INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKANditap.ipb.ac.id/wp-content/uploads/2016/04/POB_DAP_13_WISUDA.pdf · Bukti Penyerahan Skripsi/Thesis/Disertasi ... Kabid

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 1 dari 16

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

WISUDA

NO. POB/DAP/13

URAIAN Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Disusun oleh Subdit. EP 01 Juli 2011

Diperiksa oleh Kasubdit. EP 01 Juli 2011

Disahkan oleh Direktur AP 01 Juli 2011

Status Dokumen

No. Distribusi

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI

PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku

: 01 Juli 2011

WISUDA Nomor Revisi

: 00


Hal 2 dari 16

FRM/DAP/15-00 01 Juli 2011

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13


: 01 Juli 2011

WISUDA Nomor Revisi

: 00


Hal 3 dari 16

1. Tujuan

(1). Memberikan panduan dalam pelaksanaan wisuda;

(2). Menjelaskan persyaratan yang harus dipenuhi lulusan untuk dapat

mengikuti wisuda;

(3). Terselenggaranya proses wisuda yang tertib, terkendali dan sesuai

dengan perencanaan.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini meliputi proses penerimaan persyaratan wisuda, gladi resik

hingga teknis pelaksanaan wisuda.

3. Pengertian/Definisi

(1). Kelulusan adalah tahap akhir proses belajar mengajar dimana

mahasiswa telah menyelesaikan semua matakuliah dengan beban

studi > 144 dan IPK > 2.00 (untuk setiap kelompk kompetensi

matakuliah interdep, mayor, minor, dan keseluruhan) dan dinyatakan

dalam Surat Keterangan Lulus (SKL) fakultas/sekolah Pascasarjana

dan Diploma

(2). Lulusan adalah mahasiswa yang telah memenuhi syarat kelulusan

Program Doktor, Magister, Sarjana, dan Diploma.

(3). Wisuda adalah upacara akademik berupa Sidang Terbuka Institut yang

dilaksanakan dalam rangka penyerahan ijazah dan Wisuda kepada

lulusan yang dilaksanakan di tingkat IPB

(4). Penyerahan Ijazah adalah rangkaian dalam rangka acara wisuda dan

penyerahan ijazah yang dilaksanakan di tingkat IPB

(5). Gelar Akademik adalah gelar akademik di lingkungan IPB yang

disahkan melalui SK Rektor.

(6). Predikat kelulusan adalah tingkat pencapaian keberhasilan studi yang

tercermin pada Indeks Prestasi Akademik (IPK) dengan tingkatan




: 01 Juli 2011

WISUDA Nomor Revisi

: 00


Hal 4 dari 16

Memuaskan, Sangat Memuaskan, dan Cum Laude sesuai dengan

ketentuan dalam Buku Panduan.

(7). DAP : Direktorat Administrasi Pendidikan

(8). EP : Evaluasi Pendidikan

(9). SKL : Surat Keterangan Lulus

(10). SIM-WISUDA : Sistem Informasi Manajemen Wisuda.

(11). Gladi Bersih : Simulasi wisuda yang diselenggarakan sebelum hari

pelaksanaan wisuda.

4. Referensi

5. Ketentuan Umum

(1). Persyaratan Wisuda dan Penyerahan Ijazah adalah:

Mengisi Formulir Pendaftaran dari DitAP

Bukti pembayaran Biaya wisuda dari BNI 46 (fotocopy dan

menunjukkan aslinya

SKL Fakultas (asli)

Transkrip Akhir

Bukti Penyerahan Skripsi/Thesis/Disertasi/Praktek Lapang dari

perpustakaan IPB (asli)

Surat Keterangan Bebas Pustaka dari perpustakaan IPB (asli)

Copy Lembar Pengesahan Skripsi/Thesis/Disertasi/Praktek Lapang

Pas Foto Hitam-Putih terbaru ukuran 3x4 cm (2 lembar)

Copy Ijazah Terakhir

(2). Pelaksanaan Penyerahan Ijazah dan Wisuda Program Doktor, Magister,

Sarjana, dan Diploma dilaksanakan 7-8 kali dalam satu tahun dengan

kuota per angkatan adalah 800 mahasiswa.




: 01 Juli 2011

WISUDA Nomor Revisi

: 00


Hal 5 dari 16

(3). Pelaksanaan Wisuda dilakukan di Graha Widya Wisuda (GWW) dengan

penanggungjawab DAP.

