”Dalam struktur Kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja (KMK), fasilitator merupakan komponen yang terdiri daripada ketua-ketua bahagian atau pekerja-pekerja yang dipilih oleh pihak pengurusan. Huraikan peranan fasilitator dalam KMK dengan memberikan

contoh-contoh yang relevan.”

Fasilitator datangnya dari perkataan Bahasa Inggeris 'facilitator'. Ia adalah kata terbitandari kata dasarnya 'facilitate'. Secara bahasanya ia membawa maksud kemudahan,bantuan atau membantu. Ia juga dikenali sebagai pemudahcara, pembimbing danbanyak lagi istilah yang digunakan. Fasilitator adalah contoh, pencetus, motivator,provokator dan pelbagai peranan lagi. Ini menjadikan seorang fasilitator itu, perlumempunyai ilmu pengetahuan yang amat luas dalam pelbagai bidang khususnyakemahiran hidup.

PERANAN FASILITATOR DALAM KMK

Sokongan semua peringkat Melatih ketua

Suasana terbuka dan menyokong

Pakar kepada kumpulan

Pendengaran Penghubung aktif

Ahli J/K Pemandu

Mengesan kemajuan kumpulan

Menilai dan melapor hasil/kos

Dalam struktur Kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja (KMK), fasilitator adalah terdiri dari ketua-ketua Bahagian atau pekerja-pekerja yang dipilih oleh pihak pengurusan. Fasilitator ini adalah bertanggungjawab untuk satu KMK atau lebih. Fasilitator KMK memainkan peranan yang penting di dalam menyelaras kumpulan, menyuntik motivasi dan menyediakan kemudahan untuk kumpulan melaksanakan projek mereka. Fasilitator juga berperanan sebagai orang perantaraan antara pihak pengurusan dengan kumpulan dalam menyelesaikan masalah berkaitan KMK.

Antara peranan fasilitator adalah seperti berikut:

Fasilitator berperanan untuk berhubung dengan semua peringkat pengurusan dan mendapat sokongan dan bantuan mereka. Fasilitator bertindak sebagai orang tengah, penghubung ataupun

1

perantaraan antara pihak atasan iaitu pihak pengurusan atau pentadbir dengan kakitangan di dalam agensi masing-masing. Peranan fasilitator sebagai orang tengah amat penting agar segala masalah-masalah yang timbul dalam sesuatu agensi di peringkat akar umbi dapat disampaikan kepada pihak pengurusan dengan berkesan. Penglibatan pihak pengurusan atasan merupakan salah satu faktor yang amat penting dalam menentukan kejayaan KMK. Ini kerana, pihak pengurusan atasan merupakan jawatankuasa yang penting dalam merangka dasar-dasar perlaksanaan KMK dan juga bertanggungjawab dalam memberi pertimbangan serta keputusan kepada cadangan-cadangan permasalahan yang dikemukan KMK. Dalam hal ini, fasilitator bertindak sebagai pemberi nasihat kepada ahli-ahli KMK tentang cara-cara penyampaian yang berkesan, meyakinkan dan teratur agar segala permasalahan dapat disampaikan kepada pihak pengurusan dengan lebih berkesan. Dengan ini sokongan serta bantuan dapat dihulurkan agar permasalahan yang timbul dapat difahami dan diselesaikan dengan berhemah.

Untuk menjamin kejayaan program KMK, kemahiran serta teknik yang betul perlu diamalkan dalam mencari penyelesaian kepada masalah yang timbul dalam sesebuah agensi. Oleh itu ketua-ketua kumpulan dalam program KMK perlulah diberi latihan terlebih dahulu bagi menjamin kelancaran program KMK ini. Fasilitator berperanan penting dalam membekalkan latihan kepada ketua-ketua Kumpulan dan membantu melatih ahli-ahli Kumpulan apabila diperlukan. Antara contoh latihan-latihan yang boleh diberikan merangkumi aspek kemahiran komunikasi berkesan, teknik penyampaian dan pemudahcaraan yang berkesan, cara mengendalikan kerja kumpulan, memupuk semangat kerjasama antara ahli kumpulan dan sebagainya. Latihan sebegini memainkan peranan yang penting dalam menentukan keberkesanan program KMK agar ahli-ahli KMK dapat mencari jalan penyelesaian kepada masalah yang timbul dalam agensi dan sekaligus meningkatkan produktiviti dan kepuasan bekerja. Latihan ini juga amat penting agar mesej atau masalah yang hendak disampaikan oleh ahli KMK kepada pihak pengurusan dapat disampaikan dengan berkesan.

Selain itu, fasilitator memainkan peranan yang penting dalam mengekalkan suasana yang terbuka dan menyokong (supportive) bagi menjamin ketelusan program KMK. Memandangkan falsafah KMK adalah berdasarkan kepada pengurusan secara kemanusian maka suasana sebegini amat penting diwujudkan agar segala permasalahan yang timbul dalam sesebuah agensi dapat ditangani bersama secara berhemah oleh pihak pengurusan dan kakitangan. Peranan fasilitator sebagai orang tengah amat penting bagi menjamin keharmonian hubungan kedua-dua belah pihak dan sekaligus dapat meningkatkan produktiviti dan kualiti organisasi. Pelbagai masalah yang timbul ditempat kerja dapat diatasi seandainya kedua-dua belah pihak dapat duduk semeja dan berbincang untuk mencari jalan penyelesaian kepada setiap permasalahan yang timbul. Di sini seorang fasilitator perlulah bijak untuk mengawal keadaan agar perbincangan antara kedua-dua belah pihak dapat berjalan lancar. Kemahiran komunikasi amat penting bagi perbincangan membuahkan hasil yang produktif.

