Informační schůzka pro původce v působnosti Archivu hl. města

Prahy

prosinec 2019

Archiv hlavního města Prahy

2

Obsah školení:

• POVINNOSTI VEŘEJNOPRÁVNÍCH PŮVODCŮ

• DOPORUČENÍ PŮVODCŮM V PŮSOBNOSTI AHMP

• AKTUÁLNÍ PROBLÉMY PŮVODCŮ

• ŘADA PRAKTICKÝCH DOPORUČENÍ

• DISKUSE

3

POVINNOSTI VEŘEJNOPRÁVNÍCH PŮVODCŮ

• VÉST SPISOVOU SLUŽBU:

- 499/2004 Sb. – archivní zákon (AZ)

- 259/2012 Sb. – vyhláška o podrobnostech výkonu SSL (vyhláška)

4

§ 3, AZ – rozdělení původců

kam patřím (v Praze)…

Druh původce Veřejno

právný

Soukromoprávný

SOA SOA AUC, spec., soukr.

SOkA

Územní působnost a charakter zřizovatele

Zřizuje mě město či městská

část – patřím do AHMP

Jsem organizace typu s.r.o., a.s.

– patřím do SOA Praha

§ 63, AZ – výkon spisové služby

Podoba výkonu spisové služby

Papírová (analogová)

Elektronická

• Podací deník ve formě knihy

• Povinnost převodu dokumentů přijatých v digitální podobě zpravidla

autorizovanou konverzí a uchovávání jejich původní podoby

● Elektronický systém spisové služby musí splňovat kritéria stanovená

Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby.

● Není povinnost převodu dokumentů přijatých v analogové podobě.

§ 66, AZ

§ 68, AZ – ukládání dokumentů

Dokumenty

vzniklé z vlastní

činnosti

Dokumenty po

předchůdcích

Dokumenty přijaté od jiných institucí nebo od

občanů

Co s tím?

HLAVNÍ PODATELNA (výpravna)

spisový uzel spisový uzel spisový uzel

spisovna spisovna

HLAVNÍ SPISOVNA

ARCHIV skartační řízení

skartační řízení

A

I

S

VYPRACOVAT (VLASTNÍ) SPISOVÝ PLÁN (za pomoci archivů)

http://www.mza.cz/vzory-spisovych-radu-spisovych-skartacnich-planu

13

VYPRACOVAT (VLASTNÍ) SPISOVÝ PLÁN (za pomoci archivů) – co s ním

• Aktivně používat

• Pročistit spisovnu – provést skartační řízení

• Ze škol patří do AHMP zejména třídní katalogy A 45 (1973 – a starší, kroniky (maximální skartační lhůta je 100 let; kronika do AHMP 10 let po posledním zápisu); výroční zprávy A 10

• Plán poslat do AHMP – při každé změně – možno i se spisovým řádem - § 66, odst. 2, AZ

14

VYPRACOVAT (VLASTNÍ) SPISOVÝ PLÁN (za pomoci archivů) – co s ním

• https://www.mvcr.cz/gdpr/

• https://www.mvcr.cz/gdpr/clanek/metodicka-podpora-a-konzultace-spisova-sluzba-spisova-sluzba.aspx

• https://www.mvcr.cz/gdpr/soubor/logo-mv1ef4ba13-pdf.aspx

15

Příjem • a) analogové

PODACÍ DENÍK (NEBO ZVLÁŠTNÍ EVIDENCE – tu vyjmenovat ve spisovém řádu)

(Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v listinné podobě je podací deník; podací deník je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů). - § 8, vyhlášky 259/2012 Sb.

Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném – podatelna, která sídlí na adrese:…………………………………………… Na této adrese jsou v následujících úředních hodinách: …………………………….. přijímány dokumenty v analogové podobě a dokumenty v digitální podobě doručované na přenosných technických nosičích dat. V případě dokumentu předaného škole/školskému zařízení mimo podatelnu a dokumentu vytvořeného z podání nebo podnětu učiněného ústně zajistí příslušný zaměstnanec, který jej převzal nebo vytvořil, bezodkladné provedení úkonů stanovených vyhláškou v souvislosti s příjmem, označením a evidencí dokumentů.

