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Informe 2018 Dirección de Archivos.
1
RESULTADO DE LAS ACTIVIDADES
DESARROLLADAS MEDIANTE EL PLAN
ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2018
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
Y
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO HISTÓRICO
CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO
ENERO- DICIEMBRE DEL 2018.
La Dirección de Archivos de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo surgió a raíz de la actualización de la estructura administrativa, aprobada por el H. Consejo Universitario, el día 9 de junio de 2017, de la que ahora dependen dos departamentos el de Archivo de Concentración y Archivo Histórico, los que se localizan en el edificio denominado Centro Documental y Archivo en Ciudad Universitaria.
DIRECCIÓN DE ARCHIVOS
Informe 2018 Dirección de Archivos.
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La Dirección de Archivos surgió con la finalidad de garantizar que los archivos de la UMSNH, se conserven organizados y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la documentación que se resguarden en los archivos de trámite, concentración e histórico, así como mantener actualizados los instrumentos de control y consulta archivística, además de coadyuvar con las tareas correspondientes en materia de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales, en términos de la normatividad correspondiente, así como planear, programar y presupuestar las funciones correspondientes al Sistema Institucional de Archivos y asegurar el adecuado establecimiento y funcionamiento del mismo. Por lo tanto, me permito presentar las actividades desarrolladas durante el periodo de enero a diciembre de la presente anualidad. Se contemplan todas las actividades programadas a nivel institucional, durante el presente año por parte de la Dirección de Archivos, mismas que se detallan a continuación:
ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
DE LA
ACTIVIDAD
AVANCE
1.- Elaboración del Plan
anual de desarrollo
archivístico 2018, que
conllevan a la mejora
institucional en materia
archivística con la
intención de modernizar
y mejorar los servicios
documentales y
archivísticos
encaminados a mejorar
el proceso de
organización y
conservación
documental en los
archivos de trámite,
concentración e
histórico de la
Universidad
Michoacana de San
Nicolás de Hidalgo. Con
DIRECCIÓN DE
ARCHIVOS
Elaboración del Plan anual de desarrollo archivístico 2018.
El Plan anual de desarrollo
archivístico 2018, se encuentra
visible en la siguiente dirección
electrónica:
http://direcciondearchivos.umich.mx/2
018/03/17/plan-anual-de-desarrollo-
archivistico/
Informe 2018 Dirección de Archivos.
3
la finalidad de dar
cumplimiento a lo
establecido en el
artículo 6º transitorio
de los Lineamientos
para la Organización y
Conservación de los
archivos
2. Organización de la
Primera Jornada
Archivística 2018
UMSNH.
DIRECCIÓN DE
ARCHIVOS
El 20 de marzo del 2018, con motivo del Día del Archivista, en la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo se realizó la 1ra Jornada del Día del Archivista, cuyo acto central fue la firma del Acta de Instalación del Sistema Institucional de Archivos de la UMSNH, con lo cual se convierte esta Casa de Estudios en la primera instancia en Michoacán con dicha organización, destinada a clasificar, resguardar y compartir información del quehacer universitario.
Estuvieron presentes: El Coordinador de
Archivos del Sistema Nacional de
Transparencia, José Guadalupe Luna
Hernández; Zulema Martínez Sánchez,
Comisonada Presidenta del Instituto
Nacional de Transparencia, Acceso a la
Información Pública y Protección de
Datos Personales del Estado de México
y sus Municipios; Daniel Chávez García,
comisionado presidente del IMAIP; Mtro.
Jorge Tlatelpa Meléndez, Gestor
Documental, Mtra. Claudia Eréndira
Cortés Núñez, jefa de la Unidad de
Transparencia y acceso a la información
de la Universidad, entre otros.
https://www.youtube.com/watch?v=Io8Nb
Informe 2018 Dirección de Archivos.
4
duacr4
3.- Entrega de
reconocimiento por el
“Rescate, Organización
y Conservación del
Patrimonio
Universitario”, al
Departamento de Asuntos
Estudiantiles.
DIRECCIÓN DE
ARCHIVOS
El Rector hizo una
especial felicitación
al titular del
departamento de
Asuntos
Estudiantiles, José
Dolores Govea
Paz, y su equipo,
por ser la primera
de las 134
dependencias
universitarias en
adoptar el modelo
del nuevo Sistema
Institucional de
Archivos y tener
sus documentos de
trámite, con motivo
del Día Nacional
del Archivista, por
el cual se le
Informe 2018 Dirección de Archivos.
5
entregó el
reconocimiento
“Rescate,
Organización y
Conservación del
Patrimonio
Universitario”.
4.- Creación del Sistema Institucional de la UMNSH
DIRECCIÓN DE
ARCHIVOS
Tener un sistema de archivos, habla de eficiencia y eficacia en la organización documental, tal como lo marca la Ley General de Archivos. Nombrando como Coordinadora de Archivos Institucional a la Lic. Mónika Gutiérrez Legorreta.
Como Coordinadora de Archivos del
Sistema Institucional, corresponde a
la Dirección de Archivos, administrar
y asesorar la gestión documental y
los archivos, así como de coordinar
las áreas operativas del Sistema
Institucional de Archivos.
5. Mantener Dirección de Elaboración de 100% mismos que se localizan
Informe 2018 Dirección de Archivos.
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actualizados los instrumentos de control y consulta archivística. (guías, inventarios, CGCA, CDD)
archivos. (Dicha
actividad se
realizó durante
los meses de
febrero y marzo
2018)
los siguientes instrumentos: Cuadro
General de Clasificación Archivística
Catálogo de Disposición Documental
Formato Guía Simple de Archivo
Formato Inventario de Baja Documental
Formato para Inventario de Transferencias Primarias
Formato de Inventario Transferencias Secundarias
publicados en la siguiente dirección
electrónica:
http://direcciondearchivo
s.umich.mx/inicio_/instru
mentos-de-control-
archivista/
6. Continuidad a la
capacitación a los
encargados de los
archivos de trámite,
concentración e
histórico.
Dirección de
Archivos
Gestión de
Recursos,
localización de un
instructor para la
impartición de los
cursos.
Se llevó a cabo el curso sobre
“Administración y Gestión del
Archivo de Trámite, Concentración
e Histórico”, con el acompañamiento
del Señor Rector, el día 3, 4 y 5 de
septiembre de la presente anualidad-
Informe 2018 Dirección de Archivos.
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Taller:
“Implementació
n del Sistema de
Gestión
Documental”,
impartido para los
integrantes del
Sistema
Institucional de
Archivos, el 6 de
diciembre del
2018, por la Mtra.
En una primera etapa se capacitaron a 80
enlaces de Archivos de la Universidad
Michoacana.
Informe 2018 Dirección de Archivos.
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Areli Yamilet
Navarrete
Naranjo,
Comisionada
Presidenta del
Instituto
Michoacano de
Transparencia,
Acceso a la
Información y
Protección de
Datos
Personales.
7.- Aprobación del
(PROYECTO DE
REGLAMENTO PARA
LA ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN Y
CONSERVACIÓN DEL
ARCHIVO
INSTITUCIONAL DE
LA UMSNH). Con la
finalidad de
homogeneizar los
criterios de
organización y
conservación de
archivos.
H. Consejo
Universitario.
Actividad
terminada en el
mes de Marzo.
Elaboración del
proyecto, a cargo
de la Directora de
Archivos Lic.
Mónika Gutiérrez
Legorreta.
Reglamento aprobado por el H.
Consejo Universitario, en sesión del 9
de marzo del 2018, mismo que está
disponible en las siguientes
direcciones electrónicas:
http://direcciondearchivos.umich.mx/
wp-
content/uploads/2018/03/Reglamento
-del-Archivo-UMSNH-sistema-
institucional-de-archivos-VERSION-
FINAL-12-MARZO-2018.pdf
http://www.gacetanicolaita.umich.mx/
wp-content/uploads/2017/06/R17.pdf
Informe 2018 Dirección de Archivos.
9
8. Planear el
acondicionamiento de
los documentos de
archivo histórico con
la temperatura
adecuada y niveles de
humedad deseados
para la conservación
documental.
Dirección de
archivos.
Actividad
efectuada en el
mes de agosto
2018.
Cotización de
costos.
Se realizó la adquisición del
termohigómetro para para la
medición y visualización digital de la
temperatura y humedad relativa en el
área de acervo del Departamento de
Archivo Histórico.
9. Periodización para
fumigación en los
archivos de
concentración e
histórico de la UMSNH
Dirección General
de Bibliotecas y
Dirección de
archivos.
Actividad
realizada en el
mes de Julio y
diciembre del
2018.
Solicitud al
departamento de
restauración y
fumigación de la
UMSNH
La primera fumigación a los dos
departamentos de la Dirección de
Archivos: Departamento de Archivo
de Concentración e histórico, se llevó
a cabo el día 14 de julio del presente
año y la segunda el día 19 de
diciembre de 2018.
10. Coordinación en el diseño y
Dirección de Levantamiento de El sitio Web, se encuentra en la
Informe 2018 Dirección de Archivos.
10
programación del portal de internet de la Dirección de Archivos de la Universidad Michoacana.
Archivos:
Jefe de
departamento de
archivo de
concentración,
encargada del
archivo histórico:
y área de diseño.
Actividad
efectuada en los
meses de enero,
febrero y marzo
de 2018.
información en lo
que corresponde
a la Dirección y
ambos
departamentos,
así como diseño
y revisión de la
información.
siguiente dirección electrónica:
http://direcciondearchivos.umich.mx/
Al interior de esta página encontrarás
información sobre la estructura
orgánica de la dependencia, así
como su misión, visión y funciones de
cada uno de sus archivos:
concentración e histórico; además de
los servicios que ofrecen, las noticias
y eventos de última hora, entre otros.
11. Obtener la certificación de procesos del Archivo de Concentración Continuación con la recertificación de los procesos del archivo histórico mediante la Norma ISO 9001_2015.
Dirección de
Archivos:
Jefe de
departamento de
archivo de
concentración,
encargada del
archivo histórico:
Actividad
realizada en el
mes de agosto de
2018 y personal
encargado del
proceso.
Actualización de
información.
Se asistió al Curso Actualización de
la Norma ISO 9001-2015”, mismo
que fue dirigido a los Responsables
de Proceso del Sistema de Gestión
de la Calidad, “Gestión de
Expedientes de Personal y
Alumnos de la UMSNH” y
“Proceso de Gestión de Fondos y
Colecciones” y “Proceso de
Prestación de Servicios”, de la
Dirección de Archivos, los días 20 y
21 de agosto de 2018. Se llevó a
cabo en la Dirección de
Archivos/Departamento de Archivo de
Concentración, la Auditoría Interna
por parte de la Institución, el día 15
de noviembre de 2018. El personal
Informe 2018 Dirección de Archivos.
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que participa en el proceso se
encuentra preparado para recibir la
auditoría externa a finales del mes de
enero del 2019.
12.- Coordinación de las actividades que se realizan en los departamentos de Archivos de Concentración e Histórico con los jefes de departamento de ambos y personal administrativo.
Dirección de
Archivos:
Jefe de
departamento de
archivo de
concentración,
encargada del
archivo histórico:
Actividad
realizada durante
el año 2018.
Reuniones de
trabajo para
visualizar el
cumplimiento de
los objetivos,
mismos que se
detallan en la
parte que
corresponde a
cada
departamento.
Efectuadas el 7, 9 y 11 de mayo y
diciembre de 2018.
13. En el mes de Junio de 2018, se registró a la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo, dentro de la Red Nacional de Instituciones de Educación Superior (RENAIES).
DIRECCIÓN DE
ARCHIVOS.
El objetivo central
de la RENAIES
es generar una
conciencia y una
cultura
archivística desde
nuestras
instituciones
educativas y para
la sociedad en
general.
Representante Institucional ante las
RENAIES Lic. Mónika Gutiérrez
Legorreta.
Informe 2018 Dirección de Archivos.
12
14. Convenio de capacitación con el Instituto Mexicano de la Administración del Conocimiento (IMAC).
DIRECCIÓN DE
ARCHIVOS
Con el objetivo de
dar cumplimiento
a la capacitación
que debe tener el
personal que
labora en la
Dirección de
Archivos, se
consiguieron 5
becas para asistir
a dos cursos uno
sobre:
“Fundamentos
para la
implementación
de un Archivo
Institucional” 24
y 25 de abril y
otro sobre
“Introducción a
la digitalización
de Archivos” 8 y
9 de agosto
2018.
“Fundamentos para la
implementación de un Archivo
Institucional” 24 y 25 de abril
“Introducción a la digitalización de
Archivos” 8 y 9 de agosto 2018.
Informe 2018 Dirección de Archivos.
13
15.- Establecimiento e inaugiración de la Biblioteca Universitaria del Centenario.
DIRECCIÓN DE
OBRAS,
DIRECCIÓN DE
ARCHIVOS,
COMISIÓN DEL
CENTENARIO
DE LA UMSNH.
