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2012
HUANCAYO
09/04/2012
GESTIÓNPOLÍTICA
OPERACION
GESTIÓNActividadprimaria omisional 2
Actividad primaria omisional 1
ENTORNO
INTELIGENCIA
OPTIMIZACIÓN
GESTIÓN
S2S3S3*
S4S5
S1
INFORME DISEÑO DE PROCESOS FACULTAD DE EDUCACIÓN UNCP
CIBERNÉTICA ORGANIZACIONAL INGENIERÍA DE PROCESOS
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
Diseño de la estructura OrganizacionalFacultad de EducaciónUNCP
Prohibida la reproducción parcialo total del documento intitulado “Diseño de la estructura Organizacional Facultad de Educación UNCP” (Cibernética Organizacional – Ingeniería de Procesos)y sus características graficas
GESTOR DEL PROYECTO:
“DIAGNÓSTICO DE PROCESOS Y DISEÑO ORGANIZACIONAL”
(Cibernética Organizacional - Ingeniería de Procesos)
ROBENSOY MARCO TAIPE CASTRO
ANALISTAS DE SISTEMAS:
ALFREDO JORGE HERRERA CHUPAN
JORGE LUIS ESCOBAR ESPINOZA
PAÚL VLADIMIR RUIZ CRISÓSTOMO
SAÚL GUSTAVO SALOMÉ SULLCA
1
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
INDICE DE CONTENIDOS
INDICE DE CONTENIDOS..............................................................................................................2
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES.........................................................................................................3
CAPITULO I.....................................................................................................................................7
DISEÑO ORGANIZACIONAL DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN..............................................7
1.1. OBJETIVOS Y METAS DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL:............................................7
1.2. METODOLOGÍA Y TEORÍA DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL BASADO EN LA
CIBERNÉTICA ORGANIZACIONAL Y PROCESOS...................................................................8
1.3. CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE LOS 5 SISTEMAS...................................................9
1.4. LENGUAJE DE SISTEMAS............................................................................................16
a) Diseño De Autonomía.........................................................................................................16
b) Diseño de Balance Interno..................................................................................................16
c) Diseño del Balance con el Entorno.....................................................................................16
d) Diseño de mecanismos de Política.....................................................................................17
1.5. ENTORNO DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN – UNCP............................................17
a) Entorno Primario (Nivel Primario).......................................................................................18
b) Entorno Lejano (Secundario):.............................................................................................19
CAPITULO II..................................................................................................................................22
MODELO DE SISTEMA VIABLE DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN.......................................22
2.1. Desdoblamiento de Complejidad....................................................................................22
2.2. Diseño de Autonomía y Viabilidad..................................................................................23
2.2.1. Formación Pregrado 23
2.2.2. Investigación 25
2.2.3. Extensión Universitaria y Proyección Social27
2.2.4. Prestación de Servicios 29
2.2.5. Formación Postgrado31
2
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
2.3. Diseño del Balance Interno: Cohesión: Coordinación y Monitoreo.................................33
2.4. Diseño del Balance con el Entorno: Adaptación e Inteligencia.......................................36
2.5. Diseño del Componente de Identidad y Política Organizacional....................................38
2.6. Diseño de discreción y Descentralización de procesos..................................................40
2.7. Análisis de Funciones Sistémicas...................................................................................44
CAPITULO III.............................................................................................................................46
DISEÑO DE PROCESOS, AGRUPADOS EN FUNCIONES SISTÉMICAS..............................46
3.1 PROCESOS DEL SISTEMA 1 – MISIONALES 50
3.1.1 Formación Pregrado..................................................................................................51
3.1.2 Investigación.........................................................................................................53
3.1.3 Extensión Universitaria y Proyección Social........................................................55
3.1.4 Prestación de Servicios........................................................................................57
3.1.5 Formación Postgrado...........................................................................................59
3.2 PROCESO DEL SISTEMA 2 - COORDINACIÓN 61
3.3 PROCESO DE SISTEMA 3 - COHESION 63
3.4 PROCESO DE SISTEMA 3* - MONITOREO 65
3.5 PROCESO DE SISTEMA 4 – ADAPTACIÓN E INTELIGENCIA 67
3.6 PROCESO DE SISTEMA 5 – IDENTIDAD Y POLÍTICA 69
3.7 MAPA DE PROCESOS DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN 71
CONCLUSIONES..........................................................................................................................72
RECOMENDACIONES..................................................................................................................72
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1Diseño de Autonomía Horizontal y Vertical...........................................................9Ilustración 2Diseño de Integración del Proceso Misional con el Sistema......................................10
Ilustración 3Diseño del Balance Interno, Cohesión y Coordinación..............................................12
Ilustración 4Balance con el Entorno, Adaptación y Política...........................................................13
Ilustración 5Mecanismo de Identidad y Política.............................................................................14
3
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
Ilustración 6Modelo de Sistema Viable..........................................................................................15
Ilustración 7 Representación gráfica del entorno de la Facultad de Educación – UNCP..............17
Ilustración 8 Desdoblamiento de complejidad...............................................................................23
Ilustración 9 Diseño autonomía Formación Pregrado...................................................................24
Ilustración 10 Diseño de autonomía Investigación........................................................................26
Ilustración 11 Diseño de autonomía Extensión Universitaria y Proyección Social........................28
Ilustración 12 Diseño de autonomía Prestación de Servicios........................................................30
Ilustración 13 Diseño del balance interno......................................................................................35
Ilustración 14 Diseño del Balance con el entorno..........................................................................37
Ilustración 15 Diseño del componente de Identidad y Política......................................................39
Ilustración 16 Mapa procesos A0 Facultad de Educación.............................................................47
Ilustración 17 Mapa de procesos Facultad de Educación.............................................................49
Ilustración 18 Mapa de procesos Misional.....................................................................................50
Ilustración 19 Mapa de procesos Formación Posgrado................................................................52
Ilustración 20 Mapa de procesos Investigación.............................................................................54
Ilustración 21 Mapa de procesos Proyección Social.....................................................................56
Ilustración 22 Mapa de procesos Prestación de servicios en Educación......................................58
Ilustración 23 Mapa de procesos Formación Postgrado...............................................................60
Ilustración 24 Mapa de procesos Coordinación.............................................................................62
Ilustración 25 Mapa de procesos Cohesión...................................................................................64
Ilustración 26 Mapa de procesos Monitoreo y auditoría................................................................66
Ilustración 27 Mapa de procesos Adaptación e Inteligencia..........................................................68
Ilustración 28 Mapa de procesos Identidad y Política...................................................................70
Ilustración 29 Mapa de procesos Facultad de Educación UNCP..................................................71
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Matriz de discrecionalidad................................................................................................43
Tabla 2 Matriz de funciones sistémicas y procesos de apoyo.......................................................44
4
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
INTRODUCCIÓNEl presente informe contiene el Modelo de Sistema Viable de la Facultad de Educación, para lo
cual se efectuó tareas correspondientes a la metodología de la Cibernética Organizacional. Se
comienza por internalizar el propósito de la Facultad de Educación, ello dentro de un contexto de
espacio y tiempo. Para describir el entorno de la facultad es necesario describir y declarar su
campo de acción y la relación existente entre estos, se considera los siguientes ámbitos: entorno
presente especifico, y entorno futuro de la Facultad de Educación. Se encuentra dentro del
entorno específico a: Formación Pregrado, Investigación, Extensión Universitaria y Proyección
Social, Prestación de Servicios, y Formación Postgrado, como entorno futuro se tiene la
Acreditación, Educación virtual a distancia regional e nacional, integración empresa-universidad-
estado. Para describir la complejidad de la facultad se utiliza el desdoblamiento de contención,
cascada y complejidad.
La Gestión de la Facultad de Educación está declarada por las siguientes actividades: cohesión
(coordinación, intervención, negociación, control y monitoreo), inteligencia y política.
Para diseñar las funciones de coordinación, intervención, negociación, control y monitoreo de la
facultad, es necesario establecer: ¿Qué tipo de información circula de manera ordenada dentro
de los niveles de gestión?, también declarar, la función de coordinación el cual satisface tres
necesidades: complementar la información que recibe el decisor, dar coherencia a la gestión en
su conjunto y armonizar los intereses de los grupos operativos en función del propósito de la
facultad. Así mismo, la función de monitoreo para llegar a la información en forma sorpresiva y
esporádica para garantizar su calidad. Se trata entonces de mecanismos de comunicación
esporádicos entre la alta gerencia y las personas que realizan las actividades primarias, y
contempla acciones tales como: auditorias específicas, entrevistas, reuniones, así como también
mecanismos para captar la percepción de contratistas y beneficiarios de la acción institucional.
El Decanato, El Concejo de Facultad, Control Interno local; son candidatos a realizar las
funciones de coordinación, intervención, negociación, control y monitoreo de la facultad.
La función de inteligencia: Planificación y Prospectiva, Acreditación (gestión de la calidad
académica); se ocupan de los cambios que debe realizar la facultad con el fin de garantizar, más
allá de su supervivencia, su viabilidad. El propósito es poder influir en el “afuera y el mañana” de
la facultad. Se ocupan de hacer el monitoreo al entorno. Es decir, es una función que da cuenta
de obtener información sobre el entorno, de construir algunos modelos, mapas, que le permitan
5
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
desarrollar capacidad predictiva y prospectiva, para anticiparse a los acontecimientos, generar
capacidad de respuesta dentro de la organización y crear su entorno.
La función de política: La Junta de Facultad y el Decanato, se encargan de definir la identidad de
la facultad. Después de recoger el reporte de indicadores de autonomía de los procesos y su
regulación (toda la información que le llega de la facultad), define sus políticas y estrategias.
Finalmente se presenta el Modelo de Procesos de la Facultad de Educación donde se muestra
los 6 procesos sistémicos, todos ellos con su ficha de caracterización.
6
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
CAPITULO IDISEÑO ORGANIZACIONAL DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN
En el presente capitulo comienza con un pequeño resumen sobre los objetivos y metas del
diseño de la Organización Viable, se aborda también la metodología de trabajo, los criterios
considerados para el diseño, el lenguaje que es utilizado para el análisis de la Facultad de
Educación como sistema Viable, y se termina con la descripción del entorno de la Facultad,
dicha descripción es importante tener en cuenta puesto que gran parte del diseño abarca la
atención a las demandas y requerimientos que presenta el Entorno de la Facultad de Educación
de la Universidad Nacional del Centro del Perú.
1.1. OBJETIVOS Y METAS DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL:El objetivo del diseño es plantear una forma adecuada del cómo debería funcionar una
organización para desarrollarse en su medio, pensando en un sistema viable que permita
obtener la flexibilidad que se necesita para sobrevivir en ecosistemas rápidamente cambiantes y
complejos. Para lo cual se ha considerado hacer un Diseño de Autonomía, que permita crear
esencialmente las condiciones estructurales necesarias y suficientes para todas las unidades
misionales. A partir de ello desarrollar un Equilibrio del Ambiente Interno que éste preocupado
por estas operaciones que se realizan en la organización, de tal forma que exista un mecanismo
mediante el cual la organización tome conciencia de lo que se esté realizando en las unidades
misionales, vigilar su desarrollo para que esté se enmarque dentro de las condiciones, pautas y
recursos disponibles. Otro Objetivo es el diseñar un Equilibrio con el Ambiente Externo que
permita a los futuros sistemas de planificación desarrollar estrategias de adaptación a los
cambios de los dominios (contexto en el que se ubica), en el cual se encuentra y desarrolla la
organización, sin dejar de lado el diseño de un mecanismo que brinde Identidad y Política de la
Institución.
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
1.2. METODOLOGÍA Y TEORÍA DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL BASADO EN LA CIBERNÉTICA ORGANIZACIONAL Y PROCESOS
El Diccionario de la Real academia de la Lengua Española ofrece como definición de
Cibernética la siguiente: “Estudio de las analogías entre los sistemas de control y comunicación
de los seres vivos y de las máquinas; y en particular, el de aplicaciones de los mecanismos de
regulación biológica a la tecnología”. Stafford Beer, en su obra “Cybernetics and Management”
(1959), da el primer paso en la Cibernética Organizacional, es decir en la aplicación de los
principios de la ciencia cibernética al estudio de las organizaciones. En el realiza una revisión
histórica sobre el origen de la cibernética como ciencia, y reivindica el concepto de sistema
como alternativa al enfoque reduccionista (el todo puede ser comprendido completamente si se
entiende sus partes y la naturaleza de la suma). La descripción de las situaciones complejas
como cajas negras y la noción de que los sistemas con una finalidad son definidos por el
producto saliente de la caja negra (y no por deseos o intenciones) dieron lugar a la conocida
afirmación de Beer de que “el propósito del sistema es lo que hace”. El libro constituye una
defensa del holismo (el todo es más que las suma de las partes). En el mismo libro Beer se
argumenta, por primera vez, la posibilidad de diseñar una organización para que constituya un
sistema dotado de capacidad de aprendizaje, de adaptación y evolución (Pérez Ríos, 2001).La
intención de la metodología del presente diseño es la aplicación de los principios de Stafford
Beer, en el diseño de procesos de la Facultad. Se pretende por tanto, diseñar desde el enfoque
cibernético-sistémico los procesos de la Facultad de Educación, como un sistema dotado de
capacidad de aprendizaje, de adaptación y de evolución, que le permitan enfrentarse a los
problemas que surjan en su estructura organizacional y a la complejidad de su entorno.
El Modelo de Sistema Viable (MSV) es un modelo puramente sistémico y formal, que
representa y describe a la organización en su complejidad subyacente y su interrelación con el
entorno. El modelo ayuda a: diagnosticar la estructura organizacional, en particular hacer
evidente sus debilidades estructurarles; diseñar nuevas estructuras organizacionales; y señalar
las debilidades estructurales que subyacen situaciones problemáticas específicas. Centra su
atención en la enorme complejidad que es inherente a las organizaciones.
Para lograr lo anterior se desarrolla las siguientes fases:
Fase 1: Diseño de autonomía y viabilidad de procesos.
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
Fase 2: Diseño de balance interno y coordinación de procesos.
Fase 3: Diseño del mecanismo de balance con el entorno.
Fase 4: Diseño del componente de política organizacional.
Fase 5: Documentación del informe de diseño de procesos.
