Embed Size (px)
Citation preview
2
Innehåll
1. SAMMANFATTNING _______________________________________________________________________ 3
2. BAKGRUND ______________________________________________________________________________ 4
2. BESKRIVNING AV PROJEKTET ________________________________________________________________ 5
2.1 EFFEKTMÅL _____________________________________________________________________________ 6 2.2 PROJEKTMÅL ____________________________________________________________________________ 6
2.2.1 Delmål ___________________________________________________________________________ 6 2.3 AVGRÄNSNING __________________________________________________________________________ 6 2.4 PROJEKTORGANISATION ____________________________________________________________________ 6
3. GENOMFÖRANDE _________________________________________________________________________ 7
3.1 METOD _______________________________________________________________________________ 7
4. MÅLUPPFYLLNAD _________________________________________________________________________ 8
4.1 DELMÅL _______________________________________________________________________________ 8 4.2 EFFEKTUTVÄRDERING ______________________________________________________________________ 9 4.3 INTERN KOMMUNIKATION ___________________________________________________________________ 9 4.4 AVVIKELSER _____________________________________________________________________________ 9
5. SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER _____________________________________________________ 10
BILAGOR__________________________________________________________________________________ 11
PROJEKTORGANISATION OCH WORKSHOPSDELTAGARE __________________________________________________ 11 FAS 1 - DELRAPPORT ________________________________________________________________________ 14
3
1. Sammanfattning
Målet med projektet ”Framtida Mötesplats Kupan” var att skapa en tydlig vision och ett koncept för
Mötesplats Kupan, MK. Projektet byggdes upp i två faser, i den första fasen kartlades verksamheten
genom en nulägesbeskrivning och utifrån den gavs förslag på utvecklingsområden. I den andra fasen
av projektet bearbetades förslagen vidare och resulterade i ett koncept för Röda Korsets framtida
second hand-verksamhet.
Konceptet togs fram av kretsfrivilliga, förtroendevalda, centrala och lokala tjänstemän samt RKUF. Ca
200 personer har medverkat i projektet.
Konceptet innehåller följande delar:
Verksamhetsidé Vi skall skapa lokal och global nytta, genom att bedriva second hand med mötesplats för alla.
Grundprinciper Humanitet, Opartiskhet, Neutralitet, Självständighet, Frivillighet, Enhet och Universalitet.
Marknadsvision
Först på second hand med mest nytta.
Strategiska mål Marknad- mål
Bäst för givare och kunder.
Social nytta- mål
Värdet av den sociala nyttan skall öka varje år.
HR- mål
Arbetsplatsen där alla behövs, tar ansvar och utvecklas.
Hållbar utveckling- mål
Alla resurser skall användas på ett hållbart sätt.
Kvalitet- mål
Hög kvalitet i allt.
Överskott-mål
Verksamheten skall bidra till social och global nytta. Överskottet skall uppnå till minst 30 % av
omsättningen efter det att samtliga kostnader har avräknats.
Delstrategier Marknad, Social nytta, HR, Hållbar utveckling, Kvalitet, Överskott samt Struktur och samordning
Huvudstrategi Marknadsledarskap, innebär att vi alltid skall eftersträva att vara den aktör som leder marknaden.
Operativa planer De lokala verksamhetsplanerna.
Vår valda huvudstrategi är att vara bäst lokalt med ett starkt gemensamt stöd så att vi kan bli
marknadsledande i hela landet. Det förutsätter professionellt stöd och ett starkt lokalt ledarskap. Stöd
inom HR och administrativa frågor föreslår projektet skall ges genom en gemensam administrativ
funktion.
Projektet rekommenderar en testperiod under Vt. 2014 då konceptet kan testas på sex second hand
verksamheter. Under 2014-2015 kan konceptet successivt förankras och implementeras hos samtliga
kretsar med second hand-verksamheter.
4
2. Bakgrund
Röda Korsets secondhandförsäljning startades för snart 30 års sedan. Verksamheten har sedan dess
haft en enorm utveckling och idag finns Mötesplats Kupan (MK) på 279 platser runt om i landet.
Den kraftfulla utvecklingen av MK har bidragit till att Röda Korsets närvaro och verksamhet lokalt har
stärkts. Det finns en stor potential till fortsatt utveckling, inte minst när det gäller möjligheten att öka
lönsamheten genom MK:s second handförsäljning. Expansionen av MK har också inneburit ökade
krav och förväntningar på kretsen som arbetsgivare, ansvarig för ekonomi och anordnare av
praktikantverksamheten. Brister i t ex lokalernas tillgänglighet, hantering av gåvor, arbetsrelaterade
frågor och bemötande, har ökat risken för negativ publicitet. Det har heller inte funnits någon plan
eller strategi för hur kommunikationsarbetet ska se ut på MK.
På Röda Korsets Riksstämma 2011, behandlades genom ett flertal motioner flera frågor rörande MK.
Motionerna innehöll allt från detaljstyrning, jävsproblematik, namnfrågan, behovet av uppdaterade
riktlinjer och handböcker till hur organisationen och verksamheten för MK bör se ut i framtiden.
Flertalet av motionerna har hanterats eller bereds som en uppföljning av Riksstämmobesluten. En av
motionerna (G2), föreslog att Röda Korset bör slå fast en handlingsplan för hur MK avses utvecklas i
framtiden. Motionären ställde den konkreta frågan: ”Är det enbart en inkomstkälla eller skall
mötesplatsen ses mer som en verksamhet som genererar en gemenskap för utsatta människor?”.
Röda Korset har utifrån denna bakgrund initierat projektet ”Framtida Mötesplats Kupan”.
5
2. Beskrivning av projektet
Projektet har varit uppbyggt i två faser, i den första fasen kartlades verksamheten genom en
nulägesbeskrivning och utifrån den gavs förslag på utvecklingsområden. I den andra fasen av projektet
har förslagen bearbetats vidare och resulterat i ett koncept för Röda Korsets framtida second hand-
verksamhet.
Fas 1 – Kartläggning
Under den första utvecklingsperioden gjordes en nulägesbeskrivning som bestod av en organisations-
och verksamhetsbeskrivning samt omvärldsanalys och framtidstrender inom Second hand/lönsamhet,
mötesplats/social nytta, kommunikation/varumärke. styrning och ledning, användning av överskottet,
redovisning, skatter, regelverk, arbetsgivarfrågor, hållbar utveckling och kvalitetssäkringsarbete.
Nulägesbeskrivningen belyste även utvecklingsområden med formulerade risker och möjligheter.
Nulägesbeskrivningen visade en verksamhet som i mycket har fått blomma fritt och som idag står
inför både utmaningar och möjligheter. Riktlinjer och anvisningar i befintliga handböcker har inte
varit tillräckligt tydliga eller anpassade för verksamheten. Det, tillsammans med skiftande
affärskompetens, har lett till en rad negativa effekter i form av t ex felaktiga redovisningar,
svårhanterlig styrning och ledning samt skillnader i kvalitet och kompetens när det gäller anställda och
praktikanter. MK har uppvisat stora variationer när det gäller verksamheten och dess omfång samt hur
mål, riktlinjer och ramar har uppfattats och applicerats lokalt. Med den enorma expansionen som MK
har haft, har lönsamhet och Röda Kors-profil, i liten grad präglat verksamheten. Det har heller inte
tagits fram tydliga mål och stödsystem för att MK ska kunna fokusera på dessa delar.
Projektets första fas föreslog därför att vidareutveckla ett gemensamt koncept och ett stödsystem för
Röda Korsets second hand-verksamhet (Bilaga-Delrapport).
Fas 2 – Konceptutveckling
Projektets andra fas, konceptutvecklingsfasen, har genom lokala workshops utvecklat förslag på:
• Strategisk plattform – Vision, mål, marknadserbjudande, huvudmålgrupper, övergripande
strategi etc.
