INFORME FINAL DE AUDITORIA GU ERNAMENTAL, MODALIDAD …contraloriatunja.gov.co/informes/auditoria-fiscal/2013/... · 2015. 6. 9. · José Armando Puín Contralor municipal Hernando

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Control fiscal un compromiso social

INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR A LA PERSONERIA MUNICIPAL DE TUNJA, VIGENCIA

2012

José Armando Puín Contralor municipal

Hernando Farfán Rubiano Auditor Fiscal (C)

Auditores

Juliana Medina Espinosa Profesional Especializado

Juan Pablo Castellanos Castro

Profesional Especializado

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8

Control Fiscal un compromiso social

INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD

REGULAR, A LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE TUNJA, VIGENCIA

2012

Elaboró: Juan Pablo Castellanos y Juliana Medina E Revisó: Hernando Farfán Rubiano Página 1 de 97 Web: www.contraloriatunja.gov.co E-MAIL: [email protected] Carrera 10 N°15 –76. Telefax: 7441843

INTRODUCCIÓN La Contraloría Municipal de Tunja, en desarrollo de su función constitucional y legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditorias -PGA-, vigencia 2013, practicó Auditoria Gubernamental, Modalidad Regular, a la Personería Municipal de Tunja, vigencia 2012, con el propósito de evaluar y establecer la eficiencia y eficacia en la ejecución de los recursos. La evaluación se efectuó con base en la normatividad aplicable, los informes enviados por la Personería Municipal de Tunja a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT- y la información física puesta a disposición en calidad de préstamo, que soporta la rendición electrónica de la cuenta rendida en la vigencia 2012. Para determinar el dictamen a los estados financieros y el fenecimiento de la cuenta, se tuvo en cuenta la Guía de Auditoria Territorial -GAT-, adoptada mediante resolución No. 24 del 11 de febrero de 2013, diligenciando los cuadros o formatos allí establecidos con la información resultante del trabajo de auditoria realizado a cada una de las áreas y actividades contenidas en el alcance de la misma y lo ordenado por la Contraloría Municipal de Tunja mediante memorando de asignación. La Personería de Tunja es una institución del orden municipal, con especiales funciones en materia de vigilancia y control de la gestión pública, encomendada a las autoridades del ente territorial, actualmente cuenta con siete personerías delegadas en asuntos que buscan cubrir las funciones atribuidas en virtud del ordenamiento legal, están son:

- Personería Delegada para la Vigilancia Administrativa. - Personería Delegada en Asuntos Penales (2) - Personería Delegada para los Servicios Públicos, Medio Ambiente y Desarrollo

Urbano. - Personería Delegada en Asuntos Presupuestales, Participación Comunitaria y

Contratación. - Personería Delegada para los Derechos Humanos. - Personería Delegada para la Protección de la Familia, los Derechos de la Infancia y la

Adolescencia.

http://www.monografias.com/trabajos13/trainsti/trainsti.shtml





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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 1

TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................ 2

3. DICTAMEN ......................................................................................................... 4

4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ................................................................... 5

4.1. Revisión de la Cuenta ........................................................................................................ 5

4.2. BANCOS .......................................................................................................................... 18

4.2.1. Cuenta Corriente No. 21002397651 – Banco Caja Social ............................................ 20

4.2.2. Cuenta corriente No. 007301001546 – Colpatria .......................................................... 23

4.2.3. Cuenta corriente No. 176369999980 - Davivienda ....................................................... 24

4.2.4. Cuenta de ahorros No. 58500000013 – Juriscoop ....................................................... 25

4.2.5. Cuenta corriente No. 21000483208 - Banco Caja Social .............................................. 26

4.3. PLANTA DE PERSONAL ................................................................................................ 27

4.4. APORTES A NOMINA ..................................................................................................... 28

4.4.1. Prestaciones sociales ................................................................................................... 38

4.5. CRUCE PLANILLAS VS. CONTABILIDAD ...................................................................... 52

4.6. RETENCIÓN EN LA FUENTE ......................................................................................... 55

4.6.1. Retención por salarios .................................................................................................. 56

4.7. ANALISIS A LAS PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQR) ................................... 58

4.8. EVALUACIÓN PRESUPUESTAL .................................................................................... 64

4.8.1. Ingresos ........................................................................................................................ 64

4.8.2. Gastos .......................................................................................................................... 66

4.8.3. Situación presupuestal a 31 de diciembre de 2012 ...................................................... 68

4.8.4. Modificaciones al presupuesto ...................................................................................... 68

4.9. CONTRATACIÓN ............................................................................................................ 69

4.9.1. Contratos de prestación de servicio .............................................................................. 71

4.9.2. Contratos de suministro ................................................................................................ 77

4.9.3. Contratación de personal supernumerario .................................................................... 84

4.10. CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO

PÚBLICO. ............................................................................................................................... 87





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4.10.1. Informe de gastos de personal ................................................................................... 87

4.10.2. Informe sobre asignación y uso de vehículos ............................................................. 87

4.11. PÓLIZAS ........................................................................................................................ 88

4.12. PLAN DE MEJORAMIENTO .......................................................................................... 89

4.13. CONTROL INTERNO DE GESTIÓN ............................................................................. 92

4.14. CONTROL INTERNO DE CONTABLE .......................................................................... 94

5. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS .............................................. 94





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3. DICTAMEN

Según la matriz de evaluación de la gestión fiscal y con base en la auditoría realizada a la Personería Municipal de Tunja, la cuenta se FENECE y el concepto de la gestión fiscal es FAVORABLE, teniendo en cuenta los siguientes resultados:

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA AUDITADA

Componente Calificación

Parcial Ponderación

Calificación Total

1. Control de Gestión 93,4 0,65 60,7

2. Control de Resultados 0,0 0 0,0

3. Control Financiero 91,5 0,35 32,0

Calificación total 1,00 92,7 Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

En nuestra opinión excepto por las inconsistencias presentadas en el cuerpo del presente informe, los estados contables de la Personería Municipal de Tunja, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptadas o prescritos por la Contaduría General de la Nación. Tunja, 23 de enero de 2014. Hernando Farfán Rubiano Juliana Medina Espinosa Auditor Fiscal (C.) Profesional Especializado (Líder)

Juan Pablo Castellanos Profesional Especializado





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4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

4.1. Revisión de la Cuenta La Contraloría Municipal de Tunja mediante Resolución No. 020 del 31 de enero de 2011, reglamentó la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e Informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja. Mediante esta misma norma se adopta el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT-, según el artículo 16. Formatos e Instructivos. La rendición de la cuenta deberá presentarse en los formatos asignados por el Administrador del SIRECT, adjuntado la información complementaria y adicional anexa que se exige en cada formato. Siendo este el insumo principal que recibe la Contraloría para el ejercicio de su función fiscal, se analizaron los formatos SIA vigencia 2012, en total 18 que le fueron asignados, formatos que contienen la información administrativa y de gestión de la Personería Municipal de Tunja, bajo los parámetros de la Resolución No. 020 de 2011. La cuenta se rindió el 1 de marzo de 2013, fuera de las fechas establecidas pues según el artículo 25 de la resolución 020 establece el 28 de febrero como fecha límite para rendir la cuenta anual consolidada. Al revisar los formatos se evidenció las siguiente inconsistencias: Formato_201214F02A

No es necesario que suban los archivos rendidos varias veces en diferentes formatos (PDF, XLSX)

Se repite el archivo cargado en 3 ocasiones con diferentes nombres así: Formato_201214_F02A_AGR.JPG, Formato_201214_F02A_AGR_No aplica.JPG y Formato_201214_F02A_Noaplica.JPG.

Formato _201214_f41_CMT

Al cotejar la información rendida en este formato con la solicitada dentro del proceso auditor se evidenció que no se rindió el total de PQR atendidas en la vigencia 2012.

Existen errores en las fechas solicitadas pues al realizar el análisis se evidencia que la fecha de radicación es posterior a la fecha de la respuesta de fondo; así, se entiende que primero se contesta la denuncia, antes que llegue.

Formato_201214_f03_AGR

El saldo del extracto de las cuentas bancarias No. 21002397651 del Banco Caja Social y No. 007301001546 de Banco Colpatria no coincide con saldo verificado por el grupo auditor en el extracto físico.





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No reportan la cuenta bancaria ahorro fijo diario No. 1763-7000-3046 del Banco Davivienda.

Formato F07_AGR_RELACIONCUENTAS.XLSX

Contrato de suministro 201200002. Al hacer la revisión de los pagos efectuados fue posible observar que el pago por valor de $621.062 efectuado mediante comprobante de egreso número EGR-2012000198 del 13 de julio de 2012 no se relaciona en el formato F07_AGR_RELACIONCUENTAS.XLSX.

Formato F20_13A_AGR.FMT

Contrato de prestación de servicios No. 201200001. se reporta para este un valor inicial de $18.026.668, el cual al cotejarlo con el valor real establecido en la orden de suministro se evidencia que no es el mismo pues este valor corresponde a $19.200.000.

Contrato de suministro No. 201200001 se reporta un valor inicial de $8.313.700, el cual al cotejarlo con el valor real establecido en la orden de suministro se evidencia que no es el mismo pues este valor corresponde a $7.154.000.

HALLAZGO No. 1

OBSERVACIÓN La cuenta anual consolidada electrónica se rindió con un día de atrasó según lo reglado en el artículo 25 de la resolución 020 de 2011. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Con relación a la rendición de la cuenta consolidada, como es de conocimiento de la Contraloría de Tunja, el día anterior al cierre de la misma el sistema presentó fallas en la plataforma informática de la Contraloría General de la República, lo que impidió subir la información; por lo que luego de establecer comunicación telefónica y de evaluar la situación, se informó que el 01 de marzo de 2013, el sistema SIA seria habilitado en el transcurso de la mañana para que se pudiera rendir el informe, pues no de otra forma podría haberse ingresado la información, es decir la misma entidad lo permitió en mérito a las fallas del sistema. No obstante lo anterior y aun cuando la culpa no es atribuible por tal motivo exclusivamente a la Personería, se buscará rendir la cuenta con anticipación.





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DECISIÓN CONTRALORÍA: Si bien la Contraloría habilitó después de la fecha ultima de plazo el permiso para cargar la información, pero se habilito el acceso a la plataforma por sus peticiones mas no porque la plataforma estuviera caída. La Personería rindió 6 formatos fuera de términos de los 19 que se le habilitaron para que diligenciara. La observación no fue sancionatoria debido a que es la primera vez que se reporta con un día de retraso. Por lo anterior no se levanta la observación.

HALLAZGO No. 2

OBSERVACIÓN Algunos datos rendidos en los formatos no coinciden con los que se cotejan con los documentos físicos. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Según Anexo No.1 y 2. Como quedo aclarado en la parte pertinente al Formato F07_AGR_RELACION DE CUENTAS. XLSX, se reitera que en el formato rendido por esta entidad a la Contraloría Municipal de Tunja, sí fue reportado el pago efectuado mediante egreso EGR-2012000198 como lo evidencia impresión tomada directamente del sistema SIA, (ver Anexo 1) toda vez que el egreso EGR-2012000198 corresponde a un pago efectuado a Claudia Patricia Silva Campos en calidad de contratista para prestar sus servicios como asesor jurídico en esta entidad, el egreso EGR-2012000199 por valor de $621.062oo, corresponde a un pago efectuado a la estación de servicios plaza real, con ocasión del contrato de suministro, anexo egresos en mención (ver Anexo 2)

Formato_201214_F03_AGR Según anexo No. 31 y 32, las conciliaciones de la cuenta terminada en 7651 del Banco Caja Social y la terminada en 1546 del Banco Colpatria, se evidencia que ya fueron conciliadas sin diferencias. RESPUESTA DE LAS HOJAS 2, 3 Y PARTE DE LA HOJA 4 Formato_201214F02A





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En virtud de las fallas presentadas en la plataforma del sistema de información de la Contraloría General de la República del día al vencimiento del cierre, no se pudo hacer exacta trazabilidad de los formatos ya ingresados, sin embrago el compromiso es que en próximas oportunidades la entidad tendrá más cuidado en el momento de subir los formatos, evitando así que se suban varias veces y con anticipación para prevenir las congestiones y fallas de última hora. Formato_201214_F41_CMT

En cuanto al diligenciamiento del formato en mención, esta entidad solicitó a la Contraloría de Tunja, colaboración la realización de una capacitación, sobre el diligenciamiento del Formato_201214_F41_CMT, para que en próximas ocasiones no se encuentre errores como los descritos en este numeral, sin embargo este se abordara en la parte pertinente.

Formato F07_AGR_RELACION DE CUENTAS. XLSX

En el formato rendido por esta entidad a la Contraloría Municipal de Tunja, sí fue reportado el pago efectuado mediante egreso EGR-2012000198 como lo evidencia impresión tomada directamente del sistema SIA del informe rendido por esta entidad en la cuenta consolidada, la cual anexo (Anexo 1) toda vez que este egreso corresponde a un pago efectuado a Claudia Patricia Silva Campos en calidad de contratista, para prestar sus servicios como asesor jurídico en esta entidad, el egreso EGR-2012000199 por valor de 621.062oo, corresponde a un pago efectuado a la estación de servicios plaza real, con ocasión del contrato de suministro, anexo egresos en mención (Anexo 2)

FormatoF07_13A_CMT.FMT

El día 23 de enero de 2012 el doctor Javier Humberto Fuentes Ortega Personero

Municipal para la época, suscribió el mencionado contrato No. 201200001 por un valor de 19.200.000 a partir de la fecha de suscripción hasta el 22 de enero de 2013. El día 28 de febrero de 2012, teniendo en cuenta el principio de anualidad y como quiera que no se había efectuado ningún pago, se procedió a realizar al mismo otrosi disminuyendo su duración, hasta el 31 de diciembre de 2012, situación que repercutió igualmente en el valor del contrato, quedando por un valor total y definitivo de 18.026.668, efectuándose una disminución del mismo en un valor de $1.173.332 pesos de acuerdo al formato de reducción de registro No. 2012000017 del cual se anexa copia (anexo 3), debido a lo anterior y como quiera que el excedente de contrato al efectuar la disminución retorna al presupuesto de la vigencia 2012, el contrato realmente queda por la suma de $18.026.668oo, valor que fue ejecutado en su totalidad, como lo demuestra el resumen de afectación presupuestal adjunta y el otrosi (anexo 4).

En el contrato No 20120001 con disponibilidad presupuestal 2012000009 de 18 de enero de 2012 por un valor de $8.313.700, se inicia el proceso de invitación de mínima cuantía No. 201200001 para cumplir el objeto señalado, surtido el mismo con fecha 10 de febrero de 2012 se adjudica el contrato en mención al contratista, como consta en el





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registro de compromiso No201200017 de fecha 09 de febrero de 2012, por un valor de 7.154.000oo valor de la propuesta presentada con una disminución de disponibilidad de 1.559.700oo, visible folio 81 de la carpeta original (anexo 5 resumen afectación presupuestal).

DECISIÓN CONTRALORÍA: La respuesta dada en el primer parágrafo hace referencia a la observación No. 1 Se toma los argumentos plasmados en las hojas 2, 3 y parte de la hoja 4, teniendo en cuenta estas respuestas hacen referencia a la observación planteada, se mantiene la observación en razón a que si bien entendemos los inconvenientes que ustedes tuvieron tanto en la rendición de la cuenta como en el diligenciamiento de los formatos de la misma, pero esta observación ya se había plasmado en la vigencia anterior; en este informe en la parte de plan de mejoramiento se levantó la observación porque el hallazgo estaba muy particular se determinó que se iba a dar como cumplida y en esta vigencia se iba a plasmar más general, ya que aún existen errores en la rendición de la cuenta. La Personería debe tener más cuidado en la rendición electrónica de la cuenta por cuanto es la segunda vez que se presenta esta observación y cuando se vuelve repetitiva esta puede llegar a ser sancionada. Por los motivos anteriormente expuestos se no levanta la observación.

OBSERVACIÓN No. 1

OBSERVACIÓN Existen pagos a favor del personal supernumerario que se realizaron en julio, pero que no están siendo reportados en el formato F07_AGR_RELACIONCUENTAS.XLSX. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: El pago que no fue reportado en el formato

F07_AGRRELACIONCUENTA.XLSX, se debió a un error involuntario, sin embargo sí

aparece en los documentos financieros de la entidad.

DECISIÓN CONTRALORÍA: Si bien el pago se encuentra soportado, este no se reportó en el formato correspondiente tal y como es aceptado en la respuesta. Aun cuando las explicaciones no conducen a subsanar la observación esta se levanta





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debido a que la observación se plasma general y no particular en el hallazgo No. 2

OBSERVACIÓN No. 2

OBSERVACIÓN La columna pagos efectuados, reportada en el formato F20_13A_AGR.FMT del SIA, para el caso del personal supernumerario no concuerda con los pagos que efectivamente se realizaron, por lo que se deduce que este formato no se está reportando correctamente. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: En lo relativo a los valores registrados en el SIA que difieren de los realmente pagados, esto se debe a que el sistema solo liquida las prestaciones sociales al término del contrato, siendo así que se reporta en el SIA el valor aproximado que evidencia la disponibilidad y luego de efectuar el pago total se disminuye o adiciona según sea el caso, por lo anterior se presentan aparentes diferencias, como se evidencia en las disminuciones o adiciones a disponibilidades y registros presupuestales anexos a cada contrato, según sea el caso, por tal motivo en algunos contratos no concuerda con el valor de la disponibilidad y registro con lo realmente cancelado, sin que existan movimientos fuera de lo legal en términos de adición o reducción. DECISIÓN CONTRALORÍA: El formato F20_13A_AGR.FMT pide que se presenten los pagos realmente efectuados, en la mayoría de los casos el valor allí reportado es correcto, razón por la cual no se acepta la explicación dada por la Personería. Aun cuando las explicaciones no conducen a subsanar la observación esta se levanta debido a que la observación se plasma general y no particular en el hallazgo No. 2.

PERSONERIA DE TUNJA

BALANCE GENERAL COMPARATIVO 2011- 2012

Análisis Horizontal Análisis Vertical

2.012

2.011 Variación absoluta

Variación relativa %

ACTIVO

CAJA

Caja principal

-

20.000.000

(20.000.000) -100% 0

BANCOS Y CORPORACIONES





2012


Cuenta corriente bancaria

74.128.642

4.801.323

69.327.319 1444% 22

Cuenta de ahorro

83.160.057

-

83.160.057

24

DEUDORES

Transferencias por cobrar

Transferencias corrientes al gobierno general

104.135.505

17.000.000

87.135.505 513% 30

OTROS DEUDORES

Pago por cuenta de terceros

-

573.167

(573.167) -100% 0

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Muebles, enseres y equipos de oficina

Muebles y enseres

45.608.815

45.608.815

- 0% 13

Equipo y máquina de oficina

18.148.400

18.148.400

- 0% 5

Equipos de computación y comunicación

Equipos de computación

8.812.800

8.812.800

- 0% 3

Equipos de comunicación

104.691.602

104.691.602

- 0% 30

Equipo de transporte, tracción y elevación

Terrestre

65.473.000

65.473.000

- 0% 19

Depreciación acumulada

Muebles, enseres y equipos de oficina

(62.439.072)

(56.723.418)

(5.715.654) 10% -18

Equipos de comunicación y computación

(86.274.014)

(82.106.014)

(4.168.000) 5% -25

Equipos de transporte, tracción y elevación

(15.606.600)

(9.373.300)

(6.233.300) 67% -5

OTROS ACTIVOS

Intangibles

“Software”

31.516.000

27.516.000

4.000.000 15% 9

-

AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE INTANGIBLES (CR)

-

“Software”

(27.460.449)

(23.627.116)

(3.833.333) 16% -8

-

TOTAL ACTIVO

343.894.686

140.795.258

203.099.428 144% 100





2012


PASIVO

CUENTAS POR PAGAR

Adquisición de bienes y servicios Nacionales

Bienes y servicios

99.052.976

24.128.848

74.924.128 311% 53

ACREEDORES

Aportes a fondos pensionales

-

7.345.092

(7.345.092) -100% 0

Aportes a seguridad social en salud

-

6.148.382

(6.148.382) -100% 0

Aportes al ICBF, SENA y Cajas de compensación

-

4.306.940

(4.306.940) -100% 0

Cheques no cobrados o por reclamar

922.956

922.956

- 0% 0

Aportes riesgos profesionales

-

517.800

(517.800) -100% 0

Libranzas

2.040.799

8.600.507

(6.559.709) -76% 1

Aportes a escuelas industriales, institutos técnicos y ESAP

-

633.184

(633.184) -100% 0

IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR

Contribuciones

-

2.763.892

(2.763.892) -100% 0

OBLIGACIONES LABORALES Y SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Salarios y prestaciones sociales

Cesantías

36.194.206

50.311.724

(14.117.518) -28% 20

Intereses sobre cesantías

2.539.191

3.328.326

(789.135) -24% 1

Vacaciones

26.130.309

24.187.000

1.943.309 8% 14

Prima de vacaciones

18.562.178

17.233.308

1.328.870 8% 10

TOTAL PASIVO

185.442.615

150.427.959

35.014.656 23% 100

PATRIMONIO

HACIENDA PUBLICA

Municipio

(9.632.701)

17.312.525

(26.945.226) -156% -6

RESULTADO DEL EJERCICIO

Excedente del ejercicio

188.035.059

605.044

187.430.015 30978% 119

PROVISIONES, AGOTAM, DEPREC Y





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AMORT

Depreciación de Propiedad, Planta y Equipo

(16.116.954)

(24.216.934)

8.099.980 -33% -10

Amortización de Otros Activos

(3.833.333)

(3.333.336)

(499.997) 15% -2

TOTAL PATRIMONIO

158.452.071

(9.632.701)

168.084.772 -1745% 100

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

343.894.686

140.795.258

203.099.428 144% 217

El saldo en bancos al terminar la vigencia 2012 se incrementó en relación con la vigencia 2011 en $152.487.376, valor que quedo en bancos porque existen cheques pendientes por cobrar por valor de $15.448.821 y cuentas por pagar según resolución No. 383 por valor de $138.012.399, el excedente es lo que la Personería debió de girarle a la Alcaldía Municipal de Tunja terminada la vigencia. Las trasferencias por cobrar representan el dinero que la Alcaldía le girara a la Personería, la cual para la vigencia auditada representan el 30% del total de los activos, este rubro tuvo un incremento con relación a la vigencia anterior de $87.135.505 equivalente a 513%. Según el análisis anterior la propiedad planta y equipo de la Personería Municipal de Tunja no tuvo ninguna variación en el año 2012 con relación al año anterior, aun cuando en contratación se evidencia que se compraron algunos equipos, en la contabilidad no quedan registrados para esta vigencia, ya que se le da entrada en el 2013. La auditoría evidenció que la cuenta por pagar de la adquisición de estos equipos si queda en la vigencia que se está auditando. El movimiento que se observa de la propiedad planta y equipo es el de la depreciación, el cual es el desgaste normal; que para los muebles y enseres tuvo una variación del 10%, equipos de computación y comunicación del 5% y equipo de transporte 67%, variación que se realiza en comparación con el año 2011. La propiedad planta y equipo representa el 23% del total del activo. El rubro de otros activos está constituido por el software contable que manejan en la entidad, el cual en la vigencia 2012 tuvo una actualización que le consto a la Personería $4.000.000; el total de este rubro representa el 1% del total del activo. Las cuentas por pagar se incrementaron en $74.924.128 equivalentes al 311% en relación al año anterior, la seguridad social y parafiscales en la vigencia que se está auditando no quedaron pendientes de pagar pues la planilla del mes de diciembre se liquidó y pago dentro de la misma vigencia 2012. Se evidencia una cuenta de cheques pendientes por pagar que desde el año 2011 trae un saldo de $922.956, la Personería debe depurar esta cuenta debido a que los cheques según el Código de comercio caducan a los 6 meses.





2012


OBSERVACIÓN No. 3

OBSERVACIÓN Se evidencia en el balance general que existe una cuenta de cheques pendientes por pagar por valor de $922.956, que viene desde el año 2011. Teniendo en cuenta que los cheques caducan a los 6 meses la Personería debe depurar esta cuenta. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Según anexo No.28 en el Balance de Prueba de fecha octubre de 2013, esta cuenta se depuró por la suma de $922.956.oo quedando la cuenta del código 242529 en cero. DECISIÓN CONTRALORÍA: Se levanta la observación aun cuando con el documento anexo solo se puede observar que la cuenta contable con código 242529 tuvo un movimiento debito en el mes de octubre de 2013 por valor de $922.956 por lo que al terminar este mes el saldo es cero, ya que venía con un saldo crédito por el mismo valor. En la siguiente vigencia auditada se evaluara si realmente quedo bien la reclasificación que se le realizo, pues con el documento adjunto no se puede verificar el movimiento contable que se hizo. Teniendo en cuenta lo anterior se levanta la observación.

Las prestaciones sociales (cesantías, intereses a las cesantías, vacaciones y prima de vacaciones) que quedaron pendientes por pagar suman $83.425.884 que representan el 45% del total del pasivo. El excedente del ejercicio aumento en el 2012 en $187.430.015 equivalente al 30.978% con relación al del año inmediatamente anterior, según análisis realizado el excedente se incrementa bastante debido a que queda registrada una cuenta por cobrar a la Alcaldía por valor de $104.135.505 pero no se pude realizar inversión pues el dinero no entra en esta vigencia sino hasta el siguiente año, pero según la norma contable debe reconocerse el ingreso.





