CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA AUDITORIA …contraloriatunja.gov.co/informes/auditoria-fiscal/informe-final-ESE... · Página web: Email: [email protected] Carrera 10

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800.107.701-8

Control Fiscal un Compromiso Social

INFORME FINAL AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE

INTEGRAL A LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ESE SANTIAGO DE TUNJA VIGENCIA

2011.

Elaboró: J. Castellanos / J.Gonzalez / C.Sanchez Revisó: José Antonio Daza Figueredo. Página 1 de 141

Página web: www.contraloriatunja.gov.co Email: [email protected] Carrera 10 N° 15-76Telefax: 7441843

AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A

LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SANTIAGO DE TUNJA VIGENCIA 2011.

- INFORME FINAL -

Tunja, 28 de diciembre de 2012





2011.



JOSE ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

JOSE ANTONIO DAZA FIGUEREDO Auditor Fiscal (C.)

JUAN PABLO CASTELLANOS Profesional Especializado

JUAN DE DIOS GONZÁLEZ ORJUELA

Profesional Especializado

CARLOS ANDRÉS SÁNCHEZ CORREA Abogada - Contratista

Comisionados para realizar la Auditoría





2011.



TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................ 4

1. DICTAMEN INTEGRAL ........................................................................................................................................... 5

1.1. Alcance de la auditoría ...................................................................................................................................... 5

1.2. DICTAMEN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS ................................................................................................ 7

1.3 CONCEPTO SOBRE LA GESTIÓN .......................................................................................................................... 9

1.4 FENECIMIENTO .................................................................................................................................................10

2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD ...........................................................................................................12

3. RESULTADO DE LA AUDITORIA ...........................................................................................................................14

3.1. REVISIÓN DE LA CUENTA .................................................................................................................................14

3.2. EVALUACIÓN FINANCIERA ...............................................................................................................................15

3.3. AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO PÚBLICO .........................................................................................43

3.4. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ..........................................................................................................................46

4. CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................117

5. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO ...................................................................................................121

6. ANÁLISIS LIQUIDACIÓN PRESTACIONES SOCIALES ...........................................................................................122

7. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS .........................................................................................................130





2011.



INTRODUCCIÓN

La Constitución y la Ley asignaron funciones de Control Fiscal a la Contraloría Municipal de Tunja, es así que en ejercicio de ésta competencia la Contraloría para el año 2011 diseño su Plan General de Auditorías – PGA, para desarrollarse en la vigencia, en el cual fue Incluida la Auditoría Gubernamental Con Enfoque Integral Modalidad Regular a la Empresa Social del Estado ESE Santiago de Tunja a la vigencia 2011. La Empresa Social del Estado ESE Santiago de Tunja, en acato a lo prescrito por la Resolución 020 de 2011 emanada por la Contraloría Municipal, rindió en oportunidad la cuenta correspondiente a la vigencia 2011 en forma electrónica. Esta cuenta en poder de la Contraloría, son el insumo principal para el estudio de las actuaciones del Sujeto de Control en esos periodos de tiempo. Para el estudio la Contraloría Municipal de Tunja utilizará la herramienta Audite 3.0 producido por la Contraloría General de la República y adoptado por la Contraloría Municipal mediante la Resolución No. 116 del 30 de Noviembre de 2007. Todo lo anterior con el objeto de obtener evidencias relacionadas con el cumplimiento de la normatividad, la Información Financiera, los resultados de la Gestión, el Sistema de control Interno y el seguimiento al Plan de Mejoramiento concertado dentro de la Auditoría anterior, con el propósito de producir un Informe sobre la Razonabilidad de la información contable, el comportamiento económico, el desempeño de la Administración y emitir un dictamen integral sobre la cuenta fiscal rendida





2011.



1. DICTAMEN INTEGRAL

Doctora JULIANA DEL PILAR CORTÁZAR MURILLO Gerente Empresa Social de Estado Santiago de Tunja a Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267, 268 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, modalidad regular a la Empresa Social de Estado Santiago de Tunja “ESE”, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición, el examen del Balance General consolidado a 31 de diciembre del año 2011, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social consolidado para los mismos periodos y los resultados de su gestión. La Contraloría Municipal de Tunja, revisó las áreas administrativas y las actividades económicas para determinar si se realizaron conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables. Así mismo evaluó el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Es responsabilidad de la Empresa Social de Estado Santiago de Tunja “ESE””el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, la opinión sobre los estados financieros y el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas -NAGC- compatibles con las normas internacionales de auditoría -NIAS- y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría General de la República, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral.

1.1. Alcance de la auditoría

Se examinaron las siguientes líneas de auditoría: 1.1.1. Auditoria Financiera Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de auditoria como: Análisis, inspección, observación y evaluación de la documentación enviada por la E.S.E; donde se evaluaron algunas de las actividades contratadas. Dichas actuaciones soportan las acciones que la entidad llevo a cabo durante





2011.



el periodo auditado. Se hizo revisión de documentos que soportan legal, técnica y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad. En el proceso contable se estudio la vigencia 2011, estableciendo las variaciones con la vigencia anterior, se analizaron las cuentas con mayores variaciones resultantes de la comparación. 1.1.2. Auditoría a la Gestión Que involucra la Revisión de la cuenta, Presupuesto, contratación, Evaluación del sistema de control interno y seguimiento al plan de mejoramiento. 1.1.3. Revisión de la cuenta Se reviso la información reportada en su aspecto formal, consiste en evidenciar los criterios de oportunidad, integridad, conformidad, consistencia y coherencia, para asegurar la calidad de la información reportada en los anexos y en la información adicional suministrada. En cumplimiento de lo establecido e la resolución 020 de 2011, emanada por la Contraloría Municipal de Tunja, la E.S.E Santiago de Tunja rindió dentro del término y forma la cuenta correspondiente a la vigencia 2011, la cual contiene todos los ítems establecidos por el ente de control y fueron analizados durante la ejecución de la presente auditoria.. El análisis detallado de la cuenta se presenta dentro del cuerpo del presente informe. 1.1.4. Presupuesto Se realizo el comparativo entre las vigencia con el animo de establecer las diferencias mas significativas entre una y otra para su posterior análisis. En cuanto a los CDP y registros se reviso el cumplimiento normativo pertinente sobre los pagos realizados que fueros seleccionados durante la auditoria. Las modificaciones realizadas en ingresos y gastos de las dos vigencias fueron verificadas mediante la comparación entre los registros de las ejecuciones y los actos administrativos que la soportan. 1.1.5. Contratación La Contraloría Municipal de Tunja, en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales, como ente de control fiscal, realizó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, Modalidad Regular, a la E.S.E Santiago de Tunja, dentro de la auditoria se tiene como objetivo específico el estudio de forma selectiva de los contratos suscritos por la Empresa Social del Estado en la vigencia 2011, en razón a lo anterior se realizó el estudio y se procede a conceptuar sobre legalidad, gestión y resultados de los contratos seleccionados como muestra.





2011.



Se escogió en primera instancia como factor de selección de la muestra la clase de contratos en los que se encontraron inconsistencias en la pasada auditoría realizada en el año 2011 a la vigencia 2010 y se seleccionaron los contratos con objetos iguales o similares a los que habían presentado las falencias, también se tomó como factor de selección el valor de los contratos y se seleccionaron los de mayor valor. La evaluación se realizó inicialmente al informe que reportaron al Sistema Integral de Auditoria, con la finalidad de verificar el número de contratos suscritos en el año 2011, su objeto y monto, posteriormente. una vez verificada la información anterior se realizó evaluación a los soportes documentales correspondientes al estudio previo, proyecto de pliego de condiciones, pliegos de condiciones definitivo, actas de observaciones de los anteriores, al proceso de calificación, evaluación y adjudicación de las propuestas y la legalidad del contrato suscrito, todo lo anterior revisando y conceptuando sobre el cumplimiento al manual de contratación de la entidad, dada la naturaleza jurídica de la entidad y el cumplimiento de la ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios y demás normatividad aplicable al proceso de selección de los contratos suscritos por la E.S.E Santiago de Tunja, con el fin de establecer la salvaguarda de los principios de la contratación pública además la eficiencia, eficacia y pertinencia de los contratos suscritos. 1.1.6. Control interno La Empresa Social del Estado Santiago de Tunja mediante resolución No. 082 del 29 de marzo de 2004 creó el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, en el que su principal objetivo es el de coordinar, integrar, participar, proteger, promover y asesorar el proceso de control interno, basándose en que es un proceso de evaluación permanente, con un direccionamiento individual, colectivo e institucional eficaz y efectivo tanto en los procesos en salud como en el ámbito administrativo, con miras al mejoramiento continuo de la calidad de vida de los usuarios y de quienes laboran en la empresa. 1.1.7. Plan de mejoramiento Para el inicio de la presenta auditoria, tan solo se contaba con 17 días de radicación del plan de mejoramiento como resultado de la auditoria a la vigencia 2010, razón por la cual no fue posible revisar la ejecución del avance de dicho plan puesto que los tiempos establecidos por la E.SE. para el cumplimiento de las acciones correctivas superan el plazo de ejecución de la presente auditoria.

1.2. DICTAMEN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

La Contraloría Municipal de Tunja, ha practicado la evaluación a los Estados del Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas y Anexos a los Estados Financieros de la E.S.E SANTIAGO DE TUNJA, con corte a 31 de diciembre de 2011, los cuales fueron preparados bajo la responsabilidad del Representante Legal y el Contador de la entidad.





2011.



La auditoría se realizó mediante un control de acuerdo a las normas de Auditoria

Generalmente Aceptadas en Colombia, aplicando los procedimientos señalados en la guía

de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral -Audite 3.0-, proferida por la Contraloría

General de la República y adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja; se incluye un

examen sobre una base selectiva de la evidencia que respalda las cifras y las Notas

Informativas a los Estados Contables, así como la evaluación de la aplicación de las normas

y principios consagrados en el Plan General de la Contabilidad Pública expedido por la

Contaduría General de la Nación.

Los Estados Contables para la vigencia 2011 son copia fidedigna de los libros oficiales y

auxiliares.

Los errores dados en sobrestimaciones, subestimaciones e incertidumbres que afectan los

Estados Financieros se presentan en la parte respectiva del informe y en el cuadro de

consolidación de hallazgos.

En relación a la línea de auditoría Financiera se obtuvo la siguiente documentación. a.) Informes presentados por la Empresa Social de Estado Santiago de Tunja “ESE”, para la vigencia 2011, de acuerdo a la Resolución 020 de 2011, de la Contraloría Municipal de Tunja. b.)Documentos fuente Comprobantes de Egresos, Ejecución del presupuesto, conciliaciones y extractos bancarios, Resoluciones. c.) Libros de contabilidad. La Contraloría Municipal emite OPINIÓN LIMPIA, sobre la razonabilidad de los Estados Contables consolidados a 31 de Diciembre de 2011, Empresa Social de Estado Santiago de Tunja.

Opinión sobre los Estados Contables - EC

Opinión Situación Financiera Explicación Efecto Fiscal

Limpia

Errores o inconsistencias que

sumadas sean iguales o inferiores al

9.9% del total de activos o del pasivo

más patrimonio.

Estados contables

razonablemente

presentados

Contribuye a

fenecer la cuenta

fiscal

Con

Salvedades


sumadas sean iguales o superiores al

10% y menores al 40% del total de

activos o del pasivo más patrimonio.

Los estados contables

excepto por los errores

citados presentan

razonablemente la

situación financiera

Contribuye a

fenecer la cuenta

fiscal





2011.



Adversa o

negativa


sumadas sean iguales o mayores al

40% del total de activos o del pasivo

más patrimonio

Los estados contables no

presentan razonablemente

la situación financiera

Contribuye a no

fenecer la cuenta

fiscal

Abstención Limitaciones en la información y/o no

suministro de la misma

La cantidad y calidad de la

información no permite al

auditor opinar sobre las

cifras

Contribuye a no

fenecer la cuenta

fiscal

EC = Estados Contables

1.3 CONCEPTO SOBRE LA GESTIÓN

Para efectos del concepto se acogió lo dispuesto en la herramienta audite 3.0, diligenciando los formatos allí establecidos con la información resultante del trabajo de auditoria realizado a cada una de las aéreas y actividades contenidas en el alcance de la auditoria y lo ordenado por la contraloría Municipal mediante memorando de encargo con el siguiente resultado:

ASPECTOS

CALIFICACIÓN PARCIAL

FACTOR DE PONDERACIÓN

PUNTAJE TOTAL

(A) (B) (A * B)

Gestión misional 83.00 0.35 29.05

Gestión Contractual 74.00 0.25 18.50

Gestión Presupuestal y Financiera. 83.50 0.15 12.53

Gestión de Administración del Talento Humano.

86.50 0.10 8.65

Evaluación del Sistema de Control Interno. 40.00 0.15 11.55

CALIFICACIÓN TOTAL 1.00 74.73

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA OBTENER EL CONCEPTO

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

60 y 79 puntos Favorable con observaciones

Menos de 60 puntos Desfavorable

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación y en la forma como se lograron para alimentar el cuadro que al final dio la calificación de la gestión: Gestión misional: La calificación obtenida por la E.S.E y registrada en el cuadro es de 83% y corresponde a esta parte del estudio en la cual se destaca que la entidad no ha logrado





2011.



buenos indicadores de eficacia o impactos en la comunidad tunjana con el cumplimiento de su función social en la vigencia objeto de estudio. Lo anterior se fundamenta en los mismos resultados por ellos en la cuenta anual consolidada y los hallazgos que muestran en el informe de gestión presentado en la misma cuenta. Gestión contractual: siendo esta una de las llenas en donde la contraloría centra la atención por ser allí donde se utiliza gran parte de los recurso, para la calificación obtenida del 74% se tuvieron en cuenta: el cumplimiento de las obligaciones de selección objetiva, el cumplimiento de los principios y procedimientos en la contratación, cumplimiento de la ejecución contractual, debilidad en el cumplimiento de requisitos previos a la contratación entre otras menos significativas que están detalladas en el cuerpo del informe. Gestión presupuestal y financiera: la calificación del 83.5% obedece al cambio en el manejo financiero dado a la entidad en la vigencia objeto de estudio comparada con las vigencias anteriores y el estudio efectuado en materia presupuestal de la vigencia analizada.

Gestión de Administración del Talento Humano: El 86.5% otorgado en la calificación obedece a que no se presentan inconsistencias al momento de pagar las prestaciones sociales, sin embargo es necesario aclarar que el porcentaje dado se basa en la muestra, por esta razón el puntaje no es del 100%.

Evaluación del sistema de control interno. Se califica con 40% debido a que se desconoce la información con el fin de establecer la ejecución de los controles que se realizaron en el desarrollo de la vigencia, puesto que no se presentaron por parte de la E.S.E Santiago de Tunja al grupo auditor los informes pertinentes. De la calificación se refleja que en la E.S.E se ejerce la función pero no se ha dado la importancia debida a este control. Para el desarrollo de la presente auditoria no se hizo entrega de ningún informe de avance para la vigencia 2011, razón por la cual no es posible dar una calificación optima al proceso de control interno de la entidad. Cumplimiento al plan de mejoramiento. Como ya se explico anteriormente, no fue posible evaluar el avance del plan de mejoramiento resultado de la auditoria a la vigencia 2010. Debido a esto, el porcentaje asignado en el memorando de planeación fue distribuido en los otros aspectos a evaluar. Para obtener el concepto, e lleva la calificación a la tabla anterior y se observa que se ubica en el rango entre 60 y 79 puntos correspondiente al concepto FAVORABLE CON OBSERVACIONES.

1.4 FENECIMIENTO

Criterios para el fenecimiento de la cuenta: Los criterios para determinar el fenecimiento o no de la Cuenta Fiscal están directamente relacionados con la opinión sobre los estados contables y el concepto sobre la gestión, como se ilustra en la siguiente tabla:





2011.



CONCEPTO GESTIÓN OPINIÓN ESTADOS CONTABLES

FAVORABLE CON OBSERVACIONES

DESFAVORABLE

LIMPIA FENECIMIENTO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO

CON SALVEDADES FENECIMIENTO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO

NEGACIÓN NO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO

ABSTENCIÓN NO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO

En consideración a lo anterior y con base en la opinión LIMPIA a los estados financieros y CONCEPTO FAVORABLE CON OBSERVACIONES de la gestión, las cuenta rendidas por la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E. SANTIAGO DE TUNJA, de la vigencia fiscal 2011 SE FENECEN, exceptuando de esto al contrato de obra 002 de 2011 y al contrato de interventoria 003 de 2012. JUAN PABLO CASTELLANOS CASTRO JOSÉ ARMANDO PUIN Contador Público Contralor Municipal de Tunja TP 165470-T





2011.



2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD

NATURALEZA JURÍDICA De conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo No. 011 proferido por el Concejo Municipal de Tunja el día 6 de mayo de 2002, que modifica el Acuerdo No. 007 del 3 de febrero de 1999, la Empresa Social del Estado Santiago de Tunja del Municipio de Tunja, es una entidad con categoría especial de entidad pública descentralizada del orden Municipal, dotada de personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, sometida al régimen jurídico previsto en el capítulo III, artículos 194, 196 y 197 de la ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios y adscrita a la Secretaria de Salud Municipal del Municipio de Tunja o quien haga sus veces. En razón a su autonomía, la entidad se organizará, gobernará y establecerá sus normas y reglamentos de conformidad con los principios constitucionales y legales que le permitan desarrollar los fines para los cuales fue constituida (Decreto 1876 de 1994, artículo 1). MISIÓN La Empresa Social del Estado Santiago de Tunja presta servicios de salud de baja complejidad mediante la atención integral y personalizada de las actividades de promoción, recuperación de la salud, prevención y tratamiento de la enfermedad, bajo los principios del Sistema General de Seguridad Social en Salud y las características inherentes a la calidad, con el fin de lograr la satisfacción de nuestros usuarios. VISIÓN La Empresa Social del Estado Santiago de Tunja en el año 2012 se posicionará como entidad pública líder en la prestación de servicios de salud de primer nivel, ampliando su cobertura hacia los municipios aledaños, actuando bajo los criterios de calidad y orientada hacia la satisfacción del usuario, generando un impacto social positivo. OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Prestar los servicios de salud de primer nivel con calidad, oportunidad, eficiencia, respeto y equidad, buscando el bienestar de los usuarios.

Buscar la complementariedad de los servicios ofrecidos mediante la integración de un equipo multidisciplinario de salud.

Capacitar y actualizar al personal de la salud.

Educar permanentemente a la comunidad en cuanto a la “cultura de la salud”. POLÍTICAS

Impulsar el desarrollo institucional con el fin de generar más autonomía en la prestación de servicios de salud.

Fortalecer el proceso de contratación con las E.P.S. y particulares.





2011.



Fortalecer los servicios asistenciales y hospitalarios en cuanto a infraestructura, recurso humano y técnico científico, para garantizar la atención completa y oportuna al usuario en el primer nivel de atención.

Aplicar la normatividad vigente en salud.

Priorizar la promoción de los servicios de salud y la prevención de la enfermedad, fomentando el auto cuidado.

Garantizar la atención integral que involucre tanto al paciente como a su núcleo familiar

PUNTOS DE ATENCIÓN La E.S.E Santiago de Tunja actualmente presta sus servicios en 11 puntos de atención o sedes en distintos puntos del Municipio de Tunja. Adicionalmente se tiene el proyecto de construcción de un nuevo hospital de primer nivel del cual a la fecha de elaboración del presente informe se encuentra en proceso de revisión de diseños y aprobación por parte de la Secretaria de Salud: Número Nombre Dirección 1

Centro No.1 P.A.S

Calle 16 Nº 9 - 41

2 Puesto de Salud San Antonio Cra 3C Nº 12 - 20

3 Puesto de Salud Runta Vereda Runta

4 Puesto de Salud Libertador Dirección: Calle 6 Nº 11 - 20

5 Puesto de Salud Centenario Frente colegio de la Policía

6 Puesto de Salud El Carmen Cra 17 Nº 25 - 67

7 Puesto de Salud Florencia Vereda Florencia

8 Puesto de Salud La Fuente Diagonal 33 Nº 16A - 09

9 Puesto de Salud Los Muiscas Diagonal 68 Nº 2A - 28

10 Puesto de Salud Sede Centro Cra 11 Nº 20-96

11 Centro de Recuperación Nutricional (CRN) Cra 6 Nº 66 – 19/21





2011.



3. RESULTADO DE LA AUDITORIA

3.1. REVISIÓN DE LA CUENTA

El proceso de control fiscal se inicia con la revisión de la cuenta, mediante este sistema se evalúa la eficiencia, eficacia, equidad y economía con que los sujetos de control realizan sus funciones, permitiendo analizar, conceptuar y opinar sobre los resultados de la gestión en la vigencia auditada. La Contraloría Municipal de Tunja mediante No. Resolución 020 del 31 de enero de 2011, reglamentó la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e Informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja. Mediante esta misma norma se adopta el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT- según los formatos e instructivos que establece el artículo 16 de la resolución en mención. La rendición de la cuenta deberá presentarse en los formatos asignados por el Administrador del SIRECT, adjuntado la información complementaria y adicional que se exige en cada formato. En aplicación de la resolución No. 020 de 2011 y al Sistema Integrado de Auditoria SIA, la E.S.E Santiago de Tunja el día 28 de febrero de 2012 sube al sistema la totalidad de los formatos y anexos exigidos para la rendición de la cuenta de la vigencia fiscal 2011, cumpliendo con los términos establecidos en la resolución emanada de la Contraloría. Se verificó que la E.S.E rindiera en su totalidad los formatos que contienen la información necesaria para la revisión de la cuenta. La E.S.E SANTIAGO DE TUNJA rindió diecinueve (19) formatos con terminación AGR.FMT y treinta (30) formatos como anexos con información complementaria, que contienen el catálogo de cuentas con sus respectivos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, Estado de cambios al patrimonio, notas a los estados contables, informe de control interno contable, resumen de caja menor, cuentas bancarias, pólizas de aseguramiento, Inventario Propiedad, Planta y Equipo, ejecución presupuestal de ingresos y gastos, modificaciones al presupuesto de ingresos y gastos, ejecución del PAC, ejecución presupuestal de reservas, ejecución presupuestal de cuentas por pagar, contratación completa, quejas, denuncias y derechos de petición, plan de compras y ejecución, informe de control interno con sus respectivos anexos, informe de austeridad y eficiencia en el gasto público e informe de gestión.





2011.



3.2. EVALUACIÓN FINANCIERA

3.2.1. BALANCE GENERAL VERIFICACIÓN GENERAL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA 2011 CIFRAS EN MILES DE PESOS Cifras en miles de pesos

DESCRIPCIÓN 2010 2011

ACTIVOS 3.728.205 6.261.746

PASIVOS 1.482.793 1.871.151

PATRIMONIO 2.245.412

4.390.595

ACTIVOS: La parte correspondiente a Activos es donde se agrupan las cuentas que reflejan bienes y derechos tangibles e intangibles. Los Activos totales al 31 de diciembre de 2011 tienen un valor de $6.261.746 mil, el cual refleja un aumento del 67.96% comparado con la vigencia anterior, la composición del Activo fue la siguiente:

Cifras en miles de pesos

ACTIVOS 2010 2011 Variación Var %

CORRIENTE 1,519,887 2,448,111 928,224 61.07%

EFECTIVO 19,961 1,215,414 1,195,453 5988.94%

Caja 973 79 (894) -91.88%

Bancos y Corporaciones 18,988 1,215,335 1,196,347 6300.54%

DEUDORES 1,490,738 1,202,187 (288,551) -19.36%

Servicios de Salud 1,470,197 1,182,132 (288,065) -19.59%

Avances y Anticipos entregados 486 - (486) -100.00%

Otros Deudores 20,055 20,055 - 0.00%

INVENTARIOS 9,188 30,510 21,322 232.06%

Mercancías en Existencia 9,188 30,510 21,322 232.06%

NO CORRIENTE 2,208,318 3,813,635 1,605,317 72.69%

DEUDORES 129,729 129,729 - 0.00%

Cuentas de Difícil cobro 129,729 129,729 - 0.00%

PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 1,563,128 3,456,731 1,893,603 121.14%

Terrenos 527,938 527,938 - 0.00%

Construcciones en curso 33,088 1,436,704 1,403,616 4242.07%

Edificios y Casas 593,030 593,030 - 0.00%





2011.



Equipo Médico Científico 426,459 689,834 263,375 61.76%

Muebles Enseres y Equipo de Oficina 168,791 276,306 107,515 63.70%

Equipo de Comunicaciones y Computación

201,786

393,558

191,772 95.04%

Equipo de Transporte y tracción 212,987 371,988 159,001 74.65%

Equipo de comedor/cocina despensa 4,336 9,525 5,189 119.67%

Depreciación acumulada (605,287) (842,152) (236,865) 39.13%

OTROS ACTIVOS 515,461 227,175 (288,286) -55.93%

Gastos pagados por anticipado 338,292 10,811 (327,481) -96.80%

Cargos Diferidos 63,869 72,376 8,507 13.32%

Bienes entregados a terceros 35,933 35,933 - 0.00%

Amortización acumulada Bienes (8,415) (8,988) (573) 6.81%

Intangibles 155,967 199,036 43,069 27.61%

Amortización acumulada Intangibles (70,185) (81,993) (11,808) 16.82%

TOTAL ACTIVOS 3,728,205 6,261,746 2,533,541 67.96%

ACTIVO CORRIENTE: para el año 2011 representa un 39.1% del total del Activo. 1.1.05. EFECTIVO: En esta denominación se incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, de ahorro y en fondos, disponibles para el desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. CAJA MENOR En cuanto a Caja Menor de la vigencia 2011, se puede establecer que fue creada mediante Resolución No.007 del 04 de enero de 2011 “Por la cual se constituye y reglamenta el manejo de la caja menor para la ESE Santiago de Tunja, en la vigencia fiscal 2011”. Asimismo y según lo establecido en el artículo 2° se indica que su monto es de Diez Millones Trescientos mil Pesos m/cte ($10.300.000) y la responsabilidad de su manejo y custodia se le asigna a la doctora DALILA HERRERA CASTELLANOS, en su condición de Tesorera de la ESE. En lo concerniente a los recursos asignados se establece que se emite Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 10 del 03 de enero de 2011 y Registro Presupuestal No. 018 del 06 de enero de 2011, de la siguiente manera: CODIGO DESCRIPCION VALOR

21102101 Materiales y suministros $2.500.000.00

21102201 Viáticos y gastos de viaje 776.000.00





2011.



21102202 Comunicaciones y transporte 2.100.000.00

21102203 Servicios públicos 324.000.00

21102205 Impresos y publicaciones 1.400.000.00

21102302 Gastos protocolarios 1.600.000.00

21102303 Gastos imprevistos 400.000.00

21101001 Programa recup.nut. inf. C. 00298 1.200.000.00

TOTAL 10.300.000.00

Para el manejo de la Caja Menor se hacen cuatro (4) desembolsos con sus respectivos comprobantes de egreso y valor así:

FECHA No EGRESO VALOR

05-ENE-2011 5739 $2.575.000.00

13-ABR-2011 5916 1.511.622.00

14-JUN-2011 6121 1.407.047.26

06-SEP-2011 6328 1.780.626.00

17-NOV-2011 6580 1.504.409.00

TOTAL 8.778.704.26

En lo concerniente a los recursos por rubro Presupuestal asignados se establece que se ejecutaron de la siguiente manera: CODIGO DESCRIPCION VR ASIGNADO VR EJECUTADO

21102101 Materiales y suministros $2.500.000.00 $2.942.862

21102201 Viáticos y gastos de viaje 776.000.00 160.600

21102202 Comunicaciones y transporte 2.100.000.00 359.550

21102203 Servicios públicos 324.000.00 187.700

21102205 Impresos y publicaciones 1.400.000.00 1.361.550

21102302 Gastos protocolarios 1.600.000.00 1.688.911





2011.



21102303 Gastos imprevistos 400.000.00 181.208

21101001 Programa recup.nut. inf. C. 00298 1.200.000.00 1.050.796

TOTAL 10.300.000.00 7.933.177

Para la vigencia 2011 se ejecutaron recursos de Caja Menor por la suma de Siete Millones Novecientos Treinta y Tres Mil Ciento Setenta y Siete Pesos m/cte ($7.933.177) En cuanto a controles de Caja Menor, el Asesor de Control Interno presenta carpeta de la vigencia 2011, donde evidencia que se efectuaron un total de seis (6) Arqueos de Caja relacionados de la siguiente manera:

FECHA HORA TOTAL EXIST.RECIBOS MONTO CAJA MENOR DIFERENCIA

23-02-11 10:30 a.m $2.575.040 $2.575.000 $40

11-05-11 02:30 p.m $2.575.037 $2.575.000 $37

08-07-11 09:30 a.m $2.575.006 $2.575.000 $6

26-09-11 02:15 p.m $2.575.179 $2.575.000 $179

25-11-11 03:30 p.m $2.575.022 $2.575.000 $22

15-12-11 09:00 a.m $2.575.016 $2.575.000 $16

Se puede establecer que las diferencias encontradas no son significativas por el monto, igualmente en los soportes presentados no se deja ninguna observación por parte de Control Interno. Dentro del análisis de Auditoría se reportan los siguientes hallazgos: - Al verificar el contenido en la Resolución No. 007 de 2011, “Por la cual se constituye y reglamenta el manejo de la caja menor para la ESE Santiago de Tunja, en la vigencia fiscal 2011”, teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución No. 001 de 2011 de la Dirección General de Presupuesto Público Nacional establece: artículo 2°. De la Constitución. Las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. Para la constitución y reembolso de las cajas menores se deberá contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal. En la resolución de constitución de las cajas menores se deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal, así mismo el contenido de la Resolución de constitución de Caja menor en la ESE Santiago de Tunja, artículo tercero “finalidad y clase de gasto” indica que: “…se realizarán con cargo a los siguientes rubros presupuestales en





2011.



cuantía y conceptos siguientes” Sic., encontrándose que se especifican los rubros presupuestales pero NO las cuantías. - No se reporta acta de liquidación de recursos de Caja Menor, solo se reporta un REEMBOLSO a la Cuenta de Davivienda No. 1505733804 el día 29 de diciembre de 2011, mediante formato de Transacciones No. 83082988 por valor de Ochocientos Cuarenta y Cinco Mil Quinientos Veinte y Siete pesos m/cte ($845.527) que corresponde al excedente de los recursos desembolsados a Caja Menor para la vigencia 2011 (folio 559, tomo I). - En cuanto a los recursos establecidos por rubro y valor se encuentra que se ejecutó un mayor valor del asignado en la Disponibilidad Presupuestal para los siguientes rubros: 21102101 “Materiales y suministros” por $442.862 y 21102302 “Gastos Protocolarios” por $88.911 y relacionados en el siguiente cuadro: CODIGO DESCRIPCION V/r ASIGNADO V/r EJECUT. V/r ADICIONAL

21102101 Materiales y suministros $2.500.000 $2.942.862 $442.862

21102302 Gastos protocolarios 1.600.000 1.688.911 88.911

TOTAL $4.100.000 $4.631.773 $531.773

- El día 07 de abril de 2011, se realiza un gasto mediante recibo de caja menor No. 1983 anombre de Luz Marina Ortiz Becerra, código 21102302, Gastos Protocolarios por valor de $9.500, donde no se anexa soporte del pago (folio 178,tomo I). - El libro de Caja Menor correspondiente del 05 de enero al 08 de abril de 2011, se relacionan los movimientos del período por parte de la Tesorera General y lo avala con su firma, pero no aparece firmado por el Ordenador del Gasto (folio 180,tomo I). - El libro de Caja Menor correspondiente del 11 de abril al 13 de junio de 2011, se relaciona el recibo de Caja Menor No. 1990 como anulado, pero al revisar el soporte se encuentra el recibo en blanco sin diligenciar (folio 208,tomo I). - El día 07 de junio de 2011, se realiza un gasto mediante recibo de caja menor No. 2035 anombre de Esperanza Huertas, código 21102302, Gastos Protocolarios por valor de $3.500, donde no se anexa soportes del pago (folio 308,tomo I). - El día 25 de mayo de 2011, se realiza un gasto mediante recibo de caja menor No. 2036 a Nombre de María Luisa Suárez, código 21102302, Gastos Protocolarios por valor de $15.000, donde no se anexa soportes del pago (folio 309,tomo I). - El día 17 de junio de 2011, se realiza un gasto mediante recibo de caja menor No. 2046 anombre de Clara Pérez Corredor, código 21102302, Gastos Protocolarios por valor de $40.500, donde no se anexa soportes del pago (folios 6, 7 y 8, tomo II). - El día 29 de noviembre de 2011, se realiza un gasto mediante recibo de caja menor No. 2190 a nombre de Ana Betty Rubio Aguilar, código 21101001, por valor de $170.000, según





2011.



factura de venta No. 0202 del 25 de octubre por $90.000, concepto dos (2) bultos de papa y factura No.203 del 25 de noviembre del mismo por $80.000 del mismo concepto dos (2) bultos de papa a nombre de la ESE Santiago de Tunja, desconociéndose la finalidad de la compra (folios 430, 431 y 432,tomo II). - El día 29 de diciembre de 2011, se realiza un gasto mediante recibo de caja menor No. 2231 a nombre de Jackson Roberth Arévalo Suárez, código 21102101, Materiales y Suministros por valor de $180.000, factura de venta No.0094 del 20 de diciembre del mismo, concepto, suministro de material de iluminación para comparsa (folios 548 al 558,tomo II).

No. HALLAZGOS HA HD HF HS

CAJA MENOR

1.

Teniendo en cuenta lo anterior se procedió a verificar el contenido en la Resolución No. 007 de 2011, teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución No. 001 de 2011 de la Dirección General de Presupuesto Público Nacional establece: Artículo 2°. De la Constitución. Las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. Para la constitución y reembolso de las cajas menores se deberá contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal. En la resolución de constitución de las cajas menores se deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal, así mismo el contenido de la Resolución de constitución de Caja menor en la ESE Santiago de Tunja, Artículo Tercero “finalidad y clase de gasto”: indica que “…se realizarán con cargo a los siguientes rubros presupuestales en cuantía y conceptos siguientes” Sic.., encontrándose que se especifican los rubros presupuestales pero NO las cuantías.

X

Respuesta de la entidad: En la resolución No 07 de 2011 referente a la Apertura de la Caja por error involuntario no se incluyó la columna referente a la cuantía. La Administración atenderá la observación efectuada por la auditoria y tomará los correctivos necesarios, ya que a partir del año 2012 se corrigió dicha observación hecha en la auditoria de la vigencia 2010.

Decisión de la Contraloría Municipal: La respuesta de la entidad confirma el hallazgo por lo tanto se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.





2011.




2.

No se reporta acta de liquidación de recursos de Caja Menor, solo se reporta un REEMBOLSO a la Cuenta de Davivienda No. 1505733804 el día 29 de diciembre de 2011, mediante formato de Transacciones No. 83082988 por valor de Ochocientos Cuarenta y Cinco Mil Quinientos Veinte y Siete pesos m/cte ($845.527) que corresponde al excedente de los recursos desembolsados a Caja Menor para la vigencia 2011.

X

Respuesta de la entidad: Según la Resolución No 007 no es obligatorio hacer el acta de liquidación, sin embargo esta administración corregirá la situación con el ajuste respectivo y se realizará para las vigencias siguientes.


3.

En cuanto a los recursos establecidos por rubro y valor se encuentra que se ejecutó un mayor valor del asignado en la Disponibilidad presupuestal para los siguientes rubros: 21102101 “Materiales y Suministros” por $442.862 y 21102302 “Gastos Protocolarios” por $88.911.

X X

Respuesta de la entidad: La empresa cuenta con el software CNT y el modulo de presupuesto respectivo que al parecer según los ingenieros no permite traslados entre rubros establecidos desde el inicio en un mismo CDP. Los gastos ocasionados que generaron el hallazgo se dieron para cumplir funciones propias de la institución como lo evidenció el grupo auditor.

Decisión de la Contraloría Municipal: La respuesta de la entidad confirma el hallazgo por lo tanto se mantienen los hallazgos.

4.

El día 07 de abril de 2011, se realiza un gasto mediante recibo de caja menor No. 1983 a nombre de Luz Marina Ortiz Becerra, código 21102302 “Gastos Protocolarios” por valor de $9.500, donde no se anexa soporte del pago (folio 178, Tomo I).

X

Respuesta de la entidad:





2011.




La auditoria le asiste la razón, el gasto ocasionado corresponde a pago efectuado a proveedora de servicio de cafetería que tiene su puesto de trabajo en la calle y no genera recibo alguno que respalde la compra. Esta observación será tenida en cuenta para soportar todos los gastos de la empresa.

Pronunciamiento de la Contraloría: En cuanto al gasto efectuado mediante el recibo de caja menor No. 1983, La respuesta de la entidad confirma el hallazgo por lo tanto se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

5.

El libro de Caja Menor correspondiente del 05 de enero al 08 de abril de 2011, se relaciona los movimientos del periodo por parte de la Tesorera General y lo avala con su firma, pero no aparece firmado por el Ordenador del Gasto (folio 180, Tomo I).

SE LEVANTA EL HALLAZGO

Respuesta de la entidad: Se solicito al ordenador del gasto de la vigencia auditada para su respectiva firma lo cual se corrigió y anexamos a la presente copia del mismo. Anexo N.001-002.

Decisión de la Contraloría Municipal: En cuanto a la firma del Ordenador del gasto se acepta la explicación dada por la ESE Santiago de Tunja, por tal razón se levanta el hallazgo.

6.

El libro de Caja Menor correspondiente del 11 de abril al 13 de junio de 2011, se relaciona el recibo de Caja Menor No. 1990 como anulado, pero al revisar el soporte se encuentra el recibo en blanco sin diligenciar (folio 208, Tomo I).