• Försäljning – Säljstrategi, säljstöd, stödmaterial, säljbeteende etc.
• Marknadskommunikation – marknads-, kund-, och givarbudskap etc.
• Struktur (Ledning/styrning/kvalitet) – stödsystem/support, butiksstruktur, samordning etc.
Resultatet från ovannämnda workshops resulterade i ett koncept för Röda Korsets second hand-
verksamhet. För att konceptet skall nå framgång skall konceptet inarbetas i kretsarnas lokala
verksamhetsplaner. För att möjliggöra detta enades vi om en strategisk plattform med följande
grundstenar:
Verksamhetsidé – Anger med vad, med vem och hur vi skall göra affärer.
Grundprinciper – Anger utifrån vilka grundläggande värden, som vi skall verka.
Marknadsvision – Anger vår framtida önskvärda marknadsposition.
Strategiska mål – Anger vilka ambitioner vi har inom de viktigaste områdena.
Delstrategier – Anger hur vi skall nå de strategiska målen.
Huvudstrategi - Anger vår strategiska inriktning
Operativa planer – Anger respektive lokal verksamhetsplan.
Delstrategier kopplat till marknad, social nytta, HR, hållbar utveckling, kvalitet, överskott och struktur
inryms också i konceptet (Bilaga – Koncept).
Beslut om konceptet tas av Styrelsen 21 januari 2014.
6
2.1 Effektmål
Projektet har inneburit att Röda Korsets varumärke har stärkts och att ökade resurser har skapats för att
göra mer social nytta lokalt, nationellt och internationellt.
De framtagna och beslutade förslagen är kända och tillämpas i organisationen.
2.2 Projektmål
Projektet har skapat en vision och ett koncept för MK, som bland annat tydliggör målen för MK och
ramar för dess utveckling.
2.2.1 Delmål
1. Kartlagt nuvarande MK.
2. Analyserat MK:s styrkor och svagheter.
3. Analyserat Second hand-marknaden och konkurrenter inom ideell second hand.
4. Definierat den sociala nyttan inom ramen för MK.
5. Utifrån ovanstående gett förslag på en vision och ett koncept för MK.
6. Konceptet har utformats tillsammans med förtroendevalda, frivilliga och tjänstemän.
2.3 Avgränsning
Projektet har fokuserat på att ta fram förslag rörande utvecklingen av MK. Utformingen av det löpande
stödet och akuta frågor kopplat till HR och ekonomi har getts i linjeverksamheten.
I projektets andra fas, konceptutvecklingen, begränsades uppdraget till den intäktsgenererande delen av
MK dvs. second hand-försäljningen. Dock har den sociala nyttan inom ramen för second hand-
verksamheten definieras och lyfts fram.
Projektet har inte omfattat frågan om namnet ”Mötesplats Kupan”. Däremot ger konceptet grund för
vidare diskussion i namnfrågan. För att tydliggöra projektets avgränsning används i konceptet
uttrycket ”Röda Korsets (eller vår) second hand-verksamhet”.
2.4 Projektorganisation
Projekttid: 201209–201312
Beställare: Svenska Röda Korsets Styrelse
Styrgrupp: Ingela Holmertz, Nationell chef (Styrgruppsordförande på uppdrag av GS)
Tord Pettersson, chef Förtroendemannadialog och infoservice
Andreas Jansson/Morgan Olofsson, chef Kommunikation & Insamling
Nicklas Wigren, chef Ekonomi & Stöd (201301)
Britt Dickson, Regionrådsordförande, Region Sydost
Anne-Marie Pernulf, Ordförande, Uppsalakretsen
Erik Johan Hjelm, ledamot, SRKs valberedning
Projektledare: Barbro Byström (201209-201211).
Andrea Hormazabal (201212- 201312).
Partner: Richard Pettersson, Johan Scherlin och Gustav Malmros, Carperem, (201308 - 201312).
Administratör: Lena Kjellquist
Executive trainee: Eric Ramstedt, Handelshögskolan (201308-20112).
Till projektets första fas var en arbetsgrupp knuten med nyckelpersoner från centrala
tjänstemannaorganisationen. Därutöver har projektet haft en resursgrupp med frivilliga och
verksamhetsansvariga från 12 kretsar. Utöver dessa resurser har ca 70 deltagare varit involverade i de
olika workshops under hösten 2013 (Bilaga – Projektorganisation och workshopsdeltagare).
7
3. Genomfo rande
Projektet startade som en utredning. Vid byte av projektledare, per 201212, skapades ny struktur och
uppdraget gick från utredning till projekt. I februari 2013 tog styrgruppen beslut om ett nytt
projektdirektiv och projektet delades upp i två faser, med förlängd projektid.
Efter att ha genomfört projektets första fas fattade styrgrupp beslut om att fokusera på den
intäktsgenererande delen inom MK. Övrig kretsverksamhet (läxhjälp, anhörigvård etc. som ibland sker
på MK) skulle inte omfattas av projektet.
Styrgruppen tog även beslutet att ta hjälp av en extern partner under projektets andra fas. En
upphandling gjordes och resulterade i att Carperem AB, fick uppdraget. Carperem består av seniora
konsulter inom affärs-, strategi- och ledarutveckling.
Projektet förstärktes också genom en trainee från Handelshögskolan.
3.1 Metod
Fas 1- Kartläggning
Nulägesbeskrivningen togs fram genom möten, workshops och analys av interna policys och
dokument. Open space och grupp-opera, som båda är metoder som skapar stor delaktighet i grupper,
användes vid de två genomförda workshops. Vidare har intervjuer, enkäter och studiebesök
genomförts.
Totalt var 12 kretsfrivilliga och kretsanställda tillsammans med åtta tjänstemän från
förtroendemannadialogen, RK-s Folkhögskola, Nationella-, HR-, Kommunikation-, och
Ekonomiavdelningen, involverade i arbetet. Åtta grupper bildades på 3-5 deltagare per grupp som
under jan-mars, tog fram underlag till den slutgiltiga delrapporten. Dessa smågrupper gjorde även
intervjuer och skickade ut enkäter till flera MK.
Delrapporten presenterades för styrelsen april 2013 och har spridits via resursgrupp, regionråd, RK-
forum och Rednet.
Fas 2 -Konceptutveckling
Under projektets andra fas har 22 st kvalitativa intervjuer genomförts, ett 10-tal studiebesök samt
diverse informationsträffar för personal, förtroendevalda och frivilliga.
Det huvudsakliga arbetet har baserats på sju lokala workshops som genomfördes under perioden
september-november. Workshops, á två-tre dagar, med ca 8-14 deltagare i varje. Totalt har 79
deltagare varit delaktiga, med representation från 43 MK/kretsar från alla regioner. En
upplevelsebaserad pedagogik användes och genomfördes i olika steg – smågrupper – helgrupp –
sammanjämkning. De olika förslagen sammanjämkades till ett gemensamt förslag. Dagarna började
alltid med en personlig reflektion från föregående dag.
Workshopen om den strategiska plattformen genomfördes på fyra orter, Höör, Gävle, Umeå och
Jönköping. På varje ort arbetades det fram en strategisk plattform från grunden. Övriga tre
ämnesspecifika workshops- Sälj, Marknad och Struktur- ägde rum i Sigtuna, utanför Stockholm.
Regionråd och resursgruppen har bistått projektledningen vid urvalet av representanter. Kriterium för
urvalet har varit; kretsar som bedriver Second hand, MK av olika storlekar, MK som drivs enbart av
frivilliga, MK med anställd personal etc. (Bilaga – Projektorganisation och Workshopsdeltagare).