Con la finalidad
de coleccionar,
las publicaciones
generadas por las
dependencias de
la Casa de
Hidalgo en sus
últimos cien años
en cuanto a libros
y publicaciones,
que incluye
además una
recopilación de
los Contratos
Colectivos de
Trabajos de los
sindicatos, una
selección de
informes rendidos
por los ex
rectores al
Consejo
Universitario, los
presupuestos de
la Universidad y
una recopilación
de imágenes que
contiene poco
más de 50 mil
fotografías que ya
puede ser
consultada por
Informe 2018 Dirección de Archivos.
14
todos los
nicolaitas.
Hoy en día, todos los sujetos obligados debemos de tener claro que los archivos que
hacemos todos los días, pasan a formar parte primordial de la evidencia contundente del
quehacer institucional, y se constituyen en el medio que tiene la sociedad para exigir una
transparencia y rendición de cuentas.
En este Contexto, la mayoría de los objetivos propuestos por parte de la Dirección de
Archivos, cumplieron su finalidad, únicamente quedó pendiente la adquisición del software
para la sistematización del Sistema Institucional de Archivos de la Universidad Michoacana,
la Certificación del proceso: “Gestión de Expedientes de Personal y Alumnos de la UMSNH”
y “Proceso de Gestión de Fondos y Colecciones” y “Proceso de Prestación de Servicios” y
la recertificación del Archivo Histórico, con la norma ISO 9001/2015 del Sistema de Gestión
de la Calidad.
A continuación, se presentan los informes de los dos departamentos que conforman la
Dirección de Archivos: Archivo de Concentración y Archivo Histórico.
Informe 2018 Dirección de Archivos.
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El departamento de Archivo de Concentración está integrado por cinco áreas, de las cuales de describen las funciones y actividades realizadas de enero a diciembre del 2018.
1.- ÁREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO.
Es el área encargada de recibir propuestas sindicales, nombramientos, licencias y movimientos escalafonarios del personal docente y administrativo de la Universidad Michoacana. Recibe solicitudes de Hojas de Servicio, además de proporcionar el acceso, préstamo, consulta de documentos, devolución de documentos originales y expedición de copias certificadas.
En el mes de junio se continuó con la transferencia secundaria al Archivo Histórico de expedientes de alumnos de escuelas dependientes de la Universidad Michoacana, del año de 1970, siendo un total de 2995 piezas documentales, integradas en 253 expedientes, de un total de 14 cajas. Otra de las actividades realizadas en esta área, es la clasificación y guarda de expedientes de alumnos de escuelas dependientes e incorporadas, los cuales se encuentran en estantería sin cajas.
Informe 2018 Dirección de Archivos.
16
0
10
20
30
40
50
60
70
PRESTAMOS DEEXPEDIENTES
FOTOCOPIAS DE KARDEX FOTOCOPIAS CERTIFICADAS RETIRO DE DOCUMENTOSORIGINALES
ENERO 0 0 0 0
FEBRERO 12 38 6 47
MARZO 8 32 3 28
ABRIL 14 18 4 28
MAYO 21 11 5 6
JUNIO 16 24 3 18
JULIO 12 31 6 21
AGOSTO 14 14 3 41
SEPTIEMBRE 7 29 2 36
OCTUBRE 8 70 4 37
NOVIEMBRE 4 43 2 31
DICIEMBRE 1 19 0 8
SERVICIOS EN EL ÁREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO 2018
La gráfica muestra la demanda de los servicios solicitados en el área de atención al público. El
servicio de fotocopias de Kardex es facilitado únicamente al personal de la Dirección de Control
Escolar.
2.- ÁREA DE RECEPCIÓN DOCUMENTAL.
El área de Recepción Documental es la encargada de recibir los documentos procedentes de las distintas unidades administrativas y académicas de la Universidad Michoacana, cotejan la documentación a transferir con los inventarios elaborados por los archivos de trámite, para posteriormente sellar y transferir la documentación al área de Catalogación y Clasificación Documental; brindan el servicio de copias de Kardex y actas de examen al personal autorizado por la Dirección de Control Escolar.
Informe 2018 Dirección de Archivos.
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0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
FEBRERO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTOSEPTIEM
BREOCTUBR
ENOVIEM
BREDICIEMB
RE
H. Consejo Universitario 3 3 1 1 0 1 1 0 0 0
Sub. Esc. Incorporadas 1 1 2 1 0 0 0 0 0 0
Permanencia Esc. 3 1 2 0 0 0 0 0 0 0
Dir. Personal 1 0 0 0 0 0 0 2 1 0
Abogada General 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0
Secretaría Partícular 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0
Sub. Serv. Escolares 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0
Con. Escolar (Esc. Prep. José Ma. Mor.) 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0
Auditoría Interna 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1
DEPENDENCIAS QUE REALIZARON TRANSFERENCIASAL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN EN EL AÑO 2018
La gráfica muestra las dependencias que han realizado transferencias al Archivo de Concentración, y el número de las mismas por mes.
Informe 2018 Dirección de Archivos.
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0
10
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30
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60
70
KARDEX ACTAS DE EXAMEN
KARDEX ACTAS DE EXAMEN
ENERO 0 0
FEBRERO 38 42
MARZO 38 24
ABRIL 19 5
MAYO 25 26
JUNIO 9 0
JULIO 26 17
AGOSTO 36 57
SEPTIEMBRE 29 52
OCTUBRE 70 32
NOVIEMBRE 43 45
DICIEMBRE 19 10
COPIAS DE KARDEX Y ACTAS DE EXAMENSOLICITADAS POR LA DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR
DURANTE EL AÑO 2018
La gráfica muestra el número de solicitudes por mes de copias de Kardex y actas de examen entregados en el área de Recepción Documental.
3.- ÁREA DE ELABORACIÓN DE HOJAS DE SERVICIO.
Es el área encargada de elaborar las Hojas de Servicio del personal docente y administrativo de la Universidad Michoacana, de clasificar la documentación recibida como son: nombramientos, licencias, jubilaciones y demás movimientos laborales, y de abrir los expedientes del personal en mención.
Informe 2018 Dirección de Archivos.
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0
100
200
300
400
500
600
PERSONALESHOJAS ELABORADAS POR
LISTADOSANTIGÜEDADES
ENERO 10 0 0
FEBRERO 508 0 10
MARZO 255 41 307
ABRIL 274 56 0
MAYO 436 19 0
JUNIO 222 0 0
JULIO 126 0 0
AGOSTO 154 58 0
SEPTIEMBRE 265 0 0
OCTUBRE 272 52 0
NOVIEMBRE 176 64 0
DICIEMBRE 75 89 0
HOJAS DE SERVICIO PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO 2018
La antigüedad laboral del personal docente y administrativo de la Universidad Michoacana, se expide en la Dirección de Archivos mediante la Hoja de Servicios, que puede ser solicitada de manera personal, por listado, o bien a través del listado de antigüedad (en los dos últimos solicitados mediante oficio).
4.- ÁREA DE DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN.
En esta área se digitalizan los documentos de alumnos, mismos que envía la Dirección de Control Escolar, a la Dirección de Archivos, a través de listados y mediante cotejo en el Archivo de Concentración, con el propósito de resguardarlos de forma digital y en rollos de película para así evitar su deterioro. En el mes de junio se recibió el equipo requerido para continuar con la digitalización de expedientes de alumnos. Se comenzó el proyecto de certificación del proceso de “Prestación de servicios y acceso a expedientes de personal y escolares”, en el cual uno de los objetivos es digitalizar 3559 expedientes escolares,
Informe 2018 Dirección de Archivos.
20
correspondientes al año 1971, mediante el cual se está dando cumplimiento también al objetivo número cinco del plan de trabajo.
El servicio de devolución de documentos originales que se resguardan en el área de digitalización es para alumnos que ingresaron en el ciclo 2008 y 2010, entre los que se tienen acta de nacimiento, certificados de secundaria y bachillerato.
5.- ÁREA DE CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
Esta área es la encargada de ordenar y clasificar los fondos documentales que son transferidos al Archivo de Concentración, de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Archivística establecido por la Dirección de Archivos, así como elaborar los instrumentos de control de registro de los mismos, y brindar el servicio de préstamo a las unidades productoras de la información en custodia.
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
INVENTARIO DE EXP. ALUM.
1972
DEV. DOCTOS. ORIGINALES
CICLO 2010
EXPEDIENTES DIGITALIZADOS
INVENTARIO DE EXP. ALUM. 1972 DEV. DOCTOS. ORIGINALES CICLO 2010 EXPEDIENTES DIGITALIZADOS
ENERO 0 0 0
FEBRERO 826 36 0
MARZO 734 23 0
ABRIL 693 9 0
MAYO 675 8 0
JUNIO 593 0 40
JULIO 213 11 20
AGOSTO 669 22 35
SEPTIEMBRE 554 10 37
OCTUBRE 0 21 0
NOVIEMBRE 0 8 90
DICIEMBRE 0 2 30
ACTIVIDADES DEL ÁREA DE DIGITALIZACIÓNY MICROFILMACIÓN 2018
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
Informe 2018 Dirección de Archivos.
21
0
50
100
150
200
250
300
CONSULTA DE ACTAS DE H.CONSEJO U.
CONSULTA DE NÓMINASPARA EL DEPTO. JURÍDICO
CONSULTA DE NÓMINASPARA REC. DE
ANTIGÜEDAD/TOMOS
CONSULTA DE POLIZAS DEEGRESOS PARA REC.
ANTIGÜEDAD
ENERO 0 0 0 0
FEBRERO 5 0 4 95
MARZO 0 17 0 53
ABRIL 6 0 27 300
MAYO 15 0 25 300
JUNIO 25 0 15 250
JULIO 1 0 20 20
AGOSTO 14 16 16 23
SEPTIEMBRE 223 57 49 0
OCTUBRE 54 0 0 7
NOVIEMBRE 30 0 0 0
DICIEMBRE 0 0 0 0
CONSULTAS DE DOCUMENTOS EN EL ÁREA DE CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 2018
Esta gráfica muestra las consultas más frecuentes que realizan las dependencias universitarias o que realiza el personal de la Dirección de Archivos para las partes interesadas que lo soliciten.
Informe 2018 Dirección de Archivos.
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0
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20
30
40
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60
70
COPIAS CERTIFICADAS DE
NÓMINAS
COPIAS SIMPLES DE NÓMINAS
COPIAS CERTIFICADAS DE
POLIZAS DE EGRESOS
COPIAS CERTIFICADAS DE NÓMINAS COPIAS SIMPLES DE NÓMINASCOPIAS CERTIFICADAS DE POLIZAS DE
EGRESOS
ENERO 0 0 0
FEBRERO 0 0 0
MARZO 0 17 57
ABRIL 0 0 0
MAYO 0 0 0
JUNIO 30 4 68
JULIO 0 0 0
AGOSTO 49 0 0
SEPTIEMBRE 49 4 0
OCTUBRE 0 0 0
NOVIEMBRE 0 0 0
DICIEMBRE 0 59 0
COPIAS PARA RECONOCIMIENTO DE ANTIGÜEDAD 2018
Este servicio es solicitado por los empleados universitarios y por el Departamento Jurídico.
Informe 2018 Dirección de Archivos.
23
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
INVENTARIO DE POLIZAS DEEGRESOS EN "WIN ISIS"
INVENTARIO DE FOJAS DEEXPEDIENTES DE RECTORÍA EN
"WIN ISIS"
INVENTARIO DE FOJAS DEEXPEDIENTES DE LA SECRETARÍA
GENERAL
ENERO 0 0 0
FEBRERO 526 125 0
MARZO 765 168 0
ABRIL 252 10 0
MAYO 450 10 0
JUNIO 500 20 0
JULIO 924 60 0
AGOSTO 1215 178 164
SEPTIEMBRE 1205 272 1589
OCTUBRE 930 300 359
NOVIEMBRE 819 450 166
DICIEMBRE 369 60 66
INVENTARIO EN LA BASE DE DATOS "WIN ISIS" 2018
En esta actividad, se comenzó a trabajar con los inventarios de la Secretaría General a partir del mes de agosto.
1. Con esta actividad se da continuidad al objetivo número 7 del plan de trabajo anual “Darle continuidad a la captura en base de datos del programa Win Isis, de los expedientes que generan las diversas dependencias de la UMSNH”.
Enseguida se presenta los anexos de las actividades realizadas por cada una de las áreas del Archivo de Concentración.
Informe 2018 Dirección de Archivos.
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ÁREA DE ATENCIÓN A PÚBLICO.
