Infoträff planeringsledare SLK 27 augusti 2013

Presentation av NEKK-projektet

Infoträff planeringsledare SLK27 augusti 2013

Magnus Staxäng, projektledare

Per Svensson, projektcontroller

Stadens intentioner & kommunstyrelsen budskap

2

En Stad

Inköps- och Upphandlingspolicy

Kommunikations-strategi

Gemensam byggprocess

Bolagsöversynen

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Per

Stadens systemflora – nuläge

3

Ekonomistyrning

Beställning till Betalning Ekonomihantering

Horisonten RaindanceAgressoBusiness

World

VismaControl

VismaBusiness

Jeeves IFS

VismaSPCS

XXX

Hypergene MercurReal

report

Cognosplanning

Qlickview

ExcelMicrosoft

BI

VismaActit

XXX

VismaProceedo

PaletteArena

AgressoEFH

Gasell

JeevesEFH

BasWare

IFSE-faktura

Logica XXX

Flera olika tekniska plattformar

Flera olika drifts-lösningar

Flera licenser för samma produkt

Flera olika lösningarför support

Olika grad av nyttjande av gem. ekonomitjänster


Bakgrund till projektet

Med nytt ekonomikoncept menas en bärande idé om en helhetslösning - där system och teknik bara är en del bland flera för att åstadkomma önskvärd verksamhetsnytta. NEKK fokuserar förutom på system även på att vidareutveckla grundläggande strukturer och modeller, processer och arbetssätt som systemet ska stödja. Därutöver ska NEKK aktivt medverka till att människor, kompetenser, roller, organisation samt rådande kultur utvecklas i den riktning som gör det möjligt att få ut så mycket nytta av förändringen som möjligt. Detta synsätt påverkar genomförandet av projektet och införandet av nytt ekonomikoncept.

NEKK kommer att införas i ett flertal etapper med olika parallella aktiviteter och leveranser. Överlämning till förvaltningsorganisation sker successivt under projektets gång.

4

Göteborgs Stads förvaltningar har under flera år genomfört ett målinriktat arbete i syfte att samordna och effektivisera ekonomiprocesser och systemstöd, bl.a. genom samordning av fakturahantering och införandet av en gemensam huvudbok. Inom staden har därtill funnits en uttalad ambition att förbättra förutsättningarna för och kvaliteten i ekonomisk planering, uppföljning och analys. Mot denna bakgrund startades projektet Nytt Ekonomikoncept (NEKK) upp under hösten 2009.


Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept

5

Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene)

Beställning till betalning(Winst 2.0, Visma Proceedo)

Ekonomihantering(Unit4 Agresso)

PersonalsystemVerksamhets-system

Kvalitetssäkrad datalagring

Utdata, rapporter Analys

Beslutsstöd

BudgetPrognos

Processtöd Koncern-konsolidering

Modeller, strukturer och systemadm

Framtida behov

Mötesplatsen

Verksamhet, ekonomi, inköp, personal

Leverantör

Kund

Huvudbok

AnläggningAvtal Beställning Faktura-

hantering

Faktura-motor


Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten

Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration

Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp


NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Magnus

NEKK:s Färdplan2012 2014 20152011 2013

Förberedelser Pilot Utrullning


Avtal

Avtal Överlämnat


Avtal Överlämnat

Förberedelser Utrullning

Beställning till Betalning (Winst 2.0)

Ekonomisystem(Unit4 Agresso)

Koncern-konsolidering(Cognos)

Ekonomi-styrning(Hypergene)

Överlämnat

6

Utveckling

Överlämnat


7

Nekksus - Hypergene

• Delprojektet avslutat per 2013-06-30

• Utvärderingsrapport sammanställd – bra betyg för införandet!

• Målbild för vidareutveckling av Nekksus beslutad av styrgruppen

• Interimslösning för utvecklingsfrågor etablerad

Ekonomistyrning

(Nekksus, Hypergene)

Utdata, rapporter

Analys

Beslutsstöd

Budget

Prognos

Processtöd

Mötesplatsen

Verksamhet, ekonomi, inköp,

personal

Skapar förutsättningar för ekonomisk

styrning och uppföljning av verksamheten



Hur upplever du att NEKK-projektets införande av Nekksus har fungerat som helhet?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

0

0

59 %

41 %

Mycket bra BraMindre bra Dåligt

8NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Beställning till betalning – Winst

• Nytt arbetssättet har under våren utformats och Winst har satts upp för att möta stadens behov och krav.

