INFORMATIZACIJA UPRAVLJANJA TERMINALSKIH NAPRAVBlic.net Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija Goran Ambrož:

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE

Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija

Smer: organizacija in management delovnih procesov

INFORMATIZACIJA UPRAVLJANJA TERMINALSKIH NAPRAV

Mentor: izr. prof. dr. Robert Leskovar Kandidat: Goran Ambrož

Kranj, maj 2007

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju dr. Robertu Leskovar za pomoč in nasvete pri izdelavi diplomskega dela. Zahvaljujem se tudi podjetju Telekom Slovenije za gradivo in podporo pri izdelavi diplomskega dela.

POVZETEK Naloga obravnava informatizacijo upravljanja terminalskih naprav v podjetju Telekom Slovenije. Predstavljen je obstoječ proces, ki obsega planiranje potreb, sklepanje pogodb, kreiranje kontrolnega naloga, pripravo in izdajo materiala v skladišču, dopolnjevanje zalog, zaključek montaže, obračun in zapiranje kontrolnega naloga. Podana je celovita zasnova izboljšanega procesa, ki temelji na uvedbi črtne kode. Predlagane so nove storitve, ki jih izboljšani proces omogoča.

KLJUČNE BESEDE

• Analiza procesa • Reinženiring • Terminalska naprava

ABSTRACT This research targets management of terminal equipment in company Telekom Slovenije. Existing process includes requirement planning, contracting, creating controlling order, preparing and receiving material in warehouse, supplementing stock, finishing installation, settling and closing controlling order. The complete flow of improved process, which bases on implementation of bar codes, is presented. Renewed process enables new services.

KEYWORDS

• Process analysis • Reengineering • Terminal equipment

KAZALO VSEBINE

UVOD.......................................................................................................................2 1.1 Predstavitev problema ..............................................................................2 1.2 Predstavitev podjetja.................................................................................3

2 OPIS OBSTOJEČEGA STANJA.......................................................................6 2.1 Komunikacijski sistem Centreks................................................................6 2.2 Terminalska naprava Centreks .................................................................7 2.3 Opis obstoječega procesa upravljanja terminalskih naprav .......................7 2.4 Shema modela obstoječega procesa ...................................................... 12

3 ANALIZA PROBLEMSKEGA STANJA ........................................................... 15 4 CILJI PRENOVE PROCESA .......................................................................... 19 5 MODEL PRENOVLJENEGA PROCESA ........................................................ 20

5.1 Predstavitev ideje ................................................................................... 20 5.2 Predstavitev sistema črtnih kod............................................................... 23 5.3 Predstavitev opreme za delo s črtnimi kodami ........................................ 23 5.4 Predlagane rešitve v prenovljenem procesu............................................ 26

5.4.1 Vzpostavitev sistema identificiranja terminalskih naprav ................. 26 5.4.2 Odprava podvajanja evidentiranja terminalskih naprav.................... 27 5.4.3 Vzpostavitev sledljivosti terminalskih naprav - tracking.................... 27 5.4.4 Informatizacija upravljanja terminalskih naprav in vzpostavitev nadzora nad stanjem in premiki zaloge terminalskih naprav ........................... 27 5.4.5 Informatizacija izpolnjevanja primopredajnih zapisnikov.................. 28 5.4.6 Optimizacija obrazcev v procesu upravljanja terminalskih naprav ... 28

5.5 Opis modela prenovljenega procesa....................................................... 28 5.6 Shema modela prenovljenega procesa................................................... 34

6 ZAKLJUČEK................................................................................................... 38 6.1 Ocena učinkov prenovljenega procesa ................................................... 38 6.2 Pogoji za uvedbo prenovljenega procesa................................................ 39 6.3 Možnosti nadaljnjega razvoja.................................................................. 40

6.3.1 Razporejanje dela na daljavo .......................................................... 40 6.3.2 Spletni (Web) pregled terminalskih naprav za uporabnike ............... 40 6.3.3 Spletno (Web) urejanje podatkov o lastnih telefonskih priključkih .... 41 6.3.4 Spletno (Web) naročanje storitev na obstoječih priključkih .............. 41 6.3.5 Spletni (Web) pregled statusa naročniških zahtevkov...................... 41

7 VIRI IN LITERATURA..................................................................................... 42 RAZLAGA KRATIC ................................................................................................ 43 KAZALO SLIK ........................................................................................................ 43

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija

Goran Ambrož: Informatizacija upravljanja terminalskih naprav stran 2

UVOD

1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA Odkar človek pomni, obstaja problem, da se izdelki, ki jih potrebujejo uporabniki, ne proizvajajo v njihovi bližini. Proces, kako te izdelke pripeljati k uporabnikom čim hitreje in s čim nižjimi stroški, predstavlja logistika. Cilj logistike je torej, da pravo blago dostavi v pravi količini na pravo mesto, v dogovorjenem času, stroških in na dogovorjeni način. Označevanje blaga Označevanje blaga predstavlja za področje logistike velik problem. Da je problematika označevanja v logistiki zares ena od temeljev uspešnega logističnega procesa, dokazuje tudi dejstvo, da se skoraj vsak logistični priročnik prične prav z odpiranjem te problematike. Če je blago napačno označeno, ga ne moremo identificirati, kar pomeni, da je logistični proces nepopoln. Identificiranje takšnega blaga tako zahteva veliko časa - iskanje blaga, njegova dostava, premeščanje ipd. zelo kasni in zato zelo ovira delo v celotnem procesu. Blago, ki je predmet logističnega procesa, označujemo zato, da bi ga lažje identificirali in sledili. Označevanje sodi v dejavnost priprave blaga za transport, ima pa več namenov:

• služi za identificiranje blaga, • omogoča točno odpravo in predajo prejemniku ter • posreduje vse pomembne podatke o blagu.

Ljudje, ki logistike ne poznajo najbolje ali si jo predstavljajo kot enostavno dejavnost, bi dejali, da iskanje blaga ne predstavlja neke večje težave. Greš v skladišče in blago enostavno poiščeš; porabiš nekaj časa pač. Kaj pa, če gre za zelo veliko skladišče? Še bolj je to opazno, ko gre za oskrbovalno verigo, znotraj katere je dostavljanje pošiljk vitalnega pomena in se zaradi iskanja pošiljko prepozno odpremi. Označevanje terminalskih naprav v Telekomu Slovenije Tudi v Telekomu Slovenije se spopadamo s problemom označevanja blaga, zato smo se tega problema lotili v diplomskem delu. V Telekomu Slovenije s svojo ponudbo skrbimo tako za zasebne kot poslovne uporabnike. Poslovnim uporabnikom ponujamo učinkovit poslovni komunikacijski sistem Centreks. V okviru sistema Centreks Telekom Slovenije svojim uporabnikom kot izvajalec dobavlja, priključuje in vzdržuje naročniške terminalske naprave za vse telefonske priključke,



vključene v sistem Centreks. Te terminalske naprave so last oziroma osnovno sredstvo Telekoma Slovenije, zato je stanje na tem področju zelo pomembno. V skladu s splošnimi pogoji za zagotavljanje telekomunikacijskih storitev v Telekomu Slovenije te terminalske naprave tudi vzdržujemo in servisiramo na svoje stroške, kar daje zadevi še večji pomen. Za odpravo problema smo prenovili organizacijski sistem in predstavili možno rešitev - informatizacijo upravljanja terminalskih naprav Telekoma Slovenije. V času priprave diplomskega dela smo ugotovili, da nam predlagana rešitev, torej informatizacija upravljanja terminalskih naprav, omogoča še nadaljnji razvoj oziroma nove poslovne priložnosti. Le te bi lahko Telekomu Slovenije pričel nuditi na trgu in z njimi ustvarjati dodatne prihodke. Zato smo v diplomskem delu predstavili tudi možnosti nadaljnjega razvoja.

1.2 PREDSTAVITEV PODJETJA Telekom Slovenije je postal samostojno javno podjetje leta 1995, po razcepitvi nekdanjega PTT podjetja Slovenije na dva dela - Pošto Slovenije in Telekom Slovenije. Leta 1998 se je podjetje privatiziralo v skladu z zakonom o lastninskem preoblikovanju podjetij v družbeni lasti in preoblikovalo iz javnega podjetja v delniško družbo Telekom Slovenije, d.d.. Osnovna dejavnost Telekoma Slovenije so telekomunikacije, katere zagotavlja skupaj s sedmimi hčerinskimi družbami1. Telekom Slovenije je podjetje, ki zaposluje nekaj več kot 2000 ljudi. S svojimi osmimi območnimi enotami pokriva celoten slovenski trg, sedež podjetja pa je v Ljubljani. Poslanstvo in cilji poslovnega sistema Poslanstvo Telekoma Slovenije je omogočati komunikacijo med ljudmi. Telekom Slovenije posveča posebno pozornost uvajanju novosti v ponudbi ter programom lojalnosti uporabnikov in povečevanju njihovega zadovoljstva. Telekom Slovenije si prizadeva okrepiti aktivnosti za spreminjanje iz tradicionalne v moderno organizirano in k uporabniku usmerjeno storitveno družbo. Učinkovitost poslovanja želi povečevati z opredelitvijo in optimizacijo ključnih poslovnih procesov, nadaljnjo posodobitvijo organizacijske strukture ter sistema vodenja in razvoja kadrov.

1 Hčerinske družbe Telekoma Slovenije: Mobitel, GVO, Avtenta.si, Teledat, On.net, Ipko Net,

Blic.net



Ena ključnih priložnosti za rast Telekoma Slovenije v prihodnje je v oblikovanju celovitih poslovnih rešitev za svoje poslovne uporabnike. Strateški cilj Telekoma Slovenije je postati eden od treh vodilnih ponudnikov v regiji. Organizacijska struktura Telekom Slovenije v svoji organiziranosti daje velik poudarek prožnosti organizacije, odzivni sposobnosti, inovativnosti in sposobnosti prilagajanja razmeram na trgu s posebnim poudarkom na potrebah in zahtevah uporabnikov. Na sliki 1 je prikazana organizacijska struktura podjetja Telekom Slovenije, d.d.



TELEKOM SLOVENIJE, d.d.

Sektor zafinance

Sekto r za kadrovske,pravne in splošne

zadeve

Služba za p lačnisistem

Služba za razvojkadrov

Služba za finančnoupravljanje

Služba za finančnooperativo kupcev

Služba zateletrgovine

Služba za prodajnekanale

Služba za poslovnopodporo

Sektor za odnose zuporabniki

Sektor za rezidenčneuporabnike

Služba za 1188 intrženje kl icnih

centrov

Služba zateleprodajo


Sekretariat uprave

- Tajništvo uprave

- Služba za odnose z javnostmi

- Služba za razvoj poslovanja

- Služba notranjega revidiranja

- Služba za varnost

- Služba za nabavo

- Služba za trženje hotelov in apartmajev

- Služba za regulativo

Sektor zavkl jučevanje inodpravo napak

Organizacijska shema Telekom Slovenije, d.d.