2

Seterusnya, fasilitator juga berperanan dalam memastikan bahawa Kumpulan akan menumpukan aktiviti-aktiviti mereka terhadap masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja mereka. Pada peringkat awal ahli KMK perlulah mengenalpasti masalah-masalah berkaitan dengan kerja seharian. Antara masalah-masalah yang dimaksudkan ialah sistem fail, perkhidmatan kaunter, proses aliran kerja dan sebagainya. Setelah mengenalpasti masalah-masalah yang timbul ahli KMK perlulah memilih hanya satu masalah sahaja yang perlu diselesaikan terlebih dahulu ataupun masalah yang paling kritikal. Fasilitator berperanan dalam memberi tunjuk ajar mahupun panduan dalam proses pemilihan masalah ini. Selain itu, fasilitator juga memainkan peranan yang besar dalam aktiviti-aktiviti di peringkat perlaksanaan iaitu proses menganalisis masalah, cadangan penyelesaian masalah sehinggalah kepada proses perlaksanaan projek oleh ahli-ahli KMK. Dalam hal ini fasilitator perlulah menerangkan prosedur-prosedur yang betul dan berkesan bagi mencari jalan penyelesaian kepada masalah yang timbul.

Oleh kerana terdapat pelbagai halangan dalam komunikasi antara pihak pengurusan dan kakitangan maka penglibatan fasilitator sebagai orang tengah dalam penyelesaian masalah di tempat kerja amatlah penting sekali. Ini kerana dalam kebanyakkan organisasi, komunikasi antara pihak pengurusan dan kakitangan adalah terbatas. Perkara ini timbul kerana terdapat pelbagai halangan komunikasi seperti perbezaan struktur dalam jabatan, maklumat yang hendak diampaikan tidak mencukupi atau terpesong, budaya kerja yang berbeza, persekitaran yang komunikasi yang tidak sesuai, latarbelakang yang berbeza dan sebagainya. Di sinilah peranan fasilitator amat diperlukan kerana fasilitator boleh bertindak sebagai pemudah cara dalam penyelesaian masalah yang timbul dengan memandu ahli KMK melalui proses penyelesaian masalah yang rasional iaitu melibatkan semua bahagian organisasi dalam perancangan dan proses merancang program. Mereka berkerjasama dengan ahli KMK untuk mengenali masalah dan penyelesaian masalah.

Memandangkan fasilitator bertindak sebagai orang tengah dalam mencari jalan penyelesaian kepada permasalahan ditempat kerja maka peranan fasilitator sebagai pakar rujuk kepada Kumpulan tidak dapat disangkal lagi. Ini kerana seorang fasilitator merupakan orang yang tahu selok belok tentang pengurusan sesebuah agensi dan mempunyai ilmu tentang kemahiran dan teknik dalam penyelesaian masalah. Fasilitator membantu ahli KMK melihat masalah dengan jelas dan mencadangkan penyelesaian yang mudah yang dapat dilakukan. Dengan adanya fasilitator sebagai pakar rujuk, ahli-ahli KMK dapat berfikiran secara analitis dan kritikal melalui kaedah-kaedah yang sesuai seperti percambahan fikiran (brainstorming), analisis sebab-akibat (cause and effect analysis) dan pelbagai kaedah lagi yang difikirkan sesuai untuk menyelesaikan masalah yang timbul.

Fasilitator juga bertindak untuk mengesan kemajuan Kumpulan di bawah kawalannya. Kemajuan yang dicapai oleh sebuah kumpulan KMK dapat diukur dengan mengenalpasti segala aktiviti yang telah dirangka berbanding dengan apa yang telah dilaksanakan di akhir program. Kemajuan

3

juga dapat diukur dengan membandingkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yang dirancang bagi setiap aktiviti-aktiviti yang terlibat di peringkat perlaksanaan.

Akhir sekali, setelah program KMK dilaksanakan, fasilitator perlulah menilai hasil program serta kos dan melaporkan kepada pengurusan. Keberkesanan sesebuah program KMK dapat diukur apabila ia dapat mencapai ojektif atau matlamat yang disasarkan. Selain itu fasilitator juga perlu mengambilkira kos-kos yang terlibat dalam perlaksanaan sesebuah program KMK. Kos-kos yanag dimaksudkan merangkumi kos penyedian alat tulis, projector overhed, tranparensi, bilik perbincangan, penginapan, pengangkutan dan sebagainya. Fasilitator juga perlu membuat laporan mengenai hasil program yang dijalankan agar pihak pengurusan dapat merancang, melaksana, meyelaras dan mengambil tindakan terhadap cadangan-cadangan penyelesaian masalah yang dikemukakan oleh KMK.

Kesimpulannya, peranan fasilitator dalam struktur Kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja (KMK) amatlah penting untuk menjamin pembentukan sebuah KMK yang berkesan, seluruh anggota organisasi harus memberi komitmen sepenuhnya serta mampu melaksanakan tanggungjawab yang diberi kepada mereka dengan sempurna. Jika konsep KMK dapat dikekalkan dalam sesebuah organisasi, maka kualiti organisasi tersebut akan lebih terjamin. 

4