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INFORME DE SEGUIMIENTO Y CONTROL AL MAPA DE RIESGOS Y PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2018
Neiva (H), Agosto de 2018
SEGUNDO SEGUIMIENTO
OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
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SEGUNDO SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
1. INTRODUCCION
En cumplimiento a la ley 87 de 1993, y teniendo en cuenta la ley 1474 del 2011,
“por lo cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del
control de la gestión pública o estatuto de corrupción”, el decreto 2641 de 2012,
decreto 943 de 2014, el decreto 1081 de 2015 y decreto 124 de 2016, la oficina de
control interno efectuara el segundo seguimiento y evaluación al plan de
anticorrupción y atención al ciudadano con corte a 30 de Agosto de 2018, en aras
de que la alta dirección conozca el avance en la implementación de dicho plan por
parte de los procesos involucrados.
Con lo anterior y de manera articulada y complementaria con lo establecido en la
ley 1474 de 2011 y con la metodología para diseñar y hacer seguimiento a la
estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, las ceibas
Empresas Publicas de Neiva, en implementación del decreto 2641 del 2012,
decreto 124 de 2016 “ Adopta el mapa de riesgos de corrupción como parte
integral del plan de Anticorrupción y de atención al ciudadano y articula lo
preceptuado en el decreto 1499 de 2017 ( MIPG) sobre los riesgos de gestión,
como herramientas de control preventivo, para el cumplimiento de la misión y de
los objetivos institucionales.
2. ALCANCE:
El presente seguimiento al Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano con corte a Agosto del 2018, se realizara a través de la verificación y evaluación del cumplimiento de las actividades programadas de cada una de las dependencias de las Ceibas – Empresas Publicas de Neiva, con el fin de determinar si se ha llegado a la meta establecida en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
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3. OBJETIVO GENERAL
En aras de dar cumplimiento a los mandatos contenidos en la Ley 1474 de 20111, la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión de las Ceibas Empresas Publicas de Neiva E.S.P, pretende presentar el segundo informe al seguimiento realizado al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, de la presente vigencia, donde se dan a conocer los resultados de la verificación y control de las acciones establecidas en el mismo. De la misma manera se pretende realizar una revisión de los riesgos, las acciones y los controles definidos en el Mapa de Riesgos Anticorrupción.
4. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar el seguimiento a las acciones y a los indicadores en su materialización, pon medio de la verificación en las actividades programadas, los avances y nivel de cumplimiento con acompañamiento de los responsables de cada componente.
Verificar los soportes y documentos correspondientes de cada componente y el nivel de avance de las actividades programadas en cada proceso. 5. MARCO LEGAL
LEY 1474 DE 2011. Mediante la cual se dictan normas orientas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.
DECRETO 2641 DE 2012. Por el cual se reglamenta los artículos 73 y 76 de la
ley 1474 de 2011
DECRETO 2482 DE 2012. Por el cual se establecen los lineamientos
generales para la integración de la planeación y la gestión.
DECRETO 019 DE 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
administración pública.
DECRETO 1499 DE 2017. Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de
2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo
1 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de
corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”
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relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley
1753 de 2015
LEY 1712 DE 2014. Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del
derecho de acceso a la información pública.
DECRETO 124 DE 2016. Por el cual se sustituye el titulo 4 de la parte 1 del
libro 2 del decreto 1081 de 2015, relativo al “Plan Anticorrupción y de Atención
al ciudadano V2”
6. CRITERIOS DEL SEGUIMINETO
La Oficina Asesora de Control Interno de Gestión, realizara el presente seguimiento con base en lo establecido en la Ley 1474 de 2011, Decreto 2641 de 2012, Decreto 124 de 2016 y Cartilla “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”.
El Plan Anticorrupción y atención al Ciudadano está conformado por seis componentes a saber:
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción
Componente 2: planeación de la estrategia de racionalización
Componente 3: Rendición de Cuentas
Componente 4: Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano
Componente 5: Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información.
Componente 6: Iniciativas Propias
7. EQUIPO EVALUADOR Y DE APOYO
EDGAR LEONEL CONTA - ACI
GUSTAVO A. VANEGAS SILVA - CONTRATISTA OACI.
XIMENA FERNANDEZ LOSADA - APOYO FINANCIERO
RUBY VARGAS MURCIA - APOYO LEGAL
8. METODOLOGÍA UTILIZADA
La Oficina Asesora de Control Interno de Gestión, por medio del equipo asignado para la realización del segundo seguimiento y control al Plan Anticorrupción, y Atención al Ciudadano, ofició internamente a cada uno de los líderes responsables de los procesos, para la revisión de los avances, si se han materializado los
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riesgos y verificar el cálculo de los indicadores. A la vez se realizaron visitas a los procesos, donde se solicitó los soportes de cada una de las actividades programadas en su cumplimiento y se verifico los avances en algunas actividades que se encuentran en proceso de cumplimiento.