Center zavključevan je inodpravo napak

Maribor

Center zavkl jučevanje inodpravo napak

Ljubljana

Služba zavključevanje inodpravo napak

Sektor za poslovneuporabnike

Prodajna enotaLjubljana


Sektor za razvoj inupravljanje storitev

Služba zaupravljanje storitev

Služba za razvojstoritev

Sektor za marketing

Služba za tržnokomuniciranje

Služba za tržneraziskave

Služba za prodajnerešitve

Prodajna enotaKoper

Prodajna enotaKranj

Prodajna enota Celje

Prodajna enotaMaribor

Prodajna enotaNova Gorica

Služba za naročniškarazmerja


Koper


Kranj


Celje

Center zavkl jučevanje inodpravo napakNova Gorica

Sektor za izgradnjoin logistiko

Sektor za razvo j innačrtovanje omrežja

Sektor za upravljanjeomrežja

Služba za kabelskaomrežja

Služba za p ripravo inspremljanje g radenj

Služba zadostopovna omrežja

Služba za krovnoomrežje

Služba za tk naprave

Služba zaelektrostrojne

naprave

Služba za upravljanjenepremičnin

Služba za nadzornein podporne sisteme

v omrežju

Služba za omrežnerešitve

Služba za podporovzdrževanju

Služba za nadzor inupravljanje omrežja

Center za vzdrževanjeomrežja Ljubljana

Center za vzdrževanjeomrežja Maribor

Center za vzdrževanjeomrežja Celje

Center za vzdrževanjeomrežja Kranj

Sekto r za informatiko

Služba za SAP

Služba za sistemskopodporo

Služba za operativnesisteme

Služba za razvoj

Sekto r za operaterje


Služba za tujeoperaterje

Služba za domačeoperaterje

Služba za logistikoin vozn i park

Center za vzdrževanjeomrežja Koper

Center za vzdrževanjeomrežja Nova Gorica

Center za vzdrževanjeomrežja Novo mesto

Center za vzdrževanjeomrežja Murska

Sobota

Sektor za kontroling

Služba za operativnikon troling

Služba za strateškikon troling

Splošna služba

Služba zaupravljanje s

tveganji

Sektor zaračunovodstvo

Služba zaposlovodnoračunovodstvo

Služba za finančnoračunovodstvo

Služba za obrsčundavkov in svetovan je

Pravna služba

Služba za kon trolingprocesov inprojektov

Center zavkl jučevanje inodpravo napakMurska Sobota

Center zavkl jučevanje inodpravo napakNovo mesto

Službaza kadre inorganizacijo

Prodajna enotaNovo mesto

Prodajna enotaMurska Sobota

Veljavnost: 31.3. 2007

Služba za kabelskoinfrastrukturo

Služba za stroškovnikon troling

Služba za operativnestoritve

Služba zainformacijskopodporo

obratovan ju

Služba za tehn ičnopomoč uporabnikom

Sektor zamultimed ijske

stori tve in vsebine

Služba za sisteme

Služba za poslovnirazvoj

Služba za vsebine

Služba za portale

Slika 1: Organizacijska struktura (vir: www.telekom.si)



2 OPIS OBSTOJEČEGA STANJA Področje upravljanja terminalskih naprav Telekoma Slovenije je urejeno z Organizacijskim predpisom za delo v procesu naročanja in porabe terminalskih naprav za Centreks. Zaradi lažjega razumevanja problema bomo predstavili komunikacijski sistem Centreks, razložili pojem terminalska oprema ter predstavili obstoječ proces upravljanja terminalskih naprav od kreiranja rezervacij oziroma naročanja terminalskih naprav do prevzema, izdaje, priključitve, ter na koncu obračuna in aktiviranja terminalskih naprav oziroma osnovnih sredstev Telekoma Slovenije.

2.1 KOMUNIKACIJSKI SISTEM CENTREKS Storitev Centreks smo v Telekomu Slovenije uvedli v letu 1999. Centreks je tehnično in finančno sodoben ter učinkovit poslovni komunikacijski sistem, ki poenostavlja, pospešuje in olajšuje izmenjavo informacij. Zasnovan je na izkušnjah, pridobljenih pri zadovoljevanju potreb najzahtevnejših uporabnikov telekomunikacijskih storitev in izpolnjuje najzahtevnejše tehnološke standarde na telekomunikacijskem področju. Primeren je za vsako organizacijo ali podjetje, ki potrebuje zanesljiv in sodoben komunikacijski sistem, ne glede na njeno velikost, dejavnost, število zaposlenih ali lokacij. Poslovni komunikacijski sistem Centreks, kot alternativa naročniškim telefonskim centralam, predstavlja zmogljivo, cenovno ugodno in za uporabnika enostavno rešitev telekomunikacijskih potreb. Vse terminalske naprave v podjetju so priključene neposredno na Telekomovo telefonsko centralo, sistem Centreks pa jih združuje v funkcionalno enoten poslovni telekomunikacijski sistem. Vsem uporabnikom sistema Centreks je zagotovljena visoka zanesljivost, saj Centreks deluje na digitalnih javnih centralah, njihovo pravilno delovanje pa je za operaterja prva in najpomembnejša skrb. Ker je v sistemu Centreks vsak priključek neposreden in hkrati interen, je zanesljivost poslovnega telekomunikacijskega omrežja enaka zanesljivosti javnega omrežja, kar je največja možna zanesljivost zasebnega omrežja. Pri storitvi Centreks vso potrebno opremo oziroma terminalske naprave zagotavlja Telekom Slovenije. Vzdrževanje ni več skrb uporabnika, saj vsa popravila in vzdrževalna dela opravlja Telekom Slovenije, stroški vzdrževanja pa so vključeni v mesečni naročnini. Tako je strošek postavitve poslovno komunikacijskega sistema Centreks v primerjavi z naročniško telefonsko centralo znatno nižji. S sistemom Centreks Telekom Slovenije uporabnikom ponuja najsodobnejšo tehnologijo. Storitve se nenehno razvijajo in Telekom Slovenije tehnologijo stalno



nadgrajuje, kar pomeni, da uporabnikom ni treba investirati v novo opremo. Tako sistem Centreks zaščiti uporabnike pred tehnološkim zastaranjem. Sistem Centreks je moč nadgraditi v Geocentreks, ki poveže razpršene poslovne enote, pisarne oziroma poslovalnice ene organizacije v enotno zasebno komunikacijsko poslovno omrežje, ki ima enake značilnosti kot jih zagotavlja Centreks na posamezni lokaciji. Tako lahko vsaka poslovna enota uporablja skupno notranje oštevilčenje in isti nabor storitev, vsi klici pa se obračunavajo kot interni klici.

2.2 TERMINALSKA NAPRAVA CENTREKS Terminalska naprava omogoča komuniciranje in je namenjena za posredno ali neposredno priključitev s katerimi koli sredstvi na vmesnike javnega telekomunikacijskega omrežja. V poslovno komunikacijskem sistemu Centreks so uporabnikom na razpolago različne terminalske naprave v PSTN in ISDN tehnologiji, od standardnih do nadstandardnih izvedb, v možni kombinaciji z ostalimi sistemi, kot so:

• PC posredovalno mesto, • Sistem za snemanje odhodnih in dohodnih pogovorov, • Klicni center, • Večcelični DECT sistem mobilne telefonije, • GSM vmesniki za preusmerjanje klicev iz sistema Centreks neposredno v

mobilno omrežje,

2.3 OPIS OBSTOJEČEGA PROCESA UPRAVLJANJA TERMINALSKIH NAPRAV

Proces upravljanja terminalskih naprav opisuje obstoječ organizacijski predpis za delo v procesu naročanja in porabe terminalskih naprav za Centreks, zajema pa naslednje aktivnosti:

1. Planiranje potreb, 2. Sklepanje pogodb za dobavo Centreks terminalskih naprav, 3. Dobava in prevzem terminalskih naprav v skladišče, 4. Kreiranje CO naloga2, 5. Naročanje materiala,

a. Rezervacija materiala na osnovi CO naloga

2 Kratica CO izhaja iz besede kontroling (angleško controlling). Besedna zveza CO nalog

izhaja iz finančno računovodskega sistema in pomeni kontrolni nalog. Na CO nalogu se evidentirajo stroški terminalskih naprav.



b. Rezervacija materiala za preskladiščenje 6. Priprava in izdaja materiala iz centralnega oziroma glavnega skladišča,

a. Preskladiščenje materiala iz centralnega skladišča oziroma iz enega v drugo glavno skladišče

7. Dopolnjevanje zalog, 8. Zaključek montaže, 9. Obračun CO naloga in sestava zapisnika o aktiviranju osnovnega sredstva, 10. Zapiranje CO naloga;

Planiranje potreb Potrebe Centreks terminalskih naprav se planirajo na osnovi plana prodaje Centreks priključkov in sprejetega gospodarskega plana Telekoma Slovenije. Na osnovi tega se zagotovijo finančna sredstva za nakup terminalskih naprav. Sklepanje pogodb za dobavo Centreks terminalskih naprav Pogodbe za dobavo Centreks terminalskih naprav z dobavitelji sklepa Sektor za nabavo, na podlagi potrjenega prodajnega plana Centreks priključkov in zagotovljenih finančnih sredstev. Odgovorna oseba v Sektorju za nabavo, ki je zadolžena za nabavo Centreks terminalskih naprav, je odgovorna za pravilno črpanje pogodbe in je hkrati tudi skrbnik pogodbe. Dobava in prevzem terminalskih naprav v skladišče Dobava terminalskih naprav se s strani dobavitelja izvrši v centralno skladišče - skladiščno distribucijski center Ljubljana (v nadaljevanju SDC LJ). SDC LJ v SAP-u izvrši količinski prevzem terminalskih naprav, ter fizično uskladiščenje. Distribucija v skladišča posameznih OE poteka na osnovi rezervacije za preskladiščenje. Služba za nabavo je SPU dolžna ažurno obveščati o vseh morebitnih odstopanjih glede planiranih rokov dobave terminalskih naprav. Kreiranje CO naloga CO nalog je nalog, na katerem se evidentirajo vrednosti oziroma stroški terminalskih naprav. CO nalog je osnova za:

• Kreiranje rezervacije, ki je osnova za izdajo materiala iz skladiščne lokacije, • Vrednostni in količinski obračun investicije v teku, • Končni obračun, • Kolavdacijo osnovnega sredstva po posamezni pogodbi;



CO nalog kreira administrator tehnične podpore prodaje v Sektorju za poslovne uporabnike (v nadaljnjem besedilu: administrator), na osnovi uporabniške dokumentacije v sistemu SAP. Naročanje materiala Material naroča administrator na osnovi sistemske rezervacije v sistemu SAP, in sicer na dva načina:

• Rezervacija materiala na osnovi CO naloga • Rezervacija materiala za preskladiščenje

Rezervacija terminalskih naprav je sistemski dokument v SAP, ki omogoča pravočasno preskladiščenje in pripravo terminalskih naprav za:

• preskladiščenje na priročno skladišče končnega porabnika ali • direktno porabo.

Pravočasno in količinsko ustrezno kreiranje sistemskih rezervacij v SAP-u omogoča nemoteno oskrbo in pravočasno preskladiščenje terminalskih naprav na lokacijo porabnika. Rezervacija materiala na osnovi CO naloga Rezervacijo materiala kreira administrator v skladu z uporabniško dokumentacijo SAP. Prav tako lahko administrator v skladu z uporabniško dokumentacijo kreirano rezervacijo pogleda oziroma natisne. Spremembo rezervacije lahko v skladu z uporabniško dokumentacijo naredi skladiščnik v centralnem oz. glavnem skladišču na osnovi sporočila administratorja preko SAP-ove pošte. Zaradi racionalnejše izdaje materiala je potrebno, da se v rezervaciji za izdajo na CO nalog v tekst napiše številka gradbenega naloga. Rezervacija materiala za preskladiščenje Rezervacija materiala za preskladiščenje se uporablja samo v primeru potrebnega premika zalog iz centralnega skladišča oz. glavnega skladišča v drugo glavno skladišče, zaradi okvirnih potreb po izgradnji Centreks priključkov, pri katerih bodo pogodbe podpisane v doglednem času in trenutno še ni možno odpreti CO naloga. Sistemsko rezervacijo za preskladiščenje naredi administrator v skladu z uporabniško dokumentacijo. Administrator je odgovoren za preskladiščenje realnih količin materiala v skladu s tržnimi aktivnostmi. Na rezervaciji mora administrator navesti, na katere Centreks uporabnike se rezervacija za preskladiščenje nanaša. Izdaja materiala iz glavnega skladišča za gradnjo Centreks priključkov je vedno na osnovi CO naloga, ko gre za osnovno sredstvo Telekoma Slovenije.