16

Podatelna

17

Podatelna je vybavena zařízením, které umožňuje příjem datových zpráv

doručovaných na elektronickou adresu podatelny školy/školského

zařízení: ……………@………………, doručovaných prostřednictvím

datové schránky, jejíž identifikátor je: …………………………… a

doručovaných na přenosných technických nosičích dat. Informace o

podmínkách pro tento způsob doručení jsou zveřejněny na úřední desce a

na webových stránkách.

Úřední deska

18

Podací razítko

19

Pracovník podatelny bezodkladně opatří doručený dokument v analogové

podobě, popřípadě jeho obálku, otiskem podacího razítka - § 3, vyhlášky

Podací deník (jednací protokol) - § 10, vyhlášky

20

Sběrný arch - § 12, vyhlášky

21

Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis pomocí sběrného archu, zaeviduje iniciační dokument v základní evidenční

pomůcce nebo samostatné evidenci dokumentů spolu s uvedením informace o vzniku spisu a současně zaeviduje

iniciační dokument ve sběrném archu jako první dokument v pořadí. Následující dokumenty spisu eviduje

veřejnoprávní původce pouze ve sběrném archu. Veřejnoprávní původce vede ve sběrném archu údaje stanovené v §

10 odst. 1, 2 nebo 3, a to podle druhu evidenční pomůcky, ve které je dokument evidován. Sběrný arch je součástí

spisu.

Sběrný arch - § 12, vyhlášky

22

Příjem • b) elektronické

Pracovník podatelny zaznamená datum doručení dokumentu. V případě dokumentu v digitální podobě zaznamená rovněž čas doručení dokumentu s přesností na sekundy;

Doručenou datovou zprávu uloží pracovník podatelny ve tvaru, ve kterém byla škole/školskému zařízení doručena, a je uchována po dobu nejméně tří let ode dne doručení, pokud obsah dokumentu v ní obsažený není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší; v takovém případě je uchována po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu.

23

Příjem • b) elektronické

Pokud datová zpráva obsahuje závažného významu, převede pracovník podatelny tento digitální dokument pomocí autorizované konverze do dokumentu v analogové podobě. Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě ověří pracovník podatelny platnost uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen, a platnost kvalifikovaných certifikátů, na kterých jsou založeny.

Pokud nemá dokument obsažený v datové zprávě závažný význam nebo převod dokumentu pomocí autorizované konverze není možný, převede pracovník podatelny tento dokument do dokumentu v analogové podobě způsobem převedení dle § 69a archivního zákona. Škola/školské zařízení uloží doručený dokument včetně datové zprávy, v níž je obsažen, a uchová jej po dobu nejméně 3 let ode dne doručení.

24

Příjem • b) elektronické

K dokumentu vzniklému převedením se připojí ověřovací doložka, a to u autorizované konverze dokumentů doložka ze systému CzechPOINT a u převodu podle archivního zákona

25

Tzv. průvodka datovky

26

ISDS A SSL (informatika a její

připravenost)

27

• Formát datové zprávy definuje Vyhláška č.

194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a

provozování informačního systému datových

schránek a dále také Provozní řád informačního

systému datových schránek (dále jen ISDS).

• Technicky jde o soubor ve formátu ZFO (zipped

XML form), obsahující elektronicky podepsaná

strukturovaná data.

• Jde o otevřeně definovaný formát, který může

otevírat i ukládat libovolná aplikace, nicméně

nejčastěji použijeme produkt Software602 XML

Filler.