PRESTAMOS DE EXPEDIENTES PARA CONSULTA
MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 12
MARZO 8
ABRIL 14
MAYO 21
JUNIO 16
JULIO 12
AGOSTO 14
SEPTIEMBRE 7
OCTUBRE 8
NOVIEMBRE 4
DICIEMBRE 1
TOTAL 117
FOTOCOPIAS DE KARDEX MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 38
MARZO 32
ABRIL 18
MAYO 11
JUNIO 24
JULIO 31
AGOSTO 14
SEPTIEMBRE 29
OCTUBRE 70
NOVIEMBRE 43
DICIEMBRE 19
TOTAL 329
FOTOCOPIAS CERTIFICADAS MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 6
MARZO 3
ABRIL 4
MAYO 5
JUNIO 3
JULIO 6
AGOSTO 3
SEPTIEMBRE 2
OCTUBRE 4
NOVIEMBRE 2
DICIEMBRE 0
TOTAL 38
Informe 2018 Dirección de Archivos.
25
RETIRO DE DOCUMENTOS ORIGINALES MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 47
MARZO 28
ABRIL 28
MAYO 6
JUNIO 18
JULIO 21
AGOSTO 41
SEPTIEMBRE 36
OCTUBRE 37
NOVIEMBRE 31
DICIEMBRE 8
TOTAL 301
SOLICITUDES DE HOJAS DE SERVICIO MES CANTIDAD
ENERO 10
FEBRERO 508
MARZO 255
ABRIL 274
MAYO 436
JUNIO 222
JULIO 126
AGOSTO 154
SEPTIEMBRE 265
OCTUBRE 272
NOVIEMBRE 176
DICIEMBRE 75
TOTAL 2773
INTERCALADO DE EXPEDIENTES MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 248
MARZO 55
ABRIL 15
MAYO 11
JUNIO 7
JULIO 57
AGOSTO 225
SEPTIEMBRE 235
OCTUBRE 197
NOVIEMBRE 166
DICIEMBRE 82
TOTAL 1298
Informe 2018 Dirección de Archivos.
26
El intercalado de expedientes corresponde a los documentos consultados para préstamo, consulta
o devolución de los mismos.
INVENTARIO DE EXPEDIENTES DE ALUMNOS DE 1970 EN EL AÑO 2018
MES CAJA EXPEDIENTE FOJAS
FEBRERO
124 20 175
125 20 212
126 21 162
127 20 157
128 20 167
129 20 163
130 20 185
MARZO
131 20 154
132 20 173
133 21 234
134 20 140
135 20 125
136 20 114
137 20 159
138 12 86
TOTAL 15 294 2406
INTERCALADO DE EXPEDIENTES DE ESCUELAS INCORPORADAS
MES CANTIDAD/CAJAS AÑO NÚMERO DE EXPEDIENTES
FEBRERO 40 1988 2800
FEBRERO 23 1989 1610
INTERCALADO DE EXPEDIENTES DE ESCUELAS DEPENDIENTES DE LOS AÑOS 2000 A 2014.
MES CANTIDAD/CAJAS AÑO NÚMERO DE EXPEDIENTES
FEBRERO 1 2012 70
FEBRERO 1 2013 70
FEBRERO 1 2014 70
TOTAL 3 210
Informe 2018 Dirección de Archivos.
27
JUNIO 11 1989 770
JULIO 5 1981 350
AGOSTO 33 1982 2310
TOTAL 112 7940
Esta actividad se refiere a la clasificación y guarda de expedientes de alumnos de escuelas
incorporadas, los cuales se encuentran en estantería sin cajas.
EXPEDIENTES TRANSFERIDOS AL ARCHIVO HISTÓRICO EN JUNIO DE 2018
CAJA NO. DE EXPEDIENTES 82 18 EXPEDIENTES (1-18)
83 19 EXPEDIENTES (19-37)
84 19 EXPEDIENTES (38-56)
85 20 EXPEDIENTES (57-76)
86 20 EXPEDIENTES (77-96)
87 18 EXPEDIENTES (97-114)
88 20 EXPEDIENTES (115-134)
89 14 EXPEDIENTES (135-148)
90 16 EXPEDIENTES (149-164)
91 18 EXPEDIENTES (165-182)
92 16 EXPEDIENTES (183-198)
93 20 EXPEDIENTES (199-218)
94 18 EXPEDIENTES (219-236)
95 17 EXPEDIENTES (237-253)
14 CAJAS 253 EXPEDIENTES
INVENTARIO DE EXPEDIENTES DE ALUMNOS DE 1972
MES DE TRABAJO No. CAJA EXPEDIENTES/CAJA FOJAS
JULIO 3 20 206
4 20 179
5 20 193
6 20 201
AGOSTO 7 20 194
8 20 186
9 20 194
10 21 239
SEPTIEMBRE
11 20 198
12 20 220
13 40 290
14 32 257
15 32 256
16 34 322
OCTUBRE 17 31 262
Informe 2018 Dirección de Archivos.
28
18 30 274
19 34 311
20 33 265
NOVIEMBRE 21 35 293
22 34 324
DICIEMBRE 23 32 315
TOTAL
21 CAJAS 558 5179
Este inventario se está preparando para realizar la transferencia al Archivo Histórico.
1. Con esta actividad se da cumplimiento al objetivo 2 del Plan de Trabajo anual 2018 del Archivo de Concentración, “garantizar la conservación de la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental, conforme al Catálogo de disposición documental”, y objetivo 3 “llevar a cabo la validación de los documentos, elaborando los inventarios de baja documental, y de transferencia secundaria”.
INVENTARIO Y ACOMODO DE EXPEDIENTES EN CAJA DE ALUMNOS DE 1971
MES DE TRABAJO
No. CAJA EXPEDIENTES/CAJA FOJAS
SEPTIEMBRE
1 20 247
2 20 192
3 20 225
4 20 204
5 20 206
6 20 214
7 20 247
8 21 252
9 20 177
10 20 204
11 20 207
12 20 203
13 20 219
14 20 227
15 20 178
16 20 189
17 20 175
18 21 205
19 21 203
20 20 187
21 20 131
22 19 161
Informe 2018 Dirección de Archivos.
29
23 20 221
24 20 155
25 20 204
TOTALES 25 CAJAS 508 EXPEDIENTES 5033 FOJAS
En el mes de septiembre se complementó la actividad de clasificación y guarda de expedientes de
alumnos de escuelas incorporadas que se encuentran en estantería sin cajas, sumando el foliado
de expedientes para agregar al reporte la cantidad de fojas por expediente y caja.
CAJAS INTERCALADAS (221) ESCUELAS DEPENDIENTES
MES DE TRABAJO AÑO CAJAS
OCTUBRE
1985 47
1986 140
1987 147
1988 147
1989 58
NOVIEMBRE 1990 33
DICIEMBRE 1989 11
TOTAL 583
CAJAS INTERCALADAS (218) ESCUELAS INCORPORADAS
MES DE TRABAJO AÑO CAJAS EXPEDIENTES
OCTUBRE
1970 4
1971 5
1972 6
1973 9
1974 22
1975 28
1976 30
1977 46
1978 43
1979 43
1980 56
1981 65
1982 75 2512
1983 2 131
NOVIEMBRE
1980 10
1990 8
1978 13
1983 15
DICIEMBRE 1989 12
TOTAL
446
Informe 2018 Dirección de Archivos.
30
2.- ÁREA DE RECEPCIÓN DOCUMENTAL.
TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE FECHA DEPENDENCIA NUM. DE
OFICIO DOCUMENTOS PROCESO
7 /FEB/2018 H. CONSEJO UNIVERSITARIO
030/2018 FOTOCOPIA SIMPLE DEL AJUSTE AL CALENDARIO ESCOLAR CICLO 2017-18 PARA LOS NIVELES MEDIO, SUPERIOR,
TECNICO SUPERIOR Y POSGRADO.
RECIBIDO Y SELLADO
9/FEB/2018 SUBDIRECCION DE ESCUELAS
INCORPORADAS
99/2017-2018 1 KARDEX ORIGINAL Y 2 ESTADOS DE
EXAMEN POR ARTÍCULO 51
RECIBIDO, COTEJADO SELLADOS
14/FEB/2018 PERMANENCIA ESCOLAR
OFICIOS: 195, 196, 197,
198,199, 200 Y 201- 17/18
2329 ACTAS DE EXAMENES GENERALES POR ARTÍCULOS
RECIBIDOS, COTEJADOS, SELLADOS, (PENDIENTE
CLASIFICACIÓN)
14/FEB/2018 CONSEJO UNIVERSITARIO
031/2018 45 EXPEDIENTES EN DOS CAJAS (AGH-12)
RECIBIDOS, COTEJADOS Y
SELLADOS
15/FEB/2018
DIRECCION DE PERSONAL
0159/2018 1258 NOMBRAMIENTOS COMPLEMENTADOS CON SU
CORRESPONIENTE FORMA FN3
RECIBIDOS, COTEJADOS Y
SELLADOS (MESA DE HOJA DE SERVICIOS)
16/FEB/2018 OFICINA DEL ABOGADA GENERAL
OF. NO. 74/2018
3 CAJAS, 15 ESPEDIENTES RECIBIDOS, COTEJADOS Y
SELLADOS
19/FEB/2018 PERMANENCIA ESCOLAR
OFICIOS 202 Y 465-17/18
DOS ACTAS DE EXAMEN GENERQLES POR ARTICULOS 51 DE LA FACULTAD DE QUIMICOFARMACOBIOLOGIA Y DE
LA FAC. DE INGENIERIA CIVIL
RECIBIDOS,
COTEJADOS Y SELLADOS
23/FEB72018 CONSEJO UNIVERSITARIO
103/2018 77 EXPEDIENTES DIVERSOS ASUNTOS PERSONALES Y/O INSTITUCIONALES
RECIBIDOS, COTEJADOS Y
SELLADOS
26/FEB/2018 PERMANENCIA ESCOLAR
NO. OF. 208-212,214,216-
219,233 Y 235.
4274 ACTAS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS (10) DE LA FACULTAD
DE MEDICINA
RECIBIDOS, COTEJADOS Y
SELLADOS (CLASIFICACION
PENDIENTE)
Informe 2018 Dirección de Archivos.
31
TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE
FECHA
DEPENDENCIA NUM. DE
OFICIO
DOCUMENTOS PROCESO
11/ABR/2018 DEPARTAMENTO DE
PERMANENCIA
ESCOLAR
370/2018 1 EXAMEN DE
REGULARIZACIÓN DE
ARTÍCULO 51
RECIBIDO Y SELLADO
18/ABR/2018 RECTORIA
(SECRETARÏA
PARTICULAR)
176/2018 18 CAJAS, 134 EXPEDIENTES RECIBIDOS Y
COTEJADOS
20/ABR/2018 OFICINA DEL
ABOGADA GENERAL
164/2018 9 CAJAS, 56 EXPEDIENTES RECIBIDOS, SELLADAS
Y COTEJADOS
20/ABR/2018 OFICINA DEL
ABOGADO GENERAL
457/2018 6 CAJAS, 65 EXPEDIENTES RECIBIDOS, SELLADAS
Y COTEJADOS
20/ABR/2018 OFICINA DEL
ABOGADO GENERAL
359/2018 2 CAJAS, 6 EXPEDIENTES RECIBIDOS Y
COTEJADOS
20/ABR/2018
H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
363,364,365,
362/2018
1 EXPEDIENTE RECIBIDO COTEJADO Y
SELLADO
25/ABR/2018
H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
367, 373, 369,371, 1 EXPEDIENTE RECIBIDO Y SELLADO
23/ABR//2018
SUBDIRECCION DE
ESCUELAS
INCORPORADAS
147/2018 1 CARDEX RECIBIDO, SELLADO E
INTERCALADO EN SU
EXPEDIENTE
25/ABR/2018
H.CONSEJO
UNIVERSITARIO
368, 374,370,
372/2018
1 EXPEDIENTE RECIBIDO Y SELLADO
25/ABR/2018
H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
367,373,369,
371/2018
1 EXPEDIENTE RECIIBIDO Y SELLADO
TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS DE TRÁMITE
FECHA DEPENDENCIA NUM.
DE
OFICIO
DOCUMENTOS PROCESO
11/MAYO/2018
SUBDIRECCIÓN
DE SERVICIOS
ESCOLARES
306/20
18
MEMORÁNDUM DE
CALIFICACIONES
RECIBIDO, SELLADO E
INTERCALADO EN SU
EXPEDIENTE
14/MAYO/2018
SUBDIRECCIÓN 210/20 KÁRDEX DE RECIBIDOS, SELLADOS,
Informe 2018 Dirección de Archivos.
