Instroom nieuwe

cliënten binnen ONS*

Voor: regiebegeleider

2

Inhoudsopgave

1. INLOGGEN IN ONS .......................................................................................................... 3

2. EEN NIEUWE CLIËNT OPZOEKEN IN ONS ......................................................................... 5

3. TAKEN NA ONTVANGEN VOORDRACHT CLIËNT ................................................................. 6

4. TERUGKOPPELING NAAR CLIËNTADVISEUR ...................................................................... 7

5. MUTATIE AANVANG ZORG INVULLEN ............................................................................... 9

6. CLIENT KOMT IN ZORG EN TOEGEWEZEN AAN REGIEBEGELEIDER ................................. 12

7. NIEUWE CLIËNT KAN NIET GEPLAATST WORDEN ........................................................... 15

8. BERICHTEN IN ONS....................................................................................................... 15

3

Deze werkinstructie beschrijft de werkzaamheden die een regiebegeleider in Ons

heeft met betrekking tot instroom van nieuwe cliënten. De instructie legt uit hoe

het systeem werkt en legt soms de accenten op afspraken gemaakt voor de

procesvoering.

1. Inloggen in Ons

Om in te loggen in Ons ga je naar de volgende website: siza.ioservice.net

Voer vervolgens je gebruikersnaam en je wachtwoord in en meld je aan. Indien

je het wachtwoord vergeten bent, dan heb je de optie 'Wachtwoord vergeten'

om je wachtwoord te herstellen. Het is dus niet noodzakelijk om hiervoor contact

op te nemen met functioneel beheer.

4

Het kan voorkomen dat je een sms code op je telefoon krijgt. Dit is alleen het

geval als je niet op het netwerk van Siza bent ingelogd.

5

2. Voordracht nieuwe cliënt opzoeken in Ons

Wanneer je een melding hebt ontvangen van SizaEntree dat er een nieuwe cliënt

op de lijst aanmeldingen staat, dan kan je onderstaande stappen zetten om de

nieuwe cliënt op te zoeken.

Binnen de tab cliënt heb je meerdere mogelijkheden om de cliënt op te zoeken, namelijk:

1. Via het locatiegram ‘aanmeldingen’ kan je op zoek gaan naar de nieuwe cliënt. Deze kun je vinden onder ’overig’

2. Je kan via de zoekbalk een cliënt opzoeken. Hier kan je bijvoorbeeld via de achternaam van de cliënt de cliënt benaderen.

3. Je kunt nu het dossier van de cliënt openen en vervolgens zie je alle gegevens die er zijn over deze nieuwe cliënt.

4. Staat wel in bovenstaande afbeelding maar is niet van toepassing.

6

3. Taken na ontvangen voordracht cliënt

In het berichtenverkeer stuur je binnen 5 werkdagen een bericht aan ‘Siza Entree’. Hier koppel je terug dat je de voordracht van de nieuwe cliënt hebt ontvangen en binnen welke termijn je hier opvolging aan kunt geven.

Siza entree heeft alle informatie die zij hebben ontvangen bij tab ‘documenten’ in het cliëntdossier geplaatst. Lees het dossier van de nieuwe cliënt en bespreek de cliënt met het team en/of collega regiebegeleider die contactpersoon wordt van cliënt.

7

4. Terugkoppeling naar cliëntadviseur

De cliëntadviseur van Siza Entree ontvangt na oriëntatie op locatie een

terugkoppeling. Voor cliënten die een woonplek zoeken binnen Siza kun je dat

doen met een vragenlijst ‘verslag oriëntatie op locatie’. Dit verslag hoef je alleen

in te vullen als een cliënt een woonplek zoekt.

De vragenlijsten in Ons zijn te vinden onder de tab 'Profiel'. Om een nieuwe

vragenlijst in te vullen kies je 'Nieuwe vragenlijst'.

Het scherm met de beschikbare vragenlijsten opent zich. Het is eventueel

mogelijk om met de zoekbalk specifiek te zoeken naar een bepaalde vragenlijst.

Zoek hier de vragenlijst ‘Verslag oriëntatie op locatie’ op.

8

Vul het verslag in en sla de vragenlijst op aan de onderkant van de pagina.

Gebruik hiervoor de knop ‘Opslaan’. Na het opslaan gebruik je de knop

‘Overzicht’ om de ingevulde vragenlijst in te zien.

Wanneer de vragenlijst ingevuld is en je deze hebt opgeslagen, zie je de inhoud

van de vragenlijst terug bij tab ‘profiel’. De vragenlijst wordt altijd in concept

opgeslagen. Als je de vragenlijst wilt doorzetten naar Siza Entree, dan verander

je de status van de vragenlijst van ‘concept’ naar ‘bespreken’ door op de knop

‘volgende status’ te klikken.

LET OP: Siza Entree krijgt hier een signaal van en pakken de vragenlijst dan op

vanaf het dashboard in Ons. Het is wel belangrijk om deze laatste stap uit te

voeren, het veranderen van de status ‘concept’ naar de status ‘bespreken’.