(4). yang berhak mengikuti Wisuda dan Penyerahan Ijazah adalah

mahasiswa yang sudah mempunyai SKL Fakultas/ Sekolah

Pascasarjana/ Diploma dan masuk dalam daftar wisudawan

Fakultas/Sekolah Pascasarjana/Diploma yang dikirim ke DAP.

(5). Daftar nama lulusan tiap wisuda ditetapkan dengan Keputusan Rektor.

(6). Rektor menetapkan lulusan terbaik dan kepada lulusan terbaik tersebut

diberikan penghargaan prestasi akademik pada saat wisuda.

(7). Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menetapkan lulusan terbaik

berdasarkan urutan prioritas sebagai berikut: (a). Seluruh sks diperoleh

dari Program Sarjana di IPB, (b). Predkat kelulusan, (c). Indeks prestasi

kumulatif, (d). Lama studi, (e). Perilaku, (f). Aktivitas yang menunjang.

6. Rincian Instruksi Kerja

6.1. Flowchart Kegiatan

(pada halaman berikutnya)




: 01 Juli 2011

WISUDA Nomor Revisi

: 00


Hal 6 dari 16

PROSES PENYELENGGARAAN WISUDA

Calon WisudawanCalon Wisudawan Staff RSPPStaff RSPPKasubdit EPKasubdit EP Dir. APDir. AP Kasubdit

RSPP

Kasubdit

RSPPSTAKEHOLDERSTAKEHOLDER

1

Staf EPStaf EP

Mulai

Staf EP menerima kelengkapan

persyaratan pendaftaran awal wisuda

dari lulusan /calon wisudawan

Staf EP membuka pelayanan

Pendaftaran Ulang Wisuda

Staf EP menerima Pengembalian

toga dan KTM dari Mahasiswa

EP menyerahkan ijazah dan transkip

akhir kepada Mahasiswa

Staf EP melayani pendaftaran wisuda

Staf EP menginput data lulusan yang

telah mendaftar

Buku wisuda,

Transkip akhir dan

ijazah

POB Transkip Akhir

dan Ijazah

1

2

3

4

5

6

7

9

10

Staf EP memverifikasi

kelengkapan persyaratan

pendaftaran wisuda

ya

Staf EP meminta calon

wisudawan untuk

melengkapi persyaratantidak

Calon Wisudawan

menyerahkan kelengkapan

persyaratan pendaftaran

wisuda

Staf EP menerbitkan Surat Undangan Rakor

Surat Undangan

Rakor

Staf EP mendistribusikan Surat

Undangan Rakor

DAP melakukan rakor dengan pihak-pihak yang berkepentingan

DAP melakukan Gladi Bersih

DAP menjadi Panitia Pelaksanaan Wisuda

Selesai

DAP memberikan buku wisuda

8

11

12

13




: 01 Juli 2011

WISUDA Nomor Revisi

: 00


Hal 7 dari 16

6.2. Penjelasan.

Kegiatan 1.

Staf EP melayani pendaftaran wisuda dengan memberikan 1 map yang berisi

lembar kendali wisuda (FRM/DAP/22-00), formulir pendaftaran wisuda

(FRM/DAP/24-00), tanda terima peminjaman toga (FRM/DAP/28-00), dan

tanda terima pembayaran bank kepada lulusan/calon wisudawan.

Kegiatan 2.

Staf EP menerima kelengkapan persyaratan pendaftaran wisuda dari

lulusan/calon wisudawan dengan memberi ceklis pada lembar kendali

(FRM/DAP/22-00) dan mempersiapkan Kartu Undangan Wisuda sesuai

dengan Instruksi Kerja Penyiapan Kartu Undangan Wisuda (ISK/DAP/12).

Kegiatan 3.

Staf EP memverifikasi kelengkapan persyaratan wisuda. Apabila persyaratan

yang diajukan tidak lengkap, maka staf EP akan meminta lulusan/calon

wisudawan untuk melengkapinya.

Apabila persyaratan telah lengkap, maka staf EP akan memberikan :

Nomor Pendaftaran Wisuda (FRM/DAP/25-00)

Apabila pendaftar telah mencapai kuota maksimum 800 lulusan/calon

wisudawan, maka nomor pendaftaran kembali ke nomor 1 untuk wisuda

tahap berikutnya).