V skladu z organizacijskimi predpisi materialnega poslovanja je postavljena zahteva, da tvorec rezervacije za izdajo na CO nalog ali preskladiščenje upošteva, da je minimalni rok potrebe 5 dni od datuma kreiranja rezervacije. Priprava in izdaja materiala iz centralnega oziroma glavnega skladišča Vodja centralnega oziroma glavnega skladišča je odgovoren, da na osnovi rezervacij za preskladiščenje oziroma za izdajo na CO nalog, pripravi material v roku potrebe. Izvajalec montaže na osnovi podpisane rezervacije fizično prevzame material v glavnem skladišču. Skladiščnik izvede izdajo materiala iz glavnega skladišča v skladu z uporabniško dokumentacijo SAP. Zaloga materiala se v glavnem skladišču zniža in se kot strošek protivrednosti prikaže na CO nalogu (tudi količinsko). Preskladiščenje materiala iz centralnega skladišča oziroma iz enega v drugo glavno skladišče Za pravilen prenos zaloge sta odgovorna skladiščnika na obeh skladiščnih lokacijah. Sistemski materialni dokument je preskladiščnica. Skladiščnik mora na preskladiščnici obvezno navesti podatke iz rezervacije na katere Centreks uporabnike se material za preskladiščenje nanaša. Dopolnjevanje zalog Osnova za dopolnjevanje zalog so odprte sistemske rezervacije po območnih enotah in minimalna (varnostna zaloga) v centralnem skladišču. Za centralno skladišče se vrši avtomatsko dopolnjevanje zalog. Za dopolnjevanje zalog sta odgovorna upravitelj zalog in odgovorni nabavni referent za nabavo standardne opreme Centreks. Zalog standardne opreme po glavnih skladiščih ni, razen za tekoče potrebe. Standardna oprema se dostavlja v centralno skladišče. Distribucija v glavna skladišča območnih enot poteka na osnovi rezervacije za preskladiščenje. Za spremembo višine varnostne zaloge je odgovoren nabavni referent in se spreminja glede na povprečno mesečno porabo in povprečno dolžino dobavnega roka. Zaključek montaže Na podlagi zaključenega (podpisanega s strani uporabnika) tehničnega gradbenega naloga administrator izvede tehnično zaključitev CO naloga.



Zaključek montaže terminalskih naprav (priključitev, prevzem in delovanje) uporabnik potrdi s podpisom in žigom na primopredajnem zapisniku. Obrazec je enoten - večnamenski in se uporablja:

• pri izgradnji Centreks priključkov, • za odpravo okvar, • za zamenjavo za ekvivalentne terminalske naprave, • za dodatno gradnjo zaradi povečanja funkcionalnosti sistema, • za nadgradnjo zaradi povečanja kapacitet in funkcionalnosti sistema, • za izkazovanje končnega stanja terminalskih naprav pri Centreks

uporabnikih. Primopredajni zapisnik se mora pripraviti na dan zaključka montaže in mora biti arhiviran pri administratorju 3 leta. Primopredajni zapisnik je potrebno izpolniti v štirih (4) izvodih, prejmejo pa ga:

• Sektor za računovodstvo, • Administrator v SPU, • tehnična služba, • glavno skladišče.

Obračun CO naloga in sestava zapisnika o aktiviranju osnovnega sredstva Administrator na osnovi potrjenega primopredajnega zapisnika primerja in uskladi stanje količin s CO nalogom. V sistemu SAP opravi dokončen obračun stroškov, pri čemer se uporabi datum prevzema s strani uporabnika (datum vključitve) za obdobje knjiženja in datum vrednosti sredstev. V izjemnih primerih, ko montaža opreme poteka daljše obdobje, vršijo začasne mesečne obračune v Sektorju za računovodstvo. Kljub navedenemu je potrebno pred dokončnim obračunom navedeno preveriti in po potrebi izvršiti obračun za vsako posamezno obdobje, v katerem je bila opravljena izdaja materiala, obračun pa ni bil izvršen. Takoj, ko administrator prodaje izvrši dokončen obračun, sestavi zapisnik o aktiviranju osnovnega sredstva (kolavdacijski3 zapisnik) in ga pošlje v Sektor za računovodstvo. Sestavine zapisnika o aktiviranju osnovnega sredstva so:

• obrazec »Aktiviranje osnovnega sredstva«, • Primopredajni zapisnik s potrdilom o prevzemu terminalskih naprav.

Zapiranje CO naloga Na podlagi zapisnika o aktiviranju osnovnega sredstva (kolavdacijskega zapisnika) v Sektorju za računovodstvo opravijo aktiviranje sredstev. Takoj po aktiviranju sredstev Sektor za računovodstvo preko elektronskega sporočila (e-mail) v SAP

3 Kolavdacija se imenuje fazni in končni strokovni pregled neke zaključene investicije.



pošlje administratorju prodaje obvestilo, da je izvršeno aktiviranje osnovnega sredstva. V sporočilu je navedena tudi številka registra osnovnega sredstva. Številka se naknadno vpiše v primopredajni zapisnik - osnovni podatki. Na podlagi navedenega sporočila administrator prodaje odprto naročilo dokončno zaključi in ga postavi v status »zaprt«.

2.4 SHEMA MODELA OBSTOJEČEGA PROCESA Na sliki 2 je prikazan obstoječ proces upravljanja terminalskih naprav za Centreks, v skladu z organizacijskim predpisom za delo v procesu naročanja in porabe terminalskih naprav za Centreks.

Planiranje potrebCTX terminalskih

naprav

Plan prodajeCTX prikljuèkov

potrjen

Gospodarskiplan sprejet

Planiranafinanènasredstva

zagotovljena

Posredovanjepotreb v Službo

za nabavo

Potrebeplanirane

SPU

Zagotavljanjeplaniranihfinanènihsredstev

Sektor zafinance

SPU

Potrebeposredovane v

Službo zanabavo



Sklepanje pogodbza dobavo term.

naprav

Posredovanjerezervacije v

skladišèe

Rezervacijaposredovana v

skladišèe

Skladišènik

Dobavitelj

Pogodbe za dobavoterm. naprav sklenjene

Dobavitelj

CO nalogkreiran

Rezervacija naosnovi CO naloga

kreirana

Rezervacija zapreskladišèenje

kreirana

Administratorv SPUSAP

Skladišènik

SAP

Izvajalecmontaže

Administratorv SPU

Upravljalkazaloge

Izvajalecmontaže

Kreiranje rezervacijena osnovi CO naloga

Skladišènik

Kreiranje rezervacijeterm. naprav zapreskladišèenje

Priprava in izdaja term.naprav iz central. oz.glavnega skladišèa

Preskladišèenjeterm. naprav iz

central. skl. oz. izenega v drugo

glavno skl.

Dopolnjevanjezalog

Prikljuèitevterm. naprav

Priprava in izdaja term.naprav iz central. oz.glavnega skladišèa

Kreiranje COnaloga

Administratorv SPU

SAP

Služba zanabavo

Term. napraveizdane iz skladišèa

Term. napravepreskladišèene


Skladišènik

Izvajalecmontaže

Izvajalecmontaže

Term. napraveprikljuèene

SAP

SAP

SAP

SAP

Služba zanabavo

Dobava in sprejemterm. naprav v

skladišèe

Term. napravesprejete vskladišèe

SAP



Aktiviranjeosnovnihsredstev

Kolavdacijskizapisnik

posredovan

Sektor zaraèunovodstvo

Obvešèanjeadministratorja SPU oaktiviranju osnovnih

sredstev

Osnovnasredstvaaktivirana

AdministratorSPU obvešèen


Izvajalecmontaže

Administratorv SPU

Obraèun CO naloga insestava zapisnika o

aktiviranju osn. sred. -Kolavdacijski z

Zakljuèevanjein zapiranjeCO naloga

Priprava in podpisprimopredajnega

zapisnika

Primopredajnizapisnik podpisan

Posredovanjeprimopredajnegazapisnika v SPU

Primopredajnizapisnik posredovan

v SPU

Vodja skupinev SVON

Primerjava inusklajevanjekolièin s CO

nalogom

Kolièineusklajene

Kolavdacijski zapisnikpripravljen

Posredovanjekolavdacijskega

zapisnika v Sektorza raèunovodstvo

Administratorv SPU

Administratorv SPU

Administratorv SPU

SAP

SAP

SAP

SAP

SAP

Uporabnik

CO nalogzakljuèen in

zaprt

Slika 2: Model obstoječega procesa upravljanja terminalskih naprav



3 ANALIZA PROBLEMSKEGA STANJA Obstoječ proces upravljanja terminalskih naprav ima naslednje omejitve oziroma pomanjkljivosti:

1. Identifikacija terminalskih naprav, 2. Evidentiranje terminalskih naprav, 3. Sledljivost terminalskih naprav, 4. Ročno izpolnjevanje primopredajnih zapisnikov, 5. Primanjkovanje zaloge terminalskih naprav, 6. Preštevilni različni obrazci v procesu upravljanja terminalskih naprav.

1. Identifikacija terminalskih naprav Telekoma Slovenije

Terminalske naprave, ki so osnovno sredstvo Telekoma Slovenije, niso posebej označene. Zato imajo tehniki na terenu težave, saj ne morejo identificirati terminalskih naprav Telekoma Slovenije, torej ne morejo ločiti terminalskih naprav, ki so osnovno sredstvo Telekoma Slovenije, od terminalskih naprav, ki so v lasti uporabnikov in torej niso osnovno sredstvo Telekoma Slovenije. Zaradi tega se dogaja, da nevede vzdržujemo tudi terminalske naprave, ki niso osnovno sredstvo Telekoma Slovenije in s tem podjetju povzročamo povsem nepotrebne stroške. Ob naročilih za izključitve, preselitve, nadgradnje ali zamenjave terminalskih naprav v večini primerov nimamo podatkov, na katerih terminalskih napravah je potrebno izvajati naročene aktivnosti. Naročila se nanašajo izključno na telefonske številke in ker ne razpolagamo s podatki o terminalskih napravah, torej ne vemo katere terminalske naprave, ki so osnovno sredstvo Telekoma Slovenije, je potrebno pri uporabnikih demontirati oziroma prevzeti npr. ob izključitvi, katere terminalske naprave npr. preseliti in katero terminalsko napravo zamenjati ob nadgradnji. V procesu upravljanja terminalskih naprav torej sploh nimamo naslednjih podatkov:

• ali je terminalska naprava osnovno sredstvo Telekoma Slovenije, ali ne, • koliko je terminalska naprava stara, • ali je terminalska naprava morda še v garanciji.