1.3. CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE LOS 5 SISTEMASA continuación se establecen criterios primordiales para realizar el Diseño de los 5 sistemas
del Modelo de Sistema Viable.
a) Autonomía y viabilidadSe debe establecer y afinar el propósito de la actividad misional, es decir la definición del
sistema. (¿Qué hace?, ¿Cómo?, ¿Para qué? Definidos en una oración).Listar los componentes
de la unidad operacional acorde al propósito identificado. (Subsistemas). Identificar a que
suprasistema pertenece.Integración con el entorno. ¿Cómo se procede a integrar? Se establece
el requerimiento y el usuario, así como el resultado y el beneficiario.La actividad misional debe
contar con un plan de Operación, y debe estar sujeto a responsabilidad, negociación de recursos
y a reglas de intervención predefinidas. Además el plan debe estar alineado al propósito de la
actividad misional y este a su vez debe estar alineado al propósito general de la organización.
Es primordial que en el diseño se creen las condiciones correctas para que las unidades
misionales puedan tener la mayor autonomía posible.Se deben establecer límites de autonomía,
en caso de no cumplir el propósito, también la dependencia a la negociación de recursos (es
decir si se les provee los recursos necesarios a tiempo), la dependencia con otras unidades
operativas (es decir el intercambio de resultados y productos entre unidades operacionales)
provocan limites en la autonomía. (Ilustración 1).
Una vez contestadas las preguntas, se debe revisar en el diseño que se plantea de forma
horizontal comenzando en el entorno, para pasar con la operación, seguidamente se determina
la regulación local y finalmente la gestión.
9
RMTC 2009
1.Lista de componentes
2.Integración con el entorno
3.Plan de operación, responsabilidad y negociación de recursos.
4.Coordinación con cada uno de los S3
5. Relación con otros procesos
S3* S2S3
6.Regulación local
7.Regulación central
8.Monitoreo local
9.Monitoreo central
10.Seguimiento con cada uno de los S3
Política InstitucionalInteligencia
Institucional
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
- Una vez concluido esto se hace la revisión en forma vertical viendo las intersecciones de
cada entorno se completa los sistemas de coordinación, monitoreo de cada operación.
- Debe existir una coordinación a nivel local, así como una coordinación a nivel central que
interactúe con los miembros de soporte (sistema 3).
- Se debe listar todas las coordinaciones con los miembros de soporte (sistema 3).
10
Ilustración 1Diseño de Autonomía Horizontal y Vertical
Ilustración 2Diseño de Integración del Proceso Misional con el Sistema
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
- Establecer mecanismos de seguimiento local y también de seguimiento central. (Que verifique
como se utilizan los recursos, el personal, etc.). Estos mecanismos no se implantan con la
finalidad de sancionar o castigar más bien con el propósito de encontrar indicios de
situaciones problemas. (Ilustración 2)
- Se debe presupuestar los recursos para llevar a cabo la parte misional.
- Un acuerdo que la parte misional debe tener en cuenta es que tienen la potestad de decidir
sobre su desarrollo interno tanto como dure la misión convenida por el sistema.
- Debe existir medidas preventivas para asegurar que las unidades misionales no puedan ser
capaces de amenazar la viabilidad global de la institución de la cual son parte.
- Así las unidades misionales deben demostrar que están trabajando para el propósito
convenido.
- Deben existir reglas de intervención pre-establecidas de forma tal que la autonomía de las
unidades misionales estén confiscadas bajo ciertas condiciones
- El peor de las situaciones debe estar considerado por adelantado.
b) Balance Interno, Cohesión y Coordinación- Negociar los problemas estructurales en las unidades operacionales tanto como sea posible.
- Aumente al máximo la autonomía si la mayor cantidad de problemas son tratados dentro de
las unidades misionales.
- Examinar los cambios de bienes y servicios entre las unidades misionales y ver si las mejoras
puede realizarse.
- Examine los peculiares pedazos del entorno exterior para cada unidad misional y vea si los
cambios pueden ser realizados (tal vez todos ellos tienen los mismos proveedores y
maximizan los beneficios de adquirir insumos o atender servicios).
- Optimizar la aplicación de recursos para cada unidad misional, el cual puede ser posible
realizando cortes en una unidad y reinvertir en otra, así se va creando sinergia.
- Incrementar las capacidades de cohesión y coordinación para incrementar sus capacidades
de negociación.
- Examinar si la estabilización y sincronización funcionan.
- Asegurar que los sistemas de información, que brindan información a todo el Metasistema
sobre las ocurrencias en el nivel operacional, estén bien diseñadas.
- En laIlustración 3se va determinar cómo es que funciona el sistema de coordinación
(regulador local) que tipo de información recibe, envía y que información filtra.
11
Canal 1: Intersección de entornos.
Canal 2: Auditoria y supervisión.
Canal 3: Interacción operacional.
Canal 4: Sistema de información 3 de responsabilidad e intervención organizacional.
Canal 5: Sistema de información 3 de negociación.
Canal 6: Sistema de información 2 (Estabilidad).
C5
C4
1
2
3
C4 C5
S3*
S2S3
Diseño de Balance Interno
Canal 1:______Entornos sociales:
Canal 2 Canal 6
Canal 3:______
Canal 3:______
-
Canal 3:______
-
Canal 4:____ Canal 5:______
Responsable del proceso de soporte (de uno de los procesos y rotativo)
Control Interno
Reunión de1,2 y 3
Proceso misional
Proceso misional
Proceso misional
Nombre del sistema de referencia: ________________________________________
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
- El diseño del sistema de monitoreo (S3) data de la negociación de recursos con la
intervención corporativa y responsabilidades; además se tiene que determinar con quien se
relaciona.
- El diseño del sistema 3*, determina cómo es que va ser el monitoreo, de qué manera recaba
información y filtra esta información hacia el S3.
- La esencia del balance interno es mirar la parte de adentro de la institución como un sistema
de unidades misionales autónomos, el cual necesita ser supervisado (El Ojo Interno) para
buscar formas de generar sinergias.
12
Diseño de Balance con el Entorno
Nombre del sistema de referencia: ______________________________________________________________________
T
N Rol 3
Rol 5 –
-
Entorno futuro
Conexión entre el entorno y la inteligencia
Interrelación entre cohesión e inteligencia
Rol del sistema 3 y sus planes en la cual informa sus capacidades internas (unidades operacionales – como un todo.
Monitoreo de la interrelación del sistema 4 y 3
T: Tendencias del entorno futuro.N: Novedades del entorno futuro.
Capacidades de la inteligencia para formular sus planes de la institución que puedan adaptarse a los cambios en el entorno.
Rol del sistema 5Rol 3 ________________
________________
T ____________________________________
__________________
N ____________________________________
_____________________
Rol 5________________________________
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
c) Balance con el Entorno, Inteligencia y Adaptación- Identificar el entorno futuro.
- Identificar la interrelación entre la cohesión y adaptación.
- Identificar el monitoreo de la interrelación de la adaptación y la cohesión.
- Identificar el como la adaptación se mantiene en contacto con el exterior.
- Identificar las capacidades de adaptación e inteligencia para formular sus planes de la
organización con el propósito de adaptarse a los cambios en el entorno.
- Nombrar el rol del sistema 3, el rol del sistema 4 y el rol del sistema 5.
- Se tiene que determinar que hace el sistema 3 con relación al sistema 4. (ver Ilustración 4)
13
Ilustración 3Diseño del Balance Interno, Cohesión y Coordinación
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
d) Identidad y Política- Identificar la relación del sistema 5 con el sistema 4 a través de planes para la formulación.
- Identificar la relación del sistema 5 con el sistema 3 a través de las capacidades de las
unidades operacionales y la sinergia generada.
- Identificar quienes deben ser miembros del mecanismo de política.
- Definir el rol de los integrantes de la política.
- Identificar los mecanismos para acceder a la representatividad en el sistema 5. (Ver
Ilustración 5)
14
Ilustración 4Balance con el Entorno, Adaptación y Política
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
En la presente ilustración se muestra la unión de estos 5 sistemas, se presenta un
entorno demandando productos y servicios a una determinada organización, el cual es atendida
por el circulo de color azul, que representa la razón de ser de la organización, ahí se encuentra
las unidades misionales, los que a su vez son sistemas viables de nivel de recursión 1, es decir
que son autónomos y viables por naturaleza. EL triangulo y el rectángulo cuyo color es verde
representan la optimización cohesión del sistema, encargado de coordinar, cohesionar y
monitorear a las unidades misionales, más arriba de ellos se encuentra el rectángulo plomo que
representa la Inteligencia de la organización, encargado de velar por la adaptación a futuros
escenarios de desarrollo de la Organización. Por último se tiene la parte de Política, este sistema
le ofrece una identidad al sistema en su conjunto.
15
Ilustración 5Mecanismo de Identidad y Política
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
GESTIÓN
POLÍTICA
OPERACION
GESTIÓNActividadprimaria omisional 2
Actividad primaria omisional 1
ENTORNO
INTELIGENCIA
OPTIMIZACIÓN
GESTIÓN
Ilustración 6Modelo de Sistema Viable
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
1.4. LENGUAJE DE SISTEMASLenguaje de la cibernética organizacional, utilizado para la Facultad de Educación de la
Universidad Nacional Del Centro Del Perú. Descripción de los sistemas:
a) Diseño De AutonomíaSe establece y afina el propósito, es decir su definición como sistema, se detalla también
sus componentes o unidades misionales. Se declara el entorno con el que interactúan estos
componentes, es decir se establece el requerimiento y el usuario, así como el resultado y el
beneficiario
Límites de Autonomía: Esto está dado por un indicador que refleja la brecha generada por
los resultados versus los propósitos y metas, este límite se activará en caso de no cumplir el
propósito del sistema en general.
Gestión Local: Es el responsable de llevar a cabo el plan de operación, de acuerdo a una
correcta negociación de recursos con la alta dirección y a su vez interviene para hacer
cumplir las reglas predefinidas.
Coordinación Local: Son los informes y requerimientos que se obtiene como resultado de la
ejecución de las operaciones.
b) Diseño de Balance Interno- Sistema 2 (Coordinación):
Son los instrumentos necesarios para la negociación de recursos (seguimiento local), que
eviten inconvenientes para la unidad misional, como también eviten las oscilaciones
innecesarias, que armonicen los esquemas de trabajo colectivo entre los diferentes grupos,
- Sistema 3 (Cohesión):
Se establece mecanismos de Seguimiento local y también seguimiento central. Estos
mecanismos no se implantan con la finalidad de sancionar o castigar a los procesos
misionales, sino tiene el propósito de encontrar indicios de situaciones problemas.
- Sistema 3* (auditoria y monitoreo):
Son reglas de intervención predefinidas (seguimiento central), servirán para conseguir
información de diferente naturaleza que complementara, ampliara o validara la información
que recibirá la administración por los demás canales de mando.
c) Diseño del Balance con el Entorno- Sistema 4 (Adaptación e Inteligencia):
17
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
Al diseñar los procesos de adaptación e inteligencia es necesario que la Facultad alcance
buenos resultados en el ahora y en su entorno relevante actual. Este mecanismo es el
Sistema 4, también denominado el “Afuera y mañana” de la Facultad de Educación
consistente en la elaboración de planes a futuro. El entorno actual son todos aquellos
aspectos relevantes, que están relacionados con el propósito del sistema, que forman parte
del entorno. Para tener una idea más clara de lo que es el entorno.
d) Diseño de mecanismos de Política- Sistema 5 (identidad y Política):
El propósito del mecanismo de política es describir la identidad de la Facultad, y su funcionamiento para cambiar y transformarse continuamente así misma y lograr su viabilidad.
1.5. ENTORNO DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN – UNCPPara detallar el entorno de la Facultad requerimos detallar su ámbito mediante factores
agrupados en “entorno primario o cercano” y “entorno secundario o lejano”. El entorno cercano
hace posible la vida de la facultad, pues este se crea para satisfacer las necesidades de un
conjunto de personas.
El entorno lejano afecta en forma general a todas las facultades y a la Universidad, son
generados tanto a nivel nacional como mundial, a diferencia de los factores internos que son
controlados, los externos en muchos casos, son más complejos y difíciles de controlar.
El entorno del sistema se encuentra representado en la siguiente ilustración:
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
Ilustración 7 Representación gráfica del entorno de la Facultad de Educación – UNCP
a) Entorno Primario (Nivel Primario)El entorno primario se describe a continuación encontrando factores sociales, económico,
políticos entre otros, los que se mencionan a continuación:
- Desarrollo social y económico. Se asocia a razones objetivas y subjetivas, es decir a
las situaciones, pero también a las necesidades, intereses, y convicciones de diferentes
grupos y personas que desean el desarrollo social y económico de la región.
- La convicción, la estima y la autoestima de los involucrados. La estima y la
autoestima de las sociedades y de las dirigencias políticas y de las administraciones en
el valor de la educación, todos ellos valoran altamente la educación de sus pueblos y su
capacidad de aprendizaje, pero además estiman a sus docentes. Ya que es crucial para
que esos docentes puedan resolver los problemas a los que se enfrentan en los
contextos de imprevisibilidad y adversidad característicos de comienzos de este siglo.
- La ética profesional de los docentes. La otra cara de la moneda de la dinámica entre
los docentes y la sociedad es su ética profesional. El círculo virtuoso en la relación entre
los docentes y la sociedad es la configuración de valores de los docentes y su
competencia para elegir las estrategias más adecuadas en los momentos oportunos.
- La capacidad de conducción de los decanos y coordinadores. Prácticamente todas
las investigaciones educativas sobre la calidad de la educación se constata que las
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
características del ejercicio del rol directivo y, de modo más específico, las de los
decanos y coordinadores de las facultades, ya que presentan una importante
correlación con la posibilidad de gestar instituciones apropiadas para promover
aprendizajes de calidad.
- El trabajo en equipo dentro de la facultad. En efecto, en este mundo de cambios
acelerados, interdependencias crecientes, y conocimientos en constante evolución y
remplazo, nadie puede nada solo. Las investigaciones empíricas que existen sobre el
funcionamiento de la educación indican que las facultades que logran construir una
educación de calidad son facultades en las cuales los docentes trabajan juntos; y que
este trabajo conjunto se promueve más y mejor cuando también el sistema educativo
como tal trabaja junto.
- Las alianzas entre la universidad y los otros agentes educativos. Históricamente la
expansión de la educación superior fue posible debido a la existencia de alianzas
profundas entre la sociedad y la universidad como instituciones con funciones
diferenciadas y complementarias. Pero en la actualidad hay cada vez más actores
educativos y las alianzas son más difíciles de construir y de sostener.