2012


PERSONERIA DE TUNJA ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL

COMPARATIVO 2011- 2012

Análisis Horizontal Análisis Vertical

2.012 2.011 Variación absoluta

Variación relativa %

INGRESOS

TRANSFERENCIAS

Para gastos de funcionamiento

1.130.323.505

874.000.000

256.323.505 29% 99

OTROS INGRESOS

Ingresos por ajustes monetarios

1.160.057

-

1.160.057

0

Financieros

249

2.443

(2.194) -90% 0

Ajustes de ejercicios anteriores

-

996.000

(996.000) -100% 0

EXTRAORDINARIOS

Recuperaciones

13.597.890

-

13.597.890

1

GASTOS

ADMINISTRACIÓN

Sueldos y salarios

Sueldo de personal

403.479.631

373.851.869

29.627.763 8% 42

Personal Supernumerario

62.988.322

63.993.667

(1.005.345) -2% 7

Honorarios

43.593.335

67.666.667

(24.073.332) -36% 5

Prima de Vacaciones

15.909.026

16.209.940

(300.914) -2% 2

Prima de Navidad

34.026.595

35.520.248

(1.493.653) -4% 4

Vacaciones

13.712.628

16.174.932

(2.462.304) -15% 1

Bonificación especial de recreación

1.917.281

1.987.983

(70.702) -4% 0,20

Auxilio de transporte

777.440

861.550

(84.110) -10% 0,08

Cesantías

35.869.784

63.122.896

(27.253.112) -43% 4

Intereses a las cesantias

2.858.430

3.389.238

(530.808) -16% 0,30

Capacitación, bienestar social y estimulos

528.000

100.000

428.000 428% 0,06

Dotación y suministro a trabajadores

1.290.000

640.000

650.000 102% 0,13





2012


Viaticos

3.455.461

-

3.455.461

0,36

Gastos de viaje

30.412

-

30.412

0,00

Prima de servicios

29.264.978

30.916.014

(1.651.036) -5% 3

Subsidio de alimentación

493.115

570.726

(77.611) -14% 0,05

CONTRIBUCIONES IMPUTADAS

Incapacidades

9.023.801

-

9.023.801

1

Indemnizaciones

11.231.077

6.649.791

4.581.286 69% 1

CONTRIBUCIONES EFECTIVAS

Aportes a cajas de compensación familiar

19.534.007

20.593.831

(1.059.824) -5% 2

Cotizaciones a seguridad social en salud

35.820.750

38.639.841

(2.819.091) -7% 4

Cotizaciones a riesgos profesionales

1.794.200

2.272.000

(477.800) -21% 0,19

Cot. a entidades administradoras del régimen de prim

9.811.260

4.527.600

5.283.660 117% 1

Cotizaciones a entidades administradoras del régimen de ahor

45.783.091

51.159.320

(5.376.229) -11% 5

APORTES SOBRE LA NOMINA

Aportes al ICBF

15.718.880

15.288.300

430.580 3% 2

Aportes al SENA

2.519.980

2.568.600

(48.620) -2% 0,26

Aportes ESAP

2.548.280

2.568.500

(20.220) -1% 0,27

Aportes a escuelas industriales e institutos técnicos

5.292.336

5.148.964

143.372 3% 1

GENERALES

Estudios y proyectos

50.000.000

-

50.000.000

5

Comisiones, honorarios y servicios

6.533.333

8.200.000

(1.666.667) -20% 1

Materiales y suministros

18.980.653

12.531.000

6.449.653 51% 2

Mantenimiento

37.565.234

1.591.342

35.973.892 2261% 4

Servicios públicos

5.594.362

7.228.230

(1.633.868) -23% 1

Viácticos y gastos de viaje

1.393.039

2.611.459

(1.218.420) -47% 0,15

Impresos, publicaciones, suscripciones y afiliaciones

2.962.000

636.500

2.325.500 365% 0,31

Comunicaciones y transporte

3.230.479

1.637.360

1.593.119 97% 0,34

Seguros generales

21% 1





2012


6.791.991 5.624.932 1.167.059

Eventos culturales

347.580

-

347.580

0,04

Combustibles y lubricantes

4.141.921

4.086.000

55.921 1% 0,43

Servicio de aseo, cafetería, restaurante y lavaderia

1.449.200

4.489.800

(3.040.600) -68% 0,15

Organización de eventos

1.270.000

-

1.270.000

0,13

Intangibles

624.312

-

624.312

0,07

Otros gastos generales

4.700.000

80.000

4.620.000 5775% 0,49

IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS

Sanciones

-

251.000

(251.000) -100% 0,00

Impuestos sobre vehículos automotores

-

641.300

(641.300) -100% 0,00

Intereses de mora

-

1.000

(1.000) -100% 0,00

OTROS GASTOS

Financieros

2.190.439

361.000

1.829.439 507% 0,23

TOTAL GASTOS

957.046.643

874.393.400

82.653.243 9% 100

Déficit o Superávit

188.035.059

605.044

187.430.015 30978% 20

Los ingresos con relación al año anterior aumentaron en $ 256.323.505 equivalentes al 29%, incremento que obedece a que aumentaron los ingresos de libre destinación del Municipio de Tunja, estos ingresos representan el 99% del total de ingresos, el restante 1% lo representan los ingresos por ajustes monetarios y recuperaciones. Según el análisis a los estados financieros los gastos por prestaciones sociales (Vacaciones, prima de vacaciones, prima de navidad, prima de servicios, bonificación por recreación, cesantías e intereses a las cesantías) en general disminuyeron, de acuerdo a la auditoria obedece al cambió de personal durante la vigencia 2012 ya que hubo meses que no se trabajaron todos los 30 días, aun cuando todos los meses se mantuvo la nómina de plata global en 13 funcionarios. El gasto a salud según el análisis comparativo del saldo en libros del año 2012 Vs. 2011 disminuyo en 7%; aun cuando se presenta disminución, esta cuenta esta sobre estimada en $6.842.262, pues dentro de la auditoria se cotejo el valor de las planillas (planta global y supernumerarios) Vs el valor mes a mes en la contabilidad arrojando menor valor contabilizado de enero a julio excepto junio. Del mes de agosto al mes de diciembre arroja mayor valor contabilizado al valor real de las planillas. Según el análisis horizontal y vertical a los estados financieros, el gasto a pensión aun cuando se presenta un aumento del 106% del año 2012 vs. El 2011 esta sobreestimado en $





2012


6.318.269 pues desde el mes de junio hasta el mes de diciembre el valor que se contabilizo es mayor al gasto que muestran las planillas de pago de parafiscales y prestaciones sociales.

En gastos generales se evidencia en el año 2012 un rubro nuevo llamado estudios y proyectos el cual fue un convenio realizado con la UPTC para realización de una investigación que permita describir la prevalencia, los tipos, factores de riesgo y consecuencias de la violencia escolar en las instituciones educativas de Tunja. Este convenio no se realizó y en la vigencia 2013 se devolvió el dinero. Dentro de este análisis también se observa que los gastos generales que aumentaron de un año al otro considerablemente fueron: Mantenimiento en $35.973.892 equivalente al 2261%, impresos, publicaciones y suscripciones en $2.325.500 equivalente al 365%, otros gastos generales $4.620.000 equivalente al 5775%. El conjunto de gastos generales representan 15% del total de gastos, mientras que el de administración representan el 85%. 4.2. BANCOS La Personería Municipal de Tunja hasta el mes de abril contaba con 3 cuentas bancarias, dos del Banco Caja Social y una de Davivienda, pero terminada la vigencia 2012 se observa en contabilidad 5 cuentas bancarias, pues en el mes de mayo se dio apertura a una cuenta corriente en el banco Colpatria y en el mes de agosto se aperturó una cuenta de ahorros en Juriscoop. Por otra parte revisando la carpeta de los extractos se evidenció una cuenta de ahorro fijo diario 1763-7000-3046 del Banco Davivienda la cual está a nombre de la Personería Municipal de Tunja y aun cuando según los extractos y conciliaciones esta en ceros no se evidencia esta cuenta en la contabilidad por lo cual se recomienda que si no se le da uso se cancele.

OBSERVACIÓN No. 4

OBSERVACIÓN La Contraloría evidenció que la cuenta de ahorro fijo diario 1763-7000-3046 del Banco Davivienda no se registra en la contabilidad. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Según Anexo No.29, se remite oficio dirigido al Banco Davivienda donde se solicita la cancelación de la cuenta de ahorros No.176370003046 con fecha de apertura 18 de marzo de 2008 y que presenta movimiento hasta el 31 de mayo de 2009, de la misma manera se anexa los extractos de enero a diciembre del año 2012, donde se evidencia que no se registró en la contabilidad debido a que no presentó ningún movimiento.





2012


DECISIÓN CONTRALORÍA: Se levanta la observación dejando en claro que aun cuando la cuenta se encuentre en ceros en contabilidad, cualquier software contable muestra la cuenta en los auxiliares, por lo que se puede concluir que esta cuenta no existía en contabilidad desde el año 2009. Efectivamente se evidencia en extractos anexos que la cuenta de ahorro fijo diario 1763-7000-3046 del Banco Davivienda en la vigencia 2012 no tuvo ningún movimiento. Además, se evidencia que la Personería radico el 07/01/14 en las oficinas del Banco Davivienda carta solicitud de cancelación de la cuenta. Por lo anteriormente expuesto se levanta la observación.

Al terminar cada vigencia la Personería de Tunja debe dejar sus cuentas bancarias en ceros y devolver a la Alcaldía aquellos recursos que no ejecutó o sobrepasa el límite de gastos permitidos; según análisis de la Contraloría Municipal de Tunja la Personería debió devolver a la Alcaldía la suma de $19.276.300, monto del cual ya se disminuyó los cheques que quedan pendientes de pago y las cuentas por pagar establecidas en la resolución 383 del 31/12/12.

Entidad No. de Cuenta Saldo en extractos a

31/12/12

Banco Caja Social 2100048320 54.055

Banco Caja Social 21002397651 59.983.696

Colpatria 007301001546 29.529.695

Davivienda 176369999980 10.017

Juriscoop 58500000013 83.160.057

Valor total en cuentas bancarias 172.737.519

Cheques pendientes por cobrar según conciliaciones. 15.448.821

Cuentas por pagar según resolución 383 del 31/12/12 138.012.399

Saldo a devolver a la Alcaldía 19.276.300

HALLAZGO No. 3

OBSERVACIÓN La Personería Municipal de Tunja no devolvió a la Alcaldía los dineros que no se ejecutaron en la vigencia 2012. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA:





2012


Según anexo No. 30, en los comprobantes de egreso No. 263 y 264 de fecha 3 de octubre de 2013 se observa la devolución de los recursos de la vigencia 2012 a la Alcaldía de Tunja, por valor de $165.386.757, así: Saldo presupuestado no causado vigencia 2012 la suma de $115.386.757.78 (anexo estado de situación presupuestaria) más la devolución del convenio suscrito con la UPTC $50.000.000.oo. DECISIÓN CONTRALORÍA: El valor de los $19.276.300 se determinó cogiendo el saldo de cada cuenta bancaria a 31/12/12 y luego restarle los cheques pendientes por cobrar de cada conciliación y el valor de las cuentas por pagar según la resolución 383, tal y como se observa en el cuadro de la parte de arriba. Se excluyó el valor de $104.135.505 de la cuenta por cobrar a la Alcaldía que fue girada a la personería en el mes de enero de 2013, debido a que obligatoriamente eso tenía que devolverse. De igual forma se excluyó los $50.000.000 que devolvió la UPTC por el convenio interadministrativo que se había suscrito el 28/12/12 y que fue liquidado por mutuo acuerdo. Debido a que en su respuesta se argumenta que se giró $165.386.757 el 3/10/13 a la Alcaldía se tiene en cuenta los anteriores valores, pero al igual presenta diferencia de $8.025.048, valor que según análisis de la Contraloría falta girarle a la Alcaldía y que por averiguaciones con la administración de la Personería pueden corresponder a rendimientos financieros, reintegros de dineros por pago de procesos fiscales, y otros.

(+) Cuenta por cobrar a la Alcaldía que fue girada hasta enero de 2013 104.135.505

(+) Devolución de la UPTC por convenio interadministrativo 50.000.000

(+) Saldo por devolver a la Alcaldía según cuadro de arriba 19.276.300

(=) Valor que debía haberle girado la Personería S/g CMT 173.411.805

(-) Valor girado por la Personería mediante consignación No. 165.386.757

Diferencia 8.025.048

Con el fin de depurar los estados financieros y que todo esté conforme a la norma no se levanta esta observación y se deja para plan de mejoramiento para que se pueda realizar el análisis pertinente y se establezca con exactitud a que corresponde la diferencia.

4.2.1. Cuenta Corriente No. 21002397651 – Banco Caja Social Analizando el movimiento de esta cuenta se evidencia que es la que presenta mayor fluctuación durante la vigencia 2012, es decir que es la cuenta donde le consigna la Alcaldía Mayor de Tunja el porcentaje de los ingresos que regula el artículo 10 de la ley 610 de 2000, y es de esta misma cuenta que la Personería paga a sus acreedores. Revisando las conciliaciones el grupo auditor evidenció dos diferencias en las conciliaciones de esta cuenta; la primera de ella en el mes de noviembre por valor de $304.529 y la segunda por valor de $104.287.866 en el mes de diciembre.





2012


La diferencia del mes de diciembre corresponde a una “reserva 2012” tal y como se evidencia en el libro de bancos de este mes, la auditoria solicito con oficio A.F. 1492 del 2 de diciembre de 2013 acto administrativo de constitución de la reserva ya que en la rendición de la cuenta no reportaron ninguna reserva. Con oficio OF. 0013-13 del 6 de diciembre de 2013 la Personería Municipal de Tunja contesta literalmente: “Con respecto a la transferencia “RESERVA 2012” me permito informarle que esta entidad no elaboró acto administrativo alguno por cuanto el valor de CIENTO CUATRO MILLONES CIENTO TREINTA Y CINCO MIL QUINIENTOS CINCO PESOS CON CUARENTA Y OCHO CENTAVOS ($104.135.505,48) M/CTE; corresponde al saldo del presupuesto apropiado para la vigencia 2012, recursos que fueron girados el día 24 de enero de 2013, por la Tesorería Municipal de Tunja y consignados este mismo día en la cuenta No. 21002397651 a nombre de del Personería de Tunja”. Analizando lo anterior, se evidencia que la Personería sobreestimo las cuentas por cobrar en el mes de diciembre, puesto que al tratarse de una trasferencia, ésta debe quedar causada en una cuenta por cobrar y no debió ser registrada como una obligación.

Mes Saldo S/g Extracto

(-) Cheques por cobrar

Saldo S/g CMT Saldo Libros Diferencia

Enero

1.555.325

214.543

1.340.782

1.340.782

-

Febrero

68.790.796

46.383.429

22.407.367

22.407.367

-

Marzo

2.536.351

38.704.376

(36.168.025)

(36.168.025)

-

Abril

102.222.636

10.174.728

92.047.908

92.047.908

-

Mayo

117.661.304

-

117.661.304

117.661.304

-

Junio

71.481.479

6.148.694

65.332.785

65.332.785

-

Julio

43.259.241

8.797.770

34.461.471

34.461.471

-

Agosto

93.491.662

160.674

93.330.988

93.330.988

-

Septiembre

78.622.809

1.264.174

77.358.635

77.358.635

-

Octubre

128.610.431

160.674

128.449.757

128.449.757

-

Noviembre

53.744.046

3.615.075

50.128.971

50.433.500

(304.529)

Diciembre

59.983.696

15.296.460

44.687.236

(59.600.630)

104.287.866

La diferencia presentada en el mes de noviembre obedece a un cheque que fue cobrado en el banco pero que no se registra en libros; el grupo auditor solicitó explicación a la Entidad pero no obtuvo respuesta concreta.

OBSERVACIÓN No. 5

OBSERVACIÓN La Personería municipal de Tunja sobreestimó las cuentas por pagar en el mes de





2012


diciembre por valor de $104.287.866. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Según anexo No. 31, en el libro auxiliar de bancos de la cuenta corriente Banco Caja Social No.21002397651 del mes de diciembre de 2012, se ha eliminado dicho asiento que había sido registrado en el crédito posteriormente a la fecha de cierre del año 2012, por valor de $104.287.866.oo, se puede evidenciar que ya no se registra dicha transacción ya que por equivocación se digitó en el año 2012. Es de aclarar que esta eliminación no modificó los estados financieros ni del 2012 ni del 2013. DECISIÓN CONTRALORÍA: Analizando su respuesta se levanta la observación en razón a que durante el proceso auditor se evidenció que aún no estaba cerrado el año, por lo cual se dejaba realizar modificaciones es así como muy seguramente se pudo eliminar la transacción que por equivocación se digitó en 2012.

OBSERVACIÓN No. 6

OBSERVACIÓN Se evidencia en el extracto del mes de noviembre cobro de un cheque por valor de $304.529 considerados presunto detrimento patrimonial, pues estos no registran en la contabilidad y no se pudo determinar que pagó la Personería con este cheque. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Según anexo No. 32, el cheque por valor de $304.529.oo del comprobante de egreso No.460 de fecha 28 de diciembre de 2012, corresponde al pago de riesgos profesionales, salud y pensión sobre el retroactivo al personal retirado, es de aclarar que este valor fue descontado virtualmente por el Banco Caja Social, el 2 de Noviembre de 2012, de lo anterior resulta que dicho pago si se encuentra justificado. DECISIÓN CONTRALORÍA: Efectivamente se constata que las planillas donde se liquidaron los aportes sobre el retroactivo de los funcionarios que se declararon insubsistentes durante la vigencia 2012, fueron pagadas el 2 de noviembre de 2012, pero es el valor de la planilla 4163152 perteneciente al mes de febrero cuyo monto es de $304.539 la que se canceló, y no solo





2012


contiene los aportes a seguridad social sino también a parafiscales. Por explicado anteriormente se levanta la observación.

4.2.2. Cuenta corriente No. 007301001546 – Colpatria Esta cuenta se apertura en el mes de mayo y se observa que hasta el mes de agosto, tres meses después de aperturada registra movimiento. La Personería debe evaluar si es necesario para su funcionamiento esta cuenta pues es de tipo corriente, la cual genera gastos financieros. Dentro del análisis de sus extractos se evidencia que en los meses de noviembre y diciembre esta cuenta presenta diferencias así:

Mes Saldo S/g Extracto (-) Cheques por cobrar Saldo S/g CMT Saldo Libros Diferencia

Mayo 227.986.199

- 227.986.199

227.986.199

-

Junio 204.765.684

- 204.765.684

204.765.684

-

Julio 206.517.050

- 206.517.050

206.517.050

-

Agosto 166.318.740 4.723.625 161.595.115

161.595.115

-

Septiembre 117.276.652 1.973.547 115.303.105

115.303.105

-

Octubre 53.830.947 4.612.548 49.218.399

49.218.399

-

Noviembre 35.750.484 3.128.734 32.621.750

32.184.855

436.895

Diciembre 29.529.695 152.361 29.377.334

29.529.695

(152.361)

OBSERVACIÓN No. 7

OBSERVACIÓN Se evidencia diferencia en la conciliación del mes de noviembre de la cuenta corriente No. 007301001546 del Banco Colpatria por valor de $436.895. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Según anexo No.33, la conciliación del mes de noviembre de la cuenta corriente No.007301001546 del Banco Colpatria, fue corregida debido a que no se había incluido el cheque pendiente de pago, por valor de $436.895.oo., es de aclarar que al corregir la conciliación en referencia, no se afecta la contabilidad del año correspondiente. DECISIÓN CONTRALORÍA:





2012


Se evidencia según conciliación adjunta con fecha de impresión 30/12/2013, correspondiente a la cuenta contable 111005005 por la cual se maneja la cuenta corriente No. 007301001546 del Banco Colpatria, en esta se observa que existe un cheque a favor del fondo nacional del ahorro por valor de $436.895 correspondiente al valor de la diferencia presentada en la observación. De acuerdo a lo anterior se levanta la observación.

OBSERVACIÓN No. 8

OBSERVACIÓN Se evidencia diferencia en la conciliación del mes de diciembre de la cuenta corriente No. 007301001546 del Banco Colpatria por valor de $152.361. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Según conciliación se reclasificó este valor en la cuenta banco Caja Social por error involuntario, sin embrago en el mes siguiente se corrige dicha inconsistencia. DECISIÓN CONTRALORÍA: Al no ser la respuesta clara, se solicitó explicación de la misma nuevamente a la administración de la Personería, quienes manifestaron al equipo auditor que por error en conciliación quedo el cheque No. 2878 pendiente por cobrar en la conciliación de la cuenta del Banco Colpatria pero que realmente en contabilidad tal y como se evidencia en los libros auxiliares de la cuenta No. 21002397651 del Banco Caja Social con comprobante de egreso No. 2012000455 de fecha 26/12/12 se giró el cheque No. 2878 por valor de $152.361 con beneficiario Coopser, por tanto no existiría diferencia alguna.

Mes Saldo S/g Extracto

(-) Cheques por cobrar

Saldo S/g CMT

Saldo Libros Diferencia

Diciembre 29.529.695 29.529.695 29.529.695 0

Al quedar clara la observación para la Contraloría se levanta.

4.2.3. Cuenta corriente No. 176369999980 - Davivienda El grupo auditor evidencia que aparte del pago del cheque en el mes de octubre por valor de $960.000, se observan erogaciones desde el mes de enero hasta el mes de octubre por concepto de cobro servicio conexión de pantalla e IVA por servicios por valor de $294.140, por lo que esta cuenta está generando gastos financieros por el simple hecho de tenerla; la





2012


Personería debe evaluar la relación costo beneficio y la necesidad de tener cuentas bancarias que no utiliza, pues esto podría conllevar a un detrimento patrimonial.


Enero 1.261.743

- 1.261.743

1.264.157

(2.414)

Febrero 1.229.329

- 1.229.329

1.234.157

(4.828)

Marzo 1.196.915

- 1.196.915

1.204.157

(7.242)

Abril 1.164.501

- 1.164.501

1.164.501

-

Mayo 1.132.086

- 1.132.086

1.132.087

(1)

Junio 1.099.673

- 1.099.673

1.099.673

-

Julio 1.067.259

- 1.067.259

1.067.259

-

Agosto 1.034.845

- 1.034.845

1.034.845

-

Septiembre 1.002.431

- 1.002.431

1.002.431

-

Octubre 10.017

-

10.017

42.431

(32.414)

Noviembre 10.017

-

10.017

10.017

-

Diciembre 10.017

-

10.017

10.017

-

4.2.4. Cuenta de ahorros No. 58500000013 – Juriscoop Esta cuenta fue aperturada en el mes de agosto y los movimientos que se evidencian según los extractos son capitalización de intereses, GMF (Gravamen movimiento financieros), Retención en la fuente por intereses, entre otros. Esta cuenta durante los dos primos meses presenta diferencias las cuales obedecen a que no se están registrando los ingresos por intereses y las demás erogaciones cobradas por el banco en el mes que corresponde, vulnerando el principio de la contabilidad pública devengo o causación.

Mes Saldo S/g Extracto (-) Cheques por

cobrar Saldo S/g CMT Saldo Libros Diferencia

Agosto 82.008.818

- 82.008.818

82.000.000

8.818

Septiembre 82.285.759

- 82.285.759

82.000.000

285.759

Octubre 82.575.660

- 82.575.660

82.575.660

-

Noviembre 82.862.554

- 82.862.554

82.862.554

-

Diciembre 83.160.057

- 83.160.057

83.160.057

-





2012


HALLAZGO No. 4

OBSERVACIÓN La Personería Municipal de Tunja no está registrando los hechos financieros en el mes que se presentan, vulnerando el principio de causación. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: A partir del año 2013 se ha venido registrando todas las transacciones en el mes que corresponde, para cumplir con el principio de causalidad. DECISIÓN CONTRALORÍA: No se levanta la observación en razón a que se podrá verificar lo que indican en su respuesta hasta la auditoria de la siguiente vigencia.

4.2.5. Cuenta corriente No. 21000483208 - Banco Caja Social La auditoría evidenció que esta cuenta bancaria no tuvo ningún movimiento en la vigencia 2012.


Enero - diciembre 54.055 - 54.055 54.055 -

HALLAZGO No. 5

OBSERVACIÓN La Personería Municipal de Tunja debe evaluar si para el buen funcionamiento de la entidad se hace necesario contar con 6 cuentas bancarias, pues la auditoria evidenció que algunas cuentas no tienen movimiento durante la vigencia 2012 y en lugar de generar beneficio generan gastos financieros. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA:





2012


Se tomará en cuenta la observación para el archivo del año 2013 y según Anexo No.29 se ha solicitado la cancelación de una de las cuentas que no tiene movimiento ni saldo y se solicita la cancelación de otras cuentas, que no se están utilizando además de elegir las que no generen gastos a la Personería Municipal de Tunja. DECISIÓN CONTRALORÍA: Como documento adjunto a la réplica se observa oficio de fecha 03 de enero de 2014 dirigido por la Personera y la Secretaria administrativa al Banco Davivienda solicitando cancelación de la cuenta ahorro fijo diario No. 176370003046. Si bien esta es una cuenta que detectó el equipo auditor que no tuvo ningún movimiento en el año, pero existe cuentas bancarias que desde su apertura se observa que no tienen movimientos, excepto los gastos bancarios que descuenta la entidad financiera cada mes. Por lo anterior se mantiene la observación.

