer inkl. nye lamper med LED. Er i dialog med be-styrelsen om, hvilke udtryk de ønsker. Det forventes at starte op primo efter sommerferien.
Afdeling 30 Nørreskovvej
Besigtigelse den 26. januar for de bydende på rør og faldstammeudskiftning. Licitation afholdes den 10. februar.
Afdeling 31 Rydevænget
Afslag +55-boliger, forsøg med ungdomsboliger Rørudskiftning i fuld gang. Kælder godt på vej og lejlighederne startes op i uge 7. Der er informationsmøde den 25. januar kl. 19 for alle lejere. Der er endnu uafklaret økonomi omkring AffaldVarme og levering af vekslere.
Afdeling 44 Hjulby Hegn
Renovering af boligernes klimaskærm er tæt på sin afslutning. Mangelaf-hjælpning pågår. Afleveringsforretning forventes afholdt medio februar 2017 med følgende udskudte arbejder - udvendige arbejder med terrassebelægnin-ger, der forventes afsluttet ultimo februar 2017 – vejrafhængig, samt udven-dige malerarbejder forventes afsluttet senest 1. maj 2017. Renovering af glasoverdækning forventes udført fra primo februar til medio marts 2017. Budget forventes overholdt
Afdeling 48 Skæring Parkvej
Er i dialog med bestyrelsen om udskiftning af køkkenerne skal skiftes. Bestyrelsen er blevet enige om, at det skal være en kollektiv løsning. Der skal afholdes et informationsmøde med lejerne slut februar, hvor lejerne kan se billeder af et prøvekøkken, vi har lavet i afdelingen, samt spørge ind til hvad de måtte have på hjertet.
Afdeling 52 Viborgvej
Det er lykkedes alligevel at få forsikringen til at dække, så bestyrelsens bevil-ling fra 8. december 2016 bortfalder.
3/3
Afdeling 61 Choko-Laden
Tagudskiftningen forventes afsluttet til den 10. februar 2017. Budget forventes overholdt. Den 8. december 2016 indtraf på byggepladsen en arbejdsulykke, hvor en ung tagdækker pådrog sig skader på ryg og ribben. I samarbejde med Ar-bejdstilsynet er der foretaget tiltag til imødegåelse af tilsvarende ulykker, samtidig med at der har generelt har været forøget fokus på sikkerheden ved arbejdets udførelse. Den unge tagdækker er fortsat sygemeldt, og er pt. i et genoptræningsforløb der skulle sætte ham i stand til at vende tilbage til sit tagdækkerarbejde primo februar 2017.
Afdeling 73 Virup Skovvej
Vandindtrængning fra tagene I november måned 2016 blev der i samarbejde med beboerne gennemført en indberetningsrunde om vandindtrængning i boligerne, såvel ”fortidens” som ”nutidens” vandindtrængning (indenfor det sidste ½ år). I november måned 2016 blev der gennemført et alt omfattende tageftersyn af VO Tag, og de afledte samlede vedligeholdelsesarbejder blev efter oven-nævnte indberetningsrunde gennemført og afsluttet i december måned 2016. Der henstår i dag arbejder omkring yderlig forebyggende tagdækningsarbej-der ved bolig nr. 57 B og 183, der kombineres med en scannings undersø-gelser af lofter med hjælp fra Teknologiske Institut (frit vand i beton-dækele-menternes ”lukkede” kanaler). De nævnte arbejder planlægges udført samti-digt og forventes gennemført medio februar 2017. Ligeledes henstår der i flere boliger indvendigt malerarbejde for efterrepara-tion af drænhuller, småskader mv. i/på beton-dækelementerne. Dette arbejde forventes gennemført efter ovennævnte scannings undersøgelse, forventeligt afsluttet ultimo februar 2017. Samlet budget for afsluttende scannings og malerarbejder er anslået til 70.000,- kr.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
INDSTILLING
NOTAT TIL PKT 4.a
Orientering fra administrationen
Drift og administration
A. Administrationen har grundet problemer med samarbejdet samt omkostningerne opsagt samarbejdet med Skadesservice Danmark. Set ud fra perspektivet om at gøre det nemt for beboerne, er det fortsat intentionen at have ét nummer for alle skadeshenvendelser uden for normalarbejdstid. Derfor er der pr. 1. april 2017 indgået aftale med G4S om at varetage funktionen med håndtering af serviceopkald. Det betyder lavpraktisk, at der skal opsættes nye klistermærker med kontakttelefonnum-meret i lejemålene. Der bliver produceret et nyt med et internt Boligkontoret Århus-num-mer, som vil kunne fortsætte, også selv om vi på et senere tidspunkt måtte vælge at skifte leverandør. Der er afholdt flere møder med et nyt skadeservicefirma til de tilfælde, hvor G4S vurderer det nødvendigt, og der er indgået en samarbejdsaftale med SSG, hvor de aftalte priser er lavere end de nuværende med Skadeservice Danmark.