- El currículo en todos sus niveles. El currículo en tanto que documento que orienta el
contrato entre las universidades, las sociedades y el estado, y en tanto que
orientaciones incorporadas por los docentes, es un elemento relevante para definir la
pertinencia de la educación.
- Disposiciones político – administrativas. Que son condiciones imprescindibles,
aunque no suficientes, para alcanzar la calidad de la educación es decir si no hay, por lo
menos, 700 horas de exposición a prácticas intencionadas de aprendizaje por año, los
alumnos no van aprender lo que tienen que aprender y en el momento oportuno. O por
otra parte, si no existe una combinación adecuada entre horas asignadas a ciertos
contenidos claves.
- La cantidad, calidad y disponibilidad de materiales educativos. Se obtienen
mejores resultados cuando los estudiantes leen más que en otros y leen variado, leen
acerca de historias y de cuestiones interesantes para ellos y relevantes para la sociedad
que se transmiten en libros, diarios, revistas y por supuesto libros de texto. En general
no es el libro de texto el que hace la diferencia, sino el buen libro de texto en asociación
con la utilización de toda una panoplia de materiales escritos. Asimismo no hay calidad
educativa si no se cuenta con los materiales que puedan ser utilizados como materiales
de aprendizaje.
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
- La pluralidad y calidad de las didácticas. La mejor constelación de recursos para el
aprendizaje es inútil si no existen buenas didácticas y si esas buenas didácticas no son
variadas y no están al alcance de los docentes.
- Hábitos de estudio y estilos de aprendizaje. Estos aspectos van acompañados de
factores emocionales, ambientales y psicológicos ya que mediante ellos se puede lograr
un equilibrio y mejoría en los estudios de dichos estudiantes. En lo que respecta a los
estilos de enseñanza, tanto el estilo tradicional como el estilo facilitador tienen sus
ventajas y desventajas pero podría destacar cada uno de los estilos de una mejor
manera en campos diferentes.
b) Entorno Lejano (Secundario):El entorno Lejano se describe a continuación encontrando factores sociales, económico,
culturales, políticos entre otros, estos ejercen presión para educar de otra manera, pero
también ofrecen pistas para pensar en el sentido de esa educación, ya que dejan un
amplio margen para el ejercicio de la libertad y de la voluntad entre los cuales tenemos
los siguientes:
- Materiales y los incentivos socioeconómicos y culturales. La incidencia del
presupuesto educativo y de los salarios en la calidad de la educación. Así como no cabe
duda que existen ciertos mínimos materiales por debajo de los cuáles es muy difícil
construir a la calidad educativa.
- La expectativa de vida de las personas. Es que no sólo se agregan años a la vida,
sino que se agrega vida a los años. El envejecimiento saludable puede estar asociado a
la capacidad de trabajo creativo e innovador, pero sólo de nuevo si va acompañado del
incremento de la capacidad de aprendizaje a lo largo de toda la vida. Esto nos enfrenta
a otros nuevos desafíos: ¿cómo se van a integrar los jóvenes al mercado de trabajo, si
los más viejos no se van y el mercado no se expande? ¿Cómo vamos a hacer los más
viejos para seguir aprendiendo?
- Incremento y la aceleración de la movilidad de las personas. Actualmente se
mueven los capitales y se deslocaliza el trabajo, generando nuevas formas de
movilidad. Cada vez más personas pueden vivir y trabajar para empresas o personas
que viven en otro lugar.
- Crecimiento exponencial del conocimiento. Actualmente el conocimiento se
multiplica a pasos agigantados. Se puede afirmar, por ejemplo, que una parte
considerable de los conocimientos más significativos para la vida de las personas dentro
de 25 años no existían cuando los docentes actuales se formaron para el ejercicio de su
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
profesión. El crecimiento exponencial del conocimiento determina que cada vez haya
más conceptos y procedimientos que hay que aprender y desaprender a lo largo de
toda una vida. Presiona por una renovación de la relación con el conocimiento y con la
innovación.
- Incremento exponencial de las comunicaciones, que también lo cambia todo, por
ejemplo la relación de los migrantes con su lugar de origen. Actualmente, a lo mejor,
esa persona que está trabajando o buscando un futuro lejos de su lugar de origen no
siente la misma necesidad de integrarse que sentían los viejos inmigrantes. Lo que
desea es trabajar bien durante un tiempo y después volver a su lugar de origen, a
donde envía remesas importantes de los ingresos que recibe. A lo mejor, además, hasta
prefiere trabajar sin declarar los ingresos y cobrar en negro. ¿Para qué pagar la
jubilación de las otras personas, si él o ella va a volver a su pueblo?
- Incremento de las interdependencias. que hasta ahora se ha reflejado en un
incremento de la competitividad internacional y en la construcción de una constelación
de desigualdades en la forma en que cada país, grupo social y persona.
- Tecnologías de la información y de la comunicación. Las capacidades de resolver
situaciones imprevistas nuevas que tienen muchos jóvenes y trabajadores educados,
también en algunos de los grandes países industriales que dependen de las nuevas
tecnologías de la información y de la comunicación.
- Factores globales, decisivos y condicionantes. Entre ellos podemos mencionar el
desarrollo del país, las inversiones realizadas por éste en educación, la cantidad y
calidad de medios pedagógicos puestos en circulación, el nivel cultural, la demanda
social de educación e, incluso, el interés político que ofrece la universidad en un
momento dado.
Con los entornos descritos se puede construir un diseño idealizado de lo que viene hacer la
Facultad de Educación que nos permita aprender lo necesario para aprovechar las sorpresas
inevitables y evitar las cambios fluctuantes y complejos del entorno.
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
CAPITULO IIMODELO DE SISTEMA VIABLE DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN
En este capitulo se presenta el modelo de organización que potencialmente podría dar mayor
capacidad de acción a la organización, posterior a esto se comienza con el Diseño de
Autonomía, en términos sistémicos sistema 1, donde se podrá ver los 5 sub sistemas misionales
de la Facultad de Educación, cada uno de ellos refleja su autonomía y viabilidad, siguiendo con
el diseño, se encuentra el Balance Interno de la Facultad, es decir que se muestra los sistemas
2, 3 y 3*,Coordinación, Cohesión y Monitoreo respectivamente, luego se presenta el diseño de
Balance con el Entorno, sistema 4, el cual está diseñado para atender los futuros escenarios que
se pueda presentar a la Facultad de Educación, culminando con el diseño viable de la
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
organización se presenta el Diseño de Mecanismo de Política, sistema 5, encargado de dar el
direccionamiento a la Facultad de Educación.
2.1. Desdoblamiento de ComplejidadPropósito: Formar profesionales en educación desarrollando la investigación científica y
proyección social, para el desarrollo sociocultural de la región y del país.
La Facultad de Educación conjuntamente con las demás Facultades Universitarias, forma parte
de la Universidad Nacional del Centro del Perú.
La muestra el desdoblamiento de complejidad de la Facultad de Educación, donde el nivel uno
es la misma organización, el nivel cero es el sistema superior donde se encuentra incrustado en
este caso la UNCP, el nivel dos muestra las unidades operacionales o misionales, aquellos que
contribuyen a que la Facultad cumpla el propósito en mención,el nivel tres muestra las Escuelas
Académicas, las cuales son parte de la Formación de Pregrado.
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
Ilustración 8 Desdoblamiento de complejidad
2.2. Diseño de Autonomía y Viabilidad2.2.1. Formación Pregrado
Formación Pregrado Constituye un proceso misional de la Facultad, por lo que en
términos viables, tiene autonomía, dicha autonomía no debe transgredir los principios de la
Facultad de Educación. A continuación se explica el Diagrama de Autonomía para el
proceso misional de Formación Pregrado.
En primer lugar se nombre el propósito de la Unidad Misional, el cual es:Formar
Profesionales competentes y humanistas, mediante la Enseñanza - Aprendizaje y la
investigación para contribuir en el desarrollo SocioEducativo de la Región y del País.
Dicho propósito se tiene en cuenta para designar el límite de autonomía o brecha, el cual se
presenta como: Porcentaje de cumplimiento de la ejecución del Currículo, esto debido a que
para lograr alta calidad académica es necesario ejecutar un alto porcentaje del Currículo.
La lista de componentes viene dada por: Planificación de la currícula, Implementación de
tecnología educativa, Ejecución de currícula, Evaluación de logro de competencias de la
currícula y Graduación de Pregrado,todos estos componentes y su interrelación entre las
mismas se relacionan con su entorno mediante la atención a las demandas de Formación
Profesional, cuyos principales actores son los postulantes e ingresantes, por otra parte
responden a demandas del mercado laboral regional y nacional, brindándoles egresados y
titulados.
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Ilustración 9 Diseño autonomía Formación PregradoEl Plan de operación de los componentes es el Plan Curricular de estudios, la carga lectiva y
no lectiva, la Responsabilidad se mediante el control de Rendimiento académico (docentes y
estudiantes), de acuerdo al cumplimiento de la responsabilidad encomendada se podrá
negociar recursos para su funcionamiento, tales como disponibilidad de aulas, asignación de
presupuesto, aulas, acondicionamiento de laboratorios, asignación de personal docente.
También se cuenta con un responsable de la Gestión Académica cuya responsabilidad la
tiene la Jefatura de Departamento quien realiza las coordinaciones tanto locales
(internamente) y centrales con cada una de las gestiones: Decanato, Comité Interno de Acreditación, Consejo de Facultad, Gestión de Tecnologías de Información y Comunicación, Gestión Económica, Gestión de Logística e Infraestructura. Estos
comités conforman el sistema de Cohesión el cual determina y realiza los requerimientos de
Monitoreo y Auditorías, a las unidades misionales para asegurar la viabilidad de la unidad.
La relación con otros procesos se da fundamentalmente en la provisión de capital humano
capacitado para Investigación, Proyección Social, y Prestación de Servicios en Educación.
Los instrumentos de Coordinación central son los siguientes: Plan de Estudios y Plan
Estratégico, Implementaciones de planes de mejora, Carga lectiva y no lectiva de docentes,
Informes de TIC´s, Requerimientos de financiamiento, Requerimientos de bienes y servicios.
Se tiene algunas reglas de monitoreo y auditorias predefinidas, estas son: Auditoría del Plan
de estudios, Auditoria de los planes de mejora, Auditoria de la carga lectiva y no lectiva,
Auditoría informática, Auditoria de los gastos y resultados de estos, Auditoria de la
Infraestructura, todo ellos exclusivos para la Formación de Pregrado.
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2.2.2. InvestigaciónLa Investigación como proceso misional de la Facultad de Educación debe poseer
cierto grado de autonomía, mas esta no debe transgredir los principios fundamentales de la
Facultad. Es por ello que se debe contar con un indicador que limite dicha trasgresión.
Debido a ello se desarrolla el siguiente diagrama con la finalidad de presentar un Diseño de
Autonomía para el proceso de Investigación de Facultad de Educación.
En primera instancia y como en todo el informe se resalta la presencia del propósito de la
Unidad, fundamental en toda conceptualización, diseño, etc. Esto nos va a guiar para
designar el límite de autonomía de la Unidad el cual es “Pertinencia de los proyectos de
investigación con las líneas y programas establecidos”, que no es más que la brecha
comprendida entre el propósito de la Unidad y el resultado que ésta entrega.
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Ilustración 10 Diseño de autonomía Investigación
Lo que básicamente resalta el diseño son los procesos misionales que desarrolla, es decir, la
lista de componentes, y de qué forma estas se relacionan con su entorno, en este caso
mediante atención de necesidades de Ciencia, Tecnología, Social. A su vez los componentes
deben trabajar en base a Programas, sub programas y líneas específicas en educación
previamente formulado. También deben de tener responsabilidad, esto quiere decir que los
componentes proporcionen informes de la ejecución y pertinencia de los proyectos de
investigación. El cual acredite que en realidad están trabajando y cumpliendo sus objetivos,
si es así, tienen derecho a negociar recursos para su funcionamiento.
También se cuenta con una Gestión Local, en este caso dada por la Gestión del Instituto
Investigación, quién realiza las coordinaciones locales (a nivel del proceso Investigación) y
con los componentes centrales (a nivel de Facultad de Educación) que son: Decanato,
comité interno de acreditación, consejo de facultad, gestión económica, gestión de TICs,
gestión de logística e infraestructura. Estos son responsables de realizar monitoreo y
seguimiento a los componentes para asegurar la viabilidad.
Y finalmente se tiene la relación con otros procesos, es decir, de qué manera afectan los
componentes de la Unidad, a otras componentes misionales de la Facultad de Educación,
que sería el conocimiento y oferta tecnológica a Extensión universitaria y proyección social.
2.2.3. Extensión Universitaria y Proyección SocialEl proceso misional de Extensión Universitaria y Proyección Social de la Facultad de
Educación de la UNCP, tiene como propósito: “Contribuir en el desarrollo integral de la población, a través de la difusión cultural, cooperación y servicios”, por ende este
proceso es importante en la Facultad de Educación por lo que es considerada un proceso
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misional, esto lo convierte en el primer nivel de recursión; el cual tiene las 5 funciones
sistémicas (coordinación, cohesión , monitoreo y auditoría, inteligencia y adaptación e
identidad y política) que harán que cada proceso misional cuenten con la capacidad y
autonomía frente a la complejidad interna así como del entorno.
Proyección Social y Extensión Universitaria junto con sus unidades operacionales:
Formulación del Proyecto de trabajo en EUPS, Ejecución del Proyecto de trabajo en EUPS y
Evaluación del Proyecto de trabajo en EUPS, las mismas que forman parte de la operación
de EUPS. Este proceso misional se ocupará de atender el entorno de las necesidades
locales, colectivas, sociales y culturales de la región Junín. Las mismas que demandan
proyectos de EUPS en lo social, tecnológico y cultural relacionados con la educación, los
cuales son cubiertos por este proceso mediante la participación de los docentes y
estudiantes beneficiando de esta manera a la sociedad y comunidad.
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
Ilustración 11 Diseño de autonomía Extensión Universitaria y Proyección SocialLa negociación de recursos con este proceso misional se dará a través de la asignación de
docentes y alumnos los mismos que presentaran resultados de estudios en EUPS; la
intervención corporativa se realizara mediante los lineamientos y directivas en proyección
social; la responsabilidad se dará mediante el impactos de los proyectos de proyección
social; estas tendrán relación con el sistema 3 (control y optimización).