Tehniki zaradi pomoči ob identifikaciji terminalskih naprav iščejo informacije pri vodji skupine ali prodajnemu referentu, kar ves proces podaljšuje oziroma ga moti in negativno vpliva na uporabnike. Vpleteni v proces:

• Tehnik za vključevanje in odpravo napak • Vodja skupine za vključevanje in odpravo napak • Prodajni referent • Tehnik za servis terminalskih naprav

Dokumenti v procesu:

• Priloga k pogodbi • Tehnični nalog



• Primopredajni zapisnik Informacijski sistemi v procesu:

• Excel • Regletna Knjiga • SAP

2. Evidentiranje terminalskih naprav Telekoma Slovenije

Evidenco terminalskih naprav, ki so kot osnovno sredstvo Telekoma Slovenije vključene pri uporabnikih, vodijo v Telekomu Slovenije različni delavci, v različnih službah, v različnih informacijskih sistemih in različnih programskih orodjih, ki med seboj niso povezani. Tako se izvajanje evidentiranja terminalskih naprav podvaja, saj večkrat vnašamo podatke za istega uporabnika, kar je seveda dolgotrajno, nepregledno ter stroškovno neučinkovito. Ker se tako število kot vrsta oziroma tip terminalskih naprav pri uporabnikih nenehno spreminja, se podatki v Telekomu Slovenije precej razlikujejo od dejanskega stanja na terenu. Evidence terminalskih naprav, ki so osnovno sredstvo Telekoma Slovenije, so torej razpršene, niso pregledne in niso točne. Ob koncu vsakega leta Telekom Slovenije opravlja letne inventure terminalskih naprav, ki so osnovno sredstvo Telekoma Slovenije in so vključene pri uporabnikih sistema Centreks. Inventure se izvajajo tako, da referent v Sektorju za računovodstvo v informacijskem sistemu SAP pripravi in uporabnikom pošlje inventurno dokumentacijo, v kateri so zabeležene terminalske naprave, ki jih je uporabnik prevzel. Uporabnik nato primerja zabeleženo stanje v inventurni dokumentaciji z dejanskim stanjem in Telekomu Slovenije vrne podpisano inventurno dokumentacijo in vpiše morebitne razlike. Iz zgoraj navedenih razlogov je teh razlik veliko in ponovno je potrebno veliko vloženega truda, časa in dela, da se vse te razlike uskladijo. Vpleteni v proces:

• Prodajni referent • Administrator prodaje • Referent v tehnični pripravi dela • Tehnik za vključevanje in odpravo napak • Vodja skupine za vključevanje in odpravo napak • Referent v Sektorju za računovodstvo


• Priloga k pogodbi • Rezervacija • Tehnični nalog • Primopredajni zapisnik • Inventurna dokumentacija

Informacijski sistemi v procesu:



• Excel • Regletna Knjiga • SAP

3. Sledljivost terminalskih naprav V trenutku, ko terminalska naprava zapusti skladiščno distribucijski center, nimamo v nobenem informacijskem sistemu podatkov kaj se s terminalsko napravo dogaja. Prav tako ne razpolagamo s podatki, kdo (kateri tehnik) je v skladišču prevzel katero terminalsko napravo, niti ne vemo ali je tehnik prevzeto terminalsko napravo vključil pri uporabniku ali še ne in če jo je, kdaj jo je vključil. Izvajalci v procesu:

• Tehnik za vključevanje in odpravo napak • Skladiščnik


• Rezervacija Informacijski sistemi v procesu:

• SAP

4. Primanjkovanje zaloge terminalskih naprav Zaradi obstoječe organiziranosti upravljanja terminalskih naprav, v kateri je veliko ročnih opravil, preveč podvajanja dela, veliko administracije, se terminalske naprave mnogokrat knjižijo s precejšnjo zamudo. Le to pa povzroča velike težave pri pregledu zaloge oziroma pravočasni nabavi terminalskih naprav. Vse to ima za posledico nezadovoljne uporabnike, ki morajo zaradi primanjkovanja zaloge terminalskih naprav dalj časa čakati na vključitev novih Centreks priključkov in terminalskih naprav. Pri tem ne smemo zanemariti izpada dohodka, ki bi ga Telekom Slovenije lahko beležil ob pravočasni vključitvi novih Centreks uporabnikov.

5. Ročno izpolnjevanje primopredajnih zapisnikov Pri sistemu Centreks morajo tehniki ob vsaki spremembi na naročniškem razmerju (npr. sprememba v nazivu podjetja) oziroma terminalski napravi, ki je osnovno sredstvo Telekoma Slovenije, pri uporabnikih le te najprej preveriti oziroma prešteti in nato ročno izpolniti štiri enake izvode primopredajnih zapisnikov. Vse štiri izvode mora uporabnik s podpisom in žigom potrditi. To delo je zamudno in tudi zelo neprofesionalno, uporabniki pa večkrat izražajo nezadovoljstvo s tem postopkom. Izvajalci v procesu:



• Tehnik za vključevanje in odpravo napak Dokumenti v procesu:

• Priloga k pogodbi • Tehnični nalog • Primopredajni zapisnik


• Proces ni informacijsko podprt

6. Preštevilni različni obrazci v procesu upravljanja terminalskih naprav V okviru izvajanja procesa upravljanja terminalskih naprav Telekoma Slovenije imamo za različne aktivnosti različne obrazce in ker je aktivnosti veliko, je tudi število različnih obrazcev veliko. Toliko različnih obrazcev otežuje delo tehnikov na terenu, uporaba vseh teh obrazcev pa ni najbolj optimalno izkoriščena. Izvajalci v procesu:

• Prodajni referent • Administrator prodaje • Referent v tehnični pripravi dela • Tehnik za vključevanje in odpravo napak • Vodja skupine za vključevanje in odpravo napak


• Primopredajni zapisnik • Delovni nalog / Obračunski list • Sprejemni list / servisni nalog • Nalepke za vključitev NT-jev4 • Nalepke za okvaro NT-jev • Zbirni list nedelujoče opreme • Zapisnik – dobavnica demontiranega materiala


• Excel • Regletna Knjiga • SAP • Alma5

4 NT (Network Terminator) je omrežni zaključek oziroma vmesnik med ISDN telefonom in priključkom na telefonsko omrežje. 5 Alma je informacijski sistem za pripravo in izdajo računov za telekomunikacijske storitve.



4 CILJI PRENOVE PROCESA Cilji prenove procesa so naslednji:

1. Vzpostavitev sistema identificiranja terminalskih naprav, 2. Odprava podvajanja evidentiranja terminalskih naprav, 3. Vzpostavitev sledljivosti terminalskih naprav - tracking, 4. Informatizacija upravljanja terminalskih naprav in vzpostavitev nadzora nad

stanjem in premiki zaloge terminalskih naprav, 5. Informatizacija izpolnjevanja primopredajnih zapisnikov, 6. Optimizacija obrazcev v procesu upravljanja terminalskih naprav.

Kot navaja Leskovar (1999) informacijski sistem sam po sebi ne pomeni prednosti na trgu. Informacijski sistem mora pravočasno zaznati spremembe v okolju organizacije. Odziv organizacije oziroma informacijskega sistema je velikega pomena za uporabnike, ki te spremembe pravzaprav narekujejo.



5 MODEL PRENOVLJENEGA PROCESA

5.1 PREDSTAVITEV IDEJE Zagotavljanje sledljivosti je v logistiki in transportu ključnega pomena. Dobro organizirana logistika in transport omogočata:

• hitrejši pretok blaga, • upoštevanje dogovorjenih dobavnih rokov z možnostjo njihovega skrajšanja, • zanesljivejšo dostavo pravih pošiljk v skladišča oziroma k uporabnikom, • višjo organizacijsko raven pri pretoku blaga v maloprodajne trgovine in

skladišča, • znižanje stroškov in povečanje učinkovitosti poslovanja v vseh delih

logistične in transportne dejavnosti, • posameznega blaga ne bo mogoče prodati dvakrat, ker bo vsako blago

posebej označeno, • natančnejši pregled nad številom blaga.

Ob uporabi celovitih rešitev v logistiki in transportu, ki temeljijo na tehnologiji črtne kode, bomo z lahkoto sledili vsemu blagu in odpravili nepotrebno dokumentacijo in človeške napake, kar pomeni občutno znižanje stroškov. S tem bomo seveda povečali zadovoljstvo svojih uporabnikov. Označevanje in identificiranje z roko v roki s sledljivostjo Pojem označevanja lahko povežemo s pojmom sledljivosti. Če je blago označeno, ga lahko identificiramo oziroma izsledimo. Sledljivost je pomembna tam, kjer jo je potrebno zagotavljati po zakonu (zdravstvo, prehrambena industrija...). Pomembna pa je tudi takrat, ko se npr. pri oddaji pošiljk katera izgubi. Če gre za distribucijsko verigo, je zagotavljanje prav tako zelo pomembno:

• kje se je pošiljka nazadnje identificirala in • od kod naprej naj jo iščemo.

Zagotavljanje sledljivosti močno zniža stroške, ko pride do okvar. Če se v okviru proizvodnje izdelkov eni od serij primeri, da imajo izdelki znotraj nje napako, jih je potrebno čim prej odstraniti iz trga. Če proizvajalec ne zagotavlja sledljivosti v takšnem primeru, je praktično nemogoče, da bi izdelke identificiral pravočasno, ne da bi s tem obveščal javnost in si uničil ugled. Kaj je sledljivost? Spremljanje pošiljke od prevzema do izdaje je najpogostejši način za zagotovitev sledljivosti. Za vsako posamezno pošiljko je potrebno zagotoviti sledljivost, da ne bi ob morebitnih napačnih dostavah ali spremembah lokacij prišlo do zmešnjave.



Sledljivost se ponavadi izvaja na osnovi skupine izdelkov, ki je bila podvržena enakemu načinu transformacije, transporta in skladiščenja. Minimum podatkov, ki je za komunikacijo potreben, so številka serije in/ali oznaka logistične enote. Izdelki morajo biti kakovostno označeni s črtnimi kodami, da bi jim lahko sledili. Črtne kode predstavljajo serijske številke izdelkov, s pomočjo katerih lahko izvemo, kam je posamezen izdelek šel in kako je tja potoval. Ključni principi sledljivosti:

• identifikacija izdelkov, proizvodov in logističnih enot, • beleženje vseh zaporednih povezav med proizvodnimi serijami in logističnimi

enotami, • beleženje podatkov za sledljivost preko celotne preskrbovalne verige, • zagotovitev vseh potrebnih podatkov za sledljivost za naslednjega partnerja

(komunikacija). Zato lahko rečemo, da gre pri uvedbi sledenja tudi za:

• ocenitev trenutnega stanja in za pomoč pri izdelavi načrta poslovanja, • stik s poslovnimi partnerji oziroma uporabniki storitev podjetja, • analizo razkoraka med trenutnim in želenim stanjem.

Izdelki morajo biti kakovostno označeni s črtnimi kodami, da bi jim lahko sledili. Uporaba črtne kode Celoten proces se torej začne z označevanjem. Označujemo zato, da bi lažje identificirali. Označevanje omogočajo profesionalni tiskalniki črtnih kod, ki so predhodno izoblikovane s posebnimi programi za oblikovanje in tiskanje. Ko so izdelki, osnovna sredstva, paketi, dokumenti ipd. označeni in pride zahteva po lociranju le teh, se lotimo identifikacije tako, da z ročnimi terminali in računalniki odčitamo črtno kodo iskanega blaga. Ker je bila blagu ob njegovem prevzetju (v skladišče) dodeljena črtna koda in se je lokacija slednje vnesla v informacijski sistem, nas program v primeru odčitka napačne črtne kode na to opozori. Hitrejši in natančnejši vnos dokumentov in blaga Dokumente se potem, ko so bili izpisani in dopolnjeni s spremenljivimi podatki (količina, čas proizvodnje ipd.), vnaša v računalnik. Poleg spremenljivih podatkov se mora vnesti še povezovalne podatke, ki so izpisani na dokumentu in že v neki datoteki. Če se ti povezovalni podatki izpišejo kot črtna koda na dokument, se pospeši vnos podatkov in zmanjša možne napake. Primer: izdajnica, medskladiščnica, poročilo o opravljenem delu ipd. Ko gre za izdajnico, to pomeni, da bo blago vzeto iz skladišča, na dokument pa bo napisana izdana količina, ki jo mora ob zajemanju izdaje vnesti skladiščnik.



