INSTITUTO NICARAGÜENSE DE ACUEDUCTOS Y … · Primera Edición: Enero, 2017 Impreso en 1,000 ejemplares. Esta es una publicación del Instituto Nicaragüense de Acueductos y Alcantarillados

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GESTIÓN DESERVICIOSADMINISTRATIVOS

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INSTITUTO NICARAGÜENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS (INAA)

MANUAL PARA EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES.

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Índice

Capítulo Página PRESENTACION 4

I INTRODUCCIÓN 6

II OBJETIVOS DEL MANUAL 7

III PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA FLOTA VEHICULAR 7

1. Objetivos 7

2. Normas de operación 8

3. Descripción de los Procedimientos 10

4. Formularios utilizados en los procedimientos 12

IV PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO DEL ACTIVO FIJO 18

1. Objetivos 18

2. Normas de Operación 18

3. Descripción de los Procedimientos 18

4. Formularios utilizados en los procedimientos 20

V PROCEDIMIENTOS PARA EL MANTENIMIENTO DE MUEBLES E INMUEBLES 28

1. Objetivo 28


3. Procedimientos de Mantenimiento 29

VI PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PÓLIZAS DE SEGUROS 31

1. Objetivo 31


3. Procedimientos para la Administración de Pólizas de Seguro 32

VII PROCEDIMIENTOS PARA EL APOYO LOGÍSTICO DE EVENTOS 33

1. Objetivo 33


3. Procedimientos para el Apoyo Logístico de Eventos 34

BIBLIOGRAFÍA 35

INAA | ENTE REGULADOR

Créditos

Autorizado por:

Presidente Ejecutivo de INAA, Carlos E. Schutze

Coordinación y Asistencia, Marcio Berrios E.

Revisión y aprobación:

Equipo Técnico de la Cooperación Suiza, Programa de Agua y Saneamiento en Pequeñas Ciudades y Escuelas:

Jefe Programa, Ricardo Alvarado Cuadra.

Especialista en Comunicación, Alfonso Flores Bermúdez.

Equipo Técnico INAA:

Jefe Departamento de Fiscalización, Julio Solis S.

Jefe Unidad de Proyectos, Lizeth De Trinidad L.

Jefe Departamento Estudios y Planificación, Benita Ramírez A.

Diseño y Diagramación: ROI Publicidad.

Primera Edición: Enero, 2017

Impreso en 1,000 ejemplares.

Esta es una publicación del Instituto Nicaragüense de Acueductos y Alcantarillados (INAA) Ente Regulador con el apoyo y financiamiento de la Cooperación Suiza en América Central, en el marco del Programa de Agua y Saneamiento en Pequeñas Ciudades y Escuelas, Convenio 7F-07761.01/02.06 “Fortalecimiento en Regulación y Control del INAA en Pequeñas Ciudades”.

GESTION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - MANUAL PARA EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES

En 44 cabeceras municipales de Nicaragua, la prestación de los servicios de agua potable es brindada por las municipalidades a través de diferentes formas de administración: 17 Empresas Municipales de Agua creadas mediante Ordenanza Municipal, 18 municipalidades que atienden a través de un área dentro de la municipalidad, 8 Comités de Agua Potable y Saneamiento urbanos y 1 Asociación de Agua.

El INAA en cumplimiento del mandato constitucional del derecho humano al acceso del agua y de las leyes N° 275 reforma a la Ley Orgánica del INAA y N° 297 Ley General para la prestación de los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario y sus reglamentos, ha considerado necesario llevar a cabo procesos de formalización con las municipalidades para la prestación del servicio, mediante la firma de Acuerdos de Concesión, que permita al INAA brindarles asistencia técnica, capacitación y fortalecimiento, con el propósito de mejorar la prestación de los servicios, apuntando hacia la eficiencia y sostenibilidad técnica y económica.

Con la contribución de la Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación (COSUDE) al Proyecto “Fortalecimiento al INAA en regulación y control en Pequeñas Ciudades”, se está fortaleciendo la organización de las

empresas prestadoras de servicios de agua y saneamiento municipales, con la visión de que sean sostenibles. . Para ello, el INAA contrató los servicios profesionales del Consultor Lic. Gustavo Adolfo Duarte Barahona para elaborar una serie de herramientas administrativas, organizativas y técnicas que ha denominado “Kit de herramientas para el funcionamiento de las Empresas Agua y Saneamiento en Pequeñas Ciudades”, conformado por guías y manuales que orientarán su desempeño; y que pone a disposición de las Prestadoras de Servicios de Pequeñas Ciudades. El presente Manual de Gestión de Servicios Administrativos es parte de la serie de publicaciones emitidas por el INAA para las Empresas Municipales.

Carlos E. SchutzePresidente Ejecutivo de INAA

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PRESENTACIÓN


Río San Juan, Nicaragua.

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I. INTRODUCCIÓN

El presente “Manual de Gestión de Servicios Administrativos” para las Empresas Municipales Servicios de Agua Potable y Saneamiento en Pequeñas Ciudades, ha sido elaborado como producto de la Consultoría Organizacional contratada con el Instituto Nicaragüense de Acueductos y Alcantarillados (INAA), Ente Regulador del sector de agua y saneamiento en el país, y tiene como propósito señalar las pautas a seguir para brindar el apoyo logístico oportuno y necesario en materia de servicios administrativos para el desarrollo de las operaciones y actividades empresariales.

El “Manual de Gestión de Servicios Administrativos” establece las normas, disposiciones y procedimientos para que la Jefatura de Administración y Finanzas de las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento, pueda apoyar a las distintas unidades organizativas en el cumplimiento de sus planes y programas de trabajo en lo relacionado a:

i) coordinación y control operacional de la flota vehicular, ii) desarrollo y ejecución de programas de mantenimiento preventivo y reparaciones de bienes muebles e inmuebles, iii) control administrativo del activo fijo, iv) administración efectiva de pólizas de seguros adquiridas; y, v) aseguramiento de logística para llevar a cabo eventos internos y externos requeridos.

Para conseguir esos objetivos el documento se ha estructurado de la siguiente forma:

1. Procedimientos para el Control de la Flota Vehicular.

2. Procedimientos para el Control Administrativo del Activo Fijo.

3. Procedimientos para el Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles.

4. Procedimientos para la Administración de Pólizas de Seguros.

5. Procedimientos para el Apoyo Logístico de Eventos.

El éxito de la gestión de servicios administrativos depende en gran medida de acatar eficazmente las normas y procedimientos de control interno y responder de forma diligente, oportuna, esmerada y respetuosa a las demandas presentadas por las unidades organizativas para la satisfacción de las mismas.

Para preservar su funcionalidad será necesario darle un adecuado seguimiento para su actualización sistemática, esta función será responsabilidad de la Jefatura de Administración y Finanzas, o en su defecto de la Gerencia General, si no existiese la primera dependencia en la estructura orgánica de las empresas.

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II. OBJETIVOS DEL MANUAL

III. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA FLOTA VEHICULAR

1. Objetivo GeneralDotar a las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento de un instrumento adminis-trativo que guíe y ordene su funcionamiento administrativo con criterios de eficacia, eficiencia y racionalidad.

2. Objetivos Específicosa) Definir y establecer los mecanismos de control para la asignación, uso, consumo de combustible y costos de man-tenimiento de los equipos que conforman la flota vehicular de la empresa.

b) Determinar y aplicar las normas y procedimientos ade-cuados para controlar la asignación, transferencia, salidas

por reparaciones en talleres externos, cambios, bajas, des-carte y entrega de activo fijo por parte de empleados cesan-tes.

c) Disponer las normas y procedimientos para desarrollar y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y repara-ciones de bienes muebles e inmuebles.

d) Definir las acciones y controles a establecer para admi-nistrar de forma efectiva las pólizas de seguros en beneficio de los intereses de la fuerza de trabajo y la empresa en sí.

e) Indicar las normas de control y procedimientos a seguir para garantizar la cobertura de eventos empresariales inter-nos y externos.

1. OBJETIVOSa) Objetivo General

Definir y establecer los pasos lógicos y secuenciales que deben llevarse a cabo para realizar los procesos de asignación y control de vehículos, consumo de combustible, mantenimiento preventivo y reparaciones de los equipos que conforman la flota vehicular en las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento en pequeñas ciudades del país.

b) Objetivos Específicos

▶ Ejercer un estricto control sobre los gastos e inversiones incurridos en el uso y mantenimiento de cada vehículo propiedad de la empresa.

▶ Obtener mayor efectividad en el uso de los vehículos mediante un eficiente control de mantenimiento, tanto preventivo como correctivo; asegurando y controlando el suministro de los elementos necesarios para su manejo.

