INŠPEKCIJSKI PREGLEDI PRIDOBIVANJA TKIV IN CELIC TER USTANOV ZA TKIVA …ec.europa.eu/health/sites/health/files/blood_tissues_organs/docs/manual_sl.pdf · 3 ustanovam za tkiva in

Evropska komisija, B-1049 Bruselj - Belgija. Telefon: +32 22991111.

EVROPSKA KOMISIJA GENERALNI DIREKTORAT ZA ZDRAVJE IN POTROŠNIKE Javno zdravje in ocena tveganja Zdravstvena zakonodaja in mednarodna vprašanja

INŠPEKCIJSKI PREGLEDI PRIDOBIVANJA TKIV IN CELIC

TER

USTANOV ZA TKIVA IN CELICE

Operativni priročnik za pristojne organe

Različica 1.0

Ta operativni priročnik za pristojne organe je bil pripravljen le v informativne namene. Evropska komisija ga ni sprejela ali kakor koli

drugače odobrila. Ni pravno zavezujoč.

2

KAZALO

Stran

1.0 Uvod

2.0 Odgovornosti inšpektorjev

3.0 Kvalifikacije in usposabljanje

3.1 Izobrazba in izkušnje

3.2 Osebne lastnosti

3.3 Uvodno usposabljanje

3.4 Specializirano usposabljanje

3.5 Usposabljanje na delu

3.6 Pooblastitev

4.0 Vrste inšpekcijskih pregledov

5.0 Načrtovanje inšpekcijskih pregledov

5.1 Določitev prednostnih nalog rednih inšpekcijskih pregledov

5.2 Nenapovedani inšpekcijski pregledi

6.0 Postopki inšpekcijskih pregledov

6.1 Postopki inšpekcijskih pregledov – pred inšpekcijskim pregledom

6.2 Postopki inšpekcijskih pregledov – med inšpekcijskim pregledom

6.2.1 Uvodni sestanek

6.2.1 Inšpekcijski pregled objektov

6.2.3 Pregled dokumentacije

6.2.4 Zaključni sestanek

6.2.5 Zapisi o inšpekcijskem pregledu

6.3 Postopki inšpekcijskih pregledov – po inšpekcijskem pregledu

6.3.1 Poročilo o inšpekcijskem pregledu in korektivni ukrepi

6.3.2 Akreditacija, imenovanje, odobritev ali izdaja dovoljenj

3

ustanovam za tkiva in celice

7.0 Sistem upravljanja kakovosti inšpektorata

7.1 Učinkovitost sistema

7.2 Uspešnost inšpektorjev

7.3 Spretnosti in znanja inšpektorjev

Priloga 1 Pridobivanje in testiranje darovalcev

Priloga 2 Prevzem, obdelava, shranjevanje in razdeljevanje

Priloga 3 Ocena postopkov obdelave

Priloga 4 Ocena poročil o oceni tveganja

Priloga 5 Uvoz/izvoz – preverjanje tehničnih zahtev

Priloga 6 Predlagana enotna oblika dokumentacije o ustanovi za tkiva in celice

Priloga 7 Predlagana oblika obrazca za ugotovitve inšpekcijskega pregleda

Priloga 8 Predlagan enotni obrazec za poročilo o inšpekcijskem pregledu ustanov za tkiva in celice

Priloga 9 Predlagana enotna oblika dokumentacije o postopku obdelave

Priloga 10 Predlagana enotna oblika dovoljenja

Priloga 11 Dokumenti, ki so se upoštevali pri pripravi teh smernic

Priloga 12 Kratice in glosar

4

1.0 Uvod

Člen 7 Direktive 2004/23/ES1 opredeljuje potrebo po inšpekcijskih pregledih in kontrolnih ukrepih. V odstavku 5 je določeno, da se „smernice glede pogojev inšpekcije in kontrolnih ukrepov, kakor tudi glede usposobljenosti in izobrazbe zadevnih uslužbencev, da se doseže skladna raven pristojnosti in delovanja, [...] določijo skladno s postopkom [komitologije]“.

Namen tega operativnega priročnika je podpora državam članicam EU (v nadaljnjem besedilu: DČ) pri izvajanju sklopa regulativnih nalog v zvezi s skladnostjo z direktivami 2004/23/ES, 2006/17/ES2 in 2006/86/ES3. Priročnik zajema:

• inšpekcijske preglede, akreditacijo, imenovanje, odobritev ali izdajo dovoljenj ustanovam za tkiva in celice (v nadaljnjem besedilu: UTC);

• inšpekcijske preglede in odobritev pogojev pridobivanja tkiv in celic;

• inšpekcijske preglede in odobritev postopkov priprave tkiv in celic; ter

• inšpekcijske preglede ter odobritev uvoznih in izvoznih dejavnosti.

Operativni priročnik je namenjen podpori DČ, ki prvič vzpostavljajo takšne regulativne sisteme. Spodbujati mora tudi standardizacijo regulativnih sistemov, ki so v Evropski uniji že dobro uveljavljeni.

Področje uporabe tega operativnega priročnika ustreza trem povezanim direktivam o kakovosti in varnosti človeških tkiv in celic, ki se uporabljajo za presajanje ali pri oploditvi z biomedicinsko pomočjo.

Oddelki tega priročnika so pomembni za človeška tkiva in celice, ki se na primer uporabljajo kot začetni material za proizvodnjo zdravil za napredno zdravljenje (tj. za

1 Direktiva 2004/23/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 31. marca 2004 o določitvi standardov kakovosti in varnosti, darovanja, pridobivanja, testiranja, predelave, konzerviranja, shranjevanja in razdeljevanja človeških tkiv in celic (UL L 102, 7.4.2008, str. 48).

2 Direktiva Komisije 2006/17/ES z dne 8. februarja 2006 o izvajanju Direktive 2004/23/ES Evropskega parlamenta in Sveta o nekaterih tehničnih zahtevah za darovanje, pridobivanje in testiranje človeških tkiv in celic (UL L 38, 9.2.2006, str. 40).

3 Direktiva Komisije 2006/86/ES z dne 24. oktobra 2006 o izvajanju Direktive 2004/23/ES Evropskega parlamenta in Sveta o zahtevah po sledljivosti, obveščanju o hudih in neželenih reakcijah in pojavih ter nekaterih tehničnih zahtevah za kodiranje, predelavo, konzerviranje, shranjevanje in razdeljevan človeških tkiv in celic (UL L 294, 25.10.2006, str. 32).

5

gensko zdravljenje, zdravljenje s somatskimi celicami ali tkivno inženirstvo). V teh primerih veljajo uredbene zahteve za darovanje, pridobivanje in testiranje, določene v navedenih direktivah. Od 30. decembra 2008 se uporablja Uredba št. 1394/2007 o zdravilih za napredno zdravljenje4. DČ se priporoča, da pripravijo integrirani sistem upravljanja svojih regulativnih odgovornosti med sektorjem tkiv/celic in sektorjem zdravil (tj. status kraja delovanja, inšpekcijske prakse, akreditacija, imenovanje, postopki odobritve ali izdaja dovoljenj, sledljivost materialov in kodni sistemi).

2.0 Odgovornosti inšpektorjev

Inšpektorji morajo imeti jasno pisno pooblastilo pristojnega organa za izvajanje posebne naloge in uraden dokument za identifikacijo. Inšpektorji morajo zbrati podrobne informacije, ki jih predložijo pristojnemu organu v skladu s posebnim pooblastilom za inšpekcijski pregled.

Inšpekcijski pregled se izvede tako, da se pregledajo določeni segmenti delovanja ustanove za tkiva in celice, saj inšpektorji med enim inšpekcijskim pregledom ne morejo pregledati vseh prostorov in dokumentacije. Inšpektorji niso odgovorni za pomanjkljivosti, ki jih med inšpekcijskim pregledom niso mogli odkriti, ker je bil čas ali obseg omejen ali ker med inšpekcijskim pregledom ni bilo mogoče pregledati nekaterih postopkov.

3.0 Kvalifikacije in usposabljanje 3.1 Izobrazba in izkušnje Inšpektorji morajo imeti vsaj:

(a) diplomo, spričevalo ali drugo uradno dokazilo o izobrazbi na področju biomedicinskih ved, ki se izda ob zaključku univerzitetnega študija ali študija, ki se v zadevni državi članici priznava kot enakovreden;

ter

(b) praktične izkušnje na ustreznih področjih, pridobljenih v okviru ustanove za tkiva in celice ali transfuzijske ustanove. Druge predhodne izkušnje se tudi lahko štejejo kot ustrezne.

Pristojni organi lahko v izjemnih primerih odločijo, da osebi zaradi pomembnih ustreznih izkušenj ni treba izpolnjevati zahteve iz točke (a). 4 Uredba (ES) št. 1394/2007 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 13. novembra 2007 o zdravilih za

napredno zdravljenje ter o spremembi Direktive 2001/83/ES in Uredbe (ES) št. 726/2004 (UL L 324, 10.12.2007, str. 121).

6

Inšpektorji morajo imeti praktične podiplomske izkušnje na ustreznih področjih, pridobljenih v okviru ustanove za tkiva in celice ali transfuzijske ustanove. Druge predhodne izkušnje, ki se prav tako lahko upoštevajo, vključujejo: ustrezne izkušnje v farmacevtski industriji, izkušnje v zdravstvu ali regulativne izkušnje pri delu v pristojnem organu (v nadaljnjem besedilu: PO), ki pregleduje transfuzijske ustanove ali transfuzijske banke v bolnišnicah, ustanove za tkiva in celice ali zdravila.

3.2 Osebne lastnosti Inšpektorji morajo imeti občutek za delo z ljudmi. Imeti morajo dobre komunikacijske sposobnosti, biti sposobni hitro razumeti kompleksne probleme in odločno ukrepati, hkrati pa morajo biti obzirni in imeti strokoven odnos.

Pri inšpektorjih so zelo pomembni osebna integriteta in zrelost, odprt značaj, razumevanje kompleksnih vprašanj, razsodnost, odločnost, analitične sposobnosti in vztrajnost ter sposobnost dojemanja razmer na realen način.

3.3 Uvodno usposabljanje Novi inšpektorji morajo za pridobitev položaja v inšpektoratu dokazati, da imajo kvalifikacije in/ali izkušnje, potrebne za izvajanje nalog, ki se od njih pričakujejo. Poleg tega morajo imeti inšpektorji posebno znanje. Zato inšpektorat ne glede na izobrazbo ali pretekle izkušnje zagotovi uvodno usposabljanje.

Uvodno usposabljanje mora zajemati vsaj naslednje teme:

• dejavnosti UTC (darovanje, pridobivanje, testiranje, predelava, konzerviranje, shranjevanje in razdeljevanje);

• sisteme za akreditacijo, imenovanje, odobritev ali izdaja dovoljenj v DČ; • direktive EU o tkivih in celicah; • tehnike in postopke inšpekcijskih pregledov, vključno s praktičnimi vajami; • mednarodne sisteme upravljanja kakovosti (ISO in EN); • nacionalne zdravstvene sisteme ter organizacijo na področju tkiv in celic v DČ; • nacionalno zakonodajo, ki se izvaja v DČ; • organizacijo nacionalnih regulativnih organov; • mednarodne instrumente za inšpekcijske preglede in druge ustrezne organe.

Inšpektorji se morajo v zvezi z navedenimi temami tudi stalno usposabljati, da so seznanjeni s kakršnimi koli tehničnimi ali pravnimi spremembami.

3.4 Specializirano usposabljanje Kot je navedeno zgoraj, morajo imeti inšpektorji na splošno veliko različnih spretnosti in znanja, pridobljenih z izobrazbo, kvalifikacijami, preteklimi delovnimi izkušnjami in/ali dodatnim usposabljanjem. Vendar inšpektorji verjetno ne bodo imeli enake ravni znanja na vsakem področju, povezanem s tkivi in celicami. Uvesti je treba postopek analize potreb po usposabljanju za nove zaposlene in obstoječe osebje, da se zagotovi, da lahko inšpektorji izvajajo inšpekcijske preglede v skladu z zahtevanimi standardi.

Pomembna področja, na katerih lahko inšpektorji potrebujejo specializirano usposabljanje, vključujejo:

• splošna načela presajanja tkiv in celic; • osnovno znanje o postopkih in opremi, ki se uporabljajo v UTC;

7

• osnovna načela medicinsko asistiranih reprodukcijskih tehnik; • osnovno poznavanje predpisov, ki se uporabljajo za medicinske pripomočke; • osnovno poznavanje farmacevtske zakonodaje (zlasti uredbe o zdravilih za

napredno zdravljenje); • načrte, validacijo in vzdrževanje kritičnih okolij in opreme; • sisteme obdelave in varstva podatkov; • učinkovito komunikacijo, vključno z reševanjem sporov; • splošne higienske pogoje; • prepoznavanje nezakonitih ali goljufivih dejavnosti in poznejše ukrepe proti

takšnim dejavnostim; • laboratorijske tehnike, diagnostične teste in vitro (presejalne teste in tehnike

pomnoževanja nukleinske kisline); • obvladovanje tveganja; • posebne nacionalne smernice/zahteve; • nalezljive bolezni; • vigilanca in nadzor.

Inšpektorji se morajo v zvezi z zgoraj navedenimi temami tudi stalno usposabljati, da so seznanjeni s kakršnimi koli tehničnimi ali pravnimi spremembami.

3.5 Usposabljanje na delu Program usposabljanja na delu mora vključevati več nadzorovanih inšpekcijskih pregledov (točno število določi inšpektorat). Inšpektorji pripravniki morajo najprej spremljati pooblaščenega inšpektorja pri izvajanju več inšpekcijskih pregledov, nato morajo pri več inšpekcijskih pregledih sodelovati, na koncu pa voditi več inšpekcijskih pregledov pod nadzorom pooblaščenega inšpektorja.

3.6 Pooblastitev Usposobljenost pripravnikov mora potrditi in dokumentirati PO, preden so pooblaščeni za vodenje inšpekcijskih pregledov.

Delo in usposobljenost inšpektorjev je treba redno pregledovati na podlagi zahtev sistema kakovosti, ki ga uporablja pristojni organ/inšpektorat.

4.0 Vrste inšpekcijskih pregledov

Glede na dejavnosti UTC in tretjih oseb se lahko izvajajo različne vrste inšpekcijskih pregledov. Inšpekcijski pregledi so lahko pregledi na kraju samem ali pregledi na daljavo. Zajemajo lahko celotni sistem ali se osredotočajo na eno ali več posebnih področij (sisteme kakovosti, predelavo posebnih tkiv in celic, poseben postopek priprave ali posebno težavo itd.).

Splošni inšpekcijski pregledi sistema se morajo izvajati na kraju samem ter morajo zajemati vse postopke in dejavnosti, vključno z organizacijsko strukturo, politikami, odgovornostmi, upravljanjem kakovosti, osebjem, dokumentacijo, objekti, opremo, pogodbami, pritožbami, odpoklici, revizijami itd.