: 01 Juli 2011

WISUDA Nomor Revisi

: 00


Hal 8 dari 16

Kartu Foto (FRM/DAP/26-00)

Kegiatan 4.

Lulusan/calon wisudawan melakukan sesi foto di ruang studio foto DAP

setelah menyerahkan kartu foto kepada petugas.

Kegiatan 5.

Staf EP akan mengisi Daftar lulusan/calon wisudawan (FRM/DAP/27-00)

Kegiatan 6.

Staf EP menginput data dan mengedit biodata lulusan/calon wisudawan

melalui SIM-WISUDA berdasarkan data dari berkas yang dilampirkan

lulusan/calon wisudawan.

Output yang dihasilkan dari input biodata lulusan ini adalah :

Buku Wisuda (dibuat sesuai dengan Instruksi Kerja Pembuatan Buku

Wisuda (ISK/DAP/14).

Ijazah.

Transkip Akhir.

Kegiatan 5.

Staf EP membuka layanan Pendaftaran Ulang yang terdiri dari kegiatan :

Lulusan/calon wisudawan memperlihatkan Nomor Kuota, Nomor Foto,

dan Bukti Peminjaman Toga (FRM/DAP/28-00) untuk mendapatkan

Undangan Wisuda dan Toga.

Staf EP memberikan Undangan Wisuda (beserta kelengkapannya) dan

Toga.

Undangan Wisuda dan kelengkapannya terdiri atas :




: 01 Juli 2011

WISUDA Nomor Revisi

: 00


Hal 9 dari 16

A. Tanda Parkir Kendaraan

B. Kupon Konsumsi dan Air Minum

C. Jadwal dan Susunan Acara Gladi Bersih dan Form Pengambilan

transkip dan Ijazah

Staf EP merekap pengambilan undangan wisuda dalam form monitoring

pengambilan undangan wisuda (FRM/DAP/29-00)

Kegiatan 6.

Staf EP menerbitkan Surat Undangan untuk melakukan Rakor. Setelah

sebelumnya diverifikasi dan diparaf oleh Kasubdit EP dan ditandatangani

oleh Dir.AP

Kegiatan 7.

Staf EP mendistribusikan surat undangan rakor kepada :

Sekretaris Program Magister Sekolah Pasca Sarjana (PJ. Wisuda SPs).

Kepala Unit Keamanan Kampus.

Kasubdit Pengendalian Bisnis Dit.BK

Kasubdit RSPP dan EP

Kasubdit Pengelolaan Air Bersih, Listrik dan Telepon (Dit.Faspro)

Kadiv. Akademik sekolah Pasca Sarjana

Kasi Fasilitas Kantor Dit. Faspro

Kasi Instalasi dan Bangunan Dit.Faspro

Kasi Fasilitas Akademik Dit.Faspro

Kabid Humas dan Protokoler Sekretariat Eksekutif.

Ketua Agrianita.

Ketua Paguyuban Rektor

Kantor Audit Internal (KAI)




: 01 Juli 2011

WISUDA Nomor Revisi

: 00


Hal 10 dari 16

Prohumasi

Presidium Agriaswara, Pengurus Genta Kaherman, Pengurus GSP SPs.

Komandan Menwa.

Kegiatan 8.

DAP melakukan Rakor dengan pihak-pihak yang telah disebutkan pada

kegiatan 6 untuk membahas secara teknis persiapan menjelang acara gladi

bersih dan pelaksanaan wisuda.

Rakor dilaksanakan satu minggu setelah pendaftaran ulang atau seminggu

sebelum hari pelaksanaan wisuda.

Kegiatan 9.

DAP melakukan Gladi Bersih untuk kesiapan para lulusan/calon wisudawan

dan pelaksanaannya sesuai dengan Instruksi Kerja Gladi Bersih

(ISK/DAP/13).

Kegiatan 10.

DAP menjadi penanggung jawab pelaksanaan wisuda

Kegiatan 11.

DAP memberikan buku wisuda kepada lulusan setelah acara wisuda selesai.




: 01 Juli 2011

WISUDA Nomor Revisi

: 00


Hal 11 dari 16

Kegiatan 12.

Staf EP menerima pengembalian toga dan KTM dari lulusan dan

merekapnya dalam form peminjaman dan pengambilan toga (FRM/DAP/49-

00).