32
DE ESCUELAS
INCORPORADAS
18 CALIFICACIONES Y
ESTADO DE
EXAMEN POR
ARTÍCULO 51
INTERCALADOS
14/MAYO/2018
SUBDIRECCIÓN
DE ESCUELAS
INCORPORADAS
155/20
18
KÁRDEX DE
CALIFICACIONES Y
ESTADOS DE
EXAMEN POR
ARTÍCULO 51
RECIBIDOS Y SELLADOS
16/MAYO/2018
DEPARTAMENTO
DE PERMANENCIA
ESCOLAR
298/20
18
428 ARTÍCULOS 10
(M2)
RECIBIDOS,
COTEJADOS,
SELLADOS,
CLASIFICADOS,
EXPEDIENTES
ABIERTOS Y
RESGUARDADOS
16/MAYO/2018
DEPARTAMENTO
DE PERMANENCIA
ESCOLAR
403/20
18
299 ARTÍCULOS10
(M2)
RECIBIDOS,
COTEJADOS,
SELLADOS,
CLASIFICADOS,
EXPEDIENTES
ABIERTOS Y
RESGUARDADOS
16/MAYO/2018
DEPARTAMENTO
DE PERMANENCIA
ESCOLAR
299/20
18
168 ARTÍCULOS 10
(M2)
RECIBIDOS,
COTEJADOS,
SELLADOS,
CLASIFICADOS,
EXPEDIENTES
ABIERTOS Y
RESGUARDADOS
TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS DE TRÁMITE
FECHA DEPENDENCIA NUM.
DE
OFICIO
DOCUMENTOS PROCESO
16/MAYO/2018
DEPARTAMENTO
DE PERMANENCIA
ESCOLAR
301/20
18
134 ARTÍCULOS 10
(M2)
RECIBIDOS,
COTEJADOS,
SELLADOS,
CLASIFICADOS,
EXPEDIENTES
ABIERTOS Y
RESGUARDADOS
16/MAYO/2018 DEPARTAMENTO
DE PERMANENCIA
302/20
18
345 ARTÍCULOS 10
(M2)
RECIBIDOS,
COTEJADOS,
SELLADOS,
Informe 2018 Dirección de Archivos.
33
ESCOLAR CLASIFICADOS,
EXPEDIENTES
ABIERTOS Y
RESGUARDADOS
24/MAYO/2018 SUBDIRECCIÓN
DE ESCUELAS
INCORPORADAS
214/20
18
CÁRDEX DE
CALIFICACIONES
RECIBIDO Y SELLADO
30/MAYO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
579/20
18
1 EXPEDIENTE
(REFORMA)
RECIBIDO Y SELLADO
30/MAYO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
581/20
18
1 EXPEDIENTE
(REFORMA)
RECIBIDO Y SELLADO
30/MAYO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
582/20
18
1 EXPEDIENTE
(REFORMA)
RECIBIDO Y SELLADO
30/MAYO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
583/20
18
1 EXPEDIENTE
(REFORMA)
RECIBIDO Y SELLADO
30/MAYO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
584/20
18
1 EXPEDIENTE
(REFORMA)
RECIBIDO Y SELLADO
30/MAYO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
585/20
18
1 EXPEDIENTE
(REFORMA)
RECIBIDO Y SELLADO
30/MAYO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
586/20
18
1 EXPEDIENTE
(REFORMA)
RECIBIDO Y SELLADO
TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS DE TRÁMITE
FECHA DEPENDENCIA NUM.
DE
OFICIO
DOCUMENTOS PROCESO
30/MAYO/2018
H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
587/20
18
1 EXPEDIENTE
(ACTUALIZACIÓN
DEL PROGRAMA DE
MAESTRÍA EN
CIENCIAS Y
TECNOLOGÍA DE LA
MADERA)
RECIBIDO Y SELLADO
30/MAYO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
588/20
18
1 EXPEDIENTE
(REFORMA)
RECIBIDO Y SELLADO
30/MAYO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
589/20
18
1 EXPEDIENTE
(CREACIÓN DEL
PROGRAMA DE
RECIBIDO Y SELLADO
Informe 2018 Dirección de Archivos.
34
TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS DE TRÁMITE
FECHA DEPENDENCIA NÚMERO
DE
OFICIO
DOCUMENTOS PROCESO
4/JUNIO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
653/2018 1 EXPEDIENTE (REGLAMENTO DE
TITULACIÓN)
RECIBIDO Y
SELLADO
4/JUNIO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
572/2018 1 EXPEDIENTE (REFORMA) RECIBIDO Y
SELLADO
4/JUNIO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
573/2018 1 EXPEDIENTE (REFORMA) RECIBIDO Y
SELLADO
4/JUNIO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
578/2018 1 EXPEDIENTE (CREACIÓN DEL
PROGRAMA DE DOCTORADO)
RECIBIDO Y
SELLADO
5/JUNIO/2018 CONTROL ESCOLAR
ESC. PREP. “JOSÉ MA.
MORELOS Y PAVÓN”
01 /2018 112 DOCUMENTOS ORIGINALES
CICLO ESCOLAR 2007-08 (ACTA DE
NACIMIENTO Y CERTIFICADO DE
SECUNDARIA)
RECIBIDOS
5/JUNIO/2018 CONTROL ESCOLAR
ESC. PREP. “JOSÉ MA.
02/2018 220 DOCUMENTOS ORIGINALES
CICLO ESCOLAR 2010 (ACTAS DE
RECIBIDOS
MAESTRIA EN
CIENCIAS DEL
DESARROLLO
REGIONAL.)
30/MAYO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
590/20
18
1 EXPEDIENTE
(REFORMA)
RECIBIDO Y SELLADO
30/MAYO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
609/20
18
1 EXPEDIENTE
(REFORMA)
RECIBIDO Y SELLADO
30/MAYO/2018 H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
677/20
18
1 EXPEDIENTE
(REFORMA)
RECIBIDO Y SELLADO
Informe 2018 Dirección de Archivos.
35
MORELOS Y PAVÓN” NACIMIENTO Y CERTIFICADOS DE
SECUNDARIA)
5/JUNIO/2018 CONTROL ESCOLAR
ESC. PREP. “JOSÉ MA.
MORELOS Y PAVÓN”
03/2018 11 DOCUMENTOS ORIGINALES
CORRESPONDIENTES A
DIFERENTES CICLOS ESCOLARES
(DICTÁMENES DE REVALIDACIÓN Y
EQUIVALENCIA)
RECIBIDOS
6/JUNIO/
2018
SUBDIRECCIÓN DE
ESCUELAS
INCORPORADAS
224/2018 1 CÁRDEX RECIBIDO,
SELLADO E
INTERCALADO EN
SU EXPEDIENTE
TRABAJO REALIZADO EN TRANSFERENCIAS RECIBIDAS FECHA DE RECIBIDO
DEPENDENCIA NÚMERO DE OFICIO PROCESO TOTAL DE CAJAS
RECIBIDAS
26 DE ENERO DE 2016
SECRETARIA GENERAL OFICIO NUM. 4/2016 7 CAJAS SELLADAS
19 CAJAS
26 DE ENERO DE 2016
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
OFICIO NUM. 6/2016 5 CAJAS SELLADAS 5 CAJAS
18 DE ABRIL RECTORIA OFICIO NUM. 10 CAJAS SELLADAS 18 CAJAS
TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS DE TRÁMITE FECHA DEPENDENCIA
Y NÚMERO DE OFICIO
DESCRIPCIÓN NO. DE EXPEDIENTES
NO. FOJAS PROCESO
5 – SEP-2018
H. CONSEJO UNIVERSITARIO OF. NUM. 1220
50 382 RECIBIDOS Y SELLADAS
5-SEP-2018 H. CONSEJO UNIVERSITARIO OF. NUM. 1196
40 464 RECIBIDOS Y SELLADOS
TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE FECHA DEPENDENCIA Y
NÚMERO DE OFICIO DESCRIPCIÓN NO. DE
EXPEDIENTES NO. FOJAS PROCESO
9- OCT- 2018
DIRECCION DE PERSONAL
NOMBRAMIENTOS CON SU
CORRESPONDIENTE FN3
1384 RECIBIDOS Y SELLADAS
26-OCT-2018
DIRECCION DE PERSONAL
NOMBRAMIENTOS CON SU
CORRESPONDIENTE FN3
1126 RECIBIDOS Y SELLADOS
Informe 2018 Dirección de Archivos.
36
DEL 2018 176/2018
5 DE JULIO DE 2018
OFICINA DE LA ABOGADA GENERAL
OFICIO NUM. 921/2018
5 CAJAS COTEJADAS Y SELLADAS
5 CAJAS
5 DE JULIO DE 2018
OFICINA DE LA ABOGADA GENERAL
OFICIO NUM. 478/2018
4 CAJAS COTEJADAS Y SELLADAS
4 CAJAS
06 AGOSTO 2018
H. CONSEJO UNIVERSITARIO
OFICIOS NUM. 1104/2018 Y 323/2018
2 CAJAS SELLADAS 2 CAJAS
ACTAS DE EXAMEN INTERCALADOS EN SU EXPEDIENTE ESCUELA/CICLO GRADO MATERIA FECHA
RECIBIDO ACTA NOMBRE BACHILLERATO
106 “83-84” 2o FISICA II 1-DIC-2015 REPORTE IND. ART. 51
ARZATE RAMIREZ JUAN DERECHO Y FILOSOFIA
106”85-86” 1o FISICA I 1-MAR-2012 REPORTE IND.
ALVAREZ DEL RIO RAFAEL DERECHO Y FILOSOFIA
106 “88-89” 2o BIOLOGIA BASICA
30-JUNIO 2016 ARTICULO 51 TORRES ESPINOZA SILVIA LETICIA CIENCIAS ECOCONOMICAS
106 “88-89” 2o ETICA TORRES ESPINOSA SILVIA LETICIA CIENCIAS ECONOMICAS
107 “89-90” 2o ECONIMIA POLITICA
ZARAGOZA ALVAREZ MANUEL
ACTAS DE EXAMEN INTERCALADOS EN SU EXPEDIENTE SEPTIEMBRE 2018 ESCUELA/CICLO GRADO MATERIA FECHA RECIBIDO ACTA NOMBRE BACHILLERATO 110-224 “95-
96”/1
5o LENGUA Y LITERATURA LATINAS I CALIFICACIÓN= 7 (SIETE)
PROCESADO MARZO DEL 2015
DICTAMEN, EXAMEN ORDINARIO Y REPORTE INDIVIDUAL
GARCIA
LOPEZ
FABIOLA
ESC. PREP. INC. “HNOS. LOPEZ
RAYON” DE MARAVATIO,
MICH.
DEL CICLO SEP-
2005/AGO-2006,
OBSERVACIONES
1980/1981. 14-
224 “80-81”/10
5o OPTATIVA ELECTROQUIMICA, CALIFICACIÓN = 9 (NUEVE)
ESTADO DE EXAMEN DE REGULARIZACION
POR ARTICULO 51
GALVAN
RODRIGUEZ
GEORGINA
FACULTAD DE INGENIERIA QUIMICA
DEL CICLO 2005-
2006,
OBSERVACIONES
02/03 S A, 84-
224 “02-03”/1
5o SISTEMAS ELÉCTRICOS DE POTENCIA, CALIFICACIÓN 7 (SIETE)
ARTICULO 51 MORALES
ZAMUDIO
JUAN
CARLOS
FACULTAD DE INGENIERÍA ELECTRICA
Informe 2018 Dirección de Archivos.
37
EXPEDIENTES ABIERTOS DE ACTAS DE EXAMENES GENERALES POR ARTÍCULO 10 (CLASIFICACIÓN Y GURDA)
ESCUELA DOCUMENTO CICLOS NUM DE TOMOS
FACULTAD DE PSICOLOGIA ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 04-08 1
FACULTAD DE PSICOLOGIA ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 05-06 1
FACULTAD DE PSICOLOGIA ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 06-07 1
FACULTAD DE PSICOLOGIA ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 08-09 1
FACULTAD DE PSICOLOGIA ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 09-10 1
FACULTAD DE PSICOLOGIA ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 10-11 1
FAC. DE CONTADURÍA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 07-07 1
FAC. DE CONTADURÍA Y
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 07-08 1
FAC. DE CONTADURÍA Y
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 08-08 1
FAC. DE CONTADURÍA Y
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 09-09 1
FAC. DE CONTADURÍA Y
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 09-10 1
EXPEDIENTES ABIERTOS DE ACTAS DE EXAMENES GENERALES POR ARTÍCULO 10 (CLASIFICACIÓN Y GURDA)
ESCUELA DOCUMENTO CICLOS NUM DE
TOMOS
FAC. DE CONTADURÍA Y
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 10-10 1
FAC. DE CONTADURÍA Y
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 10-11 1
FAC. DE CONTADURÍA Y
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 11-11 1
FAC. DE CONTADURÍA Y
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 11-12 1
FAC. DE CONTADURÍA Y
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 12-12 1
FAC. DE CONTADURÍA Y ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 12-13 1
Informe 2018 Dirección de Archivos.