8
4. Ma luppfyllnad
Projektet har, i samspel med kretsar och representanter från MK, utformat ett koncept för Röda
Korsets framtida second hand-verksamhet. Projektet har därför utgått från hur verksamheten ser ut
idag, vad den är i behov av i framtiden, hur second hand-marknaden har utvecklats samt hur
konkurrenter driver liknande second hand-verksamheter.
4.1 Delmål
Nedan följer måluppfyllnaden av projektets delmål.
Delmål 1- Kartläggning av nuvarande MK
Kartläggningen resulterade i en delrapport som presenterades för styrgruppen och styrelsen april 2013.
Delrapporten har spridits i olika interna kanaler och har även använts som inspiration i kretsarnas
arbete. I t ex Karlstad har delrapporten använts av styrelsen för stöd i beslut kring ut- eller avveckling
av deras MK. Vidare har delrapporten varit nödvändig för att kunna definiera en komplex verksamhet
samt besluta inriktning för projektets andra fas (Bilaga –Delrapport).
Delmål 2 - Analys av MK:s styrkor och svagheter.
Projektet har tagit del av tidigare gjorda SWOT och även tagit fram en ny SWOT tillsammans med
kretsfrivilliga och anställda. SWOT står för styrkor (Strengths), svagheter (Weaknesess), möjligheter
(Opportunities) och hot (Threats). SWOT-analysen visar att MK:s styrkor är Röda Korsets
varumärke, frivilligheten, den sociala nyttan och den geografiska spridningen. Den visar också att en
av våra största svagheter är avsaknaden av ett gemensamt koncept (Koncept: Bilaga -SWOT).
Delmål 3 - Analys av marknaden och konkurrenter inom ideell second hand.
En marknads- och konkurrentöversikt har tagits fram, i syfte att identifiera marknaden för second hand
men också för att lära av våra konkurrenter, främst de inom ideell second hand. Marknads- och
konkurrentöversikten bekräftade vår SWOT-analys gällande våra styrkor och svagheter. Den visade
också att våra största konkurrenter har tydliga koncept, stark ledning och aktiv marknadsföring.
(Koncept: Bilaga – Marknads-och konkurrentöversikt-analys).
Delmål 4 - Definiera den sociala nyttan inom ramen för MK.
Projektet har definierat den sociala nyttan inom ramen för second hand-verksamheten enligt följande;
mötesplatser, frivilliguppdrag, praktikantplatser och arbetsträning. Vidare inrymmer konceptet både
mål och delstrategi kopplat till den sociala nyttan. Projektet har också tagit fram en översikt som visar
våra skyldigheter kopplat till våra tjänster inom arbetsträning och praktikantverksamhet (Koncept:
Social nytta samt bilaga- Medarbetaröversikt).
Inom ramen för projektet har det också tagits fram en studie som åskådliggör hur den sociala nyttan
inom second hand-verksamheten kan mätas. Denna studie kommer att presenteras under v 4-6 2014.
Delmål 5 - Utifrån ovanstående ge förslag på en vision och ett koncept för MK.
Projektet har tagit fram ett koncept som inrymmer värdegrund, verksamhetsidé, marknadsvision,
delstrategier och huvudstrategi.
Vår framtagna marknadsvision – Först på Second hand med mest nytta – tillsammans med övriga
delar i konceptet och i kombination med våra styrkor kommer göra Röda Korsets second hand-
verksamhet marknadsledande. För att lyckas måste konceptet inarbetas i de lokala
verksamhetsplanerna och alla medarbetare måste också vara bärare av det nya konceptet (Koncept).
Delmål 6 - Konceptet har utformats tillsammans med förtroendevalda och frivilliga. Projektet har haft en hög inkludering från hela Röda Korset. Kretsfrivilliga, kretsordförande,
frivilligledare, regionråd, anställda butikschefer, anställda från Nationella-, HR-, Ekonomi-,
Förtroendemannadialogen-, Kommunikations- och Internationella avdelningar samt RKUF har i någon
form ingått i projektet (Bilaga – Projektorganisation och Workshopsdeltagare).
9
4.2 Effektutvärdering Utvärdering av effektmålet rekommenderas göras år 2016. Konceptet kommer att implementeras
under 2014-2015.
4.3 Intern kommunikation
Projektet har haft begränsade resurser till intern kommunikation. Projektet har ändå gjort följande
kommunikationsaktiviteter.
Deltagande på RK-forum med ansvar att sprida projektet genom påverkanstorget.
Tre informationsträffar med kretsar och MK; Ölme, Emmaboda, Gävle - ca 100
frivilliga/förtroendevalda.
Ca femton studiebesök på olika MK.
Ett infomöte för avd. Förtroendemannadialog och Infoservice.
Ett möte med regionrådsordföranden.
En avrapportering till Styrelsen (delrapport 1).
Tre möten med presidiet.
Sex nyhetsbrev på Rednet.
Tre krets-nyhetsbrev.
Två MK-nyhetsbrev.
Tre intervjuer med workshopsdeltagare varav en i rörlig media.
Två bloggar från en workshopsdeltagare.
Processer och delresultat har rapporterats till styrgrupp regelbundet, via styrgruppsmöten och mail.
Direkta informationsmail har skickats till projektets resursgrupp, workshopsdeltagare och
ambassadörer (personer som anmält intresse via rednet).
Underlag har även skickats till GS för rapportering till Styrelsen.
4.4 Avvikelser
Ny projektstruktur med förlängning av projekttid, val av partner och genomförande av lokala
workshops gav en negativ avvikelse i prognosen som lades februari 2013. Ny budget togs juni 2013.
Avvikelsen var nödvändig då projektets första fas visade tydligt behovet av tydligare mål, stödsystem
och gemensamt koncept för second hand-verksamheten. Projektets framgångar har just varit ett stort
deltagande från kretsar samt vårt val av partner.
Den ekonomiska resultatrapporten visar ett utfall på ca 92 %.
10
5. Slutsatser och rekommendationer
Projektet har visat goda resultat och haft hög kretsrepresentation. Många har varit positiva till både
projektet och konceptet. Att integrera konceptet till löpande verksamhet kommer ta tid och kräva
resurser. Kretsarna kommer behöva ett proaktivt och professionellt stöd i detta arbete.
För att konceptet skall nå framgång behövs därför följande funktioner:
Ledning
Marknad
Butiksutveckling
Kvalitet
Ekonomi
Utöver dessa fem funktioner behövs också stöd inom HR och administrativa frågor, en Shared Service
Center är föreslagen, där all service ges genom en gemensam funktion.
Konceptet behövs för att både säkerställa en kvalitet i verksamheten men också för att öka våra
resurser för att kunna göra mer nytta lokalt och globalt. Våra främsta konkurrenter har redan
affärskoncept med aggressiv marknadsföring. Om vi ska bli – Först på second hand med mest nytta –
och vara marknadsledande behöver vi vara handlingskraftiga och inse att vår second hand-verksamhet
är av en av våra främsta intäktskällor och enda lokala skyltfönster för vårt globala och lokala arbete.
Hela organisationen bör därför visa konceptet engagemang och lojalitet.
Ytterligare ett resultat från projektet är att vi behöver tillvarata de möjligheter och fördelar Röda
Korsets varumärke för med sig och använda varumärket i all marknadsföring för vår second hand-
verksamhet. Styrkan i varumärket ligger också till grund för vårt val av huvudstrategi. Vårt globala
varumärke ger vår second hand-verksamhet en varaktig konkurrensfördel gentemot våra främsta
konkurrenter.
Vidare rekommenderar vi att implementationen av konceptet görs i två faser, en testperiod som sedan
följs av en bredare implementering. Vi föreslår att konceptet testas på sex second hand-verksamheter
under Vt. 2014. Under testperioden kan värdefulla synpunkter och förslag till förbättringar fångas upp.