HALLAZGO No. 6

OBSERVACIÓN Anexo a la conciliación de cada mes por las diferentes cuentas, se deben anexar copia del libro de bancos con el cual se concilia. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Se tomará en cuenta la observación para el archivo del año 2013 y se ha venido anexando el libro de bancos a la conciliación en todas las cuentas mes a mes a nombre de la Personería Municipal de Tunja.

DECISIÓN CONTRALORÍA: La acción de mejora solo se podrá verificar en la auditoria de la siguiente vigencia por tal motivo se mantiene la observación. La razón fundamental por la que se solicita se anexe los libros de contabilidad con los cuales se concilia obedece a que en esta auditoria se volvieron a imprimir los libros de bancos ya que no reposaban en la conciliación, para recalcular algunas de estas, y no coincidían con los datos pues después de conciliado realizaron movimientos contables que no se reflejaron en la contabilidad.

4.3. PLANTA DE PERSONAL





2012


Teniendo en cuenta la información rendida electrónicamente y análisis a las planillas de parafiscales se puede verificar que el personal de planta lo componen 13 funcionarios, 1 directivo (Personera), 7 profesionales (Personeros delegados), 1 Técnico (Mensajero) y por ultimo 4 funcionarios de nivel asistencial (Presupuesto, radicación, secretaria de despacho y apoyo a la personería delegada de vigilancia). El personero y los 7 personeros delegados tienen vinculación de libre nombramiento y remoción, el técnico es de provisionalidad y los 4 funcionarios de nivel asistencial son de carrera. 4.4. APORTES A NOMINA El grupo auditor verificó que la Personería Municipal de Tunja estuviera presentado y pagando los aportes a seguridad social y parafiscales en las fechas que establece el artículo 2 del Decreto 1670 de 2007 así: Planta global

Fecha que debía pagar s/g CMT(*)

Mes que debe pagar

No. de planilla

Fecha de pago s/g sello del banco en las planillas(**)

Verificación del

cumplimiento

Valor de la planilla

Días de mora

08/02/2012 Enero 3433108 07/02/2012 12.047.600 -1

3578359 02/04/2012 638.355 54

4163866 02/11/2012 310.760 264

08/03/2012 Febrero 3529119 09/03/2012 13.130.675 1

4163152 02/11/2012 304.539 234

12/04/2012 Marzo 3584689 03/04/2012 12.536.600 -9

4163727 02/11/2012 293.564 200

09/05/2012 Abril 3640629 02/05/2012 13.323.600 -7

4164703 02/11/2012 256.030 173

08/06/2012 Mayo 3751221 06/06/2012 13.517.300 -2

4163113 02/11/2012 164.162 144

10/07/2012 Junio 382305 04/07/2012 12.481.200 -6

4163466 02/11/2012 171.280 112

09/08/2012 Julio 3921203 08/08/2012 14.343.700 -1

4164423 02/11/2012 60.186 83

10/09/2012 Agosto 3994206 04/09/2012 12.546.600 -6

08/10/2012 Septiembre 4072708 02/10/2012 12.532.200 -6

09/11/2012 Octubre 4145479 01/11/2012 17.266.900 -8

10/12/2012 Noviembre 4232996 29/11/2012 13.258.200 -11

10/01/2013 Diciembre 4305917 26/12/2012 13.445.400 -14 *Las fechas fueron establecidas teniendo en cuenta el art. 2 del Decreto 1670 del 14 de agosto de 2007.

** Estas fechas fueron tomadas de las planillas de autoliquidación de aportes de cada mes.





2012


Supernumerarios

Fecha que debía pagar s/g CMT(*)

Mes que debe pagar

No. de planilla Fecha de pago s/g sello del banco en

las planillas(**)

Verificación del cumplimiento

Valor de la planilla Días de mora

08/02/2012 Enero 3433269 07/02/2012 1.617.300 -1

08/03/2012 Febrero 3483393 08/03/2012 1.406.490 0

12/04/2012 Marzo 3571343 02/04/2012 803.150 -10

09/05/2012 Abril 3693860 11/05/2012 677.690 2

08/06/2012 Mayo 3756104 05/06/2012 1.168.800 -3

10/07/2012 Junio 3814987 03/07/2012 1.869.900 -7

09/08/2012 Julio 3959590 21/08/2012 163.300 12

3932078 08/08/2012 1.119.900 -1

10/09/2012 Agosto 401328 07/09/2012 1.566.700 -3

08/10/2012 Septiembre 4219940 22/11/2012 42.700 44

4071724 02/10/2012 2.656.600 -6

09/11/2012 Octubre 4170542 06/11/2012 3.762.800 -3

10/12/2012 Noviembre 4231630 29/11/2012 3.087.800 -11

10/01/2013 Diciembre 4304532 26/12/2012 3.244.500 -14

Enero En el mes de enero no se incluyó en la planilla No. 3433108 a la señora Myriam Quintero por lo cual no se pagó los respectivos aportes a seguridad social y parafiscales de esta funcionaria; se evidencia que en el mes de abril con planilla No. 3578359 se pagaron los aportes dejados de pagar, pero con intereses de mora los cuales ascienden a $23.255 considerados presunto detrimento patrimonial.

Parafiscales

Aporte

Aporte total Valor planillas Diferencia Intereses s/g

Planilla Empleador Trabajador

Salud

137.489

64.701 202.190 210.200

(8.010)

8.000

Pensión

194.102

64.701 258.803 269.100

(10.297)

10.200

Riesgos

8.443 8.700

(257)

300

SENA 0,5%

8.088 8.400

(312)

300

ICBF 3%

48.526 50.400

(1.874)

1.900

Comfaboy 4%

64.701 67.255

(2.554)

2.555

Esap 0,5%

8.088 8.100

(12)

Ministerio de educación 1%

16.175 16.200

(25)

TOTAL 638.355

(23.341)

23.255





2012


Además, en el mes de enero se le indemnizaron vacaciones a la señora Myriam Gutiérrez Quintero y por el pago de prima de vacaciones e indemnización de vacaciones no se realizaron los aportes a parafiscales y según el artículo 17 de la ley 21 de 1982 para efectos de la liquidación de los aportes al Régimen del Subsidio Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Escuela Superior de Administración (ESAP), Escuelas Industriales e Institutos Técnicos, se tienen en cuenta los pagos por descansos remunerados de ley y convencionales o contractuales, por lo tanto al no incluir estos pagos en la base de cotización de parafiscales en el mes de enero se estaría vulnerando la norma.

HALLAZGO No. 7

OBSERVACIÓN La Personería Municipal de Tunja no pagó oportunamente los aportes a seguridad social y parafiscales del mes de enero de la funcionaria Myriam Gutiérrez Quintero, por tal motivo se generaron intereses de mora por valor de $23.255 los cuales son considerados presunto detrimento patrimonial. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: En el mes de enero se incluyó en nómina a la Funcionaria Myriam Gutiérrez Quintero, se le efectuaron los descuentos correspondientes para el pago de parafiscales, al subir el archivo plano al sistema excluyo dicho pago (el cual se anexa), generando mora en los aportes, por lo anterior, adjunto recibo de pago No. 00021911 de fecha tres de enero de 2014, por valor de $23.255, por concepto de intereses de mora correspondientes a 54 días Ver Anexo 6 (Resumen de nómina) DECISIÓN CONTRALORÍA: Según las planilla 3433108 correspondiente al pago de los aportes a seguridad social y parafiscales del mes de enero no se observa que por esta funcionaria se realicen aportes, efectivamente en la nómina se evidencia los descuentos de ley (4% tanto a salud como para pensión). La planilla que se observa anexa a la réplica pertenece a la No. 3578359 que fue pagada hasta el 2 de marzo de 2012 y es donde se canceló los aportes del mes de enero a la señora Myriam Gutiérrez, esta es la planilla en la cual el grupo auditor evidenció el pago de intereses de mora. Además, anexo a la réplica se evidencia consignación a una de las cuentas bancarias de la Personería Municipal de Tunja por valor de $23.255 realizada el 03/01/2014, monto que corresponde al valor de los intereses de mora que se cancelaron en la planilla 3578359 de los aportes del mes de enero a seguridad social y parafiscales de la señora Myriam





2012


Gutiérrez. En razón a que se reconoció el daño y se reintegró el dinero se levanta el alcance fiscal pero la observación queda con alcance, administrativo y disciplinario así: La Personería Municipal de Tunja está presentando y pagando algunas las planillas de seguridad social y parafiscales extemporáneamente, vulnerando las fechas establecidas en el art. 2 del Decreto 1670 del 14 de agosto de 2007.

OBSERVACIÓN No. 9

OBSERVACIÓN No se realizaron aportes a parafiscales en los meses de enero y diciembre sobre el valor pagado a la señora Myriam Gutiérrez Quintero por concepto de prima de vacaciones e indemnización de vacaciones, lo cual va en contravía con el artículo 17 de la ley 21 de 1982. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Ver anexos 6 y 34. Como evidencia en el anexo No. 6 a la funcionaria se le descontó lo correspondiente a parafiscales del mes de enero, como se expuso anteriormente el sistema la excluyo del pago de parafiscales, en el mes de abril se efectuó el pago de los mismos pero la base salarial no tomó lo correspondiente a prima e indemnización de vacaciones, por lo cual se hace el reajuste y se anexa recibo; igual situación se presentó en el mes de diciembre de 2012. Anexo planillas de pago No. 5572947 y 5573242 de fecha 07 de enero de 2014 cancelando el ajuste correspondiente al mes de enero y de diciembre de 2012 de los parafiscales de pago Ver Anexo 34. DECISIÓN CONTRALORÍA: Hay que tener en cuenta que no se descuentan al trabajador aportes a parafiscales pues estos son asumidos en su totalidad por el empleador. Esto con el fin de aclarar su respuesta. Anexo a la réplica se observa planillas No. 5573242 y 5572947 canceladas el 8/01/2014, en los cuales se pagan los aportes a parafiscales de los meses de enero y diciembre de 2012 sobre la prima de vacaciones e indemnización de vacaciones canceladas a la señora Myriam Gutiérrez Quintero en la vigencia 2012. La Contraloría Municipal de Tunja recalculó los aportes, evidenciando una diferencia mínima que corresponde a ajustes al peso así:

Entidad Enero Diciembre





2012


SENA 0,5% 10.806 11.454

ICBF 3% 64.836 68.726

Comfaboy 4% 86.447 91.634

Esap 0,5% 10.806 11.454

Ministerio de educación 1% 21.612 22.909

Total Según CMT 194.507 206.177

Valor pagado en las planillas de corrección 195.000 206.500

Diferencia 493 323

Por lo anterior se levanta la observación.

Febrero En la auditoria se evidenció que en el mes de febrero la Personería pago extemporáneamente los aportes a seguridad social y parafiscales de la totalidad de los trabajadores, lo cual le generó 1 día de intereses moratorios por valor de $8.710 considerados presunto detrimento patrimonial.

Parafiscales

Aporte

Aporte total Valor planillas Diferencia Intereses s/g

Planilla Empleador Trabajador

Salud

2.744.081

1.291.332

4.035.414 4.038.275

(2.861)

2.800

Pensión

3.873.997

1.551.130

5.425.127 5.429.490

(4.363)

3.795

Riesgos

168.519 168.900

(381)

100

SENA 0,5%

193.876 194.800

(924)

100

ICBF 3%

1.163.257 1.167.700

(4.443)

800

Comfaboy 4%

1.551.010 1.556.815

(5.805)

1.115

Esap 0,5%

193.876 194.700

(824)

Ministerio de educación 1%

387.752 388.800

(1.048)

TOTAL 13.139.480

8.710

Supernumerarios La auditoría evidenció que en los meses de abril, julio y septiembre se pagaron intereses de mora por pago extemporáneo de los aportes a seguridad social y parafiscales.

Mes No. de planilla Valor de los

intereses

Abril 3693860

925

Julio 3959590

1.370

Septiembre 4219940

1.361





2012


Total intereses

3.656

OBSERVACIÓN No. 10

OBSERVACIÓN Al pagar extemporáneamente los aportes a seguridad social y parafiscales en el mes de febrero de la plata global y en los meses de abril, julio y septiembre de los supernumerarios, la Personería pago intereses moratorios por valor de $12.366 considerados presunto detrimento patrimonial. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Ver anexo 7. No se debieron causar intereses moratorios, por cuanto el pago de los aportes se efectuó dentro del término legal, de acuerdo con lo siguiente:

De acuerdo al número de identificación tributaria de la Personería de Tunja, la fecha límite para el pago de la planilla PILA vence los primeros 7 días hábiles de cada mes, según reporte del pago electrónico efectuado por esta entidad, evidencia que las planillas de supernumerarios se pagaron los días 10 de mayo, 08 de agosto y 2 de octubre, de los cuales anexo copia, encontrándonos en término para no causar intereses moratorios; adjunto recibo de pago No. 00021913 de fecha 03 de enero de 2014, por valor de $12.366, por concepto de intereses de mora correspondientes a 1 día por pago extemporáneo en los parafiscales de la totalidad de los trabajadores, según planilla No. 3529119. (ver anexo 7)

De acuerdo al número de identificación tributaria de la Personería de Tunja, la fecha límite para el pago de la planilla PILA vence los primeros 7 días hábiles del mes de febrero y según reporte del pago electrónico efectuado por esta entidad evidencia que las planillas tanto de planta como supernumerarios se pagaron el día 07 de febrero de 2012 a las 10:11 a.m de los cuales anexo copia; adjunto recibo de pago No. 00021912 de fecha 03 de enero de 2014, por valor de $8.710, por concepto de intereses de mora correspondientes a 1 día por pago extemporáneo en los parafiscales de la totalidad de los trabajadores, según planilla No. 3529119. Anexo 7.

DECISIÓN CONTRALORÍA: Los soportes de pago que envía en la réplica corresponden a la planilla de enero que fue cancelada en febrero sobre esta no va encaminada la observación, en el mes que la Personería Municipal no cumplió con lo reglamentado es el de febrero cuyas planillas deben pagarse en marzo. Lo anterior respecto a la planta global. Respecto al pago de las planillas de los supernumerarios al equipo auditor no le habían





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suministrado las planillas No. 3932078 y 4071724 de aportes de los meses de julio y septiembre, las cuales se verifico y estas si cumplían con el termino estableciso para pagarlas, pero en estos meses también se pagaron las planillas No. 3959590 y 4219940 las cuales fueron canceladas extemporáneamente y de estas son las que hace referencia el equipo auditor. En conclusión en los meses de julio y septiembre por los supernumerarios fueron canceladas 2 planillas por cada mes, de las cuales una fue pagada extemporáneamente y la otra fue pagada dentro de los términos establecidos. Dentro de su respuesta también se observa una consignación a la cuenta de la Personería Municipal del Banco Caja Social por valor de $12.366 con fecha 03/01/2014, valor que corresponde al plasmado en la observación por tal motivo se levanta la observación. La Contraloría no entiende porque consignaron $8.710 a la cuenta del Banco Caja Social el 03/01/2014 pues la observación solo estaba por valor de $12.366 que correspondía a $3.656 de pago de intereses de mora en las planillas de los supernumerarios en los meses de abril, julio y septiembre y $8.710 a pago de intereses de mora en la planilla del mes de enero de la planta global.

Pago del retroactivo de los 4 funcionarios que fueron declarados insubsistentes durante los meses de marzo, abril y junio de 2012. La auditoría evidenció que el pago de los aportes a seguridad social y parafiscales sobre el retroactivo de los 4 funcionarios que fueron declarados insubsistentes en los meses de marzo, abril y junio de la vigencia 2012, se realizaron de forma errónea pues según la norma las correcciones por ajustes que correspondan a retroactivo no generan intereses, tal como lo señala el artículo 8 de la resolución No. 1747 del 21 de mayo de 2008 en el tipo de planilla N parágrafo 8 que literalmente indica: “Los valores así liquidados incluirán los intereses de mora correspondientes de acuerdo con los períodos de que se trate. Salvo que el aportante le certifique al Operador de Información que las correcciones que está haciendo corresponden a ajustes por retroactivos de aportantes del sector público, y que a la fecha en la que se está realizando el pago no está obligado a pagar intereses de mora de acuerdo a norma legal vigente, la cual debe ser invocada en esta certificación” (Negrilla, cursiva y subrayado fuera del texto). Por otra parte el artículo 20 del Decreto 916 de 2005 establece un plazo de 2 meses siguientes a la fecha del pago de la nómina en la que se dispone el reajuste salarial retroactivo, para reliquidar mensualmente los aportes a seguridad social y parafiscales y girar la suma adeudada. En el parágrafo 2 de este mismo artículo literalmente indica: “De conformidad con la Ley 100 de 1993, la falta de pago de las sumas adicionales a que haya lugar por concepto del aporte al Sistema de Seguridad Social Integral, en el término establecido en este artículo, causará intereses de mora”, de lo anterior se puede concluir que la Personería Municipal de Tunja reliquidó y pagó dentro del término establecido en la norma, por lo cual no debía de haber pagado interés de mora.





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Teniendo en cuenta lo anterior se estaría ante un presunto detrimento patrimonial pues la Personería Municipal de Tunja pago intereses de mora en las planillas que reliquidó el retroactivo de los funcionarios que fueron declarados insubsistentes durante la vigencia 2012, por valor de $203.145 discriminados por mes así:

Mes del retroactivo No. de planilla

Valor intereses de mora según la planilla

Enero 4163866

53.261

Febrero 4163152

47.120

Marzo 4163727

39.964

Abril 4164703

30.330

Mayo 4163113

16.176

Junio 4163466

12.908

Julio 4164423

3.386

Total intereses por retroactivo

203.145

En el pago del retroactivo también se evidencia en el mes de abril que a la señora Adriana Vargas su base es como si hubiera laborado todo el mes cuando según resolución No. 109 del 29 de abril de 2012 se le paga por salario 10 días del mes de abril.

HALLAZGO No. 8

OBSERVACIÓN La Personería Municipal de Tunja pagó intereses de mora en las planillas de reliquidación del retroactivo de los funcionarios que fueron declarados insubsistentes durante la vigencia 2012 por valor de $203.145, el cual se considera presunto detrimento patrimonial. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Según Anexo No. 8 y CD No.1 adjuntos, se evidencia los archivos planos de seguridad social del retroactivo y el soporte de la validación del operador Asocajas demostrándose que fueron generados por el sistema sin intereses por la planilla tipo N, pues en ese entonces no existía la planilla tipo R que es la que liquida reajustes sin intereses para la reliquidación funcionarios ADRIANA PILAR VARGAS MARTINEZ, GIOVANA ANDREA CORTES CASTRO, JUAN DE DIOS GONZALEZ ORJUELA Y MIGUEL ANGEL ROMERO FARFAN, en calidad de retirados de esta entidad; estaba dentro del término legal, para efectuar el mencionado pago (dos meses siguientes al reconocimiento y pago del reconocimiento del reajuste salarial), se presume que al momento de subir la planilla el





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operador aplicó el interés moratorio a los aportes, por lo que esta entidad iniciara las acciones correspondientes para establecer las causas que generaron esta inconsistencia y solicitar la devolución de dicho valor, el cual se asume mediante recibo de pago No. 00021914 de fecha tres de enero de 2014, por valor de $203.145, por concepto de presuntos intereses de mora en la reliquidación del retroactivo de los funcionarios mencionados anteriormente en la vigencia 2012.

Es de aclarar que para el momento en que se hizo la reliquidación en mención el operador asopagos no había implementado la planilla R motivo por el cual se efectuó la reliquidación por la planilla N.

Anexo pantallazo de fecha 07 de enero de 2014, donde se evidencia que aún no han implementado la planilla R DECISIÓN CONTRALORÍA: La Contraloría Municipal tiene conocimiento que la planilla tipo R fue implementada mediante resolución 3214 del 11 de octubre 2012, por esta razón la observación no se encaminó al tipo de planilla utilizada. Se observa los archivos enviados en el CD pero realmente el valor pagado fue el que se evidencia en las planillas que contienen los intereses de mora y aun cuando se realice por tipo de planilla N esta no debe contener interés solo que debe cumplir con lo reglado en el artículo 8 de la resolución No. 1747 del 21 de mayo de 2008 referente a que “el aportante le certifique al Operador de Información que las correcciones que está haciendo corresponden a ajustes por retroactivos de aportantes del sector público, y que a la fecha en la que se está realizando el pago no está obligado a pagar intereses de mora”. De otro lado se observa una consignación a la cuenta de la Personería Municipal del Banco Caja Social por valor de $203.145 con fecha 03/01/2014, valor que corresponde al plasmado en la observación por tal motivo se levanta el alcance fiscal pero se deja el hallazgo con tipo disciplinario así: La Personería Municipal de Tunja pagó intereses de mora en las planillas de reliquidación del retroactivo de los funcionarios que fueron declarados insubsistentes durante la vigencia 2012.

Diciembre El grupo auditor evidenció que en el de mes diciembre con resolución No. 334 del 7 de diciembre de 2012 le pagaron a la señora Myriam Gutiérrez Quintero vacaciones y prima de vacaciones y este pago no constituyó base para la cotización a parafiscales siendo esto contrario a lo reglado en el artículo 17 de la ley 21 de 1982.





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Por otra parte no se observa en las planillas de pago de seguridad social y parafiscales que se cotice sobre el retroactivo que se le pagó a la señora Personera con egreso No. 2012000388 el 22/11/12 por valor de $2.686.320.

OBSERVACIÓN No. 11

OBSERVACIÓN No se evidencia el pago de aportes a seguridad social y parafiscales sobre lo pagado a la señora Personera Municipal por concepto de retroactivo. Además, no se le descontó del pago del retroactivo lo correspondiente a aportes del trabajador a salud, pensión y fondo de solidaridad. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Según Anexo 9. Allego orden de pago No. 2012000218 de fecha 22 de noviembre de 2012 donde se efectúa el pago del reajuste salarial a la Personería Municipal de Tunja del periodo comprendido entre el primero de marzo y el 30 de octubre de 2012, en el cual se le descuenta lo correspondiente al 4 % para el aporte a salud y pensiones se anexan las planillas números 5571467 correspondiente al pago del mes de marzo, 5571519 correspondiente al mes de abril, 5571538 correspondiente al mes de mayo, 5571575 correspondiente al mes de junio, 5572414 correspondiente a julio, 5571606 correspondiente a agosto, planilla No. 5571632 septiembre de 2012 y 5571642 de octubre. Con lo anterior se evidencia que se efectuaron los aportes a Seguridad Social y Parafiscales. DECISIÓN CONTRALORÍA: Si bien se evidencia que los aportes a seguridad social y parafiscales se hicieron pero hasta el año 2014 después de notificado el informe preliminar, lo que quiere decir que la Personería no se había percatado del error hasta que la Contraloría se lo dio a conocer a través del informe preliminar. La Contraloría reliquido nuevamente los aportes a seguridad social y parafiscales sobre el retroactivo cancelado en el mes de noviembre de 2012 a la Personera, luego se procedió a comparar este valor con el cancelado en las planillas en el mes de enero de 2014 encontrando una diferencia mínima que obedece a aproximar las cifras al mil más cercano. Datos de las planillas adjuntas a la replica

Fecha de pago

Mes de aporte

No. de planilla

Valor de la planilla

07/01/2014 Marzo 5571467 131.100

07/01/2014 Abril 5571519 131.100





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07/01/2014 Mayo 5571538 131.100

07/01/2014 Junio 5571575 131.100

07/01/2014 Julio 5572414 131.100

07/01/2014 Agosto 5571606 131.100

08/01/2014 Septiembre 5571632 131.100

08/01/2014 Octubre 5571642 131.100

Total planillas 1.048.800

Cálculos de la Contraloría

Concepto Porcentaje Aporte

Salud 12,5 41.974

Pensión 16 53.726

Fondo de solidaridad 1 3.358

Riesgos 0,522 1.753

SENA 0,5% 0,5 1.679

ICBF 3% 3 10.074

Comfaboy 4% 4 13.432

Esap 0,5% 0,5 1.679

Ministerio de educación 1% 1 3.358

Total aportes mensuales 131.032

Total aportes por 8 meses S/g CMT 1.048.256

Total pagado por la Personería 1.048.800

Diferencia 544

Teniendo en cuenta lo anterior se evidencia que los aportes que no se hicieron en el mes de noviembre se realizaron hasta el mes de enero de 2014, además, que con egreso No. 2012000388 de fecha 22/11/12 se le pago a la señora Personera $2.435.597 por concepto de retroactivo, por lo tanto si se descontó lo concerniente a salud, pensión y fondo de solidaridad, ya que el total del retroactivo sin descuentos era $2.686.320. Con base a lo anteriormente expuesto se levanta la observación.

