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INFORME DE DESEMPEÑO
INSTITUCIONAL
Giovany Javier Chamorro RualesDirector Nacional (E)
2018
PORCENTAJE EJECUTADO VS AFORADO
INGRESOS 2015 - 2018
111,28%
73,08%
84,33%
Ingresos Corrientes; 85,73%
59,58%
146,70%
190,06%
Recursos de capital; 16,61%
98,21%
168,90%
110,56%
Contribuciones parafiscales; 111,81%
90,72%
142,13%
139,99%
Total; 62,83%
10%
30%
50%
70%
90%
110%
130%
150%
170%
190%
2015 2016 2017 2018
PO
RC
ENTA
JE
Ingresos Corrientes Recursos de capital Contribuciones parafiscales Total
Los ingresos corrientes tuvieron recaudo superior a los recaudos de la vigencia anterior (2017) en 25%. Los recursos de capital tuvieron un recaudo inferior,especialmente por el no registro del recaudo de los excedentes financieros.
Fuente año 2018: Subdirección Administrativa y Financiera -Coordinación de Recaudo, reporte de ingresos generado a través del portal de transparencia del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
FUNCIONAMIENTO VS INVERSION
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL GASTO - OBLIGACIONES 2015-2018
La ESAP para el año 2018 presentó la mejor ejecución de gastos de funcionamiento de los últimos cuatro años; en inversión, la ejecución registrada seencuentra sobre el promedio de los últimos cuatro años, frente al valor apropiado para el 2018, la apropiación final definitiva, mediante Decreto N° 2470 de28 de diciembre de 2018, se redujeron apropiaciones del presupuesto de inversión del Proyecto “Adquisición o construcción y dotación de sedes central yterritoriales de la ESAP”.
NOTA: Mediante Decreto 2470 de 28 de diciembre de 2018, se reducen apropiaciones del presupuesto de inversión del Proyecto “Adquisición o construcción ydotación de sedes central y territoriales de la ESAP.”
Fuente año 2018: Informe de Gestión Institucional 2018.
54%
79%
85% Funcionamiento ; 88%
91%
98%
91%
Inversión; 98%
77%
94%90%
TOTAL; 96%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
110%
2015 2016 2017 2018
PO
RC
ENTA
JE
VIGENCIA
Funcionamiento Inversión TOTAL
2015 2016 2017 2018
ESAP 77% 94% 90% 95%
DAFP 93% 97% 91% 85%
CNSC 48% 65% 75% 70%
SECTOR 73% 89% 88% 90%
NACIÓN 94% 91% 95% 88%
ESAP; 95%
DAFP; 85%
CNSC; 70%
SECTOR; 90%
NACIÓN; 88%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
PO
RC
EN
TA
JE
2015 2016 2017 2018
ESAP 79% 94% 95% 96%
DAFP 93% 97% 98% 94%
CNSC 58% 83% 86% 80%
SECTOR 76% 92% 94% 94%
NACIÓN 98% 95% 99% 97%
ESAP; 96%
DAFP; 94%
CNSC; 80%
SECTOR; 94%
NACIÓN; 97%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
PO
RC
EN
TA
JE
La ESAP en el año 2018 presentó una ejecución en compromisos del 96%, siendo la mayor ejecución registrada en los últimos 4 años, superando la del sector.En la apropiación final definitiva, mediante Decreto N° 2470 de 28 de diciembre de 2018, se redujeron las apropiaciones del presupuesto de inversión delProyecto “Adquisición o construcción y dotación de sedes central y territoriales de la ESAP”. Respecto a las obligaciones, la ESAP registró una ejecución del95%, siendo esta junto con la del 2016, las mejores registradas en los últimos 4 años.
Para los datos de la ESAP, se tomó la información suministrada por la Coordinación del Grupo de Gestión Presupuestal con corte al 31 de diciembre de 2018,suministrada el 13 de febrero de 2019.
Fuente: Para DAFP, Sector y Nación, página de Portal de Transparencia, link: http://www.pte.gov.co/WebsitePTE/ConsultaGastos
COMPROMISOS OBLIGACIONES
COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE LA EJECUCIÓN DE COMPROMISOS Y OBLIGACIONES
EJECUCIÓN DE REZAGO CONSTITUIDO
REZAGO PRESUPUESTAL 2015 - 2018
• De las 41 reservas y 430 cuentas por pagar constituidas en el 2017, se ejecutó un 99,81% y 88,90% respectivamente al cierre de la vigencia 2018.
• De la vigencia 2018 se constituyó el siguiente rezago:
168 cuentas por pagar por valor de $20.617.481.892,51 , se constituyeron por radicación de cuentas de cobro y legalización de viáticos por fuerade las fechas establecidas en la Circular Interna Nº 27 del 6 de diciembre del 2018. También por concepto de pago de aporte de parafiscales,nómina, horas extras y vacaciones del mes de diciembre.
77 reservas presupuestales por valor de $3.190.520.107,99, se constituyeron ante la imposibilidad de obligar por la no presentación a tiempo delas cuentas de cobro por parte de los contratistas.
Fuente: Subdirección Administrativa y Financiera-Coordinación de Tesorería y Coordinación de Presupuesto .