▶ Conocer el rendimiento de kilómetros recorridos por cada galón de combustible consumido, así como los gastos e inversiones, para determinar el rendimiento óptimo estimado en sus especificaciones de fábrica.

▶ Proporcionar información gerencial oportuna y consistente sobre costos de circulación, mantenimiento y reparación de los vehículos, a fin de apoyar la toma de medidas pertinentes.

“Un sistema efectivo de control vehicular debe comprender el buen manejo de variables tales como TIEMPO DE CIRCULACIÓN y KILOMETRAJE RECORRIDO, a efectos de establecer su rendimiento en términos de kilómetros recorridos por galón de combustible suministrado; así como la determinación del índice de ocupación a partir del tiempo real de ocupación de los equipos versus los programas de uso previstos”.

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Continuación:

2. NORMAS DE OPERACIÓN2.1. Normas Generales

a) La coordinación, control y supervisión de todas las actividades relacionadas con la distribución, funcionamiento y mantenimiento de los vehículos propiedad de las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento corresponde a la Jefatura de Administración y Finanzas.

b) Es responsabilidad de la Jefatura de Administración y Finanzas y de las distintas unidades organizativas de la empresa con vehículos asignados en forma permanente, la correcta aplicación y seguimiento de las normas y procedimientos establecidos en el presente manual y las que se dictaren en el futuro, las cuales formarán parte integral de este instrumento.

c) Es facultad del Consejo de Administración (o Junta Directiva) de la empresa, la asignación de nuevos equipos automotores a la empresa municipal prestadora de servicios de agua potable y saneamiento.

d) Es responsabilidad de los jefes de las unidades organizativas a los cuales estén asignados los vehículos, en conjunto con la Jefatura de Administración y Finanzas, velar por la correcta utilización, mantenimiento y reparación de los mismos.

e) Los vehículos propiedad de la empresa, salvo casos excepcionales, serán utilizados única y exclusivamente para realizar misiones de trabajo propias de sus funciones.

f) Los vehículos asignados directamente a los funcionarios, para su uso particular, deberán prestar apoyo de movilización para el trabajo relevante en función de los intereses de la empresa, de su unidad organizativa u otras, durante las horas hábiles de trabajo, siempre y cuando se encuentren disponibles.

g) Todo conductor deberá llenar los formatos de registro diario de operaciones cuando salga en misión de trabajo, la cual entregará diariamente a la Jefatura de Administración y Finanzas. Se exceptúan de esta disposición los funcionarios que tengan vehículos asignados.

h) La Jefatura de Administración y finanzas llevará al día los registros necesarios para controlar la existencia de los vehículos al servicio de la empresa.

i) Para controlar los costos y gastos incurridos en el vehículo, la Jefatura de Administración y Finanzas administrará y controlará una bitácora o expediente por cada vehículo en el sistema automatizado, donde se registrará de forma sistemática la vida operacional del parque vehicular de la empresa.

2.2. De la Asignación y Control de Vehículos

a) La entrega de vehículos asignados permanentemente a una unidad organizativa específica la hará el Jefe Administrativo Financiero, mediante inventario de los accesorios y herramientas correspondientes y su debido registro en el formato “Estado del Vehículo” y en el sistema automatizado.

b) Todos los vehículos de la empresa deberán estar rotulados de la forma que establezcan sus autoridades superiores, y claramente identificados mediante un número único asignado por la Jefatura de Administración y Finanzas. El código a utilizar constará de cinco (5) dígitos: XXX – XX. Los primeros tres dígitos corresponderán al consecutivo asignado al parque vehicular de la empresa, los dos restantes indicarán decenas y unidades del año de adquisición.

c) El juego completo de llantas de cada vehículo propiedad de la empresa deberá marcarse con un fierro conteniendo las siglas de la empresa, desde el momento de su adquisición y, a la reposición de las mismas. La presentación de estas llantas será requisito indispensable para justificar su reposición ante la Jefatura de Administración y Finanzas.

d) No podrán efectuarse traslados o cambios internos de vehículos de forma permanente de una unidad organizativa a otra, sin la aprobación de la Gerencia General y la intermediación de la Jefatura de Administración y Finanzas. Así mismo, no podrán efectuarse cambios de repuestos y accesorios (baterías, llantas, gata, triángulo, etc.) de un vehículo a otro, sin previa autorización del Jefe Administrativo Financiero.

e) El Jefe de la unidad organizativa que tenga vehículo (s) asignado (s) en forma permanente, podrá autorizar el préstamo temporal o eventual de los mismos a otras unidades organizativas con el objeto de apoyar el cumplimiento de misiones de trabajo que le sean encomendadas, siempre que no afecte a lo interno su trabajo.

f) Las personas que conduzcan los vehículos propiedad de la empresa, obligatoriamente deben mantener la unidad de rodamiento en óptimas condiciones y comunicar al Jefe Administrativo Financiero cualquier anomalía que notasen en su uso.

g) La Jefatura de Administración y Finanzas mantendrá un registro actualizado de los conductores de los vehículos propiedad de la empresa, incluyendo a funcionarios con vehículos asignados, el cual se incorporará al sistema automatizado y contendrá los siguientes datos:

▶ Nombre del conductor (de profesión o funcionario).

▶ Número de Licencia.

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▶ Categoría (s) autorizada (s).

▶ Fecha de vencimiento de la licencia.

▶ Número de seguro de accidente y fecha de vencimiento.

▶ Otros.

h) El registro y actualización del inventario de vehículos de la empresa se hará mediante la emisión en el sistema automatizado del formato “Inventario de Vehículos al ___", y será responsabilidad del Jefe Administrativo Financiero. En esta forma también se efectuarán las altas (vehículos comprados, traslados, habilitados, etc.) o bajas (vehículos descartados, trasladados, etc.) de unidades de la flota vehicular.

i) Una vez concluida la jornada regular de trabajo, los vehículos deberán permanecer en los patios de la empresa; o bien, en parqueos que presten las seguridades debidas, autorizados por la Gerencia General.

j) Se excluyen de esta disposición, los vehículos asignados oficialmente a los funcionarios. Sin embargo, estos vehículos asignados directamente a un funcionario, estarán al servicio de la unidad organizativa donde están ubicados durante la jornada regular de trabajo para actividades relevantes de interés para la empresa.

k) La Jefatura de Administración y Finanzas tendrá en su poder una copia de las llaves de cada vehículo por cualquier emergencia, las cuales estarán guardadas en vitrinas y bajo llave, responsabilidad que recaerá en el Jefe Administrativo Financiero. La copia de la llave deberá estar claramente identificada con el número de placa y número de chasis.

2.3. Del Consumo de Combustible y Lubricantes

a) Los vehículos de la empresa se abastecerán de combustible y lubricantes en estaciones de servicio de la localidad contratadas, que cuenten con las instalaciones adecuadas para brindar estos servicios, procurando que sus costos sean competitivos en el mercado.

b) Un factor crítico para seleccionar una estación de servicio será la oferta de crédito a pagarse de forma semanal o quincenal, el cual será aceptado y autorizado por la Gerencia General.

c) Tanto funcionarios como conductores de profesión se sujetarán a la observancia y cumplimento de los registros establecidos para ejercer control del consumo de combustible mensual y el rendimiento de galones por kilómetros recorridos de cada vehículo propiedad de la empresa.

d) El abastecimiento de combustible se realizará mediante el uso de talonarios de facturas provistos por la estación de servicio autorizada. Estas facturas serán pre-numeradas por la empresa y se utilizarán solo en original.

e) El Jefe Administrativo Financiero asignará combustible

a las unidades organizativas con vehículo asignado previa presentación de un programa semanal de trabajo, firmada por el jefe de ésta y autorizado por el Gerente General, detallando el número de galones de combustible y lubricantes a utilizar en el período de trabajo.

f) La autorización de dotación de combustible y lubricantes en la estación de servicio se hará contra la presentación de la solicitud firmada por el jefe de la unidad organizativa en el formato correspondiente. Se exceptúa de esta norma al Gerente General, quien podrá firmar por sí mismo su requerimiento de combustible conforme la cuota asignada por el Consejo de Administración (o Junta de Directores).

g) Las firmas autorizadas registradas por la empresa para el retiro de combustible y lubricantes ante la estación de servicio serán la del Gerente General y la del Jefe Administrativo Financiero. En los talones de facturas se deberá estampar el sello de la Jefatura de Administración y Finanzas de la empresa, sin el cumplimiento de este requisito no se cancelará la factura que haya sido despachada.