• 9 september kommer Intraservice som första förvaltning att förändra sitt arbetssätt och gå över till Winst för fakturahantering och beställning.

• 18 september kommer SDN Angered och Fastighetskontoret att införa det nya arbetssättet.

• Utrullningen pågår fram till juni 2014 och då har 31 av stadens förvaltningar infört det nya arbetssättet och Winst.

9

Beställning till betalning

(Winst 2.0, Visma Proceedo)

Mötesplatsen


personal

AvtalBeställning

Faktura-

hantering


Skapar förutsättningar fö

r effektiv styrning

och uppföljning av verksamhetens inköp


Införandet av Winst 2.0

10

Tidplan

junimajjan feb aprilmarsokt dec febr apr juni augsept nov jan mars maj juli sept

2012 2013

okt decnov

Projektledning, förändringsledning, riskhantering, kommunikation

Pilot

2014

Nyttovärdering

Modell och process

Integrationer

Acceptanstest

Nyttovärdering, uppföljningsmodell

Utformning och konfigurering

Realisera integrationer

Utrullning

Test

Central utbildning

Förvaltarorg. Plan och utformning av förvaltarorganisation

Projektledning

Klart för test

Central utbildning

Utrullning

Milstolpar & beslutspunkter

Över-lämning

fas 1

jan feb aprilmarsfebr apr juni augjan mars maj juli sept

2013

okt decnov maj juni

2014

jul aug oktsept nov dec

UtrFörb. & utb.

UtrFörb. & utb.

UtrFörb. & utb.

UtrFörb. & utb.

UtrFörb. & utb.

GRUPP 1

GRUPP 2

GRUPP 3

GRUPP 4

GRUPP 5

UtrFörb. & utb.PILOTER


11

Ekonomihantering

(Unit4 Agresso)


Mötesplatsen


personalLeverantör

KundHuvudbok

Anläggning

Faktura-

motor

Skapar förutsättningar fö

r

effektiv ekonomiadministration

Ekonomihantering – Unit4Agresso

• Unit4 Agresso valdes till nytt ekonomisystem i Göteborgs Stad!

• Detaljplanering av införandet pågår tillsammans med systemleverantören

• Förfrågan i nyhetsbrevet att utse lokala projektansvariga

• Stormöte med förvaltningarna den 17 september


12

jan feb aprilmarsfebr apr juni augjan mars maj juli sept

2013

okt decnov maj juni

2014

jul aug oktsept nov dec

2015

febjan mars apr maj jun

Upphandling

Utrullning

Förfrågan, förhandling Kontrakt

Utformningsprinciper

Teknik &integration

Klargöra förutsättningarför Intraservice

Dialog med förvaltningarna

Modell &process

Utformning & konfigurering

Projekt-ledning

Projektplanering.

Startdag1

Startdag2

Startdag3

Lokalaförberedelser (Krets/VA)

Utformning & konfigurering

Utveckling, test & driftsättning av integrationer

Start avmasterdataintegrationer

Start 1 avTransaktions-integrationer

Förstudie (Intraservice)Start 2 av

Transaktions-integrationer

Start 3 avTransaktions-integrationer

Utf. & konfig. AR

Krets & VA

Utbildning Utb. För olika användargrupperUtbildningsstrategi

AcceptanstestTest

Leveranskontroll1

Acceptanstest

Leveranskontroll2

Teststrategi

Överlämning Överlämning ek.applikationer

Utrullning (mindre fack + Intraservice)Lokala förberedelser

Utrullning (SDN)Lokalaförberedelser

Lokalaförberedelser

Utrullning (Fack)

Utrullning

Användning-start

A

Användning-Start

B

Användning-startC

Utrullningsstrategi

Avvecklingsstrategi

Anslutningsstrategi

Översiktlig tidplan DP Ekonomihantering

Reservtid

Användning-start

D

Magnus NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Agenda vid informationsmöte med bolagen 21 maj

