Embed Size (px)
Citation preview
AgentschapOndernemen
informeert - adviseert - stimuleert
informeert - adviseert - stimuleert
informeert - adviseert - stimuleert
informeert - adviseert - stimuleert
informeert - adviseert - stimuleert
informeert - adviseert - stimuleert
informeert - adviseert - stimuleert
informeert - adviseert - stimuleert
E-ProcurementOverheidsaanbestedingen via het web
Versie 2 - juli 2011
© 2011, Agentschap Ondernemen, Koning Albert II-laan, 35, bus 12, 1030 Brussel & Departement Bestuurszaken, Boudewijnlaan 30 bus 30 - zone 7B, 1000 Brussel. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvuldigd, opgeslagen in een geautoma-tiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën of enig andere manier, zonder de schriftelijke toestemming van het Agentschap Ondernemen.
E-procurement is een uitgave van:Agentschap Ondernemen, Koning Albert II-laan, 35, bus 12, 1030 Brussel.Tel. 02 553 37 05Fax 02 553 38 [email protected]
Disclaimer: Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Het Agentschap Ondernemen en het Departement Bestuurszaken streven de grootst mogelijke zorg na bij het inwinnen en verspreiden van informatie. Het Agentschap Ondernemen en het Departement Bestuurszaken kunnen echter niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade die rechtstreeks of onrechtstreeks zou voortvloeien uit de acties die op basis van de gegevens uit deze uitgave worden ondernomen.
Departement BestuurszakenBoudewijnlaan 30 bus 30 - zone 7B1000 BrusselTel. 02 553 72 02Fax 02 553 72 05www.vlaanderen.be/bestuurszaken
E-pr
ocur
emen
t
2
VoorwoordE-procurement is de elektronische afhandeling van overheidsopdrachten. Europa ambieert met behulp van deze elektro-nische procedure, overheidsopdrachten transparanter en toegankelijker te maken voor het bedrijfsleven.
Om deze toegankelijkheid voor de Vlaamse bedrijven optimaal te maken, ging de Vlaamse Regering een samenwerking aan met de federale overheid. Bedrijven kunnen op deze manier de overheidsopdrachten van de verschillende bestuurs-niveaus afhandelen op dezelfde elektronische platformen.
U vindt deze platformen op www.publicprocurement.be.
In e-notification kunt u overheidsopdrachten die uw interesse wegdragen terugvinden. Door gebruik te maken van de zoekmotor en uw profiel achter te laten kunt u dagelijks de relevante publicaties in uw mailbox krijgen. In e-tendering kunt u uw offerte of kandidaatstelling elektronisch indienen. U zult merken dat, na een leerperiode, dit een belangrijke administratieve vereenvoudiging voor u betekent.
De Vlaamse overheid heeft er voor gekozen om, na een overgangsperiode, waarin u mag kiezen of u deze platformen gebruikt, de elektronische procedure te verplichten. Dit is in het belang van het bedrijfsleven. Het betekent immers dat u het perspectief krijgt, steeds de elektronische procedure te kunnen gebruiken en dit voor elke overheidsopdracht die de Vlaamse overheid publiceert. Deze beslissing van de Vlaamse Regering zal bovendien de andere bestuursniveaus stimuleren de elektronische procedure te gebruiken.
Misschien woont u in een grensstreek of ligt uw markt in de buurlanden? Enterprise Europe Network staat voor u klaar om u te begeleiden bij het grensoverschrijdend aanbesteden.
Het Departement Bestuurszaken en het Agentschap Ondernemen willen u met deze brochure op een snelle en efficiënte wijze naar de elektronische platformen voor e-procurement brengen.
Veel succes!
Luc Lathouwerssecretaris-generaal Departement Bestuurszaken
Bernard De Potteradministrateur-generaal Agentschap Ondernemen
E-pr
ocur
emen
t
3
Inhoud1. Overheidsopdrachten 5
2.E-Procurement 5
3. Het Vlaamse beleid rond e-Procurement 6
4. Een elektronische handtekening plaatsen 6
5. Eén toegangspoort: www.publicprocurement.be 9
6. Op zoek naar een overheidsopdracht 9
7. Een offerte of kandidaatstelling elektronisch indienen 11
8. De openingszitting 18
9. Het proces-verbaal van de openingszitting 18
10. E-Tendering bij andere overheden in België 19
11. Elektronische platformen in de Europese Unie 20
12. Tips 20
13. Hulp: training en helpdesk 22
14. Samenvatting e-aanbesteden voor bedrijven 23
E-pr
ocur
emen
t
4
1. OverheidsopdrachtenAls u werken uitvoert voor of leveringen of diensten aanbiedt aan de overheid zal dit steeds in het kader zijn van een overheidsopdracht. Naleving van de regelgeving overheidsopdrachten zorgt ervoor dat dit op een objectieve wijze ver-loopt met respect voor de mededinging.
Als u aan een overheidsopdracht wil deelnemen, moet u als onderneming vertrouwd zijn met deze regelgeving. Het maken van een procedurele fout, als gevolg van onvoldoende kennis, kan immers het werk dat u aan uw offerte besteed hebt nutteloos maken.
