INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOSsinpad.indeci.gob.pe/IntranetOracle/Documentos/DINALOG_UA_AL_001_05... · abastecer a los Almacenes Adelantados de su jurisdicción. 6.4. Los bienes

CODIGO: DINALOG-UA/AL-001-05

VERSION: PRIMERA

AREA: DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA

UNIDAD DE ABASTECIMIMIENTO / ALMACEN GENERAL

TITULO:

INSTALACION DE ALMACENES

ADELANTADOS

RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA

Formulado por:

Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP

Aprobado por: Dirección Nacional de Logística

VºBº OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto

INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL-001-05 PAG

Sede Central INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS FECHA: 01/07/2005 1/28

1. OBJETIVO

Evaluar la instalación de Almacenes Adelantados en localidades apartadas que requieran y justifiquen la necesidad de un almacén en su localidad para depositar los Bienes del Plan Logístico destinados a la atención de las emergencias o desastres.

2. ALCANCE

Involucra a las Direcciones Regionales de Defensa Civil, a la Dirección Nacional de Logística, a la Dirección Nacional de Operaciones, y a los Comités de Defensa Civil en sus diferentes niveles.

Describe las actividades desde la solicitud del Comité de Defensa Civil a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente para la instalación de un Almacén Adelantado en su jurisdicción, hasta la renovación del Convenio de Cooperación Interinstitucional para la Instalación y Operatividad del Almacén Adelantado entre la Dirección Regional de Defensa Civil y el Gobierno Regional o Local correspondiente.

3. BASE LEGAL

3.1. Decreto Ley Nº 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil, y sus modificatorias aprobadas mediante Decretos Legislativos Nº 442, 735 y 905. y Ley 25414.

3.2. Decreto Supremo Nº 005-88-SGMD, Reglamento del Sistema Nacional de Defensa Civil.

3.3. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI.

3.4. Resolución Jefatural Nº 201-2002-INDECI, que aprueba la Directiva Nº 016-2002-INDECI/DNL/12.0 “Instalación de Almacenes Adelantados y Empleo de los Bienes del Plan de 72 horas”.

3.5. Decreto Supremo Nº 001-A-2004-DE/SG, que aprueba el Plan Nacional de Prevención y Atención de Desastres.

3.6. Resolución Jefatural Nº 325-2004-INDECI, que aprueba el Manual de Funcionamiento del Entro de Operaciones de Emergencia-COEN.

4. REQUISITOS DEL PROCESO

4.1. Solicitud del Gobierno Regional o Municipalidad como entidad que preside el Comité de Defensa Civil dirigido a la Dirección Regional de Defensa Civil para la instalación de un Almacén Adelantado en su jurisdicción.

4.2. Opinión favorable de la Dirección Nacional de Logística y la Dirección Nacional de Operaciones, para que la Jefatura de INDECI autorice la Instalación del Almacén Adelantado por Resolución Jefatural.



5. RESPONSABLES DEL PROCESO

5.1. Comités de Defensa Civil (en sus diferentes niveles).

5.2. Dirección Regional de Defensa Civil, correspondiente.

5.3. Dirección Nacional de Logística.

5.4. Dirección Nacional de Operaciones.

6. CONSIDERACIONES

6.1. La autorización para la Instalación del Almacén Adelantado será otorgada por Resolución Jefatural del INDECI, previamente la Dirección Nacional de Logística en coordinación con la Dirección Nacional de Operaciones evaluarán y determinarán la conveniencia o no de instalar dicho almacén.

6.2. La duración del convenio es por tres años, pudiendo ser renovado a solicitud de la Dirección Regional de Defensa Civil con un mes de antelación al término de la vigencia del Convenio, siempre y cuando la Dirección Nacional de Logística y la Dirección Nacional de Operaciones lo consideren adecuado, se formaliza con una adenda. En caso de que no se considere procedente la renovación del Convenio, se le comunicará a la Dirección Regional de Defensa Civil solicitante para que a su vez coordine con el Comité de Defensa Civil la devolución de los bienes.

6.3. La Dirección Regional de Defensa Civil, correspondiente, se encargará de abastecer a los Almacenes Adelantados de su jurisdicción.

6.4. Los bienes con los que se abastecerá a dichos almacenes serán los bienes considerados en el Plan Logístico para Atención y Prevención de Desastres, manteniendo niveles de stock adecuados para la atención de la emergencia o desastres en forma oportuna.

6.5. La Dirección Regional de Defensa Civil en coordinación con el Organo de Control Institucional (OCI) y la Dirección Nacional de Operaciones (DNO) realizarán visitas inopinadas a algunos de los Almacenes Adelantados que cada Dirección Regional de Defensa Civil tiene bajo su jurisdicción. Para ello será necesario primero determinar una muestra aleatoria y representativa de todos los almacenes adelantados instalados y en funcionamiento. Luego se determinará una cantidad de almacenes por cada Dirección Regional de Defensa Civil.

6.6. La resolución del Convenio de Cooperación Interinstitucional podrá darse por los siguientes motivos:

� Acuerdo entre ambas partes.

� Decisión unilateral de cualquiera de las partes, debiendo comunicarlo a la otra parte, con anticipación no menor de 45 días calendario.

� Cuando el Gobierno Regional o Local incumpla las obligaciones estipuladas en el Convenio suscrito.

La resolución del Convenio por acuerdo entre ambas partes debe ser formalizada por escrito en 3 ejemplares. Para los tres casos se deberá remitir copia a la Oficina de Asesoría Jurídica y a la Secretaría General.