Konceptet kan sedan successivt implementeras och förankras hos övriga second hand-verksamheter.
Slutligen kan sägas att projektet har varit både krävande och givande. De lokala workshops har varit
nödvändiga både utifrån en konceptuppbyggnad men också ur en förankringsaspekt. Det finns ett stort
behov av närmare relationer mellan lokala och centrala Röda Korset. Vi behöver bli bättre i vår
samverkan och implementeringen av konceptet kan vara ett led i detta arbete.
11
Bilagor
Projektorganisation och workshopsdeltagare
Styrgrupp
Ingela Holmertz Chef, Nationell avdelning
Styrgruppsordförande
Morgan Olofsson Kommunikationschef [email protected]
Tord Pettersson Chef
Förtroendemannadialog och Infoservice
Nicklas Wigren Chef Ekonomi och stöd [email protected]
Anne-Marie Pernulf Ordf. Uppsalakretsen [email protected]
Erik-Johan Hjelm Valberedning
Rödakorsstyrelsen
Britt Dicksson Ordf. Kalmar
Regionrådsordförande Sydost
Projektledare
Andrea Hormazabal Nationell avdelning [email protected]
Processledare
Richard Pettersson Carperem
Johan Scherlin Carperem
Gustav Malmros Carperem
Administratör
Lena Kjellquist Nationell avdelning [email protected]
Executive Trainee
Eric Ramstedt Nationell avdelning
Handelshögskolan
Resursgrupp
Bernt Åslund Vice Ordf. Uppsalakretsen [email protected]
Gunborg Morén Ordf. Hedemorakretsen [email protected]
Gunnar Ström Ordf. Forshaga,
Regionrådsordf. Mellan
Marianne Barrljung Ordf. Vänersborgskretsen [email protected]
Björn Lundell Vice Ordf. Dackekretsen [email protected]
Lykke Silfwerbrand Ordf. Sandvikenkretsen [email protected]
Katarina W Sandmark Ordf. Mariefredskretsen [email protected]
Peder Johnson Verksamhetschef
Östersund
Erik Hall Chef MK, Östgötagatan
Sthlm
Grete Baardsen Chef MK, Bålsta [email protected]
Daniel Norman Verksamhetschef
Umeåkretsen
Katarina Mattsarve Edberg Chef MK, Hemse [email protected]
12
Arbetsgrupp
(Fas 1)
Ann Wedin Sakkunnig, Nationell avd. [email protected]
Eva Rundgren Forsberg Chef Ekonomi, Ekon. och
Stöd
Elisabet Nylander Rådgivare, Idé och Lärande [email protected]
Tomas Kinning Sakkunnig,
Förtroendemannadialog
Åsa Jansson HR-konsult, HR-avd. [email protected]
Joacim Gustafsson Chef Redaktionen,
Kom.avd.
Barbro Byström Sakkunnig, Nationell avd. [email protected]
Martina Bozic Projektledare, Nationell avd. [email protected]
Rita de Castro Skolsamordnare, RK:s
Folkhögskola
Workshopsdeltagare
(Fas 2)
Namn Krets/Region Kontakt Margareta Frantzen Regionråd Syd [email protected]
EvaLena Åkesson Halmstad [email protected]
Gunnar Ström Forshaga (resursgrupp) [email protected]
Carin Lundin Höör [email protected]
Sylva Rampe Landskrona [email protected]
Britt Persson Sjöbo [email protected]
Birgitta Lantz Hässleholm [email protected]
Kerstin Ravheden Ystad [email protected]
Ella Villnersson Nybro [email protected]
Ulla Frantson Nybro Kontakt via Ella V.
Mary Matthiasson Ronneby [email protected]
Peder Johnson Tjänsteman, nationella avd. [email protected]
Lykke Silfwerbrand Sandviken (Regionråd o
resursgrupp)
Gunborg Morén Hedemora (resursgrupp) [email protected]
Inga-Lena Nilsson Karlstad [email protected]
Inger Bergane Örebro [email protected]
Kent Jonelind Hudiksvall [email protected]
Mia Berg Bollnäs roda.korset.bollnas-
Gunilla Hedborg Örebro [email protected]
Johanna Hammar Sollentuna [email protected]
Elsa Lindberg Sthlm - Botkyrka [email protected]
Inger Lindquist Infoservice [email protected]
Daniel Norman Umeå (resursgrupp) [email protected]
Anna- Marja Hagner Umeå [email protected]
Berit Byström Sollefteå [email protected]
Bernt Åslund Uppsala (resursgrupp) [email protected]
Eva Westerlund Ljustorp [email protected]
Margareta Barreby Njurundakretsen [email protected]
Lennart Nilsson Östersund [email protected]
Kerstin Bertholdsson Lycksele [email protected]
Astrid Sjöberg Boden [email protected]
Daniel Strandemo Skellefteå [email protected]
Marika Eriksson RKUF Malmö [email protected]
Bitte Gernandt Avd. Kommunikation [email protected]
Anders Syd RR -Region Göta [email protected]
Erik Hall Beredskapskretsen – Sthlm [email protected]
13
(resursgrupp)
Marianne Barrljung Vänersborg (Resursgrupp) [email protected]
Björn Lundell Dackekretsen/Växjö
(Resursgrupp)
Katarina Sandmark Mariefred (Resursgrupp) [email protected]
Inga-Lill Gällstedt Linköping [email protected]
Carl Gustaf Lundström Munkatorpskretsen/Skara [email protected]
Stig Andersson Göteborg [email protected]
Lisbeth Svaren Sjövik Östad -kretsen [email protected]
Ulla-Britt Johansson Huskvarna [email protected]
Margareta Lanphen Huskvarna [email protected]
Ann Wedin Avd. nationell verksamhet [email protected]
Victoria Fagerlind Vänersborg [email protected]
Dan Borg Karlstad [email protected]
Viktoria Möller Sthlm [email protected]
Malin Joleby Halmstad [email protected]
Elenor Nilsson Halmstad [email protected]
Bernt Åslund Uppsala [email protected]
Karin Engelholm RKUF [email protected]
Josefin Holmgren Umeå [email protected]
Agneta Andersson Hammarö [email protected]
Mary Mathiasson Ronneby [email protected]
Greta Baardsen Bålsta [email protected]
Tommy Nilsson Gränna [email protected]
Elisabet Dahlin Avd. Nationell verksamhet [email protected]
Libbe Mancini Avd. kommunikation [email protected]
Eva Augustin Avd. Internationell
verksamhet
Harald Ranum Håbo [email protected]
Sven Hansson Borås [email protected]
Bernt Åslund Uppsala [email protected]
Anna Marja Hagner Umeå [email protected]
Göran Wahlqvist Gotland [email protected]
Elsa Lindberg Tumba [email protected]
Inga-Lill Gällstedt Linköping [email protected]
Per Svahn Avd. HR [email protected]
Tomas Kinning Avd.
Förtroendamannadialogen
Nicklas Wigren Avd. Ekonomi [email protected]
14
Fas 1 - Delrapport
Projekt Framtida Mo tesplats Kupan Delrapport – Fas 1
Uppdragsgivare Generalsekreterare
Svenska Röda Korset
April 2013
15
1. Inledning
På Svenska Röda Korsets (SRK)1 Riksstämma 2011, behandlades ett flertal motioner rörande
Mötesplats Kupan. Styrelsen bejakade i sitt samlingsyttrande för samtliga motioner behovet av en bred
dialog om framtiden. Flertalet av motionerna har hanterats eller bereds som en uppföljning av
Riksstämmobesluten. En av motionerna (G2) föreslog att SRK bör slå fast en handlingsplan/policy för
hur MK avses utvecklas i framtiden. Motionären ställde den konkreta frågan: ”Är det enbart en
inkomstkälla eller ska mötesplatsen ses mer som en verksamhet som genererar en gemenskap för
utsatta människor?”.