38
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
FAC. DE CONTADURÍA Y
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 10 13-13 1
EXPEDIENTES ABIERTOS DE ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 51 (CLASIFICACIÓN Y GURDA)
ESCUELA DOCUMENTO CICLOS NUM DE TOMOS
ESC. PREP. “LIC. EDUARDO RUIZ”
ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 51 16-17 1
GENERAL ENRIQUE RAMÍREZ ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 51 84-85 1
GENERAL ENRIQUE RAMÍREZ ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 51 88-89 1
GENERAL ENRIQUE RAMÍREZ ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 51 95-96 1
GENERAL ENRIQUE RAMÍREZ ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 51 97-97 1
GENERAL ENRIQUE RAMÍREZ ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 51 97-98 1
GENERAL ENRIQUE RAMÍREZ ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 51 98-98 1
EXPEDIENTES ABIERTOS DE ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 51
(CLASIFICACIÓN Y GURDA)
ESCUELA DOCUMENTO CICLOS NUM DE
TOMOS
GENERAL ENRIQUE RAMÍREZ ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 51 10-11 1
GENERAL ENRIQUE RAMÍREZ ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 51 14-14 1
GENERAL ENRIQUE RAMÍREZ ACTAS DE EXAMEN GENERALES POR ARTICULO 51 17-17 1
EXPEDIENTES ABIERTOS EN EL MES DE SEPTIEMBRE 2018
No. NOMBRE DE EXPEDIENTE NUM. DE EXP./TOMO
1 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 12-224 “84-02”/1
2 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 13-224 “81-82”/1
3 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 15-224 “76-77”/1
Informe 2018 Dirección de Archivos.
39
4 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 17-224 “78-82”/1
5 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 20-224 “83-00”/1
6 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 21-224 “79-88”/1
7 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 47-224 “14-15”/1
8 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 76-224 “82-06”/1
9 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 77-224 “99-02”/1
10 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 82-224 “99-13”/1
11 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 83-224 “02-05”/1
12 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 85-224 “80-03”/1
13 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 86-224 “96-04”/1
14 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 87-224 “99-14”/1
15 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 88-224 “92-15”/1
16 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 93-224 “03-05”/1
17 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 103-224 “12-16”/1
18 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 104-224 “16-16”/1
19 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 110-224 “76-13”/1
20 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 112-224 “81-16”/1
21 ESTADOS DE EXAMENES GENERALES POR ARTICULOS 107-154-224 “85-18”/1
ACTAS DE EXAMEN ORDENADOS EN SU CAJA ESCUELA GRADO ACTA CICLO CAJAS PROCESO
PREP. “GRAL LAZARO CARDENAS”
1-10 GENERALES 1980 A
1997
12 CONSULTA DE EXPEDIENTES
FAC. AGROBIOLOGIA “PTE JUAREZ” URUAPAN
NON Y PAR GENERALES 1980 A
2015
26 CONSULTA DE EXPEDIENTES
ESC. CS. FISICO-MATEMATICAS
1-8 GENERALES 1980 A
2014
8 CONSULTA DE EXPEDIENTES
FAC. DE CONTADURIA Y CS. ADMINISTRATIVAS
1-8 GENERALES 1981 A
77 CONSULTA DE EXPEDIENTES
Informe 2018 Dirección de Archivos.
40
2007
FAC. DE DERECHO Y CS. SOCIALES
1-5 GENERALES 1981 A
2016
77 CONSULTA DE EXPEDIENTES
ESC. DE INGENIERIA CIVIL 1-5 GENERALES 1980 A
2015
24 CONSULTA DE EXPEDIENTES
INS. MECANICA QUIMICA Y ELECTRICA
1-5 GENERALES 1980 A
1993
11 CONSULTA DE EXPEDIENTES
FAC. DE MEDICINA 1-5 GENERALES 1980 A
1990
76 CONSULTA DE EXPEDIENTES
DOCUMENTACION TRABAJADA PENDIENTE DE IMPRESIÓN DE TARJETAS Y CARÁTULAS
FECHA CARDEX Y /O DOCUMENTACION
REVISADA
DESCRIPCIÓN NO. DE EXPEDIENTES
NO. FOJAS PROCESO
3/9/18 20 Kardex sin expediente
20 1 VERIFICAR si tiene número de expediente
4/9/18 10 Kardex sin expediente
10 1 VERIFICAR si tiene número de expediente
5/09/18 70 Actas de Nacimiento Y
Certificados de Sec. Y Bach.
70 2 Ordenarlos alfabéticamente y buscar su registro en tarjeteros
10/09/18 51 Copias de títulos 51 2 Ordenar alfabéticamente y buscar su registro en tarjeteros
11/09/18 40 Actas de nacimiento y
certificados de Sec. Y Bach.
40 1y 2 Separar , ordenar y buscar números de expedientes en
tarjeteros
12/09/18 42 Copias de Títulos y Cedulas Profesional
42 2 Ordenados alfabéticamente y checados en tarjeteros
12/09/18 20 20 2 Se abrió carátulas de las cuales están pendientes
impresión
13/09/18 39 Actas de Nacimiento y
Certificados de Sec. Y Bach.
39 1,2 y 3 Registrados para su impresión de caratula
14/09/18 40 Kardex 40 1 Verificar número correcto y ordenar alfa numéricamente para anexar a su expediente
Informe 2018 Dirección de Archivos.
41
ACTAS DE EXAMEN INTERCALADOS EN SU EXPEDIENTE ESCUELA/CICLO GRADO MATERIA FECHA
RECIBIDO ACTA NOMBRE BACHILLERATO
1.-ESC. PREP. INC.
“LIC. BENITO
JUÁREZ” DE
HUETAMO,
MICH. “82-83”
2o HISTORIA DE LA LITERATURA UNIVERSAL, HISTORIA DE LAS DOCT. FIL., PSICOLOGÍA, FÍSICA, SOCIOLOGÍA
29 OCTUBRE
DEL 2007
REPORTE INDIVIDUAL DE CALIFICACIONES 104-224”82-83”/2
SOLORSANO PEREZ ALMA
ROSA
DERECHO Y FFILOSOFIA
2.-ESC. PREP. INC.
(106) “ADOLFO
CHAVEZ” DE
APATZINGÁN,
MICH.
5o SALUD PÚBLICA REPORTE INDIVIDUAL DE CALIFICACIONES 106-224 “07-08”/1
AMEZCUA HURTADO ROSA
MARIA
CIENCIAS QUIMICO-BIOLÓGICAS
3.- “ 1 MATEMÁTICAS REGULARIZACIÓN, ART. 40
GONZALEZ HUERTA ERICK
DAMIAN
TRONCO COMUN
4.- “ 2o BIOLOGÍA GENERAL
Art. 40 VALENCIA HIDALGO JESUS GABRIEL
TRONCO COMUN
5.- “ 2o MATEMATICAS II ART. 40 VALENCIA HIDALGO JESUS GABRIEL
TRONCO COMUN
6.- “ 2o MATEMATICAS II ART.40 VALENCIA HIDALGO JESUS GABRIEL
TRONCO COMUN
7 .- “ 2o HISTORIA UNIVERSAL
ART. 40 VALENCIA HIDALGO JESIS GABRIEL
TRONCO COMÚN
17/09/18 55 Actas de Nacimiento y
Certificados de Sec. Y Bach.
55 2 Se ordeno alfabéticamente para después elaborar un inventario para trasladar al
Archivo Histórico
18/09/18 60 Kardex y Certificados de Sec, y Actas de
Nacimiento
60 1/2 Verificados en tarjeteros de los cuales no hay registro
19/09/18 30 Kardex 30 1 Ordenar alfabéticamente y checados en tarjeteros
21/09/18 35 Kardex 35 1 Ordenados alfabéticamente verificados en tarjeteros y elaboradas sus caratulas pendiente de impresión
24/09/18 30 Kardex 30 1 Ordenados alfabéticamente checados en tarjeteros
25/09/18 56 Kardex 56 1 Ordenados alfabéticamente y checados en tarjeteros
606 documentos revisados
600 documentos
revisados
Informe 2018 Dirección de Archivos.
42
8.- “ 3o QUIMICA 1 ART. 40 SILVA RAMIREZ JORGE MANUEL
TRONCO COMUN
9.- “ 6o COMPUTACION II
ART. 40 NARANJO COLIN LOURDES ESPERANZA
10.- “ 6o CALCULO INTEGRAL
ART. 51 NARANJO COLIN LOURDES ESPERANZA
Sellado de cajas de Transferencias recibidas.
CAJAS SELLADAS DE NÓMINA
MES AÑO CANTIDAD
JULIO 2014 27
AGOSTO 2014 8
AGOSTO 2015 85
TOTAL 120
CAJAS SELLADAS DE NOMBRAMIENTOS
MES No. CAJAS FOJAS
JULIO
AGOSTO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE 2 2510
NOVIEMBRE 1 1022
DICIEMBRE 1 1124
TOTAL 4656
CAJAS COTEJADAS CON INFORMACIÓN CONTENIDA
OCTUBRE
ESCUELAS CAJAS
Preparatoria Colegio de San Nicolás de Hidalgo
67
Preparatoria Eduardo Ruíz de Uruapan epler
54
Tecnologia de la Madera 7
Coordinación 10
José María Morelos y Pavón #5
53
TOTAL 191
MES KARDEX ACTAS DE EXAMEN
ENERO 0 0
FEBRERO 38 42
MARZO 32 24
ABRIL 18 5
Informe 2018 Dirección de Archivos.
43
MAYO 11 26
JUNIO 24 0
JULIO 31 17
AGOSTO 14 57
SEPTIEMBRE 29 52
OCTUBRE 70 32
NOVIEMBRE 43 38
DICIEMBRE 19 10
TOTAL 329 303
Se imparte asesoría a las Dependencias universitarias, sobre los procedimientos
para realizar las transferencias al Archivo de Concentración.
octubre de 2018, Facultad de Derecho y Ciencias Sociales.
octubre de 2018, Dirección de Contabilidad.
Noviembre de 2018, la Coordinación de Responsabilidad Social y
Formación Docente.
Noviembre de 2018, Departamento de Permanencia Escolar.
Se comenzó el etiquetado de cajas de actas de examen generales y por artículo.
CAJAS ETIQUETADAS DE ACTAS DE EXAMEN DE ESCUELAS INCORPORADAS
MES AÑO CANTIDAD
OCTUBRE DIFERENTES CICLOS 64
NOVIEMBRE DIFERENTES CICLOS 56
TOTAL 120
PENDIENTES DE TRABAJAR
CAJAS DESCRIPCIÓN
186 CAJAS DE ACTAS DE EXAMEN GENERALES Y POR ARTÍCULOS DE ESCUELAS INCORPORADAS
230 CAJAS DE ACTAS DE EXAMEN GENERALES Y POR ARTICULOS DE ESCUELAS DEPENDIENTES
43 LIBROS HACER GUARDAS PARA LIBROS DE ACTAS DE EXAMEN RECEPCIONAL
CAJAS RE ETIQUETADAS DE ACTAS DE EXAMEN
MES CAJAS CANTIDAD
OCTUBRE DE LA CAJA 186 A LA 251 66
Informe 2018 Dirección de Archivos.
44
El Re etiquetado de las cajas es para actualizar con la normativa establecida por la Dirección de Archivos, con el Reglamento para la organización, descripción y conservación del Archivo Institucional de la UMSNH.
DOCUMENTOS INTERCALADOS EN SUS EXPEDIENTES
ACTAS DE EXÁMEN KARDEX
9 61
3.- ÁREA DE ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS DE SERVICIO.
HOJAS DE SERVICIO ELABORADAS DEL PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO
MES CANTIDAD
ENERO 10
FEBRERO 508
MARZO 255
ABRIL 274
MAYO 436
JUNIO 222
JULIO 126
AGOSTO 154
SEPTIEMBRE 265
OCTUBRE 272
NOVIEMBRE 176
DICIEMBRE 75
TOTAL 2773
Listados de Hojas de Servicio, solicitados por dependencias administrativas, facultades y sindicatos.
LISTADOS DE HOJAS DE SERVICIO
MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 0
MARZO 1 con 41 hojas de servicio
ABRIL 1 con 56 hojas de servicio
MAYO 1 con 19 hojas de servicio
JUNIO 0
JULIO 0
AGOSTO 1 con 58 hojas de servicio
SEPTIEMBRE 1 con 34 hojas de servicio 1 con 18 hojas de servicio
OCTUBRE 1 con 33 hojas de servicio 1 con 31 hojas de servicio
Informe 2018 Dirección de Archivos.
45
NOVIEMBRE 0
DICIEMBRE 1 con 89 hojas de servicio
TOTAL
379 hojas de servicio
LISTADOS DE ANTIGUEDADES MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 1 con 10 antigüedades
MARZO 1 con 307 antigüedades
TOTAL 317 antigüedades
DOCUMENTACIÓN INTERCALADA EN EXPEDIENTES DE EMPLEADOS
MES CANTIDAD ENERO 0
FEBRERO 1596
MARZO 1469
ABRIL 240
MAYO 297
JUNIO 278
JULIO 178
AGOSTO 391
SEPTIEMBRE 194 OCTUBRE 221
NOVIEMBRE 195
DICIEMBRE 67
TOTAL 5126
EXPEDIENTES NUEVOS ABIERTOS MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 59
MARZO 0
ABRIL 0
MAYO 25
JUNIO 10
JULIO 3
AGOSTO 11
SEPTIEMBRE 28
OCTUBRE 12
NOVIEMBRE 0
DICIEMBRE 0
TOTAL 148
TARJETAS NUEVAS
MES CANTIDAD ENERO 0
FEBRERO 59
Informe 2018 Dirección de Archivos.