7. SIGLAS

7.1. CDC: Comité de Defensa Civil.

7.2. COEN: Centro de Operaciones de Emergencia Nacional.

7.3. DINALOG: Dirección Nacional de Logística.

7.4. DNO: Dirección Nacional de Operaciones.

7.5. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil.

7.6. GGLL: Gobiernos Locales.

7.7. GGRR: Gobiernos Regionales.

7.8. NEA: Nota de Entrada al Almacén.

7.9. OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica.

7.10. PECOSA: Pedido Comprobante-Salida.

7.11. RJ: Resolución Jefatural.

7.12. SGII: Secretaría General e Imagen Institucional.

7.13. UA: Unidad de Abastecimiento de la DINALOG.

7.14. UCP: Unidad de Control Patrimonial de la DINALOG.

7.15. UL: Unidad de Logística de la DRDC.

7.16. UP: Unidad de Prevención de la DRDC.

8. DEFINICIONES

8.1. Adenda: Extensión del Convenio o Contrato suscrito por el INDECI con otra Institución Pública, estando de acuerdo ambas partes, por un período similar al que fue considerado en el Convenio o Contrato inicial.

8.2. Ayuda Humanitaria (atención de una emergencia): Asistencia que se brinda a las personas que se encuentran en una situación de peligro inminente o que hayan sobrevivido a los efectos devastadores de un fenómeno natural o inducido por el hombre. Básicamente consiste en la asistencia de techo, abrigo o alimento, así como la recuperación provisional (rehabilitación) de los servicios públicos esenciales.

9. GLOSARIO DE TERMINOS

9.1. Afectado: Persona, animal, territorio, o infraestructura que sufre perturbación en su medio ambiente por efectos de un fenómeno. Puede requerir de apoyo inmediato para eliminar o reducir las causas de la perturbación para la continuación de la actividad normal.

9.2. Almacén Adelantado: Espacio físico que reúne las condiciones para almacenar los recursos materiales del Plan Logístico, los que son entregados en custodia por el INDECI a los Gobiernos Regionales o a las Municipalidades Provinciales y Distritales, según corresponda, situados en lugares alejados y/o de difícil acceso.



9.3. Bienes de Distribución Gratuita (BDG): Por su naturaleza física constituyen artículos para uso familiar, comunal y/o de grupos, que deben ser entregados por las Direcciones Regionales de Defensa Civil, mediante PECOSA a los Comités de Defensa Civil (Oficina de Defensa Civil y secretarías Técnicas) para su distribución gratuita a la población afectada y/o damnificada. Se tienen por ejemplo: Frazada de 1 ½ plaza o Colcha de 1 ½ plaza, cama plegable, hamaca, mosquitero o colchón de espuma, cocina de mesa de dos hornillas, bobina de plástico, entre otros.

9.4. Bienes de Maquinaria y Equipos (Bienes MYE): Por su naturaleza constituyen artículos que deben ser entregados eventualmente por las Direcciones Regionales de Defensa Civil, bajo Convenio de Afectación en Uso a los Comités de Defensa Civil (Oficina de defensa Civil y secretarías Técnicas) para apoyo en las actividades de atención a los afectados y/o damnificados, los cuales por su condición de bienes duraderos deben ser recuperados por la Dirección Regional de Defensa Civil al término de su empleo. Se tiene: Grupos electrógenos, motobombas, torres de iluminación, entre otros.

9.5. Convenio: Instrumento contractual celebrado por escrito entre el INDECI a través de sus órganos Desconcentrados con una entidad pública, mediante el cual las parte se obligan a la observancia de acuerdos relacionados con la Defensa Civil.

9.6. Damnificado: Persona afectada parcial o totalmente por una emergencia o desastre y que ha sufrido daño o perjuicio en sus bienes, en cuyo caso generalmente ha quedado sin alojamiento o vivienda en forma total o parcial, permanente o temporalmente por lo que recibe refugio y ayuda humanitaria temporales; no tiene capacidad propia para recuperar el estado de sus bienes y patrimonio.

9.7. Evaluación de Daños y Necesidades (EDAN): Localización, identificación y registro cuantitativo y cualitativo de los daños que ha ocasionado un evento adverso o un desastre en la comunidad, y la identificación de los recursos necesarios para atender dicho evento o desastre. Su finalidad es la de tener la información necesaria para determinar las necesidades y tomar decisiones rápidas y oportunas para atender a la población.

9.8. Materiales para Brigadas y Brigadistas: Constituidos por los artículos para labores de apoyo, rescate y salvamento, los cuales deben ser entregados por las Direcciones Regionales de Defensa Civil con PECOSA a las brigadas o Brigadistas del INDECI.

9.9. Materiales para las Brigadas (MBD): Artículos que deben ser recuperados por la Dirección Regional de Defensa Civil al término de su empleo. Se tiene: Arnés de rescate, anteojos panorámicos, binoculares, botiquín de primeros auxilios, entre otros.

9.10. Materiales para los Brigadistas (MBT): Artículos que anualmente son asignados a los Brigadistas del INDECI, por lo que no es necesario su devolución. Se tiene: Chaleco tela color naranja, Gorro de Defensa Civil y Polo de Defensa Civil.



9.11. Plan Logístico: Norma de gestión del INDECI que contempla la provisión de los bienes para ser entregados en forma gratuita e inmediata a la población damnificada y/o afectada; de los materiales asignados a las brigadas y a los brigadistas, así como de la maquinaria y equipos para apoyo mientras se recupera los servicio básicos o líneas vitales, durante las primeras horas de ocurrido un desastre.