Según el propósito antes descrito del Proceso de EUPS, se debe tener en cuenta la
coordinación que debe contar este proceso para lo cual se propone un comité de
representantes de la EUPS de las escuelas académicas, las mismas que coordinaran
mediante normas de EUPS, esquemas procedimientos para realizar EUPS entre otros (ver
Ilustración 11)igualmente para tener un mayor desempeño en este proceso misional se
tendrá en cuenta un comité interno de monitoreo y auditoria misional este monitoreara los
proyectos de EUPS como el impacto que se tiene con estos proyectos hacia la sociedad; por
otra parte se debe considerar indicadores que midan los siguientes aspectos del proceso:
indicadores que midan el impacto social de los proyectos de Extensión Universitaria y
Proyección Social, la participación de la comunidad así como de los docentes y estudiante de
la Facultad de Educación.
2.2.4. Prestación de ServiciosPrestación de servicios en educación constituye un proceso misional de la Facultad
de Educación, en este sentido es necesario brindarle los medios necesarios para que tenga
el mayor grado de autonomía posible para que se desempeñe eficazmente y sin poner en
riesgo la integridad del sistema, en este caso la Facultad de Educación.
El propósito de Prestación de Servicios es“Proveer formación continua y brindar servicios en Educación que generen utilidades a la Facultad”. Todas las actividades
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relacionadas con este propósito necesitan ser delimitadas mediante un límite de autonomía,
el cual en este caso es la tendencia de disminución de servicios ya que una alerta que no
podría dejar pasar las autoridades de la facultad de educación sería esta la cual no podría
ser dejada a nivel local.
Prestación de servicios está conformada por unidades operativas o procesos en este caso
son: prestación de servicios de las escuelas académicas, capacitación en educación (inicial,
primaria, secundaria, superior universitaria y no universitaria), profesionalización docente.
El proceso de prestación de servicios presenta 6 canales de auditoría y monitoreo a nivel
local, estos son: la auditoría al uso de TICs, la auditoría a los planes del servicio, la auditoría
al uso de bienes, auditoría económica, auditoría de docentes y la auditoría a la
infraestructura y un mecanismo local que consiste en la auditoría de la prestación del servicio
en sí misma.El mecanismo de gestión local se denomina en este caso Gestión de servicios
en educación. Su coordinación local se denomina Reunión de representantes por cada
servicio.
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
Ilustración 12 Diseño de autonomía Prestación de Servicios
2.2.5. Formación PostgradoOtro de las unidades misionales de la Facultad, es la Formación Postgrado cuyo propósito
es: “Formar Investigadores y Especialistas de alto nivel científico, tecnológico, y humanista orientado a la generación de conocimiento para el desarrollo sostenible de la Región y el País”. La Formación Postgrado pertenece al sistema más amplio
denominado Facultad de Educación.
La lista de componentes de Formación Postgrado acorde al propósito identificado: Gestión
de la Unidad de Post-Grado, Enseñanza y Aprendizaje en Investigación Especializada y
Graduación de Postgrado. La integración con el entorno está dado por requerimientos y el
usuario, así como el resultado y el beneficiario. Los requerimientos por parte del entorno
son: Las demandas de capacitación, especialización y postgrado. Los resultados que se
obtendrán de la ejecución eficiente del proceso será el profesional con certificaciones y
diplomas que acrediten su profesionalización. Del mismo modo comparte cierto entorno,
necesidades de formación en Educación, con la unidad misional de Formación Pregrado,
también comparte entorno, necesidades de ciencia y tecnología en el ámbito regional y
nacional, con la unidad misional de Investigación.
La Formación Postgrado cuenta con un plan de Operación, Planes y Programas para
Postgrado, el cual está sujeto a responsabilidad (Informar periodo lectivo), negociación de
recursos (Asignación de docentes e Infraestructura), y a las reglas de intervención
predefinidas. El responsable de llevar a cabo el plan de operación de acuerdo a una
correcta negociación de recursos con la alta dirección, y a su vez interviene para hacer
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cumplir las reglas predefinidas, de todo ello está encargado: La Gestión de la Escuela de
Postgrado.
Se establecen límites de autonomía, para la presente unidad misional se tiene como límite
de autonomía al: Porcentaje de cumplimiento de la ejecución del currículo. Existe una
coordinación local, el cual está representado por: Reuniones de Escuelas de Postgrado,
así como también se propone una coordinación nivel central el que está representado por:
El Comité Inter Misional, se lista los miembros de soporte, los que vienen a ser el sistema
(3), estos son: Decanato, Comité Interno de Acreditación, Consejo de Facultad, Gestión de
Tecnologías de la Información y comunicación, Gestión Económica, Gestión de Logística e
Infraestructura.
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Ilustración 13 Diseño de Autonomía de Postgrado
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
Los Instrumentos de Coordinación central son los siguientes: Plan de estudios, Plan
estratégico, Implementación sobre planes de mejora, Carga Lectiva y no Lectiva de
docentes, Informes de TIC´s, Requerimientos de Financiamiento, Requerimientos de
Bienes y Servicios, también se puede encontrar algunos otros tales como: Metodología
Integral de Trabajo, Sistemas expertos de comunicación, Estándares Técnicos, Reuniones
para asignar asesores, Reuniones para elaborar el presupuesto, todos ellos exclusivos
para la Formación de Postgrado.
Se tiene algunas reglas de monitoreo y auditorias predefinidas, estas son: Auditoría del
Plan de estudios, Auditoria de los planes de mejora, Auditoria de la carga lectiva y no
lectiva, Auditoría informática, Auditoría de los gastos y resultados de estos, Auditoria de la
Infraestructura, todo ellos exclusivos para la Formación de Postgrado.
En las diferentes unidades misionales de la Facultad de Educación se puede lograr un
buen balance de variedad cuando los equipos de trabajo se desempeñan con autonomía y
en un ambiente de confianza mutua sustentado por esquemas que permitan compartir
información y conocimiento sobre temas relevantes.
2.3. Diseño del Balance Interno: Cohesión, Coordinación y MonitoreoEl propósito de diseñar el balance interno de la Facultad de Educación es Negociar los
procesos estructurales en las unidades operacionales (Formación profesional, Investigación,
Proyección Social, Prestación de Servicios y Posgrado), tanto como sea posible e
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incrementar la capacidad de cohesión y coordinación para incrementar sus capacidades de
negociación.
Los elementos del aquí y el ahora de la facultad de educación son:
Coordinación: La coordinación de la facultad de educación se realiza mediante los procesos
correspondientes, los cuales son: Transducción de la información de las coordinaciones
locales, identificación de las oscilaciones, diseño de los mecanismos de amortiguación y la
identificación de los mecanismos de amortiguación. El comité inter-misional debe de realizar
esta tarea de estabilización y coordinación.
Cohesión: La cohesión se realiza mediante los siguientes mecanismos: Decanato, Comité
Interno de Acreditación, Consejo de Facultad, Gestión Económica, Gestión de TIC´s, Gestión
de Logística e Infraestructura. Estos se encargan de realizar la negociación de recursos,
brindan los requerimientos legales y corporativos y los medios para hacer cumplir la
responsabilidad con las unidades operacionales (sin inmiscuirse en las tareas de esta sino
como cajas negras).
El monitoreo y auditoría se da mediante la comisión de control interno de la facultad la cual
recoge información específica de acuerdo al proceso misional.
El diseño de balance interno muestra 6 canales interconectados entre las funciones de
implementación (unidades operacionales) y la cohesión: Canal 1 el cual describe la
intersección de entornos, el Canal 2 el cual describe la Auditoría y Supervisión, el Canal 3 el
cual muestra la interacción que se da entre las unidades operacionales, Canal 4 Sistema de
información de cohesión de responsabilidad e intervención organizacional, el Canal 5 el
Sistema de información de cohesión de negociación, Canal 6 Sistema de información de
coordinación (Estabilidad).
Canal 1: Entorno compartido entre Formación profesional y Posgrado, ambos comparten la
demanda del mercado laboral; entre investigación y proyección social, la disponibilidad de
ciencia y tecnología, necesidades sociales en educación, con prestación de servicios las
necesidades sociales colectivas en educación; las necesidades sociales en educación entre
EUPS e investigación, EUPS y prestación de servicios la demanda de servicios en
educación; entre prestación de servicios y EUPS la demanda de servicios en educación,
posgrado y formación profesional la necesidad de formación en educación,
Canal 2: El sistema dos consiste en el sistema de información de monitoreo y seguimiento.
Canal 3: Representa las relaciones que guardan los procesos misionales. El proceso de
formación de pregrado le provee de capital humano al proceso de Investigación, el proceso
de investigación le provee conocimientos y tecnología en educación al proceso de formación
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profesional, el proceso de formación pregrado le provee capital humano tanto a proyección
social como a prestación de servicios; el proceso de investigación le provee de
conocimientos y ofertas tecnológicas al proceso de proyección social, proyección social le
provee de certificados de proyección social a formación de pregrado, el proceso de pregrado
provee de información de quejas en la calidad del producto a los procesos de investigación y
proyección social.
Canal 4: Se realiza mediante la gestión de bienes y servicios financieros y TICS.
Canal 5: Mediante este canal se realiza la negociación de recursos.
Canal 6: Mediante el canal 6 se realiza la coordinación entre los procesos misionales, para
el funcionamiento de este canal se utiliza el comité inter misional.
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1Formación pregrado
2Investigación
3EUPS
Canal 1: Intersección de entornos
Canal 2: Auditoria y supervisión.
Canal 3: Interacción operacional.
RMTC 2012
Canal 4: Sistema de información 3 de responsabilidad e intervención organizacional.
Canal 5: Sistema de información 3 de negociación.
Canal 6: Sistema de información 2 (Estabilidad).
C4 C5
S3*
S2S3
Diseño de Balance InternoNombre del sistema de referencia: ______________________
Canal 1:______Entornos relacionados. Gestionar como uno solo
Canal 2: Sistema de información de seguimiento y monitoreo
Canal 6 : Comité Inter Misional
Canal 3:______(5-1) (5-3) Información de quejas de la calidad de producto
Canal 3:______2-3 Conocimientos y ofertas tecnológicas
Canal 3:______1-2 Provisión de capital humano2-1 Conocimientos, tecnología e información; para la formación profesional1-3 Capital Humano1-4 Capital Humano
Canal 4:____Gestión de bienes y servicios, financiera y TIC
Canal 5:______
FACULTAD DE EDUCACIÓN UNCP
DecanatoComité Interno de AcreditaciónConsejo de FacultadGestión EconómicaGestión de TIC´sGestión de Logística e Infraestructura
Comisión de Controlinterno
Demanda de formación profesional, demanda del mercado
laboral regional y nacional
Egresados
Reunión de 1, 2 y 3
Investigaciones
C5
C4
4Prestación de
servicios
5Posgrado
Canal 3:______3-1 Certificación de proyección social
Canal 3:______4-2 Certificación de proyección social
Necesidades colectivas locales
Demandas de servicios en Educación.
Demanda de capacitación,
especialización y postgrado.
Prendas de vestir adquiridas, con la marca
de la empresa
Servicios en educación
Egresados de posgrado
Necesidades de ciencia y tecnología a nivel regional y nacional
Jefatura de Departamento
Gestión del Instituto de
Investigación
Gestión de EUPS
Gestión de Servicios en Educación
Gestión de escuela de Postgrado
Reunión de Escuelas
Comité de representantes de EUPS de las
EAP
Comité de representantes
de investigación de las escuelas
académicas
Reunión de Representante por servicios
Reunión de escuela de post
grado
Informe de carga lectiva y no
lectiva.
Resultados e impacto de las
investigaciones.
Informe de atención a las necesidades socio-
culturales en educación.
Informe económico y académico de la
prestación de servicios.
Informes sobre los doctorados,
maestrías y doctorados
Ilustración 14 Diseño del balance interno
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2.4. Diseño del Balance con el Entorno: Adaptación e InteligenciaEn este caso se ha definido como entorno presente las necesidades del mercado laboral
regional y nacional específicamente en Educación, igualmente se tiene en cuenta la
investigación inter, multi y transdisciplinaria que debe existir en la facultad de Educación, de
la misma forma la Integración Empresa – Universidad – Estado. El entorno futuro se refiera a
todas las tendencias y novedades que se puedan dar en el cumplimiento del propósito.
Teniendo en este caso como tendencias a la acreditación, educación a distancia y virtual así
como a los idiomas regional y extranjero, por otro lado tenemos las novedades que se
consideran a la profesionalización continua y la certificación progresiva.
En la Ilustración 15siguiente las flechas de color morado muestran relaciones entre los
mecanismos de cohesión el cual debe de brindar información del aquí y ahora al mecanismo
de adaptación e inteligencia los cuales son: restricciones y cambios temporales misionales y
cambios percibidos y necesarios; para los cuales, se ha considerado diseñar los procesos
que se describen a continuación:
Planificación (Planes operativo y programas) Este proceso se encargará de buscar cambios y
el estado del entorno para diseñar planes y programas que permitan una adaptación al medio
ambiente.
Acreditación (Gestión de la Calidad). Este proceso tiene en cuenta gestionar la calidad,
definir estándares de educación, así como también de llevar a cabo proyectos de mejora de
procesos, cambios a nivel de toda la estructura organizacional los cuales tienen como
finalidad otorgarle flexibilidad y capacidad de adaptación frente al entorno cambiante.
Dichos procesos se ocuparan de hacer el monitoreo al entorno. Es decir, es una función que
da cuenta de obtener información sobre el entorno, de construir algunos modelos, mapas,
que le permitan desarrollar capacidad predictiva, para anticiparse a los acontecimientos y
generar capacidad de respuesta dentro de la organización. Asimismo investigar qué pasa
afuera en términos de nuevos productos, nuevas tecnologías, perspectivas de la
competencia y, en las entidades del Estado, nuevas tendencias en la educación pública en
general y en el país, en las condiciones sectoriales, perspectivas de participación del sector
privado en las responsabilidades públicas, entre otros aspectos.
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Ilustración 15 Diseño del Balance con el entorno
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2.5. Diseño del Componente de Identidad y Política OrganizacionalEl mecanismo de identidad y política está referido a las reglas básicas que conciernen a toda
la organización. En el modelo de Sistema Viable, la política es el dominio de este
componente. También puede ser descrito como el carácter distintivo o la cultura
organizacional. Su rol es estar envuelto en las complejas interacciones entre el sistema 3 y 4.