h) Para efectos de control, el Jefe Administrativo Financiero deberá anotar en la solicitud de combustible presentada por las unidades organizativas, los siguientes datos: número de factura extendida, fecha, tipo y cantidad de galones de combustible y lubricantes autorizados. Estos datos se cotejarán con las facturas enviadas a cobro de parte de la estación de servicio para ser canceladas por la empresa, las cuales deberán adjuntarse al estado de cuenta presentado.

i) Las facturas despachadas conforme en la estación de servicio se registrarán en el sistema automatizado en el apartado "Control de Combustible”, afectando la cuota general presupuestada para la empresa y la de cada vehículo en particular.

j) Si por razones de trabajo un vehículo asignado a una unidad organizativa tenga que entrar y salir de las instalaciones de la empresa en horas no laborables, el Gerente General y/o el Jefe Administrativo Financiero podrán firmar órdenes de combustible y lubricantes, con presentación posterior de la solicitud respectiva firmada por el jefe de la unidad organizativa de que se trate.

k) El velocímetro de cada vehículo, deberá funcionar correctamente para conocer con precisión el rendimiento de kilómetros recorridos por galón consumido. Es responsabilidad de cada conductor mantenerlo en buen estado de funcionamiento o reportar oportunamente a la Jefatura de Administración y Finanzas cualquier desperfecto observado.

l) Es totalmente prohibido transferir o entregar órdenes de combustible (diesel o gasolina) a vehículos particulares. La contravención a esta norma se considerará una falta muy grave y será causa de despido de la persona involucrada.

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2.4. Del Mantenimiento Preventivo y Correctivo

a) Por mantenimiento preventivo se entenderá cuando el vehículo sea sometido a chequeo general para verificar el correcto funcionamiento de la máquina, implicando su salida de circulación aunque esté en óptimas condiciones de funcionamiento. Para este tipo de mantenimiento se contratarán los servicios de talleres especializados.

b) El mantenimiento preventivo se aplicará a los vehículos cada 5,000 kilómetros recorridos, o de acuerdo a tablas de mantenimiento proporcionadas por los distribuidores, procurando así obtener un acondicionamiento óptimo y una mejor utilización y explotación del vehículo durante su vida útil. Cada conductor es responsable de controlar la fecha de realización de este tipo de mantenimiento, informando lo pertinente a su superior inmediato.

c) El mantenimiento correctivo se realizará cuando el mecanismo de funcionamiento de un vehículo presente desarreglos en alguno de los sistemas que lo componen, y sea necesario efectuarle reparaciones que normalmente conllevan a corregir o cambiar una pieza o repuesto dañado por uno nuevo, para restablecer su estado normal de funcionamiento.

d) El Jefe Administrativo Financiero tendrá la facultad de contactar talleres de mecánica de reconocida capacidad técnica y solvencia moral en la localidad, y que además cumplan con los requerimientos establecidos en el sistema de adquisiciones de la empresa. El Consejo de Administración (o Junta de Directores) en uso de sus facultades dispondrá contratar servicios de talleres especializados según la marca de los vehículos, el prestigio y trayectoria de los mismos en el ramo de mecánica automotriz.

e) Los jefes de unidades organizativas con vehículos asignados en su área serán responsables de dar cumplimiento a los programas de mantenimiento preventivo elaborados y suministrados por la Jefatura de Administración y Finanzas. La contravención a esta norma será causa de la aplicación de sanciones administrativas, en caso de daño a los medios de transporte.

f) Cuando el marcador de kilómetros no funcione correctamente y no acepte reparación, deberá sustituirse inmediatamente si la vida útil del vehículo lo amerita. Caso contrario, el control de kilometraje recorrido se deberá llevar de cualquiera de las siguientes formas:

▶ Consumo de combustible: el número de galones consumidos multiplicado por el rendimiento de kilómetros por galón que recorra el vehículo.

▶ Por distancias recorridas: llevar control de los kilómetros recorridos de acuerdo a los lugares de desplazamiento del vehículo.

g) Todas las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo realizadas a un vehículo se registrarán en la bitácora o expediente integrado al sistema automatizado en lo relacionado al “Control de Gastos e Inversiones" (mano de obra, repuestos y valores, etc.).

h) La empresa se reservará el derecho de retener el pago de servicios de mantenimiento a aquellas empresas cuyas facturas no detallen el tipo y costo de operaciones realizadas a determinado vehículo indicando datos tales como: número de placa, unidad organizativa a la que está asignado y recibí conforme del conductor con sus datos personales y del Jefe Administrativo Financiero.

3. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS▶ Asignación y control de vehículos

▶ Consumo de combustibles y lubricantes

▶ Mantenimiento preventivo y correctivo

A. ASIGNACIÓN Y CONTROL DE VEHÍCULOS

▶ Reunido en sesión de trabajo ordinaria el Consejo de Administración (o Junta Directiva) de la empresa, para analizar la distribución de vehículos adquiridos por la empresa – nuevos o usados – determina a qué unidad organizativa de la empresa municipal prestadora de servicios de agua potable y saneamiento se asignará el equipo automotor, incorporando la decisión al acta respectiva. El acta deberá recoger la siguiente información:

▶ Unidad organizativa destinataria del vehículo.

▶ Descripción del vehículo (año, tipo, marca, modelo, color, combustible, número de motor y chasís).

▶ Indicar si es asignado en forma permanente a un funcionario o a una unidad organizativa específica.

▶ Razones de la asignación.

▶ El secretario del Consejo de Administración (o Junta Directiva) elabora y proporciona copia del acta a la Gerencia General y a la Jefatura de Administración y Finanzas.

▶ El Jefe Administrativo Financiero llena en original y una copia el formato "Estado del Vehículo" y comunica al jefe de la unidad organizativa interesado que se presente a retirar el vehículo.

▶ Cuando el interesado se presenta, el Jefe Administrativo Financiero procede a entregar tanto llaves como el vehículo,

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conforme a las especificaciones técnicas descritas en la forma “Estado del Vehículo".

▶ Recibido el vehículo a entera satisfacción, ambos – el Jefe de unidad organizativa y el Jefe Administrativo Financiero - firman en la parte correspondiente (Recibí conforme y entregue conforme) de la forma “Estado del Vehículo”, y hace entrega de una copia del formato “Estado del Vehículo” al interesado.

▶ Ingresa al sistema automatizado y, siguiendo las instrucciones del manual de usuario, abre expediente (bitácora) del vehículo asignado con los datos requeridos; archivando el original de la forma “Estado del Vehículo” y la copia del acta en un expediente físico rotulado con la placa del vehículo.

B. CONSUMO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES

▶ Cada unidad organizativa prepara y presenta programa de trabajo semanal indicando las rutas de recorrido del (los) vehículo (s) a su cargo en misiones de trabajo, estimando e informando a la Jefatura de Administración y Finanzas las necesidades de combustible y lubricantes para operar.

▶ El Jefe Administrativo Financiero elabora provisión de necesidades de dotación de combustible y lubricantes, para efectos de control interno de su área. Ingresa en el sistema automatizado las necesidades de combustible y lubricantes previstas para la semana de trabajo.

▶ Cada vez que necesite combustible y/o lubricantes para el vehículo asignado, el jefe de la unidad organizativa de que se trate, llena en original y una copia, la forma "Solicitud de Combustible y Lubricantes", y requiere la firma de su jefe inmediato; firmada esta forma, deja la copia en su archivo y con el original envía al conductor a la Jefatura de Administración y Finanzas.

▶ El Jefe Administrativo Financiero recibe el original de la solicitud de combustible de parte del conductor y procede a llenar factura pre-numerada detallando: fecha de emisión de la orden de despacho, el nombre de la unidad organizativa a que está asignado el vehículo, placa y número del vehículo, nombre del conductor, cantidad de galones de combustible autorizados y servicios de lubricantes autorizados, si fuese este el caso.

▶ Anota estos mismos datos en el espacio que corresponda en la forma “Solicitud de Combustible y Lubricantes”, entregando al conductor la orden de despacho de combustible y lubricantes (factura pre-numerada) y archiva temporalmente la solicitud de combustible.

▶ El conductor se presenta a la estación de servicios, y una vez atendido, anota su nombre y firma al reverso la factura despachada, así como el kilometraje del vehículo.

▶ En la fecha de pago convenida con la estación de servicio, el Jefe Administrativo Financiero recibe el estado de cuenta con las facturas emitidas por la empresa y despachadas a

los vehículos de las unidades organizativas de la empresa. Ordena estas formas por tipo de combustible y de manera numérica ascendente para, posteriormente comparar los datos reportados por la estación de servicio con los datos registrados en el formato de solicitud de combustible y lubricantes, que previamente retira del archivo temporal.