4.4.1. Prestaciones sociales 4.4.1.1. Cesantías La Personería Municipal de Tunja dando cumplimiento a lo reglamentado en materia de cesantías, expide la resolución No. 035 del 06/02/12 en la cual se ordena el pago de cesantías de los funcionarios de la Personería Municipal de Tunja a los fondos a los cuales se encuentran afiliados; y es en esta resolución donde se evidencia en el artículo octavo que la funcionaria Sandra Liseth Piña Avila se encuentra afiliada al Fondo Nacional del Ahorro, al cruzar esta información con la nómina del mes de enero de 2012 se evidencia que en la casilla denominada ajustes se le pagan a la señora Sandra Liseth Piña Ávila intereses a las cesantías por valor de $403.722, suma que fue ordenada con resolución No. 021 del 25/01/12. En la legislación Colombiana hoy por hoy existen dos regímenes de liquidación de cesantías: el anualizado y el retroactivo. El primero de ellos fue creado para los trabajadores del sector privado con la Ley 50 de 1990, pero con la entrada en vigencia de la Ley 344 de 1996, se extendió a los funcionarios públicos y consiste en que el empleador el 31 de diciembre de cada año debe liquidar las cesantías por anualidad o fracción, consignando el valor





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correspondiente al fondo de cesantías al que se encuentre afiliado el empleado, lo cual cobija a las personas vinculadas a partir del 31 de diciembre de 1996. Este régimen posee como características principales, la afiliación obligatoria a un Fondo Administrador de cesantías, la liquidación anualizada y el pago de intereses sobre las cesantías El régimen de liquidación de cesantías por retroactividad se caracteriza por su reconocimiento con base en el último salario realmente devengado, o el promedio de lo percibido en el último año de servicios, en caso de que durante los últimos tres meses de labores el salario devengado hubiera sufrido modificaciones, o con base en todo el tiempo si la vinculación hubiera sido inferior a un año, en forma retroactiva, sin lugar a intereses, con fundamento en lo establecido en los artículos 17 de la Ley 6ª de 1945, 1° del Decreto 2767 de 1945, 1° y 2° de la Ley 65 de 1946, 2° y 6° del Decreto 1160 de 1947 y 2° del Decreto 1252 de 2002, lo cual es aplicable a aquellos servidores vinculados antes del 30 de diciembre de 19961.

Con la expedición de la Ley 432 de 1998, se permitió que el personal vinculado al sector territorial pudiera, al igual que los nacionales, afiliarse al Fondo Nacional de Ahorro para que éste administre sus cesantías, reconozca los intereses, proteja contra la pérdida del valor adquisitivo de la moneda y, además, contribuya a la solución del problema de vivienda y educación.

Resumiendo y de acuerdo con las normas que regulan la materia, es posible encontrar las siguientes situaciones:

1. Los empleados con régimen de liquidación retroactiva de cesantías -que pueden afiliarse al Fondo Nacional del Ahorro o a Fondos Privados conservando dicho régimen- no tienen derecho al pago de intereses sobre las cesantías en tanto que dicho régimen no lo prevé.

2. Los empleados con régimen de liquidación anualizado de cesantías afiliados a fondos privados de cesantía, tienen derecho al pago de intereses sobre las cesantías a cargo del empleador, en los términos previstos en la Ley 50 de 1990 y por remisión de la Ley 344 de 1996.

3. Los empleados con régimen de liquidación anualizado de cesantías afiliados al Fondo Nacional del Ahorro, tienen derecho al pago de intereses sobre las cesantías a cargo de dicho fondo en los términos del artículo 12 de la Ley 432 de 1998.

Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se estaría ante un presunto detrimento patrimonial por valor de $403.722, que fueron pagados a Sandra Liseth Piña Ávila en la nómina de enero por concepto de intereses a las cesantías, pues al estar afiliada al Fondo Nacional de Ahorro, es esta entidad la que debe reconocer los intereses y no la Personería Municipal de Tunja.

HALLAZGO No. 9

OBSERVACIÓN





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En la nómina del mes de enero se le cancelo $403.722 a la señora Sandra Liseth Piña Ávila por concepto de intereses a las cesantías, esta funcionaria está afiliada al Fondo Nacional del Ahorro y según la normatividad es el Fondo quien debe cancelarle intereses mas no la Personería, por tanto se estaría ante un presunto detrimento patrimonial. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Debido a que el sistema generó reporte de pago sobre intereses a las cesantías de la funcionaria SANDRA LISETH PIÑA AVILA, por valor de $ 403.722, al Fondo Nacional del Ahorro y de acuerdo a lo reglamentado en la Ley 432 de 1998 y esta entidad se las canceló, Motivo por el cual se solicitó a la funcionaria la devolución de los recursos, los cuales fueron consignados, tal como consta en recibo de pago No. 00021915, de fecha tres de enero de 2014. Anexo 10 DECISIÓN CONTRALORÍA: De acuerdo a su respuesta se evidencia falta de análisis a la información que les genera el sistema. Se observa consignación a la cuenta que posee la Personería en el banco Caja Social de fecha 03/01/2013 por valor de $403.722, correspondientes al valor de los intereses a las cesantías cancelados por error a la señora Sandra Piña en el mes de febrero de 2012. Al haber reintegrado el dinero a la Personería se levanta la observación con el alcance fiscal pero se deja el alcance disciplinario así: En la nómina del mes de enero se le pagó $403.722 a la señora Sandra Liseth Piña Ávila por concepto de intereses a las cesantías, esta funcionaria está afiliada al Fondo Nacional del Ahorro y según la normatividad es el Fondo quien debe cancelarle intereses mas no la Personería.

El grupo auditor reliquidó cesantías de las funcionarias Myriam Gutiérrez Quintero y Doris Mabel Riaño Mahecha, por lo cual se solicitó hojas de vida con el fin de verificar datos como fecha de ingreso, licencias no remuneradas y comprobar el valor de avances; este último dato no fue posible cotejarlo en su totalidad pues en la hoja de vida no reposan las resoluciones de liquidación, por lo que el grupo auditor con oficio A.F. 1573 de fecha 17 de diciembre de 2013 requirió a la Personera, la documentación faltante, pero no fue allegado ningún documento de los solicitados, solo se anexó un oficio de requerimiento de la información al archivo central. Teniendo en cuenta lo anterior se esperara la información solicitada y en el informe final se podrá concluir sobre este tema, dejando en claro que de no allegarse la información





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solicitada se procederá a aplicar el artículo 101 de la ley 42 de 1993 y lo reglado en la resolución 127 de 2013. Myriam Gutiérrez Quintero:

Fecha de No. de días laborados Ingreso liquidación

04/09/1992 31/12/2011 6.957

Sueldo Básico 1.617.519

1/12 de la prima de servicios 134.793

1/12 de la prima de vacaciones 73.013

1/12 de la prima de navidad 152.110

1/12 de la prima alimentación, transporte y bonificación -

TOTAL BASE 1.977.435

=(1.977.435/360)*6957= 38.213.936 Valor cesantías

(-) Avances según las resoluciones que reposan en la hoja de vida y comprobantes de egresos que fueron allegados por la Entidad:

Res. 000274 31/12/1996 1.613.689

Res. 000216 15/06/1999 1.500.000

Res. 0065 2/04/2003 1.740.000

Res. 00064 04/03/2004 3.300.000

Res. 0023 17/11/2006 2.190.000

Res. 0015 13/01/2007 1.470.000

Res. 031 18/02/2008 3.570.000

Comprobante de egreso No. 2009000030 1.496.193


Total avances verificados por la Contraloría 19.166.346

Doris Mabel Riaño:


01/08/1994 31/12/2011 6.270

Licencias no remuneradas

02/01/1996 14/01/1996 12

03/10/2006 09/10/2006 6

Total días laborados 6.252







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=(1.588.107/360)*6252= 27.580.132 Valor cesantías


Res. 00172 03/10/2003 6.950.000

Res. 0065 05/3/2004 1.030.000

Res. 0062 27/04/2005 2.940.000

Comprobante de egreso No. 2009000031 12/02/09 1.333.462




Total avances verificados por la Contraloría 18.490.546

OBSERVACIÓN No. 12

OBSERVACIÓN Por falta de suministro de información por parte de la Personería Municipal de Tunja, no se pudo establecer si el pago que se realizó a los fondos de cesantías de las funcionarias Myriam Gutiérrez Quintero y Doris Mabel Riaño Mahecha son los correctos. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y sancionatorio. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Ver Anexo 11. Teniendo en cuenta la solicitud de fecha 17 de diciembre de 2013, para que se envíen las actas de liquidación o actos administrativos que reconocen las cesantías a las funcionarias Myriam Gutiérrez y Doris Mabel Riaño de los años 1999 al 2004, me permito informarle que en virtud a tal oficio, esta entidad solicitó al jefe de archivo central de la alcaldía de Tunja Dra. Clara Piedad Ibáñez Pacheco, que enviara las carpetas que contienen las cuentas de pago con los respectivos soportes de los años 1999 al 2004, las cuales fueron enviadas en años anteriores a dicho archivo y no reposan documentos adicionales a los ya reportados en las historias laborales; de los documentos solicitados al archivo central, allegaron dos cajas, las cuales solo contenían los documentos que corresponden al año 1999, sin encontrase los soportes solicitados, esta entidad reiteró su solicitud para que el archivo sea enviado en su totalidad, copia de dicho oficio se anexa; sin embargo no entendemos las razones que llevan a solicitar estos documentos que datan de 14 años atrás, si se tiene en cuenta que la vigencia auditada es 2012, por lo que se





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solicita mayor información al respecto.

Teniendo en cuenta el oficio de fecha 17 de diciembre de 2013 por ustedes enviado, donde solicita se alleguen la documentación de los pagos de cesantías de la funcionarias antes mencionadas, de los años 1992 al 2005, esta entidad procedió a remitir la documentación que reposa en los archivos en 72 folios, motivo por el cual se ha requerido en dos ocasiones al archivo central para que envié a la menor brevedad posible la documentación faltante para completar su solicitud, de esta forma se evidencia que la Personería ha realizado la gestión debida para allegar la documentación, sin embargo hasta la fecha no ha sido posible, una vez sea recibida por parte de esta Personería, se remitirá a la Contraloría para los fines que estime pertinentes, se debe rogar a la Contraloría para los fines disciplinarios, fiscales y sancionatorios, se tenga en cuenta la responsabilidad de los funcionarios cronológicamente y se deja de manifiesto el total interés de verificar los hechos relacionados en las observaciones por parte de la Personería, para lo cual se adelantarán las gestiones pertinentes, necesarias y suficientes. Anexo 11 DECISIÓN CONTRALORÍA: La razón por la que se solicitaron las resoluciones de liquidación y pago de cesantías de las funcionarias Myriam Gutiérrez desde 1992 y Doris Riaño desde 1994 es porque ellas poseen cesantías retroactivas y para liquidar las cesantías hasta 31/12/12 las cuales fueron pagadas en la vigencia 2012, vigencia objeto de auditoria, era necesario verificar los pagos anteriores y solo se podría comprobar este valor con la información de años atrás, esta es la razón por la cual se solicitó esta información. Al grupo auditor fue entregada la documentación necesaria para comprobar que la liquidación de cesantías hasta el 31/12/2011 de la funcionaria Myriam Gutiérrez presenta una mínima diferencia pero en general se encuentra bien liquidada.


04/09/1992 31/12/2011 6.957







=(1.977.435/360)*6957= 38.213.936 Valor cesantías

(-) Avances según las resoluciones, liquidaciones y comprobantes de egresos allegados por la Entidad:

Año Comprobante Valor





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liquidado pagado

1992-1996 Res. 000274 31/12/1996 1.613.689

1997-1999 Res. 000216 15/06/1999 1.500.000

1999-2000 Lo tome de los avances de la liquidación de 2001 2.300.000

2001 Liquidación a 31/12/2001 1.372.143

2002 Liquidación a 31/12/2002 1.745.632

2003 Liquidación a 31/12/2003 3.311.399

2004 Comprobante de egreso No. 2005000061 de fecha 14/02/2005 -

2005 Liquidación a 31/12/2005 2.195.424

2006 Res. 012 de 24/01/2007 1.483.490

2007 Res. 024 de 12/02/2008 3.572.547

2008 Comprobante de egreso No. 2009000030 de fecha 12/02/2009 1.496.193


2010 Liquidación a 31/12/2010 5.420.850

Total Avance de cesantías 28.297.831

Cesantías a girar hasta 31/12/2011 S/g Cálculos Contraloría 9.916.105

Cesantías pagadas por la Personería a 31/12/2011 9.995.348

Diferencia (79.243)

Por lo anterior la observación se levanta.

HALLAZGO No. 10

OBSERVACIÓN Al liquidar las cesantías retroactivas de la señora Doris Mabel Riaño Mahecha se encuentran diferencias en el número de días, pues la Personería al liquidar esta prestación social no le disminuye las licencias no remuneradas que tuvo en 2 ocasiones. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Anexo 11. Debido a que los documentos solicitados no han sido enviados por el archivo central, para efectuar la revisión de las cesantías de la funcionaria Doris Mabel Riaño Mahecha, no se ha podido efectuar tal verificación, inmediatamente alleguen los documentos se dará respuesta a la presente observación, como se manifestó en la observación anterior. DECISIÓN CONTRALORÍA: Recalculando nuevamente las cesantías de la funcionaria Doris Mabel Riaño Mahecha con base a los soportes entregados por la administración de la Personería se evidencia por





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parte de la Contraloría que aun cuando las cesantías a corte 31/12/2011 se liquidaron sin disminuir las licencias no remuneradas que la funcionaria solicitó, estas presentan diferencias a favor de la señora Doris Mabel Riaño por valor de $3.715.525.


01/08/1994 31/12/2011 6.270

Licencias no remuneradas

02/01/1996 14/01/1996 12

03/10/2006 09/10/2006 6

Total días laborados 6.252







=(1.588.107/360)*6252= 27.580.132 Valor cesantías


1994-2001 Liquidación a 31/12/2001 5.472.879

2002 Liquidación a 31/12/2002 1.484.572

2003 Liquidación a 31/12/2003 1.132.328


2005 Liquidación a 31/12/2005 879.826

2006 Liquidación a 31/12/2006 1.290.296

2007 Liquidación a 31/12/2007 1.762.217

2008 Comprobante de egreso No. 2009000031 de 12/02/2009 1.333.462



Total avances 21.490.644

Cesantías a girar hasta 31/12/2011 S/g Cálculos Contraloría 6.089.488

Cesantías pagadas por la Personería a 31/12/2011 2.373.963

Diferencia 3.715.525

Según el análisis realizado por la Contraloría Municipal de Tunja una de las razones de la diferencia radica en valor de los avances desde la liquidación del año 2008 así:

Concepto 2008 2009 2010 2011





2012


Avances al S/g Contraloría

14.969.573

16.303.035

17.348.591

21.490.644

Avances S/g liquidaciones Personería

16.454.468

18.845.888

19.891.444

24.033.497

Diferencia

1.484.895

2.542.853

2.542.853

2.542.853

Teniendo en cuenta lo anterior se levanta los alcances disciplinarios y fiscales, la observación queda pero con alcance administrativo con el fin que la Personería verifique si lo que evidenció la Contraloría es cierto y de ser así realice los ajustes necesarios. La observación queda así: Al liquidar las cesantías retroactivas de la señora Doris Mabel Riaño Mahecha se encuentran diferencias a favor de la funcionaria.

4.4.1.2. Vacaciones El grupo auditor seleccionó una muestra para verificar que la liquidación de vacaciones se esté realizando de acuerdo a la normatividad vigente obteniendo las siguientes inconsistencias:

Gloria Casteblanco

Sueldo 1.299.053

Doceava de servicios 108.254

Total base 1.407.307

Prima de vacaciones 703.654 Días liquidados

Vacaciones 1.032.025 22

Recreación 86.604

Total cálculos CMT 1.822.283

Valor pagado 1.822.282

Diferencia 1

Del Al

Periodo de disfrute 13/01/2012 03/02/2012

Periodo del derecho a vacaciones 03/11/2010 02/11/2011

Como se puede evidenciar no existe diferencia en la liquidación de vacaciones, pero al cotejar los días de liquidación de sueldo en el mes de febrero se observa que a la señora Gloria Yolanda Casteblanco Muñoz le pagaron 30 días del mes de febrero, cuando según la liquidación de vacaciones le pagaron 22 días, de los cuales fueron 19 días del mes de enero y 3 días de febrero, por lo cual en el mes de febrero solo debían haberle pagado 27 días. Según los cálculos realizados por La Contraloría Municipal de Tunja y análisis a la información, se establece que a Gloria Yolanda Casteblanco Muñoz se le pagó 3 días de





2012


febrero como vacaciones y esos mismos 3 días como sueldo, los cuales suman $137.700 por lo que se considera un presunto detrimento patrimonial.

OBSERVACIÓN No. 13

OBSERVACIÓN La Personería Municipal de Tunja pagó a Gloria Yolanda Casteblanco Muñoz, tres (3) días de sueldo del mes de febrero cuando ésta disfrutaba de vacaciones, y que a la vez ya habían sido tenidos en cuenta en la liquidación de vacaciones, por lo que se establece un presunto hallazgo administrativo con alcance fiscal por valor de $137.700. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: En la liquidación de vacaciones de la funcionaria Gloria Yolanda Castelblanco Muñoz, se le conceden 22 días de vacaciones, para disfrutarlas a partir del 12 de enero y hasta el 03 de febrero inclusive:

Se le deben cancelar en el mes de enero las vacaciones, prima de vacaciones y bonificación de recreación por el periodo completo, al igual que 12 días laborados de enero, en el mes de febrero se le deben cancelar 26 días de salario, puesto que disfruto 3 de vacaciones, tal como lo evidencian los reportes generados por el módulo de nómina, PERSONERIA MUNICIPAL DE TUNJA

YOLANDA

CODIGO: 00010 NOMBRE: CASTELBLANCO MUÑOZ GLORIA

CEDULA: 40018938. PERIODO: 31/01/2012. Depen.:

CARGO : PROFESIONAL UIVERSITARIO C.Costo: NINGUNO 1

Con Concepto Cant. Devengos Descuentos 002 SUELDO 12 519,621.00

151 BONIFICACION ESPECIAL DE RECREACION 86,604.00 155 PRIMA DE VACACIONES 15 703,653.00 174 VACACIONES EN TIEMPO 22 1,032,025.00

130 APORTES SALUD EMPLEADO 67,280.00 131 APORTES PENSIÓN EMPLEADO 67,280.00

602 LIBRANZAS COMFBOY 327,483.00 Deducible Sueldo Básicos Total Devengado Total Deducido Neto a Pagar $0.00 $1,299,053.00 $2,341,903.00 $462,043.00 $1,879,860.00 SON UN MILLON OCHOCIENTOS SETENTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS SESENTA PESOS MC.

Fdo Salud: COOMEVA E.P.S S.A Fdo Pensión: COLPENSIONES Fdo Riesgos: Cesantías: HORIZONTE S.A

POSITIVA COMPAÑIA DE Fdo

Caja Comp.: COMFABOY Medicina Prep: NINGUNO Fdo Pen.Vol: NINGUNO





2012


Vacaciones, 18 días /IBL: 1,682,000.00 /IBC: 1,299,000.00 /IBP: 2,255,000.00 /IBC MES ANT.: 1,299,000.00 Saldo de l.os Prestamos Nombre del Concepto Saldo Anterior Saldo Actual LIBRANZAS COMFBOY 2,947,347 2,619,864 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PERSONERIA MUNICIPAL DE TUNJA

YOLANDA

CODIGO: 00010 NOMBRE: CASTELBLANCO MUÑOZ GLORIA

CEDULA: 40018938. PERIODO: 28/02/2012. Depen.:

CARGO : PROFESIONAL UIVERSITARIO C.Costo: NINGUNO 1

Con Concepto Cant. Devengos Descuentos 002 SUELDO 26 1,125,846.00 130 APORTES SALUD EMPLEADO 45,037.00 131 APORTES PENSIÓN EMPLEADO 45,037.00

602 LIBRANZAS COMFBOY 327,483.00 Deducible Sueldo Básicos Total Devengado Total Deducido Neto a Pagar $0.00 $1,299,053.00 $1,125,846.00 $417,557.00 $708,289.00 SON SETECIENTOS OCHO MIL DOSCIENTOS OCHENTA Y NUEVE PESOS MC. Fdo Salud: COOMEVA E.P.S S.A Fdo Pensión: COLPENSIONES Fdo Riesgos: POSITIVA COMPAÑIA DE Fdo Cesantías: HORIZONTE S.A Caja Comp.: COMFABOY Medicina Prep: NINGUNO Fdo Pen.Vol: NINGUNO /IBL: 1,299,000.00 /IBC: 1,299,000.00 /IBP: 1,299,000.00 /IBC MES ANT.: 1,299,000.00

Saldo de l.os Prestamos Nombre del Concepto Saldo Anterior Saldo Actual LIBRANZAS COMFBOY 2,619,864 2,292,381 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Igualmente en la liquidación de vacaciones el día treinta y uno (31) no se cuenta, ni genera pago alguno. DECISIÓN CONTRALORÍA: Verificando las nóminas del mes de los meses de enero y febrero efectivamente se le liquidaron y pagaron 12 días de sueldo en el mes de enero y 26 días de sueldo en el mes de febrero por lo cual se levanta la observación.

HALLAZGO No. 11

OBSERVACIÓN Las resoluciones de liquidación de vacaciones se están elaborando tiempo después de que los funcionarios salen a vacaciones; es decir, primero disfrutan las vacaciones y luego elaboran la resolución decretando el disfrute de vacaciones.





2012


De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Ver anexo 12. Los actos administrativos por medio de los cuales se conceden vacaciones a los funcionarios de la entidad no se están profiriendo con posterioridad a la fecha del disfrute, como lo evidencian las siguientes Resoluciones Adjuntas en el anexo 12:

Mediante Resolución No 009 del 11 de enero de 2012, se le conceden vacaciones a

la funcionaria Gloria Yolanda Castelblanco Muños para disfrutarlas en el periodo

comprendido entre el 13 de enero y el 03 de febrero de 2012. (fecha de la resolución

anterior al disfrute)

Mediante Resolución No 124 del 29 de Mayo de 2012, se le conceden vacaciones a

la funcionaria Rosa Cristina Niño Avendaño, para disfrutarlas en el periodo

comprendido entre el 01 de junio al 25 de junio de 2012. (fecha de la resolución


Mediante Resolución No 333 del 03 de diciembre de 2012, se le conceden

vacaciones a la funcionaria Gutiérrez Quintero para disfrutarlas en el periodo comprendido entre el 07 y 28 de diciembre de 2012. (fecha de la resolución anterior

al disfrute)

Mediante Resolución No 357 del 19 de diciembre de 2012, se le conceden vacaciones a la funcionaria Gloria Yolanda Castelblanco Muños para disfrutarlas en

el periodo comprendido entre el 08 y 28 de enero de 2013. (fecha de la resolución


Mediante Resolución No 358 del 19 de diciembre de 2012, se le conceden vacaciones a la funcionaria Sandra Liseth Piña Ávila para disfrutarlas en el periodo comprendido entre el 28 de diciembre de 2012 al 22 de enero de 2013. (fecha de la resolución anterior al disfrute). DECISIÓN CONTRALORÍA: Al verificar las resoluciones que enuncia en su respuesta efectivamente estas tienen fecha anterior, pero las resoluciones a las que hace referencia la Contraloría son a la de liquidación de vacaciones y pago de las mismas. Por ejemplo con la resolución No. 009 de fecha 10/01/12 se le concede vacaciones a la señora Gloria Yolanda Casteblanco Muñoz y se le informa que las disfrutara del periodo comprendido entre el 13 de enero y el 3 de febrero de 2012, y con resolución No. 069 de 29/02/12 se ordena el pago. Es decir, que se las pagan cuando ella las está disfrutando y según el artículo 18 del decreto 1045 de 1978 el valor correspondiente a las vacaciones





2012


que se disfruten será pagado, en su cuantía total, por lo menos con cinco (5) días de antelación a la fecha señalada para iniciar el goce del descanso remunerado. Igualmente sucedió con Doris Mabel Riaño Mahecha, ella disfrutó vacaciones en el mes de enero y se las liquidaron y ordenaron el pago con resolución No. 069 del 29/02/2012 cuando ella ya se había reintegrado de vacaciones, aun cuando se evidencia que se las habían pagado con nómina del mes de enero. Así las cosas queda demostrado que la resolución de liquidación está quedando con fecha posterior al disfrute aun cuando se las pagan antes, por tal motivo no se levanta la observación para que se tomen en cuenta las sugerencias para próximas liquidaciones.

La auditoría reliquidó las vacaciones de Adriana Pilar Vargas las cuales fueron indemnizadas, pues la funcionaria fue declarada insubsistente mediante Res. 087 del 9 de abril de 2012, es decir dejó de laborar el 11 de abril de 2012, fecha desde la cual se empieza a contar el tiempo de disfrute de vacaciones. El grupo auditor al cotejar lo pagado a la funcionaria en mención mediante la resolución No. 109 del 29/04/12 y la resolución No. 136 del 12/05/12 Vs. los cálculos realizados por los auditores evidenció que existen diferencias en los valores pagados a la funcionaria por concepto de prima de vacaciones, indemnización de vacaciones y bonificación por recreación, la cual asciende a $834.264.