NÚMERO DE REZAGO CONSTITUIDO
1,77% 0,00%
Reservas ; 4,53%
Reservas ; 99,81%
2,56% 2,69%
Cuentas por pagar; 3,73%
Cuentas por pagar; 88,90%
2,17% 1,35%
4,13%
Promedio Rezago Pptal; 94,36%
-20%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
2015 2016 2017 2018
PO
RC
ENTA
JE
VIGENCIAReservas Cuentas por pagar Promedio Rezago Pptal
3 041
77
747
370
430
168
375
185
235,5
122,5
-100
0
100
200
300
400
500
600
700
800
2015 2016 2017 2018
CA
NTI
DA
D D
E R
EZA
GO
VIGENCIAReservas Cuentas por pagar Promedio Rezago Pptal
MUNICIPIOS EN ZONAS DE CONFLICTO FORTALECIDOS EN SU INSTITUCIONALIDAD PARA LA PAZ
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS PARA LA ACREDITACION INSTITUCIONAL DE ALTA CALIDAD
METAS DE GOBIERNO 2015 - 2018
0
20
40
60
80
100
2015 2016 2017 2018
PO
RC
ENTA
JE
2015 2016 2017 2018
META 0 30 70 100
AVANCE 0 30 70 100
% AVANCE 0,00 100 100 100
0
20
40
60
80
100
2015 2016 2017 2018
PO
RC
ENTA
JE
2015 2016 2017 2018
META 40 70 100 100
AVANCE 40 64 86 87
% AVANCE 100,00 91,43 86,00 86,50
Para Municipios en Zonas de Conflicto se cumplió el 100% de la meta programada para la vigencia 2018 en el mes de junio. La dificultad que se presentó fue la demora en la intervención de losmunicipios por problemas de orden público. Para el 2016 se realizó diagnóstico, planes de Acción y ejecución; para 2017 se ejecutó y socializó los planes de fortalecimiento institucional y para el2018 se realizó la evaluación y seguimiento.
El cumplimiento de requisitos para la acreditación institucional de alta calidad en el 2018, registró un avance del 86.50% sobre la meta programada para la vigencia. En el proceso deAcreditación Institucional de Alta Calidad, la ESAP avanzó en la acreditación en alta calidad del programa de APT, cumpliendo con los requisitos del CNA y así se radicó el documento decondiciones iniciales con fines de la acreditación institucional. De acuerdo a la respuesta del CNA se trabajó conjuntamente en la construcción del plan de mejoramiento que permitió fortalecerlos factores. Igualmente, se continuó en la espera del informe de evaluación externa con miras a la renovación de la acreditación del programa de Administración Pública. Al cierre de la vigencia2018 se precisó que frente a este indicador, no era pertinente registrar avance cuantitativo debido a que éste dependía de las actividades que se aprobaron en en el plan de mejoramientoderivado de las observaciones del CNA contenidas en el oficio con radicado No 2466 del 28 de Septiembre del 2018, con fines a una próxima presentación voluntaria para la acreditacióninstitucional, viable en la vigencia 2020.
Fuente: Se tomó la información reportada en la plataforma de SINERGIA del DNP 24-01-2018
SERVIDORES PUBLICOS FORMADOS EN PEDAGOGIA DE PAZPORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS PARA LA ACREDITACION
INSTITUCIONAL DE ALTA CALIDAD
METAS DE GOBIERNO 2015 - 2018
La ESAP aporta a dos metas del Plan Nacional de Desarrollo. Para ambas metas se superó en más del 100% la meta programada para la vigencia 2018.
Fuente año 2018: Datos tomados del Registro Planeación y Gestión - RPG.
Para las demás vigencias la información fue tomada del SPI.
20.000 20.000 20.000 25.000
20.340
25.722 24.233 27.088
-
5.000
10.000
15.000
20.000
25.000
30.000
2015 2016 2017 2018
META AVANCE
1.250 1.650 2.000 2.500
1.558
2.631
8.136
2.899
0
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000
6.000
7.000
8.000
9.000
2015 2016 2017 2018
META AVANCE
CONTROL INTERNO (MECI)FURAG II
MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION 2017
Con la actualización del MIPG con el Decreto N° 1499 de septiembre 11 de 2017, implicó una articulación tanto conceptual como metodológica de los Sistemas deDesarrollo Administrativo, de Gestión de Calidad y de Control Interno. Esta articulación también llevó a que se considerara una sola metodología de medición deldesempeño institucional en el marco del MIPG II.
Para MECI la medición está integrada en los resultados de FURAG II, dentro de la dimensión de Control Interno. La medición de 2018 de FURAG II, se encuentra enproceso de medición hasta el 12 de marzo de 2019.
86,6
76,6 76,9
83,1
78,3
70
72
74
76
78
80
82
84
86
88
Ambiente deControl
Gestión de Riesgo Actividades deControl
Información yComunicación
Actividades deMonitoreo
82
74,2
79,6
77,776,8
70,7
78,3
64
66
68
70
72
74
76
78
80
82
84
Talento Humano DireccionamientoEstratégico yPlaneación
Gestión conValores para el
Resultado
Evaluación deResultados
Información yComunicación
Gestión delConocimiento y la
Innovación
Control Interno
COMPONENTESDIMENSIONES MIPG II
FURAG II- (RESULTADOS DE DIMENSIONES MIPG ESAP VS MAX. GRUPO PAR)
MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION 2017
DIMENSIONES MIPG II
82
74,2
79,6
77,7
76,8
70,7
78,3
82,2
88,987,7
89
94,4
87,5
88,5
70
75
80
85
90
95
100
Talento Humano DireccionamientoEstratégico yPlaneación
Gestión con Valorespara el Resultado
Evaluación deResultados
Información yComunicación
Gestión delConocimiento y la
Innovación
Control Interno
GRUPO PAR
ESAP
S/D: Sin datos
FURAG II- (RESULTADOS DE POLÍTICAS MIPG ESAP VS MAX. GRUPO PAR)
MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION 2017
89,1
73,32
S/D S/D S/D
75
90,8
73,880 77,6
65,8
78,881,7
83,1
S/D S/DS/D
89,686
S/D
86,9
91,5
79,183,8
89,2
80,8
88,6
95,8
91,2
S/D0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
GRUPO PAR
ESAP
S/D: Sin datos
La ESAP en general obtuvoresultados óptimos respecto a lasdemás entidades, y también sepuede identificar que temas sedeben priorizar para mejorar comoen las políticas de Planeacióninstitucional, de Racionalización deTrámites y de Servicio al Ciudadano.