• Izvesti jih je treba vsaj enkrat na vsaka štiri leta dejavnosti.

8

• Izvesti jih je treba pred akreditacijo, imenovanjem, odobritvijo ali izdajo dovoljenja UTC. (Vendar bo morala akreditacija/imenovanje/odobritev/izdaja dovoljenja morda temeljiti na pregledu dokumentacije.)

• Potrebni so lahko za kakršne koli bistvene spremembe prvotne akreditacije, imenovanja, odobritve ali izdaje dovoljenja (npr. sprememba dejavnosti ali postopkov priprave).

• Potrebni so lahko tudi v primeru preteklih pomanjkljivosti (npr. hudi neželeni dogodki (v nadaljnjem besedilu: HND) ali hude neželene reakcije (v nadaljnjem besedilu: HNR)).

Delni (tematski) inšpekcijski pregledi se morajo izvajati na kraju samem in morajo zajemati eno ali več posebnih področij, kot so sistemi upravljanja kakovosti, predelava posebnih tkiv in celic, posebni postopki priprave itd.

Izvesti jih je treba:

• v času vmesne ocene, med dvema splošnima inšpekcijskima pregledoma sistema; • kadar so postopki priprave novi, zapleteni, inovativni ali specifični za UTC; • kadar koli se poroča o bistveni spremembi na enem od posebnih področij; • po potrebi v primeru (preteklih) posebnih pomanjkljivosti (npr. HND ali HNR).

Pregledi na daljavo se ne izvajajo na kraju samem, ampak na oddaljeni lokaciji. Zajemajo lahko vse postopke in dejavnosti ali se osredotočajo na eno ali več posebnih področij. Temeljiti morajo na posodobljeni dokumentaciji o ustanovi za tkiva in celice. Uporabljajo se lahko v naslednjih primerih:

• za izvedbo začetne ocene dejavnosti UTC; • med pripravo na inšpekcijske preglede na kraju samem; • v času vmesne ocene, med splošnimi inšpekcijskimi pregledi sistema, če ni bilo

bistvenih sprememb.

Ponovni inšpekcijski pregledi so lahko potrebni za spremljanje ali ponovno oceno izvajanja korektivnih ukrepov, ki so potrebni na podlagi predhodnega inšpekcijskega pregleda.

Izvajati je mogoče tudi druge posebne inšpekcijske preglede:

Inšpekcijski pregledi laboratorijev za testiranje darovalcev: običajno je del teh inšpekcijskih pregledov ocena skladnosti z dobro laboratorijsko prakso nadzora kakovosti. Izvaja jih lahko PO, ki ni odgovoren za inšpekcijske preglede UTC, pri čemer je to odvisno od okoliščin v posamezni DČ. Vendar so lahko del splošnega inšpekcijskega pregleda sistema ali delnega inšpekcijskega pregleda, če je laboratorij za testiranje del UTC.

Inšpekcijski pregledi tretjih oseb: pristojni organi morajo izvajati inšpekcijske preglede tretjih oseb na kraju samem, zlasti kadar je to ustrezno glede na oceno tveganja. Inšpekcijske preglede tretjih oseb je treba upoštevati na primer v naslednjih okoliščinah:

9

• kadar so tretje osebe dobavitelji kritičnih storitev znatnemu številu UTC, npr. poslovnemu objektu za obdelavo tkiv, centralizirani organizaciji za izbor darovalcev tkiv in/ali pridobivanje tkiv ali pogodbeni družbi za sterilizacijo;

• kadar so tretje osebe dobavitelji kritičnih storitev eni UTC, vendar navedena UTC dobavlja veliko količino tkiv ali celic;

• kadar inšpekcijski pregled UTC pokaže visoko raven neskladnosti s pisnim dogovorom pri delovanju tretje osebe.

Skupni inšpekcijski pregledi: zaradi posebnih okoliščin, vključno z omejenimi sredstvi ali strokovnim znanjem in izkušnjami, se lahko država članica odloči, da zaprosi drugi pristojni organ EU za izvedbo skupnih inšpekcijskih pregledov na njenem ozemlju v sodelovanju z njenimi uradniki.

5.0 Načrtovanje inšpekcijskih pregledov

PO morajo vnaprej načrtovati zaporedje inšpekcijskih pregledov. Pripraviti morajo program in zagotoviti, da je pogostost inšpekcijskih pregledov posameznih UTC v skladu z načrti. Za ustrezno izvedbo določenega programa inšpekcijskih pregledov morajo biti na voljo zadostna sredstva.

Direktiva 2004/23/ES določa, da je treba inšpekcijske preglede UTC izvajati vsaj vsaki dve leti. Priporočeno je, da se splošni inšpekcijski pregled sistema, ki zajema vsa področja dejavnosti, izvede vsaj vsaka štiri leta. Med dvema splošnima inšpekcijskima pregledoma sistema se lahko izvede delni inšpekcijski pregled, ki se osredotoča na posamezno področje ali postopek (morda v zvezi s predhodno poročanimi pomanjkljivostmi ali novimi dejavnostmi). Če od zadnjega inšpekcijskega pregleda na kraju samem ni bilo nobenih bistvenih sprememb, se lahko izvede pregled na daljavo.

5.1 Določitev prednostnih nalog inšpekcijskih pregledov Inšpekcijske preglede je treba načrtovati v skladu z dokumentiranimi merili, ki temeljijo na oceni tveganja. Za rutinske inšpekcijske preglede morajo biti merila za načrtovanje povezana z naslednjimi kazalniki:

• zapletenostjo postopkov na kraju delovanja; • skladnostjo z veljavnimi predpisi (kot je navedeno v dokumentaciji o UTC); • dokazi o preteklem delovanju (npr. število pomanjkljivosti, ugotovljenih v

predhodnem inšpekcijskem pregledu); • številom poročanih neželenih dogodkov/reakcij ali odpoklicev; • obsegom dejavnosti, vključno z bistvenimi spremembami.

5.2 Nenapovedani inšpekcijski pregledi

Inšpekcijski pregledi se lahko organizirajo brez obvestila UTC, če obstajajo dokazi ali informacije, ki takšen ukrep upravičujejo. Merila za izvedbo takšnih nenapovedanih inšpekcijskih pregledov lahko vključujejo sum nezakonitih ali goljufivih dejavnosti,

10

resne kršitve pravnih zahtev, zaradi katerih bi bili lahko darovalci ali prejemniki izpostavljeni tveganju, hudo neželeno reakcijo, zaradi katere pacient umre, ali odpoklic velikega števila izdelkov itd.

6.0 Postopki inšpekcijskih pregledov

V tem poglavju so navedena splošna navodila v zvezi s postopki za katero koli vrsto inšpekcijskega pregleda. V prilogah 1 do 5 so navedena tehnična navodila, kako preveriti skladnost s posebnimi tehničnimi zahtevami za: pridobivanje tkiv in celic ter testiranje darovalcev (Priloga 1); sprejem, obdelavo, shranjevanje in razdeljevanje (Priloga 2); oceno postopkov obdelave (Priloga 3); oceno poročil o oceni tveganja (Priloga 4) in uvoz/izvoz (Priloga 5).

6.1 Postopki inšpekcijskih pregledov – pred inšpekcijskim pregledom Določiti je treba člane skupine, ob upoštevanju vrste inšpekcijskega pregleda.

Inšpekcijske preglede lahko izvaja en inšpektor, če so ocene tveganja, ki so jih pred inšpekcijskim pregledom izvedli pristojni organi, pokazale, da za pregled UTC zadostuje ena oseba. Vendar se je treba inšpekcijskim pregledom, ki jih izvaja en inšpektor, na splošno izogibati.

Skupina mora biti sestavljena iz članov z različnim strokovnim znanjem in izkušnjami, če viri to dovoljujejo. Vsaj eden od inšpektorjev mora imeti stopnjo usposobljenosti/izobrazbe, ki jo za odgovorno osebo UTC določa člen 17 Direktive 2004/23/ES, ali mora biti ustrezno izobražen in usposobljen, da lahko pregleda ustanovo.

Inšpektorji lahko za poseben inšpekcijski pregled po potrebi zaprosijo za pomoč tehničnega strokovnjaka (npr. na področju tehnologije matičnih celic ali medicinsko asistirane reprodukcijske tehnologije) ali druge (pravne ali medicinske) strokovnjake. Strokovnjaki morajo imeti strokovno znanje na področju, ki ga zajema inšpekcijski pregled. Vloga strokovnjakov ni izvajanje inšpekcijskih pregledov, ampak svetovanje inšpektorjem pri tehničnih vprašanjih. Vloga strokovnjakov v skupini mora biti jasno opredeljena v uradnih dokumentih, sporazumu o zaupnosti, ki ga strokovnjaki podpišejo, in njihovi izjavi, da ni navzkrižja interesov. Strokovnjake je treba obvestiti o politiki inšpektorata v zvezi z izvajanjem inšpekcijskih pregledov.

Pred izvedbo inšpekcijskega pregleda se mora skupina seznaniti z ustanovo, ki jo je treba pregledati. To mora vključevati vsaj:

• pregled dokumentacije o UTC za oceno trenutnega stanja ob upoštevanju direktiv EU o tkivih in celicah ter kakršnih koli relevantnih nacionalnih predpisov;

• pregled dokumentacije o postopku priprave; • pregled poročil o predhodnih inšpekcijskih pregledih, če obstajajo; • pregled sprememb dovoljenj UTC, če obstajajo; • morebitne posebne zahteve glede oblek/cepljenja za vstop v UTC; • pregled nadaljnjih ukrepov (če obstajajo) na podlagi predhodnih inšpekcijskih

pregledov; • pregled odpoklicev tkiv ali celic, izvedenih od predhodnega inšpekcijskega

pregleda, če obstajajo; • pregled ustreznih hudih neželenih dogodkov (HND) ali hudih neželenih reakcij

(HNR), sporočenih od predhodnega inšpekcijskega pregleda, če obstajajo;

11

• pregled morebitnih nacionalnih standardov ali smernic, ki se uporabljajo za kraj delovanja, ki ga je treba pregledati;

• obseg dejavnosti, vključno z bistvenimi spremembami.

Načrt inšpekcijskega pregleda se lahko pripravi posebej za inšpekcijski pregled, ki se bo izvedel. V njem se lahko obravnavajo kakršna koli vprašanja, ki so bila izpostavljena pred inšpekcijskim pregledom in jih je treba med inšpekcijskim pregledom posebej obravnavati, ter se izpostavi kakršno koli pomembno vprašanje, ki je bilo ugotovljeno med pregledom dokumentacije o UTC, da se zagotovi razprava o tem vprašanju in njegova ocena med inšpekcijskim pregledom.

Priporočljivo je, da se organizacija, ki bo pregledana, vnaprej obvesti o:

• ciljih in obsegu inšpekcijskega pregleda glede na predhodne inšpekcijske preglede, vključno z inšpekcijskim pregledom ustanov za pridobivanje, kadar je to ustrezno;

• osebah, katerih navzočnost med inšpekcijskim pregledom je obvezna; kadar je treba pregledati posebne postopke, morajo biti navzoče osebe, ki so za te postopke neposredno odgovorne;

• identiteti članov inšpekcijske skupine in njihovih funkcijah; • času in kraju inšpekcijskega pregleda (datum, ura in kraj); • organizacijskih enotah, ki jih je treba pregledati; • predvidenem času in trajanju vsake obsežnejše inšpekcijske dejavnosti (prostori,

postopki itd.); • glavni dokumentaciji, ki mora biti na voljo med inšpekcijskim pregledom; • časovnem okviru uvodnega in zaključnega sestanka; • približnem časovnem okviru posredovanja pisnega poročila o inšpekcijskem

pregledu; • možnosti predložitve rezultatov inšpekcijskega pregleda drugim regulativnim

organom v istem ali drugem PO, kadar je to ustrezno.

6.2 Postopki inšpekcijskih pregledov – med inšpekcijskim pregledom Inšpektorji si morajo prizadevati, da med inšpekcijskim pregledom ustvarijo konstruktivno vzdušje. Zavedati se morajo svojega vpliva na postopke odločanja. Odgovarjati morajo na vprašanja, vendar se izogibati vlogi svetovalca. Kljub temu naloge inšpektorjev niso omejene izključno na ugotavljanje napak, pomanjkljivosti in neskladnosti, ampak morajo morebitne ugotovitve podpreti s svetovalnimi in spodbudnimi pripombami.

Inšpekcijski pregledi lahko ovirajo običajen potek dela v organizaciji, ki se pregleduje. Zato morajo biti inšpektorji pozorni, da tkiv ali celic ne izpostavijo tveganju, ter morajo svoje delo opravljati previdno in v skladu z načrti.

Inšpektorji imajo dostop do zaupnih informacij. Z njimi morajo ravnati zelo spoštljivo in previdno ter v skladu s pravnimi zahtevami, ki veljajo za varovanje zaupnosti in razkritje zaradi varovanja zdravja ljudi.

V nekaterih primerih lahko inšpektorji izdelajo kopije dokumentov, ki bi lahko bili koristni pri pripravi začetnega poročila o inšpekcijskem pregledu ali kot dokaz o posameznih ugotovitvah. V nekaterih DČ lahko inšpektorji na mestu samem posnamejo fotografije ali naredijo posnetke za dokazno gradivo, če ne ovirajo postopka ali kakovosti in varnosti tkiv ali celic.

12

6.2.1 Uvodni sestanek Inšpekcijski pregledi se morajo začeti z uvodnim sestankom, na katerem se inšpekcijska skupina običajno sreča z vodstvom in ključnim osebjem organizacije, vključno z odgovorno osebo (v nadaljnjem besedilu: OO). Namen tega sestanka sta predstavitev skupine in morebitnih spremljajočih uradnikov ali strokovnjakov ter razprava o načrtu inšpekcijskega pregleda (ki se lahko nenapovedano spremeni).

Na uvodnem sestanku mora inšpekcijska skupina:

• opisati namen in obseg inšpekcijskega pregleda; • pregledati vodstveno strukturo organizacije (organizacijska shema); • opredeliti dokumente, ki bodo morda potrebni med inšpekcijskim pregledom, ob

upoštevanju dejavnosti/področij, na katera se bodo inšpektorji osredotočili, čeprav morajo biti v tej fazi na voljo vsi dokumenti;

• potrditi, da bodo vse informacije obravnavane kot zaupne; • pojasniti, ali bodo pomanjkljivosti sporočene, takoj ko bodo ugotovljene, na

sestankih ob koncu vsakega dneva v okviru povzetka rezultatov ali šele na zaključnem sestanku.