▶ Si los dos registros son correctos y el cobro es el adecuado, inicia el procedimiento establecido para el trámite de cheque. Si existe diferencia en los registros y/o el cobro no es correcto, aclara dudas con la estación de servicio, hasta que sus datos coincidan entre sí, para proceder al pago correspondiente.

▶ Al finalizar el mes, elabora en el sistema automatizado informe detallado del gasto por vehículo y unidad organizativa las cantidades de combustible y lubricantes consumidos, tomando como base los registros incorporados de forma semanal al sistema y comparando las estimaciones con los gastos reales.

C. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

▶ Una semana antes de cumplirse el período señalado para el mantenimiento preventivo del vehículos, conforme las indicaciones técnicas de fábrica, el Jefe Administrativo Financiero elabora memorando en original y una copia, dirigido al jefe de cada unidad organizativa que tenga asignación de vehículo, comunicándole la fecha exacta del mantenimiento preventivo, archivando la copia del memorando.

▶ El jefe de la unidad organizativa en la fecha indicada orienta al conductor de su área entregar el vehículo a la Jefatura de Administración y Finanzas, llenando previamente los formatos “Solicitud de Mantenimiento de Vehículo” y “Estado del Vehículo”. En este caso anotará en el espacio del formato que corresponda que se trata de mantenimiento preventivo.

Cuando sea reparación deberá marcar el espacio donde dice “mantenimiento correctivo”.

▶ El Jefe Administrativo Financiero constata que el vehículo sea entregado conforme lo señalado en el formato “Estado del Vehículo”, revisa que el formato “Solicitud de Mantenimiento de Vehículo” esté debidamente lleno, y si todo está conforme firma las copias y las regresa al interesado para el archivo de la unidad a su cargo. Archiva el original de la forma “Solicitud de Mantenimiento de Vehículo”.

▶ Introduce los datos del formato "Solicitud de Mantenimiento de Vehículo", en el sistema automatizado y emite la “Orden de Reparación y/o Mantenimiento de Vehículo" en dos tantos; detallando exactamente el mantenimiento a efectuar. Archiva cronológicamente el segundo tanto de forma temporal, en espera de la realización del mantenimiento y/o reparación del vehículo.

▶ Entrega el vehículo al taller conforme la información consignada en la forma “Estado del Vehículo” solicitándole a

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su responsable firmar en señal de recibí conforme. También entrega el original de la forma “Orden de Reparación y/o Mantenimiento de Vehículo” indicándole que debe adjuntarla a la factura original.

▶ En la fecha indicada por el taller, acompañado por el conductor del vehículo, se presenta con el original de la forma “Estado del Vehículo” y procede a recibirlo de acuerdo a las condiciones en que fue entregado. Si se encuentra alguna inconsistencia el vehículo no será recibido hasta que su entrega sea conforme. Si todo está normal, orienta al conductor participar en las pruebas realizadas por el taller para cerciorarse que el mantenimiento preventivo y/o el desperfecto ha sido efectuado satisfactoriamente.

▶ Si el conductor determina que todo está correcto, le orienta firmar la factura de servicios. Requiere al responsable del taller automotriz la devolución de los repuestos sustituidos y orienta al conductor de la unidad organizativa correspondiente realizar el retiro del vehículo.

▶ Para avalar la factura de servicios verifica que el trabajo realizado plasmado en la factura del taller automotriz se corresponda a la acción de mantenimiento preventivo o correctivo solicitado, indique la placa del vehículo y el nombre de la unidad organizativa de la empresa a que pertenece; así como un detalle de mano de obra, materiales u otros servicios que forman parte del valor del servicio reflejado.

▶ Si la factura está correcta, firma en calidad de aval y retira la factura para soportar el inicio del trámite de pago conforme el procedimiento establecido. Archiva copia de la factura y la forma “Estado del Vehículo” firmada por el taller automotriz en el expediente físico del vehículo.

▶ Informa al jefe de la unidad organizativa a cargo del vehículo que la acción de mantenimiento y/o reparación ha sido realizada satisfactoriamente.

▶ Registra en el sistema automatizado los costos de la acción de mantenimiento realizada al vehículo en el apartado del expediente o bitácora del vehículo relacionado al control de gastos e inversiones efectuadas, reflejados en la factura.

4. FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS▶ Estado del Vehículo

▶ Inventario de Vehículos de la empresa

▶ Solicitud de Combustible y Lubricantes

▶ Solicitud de Mantenimiento de Vehículos

▶ Orden de Reparación y/o Mantenimiento de Vehículos

▶ Control de Gastos e Inversiones

Continuación:

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IV. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROLADMINISTRATIVO DEL ACTIVO FIJO

1. OBJETIVOSa) Objetivo General

Proveer a las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento en pequeñas ciudades, de una herramienta administrativa útil para controlar la asignación, movimientos y descarte de bienes muebles en las distintas unidades organizativas y puestos de trabajo existentes.

b) Objetivos Específicos

▶ Controlar los diferentes cambios y/o movimientos del mobiliario y equipo, propiedad de la empresa, asignados a las unidades organizativas en cantidades acordes a sus programas de trabajo y número de empleados con cargos administrativos.

▶ Delimitar responsabilidades entre jefes y empleados de cada unidad organizativa sobre la administración, cuido y protección del mobiliario y equipo asignado.

▶ Facilitar a cada unidad organizativa el control del mobiliario y equipo asignado a partir de la descripción de normas y procedimientos técnicos a seguir para incorporar, asignar, transferir o dar de baja y descartar los mismos.

2. NORMAS DE OPERACIÓN2.1. De Adquisición y Asignación

a) Cuando la empresa adquiera mobiliario y equipo presupuestado y solicitado por las unidades organizativas, la Jefatura de Administración y Finanzas hará entrega del bien físico previo al llenado del formato "Transferencia de Mobiliario, Equipo y Vehículos"; con lo cual se responsabilizará a las unidades organizativas interesadas de la custodia del mismo.

b) Será responsabilidad de los jefes de unidades organizativas correspondientes, la efectiva administración del mobiliario y equipo asignado para el desarrollo de sus programas de trabajo; garantizando la localización del bien dentro de su estructura y en los puestos de trabajo existente.

“La administración efectiva del patrimonio de la empresa permite conocer con exactitud la cantidad de bienes que posee, su ubicación física y quien o quienes los tienen asignados para realizar sus labores y son responsables de su custodia, protección y mantenimiento”.

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c) Para efecto de lo anterior, cada jefe de unidad organizativa deberá velar por la correcta asignación de bienes entre su personal, responsabilizando a éstos de su cuido, manejo, protección y seguridad.

d) De ocurrir renuncias, separaciones de cargos o ausencia temporal justificada mayor de treinta (30) días, el empleado hará entrega de su mobiliario y equipo de trabajo conforme inventario a la Jefatura de Administración y Finanzas, a fin de deslindar responsabilidad y tener derecho a la liquidación de sus prestaciones sociales, cuando éste sea el caso.

e) El no cumplimiento de la asignación o recepción de bienes mencionada en los incisos (c) y (d), hará recaer la responsabilidad sobre el jefe de unidad organizativa involucrado, quien asumirá personalmente cualquier pérdida, extravío y/o costo de reparación por daño o deterioro físico.

f) En caso de pérdida o extravío por irresponsabilidad evidente, el bien físico será cobrado al empleado al costo de reposición en el mercado, sin perjuicio de las sanciones aplicables contenidas en el Reglamento Interno de Trabajo que fuesen necesarios.

g) Al ocurrir incidencias tales como pérdidas por robo o extravío de bienes, el empleado a cargo del mismo deberá comunicarlo en forma inmediata a su jefe inmediato, quien a su vez notificará a la Jefatura de Administración y Finanzas para que en conjunto con la Gerencia General inicien el desarrollo y ejecución de las pesquisas pertinentes.

h) Los jefes de unidades organizativas y empleados en general, deberán brindar a la Jefatura de Administración y Finanzas, todo el apoyo requerido para ejercer sus funciones periódicas de verificación física del inventario asignado a la estructura y al personal que ocupa los diferentes puestos de trabajo existentes.

i) El Jefe Administrativo Financiero será la única instancia autorizada para emitir solvencias a los jefes de unidades organizativas y empleados, en los casos de inventarios selectivos y recepción de bienes con motivos de traslado o retiro de la empresa, respectivamente.

j) Es responsabilidad de cada jefe de unidad organizativa ejercer un adecuado control sobre las fechas en que deba practicarse mantenimiento preventivo a los equipos asignados, a fin de coadyuvar a su protección y durabilidad.