SRK har med anledning av detta initierat ett projekt för att se över MK. Projektet ”Framtida
Mötesplats Kupan” skall utifrån; SRKs regelverk, stadgar och policy, erfarenheter från MK och
externa input, skapa en tydlig vision och koncept för MK. Projektet är uppbyggt i två faser, i den
första fasen kartläggs verksamheten genom en nulägesbeskrivning och utifrån den ges både förslag på
syfte och på hur en framtida MK ska se ut. I den andra fasen av projektet bereds förslagen vidare och
det tas fram koncept för framtida MK med utvecklade förslag på innehåll, funktion och paketering.
2. Bakgrund
SRK har under många år haft klädinsamling för biståndsändamål. När tillgången på gåvor (kläder och
prylar) kraftigt översteg efterfrågan på kläder som bistånd uppstod ett problem. SRK:s dåvarande
Kronobergsdistrikt startade därför en överskottsbutik som ett sätt att hantera överskottet. Den första
överskottsbutiken kom att kallas för Kupan och öppnades i Växjö 1986. Andra SRK distrikt följde
efter och startade egna överskottsbutiker. 1993 startade den första kretsledda Kupan i Tingsryd.
Namnet Kupan ändrades till MK med ambitionen att utöver försäljning också erbjuda en samlingsplats
för kretsens sociala verksamheter som dessutom skulle utgöra SRK:s fönster ut i det lokala samhället.
I samband med SRK:s stora omorganisation 2000 togs ett antal beslut rörande MK. Det fastslogs bland
annat att:
Strävan skulle vara att etablera en MK i varje kommun
Programverksamhet skulle bedrivas för att möta de lokala behov som framkom i utsatthets-
och kapacitetsstudier (LUKS)
MK skulle vara enhetligt märkta och synliggöra Röda Korset lokalt
MK skulle genera ett överskott som resurs för social verksamhet
MK skulle drivas av kretsarna och de regionledda MK skulle överföras till krets senast 2003
Policy och riktlinjer skulle tas fram
För att åstadkomma detta inleddes ett utrednings- och kartläggningsuppdrag avseende MK:s
verksamhet, personal, frivilliginnehåll, ekonomi m.m. och för att stödja överföringen till krets så att all
MK verksamhet var lokalt ledd senast den 1 april 2004.
2002 fastställdes riktlinjer för MK och en handbok togs fram 2002, Handboken för Svenska Röda
Korsets Mötesplats Kupan. Dessa gäller fortfarande även om handboken har reviderats 2012 och de
delar som rör secondhandförsäljning finns nu i en separat handbok, Handboken för Svenska Röda
Korsets Second hand (2012). I dessa behandlas och beskrivs MK:s uppgift, vad som ska prägla MK,
ansvarsförhållanden, regler etc.
1 I detta dokument kommer Svenska Röda Korset benämnas med förkortningen SRK och Mötesplats Kupan med
förkortningen MK.
16
Sedan starten utvecklade MK stora variationer i verksamhet, inriktning och tolkning av riktlinjer och
regelverk. MK är allt från den lilla lokalen där stick- och sömnadsgruppen träffas och som har
försäljning av sina produkter och skänkta gåvor några timmar i veckan, till lokalen med
mångmiljonomsättning, ett stort antal frivilliga och praktikanter och många former av sociala
verksamheter. Många exempel på tveksamma och felaktiga bedömningar och hanteringar av personal,
ekonomi, uppfyllande av lagkrav etc. har konstaterats under årens lopp. För att komma tillrätta med
detta påbörjades 2009 ett omfattande kvalitetssäkringsprogram för alla MK. Programmet omfattade
lokaler, arbetsgivar- och arbetsmiljöansvar, kompetensutveckling, efterlevnad av stadgar/fattade beslut
och omvärldskommunikation. Detta för att säkerställa att alla mötesplatser ska hålla en minsta
gemensam kvalitetsnivå, att MK drivs i enlighet med de lagar och förordningar som finns i Sverige,
men också att värna om och stärka SRK:s varumärke. När detta arbete påbörjades fanns drygt 300 MK
och med stora kvalitativa skillnader. Mellan 2009 och 2011 skedde en stor satsning på kvalitetssäkring
för MK och även om det givit påtagliga och positiva resultat finns det behov av fortsatt arbete med
kvalitetssäkring samt uppföljning av denna.
SRK antog en ny klädpolicy 2012, som i korthet innebär att alla klädgåvor från allmänheten ska
omvandlas till pengar för SRK:s internationella, nationella och lokala arbete. SRK anser att
internationellt klädbistånd inte är effektiv hjälp, vare sig som bistånd eller ur miljösynpunkt.
Klädpolicyn innebär också att SRK inte ska slänga eller bränna kläder. Det är ett stort och viktigt
åtagande och därför pågår stora ansträngningar med att utveckla olika möjligheter att återvinna de
kläder som inte går att sälja. Ett pågående återvinningsprojekt är samarbetet med den holländska
stiftelsen KICI, vilket innebär att kläder säljs till KICI som i sin tur återvinner alla textilier till nya
produkter.
3. Nuläge
Idag finns MK på 279 platser. På MK bedrivs olika verksamheter som secondhandförsäljning och
många andra röda korsverksamheter. Verksamheter, lokalstorlek, antal personer som är engagerade,
hur öppethållandena ser ut på MK varierar i allra högsta grad. Det är naturligt eftersom förhållandena
ser så olika ut i landet och är helt i linje med de riktlinjer som finns för MK. Alla MK drivs av
enskilda kretsar eller kretsar i samverkan, bortsett från SRK:s second hand-outlet i Skärholmen
(Stockholm) och SRK:s second hand på Hornsgatan (Stockholm) som drivs av SRK centralt.
Hur många av MK som är ”enbart secondhand” kan inte med säkerhet bedömas. Utifrån uppföljning
av kvalitetssäkringen 2012 angavs 114 av de MK som ingick ”enbart vara secondhand”. Vad som
menas med ”enbart secondhand” är oklart eftersom det saknas en tydlig definition av detta och att
kravet är för att en ”kupa” ska räknas som ”mötesplats” inte är klargjort. Regelverk ställer också skilda
krav på försäljningsställen och på mötesplatser. För de senare föreligger bl.a. krav på
handikappanpassad toalett vilket även det i vissa fall påverkat val av inriktning på verksamheten.
Uppföljning av kvalitetssäkringsarbetet
I uppföljning av kvalitetssäkringsarbetet under 2012 framkom att (siffrorna inom parentes avser
motsvarande siffror för 2011):
91 (74) % hade lokaler som var godkända av brandmyndighet
68 (25) % hade upprättat arbetsmiljöplaner
99 (97) % hade kollektivavtal
84 (54) % hade genomgått arbetsmiljöutbildning
93 (57) % hade genomgått arbetsgivarutbildning
17
Det omfattande arbetet med kvalitetssäkring har haft effekt men allvarliga brister kvarstår och vissa
MK har så stora brister att de borde stängas. Det är kretsarna som ansvarar för det praktiska
kvalitetssäkringsarbetet däremot ska det erbjudas det stöd och styrning som arbetet kräver.
Instruktioner och vägledning finns på SRK:s intranät, Rednet. Vi har ingen aktuell övergripande bild
då det idag inte finns en uppföljning av kretsarnas kvalitetssäkringsarbete.