Skupina UTC mora na zahtevo:

• opisati sistem upravljanja kakovosti; • pojasniti organizacijsko strukturo in operativne postopke; • pojasniti vsak korak od pridobivanja do obdelave in razdeljevanja; • pojasniti bistvene spremembe objektov, opreme, postopkov in osebja od zadnjega

inšpekcijskega pregleda; • pojasniti, kako so bile pomanjkljivosti odpravljene, če te informacije še niso bile

poslane PO; • določiti osebe, ki bodo spremljale inšpekcijsko skupino med inšpekcijskim

pregledom; • po potrebi dati na voljo prostor za inšpektorje; če inšpekcijski pregled opravlja

skupina, bo potreben ločen prostor za sestanek inšpektorjev oziroma članov skupine.

Hiter ogled kraja delovanja takoj po uvodnem sestanku je lahko koristen, da se inšpekcijska skupina seznani s krajem delovanja in morebitnimi bistvenimi spremembami od predhodnega inšpekcijskega pregleda, ne sme pa nadomestiti podrobnega ogleda objektov v poznejši fazi inšpekcijskega pregleda. V nekaterih primerih je v tej fazi treba spremljati nekatere dejavnosti, ki se v času obiska območja v poznejši fazi inšpekcijskega pregleda ne bodo izvajale.

6.2.2 Inšpekcijski pregled objektov Ta mora vključevati podroben ogled, da se ugotovi, ali sta oblika in postavitev objektov in opreme ustrezna, kot je navedeno v dokumentaciji UTC, ter ali način njihove uporabe ustreza predvidenim postopkom. Pregledati je treba kakršne koli spremembe od zadnjega inšpekcijskega pregleda. Inšpektorji običajno sledijo poteku dejavnosti, za katere ima ali bo imela UTC dovoljenje ob upoštevanju podrobnih določb direktiv 2004/23/ES, 2006/17/ES in 2006/86/ES. Včasih se je treba osredotočiti na en oddelek organizacije, če obstajajo posebne težave ali zahteve. Upoštevati je treba ustrezne storitvene prostore, npr. vodne, parne ali prezračevalne sisteme in inženirsko podporo.

13

Inšpektorji morajo med ogledom objektov o opažanjih vedno razpravljati s ključnim osebjem, nadzorniki in upravljavci, da bi ugotovili dejstva, izpostavili problematična področja ter ocenili znanje in usposobljenost osebja.

6.2.3 Pregled dokumentacije Sistem dokumentacije, vključno s specifikacijami, postopki obdelave, navodili za prevoz in pakiranje, postopki in evidenco, ki zajema različne postopke, nadzorom kakovosti in postopki razdeljevanja, je treba pregledati na podlagi izbranih primerov, in sicer med njihovo uporabo in po pripravi celotne evidence.

Splošni inšpekcijski pregled sistema običajno vključuje pregled dokumentiranega sistema upravljanja kakovosti za dejavnosti, za katere je bila izdana ali se zahteva odobritev, vključno z naslednjim okvirnim seznamom:

• opisi delovnih mest, organizacijska shema, vloga OO in imenovanega zdravnika5; • usposabljanje osebja, vključno z uvodnim/uvajalnim usposabljanjem, načrti za

preusposabljanje in oceno usposobljenosti; • nadzor dokumentov, vključno z vzdrževanjem (npr. nadzor sprememb)

standardnih operativnih postopkov (v nadaljnjem besedilu: SOP); • validacija (postopki) in kvalifikacija (oprema in objekti); • programi preventivnega vzdrževanja (oprema in objekti); • spremljanje in razvoj pogojev testiranja sterilnosti in kakovosti zraka; • merila za izbor dobaviteljev, če je to ustrezno; • sklepanje pogodb s tretjimi osebami in dobavitelji; • sistem notranjih revizij, notranji nadzor ter korektivni in preventivni ukrepi; • vodenje zavrnitve, shranjevanja in uničenje darovanega materiala, če ni primerno

za zdravljenje ljudi; • vodenje pritožb, neskladnosti, hudih neželenih reakcij (HNR), hudih neželenih

dogodkov (HND), odpoklicev in načrtov ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih za prekinitev dejavnosti;

• sledljivost, ravnanje s podatki in zaupnost podatkov; • uvoz/izvoz; • vodenje evidence: letno poročilo o dejavnostih in letno poročilo o nadzoru.

Opraviti je treba razgovor z odgovorno osebo in izvesti kritično oceno njene vloge.

Postopke, dodeljene zunanjim izvajalcem, in odgovornosti različnih strani je treba jasno opredeliti. Pregledati je treba skladnost pogodb z nacionalnimi predpisi, s katerimi so prenesene direktive 2004/23/ES, 2006/17/ES in 2006/86/ES.

Med inšpekcijskim pregledom je treba preveriti postopek evidentiranja in pregledovanja HND in HNR ter sistem odpoklica razdeljenih tkiv in celic znotraj in zunaj DČ. Morebitna poročila o HNR in HND je treba pregledati in obravnavati.

5 Vsaka UTC mora imeti imenovanega zdravnika, ki svetuje glede zdravstvenih dejavnosti UTC in jih

nadzoruje, npr. izbor darovalcev, pregled kliničnih rezultatov uporabljenih tkiv in celic ali vzajemno delovanje s kliničnimi uporabniki, če je to ustrezno.

14

Pregledati je treba sistem izvajanja notranjega nadzora v organizaciji. Čeprav inšpektorji običajno ne berejo poročil, je lahko pregled časovnega razporeda revizij/notranjega nadzora za preteklo leto koristen pri potrditvi zadovoljivega zaključka revizij. Temu lahko sledi pregled evidence korektivnih in preventivnih ukrepov v času izvajanja revizij/notranjega nadzora, da se zagotovi sprejetje ustreznih ukrepov.

Pregledati je treba postopke nadzora uvoza ali izvoza tkiv in celic (če je to ustrezno) ter preveriti dokumentacijo v zvezi s posameznimi primeri. Tehnična navodila za inšpekcijske preglede uvoza in izvoza so navedena v Prilogi 5.

Delni inšpekcijski pregledi vključujejo pregled dokumentacije v zvezi z zadevnim področjem.

V primeru inšpekcijskih pregledov v zvezi s postopki to vključuje posebno dokumentacijo v zvezi z enim ali več zaključenimi ali nezaključenimi postopki obdelave določenih tkiv ali celic, vključno s:

• skladnostjo z dokumentacijo o postopku priprave (glej Prilogo 9); • sledljivostjo in spremljanjem (vključno z vzpostavljenim kodnim sistemom za

darovalce in tkiva/celice); • validacijo postopka; • navodili za predelavo (SOP) in evidenco; • postopki sprostitve; • specifikacijami in podatki o nadzoru kakovosti za začetne materiale, vmesne

snovi ter končana tkiva in celice, druge materiale, reagente in tehnične naprave; • pakiranjem in označevanjem; • razdeljevanjem.

6.2.4 Zaključni sestanek Po končanem inšpekcijskem pregledu morajo inšpektorji povzeti ugotovitve na zaključnem sestanku s predstavniki organizacije, običajno z OO, osebo, odgovorno za sistem upravljanja kakovosti (kadar je to ustrezno), in osebjem, ki ga povabi OO. Zaključni sestanek je bistven del inšpekcijskega pregleda. Pomanjkljivosti, ugotovljene med inšpekcijskim pregledom, morajo biti jasno opisane in v pisni obliki sporočene organizaciji, če to zahteva SOP PO. Predlagana standardna oblika obrazca je prikazana v Prilogi 7. Resnost ugotovljenih pomanjkljivosti se pojasni ustno. Na sestanku je treba opisati dejstva in objektivne dokaze, ki podpirajo ugotovitve, zlasti v zvezi s pomembnimi ali kritičnimi ugotovitvami. Organizacija lahko obravnava razpravlja o prvih predlogih ukrepov za odpravo pomanjkljivosti, če to želi. Na tem sestanku je treba poročati o vseh pomembnih ugotovitvah, če je to mogoče, da lahko organizacija čim prej začne izvajati potrebne korektivne ukrepe. Pri poročanju o pomanjkljivostih se je treba sklicevati na nacionalno zakonodajo, s katero so prenesene tri direktive EU o tkivih in celicah. V primeru kritičnih pomanjkljivosti, ki predstavljajo takojšnje tveganje za zdravje in varnost darovalcev ter prejemnikov tkiv in celic, mora inšpektorat pooblastiti inšpektorje, da zahtevajo takojšnjo karanteno in/ali prekinitev dobave ter po potrebi odpoklic zadevnih človeških tkiv ali celic. V posebnih primerih je treba upoštevati ustrezne SOP PO.

6.2.5 Zapisi o inšpekcijskem pregledu Poročila o inšpekcijskem pregledu morajo temeljiti na zapiskih, pripravljenih med inšpekcijskim pregledom. Te zapiske je treba voditi v skladu s praksami, ki jih je določil

15

PO. Obrazec za ugotovitve inšpekcijskega pregleda, ki bi se lahko uporabil za evidentiranje ugotovitev, je v Prilogi 7.

6.3 Postopki inšpekcijskih pregledov – po inšpekcijskem pregledu

6.3.1 Poročilo o inšpekcijskem pregledu in korektivni ukrepi Pisno poročilo o inšpekcijskem pregledu mora vsebovati splošne informacije o UTC, opis inšpekcijskega pregleda ter ugotovitve in sklepe, ki iz njega izhajajo. Poročilo mora vsebovati tudi sklicevanje na dokumentacijo o UTC, vključno z morebitnimi popravki dokumentacije, ki temeljijo na ugotovitvah inšpekcijskega pregleda.

Predlagana standardna oblika poročila je prikazana v Prilogi 8. Vsebuje standardno razvrstitev pomanjkljivosti. Glede na notranje postopke PO se UTC v dopisu pošljejo ugotovitve inšpekcijskega pregleda iz tega poročila ali celotno poročilo.

V sklepih poročila morajo biti pomanjkljivosti jasno opredeljene in razvrščene kot kritične, velike ali ostale (na podlagi opredelitev iz Priloge 8). To se običajno izvede v inšpektoratu, da se zagotovi skladnost z drugimi inšpekcijskimi pregledi. Določiti je treba datum, do katerega mora UTC predložiti predloge in časovni okvir za odpravo pomanjkljivosti iz poročila (načrt odprave pomanjkljivosti). Inšpektorji morajo oceniti predlagani načrt odprave pomanjkljivosti ter na podlagi te ocene predložiti priporočilo PO, odgovornemu za odobritev, v skladu s posebno nalogo inšpekcijskega pregleda in jasno navesti, ali je UTC v skladu z nacionalno zakonodajo, s katero so prenesene direktive 2004/23/ES, 2006/17/ES in 2006/86/ES.

UTC je treba o odločitvi pisno obvestiti.

V nekaterih primerih se lahko inšpekcijski skupini zdi potrebno, da pred predložitvijo priporočila opravi ponovni inšpekcijski pregled na kraju samem ali zahteva dodatne informacije o korektivnih ukrepih. Ukrepi PO bodo odvisni od vrste in obsega morebitnih pomanjkljivosti ter ustreznosti načrta korektivnih ukrepov ob upoštevanju direktiv EU in obsežnega znanja PO o obstoječih praksah v zvezi z vsemi vrstami UTC.

6.3.2 Akreditacija, imenovanje, odobritev ali izdaja dovoljenj UTC V skladu s členom 6 Direktive 2004/23/ES morajo biti ustanove za tkiva in celice za dejavnosti, ki jih izvajajo, akreditirane, imenovane in morajo imeti odobritev ali dovoljenje PO.

Oblika potrdila o odobritvi na podlagi določb direktiv 2004/23/ES, 2006/17/ES in 2006/86/ES je predlagana v Prilogi 10. Ta oblika bi lahko omogočila vzpostavitev javnega registra UTC, ki ga vodi PO, v skladu z Direktivo 2004/23/ES (člen 10) in mreže nacionalnih registrov UTC, kot je določeno v členu 10(3). Predlagana oblika vključuje le minimalne informacije, ki jih je vedno treba vključiti v potrdilo in register odobrenih UTC, ki ga vodi PO. Dodatne informacije se lahko predložijo za izpolnjevanje lastnih zahtev PO. Te informacije ne bodo objavljene v javnem registru, ampak bodo del nacionalnega registra, ki ga vodi PO.

Ta oblika se lahko uporablja ne glede na to, ali prvotna akreditacija, imenovanje, odobritev ali dovoljenje PO temelji na inšpekcijskih pregledih na kraju samem.

Vsak PO mora na zahtevo drugega PO predložiti izvod potrdila o odobritvi UTC.

16

Slika 1: postopek inšpekcijskega pregleda

Začetek inšpekcijskega pregleda • imenovanje vodje inšpekcijske skupine • opredelitev ciljev, obsega in meril inšpekcijskega pregleda • ugotavljanje izvedljivosti inšpekcijskega pregleda • izbor inšpekcijske skupine • obvestitev UTC tkiv, ki bo pregledana

Izvajanje pregleda dokumentov • pregled dokumentacije o UTC) • ugotavljanje ustreznosti glede na merila za inšpekcijski pregled

Priprava na inšpekcijski pregled na kraju samem • priprava načrta inšpekcijskega pregleda • dode litev dela inšpekcijski skupini • priprava delovnih dokumentov

Izvajanje inšpekcijskega pregleda na kraju samem • uvodni sestanek • komuniciranje med inšpekcijskim pregledom • odločanje o vlogah in odgovornostih vodij in spremljevalcev • zbiranje in preverjanje informacij • oblikovanje ugotovitev inšpekcijskega pregleda • priprava sklepov inšpekcijskega pregleda • zaključni sestanek

Priprava, odobritev in razdeljevanje poro?ila o inšpekcijskem pregledu

• priprava poročila o inšpekcijskem pregledu • odobritev in razdeljevanje poročila o inšpekcijskem pregledu z

razvrščenimi pomanjkljivostmi • priprava načrta odprave pomanjkljivost (s strani UTC, ki je bila pregledana) • ocena načrta odprave pomanjkljivost • predložitev priporočil PO v zvezi z odobritvijo, akreditacijo in izdajo

dovoljenja

Nadaljnj i ukrepi po inšpekcijskem pregledu

17

7.0 Sistem upravljanja kakovosti inšpektorata

Vsi pristojni organi morajo imeti vzpostavljen sistem upravljanja kakovosti, ki je sestavljen iz ustreznih SOP in ustreznega sistema notranjih revizij. Redno morajo ocenjevati svoje sisteme inšpekcijskih pregledov ob upoštevanju svojih posebnih postopkov. Informacije, ki so lahko koristne pri razvoju sistema upravljanja kakovosti, so navedene spodaj.

7.1 Učinkovitost sistema Vsak PO mora vzpostaviti lasten okvirni seznam. Redno je treba ocenjevati vsaj naslednje kazalnike učinkovitosti:

• število opravljenih inšpekcijskih obiskov na leto; • število akreditiranih/imenovanih/odobrenih centrov/centrov z dovoljenjem na

leto; • povprečen čas trajanja od inšpekcijskega pregleda do končnega poročila; • število ocenjenih postopkov na leto; • število odobrenih postopkov na leto; • povprečen čas trajanja od vloge za odobritev postopka do končnega poročila; • primerjava rezultatov poznejših inšpekcijskih pregledov.