El sistema cinco no es necesariamente representado por la persona o conjunto de personas
que dominan la política y los cursos de acción de la organización. Todos los componentes
del sistema viable son mutuamente dependientes, por lo que dar mayor importancia a un
sistema (llámese el componente de política por ejemplo) u otro es claramente un error. Por
ejemplo, el sistema cinco a un nivel gubernamental podría ser descrito como “la voluntad de
la gente” en lugar de estar representado tan sólo por el presidente y/o los congresistas.
El mecanismo de Identidad y Política está compuesto por el Decano, gestores de: Formación
de pregrado, Investigación, EUPS, Prestación de Servicios y Post Grado, finalmente con
representantes estudiantiles; esto se muestre en la ilustración a continuación dentro del
cuadrado de color naranja.
El sistema de Identidad y Política tiene la responsabilidad de eliminar los posibles
desequilibrios que puedan existir entre los sistemas cuatro y tres como ya se mencionó, los
cuales afectan el desarrollo futuro de la organización y a su estabilidad interna
respectivamente. Estos desequilibrios no pueden ser atenuados por el sistema de
coordinación de facultad puesto que dicho sistema es de una lógica inferior que los sistemas
en conflicto por lo que el sistema Identidad y Política debe ser capaz, por medio de la
comunicación, de coordinar y elegir las posibles respuestas a las oportunidades y amenazas
del medioambiente.
La relación que existe entre el sistema de Identidad y Política con el sistema cuatro, es a
través de un resumen de planes de funcionamiento mediante indicadores que miden y
brindan información del medioambiente y la relación con el sistema tres se da a través de
informes de gestión de los procesos misionales los cuales deben de develar el
funcionamiento del aquí y ahora con el fin de que el sistema 5 tenga la oportunidad de tomar
decisiones en función de lo que el entorno le demande, de los recursos que tenga y de su
desempeño y actualidad para hacerlo.
Los mecanismos de acceso a este sistema de identidad y política se dan mediante la
representación política. (Ilustración 16)
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Ilustración 16 Diseño del componente de Identidad y Política
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2.6. Modelo de Sistema Viable – Facultad de Educación (UNCP)El Modelo de Sistema Viable de la Facultad de Educación de la Universidad Nacional del
Centro del Perú., explica la integración de los 5 sistemas explicados anteriormente. La
siguiente Ilustración muestra el diseño de los 5 procesos misionales (representado por ),
ellos son: Formación Pregrado, Investigación, Extensión Universitaria y Proyección Social,
Prestación de Servicios, Formación Post-Grado, entre cada uno de estos procesos
misionales existen comunicación entre ellos, existe insumos y requerimientos, todos ellos son
detallados en la ilustración y se les puede observar como una liga entre cada proceso, está
“liga” es de color anaranjado. Cada uno de estos procesos misionales tiene su respectivo
entorno identificado, al que tienen que brindar su atención mediante mecanismos
atenuadores y amplificadores, a su vez cada proceso misional tiene su respectiva gestión
local (representado por ■) y su respectiva coordinación local con los cuáles están en íntima
relación como la de compartir datos, indicadores de gestión, requerimientos,
responsabilidades cumplidas, está información es llevada a la coordinación central a través
de mecanismos diseñados tales como Reunión de escuelas, comités de representantes de
EUPS de escuelas, Reunión de representantes de servicios, y la Reunión de escuelas de
Post-Grado, en cada una de estas reuniones se llega a consensos para dar atención a las
necesidades requeridas por cada proceso, así como también dan cuenta de las metas que
están alcanzando, todas está información de forma resumida es llevada a la Coordinación
Central, ya sea como ; también se muestra el sistema de coordinación (representado por ▲),
Este sistema de coordinación tomara en cuenta la información brindada por cada uno de los
procesos misionales y tomará decisiones de coordinación para el logro de la Viabilidad de la
Facultad. El sistema de monitoreo y auditoría (representado por ▼), este monitoreo será de
forma esporádica y no es punitiva, se realiza con la finalidad de ver por otros medios no
formales las causas de algunos indicadores ya sea favorable o desfavorable para la Facultad
el sistema cohesión (representado por ■), es el encargado de garantizar los insumos
logísticos para llevar a cabo un óptimo desarrollo de los procesos misionales, el sistema de
Adaptación e Inteligencia (representado por ■) es el encargado de velar por los nuevos
escenarios que se van presentando a la Facultad y de proponer nuevos métodos y
metodologías para afrontar estos cambios del entorno y el Sistema de Identidad y Política
(representado por ■), es el sistema que brinda la capacidad de seguir realizando las
actividades acorde a la identidad de la Facultad.
42
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
Ilustración 17Modelo de Sistema Viable de la Facultad de Educación.
43
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
2.7. Diseño de discreción y Descentralización de procesosLo que se presenta en este análisis son las relaciones entre las actividades primarias o
misionales y las funciones reguladoras y de apoyo de la Facultad de Educación. De esta
forma se establece el grado de descentralización que se ostenta, los niveles de autonomía y
discreción de que disponen las actividades primarias o misionales.
Al igual que todas las herramientas de la cibernética organizacional, ésta se puede usar
como diagnóstico, en esta oportunidad es usado como rediseño.
La interpretación para el presente análisis es el siguiente:
- La primera columna representa las actividades primarias de la Facultad.
- En la primera fila se ubican las actividades reguladores o de apoyo.
- Los puntos de las intersecciones de filas con columnas significa niveles de autonomía de
la actividad misional para el ejercicio de esa función.
- Que una actividad o sub-actividad primaria tenga autonomía o discrecionalidad para el
ejercicio de una función, significa tener la competencia y la capacidad de acción, es decir
que se le haya delegado esa función y que cuente con los recursos necesarios para
poder ejercer, si una de estas dos condiciones no se cumple, en la práctica no se dispone
de autonomía.
Análisis: Observando la tabla 2, todas las unidades misionales (Formación Pregrado,
Investigado, Extensión Universitaria y Proyección Social, Prestación de Servicios y
Formación Postgrado) tienen recursos y capacidad para ejercer y participar en temas de:
Junta de Facultad (1 representante por unidad misional), en el caso de Decanato (sólo
existe un representante para esta actividad) Planificación (cada unidad misional planifica
sus actividades), Acreditación (cada unidad misional efectúa sus procesos), cohesión
(cada unidad misional es independiente en mantener cohesionado sus procesos
recursivos, tienen representante en el Consejo de Facultad), Gestión de Integración (cada
unidad misional tiene la capacidad y recursos para mantener coordinada sus actividades),
Gestión económica (cada unidad debe ser libre de gestionar sus recursos financieros),
Gestión de Tecnologías de la Información (debe existir una solo que mantenga los datos
de todas la unidades a disposición de los procesos de Adaptación e Inteligencia, e
Identidad y Política), Gestión de Logística e Infraestructura (unidades misionales con la
suficiente capacidad de gestionar sus recursos logísticos y de infraestructura), Monitoreo
y auditoria (unidades misionales con la capacidad de monitorear sus procesos), y
44
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
finalmente se tiene a Coordinación de procesos misionales (cada unidad misionales es
libre de participar en las reuniones de coordinación entre unidades misionales).Tabla 1 Matriz de discrecionalidad
Junt
a de
Fac
ulta
d
Dec
anat
o
Pla
nific
ació
n A
cred
itaci
ón (G
estió
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Ges
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Logí
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Infra
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Mon
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Aud
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mis
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l
Coo
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ació
n de
Pro
ceso
s m
isio
nale
s
FACULTAD DE EDUCACIÓN o O o o o o o o o o oFormación Pre-Grado o o o o o o o oPlanificación de la Currícula oImplementación de tecnología educativa o
Ejecución de la Currícula oEvaluación de logro de la Currícula oGraduación de pregrado oInvestigación o o o o o o o oFormulación del Proyecto de Investigación o
Ejecución del Proyecto de Investigación o
Evaluación del Proyecto de Investigación o
Extensión Universitaria y Proyección Social o o o o o o o o
Formulación del Proyecto de EUPS o
Ejecución del Proyecto de EUPS oEvaluación del Proyecto de EUPS oPrestación de Servicios o o o o o o o oDiagnóstico y planeación de actividades o
Provisión de infraestructura y recursos o
Ejecución de actividades o
Evaluación de actividades o Formación PostGrado o o o o o o o oEnseñanza y Aprendizaje en o
45
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
Investigación Especializada Graduación de Postgrado o
2.8. Análisis de Funciones SistémicasEste análisis consiste en revisar cada una de las funciones de la organización para revisar,
en este caso diseñar, que función sistémica cumplirán.
Se puede ver en las columnas, funciones tales como Junta de Facultad, Decanato,
Planificación, Acreditación, Cohesión, Gestión de integración, Gestión Económica, Gestión
de Tecnologías de la información, Gestión Logística e Infraestructura, Monitoreo y auditoría
misional, coordinación de procesos misionales.Asimismo en la fila de la siguiente tabla se
ven las funciones sistémicas.Tabla 2 Matriz de funciones sistémicas y procesos de apoyo
Junt
a de
Fac
ulta
d
Dec
anat
o
Pla
nific
ació
n
Acr
edita
ción
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G
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Info
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n Lo
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Coo
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ació
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Pro
ceso
s m
isio
nale
sFACULTAD DE EDUCACIÓN UNCP O O O O O O O O O O OPOLÍTICA E IDENTIDAD O O O INTELIGENCIA Y ADAPTACIÓN O O INTERVENCIÓN CORPORATIVA O O O NEGOCIACIÓN DE RECURSOS O O O O O RESPONSABLILIDAD O O MONITOREO Y SEGUIMIENTO O O COORDINACIÓN O O
Leyendo a partir de las columnas de la tabla siguiente se puede ver que la Junta de Facultad
cumple la función sistémica de política e identidad; decanato cumple la función sistémica de
política e identidad además la de intervención corporativa; el proceso de planificación
46
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
cumple con la función sistémica de inteligencia y adaptación; el proceso de acreditación
cumple con la función sistémica de adaptación e inteligencia; el proceso de cohesión cumple
con las funciones sistémicas de política e identidad, intervención corporativa, negociación de
recursos, responsabilidad, monitoreo y seguimiento, coordinación; el proceso de gestión de
integración cumple con la función sistémica de intervención corporativa, negociación de
recursos, responsabilidad; el proceso de gestión económica cumple con la función sistémica
de negociación de recursos, el proceso de gestión de tecnologías de información cumple
con la función sistémica de negociación de recursos; el proceso de gestión logística e
infraestructura cumple con la función sistémica de negociación de recursos, el proceso de
monitoreo y auditoría misional cumple con la función sistémica de monitoreo y seguimiento,
el proceso de coordinación de procesos misionales cumple la función sistémica de
coordinación.
47
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
CAPITULO IIIDISEÑO DE PROCESOS, AGRUPADOS EN FUNCIONES SISTÉMICAS
Los esquemas que se muestran a continuación obedecen a la notación de procesos denominada
IDEFO; en los cuales se muestra las entradas las cuales son las flechas que vienen de la parte
izquierda, las salidas las cuales están mostradas como flechas que se dirigen hacia la parte
derecha, los controles representados por las flechas que se dirigen desde arriba hacia abajo y
finalmente los recursos los cuales son los activos tangibles del proceso representados por
flechas que vienen de abajo hacia arriba.
Como entradas se tiene a los requerimientos y/o demandas, los cuales son: Demanda de
Formación Profesional, Necesidades de Ciencia y Tecnología, Necesidades Sociales y
Culturales, Demanda de Servicios en Educación, y las Demandas de Formación Postgrado y
Especialización. Todas estas entradas entran al proceso de transformación el cual por el
momento se le llamará “caja negra”, es en esta caja negra donde ocurrirá procesos, sub
procesos, procedimientos, actividades, tareas, instructivos y otros que se relacionen con la
transformación de las entradas. Como resultado de este proceso de transformación se obtiene:
Egresados con grado académico, Conocimiento, tecnología e innovación, Beneficios a la
sociedad y comunidad, servicios en educación satisfecho. Para que estas entradas se puedan
convertir es estos resultados esperados se necesita de recursos y apoyo, entre los cuales se
tiene a: Laboratorio y biblioteca, recursos, materiales financieros y recursos TIC´s, Docentes,
personal no docente y estudiantes. Todo el proceso esta enmarcado dentro de controles, para
ello se tiene a: Ley Universitaria 23733 y modificatorias, Estatuto UNCP, Normas y Reglamentos
vigentes en el servicio universitario, Plan estratégico de la Universidad. Es de esta forma como
se brinda el servicio educativo, en la Facultad de Educación de la Universidad Nacional del
Centro del Perú - 2012.
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
USED AT: AUTHOR: Cibernetica Organizac ional DATE:REV:PROJECT : FACULT AD DE EDUCACIÓN
14/03/201215/03/2012
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICAT ION
READER DATE CONT EXT :
TOP
NODE: TIT LE: NUMBER:FACULTAD DE EDUCACIÓN A-0
Demanda de Formación Profes ional
Necesidades de Cienc ia y T ecnología
Egresados con grado académico
Conocimiento, Tecnologíae InnovaciónNecesidades Sociales y Culturales
Demanda de servicios en Educación
Demanda de Formac ión Pos tGrado yEspecializac ión
Benefic ios a la sociedad ycomunidad
Servic ios en Educac ión satisfecho
Laboratorio yBiblioteca
Recursos,materialesfinanc ieros yrecursos T IC´s
Docente,Personal NoDocente yEstudiante
Ley Universitaria23733 ymodificatorias,Es tatuto UNCP
Normas yReglamentosvigentes en elservic io univers itario
Plan Es tratégico dela Universidad
0
FACULT AD DE EDUCACIÓN
Ilustración 18 Mapa procesos A0 Facultad de Educación
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
3.1. MACROPROCESO DE NIVEL 0 Y MACROPROCESOS SISTÉMICOS – FACULTAD DE EDUCACIÓNEstos esquemas brindan una visión holística de la organización interactuando con su
entorno mediante las salidas, entradas y mecanismos de control externos.
La Ilustración 19muestra el Macroproceso de procesos agrupados en funciones sistémicas
(función de política e identidad, función de adaptación e inteligencia, función misional u
operacional, función de monitoreo y seguimiento, función de cohesión, función de coordinación),
el cual muestra además las relaciones que tienen entre los mismos.
La Lectura de este Macroproceso se da de la siguiente manera:
- Se comienza por definir el propósito, texto de color azul: Formar profesionales en educación
desarrollando la investigación científica y proyección social, para el desarrollo sociocultural de
la región y del país.
