Info voor yeo's over ltep

LTEP

YEO Youth Exchange Officer

� Hij/zij is de belangrijkste contactpersoon voor de student in de Rotary club

� Contacteert zeer regelmatig de student (voor aankomst, luchthaven, tijdens jaar …)

� Bespreekt met de student wat zijn/haar verwachtingen zijn maar ook deze van de Rotary club (intro… feed back…)

� Zorgt ervoor dat de inbound regelmatig op de Club aanwezig is

� Informeert district-verantwoordelijken en de chairman van eventuele problemen

� Hij zorgt ervoor dat er voor de inbound een Counselor is en dat die voorgesteld wordt

� Zoekt en ondervraagt potentiële gastfamilies en onderhoudt regelmatige contacten met hen

� Zorgt ervoor dat het zakgeld regelmatig wordt uitbetaald

YEO Youth Exchange Officer

• Zorgt voor de inning en teruggave van het Emergency Fund

• Zorgt dat de student zich integreert in de Club: plant, selecteert de gepaste activiteiten voor de student, nodigt uit ….

• Hij is de coach van de student = hij/zij is de eerste persoon tot wie de student zich richt binnen de Rotary club

• Hij is de belangrijke link tussen de student en het District • Van de YEO wordt verwacht dat hij/zij echt bekommerd is om het welzijn en de

veiligheid van de student en meehelpt om er voor de student een geslaagd uitwisselingsjaar van te maken.

• De YEO en de student zorgen van in het begin dat er een goede communicatie en vertrouwensband ontstaat wat het welzijn van de student en zijn/haar veiligheid zal helpen garanderen.

Counselor

� Contactpersoon tussen student - Rotary Club - gastfamilie - de gemeenschap

� Speelt CRUCIALE ROL in het succes van het YE Programma

� Hij/zij is de vertrouwenspersoon

� Moet regelmatig contact zoeken met de student

� Hij/zij is de bemiddelaar voor de inbound indien er zich problemen voordoen tijdens

het uitwisselingsjaar

� Legt de verwachtingen van de club en het District uit aan de student

� Adviseert de student bij de studiekeuze, hobbyactiviteiten, keuze Nederlandse lessenpakket…

Counselor

• Helpt de student om zich aan te passen aan de cultuur en de taal • Bemiddelt ook mee met de school opdat de student snel zou integreren en aan

activiteiten meedoet • Informeert de student over ongewenste intimiteiten, seksueel misbruik, racisme • Zorgt er mee voor dat er voor de student een klimaat van vertrouwen ontstaat

waardoor hij/zij bepaalde problemen durft aankaarten

Mannelijke student - mannelijke counselor Vrouwelijke student - vrouwelijke counselor Geen echtpaar YEO + Counselor Districtscomitéleden en hun partners geen counselor

• Het is UITERST BELANGRIJK dat de inbound zijn/haar Counselor kan en wil

vertrouwen !!

Wie betaalt voor wat ?

De Rotary gastclub

¾ Het maandelijkse zakgeld

� Bedrag : zoals door de Club werd doorgegeven aan de student op zijn

Guarantee Form ( min 75 €)

� Wordt gedurende 11 maanden betaald, elke maand op dezelfde dag

¾ Buzzy Pazz

� Bepaalde Clubs betalen enkel een Buzzy Pazz indien de inbound het nodig

heeft om naar school te gaan

¾ Schooluitgaven

� Boeken, klein materiaal, kopies, daguitstappen….

¾ Lidmaatschap in een sportclub, hobbyclub, jeugdbeweging, kunstacademie

� Na afspraak met de YEO en de gastouders

� Het inschrijvingsgeld maar niet de uitrusting ( voetbalschoenen, gitaar…. )


De Rotary gastclub

¾ Kosten voor de inschrijving op de mutualiteit, zo die er zijn en als het kan.

¾ Administratieve kosten voor het bekomen van “ Vreemdelingenpaspoort”

¾ Alle kosten voor de activiteiten door de Club georganiseerd en waar de inbound

voor uitgenodigd wordt

¾ Kosten voor alle Nederlandse lessen :

Soort cursus en frequentie van de lessen dient vooraf overeengekomen en

besproken te worden tussen de gastouders en YEO.


• Gastfamilie ¾ Kost en inwoon ¾ Kleine kosten verbonden aan het familiale leven ¾ Lucratieve en toeristische daguitstappen ¾ Het is aangenaam indien de student als kind van het gezin mee op vakantie

mag, maar het is geenszins een verplichting

• De inbound ¾ Schoolreizen (Rome reis,…) en BRESAreizen ¾ Telefoonkaarten ¾ Kledij, schoenen… ¾ Producten voor persoonlijke hygiene, make-up.. ¾ Go Pass : 1ste Go Pass wordt betaald door het YEP-comité voor woensdag-

namiddagactiviteiten, daarna betaalt de inbound andere passen zelf

Aanwervingsprocedure LT

¾ Prefase : Club promoot de jeugduitwisselingsprogramma´s in scholen, vrienden…..