Adriana Pilar Vargas

Sueldo

2.752.000

Doceava de servicios

229.333

Total base

2.981.333

Prima de vacaciones

1.490.667

Días liquidados

Vacaciones

2.186.311 22

Recreación

183.467

Total cálculos CMT

3.860.444

Valor pagado por la Personería

4.694.708

Diferencia

(834.264)

Del Al



Los 22 días que según los cálculos de la Contraloría son los que se deben liquidar de indemnización de vacaciones están divididos en 20 días del mes de abril y 2 días del mes de mayo.





2012


Concepto

Valor cancelado S/g

Res. 109

Valor cancelado S/g

Res. 136

Total pagado por la

Personería Cálculos S/g

CMT Diferencia

Prima de vacaciones 825.600 963.200 1.788.800 1.490.667 (298.133)

Vacaciones 2.476.800 206.400 2.683.200 2.186.311 (496.889)

Recreación 222.708 - 222.708 183.467 (39.241)

TOTAL DIFERENCIA (834.264)

OBSERVACIÓN No. 14

OBSERVACIÓN Se pagó mayor valor a Adriana Pilar Vargas por concepto de prima de vacaciones, indemnización de vacaciones y bonificación por recreación los cuales ascienden a $834.264 y son considerados presunto detrimento patrimonial. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Según Anexo 13. Con referencia a la liquidación del pago de vacaciones, indemnización de vacaciones y bonificación por recreación de la funcionaria Adriana Pilar Vargas Martínez, se precisa que el periodo de vacaciones va del 24 de enero del 2011 hasta el 11 de abril de 2012, día en que se declaró insubsistente, por lo anterior la liquidación de vacaciones e indemnización por vacaciones no corresponden a 22 días hábiles, sino a 25 días hábiles, es decir 22 días del periodo comprendido entre el 11 de enero del 2011 y el 10 de enero de 2012, y tres días del periodo comprendido entre el 12 de enero de 2012 y el 10 de abril de 2012, lo cual corresponde a valor de la indemnización por vacaciones 2.466.800, valor de la prima de vacaciones es de 1.788.600, (correspondiente a 18 días) por lo cual se le canceló el valor de $825.600 y se le reajusto mediante Resolución 136 el valor de $ 963.200. Anexo volante de pago de la liquidación y Resolución de reajuste. Anexo 13 DECISIÓN CONTRALORÍA: Efectivamente no existe diferencia pues el grupo auditor no había tenido en cuenta el periodo comprendido entre el 21/01/2012 al 11/04/2012 que corresponden a 3 días de prima de vacaciones, 0,4333 días de bonificación de recreación y 3 días hábiles de disfrute de vacaciones. El equipo auditor reliquidó nuevamente la vacaciones y no se obtuvo diferencia por tal motivo se levanta la observación.





2012


Adriana Pilar Vargas

Sueldo

2.752.000

Doceava de servicios

229.333

Total base

2.981.333

Prima de vacaciones

1.788.800

Días liquidados

Vacaciones

2.683.200 27

Recreación

223.218

Total cálculos CMT

4.695.218

Valor pagado

4.694.708

Diferencia

510

Del Al



.

4.5. CRUCE PLANILLAS VS. CONTABILIDAD Con el fin de verificar el gasto de seguridad social y parafiscales presentado en el estado de resultados se realizó mes a mes cruce entre el saldo debito de la cuenta del gasto Vs. el valor cancelado en las planillas de seguridad social y parafiscales tanto de la planta global como de los supernumerarios. Para salud y pensión solo se tuvo en cuenta el valor que debe cubrir el patrono, es decir, el 8,5% a salud y el 12% a pensión que es lo que se debe contabilizar como gasto. De estos cruces se obtienen diferencias en todos los meses, la cual se presenta porque en la contabilidad se registra por mayor valor del que realmente se paga, generando sobreestimaciones en las cuentas y disminuyendo el valor del superávit.

Mes

Aportes a cajas de compensación familiar

Diferencia

Saldo contabilidad A.R.P.

Diferencia Saldo Libros

Saldo según planilla Saldo Libros

Saldo según planilla

Planta global Supernumerario Planta global Supernumerario

Enero

1.448.400

1.297.200 175.900

(24.700)

158.700

150.900 21.900

(14.100)

Febrero

1.555.700

1.556.815 159.200

(160.315)

168.800

168.900 16.200

(16.300)

Marzo

1.295.200

1.295.200 93.100

(93.100)

166.300

166.300 8.100

(8.100)

Abril

1.326.555

1.721.055 84.425

(478.925)

172.700

168.800 8.000

(4.100)

Mayo

1.363.600

1.704.800 128.900

(470.100)

167.800

169.800 15.900

(17.900)





2012


Junio

1.828.165

1.271.000 208.500

348.665

222.100

161.100 25.300

35.700

Julio

2.132.500

2.095.500 18.970

18.030

189.800

169.300 2.200

18.300

Agosto

1.465.300

1.296.000 186.500

(17.200)

185.100

168.800 20.600

(4.300)

Septiembre

1.482.500

1.296.000 4.861

181.639

175.000

154.400 600

20.000

Octubre

2.117.000

1.815.000 421.000

(119.000)

245.200

209.500 50.200

(14.500)

Noviembre

2.010.100

1.577.604 381.100

51.396

270.500

171.500 39.600

59.400

Diciembre

1.905.600

1.452.100 422.000

31.500

214.800

170.100 40.900

3.800

Mes

Aportes al ICBF

Diferencia

Aportes al SENA



Saldo Libros



Enero

1.086.500

973.100 131.900

(18.500)

181.300 162.400 22.000

(3.100)

Febrero

1.166.900

1.167.700 119.400

(120.200)

194.700 194.800 19.900

(20.000)

Marzo

971.600

971.600 69.800

(69.800)

162.200 162.200 11.700

(11.700)

Abril

995.000

1.240.400 63.200

(308.600)

166.100 206.900 10.400

(51.200)

Mayo

1.022.800

1.278.700 96.700

(352.600)

170.700 213.400 16.200

(58.900)

Junio

1.371.100

953.400 156.300

261.400

228.800 159.100 26.100

43.600

Julio

1.599.600

1.571.600 14.200

13.800

267.000 262.000 2.400

2.600

Agosto

1.099.100

972.200 139.800

(12.900)

183.600 162.300 23.200

(1.900)

Septiembre

1.112.000

972.200 3.600

136.200

185.500 162.300 600

22.600

Octubre

1.587.700

209.500 315.700

1.062.500

264.500 226.800 52.700

(15.000)

Noviembre

1.792.200

1.028.200 285.800

478.200

299.100 171.500 47.600

80.000

Diciembre

1.914.380

1.088.800 316.500

509.080

238.100 181.500 52.800

3.800

Mes

Aportes ESAP

Diferencia

Aportes a escuelas industriales e institutos técnicos


Saldo según planilla Saldo Libros



Enero 181.300

162.400

22.000

(3.100)

361.900

324.100 43.900

(6.100)

Febrero 194.700

194.700

19.900

(19.900)

388.800

388.800 39.800

(39.800)

Marzo 162.200

162.200

11.700

(11.700)

323.700

323.700 23.300

(23.300)

Abril 165.800

206.900

10.400

(51.500)

330.900

413.300 21.000

(103.400)

Mayo 170.700

213.400

16.200

(58.900)

340.800

426.100 32.200

(117.500)

Junio 228.800

159.100

26.100

43.600

456.800

317.700 52.100

87.000

Julio 267.000

262.000

2.400

2.600

533.000

523.900 4.700

4.400

Agosto 183.600

162.300

23.200

(1.900)

366.200

323.900 46.500

(4.200)

Septiembre 185.500 -





2012


162.300 - 23.200 370.400 323.900 46.500

Octubre 264.500

226.800

52.700

(15.000)

529.200

453.800 105.200

(29.800)

Noviembre 295.400

171.500

47.600

76.300

591.300

343.000 95.100

153.200

Diciembre 248.780

181.500

52.800

14.480

699.336

363.200 105.500

230.636

Mes

Salud

Diferencia

Pensión



Saldo Libros

Saldo Libros


Planta global Supernumerario

Planta global Supernumerario

Enero

2.737.400

2.599.887

351.381

(213.868)

467.520

3.396.881

3.670.429 496.068

(302.096)

Febrero

2.744.140

2.744.081

307.785

(307.726)

467.520

3.406.320

3.873.997 434.520

(434.677)

Marzo

2.742.560

2.744.081

176.137

(177.658)

1.278.660

2.593.100

3.873.997 248.664

(250.901)

Abril

2.806.353

2.744.081

143.276

(81.004)

1.273.480

2.692.165

3.873.997 202.272

(110.624)

Mayo

2.728.500

2.767.473

257.304

(296.277)

1.273.480

2.578.320

3.907.021 363.252

(418.473)

Junio

3.878.494

2.712.892

410.315

755.287

1.230.160

4.224.970

3.829.965 579.268

1.045.897

Julio

2.772.380

2.751.879

36.295

(15.794)

1.273.480

3.778.300

3.885.005 51.240

1.115.535

Agosto

3.134.540

2.744.081

336.128

54.330

1.273.480

3.100.060

3.873.997 474.534

25.009

Septiembre

3.073.606

2.744.081

9.945

319.580

1.273.480

3.074.885

3.873.997 14.040

460.328

Octubre

4.611.340

3.730.907

558.068

322.366

-

6.398.340

5.267.162 787.860

343.318

Noviembre

5.469.480

2.903.018

471.268

2.095.194

-

7.470.558

4.098.378 665.320

2.706.860

Diciembre

7.774.503

2.878.222

508.449

4.387.832

-

6.919.276

4.063.372 717.810

2.138.094

HALLAZGO No. 12

OBSERVACIÓN Se observa sobreestimación de las cuentas del gasto en las que se contabilizan las erogaciones por concepto de seguridad social y parafiscales por valor de $14.251.517. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Las diferencias acumuladas a diciembre de 2012 se ajustaron debido a interfaces que generaron estos valores. Por lo tanto quedo ajustado a diciembre de 2012. RETENCION EN LA FUENTE

La retención en la fuente para el Personero en el mes de febrero venía en $433.000, pues él no reportaba ningún deducible de nómina en el mes de marzo, la Personera de Tunja





2012


reporta como deducibles de nómina el pago de estudio de post grado y pago de matrículas y pensiones de su menor hijo Tomas Ochoa Ramírez, en el Colegio Gimnasio Campestre del Norte, como consecuencia la retención en la fuente disminuyo a $266.000, como lo evidencia formulario de retención en la fuente adjunto; para el mes de abril, además de los anteriores descuentos adquiere con COLSEGUROS S.A un ahorro voluntario a pensiones por un monto de 2.000.000, reduciendo este la retención a $48.000. Ver Anexo 18

4.6.1. Retención por salarios DECISIÓN CONTRALORÍA: Los ajustes que se realizaron según su respuesta no subsanaron las diferencias pues de ser así no se hubiera presentado diferencia alguna, en razón a que el análisis que se realizó por parte del grupo auditor, presentado en la parte de arriba, se tomó todo el año y si los ajustes se hubieran realizado en diciembre aun cuando en todos los meses presente diferencia el saldo debería dar cero. Por lo anterior no se levanta la observación.

4.6. RETENCIÓN EN LA FUENTE Se solicitaron las 12 declaraciones de retención en la fuente, con estas se verificó que se estuvieran presentando y pagando en las fechas establecidas según el calendario tributario, además que el saldo crédito de la cuenta 2436 en libros mes por mes coincidieran con lo pagado en la declaración; de este cruce se obtuvo:

1. No se presentó la declaración de retención en la fuente del mes de enero. 2. En el mes de febrero existe diferencia entre lo pagado Vs. lo registrado en libros,

diferencia que se observa que es un menor valor pagado. 3. Las diferencias que se presentan en los otros meses no son materiales y pueden

obedecer a ajustes al mil más cercano.

Mes Fecha de acuse Fecha en la que

debería presentarla

Fecha de pago S/g sello del

banco Cumple?

Valor pagado

Valor S/g Libros

Diferencia

Enero No presentaron 09/02/2012 No presentaron

-

433.000

433.000

Febrero 08/03/2012 09/03/2012 08/03/2012

3.062.000

3.134.733

72.733

Marzo 12/04/2012 12/04/2012 12/04/2012

292.000

291.400

- 600

Abril 08/05/2012 10/05/2012 10/05/2012

980.000

980.000

-

Mayo 05/06/2012 12/06/2012 07/06/2012

50.000

50.000

-

Junio 10/07/2012 11/07/2012 11/07/2012

1.444.000

1.444.000

-

Julio 08/08/2012 10/08/2012 09/08/2012

1.957.000

1.957.269

269

Agosto 10/09/2012 11/09/2012 10/09/2012

689.000

689.145

145





2012


Septiembre 08/10/2012 09/10/2012 09/10/2012

497.000

497.067

67

Octubre 08/11/2012 13/11/2012 09/11/2012

1.497.000

1.497.781

781

Noviembre 04/12/2012 11/12/2012 05/12/2012

858.000

858.000

-

Diciembre 08/01/2013 11/01/2013 08/01/2013

1.388.000

1.386.987

- 1.013

Hay que tener en cuenta que la retención en la fuente se aplica cuando se haga el pago o se cause, sin importar si la compra ha sido realizada de contado o a crédito. La norma general sobre retención en la fuente, contempla que la retención se debe practicar en el momento en que se haga el pago o el abono en cuenta, lo que ocurra primero. Teniendo claro que abono en cuenta es lo mismo que causar, puesto que se trata de consignar en la contabilidad cualquier movimiento o hecho económico. Para el abono en cuenta no implica necesariamente que el pago se haya hecho, basta con que surja el derecho o la obligación. En las empresas, que deben llevar contabilidad por el sistema de causación, siempre ocurrirá primero la causación o el abono en cuenta y luego el pago, por tanto, siempre la retención se aplicará en el momento de hacer la causación o el abono en cuenta. La única excepción prevista por la ley, es la contemplada en la retención en la fuente por ingresos laborales, en donde la retención se aplica al momento de pago y no del abono en cuenta. Lo anterior con el ánimo de explicar lo evidenciado en la auditoria pues en el mes de enero no presentaron la declaración de retención en la fuente aun cuando existía saldo crédito en la cuenta, en la etapa de la ejecución se solicitó explicación a los funcionarios de la Personería y la respuesta que se obtuvo fue que la nómina del mes de enero se pagó hasta el 1 de febrero, la auditoria constató que el pago efectivamente se hubiera realizado en el mes de enero. 4.6.1. Retención por salarios Según el estatuto tributario existen dos procedimientos para la retención en la fuente por concepto de salarios los cuales se encuentran en el artículo 385 (Procedimiento 1) y el artículo 386 (Procedimiento 2). El procedimiento 2 se debe calcular en los meses de diciembre y de junio de cada año, y se tomará el promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que se hace el cálculo. En el caso que el empleado lleve menos de un año trabajando, se tomarán en cuenta los meses que lleve y se dividirá por ese mismo número. A diferencia que el procedimiento 1 debe calcularse mensualmente.

La Personería debe evaluar que procedimiento es menos desgastante y además cual es el que más le benefician al trabajador, también se debe unificar los procedimientos y no a un trabajador aplicarle un procedimiento y a los otros trabajadores el otro procedimiento.

http://www.gerencie.com/abono-en-cuenta.html

http://www.gerencie.com/contabilidad.html

http://www.gerencie.com/obligados-a-llevar-contabilidad.html

http://www.gerencie.com/principio-de-causacion.html

http://www.gerencie.com/abono-en-cuenta.html

http://www.gerencie.com/retencion-en-la-fuente-por-ingresos-laborales.html

http://www.gerencie.com/retencion-en-la-fuente-por-ingresos-laborales.html





2012


La Contraloría Municipal de Tunja, evidenció que al Personero anterior que laboró hasta el mes de febrero de 2012, se le descontaba por concepto de retención en el fuente $433.000 y en el mes de marzo de 2012 cuando ingreso la nueva Personera se le descontó $266.000; pero desde el mes de abril hasta el mes de julio se descontó por concepto de retención en la fuente $48.000, el grupo auditor solicitó copia de la depuración de la retención en la fuente a lo que la Entidad no allegó documentación alguna. Por otra parte se evidenció que se les hace retención en la fuente cuando se pagan vacaciones, se paga el retroactivo y se les paga la prima de servicios así:

Nombre del trabajador Valor

retenido

Mes que se le practicó retención

Romero Farfan Miguel Angel 417.000 Abril

Diaz Amaya Sandra Milena 265.000

Julio

Roncancio Gonzalez Nestor Javier 191.000

Piña Avila Sandra Liseth 265.000

Baez Figueroa Sonia Pilar

1.500

Octubre

Roa Ortiz Deisy Katherine

33.000

Garcia Nieto Maria Carolina

53.000

Diaz Amaya Sandra Milena 132.000

Roncancio Gonzalez Nestor Javier

48.000

Piña Avila Sandra Liseth 106.000

Piña Avila Sandra Liseth 477.600 Diciembre

HALLAZGO No. 13

OBSERVACIÓN La Personería Municipal de Tunja debe evaluar que procedimiento de retención por salarios le beneficia al trabajador. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Se tendrá en cuenta la observación para el año en curso y se evaluará por cual método le favorecerá más al trabajador.

4.7. ANALISIS DE LAS PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS (PQR) DECISIÓN CONTRALORÍA:





2012


No se levanta la observación en razón a que la única forma de hacerle seguimiento de la evaluación que realizaran en la Personería es en la siguiente vigencia, por tanto se mantiene la observación.

4.7. ANALISIS A LAS PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQR) Según estudio realizado por parte de grupo auditor se evidenció que se atendieron 373 PQR en la vigencia 2012, las cuales unas fueron rendidas en la cuenta electrónica y las otras se entregaron durante el proceso auditor así:

303 Rendidos en la cuenta

15 Rendidos dentro de la información solicitada por el grupo auditor

55 Verbales no rendidos en la cuenta

373 Total PQR

La Contraloría Municipal de Tunja analizo los términos de respuesta de las PQR por parte de las Personerías Delegadas, evidenciando que se incumplen términos en 39 PQR de los 373 que equivalen al 10% y se cumplen términos en 260 PQR equivalentes al 70%; el restante 20% equivalente a 74 PQR, no se puede establecer si cumple o no términos debido a que en la cuenta electrónica que rindieron no se solicitaba fecha de la primera actuación, y en la información que solicitó el grupo auditor en la etapa de ejecución este dato si se requería, pero como no toda la información concordaba al realizar el cruce de información se evidenció que estos PQR estaban en la cuenta electrónica que rindieron y no fueron rendidos en la información que solicitó la Contraloría por lo que no se tiene la fecha de la primera actuación para el análisis.

La evaluación a los términos se realizó con base en la resolución 094 del 17 de abril de 2009 en donde en su artículo 5 se establecen los términos para dar contestación así:

70%

10%

20%

ANALISIS DE TERMINOS PQR

Cumplen Incumple No información





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a. 30 días hábiles para contestar consultas b. 15 días hábiles para contestar quejas, reclamos y manifestaciones c. 10 días hábiles para contestar peticiones de información

HALLAZGO No. 14

OBSERVACIÓN La resolución 094 del 17 de abril de 2009 debe modificarse pues establece términos que están desactualizados, ya que el Código Contencioso Administrativo fue derogado por el artículo 309 de la Ley 1437 de 2011. De igual manera se debe actualizar los correos electrónicos que establece esta resolución. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Previo a responder la presente observación, resulta importante pronunciarme sobre la Resolución No. 094 de 17 de Abril de 2009, por la cual se crea, organiza y pone en funcionamiento el Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias, cuyo artículo 1 dispone lo siguiente:

Crear, organizar y poner en funcionamiento EL SISTEMA DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS de la Personería del Municipio de Tunja, a través de un profesional encargado de recibir, radicar y tramitar quejas, reclamos, consultas y sugerencias que formulen particulares y Servidores Públicos de la Institución y que se relacionen con los servicios que la Personería del municipio de Tunja, presta en todas sus áreas, en cumplimiento de la misión institucional,

Acto administrativo que se expidió con fundamento en la Ley 190 de 1995 artículos 49, 54 y 55 y su Decreto reglamentario 2232 de 1995, artículos 7, 8, y 9, normativa que en la parte pertinente se encarga de regular lo relativo al sistema de quejas y reclamos, específicamente aquellas que se refieren a la misión institucional de la entidad, esto es a las inquietudes e inconformidades que sobre las actuaciones que adelante la Personería, formulen los usuarios externos, así las cosas, esta resolución se aplica única y exclusivamente en aquellos eventos en que se formulen peticiones de esta índole; procedimiento diferente es el normado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, legislación que se aplica en los trámites de los derechos de petición establecidos en la Constitución Política Artículo 23, que en su función de agente del ministerio público debe atender.

Realizada la anterior aclaración, la Resolución 094 del 17 de abril de 2009, no es aplicable para el trámite de derechos de peticiones, toda vez que como fue expuesto con anterioridad, este acto administrativo regula lo concerniente al sistema de quejas, reclamos





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y sugerencias, que puedan surgir con ocasión del cumplimiento de su misión. No es equiparable con el establecido en el Código de Procedimiento Administrativo el cual reglamenta el ejercicio del derecho de petición consagrado en el Artículo 23 de la Constitución Política y que reclaman acciones pero ante otras entidades sean están del nivel central o descentralizado del municipio, de otras entidades públicas o particulares.

En la vigencia 2012, esta entidad no recibió ninguna petición queja o reclamo relativo a

anomalías en su funcionamiento interno, por lo que dentro del formato de PQR que se

rindió en la cuenta consolidada del año 2012 no se reportó ninguna petición de esta

naturaleza. Los tramites que fueron registrados no son del resorte del funcionamiento de

la entidad, en su calidad de ministerio público interviene ante otras autoridades públicas

municipales e incluso ante entidades privadas, buscando garantizar el respeto de los

derechos fundamentales de los peticionarios, mediante la realización de seguimientos,

verificaciones, acompañamientos entre otros, no obstante lo anterior lo hace en atención

a los términos que por ley debe acatar en lo administrativo.

Teniendo en cuenta que se señala que en la auditoria se estableció que 16 quejas, 22 peticiones y 1 denuncia no cumple los términos que establece la Resolución 094 del 17 de abril de 2009, resulta importante aclarar que esta resolución no tiene aplicación para el caso en concreto, ya que no se reportaron peticiones quejas o reclamos dirigidos directamente contra la entidad por sus actuaciones, el reporte incluye peticiones solicitando la intervención de la Personería como agente del ministerio público. DECISIÓN CONTRALORÍA: No es cierto que no les aplique la resolución 94 del 17/04/2009 emitida por esta misma entidad, pues en el artículo 1 que ustedes mismos indican en su respuesta deja claro que está dirigida a quejas, reclamos, consultas y sugerencias que formulen particulares y servidores públicos de la institución y que se relacionen con los servicios que la Personería del Municipio de Tunja presta en sus áreas, en cumplimiento de su Misión Institucional. La contestación de las PQR hacen parte de la misión pues a través de estas se protegen la guarda y promoción de los derechos humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta de quienes desempeñan funciones públicas en el Municipio. Además, en el numeral 5 del artículo 2 literalmente indica “Recepcionar y atender las quejas y reclamos, siguiendo los principios y término contemplados en el Código Contencioso Administrativo, según se trate de interés particular o general.” En el artículo 3 reglamenta el procedimiento de la PQR, que es similar al que se viene adelantando actualmente. También hay que tener claro que se cotejó los términos que la resolución 094 establece Vs. los que estipula el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y estos no difieren. Por tanto esta resolución si reglamenta las PQR solo que ya está desactualizada y debe





2012


ajustarse de acuerdo a la normatividad vigente, además, se debe establecer un término para los diferentes trámites que se adelanten en la Personería por ejemplo lo que las personeras delegadas denominan solicitud de intervención. Teniendo en cuenta lo anterior no se levanta la observación.

La auditoría pudo establecer que 16 quejas, 22 peticiones y 1 denuncia no cumplen términos que establece la resolución 094 del 17 de abril de 2009. Además, al no haber rendido completa la información solicitada por el grupo auditor no se puede establecer si 74 PQR cumplen con términos.

Tipo de denuncia Cumplen términos

No cumplen términos Total

Quejas 42 16 58

Peticiones 138 22 160

Denuncia 9 1 10

Sin información completa

74

ND 1

1

Verbales no reportados en la cuenta pero reportados durante el proceso auditor 55

55

15 PQR no rendidos en la cuenta pero reportados durante el proceso auditor 15

15

TOTAL PQR 373

OBSERVACIÓN No. 15

OBSERVACIÓN Dentro de la auditoria se evidenció que 16 quejas, 22 peticiones y 1 denuncia se les dieron respuesta fuera de términos. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: En este aspecto es importante hacer la salvedad que a esta entidad en su condición de agente del ministerio público, le corresponde la guarda y promoción de los derechos humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas; las quejas que se tramitan ante esta entidad se rigen por dos procedimientos diferentes, uno de ellos reglamentado contemplado en la Ley 734 de 2002, disposición que en su Artículo 69 señala la manera como se promoverán las investigaciones disciplinarias, y que establece que la acción disciplinaria se iniciará y adelantará de oficio, o por información proveniente de servidor público o de otro medio que amerite credibilidad, o por queja formulada por cualquier persona1, en este caso el trámite de la queja se rige por los términos establecidos por el Código Único Disciplinario, habida cuenta que dichas quejas pueden llevar al inicio de diligencias preventivas o de procesos





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disciplinarios, por tratarse de una norma que regula un procedimiento de carácter especial, su aplicación prevalece sobre las disposiciones del Código de Procedimiento Administrativo2.