Statistisk och redovisning
Enligt Handboken för Röda Korsets Second Hand-verksamhet (2012) är målet för second hand-
försäljningen att skapa ett ekonomiskt överskott för att finansiera SRK:s verksamheter nationellt och
internationellt. Totala intäkter 2012 för MK var 220 mkr. Under perioden 2006-2012 har MK intäkter
ökat med 60 %, kostnaderna under samma period med 76 %. Förändringen av resultat är 3,4 %.
Försök har gjorts för att kartlägga om ökningen av kostnader beror på att man i kretsar har anställt fler
personer men i nuvarande uppföljningssystem är inte detta möjligt. De rapporteringsblanketter som
kretsarna använder för sin redovisning har också tolkats på olika sätt. Det finns bland annat oklarheter
i hur MK ska redovisas i förhållande till övrig kretsverksamhet. Detta medför svårigheter att tolka
statistiken.
Kretsarna använder inte heller samma redovisningssystem, en del använder E-bokföring, andra
webbaserade redovisningssystem eller manuell bokföring. Enligt Kretshandbok Ekonomidelen (2012)
rekommenderar SRK kretsarna att använda sig av databokföring för MK och erbjuder förmånliga
priser via ramavtal med Swedbank. Vissa MK har en omsättning på över 1 mkr, vilket innebär ett stort
ansvar att upprätta en tydlig och rättvisande redovisning. Drygt 20 kretsar har inte lämnat in
ekonomisk redovisning, vilket är ett återkommande problem, trots att en krets är enligt SRK:s stadgar
bokföringsskyldig och skyldig att upprätta bokslut. Idag finns inga krav på auktoriserad revisor oavsett
MK:s omsättning. Kassörer erbjuds enbart utbildning online.
Lönsamhet
Det saknas också riktlinjer kring överskott, detta gäller både målsättning, hantering och fördelning.
Idag finns heller inget framarbetat affärskoncept/affärsidé som kan möjliggöra och underlätta en ökad
försäljning. Varje MK sätter själva sina mål och i bästa fall tar de fram egna nyckeltal. I Handboken
för Röda Korsets Second Hand-verksamhet finns listat fördelarna med att arbeta med nyckeltal och
några förslag på nyckeltal som är användbara för MK. Dock inga mer anvisningar eller hjälpmedel för
hur kretsar och MK kan börja använda sig av dessa. Många kretsar väljer att lägga ner inga eller lite
pengar på de mekanismer i butiken som kan öka försäljningen, exempelvis bättre display, belysning
och PR. Butikerna har i få fall en uttalad målgrupp utan riktar sig ofta till alla.
Arbetsgivaransvar
Enligt riktlinjerna för MK är det kretsstyrelsen som avgör ifall verksamheten behöver anställd
personal. Idag är 120 MK/Kretsar arbetsgivare. Det finns närmare 300 kretsanställda medarbetare. I
tidigare kartläggningar har det framkommit att över 70 procent av dessa anställda uppbär lönebidrag,
dock är denna siffra inte tillförlitlig då SRK saknar aktuella mätningar på lokalt anställda eller
praktiserande medarbetare hos krets respektive MK. I KVU, kretsens verksamhetsuppföljning, för
2012 har uppgifter om detta efterfrågats. Stöd och rådgivning inom arbetsgivarområdet ges idag i
huvudsak av enheten Infoservice. Dessa ärenden kräver mycket tid och uppföljning. De flesta kretsar
med anställda är anslutna till arbetsgivarorganisationen IDEA och det innebär bl.a. att de därifrån har
viss möjlighet att få stöd i arbetsrättsliga- och arbetsgivarfrågor. En del samtal kommer till HR-
avdelningen och till andra delar av organisationen, men med begränsade resurser ges inte någon större
möjlighet till stöd.
18
Ledning och styrning
Det är vanligt att det på MK finns en blandning av frivilliga, anställda och praktikanter. Former för
arbetsfördelning och ledning av verksamheterna på MK varierar stort, liksom omfång. De som är
föreståndare, anställda eller frivilligledare, har på många håll en i längden ohållbar arbetsbelastning.
Det förekommer ofta att verksamhetsansvarig för MK själv ansvarar för second handförsäljning,
sortering, handledning, insamlingar, infocenter, caféverksamhet och sociala verksamheter, vilket
riskerar att bli en alltför splittrad arbetsuppgift. Benämning på olika arbetsroller inom MK varierar
stort. Vissa använder benämningar som föreståndare, chef, verksamhetschef eller frivilligledare för
samma roll och det skapar förvirring mellan de olika MK.
Social nytta
Ett övergripande syfte med SRK och därmed även MK är att ”förhindra och lindra mänskligt lidande,
vart än uppstår, vem som än drabbas”. För MK kan det uttryckas som att skapa ”social nytta” d.v.s.
göra skillnad, tillföra ett mervärde för enskilda människor, grupper eller för samhället. För vem/vilka
vi skapar social nytta beror på verksamheterna som bedrivs och kvaliteten på dessa. Kategorier för
vilka det kan uppstå social nytta är frivilliga som ges möjlighet att bidra med sin tid och sitt
engagemang, migranter som söker information/kunskap/stöd eller vill hitta ett sammanhang och en
plats att träffa andra, människor som upplever sig ensamma eller vill utöka sitt sociala nätverk,
personer som står långt ifrån arbetsmarknaden, de som är intresserade av återbruk, förädling och
hållbarhet etc. Men även för lokala samarbetspartner och för samhället i stort uppstår på många håll en
social eller samhällsnytta genom MK. I samband med utredningen om SRK:s internationella
klädbistånd genomfördes en enkätundersökning om socialt värde kopplat till verksamheten. I denna
framkom att framförallt praktikanterna och de frivilliga såg ett stort värde i sina respektive uppgifter
och uppdrag men även kunder/besökare på MK anger som skälen för deras besök är för att stödja RK:s
arbete.
Kommunikation och profil
MK är SRK:s lokala skyltfönster. Dock finns idag inga centrala rekommendationer för att möjliggöra
en starkare SRK profilering lokalt. Det finns rekommendationer i SRK:s grafiska manual kring
skyltning och informationsmaterial. Dock saknas all annan typ av varumärkes- och
kommunikationsarbete kopplat till MK. MK med både mötesplatsverksamhet och
secondhandförsäljning bidrar till hållbar utveckling ur ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet.
Det finns stora möjligheter att växa i synlighet genom att stärka hållbarhetsprofilen. SRK:s
kommunikationsavdelning har nyligen gjort en kartläggning, Novus rapport – röda korsets kretsar om
det centrala stödet från röda korset, över kretsarnas insamlingsarbete till SRK:s nationella och
internationella arbete. Rapporten klarlägger att navet för kretsarnas insamlingsarbete är MK och att
MK har en högre dragningskraft än insamlingsbössan. Det är lättare att få frivilliga att arbeta på MK
än att få frivilliga att skramla bössa. Rapporten påpekar också brister på återkoppling,
mellanmänskliga kontakter med centrala SRK samt ett uttalat behov av en mer relevant och effektiv
kommunikation.