Inledning och bakgrund

Möjligheter

Systempresentation Hypergene

Fika (ca kl 10.00)

Systempresentation Visma Proceedo

Erfarenheter

Förutsättningar

Dialog – möjligheter och förutsättningar

Avslutning

13NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Magnus

Möjligheter

Nyttjanderätt för stadens samtliga förvaltningar och bolag Ingen upphandling behövs Sannolikt lägre nyttjanderättskostnader Tillvarata tidigare erfarenheter Standardprodukter Egna anpassningar i modeller och processer Gemensam support Gemensam eller egen driftslösning (Hypergene) Molntjänst (Visma Proceedo och nytt ekonomisystem)

14NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Magnus

1. Vilka möjligheter ser vi?

• Kunna nyttja de avtal som finns • Slipper egen upphandling • Samma uppdateringar och releaser som staden • Nyttja Göteborgs idéer för vår organisation • Dra nytta av erfarenheter och idéer från införandet i Nekk – både vad

gäller själva projektet och utformningen av systemlösningarna• Återanvända integrationslösningar som utformats i NEKK• Använda avtal och istället kunna fokusera mer på den egna

kärnverksamheten• Ta del av och tillgodogöra oss Göteborgs Stads upphandlingsarbete

av konceptet • Samordning och kostnadseffektivitet • Gemensam drift och support (skalfördelar) • Fler användare och bättre support • Färre system • Bättre kontroll • Moderna system • Kompetensåterföring • Erfarenhetsutbyte inom ekonomi, IT och inköp • Gemensam kunskapsbank• Helhet, del av en större verksamhet • Kostnadseffektivt och• Lättare att möjliggöra en förändring • Benchmarking

15

• Förbättrad och utvecklad intern kontroll

• Avtalstrohet

• Förbättrad inköpsstatistik

• Effektivare inköpsprocess

• Order/fakturamatchning

• Standardisering

NEKK som helhet Specifikt Winst 2.0

• Förbättrad budgetering, planering, rapportering och uppföljning

• Bättre analys

• Snabbare beslut och effekt

• Standardisering: rapportering styrning och uppföljning

• Bättre uppföljning av verksamhetsmål

• Bättre kostnadskontroll

Specifikt Hypergene

• Mer effektiva processer (ex. bokslut)

• Standardisering

Specifikt Nytt ekonomisystem

Bruttodokumentation från dialogen


2. Vilka frågor behöver besvaras?

• Hur ser ekonomi-/finansieringsmodellen ut?• Vad kostar det för oss?• När kan vi börja? • Hur skall vi prioritera/upprätta tidsplan?• Tidshorisont för uppstart? • Hur skall projektorganisation se ut/projektledning? • Hur tar vi oss igenom projektet? (idé checklista vad vi

behöver göra)• Möjlighet till integration med övriga/andra

beställningssystem, ex vis Fastighetssystem (reparationer, inre underhåll)? • Möjligheter till konsulthjälp (separat upphandling)? • Finansiering?• Krav på teknik? • Krävs tillgång till stadsnätet? • Hur göra vid leasingbeställning?

16


• Historik? (ex. Kommunleasing)• När stängs program? • Inköpsprocessen! • Hur hantera stadens process kontra verksamhetskrav? • Hur ser den långsiktig målbild kopplat till hela staden

perspektivet ut?• Hur vill vi jobba? • Vilka processer stödjer systemen? • Vilka faser behöver gås igenom i ett projekt?• Hur ser arbetsmodellen ut? • Vilka processer behöver gås igenom och hur görs detta

bäst? • Vilket regelverk gäller?• Gränssnitt Winst/Beställningsportalen? • Översyn av nuvarande system?