- Para cumplir a este propósito se tiene el Macroproceso Misional, el cual esta encargado de
desarrollar los procesos necesarios para llevar a cabo el propósito general, atiende a las
demandas y entrega resultados al usuario, así como también al Macroproceso de
Coordinación, mediante la Amortiguación local, que no es otra cosa que alternativas de
atención para los requerimientos del entorno.
- El Macroproceso de Coordinación utiliza la entrada de Amortiguación local, y entrega como
resultado, al Macroproceso de Cohesión, los Acuerdos y Programas del Servicio de
Educación.
- EL Macroproceso de Cohesión entrega al Macroproceso Misional, los recursos y capital
humano, planes operativos y directivas.
- El Macroproceso de Monitoreo y Auditoria, recoge los informes de análisis misional y entrega
los informes que listan los mecanismos de obtención de información al Macroproceso de
Cohesión.
- El Macroproceso de Adaptación e Inteligencia, recibe por parte, del Macroproceso de
Cohesión, las restricciones y cambios temporales misionales, y por parte del entorno, los
escenarios y prospectivas en Educación Regional y Nacional, como resultado entrega los
cambios percibidos y necesarios al Macroproceso de Cohesión.
- El Macroproceso de Identidad y Política tiene como entradas los resúmenes del
funcionamiento misional, que le es entregado por el Macroproceso de Cohesión, también
tiene como entrada los Estudios del Futuro y Prospectiva y Entrega como resultado la Visión,
Misión y Lineamientos de Políticas del Servicio de Educación al Macroproceso de Cohesión,
está supeditado a las normas y controles como se puede observar en la siguiente ilustración.
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USED AT: AUTHOR: Cibernetica Organizac ional DATE:REV:PROJECT : FACULT AD DE EDUCACIÓN
14/03/201212/04/2012
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
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READER DATE CONT EXT :
A-0
NODE: TIT LE: NUMBER:FACULTAD DE EDUCACIÓN A0
Demanda de Formac ión Profes ional
Necesidades de Cienc ia,Tecnología yHumanidades
Egresados con grado académico
Conocimiento, Tecnología e Innovación
PlanesOperativosy Directivas
Informe queliste losmecanismosde obtencióninformac ión
Acuerdos yProgramasdel Serviciode Educación
Informe deanális ismis ional
Amortiguación Local
Informe de desempeño y requeriemtospara Servic io de Educación
Resumenes del Funcionamiento Misional
Estudios del Futuro yProspectiva
Prospectiva y Escenarios enEducac ión Regional y Nacional
Restricc iones y cambios temporalesmis ionales
Recursos y Capital Humano
Necesidades Soc iales y Culturales
Demanda de servicios en Educación
Demanda de Formac ión PostGradoy Espec ial ización
Benefic ios a la sociedad y comunidad
Servic ios en Educac ión satisfecho
Cambios percibidos y necesarios
Vis ión, Mis ión y Lineamientos de Políticas delServic io de Educación
Ley Un iversita r ia 23733y modific ato rias ,Esta tuto UN CP
N ormas y R eg lamentosv igentes en el s erv ic iouniv ers itar io
Plan Es tratégic o de laU niv ers idad
Monitoreo y Auditoria
Mis ional
Identidad y Política
Adaptac ión e Inteligencia
CohesiónCoordinac ión
Propósito:Formar profesionales eneducación desarrollando la inv estigación científica y proyección social, parael desarrollo sociocultural de la región y del país
Ilustración 19 Mapa de procesos Facultad de Educación
51
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
3.1 PROCESOS DEL SISTEMA 1– MISIONALESLos Procesos misionales deben conservar su autonomía y viabilidad, son los encargados
de llevar a cabo el propósito de del sistema en general. Su manejo es tal igual como se
estaría manejando un sistema independiente con recursos y responsabilidades propias.
USED AT: AUTHOR: Cibernetica Organizac ional DATE:REV:PROJECT : FACULT AD DE EDUCACIÓN
14/03/201215/03/2012
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICAT ION
READER DATE CONT EXT :
A0
NODE: TIT LE: NUMBER:MisionalA2
Egresados con grado académico
Demanda deFormaciónProfesional
Necesidades de Cienc ia y T ecnología
Conocimiento, Tecnología e Innovación
PlanesOperativosyDirectivas
Informe de Func ionamiento de los Procesos Mis ionales
Acuerdos y Acc iones locales
Informe de desempeño y requeriemtos para Servicio de Educac ión
Capital Humano(Docentesestudiantes)
Recursos yCapitalHumano
Necesidades Sociales y Cul turales
Demanda de servicios en Educación
Benefic ios a la sociedad y comunidad
Servic ios en Educ ac ión satisfecho
Demanda de Formación Pos tGrado y Especializac ión
Ciencia, T ecnologíae Innovación para laFormación
Conocimiento yOfertasTecnológicas
1
Formación Pregrado
2
Formación PostGrado
3
Investigac ión
4
Prestac ión de Servic ios
5
Proyecc iónSocial
Ilustración 20 Mapa de procesos Misional
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3.1.1 Formación PregradoEste proceso tiene como propósito “Formar Profesionales competentes y
humanistas, mediante la Enseñanza - Aprendizaje y la investigación para contribuir en el desarrollo SocioEducativo de la Región y del País.”, para realizar este propósito se
diseña cinco procesos: Planificación de la Currícula, Implementación de tecnología educativa,
Ejecución de la currícula, Evaluación de logro de competencias de la Currícula, Graduación
de pregrado y también se tiene el proceso de Gestión Académica de Pregrado. Como soporte
a estos procesos se tiene a Docentes, personal no docente y estudiantes, a su vez existe
ciencia, tecnología e innovación para la formación Pregrado, este soporte llega desde otros
procesos misionales (Investigación, Extensión Universitaria y Proyección Social), así también
esta el soporte de Recursos y Capital Humano. Los Controles para dar inicio al proceso son:
Planes operativos y clientes y los Reglamentos Académicos del Estudiante.
El Proceso en su conjunto atiende las demandas de Formación Profesional, específicamente
es un requerimientos que ingresa directamente al proceso de Gestión Académica, junto e este
requerimiento ingresa también los requerimientos del egresado, y del graduado, como
resultado del desarrollo de éste proceso se tiene, amortiguación local (informes, reportes,
normativas, reglamentos) instrumentos de coordinación y estabilidad misional, también se
tiene informes de Acuerdos y acciones locales, así mismo se obtiene Informes de
Funcionamiento de los Procesos misionales, más que nada aquí se verán los resultados de la
interacción con los demás procesos misionales, del mismo modo se encuentra como
resultado a Planes y Directivas de pregrado y por último se tiene como resultado a los
estudiantes egresados con grado académico, este resultado servirá como requerimiento para
el proceso de Graduación de Pregrado.
Luego de recepcionar los requerimientos se da inicio a los procesos principales cuyo objetivo
es dar cumplimiento al propósito general, estos son:
Como primer proceso se tiene a la Planificación de la Currícula, este proceso también atiende
parte de la demanda de Formación Profesional, y como resultado se obtiene los planes
específicos de Enseñanza y Aprendizaje.
El segundo proceso que ayuda a lograr el propósito general es Implementación de Tecnología
Educativa, tiene como entrada a los Planes específicos de Enseñanza y Aprendizaje y como
resultado la Infraestructura de tecnología educativa implementada, como punto de control se
tiene a los Planes y directivas de Pregrado.
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USED AT: AUTHOR: Cibernetica Organizacional DATE:REV:PROJECT: FACULTAD DE EDUCACIÓN
14/03/201209/04/2012
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
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READER DATE CONTEXT:
A2
NODE: TITLE: NUMBER:Formación PregradoA21
Demanda de Formación Profesional
Egresados con grado académico
Amortiguac ión LocalAcuerdos y Acciones locales
Informe de Funcionamiento de los Procesos Mis ionales
Planesespecíficosde EA
Infraes tructurade tecnologíaeducativa
Planes Operativos y Direc tivas
Es tudiantes concompetenc iasadquiridas
Egresado
Ciencia, Tecnología eInnovación para la Formación
Capital Humano (Docenteses tudiantes)
Requerimiento de Graduados y Egresados
Recursos y Capital Humano
Ingresantes
Reglamentos Académico UNCP
Planes y directivas de pregrado
Graduado
Docente, Personal No Docente y Es tudiante
1
Planificaciónla Curricula
2
Implementac iónde tecnología
educativa
3
Ejecuc iónde la Currícula
4
Gestión Académica de Pregrado
5
Evaluaciónde Logro de
competenc ias de la curricula
6
Graduaciónde pregrado
Propósito: Formar Profesio nales competentesy humanistas, mediante la Enseñanza - Aprendizaje y la investigación para contr ibuiren el desarrollo SocioEducativo de la Regióny del País.
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
Ilustración 21 Mapa de procesos Formación Pregrado
54
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El tercer proceso es: Ejecución de la Currícula, es en este proceso donde se da la enseñanza
y aprendizaje que se puede dar en aulas, laboratorios, centros de prácticas, y otros, este
proceso tiene como entrada ingresantes, y como resultado se da estudiantes con
competencias adquiridas.
El cuarto proceso es la Evaluación de logro de competencias de la currícula, tiene como
entrada a los estudiantes con competencias adquiridas, y como resultado se tiene a los
egresados.
El último proceso es Graduación de Pregrado, tiene como entrada a los egresados con grado
académico, pasa por el desarrollo de transformación y se da como resultado a los graduados,
que también servirá como entrada al proceso de Gestión Académica de Pregrado.
3.1.2 InvestigaciónEste proceso tiene como propósito “Realizar investigaciones científica tecnológica y
humanística que contribuyan al desarrollo educativo en la Región y el País”, para
cumplir este propósito se diseñaron cuatro sub procesos: Gestión de Investigación,
Formulación del proyecto de Investigación, Ejecución del proyecto de investigación,
Evaluación del proyecto de investigación.
Este proceso no se ha desarrollado tanto como el proceso de formación de pregrado, sin
embargo responde a la imagen de la Facultad de Educación.
El sub proceso de Gestión de investigación es el encargado de negociar los recursos con los
procesos misionales locales, del mismo modo asigna responsabilidades a los proceso
misionales locales, también es el encargado de evaluar el entorno futuro del proceso de
investigación y realizar las difusiones de los resultados obtenidos en el desarrollo del
proyecto, otra función del proceso de gestión, es la de armonizar a los procesos misionales
con el fin de que todos en conjunto cumplan con el propósito de Investigación.
El sub proceso de Formulación de proyecto recoge las necesidades de ciencia y tecnología,
con los cuales elabora el perfil del proyecto de investigación, es de resaltar que los proyectos
deben estar alineados a los planes operativos y directivas de la facultad de educación.
El sub proceso de ejecución del proyecto de investigación, es el encargado del desarrollo del
proyecto, para ello se utiliza los conocimientos adquiridos en los procesos de Formación pre
grado y formación post grado, este proceso debe informar al proceso de gestión acerca de los
avances obtenidos en el desarrollo de la investigación.
En el tercer sub proceso de Evaluación del proyecto de investigación, se realizara la revisión y
aprobación de los resultados finales del desarrollo del proyecto de investigación, para su
posterior difusión.
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USED AT: AUTHOR: Cibernetica Organizac ional DATE:REV:PROJECT: FACULTAD DE EDUCACIÓN
15/03/201203/04/2012
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A2
NODE: TITLE: NUMBER:Investigación A23
Recursos yCapi tal Humano
Planes Operativos y Directivas
Capi tal Humano (Docentes estudiantes)
Acuerdos y Acciones locales
Amortiguación Local
Conocimiento,Tecnología eInnovac ión
Informe de Funcionamiento de los Procesos Misionales
Necesidades deCiencia,Tecnologíay Humanidades
Perfi l delproyecto deinvestigación
Informes yRequerimientosde Formulación
Informesparcial y finalde ejecución
Informes y Requrimientos deEjecución
1
Formulación del proyecto deInvestigación
2
Gestión de Investigación
3
Ejecución del Proyecto de Investigación
4
Evaluación del Proyecto de Investigación
Propósito: Realizar investigacionescientífica, tecnológica y humanisticaque contribuyan al desarrolloeducativo en la Región y el País.
Ilustración 22 Mapa de procesos Investigación
56
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3.1.3 Extensión Universitaria y Proyección SocialEl propósito del Proceso de EUPS es “Contribuir en el desarrollo integral de la
población, a través de la difusión cultural, cooperación y servicios”, para cumplir este
propósito se requiere de 3 sub procesos: Formulación del Proyecto de trabajo en EUPS,
Ejecución del Proyecto de trabajo en EUPS y Evaluación del Proyecto de trabajo en EUPS;
estos procesos recogen del entorno los requerimientos de la demanda de las necesidades
locales, colectivas, sociales y culturales en educación, estos entran al proceso de
transformación para luego obtener resultados, el mismo que son los beneficios a la sociedad y
comunidad mediante proyectos de EUPS.
Este proceso no ha sido desarrollado tanto como el proceso de formación pregrado
dado que éste último responde de forma muy clara a la imagen de la Facultad de Educación y
de las escuelas.
Este proceso está conformado por 4 subprocesos: el proceso de Gestión de EUPS el que
consiste en las actividades de coordinación, control, monitoreo, adaptación e inteligencia y
mecanismos de política a nivel local, además el proceso de Formulación del Proyecto en
EUPS, Ejecución del proyecto en EUPS y el proceso de Evaluación del Proyecto en EUPS.
Con este sub proceso se pretende ordenar y establecer los procedimientos para la
formulación, ejecución y evaluación de las actividades de Extensión Universitaria y
Proyección Social, la misma que se considerada actividades de Proyección Social aquellas
en que la universidad se vincula directamente con las comunidades de su entorno, captando
sus necesidades concretas para buscar su solución; asimismo, la participación en proyectos
de desarrollo local y regional. Por otro lado se consideran actividades de Extensión
Universitaria, aquellas por las que la universidad amplia y divulga sus servicios educativos, a
favor de quienes no son sus estudiantes, mediante la organización de diplomados, congresos,
simposios, cursos extracurriculares, seminarios, talleres, foros, conferencias, charlas y otros,
que puedan ser gratuitos o pagados y puedan conducir a un diploma o certificado.