SUIT - SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN DE TRÁMITES IPV - ÍNDICE PONDERADO DE VINCULACIÓN
METAS INSTITUCIONALES 2015 - 2018
En cuanto al SUIT - Sistema único de información de trámites, no existe porcentaje de avance en el 2018, toda vez que el trámite a racionalizarse en lavigencia, se solicitó aplazamiento para 2019 por cuestiones tecnológicas, el cual fue aceptado en el DAFP.
El Índice ponderado de vinculación - IPV (que mide vinculación de los servidores según planta aprobada, vinculación de hojas de vida, servidores ycontratistas), no registra medición aún para la vigencia 2018.
Fuente: IPV es reportado por la Subdirección Administrativa y Financiera- Gestión del Talento Humano y por la Oficina Asesora Jurídica. Para el SUIT es http://www.funcionpublica.gov.co/en/web/SUIT
76,47%
95,00%98,33%
S/D0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
2015 2016 2017 2018
Vigencia
Po
rce
nta
je
77,90%
100,00% 100,00%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
2015 2016 2017 2018
S/D
S/D: Sin datos
SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓNSPI
ENCUESTA SOBRE AMBIENTE Y DESEMPEÑO INSTITUCIONAL -EDI
METAS INSTITUCIONALES 2015 - 2018
El avance promedio (financiero, físico y de gestión) de los proyectos de inversión de la entidad fue de 94,77% en el 2017. La información referente al año 2018estará disponible en el mes de Marzo.
En referencia al resultado de la Encuesta sobre Ambiente y Desempeño Institucional Nacional (EDI) se presentó una leve mejoría respecto al año anterior, Nose ha publicado la información referente a la vigencia 2018.
Fuente: Para SPI https://sts.dnp.gov.co/ Para el EDI https://www.dane.gov.co/files/EDI_nal/2017/anexos/Entidades/ESCUELA-SUPERIOR-DE-ADMINISTRACION-PUBLICA-ESAP.XLS
Vigencia
Po
rce
nta
je
61,70%64,20%
68,20%
S/D0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
2015 2016 2017 2018
S/D: Sin datos
106,73%101,63%
94,77%
S/D0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
2015 2016 2017 2018
Vigencia
FENECIMIENTO CUENTA FISCAL CGR CONTROL INTERNO CONTABLE
METAS INSTITUCIONALES 2015 - 2018
En el 2018, la Contraloría General de la Republica realizó una Auditoría independiente, en donde no presentó mediciones en los componentes, peroconcluyeron que la Cuenta Fiscal No Fenecia.
Para el Informe de Control Interno Contable de 2018, hay plazo para publicarse en la Contaduría General de la Nación hasta el próximo 28 de febrero de 2019.
Fuente: http://www.chip.gov.co/schip_rt/index.jsf
3,62 3,62
3,93
4,37 4,37 4,42
4,04
4,234,11
4,01
4,254,15
S/D
2015 2016 2017 2018
1.3. Otros elementos de control 1.2. Etapa de Revelación 1.1. Etapa de reconocimiento Evaluación del control interno contable
68,33%
54,73%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
2015 2016 2017 2018
NO FENECE
AVANCE POR PROCESOS DE LA ESAP 2015 - 2018
Estratégicos; 99,97%
Misionales; 98,32%
Apoyo; 98,73%
Autoevaluación; 100,00%
PROMEDIO; 99,25%
80%
90%
100%
110%
2015 2016 2017 2018
Estratégicos Misionales Apoyo
La ESAP en 2018 fortaleció el desempeño del sistema de gestión y evaluación de acuerdo a las actividades establecidas en el plan de acción, logrando uncumplimiento del 99,25%, siendo el mejor resultado en los últimos 4 años.
Fuente : Mediciones Plan de Acción 2018
PLANES INSTITUCIONALES DE LA ESAP 2015 - 2018
PDDI ; 98,69%
Plan Sectorial; 102,58%
POAI - Plan Anual de Inversión; 97,33%
Plan de Acción; 98,28%
PROMEDIO; 99,22%
89%
91%
93%
95%
97%
99%
101%
103%
105%
2015 2016 2017 2018
PO
RC
ENTA
JE
VIGENCIAPDDI Plan Sectorial POAI - Plan Anual de Inversión Plan de Acción PROMEDIO
La ESAP avanza en la puesta en marcha de lo definido en los cuatro (4) planes institucionales. En el 2018, tanto el plan sectorial, el plan anual de inversiones yel plan de acción obtuvieron mejores resultados, logrando el 99,22% en promedio siendo el mayor de los últimos 4 años.