Konverze (zpravidla)

28

AUTORIZOVANÁ

KONVERZE

§ 69 a, dle AZ

VÝSTUPEM

ORIGINÁL

VÝSTUPEM

OVĚŘENÁ KOPIE

Autorizovaná konverze z moci úřední

29

Autorizovaná konverze z moci úřední

30

1. Nutnost pořídit si certifikáty, kvalifikovaný mám, tak jsem si ještě pořídila

komerční certifikát u České pošty.

2. Ředitel jako lokální administrátor mě ve správě lokálních administrátorů

založil účet jako pověřené osobě a zaškrtl políčko konverze.

(https://www.czechpoint.cz/as/login/default?uri=https%3a%2f%2fwww.czechpoint

.cz%2fspravadat%2f&status=NCOO)

3. Přihlásila jsem se sériovými čísly obou certifikátů.

4. Teď již mohu na stránkách https://cert.czechpoint.cz provádět konverzi

dokumentů (viz příloha mailu).

Autorizovaná konverze z moci úřední

31

Konverze dle § 69 a, AZ

32

Elektronický podpis - kontrola

17.3. 2017 33

34

35

Kdo je kdo v elektronickém světě

Výkon spisové služby v analogové (papírové) podobě rozhodně neznamená absenci elektronických dokumentů!

• Přítomnost datové schránky, kromě jiného vyžaduje, také mít zmapováno „kdo je kdo“. To znamená uvést do souladu se skutečností:

• a) oprávněnou osobu (osoba, která primárně obdržela přístupové údaje do datové schránky), což je:

• statutární orgán, člen statutárního orgánu právnické osoby nebo vedoucí organizační složky podniku

• vedoucí orgánu veřejné moci

• b) pověřenou osobou (osoba pověřená k přístupu do datové schránky oprávněnou osobou nebo administrátorem)

• c) administrátora (osoba pověřená k přístupu do datové schránky oprávněnou osobou, která může provádět)

36

Evidence – čj. § 7, vyhlášky

37

Rozdělování a oběh dokumentů čj. § 13, vyhlášky

38

• 1. Pracovník podatelny bezodkladně rozdělí dokumenty po jejich zaevidování zaměstnancům určeným k vyřízení. Tento údaj bude zaznamenán v základní evidenční pomůcce v kolonce „vyřizuje“.

• 2. Musí být zabezpečeno průběžné sledování oběhu dokumentů.

Vyřizování dokumentů - čj. § 14, vyhlášky

39

Vyhotovování dokumentů - čj. § 16, vyhlášky

40

Podepisování dokumentů - čj. § 17, vyhlášky

41

Datové schránky a podpis

17.3. 2017 42

17.3. 2017 43

Jenže pro své rozhodnutí potřeboval vědět, jaké důsledky to bude mít. Jaká

práva dá tomu, koho do role pověřené osoby ustanoví a nastaví mu/jí

příznak, umožňující sestavování a odesílání datových zpráv z příslušné

datové schránky. Bude to obdoba situace, kdy někoho pověří vkládáním

řádně podepsaných firemních dokumentů do firemních obálek,

nadepisováním těchto obálek a jejich odnášením na poštu? Nebo půjde

o právo určovat a vytvářet obsah těchto firemních dokumentů, podepisovat je

a celkově jednat jménem firmy bez jakýchkoli omezení a dalších podmínek?

Jak rozumět fikci podpisu? • U datových schránek je ale jeden potenciální zádrhel: příslušný zákon, ve snaze

nenutit lidi k používání elektronických podpisů, připouští platné právní jednání vůči orgánům veřejné moci také prostřednictvím zcela nepodepsaných elektronických dokumentů – na které má jejich příjemce (orgán veřejné moci) pohlížet, jako kdyby byly řádně podepsány.

• To je podstata tzv. fikce podpisu, kterou zavádí § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů:

• Úkon učiněný …[oprávněnou]…. nebo pověřenou osobou, pokud k tomu byla pověřena, prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob.