2.2. Del Control de Movimientos

a) Las personas que tienen a su cuido el activo fijo, deben reportar oportunamente cualquier cambio habido como traspasos o préstamos de una unidad organizativa a otra, bajas, obsolescencias, excedentes y reparaciones, entre otros.

b) Para notificar cualquier acción en la administración del mobiliario y equipo de oficina, los jefes de unidades organizativas afectados, deberán hacer uso del formato

"Transferencia de Mobiliario, Equipo y Vehículos"; el cual será el único documento autorizado para la acreditación de altas y cambios del inventario. Este documento no será válido sin el sello y la firma del Jefe Administrativo Financiero.

c) Todo equipo a ser reparado a lo externo de la empresa será entregado mediante documento debidamente autorizado por el jefe de la unidad organizativa respectiva, enviándose copia del mismo al Jefe Administrativo Financiero. Igual procedimiento se observará al ocurrir la devolución del bien reparado.

d) Es facultad del Gerente General, conocer y autorizar las solicitudes de modificación y conversión tecnológica presentadas por las unidades organizativas. Toda solicitud en este sentido deberá contener una descripción exacta de la modificación a efectuar (cambio de color, motor, sustitución de partes importantes, entre otros.), a efectos de incorporar al inventario la modificación pertinente.

e) Es atribución del Jefe Administrativo Financiero retirar de las unidades organizativas el mobiliario y equipo ocioso detectado en los inventarios selectivos practicados, toda vez que se compruebe que éste excede las necesidades de acuerdo a la plantilla de cargos existentes o proyectada, autorizada presupuestariamente.

f) Los bienes retirados serán depositados en la Bodega de la empresa, mediante el empleo del formulario de control respectivo, indicando que se trata de una devolución; así como el estado físico y de funcionamiento en que se encuentra, con fines de valuación.

g) El Jefe Administrativo Financiero también se encargará de retirar el mobiliario y equipo obsoleto o deteriorado, garantizando el llenado de la documentación de control necesaria para tramitar la baja del inventario a partir de un dictamen técnico confiable (reparable, inservible, aprovechable parcialmente como repuesto, etc.).

h) Las bajas al inventario de mobiliario, equipo y vehículos solamente serán autorizadas por el Consejo de Administración (o Junta de Directores), el cual nombrará en uso de sus facultades una Comisión Dictaminadora integrada por: un miembro delegado de su seno, el Gerente General, el Jefe Administrativo Financiero, un delegado de Auditoría Interna de la municipalidad y el Jefe de la unidad organizativa a que esté asignado el bien. La Comisión Dictaminadora dispondrá además lo que se hará con el bien descartado.

i) Si la decisión fuese rescatar los componentes o piezas aprovechables, el desmantelamiento del bien se hará bajo la supervisión del Auditor Interno de la municipalidad y del Jefe Administrativo Financiero, integrándose las mismas a un inventario de repuestos usados y disponiendo de los restantes como chatarra.

j) En el caso de detectarse movimientos y/o modificaciones de mobiliario y equipo sin que previamente se haya puesto en conocimiento del Jefe Administrativo Financiero, los

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funcionarios o empleados responsables de la situación estarán sujetos a la pena de multas administrativas o destitución del cargo, según la gravedad del asunto; conforme lo dispuesto en el Arto. 171 de la Ley de la Contraloría General de la República.

3. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS▶ Asignación de bienes a empleados

▶ Recepción de bienes a empleados

▶ Traslado de bienes

▶ Reparación y mantenimiento de bienes muebles

▶ Modificación tecnológica de bienes

▶ Descarte de bienes muebles

A. ASIGNACIÓN DE BIENES A EMPLEADOS

Este procedimiento debe ser realizado por el Jefe Administrativo Financiero, cada vez que se realice el ingreso de un funcionario o empleado; ya sea por asesoría, contratación, traslado o promoción de cargo a lo interno de una unidad organizativa.

Fundamentalmente, el control a ejercer será sobre el mobiliario y equipo de oficina o vehículo asignado a cada empleado en particular. Sin embargo, éste se hará extensivo a útiles de oficina posibles de controlar, tales como: perforadoras, engrapadoras, des-engrapadoras, numeradoras, fechadores, tijeras, sellos de hule, facsímiles, etc.

▶ El jefe de la unidad organizativa de que se trate informa al Jefe Administrativo Financiero, los movimientos de personal que impliquen nueva contratación o promoción de algún empleado.

▶ Llena la forma "Inventario Individual de Bienes (Responsabilidad por puesto de trabajo).

▶ Entrega los bienes al funcionario o empleado, requiriendo su firma en señal de conformidad. También solicita la firma del Jefe de la unidad organizativa y firma en el renglón correspondiente al Jefe Administrativo Financiero.

▶ Realiza la distribución de los tantos de la forma conforme a lo siguiente: original: Jefe Administrativo Financiero; primera copia, para archivo personal del empleado y la segunda copia para el Jefe de la unidad organizativa en que labora el empleado.

▶ Finalmente, el Jefe Administrativo Financiero ingresa la asignación del bien en el sistema automatizado de control administrativo de activo fijo.

B. RECEPCIÓN DE BIENES A EMPLEADOS

La recepción de bienes a empleados será efectuada por el Jefe Administrativo Financiero en coordinación con el jefe de la unidad organizativa correspondiente, cada vez que se presenten situaciones de: renuncia, despido, traslado a otra dependencia, promoción a lo interno de la unidad organizativa o ausencia temporal justificada mayor de un mes.

En los casos de renuncia, despido o traslado a otra unidad organizativa, el documento de entrega de inventario individual expedido por el Jefe Administrativo Financiero, a favor del empleado, tendrá carácter de solvencia por los bienes que tuviese asignados. Con esta solvencia el empleado o funcionario podrá optar a la liquidación de sus prestaciones sociales.

Queda a opción de los jefes de unidades organizativas, requerir o no la presencia del Jefe Administrativo Financiero, en los casos de promoción interna o ausencias temporales.

▶ El jefe de la unidad organizativa notifica al Jefe Administrativo Financiero, los movimientos de personal que impliquen: renuncia, despido, traslado a otra unidad organizativa, promoción interna o ausencia temporal mayor de un mes debidamente justificada.

▶ Imprime en el sistema automatizado el documento "Inventario Individual de Bienes" (Responsabilidad por puesto de trabajo), que corresponde al empleado o funcionario que entregará los bienes.

▶ Requiere al funcionario o empleado la entrega de los bienes asignados conforme la hoja de inventario, verificando: tipo de artículo, marca, modelo, serie, cantidad, estado físico y estado de funcionamiento.

▶ Imprime y llena forma "Entrega de Inventario Individual" (Solvencia de Bienes Asignados), en original y tres copias, con los resultados de la entrega.

▶ Pide la firma al interesado y al Jefe de la unidad organizativa y, firma en señal de recibí conforme.

▶ Entrega el original al empleado, la primera copia para su archivo permanente, la segunda copia al Jefe de la unidad organizativa y la tercera copia para el expediente del empleado.

▶ El Jefe Administrativo Financiero realiza en el sistema automatizado el descargue de bienes a favor del empleado, y lo carga a cuenta del jefe de la unidad organizativa transitoriamente hasta que la vacante sea cubierta y se realice la reasignación de los mismos.

Continuación:

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C. TRASLADO DE BIENES

Siempre que los jefes de unidades organizativas autorizados por el Gerente General deban efectuar préstamos o traspasos de bienes a otras unidades organizativas de la empresa, se sujetarán al cumplimiento de este procedimiento.

▶ El jefe de la unidad organizativa obtiene la autorización del Gerente General antes de proceder a la transferencia de bienes en aquellos casos tales como: préstamos, traspaso definitivo del bien u obsolescencia total.

▶ Llena documentación de control establecida “Transferencia de Mobiliario, Equipo y Vehículo", según sea el caso: préstamos y/o traspaso definitivo a otra unidad organizativa, devolución por excedencia, ociosidad u obsolescencia.

▶ Solicita la firma del Gerente General, del Jefe de la unidad organizativa donde está asignado el bien y la firma del empleado afectado.

▶ Efectúa el traslado físico de los bienes a donde corresponda: devolución a Bodega o hacia la unidad organizativa solicitante.

▶ Distribuye los tantos de la siguiente manera: original para la Jefatura de Administración y Finanzas, primera copia a la unidad organizativa que transfiere, y la segunda copia a la unidad organizativa receptora del bien.

▶ El Jefe Administrativo Financiero efectúa la transferencia del bien en el sistema automatizado conforme lo indicado en el formato soporte debidamente autorizado, el cual archiva físicamente en su oficina.

D. REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE BIENES

Este procedimiento indica los pasos a seguir para ejercer un control apropiado sobre el mantenimiento y/o reparación de equipos asignados, exceptuando vehículos. Es importante que los dirigentes de alto y nivel intermedio tomen conciencia y responsabilidad de la tarea de controlar la salida y regreso de los equipos sujetos a reparación y/o mantenimiento preventivo; ya que cualquier extravío o pérdida afecta negativamente el patrimonio de la empresa.

El procedimiento es propio para solicitar servicios de talleres externos por medio de la Jefatura de Administración y Finanzas.

▶ El jefe de la unidad organizativa interesado elabora “Solicitud de Reparación y/o Mantenimiento (Mobiliario y Equipo)” dirigida a la Jefatura de Administración y Finanzas, requiriendo el servicio de reparación y/o mantenimiento de equipo o mobiliario de oficina a su cargo, especificando: tipo de equipo o mobiliario, marca, modelo y número de serie, y si posee desperfecto notable.

▶ Solicita los servicios del técnico que reparará el bien, para lo cual elabora “Recibo de Entrega y Devolución de Mobiliario y Equipo”, en caso que sea necesario que el equipo

o mobiliario salga de la empresa. Este recibo debe contener los siguientes datos: fecha de retiro, fecha probable de regreso; nombre y dirección del proveedor.

▶ Realizado el servicio de reparación y/o mantenimiento, recibe el bien de parte del proveedor conforme factura que refleja además la fecha de devolución, descripción y costo del trabajo efectuado. Saca fotocopia de la factura y la guarda en el expediente del bien. El original con su respectiva solicitud de cheque la envía a trámite de pago.

▶ Completa el llenado del formato “Recibo de Entrega y Devolución de Mobiliario y Equipo”, referente a la devolución, y recoge la firma del proveedor.

▶ Entrega el mobiliario o equipo, al cual se realizara la acción de mantenimiento, a la unidad organizativa solicitante requiriendo su firma en el formato mencionado, el cual guarda en el archivo permanente da la oficina.

Nota: Los reclamos por reparaciones incorrectas deben tener este mismo procedimiento. En los documentos que se llenen se debe reflejar que se trata de un reclamo.

E. MODIFICACIÓN TECNOLÓGICA DE BIENES

Este procedimiento orienta las acciones que los jefes de las unidades organizativas deben observar cuando existe necesidad plenamente justificada de efectuar modificaciones al estado físico y/o funcionamiento del bien.

De efectuarse modificaciones aisladas al conocimiento del Gerente General o del Jefe Administrativo Financiero, el funcionario competente asumirá la responsabilidad por las implicaciones que tal hecho pudiera tener.

▶ El Jefe de la unidad organizativa se apoya en la Jefatura de Administración y Finanzas, para obtener dictamen preliminar sobre la conveniencia o no de efectuar modificación y/o conversión tecnológica al bien (Mobiliario y Equipo y Vehículos).

▶ Justifica técnica y económicamente la solicitud de modificación y/o conversión, ante el Gerente General, para lograr su autorización.

▶ Llena el formato "Solicitud y Autorización de Modificación Tecnológica", describiendo exactamente el cambio a efectuar. Remite el documento al Jefe Administrativo Financiero.

▶ El Jefe Administrativo Financiero requiere la prestación del servicio para realizar el trabajo al taller correspondiente, en dependencia del tipo de modificación y/o conversión solicitada y autorizada.

▶ El Jefe Administrativo Financiero registra la modificación efectuada en el bien el sistema automatizado.

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F. DESCARTE DE BIENES

Este procedimiento deberán cumplirlo los Jefes de unidades organizativas cuando estén en posesión de bienes en franco deterioro, inservibles, obsoletos o que no prestan uso alguno al trabajo desarrollado.

Toda solicitud de descarte de bienes que presenten las unidades organizativas deberá enmarcarse en el cumplimiento de principios tales como: responsabilidad, honestidad, seriedad y transparencia.

▶ El jefe de unidad organizativa determina aquellos bienes cargados a su área que ameriten ser dados de baja en el inventario de la empresa.

▶ Solicita autorización al Gerente General para gestionar la baja técnica del bien.

▶ Formaliza la baja del bien en el formato "Solicitud y Autorización de Baja Técnica Definitiva" y la remite al Jefe Administrativo Financiero.

▶ El Jefe Administrativo Financiero verifica en el sitio la situación del bien sujeto a descarte, y requiere la firma del Gerente General.

▶ Autorizada la baja transfiere los bienes a la Bodega y formaliza el movimiento mediante el llenado del documento "Transferencia de Mobiliario, Equipo y Vehículo".

▶ Finalmente, con el soporte de información del formato, el Jefe Administrativo Financiero procede a aplicar la baja del bien descartado en el registro del sistema automatizado que corresponda.

4. FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS

☑ Inventario Individual de Bienes

☑ Entrega de Inventario Individual

☑ Transferencia de Mobiliario, Equipo y Vehículos

☑ Solicitud de Reparación y/o Mantenimiento (Mobiliario y Equipo)

☑ Recibo de Entrega y Devolución de Mobiliario y Equipo

☑ Solicitud y Autorización de Modificación Tecnológica o Baja Definitiva de Bienes

Continuación:

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Original: Jefe Administrativo Financiero

Primera copia: Unidad que transfiere

Segunda copia: Unidad receptora

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V. PROCEDIMIENTOS PARA EL MANTENIMIENTO DE MUEBLES E INMUEBLES

“La gestión de mantenimiento consiste en la realización de las diligencias encaminadas a determinar, organizar, planear y administrar los recursos del mantenimiento con el objeto de lograr la más alta disponibilidad de los equipos con sano criterio económico. En la empresa se manejan formas de ges-tión de mantenimiento programado, preventivo, predictivo y correctivo”.

1. OBJETIVODefinir y establecer las normas y procedimientos que deben realizarse en las acciones de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles de la empresa, con el fin de ajustar y ordenar su funcionamiento y obtener mayor calidad y efectividad en los servicios brindados.

2. NORMAS DE OPERACIÓNa) La Jefatura de Administración y Finanzas deberá levantar y actualizar anualmente el inventario de los bienes muebles e inmuebles propiedad de la empresa.

b) Para la realización de las actividades de mantenimiento a la infraestructura de la empresa, la Jefatura de Administración y Finanzas deberá mantener actualizados y bajo su custodia los siguientes documentos: planos de distribución física de las instalaciones, planos de distribución de la red eléctrica, tubería de agua potable, aguas negras y pluviales.

c) Con base en los inventarios actualizados, la Jefatura de Administración y Finanzas deberá elaborar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo anual de los bienes muebles e inmuebles debidamente presupuestado y autorizado por la Gerencia General.

d) La Jefatura de Administración y Finanzas deberá proporcionar información a la instancia responsable de las adquisiciones sobre la ubicación, antecedentes y características de los proveedores de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles, a fin de lograr calidad y eficiencia en el servicio.

e) Los proveedores de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo deberán registrarse en el catálogo de proveedores de la empresa y sujetarse a las normas, procedimientos y controles establecidos en el proceso de adquisiciones.

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f) Las acciones de los servicios de mantenimiento que lo requieran, solo podrán iniciarse mediante la firma del contrato respectivo entre la empresa y el proveedor correspondiente.

g) Los contratos de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles deberán ser redactados por asesores legales que presten sus servicios a la empresa.

h) Cuando se trate de equipos de cómputo se deberá negociar la firma de contratos con empresas e instituciones de reconocido prestigio y solvencia económica. La definición del pliego de bases y condiciones deberá realizarla la Jefatura de Administración y Finanzas.

i) La Jefatura de Administración y Finanzas será responsable de gestionar y controlar la existencia de equipos contra incendio en las áreas, pasillos y sectores aledaños a las instalaciones de la empresa; así como su correspondiente señalización para su ubicación y el mantenimiento respectivo.

j) Todo el personal de la empresa estará en el deber de capacitarse para el manejo de los extinguidores para incendios y realizar las acciones necesarias mientras se presentan las instituciones encargadas de controlar este tipo de siniestros.

k) Todos los vehículos de la empresa deberán equiparse con extinguidores y sus conductores capacitarse para su debida operación y mantenimiento. Esta responsabilidad deberá asumirla la Jefatura de Administración y Finanzas.

l) El Jefe Administrativo Financiero actuará como contraparte de la empresa, en la realización de trabajos menores de mantenimiento contratado; en tanto, el Gerente General tendrá la responsabilidad de supervisar la realización de obras de mayor complejidad, en aras de proteger los intereses de la empresa.

m) Es responsabilidad de los jefes de las unidades organizativas a las cuales estén asignados los bienes muebles, en conjunto con la Jefatura de Administración y Finanzas, velar por la correcta utilización, mantenimiento y reparación de los mismos.