¾ STAP 1

� Kandidaat ? Kan slechts solliciteren via een GERCERTIFICEERDE Rotary sponsorclub

� Student vult PAF (Preliminary Application Form) in + Motivatiebrief in het Engels

� De kandidaat geeft 3 landen op met minstens twee landen waar een verschillende taal

gesproken wordt

� YEO

� tekent PAF pas NADAT hij/zij de kandidaat en BEIDE ouders afzonderlijk en samen

ontmoet heeft. Hij heeft ook grondig gepeild naar de motivatie van de student


¾ STAP 1 ( vervolg)

� YEO

� Legt de grote lijnen en spelregels uit

9 Wederkerigheid

9 Uitsturend gezin wordt gastgezin

9 Basisdoelstellingen van een uitwisseling toelichten : school lopen, taal leren…

9 Minimum 2 gastgezinnen maar in principe 3 : YEO neemt de leiding : de Club

zoekt en de uitsturende familie zoekt mee !!!

9 geen twee inbounds op hetzelfde moment in hetzelfde gezin

9 Administratie- ( 800 €) en andere kosten toelichten


¾ STAP 1 ( vervolg 2 )

� YEO

� Legt de vervolgprocedure en timing uit (stap 2, 3 ….) aan ouders en student

� Verbindt er zich toe om op de eerste en tweede info-”dag” voor de inbound

aanwezig te zijn (za 14 januari en za 22 april 2017)

� DEADLINE voor PAF + Motivatiebrief + “Basisregels” document getekend :

1 november 2016

� Allemaal in pdf formaat e-mailen naar :

Pierre Veys [email protected] en

Heidi Van der Auwera [email protected]


¾ STAP 2 Screening kandidaten door YEP Comité mmv Rotex - Rebounds

� 19 en 20 november 2016 : elke kandidaat wordt individueel uitgenodigd

� Plaats zal nog worden meegedeeld

� YEP comité deelt mee aan de YEO + student of kandidaat weerhouden wordt

� Zo ja,

9 De student betaalt het eerste voorschot van 200 € cash (niet terugvorderbaar !)

9 Krijgt na ontvangst van penningmeester en webmaster een login + paswoord voor de RYEDB website

9 Ontvangt voorbeeld van volledig ingevulde Application Form samen met richtlijnen

voor online invullen


¾ STAP 3 Invullen AF Application Form

9 Snel bezoek aan tandarts plannen

9 Bezoek huisarts en hem informeren bij afspraak dat er een tuberculinatie moet gebeuren.

Student moet zich goed informeren over vaccinatiestatus (Engelstalige versie) via huisarts.

9 Uittreksel geboorteakte ( Europees model : meertalig )

9 Internationaal paspoort : zo nodig aanvragen + copy aan AF toevoegen

9 Declaratie van de school met kopie laatste schoolresultaten

9 Op de AF ( twee exemplaren) originele, echte pasfoto´s voorzien

Deadline : voor 31 december 2016 te sturen naar : Pierre Veys ( [email protected])

met cc naar Katrin Dieryck ([email protected]) en Heidi Van der Auwera: [email protected]


¾ STAP 4 : Eerste INFO dag Zaterdag 14 januari 2017

� Kandidaat outbound + ouders + YEO

� Met originele AF in tweevoud (originele foto´s, handtekeningen ……)

� HANDGESCHREVEN INGEVULDE ONDERDELEN MOETEN LEESBAAR ZIJN !

� Uitnodiging om tweede voorschot te betalen van 200 €

� Absolute deadline 21 januari 2017

� Pas dan zal de AF worden doorgestuurd naar het voorkeursland

(zonder garantie van aanvaarding ! )


¾ STAP 4 : Eerste INFO dag zaterdag 14 januari 2017

APPLICATION FORM zal pas worden doorgestuurd naar een District van één van de

Voorkeurslanden indien ook minstens twee gastgezinnen al hebben toegezegd :

dwz aan huis bezocht door de YEO die er alle belangrijke informatie verstrekt en

volledig ingevulde en gehandtekende “gastgezin“-formulieren bekomt.

De student bezorgt alles in één pakket (indien niet op 14 januari) dan ten laatste tegen

21 januari per aangetekend schrijven aan Pierre Veys.


¾ STAP 5 : Tweede INFO dag Zaterdag 22 april 2017

9 Voor de outbound + YEO + ouders

9 Mogelijk kan tegen dan het land van bestemming (en District) definitief

meegedeeld worden

¾ STAP 6 : Aperitief van de Gouverneur Zondag 2 juli 2017

9 Laatste raadgevingen

9 Overhandiging badge, naamkaartjes, District-fanion …..

9 Het avontuur van de outbound kan dan echt beginnen

Aanwervingsprocedure LT : SAMENVATTING

¾ STAP 1 PAF + Motivatiebrief + algemeen document voor 1 nov ‘16

¾ STAP 2 Screening kandidaten YEP comité + Rotex/Rebounds 19 en 20 nov ‘16

¾ STAP 3 AF invullen + documenten en verklaringen verzamelen voor 31 dec ‘16

¾ STAP 4 Infodag 1 zaterdag 14 jan ‘17

indiening finale originele AF´s in tweevoud + ingevulde documenten geselecteerde gastfamilies

¾ STAP 5 Infodag 2 zaterdag 22 apr ‘17

¾ STAP 6 Aperitief van de Gouverneur zondag 2 juli ‘17

Overhandiging badge, naamkaartjes, fanions …

Documents

Info voor yeo's over ltep