10. ANEXO

Convenio de Cooperación Interinstitucional para la Instalación y Operatividad de Almacén Adelantado.



11. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD ORGANICA

RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

CDC Presidente

1. Solicita a la Dirección Regional de Defensa Civil, la instalación de un Almacén Adelantado en su localidad.

Para lo cual suscribirá y remitirá a dicha Dirección Regional de Defensa Civil el Proyecto de “Convenio de Cooperación Interinstitucional para la Instalación y Operatividad del Almacén Adelantado”.

Director 2. Revisa la solicitud y proyecto de

convenio. Deriva a la Unidad de Operaciones.

Jefe de la Unidad de Operaciones

3. Prepara Informe Técnico que acompaña a la solicitud del Comité de Defensa Civil, sustentando la necesidad de instalación y funcionamiento de un almacén adelantado. En dicho informe se detallará también el área del local (m2), la ubicación detallada del lugar donde se va a instalar el almacén (dirección, ciudad, distrito, provincia y departamento), la entidad cooperante. Se adjunta el proyecto del convenio (en 3 ejemplares). Entrega al Director.

DRDC

Director

4. Remite solicitud, Informe Técnico y proyecto de convenio a la Dirección Nacional de Operaciones para evaluar la instalación de un Almacén Adelantado. El proyecto de convenio lo revisará la Dirección Nacional de Logística.

SGII Secretaría General

Se inicia el Proceso de “Administración del Proceso Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega de los documentos a la Dirección Nacional de Operaciones y a la DINALOG.

DINALOG / DNO Secretaria

5. Recibe documentos, firma cargo correspondiente, registra en cuaderno de cargo y entrega al Director. En el caso de DINALOG continúa en la actividad 14.

Director 6. Designa al personal encargado para la

evaluación y deriva documentos a la Secretaria.

DNO

Secretaria

7. Registra y entrega documentación, solicita firma en el cuaderno de cargo, entrega a Operador del Módulo Operaciones y del Módulo de Logística del (COEN).



DNO / COEN

Operador del Módulo de

Operaciones/ Operador del

Módulo de Logística

8. Revisan el Informe Técnico. 9. Evalúan viabilidad de instalar o mantener

un Almacén Adelantado en la localidad que lo solicita y emite opinión técnica. Se tendrá en consideración si en la localidad solicitante existe otro almacén adelantado, si se encuentra cerca de un almacén adelantado ya instalado, estadística de emergencias en la zona, recurrencia de eventos, u otra consideración. Derivan al Director.

Director

10. Revisa opinión técnica y aprueba, deriva indicación a la Secretaria para la elaboración de memorándum dirigido a la Dirección Nacional de Logística.

Secretaria 11. Elabora memorándum, adjunta Informe Técnico y entrega al Director.

Director 12. Firma y deriva a la Secretaria.

DNO

Secretaria 13. Registra y envía documentos a la Unidad

de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística.

DINALOG / UA Jefe

14. Revisa Opinión Técnica de la Dirección Nacional de Operaciones y el Informe Técnico presentado por la Dirección Regional de Defensa Civil.

15. Revisa y evalúa el proyecto de convenio y emite opinión técnica.

No procede la solicitud 16. Informa al Director Nacional de Logística

acerca de las razones por las cuales no procede la solicitud.

DINALOG Director

17. Comunica a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente sobre la no procedencia de la solicitud. La Dirección Regional a su vez informará al Comité de Defensa Civil solicitante. Se da por terminado el proceso.

DINALOG / UA Jefe

Procede solicitud 18. Prepara proyecto de Resolución Jefatural

para la Autorización de la Instalación del Almacén Adelantado en la localidad solicitante, adjunta Informe Técnico y proyecto de convenio con opinión favorable. Presenta al Director.

Director

19. Revisa, aprueba y deriva el Proyecto de Resolución Jefatural a la Secretaria para que lo envíe a la Oficina de Asesoría Jurídica. DINALOG

Secretaria 20. Registra y entrega Proyecto de

Resolución Jefatural a la Oficina de Asesoría Jurídica.



OAJ Jefe

Se inicia el Proceso de “Trámite de Resoluciones”, el que concluye con la firma de la Resolución Jefatural autorizando la instalación y operatividad del Almacén Adelantado en la localidad que se solicitó, y se autoriza al Director Regional a suscribir el convenio. Se distribuye la Resolución Jefatural a las unidades orgánicas interesadas.

DINALOG Secretaria 21. Recibe una copia de la Resolución

Jefatural, y entrega al Director para su conocimiento.

DRDC Director

22. Recibe copia de Resolución Jefatural y los ejemplares del convenio de Cooperación Interinstitucional para la Instalación y Operatividad del Almacén Adelantado para su firma.

23. Numera y registra el convenio o adenda en forma correlativa, convoca para la suscripción.

24. Firma el convenio o adenda (en 3 ejemplares) por un plazo de 3 años con la autoridad del Gobierno Regional o Municipalidad solicitante como Presidente del Comité de Defensa Civil correspondiente. Archiva un ejemplar del convenio.

25. Envía el convenio o adenda a la Dirección Nacional de Logística y una copia autenticada a la Secretaría General del INDECI.


Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega del convenio a la Dirección Nacional de Logística.

DINALOG / UCP Secretaria

26. Recibe ejemplar del convenio o adenda firmado, y entrega a Director para su conocimiento. Registra Convenio para Implementación de Almacenes Adelantados en base de datos y archiva.