De acuerdo a lo anterior se efectuará la entrega del presente informe a la Alta Dirección y se pública en la página web de la empresa en donde quedaran plasmados aspectos a destacar como son fortalezas y debilidades identificadas en el desarrollo de la evaluación y seguimiento al Plan Anticorrupción para el periodo comprendido Agosto de 2018, soportadas estas en el grado de avance de cada actividad y en las sugerencias y recomendaciones a los líderes de los procesos enfocadas al mejoramiento continuo institucional.
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción
Se realizó el seguimiento y cálculo de los indicadores del Mapa de Riesgos
de Corrupción, se evidencio que a lo largo del año 2018, se han venido subsanando algunas acciones que se encontraban en mayor zona de riesgo.
La oficina Asesora de Control Interno de gestión por medio del programa
anual de auditorías ha venido realizando seguimiento y auditorías al área de financiera, contratación, jurídica, planeación, acueducto y alcantarillado, por lo que algunas dependencias ya se han auditado completamente y otras se encuentran en curso.
Igualmente dentro del desarrollo del programa de auditorías realizado por la Oficina de Control Interno de Gestión se realizó un seguimiento paralelo a la auditoria a los planes de mejoramiento de vigencias anteriores, y algunas selectivas de control a distintas áreas, en donde se tuvo en cuenta los planes de mejoramiento de auditorías internas, del sistema de gestión de calidad y de los entes de control como la Contraloría.
El área de planeación se ha enfatizado en socializar con cada uno de los líderes de las diferentes áreas, la política de administración de riesgo contenida en el plan anticorrupción y de atención al ciudadano, conforme a los lineamientos de la guía de administración del riesgo DAFP.
El área de planeación ha realizado seguimiento a los compromismos generados en cada uno de los componentes del plan anticorrupción y atención al ciudadano, evidenciándose el cumplimento de las actividades y midiendo los indicadores, sin encontrar algún riesgo de corrupción.
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Componente 2: Planeación de la estrategia de racionalización
Se evidencio 3 tipos de trámites publicados en la página web de la empresa, los cuales se encuentran en proceso de racionalización.
TRAMITES Y SERVICIOS:
Se encuentran en la página web de la empresa en el link:
1. Notificaciones PQR jurídico. http://lasceibas.gov.co/atencion-al-usuario/notificaciones
2. Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes http://www.lasceibas.gov.co/ventanilla-atencion-ciudadano
3. Escríbale a la Gerente http://lasceibas.gov.co/atencion-al-usuario/escribele-la-gerente
4. Denuncie actos de corrupción http://lasceibas.gov.co/atencion-al-usuario/denuncie-actos-de-corrupcion-de-los-funcionarios
SERVICIOS EN LINEA
Se encuentran en la página web de la empresa en el link:
1. Facturas web, pagos en línea http://lasceibas.gov.co/atencion-al-usuario/factura-web
2. Paz y salvo http://www.lasceibas.gov.co/aplicaciones/paz-salvo/
3. Certificados de retención http://www.lasceibas.gov.co/aplicaciones/certificadoretencion/consulta.php
4. Desprendibles de pago http://www.lasceibas.gov.co/aplicaciones/desprendibles/login.php
5. Mapa de mantenimientos https://www.google.com/maps/d/viewer?mid=1453r5tRHtUsnzozvc6xMFXi3a7Y&ll=2.9029029787834872%2C-75.2129602432251&z=13
TRAMITES SUIT
Se encuentran en la página web de la empresa en el link
1. Duplicados de recibos de pago http://www.lasceibas.gov.co/atencion-al-usuario/factura-web
2. Viabilidad y disponibilidad de servicios públicos
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http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=28582 3. Suspensión de servicio público
http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=27451 4. Factibilidad de servicios públicos
http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=28581 5. Instalación mantenimiento o reparación de medidores
http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=28203 6. Solicitud de matrícula nueva
http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=27275 7. Restablecimiento de servicios públicos
http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=27452
El formulario de factibilidad y disponibilidad de servicios para proyectos fue
actualizado en el Sistema Único de Información de Tramites SUIT de forma exitosa, cuyo código de validación es SUIT-3511-T4001
Se observa en la página web de la Empresa, siete (7) trámites, los cuales
se encuentran disponibles para los usuarios y entes de control, los cuales se encuentran en la página web en el link:
http://www.lasceibas.gov.co/atencion-al-usuario/factura-web.