Y en segundo lugar aquellas quejas relativas a la deficiente prestación de un servicio, en las cuales de acuerdo con la entrada en vigencia de la Ley 1437 de 2011, la entidad tiene un término perentorio de 15 días para que sean resueltas.

1 Ley 734 de 2002 Artículo 69. 2 Código Contencioso Administrativo Artículo 2°. Ámbito de aplicación. Las normas de esta Parte Primera del Código se aplican a

todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, a los órganos autónomos e independientes del Estado y a los particulares, cuando cumplan funciones administrativas. A todos ellos se les dará el nombre de autoridades.

Las disposiciones de esta Parte Primera no se aplicarán en los procedimientos militares o de policía que por su naturaleza requieran decisiones de aplicación inmediata, para evitar o remediar perturbaciones de orden público en los aspectos de defensa nacional, seguridad, tranquilidad, salubridad, y circulación de personas y cosas. Tampoco se aplicarán para ejercer la facultad de libre nombramiento y remoción. Las autoridades sujetarán sus actuaciones a los procedimientos que se establecen en este Código, sin perjuicio de los procedimientos regulados en leyes especiales. En lo no previsto en los mismos se aplicarán las disposiciones de este Código.

Ahora bien, teniendo en cuenta que una vez son radicados los derechos de petición ante la

entidad, se realiza reparto interno de las mismas, en las diferentes personerías delegadas,

una vez asignados los funcionarios a cargo se hacen responsables del trámite de las

mismas, por lo que se realizó requerimiento a dichas dependencias para que informe sobre

las gestiones adelantadas tendientes a resolver las solicitudes, que según el grupo auditor

presentan inconsistencias, cuyas respuestas de cada sectorial se allegan en el anexo 14,

en donde informa la totalidad de las peticiones, quejas y reclamos atendidas por la entidad,

fueron tramitadas en término, sin que en consecuencia está entidad tenga queja o

denuncia alguna por sus trámites, los cuales van no solo desde las comunicaciones sino

acompañamiento, inspecciones, visitas y todas las demás que son necesarias.

Ver Anexo 14

Ahora bien, las PQR de cuyo trámite se requirió a las diferentes Delegaturas de la entidad,

fueron aquellas que le reportaron a la funcionaria que atendió la auditoria, de acuerdo con

un cuadro Excel allegado, sin embargo vale la pena aclarar que no se delimitaron las 74

PQR´s a las que hace referencia la observación. Igualmente para la época en la que se

presentó la cuenta consolidada al ente de control fiscal, el formato 201214_f41_CMT no

contenía una casilla en donde se reportara la primera actuación, por lo que no es factible

establecer cuáles son las 74 PQR referidas en tal observación.

DECISIÓN CONTRALORÍA: Respecto a las 16 quejas, 22 peticiones y 1 denuncia que según análisis realizado por la Contraloría estaban fuera de términos, teniendo en cuenta los argumentos dados en su respuesta por cada una de ellas se evidencia que en su gran mayoría obedece a errores en la trascripción de las fechas cuando se solicitó dentro del proceso auditor la fecha de la última actuación ya que el formato que se rindió no la contenía. Por otra parte, en la fórmula utilizada por el grupo auditor para el análisis, ésta contaba los





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días desde el día de radicada la PQR por esto se pasaban de términos 3 quejas y 8 peticiones, cotejando con la información física, estos fueron atendidos dentro de términos. Hay que tener en cuenta que para evaluar las quejas se tomó los mismos 15 días que la norma reglamenta para las peticiones teniendo como base el artículo 55 de la ley 190 de 1995 el cual se encuentra vigente. Teniendo en cuenta lo anterior se levanta la observación.

OBSERVACIÓN No. 16

OBSERVACIÓN No se puede establecer si 74 PQR cumple términos de respuesta, pues la información no fue suministrada en su totalidad. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: La misma respuesta de la observación No. 15 DECISIÓN CONTRALORÍA: Teniendo en cuenta que en su respuesta mencionan que no se pueden determinar las 74 PQR a que se hace referencia; el grupo auditor les hizo llegar el archivo con la información de los PQR con el fin de que nos suministraran fecha de la primera y última actuación para poder analizar si cumplían términos, explicándole que estos 74 PQR hacían parte de los 303 que fueron rendidos en la cuenta pero que no les diligenciaron fechas de las actuaciones. Dentro del proceso auditor se solicitó información de todas las PQR ya que el formato que rendían al SIA no contenía fecha de la última actuación y en este proceso fue explicado al grupo auditor que existen remisiones (Traslados disciplinarios) que son enviadas a la Personería Municipal por competencia pero estos no se pueden tratar como PQR, según las explicaciones por parte de las Personeras delegadas se solicitó información de estos procesos la cual fue suministrada en oportunidad por la Personería. En conclusión las 74 PQR que según la observación no se pudieron analizar por falta de suministro de información no es cierto pues estos 74 PQR corresponden a remisiones de las cuales dentro del proceso auditor fue suministrada información después de explicado





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que no se pueden catalogar como PQR. Por tanto la observación se levanta.

4.8. EVALUACIÓN PRESUPUESTAL La Personería Municipal de Tunja se rige presupuestalmente por el Decreto 111 de 1996, mediante resolución No 0001 de 2012 se desagrega el presupuesto de gastos del presupuesto de ingresos y gastos del Municipio de Tunja para la vigencia 2012. Por parte de la Personería Municipal de Tunja, no se presenta la resolución de liquidación del presupuesto de ingresos y gastos. Mediante Acuerdo Municipal No 047 de 2008, en concordancia con el Decreto 111 de 1996 y el Decreto 424 de 2012, el Alcalde Mayor de Tunja liquidó el presupuesto de rentas y gastos del municipio para la vigencia 2012, en el cual se asigna la suma de NOVECIENTOS SETENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS CUARENTA Y SIETE MIL DOSCIENTOS CINCUENTA Y UN PESOS ($971.647.251). Es de anotar, que el presupuesto de ingresos de la Personería Municipal de Tunja, proviene de transferencias del municipio, correspondiendo a un porcentaje de los ingresos corrientes de libre destinación y recaudados de acuerdo a lo establecido en la Ley 617 de 2000 en su artículo 10, que corresponde al 2,2% de los ingresos municipales. 4.8.1. Ingresos El artículo 10 de la ley 617 de 2000 fija el valor máximo de gastos de las Personerías de cada vigencia fiscal, mencionando que no podrán superar para el caso de Tunja 2,2% de los ingresos corrientes de libre destinación. En este orden de ideas según la oficina de presupuesto los ingresos corriente de libre destinación terminando la vigencia 2012 fueron de $53.308.517.730,73 de los cuales el 2,2% es de $1.172.787.390, siendo este el monto máximo de gastos para la vigencia 2012 para la Personería Municipal de Tunja.

Gastos máximos según art. 10 de la ley 617 de 2000

Ingresos según Estado de actividad financiera, económica y social

Diferencia

1.172.787.390 1.145.081.701 27.705.689

Teniendo en cuenta que la norma fija gastos máximos más no ingresos mínimos se entiende que $1.172.787.390 es el tope de ingresos que la Personería pueden recibir y gastar. Según los cálculos de la Contraloría Municipal de Tunja los ingresos de la Personería para la vigencia 2012 fueron de $1.145.081.701, teniendo en cuenta los ingresos no operacionales, por lo que la Alcaldía podía haberle girado hasta $27.705.689 más de lo que le giro. Se encuentra que el total recibido por concepto de ingresos en la ejecución presupuestal presentada al grupo auditor es de $1.018.032.286,97, pero la presentada al SIA es de $1.130.323.489, presentándose una diferencia por valor de $112.291.202,03 entre las dos





2012


informaciones, encontrándose entonces que la información reportada al SIA no es la correcta.

HALLAZGO No. 15

OBSERVACIÓN La ejecución presupuestal de ingresos presentada al SIA muestra un recaudo por valor de $1.130.323.489, la ejecución presupuestal trimestral acumulada presentada al grupo auditor muestra un valor de $1.018.032.286,97 lo que muestra diferentes valores en los ingresos para 2012. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Como se observa en la ejecución allegada en el anexo 30, el ingreso total del presupuesto

para la vigencia total 2012 fue de $1.130.323.489.21, registro que coincide con el

contenido en el SIA, igualmente se allega comprobante de ingresos.

DECISIÓN CONTRALORÍA: En efecto el ingreso total del presupuesto para la vigencia total 2012 fue de $1.130.323.489.21, sin embargo en la ejecución trimestral presentada al grupo auditor se presentan valores diferentes para los ingresos, lo que puede generar duda en los usuarios finales de la información presupuestal de la entidad, razón por la cual se pide se preste mayor atención en la generación de los reportes. Se mantiene la observación como hallazgo administrativo para ser incluida en el plan de mejoramiento.

Los ingresos reportados en la ejecución presupuestal a 31 de diciembre de 2012 por concepto de transferencias para funcionamiento, corresponden a las registradas contablemente durante la vigencia. Sin embargo contablemente se evidencia que existen ingresos por concepto de recuperaciones y rendimientos financieros, los cuales no se incluyen en la ejecución presupuestal consolidada. Estos ingresos son por valor de $14.758.195,97 y se encuentran contabilizado en los auxiliares de la cuenta 48-OTROS INGRESOS, de los cuales $1.160.306 son por concepto de rendimientos financieros, estos no se adicionaron al presupuesto.

OBSERVACIÓN No. 17

OBSERVACIÓN Existen ingresos por valor de $1.160.306 por concepto de rendimientos financieros que no





2012


fueron adicionados al presupuesto de la vigencia 2012. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Teniendo en cuenta que la Personería de Tunja no puede efectuar adiciones al

presupuesto pues esta función solo le compete al Concejo Municipal, no es posible incluir

dentro del mismo el valor de $1.160.306 por concepto de rendimientos financieros pues

esta entidad recibe ingresos exclusivamente por transferencias municipales.

DECISIÓN CONTRALORÍA: Se acepta la respuesta y se levanta la observación.

4.8.2. Gastos Como se mencionó en la parte de ingresos, el artículo 10 de la ley 617 de 2000 fija los gastos máximos de los cuales según cálculos de la Contraloría Municipal el tope es de $1.172.787.390; según la Ejecución presupuestal de gastos el monto que gasto la Personería de Tunja fue de $1.014.936.731 por lo que estos se encuentra dentro del límite permitido por la norma.

La apropiación definitiva de gastos fue de $1.130.323.489,21, constatando que se realizaron adiciones por valor de $158.676.238,21. Al finalizar la vigencia se adquirieron compromisos por un valor de $1.014.936.731,43, que representan un 89.79% del presupuesto definitivo y con un saldo pendiente por comprometer de $115.386.757,78.

CONCEPTO PTO INICIAL DEFINITIVO EJECUCIÓN % PARTICIP. DEL

TOTAL EJECUTADO

Servicios personales

860.616.898

978.953.993

863.567.235

85,09%

Gastos generales

111.030.353

151.369.496

151.369.496

14,91%

TOTAL

971.647.251

1.130.323.489

1.014.936.731 100%

4.8.2.1. Resolución de cuentas por pagar Mediante resolución 383 del 31 de diciembre de 2012 se constituyen las cuentas por pagar para la vigencia 2012. La Personería Municipal realizó el respectivo cierre presupuestal a diciembre 31 de 2012, mediante resolución 383 del 31 de diciembre de 2012; mediante acto administrativo se constituyeron cuentas por pagar de $138.012.399, que en efecto corresponden a la diferencia entre las obligaciones y los pagos reportados al SIA.





2012


CONCEPTO BENEFICIARIO VALOR

Intereses a las cesantías Personería de Tunja 2.539.191

Honorarios profesionales Carlos Ivan Mesa Llanos 1.150.000

Cesantías Fondo Nacional del ahorro 3.231.247

Cesantías Pensiones y cesantías Horizonte 13.956.174

Cesantías ING Pensiones y cesantías 11.738.745

Cesantías Porvenir 5.647.418

Cesantías Colfondos 1.620.622

Compra de equipo Consultorías técnicas y servicios de ingeniería

42.907.002

Bienestar social y salud ocupacional Deportes olímpica

450.000

Sistematización SYSMAN 1.930.000

Impresos y publicaciones Editorial JOTAMAR 2.842.000

Comité de derechos humanos U.P.T.C 50.000.000

TOTAL

138.012.399

Al hacer la revisión de los terceros, se evidencia que se constituye una cuenta por pagar por valor de $42.902.092 a nombre de CONSULTORÍAS TÉCNICAS Y SERVICIOS DE INGENIERÍA en el rubro 41401010201-02, sin embargo el contrato 201200016 firmado con dicha empresa estipula un valor de $35.935.263 los cuales serán pagados contra entrega. Al revisar los libros contables no se evidencia la causación de este dinero como cuenta por pagar. Asimismo, se evidencia mediante comprobante 2012000267 la causación de la cuenta por pagar a favor de FERNANDO BOHORQUEZ Y CIA por valor de $6.971.739 correspondientes al pago del contrato número 201200015, sin embargo en la resolución de cuentas por pagar no se relaciona a este tercero.

HALLAZGO No. 16

OBSERVACIÓN La resolución de cuentas por pagar no refleja la realidad de los saldos pendientes por pagar por parte de la Personería Municipal de Tunja, toda vez que se constituyen pagos a favor de terceros por valores diferentes a los que contablemente se han causado. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Como se señala en el pronunciamiento realizado respecto al punto 4.8.2.1 El valor del contrato 201200015 a favor de Fernando Bohórquez CIA SAS sí se incluyó dentro de la Resolución 383 de 31 de diciembre de 2012, por medio de la cual se establecen las cuentas por pagar de la vigencia 2012, en el código presupuestal 4.1.4.01.01.02.01-02





2012


compra de equipo cuyo beneficiario aparece como consultorías técnicas de ingeniería con un valor de 42.287.002oo corresponde a al valor acumulado en su totalidad de las compras efectuadas en este rubro, desglosadas así:

*Compra de instalación y configuración puesta en funcionamiento de nueve computadores y un servidor correspondiente a un valor de $35.935.263.oo *Suministro de puestos de trabajo y muebles para oficina por un valor de $6.971.739.

El total de cuentas por pagar en el rubro de compra de equipo se encuentra incluida en la Resolución 283 de 2012 y formato de registro de obligación abiertos entre 2012/01/01 y 2012/12/31 visibles en el Anexo 23. DECISIÓN CONTRALORÍA: Al tomar los valores por pagar a CONSULTORIA TÉCNICA Y SERVICIOS DE INGENIERA correspondiente a $35.935.263 y el de FERNANDO BOHÓRQUEZ Y CIA correspondiente a $6.971.739 y sumarlos se encuentra que el valor total es de $42.907.002 y no de $42.287.002 como lo indica la personería en la réplica.

Así mismo al ser dos beneficiarios distintos, estos deberían indicarse de manera individual, puesto que en el rubro 4.1.4.01.01.02.01-02 aparece como único beneficiario CONSULTORÍA TÉCNICA Y SERVICIOS DE INGENIERA, lo cual no es real.

Por esta razón se pide tener mayor cuidado en la elaboración de las resoluciones, por tanto se mantiene la observación como hallazgo administrativo para que sea incluido en el plan de mejoramiento.

4.8.3. Situación presupuestal a 31 de diciembre de 2012

CONCEPTO 2012

INGRESOS

1.130.323.489

GASTOS

1.014.936.731

SITUACIÓN PRESUPUESTAL

115.386.758

Para la vigencia 2012 la Personería Municipal de Tunja presentó un Superávit de $115.386.774,05 ya que sus ingresos fueron superiores a los gastos. Por lo tanto la entidad tiene solvencia para cumplir con sus deudas a corto plazo. 4.8.4. Modificaciones al presupuesto Durante la vigencia se realizaron las siguientes modificaciones al presupuesto:





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4.7.4.1. Ingresos El formato fue rendido al SIA el 27 de febrero de 2013. Revisada la ejecución activa de la Personería Municipal de Tunja para la vigencia 2012, ésta tuvo una adición presupuestal mediante Resolución 357 del 28 de diciembre de 2012, por valor de $158.676.253.78. Según esto, el presupuesto total de la Personería para 2012 es de $1.130.323.489. 4.7.4.2. Gastos Revisada la ejecución de gastos de la Personería Municipal de Tunja vigencia 2012, ésta tuvo las siguientes modificaciones, las cuales se sustentan mediante los siguientes números de Resolución:

Acto Administrativo Fecha Crédito -

Contracredito Adiciones C.D.P

Resolución No. 076 16/03/2012 4.800.000 - 2012000041

Resolución No. 126 01/06/2012 2.200.000 - 2012000064

Resolución No. 218 27/08/2012 11.099.865 - 2012000097

Resolución No. 270 22/11/2012 58.445.747 - 2012000137

Resolución No. 374 28/12/2012 44.729.948 - 2012000188

Resolución No. 375 28/12/2012 - 158.676.353 No aplica

TOTAL 121.275.560 158.676.353

Como se puede observar, la Personería Municipal de Tunja, según lo reportado a este órgano de control y lo corroborado durante el proceso auditor, no presenta inconsistencias en las Resoluciones del 2012, los totales de créditos y contra créditos son iguales. Los registros presupuestales y los CDP se encuentran numerados en orden secuencial ascendente acorde con las fechas de expedición. 4.9. CONTRATACIÓN La evaluación se realizó inicialmente al informe que reportó la Personería Municipal de Tunja al Sistema Integral de Auditoria SIA, con la finalidad de verificar el número de contratos suscritos en el año 2012, su objeto y monto. Posteriormente una vez verificada la información anterior se realizó evaluación a los soportes documentales correspondientes al estudio previo, proyecto de pliego de condiciones, pliegos de condiciones definitivo, actas de observaciones al proceso de calificación, evaluación y adjudicación de las propuestas y la legalidad del contrato suscrito; todo lo anterior revisando y conceptuando sobre el cumplimiento estricto de la ley 80 de 1993, 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Decreto 2516 de 2011, Decreto 777 de 1992, Decreto 1403 de 1992, Decreto 1474 de 2011, Decreto 734 de 2012 y demás normatividad aplicable al proceso de selección de los contratos y





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convenios suscritos, con el fin de establecer la salvaguarda de los principios de la contratación pública, la eficiencia, eficacia y pertinencia de los contratos.

En la contratación suscrita por la Personería Municipal de Tunja durante la vigencia 2012, presentada al SIA se relacionan 47 contratos, de los cuales 21 son contratos (16 de prestación de servicios y 5 de suministros) y 26 son nombramientos de personal supernumerario. La modalidad empleada para la selección de los contratistas para 20 de los proceso revisados fue la de mínima cuantía para 20 de los contratos. En cuanto al proceso de selección del contratista para el proceso SA+PT-001-2012 esta se llevo a cabo mediante subasta inversa. La cantidad y el porcentaje de los contratos revisados y ejecutados se relaciona en las siguientes tablas, en la cual se establece el porcentaje revisado con relación la total de los contratos y el porcentaje revisado con relación al valor contratado:

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Condición Cantidad % Cantidad Vr contractual % Vr

contractual

NO REVISADOS 9 56,25% $ 26.312.883 21,81%

REVISADOS 7 43,75% $ 94.326.668 78,19%

TOTAL 16 100,00% $ 120.639.551 100,00%

SUMINISTROS


contractual

NO REVISADOS 0 0,00% $ - 0,00%

REVISADOS 5 100,00% $ 59.062.702 100,00%

TOTAL 5 100,00% $ 59.062.702 100,00%

Del total de 21 contratos, se tomaron entonces para su revisión 12 contratos que corresponden al 57% de la cantidad seleccionada. Al hacer el análisis de la muestra seleccionada comprando los valores contractuales se encuentra entonces que se revisaron $153.389.370 de los $179.702.253 del total contratado, para una muestra equivalente del 85.36%, en la siguiente tabla se muestra el resumen del análisis:


contractual

NO REVISADOS 9 42,86% $ 26.312.883 14,64%

REVISADOS 12 57,14% $ 153.389.370 85,36%





2012


TOTAL 21 100,00% $ 179.702.253 100,00%

Los contratos auditados fueron revisados teniendo en cuenta los siguientes lineamientos en cada una de las fases respectivas:

ETAPA DE PLANEACIÓN ETAPA CONTRACTUAL

Estudios previos Contrato

1. determinación de la necesidad Registro presupuestal RP

2. objeto del contrato Póliza de garantía única y cumplimiento

3. modalidad de selección Aprobación póliza

4. valor estimado del contrato- indicando variables Acto administrativo por el cual se delega al supervisor

5. justificación de los factores de selección Acta iniciación

6. tipificación, estimación y asignación de riesgos Cuentas de cobro con los soportes respectivos

7. análisis de garantías del contrato Publicación en el SECOP

Certificado de disponibilidad presupuestal CDP ETAPA POST CONTRACTUAL

Acto administrativo de justificación Contratación directa. Informe final de actividades

ETAPA PRECONTRACTUAL Análisis al cumplimiento del objeto contractual

Hoja de vida debidamente soportada Acta de terminación – liquidación

Formato único de hoja de vida Acta de recibo a satisfacción

Tarjeta profesional ADICIÓN

Antecedentes penales, disciplinarios y penales Estudios Previos

Certificado de existencia y representación Certificado de disponibilidad presupuestal CDP

Certificado de afiliación a SGSSI y aportes parafiscales Registro presupuestal RP

RUT Certificado de afiliación a SGSSI y aportes parafiscales

Propuesta debidamente soportada Póliza de garantía única y cumplimiento

Constancia de idoneidad y experiencia Aprobación póliza

Acta de suscripción de la Adición

Análisis al cumplimiento del objeto contractual en la adición

4.9.1. Contratos de prestación de servicio

4.9.1.1. CONTRATO No. 201200001

Número Contrato

OBJETO DEL CONTRATO VALOR DEL CONTRATO

NOMBRE DEL CONTRATISTA

201200001 Servicio de asesoría jurídica externa

$19.200.000 SILVA CAMPOS

CLAUDIA PATRICIA

Observaciones:

Revisado el contrato por parte del Ente Auditor se encuentra que se nombra como supervisor a la funcionaria Sandra Liseth Piña Avila, mediante resolución 014 de 2012, sin embargo, las actas de recibo a satisfacción y de liquidación las firma como





2012


supervisora Dary E. Quintero Castellanos, a quien en ningún momento se le adjudican funciones de supervisión mediante resolución.

En el SIA, en el formato F20_13A_AGR.FMT se reporta para este contrato un valor inicial de $18.026.668, el cual al cotejarlo con el valor real establecido en la orden de suministro se evidencia que no es el mismo pues este valor corresponde a $19.200.000.

El contrato presenta un otrosi modificatorio del valor del contrato, el cual lo ajusta a $18.026.668 con el fin de ajustar 11 pagos mensuales por valor de $1.600.000 y un pago final de $426.668 por la fracción de mes en la que el contratista prestó los servicios.

El contrato no se encuentra publicado en el SECOP. 4.9.1.2. CONTRATO No. 201200002

Número Contrato



201200002 Prestación de servicios profesionales en el área de contaduría publica

$13.800.000 CARLOS IVAN MESA

LLANOS

Observaciones:

Revisado el contrato por parte del Ente Auditor se encuentra que se nombra como supervisor al funcionario JUAN DE DIOS GONZALEZ ORJUELA, mediante resolución 015 de 2012, sin embargo, los informes de supervisión los firma LIBIA STELLA HERNANDEZ SANCHEZ, las actas de recibo a satisfacción y de liquidación las firma como supervisora la funcionaria SANDRA MILENA DIAZ AMAYA, a quien en ningún momento se les adjudican funciones de supervisión mediante resolución. Es decir que este contrato tuvo tres supervisores durante la vigencia 2011, pero solamente se le otorgaron calidades de supervisor a JUAN DE DIOS GONZALEZ ORJUELA mediante resolución.


Número Contrato



201200003 Servicio de mensajería expresa para la Personería de Tunja dentro y fuera de la ciudad.

$1.500.000 INTER RAPIDISIMO

Observaciones:

Se presenta un valor ejecutado de $1.470.800, por lo que se genera un saldo a favor de la entidad por valor de $29.200.





2012


El acta de inicio relacionada en la carpeta del contrato presentada al grupo auditor no tiene la firma del supervisor del contrato.


Número Contrato



201200004 Servicio de cafetería $1.500.000 OLGA PRIETO CIPAMOCHA

Observaciones:

Se presenta un valor ejecutado de $299.800, por lo que se genera un saldo a favor de la entidad por valor de $1.200.200.

Revisado el contrato por parte del Ente Auditor se encuentra que se nombra como supervisor a la funcionaria GIOVANNA ANDREA CORTES CASTRO, mediante resolución 017 de 2012, sin embargo, las actas de recibo a satisfacción y de liquidación las firma como supervisora MARIA CAROLINA RAMIREZ GONZALEZ, a quien en ningún momento se le adjudican funciones de supervisión mediante resolución.