7.2 Uspešnost inšpektorjev Uspešnost inšpektorjev in strokovnjakov, kadar se jih zaprosi za pomoč, je treba letno oceniti, pri čemer mora biti vključena opredelitev potreb po usposabljanju. Nekateri ključni kazalniki uspešnosti, ki jih je treba redno ocenjevati, vključujejo:

• število inšpekcijskih pregledov, ki jih vsak inšpektor izvede na leto; • število centrov, ki jih na leto posamezni inšpektor akreditira/imenuje/odobri/jim

izda dovoljenje (če je to primerno); • povprečen čas, ki ga inšpektor potrebuje od inšpekcije do končnega poročila; • število postopkov, ki jih vsak inšpektor oceni na leto (kadar je to primerno); • število postopkov, ki jih vsak inšpektor odobri na leto (kadar je to primerno).

7.3 Spretnosti in znanja inšpektorjev Sistem mora vključevati redno ocenjevanje, ki ga npr. izvedejo višji ali strokovni inšpektorji, ki spremljajo inšpekcijske preglede, da se ocenijo spretnosti in znanja inšpektorjev na naslednjih področjih:

• obseg in stopnja podrobnosti inšpekcijskega pregleda; • sposobnost prepoznavanja pomanjkljivosti; • ocena resnosti pomanjkljivosti; • priporočeni ukrepi; • učinkovitost izvajanja določenih ukrepov.

Opomba: te kazalnike je treba prilagoditi vrsti, velikosti in zapletenosti UTC, ki se pregledujejo.

18

Priloga 1: Pridobivanje in testiranje darovalcev

Pridobivanje

Inšpektorji morajo preveriti, ali organizacija za pridobivanje izpolnjuje zahteve iz Direktive 2006/17/ES in izvedbene ukrepe v DČ.

Prakse v zvezi z darovanjem in pridobivanjem se lahko preverijo:

• posredno prek revizije teh storitev v UTC; • neposredno prek inšpekcijskega pregleda organizacije, na katerem se te

dejavnosti izvajajo.

Za preverjanje skladnosti s temi zahtevami se priporočajo naslednje metode:

Pregled dokumentov

• Organizacijska shema: opisi delovnih mest, kvalifikacije in usposobljenost imenovanega zdravnika ter kvalifikacije in usposobljenost osebja;

• odobritev pogojev pridobivanja (če PO ni odgovoren za odobritev); • evidenca o darovalcih: SOP in evidenca; • postopek pridobivanja: SOP in evidenca; • SOP v zvezi s preverjanjem identitete darovalca; • SOP v zvezi z oceno meril za izbor umrlih (ki se umetno ohranjajo pri

življenju ali ne) in živih darovalcev; • SOP za pridobivanje krvnih vzorcev za serološko testiranje in/ali testiranje

nukleinske kisline darovalcev, identifikacijo vzorcev in ravnanje z njimi ter validacijo in oceno laboratorijskih testov;

• SOP za pakiranje, označevanje in prevoz, če je to primerno; • sistem sledljivosti (npr. kodiranje pridobljenih tkiv ali celic); • spremna dokumentacija k tkivom ali celicam za UTC; • SOP za upravljanje HND in HNR.

Razgovori z osebjem

• Z izbranim osebjem se opravijo razgovori, da se oceni njihovo poznavanje in razumevanje postopkov ter ustreznost zagotovljenega usposabljanja.

Opazovanja in preverjanja

• Inšpektorji morajo preveriti, ali je izbor in oceno darovalcev opravilo usposobljeno osebje v skladu s SOP ter ali sta bila izbor in ocena darovalcev podrobno opisana v evidenci. Inšpektorji morajo pregledati, ali evidenca o izboru in presejalnem testiranju darovalcev izpolnjuje zahteve v zvezi z identiteto darovalcev, podrobnostmi o soglasju, zagotovljenimi informacijami, zdravstveno anamnezo, oceno meril za izbor in vedenjskih tveganj, podrobnim kliničnim pregledom ter oceno rezultatov laboratorijskega testiranja.

19

• Inšpektorji morajo preveriti, ali obstajajo dokazi, da se v primeru živih darovalcev izvajajo osebni razgovori v skladu s Prilogo I k Direktivi 2006/17/ES.

• Inšpektorji morajo preveriti, da so v primeru umrlih darovalcev vzrok, čas in okoliščine smrti evidentirani. Potrditi morajo tudi, da so bile nacionalne in lokalne zahteve v zvezi s potrditvijo smrti izpolnjene, preden se je začelo pridobivanje tkiv.

• Inšpektorji morajo naključno izbrati več evidenc o darovalcih za potrditev, da UTC izpolnjuje merila za izključitev darovalcev iz Priloge I k Direktivi 2006/17/ES. Ta pregled mora potrditi, da je bilo vedenje darovalca v preteklosti (pomembno zaradi povečanega tveganja prenosa bolezni) preverjeno. Posebno pozornost je treba nameniti tumorjem, vnetjem in dejavnikom tveganja za nalezljive bolezni.

• Inšpektorji morajo preveriti, ali so bili vsi obvezni biološki testi opravljeni v skladu z veljavno zakonodajo. V primeru umrlih darovalcev se morajo krvni vzorci odvzeti pred smrtjo ali, če to ni mogoče, v 24 urah po smrti. V primeru živih darovalcev se morajo krvni vzorci odvzeti ob darovanju ali, če to ni mogoče, v sedmih dneh po darovanju.

• Inšpektorji morajo preveriti, da krvni vzorci, ki se uporabljajo za testiranje, niso razredčeni zaradi predhodnih transfuzij ali infuzij, zaradi katerih bi bil rezultat testiranja neveljaven.

• Pogoji pridobivanja: inšpektorji morajo preveriti, ali pridobivanje tkiv in celic izvaja usposobljeno osebje v ustreznih prostorih ter ali se uporabljajo kvalificirana oprema in metode, podrobno opisane v SOP. Objekti morajo imeti prostor, ki je namenjen umrlim darovalcem. Inšpektorji morajo preveriti, ali se upoštevajo ustrezni postopki ter aseptične tehnike dekontaminacije in čiščenja, da se prepreči navzkrižna kontaminacija ali povečana raven kontaminacije. Uporabljati je treba sterilne instrumente za enkratno uporabo, kadar je to mogoče. Oprema in instrumenti, ki se uporabljajo, morajo biti kvalificirani in sterilizirani med postopki pridobivanja v skladu z validirano metodo.

• V primeru živih darovalcev mora pridobivanje potekati v okolju, ki zagotavlja zdravje, varnost in zasebnost darovalcev.

• Prevoz: inšpektorji morajo preveriti ustreznost okolja, v katerem so tkiva ali celice začasno shranjene pred odpremo ali prevozom v UTC (vključno z nadzorom temperature). Preveriti morajo nekaj pakirnih embalaž in njihove oznake ter oceniti njihovo ustreznost. Preveriti morajo, ali obstajajo dokazi sterilnosti primarnega pakiranja ob času uporabe ter ali se ohranjata celovitost tkiv ali celic in izpolnitev zahtevanih pogojev shranjevanja in/ali prevoza tkiv ali celic.

• Če je bil inšpekcijski pregled UTC, v kateri poteka obdelava in razdeljevanje tkiv ali celic, opravljen pred inšpekcijskim pregledom ustanove/organizacije za pridobivanje, lahko inšpektorji navzkrižno naključno preverijo klinične in biološke podatke ali morebitne druge ustrezne podatke o darovalcih z evidenco o darovalcih v UTC.

Evidenca o darovalcu

Za vsakega darovalca je treba voditi evidenco, ki vsebuje:

(a) ime, priimek in datum rojstva darovalca; če sta v darovanje vključena mati in otrok (npr. darovanje krvi iz popkovnice ali placente), je treba navesti ime in datum rojstva matere ter ime, če je znano, in datum rojstva otroka;

20

(b) starost, spol ter zdravstveno anamnezo in vedenje v preteklosti (zbrane informacije morajo biti zadostne za uporabo meril za izključitev, kadar je to potrebno);

(c) rezultate telesnega pregleda, kadar je to ustrezno;

(d) formulo za hemodilucijo, kadar je to ustrezno.

(e) obrazec za soglasje/odobritev, kadar je to ustrezno;

(f) klinične podatke ter rezultate opravljenih laboratorijskih in drugih testov;

(g) rezultate obdukcije, če je bila izvedena (za tkiva in celice, ki jih ni mogoče shraniti za dalj časa, je treba pripraviti predhodno poročilo o obdukciji);

(h) dokumentacijo o ustreznosti darovalca za izbranega prejemnika, če gre za darovalce krvotvornih matičnih celic. Za nesorodna darovanja, kadar ima organizacija, ki je odgovorna za pridobivanje, omejen dostop do podatkov o prejemniku, je treba organizaciji, ki opravlja presaditev, zagotoviti podatke o darovalcu, ki so pomembni za potrditev ustreznosti;

(i) rezultate presejalnega genetskega testiranja prisotnosti avtosomnih recesivnih genov, za katere je znano, da so v skladu z mednarodnimi znanstvenimi dokazi prevladujoči v etničnem okolju darovalca, če gre za darovanje nepartnerskih gamet. Izvesti je treba tudi oceno tveganja za prenos dednih stanj, za katere je znano, da so prisotna v družini. Darovalec mora soglašati z vsemi temi pregledi;

(j) oceno morebitne ogroženosti zdravja v primeru živih darovalcev (npr. sposobnost darovalca kostnega mozga, da prejme splošno anestezijo, ali superovulacija, sedacija ali tveganja za darovalca jajčec, povezana s postopkom pridobivanja jajčec).

Evidenca mora biti v skladu z zakonodajo o varstvu podatkov ter čitljiva in trajna. Ukrepe za varstvo podatkov in zaupnost je treba izvajati v skladu s členom 14 Direktive 2004/23/ES.

Poročilo o pridobivanju

Za vsako pridobivanje tkiv ali celic je treba UTC posredovati poročilo o pridobivanju. To poročilo mora vsebovati vsaj naslednje informacije:

(a) ime in naslov UTC, ki mora prejeti celice ali tkiva;

(b) podatki o identifikaciji darovalca (vključno z načinom identifikacije darovalca in osebo, ki ga je identificirala) v skladu z veljavno zakonodajo o varstvu podatkov;

(c) opis in identifikacijo pridobljenih tkiv in celic (vključno z vzorci za testiranje, kadar je to ustrezno);

(d) identiteta osebe, odgovorne za postopek pridobivanja, vključno z njenim podpisom;

(e) datum, čas (začetek in konec, kadar je to ustrezno) in kraj pridobivanja ter uporabljenega postopka (SOP), vključno z morebitnimi nezgodami; okoljski

21

pogoji v objektu za pridobivanje (opis fizičnega prostora, v katerem je potekalo pridobivanje), kadar je to ustrezno;

(g) pogoji, pod katerimi je bilo shranjeno truplo, v primeru umrlih darovalcev: hlajenje (ali brez hlajenja) ter čas začetka in konca hlajenja;

(h) identifikacijske številke/številke serij reagentov in raztopin za prevoz (če je to ustrezno);

(i) datum in čas smrti v primeru umrlih darovalcev.

Če je bila sperma pridobljena na domu, mora to biti navedeno v poročilu o pridobivanju, pri čemer mora v tem primeru poročilo vsebovati le:

(a) ime in naslov UTC, ki bo prejela celice/tkiva;

(b) identifikacijo darovalca (če je to ustrezno);

(c) podpis darovalca, s katerim potrjuje, da je sperma njegova.

Testiranje darovalcev

Skladnost z zahtevami za testiranje iz Direktive 2006/17/ES je treba preveriti:

• prek inšpekcijskih pregledov laboratorijev za testiranje darovalcev:

kadar se testiranje izvaja zunaj UTC ali organizacije za pridobivanje in PO ni pristojen za inšpekcijski pregled takšnega laboratorija, morajo inšpektorji med splošnim inšpekcijskim pregledom sistema zaprositi za dokaze, da je zunanji laboratorij akreditiran, imenovan in ima odobritev ali dovoljenje ustreznega PO ali organov za izvajanje navedenih testov. Inšpektorji, ki pregledujejo UTC, morajo:

o zaprositi za kopijo potrdila o odobritvi ali preveriti pri drugem PO, ali je bila dodeljena ustrezna odobritev za presejalno testiranje darovalcev tkiv in celic;

o zaprositi UTC, da potrdijo, kako preverjajo skladnost laboratorijev za testiranje z zahtevami;

o zaprositi UTC, da potrdijo, kako preverjajo stalno skladnost z zahtevami. Med inšpekcijskim pregledom UTC je treba preveriti način, kako je bilo to potrjeno;

• v okviru splošnega inšpekcijskega pregleda sistema UTC/organizacije za pridobivanje:

kadar laboratorij tvori del UTC, mora inšpektor:

o preveriti, ali testiranje, opisano v postopkih, izpolnjuje zahteve nacionalnih predpisov, s katerimi je prenesena Direktiva 2006/17/ES;

o preveriti izvajanje testiranja v praksi in pregledati reprezentativno število primerov, da se preveri skladnost z nacionalnimi predpisi, s katerimi je prenesena Direktiva 2006/17/ES;

22

o pregledati SOP.

23

Priloga 2: Prevzem, obdelava, shranjevanje in razdeljevanje

Prevzem: preverjanje nadzora sprejetih tkiv in celic

Inšpektorji morajo preveriti, ali UTC nadzira skladnost sprejetih tkiv in celic z zahtevami iz Direktive 2006/17/ES in izvedbenimi ukrepi v DČ.

Sistem je treba v celoti pregledati in pri tem posebno pozornost nameniti spodaj navedenim vidikom.


Pregled dokumentov

• Privolitev ali odobritev darovalca/družine; • dokumentacija o zdravstveni anamnezi darovalca in njegovem vedenju v

preteklosti; • testiranje darovalca; • identifikacija darovalca in klinični pregled; • pregled preteklosti darovalca in sprejem/zavrnitev; • dokumentacija o pridobivanju; • označevanje, pakiranje in prevoz pridobljenih tkiv ali celic; • postopek pridobivanja tkiv in celic; • postopek napotitve možnih darovalcev; • sistem za zagotavljanje sledljivosti in hkrati varovanje zaupnosti.

Razgovori z osebjem

Opraviti je treba razgovor z osebo, odgovorno za izbor darovalcev. Če ta oseba ni imenovani registrirani zdravnik, se priporoča navzočnost imenovanega registriranega zdravnika. Če ima ločena organizacija pomembno vlogo (npr. enota za koordinacijo presaditev), jo je prav tako treba povabiti k sodelovanju.