B. Som et led i arbejdet med smartere drift er der indledt drøftelser om at iværksætte udbud på håndværkerområdet, sideløbende med at udbuddet vedr. normalistandsættelse på ma-ler samt gulvbehandling alligevel skulle genudbydes i år for en ny flerårig periode. Der ar-bejdes derudover med at indhente ekstern bistand til at forhandle indkøbs- og rammeafta-ler mv. Erfaringerne fra 14 kommunale udbud i forhold til at udbyde håndværksydelserne samlet, er en besparelse på timepriserne i omegnen af ca. 20 %. Vi har planer om at kombinere de samlede udbud med aftaler eventuelt på grossist området. I forbindelse med arbejdet ”Effektiv drift” har der været nedsat en styregruppe bestående af en ejendomsfunktionær fra hver af de 5 ERFA grupper, 2 inspektører samt driftschefen. Der er kommet rigtig mange gode ideer på møderne, og der vil også blive udbudt andre områder. Det er besluttet, at der skal deltage en ejendomsfunktionær- og inspektør repræ-sentant i det videre arbejde med udarbejdelse af udbudsmaterialet sammen med den/de eksterne samarbejdspartnere, der vælges til opgaven.
DATO 26. januar 2017
AFSENDER/FORFATTER Administrationen
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
2/6
C. I forlængelse af lovændringer vedr. boligstøtte, kontanthjælp m.m., følger administrationen
løbende udviklingen på området. Der er dog fortsat ingen tegn på, at der sker nævnevær-dige ændringer i antallet og omfanget af rykkere m.m.
D. Aarhus Kommune, Sundhed & Omsorg har indgået kontrakt med G4S om indkøb af Phoniro elektronisk låsesystem. Østjyllands Brandvæsen står for opsætning og service-ring af låsesystemet. Elektronisk låsesystem opsættes ved alle borgere (og eventuelt aflå-ste opgangsdøre), som enten har nødkald eller som ikke selv kan låse op for hjemmeple-jen. Flere af disse borgere bor i vores opgange, bl.a. Lindholmsvej og Nydamsvej. Systemet er Bluetooth baseret og monteres i stedet for den indvendige vrider på borgers dør. Borger, varmemester og andre med nøgle, kan bruge sin nøgle som sædvanlig. Implementering startede 1. februar 2016 i Midtbyen, og starter i området Christiansbjerg ca. februar 2017.
E. Projektet med digital signering af lejekontrakter har afventet EG A/S i det meste af 2016. Administrationen har derfor valgt at gå videre med en løsning alene med Penneo A/S, og forventer at kunne overgå til digital signering af lejekontrakter i løbet af februar i år.
F. Boligkontoret Århus omlagde medio 2015 sin telefoni fra TDC til Telia ud fra en samlet be-tragtning om forbedret økonomi og brugervenlighed. Her godt 1½ år senere bør der gøres status på skiftet.
20
40
60
80
100
120
140
160
2017
-01
2016
-12
2016
-11
2016
-10
2016
-09
2016
-08
2016
-07
2016
-06
2016
-05
2016
-04
2016
-03
2016
-02
2016
-01
2015
-12
2015
-11
2015
-10
2015
-09
2015
-08
2015
-07
2015
-06
2015
-05
2015
-04
2015
-03
2015
-02
Udsættelser Rykkere (indeks) Rykket beløb (indeks) Boligstøtte (indeks)
3/6
Skiftet har været en økonomisk succes, idet omkostningerne er væsentlig reduceret:
År Samlet omkostning til internet, telefoni, net, drift og ha rdware
2012 1.033.703
2013 957.612
2014 962.047
2015 965.773
2016 624.424
Dernæst kommer en klar oplevelse af øget effektivitet og brugervenlighed blandt medar-bejderne på Telias løsning sammenlignet med TDC’s, ligesom Telias kundeservice som udgangspunkt opleves bedre end TDC’s. Der er således ikke for indeværende overvejelser om at ændre på setup på telefoni.
Strategi og kunder
G. På baggrund af det ikke helt velfungerende samarbejde med de lokale netselskaber NRGi og Aura om til- og framelding af lejere og håndtering af økonomiske mellemværende, har administrationen sonderet mulighederne for alternative løsninger. I den forbindelse er det hensigten at indgå af-tale med virksomheden Vindstød A/S, der er et dattersel-skab af Vattenfall, om, at alle lejere der giver samtykke til el-tilmelding fremover tilmeldes Vindstøds produkt, ligesom Boligkontoret Århus’ og af-delingers eget el-indkøb overgår til Vindstød1. Samarbejdet har en række fordele:
• Historisk lavere elpriser – laveste variable pris i Energitilsynets undersøgelse ba-seret på 2015
• 100% vindenergi – i tråd med energistrategi og Boligkontoret Århus’ strategiske fokus på Attraktivt
• Enkel og fuldautomatiseret administrativ procedure med få fejlkilder – systemet er
udviklet i samarbejde med Brabrand Boligforening, men er yderligere digitaliseret i samarbejde med Boligkontoret Århus og kan implementeres uden omkostninger
H. Beboerpanelet holdt møde den 12. januar og gav en række konkrete input til såvel bebo-erbladet Kvarteret som til det kommende beboerweb. Set i lyset af, at det den seneste tid har været lidt svært at sikre fremmødet overvejes det fremtidige koncept – om der kan sikres en saltvandsindsprøjtning i form af nye paneldelta-gere, eller om hele formen for panelet skal gentænkes.