CDC Presidente

27. Acondiciona el ambiente del Almacén Adelantado para la recepción de los bienes del Plan Logístico entregados por la Dirección Regional de Defensa Civil.

28. Designa al Almacenero para la supervisión del funcionamiento y operatividad del Almacén Adelantado.



Habilitación del Almacén Adelantado

Jefe de la Unidad de Prevención

29. Coordina con el Presidente del Comité de Defensa Civil la inspección del local del Almacén Adelantado, como paso previo a la entrega de los bienes del Plan Logístico.

30. Realiza la inspección del local para el Almacén Adelantado.

31. En base a la inspección realizada se preparará un informe acerca de las condiciones del local y entrega al Director.

DRDC

Director 32. Revisa el Informe de la inspección,

autoriza el abastecimiento y coordina con el Jefe de la Unidad de Logística.

Abastecimiento del Almacén Adelantado

Almacenero del Almacén Central

Bienes del Plan Logístico NO son suficientes en Almacén Central de la Dirección Regional 33. Informa al Jefe de la Unidad de Logística.

Jefe de la Unidad de Logística

34. Realiza requerimiento a la Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística, solicitando los Bienes del Plan Logístico necesarios para abastecer al Almacén Central de la Dirección Regional y al Almacén Adelantado. Entrega al Director.

DRDC

Director 35. Revisa, firma y envía requerimiento a la Dirección Nacional de Logística.


Se inicia el proceso “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega del requerimiento a la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG.

DINALOG / UA Jefe

36. Recibe y revisa el requerimiento para abastecer de bienes a la DRDC.

37. Coordina el nivel de stock de los bienes del plan logístico con el Jefe del Almacén General. Luego evaluará, de acuerdo al stock del Almacén General, si se abastece directamente al Almacén Central de la Dirección Regional o se se realiza la compra para posteriormente abastecerlo. Se requiere comprar bienes 38. Coordina con la Oficina de

Planificación y Presupuesto acerca de la disponibilidad presupuestaria iniciándose el proceso de “Emisión de Informe de Disponibilidad Presupuestaria”.



DINALOG / UA Jefe

Se inicia el Procedimiento Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, que termina con la adquisición de bienes necesarios para abastecer al Almacén General de la Sede Central, al Almacén Central y/o al Almacén Adelantado de la Dirección Regional. Continúa en la actividad 39. No se requiere comprar 39. Formula la PECOSA de los Bienes

del Plan Logístico que van a ser trasladados del Almacén General al Almacén Central de la Dirección Regional. Entrega al Encargado del Almacén General para efectuar el transporte.

DINALOG/UA/ ALMACEN GENERAL Jefe 40. Realiza el requerimiento de transporte

dirigido a la Oficina de Administración.

OA Unidad de Servicios Generales

Se inicia el Procedimiento de “Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central”, el que concluye con el traslado de los Bienes del Plan Logístico al Almacén Central de la Dirección Regional.

DRDC Almacenero del Almacén Central

41. Formula la Nota de Entrada al Almacén (NEA) de los Bienes del Plan Logístico trasladados desde el Almacén General. Abastecido el Almacén Adelantado se coordinará con el Organo de Control Institucional para realizar inspecciones en forma semestral, para supervisar la administración del almacén. Ir a la actividad 42.

Bienes del Plan Logístico son suficientes en Almacén Central de la Dirección Regional 42. Genera y firma PECOSA de los Bienes

del Plan Logístico que van a ser entregados al Almacén Adelantado, firma el Almacenero del Almacén Central o el Jefe de la Unidad de Logística y es refrendado, en señal de conformidad, por el Director Regional, y como receptores firman y sellan el Almacenero del Almacén Adelantado y el Secretario Técnico o el Presidente del CDC.

CDC Presidente/ Secretario Técnico

43. Trasladan los Bienes del Plan Logístico al Almacén Adelantado.

DRDC Almacenero del

Almacén Adelantado

44. Formula la Nota de Entrada al Almacén Adelantado (NEA) y verifica estado, contenido y cantidad.



Vigencia del Convenio próximo a vencer (30 días antes de su culminación)

Director 45. Coordina con la Unidad de Operaciones

la necesidad de renovación del convenio y el sustento. DRDC

Jefe de la Unidad de Operaciones

46. Elabora informe técnico y entrega al Director.

DRDC Director

No procede la renovación del convenio Ir a la actividad 60. Procede la renovación del convenio 47. Coordina con el Presidente del Comité de

Defensa Civil y solicita a la Dirección Nacional de Logística la autorización para la renovación del convenio (con un mes de anticipación antes del término del convenio) y adjunta Informe Técnico solicitando su revisión a la Dirección Nacional de Operaciones.


Recibe la solicitud y el Informe Técnico, se inicia el proceso de “Administración del Proceso Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega del informe a Dirección Nacional de Operaciones.

Secretaria 48. Recibe documentos, firma cargo

correspondiente, registra en cuaderno de cargo y entrega a Director.

Director 49. Designa personal encargado para recibir documento. DNO

Secretaria

50. Registra personal designado y solicita firma en el cuaderno de cargo; entrega a Operador del Módulo Operaciones y del Módulo Logística.

DNO/COEN

Operador del Módulo de

Operaciones/ Operador del

Módulo de Logística

51. Revisan el Informe Técnico que justifique la renovación del convenio.

52. Evalúan viabilidad de mantener el Almacén Adelantado en la localidad que lo solicita y emite opinión técnica. Derivan al Director.

Director

53. Revisa opinión técnica, de estar conforme aprueba, deriva indicación a la Secretaria para la elaboración de memorándum dirigido a la Dirección Nacional de Logística. Caso contrario devuelve con observaciones.