V nekaterih primerih je lahko koristno, da inšpektorji navzkrižno preverijo informacije o pridobivanju, zbrane med inšpekcijskim pregledom v UTC, z inšpekcijskim pregledom na kraju samem v ustanovi za pridobivanje.

Obdelava

Inšpektorji morajo preveriti, ali UTC izpolnjuje zahteve iz Priloge II k Direktivi 2006/86/ES in izvedbene ukrepe v DČ.

Inšpektorji morajo preveriti, ali so informacije v dokumentaciji o UTC in dokumentaciji o postopku obdelave točne ter ali so uporabljeni postopki združljivi z opremo in objekti, ki jih uporablja UTC.

24


Pregled dokumentov

• SOP; • zapisi o izvedbi procesa (obdelave); • rezultati določitve pogojev okolja glede na razred čistosti (vključno s pregledom

dokumentiranih dokazov); • postopki in podatki za zagotavljanje in dokazovanje stalne skladnosti pogojev

okolja glede na razred čistosti (ki vključujejo tudi štetje delcev, vzorčenje mikroorganizmov v okolju in postopke za vstop v posamezne prostore, vključno s postopki oblačenja);

• postopki za preprečevanje navzkrižne kontaminacije; • postopki za zagotovitev ustreznega omejenega dostopa in varovanja zaupnih

podatkov; • postopki za poročanje o HND/HNR.

Razgovori z osebjem

Z izbranim osebjem se opravijo razgovori, da se oceni njihovo poznavanje in razumevanje postopkov.


• Inšpekcijski pregled (nadziranega) prostora, v katerem poteka obdelava, pri katerem je treba posebno pozornost nameniti:

o pretoku osebja, sprejetim tkivom in celicam, končnim izdelkom in odpadkom na območju;

o ureditvi, velikosti in delovanju garderob med zavarovanimi območji; o postopkom preoblačenja, oblačenja, umivanja rok itd.; o ustreznosti površin, opreme itd.;

• opazovanje izvajanja obdelave, če je to mogoče; • pregled vseh poročil o hudih neželenih dogodkih ali hudih neželenih reakcijah,

povezanih z obdelavo, ter pregled s tem povezanih korektivnih ukrepov.

Shranjevanje in razdeljevanje


Prav tako morajo preveriti, ali so informacije v dokumentaciji o UTC točne.


Pregled dokumentov

• SOP za shranjevanje; • SOP za razdeljevanje; • SOP za sledljivost; • SOP za odpoklic;

25

• SOP za označevanje (neposredno in na embalaži); • sporazumi s tretjimi osebami, ki lahko v imenu UTC razdeljujejo tkiva ali celice.

Razgovori z osebjem

Razgovori se opravijo z izbranim osebjem, odgovornim za shranjevanje in razdeljevanje.


• Inšpekcijski pregled prostora za shranjevanje. pri katerem je treba posebno pozornost nameniti:

o nadzoru ustreznih fizikalnih pogojev (npr. temperature in vlažnosti); o jasnemu ločevanju tkiv ali celic v karanteni ter tkiv ali celic, odobrenih za

razdeljevanje; o sistemu za odobritev in izvedbo prenosa tkiv ali celic od karantene do

razdeljevanja; o sistemu, ki se uporablja za identifikacijo tkiv in celic ter sledljivost v

vsaki fazi postopka (npr. sistem za kodiranje, označevanje in IT); o biološko nevarnim odpadkom (omejeno območje, varnost, ravnanje,

pakiranje in označevanje itd.); • preverjanje oznak, vključno z oznako na končnem paketu tkiva ali celic; • preverjanje evidence o temperaturi shranjevanja; • preverjanje sledljivosti, tako da se izberejo končna tkiva in celice, ki so na voljo

za razdeljevanje, ter zahtevajo informacije o: o preteklosti darovalca; o datumu in uri njihove predelave; o identiteti osebe, ki je izvedla predelavo; o uporabljenih številkah serije/lota reagentov ali aditivov skupaj z roki

uporabnosti; o uporabljeni opremi ter njenem vzdrževanju in stanju kvalifikacije, če je

primerno; o specifikacijah za vse faze postopkov; o okoljskih pogojih, katerim so bila izpostavljena tkiva ali celice (vključno z

območji shranjevanja); o vrstah opravljenih mikrobioloških testiranj in njihovih rezultatih (vključno

z rezultati mikrobiološkega nadzora izdelkov na podlagi celic, kot ga določa Evropska farmakopeja, ali drugačnega nadzora, ki je sprejemljiv za PO);

o osebi, ki je tkiva ali celice sprostila, in na kakšni podlagi je to storila; • pregled dokumentacije o posameznih prošnjah za tkiva in celice ter pregled

razdeljenih tkiv ali celic; • pregled informacij iz oznake na embalaži, objavljenih s tkivi ali celicami; • pregled vseh poročil o hudih neželenih dogodkih ali hudih neželenih reakcijah in

s tem povezanih korektivnih ukrepov; • pregled vsaj ene evidence o vzdrževanju in kalibraciji za pomemben del opreme

za shranjevanje, ki ga izbere inšpekcijska skupina; • pregled primera dokumenta, ki potrjuje odobritev prenosa tkiv ali celic iz

karantene v razdeljevanje. • Inšpektorji morajo pregledati reprezentativne primere dokumentacije o darovalcu

v zvezi s tkivi ali celicami, ki so na voljo za razdeljevanje ali so bile razdeljene v

26

zadnjem letu, ter v zvezi s tkivi in celicami, ki so v karanteni ali so bile uvožene/izvožene. Kadar je mogoče, primere izbere inšpekcijska skupina, pri čemer mora vključiti primere za tkiva, ugotovljena v inventarju UTC. Včasih je morda treba pregledati primere za tkiva ali celice, katerih rok uporabnosti je potekel.

27

Priloga 3: Ocena postopkov obdelave


Enostavni, dobro utečeni in zelo razširjeni postopki se lahko ustrezno ocenijo med splošnim inšpekcijskim pregledom sistema (glej Prilogo 2).

Priporoča se, da se postopki obdelave ocenijo ločeno med delnim inšpekcijskim pregledom postopka obdelave, če je ta zapleten, inovativen ali specifičen za posamezno UTC.

Pred inšpekcijskim pregledom

• Za odobritev novega postopka mora UTC predložiti revidirano dokumentacijo o postopku obdelave (glej Prilogo 9) (ali nov dodatek k tej dokumentaciji).

• Dokumentacijo o postopku obdelave je treba oceniti na podlagi temeljitega pregleda dokumentacije pred inšpekcijskim pregledom ali po njem. Ugotovitve takšnih pregledov se lahko potrdijo pri poznejšem inšpekcijskem pregledu na kraju samem.

Med inšpekcijskim pregledom

Inšpekcijski pregled mora izvesti vsaj en ocenjevalec ali inšpektor, v najboljšem primeru pa en ali več strokovnjakov z ustreznega področja obravnavanega postopka, razen če je ocenjevalec ali inšpektor tehnični strokovnjak s področja zadevnih faz postopka. Strokovnjaki se po potrebi posvetujejo z drugimi izvedenci (glej točko 6.1).

Med inšpekcijskim pregledom je treba preveriti naslednje vidike:

1. Ocena poročil o validaciji

Ustanove za tkiva in celice morajo dokazati, da so bili kritični postopki predelave tkiv in celic validirani in ne spreminjajo tkiv in celic v klinično neučinkovite ali škodljive za prejemnika/pacienta. Centraliziran postopek odobritve posameznega postopka obdelave ali študije, ki dokazujejo klinično učinkovitost, niso potrebni.

V skladu z Direktivo 2006/86/ES lahko študije validacije temeljijo na katerem koli od spodnjih elementov:

Študije, ki jih izvede UTC sama

Poročila morajo vključevati vsaj:

• načrt validacije, ki določa ključne parametre, ki bodo ocenjeni, in kriterije sprejemljivosti za te parametre;

• dokumentirano metodologijo; • vse pridobljene rezultate, ki so jasno navedeni in ustrezno obrazloženi; • podpisano izjavo vodje kakovosti ali OO o sprejetju ali zavrnitvi validacije.

28

Podatki iz objavljenih študij

Publikacije morajo biti na voljo za pregled. V tem primeru morajo UTC dokazati, da lahko v svojih prostorih učinkovito ponovno izvedejo objavljeni postopek in pri tem dobijo iste rezultate (operativna validacija). Predložiti je treba izvode ustreznih standardnih operativnih postopkov in rezultatov operativne validacije, da se dokaže enakovrednost postopka s tistim, uporabljenim v objavljeni študiji. Če so bili posamezni koraki spremenjeni ali prilagojeni, je treba z ločeno validacijo potrditi, da te spremembe niso razveljavile metode. Priložiti je treba podpisano izjavo vodje kakovosti ali OO o sprejetju ali zavrnitvi validacije.

V primeru dobro utečenih postopkov obdelave na retroaktivni oceni kliničnih izidov glede tkiv in celic, ki jih je priskrbela UTC

Predložiti je treba dokaze o številu presadkov tkiv ali celic, vsajenih po obdelavi z obravnavano metodo, in o obdobju, v katerem so se te vsaditve opravile. Če je bil takrat že vzpostavljen sistem nadzora, je treba dokazati, da so bili klinični uporabniki obveščeni o postopku poročanja o neželenih reakcijah. Priložiti je treba podpisano izjavo OO o sprejetju ali zavrnitvi validacije.

2. Ocena poročil o oceni tveganja

Ko so uvedeni novi postopki obdelave, bi ocena tveganja morala biti izvedena kot del spremembe metode obdelave. V Prilogi 4 so navodila za pregled ocen tveganja med inšpekcijskim pregledom ali med ocenjevanjem postopkov obdelave.

Zdravila za napredno zdravljenje

Bistveno manipulirana tkiva in celice, ki niso namenjena uporabi za enako bistveno funkcijo ali funkcije pri prejemniku, kot so bile pri darovalcu, se štejejo za „inženirsko obravnavana“ in jih ureja uredba o zdravilih za napredno zdravljenje6.

Postopki s seznama iz Priloge I k uredbi o zdravilih za napredno zdravljenje se ne štejejo za „bistveno manipulirane“ ter spadajo na področje uporabe direktiv o tkivih in celicah, tj. rezanje, mletje, oblikovanje, centrifugiranje, namakanje v antibiotičnih ali protimikrobnih raztopinah, sterilizacija, obsevanje, ločevanje celic, koncentriranje ali čiščenje, filtriranje, liofiliziranje, zamrzovanje, shranjevanje z zamrzovanjem in vitrifikacija.

Ta seznam ni izčrpen. Postopki, ki se uporabljajo v asistirani reprodukcijski tehnologiji (ART), se ne štejejo za „bistveno manipulirane“.

Meje med zdravili za napredno zdravljenje ter tkivi in celicami v nekaterih primerih niso jasne. V zvezi s tem člen 17 Uredbe št. 1394/2007 razvijalcem izdelkov na osnovi genov,

6 Uredba (ES) št. 1394/2007 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 13. novembra 2007 o zdravilih

za napredno zdravljenje ter o spremembi Direktive 2001/83/ES in Uredbe (ES) št. 726/2004 (UL L 324, 10.12.2007, str. 121).

29

celic ali tkiv omogoča, da od Agencije7 zahtevajo znanstveno priporočilo, ki naj določi, ali se zadevni izdelek na znanstveni podlagi šteje za zdravilo za napredno zdravljenje.

(Dodatne informacije in ocena so na voljo na: [email protected]).

Če je v zvezi s tem objavljeno mnenje Odbora za napredno zdravljenje ali pristojnega organa države članice, ga je treba hraniti skupaj z dokumentacijo o ustanovi za tkiva in celice ali dokumentacijo o postopku obdelave.

7 Evropska agencija za zdravila.

mailto:[email protected]

30

Priloga 4: Ocena poročil o oceni tveganja

Direktive 2004/23/ES, 2006/17/ES in 2006/86/ES določajo več pravnih zahtev za izvedbo ocene tveganja pri upravljanju s tkivi ali celicami za ljudi. Presaditve pri ljudeh spremlja tveganje prenosa bolezni, ki ga je mogoče bistveno zmanjšati s sprejetjem praktičnih in znanstvenih ukrepov na ravni UTC. To je mogoče doseči z uporabo novih tehnologij ali revidiranih postopkov, posodobljenih v skladu z najboljšimi znanstvenimi priporočili.

S programi inšpekcijskih pregledov je treba preverjati, ali posamezna UTC izpolnjuje svojo dolžnost in izvaja ocene tveganja, da se določi, kako se bo ravnalo s shranjenimi tkivi in celicami ob uvedbi novega izbora darovalca ali merila testiranja ali katerega koli vidno spremenjenega postopka obdelave, ki vpliva na kakovost ali varnost (točka C. 5 Priloge II k Direktivi 2006/86/ES). Ta pristop je pomembnejši, če se pri inšpekcijskem pregledu odkrijejo tkiva ali celice, ki so bila darovana, testirana in shranjena prej, v skladu s prejšnjimi nacionalnimi predpisi in/ali strokovnimi praksami, ki morda niso popolnoma v skladu z veljavnimi predpisi. Danes so na primer zahteve za biološko testiranje, prakse v zvezi s presejalnim testiranjem darovalcev ali sistemi sledljivosti verjetno strožji kot v preteklosti. Izjemoma, tj. v primeru omejene razpoložljivosti in pričakovanih kliničnih koristi, se lahko shranjena tkiva in celice namenijo za uporabo, če so zainteresirane strani v celoti seznanjene z njihovim stanjem in drugimi terapevtskimi možnostmi.

V skladu s Prilogo I k Direktivi Komisije 2006/17/ES je potrebna dokumentirana ocena tveganja, ki jo odobri odgovorna oseba iz člena 17 Direktive 2004/23/ES, da se upraviči odobritev darovanja, čeprav se uporablja eno od navedenih meril za izključitev. Prav tako je potrebna izvedba ocene tveganja, kadar pretekla potovanja in izpostavljenost darovalca pomenijo tveganje okužb, za katere se testiranje običajno ne izvaja.

V skladu s Prilogo II k navedeni direktivi je potrebna dokumentirana ocena tveganja, da se upraviči klinična raba tkiv ali celic darovalcev, katerih testiranje anti-HBc je pozitivno in HBsAg negativno ali ki reagirajo na specifičen test za bakterijo Treponema.

Inšpektorji morajo preveriti, ali je bila ocena tveganja, ki uporablja metodološki pristop k znanstvenemu ocenjevanju povezanih vidikov, izvedena v zadevni UTC, da se omogoči sprejetje ustrezne odločitve. Vsi načrti za ocene tveganja morajo vključevati dokumentacijo o:

• področju/okoliščinah izvedbe ocene; • posameznikih, določenih za program dela; • opredelitvi nevarnosti, povezanih s področjem/okoliščinami; • oceni njihove resnosti (vpliva) in verjetnosti nastanka (verjetnosti); • ukrepih analize, vrednotenja in nadzora tveganja za te nevarnosti; • znanstvenih razlogih za sprejem/zavrnitev odločitve; • utemeljitvi za sprejemljivost preostalega tveganja; • izjavi OO/stranke o sprejetju preostalega tveganja.