n) La Jefatura de Administración y Finanzas deberá comunicar por escrito a cada jefe de unidad organizativa, con siete días de anticipación, la fecha en que se dará mantenimiento a los bienes muebles e inmuebles, con el objeto de que se tomen las medidas necesarias para su ejecución.

o) Ningún jefe de unidad organizativa argumentará carga o cumplimiento de trabajos o cualquier otra excusa para posponer el mantenimiento preventivo o correctivo en la fecha programada a los bienes muebles e inmuebles asignados, aun cuando se encuentren en óptimas condiciones de funcionamiento.

p) La Jefatura de Administración y Finanzas solo podrá contratar servicios de mantenimiento menor que puedan cubrirse con el monto máximo de gastos establecido para los fondos de caja chica. Los trabajos que superen dicho monto se contratarán siguiendo los procedimientos de adquisiciones correspondientes.

q) Para solicitar mantenimiento correctivo de algún bien mueble, las unidades organizativas deberán dirigir comunicación escrita a la Jefatura de Administración y Finanzas en el formato establecido, especificando las posibles fallas de funcionamiento que presente el bien.

r) El mantenimiento preventivo y correctivo se deberá realizar con base a especificaciones de fábrica o de acuerdo a tablas de mantenimiento proporcionadas por los distribuidores, procurando así obtener un acondicionamiento óptimo y una mejor utilización y explotación del bien mueble dentro de su vida útil.

s) La Jefatura de Administración y Finanzas deberá proporcionar los repuestos para el mantenimiento preventivo y correctivo a los proveedores de servicios (principalmente en el mantenimiento de los vehículos) supervisando y controlando que los mismos sean instalados en los bienes muebles e inmuebles.

t) Todo requerimiento de servicio de mantenimiento preventivo o correctivo se soportará con una orden de servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo autorizada por la Gerencia General, notificándose a los proveedores que la empresa no reconocerá trabajos no señalados en dicha orden. En caso contrario, no se cancelarán los trabajos realizados.

u) Es responsabilidad de la Jefatura de Administración y Finanzas llevar al día, en el sistema automatizado, los registros necesarios para controlar la existencia, inversiones y gastos efectuados en cada uno de los bienes muebles e inmuebles propiedad de la empresa.

v) La Jefatura de Administración y Finanzas deberá informar mensualmente a la Gerencia General los gastos por servicios de mantenimiento preventivo y correctivo efectuado a cada uno de los bienes muebles e inmuebles de las unidades organizativas de la empresa.

w) Los pagos por avance o conclusión de servicios de mantenimiento serán gestionados y controlados por la Jefatura de Administración y Finanzas, la cual deberá firmar el acta de recepción de la obra correspondiente en conjunto con el jefe de la unidad organizativa, cuando las acciones se ejecuten en las mismas.

3. PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTOa) En el mes de noviembre de cada año, la Jefatura de Administración y Finanzas tomará inventario de todos los bienes muebles e inmuebles propiedad de la empresa.

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b) Con base en el inventario de bienes muebles e inmuebles, el Jefe Administrativo Financiero, procederá a elaborar el plan anual de mantenimiento preventivo y correctivo para el siguiente año, registrando en el sistema automatizado la fecha en que le corresponde el mantenimiento preventivo a cada bien mueble e inmueble, su área de localización física y el responsable directo de su uso y custodia.

c) Asimismo, elaborará el presupuesto del plan anual de mantenimiento preventivo y correctivo, solicitando autorización para su ejecución al Gerente General.

d) La Jefatura de Administración y Finanzas proporcionará información en su poder sobre proveedores que brinden el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo requerido a la instancia encargada de las adquisiciones, informándole el tipo de servicio ofertado, las especificaciones del bien mueble e inmueble y los equipos y accesorios que debe poseer el proveedor para obtener un servicio eficiente.

e) El Jefe Administrativo Financiero informará por escrito al jefe de la unidad organizativa afectado, con una semana de anticipación, la fecha del mantenimiento preventivo de los bienes muebles asignados a su área.

f) El Jefe Administrativo Financiero recibirá y verificará los datos de las solicitudes de mantenimiento correctivo presentadas, en el formato establecido, por las distintas unidades organizativas.

g) El Jefe Administrativo Financiero elaborará orden de servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo dirigida al proveedor contratado para brindar el servicio, especificando el trabajo requerido para garantizar el buen funcionamiento del bien mueble.

h) El Jefe Administrativo Financiero supervisará y aprobará la realización de los trabajos solicitados de parte de los proveedores de servicios, a fin de asegurar la calidad y el funcionamiento óptimo de los bienes muebles objeto de mantenimiento, recibiendo los mismos a entera satisfacción una vez finalizados.

i) Finalmente, el Jefe Administrativo Financiero registrará en el expediente del bien mueble o inmueble del sistema automatizado, el trabajo realizado y el valor cobrado, procediendo a tramitar el pago de la factura de los servicios de mantenimiento preventivo y/o correctivo efectuados.

Continuación:

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VI. PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PÓLIZAS DE SEGUROS

“La protección y seguridad de los bienes muebles e inmuebles de la empresa mediante pólizas de seguros que cubran riesgos y contingencias que se presenten en el desarrollo de las actividades de trabajo, así como personales de sus empleados, es de suma importancia para garantizar el patrimonio físico y su personal como recursos indispensables de su gestión”.

1. OBJETIVODefinir y establecer las normas y procedimientos para asegurar los bienes muebles e inmuebles y contratar seguros de vida de los empleados.

2. NORMAS DE OPERACIÓNa) El Jefe Administrativo Financiero deberá solicitar a la compañía aseguradora seleccionada por el Consejo de Administración (o Junta de Directores), asesoría sobre las respectivas pólizas de seguro ofertadas para conocer los beneficios, coberturas y montos asegurados; así como el procedimiento a seguir para tramitar los reclamos posteriores en caso que se presenten contingencias previstas en las mismas.

b) El Jefe Administrativo Financiero gestionará ante la compañía las pólizas de seguros de los bienes muebles e inmuebles y seguros de vida de los empleados, asegurando la actualización de las coberturas.

c) El Jefe Administrativo Financiero reportará a la compañía aseguradora la contratación permanente de empleados nuevos, así como el retiro de éstos por cualquier causa.

d) El Jefe Administrativo Financiero reportará a la compañía aseguradora la adquisición de cualquier bien mueble e inmueble, así como la baja o deterioro sufrido por cualquiera de los mismos.

e) El Jefe Administrativo Financiero levantará y actualizará permanentemente la información relacionada a los conductores de la empresa: nombre del conductor (de profesión o funcionario), número de licencia, categoría autorizada y fecha de vencimiento de la licencia.

f) En caso de accidentes de tránsito, con un vehículo de la empresa, los conductores deberán observar las siguientes normas:

▶ Tomar la precaución de no mover el vehículo del lugar del accidente. Cuando la otra parte implicada en el accidente, no siga la norma anterior, se deberá anotar su placa y/o características principales.

▶ No efectuar ningún tipo de arreglo particular en cuanto negociar los daños del vehículo, aún cuando el conductor de la empresa, haya tenido la culpa.

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▶ Informar de inmediato por cualquier medio a las autoridades de tránsito para que se presenten a levantar el croquis del accidente y a la Jefatura de Administración y Finanzas, para que inicie los reclamos del seguro correspondientes. Estos pasos deberán seguirse en caso de robo total del vehículo o sustracción de los equipos y accesorios.

g) En caso de que el personal asegurado y/o los bienes muebles e inmuebles asegurados (incluyendo vehículos) sufran una contingencia que se encuentre cubierta, el Jefe Administrativo Financiero procederá de la siguiente manera:

▶ Efectuar el reclamo a través de los formularios, normas y procedimientos de la compañía de seguros, hasta obtener el reembolso correspondiente al monto total asegurado por cada empleado o bien asegurado.

▶ Archivar copia de las comunicaciones escritas emitidas por la compañía de seguros.

3. PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PÓLIZAS DE SEGUROSa) El Jefe Administrativo Financiero solicitará asesoría verbal y/o por escrito a la compañía de seguros para conocer la cobertura ofrecida para cada uno de los seguros en los diferentes riesgos, montos asegurados y medidas de seguridad que cada unidad organizativa debe implementar si se presenta un siniestro con los bienes o empleados asegurados.

b) El Jefe Administrativo Financiero y el Gerente General, si lo decide el Consejo de Administración (o Junta de Directores), participarán en seminarios y actividades de capacitación ofrecidas por la compañía aseguradora.

c) Ambos o quien participe en los seminarios de capacitación, recomendarán a las autoridades superiores de la empresa, las mejores opciones de seguros para garantizar la protección de los empleados y bienes muebles e inmuebles de la empresa.

d) El Jefe Administrativo Financiero realizará los cálculos matemáticos a fin de determinar si el seguro de un bien mueble e inmueble no es rentable y recomendará a la Gerencia General su anulación de los bienes asegurados.

e) Contratadas las pólizas de seguros, el Jefe Administrativo Financiero revisará constantemente los registros, con el objeto de conocer las fechas de vencimiento.

f) El Jefe Administrativo Financiero solicitará la autorización del Gerente General para adquirir o renovar una póliza de seguros, cuando esta se encuentre próxima a vencer (un mes antes), informando el costo en libro, la prima asegurada y la cobertura de los riesgos de los bienes muebles e inmuebles a asegurar.

g) El Jefe Administrativo Financiero reportará la contratación de un nuevo empleado llenando los formularios de acuerdo a los procedimientos establecidos por la compañía de seguros; asimismo, informará por escrito cuando un empleado se retire por cualquier causa de la empresa.

h) El Jefe Administrativo Financiero tramitará el pago correspondiente al seguro de los empleados activos y el de bienes muebles e inmuebles.

i) El Jefe Administrativo Financiero elaborará comunicación escrita dirigida al personal que conduce vehículos de la empresa, informándoles de las medidas a aplicar en caso de contingencias.

j) El Jefe Administrativo Financiero reportará a la compañía de seguros en el término de veinticuatro (24) horas el acontecimiento de un siniestro en el caso de los bienes muebles e inmuebles asegurados; o de la muerte o accidente de cualquier naturaleza de un empleado, llenando correctamente, los formularios proporcionados por la aseguradora.

k) El Jefe Administrativo Financiero realizará las gestiones necesarias ante la compañía de seguros hasta obtener el reembolso correspondiente al monto total asegurado por cada empleado o bien asegurado.

l) El Jefe Administrativo Financiero retirará el cheque de la compañía de seguros por el monto asegurado en el caso de los bienes muebles e inmuebles y lo depositará en caja; o bien, retirará el cheque en caso de muerte de un empleado y lo entregará a su beneficiario, llenando para ello los formularios correspondientes.

m) Finalmente, el Jefe Administrativo Financiero archivará la documentación originada por el reclamo y la información de los reembolsos de las sumas aseguradas.

Continuación:

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VII. PROCEDIMIENTOS PARA EL APOYO LOGÍSTICO DE EVENTOS

“Los eventos internos y externos en que participe la empresa, tales como actos, inauguración de proyectos, conferencias, comparecencia de sus autoridades, congresos, ferias u otros similares, requieren de un eficiente y efectivo apoyo logístico en la provisión de salones y medios audiovisuales y de sonido adecuados; así como su ordenamiento y suministro de alimentos y bebidas a los participantes, de conformidad al presupuesto autorizado”.

1. OBJETIVODocumentar las acciones o pasos lógicos y secuenciales que debe realizar la Jefatura de Administración y Finanzas para brindar el apoyo logístico a los eventos internos y externos en que participe o desarrolle la empresa.

2. NORMAS DE OPERACIÓNa) La Jefatura de Administración y Finanzas deberá presupuestar y solicitar la autorización de fondos a la Gerencia General para ejecutar los eventos programados y eventuales que soliciten las unidades organizativas.

b) Es responsabilidad exclusiva de la Jefatura de Administración y Finanzas procurar el apoyo logístico de todos los eventos que organice la empresa. Las distintas unidades organizativas de la empresa deberán coordinar con la misma la realización de los eventos que requieran y no ejecutarlos por su propia cuenta.

c) Se dará prioridad a los eventos programados anualmente y que sean confirmados por escrito con quince días de anticipación a su fecha de realización.

d) Los equipos, materiales y accesorios a utilizar en la cobertura de los eventos internos y externos se deben de mantener en óptimas condiciones de funcionamiento y asegurar su retorno a la empresa, una vez finalizado el evento.

e) En caso necesario, se deben cotizar y cancelar los servicios de alquiler de locales, transporte y personal de apoyo (conductores y servicios), a fin de garantizar el apoyo logístico a los eventos externos a desarrollar en las fechas programadas.

f) La Jefatura de Administración y Finanzas deberá monitorear constantemente el desarrollo de los eventos internos y externos, para apoyar al personal asignado a los eventos en caso de emergencia.

g) Las unidades organizativas deberán de avisar con quince días de anticipación a la Jefatura de Administración y Finanzas la suspensión de cualquier evento programado.

h) Para realizar viajes locales o departamentales, las unidades organizativas deberán solicitar vehículos por escrito y con dos días de anticipación, cuando sus medios

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asignados se encuentren en mantenimiento preventivo o correctivo.

i) Cuando la Jefatura de Administración y Finanzas no asigne conductor para el servicio de transporte solicitado para viajes fuera de la localidad, los vehículos deberán ser entregados y recibidos inventariados por la unidad organizativa solicitante.

j) El Jefe Administrativo Financiero estará autorizado para retirar fondos de caja chica para realizar gastos en los eventos programados conforme a los montos y procedimientos establecidos; o bien solicitar cheques sujetos a rendición de cuenta debidamente justificados y con facturas proforma de los gastos a realizar.

3. PROCEDIMIENTOS PARA EL APOYO LOGÍSTICO DE EVENTOSa) El Jefe Administrativo Financiero recibirá la solicitud de compra o servicios y asignará personal para asegurar la cobertura de los eventos internos y/o externos solicitados en las fechas programadas, si fuese necesario procurar personal de la empresa.

b) El Jefe Administrativo Financiero asegurará el apoyo logístico de equipos, materiales, accesorios, transporte, alimentos y bebidas (cuando se requiera) para desarrollar los eventos en las fechas programadas.

c) El Jefe Administrativo Financiero coordinará con los jefes de unidades organizativas solicitantes la toma de decisiones para solucionar cualquier imprevisto o urgencia suscitada en el desarrollo de los eventos.

d) El Jefe Administrativo Financiero controlará el retorno de los bienes utilizados en los eventos desarrollados por la empresa.

e) Finalmente, se encargará de tramitar los pagos que corresponda hacer a los proveedores; o bien, autorizarlos viáticos del personal de la empresa que garantiza la cobertura de los eventos.

Continuación:

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B I B L I O G R A F Í A

ERSAPS. Manual de Gerencia de Acueductos. Capítulo XVII. Seguros. Ente Regulador de Servicios de Agua Potable y Sa-neamiento. Tegucigalpa, Honduras. Diciembre 2012.

FODESEP. Manual de Procesos y Procedimientos. Fondo de Desarrollo de la Educación Superior. Colombia, 2005.

INAA. Medidas de Mejoramiento para el Sistema de Control Vehicular. Organización y Métodos. Instituto Nicaragüense de Acueductos y Alcantarillados. Managua, Nicaragua. 1994.

INAA. Normas y Procedimientos para el Control del Activo Fijo en las dependencias. Organización y Métodos. Instituto Nica-ragüense de Acueductos y Alcantarillados. Managua, Nicaragua. 1994.

JRC Consultores. Procedimientos de Transporte. Managua, Nicaragua. Marzo del 2004.

PRONASAR. Manual de Operaciones 2011-2013. 6.5. Procedimientos Administrativos Financieros. Programa Nacional de Agua y Saneamiento. Vice Ministerio de Construcción y Saneamiento. Perú, 2013.

SENA. Administración y Finanzas de empresas prestadoras de servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo. Ser-vicio Nacional de Aprendizaje – SENA. Programa de Capacitación y Certificación del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico. Ministerio de Desarrollo Económico. Impresión SENA Publicaciones. Segunda edición. Colombia, 1999.

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I N S T I T U T O N I C A R A G Ü E N S E D E A C U E D U C T O S Y A L C A N TA R I L L A D O S

D e l a M a n s i ó n Te o l i n d a 3 c u a d r a s a l s u r .M a n a g u a , N i c a r a g u a .

Te l . + ( 5 0 5 ) 2 2 6 6 - 8 4 4 4F a x : + ( 5 0 5 ) 2 2 6 6 - 8 4 4 7

e m a i l : p r e s . e j i n a a @ i n a a . g o b . n iw w w . i n a a . g o b . n i

A p a r t a d o P o s t a l 1 0 8 4

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INSTITUTO NICARAGÜENSE DE ACUEDUCTOS Y … · Primera Edición: Enero, 2017 Impreso en 1,000 ejemplares. Esta es una publicación del Instituto Nicaragüense de Acueductos y Alcantarillados