46
MARZO 0
ABRIL 0
MAYO 25
JUNIO 10
JULIO 3
AGOSTO 11
SEPTIEMBRE 28
OCTUBRE 12
NOVIEMBRE 0
DICIEMBRE 0
TOTAL 148
INVENTARIO DE EXPEDIENTES DE PERSONAL POR AÑO DE REGISTRO, DEPENDENCIA,
CATEGORÍA DOCENTE O ADMINISTRATIVO.
2012 2013 2014 2015 2016 2017
DOCENTE ADMVO. DOCENTE ADMVO. DOCENTE ADMVO. DOCENTE ADMVO. DOCENTE ADMVO. DOCENTE ADMVO.
764 315 301 69 673 237 68 40 105 37 207 187
2011
DOCENTE ADMVO.
120 41
En esta actividad se continúa el avance del objetivo 6 del Plan de Trabajo anual 2018 del Archivo de Concentración “elaboración de los inventarios de los expedientes del personal Docente y Administrativo de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo, comenzando por el año de registro 2013, en forma regresiva”.
4.- ÁREA DE DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN.
ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL ÁREA DE DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN
ACTIVIDAD ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO TOTAL
DOCUMENTOS 2010 REACOMODADOS
0 26 10 11 10 15 5 42 119
EXPEDIENTES DEL AÑO 1972 CAPTURADOS
0 826 734 693 675 593 213 669 4403
EXPEDIENTES DEL AÑO 1972 QUE SE LIMPIARON Y SE DESCOSIERON
0 1141 826 487 616 785 370 635 4860
DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS ORIGINALES DEL CICLO 2010
0 36 23 9 8 0 11 22 109
OBTENCION DE CURP 0 350 100 50 0 0 0 0 500
EXPEDIENTES 0 0 0 0 0 40 20 35 95
Informe 2018 Dirección de Archivos.
47
DIGITALIZADOS
EXPEDIENTES GUARDADOS EN CAJAS
0 0 0 0 0 3450 0 550 4000
DOCUMENTOS COTEJADOS DEL ÁREA DE RECEPCIÓN DOCUMENTAL
0 0 0 0 0 0 0 101 101
DOCUMENTOS 1970 DIGITALIZADOS, TRABAJADOS EN LIMPIEZA Y COSIDOS.
0 0 0 0 0 0 0 301 301
ACOMODO DE DOCUMENTOS DE FACULTADES DEL CICLO 2010
0 0 0 0 0 0 0 3328 3328
ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL ÁREA DE DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN
ACTIVIDAD SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL
DOCUMENTOS 2010 REACOMODADOS 17 11 8 3 39
EXPEDIENTES DEL AÑO 1972 CAPTURADOS
554 0 0 0 554
EXPEDIENTES DEL AÑO 1972 QUE SE LIMPIARON Y SE DESCOSIERON
565 0 0 0 565
DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS ORIGINALES DEL CICLO 2010
21 10 0 0 31
OBTENCION DE CURP 0 0 90 30 120
EXPEDIENTES DIGITALIZADOS 1971 37 0 0 0 37
EXPEDIENTES GUARDADOS EN CAJAS 1040 0 0 0 1040
DOCUMENTOS DIGITALIZADOS 1971 0 0 731 0 731
EXPEDIENTES REACOMODADOS YA DIGITALIZADOS
0 61 0 0 61
EXPEDIENTES ARREGLADOS EN CAJAS Y FOLIADOS
0 280 0 0 280
DEPURACIÓN DE COPIAS DE DOCUMENTOS DE PREPARATORIAS Y FAULTADES DESL CICLO 2008, 20019
0 14319 0 0 14319
TOMOS FOLEADOS DEL H. CONSEJO UNIVERSITARIO
0 33 TOMOS 5807 FOJAS
0 0 33
DOCUMENTOS DE FACULTADES DEL CICLO 2010 REVISADAS PARA SU TRANSFERENCIA AL ÁREA DE RECEPCIÓN DOCUMENTAL
0 1050 706 0 1756
EXPEDIENTES DE ALUMNOS REVISADAS EN SIIA
0 60 35 20 115
REACOMODO DE FACULTADES DEL CICLO 2008
0 8 FACULTAD
ES
0 0 8
REACOMODO DE FACULTADES DEL CICLO 2010
0 13 FACULTAD
ES
0 0 13
5.- ÁREA DE CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
CONSULTA DE ACTAS DEL CONSEJO UNIVERSITARIO
MES CANTIDAD
ENERO 0
Informe 2018 Dirección de Archivos.
48
FEBRERO 5
MARZO 0
ABRIL 6
MAYO 15
JUNIO 25
JULIO 1
AGOSTO 14
SEPTIEMBRE 106
OCTUBRE 54
NOVIEMBRE 30
DICIEMBRE 0
TOTAL 256
CONSULTA DE NÓMINAS PARA EL DEPARTAMENTO JURIDICO
MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 0
MARZO 17
ABRIL 0
MAYO 0
JUNIO 0
JULIO 1
AGOSTO 16
SEPTIEMBRE 57
OCTUBRE 0
NOVIEMBRE 0
DICIEMBRE 0
TOTAL 91
COPIAS CERTIFICADAS DE NÓMINAS MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 0
MARZO 0
ABRIL 0
MAYO 0
JUNIO 30
JULIO 0
AGOSTO 49
SEPTIEMBRE 49
OCTUBRE 0
NOVIEMBRE 0
DICIEMBRE 0
TOTAL 128
COPIAS SIMPLES DE NÓMINAS MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 0
MARZO 17
ABRIL 0
MAYO 0
JUNIO 4
Informe 2018 Dirección de Archivos.
49
JULIO 0
AGOSTO 0
SEPTIEMBRE 4
OCTUBRE 0
NOVIEMBRE 0
DICIEMBRE 0
TOTAL 25
CONSULTA DE NÓMINAS PARA RECONOCIMIENTO DE ANTIGÜEDAD POR TOMOS
MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 4
MARZO 0
ABRIL 27
MAYO 25
JUNIO 15
JULIO 20
AGOSTO 16
SEPTIEMBRE 49
OCTUBRE 0
NOVIEMBRE 0
DICIEMBRE 0
TOTAL 156
CLASIFICACIÓN Y GUARDA DE NÓMINAS POR EXPEDIENTES
MES No. DE CAJAS
DEPENDENCIA AÑO No. DE TOMO
ENERO 0
FEBRERO 28
MARZO 32
ABRIL 15
MAYO 10
JUNIO 10
JULIO 7
AGOSTO 13
SEPTIEMBRE
7 ADMININSTRATIVOS 2012 26
2 DOCENTES 2012 4
12 JUBILADOS 2012 26
OCTUBRE 17 JUBILADOS 2012 44
NOVIEMBRE 10 JUBILADOS 2012 29
DICIEMBRE 3 ESC. PREP. PASCUAL ORTIZ RUBIO (DOCENTES)
2013 12
1 ESC. PREP. PASCUAL ORTIZ RUBIO (ADMINISTRATIVOS)
2013 1
2 COLEGIO PRIMITIVO Y NACIONAL DE SAN NICOLÁS DE HIDALGO (DOCENTES)
2013 9
1 COLEGIO PRIMITIVO Y NACIONAL DE SAN NICOLÁS
DE HIDALGO (ADMINISTRATIVOS)
2013 2
TOTAL 170
Informe 2018 Dirección de Archivos.
50
COPIAS CERTIFICADAS DE POLIZAS DE EGRESOS MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 0
MARZO 57
ABRIL 0
MAYO 0
JUNIO 68
JULIO 0
AGOSTO 0
SEPTIEMBRE 0
OCTUBRE 0
NOVIEMBRE 0
DICIEMBRE 0
TOTAL 125
CONSULTA DE POLIZAS DE EGRESOS PARA RECONOCIMIENTO DE ANTIGÜEDAD
MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 95
MARZO 53
ABRIL 300
MAYO 300
JUNIO 250
JULIO 20
AGOSTO 23
SEPTIEMBRE 0
OCTUBRE 7
NOVIEMBRE 0
DICIEMBRE 0
TOTAL 1048
CONSULTA DE EXPEDIENTES DE DIFERENTES SECRETARIAS
MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 84
MARZO 0
ABRIL 5
MAYO 5
JUNIO 10
JULIO 0
AGOSTO 7
SEPTIEMBRE 35
OCTUBRE 0
NOVIEMBRE 14
DICIEMBRE 0
TOTAL 160
Informe 2018 Dirección de Archivos.
51
REACOMODO DE EXPEDIENTES DE DIFERENTES SECRETARIAS EN ESTANTERIA MES CAJAS
ENERO 0
FEBRERO 0
MARZO 0
ABRIL 10
MAYO 10
JUNIO 20
JULIO 0
AGOSTO 0
SEPTIEMBRE 6
OCTUBRE 0
NOVIEMBRE 0
DICIEMBRE 92
TOTAL 132
INVENTARIO DE FOJAS DE EXPEDIENTES DE LA RECTORÍA EN “WINISIS”
MES EXPEDIENTES FOJAS
ENERO 0
FEBRERO 125
MARZO 168
ABRIL 10
MAYO 10
JUNIO 20
JULIO 60
AGOSTO 178
SEPTIEMBRE 81-96 272
OCTUBRE 91-94 300
NOVIEMBRE 95-98 230
DICIEMBRE 0 0
TOTAL 18 1373
INVENTARIO DE FOJAS DE EXPEDIENTES DE LA SECRETARÍA GENERAL EN “WINISIS”
MES EXPEDIENTES FOJAS
ENERO 0 0
FEBRERO 0 0
MARZO 0 0
ABRIL 0 0
MAYO 0 0
JUNIO 0 0
JULIO 0 0
AGOSTO 5 164
SEPTIEMBRE 6-31 1589
OCTUBRE 32-43 423
NOVIEMBRE 44-48 166
DICIEMBRE 49-52 66
TOTAL 52 2408
CLASIFICACIÓN Y GUARDA DE EXPEDIENTES DE CONTRALORIA
Informe 2018 Dirección de Archivos.
52
MES NO. DE CAJA AÑO NO. DE
EXPEDIENTES NO. DE FOJAS
ENERO 0 0
FEBRERO 1 1999 y 2000 43 2963
MARZO 2 2000 33 3984
ABRIL 3 2000 61 4583
MAYO 4 2001 27 3854
JUNIO 5 2001 41 4197
JULIO 6 2001 65 3478
AGOSTO 7 y 8 2001 y 2002 89 7853
SEPTIEMBRE 9 2002 y 2003 54 2869
OCTUBRE 10 2003 65 2444
NOVIEMBRE 11 2004 51 4190
DICIEMBRE 13 2005 5 783
TOTAL 12 534 41198
CLASIFICACIÓN Y GUARDA DE EXPEDIENTES DE RECORÍA
MES NO. DE CAJA AÑO NO. DE
EXPEDIENTES NO. DE FOJAS
DICIEMBRE 13/116 330
TOTAL 534 330
En esta actividad se cumple con el objetivo 4 del Plan de trabajo anual.
Se reacomodaron 216 expedientes de nóminas en 46 cajas.
Se reacomodaron 858 tomos de pólizas de ingresos para generar espacio
en estantería.
Se reacomodaron 661 cajas de nómina de los años 2010 al 2015, para
generar espacio en estantería.
El personal de intendencia participa en la limpieza de expedientes, cajas y
anaqueles en el área del acervo documental.
LIMPIEZA DE EXPEDIENTES DEL ACERVO DOCUMENTAL
Informe 2018 Dirección de Archivos.
53
MES CAJAS
ENERO 0
FEBRERO 80
MARZO 85
ABRIL 60
MAYO 60
JUNIO 68
JULIO 114
AGOSTO 145
SEPTIEMBRE 120
OCTUBRE 125
NOVIEMBRE 110
DICIEMBRE 50
TOTAL 1017
Cabe resaltar que cada una de las áreas que conforman el Departamento de
Archivo de Concentración cumplen en su totalidad con los servicios solicitados por
parte de los usuarios, siendo alumnos, personal docente y administrativo, así
como solicitudes de consulta de documentos por parte de las unidades
productoras de la información que se resguarda, logrando así el valor esperado
indicado en el Programa Operativo Anual (POA) 2018. Así pues, cada una de las
tablas anteriores contiene el total de servicios solicitados a la Dirección de
Archivos.
En general se avanzó en cada uno de los objetivos planteados en el Plan de
Trabajo anual 2018 del Archivo de Concentración.
Informe 2018 Dirección de Archivos.