5.1. Componente 3: Rendición de Cuentas
Las Ceibas – Empresas Publicas de Neiva, en reunión con los líderes de
sus procesos, planteó y creo el cronograma para la realización de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas por parte de la Gerente, Arquitecta Cielo Ortiz Serrato en su tiempo de administración.
Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva realizó la convocatoria para dicho evento, el cual estuvo dirigido a toda la ciudadanía Neiva, con participación a los representantes de Asojuntas, Gremios Empresariales, Sindicato de la Empresa, Órganos de Control, Concejo Municipal de Neiva; invitación que se anunció por los medios de comunicación regional (Radio, periódico), y por la página Web de la empresa. Evento que se realizó de forma gratuita.
El 26 de julio de 2018 se realizó la Audiencia Pública de rendición anual de
cuentas de las Ceibas – Empresas Publicas de Neiva, en donde se dio a conocer a los Neivanos, la gestión realizada durante los años de administración (2016 – 2017 hasta mayo del 2018), por parte de la Gerente, Arquitecta Cielo Ortiz Serrato.
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En la rendición de cuentas se destacaron las gestiones realizadas en los
diseños y la ingeniería en detalle definitiva para construir la Planta de
Tratamiento de Aguas Residuales, PTAR, lo mismo que la mitad de los
recursos que aseguran la construcción de las dos primeras líneas de
tratamiento, gracias a recursos de la CAM, el municipio, el departamento y
Cormagdalena.
En lo transcurrido del año 2018, La Ceibas Empresas Publicas de Neiva, viene realizando unos boletines informativos “ASI VAMOS” lo cual es una estrategia de la empresa de darle a conocer a la comunidad, lo que se viene ejecutando en lo corrido del año, al día de hoy se han elaborado cinco (5) boletines en el año 2018, y se pueden encontrar publicados en la página web de la empresa.
Se evidencia gestión por parte de la Gerencia - Subgerencia Administrativa y Financiera en continuar con un equipo de Servicio a la Comunidad, en donde el contacto con los líderes de las comunas de la ciudad de Neiva, permite a la Empresa llegar a los usuarios directamente para gestionar y dar solución rápida y oportuna a su necesidad.
Componente 4: Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano
En la actualidad la empresa cuenta con cuatro (4) canales de comunicación
para llegar al usuario, los cuales son: Contac Center, Pagina Web,
Anuncios Publicitarios, Carteleras Institucionales, todo con el fin de que el
usuario este enterado de las gestiones realizadas por la empresa.
Pensando en el usuario como primera prioridad, las Ceibas Empresas
Publicas de Neiva, puso en funcionamiento un link para radicación de PQR,
todo con el fin de que el usuario pueda radicar su observación sin
necesidad de desplazarse hacia las oficinas de la empresa, y todo lo pueda
realizar vía internet.
Las ceibas Empresas Públicas de Neiva tienen en funcionamiento el
servicio de ventanilla única, que permite que al usuario lo orienten
completamente del trámite o procedimiento que desea realizar.
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Componente 5: Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
En razón a este componente y en busca de una mejora continua para el acceso a la información y la transparencia en los procesos de la entidad, en este año 2018, se ha mantenido actualizada la página WEB de la empresa, la cual permite que los ciudadanos tengan de fácil acceso la información de los procedimientos, servicios y funcionamiento de la entidad.
Cabe resaltar que Las Ceibas Empresa Publicas de Neiva, se esfuerza cada día por mantener una comunicación directa entre el usuario y la empresa, atravez de su página web o las visitas por partes de los directivos a las comunidades, ya que el objetivo de ella es que el usuario este enterado absolutamente de todo y así la comunidad tenga pleno conocimiento de los avances y trabajos que realiza la empresa en beneficio de la comunidad.
Se evidencio una Sección en la página web de la Empresas Publicas de Neiva, llamado “Transparencia y Acceso a la Información”, en donde según la normatividad, debe estar el Plan Anticorrupción, el Mapa de Riesgos y los seguimientos cuatrimestrales que se deben realizar al plan, Anticorrupción, se pueden verificar los Planes de Acción, Matrices y seguimientos de las vigencias 2013 en adelante.
Componente 6: Iniciativas Propias
Las Ceibas Empresas Publicas de Neiva al día de hoy se encuentra en
el proceso de construcción y validación del manual de integridad, cuyo
objetivo es la actualización del código de ética.