Los soportes presentados por la contratista no son los adecuados, para esta clase de contratos, toda vez que no se relacionan claramente los elementos consumidos por la Personería y solamente se limitan a hacer un cobro general por el servicio de cafetería. Considerando que la contratista no está obligada a presentar factura, según lo señalado el inciso 3 del artículo 771-2 del estatuto tributario, “el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca” y el documento presentado como soporte del gasto, no está contemplado dentro de los aceptados por el gobierno nacional.


Número Contrato



201200007 Contrato de prestación de servicios de asesoría medio ambiental

$6.500.000 NOHORA YOLANDA ARDILA GONZALEZ

Observaciones:


Número Contrato







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201200006 Prestación de servicios como conductor de la entidad

$3.000.000 HUGO ALBERTO

AVILA LOPEZ

Observaciones:

Revisado el contrato por parte del Ente Auditor se encuentra que se nombra como supervisor a la funcionaria GIOVANNA ANDREA CORTES CASTRO, mediante resolución 017 de 2012, sin embargo las actas de recibo a satisfacción y de liquidación las firma como supervisora MARIA CAROLINA RAMIREZ GONZALEZ, a quien en ningún momento se le adjudican funciones de supervisión mediante resolución.

El contrato no se encuentra publicado en el SECOP. 4.9.1.7. CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 201200002

Número Contrato



201200002

Realizar una investigación que permita describir la prevalencia, los tipos, factores de riesgo y consecuencias de la violencia escolar en las instituciones educativas de Tunja.

$50.000.000

Universidad Pedagógica y

Tecnológica de Colombia

Observaciones:

El 28 de diciembre de 2012 se firma convenio interadministrativo con la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia, con el objetivo de realizar una investigación que permita describir la prevalencia, los tipos, factores de riesgo y consecuencia de la violencia escolar en las instituciones educativas de Tunja. Se firmó acta de iniciación el mismo 28 de diciembre y se giraron recursos hasta el 03 de marzo de 2013.

Considerando que la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia a 31 de diciembre de 2012 no había realizado ninguna actividad dentro del objeto del contrato y en concordancia a lo estipulado en la circular No. 031 de 2011 de la Procuraduría General de la Nación en cuanto al principio de anualidad de presupuesto, se procede a la terminación y liquidación por mutuo acuerdo del convenio interadministrativo, mediante acta de terminación y liquidación por mutuo acuerdo que no estipula fecha pero se encuentra firmada por los responsables.

La Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia, mediante comprobante egreso No. 5715 procede a hacer la devolución de los CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($50.000.000) que habían sido girados a su favor; en este mismo año la Personería le trasfiere al municipio los $50.000.000 el 3 de octubre, mediante comprobante de egreso 201300263 Y 264.

Dentro de la carpeta del contrato no fue posible encontrar el convenio interadministrativo firmado entre las dos entidades, si bien la existencia del convenio se puede evidenciar pues este ha sido publicado en el portal





2012


https://www.contratos.gov.co, es necesario que la carpeta contenga la totalidad de los actos administrativos que sustenten la contratación

HALLAZGO No. 17

OBSERVACIÓN El acta de inicio del contrato de prestación de servicios No. 201200003, relacionada en la carpeta del contrato presentada al grupo auditor no tiene la firma del supervisor del contrato. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Al punto 4.9.1.3 Contrato No. 201200003, cuyo objeto servicio de mensajería expresa para la Personería de Tunja, dentro y fuera de la Ciudad, contratista INTERRAPIDISIMO. según anexo 17

El contrato se suscribió por un valor de UN MILLON QUINIENTOS MIL PESOS ($1.500.000.00)m/cte, se ejecutó un valor total UN MILLON CUATROCIENTOS SETENTA MIL OCHOCIENOS PESOS ($1.470.800)M/CTE., el valor restante o sea la suma de VEINTINUEVE MIL DOSCIENTOS PESOS ($29.200.00)M/CTE, fue reintegrada al presupuesto de acuerdo al certificado Presupuestal anexo.

Por una omisión involuntaria el supervisor del contrato no firmó el acta de inicio del mismo sin embargo, la información que contiene dicha acta se convalida por el contenido del acta de liquidación y con los informes del supervisor que se debidamente firmados, por el supervisor. Anexo 17 Como se indicó en el punto 4.9.1.3 Por una omisión involuntaria el supervisor del contrato no firmó el acta de inicio sin embargo, la información que contiene dicha acta se convalida por el contenido del acta de liquidación y con los informes del supervisor que se encuentran debidamente firmados. DECISIÓN CONTRALORÍA: La respuesta confirma el hallazgo, puesto que no se desvirtúa el hecho de que no se haya firmado el acta de inicio por parte del supervisor del contrato. Se mantiene la observación como hallazgo administrativo para ser incluida en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 18

https://www.contratos.gov.co/





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OBSERVACIÓN Los soportes presentados como cobro en el contrato de prestación de servicios No. 201200004 no son los adecuados, para esta clase de contratos, toda vez que no se relacionan claramente los elementos consumidos por la Personería y solamente se limitan a hacer un cobro general por el servicio de cafetería. Considerando que la contratista no está obligada a presentar factura, según lo señalado el inciso 3 del artículo 771-2 del estatuto tributario, “el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca” y el documento presentado como soporte del gasto, no está contemplado dentro de los aceptados por el gobierno nacional. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: No se presenta respuesta, pero en documento recibido el día 16 de enero de 2014 mediante consecutivo número 0054, se anexan las cuentas de cobro del contrato en mención. DECISIÓN CONTRALORÍA: Se evidencia la presentación de dos cuentas de cobro por parte de la personería, por tal razón se acepta la respuesta y se levanta la observación.

HALLAZGO No. 18

OBSERVACIÓN Al revisar las carpetas de contratación se pudo evidenciar que no contienen la totalidad de los actos administrativos que sustenten los procesos contractuales. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Se anexan copias de los actos administrativos faltantes en las carpetas de contratación, los cuales reposan en el libro de resoluciones vigencia 2012. Resoluciones No. 149, 172, 190 y 255. Ver anexos 15, 16, y 20 DECISIÓN CONTRALORÍA: Si bien se evidencia la existencia de los actos administrativos anexos en la réplica, éstos deben permanecer en la carpeta correspondiente a cada contrato con el fin de verificar su





2012


existencia en cualquier momento. La observación se mantiene como hallazgo administrativo para ser incluida en el plan de mejoramiento.

HALLAZGO No. 19

OBSERVACIÓN Una vez revisado el portal web https://www.contratos.gov.co, se pudo evidenciar que los contratos de prestación de servicios no fueron publicados, lo que conduce a una violación de lo establecido en las normas de contratación pública reglamentadas en los numerales 17 y 18 del artículo 8 del decreto 2474 de 2008. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: En este punto es importante aclarar dos aspectos: el primero de ellos hace referencia a que los contratos de prestación de servicios números 201200001, 201200002, 201200003, 201200004 fueron celebrados en el periodo anterior al primero de marzo de 2012, teniendo en cuenta que la publicación debe hacerse dentro de los tres días hábiles siguientes no se podía proceder a hacer la publicación con posterioridad y la misma no existe, en segundo lugar para la vigencia 2012 se vinculó como supernumerario a un abogado, encargado específicamente de los temas precontractuales y contractuales, se pone de manifiesto que hay un contrato que no aparece efectivamente publicado, lo cual debió obedecer a un error involuntario, pues la demás contratación ha venido siendo publicada, en respecto del principio de publicidad y transparencia

DECISIÓN CONTRALORÍA: Es necesario resaltar que la auditoria se realiza a la vigencia 2012 en su totalidad no a una fracción del año, razón por la cual la explicación dada por la Personería a la no publicación de los contratos de prestación de servicios en el SECOP no desvirtúa la observación. La respuesta ratifica la observación, por tanto esta se mantiene como hallazgo administrativo y disciplinario.

4.9.2. Contratos de suministro

4.9.2.1. CONTRATO No. 201200001

Número Contrato



201200001 Suministro de útiles de oficina y elementos de aseo

$7.154.000 GRUPO PERSONAL

ATLANTIS






2012


Observaciones:

No se nombra supervisor del contrato una vez el contrato es perfeccionado, de hecho quien suscribe el acta de inicio el día 10 de febrero de 2012 es el doctor JAVIER HUMBERTO FUENTES ORTEGA, Personero de la época.

Según resolución No. 155 de 2012, se le asignan funciones de supervisión a Sandra Milena Díaz Amaya; en esta misma resolución se dice que se le había asignado funciones inicialmente a Libia Stella Hernández Sánchez mediante resolución 110 del 02 de mayo de 2012 (esta resolución no se encuentra en la carpeta del contrato), lo que indica que el contrato estuvo sin supervisión durante 2 meses y 22 días).

El contrato presenta dos modificaciones realizadas con el fin de ajustar los ítems a recibir por parte del contratista, sin que se afecte el valor final del contrato, para las cuales la Personería procedió a hacer las cotizaciones pertinentes.

El contrato se encuentra publicado en el SECOP.

Los pagos se realizaron en su totalidad durante la vigencia 2012 y se ejecutó el valor pactado inicialmente.

En el SIA, en el formato F20_13A_AGR.FMT se reporta para este contrato un valor inicial de $8.313.700, el cual al cotejarlo con el valor real establecido en la orden de suministro se evidencia que no es el mismo pues este valor corresponde a $7.154.000.

4.9.2.2. CONTRATO No. 201200002

Número Contrato



201200002 Suministro de combustible para el vehículo de la Personería de Tunja

$5.000.000 ALFONSO GONZÁLEZ

TORRES

Observaciones:

Según resolución 148 de 2012, se le asignan funciones de supervisión a SONIA PILAR BÁEZ FIGUEROA.

El día 26 de noviembre se adicionan OCHOCIENTOS MIL PESOS ($800.000) al contrato. Sobre este adicional existe Registro presupuestal de compromiso, ampliación de la póliza de cumplimiento y su respectiva aprobación.

Por parte del contratista, se anexan los soportes necesarios para el cobro, los cuales consisten en desprendibles con la identificación de la estación de servicio y la relación del combustible despachado.






2012


Al hacer la revisión de los pagos efectuados fue posible observar que el pago por valor de $621.062 efectuado mediante comprobante de egreso número EGR-2012000198 del 13 de julio de 2012 no se relaciona en el formato F07_AGR_RELACIONCUENTAS.XLSX.

4.9.2.3. CONTRATO No. 201200015

Número Contrato



201200015

Suministro mobiliario e instalación para adecuación de oficina que conste de cuatro (04) superficies de trabajo curva elaborada en madera aglomerada de 30 mm enchapada en melaminico según especificaciones, mampara divisoria en vidrio templado de 3.6 m2, cuatro (04) sillas giratorias según especificaciones, mueble en madera para archivo según características y especificaciones, archivador vertical de 4 gavetas en madera.

$6.971.739 FERNANDO

BOHORQUEZ Y CIA S.A.S

Observaciones:

Según resolución 148 de 2012, se le asignan funciones de supervisión a DEISY KATHERINE ROA ORTIZ.


Debido a que este contrato se liquidó en la vigencia 2013, los pagos fueron realizados en esa misma vigencia. En la resolución de cuentas por pagar no se incluyo este valor, sin embargo contablemente si esta causado.

4.9.2.4. CONTRATO No. 201200015

Número Contrato



201200015

Suministro de papelería membreteada calibre 75 Gr, sobres de manila tamaño oficio impresos a dos tintas, sobres de manila tamaño oficio impresos a dos tintas, hojas impresas a dos tintas tamaño media carta, cartulinas tamaño octavo impresas a dos tintas, hoja membrete tamaño carta impresas a dos tintas papel bond 75 Gr, hoja membrete tamaño oficio impresas a dos tintas papel bond 75 Gr, sobre tamaño oficio impresos a dos tintas, pendón tamaño 100*160 cm.

$2.842.000 JOTAMAR LTDA

Observaciones:

Según resolución 343 de 2012, se le asignan funciones de supervisión a MARIA CAROLINA GARCÍA NIETO.





2012



Debido a que este contrato se liquidó en la vigencia 2013, los pagos fueron realizados en esa misma vigencia, los cuales quedaron incluidos en la resolucion de cuentas por pagar.

4.9.2.5. CONTRATO No. 201200254

Número Contrato



201200254

Compra, instalación, configuración y puesta en correcto funcionamiento de nueve (9) computadores de escritorio y un servidor para las diferentes dependencias de la Personería municipal de Tunja

$35.935.263

CONSULTORÍA TÉCNICA Y

SERVICIOS DE INGENIERIA

Observaciones:

Mediante resolución 363 de 2012, se le asignan funciones de supervisión a Sandra Milena Díaz Amaya.


Debido a que este contrato se liquidó en la vigencia 2013, los pagos fueron realizados en esa misma vigencia los cuales quedaron incluidos en la resolución de cuentas por pagar.

HALLAZGO No. 20

OBSERVACIÓN No se está notificando las resoluciones de supervisor al funcionario asignado para los contratos de prestación de servicios y para los contratos de suministro, toda vez se hace necesario para establecer si tiene algún tipo de inhabilidad o incompatibilidad para ejercer la supervisión del contrato designado. De igual manera, las resoluciones de asignación de funciones como supervisor se están otorgando mediante resolución al titular del cargo en su momento, sin embargo cuando este cesa de las labores propias del cargo, no se hace la entrega de funciones de supervisor de cada contrato al nuevo funcionario posesionado en este, el cual termina firmando como tal. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo.





2012


RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Como fue señalado en el numeral 4.9.1.2. en aquellos eventos en que se cambió de personero delegado, al momento de hacer entrega del cargo, fue reportada la calidad de supervisor en el respectivo informe, por lo que se puede inferir que se ejerció la designación como supervisor, habida cuenta la presentación de informes de supervisión, de actas de recibo a satisfacción entre otros, circunstancia que lleva a concluir, su conocimiento, aceptación y ejercicio del acto administrativo de designación.

4.9.3. Contratación de personal supernumerario

Nombres Observación Respuesta a la observación

Guzmán Alvarado Luz Adela

En la resolución de nombramiento no se estipula el valor a pagar al funcionario

En lo relativo al valor a pagar al funcionario como asignación mensual, por cuanto la resolución de nombramiento se trata de cubrir un periodo de vacaciones de un personal de nomina, su asignación corresponde a la que devenga el titular, así mimo el sistema efectúa la liquidación hasta el día en que concluyan las vacaciones.

Vargas Gámez Nadia Yanell

En la carpeta no se encuentran las

resoluciones que ordenen los pagos.

Pago del periodo enero Anexo Resolución 031 de 01 de febrero de 2012.

Pago del periodo marzo-abril En la carpeta original a folios 56 y 57 reposa la resolución 105 del 29 de abril del 2012 de la cual anexo copia

Pago correspondiente del mes de junio en la carpeta original reposa la Resolucion 164 del 28 de junio de 2012, cancelando dicho periodo, visible a folio 101.

Pago correspondiente del mes de julio en la carpeta original reposa la Resolucion 191 del 27 de junio de 2012, cancelando dicho periodo visible a folio 111.

Pago correspondiente del mes de Agosto y liquidación en la carpeta original reposa la Resolucion 223 del 29 de Agosto de 2012, donde se le canceló salario y prestaciones sociales y liquidación visible a folio 117.

Se realizó nueva vinculación, a partir del 28 de agosto, el pago correspondiente del mes de septiembre se efectuó mediante Resolucion 249 del 27 de septiembre de 2012, de la cual se anexa copia.

Mediante Resolución 277 del 30 de octubre de 2012 se realizó el pago correspondiente del mes de octubre en la carpeta original reposa en la carpeta original a folio 115.

Mediante Resolución 320 del 27 de noviembre de 2012 se realizó el pago correspondiente del mes de noviembre, la cual se anexa.

Mediante Resolución 365 del 26 de noviembre de 2012 se realizó pago correspondiente del mes de diciembre liquidación la cual se anexa.

Martínez López Viviana Constanza

Para el febrero y abril no hay resoluciones que

ordenen el pago.

Mediante Resolución 072 del 14 de Marzo de 2012 se realizó el pago correspondiente del mes de febrero como obra a folio 33 de la carpeta original.

Mediante Resolución 106 del 27 de abril 2012 se realizó pago correspondiente del mes de abril la cual se anexa en un folio.

Ochoa Castro Fanny Andrea

En la Resolución de nombramiento no se

estipula el valor a pagar al funcionario.

Si bien es cierto en la Resolucion no se estableció el valor a pagar al funcionario, este se encuentra contemplado en los estudios previos que reposan en la carpeta original a folio 2, 3 y 4.





2012


En el mes de febrero no hay resoluciones que ordenen el pago.

Mediante Resolución 066 del 29 de febrero de 2012 se realizó pago correspondiente del mes de febrero, la cual se anexa en un folio.

Alba Álvarez Diego Para septiembre no hay resoluciones que ordenen el pago.

Mediante Resolución 248 del 27 de septiembre de 2012, se realizó pago correspondiente del mes de septiembre, la cual se anexa en un folio.

Neira González William Mauricio

Para septiembre y diciembre no hay

resoluciones que ordenen el pago, ni comprobante de egreso en la carpeta.

Mediante Resolución 252 del 27 de Septiembre de 2012 se realizó pago correspondiente del mes de septiembre y liquidación, la cual se anexa en dos folio.

Mediante Resolución 371 del 26 de Diciembre de 2012 se realizó pago correspondiente del mes de diciembre y liquidación, la cual se anexa en dos folios.

Bautista Báez Doris

Para septiembre no hay resoluciones que ordenen el pago, ni comprobante de egreso en la carpeta.

Mediante Resolución 247 del 27 de Septiembre de 2012, se realizó pago correspondiente del mes de septiembre la cual se anexa en un folio.

Anexo copia de egreso número 2012000284, para el periodo correspondiente al mes de septiembre en 6 folios.

Hugo Alberto Ávila López

Para octubre y diciembre no hay resoluciones que

ordenen el pago, ni comprobante de egreso

en la carpeta.

Mediante Resolución 282 del 30 de Octubre de 2012 se realizó pago correspondiente del mes de octubre y liquidación, la cual obra en la carpeta original a folios 61 y 62; se anexa en dos folios.

Mediante Resolución 370 del 26 de diciembre de 2012 se realizó pago correspondiente del mes de diciembre y liquidación; se anexa en dos folios.

Vargas Pacheco Bibiana

Para septiembre no hay resoluciones que ordene

el pago.

Anexo copia de egreso número 2012000282, para el periodo correspondiente al mes de septiembre en 6 folios.

Mediante Resolución 246 del 27 de Septiembre de 2012 se realizó pago correspondiente del mes de septiembre, la cual se anexa en un folio.

Neira Martínez Juan Pablo

Para septiembre y diciembre no hay

resoluciones que ordenen el pago, ni comprobante de egreso en la carpeta.

Igualmente anexo copia de egresos números 2012000424 de 2012000285, para los periodos correspondientes a los meses de septiembre y diciembre.

Mediante Resolución 253 del 27 de Septiembre de 2012 se realizó pago correspondiente del mes de septiembre, la cual se anexa en un folio.

Mediante Resolución 312 del 11 de Diciembre de 2012, se realizó pago correspondiente del mes de diciembre y la liquidación, la cual se anexa en un folio.

Vale la pena hacer las siguientes precisiones:

En lo relativo a los valores registrados en el SIA que difieren de los realmente pagados, por cuanto como se mencionó anteriormente, el sistema solo liquida las prestaciones sociales al término del contrato, se reporta en el SIA el valor aproximado que evidencia la disponibilidad y luego de efectuar el pago total se disminuye o adiciona según sea el caso. Al punto 4.9.2 contrato 201200001 suministro de útiles de oficina y aseo, contratista Grupo Comercial Atlantis

Con disponibilidad 2012000009 de 18 de enero de 2012 por un valor de 8.313.700 se inicia el proceso de selección mediante invitación de mínima cuantía para cumplir el objeto señalado, surtido el proceso de selección con fecha 10 de febrero de 2012 se adjudica el contrato en mención al contratista, como consta en el registro de compromiso No





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201200017 de fecha 09 de febrero de 2012, por un valor de 7.154.000oo con una disminución de disponibilidad de 1.559.700oo, visible folio 81 de la carpeta original (ver anexo 22)

Al punto 4.9.2 contrato 201200002 cuyo objeto es suministro de combustible, contratista Alfonso Torres González.

En el formato rendido por esta entidad a la Contraloría Municipal de

Tunja, sí fue reportado el pago efectuado mediante egreso EGR2012000198 como lo evidencia impresión tomada directamente del sistema SIA del informe rendido por esta entidad en la cuenta consolidada, la cual anexo (Anexo 1) toda vez que este egreso corresponde a un pago efectuado a Claudia Patricia Silva Campos en calidad de contratista, para prestar sus servicios como asesor jurídico en esta entidad, el egreso EGR-2012000199 por valor de 621.062oo, corresponde a un pago efectuado a la estación de servicios plaza real, con ocasión del contrato de suministro, anexo egresos en mención (Anexo 2)

Al punto 4.9.2.3. Contrato No. 2012000015, objeto suministro mobiliario e instalación para adecuación de oficina que conste de cuatro (04) superficie de trabajo curva elaborada en madera aglomerada de 30mm enchapada en melamico según especificaciones, mampara divisoria en vidrio templado de 3.6 m2, cuatro (04) sillas giratorias según especificaciones, mueble en madera para archivo según características y especificaciones, archivador vertical de 4 gavetas

El valor del contrato 201200015 a favor de Fernando Bohórquez CIA SAS si se incluyó dentro de la Resolución 383 de 31 de diciembre de 2012, por medio de la cual se establecen las cuentas por pagar de la vigencia 2012, en el código presupuestal 4.1.4.01.01.02.01-02 compra de equipo cuyo beneficiario aparece como consultorías técnicas de ingeniería con un valor de 42.287.002oo corresponde al valor acumulado en su totalidad de las compras efectuadas en este rubro, desglosadas así:

*Compra de instalación y configuración puesta en funcionamiento de nueve computadores y un servidor correspondiente a un valor de 35.935.263.oo

*Suministro de puestos de trabajo y muebles para oficina por un valor de 6.971.739.

Se anexa Resolución 283 de 2012 y formato de registro de obligación abiertos entre 2012/01/01 y 2012/12/31 Anexo 23

DECISIÓN CONTRALORÍA: Si bien cuando hay cambio de Personero Delegado se infiere que asume las obligaciones propias del cargo, sin embargo cuando se designa por primera vez al supervisor no se le está notificando, por tal razón no se está dando la oportunidad de aceptar la designación o por el contrario abstenerse de aceptarla por alguna clase de inhabilidad o incompatibilidad





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con el contratista. Por tal razón se mantiene como hallazgo administrativo para que sea incluida en el plan de mejoramiento, quedando así: No se está notificando las resoluciones de asignación de supervisión al funcionario asignado, ni al funcionario de libre nombramiento y remoción que llega a remplazarlo cuando es declarado insubsistente.

4.9.3. Contratación de personal supernumerario Se procedió a la revisión de 23 de los 26 procesos de selección del personal supernumerario de la Personería Municipal de Tunja durante la vigencia 2012, en cuanto a la cantidad de documentos presentados y que son pertinentes para la posesión del servidor por medio de resolución. A continuación se relacionan los actos de posesión de personal supernumerario revisado por esta auditoría.

Nombres Pagos

verificados

Pagos efectuados según SIA

Resoluciones Observaciones

Guzmán Alvarado Luz Adela

1.055.812 1.055.812 003

Nombramiento

En la resolución de nombramiento no se estipula el valor a pagar al funcionario.

No hay informe de actividades.

Lizarazo Martínez José Giovanni

1.481.777 1.481.777 007

Nombramiento El día 02 de febrero se presenta la renuncia

al cargo.

Vargas Gamez Nadia Yanell

1.662.529 1.662.529 008

Nombramiento La orden recibe tres prorrogas por dos

meses cada una. En la carpeta no se encuentran las

resoluciones que ordenen los pagos. En pago realizado en el mes de julio no se

reportó al SIA. Comprobante de egreso EGR-2012000210

1.736.856 3.399.385 070 Prorroga

3.471.646 1.880.719 112 Prorroga

3.492.868 - 217 Prorroga

Martínez López Viviana Constanza

1.859.679

884.996 011

Nombramiento

La resolución mediante la cual se prorroga el nombramiento es motivada debido a la incapacidad médica que le impedía culminar el periodo inicialmente pactado.

1.859.679 070 Prorroga Para febrero y abril no hay resoluciones

que ordene los pagos.

Ochoa Castro Fanny Andrea

2.777.900 1.720.000 012

Nombramiento

En la resolución de nombramiento no se estipula el valor a pagar al funcionario.

En febrero no hay resolución que ordene el pago

Alba Álvarez Diego Armando

4.591.217 4.697.893 093

Nombramiento Para mayo y septiembre no se adjuntan las resoluciones que ordenen el pago.

4.726.802 4.530.000 197 Prorroga

Bautista Báez Doris 3.490.622 525.360 208

Nombramiento

Para el mes de septiembre no hay resolución que ordene el pago ni comprobante de egreso.





2012


William Mauricio Neira González

3.402.650 880.162 127

Nombramiento

Son dos resoluciones de nombramiento diferentes, desde la terminación de la primera y el inicio de la segunda transcurren 15 dias.