Lažje iskanje oziroma identificiranje dokumentov in blaga Če je blago oziroma njegova embalaža v skladišču označena s črtnimi kodami, se olajša delo pri inventuri blaga v njem. Kje se skladišče nahaja pri tem ni pomembno, saj danes poznamo tudi gibljiva skladišča (npr. prodaja na terenu). Tudi etiket na osnovnih sredstvih si ni mogoče predstavljati brez črtne kode, ki je natisnjena nad ali pod inventarno številko. Tudi pri internem prenosu blaga ali dokumentov je uporaba črtnih kod vse pogostejša, ker slednje pospešujejo oziroma avtomatizirajo njihovo distribucijo (npr. v administrativne namene zdravstva). Sistem črtnih kod omogoča vnos podatkov o dogodkih na terenu v ročni terminal za popis osnovnih sredstev ter prenos teh podatkov na PC računalnik. Za vsako skladišče je pomemben čim hitrejši pretok blaga, kar dosežemo z dobro organizacijo. Uporaba črtne kode in prenosni terminali povezani z informacijskim sistemom s pomočjo radijskega omrežja, poenostavijo zbiranje informacij pri prevzemu v skladišče in pospešijo iskanje in izdajanje iz skladišča. Vse dokumente, ki nastajajo med potjo izdelka od prevzema v skladišče do izdaje, lahko sledimo v elektronski obliki. Tako lahko skladiščnik vse informacije dobi s pomočjo prenosnega terminala:

• Pri prevzemu skladiščnik odčita dobaviteljevo črtno kodo ali vnese šifro izdelka ter hkrati preveri, ali dobavljeno blago in količine ustrezajo podatkom na naročilu. Istočasno lahko izdelke opremi z etiketami s črtno kodo.

• Prodajni referent lahko dobavo sproži že s potrditvijo naročila. Skladiščnik preko prenosnega terminala dobi podatke o tem, katere izdelke mora naložiti in kje se nahajajo. Ko odčita izdelek in količino, računalnik hkrati sestavlja dobavnico in preverja pravilnost opravljenih nalog.

Vpeljava tehnologije črtne kode v skladiščno poslovanje ponavadi zahteva tudi posodobitev procesov in programske opreme za podporo poslovanju. Vpeljava uporabe ročnih terminalov za zajem podatkov črtne kode pa omogoča vnos in obdelavo podatkov na samem mestu kjer potekajo dejavnosti, t.j. v skladišču, med policami in proizvodnji. Naloge ob prenovi procesa

• vpeljati sistem črtne kode • prenoviti logistične procese • razviti ali kupiti ustrezno programsko podporo • implementirati mobilno opremo za delo s črtno kodo (prenosni terminali in

brezžični sistem) • implementirati sistem za označevanje s črtno kodo (tiskanje etiket)



Rezultat vpeljave mobilnega sistema za delo s črtno kodo je kvaliteten nadzor nad procesi, zmanjšanje napak, hiter dostop do pravih podatkov na pravem mestu in seveda lažje delo uporabnikov. V proizvodnji se vedno več pozornosti posveča sledljivosti izdelkov in materiala. V primeru reklamacij je dobro vedeti za katero serijo izdelkov gre in katera pošiljka posameznega materiala je bila uporabljena. Skrbeti je potrebno tudi, da je zaloga materiala ravno pravšnja. Vse to ni mogoče brez natančnega označevanja materiala in (pol)izdelkov, spremljanja porabe materiala, prehodov (pol)izdelkov skozi faze v proizvodnji ter beleženja podatkov o delavcih, ki so bili udeleženi v procesu.

5.2 PREDSTAVITEV SISTEMA ČRTNIH KOD Črtna koda je elektronski ključ, ki se najpogosteje uporablja za zapis enotne številke artikla na embalaži artikla v maloprodaji. Z leti se je uporaba črtnih kod razširila tudi na druga področja, tako da je danes zelo razširjena in se širi še naprej. Črtna koda omogoča učinkovitejše delo, ker:

• odpravlja človeške napake, • omogoča hitrejši in natančnejši zajem podatkov: z embalaže, z etiket, v

paketni distribuciji, v administrativne namene, z ID kartic (registracija delovnega časa, kontrola dostopa), za vodenje evidenc (v skladišču, inventure...), pri ambulantni prodaji - na terenu, ipd.

Osnovo sistema predstavlja globalno enolična identifikacijska številka, s pomočjo katere pospešujemo procese elektronske trgovine in sledenja. Zaradi avtomatskega zajema podatkov se identifikacijska številka zapiše v obliki črtne kode. Identifikacijska številka je negovoreča, zato so vsi potrebni podatki zapisani v podatkovni bazi. Računalniška izmenjava podatkov omogoča hitro in zanesljivo izmenjavo podatkov med poslovnimi partnerji. Glavni razlog za uporabo tehnologije črtne kode je enotno označevanje artiklov. Prav zapis enotne številke artikla v črtni kodi na embalaži je najbolj razširjena uporaba črtne kode. Z nastankom samopostrežnih trgovin se je potreba po pospešitvi dela in povečanju zanesljivosti vnosa podatkov na blagajnah pokazala kot konkurenčna prednost in nuja za obstoj. Izpisani artikel ima enolično določeno številko, ki je odvisna tudi od embalaže. Tako je na kartonski embalaži zavitka z dvanajstimi litri soka drugačna črtna koda kot na embalaži posameznega litra soka.

5.3 PREDSTAVITEV OPREME ZA DELO S ČRTNIMI KODAMI



Oprema za odčitavanje Črtna koda je čitljiva ali bolje rečeno je njen zajem mogoč s čitalniki črtne kode, ki imajo program in so povezani z računalnikom oziroma informacijskim sistemom. Lahko pa so ti čitalniki samostojne naprave (ročni terminali in ročni računalniki), ki imajo vgrajen pomnilnik in program, ki jim omogoča delovanje. Pogosto so brezžično povezani. Uporaba takšnih ročnih računalnikov omogoča hitro in dosledno izvajanje inventur v skladišču, inventur osnovnih sredstev, nadzora proizvodnje, sistem sledenja, ipd. Identificiranje Logično nadaljevanje označevanja je v odčitavanju podatkov, ki so zapisani na nosilcu/mediju. To storimo z ustreznimi čitalniki (ročni, fiksni, režni, industrijski), brez katerih ne moremo izkoriščati glavnih prednosti črtne kode (hitrega in natančnega vnosa ter odčitavanja podatkov). Kadar gre za zahtevnejše aplikacije, je priporočljivo uporabiti ročne računalnike z vgrajenim čitalnikom in pomnilnikom, ki jih pogosto imenujemo tudi ročni terminali, ti pa omogočajo naprednejšo rabo vseh tipov črtnih kod in pametnih nalepk. Mobilni zajem podatkov Črtno kodo kot eno od tehnik avtomatskega identificiranja lahko uporabljamo za zelo različne namene. Najpogosteje jo v vsakodnevnem življenju srečujemo pri nakupih v trgovinah, kjer blagajničarkam omogoča hitro vnašanje informacije o našem nakupu v blagajno. Za prepoznavanje črtne kode uporabljajo posebne čitalnike, ki so povezani z blagajno. Pogosto pa želimo s črtno kodo zapisane podatke zajemati na različnih mestih, neodvisno od računalnika, ki se nahaja na določeni lokaciji, zaradi česar potrebujemo nekakšno prenosno napravo. Pogosto jih imenujemo ročni terminali za zajemanje podatkov, nekatere pa že kar ročni ali žepni računalniki. Kot najbolj preprosto obliko ročnega terminala za zajemanje podatkov si lahko zamislimo čitalnik črtne kode, s katerim lahko prosto hodimo okoli in ima vgrajen pomnilnik, v katerega shranjuje vse prebrane črtne kode, tako zbrane podatke pa kasneje vnesemo v računalnik. Da bi podatke, zbrane z ročnim terminalom, prenesli v računalnik, ju je potrebno med seboj povezati. Povežemo ju lahko s kablom ali brezžično. V zadnjem času se vse bolj uporabljajo ročni terminali, ki so v stalni brezžični povezavi z računalniki (on-line). Podatki lahko tako ves čas potujejo med terminalom in osrednjim računalnikom, neodvisno od tega, kje se nahajamo. Takšne rešitve se uporabljajo predvsem tedaj, ko je potrebno tekoče vzdrževati aktualno stanje podatkov v osrednjem računalniku. Takšen primer imamo tudi v Telekomu Slovenije, v procesu vzdrževanja terminalskih naprav, kjer mora imeti tehnik na terenu na zalogi določene terminalske



naprave, ki jih lahko v vsakem trenutku po potrebi zamenja pri uporabnikih. Seveda so terminalske naprave pri uporabnikih različne, torej tehnik nikoli ne ve kakšno terminalsko napravo bo potreboval in mora sproti dopolnjevati svojo zalogo. Ročni terminal je naprava, ki združuje laserski čitalnik črtne kode ter prenosni računalnik z veliko spomina. V ročnem terminalu se hranijo vsi podatki, ki jih tehnik potrebuje na terenu (naziv uporabnika, lokacija uporabnika, telefonska številka Centreks priključka, tip terminalske naprave,…), tako da bi ročni terminal lahko nadomestil razne sezname terminalskih naprav. Ročni terminal za popis osnovnih sredstev omogoča enostaven zajem črtnih kod, tipkovnica ročnega terminala pa še vnos dodatnih informacij o terminalski napravi. Tako vneseni podatki so natančni in ker se prenašajo v PC računalnik, so tudi takoj dostopni za vpogled ter nadaljnjo obdelavo. Mobilni informacijski sistemi učinkovito rešujejo večino nevšečnosti, povezanih z delovnimi postopki, ki se odvijajo zunaj pisarniškega okolja. Nekoč so bila ta opravila vir napak in zamud, kar se je odražalo na kakovosti mnogih segmentov poslovanja. Danes je lahko delo na terenu enako udobno, natančno in hitro, kot delo v pisarni. Ob uporabi ustreznih orodij, seveda. Prenosni terminali so tukaj nepogrešljivi, saj omogočajo zajem podatkov na mestu nastanka. Če so terminali povezani z informacijskim sistemom preko radijskega omrežja, so podatki vedno ažurni in zanesljivi, kar nam je v veliko pomoč pri sprejemanju odločitev. Z uporabo ročnih terminalov bi odpravili ročni vnos podatkov, ki je vir številnih napak in najpočasnejši člen v verigi obdelave podatkov. Avtomatičen vnos podatkov je hitrejši, natančnejši in zanesljivejši. Uporabnik lahko želene podatke vnaša v ročni terminal v skladišču, pisarni ali pri stranki, ter jih nato prenese v program za obdelavo teh podatkov v računalnik na podjetju.

Na sliki 3 je primer ročnega terminala.



Slika 3: Primer ročnega terminala - dlančnik Symbol MC50 (vir: www.leoss.si)

5.4 PREDLAGANE REŠITVE V PRENOVLJENEM PROCESU Predlagana prenova procesa vpliva na celoten proces upravljanja terminalskih naprav, ki so osnovno sredstvo Telekoma Slovenije - od kreiranja naročil v Sektorju za poslovne uporabnike, rezervacij v Sektorju za odnose z uporabniki, do vključitve terminalskih naprav pri uporabnikih in knjiženja opravljene storitve. Prenovljen proces vpliva na naslednje službe:

• Sektor za poslovne uporabnike (v nadaljevanju SPU), • Sektor za odnose z uporabniki (v nadaljevanju SOU), • Služba za nabavo, • Sektor za vključevanje in odpravo napak (v nadaljevanju SVON), • Sektor za izgradnjo in logistiko (v nadaljevanju SIL), • Sektor za računovodstvo.

5.4.1 VZPOSTAVITEV SISTEMA IDENTIFICIRANJA TERMINALSKIH NAPRAV Vsak kos terminalske naprave, ki jih Telekom Slovenije dobavlja, priključuje in vzdržuje pri uporabnikih sistema Centreks, je potrebno označiti z etiketami s črtno



kodo. S pomočjo ročnih terminalov6 bomo terminalske naprave, ki so last oziroma osnovno sredstvo Telekoma Slovenije, lahko enostavno identificirali. Možna sta dva načina označevanja terminalskih naprav:

• Terminalske naprave opremi z etiketo s črtno kodo dobavitelj, • Terminalske naprave opremi z etiketo s črtno kodo Telekom Slovenije.