Secretaria 54. Elabora memorándum, adjunta Informe Técnico y entrega al Director.

Director 55. Firma y deriva a la Secretaria.

DNO

Secretaria 56. Registra y envía documentos a la Unidad

de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística.



DINALOG/UA Jefe

57. Evalúa la renovación del convenio de acuerdo al buen cumplimiento de las funciones especificadas en el convenio correspondientes al Gobierno Regional o Gobierno Local y emite opinión técnica. No procede la renovación del convenio 58. Informa al Director Nacional de

Logística sobre improcedencia de la renovación del convenio.

DINALOG Director

59. Comunica a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente la improcedencia de la renovación del convenio.

DRDC Director 60. Comunica y solicita al Presidente del

Comité de Defensa Civil la devolución de Bienes del Plan Logístico.

CDC Presidente 61. Revisa solicitud de devolución de

bienes, coordina con el Almacenero del Almacén Adelantado.

Almacenero del Almacén

Adelantado

62. Formula y firma PECOSA con el Presidente del Comité de Defensa Civil de los bienes del Plan Logístico del Almacén Adelantado para llevar los bienes hacia el Almacén Central de la Dirección Regional de Defensa Civil.

63. Realiza devolución de bienes hacia el Almacén Central de la Dirección Regional de Defensa Civil en coordinación con el Presidente del Comité de Defensa Civil. En caso de no cumplir con el plazo establecido (30 días) para la devolución de los bienes, la Dirección Regional de Defensa Civil iniciará los procedimientos administrativos, civiles o penales correspondientes.

DRDC

Almacenero del Almacén Central

64. Elabora Acta de Devolución de Bienes y firma PECOSA de los bienes del Almacén Adelantado y el Acta, junto con el Director Regional de Defensa Civil en señal de recepción de los bienes devueltos.

65. Genera Nota de Entrada al Almacén (NEA) y archiva. Se da por finalizado el proceso.

DINALOG / UA Jefe

Procede la renovación del convenio 66. Informa al Director Nacional de

Logística sobre la procedencia de renovar el convenio.



DINALOG Director

67. Autoriza y comunica a la Dirección Regional de Defensa Civil acerca de la procedencia de la renovación del convenio.

DRDC Director 68. Prepara adenda o nuevo convenio. Ir

al paso 23. Fin del proceso.

12. DIAGRAMA DE FLUJO

INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS

INDECIDNO

GGRR/GGLL

Secretaria

DRDC SGII DINALOG

Inicio

1Solicita a la DRDC

instalación de almacenesadelantados

Secretaria DirectorCDC

Presidente

2Revisa solicitud y deriva

3Prepara informe técnicosustentando necesidad

de instalación yfuncionamiento de unAlmacen Adelantado,especificando area,

lugar, entidadcooperante y otros

DirectorJefe

4Remite informe técnico,proyecto de convenio y

entidad cooperante

UNIDAD DEOPERACIONES

Administracióndel Proceso de

TrámiteDocumentario

SECRETARIAGENERAL

5Recibe documentos,

firma cargo, registra encuaderno y entrega

6Designa personalencargado y deriva

7Registra personal

designado y entrega

8Revisa informe

técnico

9Evalúa viabilidad de

instalar almacénadelantado y emite

opinión10

Revisa opinióntécnica, aprueba yderiva indicación

11Elabora memorándumdirigido a DINALOG,

adjunta informe técnicoy entrega

12Firma y deriva

13Registra y deriva

14Revisa opinión técnica

de la DNO

15Revisa y evalúa el

proyecto de conveniosy emite opinión técnica

α

UA

Jefe

5Recibe documentos,

firma cargo, registra encuaderno y entrega

COENOperador Módulo

Operaciones/Logística

13Registra y envía

α

Procedesolicitud

?

Si

No

16Informa al Director


INDECIGGRR/GGLL

Secretaria

DRDC DINALOG

DirectorCDC

PresidenteDirector

Jefe

OAJ UA

Jefe

17Comunica a DRDC

sobre no procedenciade solicitud,

justificando decisión

17Recibe comunicado

sobre no procedenciade solicitud

17Recibe comunicación

Fin 18Prepara proyecto RJpara instalación de

Almacenes Adelantadosy memorándum, entrega

al Director

19Revisa, aprueba

proyecto RJ, firmamemorándum y deriva

20Registra y envía

proyecto RJ

21Recibe copia RJ

y entrega

21Recibe RJ

22Recibe RJ y convenio

23Numera, registra y convocapara suscribir convenio o

adenda

24Firman convenio con

tres ejemplares

24Firman convenio

25Envía dos ejemplares

del convenio 26Recibe y entrega

ejemplares de convenio,registra convenio para

implementación deAlmacenes Adelantados27

Acondiciona ambiente parainstalación de almacen

adelantado

28Nombra almacenero y

Secretario Técnico parasupervisar operatividad del

almacén adelantado

Trámite deResoluciones

SGII

SECRETARIAGENERAL

Administración delProceso de Trámite

Documentario

β

UCP

Secretaria

d

UNIDAD DEOPERACIONES

β


INDECIGGRR/GGLL

DRDC DINALOGCOEN

OperadorMódulo Logística

CDC

Presidente/Secretario Técnico

DirectorJefe

UP UA

Jefe

SGII

SECRETARIAGENERAL

Habilitación del AlmacénAdelantado

29Coordina

29Coordina inspección del

local del AlmacénAdelantado

30Realiza la inspección al

local

31Prepara informe sobre

condición del local32

Revisa informe, autorizay coordina

abastecimiento

32Coordina

UL

Jefe

Abastecimiento delAlmacén Adelantado

Bienessuficientes en

Almacén Centralde la DRDC

?

