Pgina 1Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitacin SENCE Instrucciones para uso del Sistema LCE Versin 5.0(28 de Febrero 2014) Equipo LCE 28/02/2024 Pgina 2Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitacin CONTENIDO Introduccin ...................................................................................................... 3 Cursos fuera del alcance del Sistema LCE .............................................................. 3 Cmo modificar datos directamente en el Sistema LCE ............................................ 3 Modificar relatores o alumnos ............................................................................ 4 Modificar horarios ............................................................................................ 4 Consolidar libros de clases (franquicia tributaria) ................................................. 4 Cmo actuar ante contingencias en el uso del LCE .................................................. 4 Para empezar, recuerde que: ............................................................................ 4 Si no se cuenta oportunamente con el libro de clases electrnico ........................... 5 Si no se cuenta con computador o se presenta una falla en ste o en la aplicacin off line ................................................................................................................ 5 Relatores extranjeros (sin rut) ........................................................................... 5 Alumno sin huella ............................................................................................ 6 Para no usar huellero en algunas instalaciones ....................................................... 6 Atrasos e inasistencias ........................................................................................ 6 Cmo calcular la asistencia total ........................................................................... 6 Cierre automtico de cursos ................................................................................. 7 Pgina 3Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitacin IntroduccinEstedocumentotienecomopropsitoilustrarlaformaenquedebernoperarlos profesionales de SENCE y de los OTEC, OTIC y empresas ante situaciones emergentes del"LibrodeClasesElectrnico"(LCE).Noreemplazasinoquecomplementalas instrucciones formales (Resoluciones) y los manuales del sistema. Se ha actualizado al 28 de Febrero de 2014, una vez liberada la versin 5 del sistema.Losprofesionalessealadosdebenestudiarydiscutirelmateri aldecapacitacin disponible en el sitio web del LCE, as como descargar, instalar y usar la aplicacin. De esta manera, estarn en condiciones de resolver la mayora de las dudas sobre su uso.Cursos fuera del alcance del Sistema LCE La lista de cursos exentos de usar el sistema a esta fecha es:Cursos a distancia Cursos e-learning (tienen su propio sistema de control) Cursosmixtos,enquelacomponentepresencial(horastericasmshoras prcticas)tienemenoshorasquelacomponentenopresencial(horasadistancia mshorase-learning).Loscursosmixtosenquelacomponentepresencial tienelasmismasomshorasquelacomponentenopresencialse controlan con el sistema LCE solo para su componente presencial. Cursos "CFT" o "Nivelacin de Estudios"Cursos en recintos de GendarmeraCmo modificar datos directamente en elSistema LCEEl Sistema LCE carga los nuevos cursos y actualiza los relatores, alumnos y fechas de inicioytrminocada20minutosconinformacinprovenientedelosdemssistemas deSENCE,queasuvezseactualizanmediantelosprocesoshabitualesdecada programa.As,loslibrosdeclasesestarndisponiblesparasudescarga permanentemente.El Sistema LCE no cambia la forma de realizar actualizaciones en un curso, incluyendo agregar o eliminar relatores y alumnos. Se debe proceder de la misma manera en que hasta ahora se ha hecho, de acuerdo a las reglas de cada Programa.Para hacer modificaciones se debe proceder como sigue: Pgina 4Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitacin Modificar relatores o alumnosSepermitemodificarrelatoresyalumnosdirectamenteenelsistemaLCE,slopara efectos de tomar asistencia usando el sistema. Esto NO exime al OTEC o empresa de informar la contingencia a SENCE (ver seccin "Contingencias en el uso del LCE") y seguir los procedimientos estndar de actualizacin segn sea el programa y la situacin.Modificar horariosDesdelaversin4elhorario deloscursosnoseregistraenelsistemaLCE,loque facilita tomar asistencia. El SENCE o el OTIC, en su caso, verificarn posteriormente si se respetaron los horarios autorizados para cada curso. Consolidar libros de clases (franquicia tributaria) ParafacilitarlatomadeasistenciadeloscursosdeFranquiciaTributaria,esposible consolidarvarioslibrosdeclaseenunosolo(debentenerelmismoCdigoSence). Desdelaversin3existelaposibilidadde"des-consolidar"paracorregirerroresde consolidacin. Cmo actuar ante contingencias en el uso del LCEPara empezar, recuerde que:La fecha y hora de los computadores en que toma asistencia debe ser la correcta. ElcursodebeestarcargadoenLCEyconsusdatoscorrectos(Fechas,alumnos, relatores). Se debe corregir si corresponde. Debe descargar los cursos en el computador donde tomar asistencia.Debedar inicio al bloque decapacitacincuandosea la horade inicio de la clase. (Botn Iniciar Bloque) Losalumnosyelrelatordebenmarcarentradaysalidaencadabloquede capacitacin. Si alguien no marca salida, se usa la duracin del bloque horario para crear un registro automtico, pero identificando "no marc salida".La persona a cargo de descargar el Libro de Clases y pasar lista debe estar creada enelSistema(lengeta"Operadores"delMdulodeConfiguracin)ytenersu contrasea de contingencia.Lapersonaacargodebecontarconpermisos(botnDescargarPersonal autorizado). Pgina 5Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitacin Debe descargar nuevamenteel libro en la aplicacin de Toma de Asistencia si se quiere que las rectificaciones se actualicen. Es til subir las asistencias frecuentemente al servidor y verificar. Una vez asegurado lo anterior, Si no se cuenta oportunamente con el libro de clases electrnico Crear una "Hoja de Asistencia en Contingencia" y pasar lista con ella. Este proceso no requierecontactaralamesadeayuda.Lacreacindeuna"HojadeAsistenciaen Contingencia" requiere llenar un encabezadoparaidentificarel curso,registrar losRUT de los asistentes y sus huellas (4 repeticiones de huella la primera vez) y en lo dems es similar a la forma tradicional de pasar lista. Una vez disponible el Libro de Clases Electrnico, el Otec debe informar las asistencias tomadasconla"HojadeAsistenciaenContingencia"yasociarestaHojaasu correspondiente Libro, disponible desde la versin 4.UnavezqueelcursoestdisponibleenelLCE,sedescargaalaaplicacinofflinede Toma de Asistencia y se sigue tomando asistencia con el curso descargado. Si no se cuenta con computador o sepresenta una fallaen ste o enla aplicacin off line Contactaralabrevedadtelefnicamente(oporotromediodisponible)alaDireccin Regional de SENCE, explicar el caso y solicitar autorizacin para usar un libro de clases en papel (firmas). Esto se debe realizar para cada bloque horario que deba dictarse bajo esta condicin excepcional. Encadalibrodefirmasenpapeldeberconstarelnombre,cargo,telfonoycorreo electrnico de la persona en Sence que autoriz su uso y la fecha de la autorizacin. Desde la liberacin de la versin 5 el Lunes 17 de Febrero de 2014, el OTEC o empresa debertranscribirestasasistenciasalsistemaLCEconposterioridad(registro retroactivodeasistencia)yconservarellibrodefirmasenpapelparaposterior fiscalizacin. Para ello, el funcionario de SENCE que autoriz, habilitar esta opcin en el sistema LCE para el curso y bloque horario correspondiente. Relatores extranjeros (sin rut) Lapersonaacargodetomarasistenciadeberregistrarlosdatosdelpasaportedel relator que no tenga RUT. Pgina 6Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitacin Alumno sin huella Si un alumno no tiene huella registrada, el sistema le pedir "enrolarlo". Si el sistema nolograleercorrectamentesuhuella,sepodrregistrarsuasistenciademanera excepcional usando la funcionalidad de "Autorizacin Especial". PARA NO USAR HUELLERO EN ALGUNAS INSTALACIONES Excepcionalmente,lainstitucinquedictacursos(Otecoempresa)podrsolicitaral Director Regional de Sence que algunas instalaciones queden autorizadas para no usar elhuelleroporrazonesfundadas2duranteunperodomximodeunao.Paraello deben ingresar su solicitud con todos los