Respuesta de la entidad: Se corrigió la observación con el respectivo marcaje de anulado correspondiente que por error involuntario no fue colocado. Anexamos copia del mismo a folio 208 tomo 1. Anexo N.003.

Decisión de la Contraloría Municipal: En cuanto al recibo de caja menor No. 1983, se acepta la explicación dada por la ESE Santiago de Tunja, por tal razón se levanta el hallazgo.

7. El día 07 de junio de 2011, se realiza un gasto mediante SE LEVANTA EL





2011.




recibo de caja menor No. 2035 a nombre de Esperanza Huertas, código 21102302, “Gastos Protocolarios” por valor de $3.500, donde no se anexa soportes del pago (folio 308, Tomo I).

HALLAZGO

Respuesta de la entidad: A folio 307 se encuentra cuenta de cobro por el servicio de cafetería prestado que es el soporte con el cual se efectúo el pago. Anexo N.004.


8.

El día 25 de mayo de 2011, se realiza un gasto mediante recibo de caja menor No. 2036 a nombre de María Luisa Suárez, Código 21102302, “Gastos Protocolarios” por valor de $15.000, donde no se anexa soportes del pago (folio 309, Tomo I).

X

Respuesta de la entidad: La auditoria le asiste la razón, el gasto ocasionado corresponde a pago efectuado a proveedora de servicio de cafetería que tiene su puesto de trabajo en la calle y no genera recibo alguno que respalde la compra. Esta observación será tenida en cuenta para soportar todos los gastos protocolarios de la empresa.

Decisión de la Contraloría Municipal: En cuanto al gasto efectuado mediante el recibo de caja menor No. 2036, La respuesta de la entidad confirma el hallazgo por lo tanto se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

9.

El día 17 de Junio de 2011, se realiza un gasto mediante recibo de caja menor No. 2046 a Nombre de Clara Pérez Corredor, Código 21102302, Gastos protocolarios por valor de $40.500, donde no se anexa soportes del pago (folios 6, 7 y 8 Tomo II).


Respuesta de la entidad: A folio 7 tomo II se encuentra cuenta de cobro por el servicio de cafetería prestado que es el soporte para el pago. Dicho gasto corresponde gastos protocolarios de Junta Directiva. Anexo N.005.





2011.





10.

El día 29 de noviembre de 2011, se realiza un gasto mediante recibo de caja menor No. 2190 a nombre de Ana Betty Rubio Aguilar, código 21101001, por valor de $170.000, según factura de venta No. 0202 del 25 de octubre por $90.000, concepto dos (2) bultos de papa y Factura No.203 del 25 de noviembre del mismo por $80.000 del mismo concepto dos (2) bultos de papa a nombre de la ESE Santiago de Tunja, desconociéndose la finalidad de la compra (folios 430, 431 y 432, Tomo II).


Respuesta de la entidad: La ESE Santiago de Tunja definió una unidad asistencial y de negocio llamada Centro de Recuperación Nutricional C.R.N., la cual requirió la compra de papa para la alimentación de los niños en internación, por condiciones de mercado y disponibilidad de producto de los proveedores se tuvo que adquirir estas unidades por carga que es la medida que en la región se tiene del mencionado producto. Este gasto se cargo al rubro Centro de Recuperación Nutricional en virtud del convenio No 2198/2010.


11.

El día 29 de diciembre de 2011, se realiza un gasto mediante recibo de caja menor No. 2231 a nombre de Jackson Roberth Arévalo Suárez, código 21102101, Materiales y Suministros por valor de $180.000, Factura de venta No.0094 del 20 de diciembre del mismo, concepto, suministro de material de iluminación para comparsa (folios 548 al 558, Tomo II).


Respuesta de la entidad: Dentro del plan de desarrollo para Tunja lo mejor estaban contenidas actividades culturales decembrinas a las cuales la empresa obligatoriamente debió responder como parte de los estamentos municipales y para ello adquirió el material de iluminación para comparsa esta última como componente social en desarrollo de la población (niñez, infancia y adolescencia), en cuanto a la adquisición de habilidades para la vida con base en los cuentos infantiles de Rafael Pombo.

Decisión de la Contraloría Municipal: En cuanto al recibo de caja menor No. 231, se acepta la explicación dada por la ESE





2011.




Santiago de Tunja, por tal razón se levanta el hallazgo. HA: Hallazgo Administrativo HD: Hallazgo Disciplinario HF: Hallazgo Fiscal HS: Hallazgo Sancionatorio

BANCOS Y CORPORACIONES: La cuenta de Bancos se conforma de 5 cuentas de ahorros, 5cuentas corrientes, 1 fondo de inversión en INFIBOY y 1C.D.T., durante la vigencia 2011, se presentó el siguiente comportamiento:

CLASE DE CUENTA ENTIDAD

FINANCIERA Número Diciembre Según libros

CUENTA AHORROS

Sudameris 97200008380 143.286.782,82 143.286.782,82

Bogotá 616394540

5.744.850,37

5.744.850,37

Colpatria 7302023739

23.389,92

23.389,92

Colmena 24509433189

39.330,66 39.330,66

Davivienda 176000337376

22.321.884,96

22.321.884,96

CUENTA DE CORRIENTE

Colmena 21500411020 2.766.609,76 2.766.609,76

BBVA 100001776

218.670,43

218.670,43

Sudameris 720000892

1.215.619,78 1.215.619,78

Bogotá 616115861

44.089,45

44.089,45

Davivienda 1505733804

208.937.605,04

67.138.518,89

CUENTA CONVENIO INFIBOY 1011410 72.535.465,25 72.535.465,25

TOTAL

457.134.298,44

315.335.211,67

Una vez revisadas las conciliaciones bancarias se evidenció que se elaboraron durante toda la vigencia conciliaciones para todas las cuentas bancarias a cargo de la E.S.E. Esta auditoria considera que existen algunos puntos que se deben tener en cuenta, los cuales son explicados a continuación:

Cuenta de ahorros97200008380 del banco GBN SUDAMERIS. El primer extracto bancario presentado es el del mes de mayo, sin embargo en este se evidencia la existencia de un saldo inicial por valor de $1.303.108,74; por lo tanto se concluye que en meses anteriores esta cuenta tuvo movimiento y no se realizaron las conciliaciones correspondientes y tampoco se tienen los extractos.

Cuenta corriente 100001776 del banco BBVA. Tan solo se presentan extractos y conciliaciones para los meses de junio y diciembre.

Cuenta corriente 720000892 del banco GBN SUDAMERIS. El primer extracto bancario presentado es el del mes de mayo, sin embargo en este se evidencia la existencia de un





2011.



saldo inicial por valor de $1.220.787,49; por lo tanto se concluye que en meses anteriores esta cuenta tuvo movimiento y no se realizaron las conciliaciones correspondientes y tampoco se tienen los extractos.

Cuenta corriente 1505733804 del banco DAVIVIENDA. Se evidencia mala planeación en los pagos, puesto que se puede observar un sobregiro representado en un saldo negativo en la conciliación bancaria, por valor de $69.719.95.


12.

Para la cuenta de ahorros, 97200008380 del banco GBN SUDAMERIS y las cuentas corrientes, 100001776 del banco BBVA, 720000892 del banco GBN SUDAMERIS y 1505733804 del banco DAVIVIENDA, no se tiene por parte de la E.S.E la totalidad de los extractos para la vigencia 2011.


Respuesta de la entidad. Los extractos de las cuentas Davivienda y Sudameris, que en el informe dice advertir su ausencia, se encuentran fotocopiados al respaldo de los otros extractos; y del Banco BBVA solo aparece el extracto de fin de año, debido a que como se evidencia en la contabilidad, no tuvo movimiento durante todo el año.

Decisión de la Contraloría Municipal Se acepta la respuesta y se levanta el hallazgo

Cuenta de ahorros 7302023739 banco COLPATRIA. Esta cuenta no presenta extractos durante la vigencia 2011, solo hasta el 30 de noviembre se hace el correspondiente ajuste según certificación expedida por el banco.

Cuenta de ahorros 24509433189 banco COLMENA. Esta cuenta no presenta extractos durante la vigencia 2011, solo hasta el 30 de noviembre se hace el correspondiente ajuste según nota bancaria número 28, soportada por certificación expedida por el banco. El banco COLMENA, se fusionó con el Banco Caja Social, por tanto se sugiere cambiar el nombre de esta cuenta en los estados financieros de la E.S.E.


13.

Existen dos cuentas de ahorros, abiertas por la E.S.E hace ya varios años, que no presentan ninguna clase movimientos y de las cuales no se tienen extractos ni conciliaciones bancarias y sobre las cuales debe tomarse algún decisión sobre su continuidad. Estas cuentas son: Banco COLPATRIA cuenta 7302023739 y Banco Colmena (ahora banco caja social) cuenta número 24509433189.

X

Respuesta de la entidad. Se definió por la administración la cancelación de estas cuentas.

Decisión de la Contraloría Municipal La respuesta confirma el hallazgo, por lo tanto este se mantiene para plan de mejoramiento.

Existe un C.D.T constituido con el banco GNB SUDAMERIS por valor de $900 millones; este dinero corresponde al saldo por girar del convenio interadministrativo de cofinanciación





2011.



número 27 de 2011 con el municipio e Tunja, para la construcción del hospital de primer nivel, contrato de obra No. 002 de 2011. 1.4.09. DEUDORES – SERVICIOS DE SALUD La cuenta 1.4.09 DEUDORES, presenta un saldo de $1.331.917 miles, de los cuales el 80.42% corresponde a la cuentas por cobrar del PLAN SUBSIDIADO DE SALUD POSS-EPS registrado en la cuenta 1.4.09.03 por valor de $1.071.242. En esta cuenta se registra el valor de los ingresos recibidos por de salud, como contrapartida de las cuenta 4.3. VENTA DE SERVICIOS. 1.4.20. ANTICIPOS Al revisar la cuenta 1.4.20 reportada en el C.H.I.P, se evidencia que durante toda la vigencia 2011 no se contabiliza la entrega de ningún anticipo, lo cual no es cierto, puesto que al cotejar las carpetas de contratación y comparar con el formato F20_ 13A en el cual se reporta la información concerniente a la contratación efectuada por parte de la E.S.E durante la vigencia auditada, reportado al SIA, se evidencia que SI SE ENTREGÓ dinero en calidad de anticipo a 13 contratos como se puede ver a continuación:

Número Contrato

Clase De Contrato

Objeto Valor Inicial Contratista

20 C1

Actualización del estudio de catastro físico hospitalario para la ESE Santiago de Tunja en los puestos de salud de Centro1. Sede Centro. Centro de Recuperación Nutricional. Centenario. San Antonio Libertador. Florencia. La Fuente. El Carmen Muiscas y runta (archivo general de la Empresa)

15,228,480 ALBA FIGUEREDO

JUAN PABLO

40 C1

Contratación de servicios profesionales o de una empresa para la capacitación y diagnostico a los funcionarios de la ESE Santiago de Tunja en la implementación del sistema obligatorio de garantía de calidad

20,000,000

CORPORACIÓN DE SERVICIOS

PROFESIONALES SINERGIA ONG

49 C6 Mantenimiento y adecuación del cerramiento del lote puesto de salud de los muiscas de la ese Santiago de Tunja

13,981,490 NIÑO PÉREZ

RAFAEL ANTONIO

50 C6

Realizar las actividades lúdicas recreativas y culturales para la celebración del día de los niños hijos de los trabajadores de la empresa el día 29 de octubre del 2011

5,000,000 GARIBELLO GÓMEZ CARMEN CRISTINA

4 C6 Compra de Implante subdérmico inyectable mensual anticonceptivo. Jadelle 75 Mg x2 implantes 150 Cajas .Norigynon x1Ml 500 Ampollas

20,087,275 BAYER S.A.

14 C6 Compra de Implante subdérmico inyectable mensual anticonceptivo. Jadelle 75 Mg x2 implantes 100 Cajas.

11,839,850 BAYER S.A.

29 C6 Compra de Implante subdérmico inyectable mensual anticonceptivo. Jadelle 75 Mg x2 implantes 100 Cajas.

11,839,850 BAYER S.A.

39 C6 Compra de ciento veinte implantes anticonceptivos subdermicos

14,207,820 BAYER S.A.

43 C6 Adquisición de zulzinc para el centro de recuperación nutricional de la ESE Santiago de Tunja

5,400,000 HUMAX

PHARMACEUTICAL S. A.

48 C6 Compra de cien cajas de implantes anticonceptivos subdermicos

11,839,850 BAYER SA

27 C6 Suministro de 150 frascos de zulzinc para el centro de recuperación nutricional

1,800,000 HUMAX

PHARMACEUTICAL S. A.





2011.



1 C5 Reposición y construcción del puesto de salud vereda de runta Tunja Boyacá

418,108,626 CONSORCIO RUNTA

2011

2 C5

Diseño del hospital de baja complejidad de Tunja y construcción de su primera etapa de acuerdo con los planos y especificaciones suministradas por la ese

1,904,761,841 UNIÓN TEMPORAL

HOSPITALES


14.

No se están registrando contablemente los anticipos entregados a los contratistas por parte de la E.S.E. El hallazgo se fundamenta en que se está omitiendo lo estipulado en la Resolución No. 356 de septiembre 5 de 2007, en lo correspondiente a la dinámica de la cuenta 1420 que dice: “Representa los valores entregados por la entidad contable pública, en forma anticipada, a contratistas y proveedores para la obtención de bienes y servicios”.

X

Respuesta de la entidad. Efectivamente los anticipos no se registraron como tales debido a que el pago se hacía prácticamente simultáneo con la entrega de la mercancía, y atendiendo ésta condición, los egresos cuestionados no aparecen al final del período en los estados financieros.

Decisión de la Contraloría Municipal La respuesta no desvirtúa el hallazgo, por lo tanto este se mantiene para plan de mejoramiento. Es necesario ratificar que como tal el giro del anticipo es un movimiento contable que debe registrarse en el momento de su entrega y que posteriormente deberá ser amortizado en la medida en que se haga efectivo el acto bien sea parcial o definitivo, debido a que en Colombia se practica la contabilización de causación y no de caja, tal y como se estipula en el articulo 48 de decreto 2649 de 1993.

Adicionalmente se observa que la cuenta 1.4.20 no tiene saldo a final de año, sin embargo se pudo verificar que debió quedar con saldo a 31 de diciembre puesto que el contrato de obra No. 02, consistente en “Diseño del hospital de baja complejidad de Tunja y construcción de su primera etapa de acuerdo con los planos y especificaciones suministradas por la E.S.E”, según comprobante 6374 muestra el giro del anticipo correspondiente, firmado entre la E.S.E y la unión temporal hospitales por valor de $952.380.920,50, este contrato a 31 de diciembre no había sido ejecutado, razón por la cual debería reflejarse el valor del anticipo girado como saldo final de esta cuenta.

Se hace necesario citar el concepto jurídico No. 7461 de 2006 de la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA, la respuesta al oficio 2010-663-004907-2, por parte del departamento nacional de planeación. El anticipo es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada al cubrimiento de los costos en que éste debe incurrir para iniciar la ejecución del objeto contractual, es decir, es la financiación por la entidad estatal de los bienes y servicios correspondientes a la prestación a ejecutar. La amortización hace referencia al descuento que debe hacer la entidad estatal de la suma entregada al contratista, es decir que tales dineros no entran a formar parte del patrimonio del particular pues su finalidad es financiar el objeto contractual, por tanto poseen el carácter de dineros públicos. 1.4.75. CUENTAS DE DIFÍCIL RECAUDO - SERVICIOS DE LA SALUD





2011.



Esta cuenta corresponde al valor de la cartera transferida de la E.S.E “Carlos Julio Rincón” a la E.S.E Santiago de Tunja en el momento de su creación. ACTIVO NO CORRIENTE: Para el año 2011 representa un 60.9% del total del Activo. 1.6. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. Siendo la Propiedad planta y equipo la partida más representativa del Activo no Corriente registra las inversiones efectuadas en activos fijos de la entidad, de igual manera refleja los valores por concepto de la Depreciación; presentando el siguiente comportamiento:

El valor reflejado en los libros de contabilidad para esta cuenta es de $1.436.704 miles, según explican las notas a los estados financieros, corresponde a la construcción y recuperación del puesto de salud de Runta y la construcción de la primera etapa del hospital de baja complejidad.

Sin embargo se pudo establecer que el contrato de obra No. 002 de 2011 consistente en la ejecución del diseño y construcción del hospital de baja complejidad se encuentra suspendido y no se han firmado actas parciales de recibo, razón por la cual no se ha ejecutado ninguna clase de obra por lo que no se debe clasificar en la cuenta 1.6.15 CONSTRUCCIÓN EN CURSO, por esta razón esta cuenta presenta un aumento del 4.242% con relación a lo registrado para el año 2010.

En cuanto al puesto de salud de Runta se pudo establecer según comprobante de egreso No. 6731 del 30 de diciembre, se pagó el acta final del contrato de obra (por valor de $418.106.143) y según comprobante de egreso No. 6710 se terminó de pagar el contrato de interventoria (por valor de $ 11.025.000); como aún no se había puesto en servicio el valor de la construcción, éste debe mantenerse en esta cuenta.






2011.



15.

Se está contabilizando el anticipo entregado a la UNIÓN TEMPORAL HOSPITALES, por concepto del contrato de obra No. 002 de 2011 en la cuenta 1.6.15. OBRAS EN CONSTRUCCIÓN, sin embargo por concepto de este contrato al cierre de la vigencia 2011 se pudo establecer que el contrato está suspendido y que no se ha firmado ninguna acta de avance o de recibo parcial de obra, lo cual es el hecho generador para poder contabilizar movimientos en dicha cuenta.

X

Respuesta de la entidad. Se contabilizó en la cuenta 1615 OBRAS EN CONSTRUCCIÓN, obedeciendo la descripción de la cuenta señalada en el manual de procedimientos para el sector público: “ Representa el valor de los costos y demás cargos incurridos en el proceso de construcción o ampliación de bienes inmuebles, hasta cuando estén en condiciones de ser utilizados en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública”, razón que me crea suficiente criterio para que éstos emolumentos se registraran de esa forma. Sin embargo si la Contraloría tiene otro criterio se atenderá su recomendación.

Decisión de la Contraloría Municipal Es necesario aclarar que como tal el giro del anticipo es un movimiento contable que debe registrarse en el momento de su entrega y a medida que se vaya registrando el pago de cada acta parcial de obra, este anticipo SI PODRÁ SER amortizado y CONTABILIZADO el equivalente de acuerdo al porcentaje girado a la cuenta 1.6.15 OBRAS EN CONSTRUCCIÓN. Esto debido a que como tal el anticipo es una forma de financiación que da la parte contratante al contratista, y al no ser registrado en la cuenta contable adecuada, se esta perdiendo el control contable sobre tal anticipo. Solamente se usara la cuenta 1.6.15, cuando en efecto se haya recibido parcial o totalmente la obra en ejecución y cuando el bien entre en funcionamiento este será debitado en la cuenta 1.6.40 que corresponda y acreditado de la cuenta1.6.15. El hallazgo por tal razón se mantiene para plan de mejoramiento.

Como contrapartida a esta cuenta se encuentra la 3.2.55. PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO, subcuenta 25, Bienes, en la cual mediante nota contable 47, se incorpora el registro por este valor. Esta contabilización no es correcta para este grupo auditor, debido a que se está contabilizando la totalidad del valor en un solo registro, lo cual va en contra del artículo 48 del Decreto 2649 de 1993 - CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN el cual tiene como base la realización de un hecho económico, y un hecho económico se realiza cuando nace una obligación o un derecho. Para que un hecho económico se considere realizado, basta con que el derecho o la obligación surja, más no que se hagan efectivos. Basados en lo anterior se puede asegurar que este principio no se está cumpliendo, puesto que no se está registrando contablemente el avance de obra en la cuenta 1.6.15 (Obras en construcción), en el momento en el que se acepta la factura de cobro por parte del contratista y esta se causa para pago.






2011.



16.

Durante la vigencia 2011 no se contabilizan los avances de obra recibidos como obras en construcción. Solamente hasta el final de la vigencia se ajusta el valor de las obras recibidas contra el patrimonio, lo cual va en contra del artículo 48 del decreto 2649 de 1993

X

Respuesta de la entidad. El hecho de que al final del año se clasifiquen las cuentas para que aparezcan en su correcta ubicación, solo evidencia el interés de mostrar la realidad de los estados financieros, que de acuerdo a la normatividad vigente, solo debe presentarse una vez al año. Concepto éste que justifica la existencia de los ajustes normales en toda contabilidad antes del cierre del ejercicio.

Decisión de la Contraloría Municipal Conforme a lo estipulado en el articulo 48 del decreto 2649 de 1993, que habla del principio de causación, a medida que se va recibiendo parcialmente una obra en construcción, este valor debe ser reflejado en la cuenta 1.6.15 OBRAS EN CONSTRUCCIÓN. El hallazgo por tal razón se mantiene para plan de mejoramiento.

1.6.40. EDIFICACIONES

El saldo encontrado en esta cuenta corresponde al valor de las edificaciones en donde funcionan los puestos de salud a cargo de la E.S.E Santiago de Tunja.

Durante el año 2007 se incorporó un valor por $519.250.700 y posteriormente en 2009, producto de obras de remodelación y adecuación de algunos puestos de salud, se incluyeron los $73.778.740 restantes, teniendo así el saldo final que presenta la cuenta para el cierre de la vigencia 2011, que es de $593.029.440. 1.6.60. EQUIPO MEDICO Y CIENTÍFICO; 1.6.65.MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA; 1.6.70. EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN; 1.6.75EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN; 1.6.80. EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERÍA. Estas cuentas contables aumentan durante el año 2011, por concepto de la compra de equipos necesarios para llevar a cabo la gestión misional y asistencial de la E.S.E. 1.6.85. DEPRECIACIÓN ACUMULADA En cuanto a la Depreciación de Activos Fijos se está haciendo mensualmente como lo indica la Circular Externa 011 del 15 de noviembre de 1996 de la CGN, la cual se calcula en el módulo para tal fin que tiene el software contable, pero este no se encuentra vinculado al módulo contable por lo que a estos valores se ingresan posteriormente de forma manual.

1.9. OTROS ACTIVOS





2011.



Con relación a la cuenta OTROS ACTIVOS en las vigencia 2011corresponde a costos pagados por anticipado, incurridos en la prestación de un servicio y gastos necesarios en el desarrollo de su objeto, tales como Pólizas y seguros de vehículos; también se hallan en esta cuenta los cargos diferidos, representados en materiales y suministros de papelería y material médico; asimismo se encuentran los intangibles que reflejan la adquisición de licencias y software por parte de la empresa, al igual que la amortización acumulada de los mismos. En las notas contables número 1 (3 de enero), 10 (1 de abril), 39 (30 de octubre), 40 (30 de octubre) se observan movimientos crédito y débito en las cuentas 1.9.99 Valorizaciones y su contrapartida, la cuenta 3.2.40, superávit por valorización, estas contabilizaciones son reversadas en el mes de octubre, presentando saldo cero al final de la vigencia.


17.

Esta auditoria pudo establecer que no se han efectuado avalúos a los bienes propiedad de la E.S.E., esto está en contra con lo establecido en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, en su numeral 20, en relación con la actualización del valor de los bienes, indica: "La actualización de las propiedades, planta y equipo debe efectuarse con periodicidad de tres (3) años, a partir de la última fecha realizada, y el registro debe quedar incorporado en el período contable respectivo”.

X

Respuesta de la entidad. Realmente en la ESE, no se vienen haciendo los avalúos advertidos por la Contraloría, por lo tanto, la gerencia tendrá en cuenta su apreciación para llevar a cabo los respectivos avalúos de la propiedad planta y equipo de la entidad





2011.



Decisión de la Contraloría Municipal No se desvirtúa el hallazgo, por lo tanto se mantiene para plan de mejoramiento.

PASIVOS: En este grupo se relacionan las cuentas que reflejan las obligaciones y compromisos con terceros de la ESE Santiago de Tunja, en desarrollo de su función administrativa, por tanto representa las obligaciones pendientes por cancelar. El pasivo corriente para la vigencia 2011 equivale a $1.871 millones con la siguiente composición:

CÓDIGO DESCRIPCIÓN 2010 2011

2308 Operaciones de financiamiento externas 200.000 -

2401 Adquisición de bienes y servicios 202.659 198.372

2425 Acreedores 455.514 453.269

2436 Retención en la fuente 25.371 34.359

2450 Avances y anticipos recibidos 420.000 1.034.619

2455 Depósitos recibidos de terceros 11.808 27.625

2505 Salarios y prestaciones sociales 167.441 83.702

2715 Provisión para prestaciones sociales - 39.205

TOTAL PASIVOS 1.482.793 1.871.151

La cuenta 2.4.50. AVANCES Y ANTICIPOS RECIBIDOS, es la cuenta más representativa del balance y corresponden a los ingresos producto de los convenios interadministrativos entre el Municipio de Tunja y la E.S.E., con destino al fortalecimiento de la infraestructura hospitalaria de la entidad, la cual se ve reflejada en la reposición y construcción del puesto





2011.



de salud de Runta y la construcción de la primera etapa del Hospital de Primer nivel a cargo de la E.S.E. GRUPO 25 - OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL y GRUPO 27 - PASIVOS ESTIMADOS. Las obligaciones laborales corresponden a los factores salariales que fueron auditados dentro de la línea de gestión de esta misma auditoría por lo tanto no se enfatizó en ello en la línea financiera. PATRIMONIO: El Patrimonio Público comprende el valor de los recursos representados en bienes, deducidas sus obligaciones necesarias para cumplir los fines estipulados en la Constitución y la ley el cual está conformado por las siguientes cuentas:

Cifras en Miles de Pesos

CÓDIGO PATRIMONIO 2010 2011 VARIACIÓN VARIACIÓN

%

3.2.08 CAPITAL FISCAL 1.687.892 1.735.674 47.781 3

3.2.30 RESULTADO DEL EJERCICIO 44.287 179.352 135.065 305

3.2.35 SUPERÁVIT POR

DONACIONES 558.213 0 -558.213 -100

3.2.55 PATRIMONIO INSTITUCIONAL

INCORPORADO 0 1.943.594 1.943.594 0

3.2.58 EFECTO DEL SANEAMIENTO

CONTABLE 0 558,282 582.282 0

3.2.70 AMORTIZACIÓN INTANGIBLES -44.980 - 50.307 -5.326 12

TOTAL 2,245,412 4.390.595 2.145.183 96

El patrimonio institucional incorporado (3.2.55) corresponde a la incorporación de algunos bienes a la entidad. Estos se dividen en dos, los recibidos por donación durante el año 2010 y que se reclasifican durante 2011 según nota contable No. 49, por valor total de $558.212.521,34

1 Ambulancia Hyundai, placa OQF, por valor de $67.600.000

3 Computadores marca Lenovo Think Center A61, por valor de $1.674521,34

Terreno cedido por el Municipio de Tunja según escritura 2.324 por valor de $488.938.000.

Y según nota contable 47, los que se incorporan durante la vigencia 2011, por valor de $1.385.380.920,50 por concepto de la ejecución de los contratos de cofinanciación con el municipio para la construcción y remodelación de:

Centro de salud de Runta por valor de $420.000.000

Hospital de baja complejidad en construcción, por valor de $965.380.920,50.





2011.



ESTADO DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA, FINANCIERA, SOCIAL Y AMBIENTAL Las cuentas del Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental corresponden a los ingresos y gastos que reflejan el resultado de la gestión en cumplimiento del cometido de la entidad. Durante la vigencia 2011el Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental presentó el siguiente comportamiento: Cifras en Miles de Pesos

INGRESOS: Son una expresión monetaria de los flujos percibidos por la ESE Santiago de Tunja, obteniendo recursos originados en desarrollo de su objeto social enfocado en los servicios de salud.

Cifras en Miles de Pesos

CÓDIGO DESCRIPCIÓN 2010 2011 VARIACIÓN VARIACIÓN

%

4 TOTAL INGRESOS 4.955.068 6.478.329 1.523.261 31%

4.3 INGRESOS OPERACIONALES 4.930.717 6.436.170 1.505.453 31%

4.3.12.17 Servicios Ambulatorios - Consulta Externa 2.173.415 2.565.925 392.510 18%

DESCRIPCIÓN 2010 2011 VARIACIÓN VARIACIÓN %

INGRESOS 4.955.068 6.478.329 1.523.261 31

GASTOS 1.156.280 1.533.028 376.748 33

COSTOS 3.754.501 4.765.949 1.011.448 27

EXCEDENTE O PERDIDA

44.287

179.352

135.065

305





2011.



4.3.12.19 Servicios Ambulatorios - Salud Oral 234.285 313.807 - 34%

4.3.12.20 Servicios Ambulatorios - Promoción y Prevención

2.199.956 2.871.076 79.522 31%

4.3.12.21 Servicios ambulatorios - otras actividades extramurales

- 27 671.120 N.A

4.3.12.33 Hospitalización - otros cuidados especiales - 312.088 27 N.A

4.3.12.46 Hospitalización-Cuidados Especiales CRN 111.342 122.800 312.088 10%

4.3.12.47 Apoyo Diagnostico Laboratorio 9.259 38.431 11.457 315%

4.3.12.49 Otras Unidades de Apoyo Diagnostico 4.378 - 29.172 -100%

4.3.12.62 Apoyo terapia -farmacia insumos 184.631 159.001 (4.378) -14%

4.3.12.94 Serv. Conexos Ambulancias -Traslado pacientes

12.615 47.825 (25.630) 279%

4.3.12.95 Serv. Conexos salud Otros 836 5.190 35.210 522%

4.8 INGRESOS NO OPERACIONALES 24.351 42.159 17.808 73%

4.8.05.22 Financieros 60 20.270 20.209 33130%

4.8.08.05 Utilidad en Venta de Activos 6.373 - (6.373) -100%

4.8.08.17 Arrendamientos 7.713 8.400 686 9%

4.8.10.08 Recuperaciones 6.266 - (6.266) -100%

4.810.47 Aprovechamientos - 6.027 6.027 N.A

4.810.90 Otros ingresos extraordinarios - 1.995 1.995 N.A

4.8.15.99 Ajustes Ejercicios Anteriores 3.939 5.467 1.530 39%

Los ingresos operacionales de la E.S.E presentan un aumento del 31%, correspondiente a una variación de $1.505.453 miles, lo cual muestra una mejora en la gestión y el cubrimiento de la E.S.E, generando recursos en búsqueda de mejorar la calidad en la prestación de servicios. Se observa un notorio aumento en los ingresos por concepto de intereses financieros, cuenta 4.8.05.22, esto debido principalmente a los intereses recibidos por el CDT por valor de $900 millones. Es necesario que la E.S.E tenga presente que el dinero para este CDT, fue recibido por concepto del convenio interadministrativo No. 07 de 2011 con la Alcaldía Municipal de Tunja para la construcción del Hospital de baja complejidad, primera etapa, por lo que muy probablemente será necesario reintegrar estos intereses al Municipio de Tunja. GASTOS: Corresponde a las erogaciones monetarias no recuperables en que incurrió la ESE Santiago de Tunja, necesarias para la obtención de bienes y servicios requeridos en el normal desarrollo de su objeto social enfocado en la prestación de Servicios de Salud:

Cifras en miles de pesos

CÓDIGO DESCRIPCIÓN 2010 2011 VARIACIÓN VARIACIÓN

%

5 + 6 COSTOS Y GASTOS 4,910,781 6.298.977 1,523,261 31%





2011.



5 GASTOS 1,156,280 1.533.028 511,813 43%

5.1.01 Sueldos y Salarios 409,494 477.193 67,699 17%

5.1.03 Contribuciones Efectivas 48,370 50.338 1,968 4%

5.1.04 Aportes sobre la Nomina 9,741 10.547 806 8%

5.1.11 Generales 571,485 631.235 59,750 10%

5.1.20 Impuestos/Sanciones 18,315 25.030 6,715 37%

5.3 Provisiones, Agotamiento y Depreciación

62,753 40.716 (22,037) -35%

5.8 Otros Gastos 36,122 297.969 261,847 725%

6. Costo Venta de Servicios 3,754,501 4.765.949 1,011,448 27%

La cuenta Costos Venta de Servicios comprende servicios ambulatorios de consulta externa, salud oral, Promoción y prevención; Apoyo diagnóstico Laboratorio Clínico, Terapéutico – farmacia e insumos hospitalarios; servicios conexos a la salud – Otros servicios. La cuenta Otros Gastos está compuesta por: Intereses; Comisiones y gastos bancarios; Otros gastos ordinarios; Extraordinarios; Ajustes Ejercicios Anteriores. Para el proceso de auditoría se tomaron las órdenes de pago correspondientes a los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio y diciembre de acuerdo con la muestra estudiada se obtuvieron las siguientes observaciones generales:


18. Para la legalización de los pagos no adjuntan como soporte a la carpeta el informe de actividades, o el soporte de ingreso a inventario o almacén.


Respuesta de la entidad. La ESE Santiago de Tunja tiene definido que para realizar los pagos son necesarios el informe de actividades, así como el soporte de ingreso a almacén de las mercancías adquiridas, lo que se evalúa al interior de la empresa continuamente. Desconocemos a cuales de los pagos específicamente la auditoria hace referencia, ya que es imposible establecer por el número de contratos manejados. Dicha observación será tenida en cuenta soportar efectivamente cada pago.

Decisión de la Contraloría Municipal Se acepta la respuesta y se levanta el hallazgo.


19.

Los comprobantes de egreso que se relacionan a continuación corresponden a pagos realizados por conceptos de prestación de servicios u honorarios a contratistas los cuales liquidan sus aportes a la seguridad social integral (Seguridad social, Pensiones y ARP) con un Ingreso Base de Cotización del Salario Mínimo Mensual Vigente o con una base no equivalente al 40% del valor bruto mensualizado del contrato, contrariando lo establecido en el artículo 23 del

X





2011.



Decreto 1703 de 2002. Comprobantes de egreso número: 5868, 5870,5888, 5923, 5924, 5926, 5927, 5928, 5931, 5942, 5970, 5983, 5985, 5986, 5987, 5988, 6002, 6008, 6010, 6012, 6081, 6082, 6673, 6692, 6695, 6710.

Respuesta de la entidad. La ESE Santiago tiene definido lo establecido en el primer inciso del Art.23 del Decreto 1703 de 2002 “la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al sistema general de seguridad social “. Por lo que esto se ha cumplido a cabalidad, es de anotar que la cotización equivalente al 40% solo aplica a contratos donde se pacten pagos mensuales ver inc.2 Art.23 Decreto 1703/2002 y los demás establecidos en este artículo son contratos de vigencia indeterminada de los cuales la ESE Santiago de Tunja no realiza. La administración definió oficiar a la totalidad de los contratistas para que realicen los aportes sobre el 40% en los contratos donde se pactaron pagos mensualizados.

Decisión de la Contraloría Municipal Se mantiene el hallazgo para plan de mejoramiento.


20.

Los comprobantes de egreso a continuación relacionados corresponden a pagos realizados por conceptos de prestación de servicios u honorarios a contratistas los cuales no presentan pago de aportes a seguridad social y pensiones contrariando lo establecido en las Leyes 100 de 1993 y 828 de 2003, el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, artículo 4 de la Ley 797 que modifica el artículo 17 de la Ley 100 de 1993, artículo 1 del Decreto 510 de 2003, artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

Comprobantes de egreso número: 5884,5886, 5935, 5998, 6000, 6300, 6004, 6007, 6018, 6019, 6023, 6038, 6116, 6117, 6119, 6122, 6711, 6717, 6718.

X

Respuesta de la entidad. La administración dentro de su Manual de Contratación, sólo establece la verificación de aportes más no el monto de ellos sobre contratos con proveedores situación que se ajustará, con el fin de vincular la obligación dentro de las minutas contractuales.



21. La orden de pago No. 6030 hay fotocopia de la factura, cuando debe estar el original de ésta para poder efectuar el pago.

X

Respuesta de la entidad. A la Auditoria le asiste la razón lo cual se tendrá en cuenta para soportar debidamente





2011.



cada pago.



22.

Los siguientes comprobantes de egreso no están firmados por quien recibe el pago, ni tampoco se encuentra la consignación realizada a este.

Comprobantes de egreso números: 6081, 6082, 6083, 6093, 6691


Respuesta de la entidad. Con respecto a los comprobantes No 6081-6082 y 6083, el pago fue efectuado mediante transferencia electrónica de la cual se cuenta con el respectivo soporte a folios 143-153 y 163 del tomo 8. El comprobante N.6093 se cuenta con el recibido de caja emitido por el proveedor que sustituye la firma del comprobante, este



23. El comprobante de egreso No. 6125 no se encuentra firmado por el tesorero y tampoco tiene anexos el C.D.P y EL R.P., requisitos para el pago de la cuenta.

X

Respuesta de la entidad. Se anexa copia comprobante No 6125 folio 232 firmado por el Tesorero. Es de anotar que este pago siendo de nómina esta avalado por un solo CDP y RP del cual reposa copia en la dispersión electrónica de de recursos a cada funcionario y este pago se efectúa mediante cheque a favor del Gerente de la empresa, Haison Omar Carrillo Lemus. Anexo N.010,011 y 012.

Decisión de la Contraloría Municipal En cuanto al CDP Y al RCP, se acepta la respuesta. En lo concerniente a la firma del comprobante de egreso, se hace claridad en que según fotocopia tomada por el grupo auditor se evidencia que el comprobante de egreso no encontraba firmado en el momento en que se realizo la presente auditoria. Se mantiene el hallazgo para plan de mejoramiento.