Si

No

34Realiza requerimiento a

DINALOG paraabastecer su almacén

33Informa

35Firma y envíarequerimiento


Documentario36

Recibe y revisarequerimiento

χ

a

Encargado Almacenero

ALMACEN CENTRAL

χ


INDECIGGRR/GGLL

Secretaria

DRDC DINALOG

CDC

Presidente/Secretario Técnico

Almacenero

ALMACENADELANTADO

Jefe

37Coordina stock

UNIDAD DE ABASTECIMENTO

ALMACEN GENERAL

Jefe

37Coordina

Se requierecomprar

?

Si

No

38Coordina disponibilidad

presupuestaria

ProcedimientoGeneral para la

Adquisición yContratación de

Bienes y Servicios

39Formula, firma

PECOSA y entrega

40Realiza requerimientode transporte, firma y

adjunta PECOSAServicio de Transporte

para Atender a lasUnidades Orgánicas de

la Sede Central

OA

OPP

Emisión deInforme de

DisponibilidadPresupuestaria

Almacenero

ALMACEN CENTRAL

41Formula NEA

42Firma PECOSA

42Genera y firma PECOSA,

solicita refrendar alDirector Regional y entregaa Almacenero del Almacén

Adelantado

42Firman PECOSA

43Trasladan los bienes

del Plan Logístico

43Trasladan los bienesdel Plan Logístico alAlmacen Adelantado

a

δ

ULUNIDAD DESERVICIOS

GENERALES

δ

44Genera y firma NEA delingreso de los bienes


INDECIGGRR/GGLL

Secretaria

DRDC DNO

CDC

Presidente/Secretario Técnico Almacenero

ALMACENADELANTADO

COENDirector

Vigencia de Convenioestá por terminar

45Evalúa renovación delconvenio y coordina

DirectorUNIDAD DE

OPERACIONES

Jefe

45Coordina renovación

46Elabora informe técnico

y entrega

Procederenovación de

convenio?

Si

No

47Coordina y solicita

renovación de convenio30 días antes del término

del convenio

47Coordina renovación de

convenio

SGII

SECRETARIAGENERAL


Documentario

Operador de Módulo deLogística/Operaciones

48Recibe informe, firma cargo,

registra en cuaderno yentrega a Director

49Designa personal

encargado

50Registra personal

encargado de entregardocumento

51Revisa informe técnico quejustifique la renovación del

convenio

ε

52Evalúan renovación delconvenio y emite opinión

técnica

b

ε

53Revisa opinión técnica y

aprueba, deriva indicación


INDECIGGRR/GGLL

Secretaria

DRDC DNO

CDC


ALMACENADELANTADO

COENDirectorDirector

DINALOG

UAOperador de Módulo deLogística/Operaciones

54Elabora memorándum,

adjunta informe técnico yentrega

55Firma y deriva

56Registra y envía

Jefe

57Evalúa renovación de

convenio y emite opinióntécnica

Procederenovación de

convenio?

Si

No

58Informa sobre

improcedencia derenovación de convenio

59Comunica a DRDC

sobre improcedenciade renovación de

convenio

30 días

60Comunica y solicita a

GGRR / GGLL devuelvabienes

b

61Revisa solicitud de

devolución de bienes ycoordina

61Coordina devolución

de bienes

62Formula y firma PECOSA

62Firma PECOSA

φ

c

Director

φ


INDECIGGRR/GGLL

Director

DRDC DNO

CDC


ALMACENCENTRAL

COENDirectorDirector

DINALOG

UAOperador de Módulo deLogística/Operaciones

64Firma PECOSA y elabora

acta de devolución debienes

Jefe

64Firma documentos

65Genera NEA

Fin

c

66Informa procedencia para

renovar convenio

67Autoriza y comunica a

DRDC procedencia pararenovar convenio

68Prepara adenda o nuevo

convenio

Fin

63Realiza devolución de

bienes

63Realiza devolución de

bienes

d

Almacenero

ALMACENADELANTADO

ANEXO

ANEXO

CONVENIO DE COPERACION INTERINSTITUCIONAL PARA LA

INSTALACION Y OPERATIVIDAD DEL ALMACEN ADELANTADO EN LA CIUDAD DE _______ PROV. _________ DPTO. ________

N° ...........-200.../INDECI/...

Conste por el presente documento, el Convenio de Cooperación Interinstitucional para la instalación y operatividad del Almacén Adelantado en la ciudad de ________; autorizado con Resolución Jefatural N° ____ -200_/INDECI____, de fecha ____________; que suscriben de una parte el Instituto Nacional de Defensa Civil-INDECI, por intermedio de la ___ Dirección Regional de Defensa Civil de ___________, debidamente representada por el Sr. __________________, (Cargo) _______________, designado por Resolución Jefatural N° ________ identificado con DNI N° __________, con domicilio legal en _______________________________, a quien en adelante se denominará LA DIRECCION; y por la otra parte, el Gobierno Regional o Local (Municipalidad u otra institución) de __________, representado por el (Presidente del Gobierno Regional, o Alcalde u otro representante debidamente autorizado para suscribir el Convenio), Sr. _______________, (Cargo) _____________, designado por __________ identificado con DNI N° __________, con domicilio legal en _______________, Ciudad de ______________, Provincia de ______________, Departamento de _________________, a quien en adelante se denominará LA AUTORIDAD, en los términos y condiciones siguientes: CLAUSULA PRIMERA: DE LOS ANTECEDENTES El Perú por su ubicación geográfica, está expuesto a la acción de fenómenos naturales, que por su magnitud e intensidad pueden originar desastres que atentan contra la vida, el patrimonio y el medio ambiente, así mismo está propenso a sufrir otros tipos de desastres ocasionados o inducidos por el hombre.