Podoben pristop se lahko na enak način uporabi za druge ocene tveganja, da se ovrednotijo in podprejo dejavnosti pridobivanja/tretjih strani in prakse/sistemi, sprejeti za čim večje zmanjšanje tveganja okužbe pacientov. Ustrezno je lahko na primer za:

• upravljanje praks/protokolov za izbor darovalcev;

31

• sprejem tkiv in celic v UTC; • vmesno shranjevanje darovanih tkiv in celic, ki čakajo na rezultate biološkega

testiranja; • politiko sistemov shranjevanja tkiv in celic, če obstaja sum ali so potrjeno pozitivna; • uradno sprostitev obdelanih tkiv in celic za shranjevanje ali razdeljevanje; • utemeljitev glede uporabe pri pacientih v izjemnih primerih neposrednega

razdeljevanja; • izvajanje novih ali bistveno spremenjenih postopkov.

V načrtih upravljanja morajo biti opredeljene in opisane glavne dejavnosti UTC (npr. z diagramom poteka) in okoliščine, na katere se nanašajo različne faze načrta. Vse komponente postopka obvladovanja tveganja morajo biti povezane z odobrenimi dejavnostmi UTC oziroma dejavnostmi, za katere je bilo izdano dovoljenje. Stopnja podrobnosti naj upošteva znana in ugotovljena tveganja, povezana z različnimi vrstami tkiv ali celic. Vključiti ga je treba v sistem kakovosti.

Informativna navodila glede uporabe ocene tveganja in orodij za oceno so v Mednarodnih standardih o uporabi postopka obvladovanja tveganja za medicinske pripomočke (EN ISO 14971) ter v Prilogi 20, Visokokakovostno upravljanje tveganja, smernic EU za dobro proizvodno prakso pri zdravilih za humano in veterinarsko uporabo (DPP, Priloga 20)8.

8 http://ec.europa.eu/health/files/eudralex/vol-4/pdfs-en/2008_02_12_gmp_annex20_en.pdf

32

Priloga 5: Uvoz/izvoz – preverjanje tehničnih zahtev

Dodatne podrobnosti so v členu 9 Direktive 2004/23/ES.

1. Uvoz tkiv in celic s strani UTC

Iz tretjih držav lahko uvažajo le UTC, ki so za to pooblaščene. Pri inšpekcijskem pregledu te dejavnosti je treba obravnavati:

• razlog za izbiro uvoza; • naravo sporazuma z izvoznico, tj. ali vključuje redno ali enkratno oskrbo.

Redni uvoz

Inšpekcijski pregled mora vključevati preučitev dokumentacije v zvezi s pregledom UTC uvoznice enakovrednosti sistemov kakovosti in varnosti v ustanovi za tkiva in celice izvoznici. To mora zajemati:

• dokumentacijo, ki opisuje splošen sistem kakovosti in varnosti v ustanovi za tkiva in celice izvoznici: organizacijska shema, usposabljanje osebja, objekti, metode obdelave, študije validacije, sistem sledljivosti, dovoljenja in akreditacija itd. ter

• dokumentacijo v zvezi s pregledom varnosti in kakovosti posameznih pošiljk tkiv ali celic: potrditev vrste testov, ki se opravljajo, in rezultatov, primernost darovalca, opis tkiv ali celic, ureditve prevoza itd.

Enkraten uvoz

V tem primeru mora inšpekcijski pregled vključevati preučitev dokumentirane ocene UTC uvoznice o varnosti in kakovosti uvoženih tkiv ali celic.

Inšpekcijski pregledi pristojnih organov EU v tretji državi članici

V skladu z direktivami EU so UTC odgovorne za preverjanje, ali organizacije, iz katerih uvažajo tkiva ali celice, delujejo v skladu s standardi kakovosti in varnosti, ki so enakovredni tistim, navedenim v direktivah. Vendar lahko PO v nekaterih primerih menijo, da je potrebno izvesti inšpekcijski pregled dobavitelja tkiv ali celic v tretji državi. Razlogi za ta inšpekcijski pregled so lahko:

• več UTC uvaža iz ene ustanove za tkiva in celice v tretji državi; • iz ene ustanove za tkiva in celice v tretji državi se uvaža velik obseg tkiv ali

celic; • dokaz slabega delovanja ustanove za tkiva in celice v tretji državi, ki izvaža v

UTC v EU; • pri zadevnih tkivih ali celicah so bili ugotovljeni HNR/HND; • tkiva in celice se uporabljajo kot začetni material za proizvodnjo zdravil za

napredno zdravljenje in Evropska agencija za zdravila zahteva inšpekcijski pregled ali obisk pristojnih organov za tkiva in celice v povezavi z vlogo za

33

pridobitev dovoljenja za trženje ali potrjevanje predkliničnih podatkov ali podatkov o kakovosti.

Postopki inšpekcijskih pregledov

Inšpekcijske preglede v tretjih državah je treba izvesti v skladu z navodili iz splošnega poglavja tega dokumenta.

Inšpektorat zadevne države je treba obvestiti o inšpekcijskem pregledu, ga povabiti k spremljanju inšpektorja in mu predložiti kopijo poročila.

Če država članica ne more zbrati dovolj strokovnega znanja za izvedbo inšpekcijskih pregledov v tretjih državah in/ali če UTC v tretji državi, ki jo je treba pregledati, razdeljuje tkiva in celice več državam članicam, lahko države članice organizirajo skupne inšpekcijske preglede.

Izmenjava informacij

Če PO ene DČ odobri uvoz iz določene ustanove za tkiva in celice v tretji državi, je priporočljivo, da se postopek, na katerem temelji odobritev, in poročilo posredujeta PO drugih DČ (zlasti če UTC iz druge države članice uvaža tkiva in celice iz ustanove za tkiva in celice v zadevni tretji državi).

Poročilo o inšpekcijskih pregledih in obiskih na kraju samem, ki se opravijo na zahtevo Evropske agencije za zdravila, je treba predložiti Agenciji, ki ga da na zahtevo na voljo PO iz drugih DČ.

2. Izvoz tkiv in celic s strani UTC

V tretje države lahko izvažajo le UTC, ki so za to pooblaščene. Pri inšpekcijskih pregledih te dejavnosti je treba obravnavati naslednje točke:

• preverjanje, da se za zdravljenje ljudi zunaj EU izvažajo le tkiva ali celice, ki izpolnjujejo zahteve za zdravljenje ljudi v EU, razen v primeru posebnih okoliščin, kot je izvoz za uporabo v odobrenem kliničnem preskušanju z določenimi zahtevami glede varnosti in kakovosti, ki so drugačna od zahtev v direktivah o tkivih in celicah;

• pregledati je treba reprezentativno število darovalcev in evidence o pridobivanju za zagotovitev, da se za zadevna tkiva in celice uporabljajo ustrezni standardi varnosti in kakovosti;

• če se tkiva ali celice, ki ne izpolnjujejo običajnih zahtev, izvažajo na podlagi ocene tveganja, je potreben pregled te ocene za zagotovitev, da je bila ustrezno izvedena in da so bile vse zadevne udeležene strani seznanjene s kakršnimi koli pomanjkljivostmi ter so se strinjale z analizo tveganja in koristi. Dodatne informacije o upravljanju ocene tveganja so na voljo v Prilogi 4.

Evropska komisija, B-1049 Bruselj - Belgija. Telefon: +32 22991111.

3. Odobritev uvoza/izvoza, ki vključuje neposredno razdeljevanje

Neposredno razdeljevanje je v Direktivi 2004/23/ES opredeljeno kot razdeljevanje tkiv ali celic v nujnih primerih iz centrov za zbiranje neposredno v klinični center. Ker pri neposrednem razdeljevanju iz tretje države običajno ne sodeluje UTC, je PO odgovoren za odobritev uvoza/izvoza, pri čemer lahko uporabi strožja merila od tistih iz direktiv.

Neposredno razdeljevanje zadeva predvsem hematopoetske matične celice ter v nekaterih primerih tkiva in celice za asistirano oploditev.

Na splošno je treba omogočiti uvoz/izvoz in dostavo v klinični center v karanteni ter hitro zagotoviti odobritev ob upoštevanju kratke življenjske dobe in edinstvene narave tkiv ali celic in stanja predvidenega prejemnika. To pristojnim organom ne sme preprečiti sprejetja ustreznih ukrepov za zagotovitev, da neposreden uvoz in izvoz tkiv in celic izpolnjujeta standarde kakovosti in varnosti, ki so enakovredni standardom iz direktiv.

Zahtevo za avtorizacijo predloži klinični center, ki bo uporabljal material, in v nekaterih primerih nacionalni ali regionalni register za presaditve. Inšpektorji morajo zagotoviti, da pregled, ki ga opravi zdravnik ali nacionalni ali regionalni register za presaditve, vključuje:

• razloge za uvoz/izvoz;

• dokumentacijo registra ali kliničnega centra o enakovrednosti varnosti in kakovosti (vključno z vsemi izdanimi dovoljenji in/ali odobritvami).

Če manjkajo informacije ali ni mogoče dokazati popolne skladnosti z direktivami EU, vendar želi klinični center nadaljevati, je treba pregledati dokumentirano oceno tveganja, ki jo je opravil klinični center (ali register).

35

Priloga 6: Predlagana enotna oblika dokumentacije o ustanovi za tkiva in celice

Dokumentacija o ustanovi za tkiva in celice

(DUTC) Če UTC deluje na več lokacijah, izpolnite en izvod dokumenta za vsako lokacijo

Razdelek A – splošne informacije

Polno ime UTC:

Ime odgovorne osebe, kot je opredeljena v Direktivi 2004/23/ES:

(priložite življenjepis)

Ime vodje sistema kakovosti (če je ustrezno):

(priložite življenjepis)

Poštni naslov UTC:

Telefonska številka:

Številka telefaksa:

Naslov elektronske pošte:

36

Povzetek dejavnosti

Vrsta tkiv ali celic Predpisana dejavnost (PD)

(navedite oznake PD iz spodnje legende)

Uporabljeni postopki priprave (PP)

(navedite oznake PP iz spodnje legende)

Kost

Koža

Žilni presadki

Očesna tkiva

Amnijske membrane

Jajčnik

Moda

Druga tkiva

…………………............................

Kostni mozeg

KMC iz periferne krvi

Popkovnična kri

Oociti

37

Semenčice

Druge celice

……………………………………...

Zarodki

Zigote

Drugo

…………………...............………

OZNAKE PREDPISANIH DEJAVNOSTI

Darovanje: PD1 Pridobivanje: PD2 Testiranje: PD3 Predelava: PD4

Shranjevanje: PD5 Razdeljevanje: PD6 Uvoz: PD7 Izvoz: PD8

OZNAKE POSTOPKOV OBDELAVE

rezanje/mletje/oblikovanje PP1 demineralizacija PP13

centrifugiranje PP2 shranjevanje v mediju za organe PP14

namakanje v antibiotičnih ali protimikrobnih raztopinah

PP3 shranjevanje pri 4 °C PP15

sterilizacija (razen z obsevanjem) PP4 obdelava z glicerolom (visoka koncentracija) PP16

sterilizacija z obsevanjem PP5 odmrzovanje PP17

ločevanje celic, koncentriranje ali čiščenje PP6 oploditev in vitro (IVF) PP18

filtriranje PP7 intracitoplazmatski vnos (injiciranje) semenčice v jajčno celico (ICSI)

PP19

liofiliziranje (suho zamrzovanje)

PP8 laboratorijska priprava semenčic za postopke OBMP

PP20

zamrzovanje

PP9 asistirana levitev zarodka PP21

shranjevanje z zamrzovanjem PP10 gojenje zarodkov do stadija blastociste PP22

38

vitrifikacija PP11 in vitro zorenje jajčnih celic (IVM)

PP23

sušenje PP12 biopsija zarodka/biopsija polarnega telesa

PP24

Referenčna številka/oznaka pristojnega organa, ki obravnava odobritev (če je na voljo):

Razdelek B – dejavnost – podrobnosti

Priložite diagram poteka, ki prikazuje celotno dejavnost UTC.

Ali UTC izvaja pridobivanje?

Ali UTC pridobiva tkiva in celice od zunanjih organizacij za pridobivanje?

DA/NE

DA/NE

Če da, navedite organizacije za pridobivanje:

Ali UTC izvaja testiranje darovalcev?

DA/NE

Če ne, navedite organizacije, ki izvajajo testiranje darovalcev tkiv/celic:

39

Vrste tkiv/celic/snovi človeškega izvora, ki jih je prejela UTC (z lastnim pridobivanjem ali pridobivanjem drugih):

Navedite tu ali priložite ločen seznam:

Število darovalcev, katerih tkiva/celice je UTC prejela v predhodnem letu (mora se ujemati s številom iz letnega poročila):

Živi alogenski (niso sorodniki, niso partnerji):

Živi alogenski (med sorodniki, med partnerji):

Živi avtologni:

Umrli:

Vrste tkiv/celic, predelanih v UTC:


40

Kako se validirajo metode obdelave? (kot dokaz, da ne spreminjajo tkiv/celic v klinično neučinkovita ali škodljiva za prejemnika)

(na to vprašanje ni treba odgovoriti, če se uporablja dokumentacija o postopku priprave)

a) S študijami, ki jih izvede vaša UTC?

b) Z objavljenimi študijami?

c) Z retroaktivno analizo kliničnih rezultatov?

d) Drugo (navedite): ……………………………………………………………

……………………………………………………………

Medprocesna in končna kontrola kakovosti, ki se izvaja pri posamezni vrsti tkiva ali celic


Vrste končnih tkiv/celic/snovi človeškega izvora, ki jih razdeljuje UTC:


Ali UTC sprejema končna tkiva/celice od drugih UTC iz iste države članice EU za razdeljevanje?

DA/NE

Če da, navedite vrste tkiv/celic in imena UTC:

41

Ali UTC sprejema tkiva/celice od drugih UTC iz druge države članice EU za razdeljevanje?

DA/NE

Če da, navedite vrste tkiv/celic ter državo ali države porekla in imena UTC:

Ali UTC uvaža tkiva/celice iz držav zunaj EU za razdeljevanje?

DA/NE

Če da, navedite vrste tkiv/celic ter državo ali države porekla in imena UTC:

Število enot tkiv ali celic (posamezni paketi, torbe, cevke ali stekleničke), ki jih je UTC v predhodnem letu razdelila za uportkiv in celic za zdravljenje (mora se ujemati s številom iz letnegporočila):

Razdelek C – osebje Ime direktorja UTC

(če se razlikuje od odgovorne osebe)

(priložite kratek življenjepis):

Ime strokovnega direktorja

(če se razlikuje od navedenega zgoraj)


42

Ime vodje obdelave (če je ustrezno):


Skupno število osebja:

Predložite organizacijsko shemo, ki prikazuje funkcije in odnose

(navedite na za to predvidenem mestu ali priložite ločeno).