Fuente : Mediciones Plan de Acción 2018
CUMPLIMIENTO DE METAS PROYECTOS DE INVERSIÓN 2015 - 2018
1
2
3
7
8
4
5
Actualización de la capacitación de funcionarios públicos y ciudadanos Fortalecimiento de la Gestión Académica de la ESAP
Actualización del Recurso Humano de la ESAP Consolidación de la Plataforma de Comunicaciones y Uso de TICS
Adecuación y Fortalecimiento del Desarrollo Institucional Mejoramiento de la Gestión de la Investigación del Saber Administrativo
Adquisición ó Construcción y Dotación de Sede Central y Territoriales Fortalecimiento de las Capacidades de los Altos Funcionarios
Adecuación y Mantenimiento de Edificios Desarrollo del Sistema de Gestión del Talento Humano
Implementación de Tecnologías de la Información y Comunicación Fortalecimiento de la Gestión académica e investigativa de la ESAP
Fortalecimiento de la Eficiencia en la Gestión AdministrativaFortalecimiento de las capacidades institucionales de las entidades públicas del orden territorial y nacional
Mejoramiento del Sistema de Empleo Público Nacional Construcción, adquisición, adecuación y mantenimiento de las Sedes de la Esap Nacional
Actualización perfeccionamiento de la capacidad de los funcionarios públicos y los ciudadanos para el fortalecimiento de la gestión pública
6
9
10
11
15
12
13
14
16
17
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN 2015 - 2018
En el 2018 la ESAP incrementó el número de encuestados en un 4% y mantuvo estable en un 90% la favorabilidad en los resultados obtenidos(“Totalmente
de acuerdo” y “De acuerdo”) .Fuente : Secretaria General
Totalmente de
acuerdoDe acuerdo En desacuerdo
Totalmente en
desacuerdo
Totalmente de
acuerdoDe acuerdo En desacuerdo
Totalmente en
desacuerdo
Totalmente de
acuerdoDe acuerdo En desacuerdo
Totalmente en
desacuerdo
Totalmente de
acuerdoDe acuerdo En desacuerdo
Totalmente en
desacuerdo
Pregunta No 1:
Los servicios prestados cumplieron sus expectativas.148 195 50 35 1325 896 110 84 1764 1208 145 96 1836 1260 152 103
Pregunta No 2:
Considera que el personal que atendió su requerimiento
contaba con los conocimientos técnicos y las habilidades
para prestar un buen servicio.
236 82 81 29 1306 916 114 79 1905 1110 123 75 1979 1159 131 81
Pregunta No 3:
Los tiempos de respuesta antes y durante la prestación
del servicio fueron adecuados.128 176 77 47 1217 939 162 97 1375 1176 423 239 1764 1275 197 113
Pregunta No 4:
La infraestructura física y tecnológica fue suficiente para
responder a su requerimiento.115 175 96 42 1062 944 278 131 1858 1115 138 102 1428 1230 441 250
Pregunta No 5 :
El servicio prestado aportó a la mejora de su desempeño
profesional y/o institucional.185 160 47 36 1339 884 102 90 1701 1220 187 105 1938 1154 144 111
162 158 70 38 1250 916 153 96 1721 1166 203 123 1789 1216 213 132
Pre
gun
tas
Criterios
Total Encuestas
Promedio
428 2415 3213 3349
Año 2015 Año 2016 Año 2017 Año 2018
PRINCIPALES LOGROS INSTITUCIONALESAcreditación de APT
Atención visitas de apreciación de condiciones iniciales en Bogotá, Boyacá, Huila, Atlántico y Valle para la Acreditación Institucional de Alta Calidad.
Radicación del documento de autoevaluación y preparación para el proceso de Visita de re acreditación del Programa de Administración Pública.
Compilación, organización, elaboración y radicado del documento de condiciones iniciales del programa Maestría en Administración Pública
Ajuste del instrumento de medición de percepción y aplicación a los diferentes miembros de la comunidad educativa.
Se logró consolidar los procesos de autoevaluación y acreditación con los enlaces territoriales, estableciendo líneas de comunicación efectivas y lineamientos de
acción claros desde la coordinación del equipo en la sede central. Se cuenta con información por territoriales de información necesaria en condiciones iniciales.
Participación activa en la revisión y ajuste del documento la política de Autoevaluación.
Aprobación de la ponderación de los factores de autoevaluación institucional por el Comité de Acreditación Institucional.
Establecimiento de la escala de gradación para los procesos de autoevaluación.
Planteamiento del plan de mejoramiento con miras a la acreditación institucional, articulado el Plan Estratégico Institucional.
Se atendió la visita de reacreditación en Alta Calidad del Programa Administración Pública.
Proyección Institucional
Se llegó a 868 municipios con la realizaron 7.443 eventos de cualificación de Servidores Públicos y Ciudadanía y se certificaron 225.905 (Personas).
Se realizaron 727 eventos de Servidores Públicos Constructores de Paz certificando a 27.088 (Personas).
Se realizaron 8.255 eventos de capacitación en temas del saber administrativo público certificando a 255.892 (Personas).
Se cumplió con la meta programada de 194 Asesorías y consultorías realizadas.
Se cumplió con la meta programada de 30% de Municipios en Zonas de Conflicto fortalecidos en su institucionalidad para la paz
Alto Gobierno
Fortalecimiento de 1038 municipios a diciembre de 2018 municipios con criterios más rigurosos.
Capacitación del 100% de las autoridades electas en elecciones atípicas.
Capacitación a concejales mediante cursos virtuales.
Se han realizado cuatro ediciones de la Revista Alto Gobierno, en versión digital e impresa, con una cobertura de 30 mil servidores de la alta gerencia pública
mediante vía email y 3000 en versión impresa que se han distribuido en los distintos eventos de la subdirección tanto a nivel central como territorial.
Oferta permanente de cursos de inducción y reinducción para los nuevos servidores de la alta gerencia pública ( 6 cursos de inducción en cada una de las direcciones
territoriales y 10 cursos de inducción en el nivel central).
Capacitación de 27.333 servidores , mediante cursos de inducción, cursos de actualización, seminarios, diplomados de equipos transversales y eventos estratégicos
donde se presentan las últimas tendencias del saber administrativo público.
Actualización del Banco de programas de la Subdirección de Alto Gobierno el cual cuenta con diez (10) categorías que contienen 39 programas de capacitación
PRINCIPALES LOGROS INSTITUCIONALES
Equipo de Cooperación y Relaciones Internacionales
Actualización de la Política de Internacionalización su difusión a Direcciones Territoriales (3) en la Sede Central de la ESAP
Participación de 65 estudiantes de AP, APT, Especialización y Maestría de la ESAP, mediante convocatoria de méritos durante el 2018, 12 estudiantes UPEC - ESAP, 12
estudiantes UCHILE - ESAP y 31 estudiantes UPAZ -ESAP.