Las primeras horas después de producido un desastre, constituyen una etapa sumamente crítica y apremiante, lo cual exige que la asistencia y socorro se brinden en forma inmediata y oportuna durante este período de tiempo. Esta situación obliga a las Entidades a unir esfuerzos para adoptar las acciones que permitan desarrollar proporcionar la ayuda necesaria a la población afectada y/o damnificada inmediatamente después de producido el desastre, resultando por ello imperativo contar con los recursos materiales indispensables. CLAUSULA SEGUNDA: DE LAS PARTES EL INDECI, conforme a su normatividad contenida en el Decreto Ley N° 19338 y Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, es una Entidad Pública dependiente de la Presidencia del Consejo de Ministros y constituye el órgano central, conductor y rector del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), encargado del planeamiento, dirección, coordinación, asesoramiento, supervisión y control de las actividades relacionadas con Defensa Civil a nivel nacional.

LA DIRECCION, es el Organo Desconcentrado del INDECI, responsable de coordinar las actividades que ejecuten los Comités de Defensa Civil, Sectores e Instituciones Públicas, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, en beneficio de la población afectada y/o propensa a desastres en el ámbito de su jurisdicción.

LA AUTORIDAD, de conformidad con el Reglamento del Sistema Nacional de Defensa Civil aprobado mediante Decreto Supremo N° 005-88-SGMD, es la Entidad que preside el Comité de Defensa Civil de su jurisdicción y tiene a cargo la ejecución de las acciones de prevención y rehabilitación en casos de desastres, en coordinación con los Sectores Públicos y población involucrada en la problemática creada por la emergencia.

CLAUSULA TERCERA: DEL OBJETIVO Es objetivo del presente Convenio establecer un vínculo formal que permita afianzar las acciones de reciprocidad y cooperación interinstitucional en materia de Defensa civil, especialmente en la intención de las emergencias, garantizando la asistencia y socorro en forma inmediata y oportuna a los afectados y/o damnificados por desastres, durante las primeras horas de producido el evento; sin que ello genere obligaciones económicas, ni de ningún otro tipo para las partes.

En este contexto, LA DIRECCION y LA AUTORIDAD acuerdan la INSTALACION Y OPERATIVIDAD DE UN ALMACEN ADELANTADO PARA LOS BIENES DEL PLAN LOGISTICO, dotándose recíprocamente de los recursos humanos y logísticos necesarios según sus posibilidades, para su funcionamiento en beneficio de la población, desarrollando un programa vinculado a la prevención y atención de emergencias. CLAUSULA CUARTA: OBLIGACIONES DE LA AUTORIDAD Son obligaciones de LA AUTORIDAD: 4.1. Nombrar y mantener un Secretario Técnico debidamente calificado para supervisar

el funcionamiento del almacén adelantado materia del presente convenio y asesorar en los asuntos relacionados con Defensa Civil.

4.2. Habilitar y acondicionar un ambiente adecuado (cerrado y techado) de

_____________ m2, para ser usado como ALMACEN ADELANTADO DEL PLAN LOGISTICO, el mismo que estará ubicado en la Av./Calle __________, ciudad de ___________, provincia de ___________, departamento de _____________. El referido ambiente debe contar, entre otros, con estructuras apropiadas, anaqueles para el almacenamiento, ordenamiento, control y disposición de los bienes, instalaciones eléctricas, equipos contra incendio, espacio físico suficiente y accesos que cumplan con las normas de seguridad pertinentes.

4.3. Dotar al Almacén con personal para el servicio de almacenero y contratar

guardianía externa, durante las 24 horas. 4.4. Ejercer el control de los bienes depositados en custodia y velar por su conservación,

así como por el mantenimiento del ambiente, debiendo tomar las acciones de reparación que fueran necesarias.

4.5. En caso de acciones de prevención de desastres, la Dirección autorizará la entrega

de los Bienes necesarios para cumplir los objetivos de dichas acciones, previo informe de la Unidad de Prevención.

4.6. En caso de desastres efectuar la distribución de los bienes requeridos a la

población damnificada y/o afectada, debidamente empadronada, a través del Comité de Defensa Civil respectivo, para ello deberá contar previamente con la autorización de LA DIRECCIÖN.

4.7. Asumir los gastos de transporte de los bienes desde el Almacén Central de la

Dirección Regional para el abastecimiento del Almacén Adelantado. Excepcionalmente, cuando el caso lo amerite, LA DIRECCION podrá apoyar en esta gestión.

4.8. LA AUTORIDAD no podrá habilitar bajo cualquier otra denominación, otros

Almacenes Adelantados dentro de su jurisdicción o fuera de ella. Los bienes entregados para los fines del presente Convenio, son únicas y exclusivamente para ser depositados en el Almacén Adelantado objeto del presente Convenio.

CLAUSULA QUINTA: OBLIGACIONES DE LA DIRECCION LA DIRECCION asume las siguientes obligaciones: 5.1. Depositar en calidad de custodia en las instalaciones habilitadas por LA

AUTORIDAD, denominado ALMACEN ADELANTADO, los bienes del Plan Logístico-INDECI, manteniendo niveles de atención que permitan actuar en forma inmediata y oportuna en situaciones de prevención y/o desastres.