3.1 Omvärldsanalys och trender
Second hand
Alla rapporter pekar på att second hand, re-design, återbruk och återvinning kommer vara en allt
viktigare faktor att räkna med. Det finns idag ett ökat miljömedvetande och en ökad insikt om
textilframställningens stora påverkan på jordens vattenresurser. Vi ser idag en snabb och intensiv
teknikutveckling för att möjliggöra återvinning av textilfibrer. Lagstiftarna har fått upp ögonen för
textilier, och det kommer med största sannolikhet ske lagändringar inom en snar framtid, bl a vad
19
gäller avfallslagen (som ska harmonisera med EUs avfallshierarki2) och producentansvar (som innebär
producenterna blir skyldiga att ta hand om varorna även efter konsumenternas slutanvändning). Helt
klart kommer konkurrensen om råvaran (dvs förbrukade textilier) öka och företagen bli allt mer
medvetna om hur deras CSR-arbete kan leda till ökat förtroende för varumärket och därmed också
ökade intäkter. Allt fler aktörer väljer därför att återvinna och/eller skapa en andra hands-marknad för
sina egna produkter. H&M finns redan idag på marknaden som första kommersiella aktör vad gäller
insamling av begagnade kläder. Internethandeln växer sig starkare och fler privatpersoner ser nu
fördelarna med att själva sälja sina prylar. Denna utveckling är i grunden positiv för miljön och för ett
hållbarare samhälle, men det ställer också krav på SRK och andra aktörer inom ideell second-
handbranschen att kliva fram och visa på nyttan med att skänka förbrukade textilier till oss. SRK
ligger långt fram genom förverkligandet av klädpolicyn och det inledda samarbetet med den
holländska stiftelsen KICI. Utvecklingen går snabbt, och det är därför angeläget att rusta oss för att
vara en del i framtida lösningar.
Mötesplats
Den demografiska utvecklingen, med en kraftig ökning av antalet äldre som lever allt längre och med
relativt god hälsa, medför ett ökat behov av sammanhang och platser för social gemenskap. Drygt 65%
av den stora gruppen över 80 år utan hemtjänst är i behov av någon form av hjälp eller sociala
aktiviteter. Samhällsutvecklingen där många är nyflyttade till orter där de inte har sociala nätverk och
ett ökat antal människor som befinner sig utanför arbetsmarknaden är även det faktorer som talar för
ett ökat behov av medmänsklighet, stöd och sammanhang. Arbetsmarknadsprognoser beskriver en stor
ökad efterfrågan på praktik- och sysselsättningsplatser under kommande år. Antalet migranter som kan
behöva stöd i sin etablering, både i samhället och på arbetsmarknaden, bedöms vara fortsatt stor. Det
senare inte minst som följd av det ökade antalet asylsökande.
Den ekonomiska krisen och dess konsekvenser medför även det behov av utökade, nya verksamheter
och metoder för att motverka effekterna för enskilda personer. Inte minst den växande gruppen unga
vuxna som står utanför arbetsmarknaden innebär svårigheter och risker för både individer, grupper och
samhälle. Inom EU har framförts den idéburna sektorns/sociala ekonomins stora betydelse och roll i
samhällets ansträngningar att hantera de problem som finns.
I Framtidskommissionens delrapport påtalas det stora behovet av mötesplatser, man beskriver även att
mötesplatser där personer med olika bakgrund kan umgås på lika villkor är en utmaning för
sammanhållningen i framtidens Sverige. För att åstadkomma dessa mötesplatser betonar
Framtidskommissionen ideella organisationers vikt och roll. Här har SRK med sina fysiska MK över
hela Sverige en viktig roll och därför måste den sociala nyttan på MK bättre tydliggöras och
kvalitetssäkras så att MK kan möta de framtida behoven och motverka den växande sociala
exkluderingen i samhället.
2 EU:s avfallshieraki anger en hierarki för i vilken ordning olika metoder för att behandla avfall bör användas.
Uppdelat i fem steg: Minimera avfall -Återanvändning-återvinning-energiutvinning-deponering.
20
4. Slutsats
Nulägesbilden bekräftar en verksamhet som har blommat fritt och har idag både utmaningar och
möjligheter. Riktlinjer och anvisningar i nuvarande handböcker är uppenbart inte tillräckligt tydliga
eller anpassade för verksamheten, är inte förankrade eller upplevs för otympliga för att vara det stöd
som efterfrågas. Det har därför skapats en rad negativa effekter i form av felaktiga redovisningar,
svårhanterlig styrning och ledning, skillnader i kvalitet och kompetens när det gäller anställda och
praktikanter. Andra brister och utmaningar som lyfts fram är otydliga redovisningssystem, bristande
stöd och anvisningar för återkoppling till kund och frivilliga kring resultat och en osäkerhet kring hur
ett överskott ska användas. MK uppvisar därför stora variationer när det gäller verksamheter och dess
omfång samt hur mål, riktlinjer och ramar uppfattas och appliceras lokalt. Trots olikheterna går det att
urskilja minst fyra gemensamma företeelser:
Engagemang
Från den första Kupan till nuvarande MK har framförallt frivilliga, förtroendevalda och praktikanter
haft ett enormt engagemang för verksamheten. Den lokala drivkraften har varit avgörande i den
expansiva utvecklingen. Genom att minimera hinder i strukturer och riktlinjer kommer MK kunna nå
oanade höjder.
Varumärke
SRK:s styrka är det lokala initiativet och att arbeta utifrån lokala förutsättningar och med det man har
tillgång till. Det gäller allt från lokal, personal och bemötande till utbud av varor och verksamheter.
Men för att uppfattas som en tydlig och trovärdig avsändare måste MK i högre utsträckning belysa det
gemensamma. Det bör finnas en samstämmighet i hur vi kommunicerar Röda Korset och dess
verksamheter oavsett MK:s storlek och verksamhet. Genom en tydlig bild och budskap på MK
kommer intressenter att även i andra sammanhang vara mer benägna att stödja SRK (exempelvis
insamlingar, givande och frivilligengagemang). Det finns i dag många missade kommunikations-
tillfällen och därför en stor potential för SRK att ta fram en effektiv och relevant kommunikationsplan.
Second hand
Majoriteten av MK bedriver någon form av second hand-försäljning. Det ger möjlighet för
givare/kunder/besökare att se en koppling mellan gåvor och den verksamhet som bedrivs i Sverige och
internationellt. Det finns en potential att vidareutveckla affärsmodellen” från gåva till överskott till
social nytta, i Hedemora – Sverige – Uganda”. Bristande centralt stöd för affärsmässighet har bland
annat bidragit till en stor variation i MK:s omsättning, från minus till plusmarginaler. Trots en
expansiv utveckling av antal MK har lönsamhetsutvecklingen inte skett i samma takt, vilket bör
belysas i nästa fas då bedömningen är att det finns en stor potential att öka lönsamheten. Utöver
lönsamhetsaspekten finns också externa faktorer som driver fram behov av en tydligare
affärsverksamhet för SRKs second handförsäljning. Förändringar i omvärlden sker snabbt och
kommer bland annat innebära fler aktörer på second hand-marknaden och en ökad konkurrens på
förbrukade textilier, gåvor och resurser.
Social nytta
Den sociala nyttan skapas genom second hand-försäljningen, mötesplatsverksamheter och
användandet av överskottet. Vissa MK arbetar aktivt med arbetsträning inom second hand-delen och
erbjuder i vissa fall även anställning för personer långt ifrån arbetsmarknaden, andra MK har olika
typer av lokala sociala verksamheter utöver second hand och det finns de MK som ger sitt överskott
från second hand till nationella och internationella program och insamlingar. Vissa MK gör alla tre
delar. Att tydliggöra och utveckla den sociala nyttan kommer stärka SRK:s arbete lokalt, nationellt
och internationellt.
21
Sammanfattningsvis kan sägas att trots den enorma expansionen som MK har haft, har fokus på
lönsamhet och SRK-profil inte varit det som genomgående har präglat verksamheten. Det har heller
inte tagits fram tydligare riktlinjer och stödsystem för att MK ska kunna fokusera på dessa delar. Trots
det finns idag ett flertal MK som har miljonomsättning och de som aktivt arbetar med att synliggöra
Röda Korset lokalt. Men det finns för lite lärande mellan MK. I och med att vi idag betraktar alla MK
som om de var en enhetlig verksamhet försvåras också överföring av kunskap, erfarenhetsutbyten,
uppföljning av social nytta, benchmarking, ökad lönsamhet, positionering och profilering på
marknaden. Många uttrycker idag att MK tvingas jämföra ”äpplen med päron och päron med äpplen”.