Wanneer dit niet gebeurt, dan ontvangt Siza Entree geen signaal.

9

5. Mutatie aanvang zorg invullen

Is het duidelijk dat de nieuwe cliënt de ondersteuning en/of begeleiding kan

ontvangen op jouw locatie dan moet de zorgadministratie hiervan melding

krijgen. Dit doe je met het invullen van de vragenlijst ‘mutatie aanvang zorg’.

De vragenlijst ‘Mutatie aanvang zorg’ open je door vanuit het dossier van de

cliënt naar de tab ‘Profiel’ te gaan. Hier klik je op ‘Nieuwe vragenlijst’.

Vervolgens zoek je de betreffende mutatielijst op. Deze kan je openen om de

mutatie in te dienen

Het doel van deze vragenlijst is om bij te zorgadministratie te melden dat de

cliënt in zorg wordt genomen, en dat de cliënt aan een locatie gekoppeld kan

worden.

Vul eerst de vragenlijst in met de benodigde informatie.

10

Wanneer de vragenlijst ingevuld is en je deze hebt opgeslagen, zie je de inhoud

van de vragenlijst terug bij tab ‘profiel’. De vragenlijst wordt altijd in concept

opgeslagen. Als je de vragenlijst wilt doorzetten naar de zorgadministratie, dan

verander je de status van de vragenlijst van ‘concept’ naar ‘bespreken’ door

op de knop ‘Volgende status’ te klikken.

LET OP: Zorgadministratie krijgt hier een signaal van en pakken de vragenlijst

dan vanaf het dashboard in Ons. Het is wel belangrijk om deze laatste stap uit te

voeren, het veranderen van de status ‘concept’ naar de status ’bespreken’.

Wanneer dit niet gebeurt, dan ontvangt zorgadministratie geen signaal.

11

Aan het einde van de vragenlijst sla je de gegevens op middels de knop

‘Opslaan’. Hierna ga je via de knop ‘Overzicht’ naar de ingevulde gegevens.

Nadat de vragenlijst op de status ‘bespreken’ is gezet gaat de

zorgadministratie de mutatie verwerken en de vragenlijst verder afhandelen.

De cliënt zal gekoppeld worden aan de juiste locatie. De regiebegeleider die de

cliënt gaat begeleiden kan de nieuwe cliënt ook zien indien de mutatie is

verwerkt.

Stuur je collega een bericht via ONS dat zij kan starten met ondersteuning en

begeleiding cliënt.

12

6. Client komt in zorg en is toegewezen aan een

regiebegeleider

Is het bekend wanneer de cliënt gaat starten, en de zorgadministratie heeft de

‘mutatie in zorg’ verwerkt, dan kun je de regiebegeleider koppelen in ONS aan

de nieuwe cliënt. De regiebegeleider kan hierna zelf de medewerker relatie

invullen en vastleggen.

Binnen het tabblad ‘Algemeen’ klik je op 'Medewerkerrelaties'.

13

Klik op 'Voeg een medewerker toe'.

Voer de volgende gegevens in om de medewerker relatie aan te maken:

1. Zoek de medewerker op die je wilt vastleggen als medewerker relatie.

2. Selecteer het juiste type medewerker relatie. In dit geval wil je de

regiebegeleider vastleggen, dus kies dit type relatie.

3. Voer eventueel de juiste start- (en/of eind)datum in. De einddatum is van

belang bij het wijzigen of afsluiten van een medewerker relatie, zodat de

historie inzichtelijk blijft.

4. Sla vervolgens de gegevens op.

14

Een ingevuld voorbeeld ziet er als bovenstaand uit. Sla vervolgens de gegevens

op.

De medewerker relatie is nu aangemaakt. Via 'Voeg een medewerker toe' kan je

een tweede, andere medewerker relatie vastleggen. De bestaande relatie kan je

aanpassen door op de naam van de medewerker te klikken.

Als deze acties zijn gedaan kun het dossier verder gaan invullen. Volg hierbij de

werkinstructie regiebegeleider.

15

7. Nieuwe cliënt kan niet geplaatst worden:

• De regiebegeleider neemt contact op met cliëntadviseur en koppelt bevindingen terug van team. Dit kan telefonisch of via bericht uit ONS of per mail.

8. Berichten in Ons

Als je een bericht wilt sturen aan je collega of een team kan dit ook via ONS.

Ons kent een soort 'SMS-functie'. Dit heet berichten. Deze functie is te

gebruiken om berichten naar specifieke collega's of naar hele teams te sturen.

Klik op het 'Envelop' icoon om de berichten optie te openen.

16

Klik vervolgens op 'Nieuw bericht' om een bericht aan te maken.

Bij het maken van een nieuw bericht staat standaard je gehele eigen team

geselecteerd als ontvanger. Wanneer je dit niet wilt, klik dan je team weg en

voeg de gewenste ontvanger(s) toe. Schrijf je bericht en verstuur het bericht.