Indien u meer kennis wil opdoen of u wilt laten bijstaan door deskundigen kunt u als bedrijf zeker terecht bij uw beroeps-organisatie of bij gespecialiseerde dienstverleners.
2. E-Procurement Deze brochure gaat er van uit dat u als bedrijf de nodige kennis hebt over de wetgeving overheidsopdrachten of dat u zich door deskundigen laat bijstaan. Het gebruik van de elektronische procedure bij overheidsopdrachten betekent immers niet dat u geen weet moet hebben van de wetgeving. De elektronische procedure vervangt de papieren procedure: steeds blijft het ook uw opdracht de regelgeving overheidsopdrachten strikt toe te passen.
Is de elektronische procedure dan niet meer dan een vervanging van wat voorheen op papier gebeurde? Toch wel! De Europese Unie – als grote promotor van deze elektronische werkwijze – beoogt juist voor het bedrijfsleven een grotere transparantie en toegankelijkheid te bereiken. Bovendien is deze procedure ook wel een behoorlijke administratieve ver-eenvoudiging. Verschillende handelingen die u doet in de papieren verwerking van uw overheidsopdracht zult u voortaan veel eenvoudiger en sneller kunnen doen.
Deze elektronische procedure in het werken voor de overheid vat men samen met de term ‘public e-Procurement’. Verschillende elektronische platformen worden momenteel gebouwd om het volledige aankoopproces – van bekend-making over gunning tot betaling – elektronisch te laten verlopen. Twee van de zes platformen zijn momenteel klaar, nl. e-Notification en e-Tendering, en worden in deze brochure toegelicht.
E-pr
ocur
emen
t
5
3. Het Vlaamse beleid rond e-ProcurementDe Vlaamse Regering nam belangrijke beslissingen rond e-Procurement.
De eerste beslissing betreft het resoluut kiezen voor de federale platformen. Voor het bedrijfsleven is dit een goede zaak. Dit betekent immers dat zij voor hun overheidsopdrachten terecht kunnen op een uniek portaal waar ook de opdrachten van steden & gemeenten, het Waalse gewest, het Brussels Hoofdstedelijk gewest, ... gepubliceerd worden.
De tweede beslissing betreft de invoering van e-Tendering. De entiteiten van de Vlaamse overheid moeten vanaf 1 september 2010 de elektronische procedure voor het indienen van offertes of kandidaatstellingen toestaan. De inschrij-ver heeft dan de keuze tussen de papieren en de elektronische procedure. Vanaf 1 januari 2012 is de elektronische pro-cedure verplicht. Aanbestedende entiteiten van de Vlaamse overheid en inschrijvers zullen enkel nog via elektronische weg offertes en kandidaatstellingen ontvangen of indienen.
4. Een elektronische handtekening plaatsenBij het elektronisch indienen van een offerte zal de persoon die het bedrijf kan binden, de offerte moeten voorzien van een geavanceerde elektronische handtekening die geplaatst is met een geldig gekwalificeerd certificaat. Dat is opgelegd door de wetgeving. Een ingescande handtekening volstaat niet. Op dit moment beantwoorden de elektronische identiteitskaart (eID) en het Certipost gekwalificeerd e-token aan de wettelijke vereiste. Veronachtzaam dit niet! De aanbestedende overheid zal immers uw offerte weigeren indien ze niet geldig ondertekend is.
Vooraleer u begint aan de elektronische procedure, is het aangewezen na te kijken of uw bedrijf dergelijke handtekening kan plaatsen. Doe, indien nodig, de noodzakelijke voorbereidingen!
Hoe bereidt u uw bedrijf voor op het plaatsen van een geldige handtekening?
Er zijn vier aandachtspunten:
1. Uw computer moet een – interne of externe - kaartlezer hebben. Kaartlezers zijn in de handel verkrijgbaar; de website www.cardreaders.be biedt een overzicht.
2. U moet de sofware downloaden die het gebruik van uw elektronische identiteitskaart mogelijk maakt. Die software kunt u gratis downloaden op http://eid.belgium.be.
E-pr
ocur
emen
t
6
3. U moet de pincode van uw eID bij de hand houden. Bij het uitreiken van uw eID wordt ook een brief overhandigd met een PIN en PUK-code zodat u uw identiteitskaart ook als authenticatie kan gebruiken. Wanneer u deze PIN-code niet meer terugvindt, kunt u een nieuwe aanvragen via http://eid.belgium.be of uw gemeentebestuur. Hou rekening met een wachttijd!
4. Daarnaast moet uw pc uitgerust zijn met een internetverbinding met een standaardbrowser, geschikt voor Windows, Linux of Mac besturingssysteem en het gratis programmaatje JAVA Virtual Machine.
Het is mogelijk dat de juiste Java-versie niet is geïnstalleerd op uw computer. U kunt de juiste Java-versie (minstens versie 6, update 16) downloaden op http://java.com/nl/download/index.jsp.
Mogelijks heeft uw ICT-beheerder in uw bedrijf specifieke beveiligingsmaatregelen genomen die de toegang tot bepaalde websites of toepassingen bemoeilijken. Het is aan te raden in geval van problemen uw ICT-dienstverlener te contacteren.