No. HALLAZGOS

HA HD HF HS

24. El comprobante de egreso No. 6126 no tiene anexos el C.D.P y EL R.P., requisitos para el pago de la cuenta.


Respuesta de la entidad. Es de anotar que este pago siendo de nómina esta avalado por un solo CDP y RP del cual reposa copia en la dispersión electrónica de recursos a cada funcionario y este pago se efectúa mediante cheque a favor del Subgerente, Jaime Humberto Rodríguez.






2011.



No. HALLAZGOS

HA HD HF HS

25. Para el pago del comprobante de egreso No. 6469 no se adjunta el acta parcial de obra.

X

Respuesta de la entidad. A la contraloría le asiste la razón y esta observación será tenida en cuenta para soportar debidamente los pagos por este concepto.


CICLO DE INFORMACIÓN FINANCIERA VIGENCIAS 2011 Los libros de contabilidad son estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de la entidad contable; estos libros permiten la construcción de la información contable pública y son base para el control de los recursos por lo cual se constituye en soporte documental. En cuanto a la información financiera presentada por la ESE Santiago de Tunja evidenciamos que fueron presentados los informes a los que hace mención la Resolución No. 020 del 31 de enero de 2011 expedida por la Contraloría del Municipio de Tunja en su capítulo II; teniendo en cuenta la Resolución No. 016 y el Manual de Procedimientos para el sector público se hacen la siguientes observaciones: NOTAS CONTABLES


26.

Según las notas de carácter específico a los estados financieros presentados al CHIP, con corte a diciembre de 2011 la cuenta 1.4.75.11 SERVICIOS DE LA SALUD corresponde al valor de la cartera transferida de la E.S.E Carlos Julio Rincón a la E.S.E Santiago de Tunja en el momento de su creación. En dichas notas, se lee textualmente lo siguiente “(…) Durante éste período se disminuyó debido al pago que recibimos de Comcaja.” Sin embargo, al comparar estas notas con las presentadas al SIA y con la información consignada en los estados financieros se concluye que esta información NO es cierta, puesto que el saldo reportado para esta cuenta es de $129.729 miles, este saldo no presenta variación desde 2009, es decir que para 2011, no se recibió pago alguno por parte de Comcaja, por esta razón se concluye que la información contable no es uniforme.

X

Respuesta de la entidad. El saldo en la cuenta 147511 servicios de salud desde el año 2009 tuvo movimiento alguno, sin embargo, por error involuntario, que vale aclarar, no modifica la estructura de





2011.



los estados financieros, en las notas específicas transferidas a través el chip se habla de un abono que no registra la contabilidad, por consiguiente, admitiremos la sugerencia.


ESTADOS FINANCIEROS

CÓDIGO NOMBRE MILES DE

PESOS % VERIFICACIÓN

1.4.09 Servicios de salud 1,182,132 0.17% Cumple

1.4.09.90 Otras cuentas por cobrar servicios de salud 2,000

1.4.70 Otros deudores 20,055 100.00% No cumple

1.4.70.90 Otros deudores 20,055

1.6.60 Equipo médico y científico 689,834 7.89% No cumple

1.6.60.90 Otro equipo médico y científico 54,423

1.6.65 Muebles, enseres y equipo de oficina 276,306 13.72% No cumple

1.6.65.90 Otros muebles, enseres y equipo de oficina 37,902

1.6.80 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería

9,525

61.26% No cumple

1.6.80.90 Otros equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería

5,835

2.4.25 Acreedores 453,269 6.54% No cumple

2.4.25.90 Otros acreedores 29,637

4.8.10 Extraordinarios 8,022 24.87% No cumple

4.8.10.90 Otros ingresos extraordinarios 1,995

5.1.11 Generales 631,235 2.63% Cumple

5.1.11.90 Otros gastos generales 16,601


27.

Verificadas las subcuentas denominadas “Otros”, se estableció que las subcuentas 1.4.70.90 Otros deudores, 1.6.60.90 Otro equipo médico y científico, 1.6.65.90 Otros muebles, enseres y equipos de oficina, 1.6.80.90 Otros equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería, 2.4.25.90 Otros acreedores y 4.8.10.90 Otros ingresos extraordinarios, presentan valores superiores al 5% del total de la respectiva cuenta y no se revela información adicional sobre éstas en las notas a los estados contables, contraviniendo lo establecido en el Título III, Capítulo II, Numeral 11, del Manual de Procedimientos, adoptado mediante la Resolución 356 de septiembre de 2007 y el Numeral 1.2.1 del Instructivo 15 de diciembre 16 de 2011, expedidos por la Contaduría General de la Nación

X

Respuesta de la entidad. En la cuenta OTROS, sí se detalla su aumento en las Notas a los Estados Financieros,





2011.



razón por la cual no entiendo su hallazgo.

Decisión de la Contraloría Municipal El numeral 1.2.1 del Instructivo 15 de diciembre 16 de 2011, expedido por la Contaduría General de la Nación, señala que “se deben analizar y verificar los saldos de las subcuentas “otros”, cuando estos superan el 5% del valor total de la cuenta respectiva, dado que debe revelarse información adicional sobre e particular en las notas a los estados contables (…)”. La razón del hallazgo se fundamenta en la necesidad de describir específicamente en las notas a los estados financieros los saldos que presentan estas subcuentas.

CONTROL INTERNO CONTABLE


28.

A la pregunta 43 del cuestionario de control interno contable emanado por la contaduría General de la Nación, la E.S.E contesta lo siguiente “Como se dijo, se vienen aplicando unos indicadores; pero a nuestro juicio, es necesario adentrarnos a efectuar otros análisis de los balances e informes para ver la salud financiera de la entidad y contar con insumos para la toma de decisiones”, a esta misma pregunta en el año 2010, se indicó que “se asignó esta tarea al contador para que defina y presente los análisis financieros”;esto nos indica que no se han venido tomando las acciones correctivas necesarias por parte del área financiera de la entidad, pese a haber sido una falencia identificada por parte de la oficina de control interno de la E.S.E.


Respuesta de la entidad. Como se explica en la respuesta si se está aplicando los indicadores financieros pero se ejecutan otros análisis aplicados más hacia la parte gerencial.







2011.



29.

El informe de control interno contable resulta contradictorio, pues a la pregunta 10 ¿LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA APLICABLE PARA LA ENTIDAD?, la E.S.E responde “las personas involucradas se encuentran capacitadas en el régimen de contabilidad pública, aunque se recomienda un poco más de capacitación“ y se otorga una calificación cuantitativa de CUATRO (4). Sin embargo al leer las debilidades de la entidad consignadas en el numeral 2.2 del mismo informe, la entidad establece TRES (3). Los responsables de afectar las cuentas contables, tienen conocimientos incipientes de contabilidad”. Entonces lo consignado en el informe no es consecuente entre sí. Se pide al encargado del control interno contable, se tenga mayor cuidado, claridad y control en el proceso de diligenciamiento de los informes puesto que se tornan confusos.

X

Respuesta de la entidad. Esta observación hecha por la Auditoria será tenida en cuenta al momento del diligenciamiento del informe de control interno contable para los años siguientes


3.3. AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO PÚBLICO

Mediante el anexo del formato F_43 denominado “Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público” la E.S.E. Santiago de Tunja y a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas -SIRECT-, rindió la información relacionada con los informes de austeridad y eficiencia del gasto público de la vigencia fiscal 2011. Al verificar la información contenida en el informe rendido a través del SIA, se observa que se rindió el consolidado de los informes de austeridad y eficiencia del gasto público de la vigencia fiscal 2011, en el que se observan las siguientes inconsistencias:

Administración de personal y contratación de servicios personales Aumentó del 22.34% en los gastos de nómina, justificados en los incrementos de personal, sin embargo al revisar los informes del personal vinculado a la entidad, se observa que tan solo aumenta en 1 funcionario, lo cual no justifica tan grande variación en este rubro, pues pasa de $788.796.801 en 2010 a $965.030.869 en 2011.

Informe sobre impresos, publicidad y publicaciones Durante la vigencia 2011, el gasto correspondiente a las publicaciones aumenta en $584.131 es decir en un 134.52% con relación al año 2010, esto pese a que se compran máquinas fotocopiadoras durante la vigencia.





2011.



Lo avisos publicitarios muestran un notable aumento de $11.345.479, equivalente al 47.84%, esto debido a campañas de prevención, promoción y publicitarias sobre la gestión realizada por la E.S.E.

Asignación y uso de teléfonos celulares Existen líneas celulares asignadas a personal que no está expresamente autorizado para poseerlas como es el caso del subgerente. Además se observa un aumento de $448.264 equivalente al 72.06% con relación a 2010 del gasto por uso de celular en el SIAU, el cual es el aumento más representativo dentro de este rubro.

Asignación y uso de teléfonos fijos Es necesario resaltar que en general el uso individualizado de los teléfonos fijos disminuye, lo que muestra un mayor compromiso por parte de la E.S.E en la gestión del gasto. El aumento general corresponde al incremento en el monto pagado en el Puesto de Salud Centenario y la entrada en funcionamiento de dos líneas nuevas en el laboratorio, prestando el servicio de citas en laboratorio. Este aumento es del 8.84%.

Asignación y uso de vehículos oficiales Aumento del 126.32% en el mantenimiento de vehículos pues este rubro varia de $6.510.274 en el 2010 a $14.733.846 en el 2011, el cual es considerable, comparado con el valor de los vehículos que posee la E.S.E. Dentro del informe de austeridad presentado por la E.S.E, se propone retirar del servicio el vehículo marca Volkswagen debido al alto costo de mantenimiento presentado durante la vigencia 2011,aduciendo que es más rentable retirarlo del servicio que seguir pagando su mantenimiento.

Sobre inmuebles mantenimiento y mejoras Estos aumentan en un 25.60%, al respecto se debe decir que por requisitos de habilitación, era necesario efectuar el mantenimiento de algunos centros de atención en salud. El informe presentado sobre austeridad y eficiencia del gasto, debe basarse en lo estipulado en la Resolución No. 020 de 2011 emanada por la Contraloría Municipal de Tunja. Al verificar el cumplimiento de los requisitos en el informe presentado se encuentra que no está teniéndose en cuenta lo solicitado por esta en los cuadros solicitados en el anexo No.2 de dicha resolución; estas fallas se muestran a continuación: CUADRO 1: INFORME DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS (páginas 21 y 22 de la resolución No. 020 de 2011).





2011.



Se omite la presentación de los numerales 3 (número de personal de planta), 4 (número de personal contratado actualmente) y 5 (porcentaje de personal contratado respecto a la planta). CUADRO 3: INFORME SOBRE ASIGNACIÓN Y USO DE TELÉFONOS CELULARES. (Página 27 de la resolución No. 020 de 2011). No se presenta este cuadro informativo en el cual se debe relacionar el numero celular, el nombre del responsable de cada teléfono celular, el cargo, el valor autorizado de consumo mensual, el valor de reintegro (en caso de mayor consumo al autorizado) y fecha de reintegro (en cado de haberse realizado). CUADRO 4: INFORME SOBRE ASIGNACIÓN Y USO DE TELÉFONOS FIJOS (página 28 de la resolución No. 020 de 2011). No se presenta este cuadro informativo en el cual se debe relacionar el número fijo, dependencia, valor total pagado en el período anterior, valor pagado en el período informado y porcentaje de variación respecto del período anterior. CUADRO 5: INFORME SOBRE ASIGNACIÓN Y USO DE VEHÍCULOS OFICIALES. (Página 29 de la resolución No. 020 de 2011). Se presenta incompleto, puesto que no se relaciona lo relativo al numeral 1 (ADQUISICIÓN DE BIENES), en el cual es necesario informar la compra de vehículos por parte de la empresa. También hace falta informar sobre: Número de vehículos con que cuenta la entidad. Número de vehículos inactivos con que cuenta la entidad. Número de personal asociado a la conducción de vehículos. Número de personal asociado a la custodia de vehículos. Número de personal asociado al mantenimiento de vehículos. El informe sobre Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, debe ajustarse a lo estipulado en el artículo 64 de la Resolución No. 020 de 2011, emanada por la Contraloría Municipal de Tunja, puesto que debe presentarse de manera mensualizada y finalmente consolidarse con el resultado total del año para cada actividad.


30. La información no se reporta completa de acuerdo a lo estipulado en la resolución No. 020 de 2011 emanada por la Contraloría Municipal de Tunja

X

Respuesta de la entidad. En cuanto a que la información no fue reportada completa, dicha observación será tenida en cuenta para rendir los conceptos que en este informe se omitieron. Adicionalmente anexamos en medio magnético los informes de austeridad de cada uno de los trimestres, con el fin que la Contraloría pueda verificar el cumplimiento de cada uno de los ítem





2011.



manejados en este informe. La información reportada en nómina, corresponde a cifras tomadas de la ejecución presupuestal referente a sueldos. Para el año 2010 se reporto $788.796.801 que corresponde a los pagos efectivamente hechos por este conceptos (giros) y se comprometieron $862.252.706, es de aclarar que la nómina del mes de diciembre de 2010 fue cancelada en el año 2011, luego la variación presentada en el informe, es coherente ya que en el año 2011 todas las nóminas fueron canceladas dentro de la vigencia. Esta variación de debe analizar sobre los gastos comprometidos lo cual arroja una variación absoluta de $102.778.163,oo y porcentual de 12%, para el año 2011 el incremento salarial fue del 8%, más los gastos del incremento de un funcionario.


3.4. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

3.4.1. Aspectos Generales

Para efectos del concepto sobre la gestión, se acogió lo dispuesto en la herramienta de auditoría denominada “Audite 3.0” de la Contraloría General de la República, diligenciando los cuadros o formatos allí establecidos con la información resultante del trabajo de auditoría realizado a cada una de las áreas y actividades contenidas en el alcance de la auditoría. 3.4.2. PRESUPUESTO La Contraloría Municipal de Tunja dentro del proceso de Auditoría Fiscal realizó el análisis al presupuesto de Rentas y Gastos de la ESE “Santiago de Tunja”, con el fin de evaluar la ejecución presupuestal conforme a la información contenida en la rendición de la cuenta anual consolidada para la vigencia 2011, con sujeción a las normas legales vigentes. En este análisis se verificó que la información presupuestal reportada mediante el aplicativo del Sistema Integral de Auditoría “SIA” correspondiente a la rendición de cuentas de la vigencia 2011, contenidas en el FORMATO 201114_F06_AGR.FMT Y LOG EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS, FORMATO 201114_F07_AGR.FMT Y LOG EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS y FORMATO 201114_F07_AGR_RELACION DE PAGOS.xls; igualmente FORMATO 201114_F8A_AGR.FMT Y LOG Mod. Al Presupuesto de ingresos y FORMATO 201114_F07_AGR.FMT Y LOG Mod. Al Presupuesto de gastos; así mismo el FORMATO 201114_F10_AGR.FMT Y LOG Ejecución Reserva Presupuestal, cumpliendo las formalidades establecidas por la Contraloría Municipal de Tunja mediante la Resolución No. 020 del 31 de Enero de 2011, a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas “SIDEC”. De esta manera se procedió a efectuar el la evaluación a la ejecución presupuestal teniendo como base lo establecido en el Acuerdo No. 016 del 20 de Diciembre de 2010, donde se aprobó el Proyecto de Presupuesto de Rentas y Gastos para la vigencia 2011, por parte de la Junta Directiva de la ESE. Igualmente lo establecido por el Consejo Municipal de Política





2011.



Fiscal “COMFIS” mediante Resolución No. 013 del 30 de Diciembre de 2010, donde aprueba el Presupuesto de Rentas y gastos para la vigencia fiscal 2011. Mediante el artículo 3º del Acuerdo No. 003 de 2002, la Junta Directiva facultó al gerente para que a través de Resolución de liquidación, dictara las disposiciones generales de los rubros de Ingresos y Egresos del presupuesto promulga la Resolución No. 001 del 03 de Enero de 2011, “Por medio de la cual se liquida el Presupuesto de Rentas y Gastos para la vigencia fiscal 2011”. La Empresa Social del Estado “Santiago de Tunja” para la vigencia 2011 reporta la información presupuestal en los formatos establecidos por la Contraloría Municipal de Tunja, la Empresa con la información presupuestal donde se registra la apropiación inicial y las modificaciones al presupuesto como adiciones, reducciones, créditos y contracréditos. La Auditoría procedió a verificar la ejecución presupuestal, teniendo en cuenta los Acuerdos de la Junta Directiva con la cual se aprueba el presupuesto, acuerdos y resoluciones de adiciones, reducciones, créditos y contracréditos, ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos mensualizados, estatuto de presupuesto que rige a la Empresa entre otros documentos teniendo en cuenta la información presentada a la Contraloría Municipal de Tunja para la vigencia 2011, de la siguiente manera: Al presupuesto inicial para la vigencia 2011 se realizaron 12 movimientos presupuestales de traslados con sus respectivos actos administrativos, relacionados de la siguiente manera:

Movimiento No. de Resolución Fecha No. traslados

1 004 04 de Enero de 2011 3

2 028 14 de Enero de 2011 1

3 051 12 de Abril de 2011 2

4 074 27 de Mayo de 2011 1

5 081 09 de Junio de 2011 2

6 099 23 de Junio de 2011 3

7 116 14 de Julio de 2011 4

8 153 23 de Agosto de 2011 1

9 162 08 de Septiembre de 2011 1

10 173 12 de Octubre de 2011 3

11 175 25 de Octubre de 2011 2

12 193 28 de Noviembre de 2011 9

Teniendo en cuenta los anteriores traslados presupuestales realizados durante la vigencia 2011 se puede establecer que se presentan errores en los soportes de la siguiente manera: Resolución No. 004 del 04 de Enero de 2011: En el artículo 2º se hace un traslado presupuestal del Rubro 2.1.1.01.017.3 Servicios Médicos, Paramédicos y Asistenciales por $24.000.000.00, contenidos en los soportes de traslado No. 2 por $22.000.000.00 y No. 3 por $2.000.000.00 para el Rubro Presupuestal 2.1.1.01.017.1 Honorarios por $24.000.000.00,





2011.



contenidos en los soportes de traslado No. 2 por $22.000.000.00 y No. 3 por $2.00.000.00; al verificar estos traslados se encuentran dos soportes (2 y 3) de la misma fecha y rubro que totalizan el traslado; aunque estos valores están incluidos dentro de la ejecución de gastos del mes de Enero de 2011, se realizan dos movimientos en el sistema para poder hacer el traslado. Igualmente mediante Resolución No. 004 del 14 de Enero de 2011, artículo 1º salen del Rubro 2.1.1.02.211.2 Mantenimiento de Vehículos $3.000.000.00 y 10 días después mediante Resolución 028 del 14 de Enero del mismo entran al mismo rubro $4.000.000.00, lo que denota falta de planeación. Resolución No. 081 del 09 de Junio de 2011: En el artículo 1º se hace un traslado presupuestal del Rubro 2.1.2.01.002 Compra de Medicamentos por $41.000.000.00, contenidos en los soportes de traslado No. 8 por $15.000.000.00 y No. 9 por $26.000.000.00 para el Rubro Presupuestal 2.1.2.01.003 compra de material medico quirúrgico, odontológico y laboratorio $41.000.000.00, contenidos en los soportes de traslado No. 8 por $15.000.000.00 y No. 9 por $26.000.000.00; al verificar estos traslados se encuentran dos soportes (8 y 9) de la misma fecha y rubro que totalizan el traslado; aunque estos valores están incluidos dentro de la ejecución de gastos del mes de Enero de 2011, se hacen dos movimientos en el sistema para poder hacer el traslado Resolución No. 116 del 14 de Julio de 2011: En el artículo 2º se hace un traslado presupuestal del Rubro 2.1.01.102 Materiales y Suministros por $12.000.000.00, contenidos en los soportes de traslado No. 13 por $2.000.000.00 y No. 15 por $10.00.000.00 para el Rubro Presupuestal 2.1.1.02.205 Impresos y Publicaciones por $12.000.000.00, pero solo se reporta en el soporte No. 13 Rubro 2.1.1.02.205 Impresos y Publicaciones por $2.000.000.00. Adicionalmente se encuentra el soporte No. 15 donde se trasladan al Rubro No. 2.1.1.02.301 Impuestos Tasas y Multas la suma de $10.000.000.00 que no está relacionada en la Resolución No. 116 de 2011, por tal razón se está realizando un traslado diferente al acto administrativo como se evidencia e los soportes de traslado, como en la ejecución presupuestal de gastos del mes de Julio de 2011. Resolución No. 153 del 23 de Agosto de 2011: En el artículo 1º se hace un traslado presupuestal del Rubro 2.1.1.02.102 Compra de Equipo por $20.000.000.00, contenidos en el soporte de traslado No. 17, para el Rubro Presupuestal 2.1.1.02.206 Sistematización por $20.000.000.00, lo que daría un presupuesto definitivo para el mes de Agosto de 2011 la suma de $100.000.000.00, pero se relaciona en la ejecución de gastos de este mes la Suma de $75.000.000.00, es decir $25.000.000.00 menos. Así mismo mediante Resolución No. 162 del 08 de Septiembre de 2011, Artículo 1º, se hace un traslado presupuestal del Rubro 2.1.1.02.102 Compra de Equipo por $25.000.000.00, contenidos en el soporte de traslado No. 18, para el Rubro Presupuestal 2.1.1.02.208 Sistematización, relacionándose la misma suma en la ejecución de gastos del mes de Septiembre la de agosto, es decir $75.000.000.00, saldo que es lo real pero que al parecer este valor se tomó la Resolución de Septiembre y se relacionó en el mes de Agosto de 2011. Resolución No. 173 del 12 de Octubre de 2011. En el Artículo 3º salen del Rubro 2.1.2.01.002 Compra de Medicamentos $9.000.000.00 y 13 días después mediante Resolución 175 del 25 de Octubre del mismo entran al mismo rubro $3.000.000.00, lo que denota falta de planeación.





2011.



Resolución No. 193 del 28 de Noviembre de 2011. En el artículo 4º se hace un traslado presupuestal del Rubro 2.1.01.101 Materiales y Suministros por $103.000.000.00, contenidos en los soportes de traslado No. 24, por $300.000.00, No. 26, por $2.200.000.00, No. 28, por $2.500.000.00, No. 29, por $90.000.000.00 y No. 30, por $13.000.000.00 lo que totaliza $108.000.000.00, presentándose una diferencia de $5.000.000.00 en aumento entre la Resolución y los soportes de traslados. En la ejecución de gastos del mes de Octubre de 2011 el presupuesto definitivo venía en $216.141.861.00 menos los $103.000.000.00 de la Resolución No. 193 daría $113.141.861, relacionándose en la ejecución de gastos del mes de Noviembre $108.141.861, lo que nos da la misma diferencia de $5.000.000.00 de los soportes de traslado. Igualmente en el artículo 6º se hace un traslado presupuestal del Rubro 2.1.01.201 Viáticos y Gastos de Viaje por $6.170.000.00, contenidos en los soportes de traslado No. 29, por $2.000.000.00, No. 31, por $1.000.000.00 y No. 32, por $170.000.00 lo que totaliza $3.170.000.00, presentándose una diferencia de $3.000.000.00 en disminución entre los soportes y la Resolución. En la ejecución de gastos del mes de Octubre de 2011 el presupuesto definitivo venía en $15.000.000.00 menos los $6.170.000.00 de la Resolución No. 193 daría $8.830.000.00, relacionándose en la ejecución de gastos del mes de Noviembre $11.830.000, lo que nos da la misma diferencia de $3.000.000 de los soportes de traslado. TRASLADOS PRESUPUESTALES SIN FIRMA: Se presentan formatos presupuestales sin la firma del responsable que garanticen la responsabilidad en el procedimiento, los cuales están relacionados a continuación: Traslados Presupuestales Nos. 2, 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 12, 16, 19, 21, 27, 28 y 30. Igualmente se realizaron 13 adiciones presupuestales relacionadas de la siguiente manera:

ACUERDO 001 No. adición Fecha Ingresos Egresos 01 01 Febrero 2011 $1.410.196.919.50 02 01 Febrero 2011 21.326.017.34 03 01 Febrero 2011 $1.431.522.936.84 TOTAL $1.431.522.936.84 $1.431.522.936.84

ACUERDO 003 No. adición Fecha Ingresos Egresos 04 16 Junio 2011 365.426.591.00 05 16 Junio 2011 365.426.591.00 TOTAL $365.426.591.00 $365.426.591.00

ACUERDO 008 No. adición Fecha Ingresos Egresos 06 29 Junio 2011 518.791.861.00 07 29 Junio 2011 518.791.861.00 TOTAL $518.791.861.00 $518.791.861.00

ACUERDO 007 No. adición Fecha Ingresos Egresos 08 14 Julio 2011 2.000.000.000.00 09 14 Junio 2011 2.000.000.000.00 TOTAL $2.000.000.000.00 $2.000.000.000.00

ACUERDO 011





2011.



No. adición Fecha Ingresos Egresos 10 21 Diciembre 2011 29.000.000.00 11 21 Diciembre 2011 29.000.000.00 TOTAL $29.000.000.00 $29.000.000.00

ACUERDO 012 No. adición Fecha Ingresos Egresos 12 21 Diciembre 2011 19.668.753,80 13 21 Diciembre 2011 19.668.753,80 TOTAL $19.668.753,80 $19.668.753,80

En la ejecución presupuestal correspondiente a las adiciones se presentan las siguientes inconsistencias: - Adición Presupuestal No. 8 – 9 de fecha 14 de Julio de 2011 y establecida en el Acuerdo No.07 del 23 de Junio de 2011 “Por medio de la cual se aprueba el Proyecto de adición al Presupuesto de la ESE Santiago de Tunja para la Vigencia Fiscal 2011”, NO se hace la apropiación en la Ejecución Presupuestal del Mes de Junio de 2011 sino en la del mes de Julio del mismo. - Adición Presupuestal No. 10 – 11 de fecha 21 de Diciembre de 2011 y establecida en el Acuerdo No.012 del 21 de Diciembre del mismo “Por medio de la cual se aprueba el Proyecto de adición al Presupuesto de la ESE Santiago de Tunja para la Vigencia Fiscal 2011”, se indica que esta se realiza al convenio de Cooperación No. 29 de 2011 celebrada entre el Municipio de Tunja y la ESE Santiago de Tunja y que está contenido en los rubros Presupuestales de Ingresos 1.3.1.02.002 y de Gastos 2.2.1.02.002, NO se adicionan directamente a estos rubros los $29.000.000,00, sino que se realizan a los rubros Presupuestales de Ingresos 1.3.1.02.003 y de Gastos 2.2.1.02.003, pero se ejecutan con el mismo convenio.

PRESUPUESTO DE INGRESOS ESE SANTIAGO DE TUNJA

En cuanto al Presupuesto de ingresos, de la Empresa Social de Estado ESE Santiago de Tunja en la vigencia 2011, presentó el siguiente comportamiento:

VIGENCIA PRESUPUESTO INICIAL

MODIFICACIONES PRESUPUESTO DEFINITIVO

TOTAL RECAUDADO

% RECAUDO

SALDO POR RECAUDAR

% POR RECAUDAR

ADICIONES TRASLADOS

2011 5.500.700.000,00 4.364.410.142,64 9.865.110.142,64 8.947.075.869,53 90,69 918.034.273,11 9,31

El presupuesto de RENTAS, INGRESOS Y RECURSO DE CAPITAL presentó una asignación definitiva de $9.865.110.142,64, para un valor de recaudo de $8.947.075.869,53 que corresponden al 90.69% del valor presupuestado. Con base en el valor recaudado se presente un análisis a las variaciones más representativas:

IDENTIFICACIÓN PRESUPUESTAL PRESUPUESTO EJECUTADO %





2011.



CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEFINITIVO 2011 EJECUCIÓN

1 INGRESOS 9,865,110,143.00 8,947,075,870.00 90.69%

1.2. INGRESOS CORRIENTES - NO TRIBUTARIOS 2,439,668,754.00 2,439,668,754.00 100.00%

1.3. INGRESOS DE CAPITAL 1,490,088,472.00 846,010,536.00 56.78%

1.7. VTA. SERV. EMP. IND. Y C/CIALES Y

ASIMILADAS 5,915,391,861.00 5,641,435,524.00 95.37%

1.8. DISPONIBILIDAD INICIAL 19,961,056.00 19,961,056.00 100.00%

TOTAL 9,865,110,143.00 8,947,075,870.00 90.69%

Rubro 1.1. DISPONIBILIDAD INICIAL. El presupuesto presentó una asignación definitiva de $19.961.056,34, para un valor ejecutado de $19.961.056,34 que corresponden al 100% del valor presupuestado. Rubro 1.2. INGRESOS CORRIENTES. Presentó una asignación definitiva de $4.878.992.103, para un valor Ejecutado de $4.268.563.663,87 que corresponden al 87.48% del valor presupuestado, entre sus principales rubros tenemos: Rubro 1.2.1. Ingresos por la Venta de Servicios: Presupuesto Definitivo $4.868.592.103,00 se recaudó la suma de $4.260.033.783,87 que corresponde al 87.50%, valor presupuestado por la venta de servicios de salud y por el servicio ambulatorio: Rubro 1.2.2. Rentas Contractuales: Presupuesto Definitivo $8.400.000,00, se recaudó la suma de $8.400.000,00 que corresponde al 100%, del valor presupuestado correspondiente a arrendamiento.





2011.



Rubro 1.2.3. Otros Ingresos Corrientes: Presupuesto Definitivo $2.000.000,00 se recaudó la suma de $2.000.000,00 que corresponde al 100%, del valor presupuestado diferente a la venta de servicios de salud. Rubro 1.3. RECURSOS DE COFINANCIACION: Presentó una asignación definitiva de $3.486.468.511,80, para un valor Ejecutado de $3.801.401.759,70 que corresponden al 109.03% del valor presupuestado, entre sus principales rubros tenemos: Rubro 1.3.1. Recursos de Cofinanciación: Presentó una asignación definitiva de $3.486.468.511,80, para un valor Ejecutado de $3.801.401.759,70 que corresponden al 109.03% del valor presupuestado, programas, y convenios interadministrativos como son recuperación nutricional, reposición y construcción puesto de salud de Runta y Primera etapa Hospital de baja complejidad de Tunja, entre otros. Rubro 1.4. RECURSOS DE CAPITAL: Presentó una asignación definitiva de $1.479.688.471,50, para un valor Ejecutado de $857.149.389,62, que corresponden al 57.92% del valor presupuestado, entre sus principales rubros tenemos: Rubro 1.4.1. Rendimientos Financieros: Presupuesto Definitivo $100.000,00 se recaudó la suma de $20.269.761, que corresponde al 20269.76%, valor presupuestado por los ingresos financieros sobre capital de convenios. Rubro 1.4.2. Recuperación de Cartera. Presupuesto Definitivo $337.523.191,37, se recaudó la suma de $10.757.990,00 que corresponde al 3.18%, del valor presupuestado. Rubro 1.4.3. Cuentas por Pagar: Presupuesto Definitivo $1.132.673.728,13 se recaudó la suma de $818.230.085,77 que corresponde al 72.23%, del valor presupuestado por venta de servicios de salud. Rubro 1.4.4. Otros Recursos de Capital: Presupuesto Definitivo $9.391.552,00, se recaudó la suma de $7.891.552,00 que corresponde al 84.02%, del valor presupuestado por venta activos, reembolsos y depósitos judiciales entre otros.

PRESUPUESTO DE GASTOS ESE SANTIAGO DE TUNJA En cuanto al presupuesto de Gastos de la Empresa Social de Estado ESE Santiago de Tunja en la vigencia 2011, presentó el siguiente comportamiento: La Empresa Social de Estado ESE Santiago de Tunja en la vigencia 2011 presupuestalmente presentó el siguiente comportamiento:

VIGENCIA PRESUPUESTO

INICIAL MODIFICACIONES

PRESUPUESTO

DEFINITIVO

TOTAL

EJECUTADO

%

EJECUTADO

SALDO POR

EJECUTAR

% POR

EJECUTAR

ADICIONES REDUCCIONES

2011 5.500.700.000,00 4.797.630.142,64 433.220.000 9.865.110.142,64 8.932.146.003,08 90,54 932.964.139,56 9,46





2011.



El presupuesto de GASTOS presentó una asignación definitiva de $9.865.110.142,64, para un valor ejecutado de $8.932.146.003,08 que corresponden al 90.54% del valor presupuestado. Con base en el valor ejecutado se presente un análisis a las variaciones más representativas: IDENTIFICACION PRESUPUESTAL PRESUPUESTO EJECUTADO %

CODIGO DESCRIPCION DEFINITIVO 2011 EJECUCION

A GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 5,245,799,372.00 4,754,278,717.00 90.63%

A1 GASTOS DE PERSONAL 3,601,065,242.00 3,420,875,467.00 95.00%

A2 GASTOS GENERALES 1,209,343,818.00 946,322,197.00 78.25%

A3 TRANSFERENCIAS CORRIENTES 435,390,312.00 387,081,053.00 88.90%

C INVERSION 4,619,310,771.00 4,177,867,286.00 90.44%

C1 PROYECTOS DE INVERSIÓN - RECURSOS

PROPIOS 765,239,612.00 698,616,593.00 91.29%

C3 INVERSIÓN - OTROS RECURSOS 3,854,071,159.00 3,479,250,693.00 90.27%

TOTAL 9,865,110,143.00 8,932,146,003.00 90.54%

Rubro 2.1. GASTOS RECURSOS PROPIOS. El presupuesto presentó una asignación definitiva de $6.011.038.983,84, para un valor ejecutado de $5.452.895.310,50 que corresponden al 79.97% del valor presupuestado.





2011.



Rubro 2.1.1. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO. Presentó una asignación definitiva de $5.245.799.371,84, para un valor Ejecutado de $4.754.278.717,44 que corresponden al 81.92% del valor presupuestado, entre sus principales rubros tenemos: Rubro 2.1.1.01. Servicios personales: Presupuesto Definitivo $3.601.065.242,00 se recaudó la suma de $3.420.875.467,00 que corresponde al 88.38%, valor presupuestado para pago de salarios y prestaciones sociales del personal de planta de la ESE. Rubro 2.1.1.02. Gastos generales: Presupuesto Definitivo $1.209.342.817,84, se ejecutó la suma de $946.322.197,44 que corresponde al 78.25%, del valor presupuestado correspondiente a materiales y suministros, viáticos, comunicaciones, mantenimiento, entre otros. Rubro 2.1.1.03. Transferencias: Presupuesto Definitivo $56.000.000,00 se ejecutó la suma de $32.578.409,00 que corresponde al 58.17%, del valor presupuestado y que corresponde a condenas, conciliaciones y sentencias judiciales. Rubro 2.1.1.04. Cuentas por pagar: funcionamiento: Presupuesto Definitivo $379.390.312,00 se ejecutó la suma de $354.502.644,00 que corresponde al 93.44%, del valor presupuestado y que corresponde a cuentas de salarios y prestaciones sociales por pagar, entre otras. Rubro 2.1.2. INVERSIÓN CON RECURSOS PROPIOS: Presentó una asignación definitiva de $765.239.612,00, para un valor Ejecutado de $698.616.593,06 que corresponden al 91.29% del valor presupuestado, entre sus principales rubros tenemos: Rubro 2.1.2.01 Programa dotación, provisión y comercialización: Presentó una asignación definitiva de $429.000.000,00 para un valor Ejecutado de $426.787.888,00 que corresponden al 99.48% del valor presupuestado y que corresponde a compra de equipos, medicamentos, entre otros. Rubro 2.1.2.02 Programa infraestructura: Presentó una asignación definitiva de $56.000.000,00 para un valor Ejecutado de $21.000.000,00 que corresponden al 37.5% del valor presupuestado y que corresponde a compra y construcción de inmueble. Rubro 2.1.2.03 Otros proyectos de inversión: Presentó una asignación definitiva de $69.000.000,00 para un valor Ejecutado de $49.524.440,00 que corresponden al 71.77% del valor presupuestado y que corresponde a capacitación y programas sociales. Rubro 2.1.2.04 Cuentas por pagar inversión: Presentó una asignación definitiva de $211.239.612,00 para un valor Ejecutado de $201.304.265,00 que corresponden al 95.29% del valor presupuestado y que corresponde a compra de equipos, medicamentos, entre otros. Rubro 2.2. GASTOS RECURSOS DE COFINANCIACIÓN: Presentó una asignación definitiva de $3.854.071.158,80, para un valor Ejecutado de $3.479.250.692,58, que corresponden al 90.27% del valor presupuestado, con el Rubro presupuestal 2.2.1 Gastos Recursos de Cofinanciación, entre sus principales rubros tenemos:





2011.