Por otra parte la extensión universitaria y la proyección social no serán actividades aisladas
sino que estarán interrelacionadas con los procesos de aprendizaje y la investigación, de la
misma forma la Universidad promueve también, dentro de estas actividades, la presentación
de trabajos y servicios profesionales a la comunidad; de lo cual participan en los programas,
proyectos y actividades de proyección social y extensión universitaria los profesores,
estudiantes asimismo de conocimientos y ofertas tecnológicas que se generan en el sub
proceso de investigación de la Facultad que ayudar a realizar una mejor trabajo en Extensión
Universitaria y Proyección Social.
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USED AT: AUTHOR: Cibernetica Organizac ional DATE:REV:PROJECT: FACULTAD DE EDUCACIÓN
15/03/201203/04/2012
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A2
NODE: TITLE: NUMBER:Proyección Social y Extensión UniversitariaA25
Conocimiento y OfertasTecnológicas Capi tal Humano
(Docentes es tudiantes)
Planes Operativos y Directivas
Recursos y Capital Humano
Acuerdos y Acciones localesAmortiguación Local
NecesidadesSociales yCul turales
Benefic ios a lasociedad ycomunidad
Informe de Funcionamiento de los Procesos Misionales
Proyectos deEUPS
Informes parcialese informe final deejecucion deProyectos deEUPS
Requerimientos deFormulación deProyectos de EUPS
Informes yRequerimientosde Ejecuciónde EUPS
1
Formulación del Proyecto en EUPS
2
Gestión de la EUPS
3
Ejecución del Proyecto en EUPS
4
Evaluación del Proyecto en EUPS
Propósito: Contribuir en el desarrollo integralde la población, a través de la difusion cultural, cooperacion y servicios
Ilustración 23 Mapa de procesos Proyección Social
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3.1.4 Prestación de ServiciosPrestación de servicios en educación constituye un proceso misional de la Facultad de
Educación cuyo propósito es “Proveer formación continua y brindar servicios en Educación que generen utilidades a la Facultad”. Actualmente este proceso no se
encuentra funcionando, sin embargo en el presente diseño idealizado se considera.
El proceso en su conjunto presenta las siguientes entradas demanda de servicios en
Educación y los usuarios de servicios en educación.
Las salidas del proceso son los acuerdos y acciones locales, las amortiguaciones locales los
cuales son todas las acciones que han servido para reducir los conflictos y desacuerdos a
nivel de este proceso de prestación de servicios, los informes de funcionamiento de los
procesos misionales, los planes y directivas de la prestación de servicios, los resultados de la
prestación de servicios y los servicios en educación satisfechos.
Los controles de todo el proceso son los planes y directivas que provienen del sistema 3 de
todo el sistema en foco, en este caso de la Facultad de Educación.
Los recursos de todo el proceso son los recursos y el capital humano.
Este proceso está conformado por 5 subprocesos:
Gestión de la prestación de servicios el cual consiste en todas las actividades relacionadas
con la coordinación, control, monitoreo, adaptación y política a nivel local (es decir dentro del
proceso de prestación de servicios)
Diagnóstico y planeación de actividades, proceso que consiste en revisar que servicios en
educación se pueden atender y en que medida, basándose en estrategias para asegurar la
disponibilidad de recursos, en los tipos de materias, etc.
Provisión de infraestructura y recursos, proceso que consiste en gestionar la infraestructura y
recursos adecuados para cada servicio.
Ejecución de actividades, proceso que consiste en todas las actividades relacionadas a la
realización del servicio.
Evaluación de actividades, proceso que consiste en revisar el desempeño del servicio
prestado por la facultad de educación, durante y luego de haberlo realizado.
Las principales entradas de este proceso son: la demanda en servicios en educación y el
usuario de servicio en educación.
El control de este proceso viene dado por los planes operativos y directivas. Los recursos de
este proceso son el capital humano (docentes y estudiantes) y los recursos y capital humano.
Los productos o salidas que se obtiene de este proceso son: los acuerdos y acciones legales,
la amortiguación local, el informe de funcionamiento de los procesos misionales.
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15/03/201203/04/2012
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READER DATE CONTEXT:
A2
NODE: TITLE: NUMBER:Prestación de Servicios y formación continuaA24
Capital Humano(Docentesestudiantes)
Recursos y Capital Humano
PlanesOperativos yDirectivas
Acuerdos y Acciones locales
Amortiguación Local
Servicios enEducación satisfecho
Demanda de servicios en EducaciónInforme de Funcionamiento de los Procesos Misionales
Relación deservicios eneducación
Infraestruc tura y recursos
Usuario de servicio en educación
Infraestruc tura y recursos suministrados
Informe deresultadosacadémicos
Resultados de la prestación de servicios
Planes y directivas de prestación de servicios
1
Diagnóstico yplaneación de
actividades
2
Provisión deinfraestruc tura
y recursos
3
Gestión de la Prestación del
Servicio en Educación
4
Ejecución deactividades
5
Evaluación deactividades
Propósito: Proveer formación continuay brindar servicios en Educación que generen utilidadesa la Facultad.
Ilustración 24 Mapa de procesos Prestación de servicios en Educación
60
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
3.1.5 Formación PostgradoEl proceso misional tiene como propósito “Formar Investigadores y Especialistas de
alto nivel científico, tecnológico, y humanista orientado a la generación de conocimiento para el desarrollo sostenible de la Región y el País”, para dar cumplimiento
a este propósito se tienen tres procesos principales, estos son: Gestión de la Unidad de
PostGrado, Enseñanza y Aprendizaje en Investigación Especializada, Graduación de
PostGrado.
El Proceso de Gestión de la Unidad de PostGrado, atiende las demandas de Formación
PostGrado y especialización, requerimientos de informe de Graduación, requerimientos de
matriculas, una vez dentro del proceso se realiza las actividades correspondientes para
obtener los siguientes resultados: Acuerdos y acciones locales, que tienen como destino el
macroproceso de Coordinación, informe de Funcionamiento de los procesos misionales, el
destino de este resultado es el Macroproceso de Cohesión, Políticas y Lineamientos de la
Unidad de PostGrado, van directamente a los procesos de Enseñanza – Aprendizaje en
Investigación Especializada, y al proceso de Graduación de Postgrado, se utiliza como punto
de control. Ingresantes para capacitación, especialización y Postgrado, van como entrada al
segundo proceso, el resultado de soporte económico - logísticova como soporte a los dos
últimos procesos y por último Ingresantes para capacitación, especialización y Postgrado.
Como soporte se tiene a los Recursos y Capital Humano, a la comisión de admisión,
servicios de Biblioteca y Laboratorios. Para que este proceso de Formación Postgrado inicie
sus actividades debe existir puntos de control, entre los cuales se tiene: Normas y
Reglamentos Generales vigentes del Servicio Universitario, Planes Operativos y directivas,
ley de Presupuesto.
El proceso de Enseñanza y Aprendizaje en Investigación Especializada recibe como insumo a
los ingresantes para capacitación, especialización y Postgrado, obteniendo como resultados
amortiguaciones locales, requerimiento de matricula y relación de egresados de capacitación,
especialización, y Diplomaturas (insumos para el primer proceso), finalmente se obtiene como
resultado al egresado con informe de Tesis.
El tercer proceso es el de Graduación Postgrado que se comunica con el segundo proceso
mediante la entrada que le envía este ultimo, egresado con informe de tesis , el resultado que
se obtiene de este proceso son los egresados con grado académico, la tesis de grado y los
requerimientos informe de graduación, que van al primer proceso de Gestión de la Unidad de
PostGrado.
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USED AT: AUTHOR: Cibernetica Organizac ional DATE:REV:PROJECT : FACULT AD DE EDUCACIÓN
15/03/201212/04/2012
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
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DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICAT ION
READER DATE CONT EXT :
A2
NODE: TIT LE: NUMBER:Formación PostGradoA22
Recursos y Capital Humano
Planes Operativosy Directivas
Acuerdos y Acc iones locales
Amortiguación Local
Egresados congrado académico
Demanda de Formac iónPostGrado y Especializac ión Informe de Func ionamiento de los Procesos Mis ionales
Requerimientode Informe deGraduac ión
SoporteEconómico,Logís tico
Ingresantes para capac itación, espec ialización y Pos tGrado
Políticas y Lineamientos de la Unidad de Post Grado
EgresadoconInformede Tes is
Comisión de Admisión Servic io de B iblioteca y Laboratorio
Requerimientosde Matrícula
Relacion deegresados decapac itación,espec ial izac ión,y Diplomaturas
Ley de PresupuestoNormas y ReglamentosGenerales vigentes delServic io Univers itario
Tesis de grado
1
Gestión de la Unidad de PostGrado
2
Enseñanza - Aprendizaje en Inves tigac ión Especial izada
3
Graduac ión de Postgrado
Propósito : Formar Investigad ores y Esp ecialistasde alto nivel científico, tecnológico, y h uman istaorientado a la gen eración d e cono cimiento p arael desarrollo sosten ib le d e la Región y el País.
Ilustración 25 Mapa de procesos Formación Postgrado
62
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
3.2 PROCESO DEL SISTEMA 2 - COORDINACIÓNEste proceso tiene como propósito:Sostener la coherencia a la gestión en su conjunto y
armonizar los intereses de los grupos operativos en función del propósito organizacional general, esto se refiere a que se debe diseñar un mecanismo para estabilizar y resolver
conflictos entre las unidades operacionales de la facultad de educación. El Sistema 3, es decir
las gestiones centrales (Integración, económica, TIC´s, Logística e Infraestructura) necesitan
mayor información para garantizar la efectividad de las unidades misionales, puesto que es
responsabilidad de este proceso que todas las unidades misionales manejen los mismos
estándares, por lo que se diseña el mecanismo de coordinación con la finalidad de que la
información fluya de forma detallada y que todas las demás actividades misionales logren fijar
por mutuo acuerdo entre estas el objetivo a lograr, ello sin necesidad de la intervención
permanente del proceso de Inteligencia y Adaptación ni tampoco del Proceso de Identidad y
Política.
Este proceso tiene como principales entradas las amortiguaciones locales y las
recomendaciones y hallazgos hechas por el monitoreo. El primer proceso es Transducir la
información de las coordinaciones locales, esto quiere decir que los diferentes lenguajes que se
usan dentro de cada unidad misionales se internalizan para toda la Facultad, dichos lenguajes
tienes que ser fácil de entender por cada una de las unidades misionales, con ello se logra
sincronizar lenguajes y tiempos, una vez que se tiene un lenguaje común se pasa al subproceso
de Identificar las oscilaciones existentes entre cada unidad misional, de esta forma
conocercuales son los indicadores que no se están cumpliendo eficientemente, del mismo modo
qué y cuáles son los recursos necesarios pararealizar el propósito general de la Facultad de
Educación, una vez que se tiene listado todas estas oscilaciones se pasa al proceso deDiseñar
mecanismos de amortiguación, estos mecanismos transportan la información detallada de todos
los niveles misionales hacia la Cohesión de la Facultad de Educación, de esta manera se
obtiene una relación de mecanismos de amortiguación, que es la entrada del proceso, Informar
los mecanismos de Información hacia la Gestión Central (Gestiones), teniendo como resultado
los Acuerdos y programas del Servicio de Educación. Los controles relacionados con estos
procesos son los planes operativos y directivas. Los recursos utilizados son el decano y los
representantes de las coordinaciones locales.
De esta manera, el canal de coordinación satisface tres necesidades: complementar la
información que se recibe del Proceso de Cohesión, dar coherencia a la gestión en su conjunto y
armonizar los intereses de las unidades misionales en función al propósito general de la Facultad
de Educación.
63
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NODE: T IT LE: NUMBER:CoordinaciónA6
Planes Operativos y Directivas
Amortiguación Local
Acuerdos yProgramas delServic io deEducac ión
Representante de la Coordinación Local
CompendioUniformizado
Relac ión deOsci lac ionespor tipo
Relac ión deMecanismos deAmortiguación
Decano
1
T ransducir laInformac ión de las
coordinac ioneslocales
2
Identificar Osci lac iones
3
Diseñar Mecanismo deAmortiguación
4
Informar mecanismos deamortiguación
Proposito: Sostener la coherencia a la gestiónen su conjunto y armonizar los interesesde los grupos operativos en función delpropósito organizacional general.
Ilustración 26 Mapa de procesos Coordinación
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3.3 PROCESO DE SISTEMA 3 - COHESIONEste proceso tiene como propósito Operar los mecanismos efectivos de monitoreo,
coordinación e integración para lograr la cohesión de las actividades misionales. Para
lograr este propósito es necesario resaltar que este proceso se da mediante los mecanismos
de:Gestión de Integración, Gestión Presupuestal y Financiera, Gestión de TIC´s, Gestión de
Logística e Infraestructura. Estos se encargan de realizar la negociación de recursos, brindar los
requerimientos legales y corporativos y los medios para hacer cumplir la responsabilidad con las
unidades operacionales, en otras palabras se tienen tres canales: Negociación de recursos,
responsabilidad e intervención corporativa, de estos tres canales los dos primeros deben
complementarse adecuadamente.
A través del canal de negociación de recursos se dan las conversaciones sobre los informes de
desempeño y requerimientos para el servicio de Educación, y los flujos de información, en este
caso son los informes que listen los mecanismos de obtención de información, así como los
acuerdos y programas del servicio de Educación, estos requerimientos entran dependiendo de
su característica y especialización a uno de los sub procesos que se encuentra inmerso dentro
del Proceso de Cohesión (ver Ilustración 27)en un primer caso entran al sub proceso de Gestión
de Integración, como resultado de este proceso se obtiene Planes operativos y Directivas,
Restricciones y cambios temporales misionales, Lineamientos de la Facultad. Se tiene como
segundo sub proceso a la Gestión Económica, tiene como entrada Informes de Auditoria y
Monitoreo de Procesos Misionales, luego del proceso de Transformación se obtiene como
resultado a los recursos económicos gestionados para los procesos misionales. El tercer y
cuarto sub procesos tienen como entradas a los Informes de desempeño y requerimientos para
el Servicio de Educación, y a los informes de Auditoria y monitoreo de procesos misionales; el
sub proceso es la Gestión de Tecnologías de Información tiene como resultados a los recursos
tecnológicos para los procesos misionales, y el sub proceso de Gestión Logística e
Infraestructura tiene como resultado, los recursos de infraestructura y logísticos brindados a los
procesos misionales para que estos puedan desarrollar sus procesos de acuerdo al propósito
general de la Facultad de Educación.
El canal de responsabilidad se usa para pedir cuentas sobre la forma como un funcionario o
docente asume compromisos y responsabilidades y como éste las ha satisfecho.