5.2. Inspeccionar el Almacén Adelantado, previa comunicación a LA AUTORIDAD con

una anticipación no menor de 48 horas, en forma inopinada y semestralmente como mínimo, y supervisar la toma de inventarios de los bienes materia del Convenio.

5.3. En caso de emergencia, asumir los gastos de transporte de los bienes del

Almacén del INDECI hasta el Almacén Adelantado o de ser necesario hasta la zona afectada para la atención y socorro a la población afectada y/o damnificada.

CLAUSULA SEXTA: AUTORIZACION PARA LA DISTRIBUCION DE LOS BIENES La autorización para la distribución de los bienes corresponde exclusivamente a LA DIRECCION, quien dará cumplimiento al Plan Logístico de conformidad con la normatividad vigente sobre procedimiento y políticas para la utilización de los bienes del Plan Logístico y atención de emergencias. CLAUSULA SEPTIMA: PROCEDIMIENTO

7.1. Los bienes del Plan Logístico deberán ser utilizados única y exclusivamente para atender a los afectados y/o damnificados por desastres de toda índole y/o acciones de prevención, debidamente justificadas.

7.2. Pasadas 72 horas de la atención de una emergencia, LA DIRECCION, bajo

responsabilidad, solicitará a LA AUTORIDAD el Inventario del stock del Almacén, conteniendo la información detallada de los artículos que fueron entregados, documentos de recepción, artículos sobrantes, así como los que permanecen en el Almacén Adelantado. Esta información deberá coincidir documentaria y físicamente con el total de existencia antes de producirse la emergencia. En caso de existir observaciones, LA AUTORIDAD será la responsable de levantarlas, caso contrario, el INDECI podrá requerirlo de acuerdo a Ley.

7.3. Los bienes del Plan Logístico son de distribución gratuita. No pueden ser

enajenados, vendidos, ni prestados, excepto los bienes de Afectación en USO, de acuerdo al procedimiento establecido para tal fin.

La recuperación de los bienes se produce solamente en los caso de afectación en uso, los bienes que constituyen materiales para las Brigadas y en aquellas situaciones expresamente autorizadas por LA DIRECCION.

Los bienes del Plan Logístico no deben ser usados en situaciones diferentes de aquellas a las que están destinados; bajo responsabilidad.

7.4. Constituye responsabilidad de LA AUTORIDAD, el negarse a poner a disposición

los bienes bajo su custodia o administración. 7.5. El incumplimiento de las obligaciones derivadas del presente Convenio; genera las

responsabilidades administrativas, civiles y/o penales a que hubiere lugar, para los funcionarios, servidores o personal, según corresponda.

7.6. El Presidente del Comité de Defensa Civil es responsable solidario con los

funcionarios en quienes delegue sus funciones o representación, respecto a la entrega física de los bienes en forma oportuna y adecuada.

CLAUSULA OCTAVA: JURISDICCION

Teniendo en cuenta que para el apoyo a los damnificados no existen fronteras jurisdiccionales, en caso que la emergencia se produjese fuera del ámbito de competencia del Almacén Adelantado, LA DIRECCION coordinará con LA AUTORIDAD la entrega de los bienes del Almacén Adelantado a otros Comités de Defensa Civil, para ser destinados en la atención y socorro a la población afectada y/o damnificada por desastres fuera de la jurisdicción, siendo de aplicación lo dispuesto en la cláusula sexta del presente Convenio. CLAUSULA NOVENA: VIGENCIA

El presente convenio entra en vigencia a partir del día siguiente de su suscripción y tendrá una duración de tres (03) años, pudiendo ser renovado de común acuerdo entre las partes, mediante la suscripción de una Addenda o firmando nuevo Convenio, de acuerdo al procedimiento establecido para tal efecto.

CLAUSULA DECIMA: RESOLUCION DEL CONVENIO

El presente Convenio puede ser resuelto: 10.1. Por acuerdo de las partes. 10.2. Por decisión de una de las partes, a cuyo efecto le comunicará a la otra parte

mediante carta simple, con una anticipación no menor de cuarenta y cinco (45) días calendario.

10.3. En caso de que LA AUTORIDAD incumpla las obligaciones establecidas en el

presente Convenio. CLAUSULA DECIMO PRIMERA: MODIFICACIONES

El presente convenio podrá ser modificado por las partes, en cualquiera de las condiciones establecidas dentro de los parámetros de las normas vigentes, suscribiendo a este efecto la addenda correspondiente. CLAUSULA DECIMO SEGUNDA: DISPOSICIONES GENERALES

Los aspectos no previstos en el presente Convenio, así como las controversias que se deriven de su ejecución, se solucionarán de común acuerdo entre las partes. De persistir el conflicto se recurrirá a la Conciliación Extrajudicial, de acuerdo a las normas pertinentes.

Toda comunicación entre las partes, se realizará en los domicilios consignados en la introducción del presente documento. Concluida la lectura del presente documento, en señal de conformidad, las partes proceden a suscribirlo en tres ejemplares, en _________________, a los ______días del mes de _______ del año 200__. LA AUTORIDAD LA DIRECCION Presidente del Gobierno Regional Director Regional de Defensa Civil (o Alcalde Provincial o Distrital según corresponda)

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INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOSsinpad.indeci.gob.pe/IntranetOracle/Documentos/DINALOG_UA_AL_001_05... · abastecer a los Almacenes Adelantados de su jurisdicción. 6.4. Los bienes