Rubro 2.2.1.01. Programa recuperación nutricional infantil: Presupuesto Definitivo $446.749.758,00, se ejecutó la suma de $420.923.183,00, que corresponde al 94.21%, valor presupuestado dentro del contrato No. 002198 con la Gobernación de Boyacá. Rubro 2.2.1.02. Plan de salud territorial. Presupuesto Definitivo $600.050.000,00, se ejecutó la suma de $312.571.214,00 que corresponde al 52.09%, del valor presupuestado correspondiente al Plan de Intervenciones colectivas Dentro de este rubro encontramos las siguientes ejecuciones: RUBRO 2.2.1.02.001 Convenio de Cooperación institucional No. 012 de 2011 con el Municipio de Tunja. Presupuesto Definitivo $361.400.000, 00, se ejecutó la suma de $164.301.064,00 que corresponde al 45.46%, del valor presupuestado. RUBRO 2.2.1.02.002 Convenio de Cooperación institucional No. 029 de 2011 con el Municipio de Tunja. Presupuesto Definitivo $209.650.000,00, se ejecutó la suma de $138.270.150,00 que corresponde al 65.95%, del valor presupuestado. RUBRO 2.2.1.02.003 Adición al Convenio de Cooperación institucional No. 029 de 2011 con el Municipio de Tunja. Presupuesto Definitivo $29.000.000,00, se ejecutó la suma de $10.000.000,00, que corresponde al 34.48%, del valor presupuestado. Rubro 2.2.1.03. Reposición y construcción puesto de salud de Runta: Presupuesto Definitivo $420.000.000,00 se ejecutó la suma de $419.940.211,00, que corresponde al 99.98%, del valor presupuestado para la construcción del Puesto de Salud de Runta. Rubro 2.2.1.04. Cuentas por pagar recursos de cofinanciación: Presupuesto Definitivo $367.602.647,00, se ejecutó la suma de $327.051.798,84, que corresponde al 88.96%, del valor presupuestado para el pago a diferentes proveedores Rubro 2.2.1.05. Diseño y construcción de la primera etapa del hospital de baja complejidad de Tunja: Presupuesto Definitivo $2.000.000.000,00 se ejecutó la suma de $1.998.761.803,00, que corresponde al 99.93%, del valor presupuestado para la construcción del Hospital de baja Complejidad de Tunja. En la Gestión Presupuestal reportada mediante el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas, se presenta la siguiente inconsistencia: - La Empresa Social del Estado “Santiago de Tunja” para la vigencia 2011 presenta la información presupuestal en los formatos establecidos por la Contraloría Municipal de Tunja, en la Resolución No. 020 de 2011, pero al verificar la información se presentan inconsistencias en la información presupuestal reportada mediante el aplicativo del Sistema Integral de Auditoría “SIA” correspondiente a la rendición de cuentas de la vigencia 2011, contenidas en el FORMATO 201114_F06_AGR.FMT Y LOG EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE

INGRESOS, FORMATO 201114_F07_AGR.FMT Y LOG EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS, con respecto al rubro 1.7. “Cuentas como Venta de Servicios Empresa Industriales y Comerciales y Asociadas”, donde se están sumando todos los rubros principales con los secundarios, NO

cumpliendo las formalidades establecidas por la Contraloría Municipal de Tunja mediante la Resolución No. 020 del 31 de enero de 2011, a través del Sistema de Rendición Electrónica





2011.



de Cuentas “SIDEC” por cuanto la información es errada, teniendo en cuenta lo verificado en los archivos reportados con la información documental presentada, como ejemplo se presenta el siguiente: Rubro 1.7.Venta de Servicios Empresa Industriales y Comerciales y Asociadas. APROP. INICIAL ADICIONES APROP. DEFINITIVA RECAUDOS RECAUDOS X C

FORMATO SIA 5.006.200.000 909.191.861 5.915.391.861 5.641.435.524 273.956.337

DOCUMENTOS 4.559.450.242 309.141.861 4.868.592.103 4.260.033.763 718.321.843

Análisis presupuestal: El presupuesto de Ingresos de la ESE Santiago de Tunja que tenía una base presupuestal de $9.865.110.142,64, alcanzó un valor de recaudo de $8.947.075.869,53 que corresponden al 90.71% del valor presupuestado, lo que significa una buena gestión en el recaudo y por ende un excelente ingreso para la ESE. Según el análisis esto se debe en buena medida a que la prestación de Servicios de Primer Nivel de Complejidad se está contratando con la ESE Santiago de Tunja, sobre todo en el caso del Régimen Subsidiado de Salud y que se ve reflejada principalmente con los Ingresos por Venta de Servicios, donde se tenía presupuestado recaudar $4.868.592.103,00 y se alcanzó una suma de $4.260.033.783,87 que corresponde al 87.50%; igualmente los Recursos de Cofinanciación están aportando buenas fuentes de ingreso de la ESE Santiago de Tunja, con un monto de $3.486.468.511,80, para un valor Ejecutado de $3.801.401.759,70 que corresponden al 109.03% del valor presupuestado correspondiente a ejecución de programas, y convenios interadministrativos como son recuperación nutricional, planes de intervenciones colectivas, infraestructura con la reposición y construcción puesto de salud de Runta y Primera etapa Hospital de baja complejidad de Tunja, entre otros. No sucede lo mismo con el Rubro 1.4.2. RECUPERACIÓN DE CARTERA, que presentó un menor porcentaje de ejecución donde se tenía presupuestado recaudar para la vigencia 2011 la suma de $337.523.191,37 y sólo se alcanzó $10.757.990,00, que corresponde al 3.18%, del valor presupuestado, determinándose que NO existen políticas adecuadas de recaudo y/o cobro coactivo en contra de los morosos, lo que afecta en gran medida la Planeación en el total de los ingresos, lo que configura así una lesión (disminución) al patrimonio público en cuantía de $326.765.201,37, si se tiene en cuenta que dentro del Presupuesto son deudas reales a favor de la Entidad. El presupuesto de GASTOS presentó una asignación definitiva de $9.865.110.142,64, para un valor ejecutado de $8.932.146.003,08 que corresponden al 90.54% del valor presupuestado, atendido normalmente lo referente a los gastos de funcionamiento de la ESE como son gastos por servicios personales, gastos generales, pero se están dejando sin ejecutar un porcentaje significativo provenientes de GASTOS CON RECURSOS DE COFINANCIACION, donde presentó una asignación definitiva de $3.854.071.158,80, para un valor Ejecutado de $3.479.250.692,58, que corresponden al 90.27% del valor presupuestado, es decir un 9.73% sin invertir en programas establecidos en el Rubro 2.2.1.01. Programa





2011.



recuperación nutricional infantil: Presupuesto Definitivo $446.749.758,00, se ejecutó la suma de $420.923.183,00, que corresponde al 94.21%, valor presupuestado dentro del contrato No. 002198 con la Gobernación de Boyacá, el Rubro 2.2.1.02. Plan de salud territorial. Presupuesto Definitivo $600.000.000,00, se ejecutó la suma de $312.571.214,00 que corresponde al 52.09%, del valor presupuestado correspondiente al Plan de Intervenciones colectivas Convenio de Cooperación institucional 012 y 29 de 2011 con el Municipio de Tunja. CONVENIO DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL No. 002198 de 2010. Asimismo verificado el Rubro 2.2.1.01.y que hace parte del convenio de Cooperación interinstitucional No. 002198 de 2010 celebrado entre el Departamento de Boyacá y la ESE Santiago de Tunja dentro del Programa recuperación nutricional infantil: Presupuesto Definitivo $446.749.758,00, se ejecutó la suma de $420.923.183,00, que corresponde al 94.21%, según soporte establecido en la ejecución presupuestal de Gastos de la vigencia 2011, pero verificada el acta de recibo final a satisfacción de fecha 27 de febrero de 2012 se indica que los recursos se ejecutaron de la siguiente manera: VALOR DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO $475.265.700 Valor Ejecutado Recursos de la Gobernación $435.410.127,00 Valor Ejecutado ESE 28.515.942,00 TOTAL EJECUTADO CONVENIO 463.926.069,00 SALDO X EJECUTAR = VALOR DEL CONVENIO - VALOR EJECUTADO = $ 475.265.700,00 - 463.926.069,00 = $11.339.631,00 Teniendo en cuenta estos datos que hacen parte del Acta de Recibo final a satisfacción los valores de la ejecución presupuestal y los reportados en el acta NO concuerdan si tenemos en cuenta lo siguiente: Valor ejecutado según ejecución Acta de recibo final $435.410.127,00 Valor ejecutado según ejecución presupuestal $420.923.183,00 $ 14.486.944,00 CONVENIO DE COOPERACIÓN INSTITUCIONAL No. 012 DE 2011 Verificado el Rubro 2.2.1.02.001, Convenio de Cooperación Institucional No. 012 de 2011 con el Municipio de Tunja, Presupuesto Definitivo $361.400.000, se ejecutó la suma de $164.301.064,00 que corresponde al 45.46%, del valor presupuestado según soporte establecido en la ejecución presupuestal de Gastos de la vigencia 2011, pero verificada el acta de recibo final a satisfacción de fecha 19 de diciembre de 2012, se indica que los recursos se ejecutaron de la siguiente manera: VALOR DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO $391.400.000 Valor Ejecutado Recursos de la Alcaldía de Tunja $361.400.000 Valor Ejecutado ESE 30.000.000





2011.



TOTAL EJECUTADO CONVENIO 391.400.000 SALDO X EJECUTAR = VALOR DEL CONVENIO - VALOR EJECUTADO = $361.400.000 - 164.301.064 (según ejecución de Gastos) = $197.098.936 Teniendo en cuenta estos datos que hacen parte del Acta de Recibo final a satisfacción sin contar con los recursos aportados por la ESE, los valores de la ejecución presupuestal y los reportados en el acta NO concuerdan si tenemos en cuenta lo siguiente: Valor ejecutado según ejecución acta de recibo final $361.400.000 Valor ejecutado según ejecución presupuestal $164.301.064 Diferencia 197.098.936 CONVENIO DE COOPERACIÓN INSTITUCIONAL No. 029 DE 2011 Y ADICIÓN AL CONVENIO DE COOPERACIÓN INSTITUCIONAL No. 029 DE 2011. Verificado el Rubro 2.2.1.02.002, Convenio de Cooperación institucional No. 029 de 2011 con el Municipio de Tunja. Presupuesto Definitivo $209.650.000,00, se ejecutó la suma de $138.270.150,00 que corresponde al 65.95%, del valor presupuestado. Igualmente el Rubro 2.2.1.02.003, Adición al Convenio de Cooperación institucional No. 029 de 2011con el Municipio de Tunja. Presupuesto Definitivo $29.000.000,00, se ejecutó la suma de $10.000.000,00, que corresponde al 34.48%, del valor presupuestado, según soporte establecido en la ejecución presupuestal de Gastos de la vigencia 2011, pero verificada el acta de de Recibo final a satisfacción de Fecha 29 de Diciembre de 2012, se indica que los recursos se ejecutaron de la siguiente manera: VALOR DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO $258.650.000,00 Valor Ejecutado Recursos de la Alcaldía de Tunja $209.650.000,00 Valor Ejecutado Recursos de la Alcaldía de Tunja $ 29.000.000,00 Valor Ejecutado ESE 20.000.000,00 TOTAL EJECUTADO CONVENIO 258.650.000,00 SALDO X EJECUTAR = VALOR DEL CONVENIO - VALOR EJECUTADO = $ 209.650.000,00 – 138.270.150,00 (según ejecución de Gastos) = $71.379.850,00 SALDO X EJECUTAR = VALOR ADICIONAL. DEL CONVENIO - VALOR EJECUTADO = $ 29.000.000,00 – 10.000.000,00 (según ejecución de Gastos) = $19.000.0000,00 SALDO X EJECUTAR CONVENIO + ADICIÓN = $71.379.850,00 + $19.000.0000,00

= $90.379.850,00 Teniendo en cuenta estos datos que hacen parte del acta de recibo final a satisfacción sin contar con los recursos aportados por la ESE, los valores de la ejecución presupuestal y los reportados en el acta NO concuerdan si tenemos en cuenta lo siguiente:





2011.



Valor ejecutado según ejecución Acta de recibo final $238.650.000,00 Valor ejecutado según ejecución presupuestal con adición $148.270.150,00 Diferencia $90.379.850,00


PRESUPUESTO

31.

Traslado presupuestal del Rubro 2.1.1.01.017.3 Servicios

Médicos, Paramédicos y Asistenciales por $24.000.000.00,

contenidos en los soportes de traslado No. 2 por

$22.000.000.00 y No. 3 por $2.000.000.00 para el Rubro

Presupuestal 2.1.1.01.017.1 Honorarios por $24.000.000.00,

contenidos en los soportes de traslado No. 2 por

$22.000.000.00 y No. 3 por $2.00.000.00; al verificar estos

traslados se encuentran dos soportes (2 y 3) de la misma

fecha y rubro que totalizan el traslado. Igualmente mediante

Resolución No. 004 del 14 de enero de 2011, artículo 1º

salen del Rubro 2.1.1.02.211.2 Mantenimiento de Vehículos

$3.000.000.00 y 10 días después mediante Resolución 028

del 14 de enero del mismo entran al mismo rubro

$4.000.000.00, lo que denota falta de planeación.

X

Respuesta de la entidad: Le asiste la razón a la Auditoria, puesto que a pesar de la planeación inicial del presupuesto como es conocido por ustedes el perfil epidemiológico de la ciudad es cambiante lo que genera diversas dinámicas de necesidades en las diferentes épocas del año, es por ello que de acuerdo a estas necesidades y a la fecha de presentación de ellas, la Gerencia ejecuta los traslados presupuestales necesarios para cumplir con la misión de la empresa.

Decisión de la Contraloría Municipal: En cuanto al traslado presupuestal No. 2 y 3, la respuesta de la entidad confirma el hallazgo por lo tanto se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento

32..

Traslado presupuestal del Rubro 2.1.2.01.002 Compra de

Medicamentos por $41.000.000.00, contenidos en los

soportes de traslado No. 8 por $15.000.000.00 y No. 9 por

$26.000.000.00 para el Rubro Presupuestal 2.1.2.01.003

compra de material medico quirúrgico, odontológico y

laboratorio $41.000.000.00, contenidos en los soportes de

traslado No. 8 por $15.000.000.00 y No. 9 por

$26.000.000.00; al verificar estos traslados se encuentran

X





2011.




dos soportes (8 y 9) de la misma fecha y rubro que totalizan

el traslado, se hacen dos movimientos en el sistema para

poder hacer el traslado.


Le asiste la razón a la Auditoria, y dicha observación será tenida en cuenta para registrar en debida forma los traslados.

Decisión de la Contraloría Municipal:

En cuanto al traslado presupuestal No. 8 y 9, la respuesta de la entidad confirma el hallazgo por lo tanto se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento

33.

Traslado presupuestal del Rubro 2.1.01.102 Materiales y

Suministros por $12.000.000.00, contenidos en los soportes

de traslado No. 13 por $2.000.000.00 y No. 15 por

$10.00.000.00 para el Rubro Presupuestal 2.1.1.02.205

Impresos y Publicaciones por $12.000.000.00, pero solo se

reporta en el soporte No. 13 Rubro 2.1.1.02.205 Impresos y

Publicaciones por $2.000.000.00. Adicionalmente se

encuentra el soporte No. 15 donde se trasladan al Rubro

No. 2.1.1.02.301 Impuestos Tasas y Multas la suma de

$10.000.000.00 que no está relacionada en la Resolución

No. 116 de 2011, por tal razón se está realizando un

traslado diferente al acto administrativo como se evidencia

en los soportes de traslado, como en la ejecución

presupuestal de gastos del mes de Julio de 2011.

X SE

LEVANTA


Analizada la observación hecha por la Contraloría y verificada con los soportes de este traslado se encuentra que le asiste la razón. Dicho traslado presenta un error involuntario al plasmar los rubros a los cuales se trasladaban en la resolución, cargando todo al rubro Impresos y publicaciones, pero en los considerandos se deja plasmado que en el rubro impuestos, tasas y multas no existía disponibilidad presupuestal por lo cual era necesario efectuar dicho traslado.

Decisión de la Contraloría Municipal: En cuanto al traslado presupuestal No. 13 y 15, se acepta la explicación dada por la ESE Santiago de Tunja, por tal razón se levanta el hallazgo disciplinario. En cuanto al administrativo la respuesta de la entidad confirma el hallazgo, por lo tanto este se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

34. Traslado presupuestal del Rubro 2.1.1.02.102 Compra de X SE

LEVANTA





2011.




Equipo por $20.000.000.00, contenidos en el soporte de

traslado No. 17, para el Rubro Presupuestal 2.1.1.02.206

Sistematización por $20.000.000.00, lo que daría un

presupuesto definitivo para el mes de Agosto de 2011 la

suma de $100.000.000.00, pero se relaciona en la ejecución

de gastos de este mes la suma de $75.000.000.00, es decir

$25.000.000.00 menos. Asimismo mediante Resolución No.

162 del 08 de septiembre de 2011, Artículo 1º, se hace un

traslado presupuestal del Rubro 2.1.1.02.102 Compra de

Equipo por $25.000.000.00, contenidos en el soporte de

traslado No. 18, para el Rubro Presupuestal 2.1.1.02.208

Sistematización, relacionándose la misma suma en la

ejecución de gastos del mes de septiembre la de agosto, es

decir $75.000.000.00.


En el mes de Julio de 2011 el rubro sistematización presentaba un presupuesto definitivo de $30.000.000,oo más el traslado presupuestal N.17 por valor de $20.000.000,oo da un presupuesto definitivo de $50.000.000,oo más de $100.000.000 como lo manifiesta la auditoria. En el mes de septiembre según traslado presupuestal N.18 ingresa a este rubro la suma de $35.000.000,oo arrojando un presupuesto definitivo de $85.000.000,oo como lo muestra la misma ejecución. Anexo N.013 – 014.


En cuanto al traslado presupuestal, se acepta la explicación dada por la ESE Santiago de Tunja, por tal razón se levanta el hallazgo disciplinario. En cuanto al administrativo la respuesta de la entidad confirma el hallazgo, por lo tanto este se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

35.

Resolución No. 173 del 12 de octubre de 2011, artículo 3º

salen del Rubro 2.1.2.01.002 Compra de Medicamentos

$9.000.000.00 y 13 días después mediante Resolución 175

del 25 de Octubre del mismo entran al mismo rubro

$3.000.000.00, lo que denota falta de planeación.

X


Le asiste la razón a la Auditoria, puesto que a pesar de la planeación inicial del presupuesto como es conocido por ustedes el perfil epidemiológico de la ciudad es cambiante lo que genera diversas dinámicas de necesidades en las diferentes épocas del año, es por ello que de acuerdo a estas necesidades y a la fecha de presentación de ellas, la Gerencia ejecuta los traslados presupuestales necesarios para cumplir con la misión de la empresa. En especial estas compras esenciales para la prestación de los





2011.




servicios de salud, como lo son los medicamentos.


En cuanto al traslado presupuestal la respuesta de la entidad confirma el hallazgo por lo tanto se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento

36.

Traslado presupuestal del Rubro 2.1.01.101 Materiales y

Suministros por $103.000.000.00, contenidos en los

soportes de traslado No. 24, por $300.000.00, No. 26, por

$2.200.000.00, No. 28, por $2.500.000.00, No. 29, por

$90.000.000.00 y No. 30, por $13.000.000.00 lo que totaliza

$108.000.000.00, presentándose una diferencia de

$5.000.000.00 en aumento entre la Resolución y los

soportes de traslados. En la ejecución de gastos del mes de

octubre de 2011 el presupuesto definitivo venía en

$216.141.861.00 menos los $103.000.000.00 de la

Resolución No. 193 daría $113.141.861, relacionándose en

la ejecución de gastos del mes de noviembre $108.141.861,

lo que nos da la misma diferencia de $5.000.000.00 de los

soportes de traslado. Igualmente en el artículo 6º se hace

un traslado presupuestal del Rubro 2.1.01.201 Viáticos y

Gastos de Viaje por $6.170.000.00, contenidos en los

soportes de traslado No. 29, por $2.000.000.00, No. 31, por

$1.000.000.00 y No. 32, por $170.000.00 lo que totaliza

$3.170.000.00, presentándose una diferencia de

$3.000.000.00 en disminución entre los soportes y la

Resolución. En la ejecución de gastos del mes de octubre

de 2011 el presupuesto definitivo venía en $15.000.000.00

menos los $6.170.000.00 de la Resolución No. 193 daría

$8.830.000.00, relacionándose en la ejecución de gastos del

mes de noviembre $11.830.000, lo que nos da la misma

diferencia de $3.000.000 de los soportes de traslado.

X

SE

LEVANTA


Analizados los soportes de los diferentes traslados presupuestales objeto de esta observación, se cometió un error en el momento de las sumatorias de los rubros origen del traslado en materiales y suministros a compra de equipo e impresos y publicaciones. La otra inconsistencia se debió a error en la sumatoria de origen del rubro materiales y suministros, donde el total era $108.000.000 y en la Resolución N.193 quedo 103.000.000,oo.






2011.




En cuanto al traslado presupuestal, se acepta la explicación dada por la ESE Santiago de Tunja, por tal razón se levanta el hallazgo disciplinario. En cuanto al administrativo la respuesta de la entidad confirma el hallazgo, por lo tanto este se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

37.

TRASLADOS PRESUPUESTALES SIN FIRMA: Se

presentan formatos presupuestales sin la firma del

responsable que garanticen la responsabilidad en el

procedimiento, los cuales están relacionados a continuación:

Traslados Presupuestales Nos. 2, 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 12,

16, 19, 21, 27, 28 y 30

X


Dicha observación será tenida en cuenta para la firma de todos los soportes por parte del responsable, donde se garantice los procedimientos plasmados en el sistema.

Decisión de la Contraloría Municipal: En cuanto a la firma del responsable que garantice la responsabilidad del procedimiento en traslado presupuestal, la respuesta de la entidad confirma el hallazgo, por lo tanto se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento

38.

Adición Presupuestal No. 8 – 9 de fecha 14 de Julio de 2011

y establecida en el Acuerdo No.07 del 23 de Junio de 2011

“Por medio de la cual se aprueba el Proyecto de adición al

Presupuesto de la ESE Santiago de Tunja para la Vigencia

Fiscal 2011”, NO se hace la apropiación en la Ejecución

Presupuestal del Mes de Junio de 2011 sino en la del mes

de Julio del mismo.

X


Los acuerdos de adición los aprueba la junta directiva y posteriormente van al COMFIS, lo que es demorado una vez aprobado por el COMFIS se hace efectiva la adición y su registro en el sistema presupuestal de la empresa.

Decisión de la Contraloría Municipal: En cuanto a la adición Presupuestal No. 8 – 9, se confirma el hallazgo por lo tanto se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

39.

Adición Presupuestal No. 10 – 11 de fecha 21 de Diciembre

de 2011 y establecida en el Acuerdo No.012 del 21 de

Diciembre del mismo, se indica que esta se realiza al

convenio de Cooperación No. 29 de 2011 celebrada entre el

X





2011.




Municipio de Tunja y la ESE Santiago de Tunja y que está

contenido en los rubros Presupuestales de Ingresos

1.3.1.02.002 y de Gastos 2.2.1.02.002, NO se adicionan

directamente a estos rubros los $29.000.000,00, sino que se

realizan a los rubros Presupuestales de Ingresos

1.3.1.02.003 y de Gastos 2.2.1.02.003, pero se ejecutan con

el mismo convenio.


Se hacían erogaciones de rubros de gastos que aseguraban el inicio efectivo e inmediato de los convenios de cooperación con cargo al presupuesto de la empresa y cuando posteriormente ingresaban los recursos del convenio se adicionaban a los rubros de los cuales se habían ejecutado los gastos.

Decisión de la Contraloría Municipal: En cuanto a la adición Presupuestal No. 10– 11, se confirma el hallazgo por lo tanto se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

40.

Se presentan inconsistencias en la información presupuestal

reportada mediante el aplicativo del Sistema Integral de

Auditoría “SIA” correspondiente a la rendición de cuentas de

la vigencia 2011, contenidas en el FORMATO

201114_F06_AGR.FMT Y LOG EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE

INGRESOS, FORMATO 201114_F07_AGR.FMT Y LOG EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL DE GASTOS, con respecto al rubro 1.7.

“Cuentas como Venta de Servicios Empresa Industriales y

Comerciales y Asociadas”, donde se están sumando todos

los rubros principales con los secundarios, NO cumpliendo

las formalidades establecidas por la Contraloría Municipal

de Tunja mediante la Resolución No. 020 del 31 de Enero

de 2011, a través del Sistema de Rendición Electrónica de

Cuentas “SIRECT” por cuanto la información es errada,

teniendo en cuenta lo verificado en los archivos reportados

con la información documental presentada.

X SE

LEVANTA


Desde el inicio de la rendición electrónica se están registrando de manera detallada todos los conceptos que incluye el rubro 1.7 de la ejecución de ingresos por venta de servicios. La observación no es clara en razón a que no se nos había informado del error en la rendición por cuanto ya es el segundo año que se presenta electrónicamente esta información.





2011.




Decisión de la Contraloría Municipal: En cuanto a la información presupuestal reportada mediante el aplicativo del Sistema Integral de Auditoría “SIA” correspondiente a la rendición de cuentas de la vigencia 2011, se acepta la explicación dada por la ESE Santiago de Tunja, por tal razón se levanta el hallazgo disciplinario. En cuanto al administrativo la respuesta de la entidad confirma el hallazgo, por lo tanto este se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

41.

El Rubro 1.4.2. RECUPERACIÓN DE CARTERA, presentó un menor porcentaje de ejecución donde se tenía presupuestado recaudar para la vigencia 2011 la suma de $337.523.191,37 y sólo se alcanzó $10.757.990,00, que corresponde al 3.18%, del valor presupuestado, determinándose que NO existen políticas adecuadas de recaudo y/o cobro coactivo en contra de los morosos, lo que afecta en gran medida la Planeación en el total de los ingresos.

X

Respuesta de la entidad: Le asiste a la Auditoria la razón ya que como es conocido por el país el sistema de salud en el año 2011 paso de un modelo de giro de recursos a las EPS al modelo de giro directo a partir del mes de abril de 2011, ya que las EPS se quedaban con los recursos no los giraban a la red pública hospitalaria y la recuperación de cartera se hizo casi que imposible por lo que el gobierno determino iniciar el sistema de giro directos. No es que no exista planeación en el recaudo, esta situación se dio por la situación antes mencionada. A pesar de contar con el apoyo de los entes de control para recuperación de cartera las EPS no cumplieron los acuerdos de pago ante estos entres y se presento la conocida situación.

Decisión de la Contraloría Municipal: En cuanto a la recuperación de cartera de la vigencia 2011, se confirma el hallazgo por lo tanto se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

42.

Los GASTOS CON RECURSOS DE COFINANCIACIÓN, donde presentó una asignación definitiva de $3.854.071.158,80, para un valor Ejecutado de $3.479.250.692,58, que corresponden al 90.27% del valor presupuestado, es decir un 9.73% sin invertir en programas establecidos en el Rubro 2.2.1.01. Programa recuperación nutricional infantil: Presupuesto Definitivo $446.749.758,00, se ejecutó la suma de $420.923.183,00, que corresponde al 94.21%, valor presupuestado dentro del contrato No.

SE

LEVANTA





2011.




002198 con la Gobernación de Boyacá, el Rubro 2.2.1.02. Plan de salud territorial. Presupuesto Definitivo $600.000.000,00, se ejecutó la suma de $312.571.214,00 que corresponde al 52.09%, del valor presupuestado correspondiente al Plan de Intervenciones colectivas Convenio de Cooperación institucional 012, 29 de 2011.

Respuesta de la entidad: Si bien es cierto se ejecutan convenios de Cofinanciación también es cierto que de acuerdo a las reglas de contratación establecidas en el manual de la empresa la formula para mantener la ecuación o el equilibrio económico o financiero de un contrato como estos son evaluadas también por el área financiera de la Secretaria de Salud de Boyacá quien además de exigir el cumplimiento de la rentabilidad social como es conocido por ustedes también es licito obtener una ganancia por la ejecución de convenios como estos que no solo logran impactar los indicadores de morbimortalidad sino además obtener la mencionada ganancia licita en beneficio de la sostenibilidad financiera de esta empresa que hace parte de la red pública hospitalaria de Boyacá.

Decisión de la Contraloría Municipal: En cuanto a la ejecución de gastos con recursos de cofinanciación, se acepta la explicación dada por la ESE Santiago de Tunja, por tal razón se levanta el hallazgo.

43.

Verificado el Rubro 2.2.1.02.001, Convenio de Cooperación

institucional No. 012 de 2011 con el Municipio de Tunja.

Presupuesto Definitivo $361.400.000, 00, se ejecutó la suma

de $164.301.064,00 que corresponde al 45.46%, del valor

presupuestado según soporte establecido en la ejecución

presupuestal de Gastos de la vigencia 2011, pero verificada

el acta de recibo final a satisfacción de fecha 19 de

diciembre de 2012 datos que hacen parte del Acta de

Recibo final a satisfacción los valores de la ejecución

presupuestal y los reportados en el acta NO concuerdan.

X SE

LEVANTA


Si bien es cierto se ejecutan convenios de Cofinanciación también es cierto que de

acuerdo a las reglas de contratación establecidas en el manual de la empresa la fórmula

para mantener la ecuación o el equilibrio económico o financiero de un contrato como

estos son evaluadas también por el área financiera de la Secretaria protección Social del

municipio, quien además de exigir el cumplimiento de la rentabilidad social como es

conocido por ustedes también es licito obtener una ganancia por la ejecución de





2011.




convenios como estos que no solo logran impactar los indicadores de morbimortalidad

sino además obtener la mencionada ganancia licita en beneficio de la sostenibilidad

financiera de esta empresa que hace parte de la red pública hospitalaria de Boyacá.

Adicionalmente para la ejecución de este contrato se destinan recursos físicos, humanos y logística en general que tienen un alto costo y que son asumidos con erogaciones propias de la empresa y que permiten cumplir con la ejecución de la totalidad de las actividades contempladas en el mismo. Para efectos de la liquidación de este convenio se lleva a cabo mediante la supervisión y el cumplimiento e impacto de cada una de las actividades programas más no sobre los gastos ejecutados, como se verifica en el acta de liquidación final de fecha 19 de diciembre de 2011. Anexos N. 15-16-17-18-19.


En cuanto a la ejecución del Convenio de Cooperación institucional No. 012 de 2011, se acepta la explicación dada por la ESE Santiago de Tunja, por tal razón se levanta el hallazgo disciplinario. En cuanto al administrativo la respuesta de la entidad confirma el hallazgo, por lo tanto este se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

44.

Rubro 2.2.1.01. Convenio de Cooperación interinstitucional

No. 002198 de 2010 celebrado entre el Departamento de

Boyacá y la ESE Santiago de Tunja dentro del Programa

recuperación nutricional infantil, datos que hacen parte del

Acta de Recibo final a satisfacción los valores de la

ejecución presupuestal y los reportados en el acta NO

concuerdan.

X SE

LEVANTA


Presupuesto Acta Diferencia

Ejecutado $420.923.183,oo $463.926.069,oo $43.002.886,oo

La Diferencia existente entre la ejecución presupuestal y el valor según acta de

liquidación corresponde $11.339.631,oo efectivamente no ejecutado y cuyos recursos no

fueron girados por el departamento, $28.515.942,oo corresponde al aporte efectuado por

ESE Santiago de Tunja, el cual está representado en recursos de personal y físicos para

el logro de las actividades y la suma de $3.147.313 corresponde a rentabilidad para la

empresa (ganancia licita).

Anexo copia del acta de liquidación del contrato 2198/2010, donde se detalla en forma amplia cada una de las actividades contempladas. Anexo N. 20-21.





2011.





En cuanto a la ejecución del Convenio de Cooperación interinstitucional No. 002198 de 2010, se acepta la explicación dada por la ESE Santiago de Tunja, por tal razón se levanta el hallazgo disciplinario. En cuanto al administrativo la respuesta de la entidad confirma el hallazgo, por lo tanto este se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

45.

Rubro 2.2.1.02.002, Convenio de Cooperación institucional

No. 029 de 2011 con el Municipio de Tunja. Presupuesto

Definitivo $209.650.000,00, se ejecutó la suma de

$138.270.150,00 que corresponde al 65.95%, del valor

presupuestado. Igualmente el Rubro 2.2.1.02.003, Adición al

Convenio de Cooperación institucional No. 029 de 2011con

el Municipio de Tunja. Presupuesto Definitivo

$29.000.000,00, se ejecutó la suma de $10.000.000,00, que

corresponde al 34.48%, del valor presupuestado, según

soporte establecido en la ejecución presupuestal de Gastos

de la vigencia 2011, pero verificada el acta de recibo final a

satisfacción de fecha 29 de diciembre de 2012, datos que

hacen parte del Acta de Recibo final a satisfacción los

valores de la ejecución presupuestal y los reportados en el

acta NO concuerdan.

X SE

LEVANTA

Respuesta de la entidad: Si bien es cierto se ejecutan convenios de Cofinanciación también es cierto que de acuerdo a las reglas de contratación establecidas en el manual de la empresa la formula para mantener la ecuación o el equilibrio económico o financiero de un contrato como estos son evaluadas también por el área financiera de la Secretaria protección Social del municipio, quien además de exigir el cumplimiento de la rentabilidad social como es conocido por ustedes también es licito obtener una ganancia por la ejecución de convenios como estos que no solo logran impactar los indicadores de morbimortalidad sino además obtener la mencionada ganancia licita en beneficio de la sostenibilidad financiera de esta empresa que hace parte de la red pública hospitalaria de Boyacá.

Decisión de la Contraloría Municipal: En cuanto a la ejecución del Convenio de Cooperación institucional No.029 de2011, se acepta la explicación dada por la ESE Santiago de Tunja, por tal razón se levanta el hallazgo disciplinario. En cuanto al administrativo la respuesta de la entidad confirma el hallazgo, por lo tanto este se mantiene para ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

HA: Hallazgo Administrativo





2011.



HD: Hallazgo Disciplinario HF: Hallazgo Fiscal HS: Hallazgo Sancionatorio

3.4.3. CONTRATACIÓN

La Contraloría Municipal de Tunja, en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales, como ente de control fiscal, realizó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, Modalidad Regular, a la E.S.E Santiago de Tunja, dentro de la auditoria se tiene como objetivo específico el estudio de forma selectiva de los contratos suscritos por la Empresa Social del Estado en la vigencia 2011, en razón a lo anterior se realizó el estudio y se procede a conceptuar sobre legalidad, gestión y resultados de los contratos seleccionados como muestra. Se escogió en primera instancia como factor de selección de la muestra la clase de contratos en los que se encontraron inconsistencias en la pasada auditoría realizada en el año 2011 a la vigencia 2010 y se seleccionaron los contratos con objetos iguales o similares a los que habían presentado las falencias, también se tomó como factor de selección el valor de los contratos y se seleccionaron los de mayor valor. La evaluación se realizó inicialmente al informe que reportaron al Sistema Integral de Auditoria -SIA-, con la finalidad de verificar el número de contratos suscritos en el año 2011, su objeto y monto, posteriormente una vez verificada la información anterior se realizó evaluación a los soportes documentales correspondientes al estudio previo, proyecto de pliego de condiciones, pliegos de condiciones definitivo, actas de observaciones de los anteriores, al proceso de calificación, evaluación y adjudicación de las propuestas y la legalidad del contrato suscrito, todo lo anterior revisando y conceptuando sobre el cumplimiento al manual de contratación de la entidad, dada la naturaleza jurídica de la entidad y el cumplimiento de la ley 80 de 1993, sus principios, sus decretos reglamentarios y demás normatividad aplicable a algunos procesos contractuales suscritos por la E.S.E Santiago de Tunja, con el fin de establecer la salvaguarda de los principios de la contratación pública además la eficiencia, eficacia y pertinencia de los contratos suscritos. 3.4.3.1. Antecedentes de la Investigación. La Contraloría Municipal de Tunja dentro de su Plan General de Auditorías previsto para el año 2012, incluyó la realización de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, Modalidad Regular a la E.S.E Santiago de Tunja en la vigencia 2011, donde se tomó como objetivo especifico: legalidad, gestión y resultados de los contratos suscritos por la E.S.E Santiago de Tunja en la vigencia 2011. Lo anterior en consideración a que para la Contraloría Municipal de Tunja es prioritario revisar la correcta administración de los recursos públicos invertidos a través de la contratación. En consecuencia y considerando que el ejercicio del control fiscal tiene soporte constitucional en su Artículo 267 y en el Artículo 65 de la ley 80 de 1993 donde dispone que la intervención de las autoridades de control fiscal se ejercerá una vez agotados los trámites administrativos





2011.



de legalización de contratos, la Contraloría Municipal de Tunja está en oportunidad de adelantar este proceso auditor. En materia de contratación, para el caso que nos interesa, se tienen las siguientes disposiciones legales: - Manual de contratación de la E.S.E Santiago de Tunja. - Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. Conforme a lo anterior se plasma los resultados del estudio realizado de la siguiente manera: Para el estudio de la contratación celebrada por la Empresa Social del Estado “Santiago de Tunja” en la vigencia fiscal 2011 se estudiaron veinticuatro (24) contratos de un total de noventa y cinco (95) que representa una muestra del 25,26%. La muestra seleccionada suma un valor de $4.602.378.072.00millones de pesos de un total de $6.126.534.025.50 millones de pesos que representa el 75.12% del total del valor contratado. - Informe de revisión de la cuenta, Sistema Integral de Auditoria -SIA-, para la vigencia fiscal 2011 en la E.S.E Santiago de Tunja. Una vez analizada la rendición de la cuenta F20-13A-AGR, Informe Consolidado de Contratación, se encuentra por parte de la Contraloría Municipal de Tunja, respecto de los contratos suscritos en la vigencia fiscal 2011 por la E.S.E Santiago de Tunja, que no se encontraron inconsistencias en su rendición, de lo anterior se concluye, que en general la información revisada del formato F20_13A_AGR Informe Consolidado de Contratación, de la cuenta anual consolidada se rindió de conformidad con lo exigido en la Resolución No. 020 de 2011, por lo cual la información reportada es suficiente y completa. - Análisis de legalidad de los contratos suscritos en la vigencia 2011. Se procede a hacer el análisis jurídico de los contratos seleccionados como muestra suscritos en el año 2011 por la ESE “Santiago de Tunja”. - CONTRATO DE OBRA No.02 de 2011 Contratista.UNION TEMPORAL HOSPITALES Objeto. Diseño del hospital de baja complejidad de Tunja y construcción de su primera etapa de acuerdo con los planos y especificaciones suministradas por la E.S.E. Plazo. 6 meses. Valor. ($1,904,761,841.00). Modalidad de Contratación. Convocatoria Pública. Estado: Suspendido.

ASPECTOS GENERALIDADES

ETAPA





2011.



PRECONTRACTUAL

1. En el pliego de condiciones no se establece el código presupuestal y rubro. 2. En la etapa precontractual se evidencia falta de planeación por cuanto no se cumplió con lo establecido en el manual de contratación de la E.S.E Santiago de Tunja en el art. 22, ya que era obligación, desde los estudios previos establecer el análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación y en este caso se da un valor general del presupuesto oficial por $1.904.761.841 pesos m/cte, pero no se discrimina en las cantidades de obra ni el diseño el valor de cada uno de los ítems a contratar. Existe también violación del art. 22 del manual de contratación de la E.S.E, en cuanto que no existió al soporte que se tuvo para determinar el valor de los estudios y diseños. 3. Este error es más evidente en cuanto al estudio y diseños a contratar que están dispuestos tanto en los estudios previos, en el proyecto de pliego de condiciones y en el pliego de condiciones definitivo, por cuanto no se discriminó el valor que componía este ítem a contratar toda vez que se dispone que se van a realizar: - Topografía - Estudio de Suelos - Diseños arquitectónicos, estructurales, hidráulico y sanitario, eléctrico, instalaciones generales y especiales. Pero no se indica en el valor estimativo de cada uno. 4. La planeación en la etapa precontractual también se ve vulnerada por cuanto era necesario contar para esta clase de contrato, con el programa médico arquitectónico para el hospital de tal forma que se pudiera partir de este para realizar el diseño conforme a la normatividad y parámetros que se exigían por parte de la Secretaria de Salud Departamental y el Ministerio de Salud y Protección Social, este programa médico arquitectónico fue contratado con posterioridad al del diseño del hospital en diciembre de 2011 con el Arq. Oscar Álvarez Roa, lo cual no es entendido por parte de la Contraloría Municipal de Tunja. 5. No se entiende el porqué se contaba con prediseños de enero de 2011 realizados por el arquitecto Oscar Álvarez con los cuales se establecieron las cantidades de obra, pero en los contratos reportados por la entidad en el SIA en el año 2010 y 2011 no se encuentra ningún contrato con este objeto a nombre del arquitecto mencionado, además se estableció mediante los planos realizados por el contratista Unión Temporal Hospitales que se encuentra como colaborador el mismo arquitecto que realizó los diseños previos y el programa medico arquitectónico, por lo anterior se solicita a la E.S.E que se pronuncie al respecto.





2011.



LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL

Suscripción del contrato de acuerdo a la normatividad establecida en el Estatuto de Contratación de la E.S.E, sin embargo se establecieron las siguientes observaciones: 1. La falta de planeación en la etapa precontractual repercutió en la etapa contractual, por cuanto a pesar que no está prohibido realizar la contratación de los diseños y la obra al mismo tiempo, existieron falencias, en razón a que por tratarse de una obra del hospital de baja complejidad de Tunja, el mismo debe contar con la viabilidad y permisos de la Secretaria de Salud Departamental y el Ministerio de Salud y Protección Social, por lo cual para la Contraloría Municipal de Tunja era mejor haber contratado los diseños del proyecto hasta su aprobación y al contar con ésta, realizar otro proceso contractual donde ya se estableciera de manera clara cuáles van a ser las cantidades de obra y los valor estimativos del contrato de obra. Se realizó visita a la Secretaria de Salud Departamental y en la carpeta del contrato se evidencia que el diseño no ha contado con la aprobación tanto de esta entidad como del Ministerio de Salud y Protección Social lo cual ha generado que el contrato en estudio se suspendiera dos veces y que después de un año y tres meses de la suscripción del mismo no se haya podido iniciar con la obra, ni contar con dicha aprobación.

2. Según el contrato como forma de pago en la cláusula se estableció el

50% del valor del contrato es decir $952.234.608 que según el oficio del

Consorcio Interventoria Hospitales se encuentra en cuenta corriente No.

585083538 del Banco de Bogotá a nombre del Objeto del contrato y del

contratista lo cual vulnera el art. Artículo 91 de la ley 1474 de 2011 el cual

reza: Anticipos. En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se

realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un

patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba

a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen

exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el

contrato sea de menor o mínima cuantía.

Al no constituir la fiducia se están poniendo en riesgo dineros públicos, por

cuanto se encuentran en poder del contratista y no se ha iniciado la obra.

Por otro lado a pesar de que está permitido por el manual de contratación de

la E.S.E Santiago de Tunja y por la normatividad vigente, la entrega del 50%

del valor del contrato como anticipo, en este caso se podría generar un

presunto detrimento patrimonial en razón a que como no se ha podido contar

con la aprobación y ante la incertidumbre de fecha de inicio de la obra, el

dinero que se encuentra en poder del contratista ha venido y seguirá





2011.



perdiendo su valor, reflejado en la pérdida del poder adquisitivo, además se

rompería el equilibrio económico del contrato en razón a que los costos

asociados al mismo van a ser superiores por cuanto el contrato tenía como

plazo 6 meses de ejecución y no se ha podido iniciar la obra por las razones

explicadas anteriormente.

En razón a que el contrato no se ha ejecutado ni liquidado no es posible en

este momento determinar el daño fiscal, lo cual se hará una vez liquidado el

contrato, mediante auditorias a realizar en los años 2013 y 2014, frente a la

devaluación y rompimiento de equilibrio económico.

1. Una vez analizado el objeto contractual se observa que se estableció como valor de los estudios y diseño el valor de $381.945.677.04, lo que comprendía la realización de topográfica y estudios de suelos entre otros ítems, una vez revisada la contratación del año 2010 se encontró que ya se había suscrito y ejecutado el contrato No. 47 de 2010 que tenía por objeto el Levantamiento Topográfico y Materialización de los Linderos en el Predio donde se construirá el Hospital de Primer Nivel de la ESE Santiago de Tunja y el contrato No. 87 de 2010 que comprendía el estudio de suelos, esta irregularidad se debe tener en cuenta por la E.S.E en la ejecución para subsanar esta irregularidad y de no ser así se verificará en auditoria especial o auditorias regulares que se realicen en los próximos años para verificar estas inconsistencias y observarlas una vez liquidado el contrato.

LEGALIDAD EN LA ETAPA POSCONTRACTUAL

No se ha podido establecer el cumplimiento en esta etapa en razón a que el

contrato no se ha podido ejecutar por falta de aprobación del proyecto y

viabilidad del mismo por parte de la Secretaria de Salud y Ministerio de

Salud y Protección Social.

CONTROL DEL ANTICIPO

En primer lugar se evidenció que en el anticipo se realizaron retenciones a las que no había lugar por parte de la E.S.E, en razón a que este no es un pago efectivo al contratista. No se evidencia un control eficiente por parte del interventor y de la E.S.E del manejo adecuado del anticipo. Por las siguientes razones. Se oficio al Consorcio Interventoria Hospitales para que suministrara informe del manejo del anticipo por cuanto no se evidenciaba informe alguno al respecto en la carpeta del contrato y la Interventoria suministró el informe donde se establecieron pagos por conceptos de pólizas de cumplimiento y de responsabilidad por un valor de $16.057.956 de pesos, además se verificó en los extractos bancarios del Banco de Bogotá enviados a la Contraloría Municipal de Tunja y esta erogación no concuerda entre la fecha de suscripción de las pólizas y la erogación del gasto en los extractos





2011.



Bancarios. En el informe del manejo del anticipo que allegó el interventor a la Contraloría Municipal de Tunja, se encontró que se establecen gastos de director de obra por $5.000.000 y adjuntan pago de honorarios como director de proyecto de fecha 24 de julio de 2012, además de papelería pago de arriendo, alquiler de equipos de sistemas; no se entiende porqué se realiza esta erogación siendo que el contrato se encuentra suspendido, además para esta fecha no se encontraron movimientos financieros en la cuenta donde se establezcan estos pagos. Por otro lado el señor Henry Orlando Buitrago a quien se le pagaron honorarios como director del proyecto, no reúne los requisitos establecidos en los términos de referencia ya que se exigía que el director de obra fuera ingeniero civil. Por otro lado se discrimina en el informe de control de anticipo entregado por el interventor que se entregaron $350.000.000 de pesos por concepto de anticipo de un subcontrato autorizado por el ex gerente de la E.S.E.;sobre este contrato se tienen que hacer las siguientes precisiones:

1. El contrato fue autorizado por el Gerente de la E.S.E estado suspendido el contrato de obra No. 02 de 2011

2. El subcontrato es suscrito con uno de los integrantes de la unión temporal.

3. El subcontrato se suscribió el 25 de septiembre de 2011, fecha en la cual el contrato de obra No. 002 de 2011 se encontraba suspendido.

4. El subcontrato tiene por objeto el mismo del contrato de obra No. 002, es decir que toda la ejecución recae en Civitec, quien es uno de los integrantes de la unión temporal, al respecto se realiza la apreciación que si la E.S.E escogió a la unión Temporal Hospitales fue en razón a que reunió todas las calidades técnicas, financieras, jurídicas, operacionales para que éste desarrollara el objeto contractual por lo cual lo esperado era que la misma unión temporal ejecutara todo el contrato y no solo uno de sus integrantes.

5. Con el informe presentado por el Consorcio Interventoria Hospitales, se adjuntó factura de venta.

Dadas estas observación y como consecuencia de que el presente contrato se encuentra en ejecución, se realizará control de advertencia como beneficio de esta auditoría a la E.S.E Santiago de Tunja, para que ésta tome las medidas necesarias en cuanto al manejo del anticipo entregado y los gastos de los estudios que ya habían sido contratados en el año 2010. Así mismo como se ha manifestado anteriormente se verificarán las inconsistencias presentadas mediante auditoria especial o en las auditorias regulares programadas para que de esta forma se pueda establecer si se ha





2011.



configurado algún daño patrimonial y establecer su cuantía.

PUBLICIDAD EN EL SECOP

No se publicó en el SECOP dada la naturaleza de la Empresas y su manual de contratación, sin embargo se deja la observación que en este caso, existió un solo proponente y para poder materializar el principio de pluralidad de oferentes que podría repercutir en realizar la contratación por un menor valor, se podría adoptar la publicidad de esta clase de procesos a través del SECOP.

HALLAZGOS:

No.

HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

HA HD HF HP HS

46.

Violación al art. 22. Del Estatuto de Contratación de la E.S.E

Santiago de Tunja por cuanto no se contó con el análisis que

soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables

utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva

contratación, así como su monto y el de posibles costos

asociados al mismo como se evidenció en la estimación de

los $381.945.677 pesos m/cte. que se tomaron como valor de

los estudios y el diseño del hospital.

X X

Respuesta de la entidad. Dentro del Plan de Desarrollo para Tunja lo mejor, se tenía una meta la cual era la construcción del hospital de primer nivel para ello la Gerencia gestiono ante la administración municipal la adquisición de un lote a titulo gratuito autorizado por el Consejo Municipal lo cual se cumplió a cabalidad, posteriormente la Gerencia continuando con la gestión de consecución de recursos y ayudado con aporte directo de la Administración Municipal se obtuvieron $2.000.000.000,oo para realizar el diseño y construcción del hospital de primer nivel de Tunja hecho al cual ninguna de las administraciones de los últimos veinte años había signado recursos, es por ello que se realizó un cálculo del valor total del proyecto dividido en cuatro fases a las cuales las siguientes administraciones deberán continuar asignando recursos para el mencionado hospital no es que no se tenga un análisis del valor del proyecto el cual es conocido no sólo por la administración sino por la Secretaria de Salud de Boyacá y el Ministerio de Salud a nivel nacional la situación real es que se contrataron los estudios, diseños y construcción de obras de acuerdo a los recursos con que se conto en el momento. Es diferente tener un valor estimado para el proyecto total y contratar los recursos que se tenían disponibles para que de alguna forma el proyecto se inicie y así se logre a través de la gestión conseguir los recursos faltantes para la culminación del proyecto total así como la cobertura de posibles costos asociados al mismo. Los valores de los estudios y diseños fueron tasados por la misma Secretaria de





2011.



Salud de Boyacá para un proyecto como este en sus cuatro fases.

Decisión de la Contraloría Municipal La respuesta dada por la entidad no desvirtúa la obligación plasmada en art. 22 del Estatuto de Contratación de la E.S.E Santiago de Tunja.

47.

Falta de planeación como se describió en el análisis de la

etapa precontractual del contrato de obra numero 02 de

2011.

X X

Respuesta de la entidad.

A la etapa precontractual del proyecto del hospital de primer nivel se le anexo el respectivo

CDP donde se establece el rubro y el valor.

La secretaria de Salud de Boyacá fue la encargada de asesorar cada paso del proceso, sin embargo esta se limito a definir las necesidades de los diferentes estudios y diseños necesarios para la aprobación del proyecto, por cuanto estas necesidades se incluyeron en el contrato sin valores específicos sino como parte de requerimientos obligatorios para poder dar tramite por lo menos a un proyecto como este bajo la metodología del ministerio con el fin de cumplir con los principios de la función administrativa se surtió la planeación del futuro proceso contractual para lo cual fue necesario contar con un prediseño inicial al que se le adjunto el programa medico arquitectónico que había venido trabajando en años anteriores pero que exigido por la Secretaria de Salud de Boyacá y el Ministerio la actualización de dicho programa debía realizarse a la actual vigencia. Este tipo de proyectos inician con ideas que son limitadas y encasilladas a la normatividad del Ministerio y lo que había trabajado con el Arquitecto Álvarez en su mayoría fueron cambiadas por lo que se decidió hacer un nuevo programa médico Arquitectónico siguiendo únicamente los conceptos del Ministerio. El Arquitecto Álvarez desarrolló los prediseños con el fin de incluir el proyecto en el banco de proyectos de la Gobernación de Boyacá, el proyecto fue incluido y le fueron asignados inicialmente $3.250 millones de pesos a el no se le pagaron esos prediseños ya que el diseño el puesto de salud de Runta y a titulo gratuito con el fin de no perder la oportunidad de ser beneficiados por la Gobernación se entregaron esos prediseños como un ejercicio netamente administrativo que no hacen parte del ejercicio contractual en auditoria. Si bien es cierto el Arquitecto Álvarez efectivamente y de manera contractual solo realizó el programa medico arquitectónico.

Decisión de la Contraloría Municipal La respuesta dada por la entidad no desvirtúa la falta de planeación planteada en el análisis del contrato plasmado en el análisis de la etapa precontractual y contractual que del contrato en estudio, por cuanto para esta modalidad de contratación el Estatuto de Contratación de la E.S.E Santiago de Tunja en el art. 22 desarrolla el principio de planeación, el cual no se cumplió por la entidad, con todos los componentes que trae el articulo mencionado.





2011.



48.

Violación al art. 91 de la ley 1474 de 2011, en razón a que el

dinero entregado como anticipo tenía que haberse puesto en

fiducia o en patrimonio autónomo irrevocable y contar con

los respectivos informes que trata el art. 59 del Estatuto de

contratación de la E.S.E.

X X


La ESE Santiago de Tunja, es una empresa descentralizada como es conocido por ustedes

a la que NO le aplica el estatuto de contratación ni las normas que reglamentan a este, es

por ello que dentro del manual de contratación de la empresa está definido el proceso

contractual de convocatoria pública y la firma jurídica que desarrollo el proceso se baso en

nuestro manual aprobado por la Junta Directiva en el año 2010, allí no se reglamenta esta

situación y por ende el contratista maneja sus recursos en una cuenta única para el

proyecto de hospital, situación que puede ser corroborada por la Contraloría en el

respectivo banco, así como los manejos y movimientos que ha tenido la cuenta.

Decisión de la Contraloría Municipal Se mantienen los hallazgos, Si bien es cierto la entidad en su parte misional se regulan sus procesos contractuales por medio del derecho privado, en este caso se trata de un contrato de obra lo cual no es inherente a la prestación del servicio de salud, por lo anterior y teniendo en cuenta que como la misma replica de la E.S.E establece que el manual de contratación no regula el manejo del anticipo y teniendo en cuenta que como se observó en el análisis del anticipo plasmado en el informe preliminar, no existió un buen manejo del anticipo dadas todas la irregularidades encontradas en la auditoria y plasmadas en el informe preliminar, por otro lado se mantiene el hallazgo toda vez que teniendo en cuenta el art. 59 del manual de contratación, deberían existir informes de supervisión que contengan información sobre el manejo y control del anticipo y en este caso se denota que de haber cumplido con dicha obligación la ESE a través del supervisor delegado se hubiera dado cuenta de las irregularidades percibidas por la contraloría y era obligación requerir al interventor y al contratista para que cesara el mal manejo de los recursos públicos entregados a título de anticipo, por las anterior razones expuestas se mantiene el hallazgo para que se investigue las faltas disciplinarias en las que se incurrir por la inobservancia de un buen manejo del anticipo. Por otro lado al tratarse de un contrato de obra que no tiene que ver con la misión de la empresa y al no tratarse de contratos que tengan que ver directamente con la prestación del servicio de salud, además partiendo que el manejo del anticipo no esta regulado por el estatuto de contratación de la empresa se tenía que dar un buen manejo del anticipo y





2011.



guardar los preceptos del estatuto general de contratación tal y como lo estableció la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, con No. de radicado No 1,127 del 20 de agosto de 1998 donde se ha pronunciado respecto a la legislación aplicable en materia contractual de las empresas sociales del Estado en los siguientes términos: “Por regla general en materia de contratación las Empresas Sociales del Estado se rigen por las normas ordinarias de derecho comercial o civil. En el caso de que discrecionalmente, dichas empresas hayan incluido en el contrato cláusulas excepcionales, éstas se regirán por las disposiciones de la Ley 80 de 1993. Salvo en este aspecto, los contratos seguirán regulados por el derecho privado. Cuando las Empresas Sociales del Estado necesiten celebrar contratos relacionados con la construcción de obras, consultarías, prestación de servicios para desarrollar actividades concernientes a la administración o funcionamiento de la entidad, concesión de obras o de servicios públicos, encargos fiduciarios y fiducia pública, deberán aplicar las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993, por tratarse de contratos de derecho público que disponen de regulación especial.” Por otro lado se debe tener en cuenta que pese al régimen especial sin desconocer que deben siempre aplicarse los principios función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previstas legalmente para la contratación estatal.

CONTRATO DE INTERVENTORIA No. 03 de 2011.

Contratista. CONSORCIO INTERVENTORIA HOSPITALES

Objeto.INTERVENTORIA TECNICA ADMINISTRATIVA AMBIENTAL Y FINANCIERA DEL CONTRATO DE DISEÑO DEL HOSPITAL DE BAJA COMPLEJIDAD DE TUNJA Y LA CONSTRUCCION DE SU PRIMERA ETAPA Plazo. 6 meses. Valor. ($93,999,962.00). Modalidad de Contratación. Invitación Pública – Mínima Cuantía Estado: suspendido


LEGALIDAD EN LA ETAPA PRE – CONTRACTUAL

Se observa falta de planeación en cuanto a este contrato por cuanto la interventoría se contrató hasta el 21 de diciembre de 2011, siendo que el contrato de obra No.02 de 2011 fue suscrito el 12 de agosto de 2011, y a pesar que existió la supervisión temporal por parte de la E.S.E lo ideal es que tanto la interventoria como el contrato supervisado inicien al mismo tiempo.


Cumple con los requisitos dispuestos en el Manual de Contratación de la E.S.E Santiago de Tunja.





2011.



Sin embargo no se ha podido ejecutar en razón a que el contrato No. 02 de 2011 el cual corresponde al diseño y construcción de la primera etapa del Hospital de baja complejidad se encuentra suspendido, es por esto que este contrato también se ha suspendido. Dado que el control sobre el manejo del anticipo se encuentra en cabeza del contratista de interventoria se le solicito información sobre el manejo del mismo por cuanto se entregó el 50% del valor del contrato No. 02 de 2011 y en razón a que no se ha podido ejecutar la obra se debe tener control especial sobre este anticipo, en el oficio se encontraron aspectos que fueron objeto de estudio en el informe sobre el contrato de obra No. 02 de 2011.


No se ha podido liquidar por cuanto el mismo se encuentra suspendido hasta tanto no sean aprobados los diseños arquitectónicos del hospital de baja complejidad y se ejecute el proceso.

GESTION Y RESULTADOS

Se realiza la observación en cuanto al manejo del anticipo entregado en desarrollo del contrato No. 02 de 2011, la interventoria tenía que haber solicitado que con el dinero de este anticipo en cumplimiento del art. 91 de la ley 1474 de 2011 se que constituyera una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que recibieron a este título. Además se pudo verificar con la información suministrada por el Banco de Bogotá acerca de la cuenta donde se consigno el anticipo que este ha tenido movimientos bancarios por más de $ 370.000.000.00. Lo cuales presentan inconsistencias que fueron objeto de las observaciones plasmadas en el análisis del contrato. Los demás resultados no se han podido establecer en razón a la suspensión del contrato.

HALLAZGOS:

No.

HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

HA HD HF HP HS

49. Presunto hallazgo disciplinario por falta de planeación al

suscribir el contrato de interventoria posterior al contrato de

X Se levanta el

hallazgo





2011.



obra No. 02 de 2012. disciplinario


La ESE Santiago de Tunja, es una empresa descentralizada como es conocido por ustedes a la que NO le aplica el estatuto de contratación ni las normas que reglamentan a este, es por ello que dentro del manual de contratación de la empresa esta definido el proceso contractual de convocatoria pública y la firma jurídica que desarrollo el proceso se baso en nuestro manual aprobado por la Junta Directiva en el año 2010. Si bien es cierto una vez suscrito el contrato se procedió a suscribir el contrato de interventoría ello no interfiere en el desarrollo del proyecto ya que hasta que no se obtenga el visto bueno del Ministerio no se pueden iniciar las obras y este contrato incluye los diseños y la construcción, por lo que el contrato de interventoría se suscribió posteriormente.

Decisión de la Contraloría Municipal Se levanta el hallazgo de tipo disciplinario toda vez que se contó con supervisión del contrato por parte de la ESE Santiago de Tunja, sin embargo se mantiene el hallazgo administrativo, en razón a que siempre en las actuaciones contractuales de la E.S.E se deben respetar los principios del estatuto de contratación tales como el de transparencia, economía y responsabilidad, deber de selección objetiva así como los demás principios legales y constitucionales de la Administración Pública. Además es de aclarar que en el art. 22 del manual de contratación de la empresa se estableció también este principio, como reza a continuación: “(…)1. Planeación. Compuesta por todos aquellas actividades encaminadas a la planeación del contrato y a su cuidadosa planificación. Es en esta etapa que se realiza el análisis de conveniencia y oportunidad, el cual, hace referencia a la obligación que tienen la Empresa de planear su actividad contractual, a no improvisarla y a que obedezca a razones de conveniencia en términos de satisfacción de necesidades, que permitan cumplir con la misión institucional. La planeación en términos generales comprende entre otras las siguientes actividades:

encias y autorizaciones que se requieran.

stos por ajustes e imprevistos

ramación del desarrollo del contrato.





2011.



- CONTRATO DE SUMINISTRO No. 01 de 2011. Contratista. AUGUSTO VARGAS SÁENZ.

Objeto. SUMINISTRAR COMBUSTIBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DE LA

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO.

Plazo. Hasta el 31 de diciembre de 2011. Valor: ($20.000.000). Modalidad de Contratación. DIRECTA Estado: LIQUIDADO



Se encuentran los actos necesarios e indispensables para la suscripción del contrato de acuerdo al manual de contratación, además se verificaron dos de las cuentas parciales a manera de muestra junto con los certificados de egresos y se observó que se cumplió con el objeto contractual, por cuanto con los egresos se encontraban los desprendibles de la Estación de Servicio ESSO Maldonado y concuerdan con el valor de las actas parciales correspondientes. Se encontró en la carpeta del contrato que con los pagos parciales y liquidación del contrato no fue exigido al contratista los aportes de seguridades sociales y parafiscales.

HALLAZGOS:

No.

HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

HA HD HF HP HS

50.

Se evidencia que no existió verificación del cumplimiento de

pago de seguridad social y parafiscal del contratista

contraviniendo el art. 39 y 49 del manual de contratación.

X Se levanta el

hallazgo disciplinario

Respuesta de la entidad. La ESE Santiago de Tunja verifico que dentro de la minuta contractual para este tipo de contratos no se establece dentro de las obligaciones el aporte de dichos soportes de pago, a lo que la administración realizará el ajuste a las minutas con el fin de obtener los mencionados soportes de cotización.





2011.



Decisión de la Contraloría Municipal Se levanta el hallazgo de tipo disciplinario pero se mantiene el hallazgo administrativo para hacer seguimiento en el plan de mejoramiento y en las vigencias futuras de la exigencia que se debe hacer a los contratistas de demostrar sus pagos de seguridad social al suscribir el contrato y con cada pago que se le realice.

- CONTRATO DE OBRA No. 001 de 2011.

Contratista. CONSORCIO RUNTA 2011

Objeto. REPOSICION Y CONSTRUCCION DEL PUESTO DE SALUD VEREDA DE RUNTA

TUNJA BOYACA

Fecha Suscripción: 2011-06-28 Plazo: 4 MESES Valor. ($418,108,626.00) pesos m/cte. Modalidad de Contratación. CONVOCATORIA PÚBLICA Estado. Liquidado.



El artículo 22 del Manual de Contratación de la E.S.E establece que los

estudios previos deben tener:

“El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las

variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva

contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al

mismo”. Y en la carpeta del contrato no se evidencia el cumplimiento de

este articulo por cuanto a folio 49 en los estudios previos tan solo se dice

en la descripción económica que el valor del contrato esta dado por las

cantidades y costos de las necesidades presentadas en el presupuesto

oficial de obra el cual se encuentra en los folios 40 a 42 pero el mismo

solo contiene las cantidades pero no los precios unitarios del mismo.

Se puede establecer falta de planeación en este contrato por cuanto se

solicitaron los diseños previos en los cuales se puede observar que

estaba contemplado el cerramiento del centro de salud de Runta, lo que

le daba seguridad al mismo, en la etapa previa y en el contrato no se

estableció dicho ítem dentro del objeto a contratar y por no contar con

éste, el puesto de salud de Runta que ya se encuentra totalmente

acabado no se ha podido poner en funcionamiento, como lo manifestó la

doctora Juliana Cortázar Murillo Gerente de la E.S.E en la visita

realizada junto con el grupo auditor.





2011.




El contrato cumple en general con todos lo requisitos legales

PUBLICIDAD EN EL SECOP

No se publicaron en el SECOP por cuanto el manual de contratación de la entidad no establece esta como medio de publicidad de sus procesos contractuales, sin embargo se deja la observación que la E.S.E podría acoger este medio de publicidad para contar con este medio más eficaz y de esta forma contar con pluralidad de oferentes y se podrían disminuir los costos de la contratación, la anterior observación se hace teniendo en cuenta que en los contratos de mayor valor suscritos por la E.S.E, se encontró que existió un proponente único y su oferta económica tiene el mismo valor que el presupuesto oficial dado por la entidad.

GESTIÓN Y RESULTADOS

Se verificaron los pagos y se estableció el cumplimiento de obligaciones al sistema de seguridad social. Se realizó visita de obra con la Gerente de la E.S.E Santiago de Tunja junto con el grupo auditor y se estableció que el puesto de salud de Runta se encuentra totalmente terminado y se cumplió a cabalidad el contrato de obra, sin embargo como se dijo en la parte precontractual del análisis, el puesto de salud de Runta fue entregado el 25 de noviembre de 2011 como consta en acta de recibo final de obra a folio 216 del contrato y se suscribió el acta de liquidación del contrato el 30 de diciembre de 2011 y a la fecha no se encuentra en funcionamiento, 11 meses después de liquidación del contrato, lo cual se puede interpretar como si no existiera la necesidad planteada desde los estudios previos, también al no ponerlo en funcionamiento genera afectación del servicio de salud de los habitantes del sector vereda Runta e incluso si no se toman las medidas necesarias para ponerlo en funcionamiento se podría constituir como daño patrimonial, por lo anterior se deben tomar las medidas necesarias por parte de la E.S.E, como seguridad, equipos y personal para que se ponga en funcionamiento el centro de Salud de Runta en el menor tiempo posible, el cual en este momento no está prestando ningún servicio a la comunidad y como se afirmó podría generar detrimento patrimonial.

HALLAZGOS:

No.

HALLAZGOS CONTRATO DE ARRENDAMIENTO No. 001 de 2011.

CLASE DE HALLAZGO

HA HD HF HP HS

51.

Vulneración al principio de planeación por no contemplar circunstancias y condiciones previsibles en los estudios previos como lo son la seguridad del puesto de salud, lo cual pudo ocasionar el no funcionamiento 11 meses después de su entrega (ver legalidad en la etapa precontractual).

X

Se levanta el

hallazgo

disciplinario.





2011.



Respuesta de la entidad. La ESE Santiago de Tunja, es una empresa descentralizada como es conocido por ustedes a la que NO le aplica el estatuto de contratación ni las normas que reglamentan a este, es por ello que dentro del manual de contratación de la empresa está definido el proceso contractual de convocatoria pública y la firma jurídica que desarrollo el proceso se basó en nuestro manual aprobado por la Junta Directiva en el año 2010. Dentro del ejercicio de planeación se priorizo la necesidad apremiante de reponer el puesto de salud, sin embargo dentro del convenio interadministrativo con la administración municipal solo se aportaron $420 millones de pesos, los cuales según el presupuesto de obra apenas alcanzaron para construir lo que hoy esta, este es un proyecto en desarrollo que requiere del aporte de la administración municipal ya que la ESE puso el lote, es de anotarle a la contraloría que no solamente falta el cerramiento de la construcción sino además la dotación para poder iniciar su funcionamiento, se esperará continuar gestionando los recursos que hacen falta.

Decisión de la Contraloría Municipal Es de anotar que pese a que la ESE cuentan con un régimen especial se deben tener las siguientes consideraciones: La Ley 100 de 1993 en su artículo 195 señala:

"Las Empresas Sociales de Salud se someterán al siguiente régimen jurídico:

(...)

6. En materia contractual se regirá por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente

utilizar las cláusulas exorbítales previstas en el estatuto general de contratación de la

administración pública..."

Sin embargo, esta disposición no es general para todo tipo de contratos, se limita a aquellos

contratos que no están previamente reglamentados en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993 o

Estatuto General de Contratación Estatal.

Al respecto la Sala de Consulta y Servicio Civil ha señalado:

"Por regla general en materia de contratación las Empresas Sociales del Estado se rigen por

las normas ordinarias de derecho comercial o civil. En el caso de que discrecionalmente,

dichas empresas hayan incluido en el contrato cláusulas excepcionales, éstas se regirán por

las disposiciones de la Ley 80 de 1993. Salvo en este aspecto, los contratos seguirán

regulados por el derecho privado. Cuando las Empresas Sociales del Estado necesiten

celebrar contratos relacionados con la construcción de obras, consultarías, prestación de

servicios para desarrollar actividades concernientes a la administración o funcionamiento de





2011.



la entidad, concesión de obras o de servicios públicos, encargos fiduciarios y fiducia pública,

deberán aplicar las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993, por tratarse de contratos

de derecho público que disponen de regulación especial.

Por otro lado es de anotar que en este caso se trata de un contrato de obra se deberían

aplicar las normas atenientes a dicho contrato, además siempre cuando se traten de recursos

públicos se deben aplicar los principios de la administración pública y de los principios

contractuales del estatuto general de contratación, lo anterior con miras a que se

salvaguarden los recursos públicos.

Tal y como lo expone el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, el cual reza : “Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual

excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán

en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios

de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la

Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de

inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal”.

Se mantiene al hallazgo administrativo para que las actuaciones contractuales cumplan con

los principios legales y constitucionales, sin embargo se levanta el hallazgo disciplinario toda

vez que se verifico el cumplimiento del contrato de obra, pero se deja la claridad que se debe

poner en funcionamiento porque de no ser así se podría incurrir en un detrimento patrimonial,

lo anterior será objeto de análisis en la auditoria que se realice de las siguientes vigencias.

52.

Presunta violación al art. 22 del Manual de Contratación de la

Empresa. X

Se levanta el

hallazgo

disciplinario

Respuesta de la entidad. La ESE Santiago de Tunja, es una empresa descentralizada como es conocido por ustedes a la que NO le aplica el estatuto de contratación ni las normas que reglamentan a este, es por ello que dentro del manual de contratación de la empresa esta definido el proceso contractual de convocatoria pública y la firma jurídica que desarrollo el proceso se baso en nuestro manual aprobado por la Junta Directiva en el año 2010, el artículo 22 define el proceso de convocatoria pública el cual fue revisado por la Contraloría, de haber alguna presunta violación solicitamos se especifique con el fin de dar respuesta efectiva a este hallazgo.

Decisión de la Contraloría Municipal El art. 22 del manual de contratación de la E.S.E dice: (….) 1. Planeación. Compuesta por todos aquellas actividades encaminadas a la planeación del contrato y a su cuidadosa planificación. Es en esta etapa que se realiza el análisis de conveniencia y oportunidad, el cual, hace referencia a la obligación que tienen la Empresa de planear su actividad contractual, a no improvisarla y a que obedezca a razones de conveniencia en términos de





2011.



satisfacción de necesidades, que permitan cumplir con la misión institucional. En este caso y concordante con el análisis del contrato se observa también que se vulnera la planeación con la que debe contar el proceso de convocatoria por medio del cual se contrató la construcción del puesto de Salud de Runta, en razón a que las actuaciones contractuales deben contar con la debida planeación y propender a que con dicha contratación se satisfagan las necesidades; en este caso no se ha podido poner en funcionamiento el puesto de salud de Runta por no prever la seguridad y la dotación del mismo por lo cual en este momento se encuentra tan solo una edificación terminada que no está supliendo la necesidad planteada

Se mantiene al hallazgo administrativo para que las actuaciones contractuales cumplan con el

principio de planeación establecido en el manual de contratación así como los demás principios

legales y constitucionales, sin embargo se levanta el hallazgo disciplinario toda vez que se verifico el

cumplimiento del contrato de obra, pero se deja la claridad que se debe poner en funcionamiento el

centro de salud, porque de no ser así se podría incurrir en un detrimento patrimonial.

- CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS No. 001 de 2011. Contratista. GRUPO PROSPERAR OUTSORCING SAS Objeto.En desarrollo a este contrato el contratista se obliga con la ESE Santiago de Tunja a presentar sus servicios de manera autogestionaria ejecutando actividades asistenciales y las conexas necesarias a la ESE de acuerdo con las necesidades y requerimientos que le formule la ESE, quien establece el perfil e idoneidad requeridos para desarrollar dichos procesos, con relación al estándar del recurso humano dispuesto por las normas de habilitación, siendo parte integral del presente documento de la propuesta presentada y los estudios técnicos sobre la necesidades de la ESESantiago de Tunja. Plazo. 363 días Valor. ($1,588,800,000). Modalidad de Contratación. Contratación Directa Estado. Liquidado. Supervisor: Rodríguez Barreto Jaime Humberto



Según el estudio técnico se puede establecer que la Empresa no conoce

de manera clara y precisa la necesidad de personal que se requiere para

el funcionamiento, Prestación del Servicio y Cumplimiento del Objeto

Social, por lo tanto se hace necesario que se realice un estudio de

necesidades de Talento Humano y se contemple la posibilidad de iniciar

la respectiva Reforma Administrativa tal y como se manifestó en la

auditoría realizada a la vigencia 2010.





2011.



Se puede establecer falta de planeación y de un estudio serio donde se

establezca de manera pormenorizada y clara la necesidad de cada uno

de las personas y el cargo que se va a contratar, esta falta de

planeación se puede establecer por cuanto en los dos estudios técnicos

que reposan en la carpeta del contrato se establece que: El personal

requerido según la propuesta entregada por el operador externo es el

siguiente:….”, tal y como se estableció en la auditoria realizada a la

vigencia 2010 se puede afirmar que un verdadero estudio técnico lo

realizó el operador externo y la ESE no conocía la necesidad del

personal previamente a la propuesta.


La póliza de garantía es constituida el 24 de enero de 2011 y la misma

fue aprobada por la empresa el 28 de enero de 2011 y el contrato tiene

como fecha de inicio el 03 de enero de 2011 como consta en la primer

acta de recibo parcial donde se cobran los servicios entre el 03 de enero

al 31 de enero de 2011. Lo anterior viola el ARTICULO 49º del manual

de contratación que dice: “PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION DEL

CONTRATO. El contrato se perfecciona con la firma de las partes y el

correspondiente registro presupuestal. Para su ejecución, se requiere de

la constitución de la garantía única por parte del contratista y la

aprobación de la misma por parte del respectivo delegatario de

contratación. Además, deberá verificarse el cumplimiento de los

requisitos de legalización del contrato”, en razón a que se dio inicio al

contrato sin haberse perfeccionado con la aprobación.

De conformidad con las planillas de pagos de Seguridad Social se

evidencia que las liquidaciones de aportes realizada para todos los

trabajadores se realiza sobre la base de un salario mínimo y a manera

de ejemplo se encuentra la señora Ojeda Blanca Nubia identificada con

C.C No. 40.034.643 quien según la factura de enero del grupo Prosperar

en el numeral 38 se puede observar que tiene su contrato un valor de

$2.500.326 y en la liquidación de aportes a folio 67 de la carpeta del

contrato se evidencia el pago de sus aportes sobre un salario mínimo, lo

anterior evidencia falta de supervisión por parte de E.S.E y violación al

art. 23 de la ley 1150 de 2007.


Se observa el acta de liquidación del contrato donde se establece la

misma falencia por cuanto para el pago de diciembre tampoco se

exigieron los pagos de seguridad social guardando correspondencia con

lo efectivamente devengado por los trabajadores.Por lo demás con las

actas parciales suscritas se evidencia cumplimiento del objeto

contractual.





2011.




No se pactó anticipo.

HALLAZGOS:

No.

HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

HA HD HF HP HS

53.

Falta de una debida planeación por no establecer un estudio

completo donde se establezca de manera pormenorizada y

clara la necesidad que sustente la contratación.

X X

Respuesta de la entidad. La ESE Santiago de Tunja, es una empresa descentralizada como es conocido por ustedes a la que NO le aplica el estatuto de contratación ni las normas que reglamentan a este, es por ello que dentro del manual de contratación de la empresa esta definida esta modalidad de contratación aprobada desde el año 2010. En el país mucho se ha discrepado sobre el tema de la contratación del personal de salud tan es así que la sentencia de la Corte Constitucional C-171 declaro exequible la contratación con terceros para el sistema de salud, en el estudio técnico claramente se establece las necesidades para cubrir procesos de prestación y la limitación que tiene la empresa para prestar los servicios con su propia planta de personal. Todo este proceso de contratación se realizó con un único fin dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1122 de 2007, donde no nos podemos dar el lujo de dejar tan solo un minuto de prestar los mencionados servicios para asegurar un derecho como es el de la salud.

Decisión de la Contraloría Municipal.

Si bien es cierto se puede contratar con terceros, la misma sentencia enunciada por la Empresa en la respuesta dice: “

“A este respecto, la Sala encuentra que se trata de una potestad o facultad de

contratación con terceros, de manera que no constituye una obligación o imperativo

para las Empresas Sociales del Estado el que tengan que operar a través de terceros o

desarrollar sus funciones a través de contratación con terceros, de manera que no puede

interpretarse en el sentido de que la norma obliga a las Empresas Sociales del Estado a

operar o contratar el desarrollo de sus funciones con terceros, sino que queda abierta

dicha potestad, facultad o competencia para estas empresas, con el fin de desarrollar

sus funciones, esto es, permitir la correcta prestación del servicio de salud. En este

sentido, se está ante la presencia de una autorización general para contratar con las

personas naturales o jurídicas de que trata la norma, autorización expresa que sin

embargo no puede desconocer las disposiciones constitucionales, legales, y la

jurisprudencia constitucional en la materia, en relación con los límites a la contratación

por parte de las entidades estatales, tanto en relación con los principios que deben regir





2011.



dicha contratación, la selección objetiva de los contratistas, y la prohibición de que se

contraten mediante prestación de servicios funciones permanentes o propias de la

entidad, que puedan desarrollar el personal de planta de la misma o que no requieran de conocimientos especializados.

Como se observa en el aparte se deben respetar las disposiciones constitucionales,

legales y las contendidas en el manual de contratación de la E.S.E y en este caso no se

contó con un análisis serio que determinara de manera clara cual era la necesidad y

tampoco se contemplo que a partir de dicha necesidad se requería para suplirla

determinados profesionales y en que áreas sino que basto para la entidad contratar

como se dijo en el estudio técnico: “El personal requerido según la propuesta entregada por

el operador externo es el siguiente:….”.

54.

Violación al ARTÍCULO 49º del manual de contratación de la

E.S.E. por cuanto se inició con la ejecución del contrato sin el

debido perfeccionamiento del mismo con la aprobación de la

póliza de garantía.

X

Se levanta el

hallazgo

disciplinario

Respuesta de la entidad. Si bien es cierto le es prohibido a la empresa hacer compromisos presupuestales de vigencias futuras esta contratación no es la excepción y bajo el principio de la buena fe el servicio de salud nunca paro. Una vez realizada la legalización del contrato con el lleno de los requisitos la póliza de garantía tiene cobertura desde el primer día del contrato. Como ustedes lo afirman se evidenció siempre el cumplimiento del objeto contractual.

Decisión de la Contraloría Municipal. Dado el cumplimiento del objeto contractual se levanta el hallazgo disciplinario, sin embargo se mantiene el administrativo por cuanto el art. 49 dispone que: (…) Para su ejecución, se requiere de la constitución de la garantía única por parte del contratista y la aprobación de la misma por parte del respectivo delegatario de contratación.(…)”. Por lo cual es recomendable que no se inicie la ejecución del contrato sin contar con la debida aprobación de la póliza.

55. Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, al artículo 1 de la Ley 828

de 2003 y art. 23 de la ley 1150 de 2007 por no exigencia de

los pagos de seguridad social sobre el valor efectivamente

Se levantan los

hallazgos.





2011.



ganado.

Respuesta de la entidad. El Ministerio de la Protección Social definió el modelo de tercerización de servicios en diciembre del año 2009, desde allí la contratación del personal de salud inicio un proceso de crisis al cual la contratación con cooperativas contribuyo a agudizarlo. A la ESE Santiago de Tunja no le aplica el estatuto de Contratación ella por su naturaleza tiene su propio manual y una vez contratados los servicios tercerizados no se contrata personal sino la realización de procesos definidos en la empresa, es por ello que lo que la empresa siempre ha hecho es exigir una planilla de cotización para poder verificar que se están haciendo los aportes, pero no es competencia nuestra exigir pagos sobre montos en desarrollo de este modelo establecido por el mismo gobierno.

Decisión de la Contraloría Municipal. Se levantan los hallazgos.

Dada que la inconsistencia se encontró en las cotizaciones realizadas por las personas que fueron contratadas por un tercero.

- CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS No. 006 de 2011. Contratista. COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO ACCION SOLIDARIA

Objeto. Se obliga para con la ESE Santiago de Tunja a contratar el personal para desarrollar la implementación de la atención primaria en salud con enfoque familiar el componente de SICAPS. Plazo. 4 MESES. Valor. ($ 160.000.000) PESOS M/CTE Modalidad de Contratación. CONTRATACION DIRECTA Estado. Liquidado. Supervisor: ANGELA CAMARGO CASTILLO



Se puede establecer falta de planeación y de un estudio completo,

donde se establezca de manera pormenorizada y clara la necesidad.

Estableciendo la necesidad de cada uno de las personas que se

necesitan en la entidad para satisfacer la necesidad, además el estudio

técnico no cumple con un análisis claro y profundo del valor estimativo

del contrato tan solo se limita a señalar que el valor del contrato es

$160.000.000 pesos m/cte, dineros que provienen del convenio suscrito





2011.



por la E.S.E.

La propuesta presentada no expone de manera clara la estimación del

valor a contratar al igual que los estudios técnicos de la E.S.E se limita a

dar un valor general del contrato, además tampoco se estipula en ella de

manera concreta el ofrecimiento de los servicios de personal que va a

poner a disposición para subsanar la necesidad planteada, como

tampoco adjunta con la propuesta pruebas de las calidades de las

personas que van a prestar los servicios tales como diplomas hojas de

vida experiencia.


El contrato contiene un objeto simple sin discriminación de que personal

pondrá a disposición la cooperativa con el fin de la implementación de la

atención primaria en salud con enfoque familiar, es decir que no

contiene especificaciones.

El contrato se firma el 29 de junio de 2011, sin embargo hasta el 18 de

julio de 2011 es notificada la supervisora del contrato.

En la carpeta del contrato no se encuentra acta de inicio sin embargo se

puede establecer que el contrato se perfecciona con el registro

presupuestal que en este caso es de fecha 21 de julio de 2011 y el plazo

de ejecución se contaría en este caso al tenor ARTICULO 41ºdel manual

de contratación de la empresa desde la fecha de aprobación de las

pólizas, las cuales reposan a folio 48 y 49 y tienen como fecha de

suscripción el 19 de julio de 2011 y como fecha de aprobación hasta el

22 de julio de 2011, a pesar de lo anterior el contrato a folio 51 de la

carpeta del contrato reposa certificado del cumplimiento del objeto por

todo el mes de julio suscrita por la supervisora Ángela Camargo Castillo

y también reposa factura de venta por el valor de $40.000.000 pesos

m/cte por el servicio presuntamente prestado en el mes de julio pero no

se encuentra ningún soporte sobre la ejecución del mismo ni se

estipulan qué actividades se realizaron en este mes, por esta razón se

establece presunto hallazgo fiscal por el valor de $40.000.000 pesos

m/cte

En la carpeta del contrato no se encuentran informes se supervisión

donde conste la ejecución del contrato con sus pormenores, por lo

anterior se estaría violando el ARTICULO 59º del manual de

contratación que reza: “INFORMES DE SUPERVISIÓN.De conformidad

con la periodicidad que se establezca en el contrato, los supervisores





2011.



rendirán informes sobre la ejecución y desarrollo de los mismos en los

que se indicarán las situaciones particulares y la forma y condiciones de

su ejecución”. Es por lo anterior que en caso de que no se allegue

informe indicando situaciones particulares del desarrollo mensual del

contrato se establecerá hallazgo fiscal por el total del valor del contrato.


No se pactó anticipo.

HALLAZGOS:

No.

HALLAZGOS

CLASE DE HALLAZGO

HA HD HF HP HS

56.

Falta de una debida planeación por no establecer un estudio

completo donde se establezca de manera pormenorizada y

clara la necesidad que sustente la contratación, junto con un

análisis de donde proviene el valor del contrato. Violando el

art. 3 del decreto 2474 de 2008.

X X

Respuesta de la entidad. La ESE Santiago de Tunja, es una empresa descentralizada como es conocido por ustedes a la que NO le aplica el estatuto de contratación ni las normas que reglamentan a este, es por ello que dentro del manual de contratación de la empresa esta definida esta modalidad de contratación aprobada desde el año 2010. Para la realización de proyectos temporales (PST, Salud pública, Vigilancia), así como la cobertura de las novedades que a diario se presentan en la empresa fue necesaria la contratación en su momento de una cooperativa de trabajo asociado. Como es obvio las novedades solo se conocen en su momento de presentación, pero se debe tener la disponibilidad inmediata de personal que las cubra y esta situación no es predecible, a la ESE Santiago de Tunja no le aplica el Decreto 2474 de 2008.

Decisión de la Contraloría Municipal. Se mantienen los hallazgos en razón a que se deben respetar los principios de la contratación dentro del cual se encuentra el de planeación como se ha reiterado en el análisis de respuesta de los hallazgos anteriores que tratan del principio de planeación





2011.



57.

Violación al ARTÍCULO 49º del manual de contratación de la

E.S.E. Por cuanto se inició con la ejecución del contrato sin el

debido perfeccionamiento del mismo con el registro

presupuestal.

X X

Respuesta de la entidad. Una vez revisada la base de datos de la información presupuestal en el sistema CNT se evidenció que hay un error en el sistema ya que efectivamente se cuenta con el CDP expedido de fecha 29 de Junio de 2011 por el área de presupuesto y el RP asignado contiene un error de fecha.

Decisión de la Contraloría Municipal. Se mantienen los hallazgos en razón a que no se puede constatar con la respuesta que set trato de un simple yerro de trascripción o mecanográfico, por cuanto no se adjuntaron pruebas al respecto.

58.

Presunto hallazgo fiscal porque no se encuentra soporte del

servicio prestado en el mes de julio de 2011 en desarrollo del

contrato, además porque el contrato se perfecciona hasta el

19 de julio y su ejecución iniciaría el 22 de julio de 2011 con la

aprobación de las pólizas, por lo anterior no es viable que se

cobre todo el mes de julio como servicio prestado por el

contratista, el valor del presunto hallazgo fiscal es de

$40.000.000 pesos m/cte.

X X X

Respuesta de la entidad. Una vez revisada la póliza se puede evidenciar que la cobertura de la misma va desde la iniciación del contrato, es decir, desde el 29 de Junio de 2011. Frente a la verificación del servicio prestado en el mes de Julio se puede afirmar que los soportes de dichas prestaciones de personal de salud se anexan a los soportes de cada uno de los proyectos en ejecución y a la carpeta de este contrato como fue evidenciado por ustedes se anexa la certificación de la Jefe de Enfermería supervisora que lidera el proyecto. Con dicha certificación se tiene la certeza de la realización de las actividades.

Decisión de la Contraloría Municipal. Se mantienen los hallazgos toda vez que como dice la Empresa Social del Estado en la

respuesta dada, se encontró tan solo la certificación de la supervisora sin ningún soporte del

servicio prestado en el mes de julio de 2011, además como se enunció en el análisis del





2011.



contrato, le fue notificada su calidad de supervisora, solo hasta el hasta el 18 de julio de

2011, por lo cual no se entiende porque certifica todo el mes de julio.

Además como se establece el manual de contratación de la E.S.E, el perfeccionamiento se

establece solo hasta contar con el RP el cual tiene fecha de 21 de julio y la ejecución del

contrato al tenor del art. 41 del manual, se contabiliza a partir de la aprobación de la póliza,

además se mantiene el hallazgo fiscal por valor de $40.000.000 millones de pesos, en razón

a que no se aporto ni se cuenta con ningún soporte sobre la ejecución del contrato en el

mes de julio, donde se estipule qué actividades se realizaron, las situaciones particulares y

la forma y condiciones de la ejecución del contrato en el mes de julio, por lo anterior y

teniendo en cuenta que no se adjunto con la réplica ninguna prueba sobre la ejecución del

contrato se mantiene el hallazgo fiscal.

59.

Violación al art. ARTICULO 59º del manual de contratación

que reza, en razón a que no se encuentran los informes de

supervisión, con las exigencias del articulado.

X X

Respuesta de la entidad. Dentro del Manual de contratación están establecidos los informes de supervisión que a la carpeta se anexan una vez realizadas dichas supervisiones la respectiva certificación del cumplimiento de ellas y de las actividades del contrato. Si se llegare a presentar alguna situación particular o anomalía no emite la mencionada certificación por parte del supervisor y no se realiza el pago. Dichas supervisiones se hacen de manera mensual y como fue evidenciado por ustedes en la carpeta reposa cada una de las certificaciones del mes correspondiente.

Decisión de la Contraloría Municipal. Se mantienen los hallazgos toda vez que los informes de supervisión deben contar con los requisitos establecidos en el art. 59 del manual de contratación, informes que deben contener las actividades que se realizaron, las situaciones particulares y la forma y condiciones de la ejecución del contrato.

- CONTRATO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO No.04 de 2011.

Contratista. CARDENAS RICO NANCY YAMILE Objeto. A mantenimiento preventivo y soporte técnico continuado para el parque informático también suministros de repuestos necesarios para el buen funcionamiento de tecnología informática de la ESESantiago de Tunja. PLAZO.Desde el 24 de enero al 31 de diciembre del año 2011. Valor. ($35.000.000).





2011.



Modalidad de Contratación. CONTRATACIÓN DIRECTA.

- CONTRATO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO No. 05 de 2011. Contratista. CARDENAS RICO NANCY YAMILE Objeto. A mantenimiento preventivo y soporte técnico continuado para el parque informático también suministros de repuestos necesarios para el buen funcionamiento de tecnología informática de la ESESantiago de Tunja. PLAZO.Desde el 24 de enero al 31 de diciembre del año 2011. Valor. ($35.000.000).

Modalidad de Contratación. CONTRATACIÓN DIRECTA. Dado que los dos contratos poseen los mismos aspectos y documentos, tienden a un objeto similar y teniendo en cuenta que es el mismo contratista se examinaron en conjunto de la siguiente manera:



En ninguno de los contratos, en los estudios técnicos previos no se evidencia un análisis económico profundo donde se establezcan las variables para poder determinar el valor a contratar, tan solo se limitan a decir que se toman de referencia los precios de mantenimientos anteriores y los actualizan con el IPC además se agrega que el presupuesto esta proyectado para 12 meses de servicio y como se observa en los contratos fueron suscritos el 24 de enero de 2011 y su vigencia fue hasta el 30 de diciembre de 2011 como consta en las actas de recibo parcial suscritas por la contratista y por el gerente de la entidad, además en las carpetas del contrato no se evidencia ningún manteniendo preventivo ni correctivo en el mes de diciembre por lo cual como tal solo se utilizaron estos servicios por 10 meses.


La pólizas de cumplimiento del contrato no se encuentran firmadas por el tomador como se observa en las carpetas del contrato sin embargo fueron aprobadas. En los dos contratos en la cláusula de supervisión y vigilancia se encuentra como supervisora la ingeniera Yolanda Bernal González, sin embargo los informes de interventoría los suscribe el gerente para la época el doctor Haison Omar Carrillo así como el acta de liquidación de los contratos. Al respecto se tienen que hacer las siguientes precisiones:

1. A pesar que el manual de contratación autorice al Gerente de la E.S.E para que liquide todos los contratos esto no se debe hacer y menos sin la constancia del interventor designado.

2. Debe existir un acto que sea notificado al supervisor donde se ponga en conocimiento la función encomendada y este es quien deba





2011.



suscribir las actas parciales y de liquidación. 3. El hecho que Gerente sea quien liquide los contratos no exime de

responsabilidad al supervisor del contrato en razón a que no existe un acto que le diga al supervisor que su función como tal haya cesado.

Como se dijo en la parte del informe del análisis de la etapa previa de los contratos, la estimación del valor obedecía a un periodo de 12 meses y el contrato fue suscrito el 24 de enero de 2011 y en el mes de diciembre no se registro ningún mantenimiento ni correctivo ni preventivo pero sin embargo se ejecuto el 100% y no quedo saldo a favor de la empresa. En las cláusulas de los objetos y el alcance de los contratos de mantenimientos tanto preventivos como correctivos de los del parque informático de la ESE se contempla el suministro de repuestos necesarios, pero además se celebró por separado el contrato para suministro de repuestos biomédicos e informáticos No. 6 de 2011. De otra parte, como valor y forma de pago en los contratos se estableció que el valor del contrato es indeterminado pero determinable y para efectos presupuestales se tomaba el valor de $35.000.000 y el pago seria realizado mensualmente de acuerdo a las actividades realizadas por el contratista, previa presentación de las cuentas de cobro e informe avalado por el interventor quien certifica su cumplimiento. Frente a lo anterior, en primer lugar no se realizaron pagos mensuales ni cuentas parciales mensuales que pudieran establecer de manera más clara los valores en los que se incurrieron en los dos contratos, sino que se compilaban varios meses en un solo informe suscrito por el Gerente, quien no era el supervisor, acompañadas las acta con facturas de venta en las cuales se discrimina el valor de cada mes por $3.181.818, es decir que sin importar el número o calidades de los mantenimientos ni de los suministros en los que se incurra se pagó el mismo valor en los dos contratos, lo anterior describe un actuar antieconómico y poco eficiente en lo que respecta al manejo de recursos públicos, también no se entiende como con los reportes de servicio técnico que reposan en las carpetas del contrato no se establece de manera clara cuales son los repuestos que se instalaron indicando sus calidades, marcas, características. Se establece hallazgo fiscal por el valor de $6.363.636que corresponden al valor cobrado por el contratista y certificado como cumplido por el Gerente sin tener ningún soporte o reporte de servicio técnico de manteniendo preventivo ni correctivo realizado en el mes de diciembre. Estos contratos suman $70.000.000 pesos m/cte para el mantenimiento de 52 computadores y 18 impresoras, y si se observa en la contratación realizada por la ESE el contrato No.36 de 2011 de suministro de 10 computadores de computo, cuesta cada uno $1.322.200 y con éstos contratos de mantenimiento se esta gastando la suma de $1.000.000 en solo 10 meses por cada equipo que son 70 en total entre impresoras y





2011.



computadores, en razón a lo anterior se podría establecer que el actuar de la E.S.E con estos dos contratos fue enmarcada en una gestión ineficiente y antieconómica. Se encontró también que no existió la debida supervisión en cuanto a la exigencia de el pago de aportes parafiscales guardando equivalencia con el monto pagado, como ocurre en el pago del mes de noviembre la contratista realiza su cotización sobre un salario mínimo y no sobre el 40% del valor del pago, además la contratista adjunta pagos del señor Edwin Riaño donde se constata solo aportes a salud.

No. HALLAZGOS

CLASE DE HALLAZGO

HA HD HF HP HS

60.

Falta de una debida planeación y una estimación de el

análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando

las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la

respectiva contratación.

X X

Respuesta de la entidad. La ESE Santiago de Tunja, es una empresa descentralizada como es conocido por ustedes a la que NO le aplica el estatuto de contratación ni las normas que reglamentan a este, es por ello que dentro del manual de contratación de la empresa esta definida esta modalidad de contratación aprobada desde el año 2010. Es por ello que no le es aplicable a este empresa el Decreto 2474 de 2008. Si bien es cierto el contrato de mantenimiento preventivo no conlleva el mismo objeto contractual del contrato de mantenimiento correctivo ya que son dos conceptos diferentes de realización de actividades de este tipo en una institución de salud. La Secretaría de Salud de Boyacá hace exigible la contratación obligatoria de los dos tipos de mantenimiento así como la asignación obligatoria del 5% del valor del presupuesto para el área de mantenimiento y en la empresa con ese valor se realizó una distribución equitativa de montos para cubrir las obligaciones en mantenimiento tanto preventivas como correctivas de esta área. No se puede afirmar que la gestión fue ineficiente y anti económica cuando por una parte se dio cumplimiento a la totalidad del plan de mantenimiento en esta área, se ejecuto la totalidad del recurso correspondiente asignado de acuerdo a las exigencias de la Secretaria de Salud de Boyacá. Frente a la supervisión como fue evidencia por ustedes se consolido en actas que soportan la ejecución de los contratos, pero la auditoría realizada por ustedes no revisó las hojas de vida de los equipos que es donde se consigna cada actividad a cada uno de ellos y los repuestos suministrados e instalados en cada equipo tal como lo exige la Secretaria de Salud de Boyacá cuando hace revisión de los equipos y de sus condiciones de habilitación. Es allí donde la contraloría puede verificar la realización de cada uno de los dos tipos de mantenimiento que se contrataron y que se ejecutaron.






2011.



Se mantienen los hallazgos. Si bien es cierto las E.S.E cuentan con un régimen especial en contratación deben respetar los principios de la contratación estatal como el de planeación y este compone el realizar un análisis que contemple los pormenores del contrato a desarrollar tales como valor, equipos a revisar y posibles costos asociados. Se mantienen los hallazgos toda vez q no existe un estudio serio en la etapa de planeación donde se establezca de manera clara que compone el objeto a contratar y la estimación del valor del contrato, además teniendo en cuenta las siguientes consideraciones de debe contar siempre con planeación en las actuaciones contractuales de la E.S.E: Si bien es cierto la E.S.E cuenta con un régimen especial para que puedan competir en con el sector privado en salud, se hace la aclaración que no se puede desconocer los principios constitucionales de las actuaciones administrativas, así como los principios legales como el de planeación de la contratación estatal, mas aun cuando se trate de estos contratos tal y como lo ha señalo La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, radicado No 1,127 del 20 de agosto de 1998 donde se ha pronunciado respecto a la legislación aplicable en materia contractual de las empresas sociales del Estado en los siguientes términos: “Por regla general en materia de contratación las Empresas Sociales del Estado se rigen por las normas ordinarias de derecho comercial o civil. En el caso de que discrecionalmente, dichas empresas hayan incluido en el contrato cláusulas excepcionales, éstas se regirán por las disposiciones de la Ley 80 de 1993. Salvo en este aspecto, los contratos seguirán regulados por el derecho privado. Cuando las Empresas Sociales del Estado necesiten celebrar contratos relacionados con la construcción de obras, consultarías, prestación de servicios para desarrollar actividades concernientes a la administración o funcionamiento de la entidad, concesión de obras o de servicios públicos, encargos fiduciarios y fiducia pública, deberán aplicar las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993, por tratarse de contratos de derecho público que disponen de regulación especial.” Por otro lado se debe tener en cuenta que según el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, pese al régimen especial sin desconocer que deben siempre aplicarse los principios función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previstas legalmente para la contratación estatal. Por todo lo anterior y al tratarse de recursos públicos se deben respetar los principios tales como el planeación.

61.

Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, al artículo 1 de la Ley 828 de 2003 y art. 23 de la ley 1150 de 2007por no exigencia de los pagos de seguridad social sobre el valor efectivamente ganado.

X X






2011.



Si bien es cierto, la empresa realizó la verificación de los aportes único requisito de ley establecido por el art. 23 del Decreto 1703 de 2002, no estaba definido como una obligación dentro de la minuta contractual un monto de la mencionada cotización, situación que se ajusto en la empresa como inclusión en las minutas de acuerdo a la normatividad vigente.

Decisión de la Contraloría Municipal. Se levanta el hallazgo disciplinario pero se mantiene el administrativo para que se de cumplimiento a la cotización sobre el 40% del valor mensual izado del contrato que se debe pagar como aportes a seguridad social por parte de los contratistas independientes atendiendo la circular conjunta 000001 de 2004, del Ministerio de Protección social.

(ver) El concepto del ministerio de la protección social número 212167 de junio de 2008.

62.

Hallazgo fiscal por valor de $6.363.636 que corresponden al valor cobrado por el contratista y certificado como cumplido por el Gerente en los contratos de mantenimiento preventivo y correctivo sin tener ningún soporte o reporte de servicio técnico de manteniendo preventivo ni correctivo realizado en el mes de diciembre.

X X X

Respuesta de la entidad. Con el fin de clarificar la situación ante la contraloría se define que el cumplimiento no solo fue evidenciado en las actas firmadas por el gerente si no que además como ya se explico todas las actividades no solo las realizadas en el mes de diciembre son consignadas en las hojas de vida de los equipos. En el acta que firmo el Gerente como es obvio no hay ningún soporte o reporte de servicio ya que dichas actas salieron precisamente de la verificación de la realización de las actividades y de la consignación de estas en dada una de las hojas de vida de los equipos. Es de anotar que la Secretaria de Salud de Boyacá hace la revisión efectiva de dichos mantenimientos y una vez recibidos los conceptos favorables de cada mantenimiento se procede a realizar los trámites de pago a este contratista si no hay visto bueno por la Secretaria de Salud de Boyacá no se realizan pagos ya que ello evidencia incumplimiento.

Decisión de la Contraloría Municipal. En la revisión realizada por la contraloría se constato en la carpeta del contrato todos los mantenimientos realizados en los equipos de los demás meses de la ejecución de los contratos, sin embargo no se encontraron los mantenimientos realizados a los equipos en Diciembre, por otro lado junto con la persona encargada de los mantenimientos y con la supervisora del contrato, la Ingeniera Yolanda Bernal, se pudo verificar que no era cierto, como se afirmo en la réplica, que reposaban en las carpetas de los equipos las constancias de los mantenimientos realizados en el mes de diciembre, por lo anterior y toda vez que la Empresa auditada no aportó las pruebas en la réplica como lo pudo haber realizado, Se mantienen los hallazgos.





2011.



- CONTRATO DE MANTENIMIENTO No. 001 de 2011.

Contratista. JAIRO HUMBERTO MARTINEZ REYES

Objeto. Mantenimiento preventivo a la infraestructura física de la ESESantiago de Tunja.

Supervisor: Jaime Humberto Rodríguez Barreto, Victor Guillermo Niño Espejo.

Plazo.24 de enero de 2011 al 31 de diciembre de 2011. Valor. ($30.000.000) m/cte. Modalidad de Contratación. Contratación directa Estado. Liquidado.



En los estudios técnicos previos no se evidencia un análisis económico profundo donde se establezcan las variables para poder determinar el valor a contratar, tan solo se limitan a decir que se toman de referencia los precios de mantenimientos anteriores y los actualizan con el IPC además se agrega que el presupuesto esta proyectado para 12 meses de servicio y como se observa en los contratos fueron suscritos el 24 de enero de 2011 y su vigencia fue hasta el 30 de diciembre de 2011 como consta en las actas de recibo parcial suscritas por la contratista y por el gerente de la entidad.


En los dos contratos en la cláusula de supervisión y vigilancia y en el acto administrativo dirigido al subgerente Administrativo y al Coordinador de mantenimiento de la Empresa a folio 22, se les encarga la labor de interventor y coordinador del contrato, sin embargo los informes de interventoria los suscribe el gerente para la época el Doctor Haison Omar Carrillo así como el acta de liquidación de los contratos. Al respecto se tienen que hacer las siguientes precisiones:

1. A pesar que el manual de contratación autorice al Gerente de la E.S.E para que liquide todos los contratos esto no se debe hacer y menos sin la constancia del interventor designado.

2. El hecho que Gerente sea quien liquide los contratos no exime de responsabilidad al supervisor del contrato en razón a que no existe un acto que le diga al supervisor que su función como tal haya cesado.

Por otra parte, como valor y forma de pago en los contratos se estableció que el valor del contrato es indeterminado pero determinable y para efectos presupuestales se tomaba el valor de $30.000.000 y el pago seria realizado mensualmente de acuerdo a las actividades realizadas por el contratista, previa presentación de las cuentas de cobro e informe avalado por el interventor quien certifica su cumplimiento. Frente a lo anterior, en primer lugar no se realizaron pagos mensuales ni cuentas parciales mensuales que pudieran establecer de manera más clara los valores en los que se incurrieron en este contrato: por no tener clara la estimación del valor del





2011.



contrato con sus variables como lo establece el art. 3 del decreto 2474 de 2008, se establecen un valor mensual sin importar el número o calidades de los mantenimientos ni de los suministros en los que se incurra, se pago el mismo valor al del contrato de mantenimiento correctivo el cual si tiene un estimativo de precios en los que se incurre con cada mantenimiento. Lo anterior describe un actuar antieconómico y poco eficiente en lo que respecta al manejo de recursos públicos y más aun si se observa que el presupuesto estaba fijado para 12 meses pero el contrato solo duro 11 y se dividió el mismo presupuesto en el tiempo de duración dando un valor mensual de $2.727.272 m/cte, siendo que estaba contemplado en $2.500.000 desde el estudio técnico, entonces no se entiende porqué la poca planeación de se observa en la estimación del valor del contrato no es tenida si quiera en cuenta en el contrato. Se encontró también que no existió la debida supervisión en cuanto a la exigencia del pago de aportes parafiscales guardando equivalencia con el monto pagado, como ocurre en el pago del mes de noviembre.

No.

HALLAZGOS

CLASE DE HALLAZGO

HA HD HF HP HS

63.




respectiva contratación.

X X

Respuesta de la entidad. La ESE Santiago de Tunja, es una empresa descentralizada como es conocido por ustedes a la que NO le aplica el estatuto de contratación ni las normas que reglamentan a este, es por ello que dentro del manual de contratación de la empresa está definida esta modalidad de contratación aprobada desde el año 2010. Es por ello que no le es aplicable a este empresa el Decreto 2474 de 2008. Si bien es cierto el contrato de mantenimiento correctivo en el caso de la infraestructura no se pago mensualmente estoy se dio en razón a que el contratista no radico las cuentas. No es que no haya importado el número ni las calidades de los mantenimiento o de los suministros, el monto se tomo con base en los valores ejecutados totalmente a 2010, las actividades pendientes por realizar para evitar el deterioro de las diferentes infraestructuras de los diez centros de salud de la empresa y del Centro de Recuperación Nutricional. La Secretaría de Salud de Boyacá hace exigible la contratación obligatoria de este tipo de mantenimiento así como la asignación obligatoria del 5% del valor del presupuesto para el área de mantenimiento y en la empresa con ese valor se realizó una distribución equitativa de montos para cubrir las obligaciones en mantenimiento tanto





2011.



preventivas como correctivas de esta área. Las evidencias de la realización de las obras correctivas también se encuentran en cada uno de los centros de salud ya que es allí donde la Secretaria de Salud de Boyacá verifica las mismas, situación que no fue revisada por la contraloría.

Decisión de la Contraloría Municipal. Se mantienen los hallazgos toda vez q no existe un estudio serio en la etapa de planeación donde se establezca de manera clara que compone el objeto a contratar y la estimación del valor del contrato, además teniendo en cuenta las siguientes consideraciones de debe contar siempre con planeación en las actuaciones contractuales de la E.S.E: Si bien es cierto la E.S.E cuenta con un régimen especial para que puedan competir en con el sector privado en salud, se hace la aclaración que no se puede desconocer los principios constitucionales de las actuaciones administrativas, así como los principios legales como el de planeación de la contratación estatal, mas aun cuando se trate de estos contratos tal y como lo ha señalo La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, radicado No 1,127 del 20 de agosto de 1998 donde se ha pronunciado respecto a la legislación aplicable en materia contractual de las empresas sociales del Estado en los siguientes términos: “Por regla general en materia de contratación las Empresas Sociales del Estado se rigen por las normas ordinarias de derecho comercial o civil. En el caso de que discrecionalmente, dichas empresas hayan incluido en el contrato cláusulas excepcionales, éstas se regirán por las disposiciones de la Ley 80 de 1993. Salvo en este aspecto, los contratos seguirán regulados por el derecho privado. Cuando las Empresas Sociales del Estado necesiten celebrar contratos relacionados con la construcción de obras, consultarías, prestación de servicios para desarrollar actividades concernientes a la administración o funcionamiento de la entidad, concesión de obras o de servicios públicos, encargos fiduciarios y fiducia pública, deberán aplicar las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993, por tratarse de contratos de derecho público que disponen de regulación especial.” Por otro lado se debe tener en cuenta que según el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, pese al régimen especial sin desconocer que deben siempre aplicarse los principios función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previstas legalmente para la contratación estatal. Por todo lo anterior y al tratarse de recursos públicos se deben respetar los principios tales como el planeación.

64. Violación al Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, al artículo 1 de la Ley 828 de 2003 y art. 23 de la ley 1150 de 2007 por no exigencia de los pagos de seguridad social sobre el monto exigido y falta de supervisión del contrato.

X

Se levanta el

hallazgo

disciplinario

Respuesta de la entidad. Si bien es cierto, la empresa realizó la verificación de los aportes único requisito de ley





2011.



establecido por el art. 23 del Decreto 1703 de 2002, no estaba definido como una obligación dentro de la minuta contractual un monto de la mencionada cotización, situación que se ajusto en la empresa como inclusión en las minutas de acuerdo a la normatividad vigente. El contratista no hizo evasión por cuanto se verificaron el pago de sus aportes a seguridad social. A la ESE Santiago de Tunja no le aplica el Estatuto de Contratación. La supervisión se realizó efectivamente cono fue consignado en las actas que revisó la Contraloría. Verificación de cumplimiento que también hace la Secretaria de Salud de Boyacá y con el visto bueno de esta se realizaron las liquidaciones y los pagos.



- CONTRATO DE MANTENIMIENTO No. 002 de 2011. Contratista. JAIRO HUMBERTO MARTINEZ REYES

Objeto. Mantenimiento correctivo a la infraestructura física de la ESESantiago de Tunja.

Supervisor: JAIME HUMBERTO RODRIGUEZ BARRETO, VICTOR GUILLERMO NIÑO

ESPEJO.

Plazo.24 de enero de 2011 al 31 de diciembre de 2011. Valor. ($ 30.000.000) M/CTE Modalidad de Contratación. Contratación directa Estado. Liquidado.



En los estudios técnicos previos no se evidencia un análisis económico profundo donde se establezcan las variables para poder determinar el valor a contratar, tan solo se limitan a decir que se toman de referencia los precios de mantenimientos anteriores y los actualizan con el IPC, además se agrega que el presupuesto está proyectado para 12 meses de servicio y como se observa en los contratos fueron suscritos el 24 de enero de 2011 y su vigencia fue hasta el 30 de diciembre de 2011 como consta en las actas de recibo parcial suscritas por la contratista y por el gerente de la entidad, sin embargo se ejecuto la totalidad del contrato en dinero.


En los dos contratos en la cláusula de supervisión y vigilancia y en el acto administrativo dirigido al subgerente Administrativo y al Coordinador de mantenimiento de la Empresa a folio 22, se les encarga la labor de interventor y coordinador del contrato, sin embargo los informes de interventoria los suscribe el gerente para la época el doctor Haison Omar Carrillo así como el acta de liquidación de los contratos. Al respecto se tienen que hacer las siguientes precisiones:





2011.



1. A pesar que el manual de contratación autorice al Gerente de la

E.S.E para que liquide todos los contratos esto no se debe hacer y menos sin la constancia del interventor designado.

2. El hecho que Gerente sea quien liquide los contratos no exime de responsabilidad al supervisor del contrato en razón a que no existe un acto que le diga al supervisor que su función como tal haya cesado.

En este contrato si se encuentran estipulados los valores en los que incurrió el contratista al realizar el mantenimiento además se encuentra soporte fotográfico de los mantenimientos. Se encontró también que no existió la debida supervisión en cuanto a la exigencia del pago de aportes parafiscales guardando equivalencia con el monto pagado, como ocurre en el pago del mes de noviembre.

No.

HALLAZGOS

CLASE DE HALLAZGO

HA HD HF HP HS

65.




respectiva contratación, violando el art. 3 del decreto 2474.

X X

Respuesta de la entidad. La ESE Santiago de Tunja, es una empresa descentralizada como es conocido por ustedes a la que NO le aplica el estatuto de contratación ni las normas que reglamentan a este, es por ello que dentro del manual de contratación de la empresa está definida esta modalidad de contratación aprobada desde el año 2010. Es por ello que no le es aplicable a este empresa el Decreto 2474 de 2008. Si bien es cierto el contrato de mantenimiento correctivo en el caso de la infraestructura no se pago mensualmente estoy se dio en razón a que el contratista no radico las cuentas. No es que no haya importado el número ni las calidades de los mantenimiento o de los suministros, el monto se tomo con base en los valores ejecutados totalmente a 2010, las actividades pendientes por realizar para evitar el deterioro de las diferentes infraestructuras de los diez centros de salud de la empresa y del Centro de Recuperación Nutricional. La Secretaría de Salud de Boyacá hace exigible la contratación obligatoria de este tipo de mantenimiento así como la asignación obligatoria del 5% del valor del presupuesto para el área de mantenimiento y en la empresa con ese valor se realizó una distribución equitativa de montos para cubrir las obligaciones en mantenimiento tanto preventivas como correctivas de esta área. Las evidencias de la realización de las obras





2011.



correctivas también se encuentran en cada uno de los centros de salud ya que es allí donde la Secretaria de Salud de Boyacá verifica las mismas, situación que no fue revisada por la contraloría.

Decisión de la Contraloría Municipal. Se mantiene el hallazgo administrativo pero se levanta el disciplinario toda vez que se verificó el cumplimiento del objeto del contrato, sin embargo es de aclarar lo siguiente: No existió un estudio serio en la etapa de planeación donde se establezca de manera clara que compone el objeto a contratar y la estimación del valor del contrato, además teniendo en cuenta las siguientes consideraciones de debe contar siempre con planeación en las actuaciones contractuales de la E.S.E. Si bien es cierto la E.S.E cuenta con un régimen especial para que puedan competir en con el sector privado en salud, se hace la aclaración que no se puede descocer los principios constitucionales de las actuaciones administrativas, así como los principios como el de planeación de la contratación estatal, mas aun cuando se trate de estos contratos tal y como lo ha señalo La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, radicado No 1,127 del 20 de agosto de 1998, se ha pronunciado respecto a la legislación aplicable en materia contractual de las empresas sociales del Estado en los siguientes términos: “Por regla general en materia de contratación las Empresas Sociales del Estado se rigen por las normas ordinarias de derecho comercial o civil. En el caso de que discrecionalmente, dichas empresas hayan incluido en el contrato cláusulas excepcionales, éstas se regirán por las disposiciones de la Ley 80 de 1993. Salvo en este aspecto, los contratos seguirán regulados por el derecho privado. Cuando las Empresas Sociales del Estado necesiten celebrar contratos relacionados con la construcción de obras, consultarías, prestación de servicios para desarrollar actividades concernientes a la administración o funcionamiento de la entidad, concesión de obras o de servicios públicos, encargos fiduciarios y fiducia pública, deberán aplicar las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993, por tratarse de contratos de derecho público que disponen de regulación especial.” Por otro lado se debe tener en cuenta que pese al régimen especial sin desconocer que deben siempre aplicarse los principios función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previstas legalmente para la contratación estatal. Por todo lo anterior y al tratarse de recursos públicos se deben respetar los principios tales como el planeación. Por otro lado fueron verificados con los soportes que se encontraban en el contrato las evidencias de la realización de las obras correctivas porque de no ser así se hubiese establecido un presunto hallazgo fiscal.

66. Violación al Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, al artículo 1 de la Ley 828 de 2003 y art. 23 de la ley 1150 de 2007 por no exigencia de los pagos de seguridad social sobre el

X Se levanta el

hallazgo





2011.



monto exigido y falta de supervisión del contrato.

Respuesta de la entidad. Si bien es cierto, la empresa realizó la verificación de los aportes único requisito de ley establecido por el art. 23 del Decreto 1703 de 2002, no estaba definido como una obligación dentro de la minuta contractual un monto de la mencionada cotización, situación que se ajusto en la empresa como inclusión en las minutas de acuerdo a la normatividad vigente. El contratista no hizo evasión por cuanto se verificaron el pago de sus aportes a seguridad social. A la ESE Santiago de Tunja no le aplica el Estatuto de Contratación. La supervisión se realizó efectivamente cono fue consignado en las actas que revisó la Contraloría. Verificación de cumplimiento que también hace la Secretaria de Salud de Boyacá y con el visto bueno de esta se realizaron las liquidaciones y los pagos.



- CONTRATO DE SUMINISTRO No. 003 de 2011. Contratista. RUIZ PERILLA LAUDICE YANETH Objeto. Asesorar y apoyar integralmente las actividades de presupuesto de la Empresa Social del Estado Santiago de Tunja. Supervisor: JAIME HUMBERTO RODRIGUEZ BARRETO. Plazo.03 de enero al 21 de diciembre de 2011. VALOR. ($31.020.000) PESOS M/CTE Modalidad de Contratación. CONTRATACIÓN DIRECTA Estado. Liquidado.



Cumple de manera general con los requisitos establecidos en el manual de contratación de la Empresa. Se realizó en la etapa previa la descripción de la necesidad planteada.

LEGALIDAD EN LA ETAPA

El contrato cumple con los requisitos establecidos en el manual de contratación sin embargo al realizar los pagos al contratista no se evidencia la exigencia hecha sobre el pago de sus aportes de seguridad guardando





2011.



CONTRACTUAL

relación entre el valor efectivamente recibido cada mes y la cotización a la que había lugar, por cuanto en todos los meses la contratista cotizó sobre el salario mínimo y sus ingresos mensuales eran de $2.585.000 pesos m/cte. por lo cual se tenía que exigir cotización sobre el 40% de este valor, se configura violación al art. 50 de la ley 789 de 2002.

No.

HALLAZGOS

CLASE DE HALLAZGO

HA HD HF HP HS

67. Se configura violación al art. 50 de la ley 789 de 2002, por la no exigencia de las cotizaciones de seguridad social guardando relación con el valor pagado al contratista.

X

Se levanta el

hallazgo

disciplinario

Respuesta de la entidad. El contratista no hizo evasión por cuanto se verificaron el pago de sus aportes a seguridad social. Dentro de las minutas contractuales no se generaba obligación alguna sobre algún monto, situación que ha sido ajustada por la empresa para la redacción de las minutas. Los contratos de prestación de servicios de personal profesional no les aplica el pago de aportes parafiscales.

Decisión de la Contraloría Municipal. Se levanta el hallazgo disciplinario pero se mantiene el administrativo para que se de cumplimiento a la cotización sobre el 40% del valor mensual izado del contrato que se debe pagar como aportes a seguridad social por parte de los contratistas independientes atendiendo la circular conjunta 000001 de 2004, del Ministerio de Protección social. (ver) El concepto del ministerio de la protección social número 212167 de junio de 2008.

- CONTRATO DE SUMINISTRO No. 002 de 2011. Contratista. SUPERMERCADO FAMILIAR LTDA

Objeto.Contratación de servicios de supermercado para alimentos perecederos, no

perecederos y semiperecederos.

Supervisor: NELLY JAZMIN RUIZ.

Plazo.Del 05 de enero al 31 de diciembre de 2011. Valor. ($40.000.000) m/cte. Modalidad de Contratación. Contratación directa Estado. Liquidado.


LEGALIDAD EN LA

Cumple de manera general con los requisitos establecidos en el manual de contratación de la Empresa.





2011.



ETAPA PRE – CONTRACTUAL


Con la suscripción del contrato no se le exigió al contratista demostrar que se encontraba al día con los aportes al sistema de seguridad social contraviniendo el artículo 49ºdel manual de contratación de la empresa. En este contrato se encontraron todas y cada una de las entregas realizadas por parte del contratista al Centro de Recuperación como consta en las actas de entrega suscritas, por cual se puede establecer que existió cumplimiento del objeto contractual Al realizar los pagos al contratista no se evidencia la exigencia hecha sobre el pago de sus aportes de seguridad social violando el parágrafo único del art. 39 del manual de contratación de la empresa que reza: “PARÁGRAFO. Para la realización de cada pago el contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del Sena, ICBF y cajas de compensación familiar, cuando corresponda.” A folio 34 de la carpeta del contrato se observa cuenta de cobro dirigida a la E.S.E con fecha del 01 de enero de 2011 y recibida por la entidad el 04 de febrero de 2011 por un valor de $1.392.889 pesos en la cual se están cobrando todas las entregas del mes de enero, lo cual puede evidenciar posiblemente una legalización de hechos cumplidos en razón a que el contrato fue suscrito hasta el 05 de enero de 2011.

No.

HALLAZGOS

CLASE DE HALLAZGO

HA HD HF HP HS

68. Con la suscripción del contrato y con los pagos no se le exigió al contratista demostrar que se encontraba al día con los aportes al sistema de seguridad social contraviniendo los art. 39 y 49 del manual de contratación de la empresa.

X

Se levanta el

hallazgo

disciplinario.

Respuesta de la entidad. Una vez revisadas las minutas contractuales se evidenció que este tipo de contrato no contiene la obligación del soporte de dichos aportes por lo que se ajusto el ejercicio administrativo para incluir en el cuerpo de la minuta esta obligación.

Decisión de la Contraloría Municipal. Se levanta el hallazgo disciplinario pero se mantiene el administrativo para que se incluya





2011.



dentro del plan de mejoramiento el cumplimiento de las obligaciones que tratan los art. 39 y 49 del manual de contratación de la entidad.

69. Presunta legalización de hechos cumplidos por cuanto se evidencian cuentas de cobro y facturas anteriores al contrato.

Se levantan los

hallazgos.

Respuesta de la entidad. Una vez revisada la carpeta se afirma que el contrato efectivamente se suscribió el 5 de Enero de 2011, la cuenta de cobro efectivamente fue radicada en la ESE el 4 de febrero de 2011 cobrando los suministros del mes de Enero y en donde es evidente que contiene un error en la fecha no siendo de enero si de febrero. Adicionalmente el proveedor está obligado a facturar por pertenecer al Régimen común, factura No ED-10578 de fecha Febrero 1/2011 que se encuentra a folios 32-33 de la carpeta que es el soporte verdadero para el pago, la cuenta de cobro la envía el proveedor junto con la factura y se anexa todo a la capeta. Es importante dejar claro como lo afirma la contraloría que existió cumplimiento del objeto contractual.

Decisión de la Contraloría Municipal. Se acepta la explicación dada por la entidad y teniendo en cuenta que se anexo la factura se levantan los hallazgos.

- CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 003 de 2011.

Contratista. GERENCIA LEGAL INTEGRAL DE COLOMBIA SAS. Objeto.Contratación de un profesional del área del derecho para la licitación. Diseño y construcción del puesto de salud de Runta y primera etapa del hospital de primer nivel de la ESESantiago de Tunja. Supervisor: JAIME HUMBERTO RODRIGUEZ BARRERO Plazo. 7 MESES VALOR. ($8,400,000) M/CTE Modalidad de Contratación. CONTRATACIÓN DIRECTA Estado. Liquidado. Observación: Con la firma del contrato y perfeccionamiento no se exigió que el contratista acreditara que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y cajas de compensación familiar.

HALLAZGOS

CLASE DE HALLAZGO

HA HD HF HP HS





2011.



No.

70.

Violación art. 49 del Manual de Contratación el cual reza: “. PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION DEL CONTRATO. (….) Adicionalmente, el contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y cajas de compensación familiar, cuando corresponda.

X

Se levanta el

hallazgo

disciplinario.

Respuesta de la entidad. Una vez revisadas las minutas contractuales se evidenció que este tipo de contrato no contiene la obligación del soporte de dichos aportes por lo que se ajusto el ejercicio administrativo para incluir en el cuerpo de la minuta esta obligación.

Decisión de la Contraloría Municipal. Se levanta el hallazgo disciplinario pero se mantiene el administrativo para que se incluya dentro del plan de mejoramiento el cumplimiento de las obligaciones que tratan los art. 39 y 49 del manual de contratación de la Empresa.

- CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 002 de 2011. Contratista. MONGUI PALACIOS EDUARD WANDERLEY

Objeto.Contratación de un profesional del área de la salud especializado en auditoría de

cuentas SPGC en salud y SGSSS para la ESESantiago de Tunja.

Supervisor: YOLANDA BERNAL GONZALEZ.

Plazo.Del 05 de enero al 31 de diciembre de 2011. Valor. ($96.000.000) pesosm/cte. Modalidad de Contratación. Contratación directa Estado. Liquidado.



En el estudio técnico se manifiesta que el valor del contrato se toma por algunos precios del mercado, pero no se adjuntan las cotizaciones de empresas ni personas naturales que presten esta clase de servicios.


En el contrato se pactó como forma de pago un 50% del valor como anticipo

y por tratarse de un contrato de prestación de servicios podría generar una

desviación de la figura del anticipo, este anticipo tiene fundamento en razón

a que el contrato se trata de actividades intelectuales.

No se cumplió con lo previsto en el artículo 39 del Estatuto de Contratación

del la E.S.E toda vez que no se realizó una justificación, de manera clara,

sobre la pertinencia del anticipo en los Estudios Previos.





2011.



Al entregar el anticipo en este contrato de prestación de servicios, el cual no

se justifica, se están poniendo en riesgo los dineros públicos y más aun

como en este caso donde no se evidencia soporte alguno de la supervisión

sobre el manejo del anticipo.

Reiteramos la preocupación por el pago de anticipo en contratos de

prestación de servicios profesionales y que las empresa no incluya la

justificación para el pacto de dicha modalidad de pago como, máxime

cuando el riesgo de que se genere un detrimento patrimonial en estos casos

es muy alto.

En esta etapa también se evidenció que no se cumplió con el precepto contenido en el art 49 del Manual de Contratación de la E.S.E ya que no se exigió al contratista en el momento de perfeccionamiento del contrato que acreditara estar al día en el pago de sus aportes a la seguridad social.

El contrato es suscrito con el Señor Edward W. Mongui Palacios como

persona natural, quien acreditó su experiencia e idoneidad para ejecutar el

objeto contractual lo cual sustentaba su selección objetiva, pero se observa

en la carpeta del contrato que quien desarrolló el objeto contractual fue la

doctora Sandra Jazmín Sánchez Leal quien no demuestra mayor

experiencia en cuanto al objeto contractual, además es de anotar que los

contratos de prestación de servicios deben ser intuito personae y es por

sus calidades e idoneidad que se suscriben con determinada persona y por

esta razón no se entiende de porqué toda la ejecución del contrato recayó

en persona distinta a con quien se suscribió el contrato.

No.

HALLAZGOS

CLASE DE HALLAZGO

HA HD HF HP HS

71. No se encuentran las cotizaciones realizadas para poder determinar el valor del contrato.

Se levanta el hallazgo.

Respuesta de la entidad. La ESE Santiago de Tunja, es una empresa descentralizada como es conocido por ustedes a la que NO le aplica el estatuto de contratación ni las normas que reglamentan a este, es por ello que dentro del manual de contratación de la empresa esta definida esta modalidad de contratación aprobada desde el año 2010 de manera directa. Toda vez que a la luz del Art.21 del Manual de Contratación se definen las modalidades de contratación y en el





2011.



numeral 3 la contratación directa, también define a través de literales que aplican para este contrato como son el b) adquisición de servicios para el apropiado cumplimiento del objeto y fines de la empresa y el literal i) para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que solo pueden encomendarse a determinadas personas. Que para el caso es el auditor de la institución quien como lo expresa la Contraloría acredito su experiencia e idoneidad y ejecuto el contrato, por lo que en su momento por la modalidad escogida antes soportada no se requería cotizaciones.

Decisión de la Contraloría Municipal. Se levanta el hallazgo dado el carácter especialísimo del contrato.

72.

Violación al artículo 39 del Estatuto de Contratación de la

E.S.E toda vez que no se realizó una justificación de manera

clara sobre la pertinencia del anticipo en los Estudios

Previos.

X

Se levanta el

hallazgo

disciplinario

Respuesta de la entidad. Si bien es cierto, el área de facturación de la empresa genero un estudio técnico este contiene toda la información acerca de la necesidad de acuerdo al formato que tiene definido la empresa, pero allí no se consigna la forma de pago ya que es un proceso que desarrolla el ordenador del gasto y el área jurídica quienes son los que pactan las condiciones del contrato con el contratista, de acuerdo a la modalidad seleccionada, no es que se pongan en riesgo los dineros públicos con el anticipo entregado, toda vez que las actividades que se desarrollan en el área de auditoría conllevan por parte del contratista la inversión de recursos para movilización, materiales, otros profesionales, obtención de conceptos de diferentes áreas del conocimiento para poder apoyar la gestión de la empresa en un área tan neurálgica como lo es la recuperación de cartera y la realización de todas las actividades concernientes al cumplimiento de los requisitos de habilitación que exige la Secretaria de Salud de Boyacá a cada uno de los diez centros de salud de la empresa, el cumplimiento de dicho contrato fue evidenciado por ustedes según su observación pero no es cierto que toda la ejecución del contrato la hizo otra persona diferente al contratista, por motivos de peso, que fueron considerados por la parte contratante y la necesidad del servicio la Gerencia autorizo de acuerdo a la solicitud del contratista el permitir que otros profesionales realizaran las diferentes actividades. Quien entregaba los informes doctora Sandra Sánchez como fue evidenciado por ustedes, fue la líder o coordinadora de las demás actividades que realizaba el grupo de auditores y capacitadores y como es obvio ella firmaba los informes mensuales que eran entregados a la supervisión, la líder ejerció funciones administrativas que pueden ser verificadas y que demuestran la inversión del anticipo de una manera pertinente. La supervisión se realizo sobre las actividades y el impacto que se evidenció al disminuir las glosas del 12.5% en la vigencia 2010 al 5% en la vigencia 2011.






2011.



Se levanta el hallazgo disciplinario pero se mantiene el administrativo por cuanto existe la obligación plasmada en el artículo 39 del Estatuto de Contratación de la E.S.E donde dice: “(…)El anticipo podrá efectuarse únicamente en los contratos de tracto sucesivo tales como suministro de bienes o servicios y obra. La pertinencia del mismo deberá estar claramente justificada en los Estudios Previos(…).”

73. Violación al artículo 49 del Manual de Contratación de la E.S.E, ya que no se le exigió al contratista, en el momento de perfeccionamiento del contrato, que acreditara estar al día en el pago de sus aportes a la seguridad social.

X

Se levanta el

hallazgo

disciplinario.

Respuesta de la entidad. Una vez revisadas las minutas contractuales se evidenció que este tipo de contrato no contiene la obligación del soporte de dichos aportes por lo que se ajusto el ejercicio administrativo para incluir en el cuerpo de la minuta esta obligación

Decisión de la Contraloría Municipal. Se levanta el hallazgo disciplinario pero se mantiene el administrativo para que se incluya dentro del plan de mejoramiento el cumplimiento de las obligaciones que tratan los art. 39 y 49 del manual de contratación de la Empresa.

74. Violación del art. 82 del decreto 4266 de 2010, en razón a que el contrato no se ejecuto por quien suscribió el contrato y quien se escogió según su idoneidad y experiencia.

X

Se levanta el

hallazgo

disciplinario

Respuesta de la entidad. El cumplimiento de dicho contrato fue evidenciado por ustedes según su observación pero no es cierto que toda la ejecución del contrato la hizo otra persona diferente al contratista, por motivos de peso, que fueron considerados por la parte contratante y la necesidad del servicio la Gerencia autorizo de acuerdo a la solicitud del contratista el permitir que otros profesionales realizaran las diferentes actividades. Quien entregaba los informes, doctora Sandra Sánchez como fue evidenciado por ustedes, fue la líder o coordinadora de las demás actividades que realizaba el grupo de auditores y capacitadores y como es obvio ella firmaba los informes mensuales que eran entregados a la supervisión, la líder ejerció funciones administrativas y ella contaba con la experiencia e idoneidad para ejecutar dichas actividades, ya que ha desempeñado cargos de Gerencia que incluye el cumplimiento de todas las capacidades y la experiencia que ella tiene directamente relacionada con el área administrativa en salud, así como la idoneidad demostrada en su desempeño para coordinar al grupo y través de este contrato obtener la disminución del 12.5% de glosa sobre la facturación al 5% que se obtuvo en la vigencia auditada, resultados positivos aprobados por la Junta Directiva que contribuyeron a mantener la sostenibilidad de la empresa y a evitar lo que hoy es un hecho demostrado por la resolución 2509 del 2012 emitida por el Ministerio de Salud, donde la ESE Santiago de Tunja se clasifica como una empresa sin riesgo





2011.



financiero y ello se logro por la ejecución efectiva de las actividades del mencionado contrato bajo el modelo del sistema obligatorio de garantía de calidad que esta empresa nunca había desarrollado y que desde el año 2010 se inició el proceso de auditoria en la empresa que hoy se pueden evidenciar los resultados. A la ESE Santiago de Tunja no le aplica el Decreto 4266 de 2010 ya que por la naturaleza de la empresa no le es aplicable la normatividad ni la reglamentación del Estatuto de contratación del país. La ejecución del objeto contractual se llevo a cabalidad como lo evidenció la Contraloría.

Decisión de la Contraloría Municipal. Se levanta el hallazgo disciplinario pero se mantiene el administrativo para que respete el principio de selección objetiva de los contratistas y si se trata de un contrato de prestación y se contrata con persona natural como en este caso sea el mismo contratista seleccionado por sus calidades quien ejecute el contrato.

CONTRATOS QUE CUMPLEN CON TODOS LO REQUISITOS LEGALES Y SE DEMOSTRÓ SU EJECUCION A CABALIDAD. Se encontró en el estudio a los siguientes contratos que cumplían con todos los requisitos legales en su etapa pre contractual, contractual y post contractual, así como también se verificó que las necesidades planteadas existían, además que los elementos entregados por los contratistas correspondían a las calidades exigidas en los contratos y se ejecuto el objeto contractual a cabalidad con el pactado en el contrato, se comprobó que con los contratos señalados a continuación se cubrió la necesidad planteada en los estudios previos y que la misma atendía a la misión institucional de la E.S.E Santiago de Tunja.

- CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 056 de 2011. Contratista. RAFAEL HUMBERTO CORTES DIAZ Objeto. Contratación de Servicios Profesionales para las actividades lúdicas y recreativas para los funcionarios de la ESESantiago de Tunja a realizarse el día 23 de diciembre de 2011, conforme a la propuesta que hace parte integral de este contrato Plazo.23 de diciembre de 2011. Valor. ($3,780,000) pesos m/cte. Modalidad de Contratación. DIRECTA Estado. Liquidado.

- CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS No. 055 de 2011. Contratista. A&S TURISTICOS SAS HOTEL HUNZA

Objeto. Contratación de Servicios Profesionales de una empresa para la logística, salón de conferencias, ayudas audiovisuales, alimentación, para la capacitación a los funcionarios de la ESESantiago de Tunja a realizarse el dos de diciembre en el proceso de formulación del PAMEC 2012 con la metodología de acreditación.





2011.



Plazo. 1 día Valor. ($5, 129,440) pesos m/cte. Modalidad de Contratación. DIRECTA Estado. Liquidado.

- CONTRATO DE SUMINISTROS No. 07 de 2011.

Contratista. JACKSON ROBERT AREVALO LEMUS

Objeto. Adquisición de un proyector Epson Powerlite luminosidad 2.600 contraste 2000:1

resolución svga (800x600) duración, lámpara de 4.000 horas en alta y 5.000 horas en baja

luminosidad, apagado instantáneo conectividad vga video, usb tipo b, entrada de audio

monitor out corrección de trapecio +/-30 a peso 2.30 kg para la Empresa Social del Estado

Santiago de Tunja.

Modalidad de Contratación. DIRECTA Estado. Liquidado.

- CONTRATO DE SUMINISTRO No. 044 de 2011. Contratista. EDWIN ALFONSO RIAÑO RODRIGUEZ

Objeto.Adquisición de una memoria de ramservh8 gb módulo de memoria ibmhynix 8gb pc3-8500r para el servidor IBM ref x 3650 m3 de la ESESantiago de Tunja.

Plazo. 10 días. Valor. ($1.040.000) m/cte. Modalidad de Contratación. DIRECTA Estado. Liquidado. - CONTRATO DE SUMINISTRO No.010 de 2011. Contratista. LA ECONOMIA O.C Objeto. Compra de medicamentos para la farmacia de la ESESantiago de Tunja según relación en dicho contrato. Valor. ($37,395,703) pesos m/cte. Modalidad de Contratación. DIRECTA Estado. Liquidado. - CONTRATO DE SUMINISTRO No. 011 de 2011. Contratista. ODALINDA GRANADOS DE VARGAS





2011.



Objeto.Adquirir una vajilla y el menaje para el centro de recuperación nutricional de la ESESantiago de Tunja. Plazo. 30 DIAS Valor. ($758.500) pesos m/cte. Modalidad de Contratación. DIRECTA Estado. Liquidado. - CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 056 de 2011. Contratista. RAFAEL HUMBERTO CORTES DIAZ Objeto. Asesorar y apoyar jurídicamente a la empresa y representar judicialmente a la entidad. Plazo.12 meses Valor. ($37.224,000) PESOS M/CTE Modalidad de Contratación. DIRECTA Estado. Liquidado. - CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. de 2011. Contratista. CORPORACION DE SERVICIOS PROFESIONALES SINERGIA ONG Objeto. Contratación de servicios profesionales o de una empresa para la capacitación y diagnóstico a los funcionarios de la ESESantiago de Tunja en la implementación del Sistema Obligatorio de garantía de calidad. Plazo.3 meses más 45 días de adición Valor. ($20.000.000) pesos m/cte. Modalidad de Contratación. DIRECTA Estado. Liquidado. Controles de la administración En muchos de los contratos no se evidencia control por parte de la supervisión de los contratos y la liquidación de los mismos, por cuanto no se encuentran los informes de supervisión con el lleno de los requisitos establecidos en el manual de contratación de la E.S.E, se evidenció en general control de las calidades de los elementos adquiridos cuando se trataba de suministro y en general también el cumplimiento en cuanto a los contratos de prestación de servicios, sin embargo existieron falencias en cuanto de manera reiterativa con la evaluación de legalidad que se incumplió con la obligación de exigirle a los contratistas el pago de sus aportes de seguridad social sobre el monto establecido en la norma cuando se realizaron los pagos, en cuanto al control del anticipo no se encuentra que exista un control eficaz sobre este. Conclusiones Dentro de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, modalidad regular al a la ESE Santiago de Tunja en la vigencia 2011, en lo que respecta a los contratos seleccionados como muestra, se realizó un análisis detallado a cada uno de ellos en sus diferentes etapas, pre contractual, contractual y post contractual y gestión y resultados, con las finalidad de determinar si los lineamientos de cada una de las etapas mencionadas, se encontraban





2011.



ajustadas a la normatividad vigente en materia de contratación Estatal y acordes a los requisitos del Manual de Contratación de la E.S.E., por lo anterior como característica general del análisis se concluye:

- No se evidencia cumplimiento en cuanto a la etapa previa de una debida planeación lo cual se ve reflejado en los hallazgos que hacen parte de este informe.

- En algunos de los Contratos suscritos no se evidencia en general una eficaz y

oportuna labor de supervisión por parte de la E.S.E

- Respecto del cumplimiento estricto al manual de contratación y de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios y demás normatividad aplicable a los contratos fueron evidentes algunas inconsistencias, las cuales se encuentran plasmadas en los hallazgos.

- Los estudios previos, no cumplen en su totalidad con los requisitos establecidos en el

manual y en la ley por cuanto en muchos de los casos no se indica con claridad la estimación del valor del contrato con sus variables y no se hace un estudio detallado de lo que compone el objeto contractual sino que se realiza un objeto global con una estimación del valor general.

- La Oficina de Control Interno de la entidad auditada no ha realizado todas las acciones

tendientes al mejoramiento de las acciones de control y gestión de los encargados de realizar la contratación; por lo cual no hubo un control adecuado.

Por lo anterior, se concluye que el Control Fiscal realizado fue el adecuado de conformidad con la metodología adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja, la cual es idónea para el cumplimiento exitoso de las labores.

4. CONTROL INTERNO

La Empresa Social del Estado Santiago de Tunja mediante resolución No. 082 del 29 de marzo de 2004 creó el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, en el que su principal objetivo es el de coordinar, integrar, participar, proteger, promover y asesorar el proceso de control interno, basándose en que es un proceso de evaluación permanente, con un direccionamiento individual, colectivo e institucional eficaz y efectivo tanto en los procesos en salud como en el ámbito administrativo, con miras al mejoramiento continuo de la calidad de vida de los usuarios y de quienes laboran en la empresa. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno está integrado por el Gerente, el Jefe de Grupo, el Tesorero General, el Coordinador Médico, el Coordinador Odontológico, el Coordinador COVE, el Coordinador de Promoción y Prevención, el Coordinador en Salud Pública, el Coordinador SIAU, el Jefe de Auxiliares de enfermería y laboratorio, el Jefe de Almacén, el Asesor Jurídico y el Asesor de Control Interno; la periodicidad de las reuniones es mensualmente.





2011.



En la Resolución de creación se especifican las funciones encaminadas a proteger los recursos de la organización, a velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad, a garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional, a asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros, a definir y aplicar medidas para prevenir los riesgo, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos y a garantizar que el Sistema de Control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación. Para la vigencia en estudio, la ESE Santiago de Tunja, vinculó a un profesional entre el 04 de enero al 31 de diciembre de 2011, para ejercer la función de Asesor de Control Interno, donde estuvo contratado el Señor PABLO ENRIQUE HUERTAS PORRAS, C.C No. 19.414.483, según Certificación presentada a la Auditoría, mediante la figura de OUT SOURCING, según Contrato de Prestación de Servicios Administrativos No. 001 de 2011, Suscrito entre la ESE Santiago de Tunja y PROSPERAR OUT SOURCING SAS Modalidad de Procesos y Subprocesos. Según soporte presentado en la rendición de Cuentas al a Contraloría de Tunja, por mencionado Profesional entrega informe de labores de la oficina de Control Interno, con fecha Enero 30 de 2011, donde se indica que la oficina en ejercicio de sus funciones de asesoría y acompañamiento, continúo con el apoyo a la Gerencia en materia de direccionamiento estratégico con el propósito de dotar a la ESE de un modelo organizacional acorde con el momento histórico para materializarse, adoptando de manera ágil los grupos funcionales creados con la Resolución No. 357 de diciembre de 2010 y adopción de funciones a nivel de área o grupo funcional de la Resolución No. 358 de 2010. Asimismo y en cuanto a la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno “MECI” en sus diferentes subsistemas, componentes y elementos se indica que mediante Resolución No. 093 del 5 de mayo de 2006 se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en la Empresa Social del Estado Santiago de Tunja, y para la vigencia analizada se presentó el informe ejecutivo anual Modelo Estándar de Control Interno –MECI 2011, realizado el día 28 de Febrero de 2012, radicado 2208, donde se indica lo siguiente: Subsistema de Control Estratégico: En cuanto a avances se llevó a cabo la Actualización del Código de ética y del Código de Buen Gobierno, documentos revisados y aprobados por el comité de calidad de la Entidad, se indica también que se formuló en Plan de Mejoramiento en el PAMEC, pero que se han presentado dificultades por cuanto no existe buena articulación en la trasmisión de aspectos como direccionamiento estratégico de la Entidad. Subsistema de Control de Gestión: En cuanto a los avances se indica que los procedimientos están aprobados y divulgados y que la Entidad cuenta con indicadores de evaluación de la gestión y se han mejorado los sistemas de información, pero que algunos funcionarios se resisten a documentar los procedimientos en los diferentes procesos. Se presentan documentos en archivos donde hace énfasis a los nuevos manuales de procesos y procedimientos, de las diferentes dependencias de la ESE Santiago de Tunja,





2011.



entre los que están Salud Pública, Control Interno, Farmacia, P y P, Tesorería, Facturación, Almacén, Enfermería, SIAU, Urgencias y Coordinación Médica, entre otros. En estos documentos se evidencia los mapas de procesos, manual de operaciones, diagrama de procesos, y se indica que se cuenta con un área encargada del manejo del Sistema de Información y Atención al Usuario “SIAU”, se tiene una página Web, se elaboró una estrategia de comunicación social en salud, se elaboraron indicadores que permiten realizar la evaluación de gestión por dependencias. Subsistema de Control de Evaluación: En cuanto a los avances se indica que se hizo una auto evaluación a todos los procesos de la entidad, para realizar actividades de mejoramiento de cada uno de los procesos, pero que no se pudo ejecutar en su totalidad el programa anual de auditorías, de acuerdo a la programación establecida. A nivel General el Sistema de Control Interno se indica que se han definido instrumentos, socializaciones y se cuenta con capital humano con actitud y aptitud ética y profesional para el logro de los objetivos y metas institucionales. Igualmente se indica que con las visitas de Calidad, como ejercicio coordinado, se empezó a reforzar el cumplimiento de los requisitos de operación en la prestación de Servicios de Salud, actividad que al finalizar la vigencia 2011, llevó a la Administración a emprender un ejercicio sistemático y solido para determinar el PAMEC de la Vigencia 2012. Asimismo dentro del informe presentado se indica que se realizó una auditoría especial por las acciones dolosas, presuntamente cometidas por el ex tesorero Dr. Rafael Sánchez por la apropiación de dineros en ejercicio de sus funciones según soportes presentados a esta Auditoria , en la cual la Oficina de Control Interno sugirió a la Gerencia emprenderlas acciones de carácter penal, disciplinarios, fiscal, entre otros y efectuar una revisión del proceso de pagos con miras a garantizar la adopción de lo previsto en la Resolución No.14 de Abril 14 de 2011 y la Circular No. 009 de Abril 1 de 2011; y las demás acciones que conduzcan a un efectivo control en los pagos, solicitando formalmente a las Empresas de Servicios Públicos se expidiera certificación de los pagos realmente efectuados, acción para la que se contó con un cuadro efectuado por esta oficina dentro de este proceso, a la vez solicitando enviar copia a la Fiscalía General de la Nación y la Contraloría Municipal de Tunja, copia del informe, para las acciones pertinentes, de esta situación realizada en el año 2011 se presentaron cuatro (4) tablas en diez y seis (16) folios y Cinco (5) anexos en cuatrocientos setenta y ocho(478) folios. A continuación se presentan los aspectos más importantes de cada fase del control, consignados en el informe de control interno del año 2011, por ser éste el último presentado y el más actualizado: ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Se presenta un archivo que contiene un mapa de riesgos por proceso y los funcionarios de las diferentes áreas como Salud Pública, Control Interno, Farmacia, P y P, Tesorería, Facturación, Almacén, Enfermería, SIAU, Urgencias y Coordinación Médica, entre otros, en donde han iniciado procesos encaminados a neutralizar o eliminar la materialización de los





2011.



mismos en el quehacer diario y mucho más en la prestación de los servicios asistenciales. Según la Encuesta del Departamento Administrativo de la Función Pública aplicada a la ESE Santiago de Tunja, presentado en la rendición electrónica de cuentas a la Contraloría Municipal, el puntaje del Modelo Estándar de Control Interno “MECI” es del 78.18% de avance, igualmente se indica que puntaje de calidad No presentó. En la Gestión de Control Interno reportada mediante el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas, se presenta la siguiente inconsistencia: - La Empresa Social del Estado “Santiago de Tunja” para la vigencia 2011, presenta informe de labores de la oficina de Control Interno, con fecha Enero 30 de 2011, según soporte presentado en la rendición de Cuentas al a Contraloría de Tunja, lo cual nos indica que este informe sería no de la vigencia 2011, sino al parecer del mes de enero del mismo - De la verificación de los informes de control interno de la ESE, se encuentra que en cuanto a Actividades como: 1. Reuniones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. 2. Visitas efectuadas con sus correspondientes actas. 3. Adopción en los grupos de trabajo del sistema obligatorio de gestión de la calidad en salud –SOGC. 4. Actas levantadas de cada una de las actividades efectuadas, entre otros y los Resultados obtenidos en: 1. Aplicación de los indicadores sectoriales para evaluar la gestión de prestadores de servicios de salud. 2. Aplicación de encuestas referenciales por parte de Control Interno. 3. Medición del clima organizacional. 4. Plan de Bienestar social ejecutado. 5. Indicadores efectuados para la evaluación de gestión. 6. Plan de auditoría de control interno 7. Plan de mejoramiento por cada área funcional. 8. Planes de capacitación realizados. 9. Evaluación del Plan Operativo anual, entre otros, NO se presentan los soportes correspondientes de cada uno de estos, que indiquen la ejecución de los mismos.


CONTROL INTERNO

75.

- La Empresa Social del Estado “Santiago de Tunja” para

la vigencia 2011, presenta informe de labores de la

oficina de Control Interno, con fecha Enero 30 de 2011,

según soporte presentado en la rendición de Cuentas al

a Contraloría de Tunja, lo cual nos indica que este

informe sería no de la vigencia 2011, sino al parecer del

mes de enero del mismo.

X

Respuesta de la entidad: Con respecto al informe de labores de la oficina de Control Interno para la vigencia 2011, aclaramos que si bien es cierto el informe tiene fecha Enero 30 de 2011 esto no significa que corresponda a este mes, la fecha indica su elaboración; la información contemplada en el informe comprende las actividades desarrolladas durante la vigencia 2011.





2011.





76.

De la verificación de los informes de control interno de la ESE, se encuentra que en cuanto a Actividades como: 1. Reuniones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. 2. Visitas efectuadas con sus correspondientes actas. 3. Adopción en los grupos de trabajo del sistema obligatorio de gestión de la calidad en salud –SOGC. 4. Actas levantadas de cada una de las actividades efectuadas, entre otros y los Resultados obtenidos en: 1. Aplicación de los indicadores sectoriales para evaluar la gestión de prestadores de servicios de salud. 2. Aplicación de encuestas referenciales por parte de Control Interno. 3. Medición del clima organizacional. 4. Plan de Bienestar social ejecutado. 5. Indicadores efectuados para la evaluación de gestión. 6. Plan de auditoría de control interno 7. Plan de mejoramiento por cada área funcional. 8. Planes de capacitación realizados. 9. Evaluación del Plan Operativo anual, entre otros, NO se presentan los soportes correspondientes de cada uno de éstos, que indiquen la ejecución de los mismos.

X

Respuesta de la entidad: La administración tomará en cuenta este hallazgo y requerirá al funcionario responsable de la oficina de control interno para que allegue los documentos faltantes de la presente vigencia. Anexo N.017.


HA: Hallazgo Administrativo HD: Hallazgo Disciplinario HF: Hallazgo Fiscal HS: Hallazgo Sancionatorio

5. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

Teniendo en cuenta que el informe final de auditoria a la E.S.E de la vigencia 2010, fue remitido el día8 de agosto de 2012 y que por lo tanto el Plan de Mejoramiento de esa





2011.



vigencia fue a su vez presentado a la Contraloría Municipal de Tunja a los 30 días del mismo mes. Por esta razón y en vista de que tan solo han pasado dos meses hasta la redacción del presente informe, el seguimiento al plan de mejoramiento de la vigencia 2011, no se llevó a cabo durante la presente auditoria.

6. ANÁLISIS LIQUIDACIÓN PRESTACIONES SOCIALES

Liquidación de prestaciones sociales La Empresa Social del Estado “Santiago de Tunja” durante la vigencia 2011 para desarrollar su misión contó con funcionarios de planta, personal supernumerarios y personal suministrado por Cooperativas Asociadas de Trabajo. A continuación se muestran los cargos de planta existentes para la vigencia estudiada:

NIVEL DIRECTIVO

AÑO 2011

Gerente 1

Subgerente 1

NIVEL PROFESIONAL

Jefe de Grupo

Tesorero General 1

Médico Servicio Social Obligatorio 7

Profesional Universitario 1

Odontólogo medio tiempo 6

Médico medio tiempo 6

Enfermero profesional 2

Bacteriólogo 1

Almacenista General 1

NIVEL TÉCNICO

Técnico Administrativo 1

NIVEL ASISTENCIAL

Auxiliar Administrativo 2

Auxiliar área salud (Farmacia) 1

Auxiliar área salud (Rural) 2

Auxiliar área salud (Odontología) 4

Auxiliar área salud (Urbano) 9

Auxiliar área salud (Laboratorio) 1

CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO

Conductor 1

CONTRATO LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN

Conductor





2011.



TOTAL FUNCIONARIOS DE PLANTA 50

Según los informes de austeridad en el gasto, la ESE para la vigencia estudiada contó con el siguiente número de personal de planta y personal contratado como supernumerarios:

VIGENCIA 2011

Personal de Planta

50

Personal Contratado

80

En valores se presentan los siguientes resultados:

VIGENCIA 2011

Nómina, Horas Extras y Festivos.

$1.553.254.382

Servicios Personales Indirectos OUT SOURCING

$1.575.258.078,00

Con los anteriores datos se puede determinar que para cumplir con el objeto social de la ESE se da una igualdad entre la Planta de Personal nombrada directamente por la ESE Santiago de Tunja, con el personal contratado durante la vigencia 2011; personal que ha sido contratado y vinculado mediante la figura de OUT SOURCING, según Contrato de Prestación de Servicios Administrativos No. 001 de 2011, Suscrito entre la ESE Santiago de Tunja y PROSPERAR OUT SOURCING SAS Modalidad de Procesos y Subprocesos. Dentro de los objetivos de la auditoría a la ESE “Santiago de Tunja” se encuentra el de estudiar en forma selectiva la liquidación de nómina y prestaciones sociales de los servidores de la Empresa, por lo anterior se procedió a solicitar copia de las nóminas del mes de diciembre de 2011, y los pagos efectuados de prima de servicios y prima de navidad. Con base en el Acuerdo No. 005 del 16 de junio de 2011de la Junta Directiva, la ESE establece las escalas salariales para los funcionarios de la vigencia fiscal 2011, dicha escala se comparan con los sueldos asignados a cada cargo en las nóminas estudiadas, donde no se encuentran diferencias; el auxilio de transporte y el subsidio de alimentación se paga de acuerdo con los decretos expedidos por el gobierno nacional. LIQUIDACIÓN PRIMA DE SERVICIOS Para la liquidación y pago de la Prima de Servicios vigencia 2011 se indica que se está pagando con base en lo establecido en el Acuerdo Municipal No. 065 del 10 de septiembre de 1981, en el que se establece que la Prima de Servicios Anual será equivalente a un mes de salario o proporcional al tiempo laborado si ha prestado sus servicios por lo menos un semestre en forma consecutiva. Según el artículo 58 del Decreto 1042 de 1978 establece que la prima de servicios anual se pagará en los primeros quince días del mes de Julio de cada año, pago efectuado el día 08 de Agosto de 2011, según orden de Pago 6207, lo que significa que se está cumplimiento a esta disposición.





2011.



Con el fin de verificar la liquidación de la prima de servicios para la vigencia 2011, la Auditoría procedió a tomar aleatoriamente Cinco (5) funcionarios de planta de la siguiente manera: 1 Directivo, 1 técnico, 2 asistenciales y 2 profesionales quienes se les realizó el procedimiento manual de liquidación donde obtuvieron los siguientes resultados: Año 2011 Salario mínimo $535.600 Auxilio de Transporte 63.600 Prima de Alimentación 42.528

NIVEL ADMINISTRATIVO: PS = 1 Salario 1. Carrillo Lemus Haison Omar Salario: $4.990.048 RF= PN salario 1.044.686 PS = Salario – Retefuente PS = 4.990.048 – 257.000 PS = 4.733.048 Para sacar el valor d Retención en la Fuente se aplicó el siguiente procedimiento RF= PN – 25% (exento norma asalariados) =4.990.048 – 1.247.512 =3.742.536 (base de retención) =3.742.536/25.132 (UVT 2011) =148,92 Según tabla está en el rango mayor 150 hasta 360 =148,92 - 95 =53,92 Según tabla se le saca el 19% a 53.92 =10,24 Se multiplica por 25.132 (UVT 2011) = 10,24 X 25.132 =257.352 Se deja aproximado Vr más cercano RF=257.000 1- Alvarado cabezas Alberto Salario: $1.576.735 Ingreso el 20 de Junio de 2011 (no se le liquida PS por la fecha de ingreso)





2011.



7 - PROFESIONAL Cuervo Patiño Clara Edit Salario: $2.038.745 PS = Salario PS = 2.038.745 13 - PROFESIONAL Gómez Cristancho Jaime Enrique Salario: $1.696.001 PS = Salario PS = $1.696.001 12 - ASISTENCIAL Guarín Valbuena Gloria Yaneth Salario: $1.064.270 PS = Salario PS = 1.064.270 7 - ASISTENCIAL Moreno Castelblanco Ana Oliva Salario: $1.460.526 PS = Salario PS = $1.460.526 De esta manera se puede establecer que el pago de la prima de servicios de la vigencia 2011, se ésta liquidando y pagando normalmente corroborándose en la selección realizada de los funcionarios a quienes se les hizo la liquidación correspondiente.

LIQUIDACIÓN NÓMINA PRIMA DE NAVIDAD: La Prima de Navidad se paga de acuerdo con lo establecido en el artículo 32 del Decreto 1045 de 1978, Liquidándose de la siguiente manera: Salario Básico + Subsidio de Transporte + Subsidio de Alimentación + 1/12 Prima de Vacaciones + 1/12 Prima de Servicios. Con el fin de verificar la liquidación de la prima de Navidad para la vigencia 2011, la Auditoría procedió a tomar aleatoriamente Cinco (5) funcionarios de planta de la siguiente manera: 1 Directivo, 1 técnico, 2 asistenciales y 2 profesionales quienes se les realizó el procedimiento manual de liquidación donde obtuvieron los siguientes resultados:

NIVEL DIRECTIVO: PN = Salario + P .de Alim. + A. Trans. + 1/12 PS + 1/12PV- RF 1- Carrillo Lemus Haison Omar Salario: $4.990.048 - RF PN = Salario + P .de Alim. + A. Trans. + 1/12 PS + 1/12 PV - RF





2011.



PS= Salario =$4.990.048 1/12 PS= PS/12 =4.990.048/12 = 415.837 PV = Salario + P .de Alim. + A. Trans +1/12 PS =4.990.048 + 0 +0 +415.837 = 5.405.885/2 (se le cancela 15 días) =2.702943 1/12 PV = PV/12 =2.702.943/12 = 225.245 PN = Salario + P .de Alim. + A. Trans. + 1/12 PS + 1/12 PV - RF PN = 4.990.048 + 0 + 0 + 415.837 + 225.245 – 378.000 PN = 5.631.131 – 378.000 PN = 5253131 Para sacar el valor d Retención en la Fuente se aplica el siguiente procedimiento RF= PN – 25% (exento norma asalariados) =5.631.131 – 1.407.783 =4.223.348 (base de retención) =4.223.348/25.132 (UVT 2011) =168,05 Según tabla está en el rango mayor 150 hasta 360 =168,05-150 =18,05 Según tabla se le saca el 28% a 18,05 =5.05 Según tabla se suma 10 UVT =15,05 15,05 X Vr UVT =15,05 X 25.132 =378.236 Se deja aproximado Vr más cercano RF=378.000





2011.



NIVEL PROFESIONAL: PN = Salario + P .de Alim. + A. Trans. + 1/12 PS + 1/12PV- RF 8 - Fajardo Hurtado Luis Augusto Salario: $2.038.745 - RF RF= No se le realiza RF PN = Salario + P .de Alim. + A. Trans. + 1/12 PS + 1/12 PV - RF PS= Salario =$2.038.745 1/12 PS= PS/12 =$2.038.745/12 = 169.895 PV = Salario + P .de Alim. + A. Trans +1/12 PS =2.038.745 + 0 +0 +169.895 (se tomo 157.311 liquidada en 2010) = 2.196.056/2 (se le cancela 15 días) =1.098.029 1/12 PV = PV/12 =1.098.029/12 = 91.503 PN = Salario + P .de Alim. + A. Trans. + 1/12 PS + 1/12 PV - RF PN = 2.038.745 + 0 + 0 + 169.895 +91.503 – 0 PN = 2.300.143 3 – Montoya Cárdenas Sandra Patricia Salario: $1.545.285 - RF RF= 0 PN = Salario + P .de Alim. + A. Trans. + 1/12 PS + 1/12 PV - RF PS= Salario =$1.545.285 1/12 PS= PS/12 =$1.545.285/12 = 128.774 PV = Salario + P .de Alim. + A. Trans +1/12 PS =$1.545.285 + 0 + 0 +119.235 (se tomo 128.774 liquidada en 2010 tomo vacaciones antes de Junio)





2011.



= 1.664.520/2 (se le cancela 15 días) =832.261 1/12 PV = PV/12 =832.261/12 = 69.355 PN = Salario + P .de Alim. + A. Trans. + 1/12 PS + 1/12 PV - RF PN = 1.545.285 + 0 + 0 + 128.774 +69.355 – 0 PN = 1.743.414

NIVEL ASISTENCIAL 9 – Salamanca Borda Luz Esmeralda Salario: $1.460.526 - RF RF= 0 PN = Salario + P .de Alim. + A. Trans. + 1/12 PS + 1/12 PV - RF PS= Salario =$1.460.526 1/12 PS= PS/12 =$1.460.526 /12 = 121.711 PV = Salario + P .de Alim. + A. Trans +1/12 PS =$1.460.526 + 0 + 0 +121.711 (se tomo 121.711 liquidada en 2011 tomo vacaciones en Noviembre de 2011) = 1.582.237/2 (se le cancela 15 días) =791.119 1/12 PV = PV/12 =791.119/12 = 65.927 PN = Salario + P .de Alim. + A. Trans. + 1/12 PS + 1/12 PV - RF PN = $1.460.526 + 0 + 0 + 121.711 +65.927 – 0 PN = 1.648.163 20 – Peña Pirazán José Martín Salario: $859.772 - RF RF= 0 PN = Salario + P .de Alim. + A. Trans. + 1/12 PS + 1/12 PV - RF





2011.



PS= Salario =$859.772 1/12 PS= PS/12 =$859.772 /12 = 71.648 PV = Salario + P .de Alim. + A. Trans +1/12 PS =$859.772 + 42.528 + 63.600 + 66.340 (se tomo 66.340 liquidada en 2010 disfrutó vacaciones en Enero de 2011) = 1.032.240/2 (se le cancela 15 días) =516.120 1/12 PV = PV/12 =516.120/12 = 43.010 PN = Salario + P .de Alim. + A. Trans. + 1/12 PS + 1/12 PV - RF PN = $859.772 + 42.528 + 63.600 + 71.648 +43.010 – 0 PN = 1.080.558 De acuerdo a la verificación el pago de la nómina de prima de navidad de la vigencia 2011, se ésta liquidando y pagando normalmente corroborándose en la selección realizada de los funcionarios correspondientes.





2011.



7. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

A continuación se relaciona el cuadro final de hallazgos el cual debe ser tenido en cuenta para elaborar el plan de mejoramiento.


FINANCIEROS

1

Teniendo en cuenta lo anterior se procedió a verificar el contenido en la Resolución No. 007 de 2011, teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución No. 001 de 2011 de la Dirección General de Presupuesto Público Nacional establece: Artículo 2°. De la Constitución. Las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. Para la constitución y reembolso de las cajas menores se deberá contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal. En la resolución de constitución de las cajas menores se deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal, así mismo el contenido de la Resolución de constitución de Caja menor en la ESE Santiago de Tunja, Artículo Tercero “finalidad y clase de gasto”: indica que “…se realizarán con cargo a los siguientes rubros presupuestales en cuantía y conceptos siguientes” Sic.., encontrándose que se especifican los rubros presupuestales pero NO las cuantías.

X

2

No se reporta acta de liquidación de recursos de Caja Menor, solo se reporta un REEMBOLSO a la Cuenta de Davivienda No. 1505733804 el día 29 de diciembre de 2011, mediante formato de Transacciones No. 83082988 por valor de Ochocientos Cuarenta y Cinco Mil Quinientos Veinte y Siete pesos m/cte ($845.527) que corresponde al excedente de los recursos desembolsados a Caja Menor para la vigencia 2011.

X

3

En cuanto a los recursos establecidos por rubro y valor se encuentra que se ejecutó un mayor valor del asignado en la Disponibilidad presupuestal para los siguientes rubros: 21102101 “Materiales y Suministros” por $442.862 y 21102302 “Gastos Protocolarios” por $88.911.

X X

4

El día 07 de abril de 2011, se realiza un gasto mediante recibo de caja menor No. 1983 a nombre de Luz Marina Ortiz Becerra, código 21102302 “Gastos Protocolarios” por valor de $9.500, donde no se anexa soporte del pago (folio 178, Tomo I).

X





2011.



5

El día 25 de mayo de 2011, se realiza un gasto mediante recibo de caja menor No. 2036 a nombre de María Luisa Suárez, Código 21102302, “Gastos Protocolarios” por valor de $15.000, donde no se anexa soportes del pago (folio 309, Tomo I).

X

6

Existen dos cuentas de ahorros, abiertas por la E.S.E hace ya varios años, que no presentan ninguna clase movimientos y de las cuales no se tienen extractos ni conciliaciones bancarias y sobre las cuales debe tomarse algún decisión sobre su continuidad. Estas cuentas son: Banco COLPATRIA cuenta 7302023739 y Banco Colmena (ahora banco caja social) cuenta número 24509433189.

X

7

No se están registrando contablemente los anticipos entregados a los contratistas por parte de la E.S.E. El hallazgo se fundamenta en que se está omitiendo lo estipulado en la Resolución No. 356 de septiembre 5 de 2007, en lo correspondiente a la dinámica de la cuenta 1420 que dice: “Representa los valores entregados por la entidad contable pública, en forma anticipada, a contratistas y proveedores para la obtención de bienes y servicios”.

X

8

Se está contabilizando el anticipo entregado a la UNIÓN TEMPORAL HOSPITALES, por concepto del contrato de obra No. 002 de 2011 en la cuenta 1.6.15. OBRAS EN CONSTRUCCIÓN, sin embargo por concepto de este contrato al cierre de la vigencia 2011 se pudo establecer que el contrato está suspendido y que no se ha firmado ninguna acta de avance o de recibo parcial de obra, lo cual es el hecho generador para poder contabilizar movimientos en dicha cuenta.

X

9

Durante la vigencia 2011 no se contabilizan los avances de obra recibidos como obras en construcción. Solamente hasta el final de la vigencia se ajusta el valor de las obras recibidas contra el patrimonio, lo cual va en contra del artículo 48 del decreto 2649 de 1993

X

10

Esta auditoria pudo establecer que no se han efectuado avalúos a los bienes propiedad de la E.S.E. esto está en contra con lo establecido en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, en su numeral 20, en relación con la actualización del valor de los bienes, indica: "La actualización de las propiedades, planta y equipo debe efectuarse con periodicidad de tres (3) años, a partir de la última fecha realizada, y el registro debe quedar incorporado en el período contable respectivo”.

X





2011.



11

Los comprobantes de egreso que se relacionan a continuación corresponden a pagos realizados por conceptos de prestación de servicios u honorarios a contratistas los cuales liquidan sus aportes a la seguridad social integral (Seguridad social, Pensiones y ARP) con un Ingreso Base de Cotización del Salario Mínimo Mensual Vigente o con una base no equivalente al 40% del valor bruto mensualizado del contrato, contrariando lo establecido en el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002. Comprobantes de egreso número: 5868, 5870,5888, 5923, 5924, 5926, 5927, 5928, 5931, 5942, 5970, 5983, 5985, 5986, 5987, 5988, 6002, 6008, 6010, 6012, 6081, 6082, 6673, 6692, 6695, 6710.

X

12

Los comprobantes de egreso a continuación relacionados corresponden a pagos realizados por conceptos de prestación de servicios u honorarios a contratistas los cuales no presentan pago de aportes a seguridad social y pensiones contrariando lo establecido en las Leyes 100 de 1993 y 828 de 2003, el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, artículo 4 de la Ley 797 que modifica el artículo 17 de la Ley 100 de 1993, artículo 1 del Decreto 510 de 2003, artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. Comprobantes de egreso número: 5884,5886, 5935, 5998, 6000, 6300, 6004, 6007, 6018, 6019, 6023, 6038, 6116, 6117, 6119, 6122, 6711, 6717, 6718.

X

13 La orden de pago No. 6030 hay fotocopia de la factura, cuando debe estar el original de ésta para poder efectuar el pago.

X

14 El comprobante de egreso No. 6125 no se encuentra firmado por el tesorero y tampoco tiene anexos el C.D.P y EL R.P., requisitos para el pago de la cuenta.

X

15 Para el pago del comprobante de egreso No. 6469 no se adjunta el acta parcial de obra.

X





2011.



16

Según las notas de carácter específico a los estados financieros presentados al CHIP, con corte a diciembre de 2011 la cuenta 1.4.75.11 SERVICIOS DE LA SALUD corresponde al valor de la cartera transferida de la E.S.E Carlos Julio Rincón a la E.S.E Santiago de Tunja en el momento de su creación. En dichas notas, se lee textualmente lo siguiente “(…) Durante éste período se disminuyó debido al pago que recibimos de Comcaja.” Sin embargo, al comparar estas notas con las presentadas al SIA y con la información consignada en los estados financieros se concluye que esta información NO es cierta, puesto que el saldo reportado para esta cuenta es de $129.729 miles, este saldo no presenta variación desde 2009, es decir que para 2011, no se recibió pago alguno por parte de Comcaja, por esta razón se concluye que la información contable no es uniforme.

X

17

Verificadas las subcuentas denominadas “Otros”, se estableció que las subcuentas 1.4.70.90 Otros deudores, 1.6.60.90 Otro equipo médico y científico, 1.6.65.90 Otros muebles, enseres y equipos de oficina, 1.6.80.90 Otros equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería, 2.4.25.90 Otros acreedores y 4.8.10.90 Otros ingresos extraordinarios, presentan valores superiores al 5% del total de la respectiva cuenta y no se revela información adicional sobre éstas en las notas a los estados contables, contraviniendo lo establecido en el Título III, Capítulo II, Numeral 11, del Manual de Procedimientos, adoptado mediante la Resolución 356 de septiembre de 2007 y el Numeral 1.2.1 del Instructivo 15 de diciembre 16 de 2011, expedidos por la Contaduría General de la Nación

X





2011.



18

El informe de control interno contable resulta contradictorio, pues a la pregunta 10 ¿LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA APLICABLE PARA LA ENTIDAD?, la E.S.E responde “las personas involucradas se encuentran capacitadas en el régimen de contabilidad pública, aunque se recomienda un poco más de capacitación“ y se otorga una calificación cuantitativa de CUATRO (4). Sin embargo al leer las debilidades de la entidad consignadas en el numeral 2.2 del mismo informe, la entidad establece TRES (3). Los responsables de afectar las cuentas contables, tienen conocimientos incipientes de contabilidad”. Entonces lo consignado en el informe no es consecuente entre sí. Se pide al encargado del control interno contable, se tenga mayor cuidado, claridad y control en el proceso de diligenciamiento de los informes puesto que se tornan confusos.

X

19 La información no se reporta completa de acuerdo a lo estipulado en la resolución No. 020 de 2011 emanada por la Contraloría Municipal de Tunja

X

PRESUPUESTO

20

Traslado presupuestal del Rubro 2.1.1.01.017.3 Servicios Médicos, Paramédicos y Asistenciales por $24.000.000.00, contenidos en los soportes de traslado No. 2 por $22.000.000.00 y No. 3 por $2.000.000.00 para el Rubro Presupuestal 2.1.1.01.017.1 Honorarios por $24.000.000.00, contenidos en los soportes de traslado No. 2 por $22.000.000.00 y No. 3 por $2.00.000.00; al verificar estos traslados se encuentran dos soportes (2 y 3) de la misma fecha y rubro que totalizan el traslado. Igualmente mediante Resolución No. 004 del 14 de enero de 2011, artículo 1º salen del Rubro 2.1.1.02.211.2 Mantenimiento de Vehículos $3.000.000.00 y 10 días después mediante Resolución 028 del 14 de enero del mismo entran al mismo rubro $4.000.000.00, lo que denota falta de planeación.

X

21

Traslado presupuestal del Rubro 2.1.2.01.002 Compra de Medicamentos por $41.000.000.00, contenidos en los soportes de traslado No. 8 por $15.000.000.00 y No. 9 por $26.000.000.00 para el Rubro Presupuestal 2.1.2.01.003 compra de material medico quirúrgico, odontológico y laboratorio $41.000.000.00, contenidos en los soportes de traslado No. 8 por $15.000.000.00 y No. 9 por $26.000.000.00; al verificar estos traslados se encuentran dos soportes (8 y 9) de la misma fecha y rubro que totalizan el traslado, se hacen dos movimientos en el sistema para

X





2011.



poder hacer el traslado.

22

Traslado presupuestal del Rubro 2.1.01.102 Materiales y Suministros por $12.000.000.00, contenidos en los soportes de traslado No. 13 por $2.000.000.00 y No. 15 por $10.00.000.00 para el Rubro Presupuestal 2.1.1.02.205 Impresos y Publicaciones por $12.000.000.00, pero solo se reporta en el soporte No. 13 Rubro 2.1.1.02.205 Impresos y Publicaciones por $2.000.000.00. Adicionalmente se encuentra el soporte No. 15 donde se trasladan al Rubro No. 2.1.1.02.301 Impuestos Tasas y Multas la suma de $10.000.000.00 que no está relacionada en la Resolución No. 116 de 2011, por tal razón se está realizando un traslado diferente al acto administrativo como se evidencia en los soportes de traslado, como en la ejecución presupuestal de gastos del mes de Julio de 2011.

X SE LEVANTA HALLAZGO

DISCIPLINARIO

23

Traslado presupuestal del Rubro 2.1.1.02.102 Compra de Equipo por $20.000.000.00, contenidos en el soporte de traslado No. 17, para el Rubro Presupuestal 2.1.1.02.206 Sistematización por $20.000.000.00, lo que daría un presupuesto definitivo para el mes de Agosto de 2011 la suma de $100.000.000.00, pero se relaciona en la ejecución de gastos de este mes la suma de $75.000.000.00, es decir $25.000.000.00 menos. Asimismo mediante Resolución No. 162 del 08 de septiembre de 2011, Artículo 1º, se hace un traslado presupuestal del Rubro 2.1.1.02.102 Compra de Equipo por $25.000.000.00, contenidos en el soporte de traslado No. 18, para el Rubro Presupuestal 2.1.1.02.208 Sistematización, relacionándose la misma suma en la ejecución de gastos del mes de septiembre la de agosto, es decir $75.000.000.00.


DISCIPLINARIO

24

Resolución No. 173 del 12 de octubre de 2011, artículo 3º salen del Rubro 2.1.2.01.002 Compra de Medicamentos $9.000.000.00 y 13 días después mediante Resolución 175 del 25 de Octubre del mismo entran al mismo rubro $3.000.000.00, lo que denota falta de planeación.

X





2011.



25

Traslado presupuestal del Rubro 2.1.01.101 Materiales y Suministros por $103.000.000.00, contenidos en los soportes de traslado No. 24, por $300.000.00, No. 26, por $2.200.000.00, No. 28, por $2.500.000.00, No. 29, por $90.000.000.00 y No. 30, por $13.000.000.00 lo que totaliza $108.000.000.00, presentándose una diferencia de $5.000.000.00 en aumento entre la Resolución y los soportes de traslados. En la ejecución de gastos del mes de octubre de 2011 el presupuesto definitivo venía en $216.141.861.00 menos los $103.000.000.00 de la Resolución No. 193 daría $113.141.861, relacionándose en la ejecución de gastos del mes de noviembre $108.141.861, lo que nos da la misma diferencia de $5.000.000.00 de los soportes de traslado. Igualmente en el artículo 6º se hace un traslado presupuestal del Rubro 2.1.01.201 Viáticos y Gastos de Viaje por $6.170.000.00, contenidos en los soportes de traslado No. 29, por $2.000.000.00, No. 31, por $1.000.000.00 y No. 32, por $170.000.00 lo que totaliza $3.170.000.00, presentándose una diferencia de $3.000.000.00 en disminución entre los soportes y la Resolución. En la ejecución de gastos del mes de octubre de 2011 el presupuesto definitivo venía en $15.000.000.00 menos los $6.170.000.00 de la Resolución No. 193 daría $8.830.000.00, relacionándose en la ejecución de gastos del mes de noviembre $11.830.000, lo que nos da la misma diferencia de $3.000.000 de los soportes de traslado.

SE LEVANTA HALLAZGO

DISCIPLINARIO

26

TRASLADOS PRESUPUESTALES SIN FIRMA: Se presentan formatos presupuestales sin la firma del responsable que garanticen la responsabilidad en el procedimiento, los cuales están relacionados a continuación: Traslados Presupuestales Nos. 2, 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 12, 16, 19, 21, 27, 28 y 30

X

27

Adición Presupuestal No. 8 – 9 de fecha 14 de Julio de 2011 y establecida en el Acuerdo No.07 del 23 de Junio de 2011 “Por medio de la cual se aprueba el Proyecto de adición al Presupuesto de la ESE Santiago de Tunja para la Vigencia Fiscal 2011”, NO se hace la apropiación en la Ejecución Presupuestal del Mes de Junio de 2011 sino en la del mes de Julio del mismo.

X





2011.



28

Adición Presupuestal No. 10 – 11 de fecha 21 de Diciembre de 2011 y establecida en el Acuerdo No.012 del 21 de Diciembre del mismo, se indica que esta se realiza al convenio de Cooperación No. 29 de 2011 celebrada entre el Municipio de Tunja y la ESE Santiago de Tunja y que está contenido en los rubros Presupuestales de Ingresos 1.3.1.02.002 y de Gastos 2.2.1.02.002, NO se adicionan directamente a estos rubros los $29.000.000,00, sino que se realizan a los rubros Presupuestales de Ingresos 1.3.1.02.003 y de Gastos 2.2.1.02.003, pero se ejecutan con el mismo convenio.

X

29

Se presentan inconsistencias en la información presupuestal reportada mediante el aplicativo del Sistema Integral de Auditoría “SIA” correspondiente a la rendición de cuentas de la vigencia 2011, contenidas en el FORMATO 201114_F06_AGR.FMT Y LOG EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS, FORMATO 201114_F07_AGR.FMT Y LOG EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS, con respecto al rubro 1.7. “Cuentas como Venta de Servicios Empresa Industriales y Comerciales y Asociadas”, donde se están sumando todos los rubros principales con los secundarios, NO cumpliendo las formalidades establecidas por la Contraloría Municipal de Tunja mediante la Resolución No. 020 del 31 de Enero de 2011, a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas “SIRECT” por cuanto la información es errada, teniendo en cuenta lo verificado en los archivos reportados con la información documental presentada.


DISCIPLINARIO

30

El Rubro 1.4.2. RECUPERACIÓN DE CARTERA, presentó un menor porcentaje de ejecución donde se tenía presupuestado recaudar para la vigencia 2011 la suma de $337.523.191,37 y sólo se alcanzó $10.757.990,00, que corresponde al 3.18%, del valor presupuestado, determinándose que NO existen políticas adecuadas de recaudo y/o cobro coactivo en contra de los morosos, lo que afecta en gran medida la Planeación en el total de los ingresos.

X

31

Verificado el Rubro 2.2.1.02.001, Convenio de Cooperación institucional No. 012 de 2011 con el Municipio de Tunja. Presupuesto Definitivo $361.400.000, 00, se ejecutó la suma de $164.301.064,00 que corresponde al 45.46%, del valor presupuestado según soporte establecido en la ejecución presupuestal de Gastos de la vigencia 2011, pero verificada el acta de recibo final a satisfacción de fecha 19 de diciembre de 2012 datos que hacen parte del Acta de Recibo final a satisfacción los valores de la ejecución presupuestal y los reportados en el acta NO concuerdan.


DISCIPLINARIO





2011.



32

Rubro 2.2.1.01. Convenio de Cooperación interinstitucional No. 002198 de 2010 celebrado entre el Departamento de Boyacá y la ESE Santiago de Tunja dentro del Programa recuperación nutricional infantil, datos que hacen parte del Acta de Recibo final a satisfacción los valores de la ejecución presupuestal y los reportados en el acta NO concuerdan.


DISCIPLINARIO

33

Rubro 2.2.1.02.002, Convenio de Cooperación institucional No. 029 de 2011 con el Municipio de Tunja. Presupuesto Definitivo $209.650.000,00, se ejecutó la suma de $138.270.150,00 que corresponde al 65.95%, del valor presupuestado. Igualmente el Rubro 2.2.1.02.003, Adición al Convenio de Cooperación institucional No. 029 de 2011con el Municipio de Tunja. Presupuesto Definitivo $29.000.000,00, se ejecutó la suma de $10.000.000,00, que corresponde al 34.48%, del valor presupuestado, según soporte establecido en la ejecución presupuestal de Gastos de la vigencia 2011, pero verificada el acta de recibo final a satisfacción de fecha 29 de diciembre de 2012, datos que hacen parte del Acta de Recibo final a satisfacción los valores de la ejecución presupuestal y los reportados en el acta NO concuerdan.


DISCIPLINARIO

34

Violación al art. 22. del Estatuto de Contratación de la E.S.E Santiago de Tunja por cuanto no se contó con el análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo como se evidenció en la estimación de los $381.945.677 pesos m/cte. que se tomaron como valor de los estudios y el diseño del hospital.

X X

35 Falta de planeación como se describió en el análisis de la etapa precontractual del contrato de obra numero 02 de 2011.

X X

36

Violación al art. 91 de la ley 1474 de 2011, en razón a que el dinero entregado como anticipo tenía que haberse puesto en fiducia o en patrimonio autónomo irrevocable y contar con los respectivos informes que trata el art. 59 del Estatuto de contratación de la E.S.E.

X X

37 Presunto hallazgo disciplinario por falta de planeación al suscribir el contrato de interventoria posterior al contrato de obra No. 02 de 2012.


DISCIPLINARIO

38 Se evidencia que no existió verificación del cumplimiento de pago de seguridad social y parafiscal del contratista contraviniendo el art. 39 y 49 del manual de contratación.


DISCIPLINARIO





2011.



39

Vulneración al principio de planeación por no contemplar circunstancias y condiciones previsibles en los estudios previos como lo son la seguridad del puesto de salud, lo cual pudo ocasionar el no funcionamiento 11 meses después de su entrega (ver legalidad en la etapa precontractual).


DISCIPLINARIO

40 Presunta violación al art. 22 del Manual de Contratación de la Empresa.


DISCIPLINARIO

41 Falta de una debida planeación por no establecer un estudio completo donde se establezca de manera pormenorizada y clara la necesidad que sustente la contratación.

X X

42

Violación al ARTÍCULO 49º del manual de contratación de la E.S.E. por cuanto se inició con la ejecución del contrato sin el debido perfeccionamiento del mismo con la aprobación de la póliza de garantía.


DISCIPLINARIO

43

Falta de una debida planeación por no establecer un estudio completo donde se establezca de manera pormenorizada y clara la necesidad que sustente la contratación, junto con un análisis de donde proviene el valor del contrato. Violando el art. 3 del decreto 2474 de 2008.

X X

44

Violación al ARTÍCULO 49º del manual de contratación de la E.S.E. Por cuanto se inició con la ejecución del contrato sin el debido perfeccionamiento del mismo con el registro presupuestal.

X X

45

Presunto hallazgo fiscal porque no se encuentra soporte del servicio prestado en el mes de julio de 2011 en desarrollo del contrato, además porque el contrato se perfecciona hasta el 19 de julio y su ejecución iniciaría el 22 de julio de 2011 con la aprobación de las pólizas, por lo anterior no es viable que se cobre todo el mes de julio como servicio prestado por el contratista, el valor del presunto hallazgo fiscal es de $40.000.000 pesos m/cte.

X X X

46 Violación al art. ARTICULO 59º del manual de contratación que reza, en razón a que no se encuentran los informes de supervisión, con las exigencias del articulado.

X X

47

Falta de una debida planeación y una estimación de el análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación.

X X

48

Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, al artículo 1 de la Ley 828 de 2003 y art. 23 de la ley 1150 de 2007por no exigencia de los pagos de seguridad social sobre el valor efectivamente ganado.

X X





2011.



49

Hallazgo fiscal por valor de $6.363.636 que corresponden al valor cobrado por el contratista y certificado como cumplido por el Gerente en los contratos de mantenimiento preventivo y correctivo sin tener ningún soporte o reporte de servicio técnico de manteniendo preventivo ni correctivo realizado en el mes de diciembre.

X X X

50

Falta de una debida planeación y una estimación de el análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación.

X X

51

Violación al Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, al artículo 1 de la Ley 828 de 2003 y art. 23 de la ley 1150 de 2007 por no exigencia de los pagos de seguridad social sobre el monto exigido y falta de supervisión del contrato.


DISCIPLINARIO

52

Falta de una debida planeación y una estimación de el análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, violando el art. 3 del decreto 2474.

X X

53

Violación al Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, al artículo 1 de la Ley 828 de 2003 y art. 23 de la ley 1150 de 2007 por no exigencia de los pagos de seguridad social sobre el monto exigido y falta de supervisión del contrato.


DISCIPLINARIO

54 Se configura violación al art. 50 de la ley 789 de 2002, por la no exigencia de las cotizaciones de seguridad social guardando relación con el valor pagado al contratista.


DISCIPLINARIO

55

Con la suscripción del contrato y con los pagos no se le exigió al contratista demostrar que se encontraba al día con los aportes al sistema de seguridad social contraviniendo los art. 39 y 49 del manual de contratación de la empresa.


DISCIPLINARIO

56

Violación art. 49 del Manual de Contratación el cual reza: “. PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO. (….) Adicionalmente, el contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y cajas de compensación familiar, cuando corresponda.


DISCIPLINARIO

57

Violación al artículo 39 del Estatuto de Contratación de la E.S.E toda vez que no se realizó una justificación de manera clara sobre la pertinencia del anticipo en los Estudios Previos.


DISCIPLINARIO

58

Violación al artículo 49 del Manual de Contratación de la E.S.E, ya que no se le exigió al contratista, en el momento de perfeccionamiento del contrato, que acreditara estar al día en el pago de sus aportes a la seguridad social.


DISCIPLINARIO





2011.



59 Violación del art. 82 del decreto 4266 de 2010, en razón a que el contrato no se ejecuto por quien suscribió el contrato y quien se escogió según su idoneidad y experiencia.


DISCIPLINARIO

60

- La Empresa Social del Estado “Santiago de Tunja” para la vigencia 2011, presenta informe de labores de la oficina de Control Interno, con fecha Enero 30 de 2011, según soporte presentado en la rendición de Cuentas al a Contraloría de Tunja, lo cual nos indica que este informe sería no de la vigencia 2011, sino al parecer del mes de enero del mismo.

X

61

De la verificación de los informes de control interno de la ESE, se encuentra que en cuanto a Actividades como: 1. Reuniones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. 2. Visitas efectuadas con sus correspondientes actas. 3. Adopción en los grupos de trabajo del sistema obligatorio de gestión de la calidad en salud –SOGC. 4. Actas levantadas de cada una de las actividades efectuadas, entre otros y los Resultados obtenidos en: 1. Aplicación de los indicadores sectoriales para evaluar la gestión de prestadores de servicios de salud. 2. Aplicación de encuestas referenciales por parte de Control Interno. 3. Medición del clima organizacional. 4. Plan de Bienestar social ejecutado. 5. Indicadores efectuados para la evaluación de gestión. 6. Plan de auditoría de control interno 7. Plan de mejoramiento por cada área funcional. 8. Planes de capacitación realizados. 9. Evaluación del Plan Operativo anual, entre otros, NO se presentan los soportes correspondientes de cada uno de éstos, que indiquen la ejecución de los mismos.

X

Cordialmente, JUAN PABLO CASTELLANOS C. JUAN DE DIOS GONZALEZ ORJUELA Profesional Especializado Profesional Especializado Líder de Auditoría CARLOS ANDRES SANCHEZ C. JOSÉ ANTONIO DAZA FIGUEREDO Abogado – Contratista Auditor Fiscal (C.)

Documents

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA AUDITORIA …contraloriatunja.gov.co/informes/auditoria-fiscal/informe-final-ESE... · Página web: Email: [email protected] Carrera 10