V organizacijski shemi navedite število ljudi, zadolženih za izbor darovalcev, pridobivanje, obdelavo, nadzor kakovosti, zagotavljanje kakovosti, administracijo, shranjevanje in prevoz.

43

Razdelek D – objekti Opišite objekte za obdelavo in shranjevanje. Navedite število prostorov, njihove mere in okoljsko klasifikacijo, kjer je potrebno.

(Priložite načrt območja s podrobnostmi o prostorih (oštevilčeno), njihovem namenu in osebju ter o pretoku tkiv ali celic, osebja in materiala ter odpadkov.)

Razdelek E – oprema Predložite seznam ključne opreme, ki se uporablja pri obdelavi in testiranju.

44

Opišite sistem za podporo sledljivosti (če je ustrezno).

Razdelek F – pogodbe/sporazumi z drugimi organizacijami

Ali katero od predpisanih dejavnosti (od pridobivanja do razdeljevanja) izvaja tretja oseba?

DA/NE

Če da, navedite dejavnosti in organizacijo, ki deluje kot tretja oseba. Predložite kopije ustreznih sporazumov.

45

Razdelek G – prevoz in razdeljevanje Opišite veljavne predpise, ki se uporabljajo za prevoz posamezne vrste tkiv ali celic od pridobivanja do UTC.

Opišite veljavne predpise, ki se uporabljajo za prevoz posamezne vrste tkiv ali celic od UTC do organizacije, odgovorne za uporabo tkiv in celic za zdravljenje

Razdelek H – poročanje o neželenih dogodkih in reakcijah

46

Opišite veljavne predpise, ki se uporabljajo za poročanje in obvladovanje HND in HNR.

Razdelek I – sistem upravljanja kakovosti Predložite kratek opis sistema kakovosti, ki se uporablja v UTC.

Priložite seznam SOP, ki se uporabljajo.

Ali je UTC pridobil certifikat zunanjega organa ali strokovnega združenja?

DA/NE

Če da, navedite kdo in kdaj jo je potrdil ter dodajte številko potrdila.

47

Razdelek J – podpis in datum Podpis odgovorne osebe:

Datum:

Razdelek K – navodila za predložitev tega obrazca Ta obrazec je treba predložiti kot prvo vlogo za akreditacijo, imenovanje, odobritev ali dovoljenje s strani pristojnega organa za tkiva in celice. Ponovno ga je treba predložiti pred inšpekcijskim pregledom na zahtevo inšpektorata in vedno v primeru bistvenih sprememb dejavnosti, osebja ali uporabljanih postopkov ali bistvenih sprememb katerega koli od priloženih dokumentov.

Spremembe, ki se štejejo za bistvene, zajemajo:

− sprememba odgovorne osebe; − sprememba dejavnosti; − uporaba nove opreme za odobreni postopek; − sklenitev nove pogodbe z novimi podizvajalci ali novega sporazuma z organizacijo, ki

izvaja pridobivanje; − prenos ene ali več dejavnosti v nove prostore; − ukinitev dejavnosti ali zaprtje lokacije; − uvedba novega sistema IT.

Vsak PO mora navesti ustrezna navodila za predložitev.

48

Priloga 7: predlagana oblika obrazca za ugotovitve inšpekcijskega pregleda

OBRAZEC ZA UGOTOVITVE INŠPEKCIJSKEGA PREGLEDA

PRISTOJNI ORGAN:

„Ime pristojnega organa“

Ime vodilnega inšpektorja:

Dodana enota ali oddelek:

„Ime“

„Dodana enota ali oddelek“

Imena inšpektorjev:


„Imena“


Ime tehničnega strokovnjaka (če je potrebno):


„Ime“


UTC, KI JE INŠPEKCIJSKO PREGLEDANA

„Naslov 1“

„Naslov 2“

„Telefonska številka“

„Številka telefaksa“

Ime in naslov odgovorne osebe:

„Ime“

„Telefonska številka“

„Številka telefaksa“

Datum inšpekcijskega pregleda:

/___/___/ /___/___/ /___/___/___/___/

Osebje

Ocenjeno med inšpekcijskim pregledom Ni bilo ocenjeno med inšpekcijskim pregledom

Št. Ugotovitve Pripombe

49

Objekti/prostori

Ocenjeni med inšpekcijskim pregledom Niso bili ocenjeni med inšpekcijskim pregledom


Materiali in oprema


50


Sistem upravljanja kakovosti

Ocenjen med inšpekcijskim pregledom Ni bil ocenjen med inšpekcijskim pregledom


Izbor darovalcev, testiranje darovalcev in pridobivanje


51


Obdelava, shranjevanje in razdeljevanje



Nadzor kakovosti

Ocenjen med inšpekcijskim pregledom Ni bil ocenjen med inšpekcijskim pregledom

52


Razdeljevanje zunaj DČ, uvoz in izvoz



Sledljivost

Ocenjena med inšpekcijskim pregledom Ni bila ocenjena med inšpekcijskim pregledom

53


Pogodbe s tretjimi osebami



54

Drugo


55

Priloga 8: predlagan enotni obrazec za poročilo o inšpekcijskem pregledu ustanove za tkiva in celice

POROČILO O INŠPEKCIJSKEM PREGLEDU USTANOVE ZA TKIVA IN CELICE

Izpolnite obrazec, tako da nadomestite besedilo v poševnem tisku

Splošne informacije

Referenčna št. poročila:

Kraji delovanja v inšpekcijskem pregledu:

Ime in polni naslov kraja delovanja v pregledu.

Povzetek dejavnosti:


(navesti oznake PD iz spodnje legende)

Uporabljeni postopki priprave (PP)

(navesti oznake PP iz spodnje legende)

Kost

Koža

Žilni presadki

Očesna tkiva

Amnijske membrane

Jajčnik

Moda

56

Druga tkiva

…………………............................

Kostni mozeg


Popkovnična kri

Oociti

Semenčice

Druge celice

.

Zarodki

Zigote

Drugo

…………………...............………




57

OZNAKE POSTOPKOV PRIPRAVE

Rezanje/mletje/oblikovanje PP1 Demineralizacija PP13

Centrifugiranje PP2 Shranjevanje v mediju za organe PP14

Namakanje v antibiotičnih ali protimikrobnih raztopinah

PP3 Shranjevanje pri 4 °C PP15

Sterilizacija (razen z obsevanjem) PP4 Obdelava z glicerolom (visoka koncentracija)

PP16

Sterilizacija z obsevanjem PP5 Odmrzovanje PP17

Ločevanje celic, koncentriranje ali čiščenje PP6 Oploditev in vitro (GIV) PP18

Filtriranje

PP7 Intracitoplazmatski vnos (injiciranje) semenčice v jajčno celico (ICSI)

PP19

Liofiliziranje (suho zamrzovanje)

PP8 Laboratorijska priprava semenčic za postopke OBMP

PP20

Zamrzovanje

PP9 Asistirana levitev zarodka PP21

Shranjevanje z zamrzovanjem

PP10 Gojenje zarodkov do stadija blastociste PP22

Vitrifikacija

PP11 In vitro zorenje jajčnih celic (IVM) PP23

Sušenje PP12 Biopsija zarodka/biopsija polarnega telesa PP24

Datum inšpekcijskega pregleda:

Inšpektorji:

Dan, mesec, leto

Imena inšpektorjev

Imena strokovnjakov/ocenjevalcev (če je ustrezno)

Imena pristojnega organa ali organov


Predpisi, na katerih je temeljil inšpekcijski pregled:

58

Kratko poročilo o izvedenih inšpekcijskih dejavnostih Uvod: Kratek opis kraja pridobivanja in/ali UTC ter dejavnosti na kraju delovanja (ali sklic na

priloženo dokumentacijo o UTC).

V primeru inšpekcijskih pregledov v državah, ki niso članice EGS, navedite, ali je bil pristojni organ države, v kateri se je izvedel inšpekcijski pregled, obveščen o tem pregledu in ali je pri njem sodeloval.

Datum predhodnega inšpekcijskega pregleda.

Imena inšpektorjev, udeleženih v predhodnem inšpekcijskem pregledu.

Večje spremembe od predhodnega inšpekcijskega pregleda.

Področje inšpekcijskega pregleda:

Kratek opis inšpekcijskega pregleda (inšpekcijski pregled v zvezi s postopkom in/ali splošni inšpekcijski pregled sistema kakovosti s sklicevanjem na specifična tkiva ali celice, kjer je to ustrezno). Navesti je treba razlog za inšpekcijski pregled (npr. vloga za nov postopek, rutinski inšpekcijski pregled, preiskava pomanjkljivosti izdelka itd.).

Pregledana področja/dejavnosti v inšpekcijskem pregledu:

Kratek opis področja/dejavnosti. Navedite posamezna področja/dejavnosti v inšpekcijskem pregledu.

Nepregledana področja/dejavnosti v inšpekcijskem pregledu:

Kadar je potrebno, se pozornost nameni področjem alidejavnostim, ki ob tej priložnosti niso vključeni v inšpekcijski pregled.

Osebje, s katerim so med inšpekcijskim pregledom potekali razgovori

Navedite imena in nazive ključnega osebja, ki je sodelovalo v razgovorih, ali priložite seznam.

59

Pregled ugotovitev zadnjega inšpekcijskega pregleda in sprejetih korektivnih ukrepov:

Povzetek predhodnih ugotovitev in sprejetih korektivnih ukrepov.

Pomembne ugotovitve inšpektorja, vključno s pomanjkljivostmi V tem oddelku se lahko ugotovitve povežejo s pomanjkljivostmi in uporabijo za obrazložitev razvrstitve

Zahteve glede pridobivanja in testiranja darovalcev, kot so določene v Direktivi 2006/17/ES

Merila za izbor darovalcev tkiv in/ali celic:

Opišite ugotovitve za posamezne vrste darovalcev (umrli, živi, darovanje med partnerjema (neposredna ali posredna uporaba) ali ne).

Laboratorijski testi, obvezni za darovalce:

Darovanje celic in/ali tkiv ter postopki pridobivanja:

Evidenca o darovalcih:

Poročilo o pridobivanju:

Sprejem v UTC:

Zahteve za akreditacijo, imenovanje, odobritev ali izdaja dovoljenja ustanovam za tkiva in celice, kot so določene v Direktivi 2006/86/ES

Organizacija in upravljanje:

Osebje:

Oprema in materiali:

60

Objekti/prostori:

Dokumentacija in evidence:

Pogodbe s tretjimi osebami:

Pregled kakovosti:

Obdelava:

Shranjevanje in sprostitev tkiv ali celic:

Končno označevanje za razdeljevanje in zunanje označevanje kontejnerja za prevoz:

Prevoz:

Razdeljevanje in odpoklic:

Obvladovanje HNR/HND:

Informacije o najmanjšem podatkovnem nizu darovalca/prejemnika, ki ga morajo hraniti UTC in organizacije, odgovorne za uporabo tkiv in celic za zdravljenje:

Kodni sistem:

Uvoz/izvoz:

Druge ugotovitve: Npr. pomembne prihodnje spremembe, ki jih je napovedala UTC.

Sklepne ugotovitve

Dokumentacija o ustanovi za tkiva in celice:

Ocena in datum DUTC.

61

Priloge: Navedite vse priloge.

Seznam pomanjkljivosti, razvrščenih kot kritične, velike ali ostale (glej opredelitve na koncu tega obrazca):

Navesti je treba vse pomanjkljivosti in sklicevanja na ustrezne nacionalne predpise, ki prenašajo direktive EU.

Navesti je treba vse ugotovljene pomanjkljivosti, tudi če se je takoj sprejel korektivni ukrep.

UTC je treba pozvati, da obvesti inšpektorat o predlaganem načrtu odprave pomanjkljivosti in o izvajanju ukrepov.

Pomanjkljivosti je treba razvrstiti na podlagi opredelitev na koncu tega dokumenta.

Priporočila za pristojni/izvršni organ glede kraja delovanja v inšpekcijskem pregledu:

Povzetek in sklepne ugotovitve: Inšpektorji morajo navesti, ali je glede ugotovitev pri izvedenem inšpekcijskem pregledu UTC delovala v skladu z nacionalnimi predpisi, ki prenašajo direktive 2004/23/ES, 2006/17/ES in 2006/86/ES, in po potrebi sprejela ustrezne korektivne ukrepe, ter navesti vsako drugo zadevo, na katero je treba opozoriti pristojni organ. Pozornost je treba nameniti oblikovanju besedila. Priporočljiva je uporaba pogojnika, če mora UTC izpolniti ključne zahteve, preden pridobi končno odobritev inšpektorata. Lahko se navedejo sklicevanja na sklepne ugotovitve iz drugih dokumentov, na primer zapisnika o zaključnem sestanku, odvisno od nacionalnih postopkov.

Imena:

Podpisi:

Organizacije:

Poročilo o inšpekcijskem pregledu morajo podpisati in z datumom opremiti inšpektorji/ocenjevalci, ki so sodelovali v pregledu.

62

Datum:

Predložitev poročila:

V nekaterih državah članicah je morda potrebna prilagoditev za lokalno uporabo, če se ocena pomanjkljivosti izvede ločeno od poročila o inšpekcijskem pregledu.

Opredelitev pomanjkljivosti

1. KRITIČNA POMANJKLJIVOST:

Pomanjkljivost, ki predstavlja veliko neposredno tveganje, da bo škodovalo pacientu prejemniku ali živemu darovalcu.

2. VELIKA POMANJKLJIVOST:

Nekritična pomanjkljivost:

predstavlja posredno tveganje za varnost darovalca ali prejemnika s pridobivanjem in/ali razdeljevanjem tkiv ali celic, ki niso v skladu z odobritvijo UTC, odobritvijo postopka ali postopki ustanove za tkiva in celice za varnost in kakovost;

ali

kaže na veliko odstopanje od direktiv 2004/23/ES, 2006/17/ES in 2006/86/ES ali katerih koli ustreznih nacionalnih predpisov;

ali

kaže na neuspešno izvedbo zadovoljivih postopkov sproščanja tkiv ali celic ali neuspešno opravljanje zakonskih dolžnosti OO;

ali

kombinacija več „ostalih“ pomanjkljivosti, od katerih ni nobena sama po sebi velika, vendar skupaj predstavljajo veliko pomanjkljivost in jih je zato treba razlagati in predstaviti kot take.

3. OSTALE POMANJKLJIVOSTI: Pomanjkljivosti, ki se ne uvrščajo med kritične ali velike, vendar pomenijo

odstopanje od dobre prakse.