Ob zagotovitvi tega cilja bomo odpravili oziroma na minimum zmanjšali nepotrebne stroške, ki jih ima Telekom Slovenije z vzdrževanjem terminalskih naprav, ki niso osnovno sredstvo Telekoma Slovenije.

5.4.2 ODPRAVA PODVAJANJA EVIDENTIRANJA TERMINALSKIH NAPRAV Evidenca terminalskih naprav Telekoma Slovenije mora biti na enem mestu oziroma v enem informacijskem sistemu. Za potrebe upravljanja odnosov z uporabniki smo v Telekomu Slovenije uvedli informacijski sistem CRM (Customer Relationship Management), v katerem imamo dostop do vseh potrebnih podatkov o uporabnikih storitev Telekoma Slovenije. Iz tega razloga je CRM za evidenco terminalskih naprav, vključenih pri uporabnikih, najprimernejši in je potrebno v čim krajšem času pričeti z uporabo CRM in ukiniti vse ostale »lokalne« aplikacije, ki podvajajo delo. Tako bo prodajni referent pripravil osnovno evidenco terminalskih naprav, ki jo bo lahko popravil oziroma spremenil le tehnik, ki bo uporabniku zaradi okvare zamenjal terminalsko napravo. 5.4.3 VZPOSTAVITEV SLEDLJIVOSTI TERMINALSKIH NAPRAV - TRACKING Od trenutka, ko tehnik v skladišču dvigne terminalsko napravo, nimamo v nobenem informacijskem sistemu podatkov kaj se s terminalsko napravo dogaja, oziroma kje se nahaja. Sledljivost terminalskih naprav (tracking) bomo zagotovili s sistemom črtnih kod in sicer tako, da bo tehnik na ročnem terminalu evidentiral posamezne opravljene korake v procesu. Najprej bo evidentiral prevzem terminalske naprave iz skladišča in kasneje vključitev terminalske naprave pri uporabniku. Tako bomo imeli podatke, kdo (kateri tehnik) je v skladišču prevzel katero terminalsko napravo (kdaj in kateri skladiščnik jo je izdal). Prav tako bomo imeli ažurne podatke kdaj je bila katera terminalska naprava vključena. 5.4.4 INFORMATIZACIJA UPRAVLJANJA TERMINALSKIH NAPRAV IN

VZPOSTAVITEV NADZORA NAD STANJEM IN PREMIKI ZALOGE TERMINALSKIH NAPRAV

6 Ročni terminal je prenosna naprava, ki zna odčitati črtne kode, ima interni pomnilnik za

shranjevanje podatkov, ter zmore brezžično prenesti te podatke v računalnik.



Proces upravljanja terminalskih naprav, od kreiranja naročil oziroma rezervacij do vključitve oziroma knjiženja terminalskih naprav, ki so last oziroma osnovno sredstvo Telekoma Slovenije in se dobavljajo, priključujejo in vzdržujejo pri uporabnikih, je potrebno informatizirati. Prav tako je potrebno vzpostaviti nadzor nad stanjem in premiki zaloge terminalskih naprav, kar bomo dosegli z:

• označevanjem terminalskih naprav s črtnimi kodami, • identifikacijo črtnih kod z ročnimi terminali, • evidenco vključenih terminalskih naprav v informacijskem sistemu CRM, • povezavo informacijskih sistemov SAP, CRM in sistemom črtnih kod BCM.

Glede na to, da se trenutno vsi premiki terminalskih naprav opravljajo v SAP, je potrebno informacijski sistem SAP povezati z informacijskim sistemom CRM, ter sistemom za črtne kode – BCM (Bar Code Management). Z informatizacijo upravljanja terminalskih naprav bomo vzpostavili avtomatsko knjiženje terminalskih naprav. Tako bomo zagotovili hiter, enostaven in učinkovit pregled nad stanjem in premiki zaloge terminalskih naprav. Ob realizaciji tega cilja bomo zagotovili pravočasno nabavo terminalskih naprav, ki se dobavljajo, priključujejo in vzdržujejo pri uporabnikih sistema Centreks. 5.4.5 INFORMATIZACIJA IZPOLNJEVANJA PRIMOPREDAJNIH ZAPISNIKOV Ročni vnos podatkov je vir številnih napak in najpočasnejši člen v verigi obdelave podatkov. Avtomatičen vnos podatkov je hitrejši, natančnejši in zanesljivejši. Pri vseh aktivnostih7, razen pri odpravi napak, je pred odhodom tehnika na teren znano, na kateri telefonski številki bo potrebno izvesti določeno aktivnost. Ob informatizaciji upravljanja terminalskih naprav, bomo lahko informatizirali tudi izpolnjevanje primopredajnih zapisnikov in tako odpravili dolgotrajno in uporabnikom neprijazno ročno izpolnjevanje. 5.4.6 OPTIMIZACIJA OBRAZCEV V PROCESU UPRAVLJANJA

TERMINALSKIH NAPRAV V okviru procesa upravljanja terminalskih naprav, ki jih Telekom Slovenije dobavlja, priključuje in vzdržuje pri uporabnikih sistema Centreks, bomo optimizirali vsebino in s tem tudi število obrazcev oziroma dokumentov, ki jih potrebujemo v procesu. Namesto sedmih obstoječih obrazcev, bomo v prihodnje uporabljali le dva in sicer:

• Primopredajni zapisnik • Nalepke za vključitev NT-jev

5.5 OPIS MODELA PRENOVLJENEGA PROCESA

7 Aktivnosti v okviru TK storitev Telekoma Slovenije so: vključitev, nadgradnja, selitev,

sprememba naziva, zamenjava terminalskih naprav, izključitev in odprava napak.



V tem poglavju predstavljamo model prenovljenega procesa upravljanja terminalskih naprav. Posebej smo izpostavili dodatne aktivnosti, ki so potrebne za izpeljavo prenovljenega procesa. Tako imamo v prenovljenem procesu naslednje aktivnosti:

1. Planiranje potreb in naročanje terminalskih naprav, 2. Dobava in prevzem terminalskih naprav v skladišče, 3. Kreiranje rezervacij,

a. Rezervacija materiala na osnovi CO naloga, b. Rezervacija materiala za preskladiščenje,

4. Izdaja/prevzem terminalskih naprav iz skladišča, 5. Dopolnjevanje zalog, 6. Priključitev terminalskih naprav, 7. Obračun in aktiviranje osnovnih sredstev;

Planiranje potreb in naročanje terminalskih naprav Potrebe Centreks terminalskih naprav se planirajo na osnovi plana prodaje Centreks priključkov in sprejetega gospodarskega plana Telekoma Slovenije. Na osnovi tega se zagotovijo finančna sredstva za nakup terminalskih naprav. Pogodbe za dobavo Centreks terminalskih naprav z dobavitelji sklepa Sektor za nabavo, na podlagi potrjenega prodajnega plana Centreks priključkov in zagotovljenih finančnih sredstev. Odgovorna oseba v Sektorju za nabavo, ki je zadolžena za nabavo Centreks terminalskih naprav, je odgovorna za pravilno črpanje pogodbe in je hkrati tudi skrbnik pogodbe. Dobava in prevzem terminalskih naprav v skladišče V prenovljenem procesu se dobava terminalskih naprav vrši direktno na lokacije posameznih OE. Torej preskladiščenje terminalskih naprav med centralnim in ostalimi skladišči ni več potrebno. V primeru pomanjkanja zaloge terminalskih naprav na kateri izmed lokacij OE, je še vedno možno izvesti preskladiščenje terminalskih naprav iz enega v drugo skladišče. Dobavljene terminalske naprave skladiščnik prevzame in poskrbi za vnos vseh podatkov o vseh dobavljenih terminalskih napravah. Služba za nabavo je SPU dolžna ažurno obveščati o vseh morebitnih odstopanjih glede planiranih rokov dobave terminalskih naprav. Dodatne aktivnosti zaradi prenove procesa Skladiščniki terminalske naprave, ki so osnovno sredstvo Telekoma Slovenije in s strani dobavitelja niso označene s črtno kodo, označijo z etiketo s črtno kodo. Etikete s črtno kodo se lepijo tudi na pripadajočo embalažo terminalske naprave.



Kreiranje rezervacij Terminalske naprave naroča administrator prodaje v SOU v posamezni območni enoti, na osnovi podpisanih pogodb o prodaji Centreks priključkov in sistemske rezervacije v sistemu SAP, in sicer na dva načina:

• Rezervacija materiala na osnovi CO naloga • Rezervacija materiala za preskladiščenje

CO nalog je nalog, na katerem se evidentirajo vrednosti oziroma stroški terminalskih naprav. CO nalog je osnova za:

• Kreiranje rezervacije, ki je osnova za izdajo materiala iz skladiščne lokacije, • Vrednostni in količinski obračun investicije v teku, • Končni obračun, • Kolavdacijo osnovnega sredstva po posamezni pogodbi;

CO nalog kreira administrator tehnične podpore prodaje v Sektorju za poslovne uporabnike (v nadaljnjem besedilu: administrator), na osnovi uporabniške dokumentacije v sistemu SAP. Rezervacija materiala je sistemski dokument v SAP, ki omogoča pravočasno preskladiščenje in pripravo terminalskih naprav za:

• preskladiščenje na priročno skladišče končnega porabnika ali • direktno porabo.

Pravočasno in količinsko ustrezno kreiranje sistemskih rezervacij v SAP-u omogoča nemoteno oskrbo in pravočasno preskladiščenje terminalskih naprav na lokacijo porabnika. V skladu z organizacijskimi predpisi materialnega poslovanja je postavljena zahteva, da tvorec rezervacije za izdajo na CO nalog ali preskladiščenje upošteva, da je minimalni rok potrebe 5 dni od datuma kreiranja rezervacije. Preskladiščenje oziroma izdaja terminalskih naprav v istem dnevu, kot je bila kreirana rezervacija, ni mogoče. Podatke o tipih terminalskih naprav za posameznega uporabnika zagotovijo referenti v SPU in jih vnesejo v CRM, kjer do njih pride tudi administrator. Rezervacije skupaj s primopredajnimi zapisniki administrator prodaje SOU posreduje v SVON. Dodatne aktivnosti zaradi prenove procesa Na rezervacijah se avtomatsko natisne črtna koda, ki vsebuje podatke o nazivu uporabnika, lokaciji priključitve terminalskih naprav ter tipu in količini terminalskih naprav. Administrator prodaje SOU na podlagi kreirane rezervacije v SVON posreduje vnaprej izpolnjen primopredajni zapisnik. Rezervacija materiala na osnovi CO naloga Rezervacijo materiala kreira administrator v skladu z uporabniško dokumentacijo SAP. Prav tako lahko administrator v skladu s to uporabniško dokumentacijo