documentos de respaldo que corresponda, a Oficina de Partes de la Direccin Regional y obtener la autorizacin. En estos casos, el Otec o empresa que dicta el curso deber usar un libro de clases en papel (firmas) para cada bloque horario. En cada libro de firmas en papel (uno por bloque horario) deber constar el nombre, cargo, telfono y correo electrnico de la persona en Sence que autoriz su uso y la fecha de la autorizacin.El Otec (o empresa) debe conservar los libros de firmas en papel para posterior fiscalizacin. Desde la liberacin de la versin 5 el Lunes 17 de Febrero de 2014, el OTEC o empresa debertranscribirestasasistenciasalsistemaLCEconposterioridad(registro retroactivodeasistencia)yconservarloslibrosdefirmasenpapelparaposterior fiscalizacin. Para ello, el funcionario de SENCE que autoriz, habilitar esta opcin en el sistema LCE para el curso y todos los bloques horarios correspondientes. Atrasos e inasistencias El sistema LCE graba la hora efectiva (del computador) en que se registra la asistencia, sea con huella o con autorizacin especial, sea que el alumno marc a la hora o atrasado. Se considera un tiempo de cortesa de 20 minutos en cada bloque horario. Esto es, si el atraso a un bloque es menor a 20 minutos, no se descuenta ese tiempo al calcular la asistencia. Si es mayor, se descuenta. Paracumplirsupropsitodegarantizarelregistrodeasistenciafidedigno,desdela versin5noesposiblemodificarenelsistemaLCElosdatosdeasistenciagrabados enorigen.Por lo tanto, noes posiblecorregirenestesistemaatrasos o inasistencias queelOTEC(oempresa)consideraincorrectos.Paraello,sedebeusarlos procedimientosquecadaprogramahadispuestoparajustificacionesdeatrasose inasistencias, lo que NO es parte del sistema LCE. Cmo calcular la asistencia total Pgina 7Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitacin Para convertir la asistencia efectiva en asistencia definitiva a pagar o liquidar, el OTIC, OTECoempresadeberprocederdelaformahabitual,complementandola informacindelSistemaLCEconlainformacinadicionalquecadaProgramaconsidere (por ejemplo, atrasos e inasistencias justificadas o declaraciones juradas, si aplica). El"CertificadodeAsistencia"deLCEsloregistralaasistenciaefectiva,peroel certificado a pagar se debe confeccionar considerando ste insumo y adems las reglas delasrespectivasbasesdelicitacinomanualesquecadaProgramaconsidere(por ejemplo, autorizacin de atrasos e inasistencias justificadas o declaraciones juradas, si aplica). Desde la versin 5 el sistema LCE genera un certificado de asistencia efectiva quenoesposibleeditar.Esteeselcertificadovlidojuntoalossealados documentos adicionales que cada programaconsidera-quese usa paraelproceso de liquidacin o pago. Desde el 10 de Marzo de 2014se eliminar la posibilidad de editar los certificados de asistencia, quedando slo la registrada con huella o con los mecanismos excepcionales dispuestos (registro especial o retroactivo). Tambindesdeesafecha,elcertificadosedeberfirmarelectrnicamente.El administradorglobaldelOTECoempresadefinirquusuariostienenderechosde firma.Lafirmaelectrnicadeloscertificadosserobligatoriadesdeesafecha, momento en el cual el sistema completo ser sin papeles. Elsistema LCE nopermite modificar los datos registrados enorigen, no administra ni registrajustificacionesdeatrasosnideinasistenciasnimodificaennadalaformade proceder para el pago o liquidacin del curso, el pago de anticipos, losdescuentosen laliquidacinfinal,elpagoporintermediacinlaboral,elpagodesubsidios(clculo semanal) ni ningn otro proceso. Lonicoquedebetenersepresenteesqueelsoporteorespaldodelainformacinde asistencia efectiva (que se usa como insumo en esos y otros procesos) ahora estar en el sistema LCE y no en papel. Cierre automtico de cursosElSistemadelLibroElectrnicocerrarautomticamenteloscursosdeFranquicia Tributaria cuando se cumpla el plazo de 60 das corridos para pago o liquidacin (el da 61desdelafechadetrminodelaaccin).Paraloscursoscorrespondientesa programassocialesyFormacinenelPuestodeTrabajo,sucierreautomticoser cuandocumpla15dascorridosdesdeeltrminodelcurso.ElsistemaLCEmantiene disponibleunalistadeloscursosqueestnporcerrar(siguientesdiezdas),para asegurarqueestnconsusdatoscompletos,puesunavezcerradosnoesposible enmendarlos.