3. Vilka krav ställs på oss eller på staden som helhet?OSS• Översyn och utvärdering av befintliga system och

processer • Översyn av befintliga avtal i nuvarande system• Modell och processutformning viktig för att systemen ska

fungera (ex. Hypergene)• Viktigt att göra sin hemläxa• Hur involvera verksamheterna i förändringsarbetet? • Kommunikation och information internt • Skapa trygghet • Fundera igenom sin strategi relaterat till dagens system

och de möjligheter NEKK erbjuder• Avveckling av egna system

NEKK | Informationsträff för bolagen | 2013-05-21 17

STADEN• Besvara frågan när vi kan dra igång • Tydligare kommunikation och information – vilka

möjligheter finns och när?• Prioriteringsordning/turordning för införandet; många bolag

samtidigt• Synka med styrmodell 2.0• Avveckling av gemensamma system• Tydligt kommunicera vilken styrning staden har relaterat till

användandet av NEKK-systemen, frivilligt eller obligatoriskt?• Behov av en kontaktperson för respektive system • Erfarenhetsutbyte och möjlighet att göra studiebesök • Viktigt med tillgång till bra supportfunktion (tillgänglighet

och pris) • Vi behöver veta de långsiktiga förutsättningarna • Tydliggöra erbjudandet för produkterna (inkl prismodell) • Viktigt att det är enkelt för oss att bedöma om det är ett

alternativ för oss


Magnus

Enkätundersökning – våren 2013

• Bakgrund: I syfte att skapa en bättre förståelse för dagens systemlösningar i staden, eventuella behov och ambitioner att använda de system (och tjänster för ex. drift) som upphandlats genom NEKK-projektet genomfördes en webbenkätundersökning, vilket också informerades om på mötet den 21 maj. Enkäten riktade sig till ekonomichef, administrativ chef, IT-chef eller motsvarande för samtliga bolag och kommunalförbund i staden.

• Syfte: Att få en bild av nuläget av stadens systemlösningar inom de systemlösningar som omfattas av nytt ekonomikoncept.

• Målgrupp: Boplats, Bostadsbolaget, Business Region Göteborg AB, Familjebostäder, Framtiden, Gatubolaget, go:teborg&co, Got Event, GotaLejon, Grefab, Gryaab, Gårdstensbolaget, Göteborg Energi, Göteborgs Egnahems AB, Göteborgslokaler, Göteborgsregionens tekniska gymnasium AB, HIGAB, Kommunleasing, Lindholmen Science Park, Liseberg, Parkeringsbolaget, Portgot (Gbg Hamn AB), Poseidon, Renova, Räddningstjänsten, Spårvägen, Stadsteatern, Störningsjouren, Upphandlingsbolaget, Utveckling i Nordost AB, Älvstranden, Utveckling AB

• Svarsfrekvens: 100%. Samtliga 31 tillfrågade bolag har svarat

NEKK | Bolagsenkät 18Per

Enkätresultatet i korthet (31 av 31 svar)

NEKK | Bolagsenkät 19

Tot. 31 bolag Ekonomi-/verk-samhetsstyrn.*

Utdata/rapport-verktyg

Beställning, inköp Leverantörs-fakturahantering

Ekonomisystem

Antalet olika system 10 8 (fristående system; skilt från ekonomisystem och Excel)

9 13 13

Antal som saknar system

12 5 3 1 Ingen

Antal som visat intresse

11 5 12 10 7

Antal avtalsparter Ca 20

* Budget, uppföljning, prognos


Reflektioner – ”Det spretar!”

• Många olika system inom samma applikationsområde

• Många leverantörer inom samma applikationsområde

• Egna bolagsspecifika uppsättningar (låg grad av samordning)

• Många relationer med systemleverantörer

• Ex. Visma (13 olika installationer, 3 olika typer av ekonomisystem, 3 olika typer av leverantörsfakturahanteringssystem)

• Ex. ”lokalklustret” (5 bolag, 4 olika typer av ekonomisystem, 3 olika typer av leverantörsfakturasystem, 3 olika typer av ekonomistyrningssystem)

• Flera olika system inom resp. ”bolagskluster”

• Varierande driftslösningar (egen regi, Intraservice, externt)

• Tre bolag måste byta ekonomisystem

• Åtta bolag ”måste” byta system för leverantörsfakturahantering

• Många saknar helt systemstöd för ekonomi-/verksamhetsstyrning

• Störst visat intresse för beställning och leverantörsfakturahantering (Winst 2.0)

NEKK | Bolagsenkät 20Per

23

Kontakt och mer information

Nyhetsbrev

[email protected]

https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk

NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Documents

Infoträff planeringsledare SLK 27 augusti 2013