1 Med undtagelse af afdeling 23 Nydamsparken, 25 Reginehøj, 27 Frydenlund, 28 Lindholmparken og 31 Rydevænget, der grundet stort fællesforbrug – inkl. lejerforbrug i afdeling 27, 28 og 31 – har indgået langvarige fastprisaftaler med EnergiDanmark.
4/6
I. Administrationen spørger løbende ind- og fraflyttere til deres oplevelse af Boligkontoret Århus, og her følger et kort overblik over de overordnede resultater.
0,0
0,5
1,0
1,5
2,0
2,5
3,0
3,5
4,0
2012 2013 2014 2015 2016
Generel tilfredshed - indflyttere
Første møde
Udlejningsmedarbejder
Ejendomsfunktionær
Information
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
2012 2013 2014 2015 2016
Tilfredshed med boligkvalitet
Bedre end forventet
Som forventet
Ringere end forventet
5/6
Udover opfølgning på de overordnede resultater, kontaktes hver enkelt flytter personligt, hvis de har indholdsmæssige kommentarer (og har angivet kontaktoplysninger), og de fø-rer hver måned til justerede arbejdsgange, ændret kommunikation etc.
J. Udbygningen med elektriske delebiler fortsætter, idet også afdeling 17 Kongsvang og af-deling 28 Lindholmparken er kommet på projektet. Samtidig pågår drøftelser bl.a. vedr. afdeling 27 Frydenlund, formentlig i et samarbejde med AlmenBo Aarhus. Tadaa! har justeret deres koncept, således at der fremover skal betales et minimums-abonnement, ligesom kørsel udover en grænse i abonnementet ikke alene takseres pr. time, men også pr. kilometer. Trods prisstigningen, er det fortsat et meget konkurrence-dygtigt produkt sammenlignet med konkurrerende løsninger.
0,0
0,5
1,0
1,5
2,0
2,5
3,0
3,5
4,0
2012 2013 2014 2015 2016 2017
Generel tilfredshed - fraflyttere
Boligkvalitet
Ejendomsfunktionær
Administration
Information
Udlejningsmedarbejder
Service ifbm. fraflytning
Total tilfredshed
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
2012 2013 2014 2015 2016 2017
Flytteårsag
Mindre bolig
Tilpasse min bolig
Større bolig
Udenomsarealer
Naboer - fx støj eller husdyr
Familie
Boligkvalitet
Husleje
Arbejde/uddannelse
Tryghed
Anden bolig
6/6
Personale
K. Pr. 7. november 2016 ændredes organiseringen i administrationen, således at Økonomi- og Udlejningsafdelingerne blev lagt sammen under fælles ledelse. Der er samtidig iværksat en hel række initiativer for at øge medarbejderinddragelsen og videndelingen med henblik på kommende generationsskifter. Der er samtidig allerede op-nået betydelige gevinster på forbedrede fælles arbejdsgange. Samtidig er det dog en kræ-vende forandringsproces, hvor en del forhold fortsat udestår at blive afklaret. Carl Danielsen har ønsket at gå på efterløn medio marts efter afslutningen af regnska-berne for 2016, og derfor er arbejdet indledt med at rekruttere en ny medarbejder til øko-nomiområdet, forhåbentlig med tiltræden 1. marts, alternativt 1. april.
L. Henrik Elisberg tiltrådte primo januar som ny projektleder i projektafdelingen som afløser for Finn Pedersen, der går på pension primo februar. Henrik er 48 år og bygningskon-struktør og kommer fra en stilling fra Labland Arkitekter.
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
INDSTILLING
NOTAT TIL PKT 6.b
Mødeplan for Boligkontoret Århus
Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i første halvdel af 2017.
Dato Arrangement Indhold
2. marts Bestyrelsesmøde • Repræsentantskabsmøde 2017
6. april Bestyrelsesmøde • Regnskab 2016 • Budget 2018 • Afdelingsmøder 2017 • Bestyrelsesseminar juni 2017
4. maj Bestyrelsesmøde • Økonomisk orientering 1. kvartal 2017 • Opfølgning overordnet mål og operationelle
indsatsmål • Evaluering af bestyrelsesarbejde ift. mål for
værdiskabelse
17. maj Repræsentantskabsmøde •
1. juni Bestyrelsesmøde • Kundeundersøgelse 2017
8. juni Kursus for bestyrelsen • Bestyrelsens juridiske rolle og ansvar
10. juni Bestyrelsesseminar •
Mødeplanen er til bestyrelsens orientering.
INDSTILLING
DATO 26. januar 2017
AFSENDER/FORFATTER MH/MKL
MODTAGER Bestyrelsen
PROBLEMSTILLING
