1.4 Aplica Procesos para Guardar Expedientes en el Archivador

Para organizar un Archivo es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos de archivo, que a continuación se detallan:

 

• LIBROS  DE  REGISTRO:  El  registro  es  el  instrumento que presenta los resultados obtenidos y proporciona evidencia  de  las  actividades  desempeñadas,  su finalidad  es  conseguir  un  sistema  de  control  y  de garantía externa e interna de los documentos que se presentan  y  de  los  expedientes  que  se  reciban  o envían. Estos registros tienen un valor jurídico gracias al  cual  podrá  certificarse  la  existencia  de  un documento  o  expediente  aunque  este  no  se  haya conservado. 

EXPEDIENTES: Se entiende por expediente a  la una  unidad  documental  formada  por  un conjunto de documentos producidos por los sujetos intervinientes en el proceso y demás actuaciones  realizadas  en  la  investigación, organizadas  y  agrupados  bajo  un  mismo número,  ordenados  secuencialmente, debidamente  foliadas  y  provistas  de  una caratula destinada a su individualización. 

ESTRUCTURA  DEL  EXPEDIENTE:  La  estructura  del expediente debe ser  lógica, coherente y secuencial, ordenándose  los  documentos  de  acuerdo  con  el procedimiento.  Los  criterios  de  formación  del expediente  deberán  ser  uniformes,  lógicos, funcionales  y  conocidos  por  todo  el  personal involucrado  en  dicha  tarea.  Cada  expediente  debe estar  contenido  en  una  carpeta  o  folder  con  su respectiva caratula, en donde se asentarán todos los datos que identifiquen dicho expediente.

Archivista es un profesional  cuyo objeto   de  trabajo es  los  documentos  en  todo  su  ciclo  vital  que puede trabajar  con  otros  profesionales  de  la  información (como  bibliotecarios  y  administradores  de  bases  de datos)  en  el  contexto  del  programa  de  información más  vasto  del  organismo.

1.4.2 Materiales y Elementos con los que debe contar un archivo

1.4.2.1 Recursos Humanos (Personal de Gestión y Archivo).

Un administrador de información es una persona que se ocupa de la planeación, el control y la explotación de los recursos de información de una organización en apoyo de sus asuntos.

¿Qué debe utilizar el personal de Archivo? El  personal  que  labora  en  el  Archivo  debe contar  con  el  material  necesario  para  la protección de su salud física, para lo cual se le destinara  los  implementos  de  protección personal  necesarios  para  desempeñar correctamente  sus  funciones,  para  que  le proteja  de  uno  o  varios  riesgos  que  puedan amenazar  su  seguridad  o  su  salud  en  el trabajo. 

1.4.2.2 Recursos Materiales

Elementos necesarios para realizar las actividades archivísticas.

Carpetas: Son dos hojas de cartulina, preferiblemente blanca por ambas caras, con grabados o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad. Tiene en forma vertical una aleta que permite colocar su identificación.

Legajos:  Son  dos  tapas  de  cartulina  con  gancho  legajador, para asegurar los documentos los cuales no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo, y éste va dentro de ella. En cuanto a  los  documentos  que  se  legajan,  deben quedar  ordenados cronológicamente de principio a fin, es decir, como se lee un libro,  respetando  el  orden  original,  por  eso  se  recomienda introducir el gancho legajador por la tapa superior del legajo y  cerrarlo  por  la  tapa  posterior,  esto  facilitará  legajar  los últimos documentos. 

El legajo se identifica con los siguientes datos: Identificación, Nombre de la Oficina productora, Periodo al cual pertenecen los documentos, Folios. 

Caja de Archivo: Los expedientes cuyo trámite hayan finalizado se guardaran en cajas de cartón hasta su transferencia al archivo central. • El uso de cajas de archivo para almacenar las carpetas es el sistema más

adecuado para conservar los expedientes, estas cajas son fabricadas en cartón corrugado, las cuales vienen desmontadas y se arman al momento de su utilización.

• Su tamaño debe ser de 27cm de alto, 40cm de ancho y 12.5cm de profundidad.

• El número de carpetas que contenga cada caja debe ser proporcional a su capacidad de manera que se puedan extraer sin dificultad.

• En cada una de las cajas de archivo se colocara, por fuera, una etiqueta en la cual se describirá los datos de los expedientes que contenga la caja, unidad productora, serie documental, unidad, año, número de carpetas, número de caja, además de cualquier observación importante, esto permite su eficiente ubicación y recuperación. Las ventajas que ofrece este sistema son: la protección y conservación de los expedientes y su fácil almacenaje

Los Biblioratos:  Son  carpetas  de  cartón,  de  lomo ancho  con  anillas  metálicas,  que  servirán  para archivar  secuencialmente  los  expedientes  o documentos  que  están  siendo  utilizados diariamente.  Existen  diferentes  modelos,  colores y sistemas de visor, por lo que habrá que elegir los que más  se  adecuen  a  la  documentación que  se ha de guardar.

Elementos auxiliares:

•ETIQUETAS ADHESIVAS MÓVILES:  Servirán  como  índices o marcadores. Se utilizara sólo para la ordenación provisional de los documentos.

•ETIQUETAS  ADHESIVAS  FIJAS  DE  DIFERENTES  TAMAÑOS  Y  COLORES: Están hechas para  ir  colocadas en  las  cajas  y  carpetas de archivo  como indicadores  de  contenido.  La  utilización  de  diferentes  colores  permite diferenciar las series.

•GANCHOS METÁLICOS (CLIPS, GRAPAS): Si bien son materiales de oficina útiles,  se oxidan en el  corto plazo en presencia de humedad y  generan manchas  irreversibles  en  los  documentos  y  rasgaduras  por  roce  o extracción  inadecuada,  por  lo  general  se  utilizara  grapas  solamente cuando  se  deban  juntar  menos  de  diez  hojas,  cuando  se  supere  este número se les juntara con ganchos preferentemente plásticas.