Pengembalian toga dan KTM merupakan syarat untuk pengambilan Ijazah

dan Transkip Akhir. Waktu pengembalian toga dan KTM adalah satu hari

setelah Wisuda dilaksanakan.

Kegiatan 13.

Staf EP menyerahkan Ijazah dan transkip akhir kepada Lulusan dan

merekapnya dalam form pengambilan transkrip dan ijazah (FRM/DAP/51-

00).

7. Daftar Dokumen Pendukung

Form Kendali Ijazah, Transkrip dan Wisuda (FRM/DAP/22-00)

Form Formulir pendaftaran wisuda (FRM/DAP/24-00).

Form Nomor Pendaftaran Wisuda (FRM/DAP/25-00)

Form Kartu Foto (FRM/DAP/26-00)

Form Rekapitulasi calon wisudawan (FRM/DAP/27-00)

Form Tanda Terima Peminjaman Toga (FRM/DAP/28-00)

Form Monitoring Pengambilan Undangan Wisuda (FRM/DAP/29-00)

Form Peminjaman dan Pengambilan Toga (FRM/DAP/49-00)

Form Pengambilan Ijazah dan Transkrip (FRM/DAP/51-00)

Instruksi Kerja Penyiapan Kartu Undangan Wisuda (ISK/DAP/12)

Instruksi Kerja Gladi Bersih (ISK/DAP/13)




: 01 Juli 2011

WISUDA Nomor Revisi

: 00


Hal 12 dari 16

Instruksi Kerja Pembuatan Buku Wisuda (ISK/DAP/14)

8. Lampiran Formulir/Format

FRM/DAP/22-00

01-Juli-11

FORMULIR KENDALI TRANSKIP AKHIR, IJAZAH DAN WISUDA

Wisuda:

No.:

Nama:

NIM:

PK:

No. Persyaratan Ada

1 Foto (Hitam Putih 3x4)

2 Formulir Pendaftaran

3 Copy Ijazah SLTA

4 Surat Keterangan Lulus (SKL) Diploma

5 Lampiran Transkrip Akhir

6 Copy Lembar Pengesahan Tugas Akhir

7 Copy Abstract (Judul Bahasa Inggris)

8 Bukti Pembayaran Biaya Wisuda dari BNI 46

9 Surat Keterangan Bebas Pustaka dari LSI (Asli)

10 Bukti Penyerahan Tugas Akhir dari LSI (Asli)

Catatan: Petugas berhak menolak apabila salah satu butir persyaratan di atas tidak

dipenuhi

Bogor, …………

Petugas

No. Ijazah: …………………..

(…………………………………………)




: 01 Juli 2011

WISUDA Nomor Revisi

: 00


Hal 13 dari 16

PROSES ENTRI

No. Uraian Tgl Petugas

1 Entri Biodata (Termasuk No. Ijazah)

2 Entri Judul Tugas Akhir

3 Entri Dosen Pembimbing

4 Judul Tugas Akhir (Bahasa Inggris) (Permintaan)

PROSES PENCETAKAN

No. Uraian Draft Koreksi Edit Final Paraf

1 Ijazah (Bahasa Indonesia)

2 Transkrip (Bahasa Indonesia)

3 Ijazah (Bahasa Inggris) (Permintaan)

4 Transkrip (Bahasa Inggris) (Permintaan) CATATAN KOREKSI: CATATAN KASUBDIT:




: 01 Juli 2011

WISUDA Nomor Revisi

: 00


Hal 14 dari 16

FRM/DAP/24-00

01 Juli 2011




: 01 Juli 2011

WISUDA Nomor Revisi

: 00


Hal 15 dari 16

FRM/DAP/24-00

01 Juli 2011




: 01 Juli 2011

WISUDA Nomor Revisi

: 00


Hal 16 dari 16

FRM/DAP/26-00

01 Juli 2011

FRM/DAP/26-00 01 Juli 2011

FRM/DAP/29-00

01 Juli 2011

FRM/DAP/25-00 01 Juli 2011

FRM/DAP/26-00 01 Juli 2011

Documents

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKANditap.ipb.ac.id/wp-content/uploads/2016/04/POB_DAP_13_WISUDA.pdf · Bukti Penyerahan Skripsi/Thesis/Disertasi ... Kabid