17.3. 2017 44

Problém? V zásadě jsou možné dva různé výklady:

• že jde o obecné pověření k posílání datových zpráv: při tomto výkladu musí pověřená osoba existovat (být ustavena pověřenou osobou). A jelikož pověřená osoba může, ale nemusí mít zaškrtnutý příznak umožňující posílání datových zpráv (viz předchozí obrázek), mohlo by se ono „pokud je k tomu pověřena“ vztahovat právě k tomuto zaškrtnutí – zda je či není příznak zaškrtnut, a tedy zda příslušná pověřená osoba má či nemá právo k sestavování a odesílání zpráv.

• že jde o pověření ke konkrétnímu úkonu: pověřená osoba musí nejprve existovat (být ustavena pověřenou osobou), a musí mít možnost (zaškrtnutý příznak pro) posílání datových zpráv. Jinak, bez možnosti posílat datové zprávy, by nemohla nic odeslat, a tím ani činit žádný úkon prostřednictvím datové schránky – a tudíž by se jí toto ustanovení o fikci podpisu vůbec netýkalo. A pokud se jí má týkat, nastupuje ono „pokud k tomu byla pověřena“, jako požadavek na konkrétní a specifické pověření k danému právnímu úkonu, který má být činěn skrze jinak (elektronicky) nepodepsaný dokument v příloze odesílané datové zprávy.

17.3. 2017 45

Řešení dle MV ČR a dle NS •Pokud jde o pověřenou osobu […], musí tato osoba být rovněž pověřena k provedení příslušného úkonu. Jde tedy o „dvojí“ pověření, jednak k přístupu do datové schránky, jednak k provedení úkonu.Vychází se z toho, že dokument, resp. úkon učiněný prostřednictvím datové schránky, je nutno považovat za podepsaný tehdy, pokud by byla osoba, která jej prostřednictvím datové schránky odeslala, oprávněna podepsat jeho listinnou alternativu.

•Obecně je u takových úkonů třeba rozlišit, zda podání učinila osoba oprávněná či osoba pověřená.Pokud takové podání činila osoba pověřená, měl by její úkon podle téhož ustanovení rovněž stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, jestliže by tato osoba doložila své pověření.

17.3. 2017 46

Odesílání dokumentů - čj. § 18, vyhlášky

47

• Odesílání dokumentů zajišťuje pracovník podatelny, který opatří odesílaný dokument náležitostmi potřebnými k jeho odeslání.

• Škola/školské zařízení umožní odesílání datových zpráv prostřednictvím datové schránky.

• Adresátovi se odesílá prvopis vyhotoveného dokumentu.

ŠKOLA JAKO OVM I.

Orgán veřejné moci (dále OVM) je definován v zákoně číslo 300/2008

Sb., jako ten, kterým tento zákon upravuje elektronické úkony státních

orgánů, územních samosprávných celků a fyzických nebo právnických

osob, pokud těmto fyzickým nebo právnickým osobám byla svěřena

působnost v oblasti veřejné správy, (dále jen „orgán veřejné moci“) vůči

fyzickým osobám a právnickým osobám, elektronické úkony fyzických

osob a právnických osob vůči orgánům veřejné moci a elektronické

úkony mezi orgány veřejné moci navzájem prostřednictvím datových

schránek (§ 1, odst. 1, písm. a), zákona 300/2008 Sb.

48

ŠKOLA JAKO OVM II. To dále znamená také, mimo jiné to, že škola jako OVM musí podle § 17, zákona číslo 300/2008 Sb., splňovat tyto náležitosti:

1. Umožňuje-li to povaha dokumentu, orgán veřejné moci jej doručuje jinému orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje na místě. Umožňuje-li to povaha dokumentu a má-li fyzická osoba, podnikající fyzická osoba nebo právnická osoba zpřístupněnu svou datovou schránku, orgán veřejné moci doručuje dokument této osobě prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje veřejnou vyhláškou nebo na místě. Doručuje-li se způsobem podle tohoto zákona, ustanovení jiných právních předpisů upravující způsob doručení se nepoužijí.