kreirano rezervacijo pogleda oziroma natisne. Spremembo rezervacije lahko v skladu z uporabniško dokumentacijo naredi skladiščnik v centralnem oz. glavnem skladišču na osnovi sporočila administratorja preko SAP-ove pošte. Zaradi racionalnejše izdaje materiala je potrebno, da se v rezervaciji za izdajo na CO nalog v tekst napiše številka gradbenega naloga. Rezervacija materiala za preskladiščenje Rezervacija materiala za preskladiščenje se uporablja samo v primeru potrebnega premika zalog iz enega glavnega skladišča v drugo glavno skladišče, zaradi potreb po izgradnji Centreks priključkov, pri katerih so pogodbe že podpisane ali bodo podpisane v doglednem času in trenutno ni na zalogi dovolj terminalskih naprav. Sistemsko rezervacijo za preskladiščenje naredi administrator v skladu z uporabniško dokumentacijo. Administrator je odgovoren za preskladiščenje realnih količin materiala v skladu s tržnimi aktivnostmi. Na rezervaciji mora administrator navesti, na katere Centreks uporabnike se rezervacija za preskladiščenje nanaša. Izdaja materiala iz glavnega skladišča za gradnjo Centreks priključkov je vedno na osnovi CO naloga, ko gre za osnovno sredstvo Telekoma Slovenije. Izdaja/prevzem terminalskih naprav iz skladišča Vodja centralnega oziroma glavnega skladišča je odgovoren, da na osnovi rezervacij za preskladiščenje oziroma za izdajo na CO nalog, pripravi material v roku potrebe. Izvajalec montaže na osnovi podpisane rezervacije fizično prevzame material v glavnem skladišču. Skladiščnik izvede izdajo materiala iz glavnega skladišča v skladu z uporabniško dokumentacijo SAP. Zaloga materiala se v glavnem skladišču zniža in se kot strošek protivrednosti prikaže na CO nalogu (tudi količinsko). Tehnik na osnovi podpisane rezervacije fizično prevzame terminalske naprave v skladišču. Prevzem terminalskih naprav brez sistemske rezervacije ni možen. Izdaja terminalskih naprav se izvaja izključno na podlagi kreiranih rezervacij. Izdaja terminalskih naprav brez sistemske rezervacije ni možna. Za pravilen prenos zaloge pri preskladiščenju sta odgovorna skladiščnika na obeh skladiščnih lokacijah. Sistemski materialni dokument je preskladiščnica. Skladiščnik mora na preskladiščnici obvezno navesti podatke iz rezervacije na katere Centreks uporabnike se material za preskladiščenje nanaša. Dodatne aktivnosti zaradi prenove procesa Ob prevzemu terminalskih naprav v skladišču, bo tehnik skladiščniku predal rezervacijo s črtno kodo. Skladiščnik bo z ročnim terminalom odčital črtno kodo iz rezervacije, ter tako evidentiral predajo terminalskih naprav iz rezervacije tehniku. Tehnik bo z ročnim terminalom odčital še črtne kode iz vsake posamezne terminalske naprave oziroma pripadajočih embalaž in tako evidentiral prevzete terminalske naprave, ki jih bo dobavil in priključil določenemu uporabniku. Na ta način se bo zaloga terminalskih naprav v skladišču avtomatsko ustrezno znižala.



Dopolnjevanje zalog Osnova za dopolnjevanje zalog so odprte sistemske rezervacije po območnih enotah in minimalna (varnostna zaloga) v centralnem skladišču. Za centralno skladišče se vrši avtomatsko dopolnjevanje zalog. Za dopolnjevanje zalog sta odgovorna upravitelj zalog in odgovorni nabavni referent za nabavo standardne opreme Centreks. Za spremembo višine varnostne zaloge je odgovoren nabavni referent in se spreminja glede na povprečno mesečno porabo in povprečno dolžino dobavnega roka. Priključitev terminalskih naprav Zaključek montaže terminalskih naprav (priključitev, prevzem in delovanje) uporabnik potrdi s podpisom in žigom na primopredajnem zapisniku. Obrazec je enoten - večnamenski in se uporablja:

• pri izgradnji Centreks priključkov, • za odpravo okvar, • za zamenjavo za ekvivalentne terminalske naprave, • za dodatno gradnjo zaradi povečanja funkcionalnosti sistema, • za nadgradnjo zaradi povečanja kapacitet in funkcionalnosti sistema, • za izkazovanje končnega stanja terminalskih naprav pri Centreks

uporabnikih. Primopredajni zapisnik se mora pripraviti na dan zaključka montaže in mora biti arhiviran pri administratorju 3 leta. Primopredajni zapisnik je potrebno izpolniti v dveh (2) izvodih, prejmejo pa ga:

• Uporabnik (1 izvod), • Telekom Slovenije (Sektor za računovodstvo) (1 izvod).

Dodatne aktivnosti zaradi prenove procesa Za vključitev Centreks terminalskih naprav prejme tehnik seznam telefonskih številk, ki jih bo vključil, zraven pa prejme tudi podatke o tipu terminalskih naprav in uporabniku. Ti podatki se črpajo iz CRM. Pred odhodom na teren si tehnik te podatke prenese v ročni terminal. Podatke si tehnik sinhronizira na delovnem mestu preko priključka USB ali na daljavo preko mobilnega sistema GPRS8. Ko tehnik pri uporabniku opravi vse potrebne aktivnosti in namesti terminalske naprave, v ročnem terminalu poišče posamezno telefonsko številko in odčita črtno kodo terminalske naprave, ki je priključena na to telefonsko številko. Tako iz črtne kode zajame serijsko številko terminalske naprave, ki se shrani v seznam v ročnem terminalu zraven telefonske številke. 8 GPRS (General Packet Radio Service) je mobilna podatkovna storitev za uporabnike GSM

mobilnih telefonov.



Po opravljeni vključitvi terminalskih naprav uporabnik s podpisom primopredajnega zapisnika potrdi prevzem dobavljenih in priključenih terminalskih naprav. Tehnik skupaj z obračunskim listom, rezervacijo in tehničnimi nalogi prejme vnaprej izpolnjen primopredajni zapisnik, na njem pa so na podlagi kreirane rezervacije avtomatsko navedene že vse terminalske naprave, ki pripadajo uporabniku v skladu s pogodbo. Uporabnik mora namesto sedanjih štirih izvodov primopredajnih zapisnikov podpisati le dva izvoda. Po končani vključitvi tehnik evidentirane podatke iz ročnega terminala (telefonske številke in serijske številke) sinhronizira z BCM bazo podatkov (na daljavo preko GPRS ali ob vrnitvi na svoje delovno mesto preko USB), kjer poišče pripadajoče MAC naslove in preveri točnost tipov terminalskih naprav in vse podatke prenese v CRM. V tem trenutku se bo v CRM avtomatsko zapisal še datum priključitve vsake posamezne terminalske naprave. Na ta način bomo imeli v CRM za vsako telefonsko številko podatke o priključeni terminalski napravi. Seveda potrebujemo ustrezno programsko podporo. Glede na to, da se vsi premiki terminalskih naprav opravljajo v SAP, je potrebno obstoječ informacijski sistem SAP ustrezno prilagoditi potrebam upravljanja terminalskih naprav in ga povezati z CRM in BCM bazo podatkov. V primeru odprave napak ali kakršnekoli druge nepredvidene spremembe na priključeni terminalski napravi, bo tehnik na terenu z vnosom telefonske številke v ročni terminal preveril podatke o terminalski napravi (tip terminalske naprave, serijsko številko, MAC naslov, datum priključitve, garancijski rok,…) in uporabniku, ki to terminalsko napravo uporablja. V primeru sprememb na terminalskih napravah pri uporabniku, tehnik to spremembo na ustrezen način evidentira in ob vrnitvi na svoje delovno mesto evidentirane spremembe prenese v informacijski sistem (sinhronizacija aplikacije na ročnem terminalu in informacijskega sistema CRM na osebnem računalniku). Ker v primeru nepredvidenih sprememb na obstoječih terminalskih napravah ni možno vnaprej izpolniti primopredajnega zapisnika, bo v teh primerih tehnik primopredajni zapisnik izpolnil ročno. Na podlagi zaključenega (podpisanega s strani uporabnika) tehničnega gradbenega naloga administrator izvede tehnično zaključitev CO naloga. Po takšni proceduri bomo upravljali z vsemi novimi terminalskimi napravami. Obračun in aktiviranje osnovnih sredstev Administrator na osnovi zaključenih aktivnosti v CRM preveri in uskladi stanje količin s CO nalogom. Takoj, ko administrator prodaje preveri in potrdi dokončen obračun, se avtomatsko sestavi zapisnik o aktiviranju osnovnega sredstva (kolavdacijski9 zapisnik). Sestavina zapisnika o aktiviranju osnovnega sredstva je:

9 Kolavdacija se imenuje fazni in končni strokovni pregled neke zaključene investicije.



• obrazec »Aktiviranje osnovnega sredstva«,

Na podlagi zapisnika o aktiviranju osnovnega sredstva (kolavdacijskega zapisnika) v Sektorju za računovodstvo opravijo aktiviranje sredstev. Takoj po aktiviranju sredstev Sektor za računovodstvo preko elektronskega sporočila (e-mail) v SAP pošlje administratorju prodaje obvestilo, da je izvršeno aktiviranje osnovnega sredstva. V sporočilu je navedena tudi številka registra osnovnega sredstva. Na podlagi navedenega sporočila administrator prodaje odprto naročilo dokončno zaključi in ga postavi v status »zaprt«.

5.6 SHEMA MODELA PRENOVLJENEGA PROCESA Na sliki 4 je prikazan model prenovljenega procesa.

Planiranje potrebCTX terminalskih

naprav

Plan prodajeCTX prikljuèkov

potrjen

Gospodarskiplan sprejet

Planiranafinanènasredstva

zagotovljena

Posredovanjepotreb v Službo

za nabavo

Potrebeplanirane

SPU

Zagotavljanjeplaniranihfinanènihsredstev

Sektor zafinance

SPU

Potrebeposredovane v

Službo zanabavo




naprav

Bar code

Pogodbe za dobavoterm. naprav sklenjene

Dobavitelj

CO nalogkreiran

Rezervacija naosnovi CO naloga

kreirana

Rezervacija zapreskladišèenje

kreirana

Administratorv SPUSAP

SAP

Administratorv SPUKreiranje

rezervacije naosnovi CO naloga

Kreiranje rezervacijeterm. naprav zapreskladišèenje

Kreiranje COnaloga

Administratorv SPU

SAP

Služba zanabavo

Oznaèevanjeembalaže in term.naprav s èrtnimi

kodami

Embalaža in term.naprave oznaèene s

èrtnimi kodami

BCM

Evidentiranjeterm. naprav

v BCM

Term. naprave brez èrtne kode,je potrebno oznaèiti

Term. napraveevidentirane v

BCM

Skladišènik

Term. napraveevidentirane v

BCM

Dobavitelj

Evidentiranjeterm. naprav

v BCMBCM

Skladišènik

Dobava in prevzemterm. naprav v

skladišèe

Term. napravesprejete vskladišèe

SAP

BCM

Skladišènik

Skladišènik

Bar code

Upravljalkazaloge

Dopolnjevanjezalog

SAP

Služba zanabavo



CRM

Evidentiranjerezervacije

Rezervacijaevidentirana

Evidentiranjeprevzetih

term. naprav

Prevzete term.naprave

evidentirane

Avtomatskoznižanje zaloge

v skladišèu

Zaloga term.naprav v

skladišèu jeznižana

Skladišènik

Izvajalecmontaže

Skladišènik

Upravljalkazaloge

SkladišènikPriprava in izdajaterm. naprav iz

central. oz.glavnega skladišèa

Preskladišèenjeterm. naprav iz

central. skl. oz. izenega v drugo

glavno skl.