OBSERVACIONES GENERALES
De acuerdo al Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano de la presente
vigencia 2018, algunos líderes de procesos no cumplieron con las actividades
encomendadas y otros están sujetos a proceso de desarrollo.
Se enuncian los procesos, con su respectivo seguimiento del 2018.
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El proceso de las TIC, tiene dentro de sus funciones la creación y actualización
del icono “Registro o inventario de activos de información”, el cual se encuentra
actualmente en la parte superior de la página web de la empresa, con el
nombre de “Mapa de sitio”, este icono debe estar dentro de la información de
Transparencia y Acceso a la Información.
El proceso de las TIC, no implemento en la página web de la entidad el zoom,
de manera tal que personas con dificultad visual puedan tener acceso a la
información. Actualmente se encuentra el proceso su implementación.
El Proceso de la oficina de Planeación cumplieron de manera satisfactoria con
el evento de la rendición de cuentas del año 2018, ya que hubo una gran
planificación, organización, convocatoria y realización de ese gran
acontecimiento.
FORTALEZAS
Se evidencio mayoría de cumplimiento de las actividades que se tenían
para corte de 31 de agosto del 2018, de acuerdo a cada componente y
acción plasmados en el Plan de Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano.
DEBILIDADES
Falta socializar y articular con los equipos de trabajo de cada proceso, los
riesgos y actividades a desarrollar según Plan de anticorrupción y Mapa de
Riesgos, toda vez que existe falencias al momento de documentar las
actividades y de informar sobre los avances frente a los controles
existentes.
De igual forma encontramos en el componente 5 “Trasparencia y acceso a
la información” en el numeral (1.3 mantener actualizada en la página web la
información de los procesos de contratación adelantados por la empresas
Públicas de Neiva), se tiene como responsable al proceso de las Tic, pero
al realizar el seguimiento se observa que quien actualiza la página es la
Oficina de Contratación, sin evidenciar por parte de las TIC seguimientos a
los procesos de contratación adelantados por la empresa.
De igual forma encontramos en el componente 5 “Trasparencia y acceso a
la información” en el numeral (2.2 Realizar seguimiento a los términos de
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respuesta de las PQR, a través del software extranet), se tiene como
responsable al proceso de las Tic, pero al realizar el seguimiento no se
determinó quien es el responsable, si las Tics o Gestión Comercial y
Atención al Usuario (PQR).
Se pudo evidenciar que sobre el área de las TIC recae la responsabilidad
de la actualización de la página web, pero se pudo constatar que son 5 las
dependencias que tienen acceso y usuarios determinados para la
actualización de la página web, los cuales son: Prensa, Contratación,
Planeación, Gestión Comercial y las Tic. Esto evidencia falta de control por
parte de las Tic, ya que ha asignado la responsabilidad a las áreas antes
mencionadas.
RECOMENDACIONES:
La Oficina de Control Interno se permite realizar las siguientes recomendaciones
en busca de un mejoramiento continuo de las Ceibas Empresas Públicas de
Neiva.
Es importante que los líderes de los procesos con la totalidad de sus
respectivos equipos de trabajo, monitoreen y revisen periódicamente el
documento del Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano y al Mapa
de Riesgos de Corrupción para su correspondiente cumplimiento.
Se sugiere a los líderes de los procesos junto con su equipo de trabajo, que
al momento de monitorear y revisar sus actividades en el Plan de
Anticorrupción y Mapa de Riesgo, encuentran la necesidad de realizar
ajustes o modificaciones necesarias orientadas al mejoramiento de su
proceso, lo puede manifestar de forma motivada y justificando a la Oficina
Asesora de Planeación, para su respectivo estudio.
Se recomienda a los líderes de los procesos con sus equipos de trabajo,
estar en constante interacción con la página web de la Empresas Publicas
de Neiva, como medio de socialización de los documentos producidos y
gestiones realizadas por las demás procesos, las cuales de manera directa
o indirecta influye en las funciones y responsabilidades de la dependencia a
la cual pertenecen, en especial los documentos finales publicados en donde
se pone a conocimientos de todos, los compromisos adquiridos por el Ente,
en este caso específico el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
2018 y el Mapa de Riesgos de Corrupción que actualmente se encuentran
en la página.
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CONCLUSIÓN
Una vez efectuado el seguimiento al Plan de Anticorrupción y Atención al
Ciudadano y Mapa de Riesgos, se identificó que las acciones que se tenían por
cumplir a corte del mes de Agosto de 2018, se desarrollaron en gran mayoría de
acuerdo a los Componentes del Plan Anticorrupción y Mapa de Riesgos.
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