El canal de intervención corporativa, significa intervenciones directas a los procesos misionales,
un adecuado funcionamiento de la Gestión de cohesión y del responsable de este proceso,
minimizara el uso de este canal, es decir si los canales de negociación de recursos y de
65
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
responsabilidad funcionan adecuadamente, la Gestión de cohesión y su responsable no tendrá
que intervenir en acciones sobre la parte misional.
USED AT : AUT HOR: Cibernetica Organizacional DAT E:REV:PROJECT : FACULT AD DE EDUCACIÓN
16/03/201204/04/2012
NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
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DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DAT E CONT EXT:
A0
NODE: T IT LE: NUMBER:Cohesión A5
Vis ión, Misión y Lineamientos de Políticas del Servicio de Educación
Recursos yCapital Humano
Informe de desempeñoy requeriemtos paraServic io de Educación
Planes Operativos y Directivas
Cambiosperc ibidos ynecesarios
Informe que l is te losmecanismos deobtenc ión información
Acuerdos y Programas delServic io de Educación Restricciones y cambios temporales mis ionales
Personal
Informes de Ges tión Económica
Lineamientos de la Facultad
Informes de T ecnologías de Información y Servicios
Informes deLogística eInfraes truc tura
1
Gestión de Integración
2
Gestión Presupuestal y
Financ iera
3
Gestión deT ecnologías
de Información yComunicación
4
Gestión Logísticae Infraes tructura
Propósito: Operar los mecanismos efectivos de:monitoreo, coordinación e Integración para lograr la cohesión de las actividades misionales.
Ilustración 27 Mapa de procesos Cohesión
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3.4 PROCESO DE SISTEMA 3* - MONITOREOCada unidad misional tiene un responsable que sintetiza la información del día a día de su
gestión, y de los objetivos y metas que estos van cumpliendo, dicha información la comparten
con la Coordinación (Sistema 2) y en otros casos con algunos responsables de otras unidades
misionales, ello sucede mediante canales formales de coordinación, El responsable del sistema
3 tiene la capacidad de conocer los aspectos centrales través de los mecanismos de control y
de coordinación , sin embargo, a pesar de ello es necesario conocer otro tipo de información que
no necesariamente se encuentre escrita en informes de la Facultad pero que sin embargo son
muy relevantes para conocer la situación en la que se viene manejando las unidades misionales,
es por este motivo que se procede a diseñar el proceso de Monitoreo y Auditoría, el cual tiene
como propósito: Inquirir el estado de las operaciones misionales en forma progresiva y
esporádica para garantizar su funcionalidad. Esta encargado básicamente de recoger
información directamente de la fuente no siguiendo los procedimientos tradicionales que pasan
por los canales burocráticos.
Para cumplir este propósito se diseña 4 sub procesos los cuales son: Determinar los
requerimientos de auditoria y monitoreo, Establecer mecanismos para obtener información,
Ejecutar mecanismo de procesos de información, y transmitir hallazgos.
El primer sub proceso, está encargado de recoger los informes de análisis misional, para que lo
pueda transformar en una lista de procesos e informes a monitorear y auditar, dicho resultado
sirve como entrada al segundo proceso, que establece mecanismos para obtener información de
forma sorpresiva y esporádica esto garantiza su calidad, se tiene como resultado los informes
que listan los mecanismos de obtención de información y el informe técnico para la obtención de
información que entrada como requerimiento al tercer proceso, para la ejecución de los
mecanismos de procesos de información , dentro de los cuales se consideran y contemplan
acciones tales como: auditorias específicas, entrevistas, reuniones, así como también
mecanismos para captar la percepción de usuarios y beneficiarios de la Facultad de Educación.
Se plantea como opción a consideración para la Facultad de Educación el siguiente ejemplo:
Para conocer en términos de cifras, que puedan ayudar a dar algunas recomendaciones sobre
algunas percepciones de los maestros, alumnos escolares, estudiantes universitarios o padres
de familia, se puede optar por enviar a u grupo especializado en análisis estadístico e indaguen
sus percepciones frente a la situación compleja por la que pasa el sector, a este análisis se le
sumaria las percepciones existentes entre docente – estudiante, facultad – estudiante, facultad –
docentes, y otros más, de está forma se estaría monitoreando el clima organizacional.
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USED AT: AUTHOR: Cibernetica Organizac ional DATE:REV:PROJECT : FACULT AD DE EDUCACIÓN
20/03/201227/03/2012
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
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RECOMMENDED
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READER DATE CONT EXT :
A0
NODE: TIT LE: NUMBER:Monitoreo y AuditoriaA1
Planes Operativos y Direc tivas
Informe deanális ismis ional
Informe de Auditoria yMonitoreo de ProcesosMis ionales
Recomendacionesy Hallazgo
Responsable
Lista deprocesos einformes amonitorear yauditar
Informe técnicopara laobtencióninformación
Informes deResultados deHallazgo deAuditoria ymonitoreo
Informe que l iste los mecanismos de obtencióninformación
1
Determinar los requerimientos
de auditoriay monitoreo
2
Establecermecanismopara obtenerinformación
3
Ejecutar mecanismo
de procesos de información
4
Transmiti rHallazgo
Propósito : In quirir el estado de las op eraciones misio nales en forma pro gresiva y esporád ica para garantizar su fu ncionalidad.
Ilustración 28 Mapa de procesos Monitoreo y Auditoría
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El cuarto sub proceso es transmitir los hallazgos, tiene como entrada los informes y resultados
de hallazgo y Auditoria y monitoreo, se obtiene como resultado las recomendaciones y
hallazgos, así como el Informe de Auditoria y Monitoreo de Procesos misionales.
Todos estos sub procesos tienen como soporte a un responsable específico, y como puntos de
control a los Planes operativos y Directivas.
Es de esta forma como se hace posible el monitoreo tanto de recursos físicos, humanos y
financieros, de desempeño de las tareas primarias, de las percepciones de los beneficiarios del
servicio.
3.5 PROCESO DE SISTEMA 4 – ADAPTACIÓN E INTELIGENCIAEl proceso de Adaptación e Inteligencia tiene como propósito: Influir en el afuera y el
mañana de la facultad mediante la comprensión de tendencias y escenarios que acontecen en la región y el país.El logro de objetivos actuales, de las unidades misionales, no basta para garantizar la viabilidad
futura de la Facultad de Educación, puesto que es necesario desarrollar una percepción sobre el
dominio en el que se encuentra y donde la Facultad de Educaciónse desarrolla, por tal motivo se
diseña el proceso de: Planificación, escenarios y prospectiva de factores que limitan el servicio
de Educación, dicho proceso tiene la función de obtener información sobre el entorno, de
construir algunos modelos, mapas, que le permitan desarrollar la capacidad predictiva, para
anticiparse a los acontecimientos, de esta manera generar capacidad de respuesta dentro de la
Facultad de Educación. El punto de control para que se ejecute este proceso es la Visión y
Misión, los Líneamientos de Políticas del Servicio de Educación, a su vez se encuentra
soportado por el personal designado por la Facultad. El resultado que se obtendrá del proceso
son estudios del futuro y prospectiva y Planes de corto, mediano y largo plazo, este último
servirá como entrada al siguiente proceso
Acreditación(Gestión de la Calidad).-Este sub proceso tiene como propósito asesorar, organizar,
llevar a cabo estudios para la mejora de toma de decisiones, tanto en planificación como en la
elaboración de indicadores de gestión y por último evaluar los estudio, si pueden o ser factibles
para llevarse a cabo. Existen muchos modelos de Acreditación que se construyen desde
diferentes perspectivas disciplinarias, este proceso estará encargado de construir modelos
sintéticos, integral, claros, que se den cuenta de qué es lo que hace la Facultad, como está
organizada y qué logra. De esta manera se tendrá más facilidad de monitorear la Facultad.
Este proceso también debe producir autoconciencia a la Facultad, puesto que la Facultad
necesita estar concientes de quiénes son, qué hacen y en qué se equivocan.
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USED AT: AUTHOR: Cibernetica Organizac ional DATE:REV:PROJECT : FACULT AD DE EDUCACIÓN
16/03/201223/03/2012
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
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READER DATE CONT EXT :
A0
NODE: TIT LE: NUMBER:Adaptación e InteligenciaA4
Vis ión, Mis ión y Lineamientosde Políticas del Servic io deEducación
Prospectiva y Escenarios enEducación Regional y Nacional Es tudios del Futuro y Prospec tiva
Restricc iones y cambios temporales mis ionalesCambios percibidos y necesarios
Planes decorto,mediano ylargo plazo
Personal
1
Planificación, escenarios y Prospectiva de Fac tores que limitan la prestación de servicios en Educac ión
2
Acreditación(Gestión de la Calidad)
Propósito : In fluir en el afuera y el mañana de la facu ltad mediante la comprensiónde tendencias y escen arios que acontecenen la región y el País
Ilustración 29 Mapa de procesos Adaptación e Inteligencia
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3.6 PROCESO DE SISTEMA 5 – IDENTIDAD Y POLÍTICAEl proceso de Identidad y Política tiene como propósito: Definir la Identidad de la Facultad
de Educación y el funcionamiento para cambiar y transformarse así mismo continuamente y lograr su viabilidad, para lo cual debe cumplir con 3 sub procesos, siendo estos: Evaluar
escenario y prospectiva, Evaluar estudios de innovación institucional, Generar Propuestas
integrales, Lineamientos y Directivas, para realizar todo ello tiene como insumos los estudios del
Futuro y Prospectiva de la institución así como también las posibilidades de mejora de la parte
misional, en resúmenes e informes del funcionamientode la Facultad, una vez terminado el
proceso de transformación se obtiene como resultado La Visión, Misión y lineamientos del
servicio de Educación, los cuales serán comunicados a toda la empresa para que sea
considerado por los demás procesos y sub procesos dependiendo de su importancia. Este
proceso de Identidad tiene como parte de su control o direccionamiento a la Ley Universitaria
23733, modificatorias, como primera instancia, luego al Estatuto Universitario, le sigue las
normas y reglamentosvigentes en el servicio universitario, y al Plan Estratégico de la
Universidad, dichos controles intervienen directamente en el proceso de Generar propuestas
integrales,puesto que de éste proceso se obtendrá como resultado los lineamientos y políticas
del servicio de Educación, así mismo otro control son las leyes y Normas vigentes de las
empresas prestadoras del servicio de saneamiento, el cual pasara a los dos procesos : Evaluar
escenarios y prospectiva: Dentro de este proceso evalúan todos los estudios presentados por el
Proceso de Adaptación e Inteligencia que tengan que ver con la planificación y prospectiva, y
modelamiento de posibles escenarios, otro proceso afectado es Evaluar estudios de innovación
institucional.- dentro de este proceso se decide que mejoras institucionales se llevara a cabo en
la parte operativa, puesto que toda las acciones de este proceso debe llevar conllevar a la
realización del propósito general.
El resultado de estos dos procesos son los informes de los estudios de planificación y
prospectiva institucional, y los informes de posibles mejoras de la parte misional, estos dos
resultados se presenta al proceso de Generar propuestas integrales, lineamientos y directivas,
en el cual el responsable de éste proceso evaluara, consensuara con los integrantes y pondrá a
discusión las alternativas, para que finalmente las decisiones que se vallan a tomar sea
compartida por toda la Facultad de Educación, a través de lineamientos y políticas. Otra función
que tiene éste proceso es la de mandar correctivas a los procesos misionales, esto ocurrirá
esporádicamente siempre y cuando la arte misional esté actuando de tal forma que no se esté
cumpliendo con el propósito de la Facultad de Educación de la Universidad Nacional del Centro
del Perú.
71
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
USED AT: AUTHOR: Cibernetica Organizacional DATE:REV:PROJECT : FACULT AD DE EDUCACIÓN
16/03/201223/03/2012
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
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READER DATE CONT EXT :
A0
NODE: TIT LE: NUMBER:Identidad y PolíticaA3
Ley Universi taria 23733 ymodificatorias, Es tatuto UNCP
Normas y Reglamentos vigentes en elservic io univers i tario
Plan Estratégicode la Univers idad
Resumenes delFuncionamientoMis ional
Vis ión, Mis ión yLineamientos de Políticasdel Servicio de Educac ión
Es tudios del Futuro y Prospec tiva
Es tudios deinnovacióninstitucionalevaluados
Escenario yprospectivaevaluado
Decano
1
Evaluar escenario y prospectiva
2
Evaluar es tudiosde innovación ins titucional
3
Generar Propuestas Integrales, Líneamientos
y Directivas
Propósito : Definir la Iden tidad de laFacultad de Ed ucación y elfuncionamiento para cambiar y transformarseasí misma co ntinu amente y lograr su viabl idad .
Ilustración 30 Mapa de procesos Identidad y Política
72
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
3.7 MAPA DE PROCESOS DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN
Ilustración 31 Mapa de procesos Facultad de Educación UNCP
73
Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
CONCLUSIONES- En el diseño de la estructura organizacional se ha incluido los diseños de balance interno,
balance con el entorno,
- El Diseño Viable de la Facultad de Educación, permite el desarrollo de las funciones
propias de la facultad para formular e implementar las políticas que reparten recursos y
fijan metas por alcanzar.
- Con el desarrollo de los procesos se tiene claro los procesos, subprocesos necesarios para
que la facultad cumpla con las exigencias de organismos que solicitan su acreditación.
- Los procesos misionales de la empresa son formación pregrado, investigación, proyección
y extensión universitaria, prestación de servicios y formación postgrado.
RECOMENDACIONES- Se debe terminar los procesos hasta llegar a los procedimientos y actividades, lo que
permitirá a la Facultad de Educación tener documentados todas las responsabilidades de
cada cargo o función.
- Para complementar el Modelo de Facultad Viable, es necesario diseñar los sub modelos
de: la investigación, la formación pre-grado, la formación post-grado, la proyección social
y extensión universitaria y la prestación de servicios; los cuales deben cumplir las
características y principios de una organización viable, inteligente y sistémica.
- Se debe implementar el Modelo de Facultad Viable de la Facultad de Educación, con los
subsistemas de implementación, coordinación, negociación, intervención, comunicación,
monitoreo y control, inteligencia y política; y su entorno (presente y futuro).
- Considerar procedimientos que aseguren que se monitoree de forma constante y
periódica los indicadores de gestión, asimismo eventualmente estos constituirán
requerimientos de información para el desarrollo de un sistema de información.
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
ANEXOS
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Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012
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