Kunt u enkel met uw elektronische identiteitskaart ondertekenen?
De regelgeving voorziet dat u moet ondertekenen met een geavanceerde elektronische handtekening geplaatst met een gekwalificeerd certificaat. U hebt twee mogelijkheden:
X De elektronische identiteitskaart (eID) X Het Certipost gekwalificeerd e-token. U kunt meer informatie over het certificaat aanvragen op www.certipost.be.
Buitenlandse bedrijven of bedrijven met een gevolmachtigde van buitenlandse afkomst kunnen gebruik maken van dit Certipostcertificaat. In de toekomst zal in de applicatie ook voorzien worden dat u kunt ondertekenen met elk geldig certificaat opgesteld volgens een XADES XL-format.
Wie moet de offerte ondertekenen?
Zorg er steeds voor dat de juiste persoon de offerte ondertekent. U doet dit immers ook in de papieren procedure. Dit is de persoon die het bedrijf rechtsgeldig mag verbinden volgens de statuten die gepubliceerd werden.
Het is ook mogelijk dat dit de persoon is die daarvoor een volmacht heeft gekregen. U kunt deze volmacht opladen per aanbestedingsdossier. De volmacht moet natuurlijk ook elektronisch ondertekend zijn door de persoon die deze volmacht verleent.
Het gebruik van de volmacht bij e-Tendering
Een veelvoorkomende vraag vanuit het bedrijfsleven aangaande e-Tendering betreft het gebruik van een volmacht voor het indienen van een offerte. Geregeld wordt binnen bedrijven, naar aanleiding van een concrete overheidsopdracht, door diegene die de bevoegdheid heeft om terzake de nodige engagementen aan te gaan, een volmacht verleend aan één of meerdere personen, meestal dossierbehandelaars.
De problematiek die zich stelt bij het elektronisch indienen van offertes is dat een volmacht, net als de gehele offerte, moet worden voorzien van een elektronische handtekening die voldoet aan de vereisten gesteld in de regelgeving.
De overheidsopdrachtenregelgeving stelt dat, ingeval een volmacht wordt gebruikt, bij de offerte ofwel de originele volmacht wordt gevoegd, ofwel een gewaarmerkt afschrift ervan.
Hoe wordt dan bij voorkeur gewerkt? De volmachtgever zal het document, waarin hij de volmacht verleent, opladen in
E-pr
ocur
emen
t
7
de e-Tenderingapplicatie en dit document vervolgens voorzien van zijn elektronische handtekening. De gevolmachtigde zal dan de andere documenten, zoals de offerte, opladen in de applicatie en deze elektronisch ondertekenen.
Alternatief kan de aanbestedende overheid accepteren dat een kopie van de volmacht elektronisch wordt ingediend zonder elektronische handtekening van de volmachtgever. Na de opening van de offertes, zal de aanbestedende over-heid het origineel of een gewaarmerkt afschrift van deze volmacht moeten opvragen bij de inschrijver. Het bewijs van het bestaan van de volmacht vóór het uiterste indieningstijdstip komt dan voort uit het loutere feit dat een afschrift van de volmacht aanwezig was in de e-Tenderingapplicatie. Deze vereiste van een vaste datum voor de volmacht bestaat om de eerlijke mededinging te garanderen en heeft als doel te vermijden dat inschrijvers zich na het uiterste indieningstijdstip aan hun offerte zouden kunnen onttrekken. Algemeen gesproken is deze werkwijze echter af te raden.
In de toekomstige overheidsopdrachtenregelgeving is gekozen voor een minder formele benadering van de volmach-tenproblematiek. De vereiste dat het afschrift van de volmacht gewaarmerkt moet zijn komt in de toekomst namelijk te vervallen. Dit betekent dat het bestuur ook een ingescande volmacht zonder elektronische handtekening zal kunnen aanvaarden.
Ook een algemene volmacht is mogelijk. U moet daarvoor de regelgeving naleven en een volmachtpapier neerleggen bij de aanbestedende overheid. (KB van 8 januari 1996, art. 94). De gemachtigden voegen bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt.
Kunnen meerdere personen of bedrijven voor hetzelfde document hun handtekening plaatsen?
Meerdere personen kunnen eenzelfde document ondertekenen. Twee bedrijven kunnen in het kader van een tijdelijke handelsvennootschap elkaar rechten geven en gezamenlijk een dossier ondertekenen.
Test
U kunt testen of uw elektronische ondertekening werkt zonder dat u in een reële procedure zit. Ga daarvoor naar www.bestuurszaken.be/e-tendering en dien een offerte in op het testdossier.
Vraag een ontvangstbewijs op. Als u naast de vermelding ‘handtekening’ een code ziet, hebt u correct ondertekend.
E-pr
ocur
emen
t
8
5. Eén toegangspoort: www.publicprocurement.be
De federale overheid bouwde verschillende applicaties die de elektronische procedure conform de wetgeving toelaat. De Vlaamse overheid sloot een overeenkomst met het federale bestuursniveau om dezelfde applicaties te gebruiken. Ook Vlaamse lokale besturen gebruiken deze applicaties.
Dat betekent dat u als onderneming voor elke overheidsopdracht van de federale of Vlaamse overheid of van een lokaal bestuur terecht kunt op het portaal www.publicprocurement.be.
6. Op zoek naar een overheidsopdrachtAlle gepubliceerde overheidsopdrachten vond u vroeger terug in het Bulletin der Aanbestedingen (BDA). Sinds 1 januari 2011 is het BDA geïntegreerd in een elektronisch publicatieplatform: e-Notification.
Het enige officiële publicatieplatform met alle gepubliceerde overheidsopdrachten in België is https://enot.publicprocurement.be/. U komt op deze link terecht door op het bovenstaande portaal voor e-Notification te kiezen.
E-pr
ocur
emen
t
9
Natuurlijk bent u enkel geïnteresseerd in opdrachten die aansluiten bij uw bedrijfsactiviteit. Er bestaan gespecialiseerde bedrijven die voor u deze selectie maken. Op vraag van de werkgeversorganisaties voorziet de federale dienst e-Procure-ment de mogelijkheid dat u zelf op zoek gaat naar geschikte overheidsopdrachten met behulp van een zoekrobot.
U kunt dit doen als volgt:
U kunt, als anonieme gebruiker, op het platform kiezen voor “Bekendmakingen zoeken”. Vervolgens kunt u door middel van het tabblad “Eenvoudige of uitgebreide zoekopdracht” verschillende criteria ingeven. U vindt dan de publicaties van de overheidsopdrachten die uw interesse wegdragen.
U kunt vanuit deze omgeving ook zoekprofielen aanmaken en de mailing service activeren. Er zal dan wel gevraagd worden u eenmalig te registreren. Doe dit!
U ontvangt dan dagelijks de voor u relevante overheidsopdrachten in uw mailbox .
De publicatieberichten bevatten ook steeds een link naar het e-Notificationplatform. Deze link is onder andere interessant omdat u op deze wijze toegang krijgt tot het dossier en de bijhorende elektronische documenten, in de mate dat ze beschikbaar zijn (vooraankondiging, aankondiging opdracht, aankondiging gunning, errata, bestek, begeleidende docu-menten). Veel aanbestedende entiteiten stellen op e-Notification alle documenten beschikbaar. De toepassing voorziet een knop om alle documenten uit het dossier te downloaden op uw pc.
Om snel op de hoogte gebracht te worden van actualisaties bij een uitgeschreven opdracht, bijvoorbeeld wanneer een nieuwe meetstaat wordt gepubliceerd of extra informatie bekend gemaakt is, is het belangrijk dat u de opdracht toevoegt aan ‘mijn favoriete dossiers’. Op die manier krijgt u een mailbericht wanneer er iets wijzigt aan de opdracht en vermijdt u het manuele opzoekwerk.
Op de federale website https://enot.publicprocurement.be vindt u onder het tabblad “Hulp” een goede gebruikershand-leiding voor ondernemers om de zoekrobot optimaal te gebruiken.
Opmerking: om deze extra dienstverlening na de eerste registratie te gebruiken, kiest u voor “lokaal inloggen met gebruikersnaam en paswoord”. Het is niet nodig om in te loggen met uw eID.
E-pr
ocur
emen
t
10
7. Een offerte of kandidaatstelling elektronisch indienenVanzelfsprekend gaat u op zoek naar overheidsopdrachten om mee te dingen. Naargelang de procedure moet u daarvoor uw kandidaatstelling of uw offerte indienen.
Mag u de elektronische procedure toepassen ?
Vooreerst moet u zich de vraag stellen of de aanbestedende overheid u toestaat of verplicht om de elektronische proce-dure te gebruiken. Dat staat vermeld in het publicatiebericht of het bestek.
In de realiteit kunnen zich verschillende situaties voordoen omdat verschillende overheden met verschillende snelheden de elektronische procedure invoeren.
Welke situaties kunnen zich voordoen?
X Het is mogelijk dat u in het publicatiebericht of in het bestek niets terugvindt over het gebruik van de elektroni-sche procedure. Dat betekent dat u de elektronische procedure niet mag toepassen.
X Het is ook mogelijk dat de aanbestedende overheid het gebruik van de elektronische procedure expliciet verbiedt. Vanzelfsprekend mag u dan ook deze procedure niet gebruiken.
X De aanbestedende overheid kan de elektronische procedure toestaan. Dat betekent dat u de keuze hebt tussen de elektronische en de papieren procedure. Overweeg in dit geval of u voor de elektronische procedure klaar bent en of u er gebruik van wenst te maken.
X De aanbestedende overheid kan de elektronische procedure ook verplichten. In dat geval hebt u geen keuze. U moet uw offerte of uw kandidaatstelling elektronisch indienen.
Gebruik maken van de elektronische procedure: e-Tendering
De eenvoudigste manier om e-Tendering te gebruiken, is vanuit het dossier dat u gevonden hebt in e-Notification of waar-voor u een link in uw mailbox ontvangen hebt. Indien dit een dossier is waarvoor de elektronische procedure toegestaan of verplicht is, ziet u rechts bovenaan de knop “Toegang tot platform e-Tendering”.
Nadat u op deze knop geklikt hebt, komt u in de e-Tendering omgeving. Dit is de applicatie waar u uw kandidaatstelling of offerte elektronisch kunt indienen. Dat houdt concreet in dat u als inschrijver uw documenten, die klaar staan op uw pc, oplaadt in e-Tendering en elektronisch ondertekent.
E-pr
ocur
emen
t
11
De aanbestedende entiteit ontvangt op dit platform de offertes of kandidaatstellingen en houdt een elektronische ope-ningszitting. Het proces-verbaal dat zij van deze openingszitting opstelt, kunt u in deze applicatie raadplegen.
U registreren als onderneming
Als u voor het eerst in deze applicatie komt, wordt u uitgenodigd om u te registreren. Dit is eenmalig. Doe dit !
Vervolgens kunt u zich steeds “lokaal” aanloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord.
Dit is een registratie op bedrijfsniveau. Bij grote bedrijven met meerdere vestigingen is het aangewezen om afspraken te maken over de gebruikersnaam, het wachtwoord en het mailadres waarop berichten kunnen toekomen.
Er kan gekozen worden voor een andere gebruikersnaam en wachtwoord dan wat wordt gebruikt voor het platform e-Notification.
Een offerte of kandidaatstelling indienen
De wetgever heeft negen voorwaarden gesteld aan het elektronisch indienen van offertes of aanvragen tot deelneming. (KB van 8.1.96, art. 81 quater). Gebruik van het e-Tendering platform garandeert de naleving van deze voorwaarden door de inschrijver en de aanbestedende overheid.
De drie eerste voorwaarden belangen de inschrijver aan en handelen over de elektronische handtekening, de werkwijze en melding van een virus en het ontvangstbewijs. De zes andere voorwaarden betreffen de aanbestedende overheid en omschrijven o.a. aan welke voorwaarden de openingszitting moet voldoen.
U krijgt twee tabbladen ‘Beschrijving’ en ‘Parameters’ met gegevens over de opdracht. Belangrijk is de deadline voor indiening van de offertes/kandidaatstellingen goed te noteren zodat u zeker tijdig indient.
E-pr
ocur
emen
t
12
U klikt in het tabblad ‘Beschrijving’ op de knop “Mijn deelname bevestigen”. Vervolgens krijgt u een nieuw tabblad “ Mijn offerte”.
Vervolgens krijgt u het scherm om uw documenten op te laden. Er zijn verschillende mogelijkheden:
X Een document toevoegen X Een document tekenen en toevoegen X Een document verwijderen
E-pr
ocur
emen
t
13
Een document toevoegen gebruikt u wanneer uw dossier uit verschillende documenten bestaat (die u alvast oplaadt) en u deze documenten op hetzelfde moment door de persoon, die uw bedrijf kan verbinden, wilt laten ondertekenen.
Een document mag maximaal een omvang hebben van 80 MB. Het volledige dossier mag maximaal 350 MB bedragen.
Mogelijks legt de aanbestedende overheid een bestandsformaat op. De applicatie geeft, wat de formaten betreft, geen beperking. Ook. zip-bestanden zijn toegestaan. Zorg er wel voor dat de aanbestedende entiteit uw documenten kan openen.
Zorg ook voor beschrijvende bestandsnamen, bijvoorbeeld ‘offerteformulier.doc’, zodat de aanbestedende overheid weet welk bestand ze moet bekijken tijdens de opening.
Een document toevoegen en tekenen gebruikt u wanneer u het document wilt opladen en onmiddellijk ook van een elektronische handtekening wilt voorzien.
De ondertekening van een offerte is opgelegd door de wetgeving overheidsopdrachten. Een niet-ondertekende offerte zal als onregelmatig geweerd worden. Een elektronisch ingediende offerte moet ondertekend zijn met een geavanceerde elektronische handtekening geplaatst met een geldig gekwalificeerd certificaat.
U ondertekent op de volgende wijze:
1. Selecteer certificaat om te tekenen: ofwel klikt u aan ‘eID’ ofwel eToken wanneer u met een Certipost eToken zal ondertekenen. De gegevens worden uitgelezen uit het certificaat.
2. Bestand voor tekenen: u geeft het bestand een betekenisvolle naam en vervolgens zoekt u het bestand op uw pc met behulp van de knop met het vergrootglas. Nadien klikt u op de middelste knop op de onderste balk om elektro-nisch te handtekenen. Ingeval u tekent met een eID zal men nu vragen om de pincode op de geven. Tot slot drukt u op de knop met de opwaartse pijl om het bestand samen met de handtekening te verzenden.
Een document verwijderen gebruikt u om uw document terug te trekken. U selecteert het document en u selecteert ‘Document verwijderen’. U moet de verwijdering met uw handtekening bevestigen.
E-pr
ocur
emen
t
14
Opgelet
Misschien wenst u uw document te verwijderen omdat u er niet in slaagt het document correct te ondertekenen. U kunt dan ook de verwijdering niet ondertekenen. In dat geval moet u uw deelname annuleren.
Doe in dit scenario het volgende:
X U gaat naar het tabblad “Beschrijving”, X U kiest vervolgens voor “Annuleer uw deelname als inschrijver”.
De documenten worden opgeslagen in een elektronische kluis. De offerte draagt naast de handtekening ook een tijds-tempel en een herkenningscode.
Opvragen van het ontvangstbewijs
U vraagt na het indienen van uw offerte of kandidaatstelling steeds het ontvangstbewijs op. Het bewijs geeft u informatie over het tijdstip van indiening en over de handtekening.
E-pr
ocur
emen
t
15
Wanneer is uw offerte of kandidaatstelling goed overgemaakt?
Er zijn twee belangrijke hulpmiddelen.
1. Het hierboven vermelde ontvangstbewijs dat u in uw mailbox ontvangt en ook kunt afdrukken.
2. Controleer de status van uw ingediende documenten. De status moet een groene vink vermelden. Zorg ervoor dat elk document elektronisch ondertekend is.
Mogelijks bestaat uw offerte uit meerdere documenten. U hebt de mogelijkheid om document per document op te laden en vervolgens – eventueel op een ander moment – de documenten te ondertekenen.
Optionele veiligheden
Misschien bent u als inschrijver toch nog wat wantrouwig? De regelgeving voorziet twee optionele veiligheden. “Optio-neel” omdat de aanbestedende overheid kan kiezen of ze deze veiligheden al dan niet toestaat. Indien ze dit toestaat, kunt u vervolgens kiezen of u er al dan niet gebruik van maakt.
Welke zijn de optionele veiligheden?
1. De dubbele elektronische zending. Vandaag is deze mogelijkheid niet voorzien in de applicatie.
2. Het veiligheidskopie. De aankondiging of het bestek kunnen toestaan om de kandidaatstelling/offerte, overge-legd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie. Deze veiligheidskopie is een afdruk van de elektronisch ingediende documenten en wordt in een hermetisch gesloten envelop gestoken waarop duidelijk “veiligheidskopie” wordt vermeld. De envelop wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend bij de aan-bestedende overheid. De kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde kandidaatstelling/offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk.
E-pr
ocur
emen
t
16
De tijdelijke handelsvennootschap
Het is mogelijk dat u voor het indienen van een offerte een tijdelijke handelsvennootschap wenst aan te gaan. De ap-plicatie laat toe met meerdere bedrijven eenzelfde dossier te beheren.
U moet daarvoor rechten toekennen aan een ander – ook in e-Tendering geregistreerd – bedrijf. Beide bedrijven kunnen dan eenzelfde document ondertekenen.
De beperkte procedure - tweetrapsprocedure
U neemt deel aan een “tweetrapsprocedure”?Bij een beperkte aanbesteding, een beperkte offerteaanvraag en een on-derhandelingsprocedure met bekendmaking dient u in de eerste fase een kandidaatstelling in.
Wees bijzonder aandachtig of de aanbestedende overheid vraagt om deze kandidaatstelling elektronisch te ondertekenen!
Wanneer u door het aanbestedend bestuur geselecteerd wordt, gaat u het bestek ontvangen en kunt u – in de tweede fase – uw offerte indienen. Wanneer u uitgenodigd wordt tot de tweede fase, komt u voor hetzelfde dossier tweemaal in e-Tendering.
In de tweede fase worden de geselecteerden uitgenodigd tot het indienen van een offerte. Door middel van een aparte mail zullen zij informatie ontvangen over:
X het dossier waarvoor ze uitgenodigd worden, X het paswoord waarmee ze toegang krijgen tot het bestek, X de link naar e-Notification, om het bestek op te halen, X de link naar e-Tendering, om een offerte in te dienen.
Mijn Dossiers
U kunt de overheidsopdrachten waaraan u deelneemt/deelnam, terugvinden via de knop ‘Mijn Dossiers’. U kunt van deze functie gebruikmaken om met verschillende mensen aan eenzelfde offerte/kandidaatstelling te werken, op voorwaarde dat iedereen inlogt met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord.
E-pr
ocur
emen
t
17
8. De openingszittingOp het aangeduide tijdstip zal het aanbestedend bestuur haar publieke openingszitting houden. Uiteraard kunt u hierop aanwezig zijn.
Bij een elektronische openingszitting zal de aanbestedende overheid, na het open verklaren van de zitting en de medede-ling dat geen offertes meer aanvaard worden, overgaan tot de elektronische opening. Op dat moment maken de voor- en bijzitter ook gebruik van e-Tendering en hun identiteitskaart om de kluis te openen volgens strikte procedures. Daarnaast liggen ook de papieren offertes/kandidaatstellingen klaar.
Het bestuur gaat vervolgens over tot het opmaken van het proces-verbaal van de openingszitting. Eventueel ingediende papieren offertes zullen toegevoegd worden aan dit proces-verbaal van opening.
9. Het proces-verbaal van de openingszittingNa publicatie zijn de proces-verbalen van de publieke openingszittingen beschikbaar op het e-Tendering platform.
Een proces-verbaal van de openingszitting opvragen doet u als volgt:
X U meldt zich aan in e-Tendering met uw gebruikersnaam en wachtwoord, X u kiest in de linkerkolom voor “PV van opening “, u geeft het referentienummer van de opdracht in en klikt op
“Zoeken”. X U kent het referentienummer niet, omdat u niet deelnam? In deze gevallen kunt u door op “zoeken” te klikken
zicht krijgen op alle proces-verbalen.
Opmerking: het gaat hier over het proces-verbaal van opening. Dat is niet hetzelfde als het proces-verbaal van gunning.
E-pr
ocur
emen
t
18
10. E-Tendering bij andere overheden in België De timing van invoering van de elektronische procedure varieert naargelang de overheid.
Verschillende federale overheidsdiensten staan het gebruik van e-Tendering reeds toe.
Het Brussels Gewest overweegt e-Tendering in 2012 toe te staan. Meer informatie op www.geengedoe.be.
Ook lokale overheden, centrumsteden, OCMW’s, … lanceren hun eerste overheidsopdrachten waarin de elektronische indiening van offertes toegestaan of verplicht wordt.
De situatie in Wallonië is enigszins verschillend. Wallonië ontwikkelde haar eigen e-Tendering platform. Het gebruik van het platform is facultatief.
Het Waals Gewest en de Franstalige Gemeenschap hebben een toepassing (IAM) ontwikkeld die ondersteuning biedt bij het opstellen van een aankondiging omtrent een overheidsopdracht. Sinds november 2009 worden deze aankon-digingen naar e-Notification voor publicatie doorgestuurd. Via een link naar het gemeenschappelijk portaal omtrent overheidsopdrachten van het Waals Gewest (http://marchespublics.wallonie.be) en de Franstalige Gemeenschap (http://marchespublics.cfwb.be) kunnen de documenten omtrent de overheidsopdracht (lastenboek, …) worden geconsulteerd.
E-pr
ocur
emen
t
19
11.Elektronische platformen in de Europese UnieElektronisch aanbesteden in de Europese Unie wordt momenteel enorm gepromoot als onderdeel van een eengemaakte Europese markt. Dankzij het elektronisch aanbesteden wordt grensoverschrijdend aanbesteden in de Europese Unie im-mers vergemakkelijkt.
Het opzoeken van Europese opdrachten kan verlopen via TED – Tender Electronic Daily ( http://ted.europa.eu). Deze op-drachten zijn altijd opgesteld in de taal van het land / de regio. De aankondigingen bevatten de opdrachten boven de Europese publicatiedrempels (de grotere opdrachten).
Er is ook het SIMAP- portaal waar alle aanbestedingskanalen uit de Europese lidstaten verenigd zijn: http://simap.europa.eu.
Voor hulp en ondersteuning kunt u zich wenden tot Enterprise Europe Network, een netwerk opgericht door de Europese Commissie met de bedoeling het zakendoen in Europa te bevorderen.
Het Enterprise Europe Network biedt, voor wat betreft grensoverschrijdend aanbesteden, volgende dienstverlening voor kmo’s:
X Helpen met regelgeving inzake overheidsopdrachten X Tender Alert: meehelpen zoeken naar relevante opdrachten, inclusief mailservice X Tender Support: begeleiding bij marktverkenning voor overheidsopdrachten in het
buitenland.
Dit is geen gemakkelijke materie en u laat zich hierbij best begeleiden.
Neem vrijblijvend contact op met [email protected] op het nummer 02 209 27 38 of surf naar: http://www.enterpriseeuropevlaanderen.be/home/overheidsopdrachten.html
12. TipsOnderstaande tips dragen bij aan het succesvol elektronisch indienen van een offerte.
(1) Leef de wetgeving overheidsopdrachten naOngeacht de procedure die u volgt, zorg dat u steeds in orde bent met de wetgeving overheidsopdrachten.
(2) Controleer steeds het publicatiebericht of het bestekDe aanbestedende overheid beslist voor elke opdracht afzonderlijk of ze het gebruik van elektronische middelen oplegt, toestaat of verbiedt. Kijk dus goed na wat het bestek of het publicatiebericht over het gebruik van de elektronische procedure vermeldt. Bij gebrek aan deze vermelding is het gebruik van elektronische middelen verboden.
(3) Registratie e-TenderingOm uw kandidaatstelling of offerte elektronisch in te dienen, moet u zich registreren op het platform e-Tendering.
(4) Implementeer het elektronisch ondertekenenDe handtekening is een essentiële voorwaarde voor de geldigheid van een offerte. Enkel de digitale handtekening geldt als een rechtsgeldige handtekening.
E-pr
ocur
emen
t
20
(5) Gevolmachtigde persoonDe elektronische handtekening moet worden geplaatst door de personen die bevoegd zijn om de inschrijver te verbinden. Opladen en ondertekenen kan op twee gescheiden momenten gebeuren tot vlak voor de openingszitting. Als de gevol-machtigde niet zelf de offerte digitaal kan ondertekenen, kan hij ook vooraf een volmacht geven aan de medewerker die de offerte in zijn plaats digitaal zal ondertekenen. De gevolmachtigde moet die volmacht dan wel zelf ook digitaal ondertekenen. De gevolmachtigde laadt de volmacht in e-Tendering op en tekent digitaal de volmacht.
(6) Controleer de status van uw ingediende offerte of kandidaatstellingAls u uw offerte of kandidaatstelling ingediend hebt, controleer dan de status van deze offerte of kandidaatstelling. Uw dossier moet voorzien zijn van een ‘groene vink’. Dit betekent dat de elektronische ondertekening geslaagd is. Deze ‘groene vink’ moet voor elk document aanwezig zijn.
(7) Opvragen van het ontvangstbewijsNa het volledig opladen van al uw documenten van uw offerte kunt u een ontvangstbewijs van indiening van de offerte verkrijgen. Het ontvangstbewijs vermeldt welke documenten op welke tijdstippen zijn ingediend.
(8) Raadplegen van het proces-verbaal van de openingszittingHet proces-verbaal van openingszitting wordt gepubliceerd op e-Tendering.
(9) VeiligheidskopieOm aan bezorgdheden tegemoet te komen, kan de aanbestedende overheid in de opdracht vermelden of u gebruik mag maken van een veiligheidskopie. Een veiligheidskopie is een papieren versie van de digitale offerte die in een gesloten omslag met vermelding van ‘veiligheidskopie’ en naam van de onderneming aan het bestuur wordt bezorgd. Als de aanbestedende overheid om technische redenen de digitale offerte niet kan openen, zal de veiligheidskopie worden geopend, die de digitale offerte zal vervangen.
(10) Neem uw tijdEen van de voordelen van e-Tendering is dat offertes op het laatste moment verstuurd kunnen worden. Gedaan met papieren verzendingen en mensen die zich doorheen druk verkeer moeten worstelen om documenten persoonlijk af te geven. Maar opgelet, ook op het internet kunnen vertragingen zitten. Dat een offerte op tijd verstuurd is, betekent niet dat ze op tijd aankomt. Het is dus aangeraden om digitale offertes tijdig te versturen.
U vindt deze tips en veelgestelde vragen ook op http://www.bestuurszaken.be/e-procurement-voor-bedrijven.
E-pr
ocur
emen
t
21
13. Hulp: training en helpdesk1. De federale helpdesk voor technische ondersteuning
Tel. 02 790 52 00 Openingsuren: 9 - 12uur en 13.15 – [email protected]
2. De Vlaamse overheid: portaal overheidsopdrachten
http://www.bestuurszaken.be/e-procurement-voor-bedrijven
De website van de Vlaamse overheid geeft algemene informatie over e-Tendering en vermeldt tal van opleidingen. Met uw vragen over het beleid kunt u terecht op [email protected]
3. Opleiding en training
U vindt initiatieven over e-Tendering bij:
Het federale niveau : een maandelijkse gratis infosessie in beide landstalen voor zowel bedrijven als ambtenaren http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/eprocopleidingen
De initiatieven van het Agentschap Ondernemen met ondersteuning van het Departement Bestuurszaken van de Vlaamse overheid: een maandelijkse infosessie in Brussel voor bedrijven. Meer informatie over deze infosessies: http://www.bestuurszaken.be/vorming-of www.agentschapondernemen.be, Nieuws&Evenementen
4. Geaccrediteerde opleidingsinstellingen
De federale overheid accrediteerde ook dienstverleners die opleiding geven in e-Procurement. U kunt hen contacteren voor een ‘in-company’ opleiding of pc-opleiding voor uw medewerkers.U vindt deze organisaties terug op:http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/eprocopleidingen
Er zijn ook tal van initiatieven die georganiseerd worden door de aanbestedende entiteiten zelf en door de beroepsfede-raties, UNIZO en VOKA. Vraag ernaar!
E-pr
ocur
emen
t
22
14. Samenvatting e-aanbesteden voor bedrijven1. Het bestek of publicatiebericht vermeldt de mogelijkheid of de verplichting om een digitale offerte in te dienen.
2. De inschrijver registreert zich (eenmalig) in e-Tendering
3. De inschrijver stelt de offerte samen zoals aangegeven in het bestek of het publicatiebericht. De offerte bestaat uit één of meerdere documenten in de formaten die toegestaan zijn door het bestek (klassieke formaten zoals .doc, .xls, .pdf)
4. De inschrijver laadt de elektronische offerte op en de gevolmachtigde van het bedrijf ondertekent de offerte met een digitale handtekening. Enkel gekwalificeerde elektronische handtekeningen kunnen gebruikt worden. In ons land zijn dit de Belgische identiteitskaart met pincode en de elektronische handtekening met Certipost-certificaat. Die tweede mogelijkheid biedt een oplossing voor buitenlandse ondernemingen. Het is uitermate belangrijk dat de gevolmachtigde de offerte digitaal ondertekent.
5. Elektronisch ingediende documenten komen terecht in een elektronische kluis. Op het moment van de openingszit-ting maken de voor- en bijzitter ook gebruik van e-Tendering en hun identiteitskaart om de kluis te openen. De offerte draagt naast de handtekening ook een tijdstempel en een herkenningscode. Zo blijft die steeds als een uniek document herkenbaar.
6. Het proces-verbaal van de opening wordt opgenomen in e-Tendering en is publiek raadpleegbaar onmiddellijk na het sluiten van de openingszitting.
Waar kunt u terecht voor bijkomende informatie?Contacteer het Agentschap Ondernemen:0800-20 555 [email protected] publicatie kan u consulteren op www.agentschapondernemen.be
E-pr
ocur
emen
t
23