Det är därför angeläget att vi tydliggör vad vi vill med MK, hur verksamheten kategoriseras, hur vi
kan bli mer affärsmässiga, hur vi kan mäta social nytta, hur vi kan kvalitetssäkra ett fungerande stöd
samt hur vi kan underlätta en positiv utveckling, utifrån vars och ens förutsättningar. MK är idag i
behov av tydligare riktlinjer, anvisningar och utvecklat stöd.
5. Den Framtida Mötesplats Kupan
Projektet föreslår att den framtida MK ska ha samma kärna som MK har idag d.v.s. second hand och
social nytta men med tydligare riktlinjer. Därför föreslås att modeller tas fram för respektive del i syfte
att stärka, stödja och utveckla MK. I modellerna kan en kategoriindelning tas fram byggd på storlek,
omfattning och verksamhetsinriktning. Detta för att skapa ett engagemang för fortsatt drift av MK men
främst för att underlätta och få stimulans för utvecklingen framöver både avseende second
handförsäljningen och den sociala nyttan. Den framtida MK är även i behov av en tydlig och
gemensam profil för hur SRK och dess arbete kan kommuniceras. Projektet föreslår därför att arbeta
fram:
En affärsmodell för second hand med kategoriindelning (t ex baserat på omsättning)
En modell för att definiera, följa och mäta den sociala nyttan (tex baserat på MK:s sociala
nytta utifrån SRK:s verksamhetsinriktning)
Tydliggöra MK:s olika verksamheter
En tydligare profil
Projektet ska även titta på hur ett lärande och ett erfarenhetsutbyte mellan MK kan se ut och
organiseras samt undersöka vilket stöd som behövs och på vilket sätt det stödet kan ges. Inga
förändringrar i ägandeformen föreslås då nuvarande riktlinjer ger utrymme för både en lokal- och
centralägd verksamhet.
5.1 Syftet med MK
Under tidigare arbete med MK, bland annat kvalitetssäkringsarbetet, och inom ramen för detta projekt
har syftet med MK diskuterats flitigt. Varför finns MK? Vad vill vi med MK? Enligt GS:s riktlinjer
för MK, 2002, är nuvarande syfte:
”MK har som syfte att göra RK mer synligt, närvarande och tillgängligt i lokalsamhället. Vår dörr ska
vara öppen så många timmar i veckan som möjligt. Verksamheterna ska vara öppna både för dem som
söker stöd och för dem som vill engagera sig. Mötesplatsen Kupan är en av slussarna in i Röda
Korset”
22
Projektet föreslår därför att ge svar på varför MK finns genom en vision, mission, kunderbjudande och
mål. Alla dessa delar ska processas, förtydligas och förfinas under arbetets gång. Nedan presenteras ett
första förslag:
Vision (Hur ser en framgångsrik MK ut?)
MK är en närvarande och synlig kraft i SRK:s arbete för ett medmänskligt samhälle. Här bidrar vi till
en social, ekonomisk och ekologisk hållbar utveckling, här skapar vi social nytta och resurser för vårt
arbete och grundlägger förtroendet för SRK och våra värderingar.
Mission (Varför finns vi?)
MK:s uppdrag är att genom medmänskliga möten och second handförsäljning skapa ett mervärde för
människor och miljö lokalt, nationellt och internationellt.
Erbjudande (Vad erbjuder vi?)
Varje dag och över hela Sverige finner du ett ERBJUDANDE från MK:
På alla våra MK finns HANDLINGSKRAFTIGA MEDMÄNNISKOR som lyssnar, öppnar dörrar och
välkomnar Dig till RK. Inom RK hittar Du en mångfald av aktiviteter och möjligheter att förändra ditt
och andras liv. MK:s drivkraft finns hos våra medmänniskor som varje dag visar stort engagemang för
sitt frivilliguppdrag.
Med stor kunskap och omsorg tar vi hand om de gåvor som ges till oss. Hos oss kan du därför alltid
hitta bra kvalitet till bra pris, ETT FYND. Ju mer du handlar hos oss desto mindre belastar du jordens
resurser och desto mer kan vi hjälpa människor i utsatta situationer. Vi har som mål att aldrig bränna
eller slänga dina gåvor och därför är vi innovativa i vårt miljöarbete.
MK är en länk mellan dig och världen. Det finns bara en värld och den är till för alla. Vi verkar och tar
ansvar för utvecklingen mot ETT HÅLLBART SAMHÄLLE för dig och för alla, idag och imorgon,
på plats i Sverige och i världen.
Hos oss bidrar du till en hållbar värld genom att handla, bli frivillig, ta del av en verksamhet, skänka
pengar, gåvor eller bli medlem.
Mål (mätbara mål tas fram när konceptet tagit form, kan t ex vara)
Ekonomiska mål
Sociala mål
Hållbarhetsmål
23
5.2 Projektets andra fas
Projektet föreslår att fortsatt arbete ska således omfatta:
Skapa tydlighet
Arbeta fram en affärsmodell för second hand.
Ta fram modeller för att mäta och utvärdera och följa den sociala nyttan
Tydliggöra MK:s olika verksamheter
Ta fram kriterium för att kunna utforma en kategoriindelning.
Ta fram vision, mission, erbjudande och mål för MK
Förstärka kommunikationen
Kartlägga och definiera hur MK arbetar med ekonomisk, social och ekologisk hållbar
utveckling.
Ta fram relevant och effektiv kommunikation – profilera och synliggöra vad SRK vill, varför,
till vilken social nytta och påvisa resultat.
Relevant kommunikationspaket för MK tas fram.
Säkerställa kvalitet genom att utforma fungerande stöd och ledning
Se över hur en uppföljningsfunktion av kvalitetssäkringen kan se ut.
Ge förslag på hur ledningen på MK kan förstärkas – t ex genom att upprätta rollprofiler och
arbetsordningar med ansvar och delegation.
Se över utbildningsbehov kopplat till bl a ledarskap, kommunikation och styrning
Undersöka och exemplifiera hur ett stöd kan se ut, hur det kan organiseras och hur det kan
finansieras.
Förtydliga och verksamhetsanpassa EKS eller ge förslag på nytt redovisningssystem – SRK
behöver få en verklighetbaserad ekonomisk årsredovisning.
Ta fram en definition på överskottet och rekommendation på hur hantering av överskottet ska
se ut.
Se över utbildning och krav på kassörer och revisorer.
Arbetet under projektets andra fas kommer även ge förslag på:
Revideringar i nuvarande styrdokument och verktyg för MK; GS:s riktlinjer för MK (2002)
samt Handbok för Svenska Röda Korsets Mötesplats Kupan (2003 reviderat 2012) och
Handboken för Svenska Röda Korsets second hand-verksamhet (2012).
En överenskommelse/avtal/licensering för att förtydliga mandatfrågan mellan lokala och
centrala SRK, för att kvalitetssäkra en hållbarhet i en framtida utveckling samt för att skydda
och stärka varumärket. I överenskommelsen kommer både skyldigheter och rättigheter att
formuleras.
Ta fram strategier för hur en implementering av projektets olika förslag kan se ut.
Under projektets andra fas kommer fler MK och kretsar att involveras i framtagandet av flertalet av
ovannämnda förslag. Externa aktörer kommer att användas för framtagandet av modeller och
utformning av fungerande stöd och ledning. Nuvarande arbets- och resursgrupp och andra interna
nyckelpersoner kommer ingå i olika operativa arbetsgrupper.
Projektet är ett omfattande arbete och en angelägenhet för hela SRK och det är därför viktigt att
projektet ges rätt förutsättningar att leverera ett bra resultat.