Dopolnjevanjezalog

Prikljuèitevterm. naprav

Priprava in izdajaterm. naprav iz

central. oz. glavnegaskladišèa


Term. napravepreskladišèene


Skladišènik

Izvajalecmontaže

Izvajalecmontaže

Izvajalecmontaže

Term.naprave

prikljuèene

SAP

SAP

Služba zanabavo

SAP

Posredovanjerezervacije v

skladišèe

Rezervacijaposredovana v

skladišèe

Izvajalecmontaže

CRM

Bar code

Bar code

BCM


napravDobavitelj

Služba zanabavo



Kontrolaobraèuna CO

naloga

Obraèun OK

Sinhroniziranjepodatkov iz

roènega terminalas CRM

Evidentiranjeprikljuèenih

term. naprav

Prikljuèeneterm. napraveevidentirane

CRM

CRM

Aktiviranjeosnovnihsredstev


Obvešèanjeadministratorja SPU oaktiviranju osnovnih

sredstev

Osnovnasredstvaaktivirana

AdministratorSPU obvešèen


Izvajalecmontaže

Zakljuèevanje inzapiranje CO

naloga

Izvajalecmontaže

Priprava in podpisprimopredajnega

zapisnika

Primopredajnizapisnik podpisan

Primopredajnizapisnik

posredovan vSPU

Administratorv SPU

Administratorv SPU

SAP

SAP

SAP

SAP

Uporabnik

CO nalogzakljuèen in

zaprt

Bar codeBCM

BCM

Izvajalecmontaže

Podatkisinhronizirani

Posredovanjeprimopredajnegazapisnika v arhiv

Izvajalecmontaže

Avtomatska sestavaKolavdacijskega

zapisnika o aktiviranjuosn. sredstev

Kolavdacijskizapisnik

sestavljen

Slika 4: Model prenovljenega procesa upravljanja terminalskih naprav



6 ZAKLJUČEK

6.1 OCENA UČINKOV PRENOVLJENEGA PROCESA Vzpostavitev sistema identificiranja terminalskih naprav Z vzpostavitvijo sistema identificiranja terminalskih naprav bomo zmanjšali število aktivnosti zaradi napak na lastnih osnovnih sredstvih in tako odpravili oziroma zmanjšali na minimum nepotrebne stroške, ki jih ima Telekom Slovenije z vzdrževanjem terminalskih naprav, ki niso osnovno sredstvo Telekoma Slovenije. Vzpostavili bomo hitro, enostavno in učinkovito identificiranje terminalskih naprav. Odpravili bomo nepotrebne stroške, ki jih ima podjetje z vzdrževanjem terminalskih naprav, ki so še v garanciji oziroma sploh niso osnovno sredstvo Telekoma Slovenije. Poenostavili in skrajšali bomo pridobivanje in preverjanje informacij o terminalskih napravah, za potrebe vzdrževanja na terenu. Odprava podvajanja evidentiranja terminalskih naprav Z odpravo podvajanja evidentiranja terminalskih naprav bomo določene zaposlene razbremenili tega administrativnega dela in jim tako omogočili, da se bodo bolj osredotočili na izvajanje svojih del in nalog. Prav tako bomo z odpravo podvajanja evidentiranja dosegli, da bomo imeli zbrane podatke o vseh terminalskih napravah na enem mestu in ti podatki se bodo urejali sproti. Vzpostavitev sledljivosti terminalskih naprav - tracking Z vzpostavitvijo sledljivosti terminalskih naprav bomo imeli podatke, kdo (kateri tehnik) je v skladišču prevzel katero terminalsko napravo (kdaj in kateri skladiščnik jo je izdal). Prav tako bomo imeli ažurne podatke kdaj je bila katera terminalska naprava vključena. Informatizacija upravljanja terminalskih naprav in vzpostavitev nadzora nad stanjem in premiki zaloge terminalskih naprav



Z uvedbo sistema črtnih kod bomo v Telekomu Slovenije uredili stanje terminalskih naprav, ki so kot osnovno sredstvo Telekoma Slovenije vključene pri uporabnikih. Vzpostavili bomo avtomatsko knjiženje terminalskih naprav in odpravili še mnogo drugega administrativnega dela. Poenostavili bomo prevzem ter izdajo terminalskih naprav v skladiščih. Zagotovili bomo hiter, enostaven in učinkovit pregled nad stanjem in premiki zaloge terminalskih naprav. Odpravili bomo večne težave z zadostno zalogo oziroma nabavo terminalskih naprav in zagotovili pravočasno nabavo terminalskih naprav. Zagotovili bomo enostavnejše in bolj natančne pogoje za izvajanje inventure. Zagotovili bomo kvaliteten nadzor nad procesom upravljanja terminalskih naprav. Informatizacija izpolnjevanja primopredajnih zapisnikov Odpravili bomo dolgotrajno in uporabnikom neprijazno in zamudno ročno izpolnjevanje teh obrazcev. Odpravili bomo ročni vnos podatkov, ki je vir številnih napak in najpočasnejši člen v verigi obdelave podatkov. Zagotovili bomo hitrejši, bolj natančen in povsem zanesljiv vnos podatkov. Optimizacija števila obrazcev v procesu upravljanja terminalskih naprav Namesto sedmih obstoječih obrazcev, bomo v prihodnje uporabljali le dva. Vpleteni v proces bodo tako lažje, hitreje in z manj napakami opravljali svoje delo. Direktna dobava terminalskih naprav na lokacijo OE, brez preskladiščenja V prenovljenem procesu se bo dobava terminalskih naprav vršila direktno na lokacije posameznih OE. Tako bomo odpravili preskladiščenje med centralnim in vsemi ostalimi skladišči, kar je povzročalo zastoje v procesu. V primeru pomanjkanja zaloge terminalskih naprav na kateri izmed lokacij OE, je še vedno možno izvesti preskladiščenje terminalskih naprav iz enega v drugo skladišče.

6.2 POGOJI ZA UVEDBO PRENOVLJENEGA PROCESA



Kadri Dodaten kader bi potrebovali le v glavnem skladišču oziroma SDC LJ. Vendar bi zaradi informatizacije procesa upravljanja terminalskih naprav v SDC LJ lahko prerazporedili kader, ki bo na drugih področjih ostal brez dela. Tehnološka sredstva Uvesti je potrebno sistem črtnih kod in nabaviti in implementirati ročne terminale. Informatika Za podporo sistema črtnih kod potrebujemo nov informacijski sistem, ki bo povezan z obstoječima SAP in CRM.

6.3 MOŽNOSTI NADALJNJEGA RAZVOJA S prenovo procesa upravljanja terminalskih naprav in uvedbo sistema črtnih kod se nam odpirajo nove poslovne priložnosti:

• Razporejanje dela na daljavo, • Spletni (web) pregled terminalskih naprav za uporabnike, • Spletno (web) urejanje podatkov o lastnih telefonskih priključkih, • Spletno (web) naročanje storitev na obstoječih priključkih, • Spletni (web) pregled statusa naročniških zahtevkov.

6.3.1 RAZPOREJANJE DELA NA DALJAVO Z uvedbo sistema črtnih kod ter nabavo ročnih terminalov, ki imajo lasten, interni spomin in se lahko brezžično povezujejo s centralnim računalnikom oziroma informacijskim sistemom lahko vzpostavimo razporejanje dela na daljavo. Vodja skupine za vključevanje in odpravo napak bi tako lahko tehnikom na terenu kar preko mobilnega sistema GPRS razporejal delo. Ročni terminali lahko istočasno služijo tudi kot mobilni telefoni, kar ima za posledico nižje stroške. 6.3.2 SPLETNI (WEB) PREGLED TERMINALSKIH NAPRAV ZA UPORABNIKE Na enak način, kot smo opisali sledljivost terminalskih naprav za potrebe interne kontrole, lahko preko spleta storitev pregled terminalskih naprav ponudimo našim uporabnikom Centreks sistema. Tako lahko uporabnikom ponudimo pregled nad stanjem terminalskih naprav, ki jih imajo v uporabi (tracking).



Za uporabnike bi bil npr. zanimiv pregled nad tistimi terminalskimi napravami, ki so v okvari. Tako bi si lahko sami poiskali informacijo kaj se dogaja z njihovo terminalsko napravo. Za vse spletne (web) storitve bi se morali uporabniki registrirati kot uporabnik Telekoma Slovenije in se tako identificirati. 6.3.3 SPLETNO (WEB) UREJANJE PODATKOV O LASTNIH TELEFONSKIH

PRIKLJUČKIH Na podoben način kot pregled terminalskih naprav (tracking), lahko uporabnikom Centreks sistema ponudimo storitev urejanja podatkov o lastnih telefonskih priključkih in terminalskih napravah. Pri tej storitvi bi bilo za uporabnike zanimivo urejanje lastnega telefonskega imenika. 6.3.4 SPLETNO (WEB) NAROČANJE STORITEV NA OBSTOJEČIH

PRIKLJUČKIH Ta storitev bi uporabnikom omogočala naročanje raznih storitev na obstoječih priključkih ali terminalskih napravah preko spletnih strani Telekoma Slovenije. Tak način naročanja storitev je hiter, prijazen in jasen. 6.3.5 SPLETNI (WEB) PREGLED STATUSA NAROČNIŠKIH ZAHTEVKOV Storitev pregled statusa naročniških zahtevkov bi, kot že samo ime pove, uporabnikom omogočala vpogled v stanje (status) svojih naročniških zahtevkov. Tako bi imeli vpogled, v katerem delu procesa se njihov naročniški zahtevek nahaja in kdo je zanj odgovoren. Seveda pa je pogoj za uvedbo te storitve, da so pogodbe opremljene s črtno kodo oziroma serijsko številko.



7 VIRI IN LITERATURA Knjige, interni dokumenti, zapiski predavanj: BPM Group (2007), Business process management practitioner programme Interno gradivo podjetja Telekom Slovenije, d.d., Navodilo za delo v procesu

nabave, logistike in evidentiranja opreme Telekoma Slovenije pri naročnikih Interno gradivo podjetja Telekom Slovenije, d.d., Organizacijski predpis za delo v

procesu naročanja in porabe terminalne opreme za Centreks Interno gradivo podjetja Telekom Slovenije, d.d., Uporabniška dokumentacija SAP Leskovar R. (1999), Delovno gradivo za predmet: Metode in tehnike sistemske

analize in inženiringa SAP, dokumentacija za SAP Schurter T. in Towers S. (2006), Customer expectation management Telekom Slovenije, Splošni pogoji za opravljanje storitev Centreks in Geocentreks Towers S. in McGregor M. (2005), In search of BPM excellence Zapiski predavanj iz predmeta Izgradnja / prenova organizacijskega sistema Zapiski predavanj iz predmeta Metode in tehnike sistemske analize in inženiringa Spletne strani: Spletna stran: http://www.spica.si/, 15.11.2006 do 5.3.2007 Spletna stran: http://www.telekom.si/, 15.11.2006 do 15.4.2007



RAZLAGA KRATIC OE – Območna enota (enote Telekoma Slovenije v Ljubljani, Mariboru, Celju, Kranju, Novem mestu, Kopru, Novi Gorici in Murski Soboti) SPU – Sektor za poslovne uporabnike SOU – Sektor za odnose z uporabniki SVON – Sektor za vključevanje in odpravo napak SDC – Skladiščno distribucijski center v okviru Sektorja za izgradnjo in logistiko BCM – (Bar Code Management) – Informacijski sistem za upravljanje terminalskih naprav s črtnimi kodami CRM (Customer Relationship Management) - Informacijski sistem za upravljanje odnosov z uporabniki RK (Regletna Knjiga) - Informacijski sistem za podporo telekomunikacijskih virov zasedbo telekomunikacijskih virov SAP – Informacijski sistem za podporo poslovnim procesom NT (Network Terminator) – Omrežni zaključek oziroma vmesnik med ISDN telefonom in priključkom na telefonsko omrežje

KAZALO SLIK Slika 1: Organizacijska struktura (vir: www.telekom.si).............................................5 Slika 2: Model obstoječega procesa upravljanja terminalskih naprav ..................... 14 Slika 3: Primer ročnega terminala - dlančnik Symbol MC50 (vir: www.leoss.si) ...... 26 Slika 4: Model prenovljenega procesa upravljanja terminalskih naprav .................. 37

Documents

INFORMATIZACIJA UPRAVLJANJA TERMINALSKIH NAPRAVBlic.net Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija Goran Ambrož: