Upload
benjamin-maas
View
215
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Infosessie declaraties
Overzicht1. Declaratiedossier
2. Voortgangs- / eindverslag
3. Aanvraag cofinanciering
4. Kosten- en betalingsbewijzen
5. Subsidiabiliteit
6. Controle en uitbetaling
7. Communicatieverplichtingen
1. Declaratiedossier• Wat:
– Aanvraag tot uitbetaling, inclusief bewijsstukken– stand van zaken project
• Documenten:– voortgangs- of eindverslag– Aanvraag cofinanciering– Kosten- en betalingsbewijzen
• Digitaal en hard copy
• Handtekeningen!
• Deadline: 15 januari – 15 juli
• www.hagelandplus.be > Documenten
2. Voortgangs- of eindverslag• Vul sjabloon in op website onder declaratie
– Keuze voortgangs- of eindverslag
• Inhoud:– Gegevens project en promotor– Projectvoortgang– Financiering– Afwijkings- of wijzigingsverzoeken
• Verschuiving: indien >10% van de kostenrubriek OF nieuwe rubriek wordt aangesneden
• Verlenging: N+2
• Inhoudelijke wijzigingen: aanvraag bij PG• Verhoging budget of nieuwe projectaanvraag: aanvraag bij PG
– Extra documentatie:• Opleidingen, studiemomenten,…: namen van de
deelnemers, geboortejaar, de organisatie en het geslacht
• Nota: bij publieks- en/of persevents: 1 uitnodiging naar de PG en 1 naar de VLM sturen
• Persartikels, foto's,...
• Eindverslag: doelstellingen bereikt, verderzetting na afloop
• Aandachtspunten:– Volledigheid– Projectcode: goedkeuringsbrief– Afwijkings- of wijzigingsverzoek: duidelijkheid:
data, bedragen, kostenrubrieken, motivatie
– ALTIJD in te dienen, ook indien geen kosten gemaakt in de betrokken periode
3. Aanvraag cofinanciering• Excelbestand (sjabloon op website) met 3
tabbladen:– in te vullen voorblad– facturen en kosten– gedetailleerde personeelskosten
Voorblad
Facturen en kosten
• Aandachtspunten:– Kosten gemaakt in goedgekeurde projectperiode– enkel projectgerelateerde kosten
DUS geen reguliere kosten– Enkel kosten van (co)promotoren
• BTW– Enkel privaatrechtelijke personen die niet
BTW-plichtig zijn mogen BTW inbrengen– Publiekrechtelijke instanties kunnen geen
BTW indienen: gemeente- en stadsbesturen, OCMW's, kerkraden, publiekrechterlijke vzw’s (ook al zijn ze niet BTW-plichtig)
• Hoe invullen?– Per kostenrubriek, oplopend (selectievakjes)– Facturen per kostenrubriek: chronologisch– 1 lijn per factuur
Dus ook bv. personeelskosten: per loonfiche (dus per maand)
– Volgnummers: doorlopend vanaf 1 (herbeginnen bij elke declaratie)
– Overige gegevens aanvullen: leverancier, onderwerp factuur, factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%
• Opmerking: cofinancieringspercentage Hageland+ max. 60%
– Projectbedrag en totale cofinanciering worden automatisch ingevuld
– Paraferen
Detail personeelskosten
• Apart tabblad voor gedetailleerde opgave personeelskosten
• per maand en per persoon
• zelfde bedragen loonfiche
• Tijdsregistratie in bijlage!
• ingeven en aanduiden op loonfiche:– brutosalarissen van de projectwerkers– wettelijk verplichte werknemers- en
werkgeversbijdragen– vakantiegeld (gewogen!)– eindejaarspremie (gewogen!)– andere kosten zoals het woon- en wegverkeer, de
arbeidsongevallenverzekering en de vakbondspremie
– extra – legale voordelen zoals maaltijdcheques
Eindejaars-premie of vakantiegeldmag maandelijks a rato ingebracht worden
Kopie van officiële loonficheOFLoonstaat sociaal secretariaat= kostenbewijs + betaalbewijs
4. Kosten- en betaalbewijzen• Elke ingegeven kost: factuur en
rekeninguittreksel, of gelijkwaardig
• volgorde "Aanvraag cofinanciering"
• Factuur en rekeninguittreksel samennieten en nummeren (zelfde volgnummer Aanvraag cofinanciering)
• Kopieën
• Volgende zaken worden in fluo aangeduid:– datum op zowel kosten- als betaalbewijs– totaalbedrag dat in rekening gebracht wordt voor
het project, al dan niet incl. BTW
(eventueel de gebruikte verdeelsleutel erbij voegen en de berekening op het kostenbewijs maken)
– bedrag op het betaalbewijs aanduiden– loonfiches: alle kosten die worden ingebracht in de
detailtabel van de personeelkost (vb. RSZ werkgever, brutoloon, enz ..)
Fluo: DatumTotaalbedrag
Gemeente: bedrag excl. BTW!!
Volgnummer
Fluo: Totaal bedrag
Volgnummer
Uitleg + berekening
5. Subsidiabiliteit
• Welke kosten zijn subsidiabel– centrale vraag: wat is goedgekeurd in
projectfiche– project gerelateerd: geen kosten die behoren
tot de reguliere werking van de promotor
Investeringskosten
• Aankoop van grond: komt niet in aanmerking voor cofinanciering
• Gebouwen:– afbraak: niet– verwerving: niet– oprichting, renovatie en inrichting: wel
• Installaties, machines en uitrusting:– ondergrondse leidingen bij
infrastructuurwerken: niet, tenzij ze kaderen binnen de algemene inrichting van een gebouw
– dorpskernvernieuwing: onderfundering en fundering, lijnvormige elementen, verhardingen, signalisatie, groenaanleg, regiewerken, materieel en straatmeubilair: wel
• Rollend materieel: niet, behalve gespecialiseerd rollend materieel, onontbeerlijk voor de uitvoering van het project
• Levend materiaal: – aankoop van dieren: niet– aankoop en planten van zaai- en pootgoed van
jaarlijkse landbouwgewassen: niet – huur van dieren en planten: wel
• Leasing:– een door de leasingnemer aan de
leasinggever betaalde leasingprijs (netto-aankoop): wel
• uitzondering: – leasingwagens/bedrijfswagens, en afschrijving: niet – rollend materiaal algemeen: niet
– andere met de lease-overeenkomst-gemoeide kosten, zoals belasting: niet
Personeelskosten• Loonkosten van de rechtstreeks bij het project
betrokken personeelsleden, niet van supervisie
→ bewijs 1: kopie van loonfiche• Enkel voor de tijd aan het project besteed
→ bewijs 2: tijdsregistratie per halve dag• Vrijwilligerswerk hoort niet in deze rubriek:
– betaald: werkingskosten– onbetaald: bijdragen in natura
Project gerelateerde kosten die er niet zouden zijn zonder het project
(projectfiche!)
Werkingskosten
• Aanvaard als werkingskosten:de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor verbruiksmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur niet langer is dan de duur van het project (b.v. inkt, papier, batterijen, ...)
– aankoop van een computer en een printer specifiek voor project:
• afschrijving op 3 jaar :per jaar maximaal 1/3 van de aankoopprijs
– huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen, apparatuur en infrastructuur
– tankbeurten en kilometervergoedingen als het vervoer essentieel is voor het project
– betaald vrijwilligerswerk, verantwoord met een onkostennota (naam, dag(en), plaats en geleverde werk) en een betalingsbewijs
• geen combinatie van forfaitaire en reële kostenvergoedingen (kilometervergoeding)
• kosten die gemaakt worden ten aanzien van deze vrijwilligers (bv. een attentie voor het geleverde werk) kunnen ondergebracht worden als werkingskost
– Kosten die gemaakt worden door een particulier: onkostennota en betalingsbewijs
• kan ook onder externe prestaties
– verzekering specifiek voor het project
• Niet aanvaard als werkingskosten– afschrijvingskosten voor het gebruik van
bestaande infrastructuur– computerkosten voor occasioneel gebruik: =
overheadkosten– uitgaven in verband met distributie, marketing en
reclame (promotie en publiciteit)– verhuur aan zichzelf (interne huuraanrekening)
Overhead
• Kosten die ook bestaan zonder project want verbonden aan dagdagelijkse activiteiten
• Overheadkosten die niet specifiek aan het project verbonden zijn: verdeelsleutel
• Max. 15% van de werkelijke personeels- en werkingskosten
• Enkel deze kosten vallen onder overhead:– Gebouw: huur gebouw/kantoor/vergaderzaal, verwarming,
verlichting, elektriciteit, gas, water– Kantoor: telefoonrekening, internetabonnement, postzegels,
verzendingskosten, kantoorbenodigdheden, inkt, papier/copies, onderhoud burelen, onderhoud PC + printer
– Representatie: reis- en verblijfkosten, kilometervergoeding– Ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch
advies– Verzekering: burgerlijke aansprakelijkheid, brand,
arbeidsongevallen
Externe prestaties• Kosten van de prestaties die door externe
organisaties in het kader van het project worden geleverd
• Bv. vergoedingen voor architecten, veiligheidcoördinatie, studie-, engineering- en consulentenbureaus
• Onderzoeksopdrachten en studies: enkel indien deel van een concreet project
• Km-vergoeding: als de kilometers worden verreden door iemand die de externe prestatie uitvoert
Promotie en publiciteit
• enkel indien opgenomen in aparte rubriek projectfiche• worden enkel in aanmerking genomen indien alle
logo's en slagzin aanwezig
Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling:
Europa investeert in zijn platteland
Bijdragen in natura• enkel als onbetaald vrijwilligerswerk
– tastbare output project– relatie met goederen waarvan kosten
gedeclareerdbv. schilderwerken kan als verf ingebracht als kost
– moet in rubriek in projectfiche voorzien zijn– max. tarief: € 20 per uur– opmerking: inzet vrijwilligers moet op voorhand
gemeld worden aan de PG-coördinator
Inkomsten
• Inkomsten die rechtstreeks voortkomen uit het project en tijdens de projectperiode
• Negatief getal: min-teken
• Ook 60% in rekening brengen
• Voorbeeld 1:
Project = organiseren evenement => inkomgeld moet in vermindering gebracht worden
• Voorbeeld 2:
dorpshuis wordt gerenoveerd en na de renovatie worden bepaalde lokalen verhuurd. De huurprijs moet hier niet afgetrokken worden omdat het project de renovatie van het dorpshuis is
6. Controle en uitbetaling• Leader :
– Controle door de coördinator iov PG– Controle door de VLM
• Uitbetaling Leader cofinanciering door Vlaams betaalorgaan:Agentschap voor Landbouw en Visserij
Procesondersteuning
Dienst Betalingen en Inningen, Ellipsgebouw, 3e verdieping
Koning Albert II laan 35, bus 41,
1030 Brussel
Tel. 02 552 75 83, fax 02 552 75 71
Bekendmaking financiering• Waarom :
openbaarheid gebruik financiering Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling
• Hoe : publicatie op website – Naam promotor– Postcode en gemeente– Bedragen uitbetaalde financiering per begrotingsjaar
Na afloop project Alle documenten en bewijsstukken moeten tot 5
jaar na beëindiging van het project bijgehouden worden:
• Projectdocumenten• Resultaten• Constructies• …
7. Communicatie• Regels voor:
– Gebruik van Europese, Vlaamse en provinciale logo’s
– Vermelden van de slagzin van ELFPO: Europees Landbouwfonds voor PlattelandsOntwikkeling: Europa investeert in zijn platteland
– Plaatsen van infoborden bij fysieke investeringen
Gebruik logo’s en sloganAlgemene richtlijnen
Bij alle communicatie- en promotiemateriaal
Op titelpagina van publicaties(boeken, brochures, folders, uitnodigingen, nieuwsbrieven...) de logo's en slogan, gegroepeerd
Bij publicaties: ook verwijzen naar instantie verantwoordelijk voor informatie-inh
Op de homepage van websites, bij mailings, databases, audiovisueel materiaal...
Op affiches, posters,...
Op ander materiaal (bijv. zakjes, balpennen,…)
Specifieke richtlijnen:Fysieke investering
• Totale kost (cofinanciering + eigen bijdrage)=< € 50.000 => algemene richtlijnen volgen> € 50.000 => gedenkplaat (klein infobord)> € 500.000 => werfplaat (groot infobord)
Bord verplicht tijdens realisatie en daarna 5 jaar laten staan en onderhouden of het groot bord vervangen door een klein.
• Informatieborden: – beschrijving van het project en/of de concrete actie– slagzin en logo’s (min. 25% van de oppervlakte van het
informatiebord)
Voorbeeldenslagzin
Logo’s
Logo’s en slagzin: Min. 25% van het oppervlak van het bord
- Verplichte logo's en slagzin- 25% van het totale oppervlak bord
Naast de logo’s ook de slagzinVoorbeeld van LEADER-project: 4 logo’s + slagzin