Participación de 10 estudiantes para realizar un voluntariado en México y Perú.
Afiliación a 2 redes nuevas Redipe y RCI, adicionalmente se logró el regreso a la red internacional de CLACSO, luego de estar por fuera de ella por 8 años.
Se llevaron a cabo un total de 12 actividades y/o participación en redes o eventos internacionales, apoyando la movilidad de 78 estudiantes y 6 docentes, para un
total de 84 movilidades salientes. Movilidades por solicitudes de los estudiantes se llevaron a cabo 13.
Rendición de Cuentas
Se llevó a cabo con la Participación de 1.435 personas a nivel nacional y en redes sociales, con un registro de 1,010 interacciones, observandose que aumentó la
participación en el evento de rendición de cuentas con respecto a la audiencia de 2016 con 973 participantes y 2017 con 1305 participantes.
Secretaría General
Se logró la participación del Grupo de Servicio al ciudadano con las diferentes áreas transversales para tratar temas como transparencia participación ciudadana y
plan anticorrupción.
Se iniciaron acercamientos con entidades externas para lograr sensibilizar a las personas en condición de discapacidad visual.
Se consolidó la información de servicio al ciudadano a nivel nacional.
Se organizó la programación para la actualización del directorio telefónico.
Se estructuro el Plan Estratégico de Servicio al Ciudadano.
Se consolidó el proceso para el tratamiento de las PQR.
Se realizó el mantenimiento del archivo de las historias académicas hasta el segundo semestre en la base de datos SIDOC.
Se actualizaron las tablas de retención documental -TRD de la Entidad.
Las direcciones territoriales de Norte de Santander, Risaralda y Caldas lograron la centralización del archivo de gestión.
Se logró disminuir en Active Document el número de documentos pendientes de cargar el trámite realizado de un promedio en el año de 17.000 a 1.700.
Se logró digitalizar y publicar 23.000 expedientes de archivos en la base de datos SIDOC.
Se realizó el tercer encuentro de líderes de Gestión Documental con las Direcciones Territoriales.
Se realizaron 1.859 transferencias cajas x300
PRINCIPALES LOGROS INSTITUCIONALESOficina Asesoría Jurídica
Actualización de los procesos misionales de defensa judicial y contratación mediante los medios electrónicos ( SECOP, SIRECI, SIGEP, E-KOGUI y sistema interno)
Procesos Judiciales de la ESAP Actualizados y Procesos Contractuales Publicados
Se implementó la herramienta SECOP II para todos los procesos contractuales conforme a los lineamientos de Colombia Compra Eficiente en sede central y las
direcciones territoriales, logrando un cumplimiento del 100%.
Comunicaciones
Emisión de 48 programas vía canal universitario nacional zoom, canales regionales (Tele Antioquia, TeleCafé, TeleCaribe, CanalTro y Telepacifico) y redes sociales,
implementando emisiones en vivo como aspecto novedoso, 20 spots promocionales y más de 6 millones de visitas en la página oficial y un aumento cercano al 35% en
seguidores en redes sociales demuestran el impacto de los contenidos y la eficiencia en la administración.
Consolidación de una pauta radial de gran envergadura que llegó a territorios apartados permitiendo posicionar a la entidad. En época de inscripciones se realizaron
2016 salidas radiales a nivel nacional.
Fortalecimiento de la estrategia de comunicación interna (tramite de más de 2700 solicitudes en promedio 217 mensuales, teniendo un aumento frente al 2017
cercano al 80% )
Fortalecimeinto del proceso de posicionamiento y promoción ( participación en Filbo 2018, Expoestudiantes 2018,Open House, diferentes ferias en Bogotá y otras
ciudades y se apoyó internamente cerca de 200 eventos)
Oficina de Sistemas e Informática
Software: Continuidad del Sistema Académico (ARCA), parametrización de módulos e integración con SEVEN-ERP, Renovación del Licenciamiento de Productos
Microsoft a Nivel Nacional, Parametrización Sistema Seven registros Ley 21, Ingresos Académicos, Centros de costos, cuentas contables, clientes y permisos, Migración,
capacitación y Parametrización de información Sistema Kactus Nomina Catedráticos, Integración Sistemas de Información Interoperables Internos (Sistema
Académico + ERP FINANCIERA, Implementación CRM para afianzar relaciones con Estudiantes y Egresados.
Hardware – Infraestructura: Soporte de la virtualización de servidores, Creación y configuración de las máquinas virtuales con el rol de Servidor de Archivos (File
Server) en las Territoriales, Aprovisionamiento Máquinas Virtuales, Instalación Agentes SCVMM, Trabajos de cableado estructurado, Renovación Aulas de Formación,
Implementación SAN DELL SC5020
Comunicaciones: Implementación y puesta en marcha del servicio de comunicación VOZ IP a Nivel Nacional, Servicio de Wi-fi , conexión Satelital activo con de
disponibilidad y soporte continuo, Servicio de CCTV con 18 cámaras IP para sede Central.
SGSI- Seguimiento y acompañamiento a la implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información.
Soporte y ANS - mesa de ayuda
PRINCIPALES LOGROS INSTITUCIONALESSubdirección Administrativa y Financiera
Las metas que se programaron al inicio de la vigencia 2018, fueron ajustadas en la ficha a 0 el 31 de diciembre, fecha en la cual se hizo efectiva la actualización de la
misma. En la anterior ficha todas las metas correspondientes a sedes mantenidas y sedes adecuadas se movieron para la vigencia 2019 teniendo en cuenta que la
entidad constituyó una fiducia en la vigencia 2018, cuyo plazo de terminación de las actividades de obra para el mantenimiento y la adecuación quedó fue finales del
2019.
Por otra parte, en lo concerniente con las metas de construcción de sedes, estas se ajustaron en la ficha y se volvieron 0 para la vigencia 2018 ya que se revocó el proceso
licitatorio para la construcción de los nuevos campus, lo anterior se debe a que los interesados solicitaron más plazo para presentar las propuestas, situación que hacia
incumplible el cronograma para adjudicar, firmar y registrar presupuestalmente el respectivo contrato en la actual vigencia.
Se realizaron 175 capacitaciones brindadas en y desde sede central, 171 funcionarios capacitados sede central, 154 funcionarios capacitados territoriales, 325
funcionarios capacitados nacional.
Cada Territorial según circular 09 brindó: 35 Temas de capacitación para un total de 525 capacitaciones adicionales en todas las territoriales.
Se realizaron las actividades contempladas en el Plan Anual de Trabajo del SG-SST para la sede central y las direcciones territoriales
Intervención de Clima en Bogotá “Coaching con método de Psiconeuroinmunoterapia"
En el mes de Julio se realizó la medición de la encuesta de clima laboral con una muestra aleatoria de 150 funcionarios a nivel país, se complementó con unas pruebas
que las realizaron de manera voluntaria los demás funcionarios de valoración psicotécnicas de competencias grupales y la prueba del servidor público para identificar
competencias respecto al servicio de los funcionarios.
Oficina Asesora de Planeación
Articulación y alineación de las diferentes áreas e instrumentos en la Esap en el proceso de planeación estratégica para la vigencia 2018 y 2019, desde la etapa de
programación presupuestal con el anteproyecto y posteriormente proyecto de presupuesto.
Realización de Asistencias técnicas a las direcciones Territoriales con los temas más relevantes con base en la implementación del Nuevo Modelo Integrado de
Planeación y Gestión.
Se logró establecer el inventario de los planes institucionales, su control y medición.
Se logró realizar la articulación y actualización de la documentación del sistema de Gestión y Evaluación
PRINCIPALES LOGROS INSTITUCIONALESSubdirección Académica
Puesta en marcha del Programa Nacional de Prácticas en el Territorio ( 39 convenios, 87 estudiantes) , proyectos de extensión en apoyo a la gestión local y educación
continuada, el Programa de Estado Joven y adquisición de 15.000 licencias para adelantar el curso de inglés virtual en la plataforma English Discovery, el cual se
adoptó mediante el programa Bilingüismo ESAP.
Fortalecimiento de los y estrategias de los módulos de competencias genéricas del curso preparatorio de SABER PRO. Para el Programa APT .
Se beneficiaron de la Beca de excelencia académica Carlos Lleras Restrepo un total de 26 estudiantes
Se realizaron jornadas de socialización sobre la Justicia Especial para la Paz -JEP y Posconflicto en diferentes sedes territoriales, involucrando a los estudiantes del
programa de Administración Pública Territorial.
Socialización en todas las sedes territoriales de la ESAP de la Propuesta de Reglamento Único Estudiantil
Se avanzó en la elaboración del documento de presentación ante el Ministerio de Educación de la modificación del plan de estudios de AP y APT
Se alcanzó cobertura en 8 direciones territoriales para la Maestría en Administración Pública y (3) para la Maestría en Derechos Humanos, Gestión de la Transición y
Posconflicto.
Se realizó el segundo coloquio de investigación de las maestrías de la ESAP.
MDHyGT con 112 estudiantes en proceso de elaboración de trabajos de grado y 24 tutores profesionalizantes en 5 territoriales.
50 estudiantes de la MAP-DT con trabajo de grado en evaluación de jurados, Cuarenta y dos (42) estudiantes graduados de la MAP a nivel nacional.
Se organizó el proceso de estudiantes de APT que matriculan cursos en posgrado como opción de grado.
Se recibió la renovación de los diez (10) registros calificados de especializaciones, otorgada por el MEN.
Implementación de los exámenes de admisión.
Seguimiento a los procesos de investigación de estudiantes de maestría y especialización para promover cumplimiento de los cronogramas de trabajo de grado.
Se concluyó el proceso de amnistía para los programas de posgrado.
Revisión, diseño y apertura de convocatoria para contratación docente para la implementación de programas actualizados
Se diseñó e implementó una estrategia para mejorar la atención a la comunidad estudiantil.
Modernización de las aulas virtuales de aprendizaje de los programas de especializaciones y maestrías de la facultad de posgrados
Proyectos y Semilleros de Investigación, 46 proyectos y 46 semilleros de investigación seleccionados, 26 proyectos correspondieron a grupos consolidados y 20
proyectos a grupos en formación.
Actualización normativa, en la cual se dio inicio a un proceso integral de revisión y actualización de la Política de Investigaciones y el Reglamento de Investigaciones y
lineas de investigación.
Se redireccionó el enfoque del Plan de Formación, en el cual se hizo énfasis en la generación y/o consolidación de competencias investigativas en el conjunto de la
comunidad académica de la Escuela.
Se ejecutó el plan de Capacitación de acuerdo a lo planeado (100%)
PRINCIPALES LOGROS INSTITUCIONALESSubdirección Académica
Adquisición de material bibliográfico e impreso, suscripción a libros electrónicos y una base de datos jurídica. Se realizaron en total 203.935 consultas en el año 2018
y se ingresaron 17.486 registros en el catálogo.
Se apoyó al Equipo de Acreditación y Autoevaluación, en la construcción de documentos para el proceso de acreditación institucional y visita de pares académicos
con información sobre recursos educativos, estadísticas de uso y de registros en el catálogo en línea, a nivel nacional.
Se trabajó con el Equipo de Educación y Entornos Digitales apoyando en la digitalización de nuestra colección de Documentos ESAP, registro ISBN de las unidades
didácticas de maestrías, la implementación de un espacio en las aulas virtuales para dar acceso a las bases de datos, libros electrónicos y un nuevo espacio Web.
Se realizaron 18 visitas a las Bibliotecas Territoriales y al CETAP de Santa Martha, en cumplimiento a la agenda de capacitación y seguimiento a los compromisos
adquiridos por las Direcciones Territoriales en la vigencia 2017.
Definición de metodología ESAP para medición de deserción.
Plan de Acción de Bienestar Universitario 2018-2 formulado con el aporte de todas las Sedes Territoriales.
Se dio inicio a la prestación de los servicios médicos al inicio del semestre académico en Sede Central, sin activación de servicio como IPS.
Puesta en marcha de dos estrategias establecidas en el plan de retención, a nivel nacional en sedes territoriales: módulo de manejo de stress para estudiantes en todo
el país, y realización de módulo de orientación vocacional dentro de la actividad de oferta académica.
Encuentro Académico, Cultural y Deportivo, calificación 4,9/6, con temática de Innovación y metodología de talleres, con gran impacto en estudiantes.
Publicación de nueve (9) libros en colaboración con la Facultad de Investigaciones, realización de seis (6) ceremonias de grados a nivel nacional..
Empalme entre el Sistema ACADEMUSOFT y ARCA, implementación, ajuste y capacitación permanente
Construcción de los Proyectos Educativos de Programa para los programas de Gestión Pública en sus modalidades virtual y distancia, Finanzas Públicas, Proyectos de
Desarrollo, Gerencia Social y Gepur.
Se reescribió el Modelo Pedagógico para la ESAP, que incluye los nuevos retos en pedagogía y ajustado a las necesidades de la escuela.
Realización de la autoevaluación institucional de la ESAP
Construcción del cuadro control de los registros calificados para determinar los tiempos y las estrategias para el alistamiento de documentación para la renovación de
los registros calificados.
Realización de eventos de PEP, Modelo Pedagógico, PUE, Autoevaluación, Plan de Mejoramiento 2018, el cual permitió establecer directrices, lineamientos y
caracterizaciones frente a la gestión académica de la ESAP.
Elaboración de los PEP de los programas de AP y APT; así como de la guía metodológica para la elaboración de todos los PEP de la Escuela.
Diseño de los proyectos de innovación educativa, la ruta de fortalecimiento en competencias tecno pedagógicas para los docentes de la ESAP y socialización de la Ruta
metodológica para el diseño, implementación y evaluación de escenarios educativos apoyados en TIC.
Construcción de la Política de Incorporación y Apropiación de las TIC en la ESAP.
Contribuir en la resignificación del Modelo Pedagógico de la ESAP.
PRINCIPALES LOGROS INSTITUCIONALES
Subdirección Académica
Plan Anual de Formación, Capacitación, Actualización y Perfeccionamiento Docente ESAP.
Clasificación, Reclasificación, Productividad y Evaluación Docente
21.467 registros de títulos otorgados a graduados, actualizados en Academusoft, según metodología acordada con OSI, GMAC y Acreditación.
1349 esapistas registrados en la Bolsa de Empleo, 70 empresas y 35 convocatorias exclusivas.
Se enviaron seis (6) boletines para Graduados, con enlaces, uno por mes a partir de junio. Han sido socializados a 17 mil correos cada mes, con información de
actualidad para graduados: Oferta de Posgrados, Convocatorias Docentes e Investigaciones, Bolsa de Empleos, Eventos pertinentes y una reseña de un graduado por
mes, cambiando la territorial de origen.
Carnetización a 180 graduados en Sede Nacional con apoyo de Infraestructura.
Fuente: Informe de Gestión Institucional a diciembre de 2018 generado por cada una de las áreas.
MEDICION DEL PLAN DE ACCION 2018SEDE CENTRAL - AREAS
El 98,28% de cumplimiento refleja la disciplina, compromiso y transparencia como resultado del seguimiento realizado a los diferentes procesos.
Compromisos % Cumplimiento
Compromisos
Compromisos%
Cumplimiento
Compromisos
Obligaciones % Cumplimiento
Obligaciones
Compromisos % Cumplimiento
Compromisos
Obligaciones % Cumplimiento
Obligaciones
Actividades
(30%)
% Cumplimiento
Actividades
Informes
(10%)
% Cumplimiento
Informes
Subdirección Administrativa y
Financiera100,00% 5,00% 88,14% 2,20% 86,68% 2,17% 98,67% 12,33% 95,52% 11,94% 33,64% 80,00% 20,00% 99,96% 29,99% 100,00% 10,00% 93,63%
Subdirección de Proyección
InstitucionalN/A N/A N/A N/A N/A N/A 99,93% 17,49% 99,80% 17,46% 34,95% 100,00% 25,00% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 99,95%
Departamento de Capacitación N/A N/A N/A N/A N/A N/A 98,83% 17,29% 98,63% 14,79% 34,554% 100,00% 25,00% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 99,56%
Departamento de Asesorías y
ConsultoríasN/A N/A N/A N/A N/A N/A 99,54% 17,42% 99,16% 14,87% 34,77% 100,00% 25,00% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 99,77%
Area -Subdirección Académica N/A N/A N/A N/A N/A N/A 94,70% 16,57% 92,38% 16,17% 32,74% 100,00% 25,00% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 97,74%
Facultad de Pregrado - SC N/A N/A N/A N/A N/A N/A 99,48% 17,41% 98,35% 17,21% 34,62% 100,00% 25,00% 99,83% 29,95% 100,00% 10,00% 99,57%
Facultad de Posgrado - SC N/A N/A N/A N/A N/A N/A 95,06% 16,64% 90,99% 15,92% 32,56% 100,00% 25,00% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 97,56%
Facultad de Investigaciones - SC 90,73% 15,88% 78,63% 13,76% 29,64% 100,00% 25,00% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 94,64%
Subdirección de Alto Gobierno N/A N/A N/A N/A N/A N/A 98,31% 17,20% 97,90% 17,13% 34,34% 100,00% 25,00% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 99,34%
Oficina Asesora de Planeación N/A N/A N/A N/A N/A N/A 94,17% 16,48% 88,66% 15,52% 32,00% 100,00% 25,00% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 97,00%
Oficina de Sistemas e
InformáticaN/A N/A N/A N/A N/A N/A 99,32% 17,38% 99,25% 17,37% 34,75% 100,00% 25,00% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 99,75%
Secretaría General N/A N/A N/A N/A N/A N/A 84,00% 14,70% 83,58% 14,63% 29,33% 100,00% 25,00% 99,73% 29,92% 99,83% 9,98% 94,23%
Internacionalización N/A N/A N/A N/A N/A N/A 90,02% 27,01% 89,29% 26,79% 31,38% 100,00% 40,00% N/A N/A N/A N/A 93,80%
Oficina Asesora Jurídica N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 100,00% 80,00% 100,00% 20,00% 100,00%
Oficina de Control Interno N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 100,00% 80,00% 100,00% 20,00% 100,00%
Consolidado SC 100,00% 5,00% 88,14% 2,20% 86,68% 2,17% 97,85% 12,50% 96,52% 12,06% 33,67% 98,46% 24,62% 99,98% 29,99% 99,99% 10,00% 98,28%
Consolidado
(100%)Área
Ingresos (5%) Proyecto de Funcionamiento (5%) Proyectos de Inversión (25%) (35%) (60%)
% Cumplimiento
Presupuesto
(35%)
Metas
(25%) (40%)
%Cumplimien
to Meta
Actividades e Informes
(40%) (100%)
Salmon >=90,00%<=96,99%
Rojo <= 89,99%
Verde >= 100%
Amarillo >=97,00% <= 99,99%
MEDICION DEL PLAN DE ACCION 2018DIRECCIONES TERRITORIALES
Compromisos
%
Cumplimien
to
Compromiso
s
Compromiso
s
%
Cumplimien
to
Compromiso
s
Obligaciones
%
Cumplimien
to
Obligaciones
Compromiso
s
%
Cumplimien
to
Compromiso
s
Obligaciones
%
Cumplimien
to
Obligaciones
Actividades
(30%)
%
Cumplimien
to
Actividades
Informes
(10%)
%
Cumplimien
to Informes
Antioquia 100,00% 5,00% 94,69% 2,37% 94,69% 2,37% 94,65% 11,83% 94,65% 11,83% 97,09% 24,27% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 97,67%Atlántico 100,00% 5,00% 94,68% 2,37% 94,68% 2,37% 94,53% 11,82% 94,53% 11,82% 100,00% 25,00% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 98,37%Bolívar 100,00% 5,00% 87,45% 2,19% 87,40% 2,19% 94,41% 11,80% 93,41% 11,68% 96,34% 24,09% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 96,94%Boyacá 100,00% 5,00% 92,43% 2,31% 92,43% 2,31% 98,99% 12,37% 98,99% 12,37% 98,26% 24,57% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 98,93%Caldas 100,00% 5,00% 95,65% 2,39% 95,65% 2,39% 98,10% 12,26% 98,10% 12,26% 100,00% 25,00% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 99,31%Cauca 100,00% 5,00% 91,46% 2,29% 91,41% 2,29% 96,55% 12,07% 96,54% 12,07% 93,89% 23,47% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 97,18%Cundinamarca 100,00% 5,00% 84,56% 2,11% 84,56% 2,11% 97,53% 12,19% 97,53% 12,19% 88,42% 22,10% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 95,71%Huila 100,00% 5,00% 98,16% 2,45% 98,15% 2,45% 97,23% 12,15% 97,23% 12,15% 100,00% 25,00% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 99,22%Meta 100,00% 5,00% 87,96% 2,20% 87,96% 2,20% 96,53% 12,07% 96,49% 12,06% 98,93% 24,73% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 98,26%Nariño 100,00% 5,00% 81,16% 2,03% 81,16% 2,03% 94,96% 11,87% 94,85% 11,86% 98,02% 24,51% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 97,29%Norte de Santander 100,00% 5,00% 94,12% 2,35% 94,07% 2,35% 95,43% 11,93% 95,43% 11,93% 100,00% 25,00% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 98,56%Risaralda 100,00% 5,00% 92,55% 2,31% 92,55% 2,31% 93,44% 11,68% 93,44% 11,68% 94,16% 23,54% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 96,53%Santander 100,00% 5,00% 77,77% 1,94% 77,77% 1,94% 92,22% 11,53% 92,22% 11,53% 97,04% 24,26% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 96,20%Tolima 100,00% 5,00% 78,27% 1,96% 78,27% 1,96% 97,01% 12,13% 97,01% 12,13% 96,55% 24,14% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 97,30%Valle 100,00% 5,00% 87,78% 2,19% 87,78% 2,19% 96,35% 12,04% 96,29% 12,04% 100,00% 25,00% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 98,47%
Consolidado DT 100,00% 5,00% 89,63% 2,24% 89,62% 2,24% 95,92% 11,99% 95,83% 11,98% 97,25% 24,31% 100,00% 30,00% 100,00% 10,00% 97,76%
Territorial
Ingresos (5 %) Proyecto de Funcionamiento (5%) Proyectos de Inversión (25%)
Metas
(25%)
%
Cumplimien
to Metas
Actividades e Informes
(40%)
Consolidado
(100%)
Salmon >=90,00%<=96,99%
Rojo <= 89,99%
Verde >= 100%
Amarillo >=97,00% <= 99,99%