63

Priloga 9: Predlagana enotna oblika dokumentacije o postopku priprave

Dokumentacija o postopku obdelave

Razdelek A – informacije o ustanovi za tkiva in celice

Polno ime UTC:

Ime odgovorne osebe:

Poštni naslov UTC:

Telefonska številka:

Številka telefaksa:


Razdelek B – postopek obdelave – splošne informacije

Ime postopka obdelave:

Opis tkiv ali celic, v zvezi s katerimi se ta postopek obdelave uporablja:

64

Navedite podrobnosti o vseh posebnih dodatnih zahtevah glede izbora darovalca ali testiranja, ki jih morajo izpolniti darovalci tkiv ali celic, obdelanih na ta način.

Navedite podrobnosti o vseh posebnih zahtevah, ki morajo biti izpolnjene v zvezi s pridobivanjem tkiv ali celic, obdelanih na ta način.

Na kratko opišite zadevni postopek obdelave.

(Priložite diagram poteka, ki prikazuje postopek.)

Razdelek C – materiali in oprema

Navedite vse materiale in opremo, ki se uporabljajo v tem postopku, pri čemer za vsak primer posebej predložite podatke o dobavitelju.

Reagenti ali materiali, ki so v

stiku s tkivi/celicami

Specifikacija Dobavitelj

65

Oprema Specifikacija Dobavitelj

Razdelek D – Kontrola kakovosti (vključno z mikrobiološkim testiranjem)

Testiranje Opis vzorca Merila sprejemljivosti za sprostitev

66

Oddelek E – validacija postopka

Na kakšen način so bile uporabljene metode obdelave validirane kot dokaz, da ne spreminjajo tkiv v klinično neučinkovita ali strupena za prejemnika?

a) S študijami, ki jih je izvedla vaša UTC? DA NE Če da, priložite kopijo poročila o validaciji.

b) S študijami, ki so jih objavili drugi? DA NE Če da, priložite kopije najpomembnejših publikacij.

c) Z retroaktivno analizo kliničnih rezultatov? DA NE Če da, priložite povzetek pridobljenih podatkov.

d) Drugo (navedite):………………………………………………

e)

Če je postopek predmet patentne prijave, navedite številko patenta.

Če postopek vključuje fazo sterilizacije ali virusne inaktivacije, predložite kratek opis validacije in kopije študij o virusni inaktivaciji,

Priložite kopijo poročila o validaciji.

67

na katerih temelji validacija.

Razdelek F – končno označevanje in spremni list

Tu priložite kopijo končne oznake, nameščene na primarno embalažo tkiv ali celic, obdelanih s to metodo.

Priložite kopijo spremnega lista, ki se uporabnikom tkiv in celic za zdravljenje dostavi skupaj s tkivi ali celicami.

Navodila za predložitev navede posamezen PO.

68

Priloga 10: predlagana enotna oblika dovoljenja

PREDLAGANA ENOTNA OBLIKA DOVOLJENJA ZA USTANOVO ZA TKIVA IN CELICE

Podatki o ustanovi za tkiva in celice

Številka registracije/dovoljenja:

Ime imetnika registracije/dovoljenja:

Ime UTC:

Naslovi krajev delovanja/lokacije UTC:

(navesti je treba vse odobrene lokacije, razen če so vključeni v ločena dovoljenja):

Naslov uradnega sedeža imetnika registracije/dovoljenja:

Obseg odobritve

Pravna podlaga odobritve:

Datum poteka registracije/odobritve

(če je ustrezno v okviru nacionalnih predpisov):

Odobrene dejavnosti


(navesti oznake PD iz spodnje legende)

Kost

Koža

69

Žilni presadki

Očesna tkiva

Amnijske membrane

Jajčnik

Moda

Druga tkiva

…………………............................

Kostni mozeg


Popkovnična kri

Oociti

Semenčice

Druge celice

……………………………………...

Zarodki

Zigote

Drugo

70




Ali obstajajo kake omejitve ali razvrstitve v zvezi s področjem uporabe teh dejavnosti?

Ime uradnika PO:

Podpis uradnika PO: Datum: Žig PO:

71

Priloga 11: Dokumenti, ki so se upoštevali pri pripravi teh smernic

Dokumenti, ki so jih pripravili zakonodajalci

Agence de la Biomédecine (ABM) guidance on inspection of centres for assisted conception (draft)

AFSSAPS guidance for tissue and cell bank inspection (Aide-Mémoire for Inspection of Tissue and Cell Banks, 2004; Inspection Guidelines Relating to Procurement of HSC and Mononuclear Blood Cells; Sub-Guidelines Relating to Inspection of Procurement of Cells from Umbilical Cord Blood, 2007)

Belgian competent authority:

– Aide-mémoire for tissue bank inspection, April 2006 – Site master file for tissue and cell banks

National Transplant Centre, Italy (CNT) guidance for tissue bank inspection (Guidelines on the Conduct of Inspections, 2005: Pre-inspection form and skin-bank inspection checklist as an example)

EMEA GMP inspection guidance documents: CoCP (Compilation of Community Procedures) Inspection Conduct (EMEA/INS/GMP/313513/2006) and report writing EMEA/INS/GMP/313539/2006)

EN ISO 14971:2007 Medical devices – Application of risk management to medical devices

FDA Compliance Programme Guidance Manual, 2005

Human Fertilisation and Embryology Authority (HFEA), UK – Tissues and cells for assisted conception (www.hfea.gov.uk)

– information on the system – pre-inspection questionnaire

Human Tissue Authority (HTA), UK. Inspection Site Visits: Manual for Specialist Assessors (2006) and Guidance for Designated Individuals (2006)

Irish Medicines Board, Aide-Mémoire for Tissue Establishments

Irish Medicines Board, Authorisation of Prescribed Activities carried out in Relation to Human Tissues and Cells (Certificate)

Irish Medicines Board, Points to Note for the Inspection of Reproductive Cells

ISO guidelines for quality and/or environmental management systems auditing (ISO 19011)

72

Medicines Control Council, Department of Health, RSA, Guidelines for Preparation of Site Master File

Medicines and Healthcare Products Regulatory Agency (MHRA), UK. Consultation on a risk-based inspection programme for good practice inspections

PIC/S Guidance for Blood Establishments, 2004

PIC/S Standard Operating Procedure (pi 026-1 October 2006): Qualification and training of inspectors in the field of human blood, tissues and cells

Dokumenti, pripravljeni v okviru strokovnih združenj ali projektov

AABB Quality System Assessment Tool, 2006

AATB Tissue Bank Self-Assessment Tool and Audit Report (Star), 2006

EBAA, Inspection Manual of the Eye Bank Association of America, 2005

EQSTB (European Quality System for Tissue Banks – DG SANCO project) – Tissue Bank Audit Guidelines, 2007

JACIE Inspection Manual, 2004

Tissue Bank Evaluation Guidance used by the International Atomic Energy Agency in its reviews of tissue banks worldwide supported by its programme

73

Priloga 12: Kratice in glosar

PO pristojni organ

EMA Evropska agencija za zdravila

EU Evropska unija

DPP dobra proizvodna praksa

KMC krvotvorne matične celice

ICH Mednarodna konferenca o usklajevanju tehničnih zahtev za pridobitev dovoljenja za promet z zdravilom za ljudi

ICSI intracitoplazmatski vnos (injiciranje) semenčice v jajčno celico

ISO Mednarodna organizacija za standardizacijo

IVF in vitro fertilizacija

IVM in vitro zorenje jajčnih celic

DČ država članica (Evropske unije)

NAT tehnika pomnoževanja nukleinske kisline

PIC/S shema sodelovanja na področju farmacevtskih inšpekcijskih pregledov (Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme)

OO odgovorna oseba

HND hud neželen dogodek

HNR huda neželena reakcija

SOP standardni operativni postopek

UTC ustanova za tkiva in celice

DUTC dokumentacija o ustanovi za tkiva in celice

Opredelitev Vir

Revizija Dokumentiran pregled postopkov, evidenc, nalog osebja, opreme, materialov, objektov in/ali prodajalcev, da se oceni usklajenost s pisnimi SOP, standardi ali vladnimi zakoni in predpisi, ki ga izvedejo poklicni pregledovalci, notranji revizorji sistema kakovosti ali revizorji certifikacijskega organa

Prevzeto po navodilih Sveta Evrope za zagotavljanje varnosti in kakovosti organov, tkiv in celic za presaditev, 3. izdaja,

publikacija Sveta Evrope, januar 2007

Celice Posamezne človeške celice ali skupek človeških celic, kadar le-teh ne povezuje

Direktiva 2004/23/ES

74

nobena oblika veznega tkiva

Kritičen Tak, ki lahko vpliva na kakovost in/ali varnost celic in tkiv ali ki je v stiku z njimi


Razdeljevanje Transport in dostava tkiv ali celic, namenjenih za uporabo pri ljudeh


Darovanje Darovanje človeških tkiv ali celic, namenjenih za zdravljenje ljudi


Darovalec Vsak človeški vir (človeških) celic ali tkiv, bodisi živ ali mrtev


Strokovnjak Posameznik z ustreznimi kvalifikacijami in izkušnjami za tehnično svetovanje inšpektorju PO

skupina za pripravo smernic

Uporaba tkiv in celic za zdravljenje ljudi

Uporaba tkiv in celic na ali v prejemniku Direktiva 2004/23/ES

Organizacija, pristojna za zdravljenje s človeškimi tkivi in celicami

Zdravstvena ustanova ali enota bolnišnice ali drugo telo, ki uporablja človeška tkiva in celice za zdravljenje ljudi


Darovanje med partnerjema

Darovanje reproduktivnih celic med moškim in žensko, ki izjavita, da imata intimen fizični odnos


Konzerviranje Uporaba kemičnih snovi, spremenjenih okoljskih razmer ali drugih sredstev pri obdelavi, da se prepreči ali upočasni biološko ali fizično propadanje celic ali tkiv


Obdelava Postopki, ki se uporabljajo pri pripravi, manipulaciji, konzerviranju in pakiranju tkiv ali celic, namenjenih za zdravljenje ljudi


Pridobivanje Postopek, ki omogoča, da so tkiva in celice na razpolago


Organizacija za pridobivanje

Zdravstvena ustanova ali enota bolnišnice ali drugo telo, ki izvaja dejavnosti pridobivanja človeških tkiv in celic in za katero ni potrebno, da ima akreditacijo, imenovanje, odobritev ali dovoljenje za ustanovo za tkiva in celice


Sistem kakovosti

Organizacijska struktura, določene pristojnosti, postopki, procesi in sredstva za upravljanje kakovosti, vključno z vsemi


75

dejavnostmi, ki neposredno ali posredno prispevajo h kakovosti

Reproduktivne celice

Vsa tkiva in celice, namenjene za uporabo v asistirani reprodukciji


Odgovorna oseba

Vsaka ustanova za tkiva in celice mora določiti osebo, odgovorno za: zagotavljanje, da se pridobivanje, testiranje, predelava, shranjevanje in razdeljevanje človeških tkiv in celic za zdravljenje ljudi v ustanovah, za katere je odgovorna ta oseba, izvaja v skladu z direktivami in veljavnimi zakonodajami v zadevnih državah članicah; posredovanje informacij pristojnemu organu ali organom, kot se zahteva; izpolnjevanje zahtev iz direktiv v ustanovi za tkiva in celice


Hud neželen dogodek

Kateri koli neželeni dogodek v zvezi z oskrbo, testiranjem, obdelavo, shranjevanjem ali razdeljevanjem tkiv in celic, ki bi utegnil povzročiti prenos nalezljive bolezni, smrt ali ogroziti življenje ter izzvati stanja invalidnosti ali nezmožnosti za delo, ali katerega posledica je hospitalizacija ali obolevnost, ali ki podaljša hospitalizacijo ali obolevnost


Huda neželena reakcija

Nenameren odziv, vključno s pojavom prenosljive bolezni pri darovalcu ali prejemniku, povezan z oskrbo ali uporabo tkiv in celic pri zdravljenju ljudi, ki je smrten, smrtno nevaren, ki povzroča invalidnost ali nezmožnost za delo, ali katerega posledica je hospitalizacija ali obolevnost, ali ki podaljša hospitalizacijo ali obolevnost


Standardni operativni postopki

Pisna navodila, ki opisujejo stopnje posebnega postopka, vključno z materiali in metodami, ki se uporabljajo, ter pričakovanimi lastnostmi tkiv ali celic, ki bodo razdeljena

Prilagojeno iz Direktive 2006/86/ES

Shranjevanje

Ohranjanje tkiv ali celic v ustreznih nadzorovanih razmerah do razdeljevanja


Tretja država Vsaka država, ki ni država članica Evropske unije

Evropska komisija:

ec.europa.eu

Tretja oseba Vsaka organizacija, ki zagotavlja storitev za organizacijo za pridobivanje ali UTC na podlagi pogodbe ali pisnega sporazuma.

Skupina za pripravo operativnega priročnika

76

Sem spadajo tudi laboratoriji za testiranje darovalcev ali tkiv, pogodbene organizacije za sterilizacijo in uporabniške bolnišnice, ki hranijo tkiva ali celice do uporabe za zdravljenje ljudi

Tkivo Vsak sestavni del človeškega telesa, ki ga tvorijo celice


Ustanova za tkiva in celice

Ustanova ali enota bolnišnice ali druge ustanove, kjer se izvajajo dejavnosti obdelave, konzerviranja, shranjevanja ali razdeljevanja človeških tkiv in celic. Pristojna je lahko tudi za pridobivanje tkiv in celic ali testiranje


Sledljivost Zmožnost izsleditve in identifikacije tkiva/celice na kateri koli stopnji od pridobivanja, preko obdelave, testiranja in shranjevanja do dodelitve prejemniku ali odstranitve, kar vključuje tudi zmožnost identifikacije darovalca ali ustanove ali proizvodnega obrata, ki sprejme, obdela ali shrani tkivo/celice, ter zmožnost identifikacije prejemnikov v zdravstvenih ustanovah, ki tkivo/celice presadijo na prejemnike; sledljivost zajema tudi zmožnost izsleditve in identifikacije vseh ustreznih podatkov v zvezi z izdelki in materiali, ki pridejo v stik s temi tkivi/celicami


Validacija (ali kvalifikacija v primeru opreme ali okolja)

Priprava dokumentiranih dokazov, ki z visoko stopnjo zanesljivosti zagotavljajo, da bodo določen postopek, kos opreme ali okolje dosledno omogočali izdelavo tkiv ali celic, ki bodo ustrezale vnaprej določenim specifikacijam in kakovosti; postopek se validira z namenom ocene delovanja sistema glede njegove učinkovitosti za predvideno uporabo


Documents

INŠPEKCIJSKI PREGLEDI PRIDOBIVANJA TKIV IN CELIC TER USTANOV ZA TKIVA …ec.europa.eu/health/sites/health/files/blood_tissues_organs/docs/manual_sl.pdf · 3 ustanovam za tkiva in