3.556.211 1.116.512 254

Nombramiento

El pago realizado en julio no se reporta al SIA, el egreso es el EGR- 2012000211

Para septiembre y diciembre no hay resolución que ordene el pago ni comprobante de egreso en la carpeta.

Hugo Alberto Ávila López

4.168.512 1.647.566 181

Nombramiento

Son dos resoluciones de nombramiento diferentes, desde la terminación de la primera y el inicio de la segunda transcurren 15 dias.

2.378.275 2.450.000 293

Nombramiento

Para octubre y diciembre no hay resolución que ordene el pago ni comprobante de egreso

Vargas Pacheco Yenny Bibiana

2.615.836 542.526 199

Nombramiento Para septiembre no hay resolución que

ordene el pago ni comprobante de egreso

Juan Pablo Neira Martínez

4.786.832 4.350.000 229

Nombramiento

No están los egresos que soportan el pago ni la resolución que ordena el pago para los meses de septiembre y diciembre.

Dentro de las observaciones descritas en la tabla anterior, se resalta que no existen resoluciones que ordenen el pago para la totalidad de los desembolsos hechos a favor del personal supernumerario; tampoco están la totalidad de los comprobantes de egreso que soporten el pago. Asimismo se pudo observar que los valores reportados al SIA casi en su totalidad en el formato de CONTRATACION denominado FORMATO F20_13A_AGR.FMT, no corresponden con los valores realmente pagados.

HALLAZGO No. 21

OBSERVACIÓN No se están realizando la totalidad de las resoluciones que ordenan el pago y los comprobantes de egreso que sustentan el pago del personal supernumerario que labora en la Personería, como tampoco en algunos casos existe informe de actividades. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Sí se profirieron las resoluciones de pago y los comprobantes de egreso soportando los pagos, de veinte resoluciones que no se anexaron y que solicita la auditoria, se remiten en su totalidad, actos administrativos que reposan en el libro original de resoluciones o en su defecto en los libros de egreso. Igualmente se anexan los tres egresos faltantes. (Anexo 24)





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DECISIÓN CONTRALORÍA: En vista que se presentan las resoluciones en la réplica al informe preliminar y se prueba su existencia, se acepta la respuesta en lo concerniente a la existencia de los documentos, sin embargo se mantiene en lo que tiene que ver con la totalidad de documentos que deben mantener las carpetas del personal vinculado con la entidad.

HALLAZGO No. 22

OBSERVACIÓN Se encontraron dos resoluciones de nombramiento de personal supernumerario en las que no se estipula el valor de la asignación mensual que devengara quien se posesiona en el cargo, faltando de esta manera a lo estipulado en el artículo 83 del decreto 1042 de 1978. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Respecto a las dos resoluciones de nombramiento en las cuales se omitió indicar el valor de la asignación mensual a pagar, es importante aclarar lo siguiente:

El valor a pagar al funcionario como asignación mensual, nombrado en virtud de la Resolución de nombramiento No. 003 del 3 de enero de 2012, por medio de la cual se nombra a un supernumerario para un reemplazo de vacaciones, su asignación corresponde a la que devenga el titular del cargo, así mimo el sistema efectúa la liquidación hasta el día en que concluyan las vacaciones.

En cuanto a la Resolución No. 012 del 17 de enero de 2012, por medio de la cual se nombra a un personal supernumerario para ejercer funciones de apoyo a una Delegatura, se omitió involuntariamente estipular el salario a devengar, sin embargo este se encuentra contemplado en los estudios previos que reposan en la carpeta original a folio 2, 3 y 4.

Ahora bien, la entidad corrigió esta omisión y en las resoluciones de nombramiento efectuadas a partir del mes de marzo se incluyó el valor a devengar por el personal supernumerario, prueba de lo anterior es que en la auditoria no se hizo requerimiento sobre este tema a partir de las vinculaciones hechas en marzo. Anexo muestra de las resoluciones de nombramiento anexo 25. DECISIÓN CONTRALORÍA: Considerando que en los estudios previos en efectos se encuentra estipulado el valor del salario a devengar y que este se pagó correctamente, se levanta la observación con alcance disciplinario.





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La respuesta confirma la observación, por tanto esta se mantiene como hallazgo administrativo para ser incluida en el plan de mejoramiento.

4.10. CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO PÚBLICO.

Mediante el anexo del formato F_43 denominado “Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público” la Personería Municipal de Tunja, y a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas -SIRECT-, rindió la información relacionada con los informes de austeridad y eficiencia del gasto público de la vigencia fiscal 2012. Del informe consolidado de la vigencia 2012 y rendido ante el SIA, se hacen las siguientes observaciones: 4.10.1. Informe de gastos de personal

En el rubro “nómina” se relaciona un valor de $415.010.983, el mismo que en la ejecución presupuestal de gastos, mientras que en los libros contables a diciembre se relaciona un valor de $403.479.631, presentándose una diferencia de $11.531.352.

En el rubro “prima de alimentación” se relaciona un valor de $467.389, el mismo que en la ejecución presupuestal de gastos, mientras que en los libros contables a diciembre se relaciona un valor de $493.115, presentándose una diferencia de $25.726.

En el rubro “auxilio de transporte” se relaciona un valor de $822.095, el mismo que en la ejecución presupuestal de gastos, mientras que en los libros contables a diciembre se relaciona un valor de $777.440, presentándose una diferencia de $44.655.

En el rubro “honorarios” se relaciona un valor de $42.559.998, en la ejecución

presupuestal de gastos un valor de $41.326.668, mientras que en los libros contables a diciembre se relaciona un valor de $43.593.335, presentándose tres valores diferentes en cada fuente de información.

4.10.2. Informe sobre asignación y uso de vehículos

En el rubro “2.2 COMBUSTIBLES Y ACEITES” se relaciona un valor de $5.800.000, el mismo que en la ejecución presupuestal de gastos, mientras que en los libros contables a diciembre se relaciona un valor de $4.141.921, una diferencia de $1.658.079.

En el rubro “3.1 MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS” no se relaciona ningún valor, sin embargo al revisar los gastos de la vigencia se encuentran dos pagos a favor de “CARRAZOS LTDA” por valor de $208.800 y $592.571, por concepto de revisión del





2012


vehículo y por mantenimiento y suministro de repuestos para el vehículo de la personería.

HALLAZGO No. 23

OBSERVACIÓN Los valores relacionados en los informes sobre austeridad y eficiencia en el gasto público difieren con los consignados en la ejecución presupuestal de gastos y en los libros contables de la entidad. De no ser aclarada la observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Se revisó las cuentas de nómina, prima de alimentación, auxilio de transporte y honorarios donde efectivamente el valor de contabilidad es el que registra para lo cual se analizará que valores se registraron en el presupuesto.

Sobre la asignación y uso de vehículos el rubro 3.1 Mantenimiento de Vehículos forma parte del rubro 2.2. Perteneciente a Combustibles y Aceites, por lo que se tendrá en cuenta esta observación para asignar los valores pertinentes a cada rubro de acuerdo al valor presupuestado en cada uno.

DECISIÓN CONTRALORÍA: La respuesta dada por la Personería ratifica la observación, razón por la cual se mantiene la observación como hallazgo administrativo para que sea incluido en el plan de mejoramiento.

4.11. PÓLIZAS

La Personería Municipal de Tunja durante la vigencia 2012, adquirió 7 pólizas, bajo los siguientes parámetros:

Entidad Aseguradora

Póliza No Vigencia

Inicial Vigencia

Final Riesgo

Asegurado Tipo De Amparo

Valor Asegurado

LA PREVISORA 1007601 01/03/2012 01/03/2013 MANEJO DE RECURSOS

COBERTURA DE MANEJO OFICIAL. DELITO CONTRA LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL. RENDICIÓN Y RECONSTRUCCIÓN

10.000.000





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LA PREVISORA 600-64-994000001092

24/06/2012 24/06/2013 MANEJO DE RECURSOS

FALLOS CON RESPONSABILIDAD FISCAL. RENDICIÓN DE CUENTAS. RECONSTRUCCIÓN DE CUENTAS. DELITOS CONTRA LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA

10.000.000

SEGUROS DEL ESTADO S.A.

39-06-101000423

24/08/2012 24/08/2013

SEGURO INCENDIO RIESGOS NOMBRADOS

MUEBLES Y ENCERES. BÁSICO INCENDIO. RAYO. EXPLOSIÓN. DAÑOS POR AGUA. ANEGACIÓN AVALANCHA?.

8.863.362


39-17-101000048

24/08/2012 24/08/2013

PÓLIZA DE EQUIPO ELÉCTRICO Y ELECTRÓNICO

EQUIPO DE COMPUTO Y PROCESAMIENTO

18.722.951


39-12101000066

24/08/2012 24/08/2013 PÓLIZA DE SUSTRACCIÓN

MUEBLES Y ENCERES. BÁSICO SUSTRACCIÓN CON VIOLENCIA

8.863.362

POSITIVA 23-16-3000018

03/12/2012 03/01/2013

PÓLIZA DE VIDA GRUPO ELECCIÓN POPULAR

MUERTE POR CUALQUIER CAUSA. INCAPACIDAD TOTAL Y PERMANENTE?

134.320.000

ALLIANZ SEGUROS S.A.

21184733-0 01/12/2012 01/12/2013 TODO RIESGO

RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL. ASISTENCIA JURÍDICA EN PROCESO PENAL Y CIVIL..

50.600.000

Revisadas las pólizas se constató que la Personería Municipal de Tunja en la vigencia 2012 tuvo protegidos todos los bienes y dineros de la entidad. 4.12. PLAN DE MEJORAMIENTO Se analizó el avance al plan de mejoramiento entregado con oficio de fecha 8 de mayo de 2013 radicado en la Contraloría Municipal de Tunja numero interno 0456, siendo este el ultimo avance presentado por la Personería Municipal de Tunja. Según la resolución 020 en su artículo 49 se debe rendir informes de avance del plan de mejoramiento 3 veces al año con corte a 30 de abril, 31 de agosto y 31 de diciembre y ser entregado dentro de los 8 días siguientes a la fecha de corte. Con base a lo expuesto anteriormente, la Personería Municipal de Tunja incumplió con la rendición del avance al plan de mejoramiento con corte al 31 agosto de 2013.





2012


Los hallazgos que se cumplieron corresponden al 76% equivalente a 13 hallazgos; aun cuando se tomó la decisión de levantarlos, algunas de estas inconsistencias se siguen presentando, pero con el fin de depurar este plan de mejoramiento se toma la decisión de levantarlos y en este informe quedaran las observaciones pertinentes de manera general no particular. Por otra parte se evidencia que el 6% equivalente a 1 hallazgos se encuentran cumplidos parcialmente y el restante 18% equivalente a 3 hallazgos se encuentra pendiente, es decir, no se evidencia avance alguno. A continuación se presenta el análisis a cada hallazgo y el estado que se evidencia según esta auditoria:

No. de hallazgo Observación Cumplida

parcialmente cumplida Pendiente

1.

la rendición de la cuenta electrónica de la vigencia 2011, el formato f20_13a, fue diligenciado de forma inadecuada, se observó: - los contratos no. 201100001, 201100002, 201100003, 201100005, se encuentra triplicados en su numeración - los contratos nos. 201100004, 201100007, 201100008, 201100009, 201100010, 201100011, 201100012,, 201100013, 201100017, tienen numeraciones duplicadas.

X

2.

Al revisar el formato de austeridad reportado por la Personería, se evidencia que no se presentó el correspondiente al mes de enero de 2011, es de aclarar que la vigencia que audita este ente de control es la correspondiente al 2011, la cual va desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre del mismo año y los informes de austeridad se deben rendir de forma mensual.

X

3.

Inconsistencias encontradas en los egresos y soportes contables vigencia 2011: -no se adjunta RP, -no se adjunta CDP, - no se evidencia pago de seguridad social - errores en la aplicación de las retenciones en la fuente - no se adjuntan antecedentes - no se adjuntan entradas de almacén - errores en los soportes adjuntos

X

4. El contrato no está publicado en el SECOP violando lo establecido en los numerales 17 y 18 del artículo 8 del decreto 2474 del 2008

X

5.

No se cumple lo dispuesto en la ley 100 de 1993, la ley 789 /02, ley 797/03, decreto 1703/02, decreto 2170/02, decretos 510/03, ley 828/03, en lo referente a la presentación del documento respectivo que acredite la afiliación a seguridad social y no se cumple con fotocopias del recibo de consignación de los aportes, lo cual constituye requisito para tramitar los pagos

X





2012


6. La labor de supervisor del contrato no se evidencia en ningún informe, lo que demuestra un incumplimiento a lo establecido en el numeral 1 artículo 4 de la ley 80 de 1993

X

7. celebración del contrato sin el lleno de requisitos que lo perfeccionen, certificados fiscales y judiciales

X

8. Se usó un rubro presupuestal que se usa para gastos transitorios y este contrato no se firmó teniendo en cuenta dicha figura

X

9.

La celebración de contratos tales como mirador de Zeus va en contravía de lo establecido en las normas de austeridad en el gasto de las entidades del estado (artículo 2 del decreto 2245 de 2000), por lo que se considera daño al patrimonio del estado

X

10. No existe acta de recibo a satisfacción del objeto del contrato X

11. la póliza que se constituyó para el amparo del vehículo de la entidad no está firmada por el tomador de la misma

X

12. violación del artículo 3 del decreto 2474 de 2008 que se refiere a los estudios previos de la contratación

X

13. en algunos contratos se evidencia errores de digitación como en la orden de prestación de servicios 001 de 2009

X

14.

La personería de Tunja no implemento el MECI en el término establecido por el decreto no. 2913de 2007, norma que fijó como plazo para implementar el modelo el 08 de diciembre de 2008. X

15.

En la liquidación de vacaciones y prima de vacaciones de las funcionaria Myriam Gutiérrez (resolución 068 de 2011), se encontró una diferencia de $9.940.00, en la prima de vacaciones. En la liquidación de la prima de navidad se encontró diferencia en las liquidaciones de los funcionarios: Adriana Pilar Vargas, Myriam Gutiérrez y gloria Yolanda Castelblanco, suma que asciende a $18.883.oo pesos constituyéndose como valor pagado de más en esta prestación social

X

16.

No se está cumpliendo con la transferencia de los recursos que corresponden al IRDET por contribución al deporte, violando lo establecido en el acuerdo 020 del 30 de agosto de 1999

X

17.

Se presenta aun debilidades en control interno contable, debido a la ausencia de manuales actualizados de los procesos financiero y contables; y mecanismos de autocontrol como parte integral de la dinámica en la institución, evidenciando ausencia en mecanismos de control y verificación en las actividades del proceso contable. X

HALLAZGO No. 24

OBSERVACIÓN La Personería Municipal de Tunja no presentó avance al plan de mejoramiento a corte 31 de agosto de 2013 vulnerando lo regulado en el artículo 49 de la resolución 020 de 2011.





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De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo con alcance administrativo y sancionatorio. RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Como obra en el anexo 27 se observa un consolidado del plan de mejoramiento y ejecución, en los avances efectuados a 31 de diciembre de 2012 se cumplió el plan de mejoramiento en un 87.5% y el 12.5% se cumplió en los avances del 08 de mayo de 2013, con la observación que el manual contable se enviaría una vez fuera aprobado por esta entidad, es por esto que en el mes de agosto no se realizó avance alguno al plan de mejoramiento por estar cumplido en su totalidad desde el mes de mayo. DECISIÓN CONTRALORÍA: No es cierto que a 30/12/2013 se haya cumplido en su totalidad, pues en el análisis presentado en este informe y teniendo como referencia la auditoria a la vigencia 2012 se evidenció que no se han cumplido 3 acciones de mejora y que 1 se encuentra parcialmente cumplida. Además, que aun cuando se tomaron como cumplidas no quiere decir que ya no se presente la inconsistencia, se tomó la decisión de darlas como cumplidas en razón a que como vienen redactadas hacen referencia a un hecho específico y en esta auditoria se evidencio en varias ocasiones por lo tanto se dejara como hallazgo pero general. Hay que tener en cuenta que no es la entidad auditada la que determina si la acción de mejora se cumplió y esto condujo a levantar el hallazgo y así no presentar avance al plan de mejoramiento, esta labor está a cargo de la Contraloría Municipal de Tunja y se realiza en cada auditoria realiza. Por lo anterior no se levanta la observación.

4.13. CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

Para evaluar el Sistema de Control Interno se tomó como fuente de información para la presente auditoría, la Encuesta de Autoevaluación y Evaluación Independiente y el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno de la vigencia 2012, que la Personería de Tunja presentó al Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP-; encuesta e informe que reposan en los archivos de la Oficina Asesora de Control Interno de la entidad y que además fue rendido al SIA el 01 de marzo de 2013. De acuerdo con la Encuesta de Autoevaluación y Evaluación Independiente, el estado general del Sistema de Control Interno presenta un puntaje de avance de aplicación e implementación del Modelo Estándar de Control Interno -MECI- del 80.66%, que está comprendido dentro del rango de calificación 60-89 (incumplimiento medio); se presenta una





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mayor calificación con respecto al año 2011 que fue del 59.8%, con un incremento del 20.86%.

En el Informe Ejecutivo anual del Modelo Estándar de Control Interno vigencia 2012, se presentan los resultados obtenidos en la evaluación de los subsistemas, componentes y elementos y que se describen a continuación: Subsistema de Control Estratégico Analizando cada uno de los componentes del subsistema de Control Estratégico se destaca que la aplicación del Modelo de Operación por procesos, ha contribuido positivamente en el direccionamiento de las políticas de la entidad por cuanto de manera participativa los servidores públicos intervienen en el desarrollo de los planes programas métodos, procesos y procedimientos acordes con la normatividad. El subsistema de control estratégico presentó avances por cuanto éste tuvo un incremento del 34.05% con respecto al año anterior, lo que permite evidenciar el interés que en a personeria se viene dando en procura de mejorar continuamente el MECÍ. Se debe también a la integración con el Sistema de gestión de Calidad y el compromiso de los funcionarios, desde su quehacer diario para mitigar los riesgos en los procesos. Como dificultad se presenta la falta de creación de espacios para dedicar más tiempo a la integración del sistema MECI y el Sistema de Gestión de Calidad y la implementación de un modelo de operación por procesos. Subsistema de Control de Gestión Presenta un aumento de 13.36%, esta calificación obedece a que en el alistamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, se implementaron proceso que facilitan la comunicación entre las diferentes entidades de la entidad, de una manera clara, permanente y precisa. Como dificultades se tiene que la falta de tiempo es una limitante para poder socializar los adelantos en la integración de los dos sistemas y para poder adelantar la medición por medio de indicadores. Subsistema de Control de Evaluación Este subsistema presenta aumento 13.74%, debido principalmente al mejoramiento de las actividades de autoevaluación y evaluación independiente. Este aumento generalizado en la calificación del MECI se pudo haber presentado en que se han tomado medidas que sin lugar a dudas han buscado apoyar a la Personera de Tunja en la toma de decisiones necesarias para corregir las desviaciones presentadas en la operación de la personería sugiriendo las acciones de mejoramiento correspondientes y realizar recomendaciones a partir de las evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, los programas, proyectos y procesos, tales como la inclusión de listas de chequeo





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en la totalidad de las carpetas de los contratos, tratando de asegurar de esta manera la totalidad de documentos en estas. Se ha avanzado en el cumplimiento del plan de mejoramiento surgido de la auditoria llevada a cabo por esta contraloría a la vigencia 2011. Dentro de los informes presentados por la oficina de control interno, se encuentran algunas sugerencias reiterativas, tales como que se deben foliar la totalidad de los documentos de las carpetas de contratación y la implementación del formato de PQR, lo que muestra que no se le está prestando la atención debida a los informes dador por los encargados de la oficina de control interno de la entidad.

4.14. CONTROL INTERNO DE CONTABLE En el transcurso de la auditoría se evidenció que no está implementado el control interno contable debido a que no existe revisión de los procesos tal y como se evidencia en la liquidación de planillas de parafiscales, liquidación de vacaciones, liquidación de nómina y los procedimientos de retención por salarios.

5. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

No. Hallazgo H.A H.D H.S

1.

La cuenta anual consolidada electrónica se rindió con un día de atrasó según lo reglado en el artículo 25 de la resolución 020 de 2011. X

2.

Algunos datos rendidos en los formatos no coinciden con los que se cotejan con los documentos físicos. X





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3.

La Personería Municipal de Tunja no devolvió a la Alcaldía los dineros que no se ejecutaron en la vigencia 2012. X

4.

La Personería Municipal de Tunja no está registrando los hechos financieros en el mes que se presentan, vulnerando el principio de causación. X

5.

La Personería Municipal debe evaluar si para el buen funcionamiento de la entidad se hace necesario contar con 6 cuentas bancarias, pues la auditoria evidenció que algunas cuentas no tienen movimiento durante la vigencia 2012 y en lugar de generar beneficio generan gastos financieros. X

6.

Anexo a la conciliación de cada mes por las diferentes cuentas, se deben anexar copia del libro de bancos con el cual se concilia. X

7.

La Personería Municipal de Tunja está presentando y pagando algunas las planillas de seguridad social y parafiscales extemporáneamente, vulnerando las fechas establecidas en el art. 2 del Decreto 1670 del 14 de agosto de 2007. X X

8.

La Personería Municipal de Tunja pagó intereses de mora en las planillas de reliquidación del retroactivo de los funcionarios que fueron declarados insubsistentes durante la vigencia 2012. X X

9.

En la nómina del mes de enero se le cancelo $403.722 a la señora Sandra Liseth Piña Ávila por concepto de intereses a las cesantías, esta funcionaria está afiliada al Fondo Nacional del Ahorro y según la normatividad es el Fondo quien debe cancelarle intereses mas no la Personería. X X

10.

Al liquidar las cesantías retroactivas de la señora Doris Mabel Riaño Mahecha se encuentran diferencias a favor de la funcionaria. X

11.

Las resoluciones de liquidación de vacaciones se están elaborando tiempo después de que los funcionarios salen a vacaciones; es decir, primero disfrutan las vacaciones y luego elaboran la resolución decretando el disfrute de vacaciones y pago. X

12.

Se observa sobreestimación de las cuentas del gasto en las que se contabilizan las erogaciones por concepto de seguridad social y parafiscales por valor de $14.251.517. X

13.

La Personería Municipal de Tunja debe evaluar que procedimiento de retención por salarios le beneficia al trabajador. X

14.

La resolución 094 del 17 de abril de 2009 debe modificarse pues establece términos que están desactualizados, ya que el Código Contencioso Administrativo fue derogado por el artículo 309 de la Ley 1437 de 2011. De igual manera se debe actualizar los correos electrónicos que establece esta resolución. X





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15.

La ejecución presupuestal de ingresos presentada al SIA muestra un recaudo por valor de $1.130.323.489, la ejecución presupuestal trimestral acumulada presentada al grupo auditor muestra un valor de $1.018.032.286,97 lo que muestra diferentes valores en los ingresos para 2012. X

16.

La resolución de cuentas por pagar no refleja la realidad de los saldos pendientes por pagar por parte de la Personería Municipal de Tunja, toda vez que se constituyen pagos a favor de terceros por valores diferentes a los que contablemente se han causado.

X

17.

El acta de inicio del contrato de prestación de servicios No. 201200003, relacionada en la carpeta del contrato presentada al grupo auditor no tiene la firma del supervisor del contrato X

18.

Al revisar las carpetas de contratación se pudo evidenciar que no contienen la totalidad de los actos administrativos que sustenten los procesos contractuales. X

19.

Una vez revisado el portal web https://www.contratos.gov.co, se pudo evidenciar que los contratos de prestación de servicios no fueron publicados, lo que conduce a una violación de lo establecido en las normas de contratación pública reglamentadas en los numerales 17 y 18 del artículo 8 del decreto 2474 de 2008. X X

20.

No se está notificando las resoluciones de asignación de supervisión al funcionario asignado, ni al funcionario de libre nombramiento y remoción que llega a remplazarlo cuando es declarado insubsistente. X

21.

No se están realizando la totalidad de las resoluciones que ordenan el pago y los comprobantes de egreso que sustentan el pago del personal supernumerario que labora en la Personería, como tampoco en algunos casos existe informe de actividades. X

22.

Se encontraron dos resoluciones de nombramiento de personal supernumerario en las que no se estipula el valor de la asignación mensual que devengara quien se posesiona en el cargo, faltando de esta manera a lo estipulado en el artículo 83 del decreto 1042 de 1978. X

23.

Los valores relacionados en los informes sobre austeridad y eficiencia en el gasto público difieren con los consignados en la ejecución presupuestal de gastos y en los libros contables de la entidad. X

24.

La Personería Municipal de Tunja no presento avance al plan de mejoramiento a corte 31 de agosto de 2013 vulnerando lo regulado en el artículo 49 de la resolución 020 de 2011. X

X

H.A.= Hallazgo Administrativo H.D.= Hallazgo Disciplinario











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H.S.= Hallazgo Sancionatorio Juliana Medina Espinosa Juan Pablo Castellanos Castro Profesional Especializado (Líder) Profesional Especializado

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INFORME FINAL DE AUDITORIA GU ERNAMENTAL, MODALIDAD …contraloriatunja.gov.co/informes/auditoria-fiscal/2013/... · 2015. 6. 9. · José Armando Puín Contralor municipal Hernando