54
A CONTINUACIÓN SE PRESENTAN LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO HISTÓRICO, DURANTE EL AÑO 2018:
Sección I
De acuerdo a los Objetivos en el Plan de Trabajo del Departamento de
Archivo Histórico 2018, se realizaron las siguientes actividades:
Objetivo No. 1 Llevar a cabo la prestación de servicios requeridos en el área
de atención al público, así como la tarea del área de organización
documental.
1. Se prestaron 481 servicios en el área de atención al público,
(anexo I) en su mayoría usuarios administrativos, seguido de
estudiantes, profesores/investigadores y otras partes interesadas.
(Ver Anexo Ib)
2. Se realizó la actualización del Catálogo de Acervo y Servicios dando
de alta inventarios y catálogos en el área de los instrumentos de
consulta.
3. Se llevó a cabo la recepción documental de los expedientes de
alumnos de escuelas dependientes de la Universidad Michoacana
del año 1970 por parte del Archivo de Concentración con fecha 19 de
junio de 2018. De lo anterior se tiene un avance en el cotejo, nueva
clasificación, etiquetación y registro en su inventario de un total de
252 expedientes del 38572 al 38824 resguardados en 11 cajas, lo
que significa un 100% del total recibido.
4. Recepción de 900 casetes de diferentes formatos de Radio Nicolaita.
Informe 2018 Dirección de Archivos.
55
Objetivo No 2. Trabajar en el 2018, sobre una reorganización documental,
aplicando el establecimiento de la estructura de Fondo, Sección y Serie, de
manera correcta.
1. Se llevó a cabo el proceso de actualización de la Clasificación
Documental de los fondos del AHUM de acuerdo con el
Reglamento para la Organización, Descripción y Conservación
del Archivo Institucional de la UMSNH, teniendo un 100% de
avance en la actividad de identificación; y un avance del
7.1% en las actividades de: clasificación, ordenación,
instalación, y descripción de los Subfondos: Escuela de
Iniciación Universitaria Varonil, Femenil, Secundarias
Incorporadas, y Colegio de San Nicolás; Sección: Control
Escolar; Serie: Estados de Exámenes; Subserie: Ordinarios y
Extraordinarios 29 cajas corresponden a educación secundaria y
50 a Educación Preparatoria, teniendo un total de avance de 60
cajas. (Ver anexo II)
Objetivo No 3. Organización de la biblioteca Centenario Nicolaita
1. Se seleccionó, organizó e instaló un total de 1213 libros, 810
revistas y 403 folletos. (Ver Anexo III)
Objetivo No. 4 Actualmente existe un 66.2% de avance y se pretende
alcanzar a diciembre de 2018, el 80% de la disponibilidad de los fondos y
colección del archivo mediante el 13.8% del avance del registro de los
Inventarios de los fondos: Estados de Exámenes, Control Escolar, Ignacio
Mier Arriaga y Universidad Michoacana.
1. Al finalizar el año, se cuenta con un avance en el registro de
los Inventarios de los Fondos y Secciones de la siguiente
manera: Estados de Exámenes: 74.44987775 % de avance,
Control Escolar: 95.07456222% de avance, Ignacio Mier
Arriaga un 100% de avance y Academia y administración un
41.46341463% de avance. Teniendo como total el
77.74696365% de disponibilidad de los inventarios analíticos
de los fondos y colecciones del departamento de Archivo
Informe 2018 Dirección de Archivos.
56
Histórico. La diferencia es de un 2.26 para alcanzar el 80%
deseado. (Ver anexo IV)
Objetivo No.5 Obtener a diciembre de 2018, el 10% de limpieza,
digitalización, etiquetación y acomodo en estantería del Fondo Estados de
Exámenes.
Se tiene un avance en la limpieza de 129 cajas con 5613 expedientes, lo
que resulta un 2.49 de avance en su porcentaje.
En su digitalización 12 cajas, 54 expedientes lo que significa un 2.49% de
avance.
En su verificación se han revisado 61 cajas con 625 expedientes
teniendo como resultado un avance del 16.23%. ( Ver anexo V)
Objetivo No. 6 Durante el año 2018, cotejar el documento digital con el
físico del Fondo Fotográfico de la UMSNH de la caja 10 a la 19
(Aproximadamente 4,000 fotografías).
1. Se tiene un avance de la caja 14 a la 19 siendo en total 5 cajas lo que
resulta la cifra de 1,178 fotografías (Ver anexo VI)
Objetivo No.7 Dar continuidad a la migración del Sistema de Gestión de
Calidad del Sistema Bibliotecario a la versión 2015 de la norma ISO 9001.
Se llegó a un acuerdo con la Lic. Monika Gutiérrez Legorreta, Directora de
Archivos de la UMSNH y la C. Alejandra Vargas Mejía Subdirectora de los
procesos de la DGB en dónde el AHUM no participaría en la certificación de
acuerdo a la norma 2015 para nuevamente integrarse en la recertificación,
llegando al entendido de seguir acudiendo a capacitación relacionada con calidad
o con temas de archivo. Por lo anterior se ha continuado con la ejecución del
sistema de calidad a excepción de los procedimientos de auditoría y reuniones de
trabajo en la DGB.
1. Se realizó verificación y actualización curricular del personal que labora en
el área de archivo, en la plataforma de la Dirección general de Bibliotecas
SARH (Sistema para la Administración de recursos Humanos)
2. En cuanto a formación del personal se tomaron los siguientes cursos:
a) "Servicio de consulta"; impartido por el Mtro. Héctor Eduardo García
Meléndez, del 16 al 20 de abril 2018 de 9 a 14 horas en la sala virtual de la
Biblioteca de la Unidad de Ciencias Ingenierías y Humanidades.
b) “Introducción a la digitalización de Archivos” impartido en la Sala de usos
múltiples de la Dirección de Archivos los días 8 y 9 de agosto de 2018 con
Informe 2018 Dirección de Archivos.
57
una duración de 12 horas por parte del Instituto Mexicano de la
Administración del Conocimiento.
c) “Actualización de la Norma ISO 9001:2015” impartido en la UMSNH el 20 y
21 de agosto con una duración de 16 horas.
d) “Formación de Auditores bajo la Norma ISO 9001:2018” los días 22, 23 y 24
de agosto con una duración de 24 horas.
e) “Administración y Gestión de Archivo Histórico” impartido en la UMSNH el 5
de septiembre, con una duración de 6 horas.
f) “Encuadernación y estabilización (parte III)”
g) Taller “Implementación del Modelo de Gestión Documental”
3. El día 21 de junio se realizó reunión con el personal involucrado en el
Archivo Histórico para tomar acuerdos para el objetivo de limpieza
documental tercer trimestre 2018 e Informe de Servicio Social.
Objetivo No. 8 Diseño y programación del portal de internet de la Dirección de
Archivos de la Universidad Michoacana.
En este objetivo es de apoyo a la dirección, tuvo participación con el personal que
tiene a su cargo el llenado de los inventarios analíticos, solicitando la información,
revisando y/o corrigiendo y vigilando su coincidencia con la nueva clasificación,
esta información se integró al portal de la Dirección de Archivos y fue la siguiente:
Catálogo de disposición de:
- Subfondo Academia y Administración, las Series: Becas, certificados,
congresos, impresos, informes, inventario, inventario y patronatos,
invitaciones, actos cívicos, generalidades, planes y programas, procesos,
quejas, JCA y publicaciones
- Colección de libros de títulos
- Fondo Colegio de San Nicolás
- Fondo Juan Hernández Luna
- Sección Nóminas
- Sección Control Escolar, Serie expedientes de Alumnos
- Sección Recursos Humanos Serie Expedientes Personal, Subserie
docentes y administrativos.
- Serie: Estados de Exámenes
- Subfondo: Hemereográfico
- Inventario Simple de la Colección: Imágenes de la Universidad Michoacana
Información en general:
Informe 2018 Dirección de Archivos.
58
- Normatividad del AHUM como Reglamento Interno, Reglamento para
prestadores de Servicio Social del CESCN
- Reseña de las Actividades que se llevan a cabo en el Seminario Nacional
de Historia de la Universidad y la Educación.
- Descripción de las visitas guiadas así como sus requisitos
- Descripción de la función del AHUM
- Adecuación del Catálogo de Acervo y Servicios.
(Visitar http://direcciondearchivos.umich.mx/archivo-historico)
Objetivo No.9 Desarrollo del XX Seminario Nacional de Historia de la Universidad
y la Educación.
1 En el periodo de enero a septiembre se han llevado a cabo 12 sesiones , 24
ponencias y una presentación de libro:. (Ver anexo VII) .
Objetivo No.10 Coordinación de prestación del servicio social 2018
1. El 21 de junio se realizó actualización de los programas de Servicio
Social ante la Dirección de Servicio Social de la Universidad.
Actualmente cuenta con 7 programas registrados.
2. En 2018 han concluido el servicio social 6 alumnos y a la fecha
prestan su servicio 9 estudiantes. (Ver anexo VIII)
1. Durante el periodo enero a septiembre se capturaron 10 libros de
Actas del Consejo Universitario del No. 154 al 164. (Ver anexo IX)
Sección II
Anexo I NÚMERO DE SERVICIOS EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO HISTÓRICO
año 2018
Informe 2018 Dirección de Archivos.
59
SERVICIO E F M A M J J A S O N D
total
Orientación a
usuarios 5 13 15 15 10 15 8 27 2 25 45 13 110
Consulta de
información de
página web
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulta de
documentos y
lectura en sala
2 19 15 10 10 17 15 26 27 43 10 8 202
Consulta del
Fondo
Hemereográfico
0 0 0 0 0 0 0 9 0 2 2 0 13
Consulta de la
Colección
Imágenes de la
UMSNH
0 0 0 0 0 0 0 9 0 0 1 0 9
Certificación y
cotejo de
documentos
0 2 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 3
Digitalización de
documentos 0 3 0 0 0 1 1 0 0 1 0 0 6
Fotocopiado
interno 0 0 0 0 72 35 0 0 0 2 0 0 109
Lectora de
microfilm 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 2
Acceso a los
instrumentos de
consulta
0 0 0 0 1 3 0 2 0 0 0 0 6
Informe 2018 Dirección de Archivos.
60
Visitas Guiadas 0 0 0 0 0 1 1 0 20 0 0 21
Los formatos que utilizamos para recabar la información: se encuentran en el documento Registro de satisfacción de usuarios.
Informe 2018 Dirección de Archivos.
61
Anexo I b CONSULTA DE USUARIOS EN EL AHUM 2018
MES ESTUDIANTES PROF/INVEST ADMINISTRATIVOS OTRAS PARTES INTERESADAS
TOTAL
Enero 1 1 0 0 2
Febrero 2 5 12 0 19
Marzo 2 2 10 1 15
Abril 3 0 7 0 10
Mayo 1 1 7 1 10
Junio 5 1 10 1 17
Julio 5 1 8 1 15
Agosto 12 1 12 1 26
Septiembre 12 0 13 2 27
Octubre 27 4 11 1 43
Noviembre 9 0 1 0 10
Diciembre 1 0 6 1 8
80 16 97 9 202
Total
Informe 2018 Dirección de Archivos.
62
Anexo II
PROCESOS
ARCHIVÍSTICOS DE LA
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
SUBFONDO SECCIÓN SERIE SUBSERIE SUBSECCIÓN CAJAS EXP. IDENTIFICACIÓN CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN INSTALACIÓN DESC.
Colegio de San Nicolás CONTROL ESCOLAR (1S)
ESTADOS DE EXÁMENES (EE)
Ordinarios y extraordinarios (EO) 50 10.83%
Escuela Secundaria Varonil CONTROL ESCOLAR (1S)
ESTADOS DE EXÁMENES (EE)
Ordinarios y extraordinarios (EO)
29
Escuela Secundaria Femenil CONTROL ESCOLAR (1S)
ESTADOS DE EXÁMENES (EE)
Ordinarios y extraordinarios (EO)
Escuela Secundaria Mixta CONTROL ESCOLAR (1S)
ESTADOS DE EXÁMENES (EE)
Ordinarios y extraordinarios (EO)
Escuela Secundaria Mixta Nocturna CONTROL
ESCOLAR (1S)
ESTADOS DE EXÁMENES (EE)
Ordinarios y extraordinarios (EO)
Instituto Comercial Novel CONTROL ESCOLAR (1S)
ESTADOS DE EXÁMENES (EE)
Ordinarios y extraordinarios (EO)
Escuela Secundaria de Sahuayo Higareda CONTROL
ESCOLAR (1S)
ESTADOS DE EXÁMENES (EE)
Ordinarios y extraordinarios (EO)
Escuela Secundaria Rafael Carrillo de Zinapécuaro CONTROL
ESCOLAR (1S)
ESTADOS DE EXÁMENES (EE)
Ordinarios y extraordinarios (EO)
Escuela Secundaria por cooperación “Constitución de 1814 de Apatzingán CONTROL
ESCOLAR (1S)
ESTADOS DE EXÁMENES (EE)
Ordinarios y extraordinarios (EO)
Informe 2018 Dirección de Archivos.