49

ŠKOLA JAKO OVM III. To dále znamená také, mimo jiné to, že škola jako OVM musí podle § 17, zákona číslo 300/2008 Sb., splňovat tyto náležitosti:

6. Doručení dokumentu podle odstavce 3 nebo 4 má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou.

7. Doručování mezi orgány veřejné moci prostřednictvím datové schránky se nepoužije, pokud je z bezpečnostních důvodů mezi těmito orgány zavedena jiná forma elektronické komunikace.

50

51

Ukládání dokumentů - čj. § 19, vyhlášky

52

§ 68, AZ – ukládání dokumentů

Ukládání dokumentů - čj. § 19, vyhlášky – SPISOVNA !!!

54

Ukládání dokumentů - čj. § 19, vyhlášky – SPISOVNA !!!

55

§ 68, AZ – ukládání dokumentů

§ 69a, AZ – Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální

podobě

Vyřazování dokumentů - čj. § 20, vyhlášky – SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ !!!

59

Vyřazování dokumentů - čj. § 20, vyhlášky – SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ !!!

60

Spisová služba – definice oficiální Spisová služba je základní informační systém organizací, který je nadřazen ostatním informačním systémům v organizaci (např. účetnímu či jednotlivých agend) Skládá se z legislativních opatření, pravidel a vnitřních úkonů organizace, které mají za účel efektivní nakládání s dokumenty organizace a upravují jejich příjem, oběh, vyřizování a odesílání, evidenci, ukládání a vyřazování. Smyslem spisové služby je co nejjednodušší nakládání s dokumenty při současném vyhovění všem požadavkům příslušné agendy Spisová služba musí brát ohled na právní a skutečnou hodnotu písemností, včas vyřazovat dokumenty, které jsou již nepotřebné pro provoz organizace a jejichž právní hodnota pominula, a zároveň pečovat o dokumenty s právní nebo historickou hodnotou Spisová služba má být vedena jednotně, racionálně a … NEDEMOKRATICKY (mimo definici, na základě zkušeností)

Jak na to? Zkušenosti z praxe I. Podpora vedení organizace; Toho by mělo být docíleno tak, že pracovník (či pracovníci) tímto pověření (většinou jsou v organizační struktuře pojmenováni jako metodici spisové služby), by měl mít rozhodující kompetence při implementaci (například elektronického vedení spisové služby), koordinaci zavádění některých agentových systémů (aby tyto byly kompatibilní se systémem spisové služby) a kontrole správného výkonu spisové služby (včetně vedení organizace, kterému by měly být v této souvislosti i nadřízeni); Každý pracovník jakékoli organizace má ve vztahu k dokumentům jasně definovaný vztah, který je odvozen ze spisového a skartačního řádu; Každý dokument má také jasně definovanou právní, ekonomickou i historickou hodnotu, která je odvozena ze spisového a skartačního plánu

Jak na to? Zkušenosti z praxe II. 1.Mít dobře propracovaný spisový a skartační plán a z něj odvozený spisový

a skartační řád (ze zkušenosti autora v tomto pořadí);

2. Spisový plán je možné vypracovat několika způsoby;

3. Inspirovat se vzorovým spisovým a skartačním plánem (pro veřejnoprávní

původce mohou tyto připraveny ke stažení na stránkách veřejných archivů).

Nevýhodou je to,že se jedná o normu vzorovou a její implementace do

vlastní organizace může být problematickou;

4. Vypracovat si plán vlastní. To znamená zapojit do tohoto procesu

v podstatě všechny pracovníky organizace, kterým prochází rukama nějaké

(úřední) dokumenty. Může se ukázat, že i procese, které nemají prioritně

administrativní charakter, mohou disponovat dokumenty, jejichž neexistence,

může pro organizaci znamenat velký problém;

5. Pracovníci mají vymezen časový okamžik na to, aby sdělili, které typy

dokumentů jim prochází rukama a jaké činnosti jsou s nimi spojeny (základ

spisového a skartačního řádu);