63
(Anexo IV) TABLA DE PORCENTAJE DE DISPONIBILIDAD DE LOS INVENTARIOS ANALITICOS DE LOS FONDOS Y COLECCIONES DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
HISTÓRICO
Enero-septiembre año: 2018
N° SUBFONDO/SECCIÓN O SERIE
CAJA AVANCE DE EXPEDIENTES
AVANCE POR CAJAS
AVANCE PORCENTAJE DE AVANCE
1 Academia y Administración
287 119 119 41.46341463
2 Estados de Exámenes 818 1650 0 669 81.78484108
3 Control Escolar 1255 32322 1181 30730 95.07456222
4 Ignacio Mier Arriaga 6 53 6 100
PORCENTAJE DE DISPONIBILIDAD 79.57871027
Informe 2018 Dirección de Archivos.
64
Anexo V LIMPIEZA, DIGITALIZACIÓN, ETIQUETACIÓN Y ACOMODO EN
ESTANTERÍA DEL FONDO ESTADOS DE EXÁMENES 2018
LIMPIEZA
Mes Cajas Expedientes Documentos % De Avance
Enero 4 18 1,871 0.83%
Febrero 4 18 1,870 0.83%
Marzo 4 18 1,870 0.83%
Abril 0 0 0 0
Mayo 0 0 0 0
Junio 0 0 0 0
Julio 0 0 0 0
Agosto (Lis) 13 95 0 1.5%
Septiembre 8 52 0 0.95%
Octubre 32 186 0
3.80%
Noviembre 31 111 0 3.69%
Diciembre 32 127
0 3.80%
Durante el año 2018 se realizó la limpieza de un total de 129 cajas, esto se debió gracias
al apoyo de los prestadores de servicio social.
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Mes Cajas Expedientes Documentos % De Avance
Enero 4 18 1,871 0.83%
Informe 2018 Dirección de Archivos.
65
Febrero 4 18 1,870 0.83%
Marzo 4 18 1,870 0.83%
Abril 0 0 0 0
Mayo 0 0 0 0
Junio 0 0 0 0
Julio
0 0 0 0
Agosto 0 0 0 0
Septiembre 0 0 0 0
Octubre 0 0 0 0
Noviembre 0 0 0 0
Diciembre 0 0 0 0
VERIFICACIÓN DE LAS cajas, etiquetas y expedientes de la SERIE Estados de exámenes de la caja 1 a la caja 840.
Mes Cajas Expedientes Documentos % De Avance
Enero 10 24 No aplica 1.1%
Febrero 10 23 No aplica 1.1%
Marzo 9 23 No aplica 1.07%
Abril 6 36 No aplica 0.7%
Mayo 5 16 No aplica 0.5%
Junio 5 18 No aplica 0.5%
Julio 5 63 No aplica 0.5%
Informe 2018 Dirección de Archivos.
66
Agosto 5 43 No aplica 0.5%
Septiembre 6 20 No aplica 0.7%
Octubre
11
44 No aplica
1.3%
Noviembre 11 41
No aplica 1.3%
Diciembre 11 35 No aplica 1.3%
Durante el año 2018 se etiquetaron 94 cajas de las escuelas secundarias y los exámenes
ordinarios del Colegio de San Nicolás.
Anexo VI AVANCE DEL COTEJO DE DOCUMENTO FÍSICO CON DIGITAL DE LA COLECCIÓN: IMÁGENES DE LA UNIVERSIDAD MICHOACANA ENERO-SEPTIEMBRE
2018
Mes No. de
caja Serie/ Subserie Abrev.
No. de guarda/ No. de fotos
Obs.
Abril 14 Serie: Personajes PER G1 01-60
G2 61-119
G3 120-179
G4 180-251
G5 252- 314
Mayo G6 315-389 389
G7 390-436
G8 437-455
G9 456-459 70
Subserie: Gobernadores de Michoacán
G1 01-33 33
Junio 15 Serie: Mobiliario MOB G1 01-82
G2 83-110
G3 111-132
G4 133-150
Informe 2018 Dirección de Archivos.
67
G5 151-171 171
16 Serie : Laboratorios LAB G1 01-70
G2 71-128
G3 129-155 155
Serie: Eventos deportivos
ED G1 01-20
G2 21-52
G3 53-122
G4 123-184
Informe 2018 Dirección de Archivos.
68
18 G5 185-216 216
Julio 17 BI G1 01-15
G2 16-30
G3 31-56
Agosto 17 CAR G1 01
G2 2,2b, 2c
Septiembre EDIF G1 01-18
MU G1 01-17
TEC G1 01-7
19 FO G1 01-45 144
* Se escanearon la cantidad de 150 imágenes
Total de imágenes de la Colección 4041 *NOTA: Se tenía registrada la cantidad de un aproximado de 4000 imágenes, al estar desarrollando la actividad se encontró que la cantidad de fotografías es mayor.
100% de avance total y un 100% de avance por cajas del objetivo de Plan de trabajo 2018*
Informe 2018 Dirección de Archivos.
69
(Ver anexo VII) SESIONES DEL XX SEMINARIO NACIONAL DE HISTORIA DE LA
UNIVERSIDAD Y LA EDUCACIÓN PERIDO ENERO-SEPTIEMBRE 2018
ENERO
Jueves 18
“¿Infancia es destino? Historias de vida de mujeres en relación con la educación”
Dra. Cirila Cervera Delgado
FEBRERO
Jueves 1
“De la Leyenda del Santo Patrón a la Construcción y Defensa Histórica del
Nicolaisismo, Siglos XVI-XX”
Dr. Ricardo León Alanís
MARZO
Jueves 1
“La generación universitaria de la revista Voces, 1934-1942”
Dr. Gerardo Sánchez Díaz
“El lugar de los estudiantes normalistas rurales en la política corporativa del
gobierno cardenista”
Dra. Mónica Naymich López Macedonio
ABRIL
Jueves 5
Artefactos pedagógicos durante el Porfiriato. Evidencias en las patentes de
invención"
Dr. Vandari Manuel Mendoza Solís
“Uso y desarrollo de competencias informativas en el bachillerato de Histórico
Social”
Lic. Juan Pablo Padilla Valdez
Informe 2018 Dirección de Archivos.
70
MAYO
Jueves 3
“El sensacionalismo: otra forma de lectura social”
Dra. Zenaida Adriana Pineda Soto
“De la asimilación al rescate indígena. Realidad excluyente de los indígenas:
chichimecas y chontales en México”
Mtra. Jenny Zapata de la Cruz
“Prensa Pedagógica Infantil moreliana, 1875-1876”
Mtra. Neiffe Valencia Calderón
JUNIO
Jueves 7
“Test proyectivo de Karen Machover como instrumento de evaluación para
ingresar a la Licenciatura en Educación”
Mtra. Virginia López Y Mtra. Ana María Arias Vázquez
“Ausencia de valores históricos, sociales y morales en la educación actual”
Lic. Ma. De la Paz Hernández Aragón
JULIO
Jueves 5
“Las bandas de viento. Una aproximación histórica”
Dra. Mireya Martí Reyes
“Cuando los maestros se quejan de mi conducta: situaciones que van desde una
simple sanción hasta una merecida expulsión”
Dr. Edgar Zuno Rodiles
Informe 2018 Dirección de Archivos.
71
AGOSTO
Jueves 2
“Panorama de la transición de la música en México: del periodo colonial a la
Independencia”
Dra. Hilda Ester Sandoval Mendoza
“Identidad y educación en Michoacán: El caso del Internado Indígena de Paracho”
Dra. Karina Vázquez Bernal
SEPTIEMBRE
Jueves 6
“De bienes privados a bienes nacionales. El legado del Colegio de San Nicolás en
el siglo XIX”
Mtro. Eusebio Martínez Hernández
“El boletín de la Escuela de Jurisprudencia de Michoacán, México, 1901-1917”
Dra. Lupita Cedeño Peguero
OCTUBRE
“La Facultad Químico Farmacobiólogo. Se suprofesionistas a profesionistas”
Mtra. Bárbara Tinoco Farfán
“La Escuela de Contabilidad y Administración y los estudios contables”
Mtro. Adrián Luna Flores
NOVIEMBRE
“Las escuela de castellano y el adoctrinamiento de los indios en el arzobispado de
México, primera mitad del siglo XVIII”.
Dr. Rodolfo Aguirre Salvador
Presentación del libro “La Iglesia Católica en México”
Informe 2018 Dirección de Archivos.
72
DICIEMBRE
“Desplazamientos de los usos sociales del arte a horcajadas de los siglos XIX y
XX”
Dra. Georgina María Esther Aguirre Lora
“Organización del Fondo Fotográfico del Archivo de la Universidad Michoacana”
Lic. Lis Alejandra Andrade Figueroa
Total de sesiones: 12
Total de ponencias: 24
Total de presentación de libro: 1
Informe 2018 Dirección de Archivos.
73
Anexo VIII
PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL EN EL ARCHIVO HISTÓRICO 2018
Prestador de Servicio Facultad Proceso
1. Karla Cruz Silva F. Historia Servicio
concluido
2. Carlos Cervantes Silva F. Historia Servicio Servicio
concluido
3. Oscar Omar Peralta Aguiñiga
F. Historia Servicio
concluido
4. José Cesar Barriga Toledo F. Historia Servicio
concluido
5. Jorge Arturo Cruz Gutiérrez F. Historia Servicio
concluido
6. Oscar Daniel Gutiérrez García
F. Historia Activo
7. Luis Arnaldo Reyes Morales F. Historia Activo
8. Luis Eduardo Mercado Leal F. Historia Activo
9. Itzuri Tinoco Zarazúa F. Historia Servicio
concluido
10. Nayely Hernández G. F. Historia Activo
11. Xavier Moreno Báez F. Arquitectura Activo
12. Brenda Angélica Gómez Venegas
F. Historia Activo
13. Juan Daniel González Hernández
F. Arquitectura Activo
14. Homero Hissarlik Lázaro Onotre
F. Historia Activo
15. Ismael Torres Cuevas Activo
Informe 2018 Dirección de Archivos.
74
Anexo IX AVANCE DE LA CAPTURA DE LOS LIBROS 154 AL 164
DE SUBSECCIÓN: CONSEJO UNIVERSITARIO ENERO-SEPTIEMBRE 2018
MES No. de libro No. de Actas Observaciones
Enero 154 Acta No. 31
Documentación
Fojas 1-56
Febrero 155 Acta No. 1-4 Fojas 1-145
Marzo 155 Acta No. 5 y 6 Fojas 146-169
Abril 156 3 de julio de 1974 (no se cuenta con
número de acta)
Mayo 156-157 3 de julio de 1974/
Acta No. 1(22 de
mayo de 1974)
2 sesiones
correspondientes al 3
y al 8 de julio
reanudadas del 28 de
junio.
Junio 157 Acta No. 1(22 de
mayo de 1974)
1 Acta 22 de mayo
Julio 158 Acta No. 1(22 de
mayo
1974
Anexos de la sesión
del 22 de mayo
Agosto 159 Acta No.1(1973-
1974
Anexos y Acta No. 2
de 5 de julio de 1974,
Acta No. 3 del 19 de
septiembre de 1974
septiembre 160 Acta No. 1(5 julio de
1974
1 actas de 5 de julio
de 1974
septiembre 161 Acta No. 1(25
septiembre de 1974
1 Acta 25
septiembre de 1974 y
Informe 2018 Dirección de Archivos.
75
anexos
Octubre 162 Acta No.3 del 19 de
septiembre de 1964
Anexos del libro 161.
Noviembre 163 Acta No4 (6 de
noviembre de 1974)
Diciembre 164 Anexos del Acta 4 del
6 de noviembre de
1964
Como se puede apreciar en la información, la Dirección de Archivos ha cumplido cabalmente en cada uno de los objetivos propuestos, así como sus dos Departamentos. Es importante resaltar, que la Universidad Michoacana, es la primera Institución en contar con un Sistema Institucional de Archivos, establecido gracias a la aprobación del Reglamento para la Organización, Descripción y Conservación del Archivo Institucional de la UMSNH, mismo que ya se encuentra homogeneizado a la reciente Ley General de Archivos, aprobada el 15 de junio del presente año, y que además en materia de capacitación archivística la ofrece de manera continua a los enlaces de archivos de Trámite, Concentración e Histórico. He de mencionar, que se continúa con la gestión para la adquisición de un software para el Sistema Integral de Gestión Documental y Administración de Archivos, que de acuerdo con la nueva normativa, aprobada recientemente, debemos tener funcionando para el año 2019. Los archivos institucionales deben ser entendidos como instrumentos relevantes para la revisión, análisis y verificación del quehacer de las administraciones, al tiempo que son un aporte importante para la eficiencia y eficacia de una gestión administrativa.
Morelia, Michoacán a 19 de diciembre de 2018.
ATENTAMENTE
LIC. MONIKA GUTIÉRREZ LEGORRETA
DIRECTORA DE ARCHIVOS DE LA UMNSH.