Jak na to? Zkušenosti z praxe III. 6. Zvláštní péči je třeba věnovat příjmu dokumentů (podatelna – příjem

většinou analogových dokumentů, datová schránka, elektronická podatelna i

e-mailová komunikace);

7. Ze zjištěných informací sestavit seznam dokumentů, které se v organizaci

vyskytují (častý nářek pracovníků nad množstvím, se většinou ukáže jako

nepřesný. Objem se rozhodně nerovná typům dokumentů. Typy dokumentů

se v podstatě opakuj. S tím souvisí i to, že se opakují i stejné pracovní

postupy při práci s dokumenty);

8. Tento seznam se rozdělí podle vyřizovaných agend nebo podle

organizační struktury nebo vzájemnou kombinací obojího;

9. Každá agenda dostane označení, které ji přesně zasazuje do organizační

struktury organizace – spisový znak;

10. Podoba spisového znaku není striktně dána. Většinou se jedná o

číselnou kombinaci (například 610.2.2) , někdy i kombinací písmen a čísel;

Jak na to? Zkušenosti z praxe IV. 11. Každá agenda se pojí se skartačním znakem a skartační lhůtou;

12. Tyto informace je dobré porovnat s příslušným vzorovým spisovým a

skartačním plánem, který byl získám například od místně příslušného

archivu. S ním je obecně prospěšné metodicky tyto záležitosti konzultovat;

13. Při implementaci elektronického systému spisové služby, měl by být

vlastní spisový plán jednou z mála věcí, které dodavatel elektronického

systému spisové služby, nemůže jen tak poskytnout. Měl by vždy vycházet

z konkrétní situace původce. Jinak se ten bude přizpůsobovat systému a ne

naopak;

14. Kromě informací o typech dokumentů, by měl každý pracovník popsat

procesy, které při práci s dokumenty vykonává – z tohoto se vytvoří základ

spisového a skartačního řádu;

15. Spisový a skartační řád shrne povinnosti jednotlivých pracovních pozic

v závislosti na činnosti s dokumenty;

Jak na to? Zkušenosti z praxe V. 16. Tím by mělo být dána jednoznačně, co se má dělat při příjmu, co při

označování, evidenci atd.;

17. Obecně platí, že tím přesnější je evidence dokumentů na jejich počátku

(při doručení nebo vzniku), tím snazší je práce s nimi v průběhu jejich

povinné existence (skartační lhůty) v případě hledání za jakýmkoli účelem i

v rozhodování, zda je dotyčné dokumenty možné vyřadit či nikoli;

18. Z výše uvedeného se dá také zjistit objem dokumentů, který probíhá

organizací a čas, kdy musejí v organizaci fyzicky existovat. Z toho se dá

odvodit, jaké je nutné personálně technické zabezpečení dokumentů.

Organizace, která produkuje malý objem dokumentů, které se navíc z velké

části v relativně krátké době mohou vyřazovat oproti organizaci, kde je objem

dokumentů neskonale vyšší, skartační lhůty delší a podoba dokumentů

vyžaduje speciální péči (častý problém dlouhodobého uložení dokumentů

v digitální podobě po dobu relativně dlouhou dobu).

PODAŘÍ SE TO KDYŽ: 1. Využijete pomoci veřejného archivu (buď přímo,

nebo na internetu);

2. Budete chtít s dokumenty pracovat (jedná se v

podstatě o stále se opakující procesy)

3. Budete dodržovat jednotné postupy (není třeba moc

vymýšlet, je třeba se zamyslet)

4. Uvědomíte si hodnotu dokumentů (je jich hodně, je

pravdou, ale současné neřešení se v budoucnosti

může negativně projevit)

5. Mít pořádek v dokumentech = být chráněn

PODPORA VEDENÍ ORGANIZACE + PRAVOMOCE

Kam se obrátit v AHMP

Kam se obrátit v AHMP

70

MÍSTO ZÁVĚRU